25 простых отчетов сводных таблиц

25 простых отчетов сводных таблиц для программы Microsoft Excel 2002

Поначалу бывает непросто представить себе, как можно использовать отчет сводной таблицы для анализа данных. В этой статье показано, как с помощью базового источника данных создать отчеты сводных таблиц, отвечающие на типичные вопросы, возникающие при анализе данных. Рассмотрены примеры отчетов о продавцах, товарах, заказах и покупателях, причем аналогичным образом нетрудно составить отчеты почти для всех типов исходных данных.

Для простоты все примеры отформатированы с помощью формата «Отчет 5», который может быть применен к отчету сводной таблицы с помощью кнопки Формат отчета.

25 простых отчетов сводных таблиц

25 простых отчетов сводных таблиц в программе Microsoft Excel 2002, часть 2

Чтобы вернуться к первой части статьи, выберите ссылку «Назад» в конце этой статьи.

Общие книги Microsoft Excel являются

Администрирование общих книг в программе Microsoft Excel 2002

Общие книги Microsoft Excel являются простым и гибким средством совместной работы группы пользователей со списками или другими проектами обработки данных. Общая книга позволяет организовать работу с помощью привычных средств Microsoft Excel.

Проекты на основе общих книг легко приспособить к структуре группы. В отличие от базы данных, общая книга Microsoft Excel не требует, чтобы один пользователь принимал на себя всю работу по администрированию. Выдачей разрешений и администрированием проекта не обязательно должен заниматься один человек— задачи управления книгой могут быть равномерно распределены между всеми членами группы.

В этой статье описаны типы проектов, в которых можно эффективно использовать общие книги, и представлен обзор, посвященный подготовке и управлению общей книгой.

Блок-схемы

Блок-схемы

С помощью блок-схем (или диаграмм последовательности) можно объяснять ученикам, как происходят многоступенчатые процессы (такие как выбор руководителей высшего ранга), а также задать им составление собственных блок-схем, показывающих, как они планируют работать над достижением поставленной цели.
Блок-схемы можно создавать с помощью сочетания разных автофигур на панели инструментов Рисование, включая фигуры и соединительные линии блок-схем.

Быстрое изменение макета

Быстрое изменение макета

Нужен другой макет отчета сводной таблицы? Требуется поместить сведения о продавцах в строках, а не в столбцах? Интерактивные средства отчета сводной таблицы дают возможность легко повернуть таблицу. Строки и столбцы свободно перемещаются, позволяя извлекать различные сводные данные.
Например, можно переместить поле «Продавец» для отображения данных в строках вместо столбцов.

Быстрое изменение внешнего вида печатаемого листа

Быстрое изменение внешнего вида печатаемого листа

. Кнопки, расположенные в верхней части окна предварительного просмотра, предназначены для изменения макета и параметров печати листа. Например, можно включить или отключить сетку, добавить номера страниц или изменить порядок печати страниц. После внесения необходимых изменений следует просмотреть лист еще раз.

Расстановка разрывов страниц. Чтобы установить и предварительно просмотреть разрывы страниц, нажмите кнопку Разметка страниц. Для получения дополнительных сведений см. Шаг 4. Исправление неудачных разрывов страниц.


Если лист слишком широк и не умещается на странице, выполните одно или несколько следующих действий.

В программе Microsoft Excel 2002

Быстрое создание формул в программе Microsoft Excel 2002

В программе Microsoft Excel 2002 доступны средства, позволяющие быстро и довольно просто создавать формулы с использованием функций.

Центрирование листа по горизонтали

Центрирование листа по горизонтали

. Чтобы выполнить центрирование листа по горизонтали, в меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Поля в группе Центрировать на странице установите флажок горизонтально.

Центрирование листа по вертикали

Центрирование листа по вертикали

. Чтобы выполнить центрирование листа по вертикали, в меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Поля в группе Центрировать на странице установите флажок вертикально.

Числа

Числа

. Укажите, должно ли содержимое ячейки быть целым или десятичным числом. Можно установить минимальное и максимальное значение, исключить определенное число или диапазон чисел, а также использовать формулу для определения допустимости числа.

Что такое проверка данных?

Средства проверки данных Microsoft Excel позволяют установить, какой тип данных нужно вводить в ячейку. Например, может быть разрешен ввод только букв в диапазоне от A до F. Проверка данных может быть настроена таким образом, что пользователи либо не смогут вводить неверные данные, либо после ввода произвольных данных последует обязательная проверка этих данных на допустимость. В средствах проверки предусмотрена возможность настройки сообщений, содержащих сведения о том, какие элементы можно вводить в эту ячейку, а также инструкции по исправлению возможных ошибок.
После ввода данных, не отвечающих установленным требованиям, в программе Microsoft Excel выводится сообщение с инструкциями, составленными при настройке проверки данных.


Проверка данных особенно полезна при создании форм или электронных таблиц, предназначенных для ввода данных другими пользователями, например форм составления бюджета или авансовых отчетов.
В этой статье описывается настройка процедуры проверки данных, включая типы проверяемых данных и выводимые при проверке сообщения, а также предлагается загрузить книгу-образец с примерами проверки, которые можно видоизменить и использовать в собственных электронных таблицах.

Что такое таблица стилей?

Что такое таблица стилей?

Таблица стилей— это правильно составленный документ XML, содержащий специальный набор инструкций для преобразования сведений, находящихся в файле XML. Примененная к файлу XML таблица стилей определяет форматирование (способ отображения) файла XML. Стандарт для таблиц стилей XML называется XSL (Extensible Style Language).

Что такое XML?

Что такое XML?

XML— это способ размещения структурированных данных (таких как данные листа) в текстовом файле в соответствии со стандартными соглашениями, чтобы эти данные могли быть распознаны различными приложениями. Формат XML позволяет создавать настраиваемые теги, чтобы данные можно было определять, проверять, интерпретировать и передавать между различными приложениями и организациями.
Тег XML описывает данные в текстовом файле (в представленном ниже примере специальные текстовые строки, содержащие названия учебных заведений, описаны как тег «name»). Однако в отличие от формата HTML, теги XML не указывают на форматирование и не определяют, как должны выглядеть данные при их отображении на экране. Формат XML описывает содержимое веб-документа, тогда как теги HTML описывают, как документ выглядит. В XML можно определить неограниченный набор тегов.

Цикл рецензирования в Microsoft Office XP: черновые документы рабочей группы

Цикл рецензирования в Microsoft Office XP: черновые документы рабочей группы

Большинству исполнителей приходится часто работать в составе группы при создании документов, проектов, предложений и отчетов, которые рассылаются по нескольким адресам на рецензию, для исправлений или на утверждение. Команда Microsoft Office XP Отправить/Сообщение (на рецензию) облегчает эту часть работы. Теперь после отправки на рецензию в электронной почте в виде вложений документов адресаты получат их автоматически подготовленными для совместной работы. Новые средства рецензирования Microsoft Office XP не только облегчают совместную работу, помогая отправить документ на рецензию; они также позволяют отслеживать ход работы над документов и включать примечания в окончательный документ. Например, работа небольшой консалтинговой фирмы зависит от контрактов и предложений. Ваша группа в течение нескольких недель собирается для обсуждения вашего последнего предложения. Идеи и пожелания для этого предложения уже собраны, и вам поручено составить черновой вариант. Вам уже приходилось разрабатывать подобные предложения, поэтому вы садитесь за компьютер и открываете последний удачный контракт вашей фирмы.

Цикл рецензирования в Microsoft Office XP: дискуссии в документах

Цикл рецензирования в Microsoft Office XP: дискуссии в документах

Каждый, кому приходилось участвовать в коллективном создании документов, знает, что часто работа останавливается при возникновении разногласий. В Microsoft Office XP команда Отправить/Сообщение (на рецензию) позволяет использовать примечания для отслеживания дискуссии по тексту документа.
Если рецензенты используют средство отслеживания изменений и примечания (после команды Сообщение (на рецензию) рецензенты получают документ с автоматически включенными средствами отслеживания), автор документа получает возможность принимать или отклонять изменения, привлекать внимание к частям документа, требующим дальнейшего пояснения, а также задавать вопросы и отвечать на них в выносках примечаний.
Например, предположим, что при работе над предложением вашей консалтинговой фирмы вы уже отправили черновик на рецензию другим членам группы. Собрав полученные ответы, вы убеждаетесь, что противоречия по некоторым вопросам не позволяют выпустить окончательный документ.

Цикл рецензирования в Microsoft Office XP: примечания в документах

Цикл рецензирования в Microsoft Office XP: примечания в документах

Если вам часто приходится разрабатывать документы в составе группы, Microsoft Office XP может облегчить вашу работу. Команда Отправить/Сообщение (на рецензию) позволяет пользователям Office XP получать по электронной почте в виде вложений документы, автоматически подготовленные для совместной работы. Например, работа небольшой консалтинговой фирмы зависит от контрактов и предложений. Ваша группа в течение нескольких недель собирается для обсуждения вашего последнего предложения. Идеи и пожелания для этого предложения уже собраны, и одному из участников поручено подготовить черновой вариант. Как только он подготовит черновик, вы получаете сообщение электронной почты с вложением для рецензирования.

Данные не возвращаются либо возвращаются неправильные данные

Данные не возвращаются либо возвращаются неправильные данные

Существует несколько причин, по которым данные не могут быть импортированы в программу Microsoft Excel.

При создании или обновлении запроса убедитесь в том, что соединение с интрасетью или Интернетом установлено.

Некоторые страницы используют сценарии для создания таблиц с данными. Веб-запросы Microsoft Excel не поддерживают эти типы страниц. Для отображения веб-страницы в диалоговом окне Веб-запрос используется компонент веб-обозревателя Microsoft Windows, чтобы можно было выбрать необходимые данные. В этом диалоговом окне сценарии и привязка данных отображаются вместе. При извлечении данных с веб-узла для импорта или обновления в программе Microsoft Excel этот компонент не используется. Единственными используемыми сведениями являются исходный необработанный HTML-текст без повторной обработки сценариев и привязки данных перед извлечением данных. Если веб-страницей управляет не ваша компания, то это ограничение обойти нельзя. Если содержимым веб-страницы управляете вы или ваша компания, то можно использовать переадресацию, описанную выше.

Данные не возвращаются с защищенных узлов (узлы, для которых требуется пароль)

Данные не возвращаются с защищенных узлов (узлы, для которых требуется пароль)

Программа Microsoft Excel не поддерживает получение данных с защищенных веб-узлов, не использующих защиту Microsoft Windows NT®. Примером этого может служить веб-узел банка, позволяющий просматривать сведения о состоянии личного счета.

Данные отображаются неправильно в качестве дат

Данные отображаются неправильно в качестве дат

Программа Microsoft Excel автоматически интерпретирует даты при вводе данных. Например, запись «06-03» будет преобразована в «6 марта». Автоматическое распознавание дат в программе Microsoft Excel можно отключить в диалоговом окне Параметры веб-запроса (кнопка Параметры в диалоговом окне Изменить веб-запрос).

Дата и время

Дата и время

. Установите минимальное или максимальное значение, исключите определенные даты или интервалы времени либо используйте формулу для определения допустимости значений даты и времени.

Диаграмма

Диаграмма

предназначена для выполнения следующих задач.

Демонстрация или объяснение того, как устроен тот или иной объект.

Выявление отношения между частями и целым.

Использование диаграмм больше всего подходит для наглядной подачи абстрактного материала и «оживления» документов. Например, можно показать с помощью диаграммы взаимоотношения персонажей романа.

Диаграмма Венна

Диаграмма Венна

Области перекрытия элементов	Развитие навыков классификации данных и счета. Сравнение различных видов на уроках биологии. (Попробуйте найти что-нибудь общее между подростками и взрослыми.)

Длина текста

Длина текста

. Введите ограничения на количество знаков, которые могут быть введены в ячейку, или задайте минимальное количество знаков.

Добавление и удаление данных

Добавление и удаление данных

Если в отчет сводной таблицы необходимо добавить дополнительные сведения, например данные о продажах с разбивкой по продавцам, это нетрудно сделать путем добавления или удаления категорий сведений.
Например, добавьте поле «Продавец».

Добавление и удаление данных

Добавление и удаление данных

Если требуется увеличить или уменьшить количество категорий данных, отображаемых в отчете сводной таблицы, достаточно добавить или удалить поле строки, столбца или страницы.
Чтобы добавить поле, перетащите поле из окна Список полей сводной таблицы в соответствующую область отчета сводной таблицы. Чтобы удалить поле, перетащите его за пределы отчета сводной таблицы.
Для просмотра демонстрации нажмите кнопку Пуск.

Добавление заголовков печати

Добавление заголовков печати

. Наличие заголовков печати удобно, если данные расположены на нескольких страницах. Для получения дополнительных сведений см. Шаг 1. Лист должен быть удобочитаемым.


В меню Файл выберите команду Печать. Для определения частей листа или книги, которые будут напечатаны, выберите нужные параметры в диалоговом окне Печать.

Печать определенной части листа. Если нужно напечатать определенную часть листа лишь один раз, выделите диапазон ячеек, а затем в диалоговом окне Печать в группе Вывести на печать установите переключатель в положение выделенный диапазон. Если необходимо напечатать один и тот же диапазон несколько раз, можно определить диапазон ячеек как область печати. В этом случае при печати листа каждый раз будет печататься только область печати. Чтобы задать область печати, выделите диапазон ячеек, в меню Файл выберите команду Область печати, а затем — команду Задать.

Дополнительные сведения

Коллекция образцов диаграмм.

Добавление к диаграммам привлекательных элементов форматирования.

Веб-узел Microsoft Education (на английском языке).

Более подробные инструкции по созданию графиков и диаграмм см. в справке Excel.

Дополнительные сведения

Чтобы напечатанный отчет было легче сканировать, воспользуйтесь кнопкой Формат отчета на панели инструментов Сводные таблицы для быстрого переключения в формат, в котором данные для каждого поля строки располагаются с отступом (подобно текстовой структуре). Кроме того, все итоги для поля данных будут помещены в отдельный столбец.

Другие причины использования полей страницы

Другие причины использования полей страницы

.Если отчет сводной таблицы содержит много полей, поля страниц позволяют сохранить отчет компактным и удобным для чтения. Если данные извлекаются из больших внешних баз данных некоторых типов, можно добавить, а затем настроить поля страницы для ограничения объема извлекаемых данных. Это избавит вас от долгого ожидания и проблем с памятью при получении данных.

Если проекту становится тесно в рамках общей книги...

Если журнал изменений ведется регулярно, то с течением времени размер общей книги может увеличиться настолько, что загрузка книги будет происходить очень медленно. Если размер книги мешает эффективной работе с книгой, поиску сведений и обслуживанию, если управление доступом пользователей занимает много времени, а сами пользователи постоянно нуждаются в разрешении конфликтов, — в таких случаях книгу можно преобразовать в базу данных Microsoft Access. Формат Microsoft Access хорошо подходит для любого листа, который стал слишком большим, сложным и трудным в обслуживании, поскольку программа Microsoft Access обеспечивает безопасную работу в многопользовательском режиме и располагает средствами для сохранения точности и целостности данных. Программа Microsoft Access предназначена для организации, эффективного хранения и извлечения больших объемов данных.

Файлы запросов и шаблоны отчетов

Файлы запросов и шаблоны отчетов

. Чтобы использовать файл запроса (с расширением .dqy, .oqy или .rqy) для извлечения данных, откройте файл запроса в программе Microsoft Excel. Для использования шаблона отчета (.xlt), не содержащего другой отчет сводной таблицы, просто откройте нужный шаблон.

Где можно приобрести новые версии продуктов Office?

Где можно приобрести новые версии продуктов Office?

Сведения о приобретении продуктов Office опубликованы на странице Как купить программное обеспечение Microsoft.

Чтобы больше узнать о пакете Office XP перед тем, как приобрести его, посетите Домашнюю страницу Microsoft Office.

Где найди сведения о более ранних версиях пакета Microsoft Office?

Где найди сведения о более ранних версиях пакета Microsoft Office?

Использование ссылок Office 2000. В правой области на каждой странице справочного центра содержится ссылка на страницу Статьи и советы по Microsoft Office 2000, содержащую ссылки на справочные статьи по Office 2000.

Расширение поиска. В поле Поиск введите только название продукта или номер версии. Например, введите «97» для получения ссылок на справочные статьи по Microsoft PowerPoint® 97. Поиск выдаст больше результатов, чем при вводе дополнительных уточняющих слов, однако так больше шансов найти раздел с нужными сведениями.

Поиск по ключевым словам. В поле Поиск введите одно или два ключевых слова вместо всего вопроса целиком. Можно также использовать различные комбинации слов. Например, попробуйте ввести «электронная почта» вместо слова «сообщение».

Где получить последние обновления продуктов и наборы исправлений?

Где получить последние обновления продуктов и наборы исправлений?

Обновления и наборы исправлений для определенной используемой системы доступны на странице Обновления. Ссылка на эту страницу расположена на левой панели каждой страницы справочного центра.

Гибкость надстройки MSN MoneyCentral Stock Quotes

Гибкость надстройки MSN MoneyCentral Stock Quotes

Надстройка предлагает простой интерфейс, не требуется даже вводить функцию. Просто щелкните необходимые параметры. Если требуется настроить результаты, можно вручную построить множество различных формул для расчета необходимых результатов.
Чтобы использовать надстройку MSN MoneyCentral Stock Quotes, необходимо сначала загрузить ее с веб-узла Microsoft Office (английская версия), установить ее, а затем нажать кнопку Справка на панели инструментов MSN MoneyCentral Stock Quotes Add-in для получения необходимых сведений.

График

График

предназначен для выполнения следующих задач.

Представление данных в виде таблицы или графика.

Схематическое отображение определенных данных.

Использование графика очень помогает упростить просмотр и усвоение сложного материала, такого как сравнение, моделирование и прослеживание тенденций развития на основе каких-либо данных. Например, вместо того чтобы анализировать несколько столбцов данных электронной таблицы, можно использовать график для просмотра того, как менялись статистические данные по зачислению мальчиков и девочек в течение нескольких лет.

Хранение резервных копий

Хранение резервных копий

. Запись изменений помогает избежать потери данных, но не является заменой резервному копированию книги. Необходимо обеспечить создание резервных копий общей книги, как это делается для обычной книги.

Имена категорий.

Имена категорий.

В Excel заголовки столбцов и строк на листе с данными используются в качестве имен для каждой из главных осей. В приведенном выше примере заголовки строк листов 1998, 1999, 2000 и 2001 отображаются в виде имен вдоль каждой оси.

Имена рядов данных графика.

Имена рядов данных графика.

Заголовки столбцов и строк также используются в Excel в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде графика — поля, в котором содержатся образцы или цвета, назначенные рядам данных или категориям диаграммы. В приведенном выше примере заголовки строк «Девочки» и «Мальчики» отображаются как имена рядов.

Инструкции для пользователей по работе с общей книгой

Инструкции для пользователей по работе с общей книгой

Пользователи должны знать, что для просмотра своих и чужих изменений в книге ее необходимо сохранить. Пользователям доступны для настройки некоторые параметры общей книги и такие средства, как автоматическое сохранение и обновление книги через определенные интервалы времени; сохранение собственных фильтров и параметров печати или использование соответствующих настроек, установленных при открытии общего доступа к книге; отображение или скрытие форматирования, используемого для выделения изменений, внесенных самим пользователем и другими пользователями. Пользователям следует подсказать, что для получения справки можно ввести фразу Изменение общих книг в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002 и прочитать раздел «Изменение общей книги».
Если в организации используются несколько версий программы Microsoft Excel, убедитесь в том, что все пользователи, работающие с общей книгой, используют программу Microsoft Excel 97 или более позднюю версию для Microsoft Windows или программу Microsoft Excel 98 или более позднюю версию для «Макинтошей».

Использование функции для получения биржевых

Использование функции для получения биржевых котировок в программе Microsoft Excel 2002

Теперь можно получать обновляемые биржевые котировки в программе Microsoft Excel, вставив функцию MSNStockQuote в ячейку листа. Эта функция позволяет вычислять формулы, основанные на значениях, возвращаемых функцией. Можно легко создавать собственный финансовый анализ.

Функция MSNStockQuote, доступная в надстройке MSN® MoneyCentral™ Stock Quotes, возвращает цену акции компании либо другие указанные сведения об акции, такие как: максимальная цена за день, минимальная цена за день, спрос, предложение, окончательная цена и др. Можно обновлять функцию для получения последних сведений. Надстройка предлагает даже интерфейс, позволяющий быстро и легко создавать таблицы финансовых сведений.

Использование графиков и диаграмм Excel2002 в учебном процессе

Использование графиков и диаграмм Excel 2002 в учебном процессе

Учителям хорошо известно, что все учатся по-разному. Одни ученики обладают аналитическим складом ума, другие мыслят образами. И каждый из них играет свою роль: в каждом классе есть свои клоуны, тихони, шалуны, болтуны, легкомысленные особы и отшельники.
Истина заключается в том, что в большинстве людей намешано много разных черт. Поэтому чем больше разных способов используется для подачи материала, тем лучше его усваивают ученики.
Графики и диаграммы Microsoft Excel 2002 можно использовать для объяснения сложных понятий, более живого изложения скучного материала, а также чтобы заинтересовать учащихся и следить за их успехами.
Учителя и администраторы могут использовать разные виды диаграмм для контроля за успеваемостью в разных классах, тенденциями развития, а также для ведения статистики и учета других сведений об учениках или целых учебных округах.

Использование имеющихся материалов

Использование имеющихся материалов

. Вы начинаете работу с просмотра последнего контракта и решаете, какие его части требуется убрать или исправить и какие следует оставить. Очевидно, конкретные подробности старого проекта должны быть удалены, но можно оставить общее введение и данные, относящиеся к вашей фирме. (Для экономии времени ваша фирма может сохранить образец контакта в виде шаблона.)

Использование кнопки «Изменить»

Использование кнопки «Изменить»

Другим способом помещения табличных данных с веб-страницы в книгу Microsoft Excel является использование кнопки Изменить в окне обозревателя Microsoft Internet Explorer. Эта кнопка включает программу Microsoft Excel как редактор всех веб-страниц. Если данные, которые требуется экспортировать в программу Microsoft Excel, найдены, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Изменить», а затем выберите команду Изменить в Microsoft Excel.

Использование команды «Импортировать данные»

Использование команды «Импортировать данные»

Традиционным способом создания веб-запроса является использование команды Создать веб-запрос (меню Данные, команда Импортировать внешние данные). Если требуется вставить один из запросов, поставляемых с программой Microsoft Excel, или веб-запрос, созданный и сохраненный ранее, можно использовать команду Импортировать данные (меню Данные команда Импортировать внешние данные).

Использование команд «Копировать» и «Вставить»

Использование команд «Копировать» и «Вставить»

Другим способом создания веб-запроса является запуск программы Microsoft Internet Explorer (версии 4.0 или более поздней). Затем можно скопировать табличные данные, которые требуется импортировать, а затем вставить их в книгу Microsoft Excel. При вставке данных в книгу Microsoft Excel следует использовать кнопку Параметры вставки, чтобы выбрать параметр Создать обновляемый веб-запрос.
Для получения дополнительных сведений о кнопке Параметры вставки и других смарт-тегах см. Быстрое выполнение задач с помощью смарт-тегов в приложениях Microsoft Office XP.

Использование контекстного меню

Использование контекстного меню

Теперь можно экспортировать табличные данные, найденные на веб-странице, в программу Microsoft Excel, используя контекстное меню. Щелкните правой кнопкой данные и выберите команду Экспорт в Microsoft Excel. Эта возможность позволяет начать создание веб-запроса из окна обозревателя Microsoft Internet Explorer.

Использование листа графика

Использование листа графика

Лист графика представляет собой отдельный лист книги со своим собственным именем. Можно использовать лист графика, если требуется просмотреть большие и сложные графики или внести в них изменения отдельно от данных листа, а также когда требуется сэкономить место на экране при работе с листом.

Использование мастера сводных таблиц и диаграмм

Использование мастера сводных таблиц и диаграмм

Откройте книгу в том месте, где требуется создать отчет сводной таблицы. Если отчет создается на основе списка Microsoft Excel или базы данных, щелкните ячейку в списке или базе данных.

В меню Данные выберите пункт Сводная таблица.

Выполните инструкции шага 1 мастера сводных таблиц и диаграмм, а затем в группе Вид создаваемого отчета установите переключатель в положение сводная таблица.

Выполните инструкции шага 2. Если данные извлекаются из внешнего источника, дополнительные сведения об использовании Microsoft Query и мастера запросов можно найти в справке Microsoft Excel или Microsoft Query.

На шаге 3 нажмите кнопку Готово.

Использование переадресации веб-запроса

Использование переадресации веб-запроса

При создании веб-запроса на определенную таблицу на веб-странице программа Microsoft Excel ищет HTML-тег o:WebQuerySourceHRef. Если этот атрибут присутствует, это означает, что автор веб-страницы предусмотрел желание пользователей создавать веб-запросы на страницу и разработал специальную версию таблицы данных, имеющую другой веб-адрес. Преимущество заключается в том, что пользователи веб-запроса, вместо соединения с таблицами в формате HTML, получают данные в формате XML Spreadsheet.
Примером переадресации веб-запроса в Microsoft Office XP может служить список, помещенный на узле, основанном на SharePoint Team Services. Если был установлен веб-узел, основанный на SharePoint Team Services, и на этом веб-узле был создан список, можно создать веб-запрос на список и программа Microsoft Excel будет использовать переадресацию для соединения с источником данных.

Использование примечаний для дискуссии

Использование примечаний для дискуссии

Разработчик документа перед отправкой на рецензию может вставить в документ выноски примечаний с вопросами. Рецензенты также могут использовать примечания для пояснений по любым вопросам и для аргументации в пользу внесенных изменений. Вы можете ответить на примечание, изменив существующее примечание или добавив новое.

Чтобы изменить примечание

Щелкните выноску примечания, которое требуется изменить.

Измените текст по мере необходимости.

Чтобы ответить на примечание

Выделите примечание, на которое требуется ответить.

На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание.

Введите текст в выноску примечания.

Чтобы добавить новое примечание

Выделите текст или элемент, по которому делается примечание.

На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание.

Введите текст в выноску примечания.

Использование примера веб-запроса

Использование примера веб-запроса

Веб-запрос «Биржевые котировки MSN® Money Central™ Investor», поставляемый с программой Microsoft Excel, позволяет вставить последние биржевые котировки в электронную таблицу. Следует использовать подкоманду Импортировать данные (меню Данные, команда Импорт внешних данных), а затем выбрать Биржевые котировки MSN MoneyCentral Investor в качестве исходных данных. Для значения параметра следует использовать значок интересующей акции. Например, для получения курсов акций Microsoft следует ввести MSFT. После создания запроса его значения можно обновлять, чтобы получить новые котировки.

Использование средств программы Microsoft Excel для выявления ошибок

Использование средств программы Microsoft Excel для выявления ошибок

Помимо проверки орфографии, в программе Microsoft Excel 2002 можно выполнить проверку наличия ошибок. Выполнить такую проверку можно, если в меню Сервис выбрать команду Проверка наличия ошибок. При этом будет выполнена проверка формул на наличие ошибочных значений, чисел в текстовом формате, а также поиск формул со ссылками на пустые ячейки и т. д.
Если включена фоновая проверка ошибок (по умолчанию она включена), нет необходимости самостоятельно запускать проверку наличия ошибок. Если в программе Microsoft Excel ячейка воспринимается как содержащая ошибку, она помечается зеленым треугольником. При выделении ячейки на экран выводится смарт-тег Параметры проверки ошибок. Если щелкнуть расположенную на смарт-теге стрелку, можно получить дополнительные сведения или просмотреть список дополнительных средств, таких как Справка по этой ошибке, Показать этапы вычисления и Пропустить ошибку.


В программе Microsoft Excel также доступна панель зависимостей, позволяющая графически отслеживать влияющие ячейки (ячейки, ссылки на которые содержатся в формуле проверяемой ячейки) и зависимые ячейки (ячейки с формулами, содержащими ссылку на проверяемую формулу). На следующей иллюстрации индикатор синего цвета обозначает зависимые и влияющие ячейки.

Использование веб-запроса с XML-источниками данных

Использование веб-запроса с XML-источниками данных

Программа Microsoft Excel поддерживает чтение и запись XML. Это означает возможность создания веб-запросов на XML-файлы. Можно создать веб-запрос на любой XML-файл, но если используется схема XML Spreadsheet, то таблица может содержать формулы. При использовании веб-запроса для извлечения данных из XML-файла необходимо установить флажок полностью формат HTML в диалоговом окне Настройка веб-запроса.

Использование всплывающих подсказок для облегчения ввода аргументов функции.

Использование всплывающих подсказок для облегчения ввода аргументов функции.

Теперь при вводе формулы, содержащей функцию, в программе Microsoft Excel выводится всплывающая подсказка с указанием необходимых аргументов функции. Каждый раз при вводе аргумента следующий аргумент функции, который нужно указать, будет выделен. Помимо этого, если щелкнуть название функции в окне всплывающей подсказки, на экран будет выведен раздел справки, содержащий дополнительные сведения и примеры использования функции.

Изменение полей

Изменение полей

. Если требуется дополнительное место в верхней части листа, например для больших верхних или нижних колонтитулов, границу верхнего поля можно сдвинуть вниз. Выберите в меню Файл команду Предварительный просмотр. Чтобы отобразить маркеры изменения размера полей, нажмите кнопку Поля, а затем перетащите маркер изменения размера поля в нужное положение.

Изменение ширины полей и столбцов

Изменение ширины полей и столбцов

. Если на странице не помещается лишь несколько столбцов листа, можно изменить ширину полей или столбцов. В меню Файл выберите команду Предварительный просмотр. Чтобы отобразить маркеры изменения размера полей и столбцов, нажмите кнопку Поля. Установите маркеры изменения размера в нужное положение.

Изменение веб-запроса

Изменение веб-запроса

Изменяя запрос, можно изменить тип и форматирование возвращаемых данных. Щелкните ячейку, содержащую данные запроса, а затем нажмите кнопку Изменить запрос на панели инструментов Внешние данные.

Изъятие книги из общего доступа для настройки

Изъятие книги из общего доступа для настройки

. Иногда требуется прекратить совместное использование книги, чтобы изменить структуру, настройки или воспользоваться командами, доступными только в автономном режиме, а также для предоставления разрешений новым пользователям, что требует изменения параметров защиты. При прекращении совместного использования книги отключаются все пользователи, работающие с книгой, и необратимо удаляется журнал изменений. Поэтому разъединенные пользователи не смогут объединить свои изменения, если книга снова станет общей.
В связи с этим рекомендуется составить расписание профилактических работ, чтобы не мешать пользователям. К началу профилактики все пользователи должны объединить свои изменения, закрыть книгу и скопировать или напечатать журнал изменений. Для получения дополнительных сведений введите фразу Отмена общего доступа в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.

Из чего складывается указанная сумма заказов?

Из чего складывается указанная сумма заказов?

Дважды щелкните ячейку в отчете сводной таблицы, чтобы просмотреть данные «под» ней. Ниже представлена часть сведений для ячейки C5 — продажи сотрудника в первом квартале.

Какие продавцы входят в пятерку лучших?

Какие продавцы входят в пятерку лучших?

Чтобы просмотреть первые элементы в списке, щелкните поле «Продавец», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка. В группе Автоотображение лучшей десятки установите переключатель в положение включено, выберите пункт наибольших в поле Отображать, а затем введите число 5.

Какие товары входят в десятку самых дорогих?

Какие товары входят в десятку самых дорогих?

Сначала нужно заменить функцию суммирования данных в поле «Цена» функцией определения максимального значения. Дважды щелкните поле «Цена», а затем выберите функцию Максимум в группе Итоги. Далее следует показать первые десять элементов в поле «Товар». Выделите поле «Товар», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. В диалоговом поле Автоотображение лучшей десятки выберите параметр включено. В поле со списком отображать выберите параметр наибольших и введите значение 10.

Какие три товара каждой категории пользуются наибольшим спросом?

Какие три товара каждой категории пользуются наибольшим спросом?

Чтобы просмотреть первые элементы в списке, щелкните поле «Товар», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка. В диалоговом поле Автоотображение лучшей десятки выберите команду Включено. В поле Показать выберите параметр первые и введите значение 3.

Какое вознаграждение должен получить каждый продавец?

Какое вознаграждение должен получить каждый продавец?

Все продавцы получают вознаграждение в размере 10%, но требуется установить вознаграждение в 15% тем продавцам, у которых сумма заказов за квартал превысила 20 000 р. Для создания формулы, в которой используются данные сводной таблицы, можно воспользоваться вычисляемым полем. Щелкните отчет, нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, выберите команду Формулы, а затем — команду Вычисляемое поле. В поле Имя введите текст Сумма вознаграждения. В поле Формула введите нужную формулу. Если требуется использовать данные существующего поля, щелкните поле в списке Поля, а затем нажмите кнопку Добавить поле.

Какой процент составляет указанный заказ от общей суммы заказов?

Какой процент составляет указанный заказ от общей суммы заказов?

В этом случае требуется создать новое поле данных и использовать дополнительные вычисления. Таким образом, можно сравнить исходное поле данных («Итог») и новое поле данных («Процент итога»). Сначала перетащите поле «Сумма заказа» в область данных. Дважды щелкните новое поле Сумма заказа, нажмите кнопку Дополнительно и в группе Дополнительные вычисления выберите пункт Доля от общей суммы.

Какова общая сумма продаж для каждого товара?

Какова общая сумма продаж для каждого товара?

Перетащите поле «Товар» в область строк.

Какова общая сумма продаж для каждой категории товаров?

Какова общая сумма продаж для каждой категории товаров?

Перетащите поле «Категория» в область строк, а затем перетащите поле «Продажи» в область данных.

Какова средняя цена каждого товара?

Какова средняя цена каждого товара?

Перетащите поле «Товар» в область строк, а затем перетащите поле «Цена» в область данных. Теперь можно заменить функцию суммирования данных в поле «Цена» функцией вычисления среднего значения. Дважды щелкните поле «Цена», а затем выберите функцию Среднее в группе Итоги.

Какова сумма продаж каждого товара за квартал?

Какова сумма продаж каждого товара за квартал?

Перетащите поле «Квартал» в область столбцов.

Какова сумма заказов для каждого продавца?

Какова сумма заказов для каждого продавца?

Перетащите поле «Продавец» в область строк, а затем перетащите поле «Сумма заказа» в область данных.

Каковы показатели продавцов в указанном квартале?

Каковы показатели продавцов в указанном квартале?

Перетащите поле «Дата заказа» в область строк. Исходные данные содержат фактические даты заказов, но было бы удобнее сгруппировать даты по кварталам. Для этого щелкните правой кнопкой поле «Дата заказа», выберите команду Группа и структура, а затем — команду Группировать. В поле с шагом выберите пункт кварталам. Затем перетащите поле «Дата заказа» за границы отчета.

Каковы средние и минимальные суммы продаж?

Каковы средние и минимальные суммы продаж?

В этом случае потребуется создать два новых поля данных, а затем изменить функцию суммирования для каждого поля данных. Таким образом, можно сравнить исходное поле данных (сумма) и два новых поля данных (среднее и минимум). Сначала второй раз перетащите поле «Продажи» в область данных, а затем еще раз сделайте то же самое. Дважды щелкните поле, содержащее второй набор данных, а затем выберите параметр Среднее в группе Итоги. Дважды щелкните поле, содержащее третий набор данных, и выберите параметр Минимум в группе Итоги.



Более простые отчеты сводных таблиц представлены в следующем разделе этой статьи.

Каковы средние, наибольшие и наименьшие промежуточные итоги продаж напитков?

Каковы средние, наибольшие и наименьшие промежуточные итоги продаж напитков?

Для промежуточных итогов можно использовать сразу несколько функций итогов. Дважды щелкните поле «Категория», а затем выберите один или несколько параметров в группе Итоги.

Каковы суммы заказов для продавцов в указанной стране?

Каковы суммы заказов для продавцов в указанной стране?

Перетащите поле «Страна» в область страниц. Тогда можно будет переключаться между страницами для просмотра данных по каждой стране.

Как файл XML отображается в программе Excel?

Как файл XML отображается в программе Excel?

При открытии файла XML в программе Excel (предполагается, что связанные таблицы стилей не используются) этот файл XML «линеаризуется», то есть преобразуется в двумерный лист, состоящий из строк и столбцов. Теги XML отображаются как заголовки столбцов, а данные отображаются в строках под соответствующими заголовками. Открытые в Excel файлы XML доступны только для чтения, поэтому сохранить исходный файл в формате электронных таблиц XML нельзя.
При открытии файла XML, связанного с таблицей стилей, можно либо открыть файл без применения таблицы стилей, либо применить определенную таблицу стилей (если файл связан с несколькими). Если применяется связанный файл XSL, то именно этот файл XSL определяет представление данных (представленный далее пример к этому случаю не относится).
Если связанный файл XSL отсутствует или не применяется, первый элемент (корневой узел) используется в качестве заголовка и отображается в ячейке A1 («/universities» в приведенном ниже примере). Остальные теги сортируются в алфавитном порядке во второй строке. Файл XML, пример которого был приведен ранее, отображается в программе Excel следующим образом.

/universities

/university/location	/university/name
Santa Barbara, CA	UCSB
Arlington, TX	University of Texas at Arlington
Hattiesburg, MS	USM

Данные каждого тега отображаются в третьей и последующих строках электронной таблицы. Каждая строка содержит один уникальный набор данных.

Как изменяются показатели работы продавца по кварталам?

Как изменяются показатели работы продавца по кварталам?

Перетащите поле «Продавец» в поле «Дата заказа».

Как получить доступ к службе технической поддержки корпорации Майкрософт?

Как получить доступ к службе технической поддержки корпорации Майкрософт?

Ссылка на Службу технической поддержки (английская версия) расположена в правой области на каждой странице справочного центра.

Как соотносятся суммы продаж в первом и втором кварталах?

Как соотносятся суммы продаж в первом и втором кварталах?

Чтобы сосредоточить внимание только на двух кварталах, щелкните стрелку в поле «Квартал». Установите флажки только для первых двух кварталов.

Конфликтующие и нежелательные изменения

Конфликтующие и нежелательные изменения

. Когда два пользователя одновременно пытаются сохранить изменения в одной ячейке, появляется диалоговое окно Возник конфликт доступа и требуется выбрать, какое изменение следует сохранить в книге. Пользователям могут понадобиться дополнительные сведения о предотвращении конфликтов и их разрешении.
Все пользователи общей книги обладают равными правами при разрешении конфликтов. Если ведется запись изменений, то изменения, которые привели к конфликту, отображаются на листе журнала. Для получения сведений о вариантах разрешения конфликтов введите фразу Разрешение конфликтов в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002, а затем выберите раздел «Разрешение конфликтующих изменений в общей книге».
Запись изменений можно также использовать для выявления и отклонения нежелательных изменений. Например, сотрудник Калинин удалил некоторые записи из книги просроченной дебиторской задолженности во вторник, когда был получен платеж, тогда как он должен был отметить эти записи как полученные и дождаться оплаты чека банком. Начальник Калинина может записать изменения для восстановления удаленных записей. Для этого следует перейти на лист журнала, применить фильтр, чтобы найти все изменения, сделанные данным сотрудником в указанный день, и просмотреть удаленные данные.


После обнаружения удаленных данных можно скопировать их из столбца «Старые значения» на рабочий лист. Для получения дополнительных сведений об отображении и использовании листа журнала введите фразу Изменение журнала в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.

Контроль за ходом работы

Контроль за ходом работы

. Нетрудно узнать, кто из пользователей редактирует общую книгу в данное время. Автоматические обновления позволяют просматривать изменения по мере их появления. Если для используемой общей книги открыть диалоговое окно Управление доступом к файлу (меню Сервис, команда Доступ к книге), то вкладка Правка будет содержать список пользователей, у которых эта книга открыта. Группа Обновлять изменения на вкладке Подробнее позволяет задать интервал обновления этих данных (отображаются только сохраненные изменения).

Листы графиков и внедренные графики

Листы графиков и внедренные графики

Можно создать график на основе определенного листа электронной таблицы (он называется график листа) или в виде внедренного графикана уже существующем листе. При любом способе создания графика он связан с исходными данными на листе, поэтому он автоматически обновляется при обновлении данных на листе.

Маркер данных.

Маркер данных.

Каждый маркер данных соответствует одному числу на листе. Маркеры данных одного образца или цвета представляют один и тот же ряд данных (соответствующие точки, отложенные на графике). В приведенном выше примере маркер данных, расположенный справа, отображает количество мальчиков, зачисленных в 2001 г. (5 190).

Начало отчета сводной таблицы

Начало отчета сводной таблицы

. Начните с исходных данных, содержащих сведения о заказах. Здесь приведены несколько записей исходных данных, использованных для отчетов в данном разделе. Чтобы отобразить весь исходный диапазон, загрузите книги, сопровождающие данную статью.


Щелкните ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуя инструкциям мастера, выполните шаги с 1 по 3. Макет отчета сводной таблицы можно создать с помощью кнопки Макет на третьем шаге мастера или прямо на листе.

Начало отчета сводной таблицы

Начало отчета сводной таблицы

. Начните с исходных данных, содержащих сведения о клиентах. Здесь приведены несколько записей исходных данных, использованных для отчетов в данном разделе. Чтобы отобразить весь исходный диапазон, загрузите книги, сопровождающие данную статью.


Щелкните ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуя инструкциям мастера, выполните шаги с 1 по 3. Макет отчета сводной таблицы можно создать с помощью кнопки Макет на третьем шаге мастера или прямо на листе.

Настройка проверки данных

После определения типа проверки, которая будет использоваться в ячейках листа, настройка параметров проверки может быть выполнена с помощью команды Проверка (меню Данные). Инструкции по настройке содержатся в книге-образце, которую можно загрузить по ссылке из этой статьи, а также в справке Microsoft Excel 2002. Ниже дан общий обзор настройки процедуры проверки.

Настройка электронной таблицы.Начните с ввода данных и формул в электронную таблицу. Если используется список доступных записей, введите этот список и присвойте ему имя.

Определение параметров ячеек. Начиная с первой подлежащей проверке ячейки, задайте в диалоговом окне Проверка вводимых значений нужный тип проверки, сообщение для ввода и сообщение об ошибке, если такие сообщения требуется.

Настройка проверки для других ячеек. Для экономии времени можно скопировать параметры проверки первой ячейки для всех остальных ячеек, а затем изменить их.

Проверка правил проверки данных. Попробуйте ввести в ячейку сначала допустимые, а потом недопустимые данные и убедитесь, что параметры проверки установлены правильно и сообщения появляются в нужный момент. Для внесения изменений в параметры проверки воспользуйтесь командой Проверка. После изменения процедуры проверки одной ячейки можно автоматически применить эти изменения ко всем остальным ячейкам, имеющим такие же параметры.

Настройка списка допустимых значений. Если используется список допустимых значений, его можно сделать недоступным для пользователей. Чтобы пользователи не могли самостоятельно изменять этот список, его можно поместить в другую книгу, настроить проверку данных, скрыть книгу, содержащую список, и защитить ее паролем. Не зная пароль, пользователи не смогут открыть книгу со списком.

Применение защиты в случае необходимости. Если требуется защитить лист или книгу, можно сделать это после завершения настройки проверки данных. Перед установкой защиты книги убедитесь, что все проверяемые ячейки разблокированы, иначе пользователи не смогут вводить данные в ячейки.

Открытие общего доступа к книге в случае необходимости. Если требуется открыть общий доступ к книге, можно сделать это после завершения настройки проверки данных. Если книга открыта для общего доступа, изменение параметров проверки данных невозможно, пока не будет закрыт общий доступ, однако проверка указанных ячеек такой книги программой Microsoft Excel будет осуществляться по-прежнему.

Проверка результатов для обнаружения недопустимых данных. После ввода данных пользователями проверка книги с целью поиска недопустимых данных может быть выполнена следующим способом.

Настройка возможностей, которые нельзя изменить после того, как книга стала общей

Настройка возможностей, которые нельзя изменить после того, как книга стала общей

. Для общих книг некоторые команды и возможности программы Microsoft Excel становятся частично или полностью недоступными. Например, если в книгу включен отчет сводной таблицы, необходимо внести все изменения в макет и настроить отчет перед тем, как сделать эту книгу общей. Когда книга станет общей, пользователи смогут просматривать отчет, но не смогут его изменять. Любое условное форматирование или правило проверки данных, установленное перед тем, как книга стала общей, будет продолжать работать, но изменить настройки будет невозможно. Для получения списка возможностей, которые необходимо настроить перед тем, как книга станет общей, введите фразу Недоступные возможности в общих книгах в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.

На каком месте находится продавец по сумме заказов?

На каком месте находится продавец по сумме заказов?

Для сортировки продавцов щелкните поле «Продавец», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. В группе Параметры сортировки установите переключатель в положение по убыванию, а затем в поле с помощью поля выберите пункт Сумма по полю Сумма заказа.

Не импортируется форматирование

Не импортируется форматирование

По умолчанию веб-запрос не импортирует форматирование (только неформатированный текст). Это происходит потому, что некоторое форматирование HTML не совместимо с последующим анализом в программе Microsoft Excel. Например, объединенные ячейки являются стандартным форматированием HTML, но объединенные ячейки не совместимы с отчетом сводной таблицы и диаграммы. Чтобы сохранять форматирование, установите переключатель в положение только формат RTF или полностью формат HTML в диалоговом окне Параметры веб-запроса (кнопка Параметры в диалоговом окне Изменить веб-запрос).

Области применения общих книг

Общие книги хорошо подходят для отслеживания состояния, сбора и обобщения сведений, составления списков. Если каждому пользователю необходимо назначить отдельную область листа, за своевременное обновление которой он будет отвечать, с возможностью просмотра результатов работы остальных сотрудников, используйте общую книгу. Кроме того, пользователям можно разрешить добавлять данные в конец списка.
Ниже приведен пример общей книги для группы бухгалтеров, занимающихся просроченной дебиторской задолженностью.


Главный бухгалтер, создавший эту общую книгу, назначает сотрудников для ведения учета по различным регионам. Если сотрудники определяют, что платежи задерживаются, каждый из них может добавить строку на лист. Если один сотрудник отвечает за работу с тридцатидневной задолженностью, он может обновлять столбец C при отправке последних уведомлений и при получении платежей. Другой сотрудник, составляющий расписание платежей для клиентов, имеющих девяностодневную задолженность, может обновлять столбец E. Для отражения сведений о состоянии каждый сотрудник вводит в столбец A примечания, обозначенные красными треугольниками. Главный бухгалтер постоянно держит книгу открытой на экране и просматривает изменения, используя автоматическое обновление каждые несколько минут.
Общая книга не всегда подходит для больших и сложных моделей листов, в которых структура и формулы часто изменяются или принимают законченный вид лишь со временем. Книги такого типа удобнее вести одному владельцу или пользователям, изменяющим и обновляющим сведения по очереди.

Обновление данных

Обновление данных

Веб-запрос может быть обновлен вручную (панель инструментов Внешние данные, кнопка Обновить данные) или автоматически. Использование этой возможности гарантирует наличие последних сведений в электронных таблицах.

Обновление записей и создание отчетов на основе базы данных

Обновление записей и создание отчетов на основе базы данных

Из сохраненных данных можно создавать отчеты или использовать их как любую базу данных. Чтобы изменить данные в записи, следует повторно открыть и изменить сохраненную копию формы, связанной с этой записью. При удалении копии формы соответствующая запись остается в базе данных, а все ее будущие обновления необходимо будет выполнять из программы управления базой данных. Удалить эту запись можно как любую другую в базе данных этого типа.

Откройте книгу, в которую будут вводиться данные, копируемые в базу данных.

Подписи следует вводить в ячейку над или слева от той, в которую требуется поместить вводимые данные. Подписи будут использоваться как имена полей в базе данных.

В меню Данные выберите команду Мастер шаблонов.

Следуйте инструкциям мастера. Для получения справки для шага нажмите кнопку Справка в окне мастера.

Обобщение и анализ данных

«Общую картину» данных можно получить с помощью средств обобщения и анализа данных в отчете сводной таблицы. Для статистической обработки данных в программе Microsoft Excel 2002, например, путем подсчета суммы, среднего значения или количественных показателей, ввод формул вообще не требуется.

Ограничение доступа пользователей

Ограничение доступа пользователей

.Средства защиты Microsoft Excel позволяют определить пользователей, имеющих доступ к той или иной области общей книги, и доступные им функции, но защиту необходимо установить до того, как книга станет общей. Если общая книга не защищена, любой пользователь может переопределить изменения других пользователей, запретить общий доступ и внести изменения в книгу единолично, в результате чего будет прервана связь других пользователей с книгой и удален журнал изменений. Защита не требуется в проектах, в которых функции администрирования распределены между пользователями.
Защита общей книги устанавливается по уровням. Сначала устанавливается требуемая защита листа, затем — защита книги и в последнюю очередь — защита общего доступа и записи изменений. После установки защиты книги изменить защиту листа невозможно. Защита общего доступа и записи изменений не позволяет изменить защиту книги или листа.
Защита листа устанавливает пределы доступа каждого пользователя по его имени. Данному пользователю можно разрешить изменять только указанные диапазоны или разрешить всем пользователям выполнять только определенные команды. Защита книги действует на всех пользователей и определяет возможность вставки, удаления, скрытия и отображения листов. Защита общего доступа не позволяет запретить общий доступ к книге и предотвращает удаление журнала изменений.
Для получения сведений о каждом виде защиты введите слово защита в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.

Окно контрольного значения

Окно контрольного значения

предназначено для просмотра содержимого ячеек без непосредственного прокручивания. Допустим, в строку 162 вводятся данные, которые могут повлиять на результат формулы в ячейке A10. Чтобы не выполнять прокручивание обратно до ячейки A10 для проверки результатов формулы, можно просмотреть, как изменилось значение формулы в ячейке при помощи окна контрольного значения, вне зависимости от текущего расположения на рабочем листе. Можно также просматривать значения ячеек из других листов или рабочих книг. Помимо этого, можно щелкнуть ссылку на ячейку в Окне контрольного значения, чтобы выделить просматриваемую ячейку. Чтобы просмотреть ячейку, щелкните ячейку и выберите команду Добавить контрольное значение.

Определение двух самых выгодных клиентов для каждого товара

Определение двух самых выгодных клиентов для каждого товара

. Перетащите поле «Товар» на поле «Клиент». Выделите поле «Клиент», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. В группе Автоотображение лучшей десятки выберите параметр включено. В поле со списком отображать выберите параметр наибольших и введите значение 2.

Определение двух самых выгодных товаров, приобретенных каждым клиентом в третьем квартале

Определение двух самых выгодных товаров, приобретенных каждым клиентом в третьем квартале

. Выделите поле «Товар», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. В группе Автоотображение лучшей десятки выберите параметр включено. В поле со списком отображать выберите параметр наибольших и введите 2.

Определение объема записываемых исправлений

Определение объема записываемых исправлений

. В программе Microsoft Excel можно записывать все изменения, внесенные в общую книгу, включая сведения о пользователе, внесшем изменения, и типе изменений. При удалении сведений записывается копия удаленных данных, позволяющая затем их восстановить. По умолчанию в программе Microsoft Excel изменения хранятся 30 дней, после чего они удаляются при закрытии общей книги.
Можно указать интервал больше 30 дней, но при этом размер книги будет увеличиваться, а операции открытия и сохранения книги будут занимать много времени. Вместо этого сведения об изменениях можно периодически архивировать или, если изменения не записываются, просто отключить эту возможность. Для получения дополнительных сведений о других способах записи изменений введите фразу Запись изменений в окне мастера ответов Microsoft Excel.

Определение самого выгодного клиента в первом квартале

Определение самого выгодного клиента в первом квартале

. Выделите поле «Клиент», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. В группе Автоотображение лучшей десятки выберите параметр включено. В поле со списком отображать выберите параметр наибольших и введите значение 1.

Основная линия сетки.

Основная линия сетки.

В Excel создается ось значений на основе листа данных. Следует иметь в виду, что ось значений в приведенном выше примере имеет диапазон от 4 700 до 5 300, соответствующий диапазону значений на листе. Линии сетки — это линии, которые можно добавить в график для упрощения просмотра и оценки данных, они обозначают основные интервалы на оси (основные линии сетки). Можно также отобразить вспомогательные линии сетки, отмечающие интервалы между основными линиями.

Основной критерий выбора: являются данные реляционными или нет?

Если логика данных позволяет хранить их в виде одной таблицы или листа, так и следует поступать. Под логикой здесь понимается непосредственная связь данных в каждом столбце, которые должны находиться в одной простой таблице формата Access или Excel. Они должны размещаться и обновляться единообразно. Данные такого типа, находящиеся на одной странице или листе (но не на нескольких!), называются простыми или нереляционными данными. Приведенный выше пример со списком персонала описывает именно этот случай: инициалы сотрудников не хранят в другой таблице отдельно от их фамилий.
«Типичной задачей Microsoft Excel2002 является управление списками. Если логика данных позволяет хранить их в виде одной таблицы или листа, так и следует поступать». Тем не менее, если данные требуют хранения в разных таблицах, нужна реляционная база данных. Каждая таблица по существу представляет собой описание типа данных, например заказов клиентов. Если требуется реляционная база данных, то для данных определено отношение один-ко-многим. Например, в базе данных заказов клиентов одна таблица будет содержать имена клиентов, а другая — их заказы. У каждого клиента может быть несколько заказов. Кроме того, понадобится еще одна таблица для сведений о заказах, так как каждый заказ может включать несколько строк позиций. Реляционные данные лучше всего хранить в базе данных Microsoft Access.
Нетрудно заметить прямую связь между объемом данных и сложностью их эффективной организации. Чем больше данных, тем очевиднее необходимость размещения их в нескольких таблицах Microsoft Access. Для упрощения обработки данных и обеспечения их точности в программах Microsoft Access и Microsoft Excel предусмотрены уникальные идентификаторы. В программе Microsoft Access это первичный ключ (значок в виде ключа, появляющийся в режиме конструктора таблицы), который однозначно определяет каждую запись. В программе Microsoft Excel каждая строка обозначается номером, а каждый столбец — буквой, поэтому на каждую ячейку или диапазон ячеек имеется своя ссылка, например B5. В жизни у каждого есть номер социального страхования — лучший уникальный персональный идентификатор.
«В программе Microsoft Access есть первичный ключ, а в Microsoft Excel — ссылка на ячейку. У человека есть номер социального страхования — лучший уникальный персональный идентификатор». Обратите внимание, что при обращении к врачу или при приеме на работу наряду с фамилией и именем требуется номер медицинского или пенсионного страхования. Дело в том, что однофамильцы и даже полные тезки далеко не редкость. Уникальные идентификаторы почти всегда числовые. Они обеспечивают целостность данных и предотвращают появление дубликатов записей или данных в ячейках, которые не удается распознать (так называемые пустые значения). Кроме того, с помощью числовых идентификаторов быстрее всего извлекаются данные при поиске или сортировке.

Основы веб-запросов

Основы веб-запросов

Лучшим способом получения сведений об основах веб-запросов является ознакомление с одним из веб-запросов, включенным в программу Microsoft Excel.

Отчеты сводных таблиц для программы

Отчеты сводных таблиц для программы Microsoft Excel 2002

Предположим, составлен большой список данных, содержащий объемы продаж каждого вида продукции, и требуется извлечь из этого списка значимые сведения, чтобы ответить на следующие вопросы.

Каков общий объем продаж по каждому региону?

Какая продукция лучше продается?

Какой продавец работает более эффективно?

Для ответа на эти и другие вопросы можно создать отчет сводной таблицы, представляющий собой интерактивную таблицу, которая осуществляет автоматическое извлечение, организацию и обобщение данных. Полученный отчет можно затем использовать для анализа данных, например, путем их сравнения, поиска закономерностей и взаимосвязей, а также анализа тенденций.

В качестве примера можно использовать следующие исходные данные...



... для создания отчета сводной таблицы, отражающего динамику продаж каждого вида продукции по каждому региону.



Возможности отчета сводной таблицы.

Отображение только необходимых сведений

Отображение только необходимых сведений

Можно отображать или скрывать элементы в поле строки или столбца, например, указанные виды продукции или продавцов. Можно также отображать или скрывать сведения об элементах в полях строки или столбца.
Например, в поле «Тип» можно скрыть все позиции товаров, кроме напитков.

Отображение только необходимых сведений

Отображение только необходимых сведений

В отчете сводной таблицы можно детализировать сведения или скрыть их для представления «общей картины».

Отобразите базовый источник данных для указанной ячейки данных

Отобразите базовый источник данных для указанной ячейки данных

. Дважды щелкните ячейку для просмотра детальных сведений. Например, дважды щелкните промежуточные итоги для категории «Напитки» по региону «Восточный», чтобы просмотреть записи исходных данных, используемых для вычисления значения ячейки.

Отобразите или скройте элементы в строке или столбце

Отобразите или скройте элементы в строке или столбце

. Щелкните стрелку в поле, а затем установите или снимите необходимые флажки. Например, в поле «Тип» можно скрыть все элементы продукции, кроме элемента «Напитки».

Отобразите или скройте определенные сведения для элемента

Отобразите или скройте определенные сведения для элемента

. Щелкните элемент в поле, а затем нажмите кнопку Отобразить детали или Скрыть детали на панели инструментов Сводные таблицы. При необходимости щелкните поле с деталями, которые требуется отобразить.
Например, для элемента «Напитки» в поле «Тип» можно включить больше деталей, показав продажи по годам.

Отправка документа на дальнейшее рецензирование

Отправка документа на дальнейшее рецензирование

Закончив рецензирование документа, добавление примечаний и предложение изменений, можно вернуть документ отправителю, нажав кнопку Ответить с изменениями на панели инструментов Рецензирование.

Отправка документа на рецензирование

Отправка документа на рецензирование

После предварительных изменений черновик вашего предложения готов для отправки на рецензию другим членам группы. Следует сохранить документ на вашем компьютере и подготовить почтовое сообщение с запросом на рецензирование предложения.

Чтобы отправить документ на рецензирование

В меню Файл выберите команду Отправить и подкоманду Сообщение (на рецензию). Автоматически создается сообщение электронной почты с вложенным документом Microsoft Word. В строку темы автоматически помещается фраза «Пожалуйста, проверьте 'имя документа'» и добавляется текст «Пожалуйста, проверьте вложенный документ». Измените по мере необходимости текст сообщения или сразу введите адреса членов вашей группы в поле «Кому» и нажмите кнопку Отправить. Можно также указать порядок поочередной доставки сообщения членам группы, выбрав в меню Отправить команду По маршруту. Для получения дополнительных сведений о маршрутизации см. раздел Цикл рецензирования в Microsoft Office XP: отправка документа на рецензирование. Получив сообщение, адресаты найдут вложенное предложение, а средства рецензирования будут автоматически отображаться при открытии вложения. Рецензенты смогут добавлять примечания и предлагать изменения текста. Когда каждый член группы просмотрит документ и ответит на ваш адрес, вы сможете учесть все замечания в одном документе, выполнив сравнение и объединение исправлений и предложений.

Отслеживание изменений при редактировании

Отслеживание изменений при редактировании

. Средства отслеживания изменений при редактировании позволяют при работе с данными из разных источников учитывать изменения формата и содержимого при работе над документом.

Чтобы отслеживать изменения при редактировании

На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Исправления.

Внесите необходимые изменения, вставляя, удаляя и перемещая текст или графику и изменяя форматирование.

Отслеживание изменений можно отключить, еще раз нажав кнопку Исправления на панели инструментов Рецензирование.

Ответ на вопросы соавторов в документе

Ответ на вопросы соавторов в документе

Если вы обнаружите, что имеются вопросы по документу, над которым вы работаете, то программа Word 2002 позволяет ответить на эти вопросы в самом документе. Предположим, что в вашей фирме идут дебаты о ценах, которые вы должны предложить компании, для которой пишется предложение. Поскольку ценовой план является частью предложения, участник группы, составивший черновик, включает вопрос о ценах в выноску примечания. Вы можете ответить на этот вопрос, вставив в ответ собственное примечание.

Чтобы ответить на примечание

Выделите примечание, на которое требуется ответить.

На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание.

Введите текст в выноску примечания.

Можно также ввести текст в Область проверки в нижней части экрана. Примечания позволяют задать собственные вопросы или привлечь внимание к внесенным вами изменениям и объяснить их причины.

Содержание главы

Часто задаваемые вопросы в справочном центре

Часто задаваемые вопросы в справочном центре

Зачем нужен справочный центр?

Как получить доступ к службе технической поддержки корпорации Майкрософт?

Где найди сведения о более ранних версиях пакета Microsoft Office?

В справочном центре не удалось найти необходимые сведения. Где еще можно поискать ответы на вопросы?

Возникла ошибка в работе приложения Office. Какие действия нужно выполнить?

Где получить последние обновления продуктов и наборы исправлений?

Где можно приобрести новые версии продуктов Office?

Печать части листа

Печать части листа

. Для получения дополнительных сведений см. Шаг 5. Печать всего листа или части листа.


Если лист слишком велик и не помещается на странице, выполните одно или несколько следующих действий.

Печать диапазона ячеек листа Microsoft

Печать диапазона ячеек листа Microsoft Excel 2002

При работе с большим количеством данных может понадобиться напечатать только отдельный диапазон сведений, например для предоставления сотрудникам на собрании. Существует два способа выделения определенных ячеек. Первый способ обеспечивает максимальный контроль при выделении. Второй способ позволяет быстро выделять ячейки, выделять несколько ячеек, расположенных в разных частях листа, а также ячейки, содержащие данные и расположенные в выбранных столбцах.

Печать диапазона ячеек

Щелкните первую ячейку в диапазоне, который нужно напечатать.

Выполните одно из следующих действий.
Чтобы выделять ячейки с данными по одной, нажмите клавишу SHIFT, а затем используйте клавиши со стрелками для выделения нужных ячеек. -или-
Чтобы выделить диапазон смежных ячеек, нажмите клавиши SHIFT+CTRL, а затем используйте клавиши со стрелками для выделения нужных ячеек. Примечание. При удерживании нажатой клавиши СТРЕЛКА ВНИЗ выделяются все ячейки этого столбца, которые содержат данные. Клавиши СТРЕЛКА ВПРАВО и СТРЕЛКА ВЛЕВО используются для выделения диапазонов ячеек с меньшим шагом.
-или-
Чтобы выделить несмежные ячейки или диапазоны ячеек, выделите первую ячейку или диапазон ячеек, нажмите клавишу CTRL и выделите остальные ячейки или диапазоны.

В меню Файл выберите команду Печать.

В группе Вывести на печать установите переключатель в положение выделенный диапазон, а затем нажмите кнопку ОК.

Печать подписей строк и столбцов

Печать подписей строк и столбцов

. Если лист занимает несколько страниц, на каждой из них можно напечатать заголовки строк и столбцов, чтобы не запутаться в данных. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на вкладку Лист. Чтобы напечатать заголовки столбцов на каждой странице, выберите элемент сквозные строки, а затем укажите строки, которые будут содержать заголовки столбцов. Чтобы напечатать заголовки строк на каждой странице, выберите элемент сквозные столбцы, а затем укажите столбцы, которые будут содержать заголовки строк.

Печать разделов отчета сводной таблицы на отдельных страницах

Печать разделов отчета сводной таблицы на отдельных страницах

Дважды щелкните внешнее поле строки, содержащее элементы, которые требуется напечатать на отдельных страницах. Например, если требуется автоматически вставить разрыв страницы между каждым типом продукции, дважды щелкните поле строки «Тип».

Нажмите кнопку Макет.

В группе Параметры печати установите флажок Разрыв страницы после каждого элемента, а затем дважды нажмите кнопку ОК.

В меню Вид выберите команду Разметка страницы и внесите необходимые корректировки в автоматические разрывы страниц. Разрыв страницы можно переместить путем перетаскивания, а удалить— с помощью клавиши DELETE.

Переход к альбомной ориентации страницы

Переход к альбомной ориентации страницы

. Если лист содержит много больше столбцов, чем помещается на странице с книжной ориентацией, попробуйте перейти на альбомную ориентацию страницы.


В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница в группе Ориентация установите переключатель в положение альбомная.

Сжатие листа в зависимости от ширины страницы. Если на странице не помещается лишь несколько столбцов листа, содержимое листа можно сжать. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница задайте для параметра разместить не более чем на значение 1 в поле стр. в ширину. Чтобы убедиться, что размер шрифта не слишком мал, просмотрите страницу в режиме предварительного просмотра еще раз. Можно задать число страниц в ширину и в высоту, на которых будет напечатан документ, или оставить одно из этих полей пустым.

Пирамидальная

Пирамидальная

Фундаментальные отношения

Обучение правильному распределению времени и организации труда. Изучение композиции заметки в газете, написанной в стиле перевернутой пирамиды.

При добавлении или изменении диаграммы она отображается в нарисованном пространстве, окруженная непечатаемой границей и маркерами изменения размера.










Можно изменять размеры диаграмм с помощью команд по изменению размера, увеличивая или уменьшая рабочее пространство, можно также избавиться от лишнего места, подвинув границу ближе к диаграмме.
Можно отформатировать всю диаграмму с помощью встроенных стилей или отформатировать отдельные ее части так же, как и сами фигуры: добавить цвет и текст, изменить толщину линии и стиль, добавить заливку, текстуру и фон. Для добавления элементов и сегментов диаграммы, а также для их перемещения вперед и назад используйте панель инструментов Диаграмма.

Подготовка данных из другого отчета сводной таблицы

Подготовка данных из другого отчета сводной таблицы

Для подготовки данных из другого отчета сводной таблицы выполните следующие действия.

Убедитесь в том, что оба отчета сводной таблицы находятся в одной книге. Если исходный отчет сводной таблицы находится в другой книге, скопируйте его в нужную книгу.

Проверьте настройки полей страницы. В исходном отчете сводной таблицы настройки полей страницы могли быть изменены для извлечения внешних данных для каждой страницы отдельно. В этом случае необходимо восстановить исходные поля страницы, чтобы внешние данные извлекались для всех элементов одновременно. Для проверки настроек дважды щелкните каждое поле страницы, а затем нажмите кнопку Дополнительно. Если непонятно, какие поля являются полями страницы, обратитесь к иллюстрации в разделе "Структура отчета сводной таблицы" во второй части этой статьи.

Подготовка данных из списка Microsoft Excel или базы данных

Подготовка данных из списка Microsoft Excel или базы данных

Для подготовки данных Microsoft Excel выполните следующие действия.

Убедитесь в том, что список нужным образом организован. Первая строка списка должна содержать заголовки столбцов, так как в программе Microsoft Excel эти данные используются в качестве имен полей отчета. Проверьте, что каждый столбец содержит одинаковые элементы. Например, поместите текстовые данные в один столбец, а числовые значения — в другой.

Удалите все автоматические промежуточные итоги. В отчете сводной таблицы промежуточные и общие итоги вычисляются автоматически.

Если планируется добавление данных позже, присвойте диапазону имя. При создании отчета сводной таблицы не забудьте указать это имя при вводе диапазона исходных данных. Тогда появится возможность обновлять отчет сводной таблицы каждый раз при добавлении в диапазон новых данных.

Если требуется применение фильтров, используйте команду «Расширенный фильтр». В меню Данные последовательно выберите команды Фильтр и Расширенный фильтр, а затем установите переключатель в положение скопировать результат в другое место. Отфильтрованные данные будут извлечены в другое место на листе, и их можно будет использовать в отчете сводной таблицы. Не стоит фильтровать список на месте и пользоваться командой Автофильтр, так как в этом случае, несмотря на то что некоторые данные будут скрыты, в отчет сводной таблицы будут включены все данные из списка.

Подготовка данных из внешнего источника

Подготовка данных из внешнего источника

Для подготовки данных из внешнего источника выполните следующие действия.

Установите необходимые инструменты и драйверы. Убедитесь, что установлена программа Microsoft Query и необходимые драйверы ODBC или драйверы источников данных. Затем, при создании отчета сводной таблицы с помощью мастера сводных таблиц и диаграмм, используйте программу Microsoft Query для извлечения внешних данных.

В перечисленных ниже случаях данные должны быть извлечены до запуска мастера. Просмотрите следующий список. Если в нем содержится применяемый вами способ извлечения данных, использование программы Microsoft Query посредством мастера сводных таблиц и диаграмм невозможно. Вместо этого воспользуйтесь перечисленными инструкциями и вставьте данные в книгу Microsoft Excel. Затем с помощью мастера выделите диапазон листа с внешними данными, как в любом другом списке Microsoft Excel.

Подготовка книги для совместной работы

Если предполагается использовать общую книгу, необходимо решить несколько вопросов, связанных с созданием и настройкой книги.

Подготовка к консолидации данных из нескольких диапазонов

Подготовка к консолидации данных из нескольких диапазонов

Для подготовки данных из нескольких списков Excel выполните следующие действия.

Убедитесь в том, что списки организованы. Например, в списках должны совпадать имена строк и столбцов тех элементов, которые требуется обобщить.

Удалите все автоматические промежуточные итоги. В отчете сводной таблицы промежуточные и общие итоги вычисляются автоматически.

Если планируется добавление данных позже, присвойте диапазонам имена. При создании отчета сводной таблицы не забудьте указать эти имена при вводе диапазонов исходных данных. Тогда появится возможность обновлять отчет сводной таблицы каждый раз при добавлении в диапазон новых данных.

Подключение к данным Microsoft Office

Подключение к данным Microsoft Office

. Подключение к данным Microsoft Office является лучшим способом извлечения внешних данных для отчетов. Файлы .odc позволяют извлечь данные как из простой таблицы базы данных, так и из базы данных OLAP. Поэтому для отбора включаемых в отчет записей нет необходимости объединять данные из нескольких таблиц во внешней базе данных или применять фильтры перед созданием отчета.

Поиск и использование шаблона рассрочки платежей по займу

Поиск и использование шаблона рассрочки платежей по займу

Если панель задач Создание книги не отображается, в меню Файл выберите команду Создать, а затем выберите ссылку Общие шаблоны на панели задач Создание книги.

Дважды щелкните шаблон Рассрочка на вкладке Решения.

Введите значения в калькулятор платежей по займу, и просмотрите сводные данные и список платежей.

К началу страницы

Статьи и советы по Office 2000 Поиск экспертов по Office (английская версия) Техническая поддержка Издательство MS Press

© Корпорация Майкрософт (Microsoft Corporation), 2003. Все права защищены. Условия использования. Отказ от гарантий. Политика конфиденциальности.

и использование шаблона рассрочки платежей

Поиск и использование шаблона рассрочки платежей по займу в программе Microsoft Excel 2002

Расчет платежей за кредит и процентной ставки ограничивается заполнением шаблона рассрочки платежей в программе Microsoft Excel 2002.

Поиск недопустимых записей в книге

Полученные от других пользователей листы с введенными сведениями могут содержать неверные данные. Для упрощения поиска ошибок программа Microsoft Excel позволяет выделить все данные, не отвечающие заданным условиям, окружностями красного цвета. Для этого служат кнопки Обвести неверные данные и Удалить обводку неверных данных на панели инструментов Зависимости.


Значение в данной ячейке обведено, так как оно не соответствует установленным правилам проверки данных.
После исправления данных в ячейке обводка исчезает. Чтобы подробнее изучить это средство, загрузите книгу-образец, сопровождающую эту статью, и просмотрите лист Неверные данные.

Поквартальный отчет о приобретенных клиентами товарах

Поквартальный отчет о приобретенных клиентами товарах

. Перетащите поле «Клиент» и «Товар» в область строк. Затем перетащите поля «Кв 1», «Кв 2», «Кв 3» и «Кв 4» в область «Данные».

запросы помогают при вставке обновляемых

Получение данных из Интернета в программе Microsoft Excel 2002

Веб- запросы помогают при вставке обновляемых данных из Интернета на листы. Веб-запросы были доступны и с предыдущими версиями Microsoft Excel, но теперь они значительно улучшены. При настройке веб-запроса можно переходить на любую веб-страницу так же, как и в обозревателе. На странице можно выбрать одну или несколько таблиц, щелкнув значки, автоматически добавляемые на страницу программой Microsoft Excel.

Получение дополнительных сведений о веб-запросах

Получение дополнительных сведений о веб-запросах

Оперативная справка в программе Microsoft Excel включает полные разделы справки о веб-запросах. Для получения дополнительных сведений о веб-запросах см. справку Microsoft Excel.

Получение электронной почты для рецензирования

Получение электронной почты для рецензирования

Полученное вами сообщение электронной почты было создано, когда разработчик выбрал в окне документа в меню Файл команду Отправить и подкоманду Сообщение (на рецензию). При этом автоматически создается сообщение электронной почты, содержащее как вложение рецензируемый документ. Кроме того, для сообщения, созданного командой Сообщение (на рецензию), в строку темы автоматически помещается фраза «Пожалуйста, проверьте 'имя документа'» и добавляется текст «Пожалуйста, проверьте вложенный документ». Во время чтения этого сообщения дважды щелкните вложение, чтобы открыть его. При открытии вложенного документа автоматически включаются средства рецензирования, позволяющие изменить предложение.

Получение сообщений об ошибках

Получение сообщений об ошибках

XML — это структурированный язык. Правильно составленный файл XML должен быть синтаксически правильным и содержать открывающие и закрывающие теги. Чтобы файл XML, созданный не в программе Excel, был распознан и открыт в программе Excel, этот файл должен содержать тег и, кроме того, должен быть правильно составленным документом XML. Если указанный тег пропущен, то файл не распознается как файл XML и открывается в программе Excel как текстовый файл.
При открытии в программе Excel неправильно составленного файла XML выводится сообщение об ошибке, содержащее сведения о том, почему этот файл не может быть открыт, иногда с указанием строки и позиции обнаруженной ошибки. Например:
Не удается открыть файл из-за того, что:
The following tags were not closed: имя_тега
Не удается открыть файл из-за того, что:
A string literal was expected, but no opening quote character was found.
Строка x, Позиция y.
<имя_тега имя_атрибута=значение1>значение2
После исправления ошибки файл можно успешно открыть в программе Excel.

Пошаговое вычисление формул

Пошаговое вычисление формул

Даже если формула введена правильно, может быть неправильно выбран порядок функций и операций, что не позволит получить нужный результат. Средство «Вычисление формулы» позволяет вычислить отдельные части формулы (особенности сложных формул), чтобы можно было определить, в какой части формулы содержится ошибка.
Вычисление формул подобно использованию средств отладки в среде программирования. Вычисление формулы можно осуществлять пошагово, самостоятельно выбирая вычисляемую часть формулы.
Допустим, в ячейку D5 введена следующая формула:
=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(B2:B5)<50,СУММC2:C5),0)
Если среднее значение диапазона ячеек B2:B5 не превышает 50, тогда вне зависимости от результата суммирования значений ячеек в диапазоне C2:C5 в качестве результата этой формулы будет выведено значение 0.
Для пошагового вычисления формулы можно использовать средство «Вычисление формулы». Например, при первом открытии диалогового окна Вычисление формулы первое выражение в формуле будет подчеркнуто следующим образом:
=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(B2:B5)<50,СУММ(C2:C5),0)
При нажатии кнопки Вычислить будет вычислено значение подчеркнутого выражения, а результат выведен следующим образом (предполагается, что в ячейках диапазона B2:B5 содержатся следующие значения: 51, 49,39, и 68):
=ЕСЛИ(51,75<50,СУММ(C2:C5),0)
Снова нажмите кнопку Вычислить и обратите внимание, что поскольку 51,75 больше 50, выражению возвращается логическое значение ЛОЖЬ:
=ЕСЛИ(ЛОЖЬ,СУММ(C2:C5),0)
Пока этому выражению возвращается логическое значение ЛОЖЬ, вся формула будет возвращать нулевое значение.
Чтобы вычислить формулу, выберите в меню Сервис команду Зависимости формул и подкоманду Вычислить формулу.

Повторение внешних элементов поля строки на каждой печатаемой странице

Повторение внешних элементов поля строки на каждой печатаемой странице

Щелкните отчет сводной таблицы.

На панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Сводная таблица, а затем выберите команду Параметры таблицы.

В группе Формат установите флажок повторять подписи на каждой странице печати.

Повторение заголовков строк на каждой печатаемой странице

Повторение заголовков строк на каждой печатаемой странице

Убедитесь в том, что отчет сводной таблицы является единственным отчетом в области печати. Для этого щелкните отчет сводной таблицы, нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы и выберите команду Выделить, а затем— команду Таблица целиком. В меню Файл выберите команду Область печати, а затем — команду Задать.

В меню Файл выберите команду Параметры страницы, перейдите на вкладку Лист, а затем убедитесь в том, что поля сквозные строки и сквозные столбцы пусты. Нажмите кнопку ОК.

Щелкните отчет сводной таблицы.

На панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Сводная таблица, а затем выберите команду Параметры таблицы.

В группе Формат установите флажок печать заголовков.

Предложение изменений в документе

Предложение изменений в документе

Программа Microsoft Word 2002 позволяет предложить изменения в содержимом или форматировании документа. Чтобы изменить текст, достаточно обычным образом отредактировать документ. Внесенные изменения будут выделены цветом, а описывающие изменения примечания генерируются автоматически и отображаются в выносках примечаний на полях. Чтобы предложить изменения в форматировании, достаточно обычным образом изменить форматирование. Можно предложить изменение имени, размера или цвета шрифта, стиля текста, размера полей, маркеров или нумерации и т. д. Любые изменения форматирования будут пояснены в выносках. Если требуется просмотреть, как будет выглядеть документ с учетом всех ваших предложений и замечаний, выберите параметр Измененный документ в первом поле со списком на панели инструментов Рецензирование. При внесении изменений и предложений исходный текст и форматирование не теряется. Всегда можно сравнить изменения с исходным текстом, выбрав параметр Исправления в исходном документе в первом поле со списком на панели инструментов Рецензирование. Окончательное решение принимает автор исходного документа после получения исправлений от вас и других членов группы.

Предоставление инструкций пользователям

Предоставление инструкций пользователям

. Сведения об использовании общей книги могут быть помещены непосредственно на рабочий лист. Место ввода данных и их тип можно указать с помощью примечаний, надписей или таких средств, как проверка данных.
Ниже приведен пример инструкций в примечании.

Преимущества использования надстройки MSN MoneyCentral Stock Quotes

Преимущества использования надстройки MSN MoneyCentral Stock Quotes

В отличие от обычного веб-запроса в программе Microsoft Excel, который также позволяет извлекать сведения о биржевых котировках, надстройка MSN MoneyCentral Stock Quotes позволяет выполнять следующие действия.

Возвращать только необходимые сведения. Например, единственными необходимыми сведениями может являться отношение доходов к расходам компании.

Создавать формулу, используя функцию, не только возвращающую необходимые данные, но ссылающуюся на другие ячейки на листе и рассчитывающую общий результат в одной ячейке.

Преобразование чисел из текстового формата

Преобразование чисел из текстового формата в числовой в программе Microsoft Excel 2002

Для быстрого преобразования чисел из текстового формата в числовой можно использовать кнопку Параметры проверки ошибок.

В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Проверка ошибок.

Установите флажки Включить фоновую проверку ошибок и число сохранено как текст.

Выберите диапазон ячеек, содержащих числа, сохраненные как текст, помеченные зеленым индикатором ошибки в верхнем левом углу каждой ячейки.

Нажмите кнопку Параметры проверки ошибок, которая отображается рядом с диапазоном, а затем выберите команду Преобразовать в число.

Придание документу удобочитаемого вида

Придание документу удобочитаемого вида

. Возможно, на листе понадобится напечатать сетку. Для этого в меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Лист установите флажок сетка. Чтобы читатели печатного документа обратили внимание на определенные данные, удобно воспользоваться автоформатом или другими элементами форматирования, такими как шрифт, цвет, числовые форматы и границы. Выделите диапазон и в меню Формат выберите нужный параметр форматирования. Форматы, обеспечивающие высокое качество отображения на экране, не всегда подходят для печати документа. Например, если на экране документ отображается в цвете, а печататься он будет на черно-белом принтере, необходимо подобрать контрастирующие друг с другом цвета.

Средство Показать этапы вычисления доступно

Примечание

. Средство Показать этапы вычисления доступно в меню смарт-тега Параметры проверки ошибок. Это средство подобно средству «Вычисление формулы», за исключением того, что в выведенном на экран диалоговом окне первое выражение уже вычислено. К началу страницы

Статьи и советы по Office 2000 Поиск экспертов по Office (английская версия) Техническая поддержка Издательство MS Press

© Корпорация Майкрософт (Microsoft Corporation), 2003. Все права защищены. Условия использования. Отказ от гарантий. Политика конфиденциальности.

и электронных таблицах XML содержатся

Примечание

. Дополнительные сведения о программе Microsoft Excel и электронных таблицах XML содержатся в справке Microsoft Excel.
Возможность программы Microsoft Excel Сохранение в формате электронных таблиц XML

Система дат 1904	Сохраняется
Звездочки, помечающие итоги для данных OLAP	Сохраняется
Стрелки трассировщика зависимостей	Не сохраняется
Фоновое обновление, извлечение данных для каждого элемента поля страницы в отдельности	Сохраняется
Вычисляемые поля	Сохраняется
Вычисляемые элементы	Сохраняется
Примечания к ячейкам	Сохраняется
Изменения в исходных данных Microsoft Excel	Сохраняется
Форматирование знаков и ячеек	Сохраняется
Диаграмма и другие графические объекты	Не сохраняется
Листы диаграмм, листы макросов, листы диалогов	Не сохраняется
Условное форматирование	Сохраняется
Дополнительные вычисления	Сохраняется
Пользовательский порядок сортировки	Сохраняется
Представления	Не сохраняется
Дополнительные значения ошибок и значения пустых ячеек	Сохраняется
Консолидация данных	Ссылки не сохраняются
Ограничения проверки данных и сообщения	Сохраняется
Выравнивание распределением	Сохраняется
Слои графических объектов	Не сохраняется
Диапазоны внешних данных	Сохраняется
Сгруппированные элементы в полях	Сохраняется
Структурированные форматы	Сохраняется
Текст с отступом	Сохраняется
Названия диапазонов в формулах	Сохраняется
Несколько шрифтов в одной ячейке	Сохраняется
Форматы чисел	Сохраняется
Файл автономного куба	Сохраняется
Структурирование	Не сохраняется
Расположение полей страниц сводной таблицы в строках или столбцах	Сохраняется
Установка пароля	Данные на листах и в книгах, защищенных паролем, невозможно сохранить. При публикации защищенных данных нельзя использовать пароль, но можно сохранить пароль базы данных с помощью запроса рабочего листа. В этом случае пользователю будет предложено ввести пароль при открытии XML-таблицы.
Заливки с узором	Сохраняется
Отчеты сводных таблиц	Сохраняется
Точность как на экране	Сохраняется
Параметры печати и параметры страницы	Сохраняется
Стиль ссылок R1C1	Сохраняется
Ссылки на данные на других листах	Сохраняется
Повернутый или вертикальный текст	Сохраняется
Сценарии	Не сохраняется
Сведения из общей книги	Не сохраняется
Промежуточные итоги	Числа и вычисления сохраняются. Возможности группировки и структурирования не сохраняются.
Вывод промежуточных итогов над группами элементов	Сохраняется
Выравнивание по правилам тайского языка	Сохраняется
Настройки для совместимости с Lotus	Сохраняется
Определяемые пользователем функции	Не сохраняется
Проекты Visual Basic для приложений	Не сохраняется
Веб-запросы	Сохраняется

Если скрыт первый столбец листа,

Примечание

. Если скрыт первый столбец листа, в меню Правка выберите команду Перейти. В поле Ссылка введите A1 и нажмите кнопку ОК. В меню Формат выберите команду Столбец, а затем — команду Отобразить.
Кроме того, строка или столбец могут иметь нулевую высоту или ширину. Наведите указатель на границу кнопки Выделить все.


Когда указатель примет вид

файл программа Microsoft Excel использует

Примечание

. При создании веб-запроса на XML- файл программа Microsoft Excel использует первую доступную инструкцию. Если инструкция не включена, программа Microsoft Excel определяет правильную схему: XML Spreadsheet, MSPersist или ни одна из них. Программа Microsoft Excel обрабатывает файл в соответствии со схемой. Если ни одна схема не подходит, программа Microsoft Excel будет использовать общий код XML Flattening. Программа Microsoft Excel сохраняет XML-файлы в схеме таблицы. Это единственный доступный формат для сохранения XML-файлов в программе Microsoft Excel.

Кнопка Параметры проверки ошибок отображается

Примечание

. Кнопка Параметры проверки ошибок отображается рядом с диапазоном, если активная ячейка в диапазоне содержит ошибку, например числа, сохраненные как текст. Если активная ячейка содержит ошибку, но не содержит числа в текстовом формате, команда Преобразовать в число может быть недоступна после нажатия кнопки Параметры проверки ошибок.

Если вы не имеете сохраненную

Примечание

. Если вы не имеете сохраненную копию формы для записи, которую следует изменить или вы не уверены, какая книга связана с записью, используйте программу, работающую с базой данных, для изменения записи в базе данных.

Если панель инструментов Рецензирование не

Примечание

. Если панель инструментов Рецензирование не выведена на экран, выберите в меню Вставка команду Примечание для вставки первого примечания. Можно также ввести текст в область проверки в нижней части экрана.

Узел обновлений продуктов может сам

Примечание

. Узел обновлений продуктов может сам определить, какие обновления требуются вашему компьютеру. При этом никакие сведения в корпорацию Майкрософт не отправляются.
Общие обновления, надстройки, дополнения, конвертеры и средства для просмотра доступны в Центре загрузки Microsoft Office.

4 мастера шаблона при создании

Примечания

Если на шаге 4 мастера шаблона при создании базы данных были включены записи из существующих книг, то расположение данных в существующих книгах должно соответствовать расположению ячеек, выбранных для полей данных. Например, если в мастере шаблонов будет указано, что данные в ячейке D4 на листе «Личные _данные» связаны с полем «Код сотрудника» в базе данных, во всех имеющихся книгах с данными, которые требуется добавить в базу данных, код сотрудника также должен храниться в ячейке D4 на листе «Личные_данные».

Если соответствие нарушено, то мастер добавит неполные или пустые записи в базу данных.

Если на шаге 2 мастера шаблонов был выбран тип базы данных dBASE или Microsoft FoxPro, можно выбрать только папку, в которой содержится база данных. Не следует включать имя файла в поле Укажите имя и положение базы данных. В противном случае при выборе базы данных отображается сообщение «Непредвиденная ошибка».

Для того чтобы шаблон стал доступным всем пользователям, сохраните шаблон в доступном месте в сети. Затем требуется создать ярлык для папки или шаблона, а пользователи, в свою очередь, должны поместить этот ярлык в свою папку «Шаблоны».

Выберите в меню Файл команду Открыть.

В поле Папка откройте папку, содержащую копию формы, связанной с изменяемой записью базы данных.

Щелкните книгу, содержащую форму, а затем нажмите кнопку Открыть.

Измените сведения в форме.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Выберите, следует ли обновить текущую запись или создать новую, а затем нажмите кнопку ОК.

и общей книги не удаляются.

Примечания

Личные сведения и общей книги не удаляются. Если требуется удалить сведения из общей книги, необходимо сначала отключить совместное использование.

Книги, содержащие макросы, могут содержать дополнительные личные сведения, которые не могут быть удалены этим способом.

Примеры использования функции MSNStockQuote в формуле

Примеры использования функции MSNStockQuote в формуле

Следующий пример показывает формулу, рассчитывающую потери или доходы за одну акцию. Формула в ячейке C2 использует функцию MSNStockQuote для возвращения последней цены акции (ссылка на ячейку A2), а затем вычитает цену покупки (ссылка на ячейку B2).







Используя похожую модель, можно легко ввести другой значок акции или цену покупки в ячейки B2 или A2, и формула будет рассчитывать другой результат. Если требуется результат для нескольких значков, введите их в столбец A, цены покупки введите в столбец B и заполните формулу в столбец C. Если используются относительные ссылки строк, как в примере, они будут обновлены для расчета различных результатов потерь и доходов для каждой строки.

Примеры проверки

Примеры проверки

Лучший способ изучения средства проверки данных — это знакомство с ним в действии. Загрузив книгу-образец, сопровождающую эту статью, вы увидите примеры каждого типа проверки и всех типов сообщений. В этой книге имеются указания по просмотру параметров настройки каждой проверяемой ячейки и копированию параметров проверки в ваши собственные книги, где эти параметры можно при необходимости изменить.

Пример XML

Пример XML

Представленный ниже пример XML является списком учебных заведений с указанием названия и адреса. Этот пример показывает, как выглядит файл XML в текстовом редакторе.



UCSB
Santa Barbara, CA


University of Texas at Arlington
Arlington, TX


USM
Hattiesburg, MS

Продолжение дискуссии при подготовке окончательного текста

Продолжение дискуссии при подготовке окончательного текста

Что происходит, если необходимо отправить документ к конкретному сроку, но группе требуется продолжить дискуссию? Вы можете просто скрыть примечания при печати окончательной копии или удалить примечания и создать вторую электронную версию документа без примечаний и исправлений.

Чтобы скрыть примечание

Если примечания включены, выберите в меню Вид команду Разметка.

Чтобы удалить все примечания

На панели инструментов Рецензирование щелкните стрелку рядом с кнопкой Отклонить примечание об изменении или удалении и выберите команду Удалить все примечания в документе.

Программа Microsoft Internet Explorer

Программа Microsoft Internet Explorer

Программа Microsoft Internet Explorer (версии 5.0 или более поздней) предлагает два способа создания веб-запроса в программе Microsoft. Эти способы описаны ниже.

Приложение Microsoft Excel позволяет работать

Просмотр файла XML в Excel 2002

Приложение Microsoft Excel позволяет работать со всеми правильно составленными файлами XML (то есть с любыми файлами, структура которых соответствует стандарту XML). Кроме того, корпорация Майкрософт предложила формат электронных таблиц XML (XMLSS) специально для листов Excel. Все это дает возможность выполнять следующие действия:

открытие любого правильно составленного файла XML;

создание веб-запросов к источникам данных XML правильного формата;

сохранение книги в формате электронных таблиц XML (XMLSS).

В данной статье рассматривается механизм отображения файла XML при его открытии в программе Excel.

Просмотр индивидуальных заказов

Просмотр индивидуальных заказов

. Перетащите поля «Товар», «Цена», «Количество» и «Скидка» в область строк. Перетащите поле «Отпускная цена» в область данных. Затем перетащите поле «КодЗаказа» в область страниц. Теперь можно будет переключаться между страницами для просмотра данных о каждом заказе.
Сводные отчеты могут включать или исключать скрытые данные в промежуточных итогах. Например, итоговые данные о заказах, приведенные ниже, не включают пункты налога и стоимости перевозки. Если требуется включить все пункты в итоговые данные, можно воспользоваться кнопкой Учитывать скрытые элементы в итогах на панели инструментов Сводные таблицы.

Просмотр подмножества данных

Просмотр подмножества данных

Фильтр позволяет быстро отобрать подмножество данных. Для этого с помощью поля страницы нетрудно разбить отчет сводной таблицы на отдельные «страницы». Каждая страница содержит подмножество данных, обобщенных в отчете сводной таблицы.
Например, можно добавить поле страницы для категории «Год». Это поле позволит просматривать сведения о продажах за один год (например, 2003 год) или за все года одновременно.

Просмотр всего содержимого листа

Просмотр всего содержимого листа

. Чтобы посмотреть, как будет напечатана каждая страница, в меню Файл выберите команду Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра отображаются элементы листа, скрытые в обычном режиме, такие как поля, верхний и нижний колонтитулы и заголовки печати.

Проверка полноты представления данных

Проверка полноты представления данных

. Если ширина столбца недостаточна, текст может не поместиться в столбце, а вместо чисел могут появиться знаки ######. Чтобы разместить данные, ширину столбца можно увеличить.






Для переноса слов по ширине столбца в меню Формат выберите команду Ячейки и на вкладке Выравнивание установите флажок переносить по словам.

Работа со средствами рецензирования

Работа со средствами рецензирования

На панели инструментов Рецензирование имеется ряд кнопок, помогающих редактировать документ. При работе над предложением вам может потребоваться удалить, изменить или добавить примечания по форматированию или разделам текста. Кнопки на панели инструментов Рецензирование помогают выполнить эти задачи. Когда документ первый раз приходит на рецензию, в первом раскрывающемся списке на панели инструментов Рецензирование автоматически отображается параметр Исправления в измененном документе. Этот параметр позволяет видеть любые исправления выделенными другим цветом и с пометками на полях согласно текущим настройкам исправлений. Пользователь также имеет возможность увидеть, как будет выглядеть окончательный документ с учетом исправлений, выбрав в поле со списком параметр Измененный документ. Параметр Исправления в исходном документе позволяет увидеть удаленный текст зачеркнутым, а новый текст выделенным метками на полях. Для того чтобы увидеть исходный документ, выберите в поле со списком параметр Исходный документ.

Работа с новой информацией, полученной по электронной почте

Работа с новой информацией, полученной по электронной почте

. Большинство сведений о потребностях клиента вы получаете по электронной почте. Один из ваших сотрудников собрал сведения о текущем клиенте в старом сообщении, которое хранится в архиве вашей почты. После небольшого редактирования это сообщение можно использовать почти дословно. Установив Microsoft Word как редактор электронной почты для Microsoft Outlook®, легко выполнить копирование и вставку из одного документа в другой, а новые средства специальной вставки в программе Word позволяют сохранить уникальное форматирование и стили в создаваемом документе.

Копирование и вставка для сохранения стилей

Буфер обмена Microsoft Office позволяет копировать и вставлять в документы данные из сообщений электронной почты с сохранением уникального форматирования.

В сообщении электронной почты выделите и скопируйте текст, с которым вы будете работать.

В окне документа Microsoft Word выберите в меню Правка команду Буфер обмена Office. Будет открыта область задач «Буфер обмена».

В документе установите курсор в месте вставки текста. Затем в области задач «Буфер обмена» щелкните элемент, который требуется вставить. Текст будет вставлен в документ.

Чтобы выбрать параметры форматирования, щелкните значок Параметры вставки (значок буфера обмена), который появляется под вставленным текстом. Выберите Использовать форматирование конечного фрагмента, чтобы шрифт и стиль вставленного текста совпадал с шрифтом и стилем текущего документа.

Для получения дополнительных сведений о буфере обмена Microsoft Office XP прочитайте статью Просмотр до 24 элементов в буфере обмена Office XP.

Работа с новыми данными из Microsoft PowerPoint или Microsoft Excel

Работа с новыми данными из Microsoft PowerPoint или Microsoft Excel

. Ваша группа имеет подробные электронные таблицы по финансовым операциям клиента, и вы хотели бы сравнить их с потенциальным увеличением доходов, которое обеспечит предлагаемая вами услуга. Вам также хотелось бы использовать хорошие сводки о проблемах клиента, имеющиеся в предварительной презентации, составленной членом вашей группы. Данные из Microsoft PowerPoint и Microsoft Excel можно скопировать и вставить в Microsoft Word.

Работа с новыми данными из рукописных заметок

Работа с новыми данными из рукописных заметок

. Для отслеживания дискуссий и собраний ваша фирма использует планшетные компьютеры и средства распознавания рукописного текста Microsoft Word 2002. Эти данные можно скопировать и вставить в новый документ обычным образом. Дополнительные сведения содержатся в статье Распознавание рукописного текста в Office XP(английская версия) .

Радиальная

Радиальная

Отношения между элементами или основным и второстепенными элементами	Организация спортивных команд, состоящих из капитана и рядовых игроков. Попробуйте хотя бы раз сделать этого тихоню, уткнувшего свой нос в книгу, капитаном! Наглядное изображение того, в каких отношениях друг к другу находятся персонажи книги или рассказа.

Расстановка горизонтальных разрывов страниц

Расстановка горизонтальных разрывов страниц

. Чтобы новая страница начиналась с определенной строки, можно изменить горизонтальный разрыв страницы. В меню Вид выберите команду Разметка страницы. В режиме разметки страницы автоматические разрывы страниц обозначаются синими пунктирными линиями, которые программа Microsoft Excel вставляет для разделения листа на несколько страниц.

Изменение положения разрыва страницы осуществляется путем перетаскивания мышью. После изменения положения разрыва страниц вручную синяя пунктирная линия изменит свой вид на сплошную. Можно также вставить новый разрыв страницы вручную. Щелкните заголовок строки, расположенной под строкой, куда нужно вставить разрыв страницы, а затем в меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.

Расстановка вертикальных разрывов страниц

Расстановка вертикальных разрывов страниц

. Если данные не удается разместить на одной странице, можно изменить вертикальные разрывы страниц. В меню Вид выберите команду Разметка страниц. Перетащите вертикальный разрыв страниц в нужное положение. Использование вертикального разрыва страниц может усложнить чтение. Чтобы этого избежать, рекомендуется добавить заголовки печати.

Скрытие столбцов. Если некоторые столбцы содержат данные, которые не должны печататься, такие столбцы можно временно скрыть. Выделите нужные столбцы, выберите в меню Формат команду Столбец, а затем — команду Скрыть. Чтобы снова отобразить столбцы, выделите соседние столбцы справа и слева от скрытых столбцов. В меню Формат выберите команду Строка или Столбец, а затем — команду Отобразить.

Расстановка вертикальных разрывов страниц

Расстановка вертикальных разрывов страниц

. Если данные не удается разместить на одной странице, можно изменить вертикальные разрывы страниц. В меню Вид выберите команду Разметка страниц. Перетащите вертикальный разрыв страниц в нужное положение. Использование вертикального разрыва страниц может усложнить чтение. Чтобы этого избежать, рекомендуется использовать заголовки печати.

Разъединенные пользователи

Разъединенные пользователи

. Любой пользователь может отключить другого пользователя от общей книги. Кроме того, связь может быть потеряна из-за неполадок при доступе к серверу или сети. Разъединенные пользователи не могут сохранять изменения в общей книге. Если режим записи изменений включен, у такого пользователя есть возможность сохранить книгу под другим именем, а затем объединить свои изменения с исходной общей книгой. Допускается автономная работа с копиями общей книги с последующим объединением всех изменений.
Для получения сведений об объединении изменений в общей книге введите фразу Объединение книг в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.

Различия между средством доступа...

Различия между средством доступа OLE DB и подключением к источнику данных ODBC в программе Excel 2002

Если импорт данных в программу Microsoft Excel осуществляется с помощью OLE DB или источников данных ODBC, дальнейшая обработка данных после подключения зависит от типа подключения.
Подключение к средствам доступа OLE DB или источникам данных ODBC в программе Microsoft Excel 2002 стало более удобным, чем когда-либо раньше. Для создания подключений к OLE DB или источникам данных ODBC используется команда Импортировать данные или Создать запрос (меню Данные, команда Импорт внешних данных). Каждый источник данных имеет уникальные свойства и ограничения, которые полезно знать.
OLE DB ODBC

Извлечение данных по одному элементу из поля страницы	Не поддерживается (требуется программа Microsoft Query)	Поддерживается
Восстановление подключения при перемещении источника данных	Поддерживается	Не поддерживается
Создание файлов .odc из таблицы запроса или сводной таблицы	Поддерживается посредством метода SAVEASDOC языка Visual Basic для приложений	Не поддерживается
Создание запросов с параметрами	Не поддерживается	Поддерживается
Изменение запросов	Вручную в диалоговом окне	Допускается в запросе

Размещение листа формата A4 на бумаге формата Letter

Размещение листа формата A4 на бумаге формата Letter

. Для автоматического изменения размера листа формата A4 в соответствии с размером бумаги в принтере, поддерживающем печать только в формате Letter, установите флажок Преобразование A4/Letter. В меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Международные в группе Печать установите флажок Преобразование A4/Letter.

подготовка исходных данных

Перед созданием отчета сводной таблицы убедитесь в том, что исходные данные хорошо организованы и готовы к работе.
Этот раздел посвящен типам данных, которые могут быть использованы для создания отчета сводной таблицы, и их подготовке. После подготовки данных отчет сводной таблицы можно создать с помощью мастера сводных таблиц и диаграмм. С помощью мастера выбираются исходные данные. Это могут быть данные, заранее введенные в таблицу Microsoft Excel, или данные из базы данных, называемой «внешним источником данных». Если выбран внешний источник данных, мастер предоставляет доступ к отдельной программе Microsoft Query для соединения с источником и отбора только нужных данных.

создание отчета сводной таблицы

Создание отчета сводной таблицы начинается с указания используемых данных и создания структуры отчета. Это делается с помощью мастера сводных таблиц и диаграмм. Затем с помощью панели инструментов Сводные таблицы можно поместить данные в эту структуру.
Например, можно выбрать категории включаемых данных (затененные синим цветом) и соответствующие значения данных для обобщения (затененные желтым цветом).


Затем выберите расположение категорий данных в строках и столбцах отчета сводной таблицы. По завершении создания отчета в программе Microsoft Excel автоматически происходит обобщение значений данных с вычислением итогов.

настройка отчета сводной таблицы

Создание отчета сводной таблицы является только первым шагом — достаточно вспомнить, сколько вопросов возникло по поводу данных. Отчет сводной таблицы не просто статический отчет. Его можно использовать для интерактивного поиска значимых данных. Просмотрите сведения подробно или вернитесь к обобщенным данным. Просмотрите суммы продаж по регионам или динамику продаж во времени. Выполните необходимую настройку.

Добавление и удаление данных.

Быстрое изменение макета.

Просмотр подмножеств данных с помощью полей страниц.

Отображение только необходимых сведений.

печать отчета сводной таблицы

Шаг 4: печать отчета сводной таблицы

Предполагается напечатать отчет сводной таблицы? Если отчет сводной таблицы содержит несколько страниц, можно настроить параметры печати для управления печатным представлением отчета.

Чтобы упростить переход с одной страницы отчета сводной таблицы на другую, нетрудно автоматически воспроизвести подписи в верхней части каждой страницы.

Для логичного распределения данных по страницам можно вставить автоматические разрывы страниц.

Например, разрыв страницы может разделять элементы в поле «Месяц».


На напечатанной странице можно повторить подписи из строк 1 и 2, а также повторить элемент внешнего поля строки «Апрель».


Следующие процедуры описывают настройку параметров печати для отчета сводной таблицы. Для предварительного просмотра печатного отчета после настройки параметров можно выбрать команду Предварительный просмотр (меню Файл). Если отчет готов к печати, нажмите кнопку Печать.

Сжатие листа в зависимости от страницы

Сжатие листа в зависимости от страницы

. Если на странице не помещается одна или две строки, лист можно сжать. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница задайте для параметра разместить не более чем на значение 1 в поле стр. в ширину, а затем укажите число страниц в поле стр. в высоту. Чтобы убедиться, что размер шрифта не слишком мал, просмотрите страницу в режиме предварительного просмотра еще раз. Можно задать число страниц в ширину и в высоту, на которых будет напечатан документ, или оставить одно из этих полей пустым.

Сколько продано единиц каждого товара?

Сколько продано единиц каждого товара?

Перетащите поле «Товар» в область строк, а затем перетащите поле «Количество» в область данных.

Сообщение для ввода

Сообщение для ввода

. Сообщение этого типа выводится, как только пользователь щелкает проверяемую ячейку. Данное сообщение может содержать инструкции пользователю о типе данных, которые можно вводить в эту ячейку.

Сообщение об ошибке

Сообщение об ошибке

. Сообщение этого типа выводится только в том случае, когда пользователь вводит неверные данные и нажимает клавишу ENTER. Можно выбрать одно из трех сообщений об ошибке.

Сообщение. Это сообщение не предотвращает ввод неверных данных. Кроме заданного текста оно содержит значок информации, кнопку ОК, позволяющую вводить неверные данные в ячейку, и кнопку Отмена для восстановления предыдущего значения ячейки.

Предупреждение. Это сообщение не предотвращает ввод неверных данных. Оно содержит заданный текст, значок предупреждения и три кнопки: Да — для ввода неверных данных в ячейку, Нет — для возвращения в ячейку и ее дальнейшего изменения и Отмена — для восстановления предыдущего значения ячейки.

Останов. Это сообщение не позволяет вводить неверные данные. Оно содержит заданный текст, значок остановки и две кнопки: Повторить — для возврата в ячейку и ее дальнейшего изменения и Удалить — для восстановления предыдущего значения ячейки. Это сообщение не предназначено для использования в качестве меры безопасности: запрет на ввод недопустимых данных с последующим нажатием клавиши ENTER можно обойти путем копирования и вставки данных в ячейку.

Если ни одно из сообщений об ошибке не задано, в программе Microsoft Excel используется пометка, указывающая, допустимы ли введенные пользователем данные, которая позволяет легко найти недопустимые записи. При этом пользователь не уведомляется о том, что введенные им данные недопустимы.

Советы по использованию графика.

Советы по использованию графика.

При наведении указателя на элемент графика отображается совет по использованию графика, содержащий имя данного элемента. Например, при наведении указателя на легенду отображается совет, содержащий слово «Легенда».

Создание диаграммы

С помощью средств создания диаграмм на панели инструментов Рисование можно создавать самые различные диаграммы.
Тип диаграммы Отображение Примеры использования диаграмм в учебном процессе

Создание формы для ввода данных

Создание формы для ввода данных с помощью мастера шаблонов в программе Microsoft Excel 2002

Мастер шаблонов является программой-надстройкой, настраивающей базу данных для хранения данных, введенных из формы Microsoft Excel. После загрузки программы-надстройки в меню Данные будет добавлена команда Мастер шаблонов. Программа-надстройка «Мастер шаблонов» доступна на веб-узле Microsoft Excel. Мастер можно использовать с любой формой листа, имеющей ячейки для ввода данных. Мастер организует ссылки из ячеек в шаблоне формы (созданная книга, используемая как основа для других похожих книг) на поля в созданной базе данных. При создании новой книги на основе шаблона, вводе данных в ячейки с ссылками и сохранении книги Microsoft Excel создает новую запись в базе данных, содержащую данные из формы.

Например, предположим, что необходимо собрать данные о связанных с работой повреждениях с различных производственных узлов, соединенных сетью. Для этого сначала следует создать форму на листе, запрашивающую информацию, необходимую для каждого отчета о повреждении. Затем с помощью мастера шаблонов нужно создать шаблон из данной формы и связать его с основной базой данных. При заполнении нового отчета о повреждении, основанного на шаблоне, автоматически будет создаваться запись в базе данных.

Создание графика

Можно создать график на основе листа электронной таблицы или внедрить в виде объекта на другой лист. Можно также опубликовать график на веб-странице. Для создания графика необходимо сначала ввести его данные на лист электронной таблицы Excel. Затем нужно выделить эти данные или использовать Мастер диаграмм (в меню Вставка выберите команду Диаграмма) для выбора нужного вида графика и установки его параметров. Можно также использовать панель инструментов Диаграммы для создания основного графика, который можно отформатировать позже.

в отчетах, которые могут быть

Создание и печать отчетов, созданных с помощью диспетчера отчетов в программе Microsoft Excel 2002

Можно объединять листы, представления (наборы параметров отображения и печати) и сценарии (именованные наборы данных, используемые в моделях листов) в отчетах, которые могут быть выведены на печать с помощью программы-надстройки «Диспетчер печати». Добавленный отчет сохраняется вместе с книгой, поэтому отчет можно распечатать позднее.

Например, если существуют сценарий «Лучший случай», сценарий «Худший случай» и два различных пользовательских представления «Итоги» и «Подробности», то существует возможность создания отчета со сценарием «Лучший случай» и представлением «Подробности» и отчета со сценарием «Лучший случай» и представлением «Итоги».

Если в меню Вид нет команды Диспетчер отчетов, следует загрузить надстройку «Диспетчер отчетов». Программа-надстройка доступна на веб-узле Microsoft Excel.

В меню Вид выберите команду Диспетчер отчетов.

Нажмите кнопку Добавить.

В поле Имя отчета введите имя отчета.

В поле Лист щелкните лист, который требуется использовать как первый раздел отчета.

Выполните одно из следующих действий.

Если требуется выделить представление для первого раздела отчета, то в поле Представление установите флажок Представление, а затем выберите представление.

Если требуется выделить сценарий для первого раздела отчета, то в поле Сценарий установите флажок Сценарий, а затем выберите сценарий.

Если требуется добавить раздел в список в поле Разделы в этом отчете, нажмите кнопку Добавить.

Повторяйте эти действия, пока не будут созданы все разделы отчета.

Примечание. Программа Microsoft Excel печатает разделы отчета в том порядке, в котором они перечислены.

В меню Вид выберите команду Диспетчер отчетов.

В поле Отчеты выберите отчет, который требуется изменить, а затем нажмите кнопку Изменить.

Выполните следующие действия.

Чтобы добавить новый раздел, щелкните нужный лист, представление или сценарий в группе Раздел для добавления, а затем нажмите кнопку Добавить.

Чтобы удалить раздел, щелкните раздел в поле Разделы в этом отчете, а затем нажмите кнопку Удалить.

Чтобы изменить порядок разделов, щелкните раздел, который требуется переместить, а затем нажмите кнопку Вверх или Вниз.

Чтобы последовательно пронумеровать страницы отчета, установите флажок Последовательная нумерация страниц.

Примечание. Программа Microsoft Excel печатает разделы отчета в том порядке, в котором они перечислены в поле Разделы в этом отчете.

В меню Вид выберите команду Диспетчер отчетов.

В поле Отчеты выберите отчет, который требуется распечатать.

Нажмите кнопку Печать.

В поле Копии введите число копий.

Создание макета отчета сводной таблицы

Создание макета отчета сводной таблицы

Перетащите кнопки полей из окна Список полей сводной таблицы в помеченные области на диаграмме сводной таблицы.

Если требуется поменять расположение полей, перетащите их из одной области в другую. Чтобы удалить поле, перетащите его за пределы отчета сводной таблицы.
В некоторых случаях не требуется создавать макет отчета сводной таблицы непосредственно на листе. Например, если исходные данные извлекаются из большой базы данных, создание макета на листе может занять много времени. В этом случае на шаге 3 мастера сводных таблиц и диаграмм нажмите кнопку Макет, чтобы создать макет отчета сводной таблицы.

Дополнительные сведения об отчетах сводных таблиц, включая настройку и печать, представлены в следующем разделе этой статьи.

Создание собственного веб-запроса

Создание собственного веб-запроса

Имея представление о работе веб-запросов, можно легко создавать собственные веб-запросы. Перед созданием веб-запроса необходимо знать веб-страницу, с которой требуется получать данные, и ее адрес.

Создание верхнего и нижнего колонтитула

Создание верхнего и нижнего колонтитула

. На предназначенный для печати лист можно добавить верхний и нижний колонтитулы с полезными сведениями об этом листе, например номерами страниц и заголовком листа. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на вкладку Колонтитулы. Можно использовать встроенные колонтитулы или создать их самостоятельно. Кроме того, в колонтитулах могут использоваться рисунки.

Список значений

Список значений

. Составьте для ячейки список допустимых значений, например, «маленький», «средний», «большой», и разрешите вводить в ячейку только указанные значения. Можно снабдить ячейку стрелкой с раскрывающимся списком, которая появляется при выделении ячейки и упрощает выбор значений из списка.

Способы создания веб-запроса в программе Microsoft Excel

Способы создания веб-запроса в программе Microsoft Excel

Существует несколько различных способов создания веб-запроса в программе Microsoft Excel.

Способ представления данных листа электронной таблицы на графике

Способ представления данных листа электронной таблицы на графике

График связан с данными, на основе которых он создан, и автоматически обновляется при изменении данных на листе. Это свойство графика особенно удобно, если при вводе данных была совершена ошибка или часть данных была изменена.

Сравнение диаграмм и графиков

Диаграммы и графики являются образным способом представления данных. Они используются для визуальной подачи материала и позволяют упростить его восприятие.Однако между ними существуют определенные различия.

Сравнение продавцов - Начало отчета сводной таблицы

Начало отчета сводной таблицы

. Начните с исходных данных, содержащих сведения о продавцах. Здесь приведены несколько записей исходных данных, использованных для отчетов в данном разделе. Чтобы отобразить весь исходный диапазон, загрузите книги, сопровождающие данную статью.


Выделите ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуйте инструкциям мастера, выполняя шаги с 1 по 3. Обратите внимание на то, что можно создать макет сводной таблицы, нажав кнопку Макет на третьем шаге мастера, либо можно создать макет отчета прямо на листе.

Сравнение товаров - Начало отчета сводной таблицы

Начало отчета сводной таблицы

. Начните с исходных данных, содержащих сведения о товарах. Здесь приведены несколько записей исходных данных, использованных для отчетов в данном разделе. Чтобы отобразить весь исходный диапазон, загрузите книги, сопровождающие данную статью.


Щелкните ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуя инструкциям мастера, выполните шаги с 1 по 3. Обратите внимание на то, что можно создать макет сводной таблицы, нажав кнопку Макет на третьем шаге мастера, либо можно создать макет отчета прямо на листе.

Структура отчета сводной таблицы

В программе Microsoft Excel для обозначения частей отчета сводной таблицы используются специальные термины. Если вы не знакомы с этими терминами, прочтите этот раздел в качестве краткого введения.

Поле строки. Поле из исходных данных, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по строкам. Например, «Регион» и «Продавец» являются полями строк.

Поле столбца. Поле из исходных данных, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по столбцам. Например, «Тип» является полем столбца.

Поле страницы. Поле из исходных данных, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по странице (фильтр). Например, «Год» является полем страницы. Можно использовать поле «Год» для отображения обобщенных данных за 2003 год, 2004 год и т. д.

Элемент. Подкатегория поля строки, столбца или страницы. Например, поле «Тип» содержит следующие элементы: «Напитки», «Молоко» и «Мясо», а поле «Продавец» — элементы «Кротов», «Белова», «Ясенева» и «Попов».

Поле данных. Поле из исходных данных, содержащее значения для обобщения. Например, «Сумма продаж» является полем данных. Для большинства типов исходных данных можно выбрать способ обобщения (например «Сумма», «Среднее» и «Количество значений»). Поле данных обычно обобщает числа, но может обобщать текстовые данные. Например, нетрудно подсчитать, сколько раз упоминается указанный фрагмент текста (например, «Да» или «Нет») в каком-либо поле.

Область данных. Ячейки в отчете сводной таблицы, содержащие обобщенные данные. Например, значение в ячейке C5 обобщает продажи напитков Кротовым в восточном регионе в 2003 году. Другими словами, это отчет по суммам продаж для каждой строки в исходных данных, содержащих элементы: «Кротов», «Напитки», «Восточный» и «2003».

в программе Microsoft Excel 2002.

Сведения о картах в программе Microsoft Excel 2002

Компонент Microsoft Map недоступен в программе Microsoft Excel 2002. Карты можно открывать в более ранних версиях программы Microsoft Excel, однако нельзя создавать новые карты или изменять уже существующие.

Создать карту для использования в программе Microsoft Excel 2002 можно с помощью специальной программы, такой как Microsoft MapPoint®. Дополнительные сведения можно получить на веб-узле Microsoft MapPoint.

Типы баз данных, поддерживаемые мастером

Типы баз данных, поддерживаемые мастером

База данных может представлять собой список Microsoft Excel или базу данных Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE или Paradox, для которой установлены необходимый драйвер ODBC и другие компоненты доступа к данным. Сохраните базу данных в сетевой папке, к которой имеют доступ все пользователи, работающие с формой.

Типы данных, которые можно использовать

Типы данных, которые можно использовать

Список Microsoft Excel или база данных.

Внешние данные. Это может быть, например, файл базы данных, текстовый файл или источник в Интернете.

Несколько диапазонов консолидации. Можно объединять и обобщать данные из нескольких списков Microsoft Excel.

Другой отчет сводной таблицы. На основе одних и тех же данных могут быть созданы несколько отчетов сводных таблиц. За счет повторного использования существующего отчета сводной таблицы при создании нового отчета достигается экономия памяти и места на диске. Эта операция устанавливает связь между исходным и новым отчетами сводных таблиц. Так, в случае обновления данных исходного отчета обновляются также данные в новом отчете и наоборот.

Типы проверяемых данных

Типы проверяемых данных

В программе Microsoft Excel можно указать следующие типы данных, допустимых для ввода в ячейки.

Типы возможных сообщений

Типы возможных сообщений

Для каждой проверяемой ячейки возможен вывод двух разных сообщений. Одно из них будет появляться перед вводом данных, а другое— после попытки ввода неверных данных. Если включен помощник, эти сообщения выводятся в окне помощника.

Удаление личных данных из книги

Удаление личных данных из книги в программе Microsoft Excel 2002

При сохранении книги личные данные, такие как имя, название организации, имя пользователя, последним сохранившего книгу и т. д., могут сохраняться вместе с книгой. Чтобы удалить эти сведения, выполните следующие действия.

В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Безопасность.

Установите флажок удалять личные сведения из файла при его сохранении.

Сохраните книгу.

Следующие личные сведения удаляются из документа.

Свойства файла: «Автор», «Руководитель», «Учреждение», «Автор изменений».

Имя последнего пользователя, который прекратил общий доступ (монопольно использовал) общую книгу.

Маршруты.

Заголовок сообщения электронной почты, созданного с помощью кнопки Электронная почта.

Имена, связанные с отчетом сводной таблицы, изменяются на «Автор».

Имена, связанные с комментариями и сценариями, изменяются на «Автор».

Пути, связанные с загруженными компонентами и смарт-тегами.

Имя пользователя, последним открывавшего книгу.

Личные представления.

Управление общей книгой

Администрирование общей книги начинается с обучения рабочей группы совместной работе с книгой, а затем осуществляется контроль и разрешение проблем, связанных с конфликтами при внесении изменений или с разрывом соединения.

Условия использования программы Microsoft Access

Программу Microsoft Access следует использовать при следующих условиях.

Для хранения данных требуется реляционная база данных (из нескольких таблиц).

В будущем может потребоваться добавить несколько таблиц к исходному простому или нереляционному набору данных.
Например, требуется хранить сведения о клиентах: имя и фамилия, адрес и номер телефона, но число типов данных может расшириться за счет действий клиентов, таких как заказы. В таких случаях удобнее с самого начала реализовать проект с помощью базы данных Microsoft Access.

Объем данных очень велик (тысячи записей).
Например, сведения о штате крупной компании лучше хранить в базе данных Microsoft Access.

Большая часть данных представляет собой длинные строки текста (не чисел).

Необходимые данные извлекаются из нескольких внешних баз данных.
Например, если требуется постоянно выполнять импорт и экспорт данных в базы данных Microsoft Access, то для максимальной совместимости имеет смысл работать в программе Microsoft Access.

Необходимо поддерживать постоянную связь с крупной внешней базой данных, например с базой данных, созданной с помощью сервера Microsoft SQL Server.

Выполняются сложные запросы.
Например, в крупной компании при обработке заказов клиентов требуется искать имена клиентов, хранящиеся в базе данных SQL Server, в процессе приема новых заказов в программе Microsft Access. Связь с базой данных SQL Server может поддерживаться в представлении «Таблица» программы Microsoft Access. При добавлении или поиске имени клиента происходит обращение к базе данных SQL Server, но только что полученные сведения о новом заказе хранятся локально в таблицах Microsoft Access.

С базой данных работает много пользователей, и требуются надежные средства обновления данных.
Например, технически подготовленные пользователи могут пользоваться страницами доступа к данным Microsoft Access, а остальным пользователям будет достаточно форм с более дружественным интерфейсом.

Условия использования программы Microsoft Excel

Программу Microsoft Excel следует использовать при следующих условиях.

Данные представляются в простой или нереляционной форме (не требуется реляционная база данных из нескольких таблиц).
Чаще всего это справедливо по отношению к данным, представленным преимущественно в числовом виде, например финансовый бюджет за текущий год.

Данные в основном используются в расчетах и статистических сравнениях, например при анализе затрат и прибыли по бюджету организации.

Объем данных не слишком велик (не более 15000 строк).

У меня нет особых предпочтений...

У меня нет особых предпочтений, когда речь идет об использовании программ Microsoft Excel 2002 и Microsoft Access 2002, однако иногда лучшей программой для обработки данных оказывается совсем не та, которая ожидалась.

Правильный выбор особенно важен, когда доступ к данным и их обновление должны производиться максимально быстро и точно. Этот обзор посвящен выбору программы, наиболее подходящей для обработки имеющихся данных.
Обе программы Microsoft Access и Microsoft Excel предоставляют следующие возможности:

мощные запросы для сортировки и фильтрации данных;

сложные расчеты для извлечения нужных сведений;

сводные таблицы и сводные диаграммы для обработки данных в интерактивном режиме;

получение отчетов на основе данных и их просмотр в различных форматах;

формы для добавления, изменения и удаления данных, а также для перехода от одних данных к другим;

слияние в программе Microsoft Word для, например, массового изготовления наклеек с адресами;

подключение к внешним данным с последующим просмотром, запросами и изменением данных без их импорта;

создание веб-страниц для вывода данных только для чтения или для доступа к ним в изменяемом формате;

импорт данных из внешних баз данных (Access, Microsoft SQL Server™) и других типов файлов (.txt или .htm).

Обе программы размещают данные столбцами, которые называются также полями и содержат сведения определенного типа (тип данных). В верхней ячейке каждого столбца находится подпись столбца. Единственное отличие заключается в том, что строка в программе Microsoft Excel называется записью в программе Microsoft Access.
Рассмотрим в качестве примера создание штатной ведомости. Этот список должен содержать пять столбцов: табельный номер, фамилия, инициалы, номер рабочего телефона, дата приема на работу. Верхняя ячейка каждого столбца будет содержать текстовую подпись с описанием соответствующих данных.

Веб-запросы

Веб-запросы

. Чтобы использовать веб-запрос для извлечения данных через Интернет, необходимо создать веб-запрос и передать данные в программу Microsoft Excel. Чтобы создать веб-запрос, в меню Данные последовательно выберите команды Импорт внешних данных и Создать веб-запрос.

Внедрение графика

Внедрение графика

Внедренный график считается графическим объектом и сохраняется как часть листа, в который он внедрен. Внедренные графики лучше всего использовать в случае необходимости печати одного или нескольких графиков вместе с листом данных.

Вопросы печати

Вопросы печати

Даже если лист прекрасно смотрится на экране, это не означает, что его уже можно печатать. В этой статье собраны советы о том, как сэкономить время и бумагу, избежать наиболее общих проблем при печати документов и добиться отличных результатов.


Чтобы сделать данные на листе удобными для чтения и понимания, выполните одно или несколько следующих действий.

Возникла ошибка в работе приложения Office. Какие действия нужно выполнить?

Возникла ошибка в работе приложения Office. Какие действия нужно выполнить?

Техническую поддержку можно получить, обратившись в службу технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия).

Можно выполнить поиск в базе знаний Microsoft Knowledge Base (английская версия), содержащей сведения о технической поддержке и средствах самостоятельного устранения неполадок для продуктов Microsoft.

Вставка имеющихся данных в новую базу данных

Вставка имеющихся данных в новую базу данных

При настройке новой базы данных возможно наличие нескольких сохраненных копий формы Microsoft Excel, содержащей данные, которые требуется включить в эту базу данных. С помощью мастера шаблонов можно автоматически добавить эти данные в базу данных, если они расположены в тех же ячейках, что и в шаблоне, связанном с этой базой данных. Например, если в мастере шаблонов будет указано, что данные в ячейке D4 на листе «Личные_данные» связаны с полем «Код сотрудника» в базе данных, во всех имеющихся книгах с данными, которые требуется добавить в базу данных, код сотрудника также должен храниться в ячейке D4 на листе «Личные_данные».

Вставка вопросов или примечаний по старым материалам

Вставка вопросов или примечаний по старым материалам

. По ходу работы вы можете обнаружить, что возникают вопросы по используемой информации (например, было решено увеличить ставки и было изменено доменное имя, но дебатируется вопрос, не стоит ли использовать при работе с клиентом известное ему старое имя). Чтобы привлечь внимание членов группы к этим вопросам, вы решаете вставить вопросы в виде примечаний.

Чтобы вставить вопросы или примечания

Выделите текст или элемент, по которому делается примечание.

На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание.

Введите текст в выноску примечания.

Ввод чисел

В программе Microsoft Excel число может содержать только следующие знаки:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Все знаки плюс (+), стоящие перед числом, игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания знаков, состоящие из цифр и иных знаков, рассматриваются как текст.


Введите перед дробью 0 (ноль), например 0 1/2.


Введите перед отрицательным числом знак минус (-) или заключите отрицательное число в скобки ( ).


Все числа в ячейке выровнены по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, в меню Формат выберите команду Ячейки, перейдите на вкладку Выравнивание, а затем выберите необходимые параметры.


Как правило, числовой формат, применяемый к ячейке, определяется способом отображения числа в таблице. Если в ячейку, имеющую общий числовой формат, введено число, могут быть применены различные числовые форматы. Например, если введено число 14,73р., автоматически применяется денежный формат.
Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, содержащие числа. В меню Формат выберите команду Ячейки, перейдите на вкладку Число, а затем выберите категорию и формат.


В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат, можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие знаки, как «E» и «+». Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, используйте встроенный экспоненциальный числовой формат (экспоненциальное представление числа) или пользовательский формат.


Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих цифр, разряды после 15-го преобразуются в нули (0).


В программе Microsoft Excel числа хранятся в виде числовых данных, даже если к содержащим их ячейкам был применен текстовый формат. Если такие данные, например коды товаров, необходимо интерпретировать как текст, то сначала желательно применить текстовый формат к пустым ячейкам (в меню Формат выберите команду Ячейки, перейдите на вкладку Число, а затем выберите формат Текстовый в списке Числовые форматы), а затем ввести числа. Если числа уже введены, назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем— клавишу ENTER, чтобы ввести данные заново.


Интерпретация знаков как чисел определяется установками свойств в разделе «Языки и стандарты» на панели управления. Выбранные параметры определяют также стандартный формат чисел — например, в системе с американским стандартом точка (.) используется как десятичный разделитель.

Ввод данных

Ввод данных

.Пока пользователь вводит данные или нажимает кнопку со стрелкой, чтобы выбрать нужное значение из списка, сообщение для ввода остается на экране (раскрывающийся список может закрыть часть сообщения).

Ввод данных в проверяемые ячейки

Далее описан процесс ввода данных пользователем. Чтобы уведомить пользователя о настройках, обеспечивающих ввод правильных данных, могут использоваться сообщения для ввода и сообщения об ошибках. Чтобы увидеть проверку данных в действии, загрузите книгу-образец, сопровождающую эту статью, и просмотрите примеры на листе Сообщения.
Просмотр сообщения для ввода. Если щелкнуть проверяемую ячейку или перейти в нее с помощью клавиш со стрелками, в окне помощника или в отдельном окне сообщения появляется сообщение для ввода. Если ячейка снабжена раскрывающимся списком, справа от ячейки появляется кнопка со стрелкой.

Ввод даты и времени

Значения даты и времени обрабатываются в программе Microsoft Excel как числа. Таким образом, представление даты и времени в ячейке зависит от заданного для этой ячейки формата чисел. При вводе даты или времени в ячейку, имеющую основной формат чисел, она приобретает встроенный формат даты или времени соответственно. По умолчанию значения даты и времени выравниваются по правому краю ячейки. Если автоматически распознать формат даты или времени не удается, введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.


Параметры, выбранные в разделе «Язык и стандарты» панели управления Microsoft Windows, определяют формат, используемый по умолчанию для текущих даты и времени, включая знаки, которые будут использованы как разделители даты и времени. Например, косая черта (/) и дефис (–) для дат, двоеточие (:) для времени согласно стандартам английского языка (США).


При вводе дат, например «01 декабря», программа Excel сопоставляет сначала день, а потом год. Например, «01 декабря» вводится как 1 декабря текущего года, а не декабрь 2001 года.


Разделите дату и время с помощью пробела.


Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени пробел, а затем буквы AM или PM (A или P). В остальных случаях время интерпретируется в 24-часовом формате. Например, при вводе значения 3:00 вместо 3:00 PM время будет храниться в ячейке в виде 3:00 AM.


Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в программе Excel все даты хранятся как целые числа, а время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, выделите ячейки, содержащие дату или время, выберите команду Ячейки в меню Формат, перейдите на вкладку Число, а затем выберите формат Общий в списке Числовые форматы.


Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. Чтобы использовать дату и время в формуле, введите дату или время как функцию ДАТА. Например, приведенная ниже формула возвращает результат, равный 68.
=ДАТА(2004,5,12)-ДАТА(2004,3,5)


В программе Excel для Windows (и Lotus 1-2-3) используется система отсчета дат с начала столетия; в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. В программе Microsoft Excel для «Макинтошей» используется система отсчета дат, начиная с 1904 года; в ней числу 1 соответствует 2 января 1904 г. Чтобы изменить систему отсчета дат, выберите в меню Сервис команду Параметры, а затем на вкладке Вычисления в группе Параметры книги установите флажок Система дат 1904. Установите систему дат 1904 для книги, которая используется совместно с другими книгами, в которых эта система отсчета дат была установлена ранее.
Если в программе Microsoft Excel для Microsoft Windows был открыт файл, созданный в программе Microsoft Excel для «Макинтошей» версии 2.0 или более поздней версии, то программа Microsoft Excel распознает формат файла и автоматически преобразует даты в систему дат 1900. И наоборот, если открывается файл Microsoft Excel для Microsoft Windows на «Макинтоше», даты преобразуются в систему дат 1904.

Ввод допустимых данных

Ввод допустимых данных

. Если пользователь вводит допустимые данные и нажимает клавишу ENTER, данные заполняют ячейку.

Ввод недопустимых данных

Ввод недопустимых данных

.Если пользователь вводит данные, которые не соответствуют заданным условиям, и на случай ввода таких данных предусмотрено сообщение об ошибке, указанное сообщение появляется в окне помощника или в отдельном окне сообщения. Пользователь может прочесть сообщение и решить, что делать дальше.

При появлении сообщения кнопка ОК позволяет ввести недопустимые данные, а кнопка Отмена — начать ввод заново.

При появлении предупреждения кнопка Да позволяет ввести недопустимые данные, кнопка Нет — внести дальнейшие изменения в ячейку, а кнопка Отмена — начать ввод заново.

При появлении сообщения об остановке ввод недопустимых данных не допускается, но остается возможность внести изменения в ячейку с помощью кнопки Повтор или начать ввод заново с помощью кнопки Отмена.

Если не задано никаких сообщений, ввод данных в проверяемые ячейки для пользователя ничем не отличается от обычного ввода данных в программе Microsoft Excel. Однако при этом помечаются все ячейки, в которые были введены недопустимые записи, чтобы эти ячейки можно было быстро найти.

Ввод текста

Текст — это любое сочетание чисел, пробелов и нечисловых знаков. Например, текстом считаются следующие данные: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.


Весь текст в ячейке выровнен по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, выберите команду Ячейки в меню Формат, перейдите на вкладку Выравнивание, а затем выберите необходимые параметры.


На вкладке Выравнивание установите флажок переносить по словам.


Нажмите клавиши ALT+ENTER.

Выбор доступного расположения с достаточным размером памяти

Выбор доступного расположения с достаточным размером памяти

. Когда книга становится общей, ее необходимо сохранить на сетевом сервере или в другом месте, где ее смогут открыть другие пользователи. Не следует хранить общую книгу на веб-сервере, так как пользователи не смогут ее редактировать (общие книги сохраняются в формате Microsoft Excel, а не в формате HTML). Если предполагается вести запись изменений, убедитесь, что на диске достаточно места для файла журнала.

Выбор подходящей функции

Выбор подходящей функции

В программе Microsoft Excel в диалоговом окне Мастер функций - шаг 1 из 2 введите краткое описание действия, которое нужно выполнить, и на экран будет выведен список функций, которые можно использовать в подобном случае. Например, при вводе вопроса «как рассчитать ежемесячные выплаты по ссуде» будет предложено использовать функцию ППЛАТ (расчет платежей по ссуде) или функцию КПЕР (расчет количества периодов выплат для инвестиций).

Вырезание и вставка примеров функций из интерактивной справки

Вырезание и вставка примеров функций из интерактивной справки

Интерактивная справка теперь еще более незаменима в использовании! Выберите функцию, справку по которой необходимо получить, и изучите пример ее использования в нижней части области справки. В разделе справки можно вырезать пример, содержащий формулы и данные, вставить его на рабочий лист и проверить выполнение расчетов, чтобы выяснить, как работает формула. На следующей иллюстрации приведен пример, подобный примерам, доступным в справке.

В дополнение к автосуммированию...

В дополнение к автосуммированию теперь можно автоматически выполнять вычисление среднего значения, подсчет количества ячеек, а также многое другое!

В предыдущих версиях программы Microsoft Excel доступна кнопка «Автосумма», при нажатии которой выполняется подсчет суммы значений диапазона ячеек. Теперь при помощи той же самой кнопки можно выполнить подсчет среднего значения, числа ячеек в диапазоне, а также выбрать максимальное или минимальное значение ячеек в диапазоне. Выделите диапазон ячеек, щелкните стрелку кнопки Автосумма и выберите действие, которое нужно выполнить (Суммировать, Среднее, Число, Максимум или Минимум).

В некоторых таблицах на страницах с рамками не отображаются значки

В некоторых таблицах на страницах с рамками не отображаются значки

При просмотре веб-страницы, использующей рамки, в диалоговом окне Веб-запрос некоторые значки выделения таблицы не отображаются. Нажатие кнопки Обновить может разрешить эту проблему, но часто это приводит к переходу набора рамок страницу. Чтобы отобразить значки таблицы, нажмите дважды кнопку Скрыть значки.

В справочном центре не удалось найти необходимые сведения. Где еще можно поискать ответы на вопросы?

В справочном центре не удалось найти необходимые сведения. Где еще можно поискать ответы на вопросы?

Если с помощью справочного центра не удалось разрешить интересующий вопрос, попробуйте выполнить поиск в справке продукта.

Посетите веб-узел службы технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия), чтобы найти нужные сведения.

Посетите группы новостей поддержки продуктов корпорации Майкрософт и пообщайтесь с другими пользователями, работающими с продуктами Microsoft, включая наиболее опытных профессионалов корпорации Майкрософт.

Выполните поиск в базе знаний Microsoft Knowledge Base (английская версия), содержащей сведения о технической поддержке и средствах самостоятельного устранения неполадок для продуктов Microsoft.

Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами (английская версия) по каждому продукту.

Задайте вопрос о поддержке продуктов через Интернет (английская версия).

Позвоните в службу технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия).

Зачем нужен справочный центр?

Зачем нужен справочный центр?

Справочный центр Microsoft Office представляет собой ресурс, содержащий советы, статьи, пошаговые инструкции и ссылки на связанные ресурсы. По вопросам устранения ошибок приложений, поддержки продуктов и получения сведений о конкретных приложениях обращайтесь в службу технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия).

Зачем проводить сравнение?

Справедливый вопрос. Все-таки программа Microsoft Excel не является системой управления базой данных. Это программа управления табличными данными, элементы которых хранятся в строках и столбцах ячеек, называемых листами. Наиболее общей задачей в программе Microsoft Excel является управление списками, например списками номеров телефонов или данных о персонале. По сравнению с этим в программе Microsoft Access данные хранятся в таблицах, которые очень похожи на листы, но предназначены для выполнения сложных запросов, связывающих данные из различных таблиц, расположений и даже полей в других таблицах.
Таким образом, обе программы прекрасно подходят для обработки данных, но у каждой есть свои очевидные преимущества в зависимости от типа данных и выполняемых с ними действий.

с этими сводными отчетами, загрузите

Чтобы работать непосредственно с этими сводными отчетами, загрузите книги, сопровождающие данную статью. Помимо копий всех исходных данных и отчетов, использованных в статье, эти книги содержат четыре отчета сводных диаграмм, поясняющих графический способ представления данных.

Запросы с параметрами

Запросы с параметрами

. Чтобы использовать запрос с параметрами для извлечения данных, необходимо сначала создать запрос с параметрами в программе Microsoft Query, возвращающий данные в программу Microsoft Excel. Создание запроса с параметрами для извлечения исходных данных из баз данных OLAP невозможно. Сведения о создании запроса с параметрами содержатся в справке Microsoft Query.

Защита данных в программах Microsoft Access и Microsoft Excel

Независимо от используемой программы важно обеспечить защиту данных. Воспользуйтесь следующими советами.

При каждом обновлении данных создавайте резервную копию файла.

Не допускайте наличия пустых ячеек в строках и столбцах, содержащих данные.

По возможности всегда скрывайте важные данные от просмотра с помощью средства скрытия/отображения данных.

Управляйте доступом пользователей для защиты данных. Меры безопасности включают:

шифрование

защиту паролями

разрешения на уровне пользователей

цифровые подписи

доступ только для чтения

Если у вас возникнут вопросы, обратитесь к справке любой из двух программ: введите свой вопрос в поле Введите вопрос в строке меню и нажмите клавишу ENTER.
Сведения об авторе



    Базы данных: Разработка - Управление - Excel

• Базы данных
  
• Разработка баз данных
  
• СУБД и базы данных
  
• Управление базами данных
  
• Классика баз данных
  
  
• Софт для создания базы данных
  
• SQL
  
• Access
  
• FoxProо
  
• Расширенная оптимизация подзапросов в Oracle
  
  
• Informix
  
• Линтер
  
• Postgres
  
• СУБД DB2
  
• InterBase
  
  
• Excel
  
• Таблицы Excel
  
• Справка Excel
  
• Программирование в Excel
  
• Деньги в Excel
  
  
• Задачи Excel
  

---

---

Циклическая	Непрерывный циклический процесс	Возможность быстрого просмотра распределения обязанностей по уборке класса или графика дежурств. Изучение жизненного цикла различных животных.
Целевая	Шаги для достижения цели	Ход сбора банок с консервами на благотворительные нужды. Создание списка для чтения, в котором каждая следующая книга сложнее предыдущей.
Самым легким способом создания диаграммы Создание диаграммы Ганта в программе Microsoft Excel 2002 Самым легким способом создания диаграммы Ганта является использование программы Microsoft Project вместо программы Microsoft Excel. Microsoft Project является программой планирования задач, что упрощает отслеживание временной шкалы проекта и составление диаграммы. Программа Microsoft Excel не содержит встроенный формат диаграммы Ганта. Тем не менее, можно создать диаграмму Ганта в программе Microsoft Excel, настроив линейчатую диаграмму с накоплением. Эта статья описывает создание диаграммы Ганта, приведенной ниже. Откройте новый лист в программе Microsoft Excel и введите следующие значения в ячейки от A1 до D6: A B C D 1 2 3 4 5 6 Начальная дата Завершено Осталось Задача 1 01.08.2000 205 10 Задача 2 15.10.2000 200 120 Задача 3 15.12.2000 140 200 Задача 4 06.02.01 44 345 Задача 5 06.05.01 0 380 Примечание. Значения в столбцах C и D («Завершено» и «Осталось») представляют собой число дней. Выделите ячейку B2 и отформатируйте ее с помощью формата даты, который требуется использовать для диаграммы (команда Ячейки, меню Формат, вкладка Число). Выберите пункт Дата в списке Числовые форматы, а затем выберите используемый формат в списке Тип. Выберите диапазон ячеек A1:D6 и нажмите кнопку Мастер диаграмм. На шаге 1 выберите пункт Линейчатая в поле Тип, а затем выберите подтип Линейчатая диаграмма с накоплением отражает вклад каждой категории в общую сумму (название каждого подтипа диаграммы отображается в нижней части диалогового окна). Нажмите дважды кнопку Далее, а затем кнопку Готово. Дважды щелкните первые ряды на диаграмме. Это ряды для Начальная дата. Если в программе Microsoft Excel 2002 используются цвета, установленные по умолчанию, то эти ряды имеют голубой цвет. На вкладке Вид диалогового окна Формат ряда данных установите переключатель в положение Невидимая в группе Граница, а в положение Прозрачная в группе Заливка, а затем нажмите кнопку ОК. Дважды щелкните ось категорий (x), которая на линейчатой диаграмме расположена вертикально. На линейчатой диаграмме оси x и y поменяны местами. Перейдите на вкладку Шкала и установите флажок обратный порядок категорий. Перейдите на вкладку Шрифт, выберите цифру 8 в поле Размер, а затем нажмите кнопку ОК. Дважды щелкните ось значений (x), которая на линейчатой диаграмме расположена горизонтально. Поле выполнения последнего шага эта ось будет расположена в верхней части области диаграммы. Перейдите на вкладку Шкала и введите следующие значения в соответствующих полях: минимальное значение: 36739; максимальное значение: 37441; цена основных делений: 61; цена промежуточных делений: 1. Эти значения являются серийными номерами, представляющими даты, используемые для оси значений (y). Минимальное значение 36739 представляет дату 1 августа 2000 года. Максимальное значение 37441 представляет дату 4 июля 2002 года. Цена основных делений 61 представляет около двух месяцев, а цена промежуточных делений представляет один день. Чтобы просмотреть серийный номер даты, введите дату в ячейку, а затем примените к ячейке числовой формат Общий. Также на вкладке Шкала установите флажок пересечение с осью X (категорий) в максимальном значении. Перейдите на вкладку Выравнивание и в группе Ориентация введите число 45 в поле градусов. Перейдите на вкладку Шрифт и в группе Начертание выберите пункт полужирный. В поле Размер выберите цифру 8, а затем нажмите кнопку ОК. Щелкните легенду правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат легенды. Перейдите на вкладку Размещение и установите переключатель в положение внизу, посередине. Внутри легенды щелкните Начальная дата, чтобы выбрать, а затем нажмите клавишу DEL. После завершения шагов, описанных выше, получится диаграмма, которая выглядит аналогично примеру. Может понадобиться изменить размер диаграммы, используя мышь, чтобы просмотреть все метки, представленные в диаграмме. При необходимости может быть добавлено дополнительное форматирование.