Практическая работа с таблицами Excel

Как изменять масштаб

Как изменять масштаб

Иногда бывает сложно прочитать написанное на экране или возникает необходимость просмотра большого объема информации одновременно. Одним из возможных решений данной проблемы является соответственное изменение размера шрифта, однако такое изменение повлияет и на отпечатанный экземпляр документа, что не всегда желательно. Чтобы изменение размеров видимого на экране не влияло на размер отпечатанной таблицы, следует воспользоваться масштабированием.
Примечание
Примечание

Масштабирование влияет только на то, что видно на экране, и не оказывает влияния на отпечатанные документы. Если требуется изменить размеры таблицы при печати, нужно уменьшить или увеличить размер шрифта, как описано в главе 8, или изменить масштаби-рование при печати, как описано в главе 5.

Чтобы изменить масштаб выводимого на экран изображения, щелкните на кнопке с указывающим вниз треугольничком справа от окна масштаба на стандартной панели инструментов.

Как разделить экран

Как разделить экран

Можно разделить экран на две и более панелей, чтобы было удобнее просматривать данные, находящиеся в разных концах листа. Например, если необходимо видеть одновременно "шапку" и нижнюю часть длинной таблицы. Можно разделить экран на части по вертикали, по горизонтали или на 4 части: и по вертикали, и по горизонтали одновременно, как вам больше нравится. Разбивка экрана позволяет просматривать несколько различных частей одной и той же таблицы. Не путайте с одновременным отображением нескольких рабочих книг, которое выполняется с помощью команды Расположить из меню Окно.
Совет
Совет

Экран можно разделить с помощью команды Разделить из меню Окно. В результате экран разделится сверху и слева от активной ячейки. Поэтому, если нужно разделить экран только вертикально, но не горизонтально, используйте этот метод, убедившись сначала, что активизирована ячейка в строке 1. Если же нужно разделить экран горизонтально, ак-тивизируйте ячейку в столбце А.

Для вертикального разделения экрана сначала поместите указатель мыши на кнопку разделения, расположенную непосредственно над вертикальной полоской прокрутки. Он примет форму двойной горизонтальной полоски с вертикальной двунаправленной стрелкой

Как скрыть строки и столбцы

Как скрыть строки и столбцы

Некоторые строки и столбцы таблицы так важны, что их приходится закреплять на экране при прокрутке. Но есть также строки и столбцы, которые столь мало значимы или же носят столь конфиденциальный характер, что их желательно на время удалить с экрана. Например, в таблице рабочего персонала может понадобиться сделать невидимым столбец со сведениями о заработной плате или скрыть ежемесячные данные в таблице продаж и показывать только поквартальные сводки. Это легко выполняется с помощью команды Скрыть. Эта команда ничего не удаляет, а лишь временно делает невидимыми строки и столбцы, до тех пор, пока не будет решено вернуть их на экран с помощью команды Отобразить.
Примечание
Примечание

Скрытые строки и столбцы не отображаются как на экране, так и на распечатках. Чтобы напечатать скрытые строки и столбцы, необхо-димо сначала вновь сделать их видимыми.

Чтобы сделать скрытыми одну или несколько строк, сначала выделите их. (Щелкните на номере строки или протащите указатель мыши по номерам выделяемых строк.) После этого выберите команду Строка из меню Формат и из появившегося вложенного меню — команду Скрыть.

Как удерживать в поле зрения строки и столбцы

Как удерживать в поле зрения строки и столбцы

Если таблица содержит много данных, заголовки строк и столбцов начинают исчезать из поля зрения при прокрутке экрана, что очень неудобно. Это затрудняет идентификацию информации в конце строк и столбцов таблицы. В Excel найдено очень простое решение этой проблемы: нужные строки и столбцы "замораживаются", т.е. закрепляются на экране и остаются видимыми, независимо от прокрутки.

Если выбрать из списка масштаб

Шаг 1



1.

Если выбрать из списка масштаб больше 100% (этот масштаб задан по умолчанию), на экране будет видна меньшая часть таблицы, но в увеличенном виде. Это удобно для людей с ослабленным зрением, в случае усталости или при использовании очень мелких шрифтов.

Шаг 1



1.

Чтобы закрепить строки или столбцы, сначала активизируйте ячейку под закрепляемыми строками или справа от закрепляемых столбцов. Для закрепления и столбцов и строк необходимо активизировать только одну ячейку. Например, если активизировать ячейку В7, можно будет закрепить строки 1—6 и столбец А.

Шаг 1



1.

Выделенные строки исчезнут с экрана. О том, что они все еще присутствуют в таблице, говорят только пропуски в нумерации строк на левом крае окна рабочей таблицы.

Шаг 1

.

Если же нужно охватить взглядом

Шаг 2



2.

Если же нужно охватить взглядом большую часть таблицы при меньшей детализации, выберите коэффициент масштабирования меньше 100%. Это хороший способ просмотра больших таблиц.

Шаг 2



2.

Выберите команду Закрепить области из меню Окно.

Шаг 2



2.

Чтобы сделать скрытыми столбцы, сначала выделите их. (Щелкните на букве, идентифицирующей столбец, или протащите указатель мыши по буквам выделяемых столбцов). Затем выберите команду Столбец из меню Формат и из появившегося вложенного меню — команду Скрыть.

Шаг 2



1.

Перетащите указатель мыши вниз. В это время серая горизонтальная линия будет показывать, в каком месте произойдет разделение, если отпустить кнопку мыши. Отпустите ее в том месте экрана, где должна проходить граница между областями.

Если вы предпочитаете пользоваться системой

Шаг 3



3.

Если вы предпочитаете пользоваться системой меню, можете изменить масштаб изображения с помощью команды Масштаб из меню Вид.

Шаг 3



3. Совет
Совет

Можно закреплять как строки и столбцы одновременно, так и только строки или только столбцы. Чтобы закрепить одни лишь строки, выберите целую строку, находящуюся сразу после тех строк, которые нужно закрепить. Чтобы закрепить только столбцы, выберите столбец, следующий после закрепляемых столбцов. Например, если нужно закрепить только строки 1 и 2, выберите строку 3, после чего воспользуйтесь командой Закрепить области.

В результате появятся горизонтальная линия, отделяющая закрепленные строки от остальных строк, и вертикальная, отделяющая закрепленные столбцы от остальных столбцов. Закреплены все строки выше горизонтальной линии и все столбцы левее вертикальной линии.

Шаг 3



3.

Выделенные столбцы исчезнут с экрана. О том, что они все еще присутствуют в таблице, говорят пропущенные буквы наверху окна рабочей таблицы.

Шаг 3



2.

Если нужно разделить экран вертикально, сначала поместите указатель мыши на кнопку разделения, расположенную непосредственно справа от горизонтальной полоски прокрутки. Он примет форму двойной вертикальной полоски с горизонтальной двунаправленной стрелкой.

В появившемся диалоговом окне Масштаб

Шаг 4



4.

В появившемся диалоговом окне Масштаб выберите нужный масштаб и щелкните на кнопке ОК. Если ни один из предлагаемых коэффициентов масштабирования вас не устраивает, выберите режим произвольный и введите в расположенное рядом окно любое число в процентах от 10 до 400. То же можно сделать в окне Масштаб панели инструментов.

Шаг 4



4.

Теперь при вертикальной прокрутке таблицы закрепленные строки не переместятся вверх и не исчезнут из поля зрения, как обычно, а останутся на экране. Благодаря этому способу можно всегда видеть заголовки, позволяющие идентифицировать данные.

Шаг 4



4.

Чтобы вновь сделать видимыми скрытые столбцы, сначала выделите содержащую их область. После этого выберите команду Столбец из меню Формат и из появившегося вложенного меню — команду Отобразить.

Шаг 4



3.

Перетащите указатель мыши влево. В это время серая вертикальная линия будет показывать, в каком месте произойдет разделение, если отпустите кнопку мыши. Отпустите ее в том месте экрана, где должна проходить граница между областями.

Еще одним способом увеличить или

Шаг 5



5.

Еще одним способом увеличить или уменьшить масштаб изображения является заполнение экрана выделенными данными. Для этого выделите нужный фрагмент и включите режим по выделению в диалоговом окне Масштаб. Выделенный фрагмент уменьшится или увеличится так, чтобы заполнить собой весь экран, как показано на рисунке.

Шаг 5



5.

При горизонтальной прокрутке таблицы закрепленные столбцы остаются в поле зрения, а не смещаются влево.

Шаг 5



5.

Чтобы вновь сделать видимыми скрытые строки, выделите содержащую их область и воспользуйтесь командой Строка из меню Формат, после чего из появившегося вложенного меню выберите команду Отобразить.

Примечание
Примечание

К сожалению, нельзя открыть одновременно и строки, и столбцы. Приходится делать это в два приема.
Совет
Совет

Еще один способ скрыть или сделать видимыми строки и столбцы — выделить их (или содержащую их область), щелкнуть на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши, послечего воспользоваться комаццойСкрыть или Отобразить из появившегося контекстного меню.
Совет
Совет

Строки и столбцы можно скрыть с помощью мыши. Чтобы скрыть столбец, перетащите указатель мыши при нажатой левой кнопке вдоль верхнего края столбца справа налево; чтобы сделать скрытой строку, перетащите указатель мыши вдоль еелевого края снизу вверх. Чтобы сделать скрытыми несколько строк или столбцов, сначала выделите их, а затем перетащите указатель мыши вдоль границы одной или одного из них. Чтобы с помощью мыши вновь сделать видимыми строки я столбцы, поместите ее указатель на заголовок строки или столбца, где находятся скрытые строки или столбцы. Когда указатель примет вид


Шаг 5



4.

Когда экран разделен, содержимое обеих панелей можно просматривать независимо, используя полосы прокрутки каждой из них в отдельности. При горизонтальном разделении экрана у каждой панели появляется собственная вертикальная полоска прокрутки. При вертикальном разделении — горизонтальная.

в натуральную величину, выберите масштабный

Шаг 6



6.

Чтобы вернуться к отображению таблицы в натуральную величину, выберите масштабный коэффициент 100% либо из окна Масштаб панели инструментов, либо из диалогового окна Масштаб.

Совет
Совет

Существует еще один способ уместить на экране немного больше данных — это включить режим Во весь экран в меню Вид. Окно Excel будет развернуто на весь экран, панели инструментов, строка состояния и строка формул будут убраны (однако, строка меню останется). Чтобы вернуть внешний вид окна Excel в первоначальное состояние, щелкните на кнопке Вернуть обычный режим. При работе в полноэкранном режиме эта кнопка появляется на экране. Вернуться в обычный режим просмотра можно также, вторично воспользовавшись командой Во весь экран меню Вид.


Шаг 6



6.

Чтобы "разморозить" строки и столбцы, воспользуйтесь командой Снять закрепление областей из меню Окно. После этого команда Закрепить области этого меню автоматически заменяется на Снять закрепление областей.

Шаг 6

, перетащите его вправо, чтобы открыть столбцы, или вниз, чтобы открыть строки, или просто сделайте двой-ной щелчок мышью


Шаг 6



5.

Если нужно изменить позицию разделителя, перетащите его с помощью мыши.

Совет
Совет

Чтобы быстро разделить экран, можно дважды щелкнуть на одной из кнопок разделения. В результате экран разделится вертикально (граница пройдет слева от активной ячейки) или горизонтально (граница над активной ячейкой).

Чтобы отменить разделение, перетащите разделительную полоску к любому краю экрана или дважды щелкните на ней.

Шаг 7

Шаг 7



7.

Шаг 7



7.

Чтобы отменить одновременно и вертикальное, и горизонтальное разделение, воспользуйтесь командой Снять разделение из меню Окно.

и столбцы не влияют на

Внимание!

Закрепленные строки и столбцы не влияют на внешний вид отпечатанного документа. Другими словами, даже если "заморозить " заголовки строк и столбцов, эти заголовки вовсе не обязательно станут появляться на каждой странице отпечатанной таблицы. О том, как сделать, чтобы заголовки строк и столбцов печатались на каждой странице, рассказывается в главе 5.

Обычно при вертикальной или горизонтальной прокрутке большой таблицы заголовки строки столбцов "уезжают" из поля зрения, в результате чего очень трудно определить, что означают появляющиеся в окне данные.

Как изменить тип диаграммы

Как изменить тип диаграммы

Excel предлагает пользователю такое количество типов диаграмм, от которого просто глаза разбегаются. Не впадайте в панику от того, что затрудняетесь сделать окончательный выбор или даже не вполне понимаете, что собой представляет каждый тип диаграмм. Чтобы во всем этом разобраться, стоит лишь немного поэкспериментировать с различными типами диаграмм и выяснить, какие из них способны выразить ваши мысли наиболее наглядно.

Чтобы внести изменения в диаграмму, размещенную на отдельном листе, активизируйте этот лист.

Как менять названия осей координат и всей диаграммы

Как менять названия осей координат и всей диаграммы

Ввести название диаграммы, а также осей X и Y можно в процессе ее создания с помощью Мастера диаграмм, как уже описано в этой главе. Однако эти названия можно легко добавлять, изменять и удалять приведенным ниже способом.
Примечание
Примечание

Помимо названий диаграммы и осей координат, с помощью диалогового окна Параметры диаграммы можно изменить многие другие свойства, диаграммы, например, удалить или добавить линии координатной сетки, изменить место легенды, а также добавить метки, показывающие, сколько процентов со-ставляет каждый фрагмент диаграммы.

Если диаграмма, название которой нужно изменить, размещена на отдельном листе, активизируйте этот лист. Если же диаграмма вставлена в рабочую таблицу, выделите ее. Помните, что выделенная диаграмма всегда заключена в рамку из квадратных маркеров.

Из меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы.

Как напечатать диаграмму

Как напечатать диаграмму

Вывод на печать диаграммы мало отличается от вывода на печать обычной таблицы Excel. Однако здесь есть несколько тонкостей. В частности, в случае, если диаграмма вставлена в рабочую таблицу, можно напечатать как саму диаграмму, так и диаграмму вместе с данными таблицы.
Примечание
Примечание

Подробности печати в Excel обсуждались в главе 5. Многие из описанных там стандартных приемов применимы и к диаграммам. В частности, при печати диаграммы также можно изменять масштаб печатаемого изображения, ориентацию страницы, размеры полей и т.п.

Для вывода на печать диаграммы, расположенной на отдельном листе, активизируйте этот Лист и щелкните на кнопке

Как пользоваться Мастером диаграмм

Как пользоваться Мастером диаграмм

Мастер диаграмм Excel выполняет вместе с вами, шаг за шагом, процесс создания диаграммы, спрашивая, по мере необходимости, на основании каких данных следует ее строить, какого типа она должна быть и какими специальными свойствами — например, легендой или заголовком — должна обладать. Мастер диаграмм предлагает массу различных вариантов и значительно облегчает вам жизнь.
Примечание
Примечание

Для сохранения диаграммы не требуется никаких специальных процедур. Они сохраняются вместе со всей рабочей книгой, независимо от того, находятся ли они на отдельных листах или на листах, содержащих другие данные.
Совет
Совет

Переименовать диаграмму можно точно так же, как и таблицу: дважды щелкните на названии диаграмм, введите новое и нажмите клавишу Enter.

Выделите данные, на основе которых будет построена диаграмма. Обязательно включите сюда заголовки строк и столбцов. Если вы случайно забудете это сделать, данные всегда можно будет выбрать позже, в одном из диалоговых окон Мастера диаграмм. Убедитесь, что в выделенную область не попали итоговые ячейки, иначе диаграмма будет искажена.

Выберите из меню Вставка команду

Шаг 1



1.

Выберите из меню Вставка команду Диаграмма или щелкните на кнопке

Шаг 1



1.

Из меню Диаграмма выберите команду Тип диаграммы.

Шаг 1



2.

Появится диалоговое окно Параметры диаграмм, очень похожее на третье диалоговое окно Мастера диаграмм, о котором шла речь в начале этой главы. Активизируйте вкладку Заголовки. Если она не находится на переднем плане, щелкните на ее ярлычке. Во вкладке будут перечислены все названия, используемые в данной диаграмме.

Шаг 1

Печать на панели инструментов. Можно также воспользоваться командой Печать из меню Файл, что позволит настроить режим печати.

Для печати диаграммы, встроенной в рабочую таблицу, сначала выделите ее.

Начиная со второго диалогового окна

Шаг 2

Мастер диаграмм на панели инструментов. Совет
Совет

Начиная со второго диалогового окна Мастера диаграмм, можно щелкнуть на кнопке Назад, вернуться к предыдущему диалоговому окну и изменить установленные перед этим параметры. О том, как вносятся коррективы в уже готовую диаграмму, будет рассказано ниже в этой главе, а также в главе 13. Чтобы прервать процесс создания диаграммы на любой стадии, щелкните на кнопке Отмена или нажмите клавишу Esc.

В изображенном на этом рисунке первом диалоговом окне Мастера диаграмм выберите понравившийся вам тип и подтип диаграммы и щелкните на нем. Вкладка Нестандартные содержит еще около двух десятков видов диаграмм. Если вы хотите посмотреть на образец выбранной диаграммы, щелкните на кнопке Просмотр результата. После того, как выбор будет сделан, щелкните на кнопке Далее.

Шаг 2



2.

Появится диалоговое окно Тип диаграммы, почти ничем не отличающееся от первого диалогового окна Мастер диаграмм, о котором шла речь в предыдущем разделе. Выберите тип и подтип диаграммы и щелкните на кнопке ОК.

Шаг 2



3.

Введите или измените одно или несколько из перечисленных здесь названий. Обратите внимание, что в зависимости от типа диаграммы доступны названия различных ее элементов. После этого щелкните на кнопке ОК, и все внесенные изменения вступят в силу.

Шаг 2



2.

Щелкните на кнопке Печать. Будет напечатана одна лишь диаграмма, без остальных данных, расположенных на этом листе.

Во втором диалоговом окне можно

Шаг 3



3.

Во втором диалоговом окне можно выбрать диапазон данных для построения диаграммы. Если изображенная в окне диаграмма выглядит как нужно, щелкните на кнопке Далее. В противном случае можно, выбрав опцию Ряды в строках, построить диаграмму по строкам таблицы, а не по столбцам. Можно также изменить диапазон данных, щелкнув на кнопке

Шаг 3



3.

Чтобы изменить тип диаграммы, вставленной в рабочий лист, щелкните на ней. Вокруг диаграммы появится рамка с квадратными маркерами, свидетельствующими о том, что эта диаграмма выделена. Данные, которые используются для построения диаграммы, выделяются в таблице с помощью рамки с маркерами. Обратите также внимание на то, что в строке меню взамен элемента Данные появился элемент Диаграмма.

Шаг 3



4. Совет
Совет

Уцалить легенду можно точно также, как и заголовок диаграммы или оси координат. Для этого щелкните на легенде (вокруг нее появятся маркеры выделения) и нажмите клавишу Del или щелкните на легенде правой кнопкой мыши и выберите команду Очистить из появившеюся контекстного меню. Можно воспользоваться также панелью инструментов Диаграммы и щелкнуть на кнопке Легенда, врезультате чего легенда будет удалена, если она была, или по-явится, если ее прежде не было.

Можно также изменить существующие названия непосредственно на самой диаграмме. Для этого выделите нужное название, щелкнув на нем. Щелкните еще раз в том месте, куда хотите поместить точку вставки, после чего измените надпись, как при работе с любым текстовым процессором: для перемещения точки вставки воспользуйтесь клавишами управления курсором, введите необходимый текст и удалите все лишнее с помощью клавиш Del и Backspace.

Для удаления названия диаграммы или оси координат щелкните на нем (после чего вокруг него появятся маркеры выделения) и нажмите клавишу Del. Тот же эффект получится, если щелкнуть на названии правой кнопкой мыши и из появившегося контекстного меню выбрать команду Очистить.

Шаг 3



3.

Чтобы напечатать диаграмму вместе с данными, находящимися на том же листе, убедитесь, что она не выделена. Если нужно отменить выделение, нажмите клавишу Esc или щелкните на в любом месте листа за пределами диаграммы. Убедитесь также, что диаграмма правильно размещена относительно остальных данных. (О том, как изменять размеры диаграммы и ее положение на листе, читайте в следующей главе).

и выделив новую область таблицы

Шаг 4

и выделив новую область таблицы с помощью мыши. Вкладка Ряд служит для работы с наборами данных, которые используются в качестве меток оси X. Для перехода к следующему шагу щелкните на кнопке Далее.

Шаг 4



4.

Как и раньше, воспользуйтесь командой Тип диаграммы из меню Диаграмма и из появившегося диалогового окна Тип диаграммы выберите тип и подтип диаграммы.

Примечание
Примечание

Если при выделении диаграммы, вставленной в рабочий лист, вы дважды щелкнули на ней, вместо того чтобы щелкнуть один раз, на экране появится диалоговое окно Формат области построения специального вида. Пусть это вас не волнует; отмените это окно (щелкните на кнопке Отмена или нажмите клавишу Esc) и снова один раз щелкните на диаграмме клавишей мыши, чтобы выделить ее, если она не вы-делилась после двойного щелчка.

Тип диаграммы, так же, как и прочие ее атрибуты, можно изменить с помощью панели инструментов Диаграммы. Чтобы она появилась на экране (если ее там еще нет), воспользуйтесь командой Вид | Панели инструментов и, в появившемся меню, установите флажок рядом с командой Диаграммы.

Шаг 4



6. Примечание
Примечание

Названия осей имеет смысл вводить только для тех типов диаграмм, которые построены в прямоугольной системе координат. Круговые диаграммы, например, не имеют осей, и для этих типов диаграмм Excel не позволяет вводить названия осей (очевидно для того, чтобы вы не зря тратили на это свое время).


Шаг 4



4.

Для большей уверенности, войдите в режим предварительного просмотра и проконтролируйте, как будет выглядеть отпечатанный лист. Если диаграмма была выделена, при просмотре это сразу выяснится, поскольку помимо нее на странице ничего не будет. Кроме того, в режиме предварительного просмотра можно увидеть, как расположены друг относительно друга диаграмма и остальные данные.

Третье диалоговое окно Мастера диаграмм

Шаг 5



4.

Третье диалоговое окно Мастера диаграмм предлагает широчайший спектр свойств диаграмм. Помимо всего прочего, здесь можно ввести-название диаграммы и названия осей координат, включить или отменить линии координатной сетки и указать, следует ли включать в диаграмму легенду и где она должна находиться. Здесь было бы полезно провести небольшое исследование и определить, какие свойства доступны в этом диалоговом окне. Они различаются в зависимости от вида диаграммы. Когда с этим будет покончено, щелкните на кнопке Далее.

Шаг 5



6. Совет
Совет

Чтобы убрать с экрана панель инструментов Диаграмма, можно отменить ее в диалоговом окне, появляющемся по команде Панели инструментов из меню Вид. Но еще лучше щелкнуть на кнопке Д в ее верхнем правом углу.

Когда панель инструментов Диаграммы появится на экране, тип диаграммы — как вставленной в рабочую таблицу, так и расположенной на специальном листе — можно быстро изменить. Работая со вставленной в рабочий лист диаграммой, убедитесь, что она выделена. Щелкните на указывающей вниз стрелке рядом с кнопкой Тип диаграммы, после чего выберите нужный тип диаграммы из раскрывшегося списка.

Шаг 5




Шаг 5



5.

Щелкните на кнопке Печать на панели инструментов. На этот раз диаграмма будет напечатана вместе с таблицей, как показано на нижнем рисунке.

Совет
Совет

Если у вас черно-белый принтер, а на диаграмме представлено много данных или серий данных, которые при такой печати сливаются, можно сделать следующее. Выделите диаграмму, выберите командуТмп диаграммы изменю Диаграмма, в появившемся диалоговом окне Тип диаграммы щелкните на вкладке Нестандартные и выберите один из типов черно-белых (B&W — black-and-white) диаграмм. Если результаты все еще не удовлетворяют вас, попробуйте изменить вручную цвета или узоры заливки отдельных элементов диаграммы, как описано в следующей главе, в разделе "Как изменить цвета диаграммы".
Примечание
Примечание

Если диаграмма размещена на отдельном листе, ее нельзя напечатать на одной странице с данными, на основе которых она построена.

В последнем диалоговом окне Мастера

Шаг 6



5.

В последнем диалоговом окне Мастера диаграмм можно выбрать, где будет находиться вновь созданная диаграмма. Ее можно поместить на уже существующий рабочий лист. Такие диаграммы называются встроенными. Для этого выберите режим Поместить диаграмму на имеющемся листе и выберите из списка рабочий лист, на котором разместится диаграмма. Диаграмму можно поместить также на отдельный лист. Для этого выберите режим Поместить диаграмму на отдельном листе и, если хотите, введите имя этого листа в расположенной рядом строке. Лист диаграммы — это специальный рабочий лист, содержащий только диаграмму, без данных, на основании которых она построена. После этого щелкните на кнопке Готово.

Шаг 6



7.


Шаг 6

Если решено разместить диаграмму на

Шаг 7



6.

Если решено разместить диаграмму на одном рабочем листе с данными, она появится на предварительно выбранном месте. Если на этом месте уже есть какие-то данные, диаграмма может закрыть некоторые из них. О том, как изменить расположение и размер диаграммы, читайте в следующей главе. С появлением диаграммы на экране может появиться также панель инструментов для работы с ней.

Если был выбран режим размещения

Шаг 8



7.

Если был выбран режим размещения диаграмм на отдельном листе, она будет помещена на лист диаграммы, который будет добавлен к рабочей книге. Обратите внимание на то, что диаграмма занимает этот лист практически полностью.

Как форматировать текст диаграммы

Как форматировать текст диаграммы

В главе 8 описано, как форматировать текст рабочей таблицы. Вы научились изменять шрифт, его размер и начертание (полужирный или курсив), а также многому другому. В этом разделе вы узнаете, что многие аналогичные изменения в текстах диаграмм выполняются не менее просто. При изменении атрибутов текста диаграммы старайтесь почаще просматривать результат в режиме предварительного просмотра, поскольку изображение на экране может несколько отличаться от того, что получится при печати.
Совет
Совет

Простые изменения шрифта можно вносить в текст диаграммы, выделив нужный текст и выбрав новый шрифт, его размер, начертание или цвет на панели инструментов Форматирование. Если предполагается внести сразу несколько изменений и нужно просмотреть их перед тем, как они будут реализованы, удобнее использовать диалоговое окно Формат.

Если диаграмма встроена в рабочую таблицу, убедитесь в том, что она выделена. Если же она расположена на отдельном листе, активизируйте этот лист.

Дважды щелкните на тексте, формат которого нужно изменить. Можно также щелкнуть на тексте правой кнопкой мыши и из появившегося контекстного меню выбрать команду Формат. Появится диалоговое окно Формат, соответствующее типу выделенного текста. Например, если дважды щелкнуть на заголовке диаграммы, появится диалоговое окно Форматирование названия диаграммы.

Как изменять цвета на диаграмме

Как изменять цвета на диаграмме

Когда диаграмма строится с помощью Мастера диаграмм, Excel автоматически раскрашивает ее, используя при этом разнообразные оттенки для различных наборов данных (групп взаимосвязанных данных) и точек наборов данных (отдельных величин из наборов данных). Но есть много способов самостоятельного подбора цветов, а также раскрашивания отдельных компонентов диаграмм, — таких, как линии координатной сетки или текст, — которые при обычных условиях отображаются на экране черным цветом. Можно изменять цвета на диаграмме с целью выделить определенные данные или сделать диаграмму более выразительной.
Примечание
Примечание

Если указатель мыши находится на диаграмме, Excel выводит экранную подсказку, которая информирует вас, на какой из частей диаграммы установлен указатель. Это дает возможность заранее знать, какое из диалоговых окон Формат появится на экране, еслидваж-ды щелкнуть мышью в этом месте.

Если диаграмма встроена в рабочую таблицу, проверьте, выделена ли она. Если она находится на отдельном листе, активизируйте его.

Дважды щелкните на том участке диаграммы, цвет которого собираетесь изменить. Вместо этого можно щелкнуть правой кнопкой мыши и из появившегося контекстного меню выбрать команду Формат. Появится диалоговое окно Формат, в котором можно ввести нужные значения параметров. Например, если щелкнуть на одном из столбцов гистограммы, появится диалоговое окно Формат ряда данных, такое, как показано на рисунке.

Как изменять данные в графическом представлении

Как изменять данные в графическом представлении

Как следует поступить, если вдруг окажется, что на круговой диаграмме отображены не все данные? Или если данных так много, что они не умещаются на диаграмме, и некоторые из них необходимо оттуда исключить? Нужно ли в подобных ситуациях "выдергивать" данные, полностью перекраивая диаграмму? К счастью, в этом нет необходимости. Если диаграмма еще только строится с помощью Мастера диаграмм, можно последовательно отменить "лишние" действия с помощью кнопки Назад и затем выбрать новый набор ячеек во втором диалоговом окне Мастера. Однако более вероятен случай, когда диаграмма уже готова и тут обнаруживается, что данных либо слишком много, либо их не хватает. В этом разделе описывается, что делать в подобной ситуации.
Примечание
Примечание

Возможно, вам встречались такие термины, как набор данных я точка набора данных, которые имеют отношение к данным, представляемым с помощью диаграмм. Набор данных — это ряд взаимосвязанных величин, отображаемых на круговой диаграмме, а точка набора данных — это какое-нибудь одно значение из этого ряда. Типичным примером на бора данных могут служить текущие расходы за месяц, другим примером являются планируемые расходы.
Совет
Совет

Можно дополнять данными и диаграмму, находящуюся на отдельном листе. Для этого необходимо выделить данные, скопировать их в буфер обмена, выбрать соответствующий лист диаграммы и вставить в него данные из буфера обмена. Excel автоматически включит данные в диаграмму.

Чтобы пополнить диаграмму данными, сначала активизируйте лист с изменяемой диаграммой или выделите диаграмму, встроенную в рабочую таблицу и подлежащую изменениям.

В меню Диаграмма выберите пункт Добавить данные.

Как изменять расположение и размеры диаграмм

Как изменять расположение и размеры диаграмм

При создании диаграммы, встроенной в рабочую таблицу, Excel выделяет под нее место в определенной точке рабочей таблицы. Однако имеется возможность изменять размерудиаграммы по желанию пользователя. Кроме того, иногда возникает необходимость в изменении расположения диаграммы; если она размещается в той же таблице, где находятся данные, то весьма вероятно, что она закроет собой часть данных. После ознакомления с данной главой такие операции, как перемещение и изменение размеров диаграмм, станут для вас детской забавой.
Примечание
Примечание

Используя описанную в главе 5 процедуру изменения масштаба, можно также регулировать размер диаграммы, печатаемой на принтере. При масштабировании диаграммы, встроенной в рабочую таблицу, изменяются не только размеры самой диаграммы, но и раз-мерырабочей таблицы.

Если необходимо, активизируйте лист, содержащий диаграмму. Выделите диаграмму. Во избежание путаницы напомним, что встроенная в рабочую таблицу диаграмма может находиться в любом месте таблицы, но не может быть помещена в определенную ячейку.

Как отделить сектор от круговой диаграммы

Как отделить сектор от круговой диаграммы

Несмотря на свое название, отделение части круговой диаграммы — процесс совершенно для нее безболезненный. Это выделение одного или нескольких наиболее важных секторов. Отделение сектора можно осуществить с помощью Мастера диаграмм при выборе формата круговой диаграммы. Кроме того, отделить сектор можно и с помощью описанных ниже методов.
Совет
Совет

От диаграммы можно отделить несколько секторов. Однако чем больше существует отделенных секторов, тем менее компактной выглядит диаграмма. Поэтому целесообразно ограничиться отделением лишь одного или, в крайнем случае, двух секторов.

Если диаграмма находится на отдельном листе, сначала активизируйте этот лист. Если нужно отделить сектор от круговой диаграммы, встроенной в рабочую таблицу, выделите эту диаграмму с помощью мыши.

Как рисовать на диаграмме графические объекты

Как рисовать на диаграмме графические объекты

При построении диаграмм очень часто достаточно ограничиться лишь использованием в них текстовой информации, но иногда возникает необходимость в добавлении к диаграммам также графических объектов, например, стрелок, направленных от меток к определенным элементам диаграммы, или других геометрических фигур, использование которых позволяет сделать диаграмму более понятной и красочными. Для добавления в диаграммы и в рабочие таблицы разнообразных графических объектов можно воспользоваться средствами из панели инструментов Рисование.
Примечание
Примечание

Режим автоматического построения графических объектов Автофигуры, выбираемый на панели инструментов Рисование, включаете себя большой набор графических объектов. Эта функция работает следующим образом. Щелкните на кнопке Автофигуры, в появившемся меню выберите нужную категорию, а затем в представленном наборе щелкните на нужном графическом объекте. Теперь осталось лишь перетащить этот объект на диаграмму. Если указатель мыши упорно продолжает рисовать даже тогда, когда это уже не нужно, дважды щелкните ее левой кнопкой, чтобы прекратить этот процесс. Такое случается с некоторыми объектами из группы Линии.

Либо активизируйте отдельный лист с диаграммой, либо выделите подлежащую изменениям диаграмму в рабочей таблице.

Чтобы поместить созданную в предыдущем разделе надпись в прямоугольник, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Формат надписи.

Как ввести в диаграмму дополнительный текст

Как ввести в диаграмму дополнительный текст

В процессе создания диаграммы для помещения в них такой текстовой информации, как легенда и метки осей координат, можно воспользоваться Мастером диаграмм. Используя методы, описанные в предыдущей главе, можно добавлять определенные элементы текста — например, заголовки диаграмм и названия осей координат — уже после того, как диаграмма построена. Кроме этого, в любом месте диаграммы можно ввести дополнительный текст. Скажем, вам понадобится создать метки, выделяющие некоторые важные данные. Для этого необходимо создать текстовые окна (надписи) и вписать в них нужный текст, используя описанную здесь методику.
Примечание
Примечание

Используя методы, описанные на этом развороте, можно вносить дополнительную текстовую информацию как в диаграммы, так и в рабочие таблицы.

Выделите диаграмму или активизируйте отдельный лист, на котором находится подлежащая изменениям диаграмма. Щелкните на кнопке

Осторожно!

Осторожно!

Если выделить всю диаграмму (а не один сектор) и попытаться перетащить один из секторов, то вся диаграмма "развалится" на отдельные сектора. Если это не входило в ваши планы, то поскорее восстановите исходное состояние с помощью команды Отменить или выделите всю диаграмму (на каждый сектор круговой диаграммы должно приходиться по одному маркеру) и возвратите все маркеры на свои места.

Практикум

Практикум

В последних четырех главах вы ознакомились с целым набором полезных средств, используемых при построении рабочих таблиц. Вероятно, наиболее впечатляющими из них являются функции создания и изменения графических объектов. Здесь предоставляется возможность использовать эти новые средства на практике. Выполните последовательно все приведенные ниже указания и поэкспериментируйте с новыми функциями построения графических объектов в Excel. Как обычно, указываются номера глав, где впервые была рассмотрена та или иная тема. Эти ссылки помогут обратиться к соответствующим разделам, если возникнет необходимость освежить в памяти какие-нибудь сведения.
Между прочим, не слишком огорчайтесь, если результаты ваших действий не будут в точности совпадать с теми, которые приводятся на этих страницах. У вас могут оказаться несколько иные установки параметров, поэтому и вид выводимой на экран информации может быть несколько иным. В конце концов, вы вправе выбирать другие цвета, шрифты или графические объекты.

При необходимости переместить диаграмму из

Шаг 10



7. Совет
Совет

При необходимости переместить диаграмму из одной таблицы в другую или из рабочей таблицы на отдельный лист, нужно выделить эту диаграмму или активизировать лист с ней и выбрать команду Диаграмма | Размещение. В появившемся диалоговом окне Размещение диаграммы выберите рабочую таблицу или лист диаграмм, куда нужно переместить данную диаграмму. При этом диаграмма будет перенесена, а не просто скопирована на выбранный лист.


Шаг 10

, после чего щелкните на кнопке ОК.


Шаг 10



8.

Выберите вкладку Подписи данных и установите флажки имена категорий и доли. Эти метки более полезны, чем легенда, так как говорят о том, какому типу данных соответствует каждый сектор круговой диаграммы. Флажок Линии выноски лучше снять. После того, как все это будет проделано, щелкните на кнопке Далее для перехода к последнему диалоговому окну Мастера диаграмм (глава 12).

Шаг 11

Шаг 11



7.

Шаг 11



9.

Для того чтобы диаграмма была помещена на имеющийся лист с данными, в четвертом окне Мастера диаграмм выберите опцию имеющемся. В списке рядом с этой опцией выберите Лист 1. Затем щелкните на кнопке Готово (глава 12).

Вновь созданная диаграмма разместится на

Шаг 12



10.

Вновь созданная диаграмма разместится на первом листе данной рабочей книги, закрывая собой значительную часть данных. Перетащите диаграмму в сторону. Для ее перемещения курсор нужно установить на любом свободном месте в области диаграммы. Экранная подсказка сообщит, где именно находится курсор (глава 13).

Увеличьте размер диаграммы. Для этого

Шаг 13



11.

Увеличьте размер диаграммы. Для этого при нажатой клавише Shift перетащите правый нижний маркер. Если необходимо увеличить диаграмму только в длину или в ширину, то следует перетаскивать правый или левый, верхний или нижний маркеры, соответственно (глава 13).

Щелкните на одной из подписей

Шаг 14



12.

Щелкните на одной из подписей данных. В результате все подписи данных будут выделены. На это указывают маркеры, появившиеся около подписей (глава 13).

Из раскрывающегося списка Размер на

Шаг 15



13.

Из раскрывающегося списка Размер на панели инструментов форматирования выберите размер шрифта 9 пунктов (глава 13).

Изменим тип диаграммы. Из меню

Шаг 16



14.

Изменим тип диаграммы. Из меню Диаграмма выберите команду Тип диаграммы (глава 12).

В появившемся диалоговом окне Тип

Шаг 17



15.

В появившемся диалоговом окне Тип диаграммы из списка Тип выберите пункт Круговая, а из окна Вид выберите объемный вариант круговой диаграммы (он находится в верхнем ряду посередине). Затем щелкните на кнопке ОК.

Увеличьте размер диаграммы так, чтобы

Шаг 18



16.

Увеличьте размер диаграммы так, чтобы она заняла почти всю область диаграммы. Для подведите курсор к диаграмме. Возле него появится экранная подсказка Область построения диаграммы. Щелкните мышью. Изображение диаграммы будет выделено с помощью прямоугольника с четырьмя маркерами. Переместите один из этих маркеров, увеличивая диаграмму.

Щелкните на трехмерной круговой диаграмме,

Шаг 19



17.

Щелкните на трехмерной круговой диаграмме, а затем — на отдельном секторе. В результате вокруг этого сектора появятся 6 маркеров (глава 13).

Чтобы переместить диаграмму, установите указатель

Шаг 1



1.

Чтобы переместить диаграмму, установите указатель мыши в любом месте этой диаграммы. Указатель примет вид

Шаг 1



1.

Щелкните на диаграмме. Как видно из рисунка, на ней должны появиться маркеры, по одному на каждый сектор.

Шаг 1



2.

Появится диалоговое окно Новые данные, показанное на этом рисунке.

Шаг 1



2.

В разделе Заливка выберите цвет, который хотите использовать, и посмотрите, как он выглядит в разделе Образец, расположенном в левом нижнем углу диалогового окна. Если хотите, можно также изменить цвет границы выделенного элемента, выбрав цвет в раскрывающемся списке Цвет в группе Граница.

Шаг 1



2.

Если нужно изменить штифт текста, используйте вкладку Шрифт диалогового окна Формат.

Шаг 1

Рисование на панели инструментов.

На экране появится панель инструментов Рисование. Если она окажется посреди экрана и вы захотите сдвинуть ее в сторону, перетащите ее, захватив указателем мыши строку заголовка. Эта панель инструментов включает в себя полный набор средств для рисования графических объектов. С некоторыми из них вы познакомитесь на последующих страницах.

Шаг 1



2.

В появившемся диалоговом окне Формат надписи выберите вкладку Цвета и линии. Группа опций Заливка позволяет задать цвет заливки надписи. Цвет выбирается из списка цвет. Скользящий указатель прозрачность служит для изменения прозрачности цвета. Тип, толщину и цвет линии обводки можно задать с помощью опций группы Линия

Шаг 1

Войдите в Excel, если к данному моменту еще не сделали этого. Если на экране имеется непустая рабочая таблица, создайте новую, щелкнув на кнопке

с помощью мыши выделенный сектор

Шаг 20



18.

Отделите с помощью мыши выделенный сектор от остальной части диаграммы. Образуется разделенная круговая диаграмма (глава 13).

Щелкните на заголовке диаграммы Продажи

Шаг 21



19.

Щелкните на заголовке диаграммы Продажи за январь, чтобы выделить его. Обратите внимание, что заголовок диаграммы набран полужирным шрифтом (на панели инструментов кнопка полужирного шрифта

Полужирный выглядит

Шаг 22

Полужирный выглядит "нажатой"

Чтобы выделить заголовок также

Шаг 23

). Чтобы выделить заголовок также и курсивом, щелкните на кнопке

Шаг 24

Шаг 24

Курсив (глава 13).

Сохраняя выделенным заголовок диаграммы, щелкните

Шаг 25



20.

Сохраняя выделенным заголовок диаграммы, щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной справа от кнопки Цвет шрифта на панели инструментов. При этом на экране появится палитра цветов. Чтобы выделить цветом заголо-вокдиаграммы, выберите нужный цвет шрифта (глава 13).

и рабочую таблицу, щелкните на

Шаг 26



21.

Чтобы сохранить диаграмму и рабочую таблицу, щелкните на кнопке

Сохранить на стандартной панели инструментов

Шаг 27

Сохранить на стандартной панели инструментов или воспользуйтесь командой Сохранить из меню Файл (глава 3).

В диалоговом окне Сохранение документа введите имя только что созданного файла и щелкните на кнопке Сохранить. На этом процедура сохранения файла будет завершена (глава 3).

Чтобы проверить, как будет выглядеть

Шаг 28



23.

Чтобы проверить, как будет выглядеть напечатанная диаграмма, выделите ее и щелкните на кнопке

Печать на стандартной панели инструментов.

Шаг 29

Печать на стандартной панели инструментов. Если в вашем распоряжении имеется черно-белый принтер, а некоторые элементы диаграммы трудноразличимы, для внесения в нее изменений выделите ее снова, затем в меню Диаграмма выберите команду Тип диаграммы, после этого — вкладку Нестандартные. Выберите черно-белый тип диаграммы и щелкните на кнопке ОК.

Экранная подсказка сообщит вам, на

Шаг 2

. Экранная подсказка сообщит вам, на какую часть диаграммы установлен указатель. Лучше всего установить его в свободной области (незаполненном поле) диаграммы. Это позволяет избежать случайного сдвига вместо всей диаграммы какой-нибудь ее части.

Шаг 2



2.

Теперь щелкните на секторе, который собираетесь отделить от остальной части диаграммы. По краям этого сектора появятся 6 маркеров.

Шаг 2



3. Совет
Совет

Существует еще один способ дополнить данными диаграмму, встроенную в рабочую таблицу. Для этого необходимо выделить данные, которые нужно ввести в диаграмму, азатем перетащить их на диаграмму. Тянуть нужно границу выделенной области. Когда указатель мыши примет вид


Шаг 2



3.

Если нужно, щелкните на кнопке Способы заливки. На экране появится одноименное диалоговое окно. В нем с помощью соответствующих вкладок можно заполнить выделенный элемент диаграммы градиентной заливкой, текстурой, узором или рисунком.

Шаг 2



3.

Чтобы изменить вид шрифта, его начертание или размер, выберите соответствующую опцию из списков Шрифт, Начертание и Размер.

Шаг 2



2.

На панели инструментов рисования щелкните на кнопке

Шаг 2



3.

Если на данный момент панель инструментов рисования не видна, активизируйте ее, щелкнув на кнопке

Шаг 2

на стандартной панели инструментов (глава 3).

Введите показанную здесь рабочую таблицу. Обратите внимание, что все эти числа представляют собой исходные данные, а не результаты расчетов по формулам (глава 2).

Переместите диаграмму на новое место.

Шаг 3



2.

Переместите диаграмму на новое место. Указатель мыши примет вид

Шаг 3



3.


Шаг 3

, отпустите кнопку мыши; при этом новые данные "опустятся" на диаграмму.

Щелкните на кнопке

Шаг 3



4.

Чтобы ввести новый цвет в диаграмму, щелкните на кнопке ОК. Обратите внимание, что при этом изменяется цвет только выделенного элемента или элементов (в нашем примере — набора данных), а не всей диаграммы.

Совет
Совет

Использование в диаграммах узора вместо цвета повышает наглядность представления наборов данных при черно-белой печати. Для выбора узора щелкните на кнопке Способы заливки в диалоговом окне Формат, затем в диалоговом окне Заливка выберите вкладку Узор. В появившемся наборе выберите какой-нибудь из узоров. Узор можно дополнить цветами.

Быстрый способ изменения цветов элементов диаграммы состоит в следующем. Щелкните сначала на элементе, цвет которого нужно изменить, затем — на стрелке, расположенной рядом с кнопкой

Шаг 3



4.

В раскрывающемся списке Подчеркивание можно выбрать вид подчеркивания. Списки Цвет и Фон предназначены для выбора цвета шрифта и цвета фона. Если в этих списках установлена опция Авто, то Excel сам задает эти цвета. Группа флажков Видоизменение позволяет создать зачеркнутый текст, верхние или нижние индексы. Если установлен флажок Автомасштабирование, то при масштабировании диаграммы автоматически изменяется размер шрифта.

Шаг 3

Надпись.

Чтобы создать окно для помещения в него текста, протащите указатель мыши через диаграмму.

Шаг 3

Рисование панели инструментов.

Чтобы нарисовать стрелку, которая соединит надпись со столбцом диаграммы, щелкните на кнопке

Шаг 3



2.

Выделите, как показано здесь, заголовки строк и данные за январь (столбец Январь) (глава 4).

а пунктирный прямоугольник покажет, где

Шаг 4

, а пунктирный прямоугольник покажет, где будет находиться диаграмма после перемещения. Если новое расположение диаграммы вас устраивает, отпустите кнопку мыши.

Шаг 4



4.

Чтобы отделить сектор от диаграммы, отпустите кнопку мыши. Обратите внимание, что вместе с сектором автоматически переместилась и его метка.

Шаг 4

, которая находится справа от поля Диапазон. После этого протащите указатель мыши по тому диапазону величин, которыми должен быть пополнен график, предварительно убедившись, что в него входят все метки, которые будут использованы Excel в качестве текста диаграммы.


Шаг 4

Цвет заливки на панели инструментов Форматирование, и наконец, на нужном цвете.


Шаг 4



5.

Вкладка Выравнивание служит для изменения параметров выравнивания текста диаграммы. Опции списков по горизонтали и по вертикали определяют выравнивание текста в пределах текстового блока. Опции раздела Ориентация позволяют создать наклонный или вертикальный текст.

Шаг 4



4.

Наберите текст. Если он небольшой, то поместится в рамках выделенного текстового окна. Не будьте многословны! Не вошедшая в текстовое окно часть текста не будет видна. При необходимости размер текстового окна можно увеличить. Для этого достаточно переместить один из маркеров, расположенных на рамке блока.

Шаг 4

Стрелки на панели инструментов рисования.

Чтобы построить стрелку нужного размера и в нужном месте, переместите курсор в область диаграммы, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, нарисуйте стрелку. Отпустите кнопку мыши.

Шаг 4



3.

Щелкните на кнопке

Для изменения размеров диаграммы, как

Шаг 5



3.

Для изменения размеров диаграммы, как и при ее перемещении, сначала убедитесь в том, что она выделена.

Чтобы изменить размеры диаграммы в одном направлении, установите указатель мыши на одном из четырех маркеров (на верхней, нижней, правой или левой стороне). Как показано на рисунке, указатель примет вид двунаправленной стрелки

Шаг 5



5.

Если нужно отделить еще какой-нибудь сектор, повторите описанную процедуру.

Если вы передумали отделять сектор от диаграммы, достаточно выделить его и перетащить назад, "приклеив" его таким образом к остальной диаграмме.

Примечание
Примечание

Можно сделать так, чтобы круговая диаграмма сама разделилась на сектора. Для этого в диалоговом окне М acre p ди аграмм или в диалоговом окне Тип диаграммы нужно выбрать один из форматов разделенных круговых диаграмм. Однако при таком подходе круговая диаграмма полностью рассыпется на сектора. Другими словами, лучше отделять сектора вручную, как описано в этом разделе. Это позволит отделять от диаграммы любые сектора и изменять расстояние от сектора до диаграммы.


Шаг 5



4.

Чтобы возвратиться в диалоговое окно Новые данные, либо нажмите клавишу Enter, либо снова щелкните на кнопке

Шаг 5



6.

Быстрый способ изменения цвета текста на диаграмме заключается в следующем. Щелкните сначала на элементе, цвет которого нужно изменить, затем — на направленной вниз стрелке, расположенной рядом с кнопкой

Шаг 5



6.

Результаты внесенных изменений отображаются окне Образец. Чтобы заданные параметры текста вступили в силу щелкните на кнопке ОК.

Совет
Совет

Иногда, если текст диаграммы уже был выделен, при двойном щелчке на нем, вместо появления диалогового окна Формат выделятся некоторая часть текста или появляется текстовый курсор. Если это произойдет, достаточно щелкнуть на любом свободном участке диаграммы, чтобы отменить выделение текста, а затем снова дважды щелкнуть на нем. На этот раз появит-сядиалоговое окно Формат.


Шаг 5



5.

Если текст введен, щелкните где- нибудь за пределами текстового окна. Выделение с текстового блока будет снято и рамка исчезнет.

Чтобы убрать с экрана панель инструментов рисования, достаточно снова щелкнуть на кнопке

Шаг 5



6.

Для точного расположения стрелки служат маркеры на ее концах. Если приблизить в ним курсор он примет вид

Шаг 5

Мастер диаграмм, расположенной на панели инструментов (глава 12).

В первом диалоговом окне Мастера диаграмм выберите тип диаграммы Круговая и оставьте тот ее подтип, который там выбран. Затем щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему диалоговому окну Мастера диаграмм (глава 12).

Шаг 6

Шаг 6

.

Шаг 6

(она расположена в правом конце свернутого диалогового окна). Затем щелкните на кнопке О К, в результате чего вы вернетесь в рабочую таблицу или лист с диаграммой и увидите там обновленную диаграмму.


Шаг 6

Цвет шрифта на панели инструментов Форматирование, и наконец, на нужном цвете.


Шаг 6

Рисование. Если вы предпочитаете пользоваться системой меню, выберите команду Вид | Панели инструментов | Рисование. Совет
Совет

Для изменения размера шрифта в текстовом окне, вначале выделите это окно. Далее, используя методы главы 8, на панели инструментов Форматирование выберите шрифт, размер или начертание. Чтобы изменить размер самого текстового окна, выделите его, а затем перетащите его маркеры точно так же, как при изменении размеров диаграмм (см. выше в этой главе).

Чтобы внести изменения в набранный текст, щелкните на нем мышью. На экране вновь появится рамка текстового блока, а около текста замигает текстовый курсор. Для удаления блока вместе с текстом щелкните на рамке. Текстовый курсор исчезнет. После этого нажмите клавишу Del.

Шаг 6

. Установите курсор возле маркера и переместите его в нужную точку.


Шаг 6



5.

Во втором диалоговом окне Мастера диаграмм проверьте, чтобы в поле Диапазон был задан нужный диапазон данных. Просмотрев образец диаграммы, убедитесь, что данные из выбранного диапазона правильно отображены на диаграмме. Помните, что для изменения диапазона данных достаточно щелкнуть на кнопке

С помощью буксировки диаграмму можно

Шаг 7



5.

С помощью буксировки диаграмму можно сжать или растянуть. При этом пунктирный прямоугольник показывает, каким будет новый размер диаграммы. Когда он вас устроит, отпустите кнопку мыши.

Шаг 7



5.

Если нужно исключить данные из диаграммы, сначала щелкните на каком-нибудь компоненте набора данных. Например, можно щелкнуть на одном из столбцов, представляющем запланированные расходы. У каждого элемента из этого набора будет свой квадратный маркер. Например, на рисунке выделены все столбцы плановых расходов. После этого нажмите клавишу Del.

Шаг 7



7.


Шаг 7



8.


Шаг 7



7.

Чтобы нарисовать другие графические объекты, повторите предыдущие действия: щелкните на соответствующей кнопке панели Рисование функции и поместите объект на диаграмму.

Если нужно удалить нарисованный графический объект, щелкните на нем. Объект будет выделен. После этого нажмите клавишу Del.

Шаг 7

Диапазон, затем выделить нужный диапазон и нажать клавишу Enter. Для продолжения работы щелкните на кнопке Далее (глава 12).

Чтобы изменить размеры диаграммы одновременно

Шаг 8



6.

Чтобы изменить размеры диаграммы одновременно в двух направлениях, установите указатель мыши на одном из угловых маркеров. Указатель примет вид

Шаг 8



6.

Чтобы либо пополнить диаграмму данными, либо исключить их из нее, или полностью обновить данные можно выбрать в меню Диаграмма команду Исходные данные. Убедитесь, что в появившемся диалоговом окне Исходные данные вкладка Диапазон данных находится на переднем плане. Щелкните на находящейся справа в окне Диапазон кнопке свертывания окна

Шаг 8



6.

В третьем диалоговом окне Мастера диаграмм выберите вкладку Заголовки. Замените заголовок диаграммы Январь на Продажи за январь (глава 12).

Теперь при перетаскивании будут изменяться

Шаг 9

. Теперь при перетаскивании будут изменяться одновременно длина и ширина диаграммы. Если при перемещении указателя мыши удерживать клавишу Shift, размеры диаграммы можно пропорционально увеличить или уменьшить. Как и ранее, пунктирный четырехугольник показывает новые размеры диаграммы.

Шаг 9

, протащите указатель мыши по новым данным, которые должны быть отображены на графике, нажмите клавишу Enter или вторично щелкните на кнопке


Шаг 9



7.

В третьем диалоговом окне Мастера диаграмм выберите вкладку Легенда. Уберите в ней флажок Добавить легенду (глава 12).

Не следует выполнять на секторе

Внимание!

Не следует выполнять на секторе двойной щелчок. Это не ускорит процесс его выделения. Вначале щелкните один раз на диаграмме, затем — один раз на секторе, который нужно выделить.

Оттащите с помощью мыши выделенный сектор от диаграммы. Будет видна пунктирная линия, показывающая, на каком расстоянии от остальной части диаграммы он будет находиться.

в легенде диаграммы, но можно

Внимание!

Нельзя менять ориентацию текста в легенде диаграммы, но можно изменить расположение самой легенды. Например, можно поместить ее в нижней части диаграммы или слева.

Как использовать при фильтрации данных символы подстановки

Как использовать при фильтрации данных символы подстановки

Иногда вы действительно имеете весьма четкое представление о том, какие именно данные нужны — список всех клиентов по фамилии Иванов или всех сотрудников, зарабатывающих более 5000. Однако чаще всего такой точной определенности нет. Например, если вы забыли чью-то фамилию, то, чтобы найти этого человека в списке, может понадобиться просмотреть информацию обо всех клиентах, чьи фамилии начинается с буквы Б. В этом разделе описывается, как проводить отбор с использованием символов подстановки — специальных знаков, заменяющих в слове одну или несколько букв.
Примечание
Примечание

Используя символы подстановки, можно применять более одного фильтра или проводить отбор более чем по одному полю. Например, можно отобрать всех сотрудников, чьи фамилии начинаются с буквы Б, а после этого из получившегося списка — всех, чьи имена на-чинаются с буквы А.
Примечание
Примечание

При поиске определенных записей Excel не различает строчные и прописные буквы. Иными словами, не имеет значения, будете ля вы, задавая параметры поиска, набирать слова заглавными буквами, строчными или теми и другими вперемешку.

В случае отсутствия элементов управления автофильтром выделите любую ячейку списка и выберите из меню Дан -ные команду Фильтр, и из появившегося вложенного меню — пункт Автофильтр. Отмените также все предыдущие критерии автофильтрации, если хотите проводить отбор по всему списку.

Щёлкните на элементе управления автофильтром того поля, по которому хотите провести отбор. Если нужно найти все записи, в которых фамилии начинаются, например, с буквы Р, щелкните на кнопке со стрелкой рядом с полем Фамилия.

Как найти нужную запись

Как найти нужную запись

До сих пор в этой главе мы пользовались командой Автофильтр для визуализации наборов данных из рабочей таблицы, обладающих некоторым общим свойством. Если результатом поиска должно быть не множество записей, а единственная, то следует воспользоваться командой Форма. Эта команда находит нужные записи, выводя их по одной в специальном диалоговом окне. Команда Форма предоставляет пользователю еще один способ просмотра данных, позволяя ему редактировать, удалять и вводить новые записи.

Активизируйте любую ячейку в списке и выберите из меню Данные команду Форма.

Как осуществлять отбор данных с помощью операторов

Как осуществлять отбор данных с помощью операторов

Только что вы ознакомились с некоторыми простыми способами фильтрации данных — поиска записей, в которых некоторое поле содержит определенное значение, или отбора ряда записей с наибольшими (или наименьшими) значениями одного из полей. Но иногда необходимо отобрать записи, значение поля которых лежит в некотором диапазоне — например, сотрудников, чья заработная плата менее 4000, или всех, чья фамилия находится во второй половине алфавита. В таких случаях нельзя просто воспользоваться одним из режимов автофильтрации. Необходимо осуществлять отбор в режиме Условие и использовать специальные операторы сравнения, задающие диапазон отбираемых значений.
Совет
Совет

После фильтрация базы данных можно еще более сузить список, отфильтровав его по другому столбцу. Например, после фильтрации списка, в результате чего были отобраны только сотрудники одного отдела, можно отфильтровать сотрудников этого отдела по критерию "зарплата"и оставить только тех, чьяза-работная плата превышает 5000.
Примечание
Примечание

Отбирать текстовые полятакжелегко, какицифровые. В этом случае считается, что буква а меньше, чем б, и тд. Например, если ввести фамилию Иванов и выбрать оператор "больше", то будут отобраны все фамилии, расположенные в алфавитном порядке после Иванова.

Если элементы управления автофильтром отсутствуют, выделите любую ячейку списка, выберите из меню Данные команду Фильтр, а из появившегося вложенного меню — пункт Автофильтр, и они появятся. Отмените также все предыдущие критерии автофильтрации, если хотите проводить отбор по всему списку. О том, как это делается, рассказывалось в предыдущем разделе.

Как осуществлять простой отбор данных

Как осуществлять простой отбор данных

Чаще всего нужно видеть все данные в таблице. Однако иногда желательно, чтобы на экране отображалась только их часть. Такая необходимость возникает тем чаще, чем больше таблица. Excel позволяет временно "отфильтровать" данные, отобрав для визуализации только те, которые удовлетворяют определенным условиям. В этом разделе вы ознакомитесь с несколькими простейшими способами удаления с экрана лишних данных, для того чтобы иметь возможность сконцентрировать внимание только на необходимой информации. После того, как база данных отфильтрована, оставшиеся записи можно просматривать, редактировать, копировать или печатать, как и целые таблицы Excel.
Примечание
Примечание

При автофильтрации не происходит удаления данных из таблицы. Они лишь становятся вре-менно невидимыми.

Если список отделен от других данных в рабочей таблице хотя бы одной пустой строкой и столбцом, выделите в этом списке любую ячейку. В противном случае выделите весь список.

Как подводить промежуточные итоги

Как подводить промежуточные итоги

Читатель уже довольно много знает о поиске данных по определенным критериям и сортировке списка различными способами. Еще один способ управления списком заключается в суммировании содержащихся в нем данных. Например, можно подводить промежуточные и общие итоги в определенном поле, как это описывается ниже.

Если нужно вычислить промежуточные итоги в некотором столбце, этот столбец вначале необходимо отсортировать. Например, можно упорядочить этот список заработной платы по отделам, выделив любую ячейку в столбце названий отделов и щелкнув на кнопке

Как проводить более сложный отбор

Как проводить более сложный отбор

Оставшиеся два списка диалогового окна Пользовательский автофильтр предназначены для проведения более сложного отбора — поиска записей, удовлетворяющих не одному, а сразу двум критериям, или записей, удовлетворяющих хотя бы одному из двух критериев. Например, можно отобрать сотрудников, чей заработок составляет от 4000 до 5000. Или отобрать людей, работающих либо в отделе маркетинга, либо в отделе сбыта.
Совет
Совет

Быстрый способ ввода уже существующих значений и критериев в диалоговом окне Пользовательский автофильтр заключается в выборе их из раскрывающихся списков. Например, если нужно отобрать всех сотрудников из отделов маркетинга и сбыта, названия соответствующих отделов или их коды мож-но выбрать из списка.
Примечание
Примечание

При вводе в диалоговом окне Пользовательский автофильтр двух критериев порядок их следования не имеет значения. Например, можно указать первым критерий "больше чем 4000", а вторым — "меньше чем 5000", а можно — наоборот. Результат не зависит от порядка упоминания, как в режиме ИЛИ, так и в режиме И.

В случае отсутствия элементов управления автофильтром выделите любую ячейку списка и выберите из меню Данные команду Фильтр, и из появившегося вложенного меню — пункт Автофильтр.

С помощью элемента управления автофильтром откройте список поля. В частности, чтобы найти записи, в которых заработная плата находится в пределах 4000—5000, щелкните на кнопке со стрелкой, находящейся возле поля заработной платы за 2003 г.

Как сортировать данные

Как сортировать данные

Вы уже знакомы со всеми методами ограничения просматриваемого списка по некоторым критериям. Но есть еще один способ изменения процедуры просмотра данных. Это их сортировка — переупорядочение записей в списке на основании содержимого одного или нескольких полей. Например, можно сделать так, чтобы фамилии в списке расположились в алфавитном порядке. Можно также отсортировать список по бюджетам отделов в порядке убывания. Наверное, самое ценное свойство сортировки в Excel — это практически неограниченные возможности. Если вы отсортируете список одним способом, а потом пожелаете посмотреть на него в другом ракурсе, достаточно повторно отсортировать список, воспользовавшись другой командой сортировки.
Совет
Совет

На всякий случай лучше сохранить рабочую таблицу непосредственно перед сортировкой. В этом случае, если сортировка пройдет не так, как планировалось, можно будетзакрытьрабочую таблицу без сохранения и открыть ее снова в виде, предшествовавшем сортировке (см. главу 3).

Активизируйте любую ячейку в списке и выберите из меню Данные команду Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона.

Из меню Данные выберите команду

Шаг 1



1.

Из меню Данные выберите команду Фильтр, а из появившегося вложенного меню — пункт Автофильтр.

Шаг 1



1.

Щелкните на элементе управления автофильтром того из полей, по которому хотите провести отбор. Например, если нужно отфильтровать записи на основании некоторого уровня заработной платы за текущий год, щелкните на кнопке со стрелкой рядом с полем заработной платы.

Шаг 1



2.

Выбрав пункт Условие, откройте диалоговое окно Пользовательский автофильтр. Введите значение,котороехотите использовать для фильтрации. Поскольку точное значение в данном случае неизвестно, можно ввести Р*, что означает выбор всех фамилий, начинающихся с буквы Р, после которой следует любое количество других букв. "Звездочка" — это символ подстановки, заменяющий любое количество любых символов.

Шаг 1



2.

Выберите из списка пункт Условие. В результате откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр. В нем, с помощью двух верхних списков, введите первый критерий фильтрации. Например, для отбора всех сотрудников, получающих более 4000, введите число 4000 и выберите оператор сравнения больше.

Шаг 1



1.

Появится диалоговое окно формы. Имя в строке заголовка соответствует названию листа рабочей книги Excel. Обратите внимание на то, что в левой части диалогового окна перечислены имена всех полей списка, а против них стоят данные первой записи списка.

Шаг 1



1.

В разделе Сортировать по щелкните на кнопке управления раскрывающимся списком, в где перечисляются поля (столбцы), по которым можно проводить сортировку. В нашем примере, если нужно отсортировать список по бюджету отделов, необходимо выбрать пункт Бюджет на 2004 г..

Шаг 1

Сортировка по возрастанию на панели инструментов.

Щелкните на любом элементе управления

Шаг 3



3.

Щелкните на любом элементе управления автофильтром. Раскроется список, в который входит содержимое всех ячеек в столбце, а также несколько специальных элементов, таких, как (Все), (Первые 10...) и (Условие...).

Шаг 3



3.

Из верхнего левого списка выберите оператор, определяющий способ сравнения с введенным числом или фрагментом текста. В списке приводится полный набор операторов сравнения: равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, и т.п. Чтобы отобрать сотрудников, чья заработная плата не превышает 4000, выберите оператор меньше.

Шаг 3



4.

Если потребуется снова вывести на экран все записи, воспользуйтесь пунктом (Все) из раскрывающегося списка автофильтра.

Совет
Совет

При поиске фрагмента, содержащего некоторую цифру или букву, которая не обязательно должна оказаться в начале слова или числа, введите знак * ("звездочку"), искомый символ и еще одну "звездочку". Например, если нужно найти человека, в чьей фамилии есть буква д, однако, возможно, она не стоит вначале слова, в диалоговом окне Пользова-тельский автофильтр следует ввести *д*.

Знак вопроса (?) — это символ подстановки, заменяющий любой единичный символ. Например, если выбрать в списке автофильтра поля Имя пункт Условие и в появившемся диалоговом окне ввести И??? (оставив при этом заданный по умолчанию оператор равно), то будут отобраны все имена из четырех букв, начинающиеся с буквы И. Иван войдет в этот список, а Игорь и Ирина—нет. Если же вместо этого критерия отбора ввести И*, то в отфильтрованный список войдут все трое сотрудников.

Шаг 3



4.

Обратите внимание, что выбран режим И. Это означает, что Excel будет искать записи, удовлетворяющие обоим критериям одновременно. Если запись будет удовлетворять только одному критерию, то программа уберет ее с экрана.

Шаг 3



4.

Щелкните на кнопке Далее, если хотите, чтобы поиск проводился ниже текущей записи, и на кнопке Назад, если поиск должен проводиться перед текущей записью. Чтобы повторить поиск с теми же критериями, необходимо повторно щелкнуть на одной из этих кнопок.

Чтобы снова получить возможность просмотра всех записей, щелкните на кнопке Критерии и затем — на кнопке Очистить, в результате чего все критерии будут отменены. После этого щелкните на кнопке Вернуть. Теперь можно, используя кнопки Далее и Назад, просматривать все записи в списке.

Шаг 3



3.

Для задания порядка вторичной сортировки строк, имеющих совпадающие элементы в столбце, по которому проводилась первичная сортировка, предусмотрены два дополнительных раздела. Чтобы задать параметры вторичной сортировки, укажите в них поле и порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию), повторив пп. 2 и 3 для второго и, в случае необходимости, для третьего раздела. Это может понадобиться, например, для сортировки отделов по названиям в случае, если бюджеты двух или более отделов совпадут.

Шаг 3



2.

В случае необходимости в раскрывающемся списке При каждом изменении в выберите поле, по которому осуществлялась сортировка. Промежуточные итоги будут подводиться каждый раз при изменении значения в этом поле. Например, если выбран столбец Отдел, Excel будет подводить итоги по заработной плате в отделе каждый раз, когда будет меняться название отдела в столбце.

Если выбрать из списка некоторый

Шаг 4



4.

Если выбрать из списка некоторый элемент, все записи, не удовлетворяющие этому значению, будут "отфильтрованы" и станут невидимыми. В частности, если в списке % увеличения выбрать пункт 7%, останутся видимыми записи только тех сотрудников, которым должны увеличить заработную плату на 7%, как показано на рисунке.

Шаг 4



4.

Щелкните на кнопке ОК, в результате чего список будет отфильтрован, и записи, не удовлетворяющие указанным условиям (в нашем случае — данные о сотрудниках, зарабатывающих более 4000) временно исчезнут с экрана.

Шаг 4



6.

Символы подстановки можно использовать не только с оператором равно. Например, если нужно найти всех сотрудников, чьи фамилии находятся во второй половине алфавита, можно ввести в диалоговом окне Пользовательский автофильтр букву М, выбрать оператор больше или равно, после чего щелкнуть на кнопке ОК.

Шаг 4



5.

Щелкните на кнопке OK, после чего фильтрация будет выполнена. Отфильтрованная таблица будет выводить на экран информацию только о тех сотрудниках, чей заработок составляет 4000-5000.

Шаг 4



6.

Можно также найти - набор записей при помощи операторов сравнения (=, <, >, <=, >= и <>). Например, можно, щелкнув на кнопке Критерии, ввести в поле Зарплата 2003 г. критерий >=5000, после чего с помощью кнопок Далее и Назад просмотреть записи всех сотрудников, чья заработная плата превышает 5000.

Шаг 4



4.

По умолчанию в разделе Идентифици - ровать поля по установлен режим подписям (первая строка диапазона. В этом режиме строка, содержащая заголовки столбцов, не подлежит сортировке. Если в списке строка заголовков отсутствует и первая строка должна сортироваться наравне с остальными, выберите режим обозначениям столбцов листа.

Шаг 4



3.

Если нужно, выберите функцию из раскрывающегося списка Операция. Например, если в нем выбрана функция Сумма, значения заработной платы по каждому отделу будут складываться.

При фильтрации списка Excel изменяет

Шаг 5



5. Примечание
Примечание

При фильтрации списка Excel изменяет цвет номеров строк, что служит напоминанием о том, что показан не весь список. Элементы управления автофильтром рядом с именами отфильтрованных полей также изменят цвет, по-казывая, что соответствующие записи скрыты.

Если потребуется снова сделать видимыми все записи, выберите из списка, с помощью которого осуществлялась фильтрация данных, пункт (Все).

Чтобы вывести на экран первые 10 значений определенного поля—или первые 8, или первые 3, и т.п. — выберите из соответствующего списка пункт Первые 10. Это может понадобиться, например, чтобы найти 5 сотрудников, получающих самую высокую заработную плату. При этом появляется диалоговое окно Наложение условия по списку, показанное на рисунке. (Первые 10—число весьма приблизительное: в этом диалоговом окне можно выбрать просмотр от 1 до 500 элементов).

левом окне выберите необходимое количество значений. Например, чтобы показать 5 наибольших зарплат, нужно ввести в нем число 5. Можно также просмотреть не начало списка, а конец, выбрав в среднем списке не наибольших, а наименьших, а также не абсолютное количество элементов списка, а долю в процентах (выбирается в правом списке).

Шаг 5



5.

Чтобы вновь вывести на экран все записи, воспользуйтесь командой Данные | Фильтр, после чего из появившегося вложенного меню выберите команду Отобразить все. Того же результата можно добиться, выбрав пункт (Все) из списка, использованного для фильтрации.

Шаг 5



7.


Шаг 5



6.

Если нужно отобрать записи, удовлетворяющие хотя бы одному из указанных критериев, выберите режим ИЛИ. Например, если в списке указаны отделы, можно отобрать всех сотрудников, работающих либо в отделе маркетинга, либо в отделе сбыта. Для этого введите в качестве одного критерия слово Сбыт, а в качестве другого — Маркетинг, после чего включите режим ИЛИ. (Здесь бессмысленно использовать оператор И, поскольку вряд ли кто-то работает в двух отделах одновременно).

Шаг 5



7.

После того, как просмотр записей окончен, можно закрыть диалоговое окно Форма, щелкнув на кнопке Закрыть или на стандартной кнопке закрытия окна, расположенной в его верхнем правом углу.

Примечание
Примечание

Вертикальная полоска прокрутки в диалоговом окне Форма предназначена для переключения между записями, удовлетворяющими заданному критерию или, если критерий не был опре-делен, между всеми записями в списке.


Шаг 5



5.

После установки всех необходимых параметров в диалоговом окне Сортировка диапазона щелкните на кнопке ОК. Сортировка будет выполнена.

Шаг 5



4.

Теперь необходимо выбрать поле, в котором будут выводиться промежуточные итоги. В данном случае, поскольку они должны выводиться в поле Зарплата, оставьте выбранным это поле. Кроме того, отмените выбор всех прочих полей. Обратите внимание, что ничто не мешает выводить промежуточные суммы в нескольких полях одновременно.

После того, как режимы фильтрации

Шаг 6



7.

После того, как режимы фильтрации установлены, щелкните на кнопке ОК, и на экране появится отфильтрованная версия списка. Обратите внимание на то, что строки 9—12 и 14,15 не видны, поскольку соответствующие сотрудники не вошли в число пятерых, получающих наибольшую заработную плату.

Шаг 6



6.


Шаг 6



7.


Шаг 6



6.

Чтобы быстро упорядочить список по возрастанию, выделите ячейку в столбце, по которому должна осуществляться сортировка, и щелкните на кнопке

Шаг 6



5.

После окончания настройки режимов подведения итогов щелкните на кнопке ОК. Excel автоматически поместит в список строки с итогами по каждому из отделов. Возможно, придется расширить столбцы, чтобы значения в них были видны полностью. О том, как это делается, рассказывается в главе 7.

Шаг 7

Шаг 7



8.

Шаг 7

Сортировка по возрастанию на панели инструментов. Этот способ позволяет сортировать только по одному столбцу. Чтобы быстро упорядочить список по убыванию, выделите ячейку в столбце, по которому должна осуществляться сортировка, и щелкните на кнопке


Шаг 7



6. Совет
Совет

Чтобы удалить промежуточные итоги, активизируйте любую ячейку в списке и выберите команду Итоги из меню Данные. В появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Убрать все. Однако помните, что эту операцию нельзя отменить с помощью команды Отменить.

Если необходимо, перейдите в конец списка, куда будет помещен окончательный итог — суммарная заработная плата по всем отделам.

Если список не был правильно

Шаг 8

Сортировка по убыванию. Совет
Совет

Если список не был правильно размещен, т. е. не был отделен от остальных данных в таблице, Excel может не определить, какие данные подлежат сортировке. Поэтому перед тем, как воспользоваться командой Сортировка, лучше проверить, правильно ли выбраны записи. (То, что Excel считает списком, будет выделено). Или же можно перед использованием команды Сортировка предварительно выделить сортируемые данные. Однако будьте внимательны — выделяйте записи целиком, в противном случае данные перепутаются.

Шаг 8



7. Совет
Совет

Подведя промежуточные итоги, можно вывести на экран различные уровни детализации списка. Если щелкнуть на цифре 1 в верхнем левом углу рабочей таблицы, будет показана только общая сумма. Если щелкнуть на цифре 2, будет показана общая сумма и промежуточные итоги, но не индивидуальные записи. Если щелкнуть на цифре 3, будут показаны общая сумма, промежуточные итоги и все индивиду-альные записи.

На изменения, которые можно внести

Внимание!

На изменения, которые можно внести в запись в диалоговом окне Форма, накладывается ряд ограничений. Новые записи можно добавлять только в конец списка. Кроме того, можно изменять значения только тех ячеек, которые содержат данные. Значения ячеек, содержащих формулы с названия полей выводятся как текст на сером форе диалогового окна. Их изменить нельзя. Например, значение поля Зарплата на 2004 г. (проект) не может быть изменено, поскольку соответству-ющая ячейка содержит формулу. Совет
Совет

В диалоговом окне Форма, помимо просмотра выбранных записей, можно также добавлять новые записи. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Добавить и ввести данные в появившиеся пустые поля, после чего нажать клавишу Enter. В этом диалоговом окне можно также удалять данные. Для этого найдите удаляемую запись и щелкните на кнопке Удалить. Наконец, это окно позволяет также редактировать записи. Для этого выберите в нем нужную запись, внесите необходимые изме-нения и нажмите Enter.

Как использовать в формулах данные из других таблиц

Как использовать в формулах данные из других таблиц

До сих пор при создании формул мы обращались только к ячейкам или диапазонам ячеек, находящимся в той же рабочей таблице. Однако вполне возможно (и на деле совсем нетрудно) строить формулы, ссылающиеся на ячейки или диапазоны ячеек, которые находятся в других таблицах. Это может пригодиться, например, в следующем случае. Сводная таблица может использовать данные из нескольких других таблиц. Ссылаться на данные намного удобнее, чем переносить все эти цифры в итоговую таблицу.
Примечание
Примечание

Хотя формула, рассмотренная в этом разделе, ссылается только на единичные ячейки в нескольких таблицах, точно так же можно ссылаться в формулах на диапазоны ячеек, находящиеся в различных таблицах.

Активизируйте рабочую таблицу и в ней — ячейку, которая должна содержать формулу. В зависимости от обстоятельств Можно также снабдить таблицу заголовком, названиями строк и столбцов.

Как копировать и перемещать данные

Как копировать и перемещать данные из одной рабочей таблицы в другую

В главе 7 рассмотрено несколько методов копирования и перемещения данных в пределах одной рабочей таблицы — как с помощью мыши, так и посредством команд Вырезать, Копировать, Вставить. Теперь вы узнаете, что копировать и перемещать данные в другую таблицу не менее просто. Можно даже копировать формулы и производить на их основе вычисления с другими данными.
Совет
Совет

Можно переносить данные из одной таблицы в другую с помощью мыши. Для этого выделите перемещаемые ячейки, поместите указатель на их границу и, удерживая нажатой клавишу Alt, перетащите их на ярлычок листа, в который нужно их поместить. Когда этот лист активизируется, продолжайте перетаскивать ячейки, пока они не займут нужное положение. Отпустите клавишу мыши. Чтобы скопировать данные с помощью мыши, при перемещении удерживайте нажатыми клавиши Alt и Ctrl.

Выделите данные, которые нужно перенести или скопировать в другую рабочую таблицу.

Как ссылаться на данные из других рабочих таблиц

Как ссылаться на данные из других рабочих таблиц

При построении формул, опирающихся на данные из других таблиц, создаются ссылки на них. При изменении используемых в формуле данных соответственно изменяется и результат вычисления по этой формуле, даже если данные и формула находятся на различных листах рабочей книги. Для создания ссылок на данные в Excel можно использовать также команду Специальная вставка. При этом ссылки на данные обновляются каждый раз при изменении исходных данных. Это свойство исключительно эффективно, если в нескольких таблицах используется информация из одного источника, как, например, фиксированные затраты.
Примечание
Примечание

C помощью команды Специальная вставка создаются ссылки на данные из исходной таблицы. Однако такая связь носит односторонний характер, т.е. изменение ссылки не вле-чет за собой изменения исходных данных.

Выделите одну или несколько ячеек, содержащих данные, на которые необходимо сослаться в другой таблице. Например, в данном случае связываются ссылками реальная и запланированная суммы затрат предприятия. Это делается для того, чтобы реальные затраты одного месяца были учтены в бюджете следующего.

Как управлять рабочими таблицами

Как управлять рабочими таблицами

Как быть, если нужно навести в рабочей книге порядок, расположив листы в более логической последовательности или создать копию листа, чтобы на его основе сделать новую рабочую таблицу? Эти и другие задачи станут вам по плечу после того, как вы овладеете несколькими простыми навыками управления таблицами, описанными в этом разделе.

Для перемещения листа с рабочей таблицы активизируйте его, щелкнув на его ярлычке, и перетащите ярлычок влево или вправо. В результате лист также переместится в соответствующем направлении. В это время рядом с указателем мыши появится пиктограмма в виде листа бумаги, свидетельствующая о том, что лист перемещается, и треугольник, указывающий направление перемещения.

Как вводить данные в несколько рабочих таблиц одновременно

Как вводить данные в несколько рабочих таблиц одновременно

Если рабочая книга содержит несколько листов, можно вводить данные и форматировать их каждый в отдельности. Но иногда удобно вводить данные в несколько рабочих таблиц одновременно — при вводе одного и того же набора данных (заголовков столбцов или таблиц), применении одного и того же форматирования (жирного или курсивного шрифта заголовков) и т.п. В этом разделе будет показано, как это сделать. Прежде всего следует сгруппировать все рабочие таблицы, выбрав их.
Примечание
Примечание

Изменения, внесенные в базовую таблицу, будут влиять на все рабочие таблицы в группе. Например, можно вставлять и удалять столбцы и строки во всей группе, обнулять и удалять данные во всех рабочих таблицах группы и выполнять в них проверку правописания.
Совет
Совет

Если нужно удалить из группы отдельные рабочие листы, удерживайте нажатой клавишу Ctrl во время щелчка на ярлычке рабо чего листа, который хотите удалить из группы.

Откройте или создайте книгу, содержащую несколько рабочих таблиц, с которыми нужно работать как с группой. Если нужна какая-либо дополнительная информация, обратитесь к главе 3. При необходимости ввода данных в несколько рабочих таблиц одновременно убедитесь, что соответствующие ячейки всех рабочих таблиц пусты, чтобы не изменить существующие данные.

Для выбора группы смежных рабочих

Шаг 1



1.

Для выбора группы смежных рабочих листов щелкните на ярлычке первой, а затем на ярлычке последней рабочей таблицы, удерживая нажатой клавишу Shift. Выделенные ярлычки станут белыми и в строке заголовка появится слово Группа, указывая, что с этими рабочими таблицами можно работать как с группой.

Шаг 1



1. Совет
Совет

Так же просто копируются данные из одной рабочей книги в другую. Для этого скопируйте их в буфер обмена. Затем активизируйте рабочую книгу, в которую должны быть помещены эти данные. Остается лишь выделить ячейку, где должны будут находиться данные и щелкнуть на кнопке


Шаг 1



1.

Введите знак равенства, указывающий на то, что дальше будет введена формула.

Ахтивизируйте таблицу, содержащую используемые в формуле данные. Затем щелкните на ячейке, ссылку на которую необходимо включить в формулу. Вокруг ячейки появится рамка, а в формуле, находящейся в строке формул, появится имя рабочей таблицы, после которого следует имя ячейки, отделенное восклицательным знаком. Если в имени рабочей таблицы есть пробелы, оно будет заключено в одинарные кавычки.

Шаг 1



1.

Щелкните на кнопке

Шаг 1



1.

После того, как вы отпустите кнопку мыши, лист будет вставлен на новое место. Этот метод позволяет перемещать несколько таблиц одновременно. Для этого необходимо предварительно сгруппировать их, как описано в начале этой главы.

Если выбрана группа листов можно

Шаг 2



2.

Если выбрана группа листов можно вводить данные в несколько таблиц одновременно, вводя их в одну таблицу. Например, при вводе ВСЕГО в ячейку А10 первой из показанных таблиц эти данные появятся во всех ячейках А10 во всех четырех сгруппированных таблицах. Пока все листы сгруппированы, не имеет значения, в какой таблице вводятся данные.

Шаг 2

Вставить на панели инструментов или воспользоваться ко-мандой Вставить из меню Правка.

Если данные нужно перенести, щелкните на кнопке

Шаг 2



3.

Введите оператор. Например, чтобы сложить содержимое текущей ячейки с содержимым какой-либо другой ячейки, введите знак +.

Повторите пп. 3 и 4 столько раз, сколько необходимо для ссылок на используемые в формуле данные — как из текущей, так и из других таблиц. Например, в показанной здесь формуле содержимое ячейки Е5 из таблицы I квартал складывается с содержимым одноименных ячеек из таблиц II квартал и III квартал.

Шаг 2

Копировать на панели инструментов или воспользуйтесь командой Копировать из меню Правка.

Щелкните на ярлычке рабочей таблицы, где будет находиться ссылка на данные, и выделите ячейку, куда эти данные будут скопированы. При ссылке на несколько ячеек выделите верхний левый угол области, в которую они будут копироваться.

Шаг 2



2.

Если таблицу нужно не переместить, а скопировать, при перемещении удерживайте нажатой клавишу Ctrl. В этом случае в процессе перемещения рядом с указателем мыши появятся пиктограммы в виде листа бумаги с изображенным на нем знаком "+", свидетельствующие о том, что происходит копирование, и, треугольник, указывающий, куда будет вставлена копия листа.

Можно также применять форматирование ко

Шаг 3



3.

Можно также применять форматирование ко всем таблицам в группе. Например, если нужно выделить полужирным курсивным шрифтом заголовки столбцов, которые отображаются в строке 4 каждой рабочей таблицы, можно выделить нужные ячейки в любой из таблиц и применить к ним полужирный курсивный шрифт. Этот шрифт будет применен ко всем сгруппированным листам. Точно также могут быть применены и другие параметры форматирования.

Шаг 3

Вырезать панели инструментов, если копировать — на кнопке


Шаг 3



5.

После того, как формула сформирована, нажмите на клавишу Enter или щелкните на кнопке

Шаг 3



3.

Из меню Правка выберите команду Специальная вставка. Появится диалоговое окно Специальная вставка. Щелкните на кнопке Вставить связь, в результате этого в таблицу будет вставлена ссылка на данные из исходной таблицы. Если данные в исходной таблице изменятся, соответственно изменится и содержимое ячейки, в которую была скопирована ссылка на них.

Шаг 3



3.

После того, как вы отпустите кнопку мыши, копия рабочей таблицы будет помещена в обозначенное место. Имя копии будет совпадать с именем оригинала, после которого в скобках следует номер копии. Указанным методом можно также скопировать несколько листов одновременно, предварительно сгруппировав их.

Можно даже вычислить итоговые значения

Шаг 4



4.

Можно даже вычислить итоговые значения во всех листах в группе при условии, что все таблицы имеют одинаковую структуру. Например, можно было бы вычислить итоговые значения для всех таблиц в группе, выбрав ячейки В 10:Е10 любой таблицы, а затем щелкнув на кнопке Автосумма панели инструментов.

Шаг 4

Копировать. Можно также воспользоваться командами Вырезать и Копировать из меню Правка или " комбинациями клавиш Ctrl+X и Ctrl+C.

Вокруг выделенных данных появится рамка, показывающая, что теперь эти данные готовы к перемещению. В качестве дополнительной подсказки в строке состояния будет значиться: Укажите ячейку и нажмите Enter или выберите "Вставить".

Шаг 4

Ввод. В результате выполнится возврат к таблице, в которой вы начали ввод формулы. Результаты вычисления по ней будут показаны в выделенной ячейке, а сама формула — в строке формул (если содержащая эту формулу ячейка выделена), как показано на рисунке.


Шаг 4



4.

Активизируйте одну из ячеек с ссылкой на данные. Обратите внимание, что в строке формул появляется формула, содержащая имя таблицы и имя ячейки с данными, на которые осуществляется ссылка.

Шаг 4



4. Совет
Совет

По умолчанию Excel создает рабочие книги, состоящие из трех листов. Если необходимо регулярно создавать книги, содержащие большее их количество, можно настроить Excel на автоматическое создание более объемных (с большим числом листов) рабочих книг. Для этого воспользуйтесь командой Параметры изменю Сервис. В появившемся диалоговом окне откройте вкладкуОбщие и введите большее число в поле Л истов в новой книге. В это поле можно ввести любое число от 1 до 255. Затем щелкните на кнопке ОК.

Чтобы удалить лист достаточно щелкнуть на его ярлычке правой кнопкой мыши и выбрать из появившегося контекстного меню команду Удалить. Можно также удалить сразу несколько листов, если сгруппировать их перед использованием команды Удалить.

При удалении одного или более листов появится предупреждение о том, что после этого их нельзя будет восстановить. Если вы абсолютно уверены в необходимости удаления, щелкните на кнопке ОК.

Можно быстро выделить все рабочие

Шаг 5



5. Совет
Совет

Можно быстро выделить все рабочие таблицы в книге, выполнив щелчок правой кнопкой мыши на ярлычке любой из них и выбрав команду Выделить все листы в появляю-щемся контекстном меню.
Совет
Совет

Для выбора несмежных листов щелкните на ярлычке первого, а затем удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните на других ярлычках для включения в группу дополни-тельных листов.

Чтобы снова перейти к работе с отдельными таблицами, выполните щелчок правой кнопкой мыши на любом из выделенных ярлычков и выберите команду Разгруппировать листы из контекстного меню. Можно также щелкнуть на любом ярлычке, не входящем в группу, чтобы отменить выделение всей группы. Если группа включает в себя все листы рабочей книги, щелчок на любом отдельном ярлычке отменяет выделение группы.

Шаг 5



3.

Щелкните на ярлычке рабочей таблицы, в которую должны быть скопированы данные.

Шаг 5



6. Примечание
Примечание

Можно создавать трехмерные ссылки, указывающие на ячейку или диапазон ячеек в нескольких таблицах, принадлежащих одной рабочей книге. Трехмерные ссылки состоят из имен первой и последней таблиц, разделенных двоеточием, и ссылки на ячейку или диапазон ячеек, отделенной от названий таблиц восклицательным знаком. Например, трехмерная ссылка Лист1Лист4!А1:С5указывает на диапазон ячеек А1:С5 в рабочих таблицах от Лист! до Лист4, Трехмерные ссылки позволяют, в частности, упростить формулу, рассмотренную в пп. 5 и 6, до =СУММ('1 квартал':!!! 'квартал'!Е5) и избавляют пользователя от необходимости ссылаться на каждую ячейку в отдельности. Чтобы ввести эту формулу, наберите =СУММ, выделите листы I квартал—III квартал, щелкните на ячейке Е5 и нажмите клавишу Enter.


Шаг 5



5.

Если нужно проверить, действительно ли в данной ячейке находится ссылка, вернитесь к таблице с исходными данными и измените одно из значений, на которые осуществляется эта ссылка. В данном примере, в частности, если изменить значение реальных расходов на материалы в таблице Июль, то в ячейке плановых расходов на материалы в августе (таблица Август) появится это же значение.

Чтобы заполнить столбец Бюджете таблице Сентябрь скопируйте ячейки С4 - С9 таблицы Август. Для этого проделайте действия описанные в п.п. 1-4.

Шаг 5



6.

Новые листы можно добавить с помощью команды Вставка | Лист. Можно также вставить несколько таблиц одновременно, указав требуемое количество перед выполнением команды Л ист. Не пользуйтесь командой Добавить из контекстного меню, поскольку в этом случае появится диалоговое окно, предлагающее ошеломляющее количество вариантов. В нем можно выбирать шаблоны — стандартные варианты оформления рабочих книг, о которых вы узнаете в одной из следующих глав.

Шаг 6

Шаг 6



6.

Шаг 6



4.

Щелкните на ячейке, в которой разместится верхний левый угол массива копируемых данных. Затем нажмите клавишу Enter, в результате чего данные будут вставлены или скопированы в таблицу. В данном примере был скопирован столбец формул, поэтому их результаты были обновлены в соответствии с данными таблицы II квартал.

Шаг 6




Шаг 6




Шаг 6



7.

Чтобы переместить данные из одной

Шаг 7



5. Совет
Совет

Чтобы переместить данные из одной рабочей книги в другую при помощи мыши, выведите на экран обе эти книги одновременно. Для этого откройте обе книги, выберите из меню Окно команду Расположить, затем в появившемся диалоговом окне —режим рядом, слева направо или сверху вниз, после чего щелкните на кнопке ОК. Теперь можно выделить нужные данные и перетащить их из одной ра -бочей книги в другую. Чтобы скопировать данные этим способом, удерживайте при их перемещении клавишу Ctrl.

Шаг 8

Шаг 8

Копировать и

После окончания копирования для отмены

Шаг 9

Вставить стандартной панели инструментов (или команд Копировать и Вставить из меню Правка,). После окончания копирования для отмены выделения исходных данных используйте клавишу Esc. Если для вставки данных применялась клавиша Enter, то скопировать данные из буфера обмена можно только один раз.

в буфер обмена их можно

Внимание!

Если вы поместили данные в буфер обмена их можно многократно вставлять в разные рабочие таблицы с помощью кнопок

Как округлять числа и укорачивать их запись

Как округлять числа и укорачивать их запись

При выполнении расчетов результат часто представляет собой множество чисел с длинным "хвостом" цифр после десятичной запятой. Если возникает необходимость полностью уместить такие числа в ячейках таблицы, можно расширить ее столбцы или отбросить один или несколько десятичных разрядов, подобрав соответствующий числовой формат. Эти способы позволяют решить проблему отображения чисел в рабочей таблице при выводе этой таблицы на экран, но при этом числовые значения, сохраняемые в памяти, не меняются. В вычислениях по-прежнему будут участвовать полные числа. Если необходимо частично или полностью исключить десятичные разряды в представлении чисел, нужно воспользоваться функциями ОКРУГЛ и ЦЕЛОЕ, описанными в этом разделе.
Примечание
Примечание

Округление чисел не следует путать с ограничением количества цифр справа от десятичной точки при отображении чисел на экране, которое задается выбором соответствующего формата. Просто с помощью округления выбирается количество требуемых значащих цифр. Например, если число 123,4567 Округляется до двух десятичных знаков, то оно примет вид 123,46; если выбран числовой формат с четырьмя десятичными разрядами, это число примет вид 123,4600; наконец, если в числовом формате позиции для дробной части вообще не предусмотрены, число примет вид 123.

Щелкните на ячейке, которая будет содержать округленное значение, а затем на кнопке

Как пользоваться функциями ПР

Как пользоваться функциями ПР

Функции ВПР и ГПР (две разновидности функции ПР) позволяют находить заданные величины в справочных таблицах данных. Например, с их помощью можно находить цены в каталоге или ставки налога в налоговой таблице. Функция ВПР ищет нужную величину в крайнем левом столбце рабочей таблицы, возвращая значение из заданного столбца в ту же строку. С ее помощью можно найти уровень дохода в крайнем левом столбце и просмотреть соответствующую ставку налога в другом столбце таблицы. ГПР отыскивает величину в верхней строке таблицы и возвращает величину из заданной строки в тот же столбец.
Примечание
Примечание

Excel может находить не только точное совпадение с заданной величиной, но и ближайшее к ней значение. Например, при назначении надбавок к зарплате с учетом уровня зарплаты может понадобиться составить список, в котором надбавки будут увязаны с зарплатой. В этом случае следует поступить следующим образом. Расположите величины в порядке возрастания в крайнем левом столбце. После этого в текстовом окне Диапазон_просмотр введите слово "истина" . Допустим, в крайний левый столбец внесены суммы зарплат 5000, 3000. и т.д., надбавка 500 относится к зарплате 2500, а надбавка 350 — к зарплате 3000. Если нужно найти надбавку к сумме зарплаты 2730, Excel определит, что эта сумма меньше 3000 и попытается найти ближайшую надбавку среди меньших зарплат. Такой надбавкой окажется 500, соответствующая зарп-лате 2500.
Примечание
Примечание

Функциям ПР доступны также таблицы из других рабочих книг.

Ваша первая задача состоит в том, чтобы открыть справочную таблицу, содержащую данные, которые необходимо просмотреть. Приведенная на рисунке таблица содержит номера позиций, а также соответствующие описания и цены на фотопленку из магазина фотопринадлежностей. Поскольку просматриваемые величины (код товара) оказались в крайнем левом столбце, необходимо воспользоваться функцией ВПР.

Как принимать решения используя функцию ЕСЛИ

Как принимать решения, используя функцию ЕСЛИ

Часто в одной ситуации требуется выполнить одни действия, а в другой — другие. В подобных случаях удобна функция ЕСЛИ. Эта функция проверяет заданное условие и, если оно выполняется, то производит одно действие, если нет — другое. Например, этой функцией можно воспользоваться для расчета одной комиссионной ставки для торговых агентов с объемами продаж свыше 100 тыс. и другой — для агентов с объемами продаж, не превышающими 100 тыс. Как вы увидите в дальнейшем, функция ЕСЛИ требует трех аргументов: проверяемое условие; величину, возвращаемую в случае, если данное условие выполняется, а также величину, возвращаемую при невыполнении данного условия.
Совет
Совет

При вызове функции ЕСЛИ в качестве второго и третьего аргументов можно использовать текстовые величины. Например, Excel может выводить на экран сообщение "Сверх бюджета", если введенная величина будет превышать заданное значение, и сообщение "В пределах бюджета", если эта величина не превышает заданного значения. Для реализации подобной функции аргументы необходимо заключить в двойные кавычки.

Выделите ячейку, в которой вы собираетесь разместить результат выполнения функции ЕСЛИ.

Как производить суммирование с условием

Как производить суммирование с условием

В главе 2 вы ознакомились с несколькими способами суммирования чисел. Во всех случаях — независимо от того, используется ли формула или кнопка автоматического суммирования, — для ускорения процесса вычислений нужно воспользоваться функцией СУММ программы Excel. Эта функция производит сложение всех величин в заданных ячейках. Если же нужно сложить числа, удовлетворяющие определенным критериям, необходимо воспользоваться функцией СУММЕСЛИ, о которой и пойдет здесь речь.

Как рассчитать выплаты по ссуде

Как рассчитать выплаты по ссуде

Excel легко производит различные математические вычисления, такие как сложение множества чисел или определение среднего арифметического. Вместе с тем, эта программа обладает также широким спектром функций, выполняющих финансовые расчеты. Например, функция ПЛТ, позволяющая определять ежемесячные платежи по ссуде. В качестве исходных данных для этой функции нужно ввести величины процентных ставок, число периодов (т.е. сколько раз были сделаны платежи) и остаточную сумму займа (что очень важно).
Примечание
Примечание

Если заданы процентная ставка по ссуде, величина ссуды (текущее значение), а также величина ежемесячных платежей, то для определения времени, в течение которого долги по ссуде будут полностью погашены, можно вос-пользоваться функцией КПЕР.

Введите в рабочую таблицу текущую величину ссуды, величину процентной ставки и срок ссуды (также называемый количеством периодов). Здесь сравниваются 2 ссуды по 1 000 000 каждая, одна из которых выдана под 8,5% годовых на срок 15 лет (180 мес.), а другая — под 7% годовых на срок 30 лет.

Как выполнять арифметические действия с датами

Как выполнять арифметические действия с датами

В Excel есть несколько форматов дат. Над ними можно выполнять различные операции. Можно менять форматы дат (с помощью вкладки Число диалогового окна Формат ячейки) и сортировать их в порядке возрастания или убывания. С датами можно также выполнять арифметические действия. Например, чтобы получить какую-нибудь дату в будущем, можно прибавить к текущей дате заданное число дней. Или, если из одной даты вычесть другую, можно определить число дней, прошедших между ними.
Совет
Совет

Чтобы выбрать способ представления дат в рабочей таблице, выделите нужные ячейки и в меню Формат выберите команду Ячейки. В списке Числовые форматы вкладки Число включите режим Дата, а в списке Тип из широкого набора форматов дат выберите нужный. При этом способ представления дат в памяти компьютера не меняется; изменяется только способ внешнего представления дат в рабочей таблице.

Чтобы выяснить, сколько проработал в компании тот или иной служащий, нужно из текущей даты вычесть дату поступления его на работу. Если в рабочей таблице содержатся даты приема на работу, в нее целесообразно добавить сегодняшнее число. (Самый простой способ введения текущей даты — с помощью комбинации клавиш Ctrl+;).

справа поля Диапазон_суммирования. Протащите указатель

Шаг 10

справа поля Диапазон_суммирования. Протащите указатель мыши по группе ячеек, содержимое которых необходимо сложить. В нашем примере выделены ячейки, куда включены планируемые на 2004 г. выплаты; из этих величин будут просуммированы только соответствующие планируемой 4%-й прибавке. Нажмите клавишу Enter или снова щелкните на кнопке

Шаг 10



8.


Шаг 10



8.


Шаг 11

.


Шаг 12



7.

Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно закроется, и вы увидите результаты суммирования — т.е. сумму выплат, в которых предусмотрена 4%-я прибавка. Теперь можно без труда построить другую функцию СУММЕСЛИ, которая произведет сложение планируемых выплат при 7%-й прибавке. Для этого просто повторите пп. 1—7, задав в текстовом окне Условие величину 7%.

Вставка функции на панели инструментов.

Шаг 1

Вставка функции на панели инструментов. На экране появится диалоговое окно Мастер функций. Если хотите, можно набрать имена функций ОКРУГЛ и ЦЕЛОЕ вручную, без использования диалогового окна Мастер функций.

Шаг 1



1.

Щелкните на ячейке, в которую будет занесен результат сложения, а затем — на кнопке

Шаг 1



1.

Выделите ячейку, в которую будет занесена величина ежемесячных платежей, и щелкните на кнопке

Шаг 1



1.

Щелкните на кнопке

Шаг 1



1.

Теперь можно построить функцию поиска, которая будет находить в таблице нужные величины. Например, можно найти цену на данный тип пленки по ее коду. Начните с выделения ячейки, в которую будет занесена формула, после чего щелкните на кнопке

Шаг 1



1.

Активизируйте ячейку, в которую будет заноситься трудовой стаж данного служащего.

Если имя нужной функции обнаружено

Шаг 2



1.

Если имя нужной функции обнаружено в окне списка Функция, выделите его, щелкнув на нем кнопкой мыши. Если же нужная функция отсутствует, в списке Категория выберите категорию, в состав которой входит искомая функция. Если не удалось найти функцию ОКРУГЛ, следует выбрать категорию Математические, после чего найти функцию ОКРУГЛ в списке Функция.

Шаг 2

Вставка функции на панели инструментов.


Шаг 2

Вставка функции в строке формул. В списке Категория выберите строку Финансовые, затем в списке Выберите функцию выделите функцию ПЛТ и щелкните на кнопке ОК.


Шаг 2

Вставка функции в строке формул, из списка Категория выберите Логическая, а из списка Выберите функцию: — ЕСЛИ и щелкните на кнопке ОК.


Шаг 2

Вставка функции.


Шаг 2



2.

Теперь из текущей даты нужно вычесть дату приема на работу. В рассматриваемом примере сначала можно попробовать воспользоваться формулой =$В$2-Е4. Обратите внимание на результат! Получилось такое большое число, потому что формула вычисляет количество дней (а не лет) работы на предприятии.

в поле Число введите округляемое

Шаг 3



2.

Щелкните на кнопке ОК. В появившемся диалоговом окне в поле Число введите округляемое число, а в поле Чис-ло_разрядов введите количество десятичных разрядов, до которого будет выполнено округление. В обоих случаях можно вводить либо числа, либо ссылки на ячейки. Если хотите, щелкните на кнопке сворачивания диалогового окна, чтобы вернуться к рабочей таблице и выделить в ней нужные числа.

Шаг 3



2.

Если в окне Функция появится функция СУММЕСЛИ, щелкните на ней. В противном случае, в списке Категория выберите строку Математические, после чего найдите функцию СУММЕСЛИ.

Шаг 3



2.

В поле Ставка введите ставку 8,5% или воспользуйтесь кнопкой сворачивания диалогового окна

Шаг 3



2.

В появившемся диалоговом окне в поле Логическое выражение введите условие. Например, если нужно задать один уровень комиссионных выплат для продавцов, добившихся продаж, превышающих 100 тыс., а другой—для тех, у кого продажи не превышают 100 тыс., в этом поле можно ввести условие Ь4>100000, считая, что объем продаж содержится в ячейке В4.

Шаг 3



2.

В диалоговом окне Мастер функций в списке Категория выберите Ссылки и массивы, затем в списке Выберите функцию: выберите ВПР и щелкните на кнопке ОК.

Шаг 3



3.

Разделив результаты на 365, получим ответ в годах. В нашем случае формула должна иметь вид =($В$2-Е4)/365. Теперь легко заметить, что первый сотрудник проработал на предприятии более 16 лет.

Щелкните на кнопке ОК. Excel

Шаг 4



3.

Щелкните на кнопке ОК. Excel поместит результаты в рабочую таблицу. Функция ОКРУГЛ выполнит округление числа до заданного количества десятичных разрядов. Если было задано 0 разрядов, то, как показано на рисунке, округление будет выполнено до ближайшего целого числа. Если задан 1 разряд, будет виден один разряд после десятичной точки.

Шаг 4



3.

Щелкните на кнопке ОК. В появившемся диалоговом окне нужно указать, какие ячейки подвергнуть анализу на предмет выполнения заданного условия (поле Диапазон), какие критерии применить к содержимому просматриваемых ячеек (поле Условие), атакже содержимое какой группы ячеек будет просуммировано при выполнении условия (поле Диапазон суммирования).

Шаг 4

и выделите ячейку рабочей таблицы, содержащую эту ставку, а затем наберите /12. Чтобы получить ежемесячную процентную ставку, нужно разделить годовую ставку на 12. Таким образом, получим величину ставки, соответствующей месячной ссуде. Использование данных, касающихся ежемесячных выплат, дает возможность определить ежемесячные, а не годовые выплаты.


Шаг 4



3.

В поле Значение_если_истина введите величину, которая будет возвращена, если окажется, что заданное условие выполняется. Например, если нужно задать 6% комиссионных для тех, у кого объем продаж превышает 100 тыс., в этом поле можно ввести Ь4*0,06считая, что в ячейке В4 содержится объем продаж.

Шаг 4



3.

В поле Искомое_значение задайте величину, которую хотите найти с помощью Excel в крайнем левом столбце таблицы. В нашем примере нужно найти порядковый номер конкретного типа пленки. Эту величину можно ввести в окне или щелкнуть на кнопке

Шаг 4



4.

С помощью маркера заполнения скопируем формулу во все остальные ячейки столбца Е. Чтобы после копирования формула оставалась корректной, ссылка на ячейку, содержащую текущую дату, должна быть абсолютной ($В$2).

Чтобы воспользоваться функцией ЦЕЛОЕ, отображающей

Шаг 5



4.

Чтобы воспользоваться функцией ЦЕЛОЕ, отображающей на экране только целую часть числа, щелкните на ячейке, в которую это число будет вписано, а затем — на кнопке

Шаг 5



4.

Щелкните на кнопке сворачивания диалогового окна

Шаг 5



3.

В поле Кпер введите число периодов — т.е. срок или длительность ссуды. Этот показатель также выражается количеством месяцев. Можно воспользоваться и кнопкой

Шаг 5



4.

В поле Значение_если_ложь введите величину, которая будет возвращена, если окажется, что заданное условие не выполняется. Например, если нужно задать 5% комиссионных для тех, у кого объем продаж не превышают 100 тыс., в это поле можно ввести Ь4*0,05.

Шаг 5

, а затем выделить в рабочей таблице ячейку.


Шаг 5



5.

В качестве последнего шага по приведению данных в порядок может понадобиться сократить количество десятичных разрядов в дробных частях чисел или даже полностью убрать десятичные разряды. Выделив числа в столбце Е, щелкните на кнопке

в списке используемых функций, выберите

Шаг 6

Вставка функции на панели инструментов.

Если функция ЦЕЛОЕ отсутствует в списке используемых функций, выберите из списка Категория опцию Математические, а затем выберите функцию ЦЕЛОЕ. Щелкните на кнопке ОК.

Шаг 6

справа в поле Диапазон. Протащите указатель мыши по группе ячеек, содержимое которых нужно проанализировать. Здесь выделены ячейки, где отражена прибавка к зарплате (в %); из этих величин будут отобраны выплаты, которые нужно сложить для определения планируемой на 2004 г. зарплаты. Затем нажмите клавишу Enter или снова щелкните на кнопке


Шаг 6

, после чего выделить ячейку рабочей таблицы, содержащую количество периодов.


Шаг 6



5.

Щелкните на кнопке ОК. Excel внесет функцию в рабочую таблицу и будет помещать результаты ее выполнения в выделенную ячейку.

Примечание
Примечание

Если оставить пустым поле Значение_если_-ложь, то при невыполнении заданного усло-вия Excel возвратит не число, а слово Ложь.

Если данную функцию необходимо скопировать, можно воспользоваться одним из уже известных методов. В данном примере, чтобы рассчитать комиссионные для всех других работников, достаточно перетащить маркер заполнения на новое место, в результате чего функция, созданная в пп. 2—5, будет скопирована.

Шаг 6



4.

В поле Таблица введите диапазон ячеек, в которых содержится справочная таблица. В данном примере таким диапазоном является А4:С9 — сюда входят порядковые номера, описания и цены. (Заметьте, что заголовки столбцов в этот диапазон не включены).

Шаг 6

Уменьшить разрядность на панели инструментов столько раз, сколько разрядов нужно сократить. При этом сокращается количество десятичных знаков, отображаемых на экране, но не записанных в памяти компьютера, где эти числа хранятся.

Во втором диалоговом окне Мастера

Шаг 7



6.

Во втором диалоговом окне Мастера функций в поле Число введите число или ссылку на ячейку.

Чтобы поместить результаты в рабочую таблицу, щелкните на кнопке ОК. Функция ЦЕЛОЕ отбросит все, что находится правее десятичной запятой, сохранив лишь целую часть числа. В некоторых случаях, таких, как этот, результаты применения функций ЦЕЛОЕ и ОКРУГЛ будут различными.

Шаг 7

.


Шаг 7



4.

В поле Пс ( величина ссуды) введите текущую величину ссуды или выделите ячейку рабочей таблицы, содержащую величину ссуды. Если кредит должен быть погашен полностью в поле Бс можно ничего не вводить. В поле Тип вводится 0, если выплата делается в конце периода, или 1, если нужно платить в начале периода.

Шаг 7



7.


Шаг 7



5.

В поле Номер_столбца введите номер столбца, в котором будет проводиться поиск нужной величины. В данном примере мы ищем цены в столбце 3. Если задать столбец 2, Excel возвратит описание пленки, порядковый номер которой указан в поле Искомое_значение.

Шаг 7



6. Примечание
Примечание

Приведенный на этих страницах пример показывает, каким образом вычесть одну дату из другой. Чтобы определить дату в будущем, можно прибавить число к текущей дате. Например, прибавьте 30 к сегодняшней дате и узнаете, какое число будет через 30 дней. Такой способ выполнения арифметических операций над датами бесценен при определении, например, последнего срока оплаты счетов.
Совет
Совет

Чтобы ввести дату прямо в формулу (в отличие от ввода ссылки на ячейку, в которой содержится нужная дата), заключите дату в двойные кавычки.

Шаг 8

Шаг 8



8.

Шаг 8



5.

Введите критерий в поле Условие. В данном случае 4% означают, что Excel примет во внимание только выплаты, которые планируется увеличить на 4%.

Шаг 8



5.

Щелкните на кнопке ОК. В рабочей таблице появится результат в виде суммы ежемесячных платежей по закладной. Заметьте, что подобные результаты представляются отрицательными числами, так как относятся к разряду затрат.

Шаг 8



6.

Чтобы программа искала точное совпадение с заданной величиной, а не ближайшее к ней, в поле Диапазон_прос-мотра введите слово ложь.

вания диапазон ячеек не задан,

Шаг 9



6. Примечание
Примечание

Если в текстовом окне Диапазон_суммиро- вания диапазон ячеек не задан, то Excel считает, что нужно сложить содержимое ячеек, указанных в поле Диапазон.

Щелкните на кнопке

Шаг 9



6.

В этом примере для того, чтобы продублировать формулу для Ссуды Б, достаточно перетащить маркер заполнения на одну ячейку вправо. Обратите внимание, что ежемесячные платежи для более низкой процентной ставки оказываются существенно ниже.

Чтобы определить, на какую сумму придется раскошелиться за время выплаты ссуды, можно умножить сумму ежемесячных выплат на количество периодов, т.е. месяцев, как показано в нашем примере. Заметьте, что хотя сумма ежемесячных выплат существенно ниже для более долгосрочной ссуды, подлежащая выплате общая сумма оказывается намного выше. Другими словами, несмотря на более высокую процентную ставку и более высокие суммы платежей, в конечном счете лучше иметь дело с краткосрочной ссудой.

Шаг 9



7.

Щелкните на кнопке ОК. Excel поместит результаты выполнения функции в рабочую таблицу. Таким образом, поиск цены на фотопленку не составил никаких проблем. Хотя в нашем примере функция ПР и таблица данных расположены на одном листе, но с тем же успехом эту функцию можно было бы поместить и в другом месте.

Как пользоваться шаблоном

Как пользоваться шаблоном

После того, как шаблон сформирован, создать книгу на его основе очень просто. Хотя теоретически для этого можно использовать и обычную рабочую книгу, при этом всегда остается риск испортить оригинал. В случае с шаблонами этого не происходит, поскольку Excel создает копию файла, оставляя оригинал нетронутым и готовым для создания на его основе следующей книги.

Из меню Файл выберите команду Создать. К сожалению, в этом случае нельзя воспользоваться кнопкой

Как создать шаблон

Как создать шаблон

Если вы часто создаете рабочие книги с одинаковым внешним видом и структурой, шаблоны могут значительно ускорить работу. Шаблон (template) представляет собой специальный файл, содержащий информацию, которая не меняется от книги к книге — текст, форматы, параметры страницы, формулы, макросы и иллюстрации. Вместо того, чтобы каждый раз создавать книгу "с нуля", в качестве отправной точки можно использовать шаблоны. В этом разделе вы узнаете, как формировать шаблоны, а в следующем — как использовать их в качестве основы для рабочей книги.
Примечание
Примечание

Можно также создавать шаблоны, которые потом будут использованы по умолчанию при создании рабочих книг, таблиц и т.п. Например, если создать используемый по умолчанию шаблон, он будет автоматически открываться каждый раз при создании нового файла рабочей книги с помощью кнопки

Как выполнить макрос

Как выполнить макрос

После того, как макрос записан, выполнить его, т.е. при помощи единственной команды заново автоматически "проиграть" всю последовательность записанных действий, очень просто. Выполнить можно любой макрос, записанный в открытой в данный момент рабочей книге. Есть два способа выполнения макроса: с помощью команды Макрос из меню Сервис или с помощью присвоенной макросу комбинации клавиш.
Примечание
Примечание

Редактирование макроса — достаточно сложный процесс, требующий определенных познаний в языке программирования, на котором пишутся макросы. Макрос — это маленькая компьютерная программа. Если в диалоговом окне Макрос случайно щелкнуть на кнопке Изменить или Войти, го появится окно с компьютерным кодом. Не впадайте в панику Просто щелкните на кнопке закрытия, находящейся в верхнем правом углу экрана. Это вернет дро-граммув исходное состояние.

Откройте, если нужно, рабочую книгу, над которой будут выполняться записанные в макросе действия, и выделите нужные ячейки.

Из меню Сервис выберите команду Макрос, а из появившегося вложенного меню — команду Макросы.

Как записать макрос

Как записать макрос

Как уже говорилось, макросы позволяют ускорить работу, автоматически выполняя часто встречающиеся последовательности действий. Проще всего создать макрос, записав его — т.е. создав в Excel запись последовательности выполняемых действий, которые потом должны осуществляться автоматически. Перед записью макроса необходимо заранее хорошо продумать эту последовательность, возможно, даже выполнить ее пару раз. В противном случае можно записать макрос с ошибками, которые впоследствии будет не так-то просто обнаружить и исправить, гораздо легче и быстрее будет переписать макрос заново.

Сохранить на стандартной панели инструментов

Шаг 10

Сохранить на стандартной панели инструментов или воспользуйтесь командой Файл | Сохранить, после чего, либо сохраните файл под автоматически присвоенным именем, либо придумайте ему более содержательное. Совет
Совет

Чтобы удалить шаблон, щелкните правой кнопкой мыши на его имени в диалоговом окне Создание документа и выберите команду Удалить из появившегося контекстного меню. Однако этим способом нельзя удалять шаблоны, используемые по умолчанию.

В строке Имя макроса введите

Шаг 1



2.

В строке Имя макроса введите имя макроса. Хотя Excel и предлагает имена вроде Макрос! или Макрос2, лучше придумать нечто более содержательное, более отвечающее назначению данного макроса. Допускаются имена длиной до 62 символов. Имя должно начинаться с буквы и может состоять из букв, цифр и символа подчеркивания.

Шаг 1



2.

На экране появится диалоговое окно Макрос, в котором перечисляются все макросы из всех открытых в данный момент книг. Чтобы в этом списке значились макросы только из какой-нибудь одной книги, необходимо выбрать соответствующий режим ч списке Находится в. Поскольку личная книга макросов открыта всегда, при работе в Excel ее макросы доступны всегда. Щелкните на имени макроса, который следует выполнить. В разделе Описание в нижней части окна появится описание выбранного макроса.

Шаг 1

Создать на стандартной панели инструментов или комбинации клавиш Ctrl+N. Для этого выберите команду Файл | Сохранить как, присвойте файлу имя Книга, из списка Тип файла выберите Шаблон, из списка Папка — папку XLSTART (она должна находиться в папке Program Files\Microsofi Office\Officell), и щелкните на кнопке Сохранить.

Сначала создайте рабочую книгу, содержащую таблицы, текст (в том числе названия таблиц, заголовки строк и столбцов), формулы, форматы и т.п. — все, что вы хотели бы включить в книги, основанные на этом шаблоне. Убедитесь, что шаблон не содержит специфической информации (например, данных о сбыте) не являющейся общей для всех таблиц.

Шаг 1

Создать на стандартной панели инструментов или комбинацией клавиш Ctrl+N. В результате этих действий автоматически открывается новая книга на основании используемого по умолчанию шаблона. Excel вам и слова не даст сказать о том, какой шаблон вы хотели бы использовать.

Чтобы впоследствии можно было быстро

Шаг 2



3.

Чтобы впоследствии можно было быстро вызвать макрос с помощью комбинации клавиш, состоящей из клавиши Ctrl и буквы, введите эту букву в окно Сочетание клавиш. Если при этом удерживать нажатой клавишу Shift, то макросу будет присвоена комбинация клавиш Ctrl+Shift плюс введенная буква.

Шаг 2



3.

Чтобы выполнить макрос, щелкните на кнопке Выполнить. Можно также дважды щелкнуть на имени макроса. В результате будут автоматически выполнены все действия, записанные в макросе. Например, если при записи макроса был создан серый фон вокруг ячеек, в результате выполнения этого макроса такой же фон появится вокруг ячеек, выделенных перед его выполнением.

Шаг 2



1.

Из меню Файл выберите команду Сохранить как. В появившемся диалоговом окне в строке Имя файла введите имя шаблона. О том, как сохранять файлы в Excel, см. главу 3.

Шаг 2



1.

На экране появится область задач Создание книги. Она позволяет как открыть существующий файл рабочей книги, так и создать новую книгу. Чтобы создать новую книгу на основе одного из сохраненных ранее шаблонов, в разделе Шаблоны выберите опцию На моем компьютере.

к записи нового макроса, щелкните

Шаг 4



5.

Чтобы приступить к записи нового макроса, щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно закроется, а в левой части строки состояния появится слово Запись. Кроме того, на экране появится маленькая панель инструментов с кнопкой

Шаг 4



6. Примечание
Примечание

Макрос, хранящийся в личной книге макросов, нельзя удалить, просто выбрав его имя в диалоговом окне Макрос и щелкнув на кнопке Удалить. Необходимо предварительно "сделать видимой" личную книгу макросов, воспользовавшись для этого командой Отобразить изменю Окно. В появившемся диалоговом окне следует выбрать нужную книгу и щелкнуть на кнопке ОК. После этого можно удалить записанный в ней макрос обычным способом, а затем с помощью команды Окно | Скрыть снова скрыть личную книгу.
Совет
Совет

Чтобы присвоить уже записанному макросу комбинацию клавиш, воспользуйтесь командой Сервис | Макрос | Макросы. Выберите из списка нужный макрос, щелкните на кнопке Параметры и задайте комбинацию клавиш, как описано в предыдущем разделе. В этом диалоговом окне можно также добавить или изменить описание макроса.

Шаг 4



3. Совет
Совет

В качестве шаблонов можно использовать готовую книгу. Для этого откройте ее, удалите все частные данные, которые не будут переходить из книги в книгу, оставив только общую, не изменяющуюся информацию, и сохраните переработанный таким образом файл, как шаблон.

Excel предложит сохранить новый шаблон в папке Шаблоны, имя которой будет значиться в списке Папка. Если хотите, можно сохранить шаблон в любой из существующих папок, вложенных в папку Шаблоны или создать в ней собственную папку, воспользовавшись кнопкой

Шаг 4

Сохранить или воспользовавшись командой Файл \ Сохранить. После этого все книги, основанные на этом шаблоне, изменятся в соответствии с изменениями, внесен-ными в шаблон. Примечание
Примечание

Опция Из имеющейся книги области задач Создание книги, расположенная в разделе Создание, позволяет использовать в качестве шаблона любую рабочую книгу Excel.

В появившемся диалоговом окне Создание документа выберите вкладку Общие, если шаблон был сохранен в папке Шаблоны. В противном случае щелкните на вкладке с названием папки, вложенной в папку Шаблоны, в которой хранится шаблон. Кстати, в этом диалоговом окне представлены только те папки, в которых находятся шаблоны Excel.

Остановка записи. Если ее трудно

Шаг 5

Остановка записи. Если ее трудно найти, воспользуйтесь командой Панели инструментов из меню Вид, после чего в появившемся диалоговом окне выберите пункт Остановка записи. С этого момента все выполняемые вами действия — даже ошибочные — включаются в макрос. Вот почему полезно заранее подробно продумать все действия. Совет
Совет

Если назначить макросу комбинацию клавиш, используемую для выполнения какого-либо другого действия, то в той книге, где хранится макрос, это действие уже нельзя будет выполнить с помощью этой комбинации клавиш. Например, если макросу, записанному в определенной книге, присвоить комбинацию клавиш Ctrl+P, то после этого, когда эта книга открыта, с помощью данной комбинации клавиш нельзя будет вывести что-либо на печать. Поэтому лучше, по возможности, использовать для макросов комбинации клавиш, начинающиеся с Ctrl+Shift. Это уменьшит вероятность совпадения новой комбина-ции с уже существующими.

Выполните последовательность действий, которая должна быть записана. После того, как окончите запись, щелкните на кнопке

Шаг 5

Создать папку.


Шаг 5



3.

Выберите нужный шаблон и щелкните на кнопке ОК или дважды щелкните на пиктограмме шаблона.

Остановка записи или выберите команду

Шаг 6

Остановка записи или выберите команду Сервис | Макрос | Остановка записи. Совет
Совет

Если при записи макроса установить режим Личная книга макросов, то этот режим остается в силе, пока пользователь сам его не изменит. Поэтому, если не хотите, чтобы все последующие макросы помещались в личную книгу макросов, лучше сразу после записи вернуться в диалоговое окно Запись макро-са и установить в нем режим Эта книга.


Шаг 6



4.

Щелкните на кнопке Сохранить. Если при этом появится диалоговое окно Свойства, можно, либо указать в нем свойства нового файла, либо пропустить этот шаг, щелкнув на кнопке ОК.

Из меню Файл выберите команду Закрыть, чтобы закрыть шаблон и сделать его недоступным для дальнейших изменений.

Шаг 6



4. Примечание
Примечание

Если есть шаблоны, используемые в Excel по умолчанию, для их применения не требуется никаких специальных действий. Щелкните на кнопке

Шаг 7

Шаг 7



6.

Шаг 7

Создать на панели инструментов. Копия используемого по умолчанию шабло-на откроется сама.

Excel создаст книгу на основе шаблона, как показано на рисунке. Обратите внимание, что имя книги отличается от имени шаблона. Новой книге присваивается имя, указанное в шаблоне плюс номер, вводимый в каждую книгу в отдельности. Используя шаблон, вы не рискуете испортить оригинал при сохранении основанной на нем копии.

и сделать все необходимые изменения.

Шаг 8



5.

Теперь можно ввести в новую книгу данные и сделать все необходимые изменения. В данном примере, в частности, вводятся название квартала, названия месяцев и объемы продаж.

После того, как все изменения

Шаг 9



6.

После того, как все изменения внесены, щелкните на кнопке

Для отмены результатов действия макроса

Внимание!

Для отмены результатов действия макроса нельзя воспользоваться командойОгменигь. Поэтому пользова ться макросами следует осторожно. Если у вас остаются сомнения или вы применяете этот макрос впервые, сохраните свою работу перед его запуском. Это позволит в случае неудачи вернуть все на свои места (закрыв файл без сохранения и открыв его снова).

Откройте рабочую книгу, в которой будет записан макрос. Выберите лист, над которым будут выполняться действия и, если нужно, выделите область.

Из меню Сервис выберите команду Макрос и из появившегося вложенного меню — пункт Начать запись.

Как просматривать файлы в веб или сети интранет

Как просматривать файлы в веб или сети интранет

Excel позволяет просматривать файлы рабочей книги и веб-страницы, находящиеся на веб-узлах или в сети интранет вашей компании так же, как если бы вы были подключены к Интернету и браузеру. Файлы Excel отображаются в окне Excel. Однако, если нужно просмотреть веб-страницу (т.е. HTML-файл), можно запустить браузер прямо из Excel. Это средство буквально "прорубает" для Excel окно в огромный мир Интернет. Несмотря на то, что веб-страницы можно открыть и в Excel, при этом зачастую утрачиваются многие режимы форматирования и представления графических данных; страницы выглядят намного лучше, если просматривать их с помощью браузера, такого как Internet Explorer.
Совет
Совет

Если на панели Веб-узел щелкнуть на кнопке

Как создавать вебстраницы в Excel

Как создавать веб-страницы в Excel

Опубликование данных в Интернете — отличный способ сделать информацию более доступной для других пользователей (либо сотрудников вашей компании, либо для всей компьютерной братии). Для создания веб-страниц, содержащих данные Excel и диаграммы можно воспользоваться специальной командой Сохранить как веб-страницу.

Выделите группу ячеек, содержащих данные, которые должны быть включены в веб-страницу или выделите одну, из ячеек с данными, если в веб-страницу нужно включить все данные рабочей таблицы.

Как вводить гиперссылки

Как вводить гиперссылки

В настоящее время Excel обладает возможностью вводить в свои рабочие книги гиперссылки. Гиперссылки — это элементы (текстовая или графическая информация), щелкнув на которых, можно перейти в другие документы. Документы, куда вы переходите (файлы назначения), могут представлять собой рабочие книги Excel, документы, подготовленные в текстовом процессоре, графическую информацию и даже веб-страницы. Эти файлы могут храниться на компьютере, в локальной сети или в Интернете. Гиперссылки позволяют быстро открывать файлы, не задумываясь об их именах и местонахождении.

Чтобы создать текстовую гиперссылку, сначала введите текст. Если нужный текст уже существует, перейдите к следующему пункту. Лучше всего в тексте предоставить пользователям некоторую информацию о том, куда приведет их эта гиперссылка.

Назад на панели инструментов Excel

Шаг 10

Назад на панели инструментов Excel Веб-узел. Если эта панель не видна, выберите команду Вид | Панели инструментов | Веб-узел. Находясь на веб-странице, где панели Веб-узел нет, вы можете вернуться в Excel с помощью щелчка на кнопке Microsoft Excel на панели задач Windows. Совет
Совет

Чтобы отменить гиперссылку, щелкните на ней правой кнопкой мыши. Из появившегося контекстного меню выберите комаодуУдалить гиперссылку. Чтобы изменить адрес назначения гиперссылки, щелкните на ней правой кнопкой мыши, из контекстного меню выберите коман-ду Изменить гиперссылку, введите имя файла или адрес в диалоговом окне Изменение ги-перссылки и щелкните на кнопке ОК.

Выделите текст, используемый для гиперссылки.

Шаг 1



1.

Выделите текст, используемый для гиперссылки. В качестве гиперссылки можно использовать текстовую информацию из одной или нескольких ячеек.

Шаг 1



1.

В меню Файл выберите пункт Сохранить как веб-страницу. На экране появится диалоговое окно Сохранение документа.

Шаг 1

Найти в Интернете, то вы окажетесь на используемой по умолчанию странице поиска. Можно создать новую страницу поиска. Для этого откройте веб-страницу или файл, которые будут использованы в качестве страницы поиска. Такой файл или страницу следует открывать из Excel, а не из браузера. Для этого в строке Имя файла диалогового окна Открытие документа необходимо ввести URL-адрес. Затем в меню кнопки Переход панели инструментов Веб-узел выберите пункт Установить страницу поиска и затем в появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Да.

Если панель инструментов Веб-узел еще не отображается на экране, выберите команду Вид | Панели инструментов | Веб-узел.

В окне Адрес, расположенном в правом конце панели инструментов Веб-узел, введите адрес веб-страницы. Например, чтобы перейти к веб-узлу, в котором содержится информация о социально ориентированных инвестициях, можно набрать http://www.pridefund.com. Чтобы ускорить дело, в адресе можно опустить часть http://; она подразумевается по умолчанию.

На стандартной панели инструментов щелкните

Шаг 2



2.

На стандартной панели инструментов щелкните на кнопке

Шаг 2



2.

Чтобы сохранить в формате веб-страницы ( формат документа HTML) всю книгу, в разделе Сохранить выберите режим всю книгу. Для сохранения отдельного листа выберите режим выделенное: Лист.

Шаг 2



2. Совет
Совет

Щелкнув на кнопке

Добавить гиперссылку или выберите команду

Шаг 3

Добавить гиперссылку или выберите команду Вставка | Гиперссылка.

На экране появится диалоговое окно Добавление гиперссылки. В разделе Связать с: выберите опцию файлом, веб-страницей. Если устанавливается связь с файлом и этот файл находится на вашем компьютере или в локальной сети, из списка Папка выберите нужную папку. Щелкните на названии файла в списке расположенном под списком Папка. Название файла появится в строке Адрес:.

Шаг 3



3.

По умолчанию в качестве заголовка вебстраницы используется имя файла (если сохраняется вся рабочая книга) или название листа (если сохраняется один рабочий лист). Чтобы изменить заголовок веб-страницы, щелкните на кнопке Изменить и в диалоговом окне Задание заголовка страницы введите новый заголовок.

Шаг 3

Начальная страница на панели инструментов Веб-узел, вы оказываетесь на начальной странице Microsoft. Чтобы создать новую начальную страницу, откройте ее, находясь в Excel. Затем в меню кнопки Переход панели инструментов Веб-узел выберите пункт Установить начальную страницу, а затем в появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Да.

Нажмите клавишу Enter. Будет загружен браузер, и вы моментально окажетесь на выбранном веб-узле.

Чтобы загрузить HTML-файл, расположенный на вашем компьютере или в локальной сети щелкните на кнопке Переход и выберите из появившегося меню пункт Открыть гиперссылку.

с вебстраницей, расположенной на удаленном

Шаг 4



4.

Если нужно установить связь с вебстраницей, расположенной на удаленном сервере, щелкните на кнопке

Шаг 4



4.

Для сохранения данных Excel в формате HTML щелкните на кнопке Сохранить.

Примечание
Примечание

HTML (Hypertext Markup Language — язык ссылок гипертекста) представляет собой язык, используемый для создания веб-страниц. Не пугайтесь: HTML удивительно прост. Он включает в себя текст веб-страницы с дополнительными кодами. Эти коды используются для того, чтобы сообщить браузеру способ форматирования страницы. Если хотите побольше узнать об этом языке, обратитесь к какой-нибудь хорошей книге, посвященной HTML.
Примечание
Примечание

Просмотр файлов в веб осуществляется с помощью специализированных программ (браузеров). В настоящее время одной из самых распространенных программ этого типа явля-ется Internet Explorer компании Microsoft.

Чтобы получить доступ к дополнительным возможностям создания веб-страниц, щелкните на кнопке Опубликовать. Выберите из списка Выбрать: какую именно часть книги следует опубликовать. Программа позволяет опубликовать: всю книгу, опубликованные ранее элементы книги, любой из ее листов или диапазон ячеек.

Шаг 4



4.

В диалоговом окне Открытие объекта в Интернете в поле Адрес: введите путь к файлу или адрес в Сети. Чтобы иметь возможность выбрать файл, размещенный на локальном или сетевом диске, щелкните на кнопке Обзор.

После этого будет загружен установленный

Шаг 5

Интернет. После этого будет загружен установленный на вашем компьютере браузер. Загрузите с его помощью нужную веб-страницу и закройте браузер. Адрес веб-страницы появится в строке Адрес:. Совет
Совет

Чтобы отредактировать текст гиперссылки (в отличие от ее адреса назначения), установите на ней указатель мыши. Он примет вид

Шаг 5



6.

Установив флажок Добавить, можно снабдить веб-страницу свойствами инте-рактивноти. Пользователям может быть предоставлено право работы с электронными таблицами, сводными таблицами или с диаграммами. Установка этого флажка эквивалентна установке флажка Добавить интерактивность в диалоговом окне Сохранение документа. Сделав все установки, щелкните на кнопке Опубликовать.

Шаг 5



5.

В диалоговом окне Обзор выберите нужный HTML-файл и щелкните на кнопке Открыть. В целом работа с этим диалоговым окном очень напоминает работу с диалоговым окном Открытие документа. После щелчка на кнопке Открыть загружается браузер и в нем открывается выбранный HTML-файл.

и удерживайте ее пока указатель

Шаг 6

.Нажмите кнопку мыши и удерживайте ее пока указатель не примет вид

Шаг 6



7.

После этого Excel сохраняет HTML-файл в заданном месте. С этого момента вы можете просматривать свою вебстраницу, используя браузер, который позволяет открывать HTML-файлы. В качестве примера на рисунке показана свежесозданная веб-страница, для просмотра которой использована программа Internet Explorer—один из самых популярных браузеров. При ее сохранении флажок Добавить интерактивность был снят. Такую таблицу можно только просматривать.

Шаг 6



6.

Если HTML- документ сохранен на жестком диске вашего компьютера и вы предполагаете обрабатывать его с помощью Excel, то такой файл лучше всего открыть щелчком на кнопке Открыть. Можно также воспользоваться командой Открыть из меню Файл. Файл будет открыт в программе Excel. Вы сможете внести в него необходимые изменения и снова сохранить на диске в формате HTML или в формате рабочей книги Excel.

в строку формул и, как

Шаг 7

. Ячейка будет выделена. Перейдите в строку формул и, как обычно, внесите необходимые изменения.

Чтобы ввести гиперссылку, щелкните на кнопке ОК. Текст, выделенный в пункте 2, окрасится в голубой цвет и будет подчеркнут. Если установить указатель мыши на этой гиперссылке, он примет форму руки с вытянутым указательным пальцем, а экранная подсказка выведет на экран информацию о файле назначения или адресе URL.

Шаг 7



8.


Шаг 8



6.

Чтобы перейти к заданному файлу или в заданное место файла, достаточно щелкнуть на гиперссылке. Если файлом назначения является другой файл Excel, он будет открыт. Если он представляет собой файл из другого приложения, такого как Ward, то запускается это приложение и затем открывается файл. Если же адресатом является веб-страница (т.е. адресат находится в Интернете), следует подключиться к провайдеру услуг. При этом запускается браузер — и вы оказываетесь в заданном месте.

в то место, откуда вы

Шаг 9



7.

Для возврата в то место, откуда вы пришли, нужно щелкнуть на кнопке

документ содержит данные, графику или

Внимание!

Если HTML- документ содержит данные, графику или форматирование, которые не поддерживаются Excel, то при открытии такого файла в Excel эти данные могут быть потеряны или искажены.



    Базы данных: Разработка - Управление - Excel

• Базы данных
  
• Разработка баз данных
  
• СУБД и базы данных
  
• Управление базами данных
  
• Классика баз данных
  
  
• Софт для создания базы данных
  
• SQL
  
• Access
  
• FoxProо
  
• Расширенная оптимизация подзапросов в Oracle
  
  
• Informix
  
• Линтер
  
• Postgres
  
• СУБД DB2
  
• InterBase
  
  
• Excel
  
• Таблицы Excel
  
• Справка Excel
  
• Программирование в Excel
  
• Деньги в Excel
  
  
• Задачи Excel