Стандарт предприятия. Требования к документации в ООО – Управление персоналом.

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 1.1. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее документы), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ООО Телебалт, его структурных подразделений и отдельных сотрудников:

организационно-нормативные документы: Устав ООО Телебалт, структура и штатная численность персонала, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников ООО Телебалт;
организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.;
информационно-справочные документы: письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т. п.;
плановые документы: плановые задания, заявки на материальное обеспечение, на специалистов, наряды, расчеты, программы, графики проведения мероприятий и т. п.;
отчетно-статистические документы: по экономическим, социальным, техническим показателям деятельности ООО Телебалт;
документы по личному составу: заявления, анкеты, резюме, автобиографии, рекомендации, личные карточки, удостоверения, пропуски, трудовые книжки, копии документов об образовании, личные дела и др.;
документы по социальному обеспечению: документы, связанные с оформлением пенсий, пособий, льгот, социального страхования и т. л.

1.2. Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов документов;
требования к оформлению реквизитов документов;
порядок составления и изменения документов;
порядок прохождения документов и контроля за их исполнением;
порядок подготовки документов к хранению;
требования к условиям хранения документов.

1.3. Настоящий Стандарт разработан в соответствии с Государственным Стандартом Российской Федерации Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003) с учетом опыта организации документооборота в Федеральных органах власти и коммерческих организациях России.
1.4. Требования настоящего Стандарта вступают в силу с момента его утверждения и действуют до издания специального приказа директора ООО Телебалт о его отмене или вводе нового стандарта предприятия.
1.5. Изменения и дополнения в настоящий Стандарт вносятся приказом директора ООО Телебалт.
1.6. Изменения (дополнения) в настоящий Стандарт вносятся по инициативе членов Совета директоров, директора ООО Телебалт либо руководителей самостоятельных структурных подразделений (департаментов, служб).
Изменения (дополнения) в настоящий Стандарт вносятся в следующих случаях:

изменения законодательства, касающиеся документационного обеспечения деятельности организаций;
внедрение в ООО Телебалт новой технологии и техники создания, обработки и хранения документов;
существенного изменения организационной структуры ООО Телебалт.

1.7. В случае внесения в настоящий Стандарт значительных изменений (дополнений) он подлежит переизданию.
1.8. Все изменения (дополнения) к настоящему приказу согласовываются с:

управляющим по делам производства,
руководителем проектов,
начальником Департамента управления персоналом,
начальником Департамента контроля качества;
административным управляющим.

1.9. Работники ООО Телебалт, виновные в нарушении требований, установленных настоящим Стандартом, несут ответственность в соответствии с локальными нормативными актами предприятия.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Бланки документов
2.1.1. Организационно-нормативные и организационно-распорядительные документы ООО Телебалт должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение 1).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.1.2. В ООО Телебалт применяются следующие бланки:

бланки с указанием наименования предприятия;
бланки с указанием должности директора и его заместителей;
бланки структурных подразделений ООО Телебалт, имеющих право издавать распорядительные и нормативные документы и осуществлять самостоятельную переписку со сторонними организациями.

Состав видов бланков, применяемых на предприятии, утверждается директором ООО Телебалт по представлению начальника Департамента управления персоналом.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется приказом директора ООО Телебалт по представлению начальника Департамента управления персоналом с приложением образцов бланков.
2.1.3. Бланки ООО Телебалт изготавливаются и распространяются по подразделениям в централизованном порядке канцелярией предприятия.
2.1.4. Бланки ООО Телебалт подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.2. Состав реквизитов документов
2.2.1. При подготовке и оформлении документов в ООО Телебалт используют следующие реквизиты:

01 товарный знак (эмблема) предприятия;
02 наименование предприятия;
03 справочные данные о предприятии;
04 наименование вида документа;
05 дата документа;
06 регистрационный номер документа;
07 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
08 место составления или издания документа;
09 гриф ограничения доступа к документу;
10 адресат;
11 гриф утверждения документа;
12 резолюция;
13 заголовок к тексту;
14 отметка о контроле;
15 текст документа;
16 отметка о наличии приложения;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
20 печать;
21 отметка о заверении копии;
22 отметка об исполнителе;
23 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
24 отметка о поступлении документа в организацию.

2.2.2. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, а также отметки для расположения реквизитов 05, 06, 07, 08, 10, 13, 14, 15.
Возможно использование реквизита 15 при применении трафаретных текстов документов.
2.2.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 05, 06, 07, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25.
2.3. Требования к оформлению реквизитов документов
2.3.1. Товарный знак (эмблему организации) помещают на бланках документов в соответствии с учредительными документами ООО Телебалт (приложение 2).
2.3.2. Наименование предприятия должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах ООО Телебалт.
Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование предприятия, оно (в скобках) помещается ниже полного наименования.
Если в учредительных документах закреплено наименование предприятия на иностранном языке, оно (в скобках) помещается ниже наименования на русском языке.
Наименование структурного подразделения ООО Телебалт указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее ООО Телебалт.
2.3.3. Справочные данные организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты.
Если автором документа является структурное подразделение ООО Телебалт, то в справочные данные включаются номер телефона и адрес электронной почты (при наличии) этого подразделения.
2.3.4. Наименование вида документа, составленного или изданного в ООО Телебалт, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
В письме наименование вида документа не указывается.
2.3.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания (принятия решения), для акта дата события.
Если авторами документа являются несколько структурных подразделений (должностных лиц), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точками, год четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 года следует оформлять: 05.06.2003.
При подготовке организационно-нормативных и организационно-распорядительных документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 января 2003 г.
2.3.6. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
2.3.7. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам Наименование организации и Справочные данные об организации.
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
2.3.8. Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциальUо и пр.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к конфиденциальной информации.
2.3.9. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например ООО Модуль-Стиль Бухгалтерия Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ООО Модуль-Стиль Бухгалтерия
Старшему бухгалтеру
О. Н. Печикиной или
Генеральному директору ООО Модуль-Стиль
А. Г. Чегодаеву Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Начальникам отделов Департамента логистики Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке, например:
Главному редактору Издательского дома
Питер
Н. В. Колобадзе В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
101000, Москва, Центр,
Милютинский пер., д. 7а При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И. П. ул. Гурьева, д. 5, кв. 8
, пос. Сосновка, Гурьевский р-н,
Калининградская обл., 314238 2.3.10. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
Утверждаю Директор
ООО Телебалт
Личная подпись Н. Г. Десятнюк
01.10.2003 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждено (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например: Протокол Совета директоров
от 15.09.2003 или
Утверждено Приказ директора
ООО Телебалт
от 12.10.2003 85 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 2.3.11. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например: Никитину П. С. Прошу подготовить проект
приказа о поощрении
Кузина А. Н. к 15.11.03
Личная подпись
05.11.2003 Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 2.3.12. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? например:

Должностная инструкция инженера по нормированию труда.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять. 2.3.13. Отметка о контроле это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой К, словом или штампом Контроль.
2.3.14. Текст документа составляют на русском языке.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились и т. п.). характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующей странице печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели создания документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения; справки, докладные записки оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации (подразделения) автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, зголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение), издаваемых должностными лицами ООО Телебалт, а также в документах, адресованных руководству предприятия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений, работников предприятия (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав подразделения входят, комиссия установила).
В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);
от третьего лица единственного числа (ООО Телебалт не возражает, Департамент управления персоналом считает возможным).

2.3.15. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:

Положение о Департаменте логистики на 8 л. в 1 экз.
Должностная инструкция начальника Департамента логистики на 5 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к нормативному, распорядительному документу на первом его (приложения) листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования нормативного (распорядительного) документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение 2 к приказу директора ООО Телебалт
от 15.10.2003 85 Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.1997 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о егV наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
2.3.16. В состав реквизита Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Директор ООО Телебалт Личная подпись Н. Г. Десятнюк
или
Директор Личная подпись Н. Г. Десятнюк
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор Личная подпись Н. Г. Десятнюк Начальник Департамента управления персоналом Личная подпись В. Н. Клюев При подписании документа должностными лицами равных по статусу должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Технический директор Директор по производству Личная подпись А. В. Иванов Личная подпись В. В. Петров В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись А. В. Иванов Члены комиссии Личная подпись В. В. Петров
Личная подпись Н. Н. Комаров Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности. 2.3.17. Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: Согласовано Финансовый директор
Личная подпись А. А. Мамонов
23.09.2003 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
Согласовано Письмо мэрии Центрального р-на
г. Калининграда
от 01.05.2003 302-450 или
Согласовано Протокол заседания
Совета директоров ООО Телебалт
от 21.10.2003 10 2.3.18. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи визирующего (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости должность визирующего, например:
Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов
25.08.2003 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются Личная подпись А. С. Орлов
25.08.2003 Визы проставляют на последнем листе подлинника нормативного (распорядительного) документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз нормативного (распорядительного) документа на отдельном листе. 1.3.19. На согласование проекта документа, а также на оформление замечаний (предложений) к нему предоставляется три рабочих дня.
В случае отсутствия оформленных замечаний (предложений) к проекту документа через три рабочих дня, документ считается безусловно согласованным, и в дальнейшем замечания от данного подразделения не принимаются.
2.3.20. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью ООО Телебалт.
2.3.21. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют: заверительную надпись Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Подпись Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись В. В. Петров
07.10.2003 2.3.22. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров (или Петров Иван Николаевич) 57-25-82 2.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого краткие сведения об исполнении;
слова В дело;
номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.3.24. Отметка о поступлении документа в ООО Телебалт содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в ООО Телебалт проставлять в виде штампа.
2.4. Общие требования к бланкам документов и оформлению документов
2.4.1. Устанавливаются два основных формата бланков документов А4 и А5. допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

20 левое;
10 правое;
20 верхнее;
10 нижнее.

2.4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
2.4.3.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.32. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
4.33. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации.
Отправителю необходимо поставить отметку Подтвердить получение сообщения и Подтвердить прочтение сообщения. 4.34. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: 4.34.1. Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.
4.34.2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения автора (отправителя) документа.
Заявки хранятся в течении одного года.
4.34.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
4.34.4. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
4.34.5. Запрещается передавать текст документов с пометкой Для служебного пользования.
4.34.6. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
4.34.7. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
4.34.8. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
4.34.9. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется руководителями этих подразделений.
4.35. Руководители структурных подразделений ООО Телебалт обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
4.36. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
4.37. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Совету директоров, директору ООО Телебалт, или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.
На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
4.38. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:

о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю);
о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);
о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.39. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
5.2. Обязательному контролю подлежат следующие документы:

все документы, поступившие из органов государственной власти;
постановления органов местной администрации;
приказы директора ООО Телебалт;
постановления Совета директоров ООО Телебалт, приказы, распоряжения председателя Совета директоров;
служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;
любые другие документы по особому указанию директора ООО Телебалт или председателя Совета директоров.

5.3. Контроль исполнения обеспечивает директор ООО Телебалт и по его поручению секретари, которые осуществляют учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений ООО Телебалт.
5.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документа (приказы и распоряжения директора ООО Телебалт, распоряжения руководителей самостоятельных структурных подразделений, постановления Совета директоров и др.).
5.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из других организаций и от граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
5.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
5.6.1. С конкретной датой исполнения - в указанный срок.
5.6.2. Без указания конкретной даты исполнения:

имеющие в тексте пометку срочно - исполняются в 3-дневный срок;
имеющие пометку оперативно - в 10-дневный срок,
остальные - в срок не более месяца;

5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
5.8. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
5.9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого отрока.
5.10. Продление срока исполнения документа допускается в исключительных случаях, когда исполнение документа невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам.
В этом случае ответственный исполнитель представляет автору документа (поручения) мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.
5.11. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
5.12. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует секретарей для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
5.13. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только непосредственные руководители исполнителя или автор документа.
5.14. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
5.15. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещения, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и подразделением, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.
5.16. При пересылке документа на исполнение в обособленное структурное подразделение с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки.
После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
5.17. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
5.18. Снятие документа с контроля осуществляет директор ООО Телебалт или по его поручению секретарь.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
5.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:

краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
отметка в дело, номер дела, в котором будет храниться документ, дата;
подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5.20. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям, подразделениям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
5.21. Секретари директора ООО Телебалт на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений (приложение 14), не реже одного раза в месяц готовят сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины на предприятии, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

6.1. Составление номенклатур дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ООО Телебалт, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях ООО Телебалт, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Изучаются документы, образующиеся в деятельности предприятия, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В ООО Телебалт составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 15) и сводная номенклатура дел ООО Телебалт (приложение 16).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется, лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с секретарем ООО Телебалт, подписывается руководителем подразделения и представляется в секретариат.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в секретариат ООО Телебалт.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется секретарями ООО Телебалт на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи юридического отдела и отдела организации и оплаты труда.
6.1.6. Сводная номенклатура дел ООО Телебалт подписывается секретарем, ответственным за ее составление, согласовывается с юридическим отделом и отделом организации и оплаты труда и утверждается директором ООО Телебалт.
Согласовывается номенклатура дел с юридическим отделом и отделом организации и оплаты труда не реже одного раза в 5 лет, если на предприятии не было структурных изменений.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения ООО Телебалт получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел секретариата.
Второй экземпляр используется секретарями ООО Телебалт в качестве рабочего.
Третий экземпляр номенклатуры применяется в архиве ООО Телебалт.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений структуры ООО Телебалт.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел ООО Телебалт являются названия структурных подразделений.
В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой ООО Телебалт.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ООО Телебалт.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ООО Телебалт цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название структурного подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин документы, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с филиалом РГАНТД (г. Москва) об использовании архивных документов
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты ООО Телебалт о работе складского хозяйства
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформлении дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела.
В графе 5 Примечание указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое подразделение для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в ООО Телебалт возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. Формирование и оформление дел
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в ООО Телебалт децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
6.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от характера документа и исполнителя, секретарям или лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется секретарями ООО Телебалт.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением т.1, т.2 и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение личных дел работников ООО Телебалт осуществляется в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности ;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. Дела ООО Телебалт подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дел проводится секретарями ООО Телебалт и работниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 17);
нумерацию листов в деле;
составление листа - заверителя дела (приложение 18);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 13);
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

наименование предприятия (ООО Телебалт;
наименование структурного подразделения;
индекс дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листVв в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование предприятия указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной организационной структурой;
индекс дела, - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел ООО Телебалт;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел ООО Телебалт;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
6.2.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.4.16. Должностная инструкция согласовывается с руководителем самостоятельного структурного подразделения, в составе которого работает данный сотрудник (начальник департамента, службы), начальником Департамента управления персоналом и начальником юридического отдела.
Должностная инструкция руководителя структурного подразделения (отдельного сотрудника), подчиненного непосредственно Совету директоров, согласовывается со всеми членами Совета директоов, а также с начальником Департамента управления персоналом и с начальником юридического отдела.
3.4.17. Должностная инструкция утверждается директором ООО Телебалт.
3.4.18. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения директором ООО Телебалт.
3.4.19. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
3.4.20. При внесении в должностную инструкцию изменений (дополнений) применяются те же требования, что и при ее разработке и утверждении.
3.4.21 Введение в действие должностной инструкции, а также изменений и дополнений к ней осуществляется приказом директора ООО Телебалт.
С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все сотрудники ООО Телебалт, на которых распространяется действие этой инструкции.
3.5. Приказ (распоряжение)
3.5.1. Приказ правовой организационно-распорядительный документ, издаваемый директором ООО Телебалт в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.
В ООО Телебалт издаются приказы:

по основной деятельности;
по кадрам (по личному составу).

3.5.2. Распоряжение правовой организационно-распорядительный акт, издаваемый директором ООО Телебалт, руководителями самостоятельных структурных подразделений, связанный с решением оперативных вопросов и касающийся узкого круга должностных лиц.
3.5.4. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений директора ООО Телебалт, руководителя самостоятельного структурного подразделения, либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Департамент управления персоналом на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются директором ООО Телебалт или по его поручению должностным лицом, замещающим его.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью юридического отдела.
3.5.5. Инициаторами приказов (распоряжений) могут выступать:

члены Совета директоров;
директор ООО Телебалт;
руководители самостоятельных структурных подразделений (департаментов, служб).

Инициатор приказа (распоряжения) оформляет свои предложения докладной запиской, в которой обосновывается необходимость издания приказа (распоряжения).
3.5.6. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником юридического отдела. Проекты приказов (распоряжений) связанных с движением материальных ценностей, визируются, кроме того, главным бухгалтером; проекты приказов (распоряжений), связанных с организационными и штатными изменениями начальником отдела организации и оплаты труда.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
3.5.7. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на общих бланках ООО Телебалт и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, приказы по кадрам и распоряжения нумеруются отдельно.
Порядковый номер приказа по кадрам дополняется индексом К, который проставляется через дефис после номера приказа.
Порядковый номер распоряжения дополняется индексом Р, который проставляется через дефис после номера распоряжения.
3.5.8. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа, связанного с движением материальных ценностей, направляется также в бухгалтерию ООО Телебалт.
Копия приказа, связанного с организационными и штатными изменениями, направляется также в отдел организации и оплаты труда.
3.5.9. Приказ (распоряжение) печатаются на бланке ООО Телебалт шрифтом размером N 12.
3.5.10. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
01 товарный знак предприятия;
02 наименование предприятия;
04 наименование вида документа;
05 дата документа;
06 регистрационный номер документа;
09 гриф ограничения доступа к документу;
10 адресат;
13 заголовок к тексту;
14 отметка о контроле;
15 текст документа;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
22 отметка об исполнителе;
23 отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты документа при составлении приказа (распоряжения) оформляются в соответствии с требованиями настоящего Стандарта приложения 8, 9).
Распоряжение может не иметь заголовка к тексту.
3.5.11. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 12 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.5.12. Текст приказа (распоряжения) состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
3.5.13. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.
Она может начинаться словами в целях, в соответствии, во исполнение и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается вразрядку.
3.5.14. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
3.5.15. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами Признать утратившим силу ... .
3.5.16. В приказ не включается пункт Приказ довести до сведения ... . Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
3.5.17. Приказы подписывает директор ООО Телебалт, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
3.5.18. Распоряжения подписывает директор ООО Телебалт или руководитель самостоятельного структурного подразделения, имеющий право издавать распоряжения.
3.5.19. Приложения к приказу (распоряжению) подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.5.20. К составу реквизитов и оформлению выписки из приказа (распоряжения) применяются те же требования, что и к приказу (распоряжению).
В выписке печатается необходимая часть приказа (распоряжения).
3.5.21. Выписка из приказа (распоряжения) заверяется секретарем ООО Телебалт или другим должностным лицом, ответственным за издание и распространение выписки.
3.6. Письмо
3.6.1. Письмо информационно-справочный документ, используемый для решения текущих задач в управлении.
Право структурного подразделения (сотрудника) вести самостоятельную переписку определяется положением о соответствующем структурном подразделении (должностной инструкцией сотрудника).
3.6.2. При оформлении письма в соответствии с настоящим Стандартом используют следующие реквизиты документа:

01 товарный знак (эмблема) предприятия;
02 наименование предприятия;
03 справочные данные о предприятии;
05 дата документа;
06 регистрационный номер документа;
07 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
08 место составления или издания документа;
09 гриф ограничения доступа к документу;
10 адресат;
12 резолюция;
13 заголовок к тексту;
14 отметка о контроле;
15 текст документа;
16 отметка о наличии приложения;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
20 печать;
21 отметка о заверении копии;
22 отметка об исполнителе;
23 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
24 отметка о поступлении документа в организацию.

3.6.3. Письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем) с угловым расположением постоянных реквизитов (приложение 10).
Используют бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.
3.6.4. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для подготовки писем в ООО Телебалт не применяются.
3.6.5. На бланке печатают только первую страницу письма.
Последующий текст печатается на чистых листах одинакового с бланком качества.
3.6.6. Текст письма состоит из вводной и основной части.
Во вводной части письма указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты, документы и т. д.
В основной части текста письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т. д.
3.6.7. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, от первого лица единственного числа либо от первого лица множественного числа.
3.6.8. Письмо оформляют в двух (и более при необходимости) экземплярах.
Первый экземпляр письма оформляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) направляют в дело.
3.6.9. Исходящие письма при необходимости визируют заинтересованные должностные лица.
Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается в подразделении, издавшем письмо.
3.6.10. На входящих письмах ставится отметка о поступлении в ООО Телебалт и приводится резолюция директора предприятия.
3.6.11. Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись директора и дату написания резолюции.
3.6.12. Если исполнителей несколько, их перечисляют всех.
Ответственным за исполнение считается тот, чья фамилия указана первой.
3.7. Докладная, служебная и объяснительная записки
3.7.1. Докладная записка документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.
3.7.2. Докладная записка составляется по инициативе автора (с целью побудить руководителя принять решение) либо по указанию руководства.
Автор докладной записки адресует ее своему непосредственному руководителю..
Автор докладной записки может ее адресовать руководителю на один ранг выше при решении вопросов, касающихся деятельности своего непосредственного руководителя.
3.7.3. Текст докладной записки состоит из двух частей.
В первой части докладной записки излагаются факты, послужившие причиной ее составления.
Во второй части докладной записки излагаются выводы, мнения, предложения составителя.
3.7.4. Служебная записка форма внутреннего письма.
Служебная записка используется при переписке между структурными подразделениями (работниками) ООО Телебалт, не находящимися в прямом подчинении.
3.7.5. Объяснительная записка документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причину невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
3.7.6. При оформлении докладной, служебной и объяснительной записок в соответствии с настоящим Стандартом (приложение 11) используют следующие реквизиты:
02 наименование предприятия;
05 дата документа;
07 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
09 гриф ограничения доступа к документу;
10 адресат;
12 резолюция;
13 заголовок к тексту;
15 текст документа;
16 отметка о наличии приложения;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа.
3.7.7. Под наименованием предприятия указывается наименование структурного подразделения автора документа.
3.7.8. Докладную, служебную, объяснительную записку подписывает ее автор.
3.7.9. При согласовании докладных, служебных и объяснительных записок должны соблюдаться следующие правила:

служебная (объяснительная) записка, составленная по инициативе автора, в обязательном порядке согласовывается с его непосредственным руководителем (кроме случаев, когда записка адресована непосредственно ему);
докладная, служебная или объяснительная записка, исходящая за пределы структурного подразделения, в обязательном порядке согласовывается с руководителем этого подразделения;
докладная, служебная или объяснительная записка, исходящая за пределы самостоятельного структурного подразделения (департамента, службы), в обязательном порядке согласовывается с руководителем этого подразделения (департамента, службы).

3.7.10. Реквизиты 07, 09, 16, 18, 19 используются по мере необходимости.
3.7.11. К составлению и оформлению докладных, служебных и объяснительных записок применяются общие требования оформления писем, указанные в п. 3.6 настоящего Стандарта.
3.8. Положение, правила, инструкция
3.8.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции предприятия в целом или его структурного подразделения.
3.8.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
3.8.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правил или иных локальных нормативных актов.
3.8.4. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются директором ООО Телебалт, или как акты, утверждаемые Советом директоров.
3.8.5. Утверждение положения, правил и инструкций оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
3.8.6. Директор ООО Телебалт утверждает все положения, правила и инструкции, не связанные с деятельностью подразделений и работников, подчиненных непосредственно Совету директоров.
Положения, правила и инструкции, регламентирующие вопросы, относящиеся к компетенции Совета директоров, утверждаются решением Совета директоров или директором ООО Телебалт по согласованию с Советом директоров.
3.8.7. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов организационно-нормативных актов.
3.8.8. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке ООО Телебалт (приложение 12).
3.8.9. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
3.8.10. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос О чем?; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, инструкция по охране труда и др.), отвечает на вопрос Кого? (должностная инструкция главного специалиста).
3.8.11. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел Общие положения, в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
3.8.12. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты.
Главы должны иметь названия.
Главы, пункты и подпункты положения (правил, инструкции) нумеруются арабскими цифрами.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Движение документов в ООО Телебалт с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ООО Телебалт, регламентируются настоящим Стандартом, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников предприятия.
4.3. Доставка документов в структурные подразделения ООО Телебалт осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в ООО Телебалт доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
4.4. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
При отправке внутренних документов на бумажных носителях допускается приложения к этим документам передавать по электронной почте. При этом в документе на бумажном носителе ставится соответствующая ссылка.
4.5. Документы, поступающие в ООО Телебалт на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
4.6. Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарями ООО Телебалт.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой лично), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
4.7. Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются секретарем, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

требующие обязательного рассмотрения руководством (директором ООО Телебалт или Советом директоров) ;
направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

4.8. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей между директором ООО Телебалт и членами Совета директоров.
4.9. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
4.10. Рассмотренные руководством документы возвращаются секретарю, который в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносит содержание резолюции (приложение 13), а документ передает на исполнение.
4.11. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
4.12. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
4.13. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.
4.14. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо.
Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
4.15. Документы, отправляемые из ООО Телебалт, передаются почтовой и электрической связью.
4.16. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарями директора ООО Телебалт в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 г. N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст.4602).
4.17. Документы для отправки передаются секретарям полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
4.18. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
4.19. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или директора ООО Телебалт.
4.20. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
4.21. При отправке документов по каналам электрической связи необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется с учетом использования адресантом и адресатом технических и программных средств.
4.22. Телеграммы, составляемые в ООО Телебалт, принимаются секретарями завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст.4299).
4.23. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
4.24. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.25. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в приемную директора, где секретари осуществляют контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
4.26. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
4.27. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей директора ООО Телебалт или работников этих подразделений, ответственных за делопроизводство.
Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
4.28. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри ООО Телебалт, так и с организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
4.29. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
4.30. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения.
Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
4.31. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Бланки документов проектируются в соответствии с приложением 1. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 2.4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках угловой и продольный.
2.4.5. Реквизит 01 располагают над серединой реквизита 02.
Реквизит 02 допускается располагать на уровне реквизита 01.
Реквизиты 02, 03, 04, 08, ограничительные отметки для реквизитов 05, 06, 07 в пределах границ зон расположения реквизитов располагают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.4.6. Для ООО Телебалт, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
2.4.7. Общий бланк включает реквизиты 01, 02.
Бланк письма включает реквизиты 01, 02, 03 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 05, 06, 07, 08, 10, 11, 12, 13, 14, 15.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты 01, 02, 04, 08, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 05, 06, 07, 08, 13, 14.
2.4.8. Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).
2.4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
2.4.10. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Организационная структура предприятия
3.1.1. Организационная структура ООО Телебалт закрепляется специальным документом.
Такой документ оформляется на общем бланке ООО Телебалт, подписывается директором предприятия, визируется членами Совета директоров и утверждается председателем Совета директоров.
Гриф утверждения организационной структуры ООО Телебалт заверяется гербовой печатью.
3.1.2. Организационная структура ООО Телебалт состоит из двух частей:

общезаводская организационная структура отражает структуру ООО Телебалт от Совета директоров до четвертого уровня управления (отдел);
организационные структуры подразделений второго уровня управления (Департаментов и служб, непосредственно подчиняющихся директору предприятия).

3.1.3. Общезаводская организационная структура выполняется на бланке формата А4 (210х297 мм) либо формата А3 (297х420 мм).
Организационные структуры подразделений второго уровня управления выполняются на бланках формата А4 и являются неотъемлемой частью общезаводской организационной структуры.
3.1.4. Все изменения и дополнения в организационную структуру ООО Телебалт утверждаются решением Совета директоров.
При этом издается приказ директора предприятия о введении в действие вновь утвержденной организационной структуры.
При изменении или дополнении организационной структуры подразделений второго уровня управления, не повлекших за собой изменений или дополнений в общезаводской организационной структуре, издается приказ о введении изменений (дополнений) только в организационной структуре данного подразделения.
3.1.5. Организационная структура ООО Телебалт после утверждения размножается и распространяется среди руководителей структурных подразделений предприятия.
Оригинал утвержденной организационной структуры ООО Телебалт хранится в отделе организации и оплаты труда.
3.2. Штатное расписание
3.2.1. Штатное расписание ООО Телебалт - документ, закрепляющий должностной и численный состав работников предприятия с указанием фонда заработной платы.
3.2.2. Ответственность за разработку штатного расписания, внесение в него изменений и дополнений возлагается на отдел (бюро, группу) организации и оплаты труда.
Координирует работу по подготовке штатного расписания, изменений и дополнений к нему начальник Департамента управления персоналом ООО Телебалт.
3.2.3. При оформлении штатного расписания используют следующие реквизиты:
01 товарный знак (эмблема) предприятия;
02 наименование предприятия;
11 гриф утверждения документа;
13 заголовок к тексту;
15 текст документа;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
3.2.4. Текст штатного расписания оформляется в виде таблицы (приложение 3).
3.2.5. Штатное расписание содержит в себе следующие данные:

наименование структурных подразделений;
наименование должностей служащих и профессий рабочих;
количество штатных единиц;
размер месячного должностного оклада, тарифной ставки;
данные о надбавках и доплатах к должностному оRладу (тарифной ставке);
месячный фонд заработной платы;
итоговая численность работников по структурным подразделениям и в целом по предприятию.

3.2.6. Наименования самостоятельных структурных подразделений ООО Телебалт указываются в штатном расписании в алфавитном порядке.
Наименования указываются без сокращений в единственном числе именительного падежа.
3.2.7. Наименование структурного подразделения указывается в строке-заголовке.
3.2.8. Наименования должностей (профессий) указываются в составе структурных подразделений.
Наименования должностей в структурном подразделении приводятся по старшинству, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном (руководитель, заместитель руководителя, старший специалист, ведущий специалист, специалист, технический исполнитель и т. д.).
Наименования должностей должны указываться в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 с изменениями и дополнениями) и Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93, утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 298, с последующими изменениями и дополнениями).
3.2.9. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком -. При этом должностной оклад (тарифная ставка) указывается по первой должности в двойном наименовании.
3.2.10. Если работник не входит в состав ни одного структурного подразделения ООО Телебалт, его должность указывается в конце штатного расписания.
Такие должности выделяются в отдельную группу Прочий персонал.
Если в ООО Телебалт есть работники, которые находятся вне штата, группировка всех наименований должностей производится по принципу штатные и нештатные.
3.2.11. Наименование должности в штатном расписании указывается полностью, в единственном числе именительного падежа.
3.2.12. Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии.
Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25; 0,5; 0,75).
3.2.13. При составлении штатного расписания не допускаются подчистки и исправления.
Заполнение всех граф штатного расписания обязательно. Если должность не предполагает никаких надбавок, доплат, то в соответствующей графе штатного расписания проставляется прочерк.
3.2.14. Проект штатного расписания разрабатывает отдел организации и оплаты труда.
3.2.15. Штатное расписание подписывает начальник отдела организации и оплаты труда.
3.2.16. Штатное расписание согласовывается управляющим по делам производства, финансовым директором (членами Совета директоров), руководителями всех самостоятельных структурных подразделений (департаментов и служб).
Согласованное в установленном порядке штатное расписание представляется на утврждение директору ООО Телебалт.
3.2.17. В случае возникновения у визирующих замечаний по отдельным положениям штатного расписания после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи и даты) указывается: Замечания прилагаются. Личная подпись А. А. Савин
12.10.2003 3.2.18. Замечания к проекту штатного расписания (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом с обязательным обоснованием. 3.2.19. Замечания руководителей самостоятельных структурных подразделений, принятые отделом организации и оплаты труда, учитываются путем внесения в проект.
Возникающие в ходе разработки и неурегулированные в процессе согласования проекта штатного расписания разногласия разрешаются Советом директоров.
3.2.20. Замечания, не оформленные надлежащим образом в письменном виде, не рассматриваются.
3.2.21. Если в процессе визирования в проект штатного расписания вносятся изменения, то он подлежит повторному визированию.
3.2.22. Вся документация по разработке штатных расписаний (справки, заключения, отзывы, служебные записки) хранится вместе с проектами в отделе организации и оплаты труда.
3.2.23. Утвержденное директором ООО Телебалт штатное расписание направляется по одному экземпляру:

в отдел кадров;
в бухгалтерию.

Первый экземпляр штатного расписания хранится в отделе организации и оплаты труда.
Остальным структурным подразделениям ООО Телебалт при необходимости выдаются извлечения из штатного расписания.
3.2.24. Основанием для внесения изменений (дополнений) в штатное расписание является приказ директора ООО Телебалт.
Приказ О внесении изменений (дополнений) в штатное расписание издается в соответствии с общими требованиями к оформлению приказов, установленными настоящим Стандартом.
3.2.25. Структурное подразделение (должностное лицо) ООО Телебалт, являющееся инициатором изменений (дополнений) штатного расписания оформляет свои предложения в виде служебной записки на имя начальника Департамента управления персоналом, в которой должны обосновываться предлагаемые изменения (дополнения).
3.2.26. Начальник Департамента управления персоналом, получив служебную записку об изменениях (дополнениях) штатного расписания, направляет их начальнику отдела организации и оплаты труда для проведения экспертизы.
Начальник отдела организации и оплаты труда, проведя экспертизу предлагаемых изменений (дополнений) штатного расписания, дает обоснованное заключение об их организационной и экономической целесообразности.
3.2.27. На основании заключения отдела организации и оплаты труда и представления начальника Департамента управления персоналом директор ООО Телебалт принимает решение о разработке проекта изменений (дополнений) штатного расWисания, либо об отказе в предлагаемых изменениях (дополнениях).
3.2.28. В случае принятия решения о внесении в штатное расписание изменений (дополнений) отдел организации и оплаты труда совместно с инициатором разрабатывает проект изменений (дополнений) в штатное расписание.
При разработке проекта изменений штатного расписания отделом организации и оплаты труда проверяется соответствие предлагаемых изменений нормативам формирования подразделений, численности работающих и организации труда.
3.2.29.Проект изменений (дополнений) в штатное расписание подписывается начальником отдела организации и оплаты труда.
3.2.30. Проект изменений (дополнений) штатного расписания согласовывается руководителями структурных подразделений, затрагиваемых вносимыми изменениями (дополнениями), руководителями департаментов (служб), в которые эти подразделения входят, а также управляющим по делам производства, финансовым директором и начальником Департамента управления персоналом.
Согласованные изменения (дополнения) штатного расписания представляется на утверждение директору ООО Телебалт.
3.2.31. Вся документация по разработке изменений (дополнений) штатного расписания (справки, заключения, отзывы, служебные записки) хранится вместе с проектами в отделе организации и оплаты труда.
3.2.32. Утвержденные директором ООО Телебалт изменения (дополнения) штатного расписания направляются по одному экземпляру:

в отдел кадров;
в бухгалтерию.

Первый экземпляр изменений (дополнений) штатного расписания хранится в отделе организации и оплаты труда.
3.2.33. Все разногласия, возникающие и неурегулированные в ходе разработки и согласования изменений (дополнений) штатного расписания, разрешаются Советом директоров.
3.2.34. В случае изменения штатного расписания прежние наименования структурных подразделений, наименования должностей, их количество, размеры должностных окладов и пр. перечеркивают одной линией и рядом вносят новые с указанием номера и даты соответствующего приказа.
К штатному расписанию прикладывают справку Учет изменений, где указывают номер приказа, дату его подписания, краткое содержание организационно-штатного мероприятия и изменения численности. Справка составляется отделом организации и оплаты труда и оформляется по форме, установленной на предприятии.
3.3. Положение о структурном подразделении
3.3.1. Структурное подразделение ООО Телебалт - официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач; структурная единица предприятия, не обладающая полными признаками юридического лица и не являющаяся обособленным подразделением.
3.3.2. В ООО Телебалт выделяются следующие виды структурных подразделений:

Департамент;
Служба;
Цех;
Отдел;
Участок;
Лаборатория;
Бюро;
Группа.

3.3.3. Положение о структурном подразделении ООО Телебалт организационно-нормативный документ, устанавливающий:

порядок создания подразделения, его реорганизации и ликвидации;
структуру подразделения и его правовое положение в организационной структуре ООО Телебалт;
задачи и функции подразделения;
права подразделения;
взаимоотношения с другими подразделениями ООО Телебалт;
ответственность подразделения.

3.3.4. При оформлении положения о структурном подразделении ООО Телебалт используются следующие реквизиты документа:
01 эмблема предприятия;
02 наименование предприятия и структурного подразделения, являющегося автором документа;
05 дата документа;
06 регистрационный номер документа;
11 гриф утверждения документа;
13 заголовок к тексту;
15 текст документа;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
Последним листом положения о структурном подразделении является лист ознакомления с положением.
3.3.5. Реквизиты положения о структурном подразделении оформляются в соответствии с требованиями настоящего Стандарта.
3.3.6. В заголовке к тексту документа после слова Положение указывается наименование структурного подразделения в предложном падеже единственного числа (приложение 4).
Наименование структурного подразделения должно соответствовать его наименованию, указанному в утвержденной организационной структуре ООО Телебалт.
3.3.7. Текст положения о структурном подразделении включает следующие разделы:

Общие положения;
Структура;
Задачи;
Функции;
Права;
Взаимоотношения (служебные связи);
Ответственность.

3.3.8. В разделе Общие положения указывают:

место подразделения в структуре ООО Телебалт;
порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения;
подчиненность подразделения;
руководство подразделением;
основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

3.3.9. В разделе Структура указывают структуру подразделения, порядок ее формирования, утверждения и изменения, а также порядок распределения должностных обязанностей и прав между работниками подразделения.
Структура подразделения изображается в виде схемы, в которой отражаются структурные единицы подразделения и взаимосвязи подчиненности между ними.
3.3.10. В разделе Задачи указывают основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие направление деятельности подразделения.
3.3.11. В разделе Функции перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.
3.3.12. Раздел Права содержит перечень прав как самого подразделения так и его руководителя.
3.3.13. В разделе Взаимоотношения (служебные связи) указывают:

с какими структурными подразделениями ООО Телебалт взаимодействует данное подразделение;
что подразделение предоставляет другим подразделениям ООО Телебалт;
что подразделение получает от других подразделений ООО Телебалт.

3.3.14. В разделе Ответственность указывают, какую ответственность и за что несут руководитель подразделения и его работники.
3.3.15. Лист ознакомления с положением о структурном подразделении оформляется в виде таблицы (приложение 5), содержащей следующие графы:

номер по порядку;
наименование должности;
фамилия, имя, отчество работника, назначаемого на должность;
дата и подпись работника после ознакомления с положением;
дата и номер приказа о назначении на должность;
дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности.

3.3.16. С положением о самостоятельном структурном подразделении (департаменте, службе) знакомятся руководители подразделений (цехов, отделов, групп, бюро), входящих в этот департамент (службу).
С положением о структурном подразделении, находящемся в составе департамента (службы), знакомятся все руководящие, инженерно-технические работники и служащие этого подразделения.
Дату и подпись после ознакомления с положением в листе ознакомления работники проставляют лично. Остальные графы листа ознакомления могут заполняться руководителем подразделения либо другим работником по поручению руководителя.
С положением о структурном подразделении знакомятся все работники подразделения, независимо от того, принимаются они на работу временно или на постоянной основе.
С положением о самостоятельном структурном подразделении (Департаменте, службе) знакомятся руководители всех структурных подразделений и их заместители (при наличии), входящих в данное самостоятельное структурное подразделение (Департамент, службу).
3.3.17. Положение о структурном подразделении ООО Телебалт разрабатывается, подписывается, согласовывается и утверждается в порядке, утвержденном директором предприятия.
3.3.18. Датой положения о структурном подразделении является дата его утверждения директором ООО Телебалт.
3.3.19. Положение о структурном подразделении пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
3.3.20. При внесении в положение о структурном подразделении изменений (дополнений) применяются те же требования, что и при его разработке и утверждении.
3.3.21. Введение в действие положения о структурном подразделении, а также изменений и дополнений к нему осуществляется приказом директора ООО Телебалт.
Ознакомление с приказом о внесении изменений (дополнений) в положение о структурном подразделении производится аналогично ознакомлению с положением о структурном подразделении.
3.4. Должностная инструкция
3.4.1. Должностная инструкция организационно-нормативный документ ООО Телебалт, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность работника предприятия при осуществлении им деятельности в определенной должности.
3.4.2. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности ООО Телебалт и носит обезличенный характер.
Должностные инструкции разрабатываются на руководителей, специалистов и других служащих ООО Телебалт.
На рабочих предприятия разрабатываются квалификационные характеристики.
Должностная инструкция и квалификационные характеристики разрабатываются на основе Общероссийского классификатора должностей, Единого тарифно-квалификационного справочника, других нормативных документов с учетом конкретных условий работы и целей ООО Телебалт.
3.4.3. При оформлении должностной инструкции используют следующие реквизиты документа:
01 эмблема предприятия;
02 наименование предприятия и структурного подразделения, являющегося автором документа;
05 дата документа;
06 регистрационный номер документа;
11 гриф утверждения документа;
13 заголовок к тексту;
15 текст документа;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
Последним листом должностной инструкции является лист ознакомления с инструкцией.
3.4.4. Реквизиты должностной инструкции оформляются в соответствии с требованиями настоящего Стандарта.
3.4.5. В заголовке к документу после слова Должностная инструкция указывается наименование должности, профессии в родительном падеже единственного числа (приложение 6).
Наименование должности, профессии должно соответствовать ее наименованию, указанному в штатном расписании ООО Телебалт.
3.4.6. Текст должностной инструкции включает следующие разделы:

Общие положения;
Должностные обязанности;
Права;
Ответственность.

Последним листом должностной инструкции является Лист ознакомления с должностной инструкцией.
3.4.7. В разделе Общие положения указывают:

категория должности;
квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью;
порядок назначения и освобождения от должности;
основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия (документы, которые сотрудник обязан знать);
наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник;
перечень структурных подразделений (отдельных сотрудников), непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если такие имеются);
порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

3.4.8. В разделе Должностные обязанности указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения ООО Телебалт с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.
3.4.9. В разделе Права перечисляют права сотрудника, определенные законодательством и локальными нормативными актами, которыми он пользуется при исполнении своих должностных обязанностей.
3.4.10. В разделе Ответственность указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение или ненадлежащее соблюдение им своих должностных обязанностей, а также требований законодательства.
3.4.11. Лист ознакомления с должностной инструкцией оформляется в виде таблицы (приложение 7), содержащей следующие графы:

номер по порядку;
фамилия, имя, отчество работника, назначаемого на должность;
дата и подпись работника после ознакомления с инструкцией и получения ее копии;
дата и номер приказа о назначении на должность;
дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности.

3.4.12. В листе ознакомления с должностной инструкцией расписываются все работники, нанимаемые на данную должность после ознакомления с инструкцией и получения ее копии на руки (независимо от того, принимаются они на временную работу или на постоянной основе).
Дату и подпись после ознакомления с должностной инструкцией работники проставляют лично. Остальные графы листа ознакомления могут заполняться руководителем подразделения либо другим работником по поручению руководителя.
3.4.13. Должностная инструкция разрабатывается и подписывается непосредственным руководителем данного сотрудника.
3.4.14. Должностная инструкция руководителя самостоятельного структурного подразделения ООО Телебалт (Департамент, служба, подчиняющаяся непосредственно директору предприятия), а также должностного лица, подчиненного непосредственно директору предприятия, разрабатывается и подписывается этим должностным лицом.
3.4.15. Должностная инструкция руководителя структурного подразделения (отдельного сотрудника), подчиненного непосредственно Совету директоров, разрабатывается и подписывается членом Совета директоров, ответственным за данное направление деятельности.

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
6.2.11. Реквизит срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел ООО Телебалт.
На делах постоянного хранения пишется: Хранить постоянно .
6.2.12. Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архие ООО Телебалт чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, (до этого он проставляется карандашом).
6.2.13. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.14. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
6.2.15. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
6.2.16. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.17. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
6.2.18. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив ООО Телебалт дела хранятся по месту их формирования.
6.3.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
6.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре и наименования дел.
6.3.4. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.
6.3.5. Выдача дел другим подразделениям производится под расписку с разрешения руководителя подразделения автора дела. На выданное дело заводится карта-заместитель.
В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
6.3.6. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора ООО Телебалт, по актам.
6.3.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора ООО Телебалт или руководителя соответствующего самостоятельного структурного подразделения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Сроки хранения документов в ООО Телебалт устанавливаются в соответствии с требованиями Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06 октября 2000 г.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в ООО Телебалт на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив ООО Телебалт.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ООО Телебалт создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые разрабатываются секретариатом, согласовываются с руководителем соответствующего самостоятельного структурного подразделения (для ЭК) и утверждаются директором ООО Телебалт.
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованиf с Советом директоров.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ООО Телебалт непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ООО Телебалт;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой До минования надобности, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ООО Телебалт путем полистного просмотра дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК ООО Телебалт.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В каждом структурном подразделении ООО Телебалт описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством секретариата.
По этим описям документы сдаются в архив предприятия.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел ООО Телебалт, которую готовит секретариат и по которой он сдает дела на хранение в архив предприятия.
7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения 19, 20) и представляются в архив федерального органа исполнительной власти через два года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами то же, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи примечание используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с секретарем ООО Телебалт и утверждается руководителем структурного подразделения.
При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
7.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив ООО Телебалт, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 21) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) ООО Телебалт одновременно.
7.1.19. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются директором ООО Телебалт только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архива описей дел постоянного хранения.
После этого подразделение имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.1.20. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего предприятия.
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.2. Подготовка и передача документов в архив
7.2.1. В архив ООО Телебалт передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив ООО Телебалт после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив ООО Телебалт не подлежат.
Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив ООО Телебалт осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и секретарем ООО Телебалт.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив ООО Телебалт сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел предприятия.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива ООО Телебалт в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
7.2.7. Вместе с делами в архив ООО Телебалт передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ООО Телебалт лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного пVдразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив предприятия, независимо от сроков хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Государство: Регулирование - Планирование - Бюджет