У меня нет особых предпочтений,

Февраль 2002 г.

Эмма Нельсон (Emma Nelson)

У меня нет особых предпочтений, когда речь идет об использовании программ Microsoft Excel 2002 и Microsoft Access 2002, однако иногда лучшей программой для обработки данных оказывается совсем не та, которая ожидалась.

Правильный выбор особенно важен, когда доступ к данным и их обновление должны производиться максимально быстро и точно. Этот обзор посвящен выбору программы, наиболее подходящей для обработки имеющихся данных.

Обе программы Microsoft Access и Microsoft Excel предоставляют следующие возможности:

мощные запросы для сортировки и фильтрации данных;

сложные расчеты для извлечения нужных сведений;

сводные таблицы и сводные диаграммы для обработки данных в интерактивном режиме;

получение отчетов на основе данных и их просмотр в различных форматах;

формы для добавления, изменения и удаления данных, а также для перехода от одних данных к другим;

слияние в программе Microsoft Word для, например, массового изготовления наклеек с адресами;

подключение к внешним данным с последующим просмотром, запросами и изменением данных без их импорта;

создание веб-страниц для вывода данных только для чтения или для доступа к ним в изменяемом формате;

импорт данных из внешних баз данных (Access, Microsoft SQL Server™) и других типов файлов (.txt или .htm).

Обе программы размещают данные столбцами, которые называются также полями и содержат сведения определенного типа (тип данных). В верхней ячейке каждого столбца находится подпись столбца. Единственное отличие заключается в том, что строка в программе Microsoft Excel называется записью в программе Microsoft Access.

Рассмотрим в качестве примера создание штатной ведомости. Этот список должен содержать пять столбцов: табельный номер, фамилия, инициалы, номер рабочего телефона, дата приема на работу. Верхняя ячейка каждого столбца будет содержать текстовую подпись с описанием соответствующих данных.