Общие сведения

Для кого и для чего предназначена программа

Project — программный продукт компании Microsoft, призванный помочь менеджерам и руководителям в управлении проектами. Программы Word, Excel и Outlook лишь отчасти способствуют автоматизации рабочего места менеджера, программа Project помогает решить эту проблему. При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы.
В России Microsoft Project используется не так давно, после появления версии 2002, хотя существует он уже почти 10 лет. На сегодняшний день последней версией является Microsoft Office Project Professional 2003. Кроме Professional существуют Project Standard, Server и Web Access. Это не значит, что самоучитель, который вы держите в руках, не подходит для изучения Microsoft Office Project Standard 2003 или какой-либо другой версии программы, просто между версиями могут быть некоторые различия. Хотя Project 2002 практически не отличается от 2003, так что книга в каком-то смысле универсальная. Рассмотрим версии программы Microsoft Office Project подробнее.

• Standard — позволяет управлять проектами, включая планирование и построение графиков.
• Professional — помимо возможностей Standard содержит средства анализа и управления проектами в масштабах крупного предприятия.
• Server — обеспечивает коллективную работу над проектами (совместно с Professional или Standard).
• Web Access — позволяет получить доступ к проектам через интерфейс браузера Internet Explorer

Почему для управления проектами нужно использовать именно Microsoft Project? Конечно, каждый пользователь решает сам, какие программные средства использовать, но многие отдают предпочтение продукту от Microsoft по нескольким причинам:

• компания Microsoft хорошо зарекомендовала себя на рынке программного обеспечения, значит Project в дальнейшем будет поддерживаться и развиваться;
• высокий уровень продаж привлекает большое количество покупателей;
• не на последнем месте среди причин популярности Microsoft Project такие показатели, как надежная техническая поддержка, скорость и качество поставки и бренд — Microsoft.

Microsoft Project применяют такие известные компании, как Mitsubishi, Boeing, Sony, Eastman Kodak, AT&T, Motorola, Ericsson, Lucent Technologies и многие другие. Количество пользователей легальных копий Project составляет примерно 10 млн.
Кому конкретно нужна эта программа? Не только менеджерам и управленцам, но и координаторам, администраторам, работникам кадровых агентств и даже исполнителям. В общем, Project может использовать кто угодно для множества целей, главная из которых — управление, планирование и наглядное представление данных, связанных с этими процессами.
Project относится к офисным приложениям Microsoft (то есть является, образно говоря, «братом» Word, Excel и PowerPoint), но не входит в пакет Microsoft Office, в отличие от тех же Word и Excel. Программу Project нужно приобретать и использовать отдельно от Microsoft Office, хотя после установки на компьютер Project прекрасно работает с программами пакета Office.
Чтобы использовать Project Professional 2003, нужно иметь достаточно мощный компьютер (любой относительно современный). Версия Professional 2003 предназначена для работы в операционных системах Windows 2000/XP. Системы Windows 95/98/Ме для Microsoft Project Professional 2003 не подойдут.

Настройка Project

Настройка Project

Программу следует настраивать тогда, когда уже известно, какие настройки нужно изменять и для чего, то есть настройкой в идеале должен заниматься пользователь, работающий в Microsoft Project. Никто лучше не знает, что нужно пользователю, кроме него самого, поэтому настраивать программу лучше самостоятельно.
Данный раздел поможет вам настроить Microsoft Project, но если вы начинающий пользователь, то рекомендую еще раз вернуться к этому разделу после прочтения книги.
Стандартные настройки Project позволяют комфортно работать с программой. Но если можно настроить рабочую среду для себя и сделать ее еще удобнее, почему бы не использовать такую замечательную возможностью?
Если вы хотите сразу приступить к изучению работы в Project, то пропустите приведенный ниже материал и переходите к следующей главе.
Практически все настройки Microsoft Project задают в окне Options (Параметры) (Рисунок 1.11), которое вызывается командой Tools У Options (Сервис > Параметры).

Папка с программой

Рисунок 1.1. Папка с программой Setup

Рисунок 1.2. Подготовка к установке



В следующем окне представлено лицензионное соглашение, которое нужно принять, установив флажок I accept the terms in the License Agreement (Я принимаю условия лицензионного соглашения) (Рисунок 1.4), и снова нажать Next (Далее).
Появится окно выбора типа установки и пути на диске (Рисунок 1.5). Путь указывается в поле Install to (Установить в) внизу окна. Вы можете оставить путь, который предлагает программа установки, или изменить его, нажав кнопку Browse (Обзор). От пути установки, в сущности, ничего не зависит.

Процесс установки

Рисунок 1.10. Процесс установки


Во время установки ничего делать не нужно, можно сидеть и смотреть на экран (впрочем, можно и не смотреть). За несколько секунд Project установится, и им можно будет пользоваться.

Окно Options (Параметры)

Рисунок 1.11. Окно Options (Параметры)


Окно содержит несколько вкладок, на каждой из которых можно изменять определенные параметры Microsoft Project. Рассмотрим каждую вкладку и параметры.
На всех вкладках присутствуют кнопки OK, Cancel (Отмена) и Help (Справка). Большинство вкладок содержит также кнопку Set as Default (По умолчанию).

• При нажатии кнопки ОК все внесенные изменения сохраняются, после чего окно Options (Параметры) закрывается.
• Если сохранять изменения параметров не нужно, то следует нажать кнопку Cancel (Отмена). Тогда окно Options (Параметры) будет закрыто, а изменения не сохранятся.
• Кнопка Help (Справка) выводит справочную информацию по параметрам на текущей вкладке.
• Кнопка Set as Default (По умолчанию) помогает установить текущие параметры по умолчанию для всех новых проектов (то есть установленные вами параметры будут считаться верными для всех проектов, которые вы создадите позже).

Вкладка General (Общие)

Рисунок 1.12. Вкладка General (Общие)

• Флажок Set AutoFHter on for new projects (Включать автофильтр для новых проектов) позволяет автоматически включать автофильтр для новых проектов. По умолчанию флажок снят и автофильтр выключен.
• В поле Recently used file list N entries (Помнить список из N файлов) можно изменять количество отображаемых в нижней части меню File (Файл) файлов, с которыми пользователь работал в последнее время.
• В текстовом поле User name (Имя пользователя) указывают имя пользователя, введенное при установке Microsoft Project. Имя можно изменить, оно не влияет на работу в программе.
• Флажки из области Planning Wizard (Мастер планирования) позволяют включать и выключать помощь. Включение помощи облегчает работу с проектом.
• Флажок Automatically add new resources and tasks (Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи) установлен по умолчанию, а ресурсы и задачи автоматически добавляются в пул задач. Вы можете снять данный флажок, тогда при добавлений ресурса или задачи будет выдаваться предупреждение. Этот параметр сохраняется локально в активном проекте.
• В полях Default standard rate (Стандартная ставка по умолчанию) и Default overtime rate (Ставка сверхурочных работ по умолчанию) указывают ставки, которые будут автоматически пополнять таблицу ресурсов при добавлении последних.

Вкладка Edit (Правка)

Рисунок 1.13. Вкладка Edit (Правка) Рассмотрим параметры данной вкладки.

• Установка флажка Allow cell drag and drop (Перетаскивание ячеек) позволяет перемещать поля на листе мышью.
• Если флажок Move selection after enter (Переход к следующему полю после ввода) установлен, то при нажатии Enter курсор перейдет в поле, расположенное ниже текущего. Если флажок снят, то курсор останется в том же поле.
• Флажок Ask to update automatic links (Запрос на обновление автоматических связей) включает и выключает отображение запроса на обновление OLE-связей. Если флажок снят, то Project обновляет связи автоматически, без запроса.
• Если флажок Edit directly in cell (Правка прямо в ячейке) установлен, то можно редактировать содержимое ячейки непосредственно в ней. Если флажок снят, то сделать это можно только в строке редактирования, которая расположена над таблицей.
• Настройки области View options for time units (Параметры отображения единиц времени) влияют на то, как в проекте будут отображаться минуты, часы, дни, недели, месяцы и годы. Параметры устанавливаются соответственно в полях Minutes (Минуты), Hours (Часы), Days (Дни), Weeks (Недели), Months (Месяцы), Years (Годы). При установке флажка Add space before label (Добавлять пробел перед надписями) Project ставит между числом и обозначением пробел. При снятии флажка обозначение минут, часов, дней, недель, месяцев и лет будет отображено слитно.
• Область Hyperlink appearance (Вид гиперссылок) влияет на отображение в проекте гиперссылок (адресов сайтов, электронной почты и т. д.). Цвет непросмотренных ссылок выбирают в списке Hyperlink color (Цвет гиперссылок), а просмотренных — в списке Followed hyperlink color (Цвет просмотренных ссылок). Если установлен флажок Underline hyperlinks (Подчеркивать гиперссылки), то ссылки будут подчеркнуты снизу, что позволяет легко отличить их от остального текста.

Вкладка Calendar (Календарь)

Рисунок 1.14. Вкладка Calendar (Календарь)


На вкладке Calendar (Календарь) окна Options (Параметры) настраивают календарь Project. Значения, установленные по умолчанию на этой вкладке, зависят от региональных настроек Windows. Скажем, если в России началом недели считается понедельник, то в США — воскресенье. Поэтому если на одном компьютере региональные настройки установлены по российским стандартам, а на другом — по американским, то изначальные установки на этой вкладке на компьютерах будут разными.

• Week starts on (День начала недели) — в списке выбирают день, который будет считаться в проекте первым днем недели. Для России это понедельник.
• Fiscal year starts in (Месяц начала финансового года) — выбирают в одноименном списке.
• Default start time (Время начала по умолчанию) — если для задачи указана начальная дата, но не задано начальное время, то время начала выполнения задачи устанавливается исходя из этого параметра.
• Default end time (Время окончания по умолчанию) — как и время начала, можно указать время окончания выполнения задач, для которых это время не указано.

При изменении последних двух параметров рекомендуется привести в соответствие календарь проекта с помощью команды Tools > Change Working Time (Сервис > Изменить рабочее время).

• Hours per day (Часов в дне) — количество часов, которое Microsoft Project будет назначать задаче, длительность которой составляет один день. Например, если на выполнение задачи требуется два дня, то Project выделит на выполнение задачи 16 рабочих часов при условии, что данный параметр равен восьми часам.
• Hours per week (Часов в неделе) — аналогично предыдущему параметру, здесь указывают количество часов в рабочей неделе. Значение по умолчанию — 40 часов.
• Days per month (Дней в месяце) — количество дней, которое Project будет назначать задаче, длительность которой составляет один месяц. Данный параметр связан с установленным количеством часов в дне (Hours per day (Часов в дне)). Например, если в месяце 20 дней, а в дне 8 часов, то задаче, на выполнение которой выделен один месяц, будет присвоена длительность 8х 20 - 160 часов. По умолчанию этот параметр равен 20 дням.

Вкладка Schedule (Планирование)

Рисунок 1.15. Вкладка Schedule (Планирование)


Перечисленные ниже параметры вкладки Schedule (Планирование) относятся к открытому проекту и сохраняются непосредственно в нем.

• Список New tasks (Новые задачи) имеет два возможных значения: Start On Project Start Date (Начинаются в день начала проекта) и Start On Current Date (Начинаются в текущий день).
• В списке Duration is entered in (Длительность вводится в) назначается представление, в котором будет указываться длительность задач. Возможные значения: Minutes (Минуты), Hours (Часы), Days (Дни), Weeks (Недели) и Months (Месяцы). Значение по умолчанию — Days (Дни).
• Значения, указанные в списке Work is entered in (Трудозатраты вводятся в), Project использует при отображении трудозатрат для задач независимо от того, в каких единицах были введены трудозатраты. Возможные значения: Minutes (Минуты), Hours (Часы), Days (Дни), Weeks (Недели) и Months (Месяцы). Значение по умолчанию — Hours (Часы).
• Default task type (Тип задач по умолчанию) — для выполнения задач может требоваться Fixed Duration (Фиксированная длительность) — конкретное время выполнения, Fixed Work (Фиксированный объем ресурсов) или Fixed Units (Фиксированные трудозатраты) — фиксированный объем работ.
• Если установлен флажок New tasks are effort driven (Новые задачи имеют фиксированный объем работ), то задачи планируются таким образом, чтобы при изменении или удалении назначений объем трудозатрат по задаче оставался постоянным. Если флажок снят, то добавление или удаление ресурсов не влияет на длительность выполнения задачи. По умолчанию этот флажок установлен.
• Если флажок Autolink inserted or moved tasks (Автоматическое связывание вставленных или перемещенных задач) снят, то Microsoft Project не создает зависимости между задачами при вырезании, перемещении или вставке задач. Если флажок установлен, то связи будут автоматически восстанавливаться. По умолчанию он установлен.
• Split in-progress tasks (Прерывание выполняющихся задач) — предоставление возможности перепланирования оставшейся длительности и трудозатрат при запаздывании задач. Если данный флажок установлен, то при обновлении сведений об отслеживании задачи можно ввести даты прерывания и возобновления работ, тогда Project перепланирует оставшиеся длительность и трудозатраты. Если флажок снят, то перепланирование с помощью окна Update Project (Обновление проекта) будет невозможно (данное окно открывается командой Tools > Tracking > Update Project (Сервис > Отслеживание > Обновить проект)).
• Если флажок Tasks will always honor their constraint dates (Всегда соблюдать заданные для задач даты) установлен, то задачи планируются с учетом заданных для них ограничений. При снятии флажка задачи с отрицательным временным резервом можно перемещать.
• Если флажок Show that tasks have estimated durations (Показывать наличие предварительных оценок длительности у задачи) установлен, то при вводе новой задачи рядом с длительностью ее выполнения отображается знак вопроса, обозначающий, что указанная длительность предварительная и ее нужно уточнить (ввести). Если флажок снят, то длительность отображается сразу при добавлении новой задачи, но уже без вопросительного знака.
• Флажок New tasks have estimated durations (Новые задачи имеют предварительную оценку длительности) устанавливает режим предварительной оценки длительности всех новых задач.

Вкладка Calculation (Расчет)

Рисунок 1.16. Вкладка Calculation (Расчет)


При нажатии кнопки Calculate Now (Рассчитать) рассчитывается календарный план в соответствии с установленными параметрами.
Далее перечислены параметры, относящиеся только к активному проекту.

• Для автоматического обновления состояния ресурса при обновлении состояния задачи нужно, чтобы флажок Updating task status updates resource status (Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи) был установлен. Тогда при вводе сведений в поля Percent complete (Процент завершения), Actual Duration (Фактическая длительность) или Remaining Duration (Оставшаяся длительность) Project автоматически рассчитает фактические затраты, а также трудозатраты для задачи и назначения. Если флажок снят, то для получения информации о фактических затратах и трудозатратах необходимо вручную вводить значения в поле Actual Work (Фактические трудозатраты) для ресурсов.
• Флажок Move end of completed parts after status date back to status date (Переместить окончание завершенных частей назад, на дату отчета о состоянии) включает режим переноса дат окончания завершенных частей задач, которые по плану должны начинаться после даты отчета о состоянии, но начались раньше. По умолчанию этот флажок снят. Если его установить, то становится доступным флажок And move start of remaining parts back to status date (Также переместить начало оставшихся частей назад, на дату отчета о состоянии).
• Флажок Move start of remaining parts before status date forward to status date (Переместить начало оставшихся частей вперед, на дату отчета о состоянии) служит для тех же целей, что и предыдущий, но относится к началу оставшихся частей задач. По умолчанию данный флажок снят. Если его установить, то становится доступным флажок And move end of completed parts forward to status date (Также переместить окончание завершенных частей вперед, на дату отчета о состоянии).
• При нажатии кнопки Earned Value (Освоенный объем) открывается одноименное окно (Рисунок 1.17).

Окно Earned Value (Освоенный объем)

Рисунок 1.17. Окно Earned Value (Освоенный объем)


С помощью этого окна задают два параметра.
Default task Earned Value method (Способ начисления по умолчанию для задач) — показывает, какое поле использовать для анализа освоенного объема: % Complete (% завершения) или Physical % Complete (Физический % завершения).
Baseline for Earned Value calculations (Базовый план для расчетов) — план, который будет использоваться в расчетах по умолчанию.

• Если изменения процента завершения требуется распределить до конца фактической длительности задачи, то флажок Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии) должен быть снят, в противном случае — установлен. По умолчанию флажок снят.
• Если флажок Inserted projects are calculated like summary tasks (Рассчитывать вставленные проекты как суммарные задачи) установлен, то Project будет рассчитывать проекты, вставленные в текущий проект, как суммарные задачи. По умолчанию этот флажок установлен.
• Если установлен флажок Actual costs are always calculated by Microsoft Office Project (Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Office Project), то фактические затраты по значениям ставок ресурсов, затрат на назначение ресурсов и фиксированные затраты задачи вычисляются автоматически. По умолчанию флажок установлен. Если требуется отключить автоматические расчеты фактических затрат, то снимите данный флажок.

Вкладка Spelling (Правописание)

Рисунок 1.18. Вкладка Spelling (Правописание)


В левой части вкладки расположен список Fields to check (Поля для проверки), содержащий перечень полей, в которых разрешается проверять правописание. По умолчанию правописание разрешается проверять во всех полях. В правой части вкладки расположены флажки, позволяющие задавать параметры проверки правописания.

• Ignore words in UPPERCASE (Пропускать слова из ПРОПИСНЫХ букв) - если он установлен, то в словах, состоящих из прописных букв, правописание не проверяется. Это связано с тем, что обычно прописными буквами пишут аббревиатуры. Разумеется, практически любая аббревиатура будет подчеркнута как неизвестное слово. Данный параметр можно отключить, сняв флажок.
• Ignore words with numbers (Пропускать слова с цифрами) — используется аналогично предыдущему. Если в слове встречается цифра, то применительно к этому слову правописание не проверяется.
• Always suggest (Всегда предлагать замену) — если данный флажок установлен, то при обнаружении неизвестного (предположительно набранного с ошибкой) слова из словаря сразу предлагается список похожих слов, чтобы его можно было быстро заменить.
• Suggest from user dictionary (Предлагать из словаря пользователя) — при проверке правописания есть возможность добавлять дополнительные слова (изначально отсутствующие в словаре и считающиеся ошибочными). Эти слова заносятся в словарь пользователя. Если данный флажок установлен, то словарь применяется. Если флажок снят, то словарь пользователя при проверке правописания не задействован.

На вкладке Spelling (Правописание) отсутствует кнопка Set as Default (По умолчанию), потому что все задаваемые на ней параметры применяются для Microsoft Project в целом, а не для отдельного проекта.

Вкладка Collaborate (Совместная работа)

Рисунок 1.19. Вкладка Collaborate (Совместная работа)

• Если в списке Collaborate using (Средство для совместной работы) выбран вариант Microsoft Office Project Server, то в поле Project Server URL (URL сервера Project) задают адрес сервера. URL-адрес сервера может иметь вид пйр://Имя Сервера/ProjectServer. Когда вы введете URL-адрес (если введете, конечно), то становятся доступными все параметры, которые были неактивными (неактивные элементы окна отображаются серым цветом, при щелчке на них мышью ничего не происходит), и кнопка Test Connection (Проверить подключение), нажав которую можно протестировать работу Microsoft Project Server.

Перечисленные ниже параметры вкладки Collaborate (Совместная работа) активны, только если режим совместной работы включен (например, выбран Microsoft Project Server и указан его URL-адрес).

• Установив переключатель Identification for Project Server (Идентификация для сервера Project) в положение Windows user account (Учетная запись пользователя Windows), мы показываем Microsoft Project, что для входа на сервер нужно использовать учетную запись Windows. Если установить переключатель в положение Microsoft Office Project user name (Имя пользователя Microsoft Project), то для входа на сервер Project будет использовать имя пользователя, введенное при установке программы. Это имя можно изменить на вкладке General (Общие) окна Options (Параметры) (см. Рисунок 1.12).
• В поле E-mail address (Адрес электронной почты) вводят адрес электронной по-чты руководителя проекта для публикации на сервере.
• Флажок Allow resources to delegate tasks using Project Server (Ресурсы могут делегировать задачи с помощью сервера Project) включает или выключает возможность передавать задачи другим участникам группы на сервере Project с помощью web-интерфейса Microsoft Project Web Access. По умолчанию этот флажок установлен.
• В зависимости от режима обновления данных на сервере могут обновляться только те поля, которые влияют на календарный план. В этом случае нужно установить переключатель в положение Start, Finish, % Complete or outline changes (Изменения начала, окончания, % завершения структуры). Можно включить режим, чтобы при публикации на сервере обновлялись все поля. Тогда нужно установить переключатель в положение Any task information changes (Любые изменения задач).
• При каждом сохранении на сервере Microsoft Project Server можно публиковать (установив соответствующие флажки) New and Changed assignments (Новые и измененные назначения), Project summary (Суммарные данные проекта) и Including full project plan (Включая полный план проекта). По умолчанию эти три флажка установлены, а флажок Including full project plan (Включая полный план проекта) становится доступным только после установки флажка Project summary (Суммарные данные проекта).

Вкладка Save (Сохранение)

Рисунок 1.20. Вкладка Save (Сохранение)

Изменение расположения файлов

Рисунок 1.21. Изменение расположения файлов


Может появиться необходимость изменить расположение проектов и шаблонов пользователя (если вам неудобно использовать путь, который предлагает Microsoft Project по умолчанию).
Путь к общим шаблонам изменять не рекомендуется, так как это затронет и других пользователей компьютера. Но если вы единственный пользователь или администратор компьютера, то ничего плохого в этом нет.
Параметр ODBC Database (База данных ODBC) — это уже сфера деятельности администратора баз данных (в зависимости от размера вашего предприятия администратор баз данных может по совместительству быть сетевым и (или) системным администратором).
Рассмотрим область Auto Save (Автосохранение) вкладки Save (Сохранение). Желательно как можно чаще сохранять на жесткий диск проект, с которым вы работаете.
Если компьютер зависнет или отключат электричество (особенно при отсутствии у вас блока бесперебойного питания — UPS), то останутся только те данные, которые уже сохранены на диск. Поэтому если вы сохраняете свою работу, например, раз в час, то рискуете потерять определенный объем работы.
Так что выработайте привычку сохранять файл после ввода каждого более-менее серьезного блока данных или воспользуйтесь автосохранением файла.
Автосохранение включается установкой флажка Save every N minutes (Автосохранение каждые N минут), причем N можно изменять с помощью кнопок 5 и 6 или ввести значение с клавиатуры. Рекомендую задать автосохранение каждые 5 или даже 3 минуты. Впрочем, если компьютер работает нормально и у вас имеется блок бесперебойного питания, то можно установить более продолжительный интервал.
Сохранение проекта занимает очень небольшой промежуток времени, автосохранение позволяет сделать это автоматически. Используйте эту функцию, если, конечно, автосохранение само по себе вас не раздражает.
Ниже флажка Save every N minutes (Автосохранение каждые N минут) расположены два переключателя: Save Active Project Only (Сохранять только активный проект) и Save all open project files (Сохранять все открытые файлы проекта), а также флажок Prompt Before Saving (Запрос перед сохранением).
Если установить переключатель в положение Save Active Project Only (Сохранять только активный проект), то будет автоматически сохраняться проект, с которым вы сейчас работаете.
Если же установить переключатель в положение Save all open project files (Сохранять все открытые файлы проекта), то будут сохраняться все открытые проекты, даже те, которые вы в данный момент не редактируете (то есть которых нет на экране, но они открыты в Microsoft Project).
Устанавливать флажок Prompt Before Saving (Запрос перед сохранением) стоит, если вы хотите контролировать процесс автосохранения. При попытке сохранить проект автоматически будет отображаться запрос, на который можно ответить утвердительно или отрицательно. Он не имеет отношения к запросу, который отображается при попытке закрытия проекта.
Если пользователь пытается закрыть проект, то в любом случае будет задан вопрос, нужно ли сохранить проект, в который внесены изменения?
В области Database save options (Параметры сохранения в базе данных) можно установить флажок Expand timephased data in the database (Развертывать повременные данные в базе данных), который по умолчанию снят. Если его установить, то проект будет сохраняться в таком виде, чтобы просматривать содержимое полей в базе данных. Когда флажок снят, проект записывается и читается в двоичном формате, что позволяет работать быстрее.

Вкладка Interface (Интерфейс)

Рисунок 1.22. Вкладка Interface (Интерфейс)


Вкладка Interface (Интерфейс) предназначена для настройки внешнего вида окон Microsoft Project. Здесь можно включить или отключить отображение тех или иных элементов окна программы.
В верхней части вкладки расположены четыре флажка, объединенные в группу Show indicators and Option buttons for (Отображать индикаторы и меню для).

• Resource assignments (Назначения ресурсов) — когда установлен этот флажок, при назначении задаче дополнительных ресурсов отображается треугольник в углу поля Resources Name (Названия ресурсов) или поля Task Name (Название задачи). Кроме того, если поместить курсор в поле Resources Name (Названия ресурсов), то отображается символ уведомления в поле Indicators (Индикаторы). По умолчанию этот флажок установлен.
• Edits to start and finish dates (Изменения дат начала и окончания) — при изменении даты начала задачи отображается треугольник в углу поля Begin (Начало) или поля Task Name (Название задачи) (в зависимости от того, где внесены изменения), а также символ уведомления в поле Indicators (Индикаторы). По умолчанию этот флажок установлен.
• Edits to work, units or duration (Изменения трудозатрат, единиц или длительности) — при внесении изменений в поле Duration (Длительность) или в поле Task Name (Название задачи) отображается треугольник. По умолчанию этот флажок установлен. Если нет необходимости в отображении меню параметров трудозатрат и длительности, то флажок нужно снять.
• Deletions in the Name column (Удаления в столбце названия) — при удалении содержимого поля Task Name (Название задачи) или Resource Name (Название ресурса) в поле Indicators (Индикаторы) отображается символ удаления. Этот символ отображается при наведении указателя на поле Task Name (Название задачи) или Resource Name (Название ресурса). Если отображение символа не требуется, то нужно снять флажок. По умолчанию флажок установлен.

Ниже четырех перечисленных флажков, отвечающих за отображение индикаторов и меню, расположен флажок Display Project Guide (Отображать консультант Project).
Если он установлен, то отображается панель инструментов Project Guide (Консультант), с помощью которой облегчается создание проекта и работа с ним (Рисунок 1.23). По умолчанию флажок установлен, но если его снять, то панель отображаться не будет.
Далее на вкладке Interface (Интерфейс) указывают параметры консультанта для проекта.
Возможно отображение не стандартного консультанта, а собственной разработки.
Это свойство нужно изменять, если в вашей организации предусмотрен специально разработанный консультант для проектов Microsoft Project. В этом случае нужно установить переключатели в положения Use a custom page (Использовать страницу пользователя) и Use custom content (Использовать содержимое, разработанное Пользователем).

Кнопки необходимые для работы с консультантом

Рисунок 1.23. Кнопки, необходимые для работы с консультантом


Если специальный консультант для Microsoft Project в вашей организации не внедрен, то это свойство изменять не требуется, нужно оставить значения по умолчанию: Use Microsoft Office Project's default page (Использовать стандартную страницу Microsoft Office Project) и Use Microsoft Office Project's default content (Использовать стандартное содержимое Microsoft Office Project).

Ввод информации о владельце

Рисунок 1.3. Ввод информации о владельце

Лицензионное соглашение

Рисунок 1.4. Лицензионное соглашение

Выбор типа установки

Рисунок 1.5. Выбор типа установки


На выбор типа установки нужно обратить пристальное внимание. Если до установки Microsoft Project Professional 2003 на вашем компьютере была установлена предыдущая версия Project (например, 2002), то будет предложен вариант установки Upgrade (Обновление). Это означает, что ранняя версия Project будет обновлена до новой.
Однако, скорее всего, так как вы читаете этот самоучитель, предыдущей версии Project у вас нет. Тогда придется выбирать между вариантами Complete Install (Полная установка), Minimal Install (Минимальная установка), Typical Install (Типичная установка) и Custom Install (Выборочная установка).

• Complete (Полная) — устанавливаются все компоненты и инструменты. Если у вас достаточно быстрый и мощный компьютер, то рекомендую данный тип установки или Typical (Типичная), в зависимости от того, насколько полно вы собираетесь использовать Project.
• Minimal (Минимальная) — устанавливаются самые необходимые компоненты. Такой тип установки рекомендуется, если на жестком диске мало места.
• Typical (Типичная) — устанавливаются наиболее популярные компоненты.
• Custom (Выборочная) — можно вручную выбрать компоненты и инструменты, которые вы хотите использовать. Данный тип установки предназначен для опытных пользователей, которые точно знают, чего хотят от Microsoft Project.

Кстати, позже можно добавить или удалить компоненты с помощью окна Установка и удаление программ в Windows, так что выбор типа установки не исключает возможности изменения конфигурации в дальнейшем.
При полной, минимальной и типичной установках компоненты выбираются автоматически, поэтому подробнее остановимся на типе Custom Install (Выборочная установка). Если вы выбрали не его, а какой-либо другой, то можете пропустить три следующих абзаца.
Указав выборочный тип установки и нажав кнопку Next (Далее), вы попадаете в окно выбора компонентов Project (Рисунок 1.6). Чтобы отменить установку какого-либо компонента или группы компонентов, нужно щелкнуть на нем мышью и выбрать пункт меню с красным крестиком. Чтобы вернуть компонент, щелкните на нем мышью и выберите верхний пункт меню.

Выборочная установка Project

Рисунок 1.6. Выборочная установка Project


Чтобы детально просмотреть группу компонентов, следует нажать на крестик слева от компонента. Тогда будет показано, из чего он состоит, и каждый пункт можно рассмотреть индивидуально (Рисунок 1.7).
Предположим, что вы выбрали нужные компоненты. После этого нажмите Next (Далее), чтобы перейти к следующему окну установки.
Если у вас установлены предыдущие версии Microsoft Project, то следующим окном будет представленное на Рисунок 1.8.

Выбор компонентов

Рисунок 1.7. Выбор компонентов

Обнаружены предыдущие версии Project

Рисунок 1.8. Обнаружены предыдущие версии Project


На этом этапе нужно выбрать, что делать со старыми версиями Project. Вариантов немного: Remove all previous versions (Удалить все предыдущие версии), Keep all previous versions (Оставить все предыдущие версии) и Remove only the following applications (Удалить только выбранные приложения).
Если вам не нужна старая версия Project, то выберите первый вариант. Если нужна, то выберите второй вариант и нажмите Next (Далее).
Компьютер сообщит, что все готово для установки (Рисунок 1.9). В окне представлена информация о количестве требуемого (Space Required) и свободного (Space Available) дискового пространства.
Надеюсь, что у вас со свободным местом на жестком диске полный порядок и его хватает с избытком.
Если не хватает, то сначала придется удалить что-либо с диска. Только после этого установка Microsoft Project пройдет удачно. Project 2003 при выборе установки Typical (Типичная) требует 120 Мбайт пространства на диске (по нынешним временам не так уж и много).

Завершение настройки установки

Рисунок 1.9. Завершение настройки установки


Если вы не хотите что-либо исправить в предыдущих окнах (для этого можно вернуться к предыдущему окну, нажав кнопку Back (Назад) один или несколько раз), то нажмите Install (Установить). Этим вы запустите процесс установки (Рисунок 1.10). Если вы передумали устанавливать Microsoft Project, то нажмите Cancel (Отмена), чтобы прервать установку.

Установка Microsoft Project

Установка Microsoft Project

Чтобы начать работать с программой Microsoft Project, ее необходимо установить на компьютер. Если вы будете использовать Project на предприятии, то, возможно, вместо вас программу установил системный администратор или другой специалист, отвечающий за установку программного обеспечения.
Если же вы один на один с домашним компьютером, то, думаю, установка Microsoft Project не вызовет у вас затруднений, особенно если вы «вооружены» самоучителем.
Чтобы установить Microsoft Project, вставьте компакт-диск в привод. При этом должна автоматически запуститься программа установки. Если этого не произошло, то найдите на диске программу установки, она называется Setup (Рисунок 1.1), и запустите ее. На экране должны по очереди появиться несколько окон, которые подготовят систему к установке (Рисунок 1.2). Нужно подождать несколько секунд.
Затем появится окно с текстовыми полями, в которые нужно ввести Product Key (Ключ продукта). Обычно он написан на коробке с диском и представляет собой набор букв и цифр, разделенных дефисами. После ввода ключа нужно нажать кнопку Next (Далее).
Если ключ правильный, то произойдет переход к следующему окну установки, в котором необходимо ввести информацию о владельце программы (то есть о вас). Заполните поля User name (Имя пользователя), Initials (Инициалы) и Organization (Организация) (Рисунок 1.3). Ничего страшного, если вы введете в них не точную, а приблизительную информацию. Установка выполнится, даже если вообще не заполнять эти поля. После этого вновь нажмите кнопку Next (Далее).

Вкладка Calculation (Расчет)

Вкладка Calculation (Расчет)

Данная вкладка представлена на Рисунок 1.16.
Чтобы определить порядок выполнения расчетов для всех открытых проектов, используются переключатели, находящиеся в области Calculation options for Microsoft Office Project (Параметры расчета для Microsoft Office Project). Можно изменить Calculation mode (Режим расчета): Automatic (Автоматический) или Manual (Ручной). При выборе автоматического режима Project проводит расчет автоматически, а при выборе ручного — только при выполнении соответствующей команды. Расчет может осуществляться как во всех открытых проектах, так и в одном активном изданный момент. Это указывается с помощью переключателя Calculate (Расчет): All open projects (Все открытые проекты) или Active project (Активный проект). По умолчанию расчет проводится автоматически во всех открытых проектах.

Вкладка Calendar (Календарь)

Вкладка Calendar (Календарь)

Данная вкладка представлена на Рисунок 1.14.

Вкладка Collaborate (Совместная работа)

Вкладка Collaborate (Совместная работа)

Данная вкладка представлена на Рисунок 1.19.
На вкладке Collaborate (Совместная работа) настраивают параметры, относящиеся к совместной работе над проектом. Некоторые флажки могут быть недоступными в зависимости от того, действует ли режим совместной работы над проектом.

• В списке Collaborate using (Средство для совместной работы) выбирают средство, с помощью которого будет осуществляться совместная работа над проектом: Microsoft Office Project Server, только электронная почта и None (Нет). Если совместная работа над проектом не требуется, то можно выбрать вариант None (Нет). Из двух оставшихся вариантов предпочтительнее Microsoft Office Project Server, нежели вариант с электронной почтой. Следует заметить, что система электронной почты должна быть MAPI-совместимой и 32-разрядной (Microsoft Exchange, Microsoft Outlook).

Вкладка Edit (Правка)

Вкладка Edit (Правка)

Данная вкладка представлена на Рисунок 1.13.

Вкладка General (Общие)

Вкладка General (Общие)

Данная вкладка представлена на Рисунок 1.12. Рассмотрим параметры вкладки.

• Флажок Show startup Task Pane (Отображать область задач при запуске) позволяет включить или выключить автоматическое (при открытии Project) отображение области задач — панели, с помощью которой можно быстро открыть существующий или создать новый проект.
• Если установить флажок Open last file on startup (Открывать последний файл при запуске), то при открытии Project будет открываться последний файл, с которым вы работали. По умолчанию данный флажок снят и открывается новый проект.
• Если установлен флажок Prompt for project info for new projects (Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов), то при создании нового проекта будут автоматически запрошены используемые в нем сведения.

Вкладка Interface (Интерфейс)

Вкладка Interface (Интерфейс)

Данная вкладка представлена на Рисунок 1.22.

Вкладка Save (Сохранение)

Вкладка Save (Сохранение)

Данная вкладка представлена на Рисунок 1.20. На этой вкладке задают параметры, относящиеся к сохранению самих проектов и других файлов (например, шаблонов).
В верхней части вкладки расположен список Save Microsoft Office Project (Сохранять файлы Microsoft Office Project), в котором выбирают тип сохраняемых файлов. По умолчанию это проекты Microsoft Project, в данном случае установлено значение Project (*.mpp) (Проект (*.mpp)). Однако можно задавать и другие типы файлов: Template (Шаблон), Project Database (База данных проекта), Microsoft Project 98, Microsoft Access Database (База данных Microsoft Access), ODBC Database (База данных ODBC). Сохранять файлы в формате Microsoft Project 98 может быть необходимо, если их нужно открывать в старых версиях Project.
В разделе File Locations (Расположение файлов) можно посмотреть и изменить расположение некоторых файлов, относящихся к Microsoft Project. В столбце File types (Типы файлов) указаны типы файлов, а в столбце Location (Расположение) — путь к этим файлам, который можно изменить. Для этого нужно выбрать тип файлов, расположение которых вы хотите изменить (щелкнуть на нужной строке таблицы), и нажать кнопку Modify (Изменить). После этого следует выбрать желаемое размещение в окне Modify Location (Изменить расположение) и подтвердить его нажатием кнопки ОК (Рисунок 1.21).

Вкладка Schedule (Планирование)

Вкладка Schedule (Планирование)

Данная вкладка представлена на Рисунок 1.15. Рассмотрим параметры данной вкладки.

• Установка флажка Show scheduling messages (Показывать сообщения о планировании) включает отображение сообщений о несоответствиях в календарном плане (например, таких как назначение ресурса после даты окончания задачи). По умолчанию этот флажок установлен.
• Можно выбирать следующие значения параметра Show assignment units as а (Показывать единицы назначений в виде): Percentage (Проценты) или Decimal (Десятичное число).

Вкладка Spelling (Правописание)

Вкладка Spelling (Правописание)

Данная вкладка представлена на Рисунок 1.18.

Вкладка View (Вид)

Вкладка View (Вид)

Данная вкладка представлена на Рисунок 1.11.
Раскрывающийся список Default view (Представление по умолчанию) задает представление, которое будет отображаться на экране при открытии Project и создании нового проекта. По умолчанию это Gantt Chart (Диаграмма Ганта).
Список Date format (Формат даты) показывает, как в проекте будут отображаться даты. Данный параметр не влияет на то, как хранятся даты внутри файла. ,
Далее следует область Show (Показывать), в которой собраны шесть флажков. Если флажки установлены, то будут отображаться одноименные элементы интерфейса. Если же сняты, то не будут.

• Status bar (Строка состояния) — имеется в виду строка, находящаяся внизу окна программы.
• Windows in Taskbar (Окна на Панели задач) — если снять этот флажок, то на Панели задач Windows будет отображаться одна кнопка Project независимо от количества открытых проектов. Если флажок установлен, то для каждого открытого проекта на Панели задач существует отдельная кнопка.
• Scroll bars (Полосы прокрутки) — отображение полос прокрутки.
• Entry bar (Строка ввода) — отображение строки ввода текста. Имеется в виду строка, расположенная над таблицей в верхней части экрана.
• OLE links indicators (Индикаторы связей OLE) — по умолчанию данный флажок установлен. Если ячейка содержит OLE-связи, то в ее правом нижнем углу отображается треугольник.
• Project screentips (Всплывающие подсказки) — если флажок установлен, то отображаются всплывающие подсказки для отрезков диаграммы Ганта и заголовков полей.

Область Cross project linking options (Параметры перекрестной связи) содержит четыре флажка и отвечает за отображение связей между разными проектами. По умолчанию все отображения включены, но их можно отключить и просматривать вручную с помощью меню Tools > Links Between Projects (Сервис > Связи между проектами).
Область Currency options (Параметры валюты) позволяет настроить параметры форматирования денежных значений, то есть их отображение.

• Symbol (Символ) — символ валюты, отображаемый для денежных значений. Нужно быть осторожными при изменении этого символа, поскольку если в проекте уже имеются сведения о затратах и они, например, заполнены в долларах, а вы изменили их на рубли, то отображаться будет р., но сами значения по-прежнему останутся в долларах. Данный параметр сохраняется вместе с активным проектом. По умолчанию используется символ р.
• Placement (Положение) — положение символа валюты: будет он располагаться перед значением или после него. Этот параметр сохраняется с активным проектом.
• Decimal digits (Знаки после запятой) — сколько знаков после запятой будет отображаться при выводе на экран денежных значений. Данный параметр сохраняется с активным проектом.

В нижней части вкладки View (Вид) расположена область Outline options (Параметры структуры), параметры которой сохраняются локально для активного (открытого) проекта.

• Indent name (Названия подзадач с отступом) — если данный флажок установлен, то названия подзадач в столбце Task Name (Название задачи) отображается с отступом, что позволяет быстро разобраться в структуре проекта.
• Show outline number (Показывать номер задачи) — отображение номеров задач.
• Show outline symbol (Показывать символ структуры) — отображение символов структуры. Поясню на примере. Если у суммарной задачи имеются подзадачи, то рядом с задачей отображается «+». Если же все подзадачи уже отображены на экране, то знак «-».
• Show summary tasks (Показывать суммарные задачи) — если снять данный флажок, то суммарные задачи не будут отображаться в представлении. Нужно иметь в виду, что скрытие суммарных задач делает невозможным использование команд управления структурой.
• Show project summary task (Показывать суммарную задачу проекта) — отображение суммарной задачи проекта (по умолчанию оно отключено).

Установка данного флажка

ВНИМАНИЕ Установка данного флажка (если ранее он был снят) приводит к удалению всех значений фактических затрат, введенных пользователем вручную.

• В списке Default fixed costs accrual (Начисление фиксированных затрат по умолчанию) выбирают режим начисления фиксированных затрат. Затраты могут начисляться в начале проекта, пропорционально в течение всего времени выполнения проекта, а также по окончании проекта. Соответственно можно выбрать из списка значение Start (В начале), Prorated (Пропорционально) или End (По окончании). По умолчанию установлено значение Prorated (Пропорционально).
• Флажок Calculate multiple critical paths (Рассчитывать несколько критических путей) включает режим расчета и отображения критического пути для каждой независимой сети задач в проекте. Если флажок установлен, то Microsoft Project задает для задач одинаковые даты позднего и раннего окончания, делая их критическими. По умолчанию этот флажок снят.
• Если количество дней временного резерва для задачи меньше или равно значению поля Tasks are critical if slack is less than or equal to N days (Считать критическими задачи, имеющие резерв не более ЛГдней), то задача считается критической. По умолчанию количество дней равно нулю, но этот интервал можно увеличить.

Дополнительные окна

Assignments (Назначения)

Assignments (Назначения)

Рассмотрим отчеты данного типа.

• Who Does What (Дела по исполнителям). Отчет содержит список задач, сгруппированных по ресурсам, то есть в нем отображаются задачи и ресурсы, которые назначены этим задачам.
• Who Does What When (Дела по исполнителям и времени). В отчете отображается список исполнителей с наименованиями задач, которые они выполняют, и указанием времени выполнения задач.
• Tо-do List (Список дел). Отчет отображает список задач, назначенных опреде-ченному исполнителю. При выборе этого отчета на экран выводится запрос, по какому исполнителю формировать отчет (Рисунок 4.10). Нужно отметить исполнителя в раскрывающемся списке и нажать кнопку ОК.

Costs (Затраты)

Costs (Затраты)

Рассмотрим отчеты данного типа.

• Cash Flow (Движение денежных средств). Этот отчет отображает сведения о затратах проекта во времени.
• Budget (Бюджет). В данном отчете отображаются сведения о плановых и фактических затратах, а также о расхождении между ними.
• Overbudget Tasks (Задачи с превышением бюджета). В отчет помещаются задачи, затраты по которым выше запланированных.
• Overbudget Resources (Ресурсы с превышением бюджета). В отчет помещаются ресурсы, затраты по которым выше запланированных.
• Earned Value (Освоенный объем). Отчет содержит сведения из полей освоенного объема, таких как BCWS (Плановая стоимость запланированных работ), BCWP (Плановая стоимость выполненных работ), ACWP (Фактическая стоимость запланированных работ), а также сведения об отклонениях по стоимости.

Current Activities (Текущая длительность)

Current Activities (Текущая длительность)

В этой группе собраны отчеты, которые относятся к отслеживанию выполнения задач.

• Unstarted Tasks (Неначатые задачи). Содержит список задач, не имеющих фактической даты начала.
• Tasks Starting Soon (Задачи, которые скоро начнутся). Список задач, начинающихся после определенной даты.
• Tasks In Progress (Выполняющиеся задачи). Отчет отображает список задач, имеющих фактические даты начала, но не имеющих фактических дат окончания.
• Completed Tasks (Завершенные задачи). Список задач, завершенных на 100 %.
• Should Have Started Tasks (Задачи, которые должны были начаться). Отображение списка задач, запланированных на указанную дату, но не имеющих фактической даты начала.
• Slipping Tasks (Запаздывающие задачи). Отображение списка задач, фактические даты окончания которых отличаются от запланированных.

Custom (Настраиваемые)

Custom (Настраиваемые)

При выборе этого типа открывается окно (Рисунок 4.11), в котором можно изменять существующие отчеты и создавать собственные.
Для создания новых отчетов используется кнопка New (Создать), для изменения существующих — Edit (Изменить). Кнопка Copy (Копировать) нужна для создания нового отчета на основе существующего, а Organizer (Организатор) — для переноса из другого проекта.
Выбранный в списке отчет можно просмотреть, настроить, напечатать. Для этого служат кнопки Preview (Просмотр), Setup (Настройка) и Print (Печать), расположенные в нижней части окна Custom Reports (Настраиваемые отчеты). Описание этих кнопок приведено выше.

Добавление столбца в таблицу

Добавление столбца в таблицу

Microsoft Project позволяет добавлять в таблицы, отображаемые в некоторых представлениях, новые столбцы. Для вставки в таблицу столбца нужно выбрать в главном меню Insert > Column (Вставка > Столбец). Эта команда доступна не во всех представлениях, а только в тех, в которых присутствует таблица.
После выбора данной команды открывается окно Column Definition (Определение столбца), в котором необходимо указать параметры вставляемого столбца (Рисунок 4.12).
Рассмотрим параметры этого окна.

• Field name (Имя поля). Здесь необходимо указать поле, данные из которого будут отображаться в столбце. Это могут быть затраты, наименования ресурсов, задач и т. д. Параметр выбирается в раскрывающемся списке.
• Title (Текст заголовка). Здесь задают название столбца. Как правило, наименование делают похожим на имя поля, но это необязательно. Текст заголовка может быть любым, так как данные, которые будут отображаться в столбце, зависят исключительно от имени поля.

Кнопки общие для всех вкладок

Кнопки, общие для всех вкладок

В нижней части окна (см. Рисунок 4.1) расположены пять кнопок, которые присутствуют на всех вкладках:

• Print Preview (Просмотр) — позволяет просмотреть на экране, как будет выглядеть лист после того, как его распечатают на принтере;
• Options (Параметры) — открывает окно параметров принтера;
• Print (Печать) — вызывает окно печати;
• ОК и Cancel (Отмена) — закрывают окно параметров страницы (при нажатии кнопки ОК настройки сохраняются).

Рассмотрим кнопку Print Preview (Просмотр) и окно предварительного просмотра. Лист с данными в режиме предварительного просмотра выводится на экран в том виде, в котором он будет напечатан с учетом настроек принтера (см. Рисунок 3.4).
В верхней части окна находятся кнопки, с помощью которых можно управлять этим окном. Пользуясь кнопками с изобpажением стрелок, можно листать страницы, предназначенные для вывода на печать.
Кнопка с изображением лупы служит для включения режима увеличения, с помощью которого можно рассмотреть мелкие детали. Справа. от нее находится кнопка, отключающая лупу, а также кнопка, позволяющая просмотреть, как будут выглядеть сразу несколько напечатанных страниц.
Назначение кнопок Page Setup (Параметры страницы), Print (Печать), Close (Закрыть) и Help (Справка) понятно из их и азваний.

Область Copies (Копии)

Область Copies (Копии)

В этой области присутствует только один параметр — Number of copies (Количество копий), задающий количество экземпляров, в котором следует распечатать нужные страницы.

Область Print range (Диапазон печати)

Область Print range (Диапазон печати)

В данной области указывают-страницы, которые следует распечатать. Если установить переключатель в положение АИ (Все), то будут распечатаны все страницы проекта.
Если требуется распечатать несколько листов, то следует установить переключатель в положение Page(s) From: To: (Страницы с: по: ) и указать нужный диапазон страниц. Если необходимо распечатать лишь одну страницу (например, пятую), то также нужно установить переключатель в положение Page(s) From: To: (Страницы с: по: ) и указать печать с пятой страницы по пятую.
Печать нескольких страниц не по порядку в Microsoft Project невозможна. В этом случае следует распечатывать страницы по одной.

Область Printer (Принтер)

Область Printer (Принтер)

Рассмотрим параметры данной области.

• Name (Имя). В раскрывающемся списке можно выбрать принтер, на котором следует распечатать проект. Выбор возможен, только если установлено несколько принтеров.
• Кнопка Properties (Свойства). При ее нажатии открывается окно, в котором можно изменить свойства принтера (например, ориентацию страниц, качество печати и т. д.). Однако рекомендуется изменять эти параметры с помощью команды File > Page Setup (Файл > Параметры страницы), потому что изменение свойств принтера повлияет на печать из других приложений.
• Status (Состояние). Здесь отображается состояние принтера в текущий момент времени. Например, Idle (Свободен) или Jobs (Идет печать).
• Туре (Тип). В этой строке отображается тип принтера.
• Where (Расположение). Указывается, к какому порту подключен локальный или сетевой принтер (например, LPT1, СОМ1, COM2, USB).
• Comment (Заметки). Заметки о выбранном принтере.

Область Timescale (Интервал дат)

Область Timescale (Интервал дат)

В Microsoft Project есть возможность печатать только те страницы, которые принадлежат определенному интервалу дат по шкале времени. Для этого предназначен раздел Timescale (Интервал дат).
По умолчанию установлен переключатель АИ (Все), и фильтрация выводимых на принтер данных по дате отсутствует. Если требуется распечатать данные исключительно из указанного периода, то нужно установить переключатель в положение Dates (Даты) и указать диапазон дат.
Если установить флажок Print left column of pages only (Цечатать только левые столбцы страниц), то будет распечатан только крайний слева столбец каждой страницы.

Окно Format Bar (Формат отрезка)

Окно Format Bar (Формат отрезка)

Внешний вид отрезка, соответствующего задаче на диаграмме Ганта, можно изменить. Для этого сначала нужно выбрать задачу, а затем команду меню Format > Bar
(Формат > Отрезок). При этом открывается окно Format Bar (Формат отрезка) (Рисунок 4.13). Если выделить несколько задач, то задаваемые параметры будут применяться сразу ко всем выделенным задачам.

Окно Page Setup (Параметры страницы)

Окно Page Setup (Параметры страницы)

Пользователю, ранее практически не общавшемуся с компьютерами, может быть несколько странно и даже смешно слышать термины «меню» и «окна», как будто в ресторане. Среди пользователей ходят анекдоты и шутки про такие компьютерные термины, которые совпадают со словами из обычной (некомпьютерной) жизни. Например, если вы замерзли и просите программиста закрыть окно, то не удивляйтесь, если он вас неправильно поймет и закроет совсем не то, что вы просили.
Плавно перейдем к теме главы, то есть к окну, а точнее к окну Page Setup (Параметры страницы), которое предназначено для настройки параметров страницы (Рисунок 4.1).

Окно Print (Печать)

Окно Print (Печать)

Данное окно предназначено для настройки параметров печати (см. Рисунок 3.5). Если нажать кнопку печати, расположенную на панели инструментов, то выведение проекта на принтер начнется сразу, задать параметры в этом случае будет невозможно.
В четырех областях окна Print (Печать) сгруппированы параметры, которые можно изменять при печати.
Вне областей помещен флажок Manual page breaks (Ручные разрывы страниц). Если он установлен, то разрывы страниц осуществляются по правилам, заданным в пункте меню Insert > Page Break (Вставка > Разрыв страницы).
В нижней части окна размещены три кнопки: Preview (Просмотр), OK и Cancel (Отмена). Кнопка Preview (Просмотр) вызывает окно предварительного просмотра страниц в том виде, в котором они будут выведены на печать.
При нажатии ОК начинается печать, а кнопка Cancel (Отмена) закрывает окно печати.

Окно Project Information (Сведения о проекте)

Окно Project Information (Сведения о проекте)

При выборе в меню Project (Проект) строки Project Information (Сведения о проекте) открывается окно, в котором можно просмотреть и изменить основные параметры проекта (Рисунок 4.18).
Рассмотрим параметры этого окна.

• Start date (Дата начала). Дата начала проекта. Если выбрать планирование от даты окончания проекта, то дата начала рассчитывается автоматически.
• Finish date (Дата окончания). Дата окончания проекта. Если выбрать планирование от даты начала проекта, то автоматически рассчитывается дата окончания.
• Schedule from (Планирование от). Здесь указывается режим планирования: Project Start Date (От даты начала проекта) или Project Finish Date (От даты окончания проекта).

Окно Reports (Отчеты)

Окно Reports (Отчеты)

В Microsoft Project есть возможность автоматически создавать отчеты. Для этого нужно выполнить команду View > Reports (Вид > Отчеты). Откроется одноименное окно (Рисунок 4.7).

Overview (Обзорные отчеты)

Overview (Обзорные отчеты)

Рассмотрим обзорные отчеты.

• Project Summary (Сводка по проекту). Содержит суммарные сведения о датах, длительности, трудозатратах, затратах и общем состоянии всего проекта.
• Top-Level Tasks (Задачи верхнего уровня). В этом отчете отображаются сведения о задачах и суммарных задачах на первом уровне структуры в проекте.
• Critical Tasks (Критические задачи). Отображает задачи, являющиеся критическими.
• Milestones (Вехи). Отображение всех проекта.
• Working Days (Рабочие дни). В этом отчете отображается график с указанием рабочих и выходных дней, рабочих часов, а также исключений.

Окно Page Setup (Параметры страницы)

Рисунок 4.1. Окно Page Setup (Параметры страницы)


Окно Page Setup (Параметры страницы) открывается, если выполнить команду File > Page Setup (Файл > Параметры страницы). В верхней части окна расположены шесть вкладок, переключая которые, можно настраивать определенные параметры страницы: Page (Страница), Margins (Поля), Header (Верхний колонтитул), Footer (Нижний колонтитул), Legend (Легенда) и View (Вид).

Выбор исполнителя

Рисунок 4.10. Выбор исполнителя


Overallocated Resources (Ресурсы с превышение доступности). В отчете отображается список ресурсов, которым назначены трудозатраты, превышающие их максимальную доступность.

Окно Custom Reports (Настраиваемые отчеты)

Рисунок 4.11. Окно Custom Reports (Настраиваемые отчеты)


Для закрытия окна следует нажать кнопку Cancel (Отмена) или клавишу Esc на клавиатуре.

Окно Column Definition (Определение столбца)

Рисунок 4.12. Окно Column Definition (Определение столбца)

• Align title (Выравнивание заголовка). Этот параметр определяет расположение заголовка столбца. В раскрывающемся списке задают значение параметра: Left (По левому краю), Right (По правому краю) или Center (По центру). Последнее значение используется по умолчанию.
• Align data (Выравнивание данных). Этот параметр определяет расположение данных аналогично предыдущему пункту, но по умолчанию установлено значение Right (По правому краю).
• Widht (Ширина). Здесь указывается ширина столбца в символах. По умолчанию она равна 10. Можно установить данный параметр автоматически, нажав кнопку Best Fit (Автоширина). В этом случае ширина столбца определяется шириной отображаемых в столбце данных.
• Header Text Wrapping (Перенос заголовка по словам). Флажок следует установить, если заголовок столбца длинный и состоит из нескольких слов. Тогда слова в заголовке будут располагаться в несколько строк. Если флажок снят, то длинный заголовок не поместится или потребует сделать столбец очень широким.

Столбец будет добавлен при нажатии кнопки ОК.
В таблицы Microsoft Project нельзя записывать произвольную информацию. Каждый столбец рассчитан на строго определенные данные. Если необходим столбец, в который можно вписывать любой текст (всевозможные заметки и комментарии), то следует добавить столбец с именем поля Text (Текст). Таких полей может быть много: Text1, Text2 и т. д. Аналогично можно добавить столбец для произвольных числовых данных, имя поля — Число (Число1, Число2 и т. д.).

Окно Format Bar (Формат отрезка)

Рисунок 4.13. Окно Format Bar (Формат отрезка)


В данном окне две вкладки: Bar Shape (Форма отрезка) и Bar Text (Текст отрезка). На первой вкладке можно задать параметры (форму, тип, цвет), определяющие внешний вид отрезка на диаграмме. На вкладке Bar Text (Текст отрезка) можно задать текст, который будет выводиться рядом с отрезком или непосредственно на нем.
На обеих вкладках присутствуют кнопки Help (Справка), Reset (Сброс), ОК и Cancel (Отмена):

• Help (Справка) — предназначена для получения справочных сведений, при этом в окне помощи сразу открывается раздел Format Bar (Формат отрезка);
• Reset (Сброс) — устанавливает параметры отрезка, используемые по умолчанию, то есть те, которые указаны в окне Format > Bar Styles (Формат > Стили отрезков);
• ОК — применяет выбранный формат отрезка;
• Cancel (Отмена) — закрывает окно Format Bar (Формат отрезка).

Параметры Start (Начало), Middle (Середина) и End (Конец) отрезка задаются отдельно. В раскрывающемся списке Shape (Форма) можно выбирать из различных форм — от прямоугольника до стрелок и звезд.
У параметра Туре (Тип) три возможных значения: Solid (Заливка), Framed (Контур) и Dashed (Пунктир).
Параметр Pattern (Узор) задается для середины отрезка. Узор, так же как и форма, выбирается из нескольких образцов в раскрывающемся списке.
Чтобы сразу увидеть, как будет выглядеть отрезок, внизу окна предусмотрена область Sample (Образец), в которой именения можно наблюдать в момент их внесения.
На вкладке Bar Text (Текст отрезка) можно изменять текст и его расположение по отношению к отрезку задачи (Рисунок 4.14).

Окно Format Ваг (Формат

Рисунок 4.14. Окно Format Ваг (Формат отрезка), вкладка Bar Text (Текст отрезка)


В таблице на вкладке пять строк: Left ( Слева), Right (Справа), Тор (Сверху), Bottom (Снизу) и Inside (Внутри). Информация, помещенная в каждую из них, ориентирована относительно отрезка соответствующим образом.
В качестве текста можно выбрать ото бражение определенного поля в раскрывающемся списке. Для ввода произвольного текста и чисел следует так же, как в гл. 4, выбрать поля Text и Число.

Шкала времени в представлении

Рисунок 4.15. Шкала времени в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганга)

Окно Timescale (Шкала времени)

Рисунок 4.16. Окно Timescale (Шкала времени)

Вкладка Nonworking time (Нерабочее время)

Рисунок 4.17. Вкладка Non-working time (Нерабочее время)


Переключатель Draw (Показывать) в области Formatted options (Параметры формата) можно установить в одно из трех возможных положение: Behind task bars (На заднем плане), In front of task bars (На переднем плане) или Do not draw (Нет).
В полях Color (Цвет) и Pattern (Узор) задают внешний вид отображаемого нерабочего времени.
В списке Calendar (Календарь) выбирают календарь, на основе которого следует отображать нерабочее время.

Окно Project Information (Сведения о проекте)

Рисунок 4.18. Окно Project Information (Сведения о проекте)

• Current date (Текущая дата). Текущая дата в Microsoft Project определяется автоматически по настройкам даты и времени в Windows, однако при желании ее можно изменить.
• Status date (Дата отчета). Здесь выбирают дату отчета о состоянии. Microsoft Project использует дату отчета о состоянии при расчете освоенного объема. Если в данном поле ввести НД, то за дату отчета будет приниматься текущая дата.
• Calendar (Календарь). Здесь определяется календарь, по которому следует рассчитывать рабочее время для проекта. В раскрывающемся списке можно выбрать Standard (Стандартный), 24 Hours (24 часа) или Night Shift (Ночная смена).
• Priority (Приоритет). Данная команда используется для определения приоритета проекта и выравнивания загрузки ресурсов между проектами. Если ресурсы одновременно нужны нескольким проектам, то приоритет проектов является решающим фактором. Приоритет можно задавать в пределах от 0 до 1000 (по умолчанию он равен 500). При выравнивании загрузки Microsoft Project учитывает сначала приоритеты проектов, а затем приоритеты задач.

В нижней части окна Project Information (Сведения о проекте) расположены четыре кнопки.
Кнопка Help (Справка) вызывает окно справочной системы для получения дополнительных сведений.
При нажатии кнопки Statistics (Статистика) отображается статистика текущего проекта (Рисунок 4.19), включая даты начала и окончания (плановые и фактические), а также длительность, затраты и трудозатраты.

Окно Project Statistics (Статистика проекта)

Рисунок 4.19. Окно Project Statistics (Статистика проекта)


Кнопка (Ж сохраняет измененные параметры и закрывает окно Project Information (Сведения о проекте), a Cancel (Отмена) закрывает окно без сохранения.

Вкладка Margins (Поля)

Рисунок 4.2. Вкладка Margins (Поля)


В большинстве случаев стандартные поля вполне могут устраивать, но иногда их нужно изменить. Например, если необходимо расположить на листе больше информации, то поля следует уменьшить.
Microsoft Project позволяет изменить каждое поле отдельно: Тор (Верхнее), Left (Левое), Right (Правое) и Bottom (Нижнее).
Результат изменения сразу отображается на экране.
Можно также указать, следует ли показывать границы области печати. Они отключаются при установке переключателя Borders around (Границы) в положение None (Нет). По умолчанию границы включены, а переключатель установлен в положение Every page (У каждой страницы).
В положение Outer pages (У внешних границ) переключатель можно установить только при печати представления Network Diagram (Сетевой график). В этом случае границы печатаются на первой и последней страницах представления.

Вкладка Header (Верхний колонтитул)

Рисунок 4.3. Вкладка Header (Верхний колонтитул)


Колонтитул можно разместить на странице так, чтобы он прижимался к левом у или правому краю листа либо оставался в центре. Для этого следует задать параметр Alignment (Выравнивание), который может принимать значения Left (Влево) , Center (По центру) и Right (Вправо).
Ниже поля для ввода текста колонтитула расположены кнопки. Кнопка с изображением буквы А предназначена для изменения параметров шрифта. Окно изменения параметров шрифта стандартное, как и в других приложениях Windows (Рисунок 4.4 ). Если выделить часть текста, а затем нажать кнопку и задать параметры шрифта., то они будут применены только к выделенному тексту.
Кнопка с изображением решетки служит для вставки в колонтитул номера страницы.
Кнопка с изображением двух плюсов предназначена для вставки в колонтитул: количества страниц.
При нажатии кнопки с изображением календаря в колонтитул вносится текущая: дата, а кнопки с изображением циферблата — текущее время.
Две кнопки справа предназначены для вставки в колонтитул имени файла npoeic— та и изображения. В колонтитул можно также добавить данные из проекта. Для: этого в раскрывающихся списках General (Общие поля) и Project filelds (Поля проекта) следует выбрать нужную информацию и нажать кнопку Add (Добавить).

Окно задания параметров шрифта

Рисунок 4.4. Окно задания параметров шрифта

Вкладка Legend (Легенда)

Рисунок 4.5. Вкладка Legend (Легенда)

Вкладка View (Вид)

Рисунок 4.6. Вкладка View (Вид)


Рассмотрим флажки, расположенные на данной вкладке.

• Print all sheet columns (Печатать все столбцы листа). Если флажок установлен, то будут напечатаны все поля (столбцы) листа. Чтобы распечатать только столбцы, которые видны на экране, флажок нужно снять.
• Print first N columns on all pages (Печатать указанное количество первых столбцов на всех страницах). Если установить этот флажок, то будет напечатано только указанное количество столбцов (по умолчанию — три).
• Print notes (Печатать заметки). Установка этого флажка разрешает печать всех заметок задач, ресурсов и назначений. Заметки печатаются в виде группы на отдельной странице после представления.
• Print blank pages (Печатать пустые страницы). В некоторых случаях некоторые страницы при печати проекта могут оказаться пустыми, не содержащими никаких данных. Если установить этот флажок, то такие страницы будут выводиться на печать.
• Fit timescale to end of page (Масштабировать шкалу времени для печати на целом количестве страниц). Если флажок установлен, то данные выводятся на печать с таким расчетом, чтобы заполнить собой все страницы печати целиком.
• Print row totals for values within print date range (Печатать итоги строк для значений в диапазоне дат печати). Если флажок установлен, то при печати будут выводиться итоги по строкам для повременных данных. Этот флажок доступен не во всех представлениях.
• Print column totals (Печатать итоги столбцов). Если флажок установлен, то при печати будет выводиться строка, содержащая итоги по столбцам для повременных данных и данных листа. Этот флажок доступен не во всех представлениях.

Окно Reports (Отчеты)

Рисунок 4.7. Окно Reports (Отчеты)


В окне указаны шесть типов отчетов. Следует выбрать требуемый тип отчета и нажать кнопку Select (Выбрать). Команда дублируется двойным щелчком мыши на нужном значке. Кнопка Close (Закрыть) закрывает окно отчетов.
После указания типа отчета пользователю необходимо выбрать непосредственно отчет (Рисунок 4.8).

Окно Overview Reports (Обзорные отчеты)

Рисунок 4.8. Окно Overview Reports (Обзорные отчеты)


Кнопка Select (Выбрать) в окне выбора отчетов выводит нужный отчет на экран в режиме предварительного просмотра при печати (Рисунок 4.9). С помощью кнопки Edit (Изменить) настраивают параметры шрифта текста отчета. Кнопка Close (Закрыть) возвращает пользователя обратно к окну Reports (Отчеты).

Окно предварительного просмотра отчета

Рисунок 4.9. Окно предварительного просмотра отчета


Нажав кнопку Print (Печать), можно распечатать отчет на принтере.

Шкала времени

Шкала времени

Шкала времени отображается в верхней части диаграммы Ганта (Рисунок 4.15). Ее вид можно настроить, выбрав в главном меню команду Format > Timescale (Формат > Шкала времени).
У шкалы времени может быть несколько уровней (от одного до трех), которые называются Тор (Верхний), Middle (Средний) и Bottom (Нижний). По умолчанию отображается два уровня (средний и нижний) в виде двух полос. Чтобы включить верхний уровень, следует в разделе Timescale options (Параметры шкалы времени) в раскрывающемся списке Show (Отображать) выбрать значение Three tiers (Три уровня) и нажать кнопку ОК (Рисунок 4.16).
В окне Timescale (Шкала времени) четыре вкладки: Top Tier (Верхний уровень), Middle Tier (Средний уровень), Bottom Tier (Нижний уровень) и Non-working time (Нерабочее время). Первые три одинаковые, но предназначены для настройки соответственно верхнего, среднего и нижнего уровней. Поэтому достаточно рассмотреть только одну вкладку Middle Tier (Средний уровень).

Tier formatting (Формат уровня)

Tier formatting (Формат уровня)

В верхней части окна располагаются параметры, объединенные в группу Middle tier formatting (Формат среднего уровня). В списке Units (Единицы) выбирают единицы времени. Как правило, для среднего уровня в качестве единицы времени задают
Weeks (Недели), для верхнего уровня — Months (Месяцы), а для нижнего — Days (Дни). Шкала времени разбита на сегменты именно в соответствии с параметром Units (Единицы).
Если единицей выбрана неделя, a Count (Интервал) равен двум, то шкала времени будет разбита на сегменты по две недели.
В списке Label (Надпись) выбирают формат даты, которая отображается на шкале времени. Например, для недель по умолчанию установлен формат даты в виде 28 Jan '04 (28 Янв '04).
Список Align (Выравнивание) показывает как центрировать даты на шкале времени: Left (По левому краю), Center (По центру) или Right (По правому краю).
Флажок Use fiscal year (Использовать финансовый год) нужно установить, если в проекте требуется отображать финансовый год, а не календарный. Финансовый 2004 год начинается 1 октября 2003 года, то есть с октября будет устанавливаться уже следующий год.
Если не нужно отображать разделительные линии между надписями, то следует снять флажок Tick lines (Линии делений).

Timescale options (Параметры шкалы времени)

Timescale options (Параметры шкалы времени)

Несколько параметров собраны под общим названием Timescale options (Параметры шкалы времени). В списке Show (Отображать) можно выбрать одно из следующих значений: One tier (Middle) (Один уровень (Средний)), Two tiers (Middle, Bottom) (Два уровня (Средний, нижний)), Three tiers (Top, Middle, Bottom) (Три уровня (Верхний, средний, нижний)). Выбрав соответствующую строку в этом списке, можно сделать шкалу времени состоящей из одной, двух или трех строк.
Параметр Size (Размер) задает размер шкалы времени в процентах. Изначально установлено значение 100 %, изменение которого приведет к пропорциональному изменению горизонтальных размеров шкалы времени.
Аналогично флажку Tick lines (Линии делений), флажок Scale separator (Разделитель уровней) отвечает за отображение линий между надписями шкалы времени, но не вертикальных линий, а горизонтальных.
Как и во многих других окнах, в окне Timescale (Шкала времени) присутствует область Preview (Образец), в которой мгновенно отображаются внесенные изменения. Новые параметры можно применить, нажав кнопку ОК. В противном случае следует нажать кнопку Cancel (Отмена), тогда окно будет закрыто без внесения изменений.

Вкладка Footer (Нижний колонтитул)

Вкладка Footer (Нижний колонтитул)

Эта вкладка аналогична Header (Верхний колонтитул), за исключением того, что по умолчанию при создании нового проекта верхний колонтитул пустой, а на нижнем указан номер страницы.

Вкладка Header (Верхний колонтитул)

Вкладка Header (Верхний колонтитул)

Здесь можно задать колонтитул, отображаемый в верхней части каждого листа. На вкладке расположены два текстовых поля (Рисунок 4.3), одно из которых (нижнее)
предназначено для ввода текста колонтитула, а второе (верхнее) — для мгновен- , ного просмотра того, как будет выглядеть введенный текст.

Вкладка Legend (Легенда)

Вкладка Legend (Легенда)

Данная вкладка (Рисунок 4.5) предназначена для ввода легенды проекта. Легенда — это сведения об условных обозначениях. По умолчанию при печати она размещается в нижней части страницы.
Легенда добавляется аналогично колонтитулам, но есть и небольшое различие.
На вкладке добавления легенды справа расположены переключатели, предназначенные для задания страниц, на которых будет располагаться легенда, а также для отключения ее отображения.
Возможные значения: Every page (На каждой странице), Legend page (На странице легенды) и None (Нет). В поле Width (Ширина) можно задать ширину надписи легенды в сантиметрах.

Вкладка Margins (Поля)

Вкладка Margins (Поля)

Вкладка Margins (Поля) предназначена для указания размеров полей на печатаемых листах (Рисунок 4.2). Наличие полей улучшает восприятие информации на листе.

Вкладка Nonworking time (Нерабочее время)

Вкладка Non-working time (Нерабочее время)

Параметры, которые задают на этой вкладке, определяют отображение на шкале нерабочего времени (Рисунок 4.17).

Вкладка Page (Страница)

Вкладка Page (Страница)

Эта вкладка отображается при открытии окна Page Setup (Параметры страницы) (см. Рисунок 4.1).
Параметр Orientation (Ориентация) определяет, как будут располагаться выводимые данные на листе. Ориентация может быть Portrait ( Книжная) или Landscape (Альбомная).
Выводимые на печать данные можно масштабировать. Параметр Scaling (Масштаб) можно задать в поле Adjust to % normal size (Установить в % от натуральной величины).
Для уменьшения изображения следует ввести значение меньше 100, для увеличения — больше 100.
Если масштабирование необходимо для того, чтобы проект поместился на определенном количестве листов, требуется установить переключатель в положение Fit to (Разместить не более чем на) и ввести значения в поля pages wide by (стр. в ширину) и tall (стр. в высоту).
В области Other (Прочее) в раскрывающемся списке Paper Size (Размер бумаги) указывают формат бумаги, использующейся в вашем принтере. Наиболее распространенный формат — А4 (стандартный: альбомный лист).
В поле First page number (Номер первой страницы) можно ввести число, с которого следует начать нумерацию страниц. В режиме Auto (Авто) нумерация начинается с первой страницы.

Вкладка View (Вид)

Вкладка View (Вид)

Здесь расположены дополнительные настройки внешнего вида печатаемой страницы (Рисунок 4.6).

Workload (Загрузка)

Workload (Загрузка)

Рассмотрим отчеты данного типа.

• Task Usage (Использование задач). Отчет содержит задачи и назначенные ресурсы с повременными данными.
• Resource Usage (Использование ресурсов). Отображение ресурсов и назначенных задач с повременными данными.

Окна вставки и поиска

Окно Insert Object (Вставка объекта)

Окно Insert Object (Вставка объекта) Одноименное окно (см. Рисунок 3.18) вызывается командой Insert > Object (Вставка > Объект).


Несколько лет назад была создана технология OLE, благодаря которой одни приложения могут использовать (и открывать прямо в своих окнах) другие. Например, если вставить в проект лист Microsoft Excel, то когда понадобится что-нибудь в нем изменить, работать придется с Excel, который с помощью технологии OLE вызывается из Microsoft Project.
Практически все продукты Microsoft поддерживают технологию OLE. Более того, многие программы других фирм отлично работают по этим же принципам. Именно список приложений, поддерживающих технологию OLE, отображается в окне Insert Object (Вставка объекта). В списке Object Type (Тип объекта) присутствуют только установленные на данном компьютере приложения.
Если вставить в проект объект, сохранить его, а потом попытаться открыть этот проект на другом компьютере, где не установлено соответствующее приложение, то объект работать не будет. Это следует учитывать при передаче файла проекта другим пользователям.
При вставке объекта можно создать новый объект (пустой документ Word, таблицу Excel и т. д.) или открыть существующий файл. Для выбора нужного действия служат переключатели Create New (Создать новый) и Create from File (Создать из файла).
Таким образом можно вставлять документы, рисунки, видео- и аудиофайлы, а также любые другие объекты, которые поддерживает операционная система.
Объект можно вставить и в виде значка. В этом случае сам объект виден не будет, но его можно открыть, дважды щелкнув на значке (Рисунок 5.19).

Поиск и замена текста Окно поиска

Поиск и замена текста Окно поиска и замены текста очень похоже на окно обычного поиска и отличается от него дополнительной строкой Replace with (Заменить на) и наличием кнопок Replace (Заменить) и Replace All (Заменить все) (Рисунок 5.11).


Окно замены можно открыть командой Edit > Replace (Правка > Заменить) или сочетанием клавиш Ctrl+H, или нажав в окне поиска кнопку Replace (Заменить).

Поиск текста в документах

Поиск текста в документах

Область поиска текста в документах (Рисунок 5.1) вызывается командой File > File Search (Файл > Поиск). Это поиск текста не в открытом проекте, а в файлах, которые хранятся на диске, в локальной сети или в Microsoft Outlook.

Поиск текста в проекте Если проект

Поиск текста в проекте Если проект большой, то вручную искать в нем нужный текст также сложно, как и помнить, где что написано. В этом случае следует использовать команду Edit >Find (Правка > Найти). При ее вызове открывается окно Find (Поиск) (Рисунок 5.10).

Область поиска файлов

Рисунок 5.1. Область поиска файлов


Для запуска поиска нужно ввести искомый текст в поле Search text (Поиск текста) и затем нажать кнопку Go (Найти). Искать можно одно или несколько слов. Ввод большого количества слов в поле Search text (Поиск текста) делает поиск более точным, но замедляет его.
Процедура поиска находит документы, в которых содержатся различные формы искомых слов.
Например, если вы ищете слово swim (плавать), то будут также найдены документы, в которых есть слова swimming и swam. Однако такие условия поиска действительны не для всех языков, а только для английского, французского, испанского, немецкого, голландского, итальянского и шведского.
При поиске можно использовать подстановочные символы * и ?. Знак вопроса заменяет любой символ. Если вы, например, введете для поиска текст сто?, то будут найдены документы, содержащие слова стоп, стон, сток. Знак * заменяет несколько символов, поэтому, например, при поиске теле* будут найдены документы, содержащие слова телефон, телевизор, телепорт и т. д.
Подстановочные знаки можно использовать и в середине слова, например к?т. В этом случае будут найдены документы, содержащие слова кот и кит.
Кнопка Restore (Восстановить), расположенная рядом с кнопкой Go (Найти), нужна для того, чтобы восстановить предыдущие условия поиска. Если, например, вы искали документы, содержащие слово деньги, а потом стали искать что-нибудь другое, то вернуться к поиску слова деньги можно, нажав кнопку Restore (Восстановить).
Для указания места, где следует искать текст, служит раскрывающийся список Selected locations (Выбранные размещения). Для детализации следует щелкнуть на значке «+», а для включения данного места в область поиска следует установить соответствующий флажок (Рисунок 5.2).

Окно Find (Поиск)

Рисунок 5.10. Окно Find (Поиск)


Текст, который нужно искать, следует ввести в строку Find what (Найти).
В раскрывающемся списке Look in field (Искать в поле) необходимо выбрать поле, в котором требуется искать текст. В списке Test (Условие) можно указать условие поиска. Например, equals (равно) означает, что искомое значение должно быть равно введенному в поле Find what (Найти), a contains (содержит) — что оно может содержать введенный текст. При поиске числовых данных есть возможность искать не строго определенное число, а числа меньше или больше указанного.
В списке Search (Поиск) задается направление поиска относительно табличного курсора: Down (Вниз) или Up (Вверх).
Если необходимо, чтобы при поиске учитывался регистр букв, то следует установить флажок Match case (Учитывать регистр). Тогда, например, при поиске слова Деньги слово деньги найдено не будет.
Для начала поиска, а также для перехода к следующему найденному слову следует нажать кнопку Find Next (Найти далее). Для закрытия окна поиска служит кнопка Close (Закрыть).
Кнопка Replace (Заменить) открывает окно поиска и замены, которое рассмотрено ниже.

Окно поиска и замены

Рисунок 5.11. Окно поиска и замены


В поле Find what (Найти) нужно ввести текст, который требуется заменить, а в поле Replace with (Заменить на) — текст, которым следует заменить найденный. Остальные элементы окна замены аналогичны элементам окна поиска.
Для однократного поиска и замены (первого найденного значения) используется кнопка Replace (Заменить). Если же нужно просмотреть все поле и заменить в нем все значения, которые удовлетворяют введенному условию, то нужно нажать кнопку Replace All (Заменить все).

Сведения о повторяющейся задаче

Рисунок 5.12. Сведения о повторяющейся задаче


В текстовом поле Task Name (Название задачи) следует ввести название задачи, которое будет использоваться при каждом повторении с очередным порядковым номером. В списке Duration (Длительность) указывают длительность повторяющейся задачи.
Чуть ниже поля ввода названия задачи располагается область Recurrence pattern (Повторять), в котором определяется периодичность повторения задачи: Daily (Ежедневно), Weekly (Еженедельно), Monthly (Ежемесячно), Yearly (Ежегодно) — устанавливается с помощью переключателя.
Кроме того, можно задать иную периодичность выполнения задачи. Например, every other (каждую вторую неделю) или каждую третью (до каждой 12-й). Следует также установить флажок дня недели (можно установить и несколько флажков), в который задача должна выполняться: Sunday (Воскресенье), Monday (Понедельник), Tuesday (Вторник), Wednesday (Среда), Thursday (Четверг), Friday (Пятница), Saturday (Суббота). Если не установить флажок и попытаться создать повторя-ющуюся задачу, то появится сообщение об ошибке (Рисунок 5.13).

Сообщение об ошибке

Рисунок 5.13. Сообщение об ошибке — необходимо указать день недели


При ежедневном повторении задачи можно также выбирать: каждый день, по рабочим дням, каждый второй день, каждый третий день и т. д., как в случае с неделями.
Вариант Monthly (Ежемесячно) более сложный. Можно указать время повторения задачи, задав определенное число каждого (каждого второго и т. д.) месяца или определенный день недели каждого месяца.
В области Range of recurrence (Пределы повторения) задается временной период, в течение которого задача должна выполняться. Начало выполнения задачи определяется с помощью поля Start (Начало). Окончание можно задать не только в виде конкретной даты с помощью поля End by (Окончание), но и после определенного количества повторений. В последнем случае в поле End after (Окончание после) нужно указать количество повторений, после которых задача перестанет выполняться.
В поле Calendar (Календарь) указывают календарь, который следует использовать для задачи. По умолчанию задачи планируются с учетом рабочего времени календаря проекта и назначенных ресурсов. Если установить флажок Scheduling notres resource calendars (He учитывать календари ресурсов при планировании), то при планировании будет учитываться только календарь задачи, а не календарь ресурсов.
После задания всех параметров повторяющейся задачи нужно нажать кнопку OK для создания задачи или кнопку Cancel (Отмена), чтобы закрыть окно, не создавая задачу.
Повторяющаяся задача обозначается в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) специальным значком (Рисунок 5.14).

Повторяющаяся задача

Рисунок 5.14. Повторяющаяся задача


Щелкнув на значке «+», можно посмотреть повторяющуюся задачу на диаграмме более детально.

Окно Microsoft Project

Рисунок 5.15. Окно Microsoft Project с панелью инструментов Drawing (Рисование)


Полученный объект можно двигать по диаграмме мышью и изменять его размеры. Для изменения размеров следует щелкнуть мышью на объекте, чтобы выделить его, подвести указатель к краю или углу объекта, пока указатель не примет вид двусторонней стрелки, а затем, нажав левую кнопку, двигать мышь, изменяя размеры объекта.
Если на диаграмме располагается несколько объектов, то они могут частично или полностью перекрывать друг друга (Рисунок 5.16).
Чтобы изменить порядок их расположения на диаграмме, следует выделить нужный объект и воспользоваться одной из следующих команд: Bring To Front (На передний план), Send To Back (на задний план), Bring Forward (На уровень выше) или Send Backward (На уровень ниже), вызываемых при нажатии кнопки Draw (Рисунок) на панели Drawing (Рисование).
Команда Edit Points (Изменение вершин) при использовании многоугольника позволяет передвигать его углы.

Объекты на диаграмме перекрывающие друг друга

Рисунок 5.16. Объекты на диаграмме, перекрывающие друг друга


Перебор цветов заливки используется для изменения цвета фигуры (линии, стрелки, прямоугольника, овала, дуги, многоугольника или надписи). Нужно выделить фигуру и нажимать кнопку Cycle Fill Color (Перебор цветов заливки) с изображением палитры.
Кнопка Attach To Task (Связать с задачей) открывает окно Format Drawing (Формат рисунка), которое разберем чуть позже.
Почти все описанные выше команды дублируются с помощью контекстного меню, доступного при щелчке правой кнопкой мыши на любой фигуре. Например, кнопку Attach To Task (Связать с задачей) дублирует пункт меню Properties (Свойства), перемещение фигур на передний или задний план возможно с помощью меню Order (Порядок). Удалить фигуру можно с помощью пункта меню Delete (Удалить) или одноименной клавиши на клавиатуре.
Нажав кнопку Attach To Task (Связать с задачей) на панели Drawing (Рисование) или выбрав пункт меню Properties (Свойства) в меню фигуры, можно открыть окно Format Drawing (Формат рисунка) (Рисунок 5.17). В этом окне две вкладки: Line & Fill (Линия и заливка) и Size & Position (Размер и положение).
На вкладке Size & Position (Размер и положение) задают параметры фигуры, которые влияют на размещение ее на диаграмме и на размеры. Для точного задания размеров фигуры в сантиметрах существуют поля Height (Высота) и Width (Ширина) в области Size (Размер), расположенной в нижней части окна.

Окно Format Drawing (Формат рисунка)

Рисунок 5.17. Окно Format Drawing (Формат рисунка)


В области Position (Положение) можно задать привязку объекта к определенной дате на диаграмме или связать объект с какой-либо задачей. К определенной дате объект привязывается автоматически при добавлении и перемещении его по диаграмме с помощью мыши. Чтобы связать объект с задачей, следует установить переключатель в положение Attach to task (Связать с задачей) и указать четыре параметра: ID (Идентификатор), Attachment point (Точка привязки), смещения Horizontal (По горизонтали) и Vertical (По вертикали).

• ID (Идентификатор) — определяет задачу, к которой следует сделать привязку. Здесь нужно указывать не название задачи, а ее номер. По умолчанию это крайний левый столбец в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).
• Attachment point (Точка привязки) — точка, к которой будет привязываться объект (ко времени начала или окончания задачи).
• Horizontal (По горизонтали) и Vertical (По вертикали) — показывают, насколько будет сдвинут объект относительно точки привязки.

Параметры, задаваемые на вкладке Line & Fill (Линия и заливка), влияют на внешний вид объекта (Рисунок 5.18). Область, находящаяся слева, служит для указания параметров линий (то есть окантовки фигуры), слева — для указания заливки фигуры.
Линии и заливка отсутствуют (объект становится прозрачным) при установке переключателей в положение None (Нет). Если переключатели установлены в положение Custom (С указанными параметрами), то можно задать вид линий и заливки.
Для линий можно задавать параметры Color (Цвет) и Line (Линия) в соответствующих раскрывающихся списках, а для заливки — Color (Цвет) и Pattern (Узор).
IB области Preview (Образец) можно просмотреть все изменения. После подбора шужной комбинации следует нажать кнопку ОК.

Вкладка Line & Fill (Линия и заливка)

Рисунок 5.18. Вкладка Line & Fill (Линия и заливка)

Окно проекта с видеоклипом

Рисунок 5.19. Окно проекта с видеоклипом, вставленным в виде значка


Для вставки объекта в виде значка в окне Insert Object (Вставка объекта) нужно так же, как и в случае специальной вставки, установить флажок Display As Icon (В виде значка).

Область поиска

Рисунок 5.2. Область поиска


Для указания типов файлов, в которых будет производиться поиск, предназначен список Selected file types (Выбранные типы файлов). С помощью ссылки Search options (Параметры поиска) можно включить режим быстрого поиска.
Принцип его работы заключается в том, что когда компьютер простаивает, система индексирует все содержащиеся на нем документы, и если нужно что-то найти, то вместо поиска на диске просматриваются полученные индексные файлы. В итоге это приводит к ускорению поиска. По умолчанию быстрый поиск отключен.
В нижней части области поиска располагаются ссылки Advanced File Search (Расширенный поиск) и Find in this document (Найти в этом документе). Последняя открывает окно обычного поиска текста в проекте.

Окно Paste Special (Специальная вставка)

Рисунок 5.3. Окно Paste Special (Специальная вставка)


Рассмотрим, как работает специальная вставка, на примере таблицы Microsoft Excel (Рисунок 5.4).
Для этого ее следует выделить и скопировать в буфер обмена командой меню Edit > Сору (Правка > Копировать), а затем перейти в Microsoft Project.
Если в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) щелкнуть на ячейке в столбце Task Name (Название задачи) и открыть окно Paste Special (Специальная вставка), то в списке As (Как) окна появится несколько вариантов вставки скопированных данных.
При выборе варианта Text Data (Текстовые данные) и нажатии кнопки ОК таблица Excel преобразуется в текстовый вид и удачно трансформируется в названия задач и их длительность (Рисунок 5.5).

Таблица Microsoft Excel

Рисунок 5.4. Таблица Microsoft Excel

Вставленные в проект данные из Excel

Рисунок 5.5. Вставленные в проект данные из Excel


Можно также выбрать вариант Microsoft Office Excel Sheet (Лист Microsoft Office Excel).
В обоих случаях вставленные данные можно редактировать, но если вставлять таблицу как таблицу Excel, то для ее редактирования будет использоваться непосредственно Microsoft Excel (Рисунок 5.6).
Режим редактирования включается двойным щелчком на таблице.

Редактирование вставленной из Excel таблицы

Рисунок 5.6. Редактирование вставленной из Excel таблицы


Чтобы вставить таблицу в виде рисунка, следует в списке As (Как) окна Paste Special (Специальная вставка) выбрать пункт Picture (Рисунок) или Picture (Bitmap) (Рисунок BMP) и нажать кнопку ОК. В диаграмму будет вставлена такая же таблица, как в Excel, но изменить ее будет нельзя, так как это рисунок.

Значок Excel служащий

Рисунок 5.7. Значок Excel, служащий для просмотра вставленной таблицы


Чтобы вставить данные из буфера в таком виде, следует установить флажок Display As Icon (В виде значка) в окне Paste Special (Специальная вставка).

Таблица Excel с ячейкой

Рисунок 5.8. Таблица Excel с ячейкой, которую следует связать с проектом

Содержимое ячейки Excel связанное с проектом

Рисунок 5.9. Содержимое ячейки Excel, связанное с проектом

Специальная вставка Специальная

Специальная вставка Специальная вставка вызывается командой Edit > Paste Special (Правка > Специальная вставка) и представляет собой функцию вставки данных из буфера обмена, так же как Edit > Paste (Правка » Вставить), но с более широкими возможностями (Рисунок 5.3).

Связывание

Связывание

В Microsoft Project существует возможность не вставлять данные из буфера в проект, а связать их с проектом (Рисунок 5.8).
Для этого необходимо скопировать данные из таблицы Excel в буфер обмена, затем в окне Paste Special (Специальная вставка) Microsoft Project установить переключатель в положение Paste Link (Связать) и нажать ОК.
В этом случае в проекте хранится только ссылка на скопированные данные.
Если изменить эти данные, то в проекте они также будут автоматически изменены (Рисунок 5.9).
Недостатком этого способа является то, что постоянно существует зависимость от того файла, с которым связаны данные.
Если этот файл удалить, переименовать или переместить, то связь нарушится.

Вставка повторяющейся задачи Автоматическую

Вставка повторяющейся задачи Автоматическую вставку повторяющейся задачи удобно использовать, когда нужно ввести в проект задачу, выполняющуюся периодически несколько раз.


Окно вставки повторяющейся задачи (Рисунок 5.12) вызывается командой Insert > Recurring Task (Вставка > Повторяющаяся задача).

Вставка в диаграмму рисунка Microsoft

Вставка в диаграмму рисунка Microsoft Project позволяет вставлять рисунки в диаграмму, что может пригодиться для наглядного отображения задач. Для вставки рисунка используется команда Insert > Drawing (Вставка > Рисунок). Если ее выполнить, то на экране появится панель инструментов Drawing (Рисование) (Рисунок 5.15). Аналогичное действие можно произвести, выбрав в меню View > Toolbars > Drawing (Вид > Панели инструментов > Рисование).


Панель инструментов Drawing (Рисование) можно разместить не только в виде отдельного окна, но и вместе с другими панелями. Для этого ее нужно перетащить мышью в область панелей инструментов в верхней части окна проекта.
Для добавления на диаграмму линии, стрелки, прямоугольника, овала, дуги, многоугольника или надписи служат соответствующие кнопки в центре панели. Чтобы добавить фигуру, нужно щелкнуть мышью на кнопке, переместить указатель мыши на диаграмму, нажать левую кнопку и двигать мышь до тех пор, пока фигура не станет нужного размера.

Вставка в виде значка

Вставка в виде значка

Можно вставить данные, содержащиеся в буфере обмена, так, чтобы они не отображались на экране.
В этом случае отображается значок, при щелчке на котором будет вызвано приложение, с помощью которого созданы вставленные данные (Рисунок 5.7).

Консультант и система помощи

Быстрая помощь

Быстрая помощь

Во многих окнах предусмотрена специальная кнопка с изображением вопросительного знака, расположенная рядом с кнопкой закрытия окна в правом верхнем углу. При ее нажатии открывается окно помощи по содержащейся в окне информации.
Существует еще одна разновидность быстрой помощи — всплывающие подсказки (Рисунок 6.14).
Они имеются не у всех объектов (в основном только у кнопок на панелях инструментов), зато для их использования ничего не нужно нажимать, достаточно подвести указатель мыши к кнопке, подсказку для которой требуется получить, и немного подождать, не двигая мышь и не нажимая никакие клавиши.

Консультант

Консультант

Давно прошли времена, когда при работе с компьютером нужно было помнить сотни инструкций или обращаться к объемным справочникам. Практически все современные приложения помимо удобного и приятного для глаз интерфейса оборудованы мощной системой помощи, которая нередко она зависит от контекста. В этом случае компьютерная программа отображает информацию, которая должна помочь пользователю в данный момент.
Помимо помощи в современных программах есть всевозможные мастера (специальные приложения), которые ведут пользователей, как лоцманы, позволяя выполнять сложные действия даже начинающим. Одним из таких лоцманов является консультант. Он представляет собой нечто среднее между мастером и системой помощи. С одной стороны, консультант является системой помощи, так как на его панели размещены ссылки, сгруппированные по предназначению. С другой стороны, консультант является мастером (комплексом из десятка мастеров). При щелчке на какой-либо ссылке в консультанте запускается соответствующий мастер, помогающий выполнить нужные действия.
Консультант рекомендуется применить начинающим пользователям, чтобы составить свой первый проект. Удобство заключается в том, что не нужно держать в уме многочисленные действия и порядок их выполнения, а пользоваться подсказками ничего не забывающего компьютера. При первом запуске Microsoft Project консультант по умолчанию включен. Его можно отключить, сняв флажок в пункте меню View > Toolbar > Project Guide (Вид > Панели инструментов > Консультант).
Панель инструментов Project Guide (Консультант) расположена в верхней части окна проекта (Рисунок 6.1).
Убрать панель консультанта с экрана можно не только через меню View (Вид), но и нажав кнопку Show/Hide Project Guide (Показать/Скрыть консультант), которая расположена на панели инструментов Project Guide (Консультант).
Включить консультант можно также с помощью пункта меню Tools > Options (Сервис * Параметры). На вкладке Interface (Интерфейс) открывшегося окна следует установить флажок Display Project Guide (Открывать консультант) или же снять, если не нужно, чтобы панель консультанта появлялась на экране. Чтобы включить список подсказок консультанта, следует нажать одну из кнопок, расположенных на панели инструментов Project Guide (Консультант): Tasks (Задачи), Resources (Ресурсы), Track (Отслеживание) или Report (Отчет).

• Tasks (Задачи) — отображает в левой части окна Microsoft Project список ссылок для запуска мастеров планирования и составления календарных планов задач проекта. Чтобы получить помощь по какому-либо вопросу, следует щелкнуть на нужной ссылке.
• Resources (Ресурсы) — отображает список мастеров для создания группы проекта и назначения задачам необходимых ресурсов.

Общие сведения и электронный учебник

Общие сведения и электронный учебник

В области задач Project Help (Справка Project) (см. Рисунок 6.9) находятся полезные для начинающих пользователей функции. Например, общие сведения о Microsoft Project и учебный курс представляют собой небольшой учебник, в котором рассказывается о том, как создать проект.
Пункт What's New (Новые возможности) вызывает окно, в котором рассказывается о новых возможностях, появившихся в используемой версии Project.

Окно справки

Окно справки

Область справочной системы вызывается командой Help > Microsoft Project Help (Справка > Справка Microsoft Project) (Рисунок 6.9).

Помощь в Интернете

Помощь в Интернете

Если выполнить команду Help > Microsoft Office Online (Справка > Office в Интернете), то откроется браузер (например, Internet Explorer), и компьютер при наличии подключения к Интернету начнет загружать сайт поддержки Microsoft Project. При отсутствии подключения на экране появится сообщение об ошибке.

Помощник

Помощник

По умолчанию помощник выглядит в виде скрепки с глазами, расположенной в одном из углов экрана (Рисунок 6.10). Помощник-скрепка реагирует на действия пользователя, поэтому создается впечатление одушевления компьютера.

Проверка правописаниям

Проверка правописаниям

Система проверки правописания полезна, не только пользователям, которые постоянно делают ошибки, но и грамотным людям, так как она выявляет допущенные из-за невнимательности ошибки и опечатки. В Microsoft Project та же система проверки правописания, что и в Word, с которым знакомы многие пользователи.
Однако не стоит целиком полагаться на систему проверки правописания. Ошибочно думать, что она найдет все без исключения ошибки. Например, она пропустит фразу Покраску стен, по белку потолка. Система полагает, что пробел между словами по и белку поставлен совершенно правильно, так как она знает оба этих слова, а понимание смысла фразы нынешним компьютерам пока не под силу.
С другой стороны, система проверки правописания может быть чрезмерно бдительной (хотя-каждая следующая версия прграммы работает лучше предыдущей). Например, система проверки правописания в Microsoft Office 97 не пропускала такие слова, как Бочкарева.
Не зная такую фамилию, компьютер предполагал, что пропущен пробел, и нужно писать раздельно: Бочка рева. Поэтому систему проверки правописания следует использовать в качестве рекомендации, а. решения об исправлении ошибок принимать самостоятельно.
Проверку правописания можно запустить командой Tools > Spelling (Сервис > Правописание) или клавишей F7 на клавиатуре, или кнопкой Spelling (Правописание) на панели инструментов Standard (Стандартная) (Рисунок 6.5).

Панель инструментов Project Guide (Консультант)

Рисунок 6.1. Панель инструментов Project Guide (Консультант)

• Track (Отслеживание) — отображает список мастеров для отслеживания хода выполнения проекта и для управления проектом.
• Report (Отчет) — отображает список мастеров для просмотра состояния проекта и создания отчетов.

Работу с консультантом рассмотрим на примере мастера Define the Project (Определение проекта) (Рисунок 6.2), который находится в списке Tasks (Задачи) панели инструментов Project Guide (Консультант).
В верхней части области мастера отображаются руководства к действию, примечания и комментарии, здесь же пользователь вводит необходимые для мастера сведения. В нижней части показано количество шагов и порядковый номер выполняемого шага, например Step I of 3 (Шаг 1 из 3). При создании нового проекта следует указать предполагаемую дату начала. После указания даты можно переходить к следующему шагу работы мастера. Для этого нужно щелкнуть на надписи Save and go to Step 2 (Сохранить и перейти к шагу 2).
На втором шаге консультант спрашивает, планируется ли совместная работа над проектом (Рисунок 6.3). Ответ на этот вопрос дается установкой переключателя в положение Yes (Да) или No (Нет). Затем можно перейти к следующему шагу, щелкнув на надписи Save and go to Step 3 (Сохранить и перейти к шагу 3), или вернуться к предыдущему шагу, выбрав ссылку Go back to Step 1 (Вернуться к шагу 1).

Помощникскрепка дает совет

Рисунок 6.10. Помощник-скрепка дает совет


Помощника можно вывести на экран или убрать с экрана с помощью команд ы Help > Show/Hide The Office Assistant (Справка > Показать/Скрыть помощника.). Скрыть помощника также можно, щелкнув на нем правой кнопкой мыши и выбрав в появившемся меню команду Hide (Скрыть).
Помощника можно передвинуть в любое место экрана. Для этого следует пода е-сти указатель мыши к помощнику, нажать левую кнопку и, не отпуская ее, перетащить помощника, куда нужно.
Когда у помощника появляется какой-либо совет, он зажигает лампочку рядом с собой. Для получения информации нужно всего лишь щелкнуть мышью на этой лампочке (см. Рисунок 6.10). Рекомендую обращать внимание на эти советы. При накоплении опыта работы с Microsoft Project, когда помощник уже не будет сообщать ничего нового, можно его отключить. Как показывает практика, это очень действенный способ обучения. Отказаться от советов помощника можно, нажав клавишу Esc.
В меню помощника, которое появляется, если щелкнуть на нем правой кнопкой мыши, присутствует команда Animate (Мотор), которая заставляет помощника двигаться, изменять внешний вид при выполнении каких-либо действий (например, при сохранении файла) (Рисунок 6.11).

Внешний вид помощника при сохранении файла

Рисунок 6.11. Внешний вид помощника при сохранении файла


Кроме скрепки, у помощника есть другие воплощения. Например, колобок, робот, волшебник, земной шар, кошка или собака. Чтобы изменить вид помощника, следует щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и выбрать пункт Choose Assistant (Выбрать помощника). В результате откроется окно Office Assistant (Помощник), на вкладке Gallery (Коллекция) которого с помощью кнопок Back (Назад) и Next (Далее) можно выбрать понравившегося помощника (Рисунок 6.12). Настроить параметры помощника можно, перейдя в том же окне на вкладку Options (Параметры) (Рисунок 6.13) или выбрав одноименный пункт в контекстном меню, появляющемся при щелчке правой кнопкой мыши на помощнике.

Окно Office Assistant

Рисунок 6.12. Окно Office Assistant (Помощник), вкладка Gallery (Коллекция)

Окно Off ice Assistant

Рисунок 6.13. Окно Off ice Assistant (Помощник), вкладка Options (Параметры)


Рассмотрим параметры помощника.

• Use the Office Assistant (Использовать помощника) — если вам не нужно, чтобы помощник появлялся на экране и давал советы, то следует снять этот флажок.
• Help with wizards (Отображать справку для мастеров) — при установке этого флажка справка будет также отображаться при работе с большинством мастеров.
• Move when in the way (He закрывать данные) — если этот флажок установлен, то помощник сам переместится в другое место экрана, когда будет закрывать собой какие-либо данные. Если к помощнику долгое время не было обращений, то он автоматически уменьшится в размерах.
• Make sounds (Звуковое сопровождение) — действия помощника сопровождаются звуками, которые можно отключить, сняв этот флажок.
• Search for both product and programming help when programming (Просматривать две справочные системы при работе с VBA) — используется программистами при работе с Visual Basic for Applications. По умолчанию этот флажок снят.

В нижней части вкладки Options (Параметры) помощника расположена область Show tips about (Отображать советы).
Если установить в ней все флажки, то помощник будет стараться максимально помочь во всем.
Помощник может отображать следующие советы:

• Using features more effectively (Об использовании возможностей программы);
• Using the mouse more effectively (Об операциях с мышью);
• Keyboard shortcuts (О сочетаниях клавиш);
• Only show high priority tips (Отображать только важные советы);
• Show the Tip of the Day at startup (Отображать полезный совет при запуске).

Нажатие кнопки Reset my tips (Очистить журнал) делает возможным отображение советов, которые помощник уже давал.
Для сохранения измененных параметров следует нажать кнопку ОК.

Всплывающая подсказка

Рисунок 6.14. Всплывающая подсказка для кнопки на панели инструментов


Остальные компоненты системы помощи используют очень редко, но о них тоже следует упомянуть.

Область Define the

Рисунок 6.2. Область Define the Project (Определение проекта), шаг 1 из 3

Область Define the

Рисунок 6.3. Область Define the Project (Определение проекта), шаг 2 из 3


На третьем шаге консультант предлагает сохранить проект (Рисунок 6.4). При щелчке на надписи Save and Finish (Сохранить и закончить работу) в нижней части экрана мастер Define the Project (Определение проекта) сохраняет проект и завершает работу. По умолчанию сохранение производится в папку Мои документы. Если требуется сохранить данные в другое место, то следует выбрать в меню File > Save As (Файл > Сохранить как) и в появившемся окне определить, куда следует сохранить проект.

Область Define the

Рисунок 6.4. Область Define the Project (Определение проекта), шаг 3 из 3


После завершения работы мастера Define the Project (Определение проекта) на панели консультанта появится список мастеров той же группы. Можно будет выбрать другое действие, например Define general working times (Определение рабочего времени проекта).
Для удобства работы с консультантом можно отвести ему большую площадь на экране, передвинув границу между консультантом и используемым представлением проекта. Для этого следует поместить указатель мыши на границу так, чтобы он превратился в черную двустороннюю стрелку, затем нажать левую кнопку и двигать мышь, уменьшая или увеличивая размер панели консультанта.
Чтобы закрыть список мастеров консультанта, нужно нажать кнопку в виде крестика в верхнем правом углу списка.

Кнопка Spelling (Правописание)

Рисунок 6.5. Кнопка Spelling (Правописание) на панели инструментов


Сразу после запуска система начнет проверять проект. Если ошибок найдено не будет, то появится сообщение, что проверка правописания в проекте завершена (Рисунок 6.6).

Сообщение о том что

Рисунок 6.6. Сообщение о том, что проверка правописания завершена


При обнаружении ошибки откроется окно Spelling (Правописание), с помощью которого ее можно исправить (Рисунок 6.7).

Окно Spelling (Правописание)

Рисунок 6.7. Окно Spelling (Правописание)


Ошибочное слово или фраза помещается в поле Not in dictionary (Нет в словаре). В поле Change to (Заменить на) располагается вариант, на который предлагается заменить ошибочное слово или фразу, а список возможных вариантов — в поле Suggestions (Варианты).
В поле Found in (Где найдено) помещается информация о том, где была обнаружена ошибка, а в поле Dictionary language (Язык словаря) — язык, проверка правописания которого производится в текущий момент.
Если в приложение Microsoft Project включены несколько языков, то правописание проверяется для каждого языка отдельно. После проверки правописания одного языка необходимо выбрать другой словарь и выполнить проверку правописания еще раз.
В правой части окна Spelling (Правописание) расположены кнопки, с помощью которых выполняется работа над ошибками.

• Ignore (Пропустить) — пропускает ошибку, не изменяя словарь. Если проверять правописание заново, то эта ошибка снова будет найдена.
• Ignore All (Пропустить все) — пропускает ошибку, не изменяя словарь. Если при дальнейшей проверке правописания встретится такая же ошибка, то она тоже будет пропущена.
• Change (Заменить) — заменяет ошибочное слово или фразу на ту, которая указана в поле Change to (Заменить на). Вариант замены можно выбрать в списке Suggestions (Варианты). Изменения в словарь не вносятся.
• Change All (Заменить все) — работает так же, как и кнопка Change (Заменить), но при обнаружении далее таких же ошибок они будут заменены автоматически.
• Add (Добавить) — добавляет ошибочное слово в словарь проверки правописания. Таким образом, компьютер не будет считать это слово (или фразу) ошибочным. При использовании кнопки Add (Добавить) следует быть внимательными. Если нечаянно добавить в словарь ошибочное слово (или фразу), то в дальнейшем оно не будет обнаружено при проверке правописания.
• Suggest (Предложить) — отображает список предлагаемых вариантов написания слова. Использование этой кнопки имеет смысл, если в окне Options (Параметры) на вкладке Spelling (Правописание) снят флажок Always suggest (Всегда предлагать замену). Если флажок установлен, то замена предлагается автоматически.
• Cancel (Отмена) — закрывает окно Spelling (Правописание) без выполнения каких-либо действий.

По умолчанию Microsoft Project проверяет текст всех полей задачи независимо от того, отображаются они или нет, и с помощью стандартного словаря предлагает исправления.
Словарь пользователя создается из слов, найденных при проверке правописания, когда пользователь нажимает кнопку Add (Добавить).
Проверка правописания настраивается с помощью меню Tools > Options (Сервис > Параметры), вкладка Spelling (Правописание).
Настройка проверки правописания описана в гл. 1 (см. Рисунок 1.18).

Окно Microsoft Project

Рисунок 6.8. Окно Microsoft Project с открытым меню Help (Справка)

Область Project Help (Справка Project)

Рисунок 6.9. Область Project Help (Справка Project)


Чтобы найти ответ на интересующий вопрос, следует ввести вопрос в поле Search* for (Искать) и нажать кнопку с изображением стрелки. Требуется лишь правильно составить фразу для поиска. Если по интересующему вопросу не найдено ничего подходящего, то следует попробовать его перефразировать. Чем проще будет фраза для поиска, тем лучше он будет работать. Рекомендуется ограничиться од -ним или двумя словами.

Справка Microsoft Project

Справка Microsoft Project

Microsoft Project обладает мощной справочной системой, в которой можно найти ответы на многие интересующие вопросы.
Справочная система довольно объемная, поэтому начинающим пользователям требуется помощь книги, чтобы научиться работать в том числе и с системой помощи.
Меню справочной системы называется Help (Справка) (Рисунок 6.8).
Краткое его описание приведено в гл. 3. Справка вызывается также клавишей F1 или нажатием кнопки со знаком вопроса на панели инструментов.
Справочная система любого продукта Microsoft Office состоит из нескольких частей:

• окно справки;
• помощник;
• быстрая помощь;
• помощь в Интернете;
• общие сведения и электронный учебник.

Рассмотрим по порядку все части справочной системы Microsoft Project.

Основы создания проектов

Другие действия с задачами

Другие действия с задачами

Диаграмма Ганта позволяет выполнять также другие действия с задачами. Задачу можно прервать (например, если сотрудник, выполняющий задачу, заболел). Для прерывания задачи следует щелкнуть правой кнопкой мыши на отрезке задачи и выбрать в контекстном меню пункт Split Task (Прервать задачу), а затем указать мышью, где именно следует прервать задачу. Отрезок задачи разделится на два (Рисунок 7.17).

График проекта

График проекта

Прежде чем приступить к планированию рабочего времени, следует сказать несколько слов о том, что такое календари (применительно к Microsoft Project).
Календари определяют порядок планирования ресурсов, назначаемых задачам, и, соответственно, порядок планирования самих задач.
Основным является базовый календарь. Его используют календари проекта, ресурса и задачи, но у каждого ресурса может быть собственный календарь, отличающийся от остальных. Например, если большинство сотрудников работают по календарю со стандартным рабочим временем, то некоторые сотрудники могут работать по особому графику, поэтому для них нужен отдельный календарь.
Календари создаются для трудовых ресурсов (сотрудников), но не для материальных, то есть считается, что, например, копировальный аппарат доступен всегда, а сотрудник, работающий с этим аппаратом, имеет свой рабочий график.
Не следует путать календарь в качестве рабочего графика (календарь проекта, календарь ресурса, календарь задачи) и представление Calendar (Календарь). Во втором случае это просто один из вариантов отображения информации.
Существует возможность создать календарь с помощью шаблонов, которые содержит Microsoft Project. Можно также использовать другие шаблоны, например используемые в вашей организации.
После создания проекта следует перейти к этапу Define general working times (Определение рабочего времени проекта) (Рисунок 7.5).

Группировка

Группировка

В Microsoft Project существует возможность группировать ресурсы и задачи по определенному признаку. После группировки сходные строки таблиц объединяются в группы, в результате чего данные в таблице проще воспринимать (Рисунок 7.28).

Использование ресурсов в разных проектах

Использование ресурсов в разных проектах

Практически во всех современных программах компании Microsoft очень большое внимание уделено интеграции. Ресурсы одного проекта можно свободно использовать в другом. Для этого следует одновременно открыть два проекта (переключаться между ними можно с помощью сочетания клавиш Alt+Tab).
Чтобы пользоваться ресурсами другого проекта, нужно выполнить команду Tools > Resources Sharing К Share Resources (Сервис > Общие ресурсы > Доступ к ресурсам). В результате откроется окно Share Resources (Общий доступ к ресурсам) (Рисунок 7.38).
Для использования ресурсов другого проекта нужно установить переключатель в положение Use resources (Использовать ресурсы) и выбрать в раскрывающемся списке From (Из) проект, ресурсы которого требуется использовать. По умолчанию переключатель установлен в положение Use own resources (Использовать собственные ресурсы), и проект использует только собственные ресурсы.


Рисунок 7.38. Окно Share Resources (Общий доступ к ресурсам)
Нижняя пара переключателей — Pool takes precedence (Преимущество имеет пул) и Sharer takes precedence (Преимущество имеет клиент пула) — определяет, кто имеет преимущество при конфликте (несовпадении данных). Рекомендуется оставить этот параметр без изменений.
Использование ресурсов других проектов не так надежно, как исключительно собственных ресурсов. Поэтому рекомендуется использовать общие ресурсы только тогда, когда это действительно нужно.

Экспорт проекта

Экспорт проекта

В Microsoft Project существует возможность экспортировать данные в файлы форматов других программ. Для экспорта проекта в файлы различных форматов следует воспользоваться командой меню File > Save As (Файл > Сохранить как). В раскрывающемся списке Save as type (Тип файла), расположенном в нижней части окна Save As (Сохранение документа) (Рисунок 7.39), можно выбрать один из форматов, поддерживаемых Microsoft Project.
Ниже приведен список форматов, в которых можно сохранить файл проекта (в скобках указаны расширения файлов).

• Проект (МРР) — обычный файл проекта. По умолчанию сохранение происходит именно в этом формате.
• Шаблон (МРТ) — шаблон проекта может содержать представления, календари, формы, отчеты, таблицы, фильтры, панели инструментов, строки меню, макросы и параметры настройки. Полезно сохранять проект в качестве шаблона, когда нужно использовать созданные представления, календари и другие элементы в дальнейшем в других проектах. Файл шаблона Global. mpt содержит настройки проектов по умолчанию.
• База данных проекта (MPD) — позволяет хранить данные о проекте в структуре, доступной в Microsoft Access.
• Web-страница (HTML, HTM) — страница, предназначенная для опубликования данных в Интернете. Если необходимо разместить проект в Интернете, то сохранение в виде web-страницы может избавить от утомительного форматирования.

Назначение ресурсов задачам

Назначение ресурсов задачам

В небольшом проекте назначать ресурсы задачам можно вручную. В простейшем случае, когда одной задаче назначается один ресурс, это делается прямо в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).
Для этого следует переместить табличный курсор в столбец Resource Names (Названия ресурсов) (обычно этот столбец крайний справа) и в раскрывающемся списке назначить выбранной задаче один из доступных ресурсов (Рисунок 7.22).

Основные термины и понятия Проект

Основные термины и понятия Проект подразумевает выполнение ряда связанных между собой задач. Для выполнения проекта можно выделить строго определенные ресурсы (человеко-часы, материалы). У проектов существуют даты начала и окончания, а также другие различные ограничения (например, графики работы).


Так как проект разрабатывается для достижения некоторых результатов за определенный срок и за определенную стоимость, то удобно составить план, какие нужно провести работы, кем, в какое время и какие средства могут понадобиться для этого.
Все проекты содержат три основных элемента — задачи, ресурсы и назначения.
Задача — это некоторая работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Задачи можно объединить в фазы.
Фаза проекта включает в себя одну или несколько задач, при выполнении которых достигается один из основных результатов проекта. Например, при подготовке журнального номера фазой проекта является верстка.
Проект должен быть разбит на задачи как можно более детально. Это позволит лучше им управлять. Целесообразность деления задачи на подзадачи зависит от ее длительности. Как правило, если длительность составляет больше трех дней, то ее можно разделить на более мелкие задачи.
Не всегда задачи в проекте выполняются последовательно одна за другой. Иногда выполнение следующей задачи можно начать раньше, чем закончится предыдущая. Такое планирование называется быстрым путем.
Например, для выпуска журнала нужны статьи (материалы) и обложка. Обычно не обязательно выполнять фазы создания статей и обложки последовательно. Microsoft Project учитывает, заняты ли работники выполнением какой-либо задачи или свободны и могут выполнять новую.
Однако существуют задачи, которые следует обязательно завершить, прежде чем перейти к следующим. Например, нельзя составить оглавление, пока окончательно не решено, какие именно материалы войдут в номер. Такие задачи называются завершающими.
Длительность — это период рабочего времени, который необходим для выполнения задачи. При планировании Microsoft Project не учитывает выходные дни. Например, если длительность выполнения задачи составляет три дня, а выполнение начинается в пятницу, и при этом используется стандартный график, то окончание выполнения задачи будет запланировано на вторник, а не на воскресенье. При этом длительность все равно будет равна трем дням, а не пяти.
Вехи — это наиболее важные задачи в проекте. Например, окончание подготовки всех статей для журнала может быть вехой.
Ресурсы в Microsoft Project — это сотрудники и оборудование. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, выполняет определенную функцию. Один сотрудник может быть, например, фотографом в одной задаче и дизайнером в другой.
В Project используются два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. В случае повременной ставки стоимость участия ресурса в проекте рассчитывается в зависимости от времени, которые было затрачено при работе ресурса над задачей (ставка умножается на количество часов). В случае стоимости за использование затраты вычисляются умножением стоимости использования на количество задач, в которых задействован ресурс. Для каждого ресурса можно указать как повременную ставку, так и стоимость за использование.
Бюджет — это оценочные затраты на проект, заданные в плане.
Область охвата — это комбинация всех целей и задач проекта, а также работ, необходимых для их выполнения.
Назначения — это связи между ресурсами и задачами. Для выполнения одной задачи может быть назначено несколько ресурсов.

Отслеживание Составление плана

Рисунок 7.29. Окно Save Baseline (Сохранение базового плана)


В этом окне можно выбирать одно из двух действий: Save baseline (Сохранить базовый план) или Save interim plan (Сохранить промежуточный план). При сохранении базового плана в раскрывающемся списке нужно выбрать, какой именно базовый план сохранять.
Можно выбирать сохранение плана для всего проекта или только для выбранных задач. Для этого используются переключатели Entire project (Для всего проекта) и Selected tasks (Для выбранных задач).

Редактирование сведений о ресурсе

Редактирование сведений о ресурсе

После ввода ресурса бывает необходимо ввести или отредактировать дополнительные сведения о нем. Для этого существует окно Resource Information (Сведения о ресурсе) (Рисунок 7.20), которое вызывается, если щелкнуть на ресурсе в таблице правой кнопкой мыши, и в появившемся меню выбрать одноименный пункт.
Данное окно также откроется, если дважды щелкнуть мышью на строке с этим ресурсом.

Треугольник проекта

Рисунок 7.1. Треугольник проекта


Изменение одного из этих трех элементов обязательно повлияет на два других. Несмотря на то что важны все три элемента, чаще всего наиболее критичным является только один из них. Например, если необходимо изменить план проекта так, чтобы приблизить дату окончания, то возможно увеличение затрат (в этом случае следует задействовать дополнительных сотрудников) или сокращение области охвата (удаление из проекта каких-либо второстепенных задач).
Не всегда сокращение времени выполнения проекта увеличивает затраты. В некоторых случаях, напротив, сокращение времени выполнения уменьшает и затраты, необходимые для реализации проекта.

Окно Task Information (Сведения о задаче)

Рисунок 7.10. Окно Task Information (Сведения о задаче)


На вкладке General (Общие) сведений о задаче расположены поля Name (Название) и Duration (Длительность).
Флажок Estimated (Предварительная оценка) говорит о том, что длительность установлена приблизительно или вообще не установлена (по умолчанию этот флажок установлен). Если вручную изменить длительность задачи, то флажок автоматически снимается.
В поле Percent complete (Процент завершения) показано, какая часть задачи выполнена на текущий момент.
В поле Priority (Приоритет) можно изменять приоритет задачи. Этот параметр используется при выравнивании ресурсов.

Связь «окончание — начало»

Рисунок 7.11. Связь «окончание — начало»

• «начало — начало» (НН) (Рисунок 7.12) — используется для задач, которые должны начинаться одновременно. Задача В не может начаться, пока не начнется задача А;

Связь «начало — начало»

Рисунок 7.12. Связь «начало — начало»

• «окончание — окончание» (ОО) (Рисунок 7.13) — используется для задач, которые должны завершаться одновременно. Задача В не может завершиться, пока не завершится задача А;

Связь «окончание — окончание»

Рисунок 7.13. Связь «окончание — окончание»

• «начало — окончание» (НО) (Рисунок 7.14) — задача В не может завершиться, пока не начнется задача А.

Связь «начало — окончание»

Рисунок 7.14. Связь «начало — окончание»

Gantt Chart (Диаграмма

Рисунок 7.15. Gantt Chart (Диаграмма Ганта) с зависимостями между задачами


Стрелки наглядно показывают, какая именно зависимость установлена между задачами.
При необходимости можно переназначить зависимость или удалить ее. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на стрелке, обозначающей зависимость. При этом откроется окно Task Dependency (Зависимость задач) (Рисунок 7.16), в котором указывают, от какой задачи к какой установлена зависимость, а в раскрывающемся списке задают значение параметра Туре (Тип). При помощи списка Туре (Тип) можно изменить зависимость. После нажатия кнопки ОК изменение типа зависимости отобразится на диаграмме.

Окно Task Dependency (Зависимость задач)

Рисунок 7.16. Окно Task Dependency (Зависимость задач)


Кроме обычных зависимостей можно создать зависимости с запаздыванием. Это означает, что следующая задача должна начинаться не сразу после завершения предыдущей, а с некоторым запаздыванием.
Запаздывание указывается в окне Task Dependency (Зависимость задач) в поле Lag (Запаздывание). По умолчанию запаздывание равно нулю. При отрицательном запаздывании (например, -1 день) выполнение следующей задачи начнется раньше, чем завершится предыдущая.
При указывании запаздывания можно вводить значения как в днях (в поле вводится число и буква d (д)), так и в часах (буква h (ч)).
Удалить зависимость можно, выбрав в списке Туре (Тип) вариант None (Нет) или нажав клавишу Delete (Удалить).

Задача с прерыванием

Рисунок 7.17. Задача с прерыванием


Чтобы отменить прерывание задачи, нужно перетащить один отрезок к другому мышью. Тогда отрезки соединятся.
Можно также указывать для задачи процент завершения. Для этого следует поместить указатель мыши на начало отрезка (при этом курсор примет форму стрелки со значком процента), после чего нужно нажать левую кнопку и двигать мышь вправо.
Чтобы точно указать процент выполнения задачи, необходимо открыть окно Task Information (Сведения о задаче) и на вкладке General (Общие) в поле Percent complete (Процент завершения) указать, насколько задача выполнена.

Действия с ресурсами

Рисунок 7.18. Действия с ресурсами


Первый пункт в окне консультанта — Specify people and equipment for the project (Выбор людей и оборудования для проекта). Этот пункт предназначен для добавления ресурсов из адресной книги, с сервера Microsoft Project или вручную. Для ввода ресурсов вручную служит переключатель Enter resources manually (Ввести ресурсы вручную) (Рисунок 7.19). Microsoft Project откроет окно Resource Sheet (Лист ресурсов), которое также доступно через меню View > Resource Sheet (Вид > Лист ресурсов).

Ввод ресурсов

Рисунок 7.19. Ввод ресурсов


Ввод ресурсов очень напоминает ввод данных в таблицу Excel. Нужно поставить табличный курсор в первую строку поля Resource Name (Название ресурса) таблицы и ввести название с клавиатуры. Для трудовых ресурсов, как правило, название — это фамилия и инициалы. После ввода значения следует нажать Enter или клавишу управления табличным курсором, чтобы перейти к другой ячейке таблицы.
После ввода всех ресурсов следует щелкнуть на надписи Done (Готово) в окне консультанта и перейти к пункту Define working times for resources (Определение рабочих часов ресурсов).
Для назначения рабочего времени ресурсу следует выделить его и щелкнуть на надписи Define additional calendars (Определите дополнительные календари) в окне консультанта (она выделена еиним цветом, так же как и другие ссылки). Этой ссылки не будет, если на предыдущем шаге в таблицу не был введен ни один ресурс.
На следующем шаге необходимо установить переключатель в положение Edit an existing calendar (Изменить существующий календарь) или Define a new base calendar (Определение нового базового календаря). Последний переключатель установлен по умолчанию. Календарь ресурса создается и изменяется так же, как календарь проекта (см. выше).

Окно Tasks (Задачи) консультанта

Рисунок 7.2. Окно Tasks (Задачи) консультанта


Для создания нового проекта нужно щелкнуть на надписи Define the project (Определение проекта) в окне консультанта. После этого можно будет вводить сведения о проекте. Все сведения будут запрашиваться автоматически, поэтому не придется запоминать, что еще нужно ввести для полного и правильного определения нового проекта.
В первую очередь следует ввести дату начала проекта и щелкнуть мышью на надписи Save and go to Step 2 (Сохранить и перейти к шагу 2) в нижней части окна консультанта (Рисунок 7.3).

Окно Resource Information (Сведения о ресурсе)

Рисунок 7.20. Окно Resource Information (Сведения о ресурсе)


В этом окне несколько вкладок. На вкладке General (Общие) можно ввести и отредактировать те же данные, что и в таблице.
На вкладке Working Time (Рабочее время) можно сменить календарь, который будет использоваться ресурсом для определения рабочих часов, а также задать нестандартное рабочее время для выбранного ресурса.
Вкладка Costs (Затраты) позволяет ввести стоимость использования ресурсов в проекте (Рисунок 7.21). Для каждого ресурса допускается заполнять до пяти различных вариантов стоимости и при необходимости переключаться между ними.

Вкладка Costs (Затраты)

Рисунок 7.21. Вкладка Costs (Затраты)


В нижней части вкладки в раскрывающемся списке Cost accural (Начисление затрат) выбирают способ начисления затрат: Start (В начале), End (По окончании) или Prorated (Пропорциональное).
В последнем случае затраты будут вычисляться по ходу выполнения задачи, пропорционально времени.
Вкладка Notes (Заметки) нужна лишь для того, чтобы хранить заметки пользователя о ресурсе. Эти заметки не участвуют в вычислениях и отчетах проекта.
Что касается вкладки Custom Fields (Настраиваемые поля), то при создании настраиваемого поля фактически изменяется существующее поле Microsoft Project, то есть ячейка, которая содержит определенный тип данных проекта. Можно настроить поле, щелкнув правой кнопкой мыши на столбце и выбрав строку Customize Fields (Настройка полей).
На практике настраиваемые поля удобно использовать, например, задав несколько возможных значений затрат (30р., 50р., 100р.), а потом просто выбирая их из списка.

Назначение ресурса задаче прямо в таблице

Рисунок 7.22. Назначение ресурса задаче прямо в таблице


Несколько ресурсов одной задаче также можно назначить прямо в таблице. Для этого ресурсы следует ввести в соответствующую строку столбца Resource Names (Названия ресурсов) через точку с запятой. Если один из перечисленных ресурсов не существует, то он автоматически будет создан и появится среди ресурсов в таблице окна Resource Sheet (Лист ресурсов).
Удобно также назначать ресурсы с помощью команды меню Tools > Assign Resources (Сервис > Назначить ресурсы), которая дублируется сочетанием клавиш Att+F10.
В открывшемся окне Assign Resources (Назначение ресурсов) (Рисунок 7.23) для назначения ресурса выделенной задаче следует нажать кнопку Assign (Назначить). Чтобы снять ресурс с задачи, следует нажать кнопку Remove (Удалить). При этом ресурс перестанет быть назначенным задаче, хотя из списка ресурсов удален не будет.
Можно выделять сразу несколько ресурсов в списке, для чего следует удерживать клавишу Ctrl.

Окно Assign Resources (Назначение ресурсов)

Рисунок 7.23. Окно Assign Resources (Назначение ресурсов)


При необходимости можно отфильтровать список ресурсов. Для этого следует нажать кнопку с изображением знака «+» рядом с надписью Resource list options (Параметры списка ресурсов). Появится возможность установить фильтр с помощью флажка Filter by (Фильтр), где в раскрывающемся списке следует выбрать нужное условие. Флажок Available to work (Доступные не менее) предназначен для того, чтобы отображать только ресурсы, доступные не менее указанного количества часов (Рисунок 7.24).

Настройка фильтра

Рисунок 7.24. Настройка фильтра в области Resource list options (Параметры списка ресурсов)


Например, если нужно отобразить в списке только ресурсы, относящиеся к группе Журналисты и при этом доступные не менее шести часов, то следует установить флажок Filter by (Фильтр), выбрать из списка фильтр Group (Группа) и в поле Group name (Имя группы) ввести Журналисты. Затем следует установить флажок Available to work (Доступные не менее) и указать в поле 6h (6ч) (Рисунок 7.25).

Задание фильтра по группе

Рисунок 7.25. Задание фильтра по группе


Тогда в списке останутся только те журналисты, которые достаточно свободны. Если установить фильтр, то гораздо проще назначать ресурсы задачам. При назначении ресурсов следует упомянуть такое понятие, как типы задач. В Microsoft Project задачи бывают трех типов: Fixed Duration (С фиксированной длительностью), Fixed Work (С фиксированными трудозатратами) и Fixed Units (С фиксированным объемом ресурсов).
Тип задачи выбирается на вкладке Advanced (Дополнительно) окна Task Information (Сведения о задаче), которое открывается двойным щелчком мышью на задаче. При выборе определенного типа одно из трех свойств задачи фиксируется. Например, если задать тип Fixed Duration (С фиксированной длительностью), то изменение количества сотрудников не повлияет на длительность задачи.
Задачи типа Fixed Work (С фиксированными трудозатратами), наоборот, используются в плане проекта, когда для выполнения задачи нужно затратить строго определенное количество часов. Тогда при увеличении количества сотрудников, работающих над задачей, ее длительность будет пропорционально уменьшаться.
Если увеличить длительность задачи с фиксированными трудозатратами, то Microsoft Project уменьшит ежедневную нагрузку каждого сотрудника.

Окно Sort (Сортировка)

Фильтрация

Фильтрация, как и сортировка, предназначена для облегчения восприятия больших объемов информации, но данные не упорядочиваются, а становятся невидимыми. Строки, которые не удовлетворяют условию фильтра, перестают отображаться на экране и становятся видимыми только тогда, когда фильтр отменяется.
Самой простой и быстро устанавливаемой фильтрацией является структурная. Показать или скрыть вложенные задачи можно с помощью команды Project > Outline > Show/Hide Subtasks (Проект > Структура > Показать/Скрыть подзадачи).
Команда дублируется щелчком мыши на значках «+» и «-» слева от названия задачи. По умолчанию в таблице отображаются все задачи, в том числе вложенные.

Таблица с включенным автофильтром

Рисунок 7.27. Таблица с включенным автофильтром


Упомянутая выше команда работает, если выделить конкретную задачу. Когда требуется показать или скрыть все подзадачи в таблице, то следует выбрать команду Project > Outline > Show > All Subtasks (Проект > Структура > Показать > Все подзадачи). Здесь же можно включить отображение только подзадач до определенного уровня включительно. Например, команда Project > Outline > Show > Outline Level2 (Проект > Структура > Показать > Уровень 2) отобразит задачи и подзадачи первого и второго уровней, а задачи третьего, четвертого и следующих уровней показаны не будут.
Еще одной методикой фильтрации является автофильтр, который включается командой Project > Filtered for > Autofilter (Проект > Фильтр > Автофильтр). При выполнении данной команды в заголовках столбцов появляются кнопки, с помощью которых фильтруются строки таблицы. Нажатием кнопки вызывается меню, позволяющее определить значение, которое должен содержать столбец (Рисунок 7.27).
После выбора значения в таблице отображаются только строки, в которых столбец содержит определенное значение.
Автофильтр полезен в случаях, когда таблица содержит строки с одинаковыми значениями.

Сгруппированные ресурсы

Рисунок 7.28. Сгруппированные ресурсы


Чтобы сгруппировать ресурсы или задачи, нужно в меню Project > Group by (Проект > Группировка) выбрать нужный тип группировки.

Ввод даты начала проекта

Рисунок 7.3. Ввод даты начала проекта


Для задания и при необходимости изменения основных параметров проекта можно также воспользоваться командой Project > Project Information (Проект > Сведения о проекте). В результате откроется одноименное окно (Рисунок 7.4).
В нем нужно указать дату начала проекта в поле Start date (Дата начала) или дату окончания проекта в поле Finish date (Дата окончания). Указывать следует только одну дату из двух, так как в Microsoft Project проекты можно планировать двумя способами: от даты начала или от даты окончания. Первый способ применяется, если у проекта нет жесткой даты окончания. В этом случае дата завершения проекта определяется во время планирования. Метод планирования следует указать в списке Schedule from (Планирование от).
Следующим шагом будет определение того, планируется ли совместная работа над проектом или нет. Если предполагается работать над небольшим проектом и планировать все самостоятельно, то следует выбрать вариант No (Нет). Если же необходимо публиковать проект на сервере, чтобы он был доступен другим сотрудникам, то следует выбрать Yes (Да) и щелкнуть на надписи Set connection information for the Project Server (Ввести данные для подключения к серверу Microsoft Project Server), после чего заполнить все поля. Что именно указывать в этих полях, необходимо узнать у администратора сети организации.

Окно Clear Baseline

Рисунок 7.30. Окно Clear Baseline (Очистка базового плана) В раскрывающемся списке Clear baseline plan (Очистить базовый план) или Clear interim plan (Очистить промежуточный план) следует выбрать, какой именно из базовых или промежуточных планов нужно очистить.
После выбора плана, из которого нужно удалить учетные данные, необходимо определить, для всего проекта или только для выбранных задач следует удалять данные. Для этого служат переключатели Entire project (Для всего проекта) и Selected tasks (Для выбранных задач).
После нажатия кнопки О К выбранный план будет очищен (удален).

Диаграмма в представлении

Рисунок 7.33. Диаграмма в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганга)

Представление Resource Sheet (Лист ресурсов)

Рисунок 7.34. Представление Resource Sheet (Лист ресурсов)


При составлении плана данного проекта сначала был определен только один художник. После того как каждой задаче был назначен сотрудник, оказалось, что художник загружен почти 22 часа в сутки. Microsoft Project заставил обратить на это внимание, выделив строку ресурса красным цветом. Тогда в проект был добавлен еще один художник. Другим решением являлась бы оптимизация проекта без добавления еще одного сотрудника, но это все равно повлекло бы увеличение сроков выполнения.
После создания проекта следует сохранить базовый план с помощью команды Tools > Tracking > Save Baseline (Сервис > Отслеживание > Сохранить базовый план).
Допустим, сотрудник, который не успевает завершить свою задачу, сообщает об этом руководителю. В связи с этим следует увеличить время выполнения задачи на два дня (в окне Task Informarion (Сведения о задаче) на вкладке General (Общие) требуется изменить параметр Duration (Длительность)). Для задачи Подготовка статьи 1 длительность увеличена с семи до девяти рабочих дней (Рисунок 7.35).

Изменение длительности задачи

Рисунок 7.35. Изменение длительности задачи


Теперь следует открыть представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием). Поскольку по умолчанию в таблице нет столбцов, в которых отображаются базовые и фактические затраты, их необходимо добавить. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выбрать в контекстном меню пункт Insert Column (Вставить столбец).
В открывшемся окне Column Definition (Определение столбца) (Рисунок 7.36) в раскрывающемся списке Field name (Имя поля) сначала выбираем наименование Cost (Затраты), а затем, повторив операцию, — Baseline Cost (Базовые затраты). Теперь в таблице в представлении Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) появились данные о стоимости выполнения задач — базовые и фактические.

Вставка столбца в таблицу

Рисунок 7.36. Вставка столбца в таблицу


Теперь можно сравнить, насколько отличается базовая стоимость выполнения от фактической для задачи, длительность которой была увеличена (Рисунок 7.37). Если бы длительность задачи не увеличилась на два дня, то стоимость выполнения задачи была бы на 800 руб. меньше. Но увеличения стоимости не произошло бы, если бы вместо использования почасовой оплаты сотрудников задавалась стоимость выполнения задачи.
Отслеживание проекта требует постоянного ввода фактических значений о выполнении задач. Для этого нужно открывать сведения о задаче (двойным щелчком мышью на строке задачи в таблице) и устанавливать, сколько процентов задачи выполнено в данный момент. Эту операцию следует выполнять последовательно для каждой незавершенной задачи. Чем чаще обновлять информацию о выполнении задач, тем достовернее и точнее будет информация в отчетах и на диаграмме с отслеживанием.
Вполне допустимо вносить информацию не раз в день, а, например, раз в неделю, но это скажется на точности — узнать о запаздывании можно будет не через день, а только через неделю. В этом случае удобно будет изменить масштаб диаграммы. Для изменения масштаба следует щелкнуть правой кнопкой мыши на линейке диаграммы (полоса в верхней части с изображением дней недели, чисел и т. д.) и выбрать пункт Zoom (Масштаб) или выполнить команду View > Zoom (Вид > Масштаб).

Сравнение фактической

Рисунок 7.37. Сравнение фактической и запланированной изначально стоимости


Процесс отслеживания проекта заключается не только в сборе фактических данных и сравнении их с базовыми. Во время отслеживания постоянно изменяется текущий план проекта. Если сотрудник не успевает выполнить задачу в срок, то нужно запланировать ее выполнение на более поздний срок. При этом базовый план изменяется.

Список доступных

Рисунок 7.39. Список доступных форматов в окне Save As (Сохранение документа)

• Microsoft Project 98 (МРР) — если требуется, чтобы проект можно было открыть на компьютерах, где установлена старая версия Project, то следует сохранить проект в этом формате.
• База данных Microsoft Access (MDB) — формат баз данных, который предназначен для СУБД Access.

Окно Project Information (Сведения о проекте)

Рисунок 7.4. Окно Project Information (Сведения о проекте)


Эту же операцию можно выполнить, воспользовавшись командой Tools > Options (Сервис > Параметры). В открывшемся окне на вкладке Collaborate (Совместная работа) указывают параметры совместной работы.
Третьим шагом будет сохранение проекта на диск. Для этого нужно выбрать в меню File > Save (Файл > Сохранить), задать имя проекта и нажать кнопку Save (Сохранить). К примеру, назовем проект Журнал. После сохранения следует щелкнуть на надписи Save and Finish (Сохранить и закончить работу) в нижней части окна и перейти к этапу Define general working times (Определение рабочего времени проекта).

Определение рабочего времени проекта

Рисунок 7.5. Определение рабочего времени проекта


Сначала нужно выбрать шаблон календаря: Standard (Стандартный), 24 Hours (24 часа) или Night shift (Ночная смена). Для проекта Журнал, который взят в качестве примера, выберем шаблон Standard (Стандартный).
Затем следует щелкнуть на надписи Save and go to Step2 (Сохранить и перейти к шагу 2). На этом шаге будет предложено определить рабочие дни и рабочие часы проекта (Рисунок 7.6). Это позволит настроить календарь на основе стандартного шаблона так, как требуется в каждом конкретном случае.

Настройка рабочих дней и часов

Рисунок 7.6. Настройка рабочих дней и часов


На календаре, представленном в правой части экрана, рабочее время выделено темным цветом.
Чтобы настроить рабочие дни, следует установить соответствующие флажки. Для проекта Журнал флажки установлены по умолчанию, то есть рабочие дни — с понедельника по пятницу, а выходные — суббота и воскресенье.
Рабочие часы можно оставить стандартные (которые отображены в правой части экрана). В этом случае нужно оставить без изменения переключатель I'll use the hours shown in the preview on the right (Использовать рабочие часы, показанные в области просмотра справа).
Для изменения рабочих часов нужно установить переключатель в положение I want to adjust the working hours shown for one or more days of the week (Изменить рабочие часы для одного или нескольких дней недели). При этом в окне консультанта появятся дополнительные элементы (Рисунок 7.7).

Изменение рабочих часов

Рисунок 7.7. Изменение рабочих часов


В поле Hours for (День) выбирают день, для которого нужно настроить рабочее время. В полях From (С) и То (До) указывают рабочие часы.
Четыре поля предназначены для того, чтобы можно было указать рабочее время до йбеденного перерыва и после него. Например, для проекта Журнал заданы рабочие часы с 10 до 14 и с 15 до 19.
Как правило, во все дни недели рабочие часы одинаковые, поэтому указывать одни и те же часы для каждого дня необязательно. В Microsoft Project можно указать рабочее время для одного из дней и нажать кнопку Apply to All Days (Применить для всех дней).
Если не хватает двух смен, то следует щелкнуть на надписи Specify additional shifts (Указать дополнительные смены), тогда можно будет создавать до пяти смен в сутки.
Следующим шагом задают дополнительные праздничные и выходные дни. Для этого следует щелкнуть на надписи Change Working Time (Изменить рабочее время). В результате откроется окно Change Working Time (Изменение рабочего времени) (Рисунок 7.8), в котором можно установить для каждого дня переключатель в одно из следующих положений: Use default (Стандартное время), Nonworking time (Нерабочее время) или Nondefault working time (Нестандартное рабочее время).

Окно Change Working

Рисунок 7.8. Окно Change Working Time (Изменение рабочего времени)


При установке переключателя в положение Use default (Стандартное время) задают рабочее время в соответствии с календарем (те часы, которые были выбраны на предыдущем шаге). При установке переключателя в положение Nondefault working time (Нестандартное рабочее время) день считается полностью нерабочим (выходным). С его помощью можно также установить сокращенный рабочий день.
Чтобы задать рабочее время для нескольких определенных рабочих дней, следует выделить их мышью, удерживая клавишу Ctrl. Тогда изменения будут касаться всех выделенных дней и распространяться на другие месяцы. Кроме того, можно не только изменять рабочее время обычных дней, но и делать выходные дни рабочими.
Для создания нового календаря следует выполнить команду Tools > Change Working Time (Сервис > Изменить рабочее время). При нажатии кнопки New (Создать) появится окно Create Base Calendar (Создание базового календаря). В нем следует установить переключатель Create new base calendar (Создать новый базовый календарь), задать имя нового календаря и нажать ОК. Созданный календарь можно изменять так же, как стандартные календари.
На четвертом шаге определяют такие параметры, как количество часов в рабочем дне, количество рабочих часов в неделе и количество рабочих дней в месяце. При этом нужно иметь в виду график, который был указан на предыдущих шагах. Эти параметры будут использоваться для вычисления, сколько часов требуется для выполнения задачи, если длительность задана, например, в днях. Microsoft Project при планировании изменяет все единицы времени на часы.
После задания этих параметров переходим к пятому шагу — сохранению и завершению установки рабочего времени проекта.

Ввод задач в представлении

Рисунок 7.9. Ввод задач в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)


В Microsoft Project существует иерархия задач. Задачи можно делать подзадачами (перемещаясь на уровень ниже, задача становится вложенной по отношению к другой задаче, а перемещаясь на уровень выше — перестает быть вложенной). Допускается несколько уровней вложенности.
Чтобы ввести задачу, следует установить табличный курсор на первую Строку таблицы Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и ввести с клавиатуры название задачи, затем необходимо нажать Enter или перейти к другой ячейке таблицы с помощью мыши или клавиш управления курсором.
После ввода новой задачи ее длительность принимается равной одному рабочему дню. Чтобы изменить длительность, следует подвести указатель мыши к правому краю отрезка в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо или влево, чтобы увеличить или уменьшить длительность выполнения задачи. При перемещении появляется всплывающее окно, в котором отображается время окончания задачи и ее длительность. Выходные дни не учитываются (когда вы перемещаете мышь на диаграмме над выходным днем, длительность задачи не увеличивается).
Длительность можно также задать в окне Task Information (Сведения о задаче) (Рисунок 7.10). Это окно вызывается, если щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши и в меню выбрать пункт Task Information (Сведения о задаче).

Сортировка фильтрация и группировка данных в таблицах

Сортировка, фильтрация и группировка данных в таблицах

Сортировка Сортировка предназначена

Сортировка Сортировка предназначена для упорядочивания записей в таблице так, чтобы их было проще воспринимать. Она позволяет изменять порядок записей в таблице по возрастанию или по убыванию значений в одном или нескольких ее полях. Сортировать таблицы можно также по тем полям, которые в данный момент не отображаются на экране.
Сортировка осуществляется с помощью команды Project > Sort (Проект > Сортировка), после выполнения которой необходимо выбрать поле, по которому следует сортировать. Задачи сортируются по следующим полям: by Start Date (По дате начала), by Finish Date (По дате окончания), by Priority (По приоритету), by Cost (По затратам) и by ID (По идентификатору). Ресурсы могут быть отсортированы по полям by Cost (По затратам), by Name (По названию) и by ID (По идентификатору). Если выбрать пункт Sort by (Сортировать по), то откроется окно, в котором можно более детально задать параметры сортировки (Рисунок 7.26).

Совместная работа

Совместная работа

Средства совместной работы предназначены для обмена информацией между сотрудниками, работающими над проектом. С помощью этих средств можно автоматизировать сбор данных о трудозатратах и обеспечить более точное отслеживание выполнения проекта. Особенно это важно при отслеживании крупных проектов. Перед использованием средств совместной работы их необходимо настроить (см. гл. 1).
Когда для совместной работы используется электронная почта, обмен данными между людьми, работающими над проектом (например, руководителем проекта и сотрудниками), происходит посредством писем с вложенными файлами в специальном формате.
Для организации совместной работы необходимо установить программу для чтения электронной почты, совместимую с интерфейсом MAPI. Такие программы, как Microsoft Outlook и Outlook Express, поддерживают MAPI. Microsoft Outlook Express поставляется вместе с системой Windows, a Microsoft Outlook есть в пакете Office.
Кроме того, необходимо установить специальную программу Microsoft Workgroup Message Handler, которая поставляется вместе с Microsoft Project. Для установки этой программы необходимо запустить файл \Files\Support\Wgsetup.exe, расположенный на компакт-диске, с которого устанавливается Microsoft Project. Установка этой программы выполняется без указания каких-либо настроек (кроме папки на диске, в которую следует устанавливать программу).
Для отправки данных проекта получателям следует выбрать в меню Collaborate > Publish (Совместная работа > Опубликовать) пункт All Information (Все данные) для отправки всех введенных данных, пункт New and Changed Assignment (Новые и измененные назначения) для опубликования только новых и измененных назначений ресурсов задачам, пункт Project Plan (План проекта) для опубликования плана проекта или Republish Assignments (Опубликовать назначения) для отправки назначений. Проект следует предварительно сохранить.
Каждый ресурс, входящий в рабочую группу, при опубликовании проекта получает письмо, к которому прикреплен файл с данными проекта. Если попытаться открыть этот файл, то запустится программа Microsoft Workgroup Message Handler, которая отобразит присланные данные на экране.

Создание проекта

Создание проекта

Новый проект можно создать с помощью пункта меню File > New (Файл > Создать). Как правило, при запуске Microsoft Project эта команда выполняется автоматически.
Проще всего при создании проекта воспользоваться консультантом. Окно консультанта открывается в левой части экрана (Рисунок 7.2) при запуске Microsoft Project. Если этого окна на экране нет, то открыть его можно, нажав кнопку Tasks (Задачи) на панели инструментов консультанта.

Создание зависимостей

Создание зависимостей

Зависимости между задачами можно создавать мышью в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Для этого следует поместить указатель мыши на полосу, обозначающую задачу так, чтобы он принял вид четырехсторонней черной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку и перемещать мышь к другой задаче (к ее началу или окончанию). Когда вы отпустите кнопку мыши, будет создана связь между задачами, которая на диаграмме будет показана в виде стрелки (Рисунок 7.15).

Типы зависимостей

Типы зависимостей

Одни задачи должны выполняться непосредственно после других, а третьи должны быть совершенно независимыми. Все это можно устроить при помощи создания зависимостей между задачами.
Зависимость задач — это отношение между двумя задачами, при котором начало или завершение одной из них должно определять начало или завершение другой. Существуют следующие типы связей между задачами:

• «окончание — начало» (ОН) (Рисунок 7.11) — используется чаще всего. Задача В не может начаться, пока не будет завершена задача А. Наглядный пример: задача А — построить стену, задача В — покрасить стену. Пока стена не будет построена, ее нельзя покрасить;

Tracking Gantt (Диаграмма Ганга

Рисунок 7.32. Таблица в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

Треугольник проекта

Треугольник проекта

Многие проекты имеют строго определенные дату окончания, доступный бюджет и область охвата. Это сочетание данных о времени, стоимости и области охвата называют треугольником проекта (Рисунок 7.1).

Удаление планов

Удаление планов

Для удаления базового плана предназначена команда Tools > Tracking > Clear Baseline (Сервис > Отслеживание > Очистить базовый план). Выбор этой команды приведет к появлению на экране окна Clear Baseline (Очистка базового плана) (Рисунок 7.30).

Ввод ресурсов проекта

Ввод ресурсов проекта

После ввода задач проекта необходимо ввести ресурсы. Можно сделать и наоборот, но так как мы пользуемся консультантом, вводить будем в том порядке, в котором пункты следуют один за другим на панели консультанта.
Для ввода ресурсов при помощи консультанта следует нажать кнопку Resources (Ресурсы) на панели консультанта, после чего в окне слева откроется список действий (Рисунок 7.18), которые можно выполнять с ресурсами.

Ввод задач проекта

Ввод задач проекта

Следующим шагом в создании проекта и следующей строкой в окне консультанта является List the tasks in the project (Ввод задач проекта). Эту операцию уже нужно выполнять в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) (Рисунок 7.9).

Анализ

Анализ и оптимизация плана проекта

Анализ и оптимизация плана проекта

После определения стоимости всех ресурсов формирование проектного треуголь-нщса можно считать завершенным (о том, что такое треугольник проекта, читайте в гл 7).
Но создание плана проекта на этом не заканчивается — необходимо убедиться, что все стороны треугольника (время, деньги, область охвата) сбалансированы и соответствуют тому, что нужно получить от плана проекта.
План необходимо проанализировать.

• Во-первых, нужно убедиться, что расписание соответствует потребностям — в процессе определения назначений длительности задач могли измениться.
• Во-вторых, обязательно нужно проверить, не перегружены ли некоторые ресурсы. Если перегружены, то следует перераспределить задачи. Microsoft Project, конечно, выделит цветом ресурсы, если открыть представление Task Usage (Использование задач) или Resource Sheet (Лист ресурсов), которые вы непомерно загрузили (допустим, назначили человеку 22 часа работы в сутки). Но изменять назначения все равно предстоит вам.
• В-третьих, следует проанализировать, соответствует ли получившаяся стоимость проекта запланированной и не вышли ли вы за пределы бюджета.

Кроме всего этого, требуется оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не уложиться в расписание, не выполнить все поставленные задачи или не уложиться в бюджет. Если в процессе анализа проявляется слишком много проблем, то их необходимо решать, изменяя план проекта.
Анализ необязательно проводить в указанной последовательности, но лучше всего начать с проверки загрузки ресурсов.

Анализ стоимости проекта

Анализ стоимости проекта

Для того чтобы оценить общую стоимость проекта, необходимо открыть любое представление со списком задач, например Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Стоимость задач (или фаз) будет указана в столбце Cost (Затраты).

Анализ загрузки ресурсов

Анализ загрузки ресурсов

Для того чтобы выяснить, насколько равномерно загружены ресурсы, нужно открыть представление Resource Sheet (Лист ресурсов).
Ресурсы, загрузка которых превышает их доступность (проще говоря, если вместо положенных по графику 8 часов в день поставили 9 или даже 12), будут отмечены красным цветом. На Рисунок 8.14 не видно, что строка красного цвета, но о превышении доступности говорит значок с восклицательным знаком в левой части строки.

Автоматическое выравнивание загрузки

Автоматическое выравнивание загрузки

Чтобы заняться выравниваем ресурсов в автоматическом режиме, следует воспользоваться окном Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) (Рисунок 8.16), которое вызывается с помощью команды Tools > Level Recources (Сервис > Выравнивание загрузки ресурсов).

Фиксированные затраты

Фиксированные затраты

Кроме стоимости назначений, рассмотренной выше, на стоимость задачи влияют и фиксированные затраты. Точнее, стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат. Допустим, что для подготовки стен помимо оплаты работы Петрова нужно потратить средства еще на что-то. Можно указать эти затраты в столбце Fixed Cost (Фиксированные затраты), который по умолчанию также не отображается, но его можно добавить с помощью команды Insert > Column (Вставка > Столбец).
После того как вы введете в ячейку столбца Fixed Cost (Фиксированные затраты) значение, оно автоматически прибавится к общим затратам, которые отображены в столбце Cost (Затраты).
Например, прибавим к каждой задаче по подготовке потолков по 1000 руб., а на подготовку стен выделим 1500 руб. Посмотрим, что получилось в итоге (Рисунок 8.11).

Метод «по аналогии»

Метод «по аналогии»

Метод планирования стоимости «по аналогии» используют, когда новый планируемый проект аналогичен другим проектам, выполнявшимся ранее. В этом случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта (навскидку), а общая стоимость распределяется между задачами.
Этот метод планирования наименее точный, но наиболее быстрый (вечный выбор между скоростью и точностью, присущий не только Microsoft Project).
Наверное, стоимость проекта по такому методу следует рассчитывать в самом начале работы над проектом, когда использовать более точные методы затруднительно из-за недостаточного количества информации о будущем проекте.

Метод «по параметрам»

Метод «по параметрам»

Этот метод планирования стоимости можно считать наиболее популярным, так как стоимость проекта вычисляется исходя из требуемых параметров (например, площади ремонтируемого офиса, если это проект ремонта помещения).
Метод «по параметрам» позволяет точнее, чем предыдущий, определить стоимость проекта. Причем точность зависит от количества известных параметров.

Метод «снизу вверх»

Метод «снизу вверх»

Данный метод заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и формировании стоимости проекта из суммарной стоимости всех работ.
Это самый точный метод из четырех рассматриваемых. Но точность требует и времени, так как приходится скрупулезно учитывать все (даже самые мелкие) работы и ресурсы.

Метод «сверху вниз»

Метод «сверху вниз»

Метод, обратный рассмотренному в предыдущем абзаце. Здесь рассчитываются общие затраты на проект или на фазу проекта и после этого определяются затраты более мелких составляющих проекта. Чаще всего этот метод используют в тех случаях, когда бюджет проекта жестко ограничен.

Методы начисления затрат

Методы начисления затрат

Вдобавок ко всему многообразию нужно еще сказать то, что затраты могут начисляться не только пропорционально (этот метод используется в Microsoft Project по умолчанию), но и в начале или в конце выполнения задачи.
На метод начисления затрат влияет то, как должно оплачиваться выполнение задач: по предоплате или по факту выполнения. Выбор метода начисления затрат зависит от конкретной задачи и от конкретного проекта. Если исполнители работы не требуют предоплаты, то используется метод пропорционального начисления. Если с исполнителем расплачиваются по завершении работы и стоимость выполнения фиксированная, то лучше выбрать метод начисления затрат в начале. В этом случае деньги на оплату работ будут подготовлены в начале ее выполнения. Для задач, оплату которых можно произвести в конце выполнения, можно установить метод начисления, соответственно, тоже End (По окончании).
Метод начисления затрат можно устанавливать как для задачи, так и для ресурса. Для задачи это удобно делать в представлении Task Usage (Использование задач), добавив в нем столбец Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат) (Рисунок 8.12).

Отмена выравнивания загрузки

Отмена выравнивания загрузки

Для отмены выравнивания загрузки ресурсов следует нажать кнопку Clear Leveling (Очистить выравнивание). При этом на экране появится окно Clear Leveling (Очистка выравнивания) с запросом, как именно произвести очистку: для всего проекта (Entire project) или же для выбранных задач (Selected tasks). Следует сделать выбор и нажать кнопку ОК. После этого будет сразу произведена отмена выравнивания.
Нужно заметить, что отменись выравнивание можно только для последней операции в списке. Если после первого выравнивания произвести еще одно, то предыдущее выравнивание отменить уже будет невозможно.

Перенос трудозатрат в сверхурочные

Перенос трудозатрат в сверхурочные

Рассмотрим, как можно установить трудозатраты как сверхурочные, которые будут оплачиваться по ставке сверхурочных.
Для этого снова откроем представление Resource Usage (Использование ресурсов) и добавим столбец Overtim Work (Сверхурочные трудозатраты) (Рисунок 8.17).
Для задачи, по которой есть превышение доступности, вводим сверхурочные трудозатраты. Вводятся общие трудозатраты, то есть не определенное количество часов каждый день, а сколько часов всего (в данном случае 112).
Затем нужно перейти к представлению Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и изменить длительность задачи, чтобы она стала такой, какой была раньше (при добавлении сверхурочных работ длительность автоматически изменилась). После этих действий превышения доступности уже не будет (Рисунок 8.18).

Планирование стоимости проекта

Планирование стоимости проекта

При планировании проекта в большинстве случаев нельзя обойтись без учета стоимости проекта и отдельных задач. Существует несколько методов планирования стоимости проекта: по аналогии, по параметрам, снизу вверх и сверху вниз. Для разных проектов подходят различные способы, но чаще всего используют метод «по параметрам». Самым же быстрым является метод «по аналогии». Рассмотрим все эти способы

Планирование

Планирование

Стоимость всего проекта состоит из стоимости ресурсов и задач (работ). Как упоминалось ранее, стоимость трудовых ресурсов можно устанавливать либо в виде почасовой ставки, либо в виде ставки за использование. В первом случае это будет оплата за часы работы, во втором — за реально сделанную работу.
Для иллюстрирования того, что описывается в этой главе, создадим в Microsoft Project новый проект, сохраним его под каким-нибудь именем (я назвал его Проект777, но вы можете сами придумать имя файла проекта, отличающееся от моего варианта, и сохранить его на диск). В новом проекте сразу создадим трудовой ресурс Петров М. К. (Рисунок 8.1).

Распределение затрат по фазам проекта

Распределение затрат по фазам проекта

Для определения соотношения затрат между фазами проекта можно воспользоваться настраиваемыми полями и формулами. Используем два настраиваемых поля: Cost2 (Затраты2) и Number1 (Число1). Первое переименуем в Общая стоимость, а второе —в % от общей стоимости (Рисунок 8.19).

Лист ресурсов с только

Рисунок 8.1. Лист ресурсов с только что созданным трудовым ресурсом


Двойным щелчком мыши на строке ресурса откроем окно сведений о ресурсе. Затем нужно перейти на вкладку Costs (Затраты). Именно здесь указывают параметры стоимости. Стоимость трудового ресурса (или зарплата Петрова М. К.) можно указывать в виде почасовой или помесячной ставки (Рисунок 8.2).
Можно (и даже нужно!) указать стоимость ресурса, если он будет работать во внеурочные часы (больше, чем положено по рабочему графику). Это указывается в столбце Overtime Rate (Ставка сверхурочных).

Представление Task

Рисунок 8.10. Представление Task Usage (Использование задач) с указанием таблиц (А и В)


Кстати, теперь, когда столбец Cost Rate Table (Таблица норм затрат) отображается на экране, для изменения таблицы совсем не нужно открывать окно Assignment Information (Сведения о назначении). Достаточно щелкнуть мышью на букве (А или В) и прямо в строке выбрать новое значение (см. Рисунок 8.10).

Таблица после добавления фиксированных затрат

Рисунок 8.11. Таблица после добавления фиксированных затрат

Изменение метода начисления для задачи

Рисунок 8.12. Изменение метода начисления для задачи


Для ресурса метод начисления можно изменять, открыв окно информации о ресурсе. На вкладке Costs (Затраты) этого окна внизу присутствует список Cost accrual (Начисление затрат), с помощью которого изменяют метод начисления (Рисунок 8.13).

Изменение метода начисления для ресурса

Рисунок 8.13. Изменение метода начисления для ресурса

Лист ресурсов

Рисунок 8.14. Лист ресурсов


Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть.
К этому могут привести несколько причин.
Чаще всего это происходит из-за назначения ресурса нескольким задачам, выполнение которых происходит одновременно. Также к превышению доступности может привести увеличение объема работ задачи.
На представлении Resource Usage (Использование ресурсов) в таблице показана загрузка в часах на каждый день (Рисунок 8.15).

Ресурсы вышедшие

Рисунок 8.15. Ресурсы, вышедшие из нормального графика, выделены красным цветом


Выравнивать загрузку ресурсов можно несколькими способами.

• Можно сократить некоторые задачи, а если это невозможно, то придется переложить часть работ по их выполнению на других сотрудников. Если сотрудников не хватает, то их придется принять.
• Еще один способ заключается в том, чтобы не уменьшать объем работы, а засчитать ее как сверхурочную. Тогда она будет оплачиваться по ставке сверхурочных (напомню, что эта ставка указывается на вкладке Costs (Затраты) окна Resource Information (Информация о ресурсе)).
• Для выравнивания загрузки ресурсов удобно пользоваться встроенными в Microsoft Project автоматизированными средствами или же заниматься этим вручную. В зависимости от ситуации, используется либо ручное, либо автоматическое выравнивание.

Окно Resource Leveling

Рисунок 8.16. Окно Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов)


Переключатели Automatic (Выполнять автоматически) и Manual (Выполнять вручную) определяют, как будет осуществляться выравнивание.
При первом варианте выравнивание происходит само собой при вводе новых назначений, а при втором (вручную) — только при нажатии кнопки Level Now (Выровнять).
Список Look for overallocations on (Поиск превышений доступности) определяет величину временного блока, в рамках которого компьютер будет искать превышение доступности.
Возможные значения: Minute by Minute (По минутам), Hour by Hour (По часам), Day by Day (По дням), Week by Week (По неделям), Month by Month (По месяцам).
Например, если ресурс назначен на две задачи, каждая из которых длится четыре часа и начинается в 10:00, то при поиске превышения доступности Hour by Hour (По часам) одна из задач будет отложена на четыре часа до 14:00.
Если выбран вариант Day by Day (По дням), то в этом случае выравнивание произведено не будет, потому что превышения рабочих часов в этот день не произошло.
В большинстве случаев удобнее всего выбирать выравнивание именно Hour by Hour (По часам).
Флажок Clear leveling values before leveling (Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием) служит для того, чтобы удалить перед выполнением нового выравнивания ресурсов задержки и прерывания задач, созданные при предыдущем выравнивании.
Область Leveling range (Диапазон выравнивания) для проекта служит для указания промежутка времени, на котором производить выравнивание. При установке переключателя в положение Level entire project (Выравнивание во всем проекте) будет просмотрен весь проект, а при установке в положение Level (Выравнивание в диапазоне) имеется возможность указать требуемый интервал.
В нижней части окна Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) расположена область Resolving overallocations (Устранение превышений доступности), в которой можно указать различные параметры выравнивания.
Список Leveling order (Порядок выравнивания) имеет три возможных варианта: ID Only (Только по идентификаторам), Standard (Стандартный) и Priority, Standard (По приоритетам, стандартный).
Данный список предназначен для выбора условий, которые Microsoft Project будет использовать при устранении превышений доступности ресурсов.
После определения задач, вызывающих превышение доступности, Microsoft Project выбирает, какие задачи оставить без изменения, а какие выровнять.

• ID Only (Только по идентификаторам) — означает, что компьютер будет задерживать выполнение задач с большими номерами идентификаторов и только потом все остальные. Приблизительно это означает то, что чем позже создана задача, тем вероятнее она будет задействована (перенесена или разорвана) при выполнении выравнивания.
• Standard (Стандартный) —установленный по умолчанию режим. При выравнивании учитываются связи с задачами, временной резерв (задача, у которой больше временной резерв, будет отложена в первую очередь), даты, приоритеты и ограничения. Задача с более поздней датой будет отложена первой.
• Priority, Standard (По приоритетам, стандартный) — здесь в первую очередь учитываются приоритеты, а затем связи с задачами-предшественниками, временной резерв, даты и ограничения.

После списка Leveling order (Порядок выравнивания) расположены четыре флажка.

• Level only within available slack (Выравнивание только в пределах имеющегося резерва) — его установка задает запрет изменения даты окончания проекта в результате выравнивания. Если этот флажок установлен, то Microsoft Project будет производить выравнивание только тех превышений доступности, устранение которых не приведет к изменению даты окончания проекта. Поэтому могут остаться не выровненные ресурсы. По умолчанию этот флажок снят.
• Leveling can adjust individual assignments on a task (При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи) — разрешает или запрещает выравнивание ресурса независимо от других ресурсов, работающих над той же задачей. Например, если задаче назначено четыре ресурса и доступность одного из них превышена, то выравнивание может задержать и прервать назначение для ресурса с превышением доступности, а не всю задачу. Этот флажок по умолчанию установлен.
• Leveling can create splits in remaining work (При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат) — разрешает или запрещает прерывать задачи путем создания прерываний в оставшихся трудозатратах по задаче или назначениях ресурсов. По умолчанию этот флажок установлен.
• Level resources with the proposed booking type (Выравнивать ресурсы с учетом типов) — по умолчанию снят.

Наконец, в нижней части окна расположено несколько кнопок. Посмотрим, что выполняет каждая из них:

• Help (Справка) — отображает на экране справочную информацию по выравниванию ресурсов;
• Clear Leveling (Очистить выравнивание) — позволяет отменить выполненное выравнивание ресурсов;
• Level Now (Выровнять) — запускает процесс выравнивания ресурсов с параметрами, установленными в этом же окне;
• ОК — не запускает процесс выравнивания, а закрывает окно Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов), но сохраняет установленные параметры;
• Cancel (Отмена) — закрывает окно, но, в отличие от кнопки ОК, не сохраняет внесенные изменения.

После задания всех необходимых параметров следует нажать кнопку Level Now (Выровнять)!

Представление Resource

Рисунок 8.17. Представление Resource Usage (Использование ресурсов)

Изменение длительности задачи

Рисунок 8.18. Изменение длительности задачи

Анализ стоимости проекта

Рисунок 8.19. Анализ стоимости проекта


Во все ячейки столбца Общая стоимость впишем общую стоимость проекта. Чтобы быстро заполнить все ячейки столбца одним значением, нужно ввести это значение в верхнюю ячейку, а затем подвести указатель мыши к правому нижнему углу ячейки, нажать левую кнопку мыши и потянуть вниз (так же, как в Excel). Тогда все ячейки будут заполнены одинаковым значением.
В ячейку столбца % от общей стоимости вводим формулу [Cost]/[Cost2] *100 (Рисунок 8.20). Для ввода формулы воспользуйтесь окном Customize Fields (Настройка полей), которое откроется, если выполнить команду Tools > Customize > Fields (Сервис > Настройка К Поля).

Заполнение вкладки Costs (Затраты)

Рисунок 8.2. Заполнение вкладки Costs (Затраты)


Если вы указываете стоимость ресурса за месяц работы, то не забывайте добавлять это явным образом: /mo — для англоязычного варианта, /мес — для русскоязычного.
В разные периоды работы над проектом стоимость ресурсов также может быть разной. Для этого служит столбец Effective Date (Дата действия), в котором указывается, начиная с какой даты будет использоваться данная ставка.
На приведенном для примера Рисунок 8.2 видно, что с начала проекта до 11.11.2004 будет использоваться ставка 10 000 руб. в месяц, а начиная с 11.11.2004 — уже 12 000 руб. в месяц.
Создадим задачу, которая будет длиться восемь рабочих дней, и назначим для ее выполнения Петрова М. К. Затем в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) с помощью команды Insert > Column (Вставка > Столбец) добавим столбец Cost (Затраты). Установим окончание выполнения задачи на 10.11.2004. В столбце Cost (Затраты) будет отображена стоимость выполнения задачи по ставке 10 000 руб. в месяц, которая установлена для Петрова до 11.11.2004 (Рисунок 8.3).
Теперь создадим еще одну задачу, которую назовем Подготовка потолков. Чтобы наглядно показать, насколько изменится стоимость выполнения этой задачи при изменении ставки, сделаем длительность новой задачи точно такой же — равной восьми рабочим дням. Для ее выполнения также назначим Петрова М. К.
Что же мы видим в столбце Cost (Затраты)? Видим то, что при измененной ставке затраты на выполнение выросли на 800 руб. (Рисунок 8.4)!

Видно сколько процентов

Рисунок 8.20. Видно, сколько процентов от общей стоимости приходится на каждую задачу


В этом окне следует выбрать поле, в которое нужно ввести формулу (в нашем случае это поле Number1 (Число1)), нажать кнопку Formula (Формула), ввести формулу и подтвердить действия нажатием клавиши Enter или кнопки ОК. При вводе формулы лучше использовать кнопки, но допускается и просто набирать формулу с клавиатуры.

Задача Подготовка

Рисунок 8.3. Задача Подготовка стен, выполняемая до 11 ноября 2004 г.

Две задачи одинаковой

Рисунок 8.4. Две задачи одинаковой длительности, но разной стоимости


В окне сведений о ресурсе можно добавлять новые значения затрат, не только указывая конкретные величины, но и сообщая Microsoft Project, что нужно увеличить или уменьшить ставку на определенную величину (в процентах). Тогда после нажатия Enter компьютер сам рассчитает новую стоимость (Рисунок 8.5).

Ввод новой ставки которая на 10 % больше старой

Рисунок 8.5. Ввод новой ставки, которая на 10 % больше старой


После завершения ввода на экране вместо +10% появится непосредственно ставка в денежном виде.
Если после ввода ставки, которая на 10 % больше старой, изменить старую ставку, то новая ставка не изменяется автоматически. Таким образом, автоматическое вычисление (+10 %) происходит только один раз в момент ввода значения.
При вводе стоимости материальных ресурсов Microsoft Project считает, что вводимое число является стоимостью одной единицы ресурса (например, 500р. за упаковку бумаги).
Существует также возможность задания стоимости трудового ресурса для особых случаев. Например, работы в отдельном (удаленном) офисе или в командировке могут оплачиваться по другим ставкам.
Для этого в Microsoft Project в окне Resource Information (Информация о ресурсе) присутствуют вкладки А, В, С, D и Е.
Как правило, на вкладке А указана стоимость использования ресурсов по умолчанию. Для того чтобы указать стоимость использования ресурсов (допустим, в командировке), следует заполнять таблицу на следующей вкладке — В (Рисунок 8.6).

Заполнение стоимости ресурса на вкладке В

Рисунок 8.6. Заполнение стоимости ресурса на вкладке В


Как видно на рисунке, стоимость ресурса в командировке заметно возрастает. Теперь посмотрим, как назначить задаче ресурс так, чтобы компьютер понял, что стоимость необходимо брать из другой таблицы. Для этого создадим еще одну задачу — Подготовка потолков в офисе № 2 — и назначим для выполнения этой задачи вездесущего Петрова (Рисунок 8.7).
Как видите, затраты на выполнение работы точно такие же. Но это потому, что мы еще явно не указали, откуда нужно брать значения стоимости ресурсов для этой задачи, и они берутся по умолчанию из таблицы на вкладке А. Для конкретного указания таблицы, из которой следует брать стоимость ресурсов, необходимо перейти к представлению Task Usage (Использование задач) и дважды щелкнуть мышью на строке с названием ресурса, относящегося к той задаче, которой нужно, установить принадлежность таблице В. При этом должно открыться окно Assignmeiffi: Information (Сведения о назначении) (Рисунок 8.8).
Как видно на рисунке, в правом нижнем углу окна Assignment Information (Сведения о назначении) в списке можно выбрать любую из доступных таблиц. Если выбрать В, а затем закрыть окно, нажав ОК или Enter, и перейти к представлению Gantt Chart (Диаграмма Ганта), то вы увидите, что затраты на выполнение задачи в удаленном офисе возросли, так как теперь используется стоимость из таблицы В (Рисунок 8.9).
Если в представление Task Usage (Использование задач) добавить столбец Cost Rate Table (Таблица норм затрат), то сразу будет видно, какая таблица используется для расчета затрат (Рисунок 8.10).

Задачи

Рисунок 8.7. Задачи

Изменение таблицы

Рисунок 8.8. Изменение таблицы

Новая величина затрат

Рисунок 8.9. Новая величина затрат

Ручное выравнивание

Ручное выравнивание

Иногда проще выполнить выравнивание вручную. Естественно, пользователь может лучше и логичнее перераспределить ресурсы и отложить задачи, чем,это делает компьютер. Но при одном условии — если это сделать реально, то есть если ресурсов с превышением доступности не очень много.
Ручное выравнивание ресурсов осуществляется в два этапа. На первом этапе следует найти задачи, выполнение которых перегружает ресурсы. Затем нужно придумать, как избавиться от перегрузки. Вариантов много:

• перенести задачу;
• прервать ее;
• изменить длительность;
• уменьшить объем работы;
• назначить задачу другому ресурсу, который свободен в это время.

Для поиска перегруженных ресурсов воспользуйтесь представлением Resource Usage (Использование ресурсов). В этом представлении помимо того, что перегруженные ресурсы также выделяются красным цветом, в таблице (в правой части экрана) показана загрузка ресурса по дням в часах.
Если у одного ресурса загрузка в конкретный день составляет, например, 11 часов, а у другого ресурса в этот же день загрузка равна 4 часам, то, возможно, решением проблемы будет назначение второму ресурсу части задач первого. Таким образом, можно получить не - 11 и 4, а, скажем, 8 и 7 часов.

Приложение

Административное закрытие

Административное закрытие

Процесс своевременного документирования и архивирования проекта, а также формального принятия результатов проекта и обобщения опыта.

Адрес гиперссылки

Адрес гиперссылки

Адрес файла, на который указывает гиперссылка, представляемый как адрес URL или адрес UNC. Когда пользователь щелкает на гиперссылке, файл, определяемый адресом гиперссылки, открывается в обозревателе или в программе.
Адрес гиперссылки также может находиться в поле гиперссылок в таблице.

Анализ по методу PERT

Анализ по методу PERT

Анализом по методу PERT (Program, Evaluation and Review Technique) называют процесс оценки возможных результатов на основании трех сценариев: наилучшего, ожидаемого и наихудшего. Возможными результатами могут быть длительность задачи либо ее даты начала или окончания.

База данных Microsoft Project

База данных Microsoft Project

Формат файлов (MPD), используемый для сохранения всей информации проекта в центральном расположении. Это облегчает перекрестный анализ проектов и создание отчетов, а также повышает безопасность. Формат базы данных Microsoft
Project заменяет старый формат файлов МРХ в качестве стандартного формата обмена данных проекта. Проект можно также сохранить в файле MDB базы данных Microsoft Access, а также на серверах SQL и Oracle.

Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР)

Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР)

Поле освоенного объема, показывающее, какая часть бюджета должна была быть израсходована на основании базовых затрат задачи, ресурса или назначения. БСЗР рассчитывается как совокупные повременные базовые затраты на дату отчета о состоянии или на текущую дату.

Базовые затраты

Базовые затраты

Исходные затраты на проект, задачи, ресурсы и назначения, показанные в базовом плане. Базовые затраты представляют собой снимок затрат на момент сохранения базового плана. Отслеживание и сравнение базовых затрат с фактическими позволяет отслеживать эффективность затрат и рассчитывать величину освоенного объема.

Базовый календарь

Базовый календарь

Календарь, задающий стандартное рабочее и нерабочее время для набора ресурсов, который может использоваться в качестве календаря проекта или задачи. Базовый календарь отличается от календаря ресурса, задающего рабочее и нерабочее время для отдельного ресурса.

Базовый план

Базовый план

Исходные планы проекта (до 11 на проект), используемые для отслеживания хода его выполнения. Базовый план представляет собой снимок календарного плана на момент сохранения и содержит следующую информацию:

• задачи — даты начала и окончания, длительность, трудозатраты, затраты, повременные трудозатраты, повременные затраты;
• ресурсы — трудозатраты, затраты, повременные трудозатраты, повременные затраты;
• назначения — даты начала и окончания, трудозатраты, затраты, повременные трудозатраты, повременные затраты.

Бюджет по завершении (БПЗ)

Бюджет по завершении (БПЗ)

Оценочная величина общих затрат на проект.

Бюджет

Бюджет

Оценочные затраты на проект, заданные в базовом плане в Microsoft Project.

Браузер

Браузер

См. web-обозреватель.

Буфер обмена

Буфер обмена

Место для сохранения информации при перемещении или копировании в Microsoft Project или между Project и другими программами.

Числовое поле

Числовое поле

Тип поля, содержимым которого являются числа.

Члены рабочей группы

Члены рабочей группы

Сотрудники, получающие сообщения от руководителя рабочей группы. Члены рабочей группы могут получать и отвечать на сообщения с помощью либо 32-разрядной MAPI-совместимой системы электронной почты, либо подключаясь к серверу Microsoft Project Server с помощью web-обозревателей.

Дата начала

Дата начала

Дата, на которую запланировано начало задачи. Эта дата определяется на основании длительности, календарей и ограничений предшественников и последователей. Кроме того, дата начала задачи зависит от собственных календарей и ограничений задачи.

Дата окончания

Дата окончания

Дата, на которую запланировано завершение задачи. Эта дата зависит от даты начала задачи, длительности, календарей, дат предшественников, зависимостей задачи и ограничений.

Дата отчета о состоянии

Дата отчета о состоянии

Установленная пользователем дата, на которую выводится отчет о времени, затратах или условиях выполнения проекта.

Делегирование задачи

Делегирование задачи

Процесс назначения задачи одного члена рабочей группы другому на сервере Microsoft Project Server. Если задача делегирована другому члену рабочей группы, то он фактически выполняет работу по задаче, хотя сотрудник, делегировавший задачу, имеет возможность проверить и утвердить состояние и фактические данные по задаче перед их отправкой руководителю проекта.

Денежное поле

Денежное поле

Тип поля, содержимое которого выражается в денежных значениях. Примерами могут служить поля Фактические затраты и Фиксированные затраты.

Диаграмма

Диаграмма

Представление или часть представления, где графически отображается информация проекта. Например, представление Gantt Chart (Диаграмма Ганта) состоит из таблицы и области диаграммы, в которой задачи представлены горизонтальными отрезками.

Динамический обмен данными (DDE)

Динамический обмен данными (DDE)

Протокол активного обмена копируемыми данными между различными документами. Если данные изменяются в исходном документе, то копия может обновляться автоматически. Не все программы поддерживают протокол DDE. Чтобы проверить, поддерживает ли программа протокол DDE, обращайтесь к ее документации.

Длительность

Длительность

Общий интервал активного рабочего времени, необходимого для завершения задачи. Обычно данный интервал представляет собой количество рабочего времени от начала до окончания задачи согласно календарю проекта и календарю ресурсов.
Астрономическая длительность представляет собой длительность задачи по 24-часовому календарю с семидневной неделей, включая праздники и другие нерабочие дни. Астрономическая длительность может измеряться в минутах, часах, днях и неделях.

Доступность в единицах

Доступность в единицах

Количество времени, выраженное в процентах или десятичным числом, на которое можно планировать работу, назначенную ресурсу. Доступность в единицах задает уровень доступности ресурса. Например, ресурс может быть доступен на 50 %, 100 % или 300 % полного времени.

Доступность

Доступность

Показатель того, когда и как основное время ресурса может быть запланировано для назначенной работы.
Доступность ресурса определяют следующие показатели:

• календари проекта и ресурса;
• даты начала и окончания работы ресурса по проекту;
• уровень, на котором ресурс доступен для работы.

Измеряется в выбранных единицах и зарегистрирован в столбце Единицы в списке Доступность ресурса на вкладке General (Общие) в диалоговом окне Resource Information (Сведения о ресурсе). Например: 50 %, 100 % или 300 % от полной занятости.
Пользователь имеет возможность управлять доступностью ресурса, задавая другие единицы и диапазоны дат на вкладке General (Общие) в диалоговом окне Resource Information (Сведения о ресурсе).

Единицы назначения

Единицы назначения

Процент рабочего времени ресурса или единицы, в которых измеряется назначение ресурса задаче.

Единицы времени

Единицы времени

Обозначения, представляющие единицы измерения рабочего времени.
Рабочее время в Microsoft Project обозначается следующим образом:

• мин. — минуты;
• час. — часы;
• дней — дни;
• нед. — недели;
• мес. — месяцы.

Единицы

Единицы

Количество единиц или общее количество ресурсов, назначенное задаче. Например, при ремонте водопровода можно назначить задаче две единицы ресурсов, то есть двух водопроводчиков. Если имеется один водопроводчик, то можно назначить задаче 50 % ресурса (то есть половину рабочего времени водопроводчика).
Максимальное количество представляет собой максимальное количество единиц, доступных для ресурса. Например, если по проекту работают три водопроводчика, то максимальное количество единиц составляет 300 %.

Фактическая длительность

Фактическая длительность

Количество времени, в течение которого выполнялась задача. Когда пользователь вводит фактическую длительность задачи, Microsoft Project использует это значение для расчета оставшейся длительности по следующей формуле:
Оставшаяся длительность = Длительность - Фактическая длительность.

Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР)

Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР)

Показывает фактические затраты на работу, которую ресурс выполнил по задаче на дату отчета о состоянии проекта или на текущую дату.

Фактические трудозатраты

Фактические трудозатраты

Объем работы, измеренный в единицах времени и выполненный по задаче или назначению. Например, когда пользователь вводит фактические трудозатраты на задачу, Microsoft Project рассчитывает оставшиеся трудозатраты по следующей формуле:
Оставшиеся трудозатраты = Трудозатраты - Фактические трудозатраты. Для фактических трудозатрат часто используется термин «по факту».

Фактические затраты

Фактические затраты

Фактическая стоимость работ, выполненных к определенному сроку для задачи, ресурса или назначения. Например, если для единственного ресурса, назначенного задаче, ставка составляет 20 руб. в час, а затрачено два часа, то текущие фактические затраты на задачу составляют 40 руб.

Фиксированная дата

Фиксированная дата

Дата, к которой привязана задача, задаваемая либо непосредственно в полях Фактическое начало и Фактическое окончание, либо с помощью применяемого к задаче жесткого ограничения. К таким ограничениям относятся следующие:

• окончание не ранее — для проектов, запланированных с конечной даты;
• окончание не позднее — для проектов, запланированных с начальной даты;
• фиксированное окончание — для всех проектов;
• фиксированное начало — для всех проектов;
• начало не ранее — для проектов, запланированных с конечной даты;
• начало не позднее — для проектов, запланированных с начальной даты.

Фиксированные затраты

Фиксированные затраты

Установленные затраты на задачу, которые остаются постоянными независимо от длительности задачи или работы, выполняемой ресурсом.

Фиксированный расход материала

Фиксированный расход материала

Абсолютное количество материального ресурса, которое должно быть использовано для завершения назначения. Указывает, что количество использованного материала остается постоянным независимо от длительности задачи или назначения. Фиксированная норма расхода задается в поле Work (Трудозатраты) назначения, например 10 тонн.

Фильтр

Фильтр

Средство отбора отображаемой или выделенной информации о задачи и ресурсе. Отбор выполняется по определяемым условиям. Например, когда применяется фильтр Critical (Критические), отображаются только критические задачи.

Формат файла

Формат файла

Конкретный способ сохранения информации в файле. Различные программы используют разные форматы файлов, которые указываются с помощью расширений имен файлов. Microsoft Project поддерживает импорт и экспорт файлов следующих форматов:

• Microsoft Project - МРР, MPD, MPX, MPT (MPX только для импорта);
• Microsoft Excel - XLS;
• сводные таблицы Microsoft Excel — XLS (только экспорт);
• Microsoft Access — MDB;
• Microsoft FoxPro - DBF;
• текстовые, или ASCII, — TXT;
• с разделением запятыми — CSV;
• HTML - HTM, HTML (только экспорт);
• формат файлов Microsoft Excel;
• формат файлов, используемых программой Microsoft Excel и определяемых расширением XLS.

Гибкое ограничение

Гибкое ограничение

Ограничение, которое не привязывает задачу к определенной дате. К гибким ограничениям относятся следующие:

• как можно раньше — для всех проектов;
• как можно позже — для всех проектов;
• окончание не ранее — рассматривается как гибкое ограничение для проектов, планируемых с даты начала;
• окончание не позднее — рассматривается как гибкое ограничение для проектов, планируемых с даты окончания;
• начало не ранее — рассматривается как гибкое ограничение для проектов, планируемых с даты начала;
• начало не позднее — рассматривается как гибкое ограничение для проектов, планируемых с даты окончания;

Гиперссылка

Гиперссылка

Выделяемая цветом (обычно синий подчеркнутый шрифт) часть текста, содержащая ссылку на другой файл или расположение в файле. Когда пользователь щелкает на гиперссылке, обозреватель ищет и отображает документ, связанный с гиперссылкой. В большинстве обозревателей можно выбрать настройку, в которой гиперссылки, которые еще не открывались, отображаются одним цветом, а недавно просмотренные —другим.

Главный проект

Главный проект

Проект, содержащий другие проекты, называемые вставленными или подпроекта-ми. Главный проект называют также консолидированным проектом.

Глобальный файл

Глобальный файл

Файл Microsoft Project (Global .mpt), содержащий информацию, которую можно использовать в разных проектах. Глобальный файл может содержать параметры настройки представлений, календарей, форм, отчетов, таблиц, фильтров, панелей инструментов, строк меню, макросов и др.

Графические области

Графические области

Области, в которых Microsoft Project может отображать рисунки из других документов или программ, в том числе статические изображения и внедренные или связанные объекты. К таким областям относятся следующие:

• область диаграммы в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта);
• заметки задач, ресурсов и назначений;
• верхние или нижние колонтитулы и легенды в представлениях;
• верхние или нижние колонтитулы в отчетах;
• поле объектов в форме задач или форме ресурсов.

Поля Объекты в форме задач и форме ресурсов включены для совместимости с предыдущими версиями Microsoft Project.

График освоенного объема

График освоенного объема

График, который можно построить в Microsoft Excel с использованием совокупных повременных данных из Microsoft Project (таких как БСВР и совокупные затраты) для графического представления сведений об освоенном объеме. Этот график строится с помощью мастера Анализ повременных данных в Excel, доступного на панели инструментов Анализ.

График

График

Представление (например, график ресурсов), в графической форме отображающее сведения о календарном плане.

Группа ресурсов

Группа ресурсов

Набор ресурсов, имеющих некоторые общие характеристики, идентифицируемый по названию группы. Например, можно распределять ресурсы по выполняемой работе и использовать такие названия групп, как водопроводчики или редакторы. Можно также распределять ресурсы по состоянию использования и применять такие названия групп, как временные и постоянные сотрудники.

Группировка

Группировка

Способ комбинирования или упорядочения задач либо ресурсов в проекте согласно выбранным условиям, таким как длительность задач, приоритет, превышение доступности ресурсов или даты окончания.
Группировку можно использовать для просмотра списка задач либо ресурсов с уникальными характеристиками: коды в главной книге или номер отдела. Не следует путать средство группировки с полем Группа, которое является полем ресурса.

Имя общего ресурса

Имя общего ресурса

Место на диске, выделенное на сервере для специального использования. Часто место на сервере разделяют на общие ресурсы, которые должны обслуживать потребности определенной группы или организации. Например, группа маркетинга может установить свой общий ресурс с подходящим именем (например, web-узел или общую папку). Системный администратор после этого предоставит доступ к данному имени общего ресурса только соответствующим пользователям.

Индекс отклонения от календарного плана (ИОКП)

Индекс отклонения от календарного плана (ИОКП)

Отношение стоимости выполненных работ к стоимости запланированных работ (БСВР/БСЗР). Показатель ЙОКП часто используется для оценки даты завершения проекта.

Индекс отклонения стоимости (ИОС)

Индекс отклонения стоимости (ИОС)

Отношение базовой стоимости к фактической стоимости выполненных работ (БСВР/ФСВР). Совокупное значение ИОС, равное сумме значений БСВР для всех задач, разделенной на сумму ФСВР для всех задач, часто используется для прогнозирования, выйдет ли проект за рамки бюджета и насколько.

Интерфейс MAPI

Интерфейс MAPI

Messaging Application Programming Interface — стандартный интерфейс программирования, предложенный и поддерживаемый корпорацией Microsoft для систем обмена сообщениями электронной почты.

Интерфейс ODBC

Интерфейс ODBC

Интерфейс подключения к базам данных ODBC (Open DataBase Connectivity) является независимым от изготовителя интерфейсом, который разработан по спецификациям SQL Access Group н объявлен корпорацией Microsoft в декабре 1991 г. Разработчики могут использовать ODBC для доступа к данным в средах с неоднородным программным обеспечением реляционных и нереляционных баз данных.

Экспорт

Экспорт

Передача данных из Microsoft Project в другую программу (например, в Excel). При экспорте данных пользователь выбирает или создает схему, задающую соотношения между полями Microsoft Project и столбцами файла, в который экспортируются данные.

Календарь проекта

Календарь проекта

Базовый календарь, используемый проектом.

Календарь задачи

Календарь задачи

Базовый календарь, который применяется при планировании отдельных задач, обычно независимый от календаря проекта и календарей назначенных ресурсов. По умолчанию все задачи планируются в соответствии с календарем проекта. Если имеются назначенные ресурсы, то задачи планируются в собтветствии с календарями назначенных ресурсов.

Календарь

Календарь

Средство планирования, определяющее рабочее время для ресурсов и задач. В Microsoft Project используются календари четырех типов:

• базовый;
• проекта;
• ресурса;
• задачи.

Календари проекта и задач являются базовыми календарями, которые можно использовать для планирования проектов и задач.

Календарный план

Календарный план

Расписание и последовательность выполнения задач в проекте. Календарный план в основном содержит сведения о задачах, зависимостях задач, длительностях, ограничениях и другие данные о временных параметрах проекта.

Код структуры

Код структуры

Метки, отличные от кодов СДР или номеров структур, которые определяются для задач или ресурсов и позволяют отобразить иерархию задач в проекте. В Microsoft Project можно создать до 10 наборов настраиваемых кодов структур, представляющих различные организационные схемы, такие как коды затрат для задач и должностные коды для ресурсов.

Кодовая страница

Кодовая страница

Внутренняя таблица, которую операционная система использует для сопоставления клавишей на клавиатуре со знаками, отображаемыми на экране. Различные кодовые страницы обеспечивают поддержку набора знаков и раскладок клавиатуры для разных языков.

Комбинированное представление

Комбинированное представление

Состоит из двух представлений. В представлении в нижней области отображаются подробные сведения о задачах или ресурсах, выбранных в верхней области.
Например, можно открыть представление Gantt Chart (Диаграмма Ганта) в верхней области и представление Task Form (Форма задач) — в нижней.
При выборе задачи в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) подробные сведения об этой задаче будут отображаться в представлении Task Form (Форма задач).

Консолидированный проект

Консолидированный проект

Проект, содержащий один или несколько вставленных проектов (которые также называют подпроектами). Вставленные проекты могут содержать ссылки на исходные проекты, приводящие к передаче в исходный проект любых изменений из консолидированного проекта. Вставленные проекты могут быть связаны друг с другом. Консолидированный проект также называют главным проектом.

Контейнер

Контейнер

Программа или документ, в котором находится объект OLE, созданный в другой программе или документе.
Контейнером OLE называют любую поддерживающую технологию OLE программу, которая позволяет сохранять внедренные или связанные объекты, предоставляемые серверами OLE.

Крайний срок

Крайний срок

Намеченная дата, указывающая время завершения задачи. Если крайний срок пройден, а задача не завершена, то в Microsoft Project выводится индикатор. В отличие от ограничения, крайний срок не влияет на планирование, за исключением случая, когда планирование выполняется от даты окончания проекта и применяется ограничение Как можно позже.

Критическая задача

Критическая задача

Задача, которая должна быть завершена в соответствии с календарным планом для своевременного окончания проекта. Если выполнение критической задачи задерживается, то дата завершения проекта также может быть отложена. Последовательность критических задач составляет критический путь проекта.

Критический путь

Критический путь

Набор задач, которые необходимо выполнить по календарному плану для окончания проекта по календарному плану. Каждая задача на критическом пути является критической.

Легенда

Легенда

Список пояснений для символов на диаграмме или на графике.

Линии сетки

Линии сетки

Горизонтальные и вертикальные линии, которые выводятся во многих представ-лбниях Microsoft Project. Пользователи могут изменять вид и цвета линий сетки, а также интервалы, через которые выводятся линии разного вида и цвета.

Линия хода выполнения

Линия хода выполнения

Средство визуального отображения хода выполнения проекта в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Для указанной даты проверки хода выполнения в Microsoft Project отображается линия хода выполнения, соединяющая выполняемые
задачи, а также отображается график с пиками, указывающими влево, для запаздывающих трудозатрат и с пиками, указывающими вправо, для трудозатрат, выполненных раньше календарного плана. Расстояние между вертикальной линией и пиком указывает, насколько задача запаздывает или опережает план на дату проверки хода выполнения.

Линия связи

Линия связи

Линия между двумя задачами на диаграмме Ганта или на сетевом графике, указывающая зависимость задач.

Линия текущей даты

Линия текущей даты

Точечная вертикальная линия в области диаграммы в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) или Resource Graph (График ресурсов), показывающая текущую дату.

Лист

Лист

Представление, аналогичное электронной таблице и содержащее сведения о задачах или ресурсах. Каждая строка соответствует отдельной задаче или ресурсу (например, Разработка упаковки или Рекламное агентство). Каждый столбец (поле) содержит сведения определенного типа, такие как даты начала или стандартные ставки.

Макрос

Макрос

Автоматизированный набор инструкций, используемых в языке Microsoft Visual Basic для приложений (VBA) для выполнения определенной задачи.

Максимальное количество единиц

Максимальное количество единиц

Максимальный процент или количество единиц, которые можно запланировать для ресурса на любые задачи в течение заданного промежутка времени. Значение максимального количества указывает максимальную возможность использования ресурса для работы. Например, максимальная доступность ресурса может составлять 50 %, 100 % или 300 % полного рабочего времени. Значение по умолчанию - 100 %.

Маркер размеров

Маркер размеров

Прямоугольный маркер, появляющийся в каждом углу и на сторонах рамки вокруг выделенного объекта. Перетаскивая маркер размеров, пользователь может изменять размеры объекта.

Масштабирование

Масштабирование

Средство увеличения или уменьшения размеров содержимого печатной страницы. Уменьшение масштаба позволяет напечатать большую часть представления или отчета на каждой странице. При увеличении масштаба на каждой странице распечатывается меньшая часть представления или отчета.

Материальный ресурс

Материальный ресурс

Комплектующие и другие расходные материалы, которые используются для выполнения задач в проекте.

Метод критического пути

Метод критического пути

Способ управления проектом, в котором полная длительность проекта рассчитывается по длительностям отдельных задач и их зависимостям.

Метод масштабирования

Метод масштабирования

Метод расширения или сужения данных, отображаемых в представлении. Например, можно сузить отображение до одной недели или отобразить данные всего проекта.

Метод параметрического моделирования

Метод параметрического моделирования

Метод прогнозирования затрат проекта, использующий в математической модели характеристики (параметры) проекта.

Модуль

Модуль

Расположение, в котором сохраняются макросы. Макросы, сохраненные в файле Global.mpt, доступны из любого проекта и могут использоваться для организации других модулей.

Назначение

Назначение

Конкретный ресурс, назначенный определенной задаче.

Недоступный элемент

Недоступный элемент

Элемент, недоступный в программе. Иногда элементы являются недоступными, так как к ним неприменима выполняемая операция.
Элементы также могут оказаться недоступными, когда программа не настраивается на их выполнение.

Некритическая задача

Некритическая задача

Задача, у которой имеется временной резерв. Такую задачу можно завершить с опозданием на время, не превышающее временной резерв без задержки даты окончания проекта.
Временной резерв (см. выше) представляет собой величину допустимого запаздывания задачи, которое еще не повлияет на даты окончания других задач или всего проекта.

Неполная загруженность

Неполная загруженность

Назначение ресурсу меньшего количества рабочих часов, чем он доступен.

Нерабочее время

Нерабочее время

Часы или дни в календаре ресурса или проекта, на которые Microsoft Project не может планировать выполнение задач, поскольку работа не выполняется.
В нерабочее время входят перерывы на обед, выходные дни и праздники.

Нижний колонтитул

Нижний колонтитул

Текст, который печатается внизу страницы. Нижний колонтитул обычно содержит такие сведения, как номер страницы, общее количество страниц и дату.

Номер в структуре

Номер в структуре

Номер, указывающий точное положение задачи в структуре. Например, номер 7.2 обозначает вторую подзадачу седьмой суммарной задачи самого верхнего уровня.
В представлениях задач номер в структуре отображается слева от каждой-задачи.

Обеспечение

Обеспечение

Процесс получения рабочих и материальных ресурсов, необходимых для завершения проекта.

Область охвата

Область охвата

Комбинация всех целей и задач проекта, а также работ, необходимых для их выполнения.

Область окна

Область окна

Часть окна, содержащая представление.
Комбинированное представление (см. выше) состоит из двух областей (например, представление Gantt Chart (Диаграмма Ганта) в верхней области и Task Form (Форма задач) — в нижней).

Общие затраты

Общие затраты

Рассчитанные затраты на проект, задачу, ресурс или назначение за все время выполнения проекта.

Общий ресурс

Общий ресурс

Ресурс, используемый в нескольких проектах. Один ресурс может входить в списки ресурсов разных проектов. Ресурс может также входить в пул ресурсов.

Общий временной резерв

Общий временной резерв

Время, на которое можно отложить выполнение задачи без сдвига даты окончания проекта.

Оценка длительности

Оценка длительности

Длительность, для которой недостаточно данных, чтобы рассчитать окончательное значение, и можно получить только предварительную оценку. Чтобы остальные члены группы сразу узнали свое состояние, оценка длительности наглядно маркируется. По умолчанию в Microsoft Project оценка длительности помечается вопросительным знаком сразу после единицы длительности.

Оценка по нисходящей

Оценка по нисходящей

Аналоговый способ расчетов, использующий фактические затраты аналогичного предыдущего проекта как основу для оценки общих затрат на текущий проект.
Метод применения общих затрат часто используется, когда недостаточно подробных сведений о проекте (на его ранних этапах).

Оценка по восходящей

Оценка по восходящей

Способ оценки, в котором базовые затраты на отдельные элементы работ и ресурсы пересчитываются в общие затраты на задачи, ресурсы и проект.

Ограничение

Ограничение

Ограничивающее условие на дату начала или окончания задачи, которое устанавливает пользователь или Microsoft Project. Например, можно потребовать, чтобы выполнение задачи начиналось в определенный день или заканчивалось не позднее конкретного срока. Microsoft Project автоматически назначает ограничение Как можно раньше при добавлении новой задачи в проект, который планируется от даты начала, и ограничение Как можно позже при добавлении новой задачи в проект, который планируется от даты окончания. Ограничения бывают гибкими (непривязанными к определенной дате) или жесткими (привязанными к определенной дате).

Окно справки

Окно справки

Область, в которой отображается справка Microsoft Project. Окно справки остается открытым до его закрытия пользователем.

Оптимистическая длительность

Оптимистическая длительность

Общий промежуток активного рабочего времени, ожидаемый для задачи в наиболее благоприятной ситуации, то есть промежуток времени от наиболее благоприятного начала до наиболее благоприятного окончания задачи.

Оставшаяся длительность

Оставшаяся длительность

Время, оставшееся для работы по задаче до завершения задачи. Например, если длительность задачи составляет четыре дня, работы по ней выполнялись три дня и выполнение идет по плану, то оставшаяся длительность составляет один день. Microsoft Project рассчитывает оставшуюся длительность по следующей формуле:
Оставшаяся длительность = Длительность - Фактическая длительность.

Оставшиеся трудозатраты

Оставшиеся трудозатраты

Объем трудозатрат в единицах времени (дни или часы), которые требуются для завершения задачи. Например, если для окраски комнаты требуются 16 часов, а маляр работал 10 часов, то оставшиеся трудозатраты составляют 6 часов. Microsoft Project рассчитывает оставшиеся трудозатраты по такой формуле:
Оставшиеся трудозатраты = Трудозатраты - Фактические трудозатраты.

Оставшиеся затраты

Оставшиеся затраты

Оценка затрат, которые еще требуются на задачу, ресурс или назначение.

Освоенный объем

Освоенный объем

Затраты на выполненную работу на дату отчета о состоянии или на текущую дату.
При расчетах освоенного объема используются первоначальные оценки затрат, сохраненные в базовом плане, и фактические трудозатраты, показывающие, находятся ли фактические затраты в пределах бюджета.
Другими словами, освоенный объем показывает, какая часть бюджета уже израсходована с учетом объема выполненных работ и базовых затрат на задачу, ресурс или назначение.
Освоенный объем также называют базовой стоимостью выполненных работ (БСВР).

Отчет о рабочих днях

Отчет о рабочих днях

Сводка рабочего и нерабочего времени для проекта или набора ресурсов. В отчет также включаются любые существующие исключения для рабочего и нерабочего времени.

Отчет о ресурсах

Отчет о ресурсах

Печатная информация о ресурсах, обычно включающая сведения о затратах и выделении ресурсов.

Отчет о состоянии

Отчет о состоянии

Описание состояния работы членов группы по выполнению проекта и связанных с ним работ. Отчет о состоянии запрашивается, заполняется и просматривается на сервере Microsoft Project Server. Этот отчет невозможно использовать для автоматического обновления информации проекта в Microsoft Project.

Отчет по суммарным данным проекта

Отчет по суммарным данным проекта

Сводка на одной странице существенных сведений по проекту, включая количество задачи и ресурсов, состояние задач и календарного плана, затраты, даты начала и окончания и пр.

Отчет

Отчет

Формат печати сведений о календарном плане, подходящий для предполагаемых получателей. Пользователь имеет возможность использовать встроенные отчеты Microsoft Project или создавать собственные.

Отчеты о задачах

Отчеты о задачах

Печатная информация о задачах и других действиях по выполнению проекта. В отчеты о задачах обычно включаются сведения о датах начала задач, завершенной работе и ожидаемой длительности.

Отклонение от календарного плана (ОКП)

Отклонение от календарного плана (ОКП)

Разность между базовой стоимостью выполненных работ (БСВР) и базовой стоимостью запланированных работ (БСЗР). Если значение ОКП положительное, то проект по затратам опережает календарный план, в противном случае проект отстает от календарного плана. ОКП рассчитывается по следующей формуле:
ОКП = БСВР - БСЗР.

Отклонение по стоимости (ОПС)

Отклонение по стоимости (ОПС)

Разница между базовой стоимостью выполненных работ (БСВР) в задаче и фактической стоимостью выполненных работ (ФСВР).
Если показатель ОПС положительный, то затраты не превышают базовые, в противном случае затраты на задачу превышают ее бюджет. ОПС рассчитывается по следующей формуле:
ОПС - БСВР - ФСВР.

Отклонение по завершении (ОПЗ)

Отклонение по завершении (ОПЗ)

Поле освоенного объема, отображающее разницу между бюджетом по завершении (БПЗ) и предварительной оценкой по завершении (ПОПЗ). В Microsoft Project БПЗ соответствует полю Общие затраты, а ПОПЗ — полю Базовые затраты.

Отклонение

Отклонение

Различие между сведениями о задаче или ресурсе в исходном и текущем планах. Отклонения обычно возникают, когда задан базовый план и начинается ввод фактических данных в календарный план. Отклонения в сведениях о задаче обычно представляют собой различие базовых и запланированных дат. Отклонения в сведениях о ресурсе обычно представляют собой различие базовых и запланированных затрат и трудозатрат.
При анализе освоенного объема различие между базовой стоимостью выполненных работ (БСВР) и фактической стоимостью выполненных работ (ФСВР) называют отклонением по стоимости (ОПС). Разницу между БСВР и БСЗР (базовая стоимость запланированных работ) называют отклонением от календарного плана (ОКП). ОПС показывает, насколько велико отклонение фактических затрат от базовых, а ОКП — насколько велико отклонение запланированных затрат от базовых.

Относительная ссылка

Относительная ссылка

Ссылка на столбец или строку, зависящая от активной ячейки. Результат относительной ссылки изменяется при каждом изменении расположения активной ячейки.

Отрезок диаграммы Ганта

Отрезок диаграммы Ганта

Графический элемент в области диаграммы в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта), отображающий длительность задачи.

Отрезок хода выполнения

Отрезок хода выполнения

Отрезок на диаграмме Ганта, показывающий, какая часть задачи выполнена. Отрезок хода выполнения накладывается на все выполняющиеся и уже завершенные задачи.

Отрезок запаздывания

Отрезок запаздывания

Отрезок на подробной диаграмме Ганта, локазывающий-степень запаздывания задачи.

Ожидаемая длительность

Ожидаемая длительность

Общий промежуток активного рабочего времени, ожидаемый для задачи, то есть промежуток времени от ожидаемого начала до ожидаемого окончания задачи.

Перекрестные связи между проектами

Перекрестные связи между проектами

Зависимости между задачами в разных файлах Microsoft Project, которые обычно называют внешними зависимостями. Такие внешние зависимости, как правило, отображаются как неконтрастные.
Для включения перекрестных связей нет необходимости консолидировать проекты или устанавливать связи «проект — подпроект».

Перекрестный отчет

Перекрестный отчет

Печатная информация о задачах и ресурсах за указанный промежуток времени. Например, можно показать список задач с назначенными им ресурсами в левой части отчета, а шкалу времени — сверху.
На пересечении строки задачи со столбцом времени можно вывести сведения о затратах на задачу за этот промежуток времени.
В Microsoft Project доступны пять заранее определенных перекрестных отчетов:

• движение денежных средств;
• перекрестная таблица;
• использование ресурсов;
• использование задач;
• дела по исполнителям и времени.

Те же данные с более широкими возможностями форматирования можно вывести в представлениях Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов).

Переменные затраты

Переменные затраты

Расходы, которые могут изменяться в зависимости от времени фактической работы ресурсов. Переменные затраты являются типичными для рабочих ресурсов с почасовой оплатой или для материальных ресурсов. Затраты изменяются соответственно часам работы ресурса или количеству израсходованного материального ресурса. В отличие от этого, затраты на использование остаются неизменными при каждом использовании ресурса.

Период отчета

Период отчета

Промежуток времени, в течение которого пользователь отслеживает и обновляет задачу, назначенную ему руководителем рабочей группы. Можно заменить единицы времени днями, неделями или единой единицей для целой задачи.

Пессимистическая длительность

Пессимистическая длительность

Общий промежуток активного рабочего времени, ожидаемый для задачи в наиболее неблагоприятной ситуации, то есть промежуток времени от наименее благоприятного начала до наименее благоприятного окончания задачи.

План

План

Календарный план, содержащий даты начала и окончания задач, а также сведения о ресурсах и затратах. Базовый план проекта представляет собой исходный план, который сохраняется и используется для контроля над ходом выполнения проекта. Промежуточный план — это набор дат, который можно создать в ходе проекта для сравнения с базовым планом, текущим планом и другими промежуточными планами.

Планирование с фиксированной длительностью

Планирование с фиксированной длительностью

Способ планирования, в котором длительность задачи остается постоянной независимо от количества назначенных задаче ресурсов.

Планирование с фиксированными ресурсами

Планирование с фиксированными ресурсами

Способ планирования, в котором длительность задачи рассчитывается на основании необходимых трудозатрат и количества единиц ресурсов, назначенных задаче.

Побочная задача

Побочная задача

Визуальное представление на диаграмме Ганта зависимости от задачи из другого проекта. Такие задачи называют также внешними. Внешняя задача отображается как неконтрастный отрезок в области диаграммы и как неконтрастная строка сведений о задаче в списке задач.

Подпроект

Подпроект

Проект, вставленный в другой проект. Подпроекты используются как средство разбиения сложного проекта на части, более простые для управления. Подпроект также называют вставленным проектом.

Подстановочный знак

Подстановочный знак

Знак, заменяющий другие символы в запросах поиска по тексту полей. Предусмотрены следующие подстановочные знаки:

• * — заменяет любой набор символов в конкретной позиции:
• ? — заменяет любой одиночный символ в конкретной позиции.

Подстановочные знаки можно использовать при поиске в текстовых полях, таких как поля названия задачи или кодов СДР (структурной декомпозиции работ), но их нельзя использовать для поиска в числовых полях и полях дат.

Подзадача

Подзадача

Задача, являющаяся частью суммарной задачи. Информация подзадач консолидируется в суммарную задачу. Пользователь определяет подзадачи с помощью структур Microsoft Project.

Поле целочисленных значений

Поле целочисленных значений

Тип поля, содержимым которого являются целые числа. Примерами могут служить поля Identifier (Идентификатор) и Unique Identifier (Уникальный идентификатор).

Поле даты

Поле даты

Тип поля, содержимым которого являются даты. Примерами могут служить поля Базовое начало и Раннее окончание.

Поле длительности

Поле длительности

Тип поля, содержимое которого выражается в значениях длительности времени. Примерами могут служить поля Трудозатраты, Длительность и Задержка. В поле Длительность указываются единицы длительности, такие как час, день или неделя.

Поле индикаторов

Поле индикаторов

Поле, которое содержит графический индикатор, предоставляющий сведения о назначении, ресурсе или задаче. Например, индикатор в виде флажка показывает, что задача завершена.

Поле объектов

Поле объектов

Область в формах, в которой содержатся связанные или внедренные объекты.

Поле с перечислением

Поле с перечислением

Тип поля, содержимое которого выбирается из списка заранее определенных значений. Например, в поле Cost accural (Начисление затрат) имеется возможность выбрать способ начисления затрат на ресурс из списка: Start (В начале), End (По окончании) или Prorated (Пропорциональное).

Поле со значением Yes (Да) или No (Нет)

Поле со значением Yes (Да) или No (Нет)

Тип полей, которые могут содержать одно из двух значений: Yes (Да) или No (Нет). Такие поля называют также логическими, или булевыми. Например, поле Recurring Task (Повторяющаяся задача) указывает, является ли задача повторяющейся. Если да, то поле получает значение Yes (Да). Если не является, то поле получает значение No (Нет).

Поле списка целочисленных значений

Поле списка целочисленных значений

Тип поля, содержимым которого является список целочисленных значений, разделенных символом разделителя списков (обычно запятой). Примерами могут служить поля Предшественники и Последователи.

Поле ставок оплаты

Поле ставок оплаты

Тип поля, содержимым которого являются ставки оплаты (например, 200 руб. в час). Примерами могут служить поля Standard Rate (Стандартная ставка) и Overtime Rate (Ставка сверхурочных работ).

Поле текстового списка

Поле текстового списка

Тип поля, содержимым которого является список текстовых значений, разделенных символом разделителя списков (обычно запятой). Примерами могут служить поля Resources Group (Группа ресурсов) и Resources Name (Названия ресурсов).

Поле ввода

Поле ввода

Поле, в котором пользователи могут вводить или изменять данные. Такие поля отличаются от вычисляемых полей, данные в которых рассчитываются и изменяются средствами Microsoft Project.

Поле

Поле

Расположение на листе, форме или диаграмме, содержатцее определенную информацию о задаче, ресурсе или назначении. Например, в листе полем является каждый столбец. В области расписания в некоторых представлениях (например, Task Usage (Использование задач)) элементы под столбцом подробностей, такие как трудозатраты или фактические трудозатраты, являются полями, содержащими повременные сведения о ресурсе или назначении для задачи. В форме поле может выводиться как отдельный объект или занимать место в столбце. В сетевом графике поля содержатся в каждой рамке сетевого графика.

Понижение уровня

Понижение уровня

Перевод задачи на более низкий уровень (сдвиг вправо) в поле Task Name (Название задачи). После понижения уровня задача становится подзадачей ближайшей задачи, находящейся на более высоком уровне структуры.

Последователь

Последователь

Задача, которая не может быть начата или закончена до начала или окончания другой задачи.

Повторяющаяся суммарная задача

Повторяющаяся суммарная задача

Периодически повторяющаяся суммарная задача или группа задач. Например, можно определить еженедельное собрание как повторяющуюся задачу.

Повторяющаяся задача

Повторяющаяся задача

Задача, которая периодически повторяется в ходе выполнения проекта. Например, можно определить еженедельное собрание как повторяющуюся задачу.

Повышение уровня

Повышение уровня

Перевод задачи на более высокий уровень (сдвиг влево) в поле Название задачи.

Поздняя дата окончания

Поздняя дата окончания

Самая поздняя дата, до которой можно закончить задачу, не задерживая завершение проекта. Данная дата основана на дате позднего окончания задачи, а также на датах позднего начала и окончания предшествующих и последующих задач и на других ограничениях.

Предшественник

Предшественник

Задача, которую необходимо начать или завершить до начала или окончания другой задачи.

Представление назначений

Представление назначений

Представление, отображающее ресурсы, назначенные каждой задаче, а также сведения об итоговых и повременных затратах и трудозатратах для каждого назначения. Имеется два представления назначений:

• Task Usage (Использование задач);
• Resource Usage (Использование ресурсов).

В представлении Task Usage (Использование задач) ресурсы отображаются с группировкой по задачам, которым они назначены, а в представлении Resource Usage (Использование ресурсов) отображаются задачи, сгруппированные по назначенным им ресурсам. Пользователь может изменить для каждого назначения итоговые или повременные сведения о затратах и трудозатратах, в зависимости от уровня детализации, на котором выполняется отслеживание.

Представление ресурсов

Представление ресурсов

Представление, в котором отображаются сведения о ресурсе. К представлениям ресурсов относятся следующие: Resource Sheet (Лист ресурсов), Resource Graph (График ресурсов), Resource Usage (Использование ресурсов) и Resource Form (Форма ресурсов).

Представление задач

Представление задач

Представление, в котором отображаются сведения о задаче. В представления задач входят три формы задач и следующие представления:

• BarRollup;
• Calendar (Календарь);
• Подробная диаграмма Ганга;
• Gantt Chart (Диаграмма Ганта);
• Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием);
• Milestone Date Rollup;
• Milestone Rollup;
• PA_Expected Gantt;
• PA_Optimistic Gantt;
• Лист ввода PA_PERT;
• PA_Pessimistic Gantt;
• Network Diagram (Сетевой график);
• Ввод задач;
• Схема данных;
• Task Sheet (Лист задач);
• Task Usage (Использование задач);
• Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием).

Представление

Представление

Одно или комбинация нескольких представлений (Gantt Chart (Диаграмма Ганта), Resource Sheet (Лист ресурсов) и т. д.) и, если применимо, таблицы или фильтра. Представления позволяют работать с информацией в разных форматах. Существуют три типа представлений:

• диаграммы или графики (такие, как диаграмма Ганта или сетевой график) — представляют информацию в графическом виде;
• листы — отображают информацию в формате строк и столбцов;
• формы — отображают информацию в формате, аналогичном печатным формам.

Предварительная оценка по завершении (ПОПЗ)

Предварительная оценка по завершении (ПОПЗ)

Ожидаемые общие затраты задачи или проекта рассчитанные на основании выполнения на дату отчета о состоянии. ПОПЗ рассчитывается следующим образом:
ПОПЗ = ФСВР + БПЗ - БСВРУИОС.

Прерванная задача

Прерванная задача

Разделение выполнения задачи в календарном плане. Например, задача, для которой требуется два дня работы, может быть разделена так, что часть работы выполняется в понедельник, а остальная часть в среду.

Превышение доступности

Превышение доступности

Ситуация, когда ресурсу назначено больше задач, чем он может выполнить в доступное рабочее время. Microsoft/Project определяет превышение доступности по трудозатратам и длительностям назначенных задач, по максимальному количеству единиц для ресурса и по календарю, используемому ресурсом.

Англорусский словарь

Приложение 1. Англо-русский словарь

Ниже приведен список часто встречающихся в нерусифицированной версии Microsoft Project слов с переводом на русский язык (так, как эти термины называются в русифицированной версии).

• Column — столбец.
• Cost — стоимость.
• Cost/Use — стоимость использования.
• Duration — длительность.
• Finish — конец.
• Font — шрифт.
• Gantt Chart — диаграмма Ганта.
• Group — группа.
• Height — высота.
• Hide — скрыть.
• Insert — вставить.
• Material — материальный тип ресурса.
• Ovt. Rate (Overtime Rate) — ставка сверхурочных.
• Predecessors — предшественники.
• Report — отчет.
• Resource — ресурс.
• Show — показать.
• Start — начало.
• Std. Rate (Standard Rate) — базовая ставка.
• Task — задача.
• Tracking — отслеживание.
• Tracking Gantt — диаграмма Ганта с отслеживанием.
• Type — тип.
• Width — ширина.
• Window — окно.
• Work — трудовой тип ресурса, трудозатраты.
• Zoom — масштаб.

Список терминов (Часть

Средство отбора данных в поле (столбце). Автофильтры по умолчанию отключены, но их можно включить с помощью кнопки Autofilter (Автофильтр). Когда автофильтры включены, в заголовке каждого столбца в представлении листа выводится стрелка раскрытия меню автофильтра. В этом меню можно выбрать данные, которые должны отображаться в столбце. Выбор фильтра не приводит к удалению информации из проекта, отбираются только данные в представлении.



Передача данных в Microsoft Project из другой программы (например, Microsoft Excel). При импорте данных следует выбрать схему, сопоставляющую данные исходной программы с полями Microsoft Project.


Набор файлов и параметры настройки, которые пользователь может сохранить и открыть заново с помощью одного файла. Файлы рабочей области имеют расширение MPW. При создании файла рабочей области Microsoft Project создает списки текущих параметров настройки, открытых проектов, представлений и пр. При открытии файла рабочей области эти списки позволяют восстановить рабочую область и продолжить работу с того места, где она была прервана.

Приоритет

Приоритет

Значение, показывающее важность и доступность задачи для выравнивания загрузки ресурсов (для устранения конфликта ресурсов или превышения доступности ресурсов за счет задержки или разделения определенных задач). Первыми задерживаются или разделяются задачи с более низким приоритетом. Имеется также возможность сортировать задачи по приоритету.

Процент завершения по трудозатратам

Процент завершения по трудозатратам

Относительная величина, показывающая текущее состояние задачи, ресурса или назначения. Вычисляется как отношение сделанных трудозатрат к общим трудозатратам.

Процент завершения

Процент завершения

Поле, используемое для ввода или отображения процента завершения задачи, который вычисляется как отношение выполненной части задачи к ее общей длительности.

Промежуточный этап

Промежуточный этап

Суммарная задача, вложенная в другую суммарную задачу. Промежуточные этапы определяются с помощью структур Microsoft Project.

Промежуточный план

Промежуточный план

Набор дат начала и окончания задач, который можно сохранить на определенном этапе проекта.
Для контроля над ходом выполнения проекта или обнаружения запаздывания
можно сравнить промежуточный план с базовым или текущим планом. Предусмотрено сохранение до 10 промежуточных планов.

Пул ресурсов

Пул ресурсов

Набор ресурсов, доступный для назначения задачам проекта. Пул ресурсов может использоваться исключительно в одном проекте или совместно в нескольких проектах.

Пункты

Пункты

Единицы измерения, используемые в полиграфии. Пункт составляет '/72 дюйма (примерно у сантиметра). Размер шрифта обычно выражается в пунктах.

Пустое поле

Пустое поле

Поле, в котором не отображаются фактические данные. Такое поле настраивается для отображения данных в других представлениях, особенно в Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов). Например, в представлении Resource Usage (Использование ресурсов) отображаются сведения о назначении для каждого ресурса. В таком контексте поле Фактическое окончание содержит полезные сведения для назначений, но не имеет смысла для ресурсов. Таким образом, поле Фактическое окончание рядом с названием каждого ресурса остается пустым, а рядом с каждым назначением может содержать значение даты.

Путь

Путь

В Microsoft Windows последовательность всех имен папок от корневой до текущей (в которой находится нужный файл), разделяемых обратным слешем (\). Например, в Windows 98 путь к файлу Gallery .mpp из папке Projects, находящейся в папке Мои документы на диске С:, имеет вид С: \Мои документы\Projects\.

Рабочее время

Рабочее время

Часы, в которые может выполняться работа согласно календарю проекта или ресурса.

Разделительная линия

Разделительная линия

Вертикальная линия, отделяющая диаграмму от таблицы или легенды в представлениях Gantt Chart (Диаграмма Ганта), Resource Graph (График ресурсов), Resource Usage (Использование ресурсов) и Task Usage (Использование задач).

Ресурсы

Ресурсы

Исполнители, оборудование и материалы, используемые для выполнения задач в проекте.

Риск

Риск

События или ситуации, которые могут неблагоприятно повлиять на область охвата проекта, календарный план, бюджет или качество.

Руководитель рабочей группы

Руководитель рабочей группы

Член рабочей группы, создающий и поддерживающий календарный план проекта и использующий сообщения рабочей группы для назначения задач ее членам. Кроме того, руководитель рабочей группы обновляет задачи в файле проекта по мере поступления ответов от членов рабочей группы.

Сервер Microsoft Project Server

Сервер Microsoft Project Server

Сопутствующий программный продукт для Microsoft Project, обеспечивающий возможности совместного планирования и обмена сообщениями о состоянии для членов рабочей группы, руководителей проектов и других заинтересованных сторон за счет обмена и обработки информации проекта на web-узле.

Сетевой график

Сетевой график

Диаграмма, отображающая зависимости между задачами проекта. Задачи отображаются в виде рамок или узлов, а зависимости задач — в виде линий, соединяющих рамки. В Microsoft Project имеется отдельное представление Network Diagram (Сетевой график).

Шаблон

Шаблон

Формат файлов Microsoft Project (MPT), позволяющий использовать существующие календарные планы в качестве основы для создания новых календарных планов. Шаблон может содержать сведения о задачах и ресурсах, параметры форматирования, макросы, а также конкретные параметры проекта. Любой план Microsoft Project может быть сохранен в виде шаблона для будущего использования. При этом можно исключить сведения, относящиеся к данному проекту (например, базовые объемы или ставки ресурсов).

Шкала времени

Шкала времени

Индикатор периодов времени, отображающийся сверху в представлениях Gantt Chart (Диаграмма Ганта), Resource Graph (График ресурсов), Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов). По умолчанию на шкале времени отображаются два уровня, однако можно настроить ее на отображение одного или трех уровней (верхнего, среднего и нижнего). На каждом уровне можно отображать время в минутах, часах, днях, неделях, десятидневках, месяцах, кварталах, полугодиях и годах. Например, на среднем уровне можно использовать месяцы, а на нижнем — недели.

Сообщения рабочей группы

Сообщения рабочей группы

Сообщения о задачах проекта, которыми руководитель и члены рабочей группы обмениваются через Microsoft Project Server или электронную почту.

Сортировка

Сортировка

Способ указания порядка, в котором отображаются задачи, ресурсы и другие сведения.

Совместное использование ресурсов

Совместное использование ресурсов

Использование одних и тех же ресурсов в нескольких файлах. Когда один проект займе: вует ресурсы из другого проекта, файл, заимствующий ресурсы, является активным проектом, а файл, предоставляющий ресурсы, — пулом ресурсов.
Активный проект, заимствующий ресурсы из пула, имеет доступ к ресурсам из обоих файлов. Ресурсы, находящиеся в пуле ресурсов, могут назначаться так же, как ресурсы из клиента пула.

Совокупный индекс отклонения стоимости

Совокупный индекс отклонения стоимости

При расчетах освоенного объема сумма значений базовой стоимости выполненных работ (БСВР) для всех задач, разделенная на сумму всех значений фактической стоимости выполненных работ (ФСВР).
Совокупный ИОС обычно используется для прогнозирования, выйдет ли проект за пределы бюджета и насколько.

Список ресурсов

Список ресурсов

Ресурсы, доступные для назначения задачам. Список ресурсов может сохраняться в одном файле проекта или использоваться совместно в рамках пула ресурсов.

Список задач

Список задач

Категории информации, которые выводятся в области листа в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганга) и отображют подробные сведения о задаче: ее название, длительность, даты начала и окончания, предшествующие задачи и названия ресурсов. Другие сведения о задаче можно отобразить, применив к представлению другую таблицу.

Способ начисления

Способ начисления

Определяет, когда начисляются затраты на ресурс и когда фактические затраты относятся на проект. Имеется возможность начислять затраты в начале или по окончании задачи, а также пропорционально распределять их по длительности задачи.

Стандартная ставка

Стандартная ставка

Базовая ставка, назначенная ресурсу (такому как исполнитель, оборудование или материал), которую Microsoft Project использует для расчета итоговых затрат на ресурс.

Строка состояния

Строка состояния

Область внизу окна Microsoft Project, в которой отображаются сведения о текущих операциях.

Строка

Строка

Набор расположенных рядом по горизонтали полей, представляющий собой общую категорию информации. Строка в Microsoft Project обычно содержит сведения о задаче, ресурсе, назначении или более подробные данные, такие как трудозатраты и затраты.

Суммарная задача проекта

Суммарная задача проекта

Задача, охватывающая и суммирующая длительность, трудозатраты и затраты всех задач в проекте.
При отображении суммарная задача проекта выводится в проекте сверху с кодовым номером «0». Она представляет собой расписание проекта от начала до конца. Суммарная задача проекта по умолчанию не отображается.

Суммарная задача

Суммарная задача

Задача, состоящая из подзадач, в которой суммируются результаты подзадач. Для создания суммарных задач используются структуры Microsoft Project. Программа Microsoft Project автоматически определят сведения, относящиеся к суммарной задаче (длительность, затраты и т. д.), на основании сведений подзадач.

Сведение

Сведение

Отображение а представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) на отрезках суммарных задач символов, представляющих собой даты подзадач. Сведение дат подзадач позволяет легко видеть важные даты на отрезке суммарной задачи. Например, можно отобразить на отрезке суммарной задачи ромбы, которые представляют некоторые подзадачи, являющиеся вехами.

Сведения о ресурсе

Сведения о ресурсе

Категории информации, отображаемые в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) и указывающие подробные сведения о ресурсе: имя, тип, группу, максимальное количество и стандартную ставку. Другие сведения о ресурсе можно получить, применив к представлению другую таблицу или открыв диалоговое окно Resource Information (Сведения о ресурсе) командой Project > Resource Information (Проект > Сведения о ресурсе).

Сверхурочные

Сверхурочные

Трудозатраты на назначение, запланированные сверх обычных рабочих часов назначенного ресурса и оплачиваемые по ставке сверхурочных работ. Сверхурочные не являются дополнительной работой для назначения. Напротив, они задают трудозатраты на назначение, которые считаются сверхурочной работой. Например, если в назначении задается 40 часов трудозатрат и 8 часов сверхурочных, то общие трудозатраты на назначение составляют 48 часов.
Сверхурочные задаются в назначении, чтобы сократить общее время работы по назначению. Часто это влияет на длительность задачи. Когда для назначения задаются сверхурочные, Microsoft Project пересчитывает интервал назначения, вычитая сверхурочные из общих трудозатрат.

Свертывание

Свертывание

Скрытие в структуре задач, которые являются под чиненными для суммарных задач. Видимыми остаются только суммарные задачи. Это позволяет отобразить только основные этапы проекта. Имеется также возможность разворачивать и сворачивать структуры в представлениях Resource Usage (Использование ресурсов) и Task Usage (Использование задач) для отображениния или скрытия назначений ресурсов.

Связанный проект

Связанный проект

Проект, задачи которого связаны с задачами других проектов. Связь с задачей в другом проекте осуществляется с помощью прототипа или побочной задачи.

Связывание

Связывание

Установление зависимости между задачами в проекте. Для связывания задач пользователь определяет зависимость между их датами окончания или начала. Существуют четыре типа зависимостей задач:

• «окончание — начало» (ОН);
• «начало — начало» (НН);
• «окончание — окончание» (ОО);
• «начало — окончание» (НО).

В технологии OLE связыванием называют установку такого соединения между программами., при котором информация (диаграмма или текст) в документе-контейнере может обновляться при обновлении информации в исходном документе.

Свободный временной резерв

Свободный временной резерв

Количество времени, на которое можно задержать задачу без задержки последующей задачи. Для задачи без последователей свободный временной резерв представляет собой время, на которое можно задержать задачу без задержки даты окончания проекта.

Сводная таблица

Сводная таблица

Интерактивная таблица, в которой проводится перекрестный анализ большого количества данных. Пользователь имеет возможность вращать строки и столбцы для просмотра разных статистических значений при обработке исходных данных, отбирать данные, отображая разные страницы, а также показывать в нужных местах подробные данные.

Таблица

Таблица

Набор столбцов, содержащих конкретные сведения о задачах, ресурсах и назначениях в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов).

Технология OLE

Технология OLE

Технология интеграции программ, обеспечивающая совместное использование информации разными программами. Microsoft Project и другие программы пакета Office поддерживают OLE. Это позволяет совместно использовать информацию с помощью внедренных или связанных объектов.

Текстовое поле

Текстовое поле

Тип поля, содержимым которого является текст. Примерами могут служить поля Task Name (Название задачи) и E-mail address (Адрес электронной почты).

Текущие затраты

Текущие затраты

Последние значения затрат на задачи, ресурсы, назначения и весь проект, которые Microsoft Project отображает в поле затрат как затраты или итоговые затраты. Значения текущих, или запланированных (см. выше), затрат обновляются при корректировках затрат, которые выполняются по ходу проекта. При отслеживании затрат текущие затраты представляют собой фактические затраты на текущую дату плюс оставшиеся затраты на задачи, ресурсы, назначения или весь проект.

Текущий план

Текущий план

Текущая информация о проекте, включающая фактические и оставшиеся даты, длительности и затраты для задач, которые были начаты, и последние предполагаемые даты, длительности и затраты для еще не начатых задач.

Тип отчета

Тип отчета

Категории отчетов Microsoft Project, содержащих однотипную информацию. Существуют отчеты пяти типов:

• обзорные;
• по текущей деятельности;
• о затратах;
• о назначениях;
• по загрузке.

Тип ресурсов

Тип ресурсов

Microsoft Project распознает два типа ресурсов:

• рабочие ресурсы — люди и оборудование, задействованные в выполнении работы по задаче;
• материальные ресурсы — расходные материалы, которые не связаны с выполняемой работой, но расходуются по мере выполнения задачи.

Тип связи

Тип связи

Тип зависимости задач. Существуют зависимости четырех типов:

• «окончание — начало» (ОН);
• «окончание — окончание» (ОО);
• «начало — начало» (НН);
• «начало — окончание» (НО).

Тип задачи

Тип задачи

Характеристика задачи по элементам задачи, которые считаются фиксированными и переменными. Существуют задачи трех типов:

• с фиксированным объемом ресурсов;
• с фиксированными трудозатратами;
• с фиксированной длительностью.

По умолчанию для задач в Microsoft Project выбирается фиксированный объем ресурсов. Это означает, что назначенные ресурсы не меняются при изменении трудозатрат на задачу. В результате после изменения трудозатрат Microsoft Project пересчитывает длительность задачи.

Треугольник проекта

Треугольник проекта

Взаимосвязь времени, денег и области охвата проекта.
Если производится корректировка одного из этих элементов, то она затрагивает и два других. Например, если план проекта изменяется, чтобы сократить его календарную длительность, то может потребоваться увеличение затрат и уменьшение области охвата.
Когда важны все три элемента, обычно только один из них является определяющим и диктует решения по оптимизации или корректировке проекта.

Трудовой ресурс

Трудовой ресурс

Люди и оборудование, выполняющие работу по задаче. Расход рабочих ресурсов при выполнении задач измеряется в единицах времени (часы или дни).

Трудозатраты

Трудозатраты

Для задач — общая требуемая для завершения задачи работа в человеко-часах (может измеряться в минутах, часах, днях неделях или месяцах) для всех ресурсов.
Для назначений — количество работы, назначенной ресурсу на выполнение конкретной задачи.
Для ресурсов — общее количество работы, назначенной ресурсу, для всех задач.
Величину трудозатрат следует отличать от длительности задачи. Например, ресурсу может требоваться 32 часа трудозатрат на выполнение задачи, хотя длительность задачи может при этом составлять лишь два дня. В этом случае задаче необходимо буДет назначить более одного ресурса. Два человека, работая над задачей 8 часов в день, выполнят ее за два дня.

Уникальный идентификатор

Уникальный идентификатор

Уникальный номер, который Microsoft Project автоматически присваивает задаче, ресурсу или назначению. Этот номер становится уникальным идентификатором задачи, ресурса или назначения и не изменяется при добавлении в проект или удалении из него других задач или ресурсов.

Уровень в структуре

Уровень в структуре

Количество понижений уровня задачи, начиная от самого верхнего уровня структуры. В Microsoft Project могут существовать до 65 000 уровней задач.

Веха

Веха

Опорная точка, отмечающая важное событие в проекте и используемая для контроля над ходом выполнения проекта. Любая задача с нулевой длительностью автоматически отображается как веха. Однако имеется возможность отметить как веху любую задачу с произвольной длительностью.

Верхний колонтитул

Верхний колонтитул

Текст, который печатается сверху на странице.
В верхний колонтитул обычно помещают такие сведения, как название проекта или организации, а также даты начала и окончания проекта.

Вероятность риска

Вероятность риска

Оценка вероятности возникновения конкретной ситуации риска.

Внедренный объект

Внедренный объект

Информация (объект), вставленная в файл (конечный файл). После внедрения объект становится частью конечного файла.
Если дважды щелкнуть на внедренном объекте, то он открывается в программе, в которой был создан (исходная программа). Любые изменения внедренного объекта отображаются только в конечном файле.

Внешний последователь

Внешний последователь

Последователь задачи в текущем проекте, который сам находится в другом проекте, представляемый побочной задачей.

Внешний предшественник

Внешний предшественник

Предшественник задачи в текущем проекте, который сам находится в другом проекте. Предшественник отображается как неконтрастная задача в списке задач.

Внешняя задача

Внешняя задача

Задача, представляющая связанную задачу в другом проекте, что дает удобную возможность просматривать атрибуты связанных задач без переключения между проектами.
При связывании задач между автономными проектами Microsoft Project отображает внешние задачи в каждом проекте. Пользователи получают возможность форматировать внешнюю задачу и изменять связи между задачами. Однако изменить внешнюю задачу невозможно. Внешнюю задачу можно изменять только в ее исходном проекте.

Внешняя зависимость

Внешняя зависимость

Связь, в которой дата начала или окончания задачи зависит от задачи из другого проекта.

Временной резерв

Временной резерв

Величина допустимого запаздывания задачи, которое еще не повлияет на даты окончания других задач или всего проекта. Свободный временной резерв представляет собой допустимое запаздывание задачи, которое не приводит к задержке другой задачи. Общий временной резерв представляет собой допустимое запаздывание задачи, не вызывающее задержку даты окончания проекта. Если общий временной резерв отрицательный, то длительность задачи настолько велика, что ее последователь не в состоянии начаться к дате, определенной ограничением.

Время опережения

Время опережения

Время перекрытия задач, имеющих зависимость. Например, если можно запустить задачу, когда предшествующая задача закончена наполовину, то можно задать для последующей задачи зависимость «окончание — начало» с временем опережения 50 %. Время опережения вводится как отрицательное значение времени запаздывания.

Время запаздывания

Время запаздывания

Задержка между задачами, имеющими зависимость. Например, если требуется двухдневная задержка между окончанием одной задачи и началом другой, то можно установить зависимость «окончание — начало» и задать два дня как время запаздывания. Время запаздывания вводится как положительное значение.

Всплывающая подсказка

Всплывающая подсказка

Слово или короткая фраза, описывающие функции кнопки на панели инструментов или другого объекта. Всплывающие подсказки появляются при наведении указателя мыши на объект.

Вставленный проект

Вставленный проект

Файл проекта, консолидированный в файл другого (главного) проекта. Вставленные проекты называют также подпроектами. Вставленный проект отображается в главном проекте как суммарная задача.

Вычисляемое поле ввода

Вычисляемое поле ввода

Поле, значение которого определяется по значениям других полей, за исключением случая, когда данные в поле вводит пользователь. Если введенное пользователем значение удаляется, то Microsoft Project рассчитывает значение поля по значениям других полей.

Вычисляемое поле

Вычисляемое поле

Поле, значение которого рассчитывается в Microsoft Project на основании данных в других полях. Microsoft Project может пересчитывать это значение автоматически или по указанию пользователя в зависимости от выбранных параметров расчета.

Вычисляемый фильтр

Вычисляемый фильтр

Фильтр, сравнивающий значения двух полей задачи или ресурса. Например, фильтр Затраты сверх бюджета сравнивает базовые затраты с текущими запланиро-
ванными затратами и отображает или выделяет только задачи, для которых текущие запланированные затраты превышают соответствующие базовые затраты.

Выделение несмежных полей

Выделение несмежных полей

Выделение полей, не находящихся рядом. Например, в листе задач можно выделить задачи с номерами 7, 10 и 14. Для выделения несмежных полей следует щелкнуть на них, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

Выделение ресурсов

Выделение ресурсов

Назначение ресурсов задачам в проекте.

Выделение

Выделение

Процент возможностей ресурса, выделенный для конкретного назначения.

Выделяющий фильтр

Выделяющий фильтр

Фильтр, который отображает все задачи или ресурсы, выделяя среди них те, которые отвечают условиям отбора.

Выравнивающая задержка

Выравнивающая задержка

Время, на которое задерживается назначение или задача по сравнению с исходной запланированной датой начала после выравнивания загрузки ресурсов. Можно также ввести время вручную.

Выравнивание

Выравнивание

Устранение конфликтов ресурсов или превышения доступности ресурсов за счет задержки или разделения определенных задач. Когда Microsoft Project выполняет выравнивание загрузки ресурсов, выбранные назначения ресурса распределяются с учетом рабочих возможностей ресурса, единиц назначения, календаря, длительности задачи и ограничений.

Взвешенная длительность

Взвешенная длительность

Взвешенное среднее значение оптимистической, ожидаемой и пессимистической оценок дат и длительности. По умолчанию в расчетах по методу PERT ожидаемой длительности присваивается максимальный весовой коэффициент (4), а оптимистической и пессимистической длительностям — минимальный (1).

Webобозреватель

Web-обозреватель

Компьютерная программа, способная находить и отображать для пользователя информацию из Интернета.

Webсервер

Web-сервер

Компьютер с программным обеспечением, обеспечивающим подключение рабочей группы к серверу Microsoft Project Server, локальной сети или Интернету.

Webвходящие

Web-входящие

Центр обработки сообщений в Microsoft Project, в котором руководитель рабочей группы может просматривать web-сообщения, которыми обмениваются члены рабочей группы, использующие службу Microsoft Project Central.
С помощью web-входящих руководитель рабочей группы может автоматически обновлять календарный план проекта на основании ответов от членов рабочей группы.

Задача с фиксированной длительностью

Задача с фиксированной длительностью

Задача, длительность которой остается постоянной. На длительность не влияют любые изменения трудозатрат или назначенных единиц (то есть ресурсов):
Длительность = Трудозатраты/Единицы.

Задача с фиксированным объемом ресурсов

Задача с фиксированным объемом ресурсов

Задача, в которой назначенные единицы (или ресурсы) остаются постоянными. Любые изменения трудозатрат или длительности задачи не влияют на единицы задачи:
Единицы - Трудозатраты/Длительность.

Задача с фиксированными трудозатратами

Задача с фиксированными трудозатратами

Задача, в которой объем трудозатрат остается постоянным. Любые изменения длительности задачи или назначенных единиц (или ресурсов) не влияют на трудозатраты по задаче:
Трудозатраты = Длительность* Единицы.

и конец. Проекты состоят из

Задача

Действия, имеющие начало и конец. Проекты состоят из задач.

Задержка назначения

Задержка назначения

Промежуток времени между запланированным началом задачи и временем начала работы по задаче назначенного ей ресурса.

Задержка

Задержка

Промежуток времени между запланированным началом задачи и фактическим началом работ по задаче. Задержка часто используется для устранения ситуации, при которой превышается доступность ресурса, особенно при применении функции выравнивания Microsoft Project. Существуют задержки двух типов: назначения и выравнивающая.

Заметка

Заметка

Поясняющий текст, который можно присоединить к задаче, ресурсу или назначению.

Запаздывание

Запаздывание

Время, на которое задерживается задача относительно исходного базового плана. Запаздыванием называют разницу между запланированной датой начала или окончания задачи и датой начала или окончания задачи по базовому плану. Запаздывание возникает, когда имеется базовый план, а затем для задач вводятся фактические даты, более поздние, чем базовые даты, или когда фактические длительности превышают базовые.

Запланированные затраты

Запланированные затраты

Последние значения затрат незадачи, ресурсы, назначения и весь проект, которые Microsoft Project отображает в поле затрат какзатраты или итоговые затраты. Значения запланированных, или текущих, затрат обновляются при изменении затрат, которые выполняются по ходу проекта. При отслеживании затрат запланированные, или текущие, затраты представляют собой фактические затраты на текущую дату плюс оставшиеся затраты на задачи, ресурсы, назначения или весь проект.

Затраты на использование

Затраты на использование

Установленная оплата за использование ресурса. Эти затраты могут учитываться вместо либо дополнительно к переменным или почасовым затратам на ресурс. Для
трудовых ресурсов такие затраты начисляются при каждом использовании ресурса, а для материальных ресурсов — только один раз в момент назначения, независимо от единиц.

Затраты

Затраты

Общие запланированные затраты на задачу, ресурс, назначение или весь проект. Иногда их называют текущими затратами. Для базовых затрат в Microsoft Project используется термин бюджет (см. выше).

Зависимости задач

Зависимости задач

Характер связи между двумя задачами. Для связывания задач пользователь определяет зависимость между их датами окончания или начала. Например, задача Контакт с поставщиками провизии должна заканчиваться до задачи Определение меню.

Жесткое ограничение

Жесткое ограничение

Ограничение, которое жестко привязывает задачу к определенной дате. К таким ограничениям относятся следующие:

• фиксированное окончание — для всех проектов;
• фиксированное начало — для всех проектов;
• окончание не ранее — рассматривается как жесткое для проектов, планируемых с даты окончания;
• окончание не позднее — рассматривается как жесткое для проектов, планируемых с даты начала;
• начало не ранее — рассматривается как жесткое для проектов, планируемых с даты окончания;
• начало не позднее — рассматривается как жесткое для проектов, планируемых с даты начала.

Значение по умолчанию

Значение по умолчанию

Значение, автоматически назначаемое полю Microsoft Project, если пользователь не ввел в это поле другое значение.

Знакразделитель элементов списка

Знак-разделитель элементов списка

Знак, обычно точка или точка с запятой, разделяющий элементы списка.




    Рынок труда: Рынок - Карьера - Менеджер

• Рынок труда
  
• Занятость и рынок труда
  
• Рынок труда в России
  
  
• Карьера
  
• Планирование карьеры
  
  
• Менеджер
  
• Софт для менеджера