| 
|
Секреты делопроизводства
Секреты делопроизводства включают понимание нормативно-правовой базы, правил организации документооборота, правил хранения документов и использования систем автоматизации. Нормативно-правовая база
Делопроизводство регулируется различными нормативными актами, которые определяют порядок создания, хранения, использования и уничтожения документов. Некоторые из них:
Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации». Регулирует работу архивов, но также затрагивает деятельность организаций, которые обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения.
Приказ Росархива №236 от 20.12.2019. Утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Например, приказы о приёме и увольнении работников следует хранить 50 лет, а приказы об отпусках или направлении сотрудников в командировку — уже через пять лет.
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2025 (введён в действие с 18 августа 2025 года). Определяет состав реквизитов документов, правила их создания и оформления, в том числе с применением информационных технологий.
Некоторые принципы организации документооборота в делопроизводстве:
Маршрутизация. С учётом специфики деятельности компании разрабатывается схема движения для разных типов документов.
Стабильность и непрерывность процесса. Достигается контролем действий сотрудников, времени обработки документации, рациональным распределением обязанностей и нагрузки между персоналом. Это позволяет избежать лишних согласований, возвратов, дублирования и утраты документов.
Регламентация действий. Все этапы документооборота должны быть регламентированы и соответствовать нормам законодательства: создание, приём, регистрация, обработка, согласование, хранение и т. д..