Система автоматизации библиотек ИРБИС
БД Читатель
· Введен новый РЛ RDRU, в котором в поле 90 записываются все ЭД (на странице "Студент"), а также в других полях учтены все дополнительные ЭД. Поле 90 содержит следующие ЭД:· Учебный год, например, 2000/2001
· Семестр
· Признак НЕ ПЕРЕВЕДЕН
· Номер группы
· В каких группах учился ранее
· НУП (Номер учебного плана) - (для 1-го варианта работы ВУЗа);
· Форма обучения (fo.mnu)
· Вид обучения (vo.mnu)
· Контрактник (danet.mnu)
· Индивидуальный шифр студента
· Факультет (fak.mnu)
· Направление (napr.mnu)
· Специальность (spec.tre)
· Выпускающая кафедра (kafv.mnu)
ЭД "Курс" не вводится в записи, а формируется в словарях в соответствии со справочником kurs.mnu.
Меню SPEC.TRE (иерархическое меню "Группа специальностей - Специальность") и NAPR.MNU ("Направление") перенесены из БД "УЧЕБНИКИ.mdb" (запрос Министерства).
При вводе НУП подается словарь БД ВУЗ "НУП-Семестр" (см. ниже), что позволяет осуществить перенос из соответствующей записи этой БД в запись читателя/студента следующих ЭД: НУП, Семестр, ВО, ФО, Факультет, Направление, Специальность, Выпускающая кафедра (реализация принципа одноразового ввода). Таким образом все ЭД, за исключением индивидуальных, могут быть перенесены автоматически из соответствующей записи БД ВУЗ при вводе ЭД НУП.
Если не введен НУП, то система считает, что работа ведется по 2-му варианту, и при сохранении документа автоматически формируется поле 69, которое содержит дисциплины, изучаемые данным студентом (перенос данных из записи БД ВУЗ (см. ниже), соответствующей связке ЭД из поля 90 "Факультет – Направление – Специальность – ВО – ФО – Семестр").
Поле 69 содержит следующие ЭД:
· Идентификатор дисциплины,
· Читающая кафедра,
· УНД.
· Глобальной корректурой отобранных записей (задание KUPL.GBL) можно
· либо ввести все данные поля 90, проводя, например, первичный ввод для отобранной группы студентов,
· либо заменить часть данных (Уч. год, семестр, номер группы, ФО), проводя, например, "Перевод студентов на другой год/семестр"; при этом для записей, в которые предварительно (индивидуально) введены ЭД "Не переведен" или ЭД "Отчислен из ВУЗа и не восстановлен", изменения не вносятся.
· В РЛ RDRU также введено поле 1002, в котором можно индивидуально задать данные для "Перевода студента", например, того, у которого снимается отметка "Не переведен".
· На плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД - Печать – Таблицы по формату SPIS можно получить список отобранных записей читателей, сортированный в алфавите ФИО и даты рождения. При получении списка в опросном листе можно указать один или несколько ЭД, по которым будет сделан дополнительный отбор из результатов поиска (Группа, Факультет, Семестр, Курс, Гражданство, Специальность, НУП) и/или "Дополнительный текст для заголовка формы" (свободный текст). Запись списка содержит ФИО, дату рождения и ЭД Категория, Группа, Семестр.
БД Электронный каталог
·Поле "ВУЗ - Учебная литература"(691ko.wss), вынесенное на отдельную страницу РЛ, включает следующие ЭД:
· Номер учебного плана (НУП) или Уникальный номер дисциплины (УНД)
· Факультет (fak.mnu)
· Кафедра выпускающая (kafv.mnu)
· Направление (napr.mnu)
· Специальность (spec.tre)
· Кафедра читающая (kafch.mnu)
· Дисциплина (cikod.tre)
· Цикл дисциплин (cikld.mnu)
· Уровень компонента (komp.mnu)
· Вид обучения 1 (vo.mnu)
· Форма обучения (fo.mnu)
· Семестр
· Признак: Основная/Дополнительная лит-ра (691g.mnu)
Справочник SPEC.TRE (иерархическое меню "Группа специальностей - Специальность") и NAPR.MNU (Учебное направление), идентичны соответствующим меню БД Читатель (перенесены из БД "УЧЕБНИКИ.mdb").
Справочники CIKOD.TRE (иерархическое меню "Цикл – Уровень компонента – Дисциплина"), CIKL.MNU ("Цикл дисциплин") и KOMP.MNU ("Уровень компонента") также перенесены из БД "УЧЕБНИКИ.mdb"
При вводе НУП подается словарь БД ВУЗ (см. ниже)
с выходом на запись "НУП-семестр" (с указанием изучаемых дисциплин), что позволяет осуществить перенос из соответствующей записи этой БД в запись книги следующих ЭД: НУП, Факультет, Направление, Специальность, Выпускающая кафедра, Семестр, ВО, ФО, а также все данные о дисциплине (идентификатор, цикл, компонент, кафедра читающая) - реализация принципа одноразового ввода.
При вводе УНД также подается словарь БД ВУЗ (см. ниже) с выходом на запись "УНД-семестр", что позволяет осуществить перенос из соответствующей записи этой БД в запись книги следующих ЭД: УНД, Факультет, Направление, Специальность, Выпускающая кафедра, Семестр, ВО, ФО, а также все данные о дисциплине (идентификатор, цикл, компонент, кафедра читающая) - реализация принципа одноразового ввода.
При работе по 2-му варианту ввод можно осуществлять и через ЭД Дисциплина – при этом также подается словарь БД ВУЗ (см. ниже)
с выходом на запись “DISC”. При нажатии кнопки "Полностью" будет показан полный список "связок", где эта дисциплина используется, из которого можно выбрать нужное сочетание ЭД и перенести в запись книги также полный набор ЭД: УНД, Факультет, Направление, Специальность, Выпускающая кафедра, Семестр, ВО, ФО, а также все данные о дисциплине (идентификатор, цикл, компонент, кафедра читающая) - реализация принципа одноразового ввода.
· Введен оптимизированный формат просмотра BOKO.PFT, который содержит:
· данные по книгообеспеченности (Число экз.- Число студентов – Коэффициент КО). Эти данные берутся из БД каталога и читателя;
· сведения о назначении и грифе издания. Эти данные берутся из ЭД "Характер издания" текущей записи (расширенное меню hd.mnu);
· краткое БО;
· таблицу значений (ВО - Напр. - Спец. - НУП/УНД – Фак - Каф.вып - Сем.) для каждого повторения поля 691. Для корректного вида таблицы нужно, чтобы значения ЭД Факультет и Вып. кафедра были бы не длиннее 4-5 символов;
· сведения о группах и числе студентов в каждой группе для каждого НУП-Сем или УНД-Сем. Эти данные могут быть получены только из БД ВУЗ (см ниже).
· На плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД - ПЕЧАТЬ – ТАБЛИЦЫ по формату KUPL1 можно получить таблицу "Обеспеченность учебной литературой" по всему списку отобранных записей книг. Для заданного НУП-Сем или УНД-Сем дополнительно выводятся частные итоговые данные.
БД ВУЗ - Учебные дисциплины
Эта новая БД не является обязательной для получения основных данных по книгообеспеченности - см. выше – п.8.1.2. Однако она может быть полезна для ряда применений.В БД могут быть введены записи следующих видов:
· Дисциплина - РЛ DISC;
· № Учебного плана - РЛ UPL;
· Уникальный № Дисциплины (УНД) - РЛ DUNIK;
· Изучаемые дисциплины - РЛ VUZ;
· Специальность - РЛ SPEC;
· Учебное направление - РЛ NAPR;
· Гос. образовательный стандарт - РЛ GOS.
Основным документом, в который вводятся первичные исходные данные, используемые в задаче Книгообеспеченности (КО), является документ Дисциплина (РЛ DISC). Предполагается, что вводить эти записи можно на основе Перечня дисциплин, составляемых соответствующими читающими кафедрами.
РЛ DISC -
Дисциплина
Каждая запись содержит сведения об одной дисциплине, характеризуемой следующими ЭД:
· 3: Название дисциплины:
· Наименование (на русском и национальном (государственном) языках);
· Идентификатор дисциплины (ИД); он может быть, например, коротким сокращенным названием. Естественно, что Дисциплины с одним формальным названием, но относящиеся к разным циклам и читаемые разными кафедрами, должны иметь разные идентификаторы (автоматически проверяется на дублетность);
· 4: Цикл (cikld.mnu);
· 6: Уровень Компонента (komp.mnu);
· 5: Читающая кафедра (kafch.mnu);
· 83 "Читается по специальностям" - повторяющееся поле, каждый экземпляр которого определяет уникальную дисциплину, характеризующуюся следующими ЭД:
· Факультет (fak.mnu)
· Учебное Напрвление (napr.mnu)
· Специализация или Специальность (spec.mnu)
· Вид обучения (ВО) (vo.mnu)
· Форма обучения (ФО) (fo.mnu)
· Семестр
· № УПЛ (Номер Учебного плана) и Выпускающая кафедра (kafv.mnu)
· УНД (Уникальный номер дисциплины)
Каждый из этих ЭД является неповторяющимся внутри поля, поэтому для каждого семестра, каждого из видов и форм обучения для данной Дисциплины (и их сочетаниям) заводится отдельный экземпляр поля.
Последние два ЭД работают по-разному в зависимости от того, по какому из вариантов работает Вуз – по Технологии Учебного Плана (ТУП) или по Технологии Уникальной Дисциплины (ТУД).
Если используется технология ТУП, то вводится № учебного плана, по которому читается данная дисциплина в заданном семестре (обязательный ЭД), а также (не обязательно) могут быть введены № позиции в Уч плане (п/п УНД) и Выпускающая кафедра.
Если используется технология ТУД, то № учебного плана не заполняется, а Уникальный номер дисциплины (УНД) должен быть заполнен обязательно. Этот ЭД может быть составлен Пользователем по любому выбранному им алгоритму (при непременном условии обеспечения уникальности ЭД, что проверяется автоматически как внутри записи, так и по всей БД). Если же этот ЭД остается незаполненным, то система автоматически будет его формировать по следующему алгоритму: "ИД – Чит. кафедра – порядковый номер экземпляра поля". Предполагается, что одна и та же Уникальная дисциплина может читаться на разных семестрах (не более 4-х), которые могут быть введены в одном повторении поля.
Такое полное описание каждой дисциплины, проведенное однократно, позволяет при сохранении документа DISC формировать автоматически записи документов других видов, а именно:
· При работе по технологии ТУД:
· DUNIK – Дисциплина уникальная – отдельная запись на каждый экземпляр поля (размноженного для каждого семестра). В дальнейшем в этой записи будут собираться сведения обо всех студентах (по группам), изучающих данную дисциплину;
· VUZ – запись на “связку” ЭД “Факультет–Направление–Специальность– ВО–ФО–Семестр”. В этой записи по мере ввода дисциплин будут собираться все Уникальные дисциплины, которые изучают студенты данной категории (“связки”). В дальнейшем это позволит автоматически определять число студентов, изучающих соответствующие дисциплины (они будут автоматически вводиться в запись студента в БД RDR). Эти же данные используются при вводе сведений о назначении учебника (дисциплина) в БД каталога.
· При работе по технологии ТУП:
· UPL – Номер Учебного плана на данный семестр – отдельная запись на каждый экземпляр поля. В дальнейшем в этой записи будут собираться сведения обо всех студентах (по группам), работающим по данному учебному плану. В записи UPL по мере ввода дисциплин будут также собираться все дисциплины, которые изучаются студентами в данном семестре по данному учебному плану, что используется при вводе данных о назначении учебника (№ УП, дисциплина) в ЭК.
Примечание: В принципе при работе по технологии ТУП ведение документов типа DISC не обязательно – записи UPL можно создавать непосредственно и при желании использовать копирование в новые документы.
Таким образом, однократно вводя только сведения о Дисциплинах, читаемых разными кафедрами, Пользователь создает в БД ВУЗ все данные, необходимые для задачи КО.
Ведение записей DUNIK и UPL позволит максимально сократить процесс ввода всех однократно введенных здесь данных как в запись студента (БД Читатель), так и в запись книги (БД каталога).
Предлагаемая технология корректировки дисциплины, точнее, корректировки экземпляра поля 83 (отдельной Уникальной дисциплины) в записи DISC, обеспечивает корректировку всех связанных с ней записей (удаление соответствующей строки из записей VUZ и UPL или ввод новой строки, а также удаление старой и ввод новой записей DUNIK).
Технология предусматривает также возможность длительной работы с записью DISC прежде, чем Пользователь посчитает ее готовой для создания связанных с ней записей. Это обеспечивается вводом специального подполя в поле 83. Указание "Не готово" (ввод через переключатель) блокирует создание и корректировку других записей, связанных с данной. После снятия этого флажка (переход в состояние "готово") при нажатии кнопки "Сохранить" производится обработка, и в этом же подполе появляется дата, что говорит о том, что обработка проведена. Снятие флажка "Не готово" нужно проводить для каждого отдельного экземпляра поля 83, поскольку при сохранении документа система работает с первым из экземпляров поля 83, в котором нет данных в подполе "дата/не готово".
Примечание: Ответственность за незавершение обработки связанных записей в случае их недоступности (заблокирована другим пользователем) лежит на самом пользователе – необходимо отработать все сообщения об этих случаях, выдаваемые программой при неполном завершении сохранения.
Дополнительно в РЛ DISC могут быть введены также и другие ЭД, относящиеся к дисциплине с определенными атрибутами, такие как Номер ГОСа, ссылки на внешний объект (полный текст), Индексы ББК, Примечание (свободный текст).
РЛ UPL (НУП–Семестр)
Эта запись может формироваться впервые и корректироваться по мере сохранения записей DISC, в которых есть ссылка на данный № Уч плана, однако, ее можно создавать и самостоятельно.
Каждая запись содержит следующие поля:
· 91: Номер Учебного плана
· 95: Семестр
· 92: Направление – Специальность (napr.mnu; spec.tre)
· 93: Факультет (fak.mnu)
· 94: Выпускающая кафедра (kafv.mnu)
· 96: Вид обучения (vo.mnu)
· 99: Кафедра-Дисциплина (повторяющееся поле)
· Кафедра читающая (kafch.mnu)
· Дисциплина (cikod.tre)
· Цикл дисциплин (cikld.mnu)
· Уровень компонента (komp.mnu)
Это поле формируется и корректируется автоматически при сохранении соответствующих записей DISC.
· 910: Группа – Студент (повторяющееся поле)
· Номер группы
· Идентификатор студента.
Это поле формируется и корректируется автоматически при сохранении записи RDRU (студент) в БД Читатель (если в ней заполнен ЭД 90^u – НУП), что дает возможность кумулировать в записи "НУП – Семестр" всех студентов по группам и выводить их в формате просмотра книги в БД каталога.
При "Переводе студента в другую группу" в соответствующее повторение поля 910 вносится изменение; при "Переводе студента на другой семестр" соответствующее повторение поля 910 перемещается в другую запись "НУП – Семестр"; при "Исключении студента из ВУЗа" соответствующее его идентификатору повторение поля 910 из записи удаляется. Все корректировки этого поля осуществляются как при индивидуальной работе с записью одного студента, так и при глобальной корректировке записей.
Таким образом, запись "НУП – Семестр" может содержать максимально полную информацию о позиции данного Номера учебного плана; введенные в нее однократно данные могут переноситься в запись БД Читатель и в запись БД ЭК книг.
Если не вводятся документы типа DISC, то запись на следующий семестр того же НУП может быть получена путем копирования (UPL.FST – копирование полей 91-94).
РЛ DUNIK (Уникальный Номер Дисциплины - Семестр)
Эта запись может формироваться автоматически при сохранения соответствующей записи DISC, однако, ее можно создавать и самостоятельно.
Каждая запись содержит следующие поля:
· 97:Уникальный номер дисциплины
· 3:Наименование (на русском и национальном (государственном) языках)
· 4:Цикл дисциплин (cikld.mnu)
· 6:Уровень компонента (komp.mnu)
· 5:Кафедра читающая (kafch.mnu)
· 92:Направление-Специальность (napr.mnu; spec.tre)
· 93: Факультет (fak.mnu)
· 95:Семестр
· 96: Вид обучения (vo.mnu)
· 910: Форма обучения – Студент (повторяющееся поле)
· Форма обучения
· Идентификатор студента.
Это поле формируется и корректируется автоматически при сохранении записи RDRU (студент) в БД Читатель (если в ней заполнен ЭД 90^w – УНД), что дает возможность кумулировать в записи "УНД – Семестр" всех студентов по формам обучения и выводить их в формате просмотра книги в БД каталога.
При "Переводе студента в другую группу" в соответствующее повторение поля 910 вносится изменение; при "Переводе студента на другой семестр" соответствующее повторение поля 910 перемещается в другую запись "УНД – Семестр"; при "Исключении студента из ВУЗа" соответствующее его идентификатору повторение поля 910 из записи удаляется.
Все корректировки этого поля осуществляются как при индивидуальной работе с записью одного студента, так и при глобальной корректировке записей.
Таким образом, запись "УНД – Семестр" может содержать максимально полную информацию о данной Уникальной дисциплине; введенные в нее однократно данные могут переноситься в запись БД Читатель и в запись БД ЭК книг.
РЛ SPEC (Специальность) содержит следующие поля:
· 2: Специальность - Наименование (на русском и национальном (государственном) языках)
· 12:Специальность-Шифр (spec.tre)
· 82:Специальность-Использование (повторяющееся поле)
· Уникальный номер специальности
· Факультет (fak.mnu)
· Номер направления (napr.mnu)
· Выпускающая кафедра (kafv.mnu)
· 951: Ссылка на внешний объект (например, полный текст) - повторяющееся поле
РЛ NAPR (Направление) содержит следующие поля:
· 1: Направление - Наименование (на русском и национальном (государственном) языках)
· 11:Направление-шифр (napr.mnu)
· 951: Ссылка на внешний объект (например, полный текст) - повторяющееся поле
РЛ GOS (Государственный образовательный стандарт) содержит следующие поля:
· 7: ГОС - Наименование (на русском и национальном (государственном) языках)
· 17: Номер ГОСа
· 11: Шифр направления (napr.mnu)
· 12: Шифр специальности (spec.tre)
· 951: Ссылка на внешний объект (например, полный текст) - повторяющееся поле
Последние три вида записей в разработанной технологии не работают, но могут использоваться, если это будет признано целесообразным, для полного представления информации об учебных планах ВУЗа.
Числовые выражения
Числовое выражение формируется из операндов, которые имеют числовое значение, и операторов, определяющих вид вычислений.В числовых выражениях можно использовать следующие операнды:
| Числовые константы: | например, 5, 18, 98.65. Числовые константы могут быть представлены в виде целых чисел, чисел с десятичной точкой или чисел в экспоненциальной форме, например, 1.5Е5 (обозначающее 1.5 умноженное на 10 в 5-ой степени, т.е. 150000). Числа могут быть со знаком или без. | ||
| Числовые функции: | Например, val(v10) (см. их описание в п. 8.1.). | ||
| MFN: | Значение MFN записи. | ||
| Числовые выражения: | при использовании их в качестве операндов они должны быть заключены в круглые скобки, например, (val(v20)-5). |
Допустимыми операторами являются:
· сложение;
· вычитание;
· умножение;
· / деление.
Как и в обычной алгебре, при отсутствии скобок одноместные операции выполняются первыми, а умножение и деление выполняются до сложения и вычитания. Два и более операторов одного уровня выполняются слева направо. Можно использовать скобки для изменения порядка вычисления: выражения, заключенные в скобки, вычисляются первыми, а выражения с большей глубиной вложенности вычисляются перед выражениями с меньшей глубиной вложенности скобок.
Отметим, что т. к. команды вывода полей (например, v10 или v10^a) дают текстовые строки, они не могут использоваться в качестве операндов числовых выражений. Однако, для преобразования содержимого поля или подполя в числовое значение может быть использована функция VAL (см. ниже).
Аналогичным образом, числовое выражение не может быть непосредственно выведено на экран или печать, а должно быть предварительно преобразовано в строку символов, используя функцию F (см. ниже).
Ниже приведены примеры числовых выражений (при этом предполагается, что MFN=10, v1^a=10, v1^b=20 и v2=30):
Выражение Значение
------------------------------- ----------------
..0.155е+3 155
1е-3 0.001
2*3+9 15
2*(3+9) 24
10-(4*(2-1)) 6
15*0.001 0.015
mfn+100 110
val(v2)+val(v1^a)*7.5 105
(val(v1^a)-val(v1^b))/100 -0.1
Дополнительные функции
Дополнительные функции - специфичные для каждого компонента интерфейса - вызываются нажатием правой кнопки мыши при установке курсора на компоненту интерфейса и выбором соответствующего пункта в возникающем меню.В общем случае предлагаются следующие дополнительные функции:
КОПИРОВАТЬ - предназначена для копирования в БУФЕР ОБМЕНА текста, выделенного в соответствующем компоненте. Выделенный текст отмечается цветом. Для выделения текста используются клавиша SHIFT и одновременно с ней нажатая одна из клавиш перемещения курсора (стрелки вправо, влево, вниз, вверх). Текст, помещенный в БУФЕР ОБМЕНА, может использоваться в других Windows-приложениях.
ШРИФТ - предназначена для смены шрифта в соответствующем компоненте (устанавливаемый шрифт действует только в течение данного сеанса работы).
ПОЛНОСТЬЮ - предназначена для представления в отдельном окне полного текста компоненты или одной ее строки - с целью лучшей обозримости. Целесообразно использовать в тех случаях, когда текст целиком не помещается в области компоненты.
ПОМОЩЬ - предназначена для получения помощи (справочной информации), связанной с применением соответствующего компонента интерфейса.
Дополнительные компоненты управления
Дополнительные компоненты управления плоскости ВВОД размещены в нижней части интерфейса (ниже Рабочего листа ввода - см. рис. 3.4а) и включают в себя:Окно полного описания документа и ниспадающее меню ФОРМАТ
- служат для представления текущего документа ввода в соответствии с выбранным форматом показа. Формат выбирается и устанавливается с помощью меню ФОРМАТ, содержащем список предусмотренных форматов показа документа текущей базы данных. Назначение и смысл форматов показа для баз данных Электронного каталога описан в Инструкции каталогизатора. Собственно текущий документ ввода представляется в многостроковом окне (с возможностью вертикальной прокрутки);
Кнопка ОЧИСТИТЬ - служит для опустошения всех полей текущего документа ввода. Может быть использована в случае, когда вместо одного документа (уже существующего в БД) вводится другой - полностью иного содержания (т.е. когда вводится новый документ под уже существующим внутренним номером);
Кнопка УДАЛИТЬ - служит для того, чтобы перевести текущий документ ввода в статус "логически удаленного". Документ с таким статусом исключается из процессов поиска и просмотра, но при этом сохраняется возможность вернуть его к нормальному (активному) состоянию. При вызове логически удаленного документа на корректировку система предлагает возможность восстановления этого документа, т.е. перевода его в активное состояние, - в противном случае документ не доступен для корректировки. После выполнения функции АДМИНИСТРАТОРА (см. описание АРМа "АДМИНИСТРАТОР") РЕОРГАНИЗАЦИЯ ФАЙЛА ДОКУМЕНТОВ все логически удаленные документы данной БД переводятся в статус "физически удаленных". Физически удаленный документ уже не подлежит восстановлению. При вызове физически удаленного документа на корректировку система предлагает лишь возможность ввести новый документ вместо физически удаленного (т.е. под тем же внутренним номером);
Кнопка ДОБАВИТЬ - служит для ввода в текущий документ элемента данных, отсутствующего в установленном рабочем листе, т.е.
она служит для ситуативного (временного) изменения РЛ. После нажатия данной кнопки возникает полный список элементов данных текущей БД (см. рис. 3.4.3а), в котором необходимо выбрать добавляемый элемент - с помощью кнопки ОТБОР или путем двойного щелчка мышью по нужному элементу. Выбранный элемент появляется на странице ДОБАВОЧНЫЕ текущего РЛ. Добавленные таким образом элементы сохраняются в РЛ только в пределах работы с текущим документом;
Кнопка ПО УМОЛЧАНИЮ – служит для установки динамических значений по умолчанию. Смысл этой возможности заключается в следующем. Если предполагается ввод группы новых документов, имеющих совпадающие элементы описания (например, труды одного коллективного автора или статьи из одного журнала), то целесообразно указать эти совпадающие данные как динамические значения по умолчанию. Для этого необходимо ввести эти совпадающие данные, используя выбранный РЛ, после чего нажать кнопку ПО УМОЛЧАНИЮ. Далее при вводе очередного нового документа (после нажатия кнопки НОВЫЙ) эти значения будут автоматически заноситься в документ. Следует иметь в виду, что значения по умолчанию устанавливаются только в состоянии ввода нового документа (т.е. тогда, когда в редактируемой строке MFN указано НОВЫЙ). Динамические значения по умолчанию сохраняются (действуют) до установки нового вида РЛ или до конца сеанса работы;
Кнопка ПЕЧАТЬ КК - служит для инициирования технологии формирования и печати комплекта каталожных карточек на основе текущего документа ввода. Для работы с формируемыми оригинал-макетами каталожных карточек используется Microsoft Word (см. рис. 3.4.3б), который должен быть установлен на ПЭВМ пользователя – в противном случае данный режим недоступен. В интерфейс Microsoft Word добавляется панель со следующими специфическими для данной технологии компонентами:
ниспадающее меню ВИД КК - служит для выбора вида каталожной карточки из предусмотренного списка;
Рис 3.4.3а. Форма для выбора добавляемых элементов данных
Рис. 3.4.3б. Интерфейс для работы с каталожными карточками
кнопка РАЗМЕРЫ КК - служит для установки физических размеров бумажного носителя каталожной карточки и книжного формуляра, а также параметра ориентации печати (см. рис. 3.4.3в);
кнопка
- служит для автоматического оформления карт продолжения (в случае когда КК размещается больше, чем на одной странице);кнопка ПЕЧАТЬ КК - служит для установки параметров печати и инициирования собственно процесса печати (см. рис. 3.4.3г);
кнопка ВЫХОД - обеспечивает возврат к основной форме АРМа "Каталогизатор".
 |
Рис. 3.4.3г. Форма для установки параметров печати КК
Примечание: При выполнении режима ПЕЧАТЬ КК не следует в качестве параллельной задачи использовать Microsoft Word.
Информационная панель плоскости ВВОД - служит для отображения справочной (пояснительной) информации, касающейся: базы данных в целом (например, когда БД не доступна для ввода), текущего документа в целом (например, когда текущий документ является удаленным или заблокирован другим пользователем) или текущего поля ввода (в этом случае здесь могут даваться пояснения и указания по вводу текущего поля - для получения более подробной информации, касающейся текущего поля, следует нажать клавишу
Дополнительные параметры сценария поиска
К дополнительным можно отнести следующие параметры:Параметр DEFLEXKW
определяет факт использования механизма автоматического отсечения окончаний слов русского языка при поиске по ключевым словам: 1 - использовать; 0 - не использовать; (по умолчанию - не использовать). В случае использования этого механизма он подключается, если опция УСЕЧЕНИЕ установлена в положение ДА (плоскость ПОИСК).
Параметр MinLKeyWord определяет минимальную длину ключевого слова, начиная с которой может использоваться аппарат правого усечения.
Параметр MinLKWLight определяет минимальную длину поискового термина, начиная с которой будет производится их подсветка при показе найденных документов.
Dt или Dt^x или Nt или Nt^x,
где:| D или N | указывает, что это команда фиктивного вывода поля. D указывает, что все соответствующие ей условные литералы должны выводиться только при наличии поля. N указывает, что они должны выводиться только при отсутствии поля; | ||
| T | метка поля, управляющего выводом литералов; | ||
| ^x | необязательный код разделителя подполя. Если он приведен, то это означает, что вывод литералов зависит от наличия или отсутствия определенного подполя (отметим, что отсутствие поля говорит и об отсутствии подполей в этом поле). |
Обычно команде фиктивного вывода поля предшествует, по крайней мере, один условный префикс-литерал (который может быть пустым), за которым могут следовать один или более других условных префикс-литералов, команды вертикального и горизонтального размещения и/или команды режима вывода. Команда фиктивного вывода поля не может иметь суффикс-литералов.
Несколько примеров использования этих команд приведены на рис. 9.
Формат Выходные данные
----------- ------------------------------------------------------------
"(Отсут.)"n700,v700 Конструктор Сухой. Люди и самолеты
"(Отсут.)"n80,v80+|; | (Отсут.)
"[нет даты]"n907^А,V907^A 19941123
"[нет сведений]"n911,v911 [нет сведений]
Рис. 9
Файл пересчета цен
В задачах "Пополнение записи КСУ" и "Выходные формы", а также в задаче "Проверка фонда" (выполняется в АРМ Каталогизатор) подсчет цены выбывшего (или проверенного) экземпляра книги и итоговых сумм выбытия осуществляется с учетом индекса изменения цен. Для каждого года и месяца, начиная с 1990-го, устанавливается индекс изменения цен в зависимости от инфляции; в разных регионах страны и даже в разных организациях индексы могут быть отличными друг от друга. Системный файл IZC.MNU создается при установке системы; данные в нем могут корректироваться, а по истечении года файл должен пополняться новой строкой.Файловая структура баз данных
Каждая БД системы представляет собой совокупность физических файлов, размещенных в одной директории (CMPL, IBIS, RDR, RQST, HELP и др.).Файлы, составляющие одну базы данных, делятся на две группы:
·
8 файлов, содержащие собственно данные БД и подвергающиеся изменениям в процессе работы системы. Это файлы с расширениями: [.MST], [.XRF]. [.CNT], [.IFP], [.N01], [.N02], [.L01], [.L02];
· остальные файлы, содержащие параметрические описания БД и не изменяемые в процессе работы (конечного пользователя). Это файлы с расширениями [.FDT], [.FST], [.PFT], [.STW], [.MNU], [.OPT], [.OWS], [.TAB], [.SRT], [.HDR], [.WS], [.WSS], [SRW], [GBL], [PAR], [TRE].
Физические файлы, содержащие собственно данные БД, рассматриваются как два логических файла:
| Файл документов БД
где
При создании дополнительных баз данных Электронного каталога (см. соответствующий режим в описании АРМа "Администратор") в директории DATAI системы создаются дополнительные директории с соответствующими именами.
В директории DATAI находятся файлы, содержащие списки доступных БД:
DBNAM1.MNU – содержит список БД, доступных Администратору.
DBNAM2.MNU – содержит список БД, доступных Каталогизатору/Комплектатору.
DBNAM3.MNU – содержит список БД, доступных Читателю.
Данные файлы ведутся (пополняются) системой автоматически. Структура файлов данного типа (MNU) описана в Приложении 3.
Кроме того, в директории DATAI находятся файлы типа
которые определяют физическое размещение на жестком диске файлов, составляющих соответствующую БД. Поскольку в системе принят принцип хранения всех файлов БД в одной директории, файлы
В директории баз данных ЭК может находиться параметрический файл TEXT.PAR. Это одностроковый текстовый файл, содержащий сведения - имя устройства и путь - о размещении внешних объектов (например, полных текстов и графических данных), относящихся к данной БД. По умолчанию - т.е. если параметрический файл отсутствует, - предполагается, что внешние объекты размещаются непосредственно в директории БД. Подробнее об использовании внешних объектов сказано в Инструкции каталогизатора.
Файловая структура табличных форм
Каждая табличная форма в общем случае описывается четырьмя физическими файлами:<имя_таб._формы>.PFT – Файл формата. Объединяет форматы представления данных в колонках табличной формы, разделенные набором управляющих команд RTF;
<имя_таб._формы>.TAB – Файл описания таблицы. Содержит общее описание структуры табличной формы;
<имя_таб._формы>.SRW – Файл сортировки. Содержит описание ключей сортировки и форматы соответствующих заголовков; если сортировка не применяется, данный файл отсутствует;
<имя_таб._формы>.HDR – Файл заголовков. Содержит дополнительные параметры; в отдельных случаях может отсутствовать.
С табличной формой - если она создается пользователем самостоятельно - также связан специальный файл-описатель с расширением TBB. Этот файл используется только генератором табличных форм (в случае последующих корректур табличной формы).
Файлы новой табличной формы, создаваемые генератором, (с расширением PFT, TAB, SRW, HDR), необходимо поместить в директорию БД, для которой создается табличная форма, и включить в меню списка табличных форм (имя меню указано в ini файле в параметре TABMNU) имя и название созданной таблицы.
НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ менять файлы описания табличных форм (PFT, TAB, SRW, HDR) вне генератора во избежание возможных ошибок.
Структура таблицы приведена ниже:
Колонтитул
Добавочный колонтитул(создается по формату)
(определяются пользователем при создании таблицы)
1-й заголовок
2-й заголовок
3-й заголовок
| Название колонки1 | Название колонки2 | Название колонки3 | |||
| Заголовок сортировки 1-го уровня | |||||
| Заголовок сортировки 2-го уровня | |||||
| Заголовок сортировки N-го уровня | |||||
| Результат формата колонки1 | Результат формата колонки2 | Результат формата колонки3 | |||
| ИТОГИ по формату |
ФОРМАТ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ
В книге "Система автоматизации библиотек ИРБИС. Приложения" представлен перечень всех элементов данных формата (данные библиографического описания, данные о содержании документа, дополнительные точки доступа при поиске, данные регистрации книг и журналов, сведения об экземплярах, кодированная информация и др.); данные представлены в виде полей с подполями; знак "+", стоящий рядом с меткой поля (цифры) или разделителем подполя (буква или цифра), означает обязательность элемента; указаны повторяемость и отражение ЭД в одном или нескольких поисковых словарях системы (в словарях Авторов, Заглавий, Издательств, Коллективов, Ключевых слов и других); там же представлены имена всех файлов меню, используемых при вводе кодовой информации, и префиксов, с которым термины из разных полей отражаются в словаре БД.За основу формата представления данных в БД принят Международный коммуникативный формат UNIMARC — в части компоновки библиографических данных по полям и подполям и кодирования информации; в других компонентах форматов имеются значительные отличия, однако конвертирование библиографической информации в UNIMARC, USMARC, RUSMARC для обмена с другими информационными системами обеспечивается. Элементы данных, соответствующие представлению в UNIMARC-формате, помечены признаком (mf).
Дополнительно введены, в основном, поля технологических данных — для сведений о регистрации поступления и хранения номеров/выпусков журналов и других сериальных изданий, о полученных и заказанных экземплярах книг и журналов. Кроме того, при параллельном ведении электронного и карточных каталогов (если такое решение принимается Пользователем) в документ БД могут быть записаны указания для подготовки добавочных и ссылочных каталожных карточек, в частности, для нумерованных серийных изданий без дублирования заголовков карточек.
ИРБИС ориентирован на минимизацию клавиатурного ввода данных и полностью исключает дублирование ввода одних и тех же данных в разных формах представления в разные поля, а организует одноразовый ввод в формализованном виде, позволяющем использовать однократно введенные данные в разных применениях (в частности, при экспорте в разные коммуникативные форматы).
В то же время система предоставляет пользователю средства для работы с полями формата RUSMARC, которые не используются в ИРБИСе. Эти поля могут быть добавлены в запись из таблицы (РЛ) описания полей. Все поля снабжены вложенными рабочими листами, для индикаторов формата RUSMARC введены подполя с идентификаторами "0" и "!", причем для каждого поля подается меню возможных значений индикаторов, включая значение "#" (не используется).
Формат выборки данных
Формат выборки данных создается с использованием средств языка форматирования (см. Приложение 4).Такие средства языка форматирования как средства RTF и переменные метки нельзя применять в форматах выборки ТВП
Для некоторых методов индексирования существенной является концепция строки - в этом случае весьма ответственным является употребление команд перехода на новую строку.
Также весьма важным является употребление команд режима вывода (см. Приложение 4 п.3.), так как некоторые методы индексирования фактически требуют наличия конкретного режима вывода (см. ниже описание методов индексирования). В связи с этим, пользователь сам должен побеспокоиться, чтобы тот или иной формат выборки данных содержал необходимые команды режима вывода.
Следует также отметить, что использование преобразования букв в прописные может повлиять на дальнейшую обработку данных, создаваемых с помощью ТВП. Как правило, не нужно использовать такое преобразование, то есть надо использовать режимы mpl, mhl, mdl, а не mpu, mhu, mdu. Система автоматически производит преобразование букв в прописные, когда в этом появляется необходимость. Например, все элементы, создаваемые ТВП для инвертированного файла, переводятся в прописные буквы до их размещения в словаре, даже если ТВП порождает элементы в виде строчных букв.
Форматы для формально-логического контроля (ФЛК)
Для формально-логического контроля данных (как на уровне поля, так и документа в целом) применяются специальные форматы (см. Приложение 8). Форматы для ФЛК используются следующим образом:§ форматированию подвергается контролируемый документ;
§ первый символ результата форматирования определяет результат ФЛК, а именно:
0 - означает положительный результат контроля;
1- означает отрицательный результат и обнаруженные ошибки считаются непреодолимыми, т.е. подлежат обязательному устранению;
2 - означает отрицательный результат, но при этом ошибки считаются преодолимыми, т.е. их можно не исправлять.
§ остальной результат форматирования (начиная со второго символа) в случае отрицательного контроля выдается пользователю в качестве сообщения.
Собственно форматы ФЛК, как правило, содержат команды IF. Многочисленные примеры таких форматов находятся в директории БД IBIS (их имена см. в п.14).
Форматы с переменными метками
В некоторых режимах работы системы (при показе терминов словаря полностью, при вводе данных через словарь) применяются форматы, в которых используются, так называемые, переменные метки. Исходным для таких форматов обязательно является термин словаря.Переменные метки обозначаются в таких форматах в виде ***
(три символа). Форматы с переменными метками используются следующим образом:
§
определяется первая ссылка для исходного термина (о ссылках см. в Приложении 5): а именно, соответствующие номер документа (MFN), метка поля (TAG) и повторение (OCC);
§ все переменные метки в формате заменяются на значение найденной метки поля (TAG) и форматированию подвергается документ с найденным номером (MFN);
§ в качестве результата форматирования берется строка с номером OCC (нумерация начинается с 1); если нет строки с таким номером, результатом форматирования является пустая строка.
Примеры форматов с переменными метками находятся в директории БД IBIS (их имена см. в п.14).
Функции поиска
Компоненты интерфейса, реализующие функции поиска, размещены на рабочей плоскости ПОИСК. Для переключения на плоскость ПОИСК (если установлена иная) необходимо щелкнуть мышью по закладке ПОИСК в нижней части экрана.Все компоненты плоскости ПОИСК распределены по трем рабочим областям. Кроме того, имеются четыре независимых компонента, расположенные вне рабочих областей.
Независимый компонент БАЗА ДАННЫХ, представляющий собой ниспадающее меню, предназначен для выбора и установки базы данных (раздела Электронного каталога или тематической БД), в которой предполагается вести поиск. Для выбора необходимо щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой и выбрать соответствующий пункт в возникающем меню.
Независимый компонент ВИД ПОИСКА, также представляющий собой ниспадающее меню, предназначен для выбора элемента описания (ключевые слова, автор, заглавие и т.п.) и соответствующего словаря, по которому предполагается провести поиск в установленной базе данных. Необходимо щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой и выбрать соответствующий пункт в возникающем меню. При этом в области СЛОВАРЯ представляется соответствующий словарь базы данных, который может использоваться для формулировки ТЕКУЩЕГО ЗАПРОСА (см. ниже). Состав элементов, по которым возможен поиск с помощью словаря, определяется в процессе установки и адаптации системы. Особыми видами поиска являются КОМПЛЕКСНЫЙ поиск (см. п.2.3.4) и ВСЕ ЭЛЕМЕНТЫ (ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ ПОИСК) - (см. п.2.3.5).
Кнопка ДЛЯ "ЧАЙНИКОВ"
предназначена для вызова поиска, рассчитанного на начинающего пользователя. Подробнее об этом см. в п.2.3.6.
Кнопка ДЛЯ "УМНИКОВ"
предназначена для вызова специальных видов поиска, которые строятся на основе использования таких информационно-лингвистических ресурсов, как Авторитетные файлы и Тезаурус. Подробнее о них см. в п.2.3.7.
Остальные компоненты плоскости ПОИСК распределены по трем рабочим областям:
· Область СЛОВАРЬ - предназначена для работы со словарем, соответствующим выбранному виду поиска, с целью отбора поисковых терминов для текущего запроса.
· Область ТЕКУЩИЙ ЗАПРОС - предназначена для формулировки запроса на очередной поиск.
· Область ВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАПРОСЫ - предназначена для накопления сведений о выполненных запросах и использования их в текущем запросе с целью уточнения или объединения.
Функции просмотра/вывода
Основной особенностью рабочей плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД (это же отличает ее от аналогичной плоскости АРМа "Читатель") является то, что она в свою очередь имеет как бы два слоя, или иными словами, состоит из двух подплоскостей, организующих два независимых контекста работы. В силу этого основным компонентом плоскости является переключатель из двух закладок в верхней части интерфейса, служащий для перехода от одной подплоскости к другой.Подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN
служит для работы со всеми документами установленной базы данных в соответствии с их внутренними номерами MFN. Установка базы данных осуществляется с помощью ниспадающего меню БАЗА ДАННЫХ - компонента, размещенного непосредственно на закладке подплоскости и аналогичного одноименному компоненту на плоскости ПОИСК.
Подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА
служит для работы с документами, найденными в результате поиска по запросу. Выбор запроса осуществляется с помощью ниспадающего меню ЗАПРОС - компонента, размещенного непосредственно на закладке подплоскости и аналогичного одноименному компоненту в АРМе "Читатель".
Рис. 3.3а. Общий вид пользовательского интерфейса АРМа "Каталогизатор" (плоскость ПРОСМОТР/ВЫВОД)
Все остальные компоненты плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД размещены вне пределов закладок подплоскостей, но их смысл и содержание всегда определяется установленным контекстом работы, т.е. тем, какая подплоскость в данный момент выбрана. Все эти компоненты распределены по трем рабочим областям:
Область СПИСОК ДОКУМЕНТОВ - данная область аналогична области СПИСОК ОТВЕТОВ на плоскости ПРОСМОТР АРМа "Читатель" (см. п. 2.4.1). В случае если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN, в данной области представляется список всех документов текущей базы данных (при этом нумерация документов в списке совпадает с их внутренними номерами MFN). В случае если установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА, в данной области представляется список документов по текущему запросу (при этом нумерация документов в списке соответствует их порядковым номерам среди найденных).
Область ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ - аналогична одноименной области на плоскости ПРОСМОТР АРМа "Читатель" (см. п.2.4.2). Новым (по сравнению с АРМом "Читателя") компонентом здесь является редактируемая строка НОМЕР, служащая для указания номера документа, с которого начинается просмотр полных описаний. После ввода номера для начала просмотра следует нажать клавишу
Область кнопок ПЕЧАТЬ/ СТАТИСТИКА/ КОПИРОВАНИЕ/ ЭКСПОРТ/ ГЛОБАЛЬНАЯ
- содержит кнопки для запуска соответствующих пакетных обработок (см. ниже).
Функции просмотра
Компоненты интерфейса, реализующие функции просмотра, заказа и печати найденных документов, размещены на рабочей плоскости ПРОСМОТР- рис. 2.4а. Для переключения на плоскость ПРОСМОТР (если установлена иная) необходимо щелкнуть мышью по закладке ПРОСМОТР в нижней части экрана.
Основной компонент плоскости - ниспадающее меню ЗАПРОС. Содержит список выполненных запросов и предназначено для выбора запроса, результаты которого требуется просмотреть. Необходимо щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой и выбрать соответствующий пункт в возникающем меню.
По умолчанию, т.е. в момент переключения на плоскость ПРОСМОТР устанавливается последний выполненный запрос.
Остальные компоненты плоскости ПРОСМОТР распределены по трем рабочим областям:
Область СПИСОК ОТВЕТОВ - предназначена для представления ответов по выбранному запросу в виде списка коротких (одностроковых) описаний.
Область ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ - предназначена для работы с полным описанием одного (выбранного) документа.
Кнопка ЭКСПОРТ - предназначена для вывода документов в структурированный текстовый файл или файл в коммуникативном формате. Данный режим аналогичен одноименному режиму в АРМе Каталогизатор (см. п. 3.3.3).
Кнопка ПЕЧАТЬ - предназначена для выполнения операций печати документов.
Рис. 2.4а.
АРМ "Читатель" - рабочая плоскость ПРОСМОТР
Функции ввода
Все компоненты, реализующие функции ввода данных, размещены на рабочей плоскости ВВОД. Переключение на эту плоскость осуществляется с помощью закладки в нижней части интерфейса (рис. 3.4а).
Рис. 3.4а. Рабочая плоскость ВВОД АРМа "Каталогизатор"
Основной особенностью рабочей плоскости ВВОД является то, что она в свою очередь имеет три "слоя", или иными словами, состоит из трех подплоскостей, организующих три независимых контекста работы. В силу этого основным компонентом плоскости является переключатель из трех закладок в верхней части интерфейса, служащий для перехода от одной подплоскости к другой.
Подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN
служит для работы со всеми документами установленной базы данных в соответствии с их внутренними номерами MFN, а также для ввода новых документов. Установка базы данных осуществляется с помощью ниспадающего меню БАЗА ДАННЫХ - компонента, размещенного непосредственно на закладке подплоскости и аналогичного одноименному компоненту на плоскости ПОИСК. Также непосредственно на закладке подплоскости размещена кнопка ИМПОРТ, служащая для старта режима пакетного ввода данных (подробнее см. п. 3.3.4)
Подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА
служит для работы с документами, найденными в результате поиска по запросу. Выбор запроса осуществляется с помощью ниспадающего меню ЗАПРОС - компонента, размещенного непосредственно на закладке подплоскости и аналогичного одноименному компоненту на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД.
Подплоскость ОТМЕЧЕННЫЕ
служит для работы с документами, отмеченными в процессе просмотра на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД.
Все остальные компоненты плоскости ВВОД размещены вне пределов закладок подплоскостей, но их смысл и содержание всегда определяется установленным контекстом работы, т.е. тем, какая подплоскость в данный момент выбрана. Все эти компоненты можно распределить на три группы:
Основные управляющие компоненты
- размещенные в правой верхней части интерфейса и реализующие основные функции управления документами в целом;
Область рабочего листа ввода (включая меню РЛ) - размещенная в средней части интерфейса и реализующая все функции ввода данных в текущий документ;
Дополнительные управляющие компоненты
- размещенные в нижней части интерфейса и реализующие дополнительные функции управления документами в целом.
Примечание: При попытке ввода в базу данных система может выдать сообщения о том, что база данных не доступна для ввода - это означает, что БД находится в состоянии монопольной блокировки, - в этом случае следует обратиться к Администратору системы (см. п.5).
Функции
Функция вычисляет значение (называемое значением функции или возвращаемым значением), которое затем подставляется вместо функции при вычислении выражения.Функции могут иметь один или более аргументов, которые необходимо задать для вычисления функции. Аргументы заключаются в скобки и разделяются запятыми.
Аргументы могут быть следующих трех типов:
| формат: | Произвольный формат, который может содержать любую разрешенную команду за исключением функции REF (в которой формат так же используется в качестве аргумента - см. ниже), функции передается не сам формат, а текст, полученный в результате вычисления формата; | ||
| числовое выражение: | при использовании числового выражения в качестве аргумента оно сначала вычисляется и затем вычисленное значение передается функции; | ||
| команда вывода поля: | в качестве аргумента могут быть команды вывода поля или подполя. Не допускается использовать в команде спецификацию смещение/длина. |
Ниже описываются допустимые функции и соответствующие им аргументы. Функции классифицированы в соответствии с типом возвращаемого значения.
Функция A(команда вывода поля/подполя)
Функция A возвращает значение "истина", если форматируемая запись не содержит ни одного экземпляра поля или подполя, указанного в аргументе.Если отсутствует поле, то, естественно, отсутствуют и его подполя. Поэтому, если команда вывода специфицирует подполе, то функция A возвращает значение истина, если поле присутствует, но в нем отсутствует соответствующее подполе, или если отсутствует все поле. Например:
Формат Значение
--------------- ----------------
a(v700) Ложь
a(v700^m) Истина
a(v80) Истина
Функция F(выр-выр-выр-
Функция F преобразует числовое значение из его внутреннего представления с плавающей точкой в символьную строку. Все три аргумента являются числовыми выражениями. Первый аргумент, выр-1, является числом, которое необходимо преобразовать. Второй аргумент, выр-2, - минимальная длина выходной строки, выделяемая для результата, и третий аргумент, выр-3, - количество десятичных цифр. Второй и третий аргументы необязательны. Отметим, однако, что если присутствует выр-3, то выр-2 не может быть опущено.Выр-2 определяет минимальную длину, т. е. значением функции будет символьная строка длиной как минимум выр-2 символов, и если преобразуемое числовое значение требует выр-2
символов или меньше, оно будет выровнено по правой границе в пределах этой длины. Если количество символов, требуемое для представления значения выр-1, больше данной длины, то используются дополнительные позиции. В этом случае выходная строка будет длиннее, чем выр-2 символов.
Выр-3 определяет количество десятичных цифр дробной части Выр-1. Если оно опущено, то результат будет представлен в экспоненциальной форме. Если при этом также опущено выр-2, то по умолчанию длина выходной строки будет равна 16 символам. Если выр-3 присутствует, то результатом будет округленное представление выр-1 с фиксированной точкой с выр-3 цифрами после десятичной точки. Если выр-3
равно нулю, то выр-1 округляется до ближайшего целого числа и результатом будет целое число без десятичной точки.
Если при преобразовании целых чисел и чисел с фиксированной точкой оказывается, что целая часть числа слишком большая для ее представления, то выходная строка заменяется последовательностью символов "*".
Функция F может использоваться для выравнивания колонки чисел по десятичной точке путем выбора соответствующей длины.
Примеры функции F приведены ниже.
Выражение Значение
------------------------------- ----------------
f(1) 1.000000000E+00
f(1,10) 1.000E+00
f(-1,10,2) -1.00
f(1,5,2) 1.00
f(1,8,2) 1.00
f(mfn,1,0) 4
f(mfn,2,0) 4
f(mfn,3,0) 4
Функция L(формат)
Функция L использует текст, полученный в результате вычисления аргумента, в качестве термина доступа для инвертированного файла и возвращает MFN первой ссылки на этот термин, если она есть. Перед поиском в инвертированном файле термин автоматически переводится в прописные буквы. Если термин не найден, то функция принимает значение ноль. Функция L обычно используется вместе с функцией REF (примеры использования функции L можно найти в п. 8.2.2).Обратим внимание, что формат, расположенный в аргументе, вычисляется с использованием текущего режима вывода. (см. п.3). Это является существенным, так как использование неправильного режима может привести к тому, что термин не будет найден в инвертированном файле. Как правило, следует использовать тот же режим, который применяется в ТВП для инвертированного файла.
Функция Р(команда вывода поля/подполя)
Функция Р возвращает значение "истина", если форматируемая запись содержит по крайней мере один экземпляр поля или подполя, указанного в аргументе. В противном случае функция Pвозвращает значение ложь. Например:
Формат Значение
--------------- ----------------
Р(v700) Истина
P(v700^m) Ложь
P(v80) Ложь
Функция RAVR(формат)
Функция RAVR возвращает среднее арифметическое значение одного или нескольких числовых значений. Сначала система вычисляет аргумент, представленный форматом, чтобы получить строку текста. Затем эта строка просматривается слева направо, как и в функции VAL, и из нее извлекаются все числа. Вычисленное среднее значение извлеченных чисел и будет результатом функции. Отдельные числовые значения должны быть разделены, по крайней мере, одним нечисловым символом, поэтому необходимо побеспокоиться, чтобы такое разделение в формате присутствовало. Функция RAVR может использоваться для вычисления среднего значения среди всех числовых значений, содержащихся во всех экземплярах данного повторяющегося поля. Например, предполагая, что поле 1 имеет четыре экземпляра, содержащие числа 10, 20, 30 и 40, будем иметь:Формат Значение
------------------------------- ----------------
ravr ('1, 2, -3') 0
ravr (v1|;|) 25
ravr (v1|,|,'48,3.5') 25.25
Функция REF(выражение,формат)
Функция REF позволяет извлечь данные из альтернативной записи файла документов. Первый аргумент - это числовое выражение, дающее MFN альтернативной записи, которая должна быть выбрана, а второй аргумент - это формат, который должен быть применен к этой записи. Если значение выражения не соответствует MFN ни одной из записей базы данных, то функция REF возвратит пустую строку.Функция REF - очень мощное средство, поскольку позволяет объединить данные, хранимые в различных записях базы данных, в один выводимый документ. В большинстве случаев связывание записей непосредственно через MFN может оказаться неудобным. Более удобным является использование возможности функции L (см. параграф 8.1.6). Напомним, что функция L находит MFN, соответствующий термину доступа. Поэтому можно использовать ее для преобразования символьной строки в MFN. Для корректного использования функции L
нужно установить однозначное соответствие между символьной строкой и соответствующим ей MFN. Инвертированный файл предоставляет возможность установить такое соответствие (см. Приложение 5).
Система не делает никаких предположений относительно природы связей, существующих между записями. Она просто предоставляет механизм связывания записей. При конкретном практическом применении пользователь сам определяет смысл связей посредством использования языка форматирования и специального проектирования базы данных. Например, если библиографическая запись описания статьи должна быть связана с записью соответствующего номера журнала, то необходимо поле для отражения природы этой связи (шифр номера журнала).
Далее заметим, что так как второй аргумент функции REF является форматом, то имеется возможность использовать данную функцию рекурсивно с установлением многоуровневой иерархический связи.
Функция RMAX(формат)
Функция RMAX возвращает максимальное значение одного или нескольких числовых значений. Сначала система вычисляет аргумент, представленный форматом, чтобы получить строку текста. Затем эта строка просматривается слева направо, как и в функции VAL, и из нее извлекаются все числа. Алгебраически наибольшее из извлеченных чисел и будет результатом функции. Отдельные числовые значения должны быть разделены, по крайней мере, одним нечисловым символом, поэтому надо побеспокоиться, чтобы такое разделение в формате присутствовало. Функция RMAX может использоваться для вычисления максимального значения среди всех числовых значений, содержащихся во всех экземплярах данного повторяющегося поля. Например, предполагая, что поле 1 имеет четыре экземпляра, содержащие числа 10, 20, 30 и 40, будем иметь:Формат Значение
------------------------------- ----------------
rmax ('1, 2, -3') 2
rmax (v1|;|) 40
rmax (v1|,|,'48,3.5') 48
Функция RMIN(формат)
Функция RMIN возвращает минимальное значение одного или нескольких числовых значений. Сначала система вычисляет аргумент, представленный форматом, чтобы получить строку текста. Затем эта строка просматривается слева направо, как и в функции VAL, и из нее извлекаются все числа. Алгебраически наименьшее из извлеченных чисел и будет результатом функции. Отдельные числовые значения должны быть разделены, по крайней мере, одним нечисловым символом, поэтому надо побеспокоиться, чтобы такое разделение в формате присутствовало. Функция RMIN может использоваться для вычисления минимального значения среди всех числовых значений, содержащихся во всех экземплярах данного повторяющегося поля. Например, предполагая, что поле 1 имеет четыре экземпляра, содержащие числа 10, 20, 30 и 40, будем иметь:Формат Значение
------------------------------- ----------------
rmin ('1,2,-3') -3
rmin (v1|;|) 10
rmin (v1|,|,'48,3.5') 3.5
Функция RSUM(формат)
Функция RSUM возвращает сумму одного или более числовых значений. Сначала система вычисляет аргумент, представленный форматом, чтобы получить строку текста. Затем эта строка просматривается слева направо, как и в функции VAL, и все содержащиеся в ней числовые значения складываются. Полученная сумма является значением функции. Отдельные числовые значения должны быть разделены, по крайней мере, одним нечисловым символом, поэтому надо побеспокоиться, чтобы такое разделение в формате присутствовало. Функция RSUM может использоваться для вычисления суммы всех числовых значений, содержащихся во всех экземплярах данного повторяющегося поля. Например, предполагая, что поле 1 имеет четыре экземпляра, содержащие числа 1, 2, 3 и 4, будем иметь:Формат Значение
------------------------------- ----------------
rsum ('10,20,30') 60
rsum (v1|;|) 10
rsum (v1|,|,'48,3.5') 61.5
Функция S(формат)
Функция S возвращает текст, полученный в результате вычисления ее аргумента. Как было отмечено ранее, в системе нет явных операторов для строковых выражений. Однако, функция S может использоваться для выполнения конкатенации строк. Она оказывается довольно удобной в логических выражениях в качестве неявного оператора OR. Такое ее применение более эффективно по сравнению с явным использованием оператора OR. Например, следующие выражения:S(mdl,v10,v20,v30) : 'вода'
v10 : 'вода' OR v20 : 'вода' OR v30 : 'вода'
эквивалентны (они оба истинны, если хоть одно из полей 10, 20 или 30 содержит строку 'вода'), но первое будет выполнено гораздо быстрее второго.
Эта функция может также использоваться для конкатенации строк с целью последующего их вывода.
Функция VAL(формат)
Функция VAL возвращает числовое значение своего аргумента. Аргумент - это формат, который может содержать любую допустимую команду форматирования. Сначала вычисляется аргумент, чтобы получить строку текста. Затем эта строка просматривается слева направо до тех пор, пока не будет найдено числовое значение, представленное в текстовом виде (которое может быть представлено в экспоненциальной форме). Функция VAL возвращает это числовое значение, переведенное во внутреннее машинное представление, удобное для выполнения вычислений.Если не найдено ни одно числовое значение, то функция возвращает значение ноль. Если текст содержит более, чем одно числовое значение, возвращается только первое.
Ниже приведены примеры функции VAL (при этом предполагается, что v1^a=10, v1^b=20 и v2=30):
Формат Значение
------------------------------- ----------------
val ('15.79') 15.79
val (v1) 10
val (v1^a) 10
val (v2) 30
val ("19"v1^b) 1920
val ('xxxx7yyy8zzzz') 7
val ('abs.5.8е-4 ml') 0.00058
val ('вода') 0
val ('Июль-Август 1985') 0
В этом примере в последней строке значение 0 (а не 1985), так как система рассматривает минус между словами Июль и Август как начало отрицательного числового значения, а букву А от Август как его конец, поэтому выбранное значение получается просто '-' и результатом выполнения функции является 0. В связи с этим, для тех полей или подполей, которые будут использоваться для вычислений, важно с самого начала четко определить правила ввода данных.
Функциональная плоскость ЧИТАТЕЛИ
Общий вид плоскости ЧИТАТЕЛИ представлен на рис. 4.4а.Все компоненты плоскости ЧИТАТЕЛИ можно разделить на две части:
Компонент ВИД ПОИСК и рабочая область СЛОВАРЬ
- включает компоненты, обеспечивающие поиск в базе данных читателей по признакам, специфичным для технологии книговыдачи;
Рабочая область ЧИТАТЕЛЬ - включает компоненты, обеспечивающие работу с документом (карточкой) читателя, специфичную для технологии книговыдачи.
Рис. 4.4а.
АРМ "Книговыдача" - плоскость ЧИТАТЕЛИ
Функциональная плоскость КОНТРОЛЬ/СТАТИСТИКА
Общий вид плоскости КОНТРОЛЬ/СТАТИСТИКА представлен на рис. 4.5а.
Рис. 4.5а. АРМ "Книговыдача" - плоскость КОНТРОЛЬ/СТАТИСТИКА
Все компоненты плоскости КОНТРОЛЬ/СТАТИСТИКА распределены по трем рабочим областям:
СПИСОК ДОЛЖНИКОВ/ЗАДОЛЖЕННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ;
КОНТРОЛЬ СИСТЕМЫ КНИГОВЫДАЧИ;
СТАТИСТИКА СПРОСА.
Функциональная плоскость ЗАКАЗЫ
Общий вид плоскости ЗАКАЗЫ представлен на рис. 4.3а.
Рис. 4.3а. АРМ "Книговыдача" - плоскость ЗАКАЗЫ
Все компоненты плоскости ЗАКАЗЫ распределены по двум рабочим областям:
НЕВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАКАЗЫ - включает компоненты, обеспечивающие ведение очереди невыполненных (необслуженных) заказов и их исполнение, т.е. выдачу литературы в соответствии с заказами читателей;
ВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАКАЗЫ - включает компоненты, обеспечивающие ведение выполненных заказов, т.е. заказов, по которым уже произведена выдача литературы.
Функциональные возможности
Все режимы АРМа "Администратор" распределены по шести пунктам главного меню:Меню БАЗА ДАННЫХ - включает режимы, связанные с выбором и установкой текущей БД и некоторыми операциями над базой данных в целом.
Меню АКТУАЛИЗАЦИЯ - включает режимы, обеспечивающие актуализацию и реорганизацию основных файлов базы данных.
Меню СЕРВИС - включает режимы архивации и восстановления базы данных, диагностики и выполнения пакетных заданий.
Меню ОПЦИИ - включает вспомогательные режимы.
Меню ИНСТРУМЕНТЫ - включает режимы запуска инструментальных средств системы.
Меню ПОМОЩЬ - включает вызов системы помощи.
Ряд режимов АРМа "Администратор" требуют монопольных прав на текущую базу данных. Это означает, что для выполнения данных режимов требуется, чтобы никто больше не производил никаких изменений текущей базы данных, т.е. не допускается, чтобы одновременно какой-то другой пользователь производил действия по вводу/корректировке или актуализации БД (допускаться может лишь одновременный поиск в БД, т.е. работа АРМа "Читатель"). Таким образом монопольные операции АРМа "Администратор" могут быть выполнены только в том случае, когда параметр БЛОКИРОВОК ВВОДА равен нулю.
Три важных замечания, касающихся параметра БЛОКИРОВОК ВВОДА:
Блокировка ввода базы данных в целом возникает непосредственно при выполнении операций ввода в данную БД (и снимается после ее завершения). Т.е. при нормальной работе блокировки ввода сохраняются в течение очень коротких промежутков времени (таких коротких, что сведения о блокировках не успевают появляться в информационном окне). Не путать блокировку ввода с блокировкой записи - последняя имеет отношение к конкретной записи и возникает в те моменты, когда пользователь "берет" данную запись для корректировки.
Блокировки ввода (кратковременные) той или иной базы данных могут возникать при работе с этими БД в АРМе "Каталогизатор" (на плоскости ВВОД, при глобальной корректировке на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД и при корректировке по словарю на плоскости ПОИСК), АРМе "Книговыдача" (для баз данных заказов RQST, читателей RDR и БД Электронного каталога) и АРМе "Администратор" (при импорте и актуализации).
Сведения о блокировках ввода (значение соответствующего параметра в информационном окне) могут не соответствовать реальной ситуации. Такое положение может возникнуть при аварийном завершении АРМов "Каталогизатор", "Книговыдача" или "Администратор". Ложные блокировки ввода снимаются с помощью соответствующего режима (см. ниже).
Параметр МОНОПОЛЬНАЯ БЛОКИРОВКА принимает значение ДА во время выполнения монопольных режимов АРМа "Администратор". Два монопольных режима не могут выполняться одновременно, т.е. монопольный режим может быть запущен только в случае, когда параметр МОНОПОЛЬНАЯ БЛОКИРОВКА имеет значение НЕТ. Монопольная блокировка также может быть ложной - после аварийного завершения работы АРМа "Администратор". Для ее снятия используется соответствующий режим (см. ниже).
Далее подробно описываются все режимы АРМа "Администратор".
Глобальная корректировка данных
Вызывается при нажатии кнопки ГЛОБАЛЬНАЯ. Это средство описано в п. 3.3.5 данной инструкции. Как правило, корректировка выполняется по отмеченным документам. Корректировку по всей базе данных или по диапазону записей можно выполнять, если в ini-файле определен параметр GlobTotal=1, иначе система выдаст сообщение о невозможности провести корректировку.Есть возможность определить недоступным режим глобальной корректировки, для этого используется параметр ini-файла AccessGlob.
· Замена фрагмента общего заглавия в записях томов (введенного с ошибкой и размноженного);
· Корректировка "проверенных" экземпляров ( пересчет цены, замена даты поступления на текущую, перенос исходных данных об экземпляре в архивное поле); поиск и отбор документов для корректировки - по словарю "Вид документа" (см. п.5.5);
· Корректировка записи Подшивки (переплет) газет/журналов (см. п.5.3.4);
· Корректировка после импорта в формате USMARC (корректировка по интервалу импортированных номеров);
· после импорта в формате системы "БИБЛИОТЕКА - 4" (корректировка по интервалу импортированных номеров).
Примечание:
Имеются 4 модификации формата для импорта и, соответственно, 4 варианта заданий на глобальную корректуру, что вызвано неоднозначным представлением информации в БД, созданных в этой системе разными Пользователями (в части полей ББК и сведений об экземплярах). Конкретный вариант Пользователь должен выбрать после анализа корректности импорта своих БД.
· после импорта в формате системы "МАРС" (корректировка по интервалу номеров);
· после импорта в формате RUSMARC последовательно выполнить:
· корректировку по заданию rmarci1 (по интервалу импортированных номеров); выполняется обязательно при актуализированном словаре;
· актуализацию словаря;
· проверить словарь "Вид/Тип документа" на наличие термина "MARC"; если термин "MARC" присутствует в словаре, выполнить следующие действия:
· отбор записей по термину MARC (отбираются записи высшего уровня);
· глобальную корректировку по заданию rmarci2 (записи высшего уровня удаляются из БД);
· актуализацию словаря.
Итак, первая корректировка должна быть выполнена безусловно. Вторая корректировка необходима, в том случае, когда в файле импорта в формате RUSMARC присутствуют "связанные записи" 2-х уровней (записи высшего уровня после обработки должны быть удалены из БД каталога). Присутствие таких записей определяется по наличию термина "MARC" в словаре ВИД/ТИП документа после импорта входного файла, актуализации словаря и первой глобальной корректировки (см. также пояснения в файле rusmarc.txt (дистрибутив)).
· Разовые работы:
· корректировка полей экземпляров со статусом "С" (полученных для библиотек ЦБС) в БД, созданных до 1.06.1999 (в более поздних версиях системы изменена структура поля экземпляров в части представления числа экземпляров со статусом "С");
· корректировка года (двухзначное представление в полях регистрации заменяется на четырехзначное) в связи с "Проблемой 2000".
· создание поля "Электронный ресурс" из поля "Коды - Компьютерный файл" в БД, созданных до версии ИРБИС 2002.2;
· замена ЭД "Шифр документа в БД" может быть полезна (но не обязательна) при переводе баз, созданных в системе ИРБИС/DOS, в БД версии ИРБИС/WINDOWS.
· В версии ИРБИС/DOS для обеспечения унификации "Шифра хранения" включаются их MFN (номера); в ИРБИС/WINDOWS унификация "Шифра хранения" достигается включением "случайного числа", вырабатываемого генератором случайных чисел.
Примечание:
Корректировку можно выполнять только на начальном этапе функционирования системы (этап создания электронного каталога) ДО начала функционирования АРМа "КНИГОВЫДАЧА", в противном случае это может привести к рассогласованию БД каталога и запросов.
Глобальная корректировка документов
Режим служит для единовременной корректировки группы записей базы данных. Группа записей, подлежащих корректировке, определяется контекстом работы на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД, т.е. установленной подплоскостью просмотра. Для выполнения режима глобальной корректировки служит специальная форма (см. рис. 3.3.5а)Независимо от способа определения группы записей, подлежащих корректуре, можно задать диапазон внутренних номеров документов (MFN) - в этом случае корректируются только те записи, которые попадают в заданный диапазон.
Рис. 3.3.5а.
Форма для выполнения глобальной корректировки
Корректировка выполняется в соответствии с заданием на пакетную корректировку, при этом возможны варианты:
n Задание заранее сформировано и находится в соответствующем файле. В этом случае, нажав кнопку ОТКРЫТЬ, следует или выбрать нужное задание из предлагаемого списка и нажать кнопку ВЫБОР ИЗ МЕНЮ, или нажать кнопку ФАЙЛ ЗАДАНИЯ и выбрать его через стандартное диалоговое окно. Данные из файла задания отображаются в таблице в нижней части формы. Данные можно откорректировать для текущего сеанса выполнения. Если обновленные данные нужно запомнить, то следует нажать кнопку СОХРАНИТЬ или СОХРАНИТЬ КАК для сохранения в новом файле с другим именем.
n Задание формируется как новое для текущего сеанса выполнения в таблице формы. Это задание также можно запомнить по кнопке СОХРАНИТЬ КАК.
При вводе или корректировке задания можно пользоваться кнопками ВСТАВИТЬ и УДАЛИТЬ, которые вставляют и удаляют строку соответственно. Для ввода данных в ячейки таблицы следует пользоваться кнопками, раскрывающими меню.
Задание на корректировку формируется с помощью языка пакетной корректировки, который описан в Приложении 7.
Собственно режим глобальной корректировки запускается нажатием кнопки ВЫПОЛНИТЬ. После этого возникает окно для задания имени файла протокола. Файл протокола формируется в заданной директории с заданным именем и расширением ‘txt’. Если файл протокола не нужен, то следует нажать кнопку ОТМЕНА. По окончании корректировки возникает сообщение ‘Корректировка завершена’. Следует просмотреть файл протокола, в который записываются сведения о невыполненных корректировках.
Групповая обработка
Нажатием кнопки "Групповая подписка" (в технологической области "Оформление подписки") инициируется процесс пакетной обработки отмеченных записей и на экран подается РЛ опроса, в котором нужно задать значение нового периода подписки с использованием меню (кнопка со стрелкой или клавишаПримечание: При выполнении процесса Групповой подписки в случае, если не был выполнен процесс "Снятие периода подписки" (см. п. 5.3.1), система переносит в архивные поля сведения о последней подписке и вводит новое значение в поле "Период подписки", заменяя им старое.
Групповая регистрация выбытия
Если регистрация выбытия осуществляется из подразделения Библиотеки для экземпляров ИУ (статус "0") без передачи и ввода признака доукомплектования или их число намного меньше числа экземпляров книг в партии выбытия, система предлагает средство для групповой регистрации выбытия.Работа состоит из следующих этапов:
· "Нет", если значение номера КСУ выбытия нужно изменить (переустановить);
· "Да", подтвердив тем самым правильность установленного ранее номера и запустив пакетный процесс обработки отобранных записей.
В процессе обработки в каждой отобранной записи автоматически корректируется повторение поля "Сведения об экземплярах", которое содержит отмеченный по словарю инвентарный номер или штрих-код экземпляра: в нем значение статуса экземпляра "0" меняется на статус "6" (экземпляр списан) и вводится новый ЭД "Номер КСУ выбытия". После завершения обработки выдается сообщение о количестве откорректированных записей.
Групповой ввод повторяющихся элементов данных
Для ускоренного ввода повторяющихся элементов данных - собственно полей или подполей в повторяющихся полях, - для которых предусмотрен ввод с использованием меню-справочников (простых), словарей или Рубрикатора ГРНТИ, предлагаются средства, позволяющие за одно обращение (соответственно к меню-справочнику, словарю или Рубрикатору ГРНТИ) отбирать для ввода группу значений. Данные средства вызываются следующим образом:Для группового ввода повторяющихся полей (например, Ключевые слова, Индексы ГРНТИ, Язык основного текста и др.) необходимо дважды щелкнуть мышью в области названия соответствующего поля в РЛ или нажать клавишу
Для группового ввода подполей в повторяющихся полях (например, Заголовки/подзаголовки в поле Предметные рубрики или Фамилия в поле Другие индивидуальные авторы) необходимо дважды щелкнуть мышью по названию соответствующей колонки в форме табличного ввода или нажать клавишу
Собственно формы для группового ввода аналогичны соответствующим формам расширенных средств ввода через меню-справочник, словарь, Рубрикатор ГРНТИ (рис. 3.4.2.1а, 3.4.2.2а, 2.3.1.1а). Пример формы для группового ввода - Фамилий индивидуальных авторов - приведен на рис. 3.4.2.7а. Дополнительными здесь являются индикаторы для отбора (отметки) в первой колонке таблицы и кнопка ОТОБРАНО(…), служащая для отображения количества отобранных элементов и их просмотра.
Следует иметь в виду, что все элементы, отобранные с помощью средств группового ввода, вносятся в документ в качестве НОВЫХ повторений соответствующего поля.
 |
Рис. 3.4.2.7а. Форма для группового ввода
Групповой заказ
Если нужно оформить в одной организации заказ на несколько книг, это можно выполнить путем однократного ввода всех общих данных в следующие поля по кнопке "Настройка":
· Код организации для группового заказа – с использованием словаря организаций;
· Номер группового заказа – с использованием словаря максимальных номеров заказов;
· Дата заказа книг (если она отличается от текущей даты).
В этом случае в каждый документ в поле заказа достаточно ввести лишь количество заказанных экземпляров, а все остальные данные в этих полях будут введены при сохранении записи.
Идентификатор поля
Идентификатор поля - это число, которое назначается каждому элементу, создаваемому на шаге индексирования. Смысл идентификатора поля зависит от целей последующего использования ТВП, как это объясняется ниже.| ТВП для инвертированного файла: | идентификатор поля представляет собой вторую компоненту индексной ссылки (см. ниже) для соответствующего термина; | ||
| ТВП для переформатирования (импорта/ экспорта/ копирования): | идентификатор поля представляет собой метку, присваиваемую экспортируемому, импортируемому или копируемому полю. |
Импорт документов
Режим импорта документов предназначен для ввода в базу данных группы документов, подготовленных в виде внешнего файла в текстовом формате или в формате ISO-2709 (в частности, в международных коммуникативных форматах UNIMARC/USMARC или Российском коммуникативном формате RUSMARC). Данный режим рекомендуется применять, когда импортируется небольшая группа документов. Для импорта больших групп документов следует применять аналогичный режим в АРМе "Администратор".Для запуска режима импорта документов в текущую базу данных служит кнопка ИМПОРТ, размещенная непосредственно на закладке подплоскости БАЗА ДАННЫХ/MFN. После нажатия данной кнопки возникает форма (см. рис. 3.4.4а), которая служит для ввода параметров режима, а именно:
ФОРМАТ ИСХОДНЫХ ДАННЫХ - возможны два значения этого параметра: ISO или текстовый (текстовый формат документов системы ИРБИС описан в Приложении 2). В случае формата ISO можно указать односимвольные разделители полей и записей. По умолчанию используются разделители форматов UNIMARC/USMARC;
ТВП ПЕРЕФОРМАТИРОВАНИЯ - данный параметр определяет алгоритм преобразования документов в процессе импорта в виде имени специальной таблицы. Выбирается из предусмотренного списка. В случае импорта документов в формате UNIMARC/USMARC/RUSMARC необходимо выбрать соответствующее значение этого параметра. Если параметр остается пустым, преобразование документов в процессе импорта не производится;
КОДИРОВКА – параметр определяет кодировку (кодовую таблицу) исходных данных.
После нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ система предлагает стандартное диалоговое окно для указания пути и имени файла с исходными документами.
Рис. 3.4.4а. Форма для ввода параметров импорта документов
Индивидуальная обработка
Нажатием кнопки "Корректировка" вызывается модуль ввода/корректировки и на экран последовательно подаются отмеченные документы.Документы подаются в формате, в котором (в отличие от ввода новых документов) на первой странице РЛ представлены сведения о заказе издания на очередной период, архивные данные — на второй, а библиографические данные и кодированная информация вынесены 3-ю страницу.
Работа состоит из следующих этапов:
·
На первой странице РЛ "Заказ на очередной период":
· заполнить поле "Период" с использованием меню (кнопка со стрелкой или клавиша
· откорректировать, если необходимо, индекс и цены подписки и доставки, периодичность издания, заказ по подразделениям (с учетом замечаний п. 5.2. для этого ЭД);
· Если работа по подготовке БД к очередной подписке ("Снятие периода подписки" — см. п. 5.4.1) не была проведена, а Пользователь принимает решение о необходимости сохранения сведений о предыдущей подписке, то на странице "Архив предыдущих заказов" нужно ввести данные соответствующего заказа в два поля:
· "Архивные сведения о каталоге" (ЭД: Период и Индекс подписки. Периодичность (код и число). Цена подписки. Число номеров за период подписки и Цена одного номера. Цена доставки. Валюта. Поставщик и Код каталога).
Примечание: ЭД "Цена одного номера" отсутствует в данных о заказе и должна быть высчитана (в процессе "Снятия периода подписки" она рассчитывается автоматически);
· "Архивные сведения по подразделениям за год" (ЭД: Период подписки. Код подразделения — Получателя. Число комплектов и Статус для ЦБС/ВУЗ) — для каждого получателя отдельное повторение поля.
Информационное обеспечение
Информационную основу системы составляют следующие базы данных (БД):· База данных Комплектования (CMPL) - содержит предварительные (краткие) библиографические описания литературы, планируемой для приобретения, данные для заказа и подписки, реквизиты издающих, распространяющих и книготорговых организаций, сведения о поступающих партиях литературы;
· База данных Электронного каталога (в общем случае таковых может быть любое количество) - содержит библиографическое и технологическое (специальное) описание литературы по фонду библиотеки. Имя первой (или единственной) БД Электронного каталога - IBIS;
· База данных Читателей (RDR) - содержит реквизиты зарегистрированных читателей и сведения о выдаче/возврате литературы;
· База данных Заказов (RQST) - содержит очередь текущих заказов на выдачу литературы;
· Системная база данных (HELP) - содержит основной (встроенный) Тематический классификатор системы (Рубрикатор ГРНТИ);
· Базы данных Авторитетных файлов "Коллективные авторы" (ATHRC), "Индивидуальные авторы" (ATHRA), "Предметные заголовки" (ATHRS), и Алфавитно-предметного указателя к УДК или ББК (ATHRU).
· База данных Тезауруса TEZ;
· База данных регистрации пользователей REGI.
Внутрисистемный формат библиографических данных базируется на международном формате UNIMARC, что позволяет вести детальное и всестороннее библиографическое описание любых видов литературы.
Использование команд RTF
В форматах допускается использование команд RTF (обеспечивающих представление неплоских текстов, т.е. текстов, содержащих шрифтовые выделения, горизонтальную и вертикальную верстку и т.д.)Команды RTF вводятся в формат в виде литералов.
Если предполагается, что формат будет содержать RTF команды, то он должен быть целиком заключен в фигурные скобки:
'{'формат '}'
Все команды RTF начинаются с символа (обратный слэш) \.
Любая команда RTF должна заканчиваться знаком пробела или непосредственно за ней может следовать другая команда RTF.
Перечень основных команд RTF приведен в Таблице 2.
Таблица 2
| п/п | Команда | Назначение | |||
| \par | Начало нового параграфа (абзаца) | ||||
| \liNNN | Левый отступ для всех строк параграфа - NNN (в пунктах) | ||||
| \riNNN | Правый отступ для всех строк параграфа - NNN (в пунктах) | ||||
| \fiNNN | Левый отступ для первой строки параграфа - NNN (в пунктах) | ||||
| \pard | Начало форматирования нового абзаца; все предыдущие команды форматирования параграфа отменяются | ||||
| \fsNNN | Размер шрифта - NNN (удвоенный размер в пунктах) | ||||
| \ul \ul0 | Начало и конец подчеркивания | ||||
| \i \i0 | Начало и конец курсива | ||||
| \b \b0 | Начало и конец жирности | ||||
| \tab | Табуляция | ||||
| \qr | Правое выравнивание строк | ||||
| \ql | Левое выравнивание строк | ||||
| \qc | Цетральное выравнивание строк | ||||
| \qj | Равномерное выравнивание строк | ||||
| \page | Переход на новую страницу | ||||
| \txNNN | Позиция табуляция - NNN (в пунктах) |
В форматах, содержащих команды RTF, неприменимы команды вертикальной верстки: / # %.
Экспорт документов
Режим предназначен для вывода документов - указанных в виде диапазона внутренних номеров (MFN), отобранных в результате поиска или отмеченных в процессе просмотра - в структурированный текстовый файл или файл в коммуникативном формате ISO (в частности, UNIMARC, USMARC или RUSMARC). В процессе экспорта возможно структурное преобразование документов в соответствии со специальными таблицами переформатирования.Следует помнить, что режим экспорта связан с текущим контекстом работы, т.е. с установленной подплоскостью: если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/ MFN, предполагается экспорт документов из установленной базы данных по номерам (MFN); если установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА, предполагается экспорт результатов поиска по текущему запросу. В частности, если, например, установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА и не выбран ни один из запросов (это может быть, когда не проводился ни один поиск) или выбран запрос с нулевым результатом поиска, то нажатие кнопки ЭКСПОРТ не дает никакого эффекта.
После нажатия кнопки ЭКСПОРТ возникает форма, которая служит для ввода параметров режима экспорта (см. рис. 3.3.3а).
Рис. 3.3.3а.
Форма для ввода параметров экспорта
Пользователю предлагается указать следующие параметры:
ИСХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - определяет, какие документы будут экспортироваться. Здесь можно выбрать одно из возможных значений:
ВСЕ - в этом случае будут экспортироваться все документы в соответствии с контекстом работы: если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN - все документы текущей базы данных; если подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА - полностью результат поиска по текущему запросу;
ОТМЕЧЕННЫЕ - при этом будут экспортироваться только документы, отмеченные на установленной подплоскости просмотра (имеет смысл только в случае, когда таковые имеются);
КРОМЕ ОТМЕЧЕННЫХ - экспортируются все документы текущего контекста за исключением отмеченных (при отсутствии отмеченных это равносильно значению ВСЕ);
ДИАПАЗОН MFN - экспортируются документы текущего контекста, попадающие в указанный диапазон внутренних номеров (MFN).
Например, если установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА, экспортируются те документы из результата поиска, чьи номера попадают в указанный диапазон. По умолчанию, если не указана ни нижняя, ни верхняя границы диапазона, понимается весь диапазон документов базы данных от первого до последнего. Если указана лишь одна из границ, вторая считается равной первой, т.е. рассматривается диапазон, содержащий один документ.
ТВП ПЕРЕФОРМАТИРОВАНИЯ - параметр позволяет указать имя таблицы переформатирования, в соответствии с которой будет производиться структурное преобразование документов в процессе экспорта. Конкретная таблица переформатирования выбирается из предлагаемого (в ниспадающем меню) списка. В частности, можно выбрать таблицы, обеспечивающие преобразование документов в соответствии с международными стандартами на представление библиографической информации UNIMARC/USMARC/RUSMARC. Если таблица переформатирования не задается - документы экспортируются без преобразования;
ВЫХОДНОЙ ФОРМАТ - параметр определяет физическую структуру данных. Возможны два значения: ISO (международный стандарт) и ТЕКСТОВЫЙ (структурированный текстовый формат, описанный в приложении 2). В случае формата ISO есть возможность указать разделители данных. Рекомендуется использовать разделители, предлагаемые по умолчанию;
КОДИРОВКА – параметр определяет кодировку (кодовую страницу) выходных данных.
Собственно процесс экспорта начинается после нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ.
КНИНООБЕСПЕЧЕННОСТЬ ИНТЕГРИРОВАННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ
Задача "Книгообеспеченность" (КО), то есть определение числа экземпляров книг, отобранных по разным критериям, в расчете на одного студента, решается в системе ИРБИС (АРМ Каталогизатор) на основе БД ЭК и БД Читатель.1-й вариант задачи КО (форма TABKOW) предполагает, что:
· в запись книги БД ЭК вводятся сведения о предназначенности учебника или учебного пособия (факультет, семестр и т п.)
· число студентов пользователь вводит как параметр при получении формы.
2-й, интегрированный, вариант (форма TABKOJW) уже определяет число студентов автоматически, для чего в БД Читатель:
· формируется новый вид записи – документ типа "VUZ", в который одноразово вводятся сведения об учебных дисциплинах по кафедрам для каждого сочетания ЭД "Факультет-Семестр–Специальность"
· в запись читателя-студента вводятся данные "Учебный год–Факультет–Семестр–Специальность" (неповторяющееся поле), а при ее сохранении в запись автоматически вводятся повторяющиеся поля "Изучаемые дисциплины", которые переносятся из соответствующей записи "VUZ" этой же БД Читатель
Настоящий, 3-й интегрированный вариан решения задачи КО, ориентирован не только на получение выходной формы для отобранного по разным критериям списка книг, но и на повседневную работу специалиста (методиста), для чего в формате просмотра каждой книги выдаются для нее коэффициенты КО отдельно для осенних и весенних семестров, а также их среднего значения. Кроме того, в формате просмотра каждой книги также показываются сведения о числе студентов (по группам), для которых она предназначена. Учитывается множественная предназначенность учебников для студентов разных факультетов, семестров, специальностей. Учитывается также возможное назначение одного и того же учебника для разных дисциплин, изучаемых одним и тем же студентом.
Расширен набор ЭД, необходимых специалистам, занимающимся вопросами Книгообеспеченности, и, соответственно, поисковых возможностей.
Разработанная автоматизированная технология ориентирована на работу Вуза по одному из двух вариантов:
· Ориентация на Номер Учебного Плана; для этого варианта соответственная идентификация книг и студентов однозначно определяется номером учебного плана (НУП), по которому занимается студент на протяжении всего времени обучения, и семестром;
· Ориентация непосредственно на Учебную Дисциплину; для этого варианта соответственная идентификация книг и студентов должна определяться целым набором данных. Поскольку учебная дисциплина с одним названием может читаться на разных факультетах, семестрах, для разных форм и видов обучения, для разных специальностей и учебных направлений, введено понятие "Уникальный номер Дисциплины" (УНД). УНД, в свою очередь, определяется набором связанных данных: "Дисциплина – Факультет - Направление - Специальность - Вид обучения - Форма обучения".
Таким образом, соответственная идентификация книг и студентов может однозначно определяться уникальным номером дисциплины (УНД) и семестром.
По этой технологии:
· в запись книги БД ЭК вводятся сведения о предназначенности учебника или учебного пособия (факультет, семестр и.т.д. – расширенный набор данных);
· создается новая БД ВУЗ (Учебные дисциплины), в которой одноразово формируются записи нескольких видов:
· DISC - учебная дисциплина; содержит полное описание Дисциплины и все ее применения (в привязке либо к НУП, либо к УНД по семестрам) – основная запись;
· UPL – определяется сочетанием НУП-Семестр; содержит перечень изучаемых дисциплин; здесь собираются сведения о соответствующих студентах (по группам) - автоматически порождаемая и корректируемая запись (для 1-го варианта работы ВУЗа);
или
· DUNIK – определяется сочетанием УНД-Семестр; здесь также собираются данные о соответствующих студентах (по группам) - автоматически порождаемая и корректируемая запись
(для 2-го варианта работы ВУЗа);
· VUZ содержит перечень дисциплин для каждого сочетания ЭД "Факультет – Направление – Специальность - Вид обучения – Форма обучения - Семестр" (в дальнейшем называемого "связка") – автоматически порождаемая и корректируемая запись (для 2-го варианта работы ВУЗа);
· в запись читателя-студента вводятся данные "Учебный год – Факультет – Направление – Специальность – Вид обучения – Форма обучения – Семестр" (неповторяющееся поле), а при ее сохранении в запись автоматически вводятся повторяющиеся поля "Изучаемые дисциплины", которые переносятся из соответствующей записи БД ВУЗ (UPL или VUZ).
Разработанная технология ориентирована, с одной стороны, на удовлетворение всех поставленных задач, а с другой - на простоту ввода информации, на одноразовый клавиатурный ввод всех ЭД и максимальное использование процесса переноса данных вместо их повторного ввода в документы разных видов в разных БД (ЭК, Читатель, ВУЗ ).
Технология позволяет работать принципиально в двух вариантах:
· полный интегрированный вариант – работа в БД ВУЗ, Читатель и ЭК (см ниже);
· упрощенный вариант - работа только в БД Читатель и ЭК.
Преимущества работы по полному варианту показаны ниже при описании технологии.
Команда IF
Команда IF предоставляет возможность строить контекстнозависимые форматы, т. е. форматы, способные изменять выходные значения в зависимости от содержимого форматируемой записи.Команда IF записывается следующим образом:
IF условие THEN формат-1 ELSE формат-2 FI
где:
| Условие | логическое выражение, определенное в соответствии с правилами, описанными в п. 7.3; | ||
| Формат-1 | формат, который вычисляется в том и только том случае, когда значением логического выражения является "истина"; | ||
| формат-2 | формат, который вычисляется в том и только том случае, когда значением логического выражения является "ложь". |
Фраза ELSE формат-2 не является обязательной, и может быть опущена. Ключевые слова IF, THEN и FI обязательны всегда. Формат-1 может быть опущен, если присутствует предложение ELSE
(т.е. если условие истинно, то ничего не будет выведено). Таким образом, команда IF может также принимать одну из следующих дополнительных форм:
IF условие THEN формат-1 FI
IF условие THEN ELSE формат-2 FI
Поскольку нет никаких ограничений на команды, которые можно использовать в формате-1 и формате-2, то команды IF
могут быть вложены друг в друга любое количество раз. Ключевое слово FI, в таком случае, должно закрывать каждую команду IF (можно рассматривать IF и FI
как пару скобок). Например:
if p(v1) then v24 else if p(v2) and a(v3) then v5 fi fi
Команда IF особенно полезна для создания обобщенных форматов в интегрированных базах данных, которые содержат различные типы записей. В этом случае надо иметь различные метки для каждого типа записи (должно быть поле, содержащее код, идентифицирующий тип записи). Таким образом, проверяя тип документа с помощью команды IF, можно порождать в одном формате специфическое форматирование записей каждого типа.
Команда вывода MFN
Для вывода номера записи из файла документов служит команда MFN, формат которой:MFN или MFN(d),
где d - количество выводимых на экран цифр. Если параметр (d) опущен, то по умолчанию предполагается 6 цифр. На рис. 5 приводятся примеры использования данной команды.
Формат Выходные данные
----------- ------------------------------------------------------------
MFN 000034
MFN(3) 034
MFN(2) 34
MFN(1) 4
Рис. 5
Заметим, что для подавления в MFN впереди стоящих нулей можно использовать функцию F (см. п.8.2.1).
Команда вывода подполя
Для вывода конкретного подполя из данного поля следует добавить соответствующий разделитель подполей к метке поля, как показано на рис. 3. Заметим, что можно использовать специальный разделитель подполей ^* для вывода первого подполя, если оно есть. В этом случае, первому подполю необязательно должен предшествовать его разделитель.Разделитель подполей может быть прописной или строчной буквой (обязательно латинской).
Формат Выходные данные
----------- ------------------------------------------------------------
v210^с Военное изд-во
v200^a Конструктор Сухой. Люди и самолеты
v700^a Кузьмина
v600^* Сухой П.О.
Рис. 3
Команда вывода поля
Для указания на необходимость вывода поля из записи необходимо записать букву V, за которой должна следовать метка поля. Это может быть прописная или строчная буква. На рис. 2 приведены примеры применения данной команды.Формат Выходные данные
----------- ------------------------------------------------------------
v210 ^cВоенное изд-во^aМ.^d1993
v200 ^aКонструктор Сухой. Люди и самолеты
v700 ^aКузьмина^bЛ.М.
v600 ^AСухой П.О.^Bо нем
Рис. 2
Команды фиктивного вывода поля
Команды фиктивного вывода поля реализует условный вывод литералов в зависимости от наличия или отсутствия данного поля или подполя без вывода содержимого самого поля. Задаются они следующим образом:Команды горизонтального и вертикального размещения
В языке форматирования имеются следующие команды для управления горизонтальным и вертикальным размещением данных:Команда Функция
----------- ------------------------------------------------------------
Xn ..Вставляет n пробелов
Cn Устанавливает n-ю позицию строки (табуляция в позицию n)
/ Переход на новую строку (если предыдущая строка не была
пустой)
# Переход на новую строку (безусловный)
% Удаляет ранее созданные пустые строки (если они есть)
Рис. 7
Команда / приводит к размещению последующих данных с начала следующей строки. Однако подряд расположенные команды /, хотя и являются синтаксически правильными, но имеют тот же смысл, что и одна команда /, т.е. команда / никогда не создает пустых строк.
Для этой цели предусмотрена команда #. Она выполняет те же действия, что и /, но переход на новую строку является безусловным. Можно использовать комбинацию /# для создания одной (и только одной) пустой строки (необходимо отметить, что комбинация ## может привести к созданию одной или двух пустых строк в зависимости от того, была ли пустой текущая строка перед выполнением первой команды #).
Использование команды # может вызвать затруднение в тех случаях, когда выбираемое поле оказывается пустым. Эта ситуация хорошо иллюстрируется на следующем примере:
/#V10/#V20/#V30 ...
Если все поля присутствуют в документе, то в результате поля 10, 20, и 30 будут располагаться с начала строк и каждому будет предшествовать одна пустая строка. Однако, если поле 20 в документе отсутствует, то между 10 и 30 полями будут вставлены две пустые строки. Это может оказаться нежелательным, если действительно требуется, чтобы между полями была пропущена именно одна пустая строка, независимо от наличия или отсутствия некоторых полей. Таким образом, приведенный выше формат не приведет к желаемому результату.
Эту проблему решает команда %. Ее действие заключается в подавлении всех последовательно расположенных пустых строк (если они имеются) между текущей строкой и последней непустой строкой. Таким образом, формат
%##V10%##V20%##V30 ...
приведет к созданию одной и только одной пустой строки между каждым полем, независимо от их наличия или отсутствия в документе.
Примечание. Команду Сn имеет смысл применять только в случае использования моноширинных шрифтов. Команды / # %
не применимы в случае использования в формате средств RTF (см. ниже).
Команды режима вывода
Система может выводить данные в трех различных режимах:| Режим проверки | В этом режиме поля выводятся в том виде, в каком они хранятся в записи. При этом система не обеспечивает никаких разделителей между полями или экземплярами повторяющихся полей. Пользователь должен обеспечить адекватное разделение полей с помощью команд размещения, литералов или повторяющихся групп. Режим обычно используется для вывода записей с целью проверки правильности введенных данных; | ||
| Режим заголовка | Этот режим обычно используется для печати заголовков при выводе указателей и таблиц. Все управляющие символы, введенные вместе с данными, такие как разделители терминов (< и >) игнорируются (за исключением указанных ниже случаев), а ограничители подполей заменяются знаками пунктуации (см. ниже); | ||
| Режим данных | Этот режим похож на режим заголовка, но дополнительно после каждого поля автоматически ставится точка (.), за которой следуют два пробела (или просто два пробела, если поле заканчивается каким-либо знаком пунктуации). Отметим, однако, что эта автоматическая пунктуация подавляется, если за командой вывода поля следует суффикс-литерал (см. п. 5 "Литералы"). |
Когда система форматирует поле, содержащее подполе, в режимах заголовка или данных, она автоматически заменяет имеющиеся разделители подполей знаками пунктуации (при этом первый разделитель подполей, если он имеется, всегда игнорируется). Специальная комбинация символов "><"
заменяется на "; ", обеспечивая простой способ форматирования полей, содержащих перечень ключевых фраз, заключенных в угловые скобки. Таблица стандартного замещения разделителей подполей выглядит так:
^a замещается на "; "
от ^b до ^i замещается на ", "
все другие замещаются на ". "
Команды режима вывода представляются в виде Mmc, где:
М - признак команды режима вывода.
m следующим образом определяет режим вывода:
Р режим проверки;
H режим заголовка;
D режим данных.
с - определяет необходимость преобразования букв в прописные:
U буквы преобразуются в прописные;
L буквы преобразованию не подвергаются.
Команда режима вывода может появляться в формате столько раз, сколько это нужно и действует до следующей команды режима вывода. По умолчанию система использует команду MPL. На рис. 6 приведены примеры использования команды.
Формат Выходные данные
----------- ------------------------------------------------------------
mpl,v200 ^aКонструктор Сухой. Люди и самолеты
mhl,v200 Конструктор Сухой. Люди и самолеты
mdl,v200 Конструктор Сухой. Люди и самолеты.
mdu,v200 Конструктор Сухой. Люди и самолеты.
mpl,v210 ^cВоенное изд-во^aМ.^d1993
mdl,v210 Военное изд-во; М., 1993.
Рис. 6
Команды вывода полей
Команды вывода полей - это команды, используемые для извлечения из записи и вывода конкретного поля или подполя. Имеется специальная команда для извлечения и вывода номера записи MFN, хотя, строго говоря, MFN не является полем (MFN не имеет метки).Комплексный и Последовательный поиски
Факт включения данных видов поиска в сценарий поиска определяется двумя параметрами.Параметр ComplSearch определяет включение Комплексного поиска: значение 1 - включать, 0 - не включать; по умолчанию - 0.
Параметр SeqSearch определяет включение Последовательного поиска: значение 1 - включать, 0 - не включать; по умолчанию - 0.
Комплексный поиск
Данный вид поиска предназначен для реализации сложных запросов - а именно, для выполнения одновременного поиска по различным элементам описания (видам терминов). Для выполнения комплексного поиска служит соответствующая форма (см. рис. 2.3.4а)Форма состоит из двух основных рабочих областей:
Область СЦЕНАРИЙ ПОИСКА - служит для формулировки комплексного запроса.
Область СЛОВАРЬ - служит для представления словаря соответствующих терминов с целью их отбора для поиска. Данная область полностью аналогична одноименной области непосредственно на плоскости ПОИСК.
Основным элементом области СЦЕНАРИЙ ПОИСКА является таблица, с помощью которой формулируется собственно комплексный запрос. Каждая строка таблицы служит для описания одного вида поиска и включает пять элементов (соответствующих колонкам таблицы):
*
ВИД ПОИСКА - определяет элемент описания, по которому необходимо провести поиск (ключевые слова, автор, и т.п.). Элемент выбирается с помощью ниспадающего меню, содержащего все элементы, по которым возможен поиск по словарю. Выбор определенного элемента приводит к тому, что соответствующий словарь отображается в области СЛОВАРЬ.
* ТЕРМИН - содержит собственно поисковый термин в соответствии с выбранным видом поиска. Термин может вводиться с клавиатуры или выбираться из словаря. На одной строке может указываться единственный термин (одно ключевое слово, один автор, одно заглавие и т.п.).
* УСЕЧЕНИЕ - определяет, должен ли использоваться аппарат усечения при поиске по данному термину (см. п. 2.3.2).
* КОНТЕКСТ - используется только для вида поиска КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА. Определяет, в каких элементах данных должен находиться заданный термин (см.
п. 2.3.2). Вводится с помощью ниспадающего меню.
* ЛОГИКА - определяет логический оператор, с помощью которого данный термин должен объединяться со следующим термином (см. п. 2.3.2). Вводится с помощью ниспадающего меню.
Рекомендация: Одноименные виды поиска следует указывать последовательно (друг за другом) - при этом они будут объединяться в одну логическую группу.
Кнопка УДАЛИТЬ служит для очистки текущей строки таблицы комплексного запроса.
Кнопка НОВЫЙ служит для очистки всей таблицы запроса.
Для выполнения сформулированного запроса следует нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ.
В случае ненулевого результата комплексного поиска можно перейти к просмотру полученных результатов, нажав кнопку ПРОСМОТР.
Для возврата к основной плоскости ПОИСК необходимо нажать кнопку ВЫХОД.
Рис. 2.3.4а.
Форма для комплексного поиска
Контекстные уточнения для поиска "Ключевые слова"
Данное средство сценария поиска позволяет вводить контекстные уточнения для поиска "Ключевые слова" (предполагается, что таковым является первый поиск в общем списке поисков по словарю), т.е. в этом случае у пользователя появляется возможность при поиске по ключевым словам указывать, в каких именно элементах описания должны присутствовать искомые ключевые слова (компонент "Термины в" на плоскости "ПОИСК").Каждый вид контекстного уточнения описывается двумя параметрами:
CvalifNameNN
CvalifValueNN
где NN - порядковый номер вида контекстного уточнения в общем списке (начиная с 0).
Параметр CvalifNameNN служит для указания названия контекстного уточнения. Например:
CvalifName2=Коллектив/Мероприятие
Параметр CvalifValueNN служит для указания значений идентификаторов поля, определяющих соответствующий контекст уточнения. В общем виде параметр указывается следующим образом:
CvalifValueNN=/(mm1,mm2,….)
где:
mm1,mm2,… - идентификаторы полей.
Указываемые в параметре CvalifValueNN идентификаторы полей фактически определяют вторую компоненту индексных ссылок для поисковых терминов (см. Приложение 5). Пример:
CvalifValue2=/(3)
Общее количество видов контекстных уточнений указывается в параметре CvalifNumb. Например:
CvalifNumb=4
Контроль системы книговыдачи
Контроль системы книговыдачи служит для обнаружения и устранения несогласованностей сведений о книговыдаче в базе данных читателей и базах данных Электронного каталога, которые могут возникать в результате аварий. Возможны два подхода в обнаружении несогласованностей:Со стороны БД читателя: для каждой записи читателя-должника по данным, указанным в ней, должна быть доступна БД каталога, по шифру документа должна находиться единственная запись каталога, в этой записи должно быть поле экземпляра с заданным инвентарным номером, статус этого экземпляра должен иметь значение "занят" или "многоэкземплярность" с правильным соотношением количества полученных и выданных экземпляров". Нарушение одного из условий считается рассогласованием первого типа, т.е.:
не найдена БД каталога
более одной записи каталога
не найдена запись в БД каталога
найдена запись каталога, но нет поля экземпляра с искомым инвентарным номером
в записи каталога найден нужный экземпляр, но значение статуса не "занят" и не "многоэкземплярность"
при статусе "многоэкземплярность" некорректное соотношение между количеством полученных и выданных экземпляров
Со стороны БД каталога: для экземпляра издания в БД каталога, который числится как занятый или многоэкземплярный при корректном соотношении количества полученных и выданных экземпляров в БД читателя должен существовать читатель, за которым числился бы данный экземпляр. Рассогласованием второго типа считаются ситуации:
некорректное соотношение количеств полученных и выданных экземпляров
нет читателя с данным шифром издания
есть читатель, но он не должник
у читателя-должника для данного шифра издания имя БД каталога или инвентарный номер экземпляра издания не совпадают со значениями в записи каталога
Для запуска контроля системы книговыдачи служит кнопка ВЫПОЛНИТЬ в области КОНТРОЛЬ СИСТЕМЫ КНИГОВЫДАЧИ. Возникающая при этом форма (см. рис. 4.5.2а) служит для указания параметров контроля.
Рис. 4.5.2а. Форма для контроля системы Книговыдачи
Прежде всего необходимо определить режим проверки, сделав соответствующий выбор на панели ПОДЛЕЖАТ КОНТРОЛЮ. Возможны два режима проверки:
БД ЧИТАТЕЛЕЙ. За основу при проверке выбирается база данных читателей. При этом обнаруживаются рассогласования первого типа.
При выборе этого режима активизируется левая панель выбора режимов корректировки:
корректировать базу данных читателя: при обнаружении рассогласования в первых двух случаях, указанных выше, запись читателя корректироваться не будет, в остальных случаях в записи читателя будет оформляться возврат, т.е. записываться дата возврата равная текущей дате;
корректировать базу данных каталога: при обнаружении рассогласования в БД каталога для пятого случая из приведенных выше соответствующий экземпляр помечается как "занятый", остальные случаи отмечаются в протоколе;
ничего не корректировать: информация о рассогласовании только выводится в протокол.
БД КАТАЛОГА. За основу при проверке выбирается база данных каталога и обнаруживаются рассогласования второго типа. При этом предлагается выбрать БД каталога из списка. Если такой выбор не сделан, то проверяются последовательно все БД каталога. Можно задать диапазон MFN проверяемых записей.
При выборе этого режима активизируется правая панель выбора режимов корректировки:
корректировать БД каталога: при обнаружении рассогласования в первом случае из приведенных выше запись корректироваться не будет, для остальных случаев соответствующий экземпляр в записи каталога помечается как "свободный";
не корректировать БД каталога: при обнаружении рассогласования выдается лишь информация в протокол.
Для начала процесса контроля следует нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ. В стандартном диалоговом окне следует задать имя файла протокола или отказаться от его формирования. По завершении процесса контроля выдается соответствующее сообщение.
Копирование документов
Режим предназначен для копирования документов - указанных в виде диапазона внутренних номеров (MFN), отобранных в результате поиска или отмеченных в процессе просмотра - в качестве новых документов в текущую или другую БД. Возможно структурное преобразование документов в процессе копирования в соответствии со специальными таблицами переформатирования. Данный режим, в частности, используется при формировании описаний продолжающихся изданий на основе уже имеющихся поступлений и при формировании аналитических описаний статей на основе имеющихся описаний журналов (подробно об этом в Инструкции каталогизатора).Следует помнить, что режим копирования связан с текущим контекстом работы, т.е. с установленной подплоскостью: если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/ MFN, предполагается копирование документов из установленной базы данных по номерам (MFN); если установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА, предполагается копирование результатов поиска по текущему запросу. В частности, если, например, установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА и не выбран ни один из запросов (это может быть, когда не проводился ни один поиск) или выбран запрос с нулевым результатом поиска, то нажатие кнопки КОПИРОВАНИЕ не дает никакого эффекта.
После нажатия кнопки КОПИРОВАНИЕ
возникает форма, которая служит для ввода параметров режима копирования (см. рис. 3.3.2а).
Рис. 3.3.2а.
Форма для ввода параметров копирования
Пользователю предлагается указать следующие параметры:
ИСХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - определяет, какие документы будут копироваться. Здесь можно выбрать одно из возможных значений:
ВСЕ - в этом случае будут копироваться все документы в соответствии с контекстом работы: если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN - все документы текущей базы данных; если подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА - полностью результат поиска по текущему запросу;
ОТМЕЧЕННЫЕ - при этом будут копироваться только документы отмеченные на установленной подплоскости просмотра (имеет смысл только в случае, когда таковые имеются);
КРОМЕ ОТМЕЧЕННЫХ - копируются все документы текущего контекста за исключением отмеченных (при отсутствии отмеченных это равносильно значению ВСЕ);
ДИАПАЗОН MFN - копируются документы текущего контекста, попадающие в указанный диапазон внутренних номеров (MFN). Например, если установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА, копируются те документы из результата поиска, чьи номера попадают в указанный диапазон. По умолчанию, если не указана ни нижняя, ни верхняя границы диапазона, понимается весь диапазон документов базы данных от первого до последнего. Если указана лишь одна из границ, вторая считается равной первой, т.е. рассматривается диапазон, содержащий один документ.
ТВП ПЕРЕФОРМАТИРОВАНИЯ - параметр позволяет указать имя таблицы переформатирования, в соответствии с которой будет производиться структурное преобразование документов в процессе копирования. Конкретная таблица переформатирования выбирается из предлагаемого (в ниспадающем меню) списка. Назначение таблиц переформатирования, предлагаемых для БД Электронного каталога, описано в Инструкции каталогизатора. Если таблица переформатирования не задается - документы копируются без преобразования;
ВЫХОДНАЯ БД - параметр позволяет указать базу данных, в которую будут копироваться заданные документы, т.е. БД, в которой будут создаваться новые документы. Это может быть та же самая база данных или иная. Для выбора предлагается список доступных баз данных. Если выходная БД не задана - копирование не выполняется.
Собственно процесс копирования начинается после нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ.
Завершается процесс копирования сообщением о внутренних номерах (MFN) документов, созданных в процессе копирования.
Копирование в новый документ по результатам поиска
Копирование документов можно проводить в двух режимах на разных плоскостях:· на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД – при копировании группы документов, найденных по результатам поиска, или отмеченных, или заданных интервалом номеров в БД, при всех одинаковых параметрах копирования (одна для всех копируемых документов таблица переформатирования, одна БД для записи новых документов);
· на плоскости ВВОД – при копировании одного документа, непосредственно выведенного на экран, путем нажатия кнопки-ярлычка в правой верхней части экрана.
В обоих случаях копируемый документ может быть задан либо номером в БД (на подплоскости БАЗА ДАННЫХ/MFN), либо по результатам поиска на соответствующей подплоскости.
Работа состоит из следующих этапов:
· просмотреть найденный(е) документ(ы) в коротком и/или полном формате (ПРОСМОТР/ВЫВОД – РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА) – см. выше;
· отметить (при необходимости) документ или несколько документов, которые наиболее близко подходит к БО новых поступлений (кнопка ОТМЕТИТЬ) – см. выше;
· определить режим копирования (1 или 2 - см. выше), наиболее подходящий для конкретной задачи, и соответственно этому выбору:
· либо нажать кнопку КОПИРОВАНИЕ (оставаясь на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД) и установить, какие из найденных документов будут копироваться (ВСЕ, или ОТМЕЧЕННЫЕ, или КРОМЕ ОТМЕЧЕННЫХ),
· либо перейти на плоскость ВВОД и установить, соответственно, подплоскость РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА или ОТМЕЧЕННЫЕ;
· определить (по ниспадающему меню) Таблицу выбора полей (ТВП) переформатирования; характер основных преобразований показан в Таблице 2 ("Перечень таблиц преобразования");
Работа состоит из следующих этапов:
· провести поиск документа-источника или другой статьи из того же источника: если для копирования выбирается номер журнала, то поиск проводится по шифру издания (с учетом нумерации) или по заглавию журнала с последующим включением через связь (клавиша ПОИСК ПО СВЯЗИ) всех номеров этого журнала и отметкой нужного номера; если для копирования выбирается книга или статья, то поиск проводится по заглавию или другому поисковому признаку;
· просмотреть найденный документ (ПРОСМОТР/ВЫВОД), при наличии "Содержания" или "Оглавления номера" - отметить документ для копирования (кнопка ОТМЕТИТЬ); в этом случае копирование целесообразно проводить непосредственно из документа на плоскости ВВОД (см. выше);
· выбрать режим КОПИРОВАНИЕ (кнопка на плоскости ПРОСМОТР/ ВЫВОД или кнопка-ярлык на плоскости ВВОД);
· при работе из документа при наличии полей "Содержание" или "2-я и последующие статьи сборника", или "Статьи из журнала" прежде, чем нажать кнопку-ярлык, ввести номер статьи для копирования (в документе-книге – на странице "Технология", в документе-номере журнала – на странице "Оглавление");
· выбрать из меню таблицу переформатирования (ниспадающее меню) с учетом вида документа и необходимости использования данных "Содержания";
· определить "Имя базы данных для копирования" (меню по кнопке): это может быть либо та же БД, в которой находится копируемый документ, либо другая;
· после сообщения системы о вводе нового документа (и его номере) перейти в режим ВВОД – БАЗА ДАННЫХ/MFN задавая номера новых (скопированных) записей;
· последовательно заполнять недостающие данные на страницах РЛ, вызывая вложенные РЛ (если есть кнопка расширенных средств ввода) и просматривая документ в окне просмотра перед переходом на очередную страницу. ЭД БО вводятся с учетом рекомендаций п.4.2; если копировалось полное описание статьи, откорректировать введенные данные;
· завершить ввод документа (кнопка СОХРАНИТЬ).
· установить ( по ниспадающему меню) выходную БД, в которую будут записываться новые (скопированные) документы;
· нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ – после завершения процесса копирования на экране появляется сообщение о количестве и номерах скопированных документов;
· перейти на рабочую плоскость ВВОД, подплоскость База данных/MFN и откорректировать документ с учетом специфики заполнения полей (п.4.2) и рекомендаций, указанных в Таблице 2. Во всех случаях обратить внимание на ввод данных нумерации, проверить заглавие, выходные данные и количественные характеристики; для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу
· просматривать документ при переходе на новую страницу для самоконтроля;
· завершить ввод (кнопка СОХРАНИТЬ), но обязательно предварительно просмотреть документ, оценивая соответствие описания на экране каталогизируемому изданию.
Сведения об экземплярах переносятся при копировании Спецификации тома только частично: переносятся ЭД "Место хранения" и "Канал поступления" (предполагается, что число экземпляров и их направление являются общими для всех томов одного издания), а ЭД "Статус" определяется равным "2" (экземпляр ожидается).
В новом документе необходимо определить полученные экземпляры - заменить значение статуса на "0" (экземпляр поступил) и внести инвентарный номер и штрих-код; дата регистрации, идентификатор партии (номер КСУ и номер акта) для этих экземпляров при сохранении документа будут введены автоматически. Сведения о других, еще не полученных экземплярах тома, будут рассматриваться системой (и идентифицироваться в форматах выдачи) как заказанные (ожидаемые).
При вводе библиографических данных тома следовать рекомендациям, данным в п.5.1.1.1 для однотомных изданий.
Корректировка документов по словарю
Режим предназначен для групповой корректировки документов на основании данных словаря. Режим выполняется в контексте рабочей области СЛОВАРЬ на плоскости ПОИСК и для его вызова служит соответствующая кнопка в этой области. Форма для выполнения данного режима представлена на рис. 3.4.5а. |
Рис. 3.4.5а. Форма для выполнения корректировки по словарю
В строке ЗАМЕНИТЬ системой указывается исходное значение, подлежащее корректировке и соответствующее текущему термину СЛОВАРЯ, - это значение может совпадать с собственно термином словаря или представлять собой полные данные из документа, соответствующие этому термину (в частности, они могут содержать разделители подполей).
В строке НА пользователь указывает результирующее значение, на которое должно быть заменено исходное значение. При указании результирующего значения НЕ СЛЕДУЕТ удалять или изменять разделители полей - если система предлагает их по умолчанию.
Во избежании ложных контекстных замен не следует применять данный режим для корректировки ключевых слов, в особенности коротких.
Собственно процесс корректировки начинается после нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ. Результат корректировки выводится на экран в виде протокола.
Корректировка
Кнопка КОРРЕКТИРОВКА вызывает форму ввода/корректировки записей (см. рис. 6.5.1а). Вид формы и функционирование ее элементов аналогичны плоскости ввода/корректировки АРМа КАТАЛОГИЗАТОР.
Рис. 6.5.1а. Общий вид формы ввода/корректировки данных
Особенности функционирования режима ввода/корректировки следующие:
Форма состоит из двух плоскостей - БАЗА ДАННЫХ/MFN и ОТМЕЧЕННЫЕ. Если при вызове формы были отметки в словаре или в списке, то отмеченные записи подаются на корректировку в режиме ОТМЕЧЕННЫЕ. При вводе новой записи форма вызывается в режиме БАЗА ДАННЫХ/MFN, устанавливается нужный РЛ и активизируется кнопка НОВЫЙ для ввода последующих новых записей. Независимо от начального состояния формы можно переустанавливать плоскость, вызывать записи на корректировку по их номерам MFN.
Кнопка ВОЗВРАТ служит для возврата в основной модуль.
В окне ФОРМАТ подается список форматов, состав которого зависит от вида рабочего листа текущей (корректируемой) записи.
Если форма вызывается в режимах ПОСТУПЛЕНИЕ или ВЫБЫТИЕ и отмечены записи для корректировки, то будет прочитано значение номера записи КСУ из таблицы настройки и выдано сообщение об установленном значении КСУ для подтверждения корректировки. Установленное значение КСУ будет при корректировке записи автоматически вноситься в поле экземпляра. В заголовке формы указывается, какое значение номера КСУ установлено.
Есть возможность определять как недоступные некоторые функции формы: добавление новых элементов описания, возможность смотреть или корректировать данные на добавочной странице. Для этого используется параметр ini-файла AccessLevel.
Есть возможность определить недоступным сам режим корректировки и ввода новых записей в БД. Для этого служит параметр ini-файла AccessCorr.
Корректура документа - номера журнала
Корректировка документа - отдельного номера журнала (или другого сериального издания), автоматически создаваемого при регистрации каждого поступления выполняется в следующих случаях (код РЛ "NJ"):· Ввод "Оглавления" - данных о статьях, напечатанных в номере, не введенных при регистрации, (полностью или частично) и "Приложений на вкладках";
· Ввод данных в повторяющееся поле "Кумулированные номера за другой год" - частные Шифры выпусков журнала за не первый год из кумулированного выпуска. Для приведенного выше примера это может выглядеть следующим образом (шифр журнала, например, С15, данные представлены с подполями):
– 1-е поле (Год, Шифры): ^02000^1С15/2000/1^2С15/2000/2^3С15/2000/3^4С15/2000/4;
– 2-е поле (Год, Шифры): ^02001^1С15/2001/1^2С15/2001/2^3С15/2001/3,
По результатам ввода этих данных в словарь будут включены все шифры, что обеспечит поиск каждого отдельного номера и возможность определения неполученных номеров журналов, а результат поиска будет отсылать к единственному кумулированному выпуску.
Примечание:
Частные Шифры первых трех выпусков журнала за первый (или единственный) год из кумулированного выпуска формируются автоматически; недостающий частный шифр 4-го выпуска нужно дополнительно ввести в поле "Дополнение к номеру";
· Корректировка данных в полях "Вид и объем ресурса" и "Примечания", перенесенных из записи БО, как общие данные, если данные конкретного выпуска отличаются от общих;.
· Ввод сведений о наличии графической информации и полных текстов (см. п. 4.2.9);
· Ввод данных о датах и направлениях передачи номера в пункты технологического пути;
Примечание:
Данные о статьях, введенные в документ-номер журнала, могут быть в дальнейшем использованы при создании самостоятельных документов - аналитического описания статьи (в этой же или в отдельной БД) - см. п. 5.3;
· Ввод сведений о вновь поступивших (не первых) экземплярах;
· Исправление ошибок в регистрационных данных номера (шифр, год, том, номер, примечания), сведениях об экземплярах, сведениях о статьях.
Поиск документа-номера журнала для корректуры может быть проведен двумя путями в зависимости от принятой системы шифровки изданий (см. выше п. 4.2.8):
· Библиотека ведет систему шифровки применительно к журналам; это означает, что в процессе ввода БО журнала в документ был записан шифр, с которым связан каждый номер (выпуск) журнала. В этом случае чтобы найти нужный номер, зная общий для всех номеров шифр, нужно выбрать режим "ПОИСК - ШИФР ИЗДАНИЯ" и искать уникальный шифр номера в структуре: <Общая часть шифра> / <Год> /<Том> / <Номер>, например, W10/1994/11/3;
· Библиотека не применяет никакой системы шифровки. В этом случае нужно:
· в режиме ПОИСК-ЗАГЛАВИЕ ЖУРНАЛА найти запись БО журнала;
· выйти в режим ПРОСМОТР результатов поиска;
· выполнить ПОИСК ПО СВЯЗИ (выбрав элемент для поиска "ЖУРНАЛ – НОМЕРА"), в результате которого будут отобраны ВСЕ зарегистрированные номера журнала в порядке их ввода в БД;
· в процессе их просмотра найти и отметить нужный документ, и затем перейти в режим ВВОД (корректировка) отмеченных документов.
В то же время при необходимости внесения изменений во все документы-номера журнала (аналогично книгам - см.выше п.5.1.2) путь поиска по связи оказывается очень удобным.
Корректура документов-книг, полученных по предварительному или другому заказу
Эта работа ведется только в БД комплектования и состоит из следующих этапов:·
Найти и отметить в одном из словарей книги, которые поступили на регистрацию; при этом можно использовать словари Заглавий и Авторов, но наиболее удобно использовать словарь "Организация — заказанные книги"; в нем представлены все организации (найти и выделить курсором организацию, из которой поступила регистрируемая партия книг), а в окне связанных записей — перечень кратких БО книг, заказанных в данной организации (числящихся за ней);
· При работе со словарем "Организация — заказанные книги" отметить документы, которые действительно получены в данной партии — либо в окне связанных записей (из полного списка книг, заказанных в выделенной организации), либо по словарям заглавий или авторов;
· Нажать (щелкнуть мышкой) клавишу КОРРЕКТИРОВКА;
· Ответить на вопрос системы "Продолжить работу? Да Нет", которое следует за одним из следующих сообщений:
· Регистрация партии с КСУ=<Значение, установленное по кнопке "Настройка">,
· Не установлено значение КСУ.
При положительном ответе на оба вопроса работа продолжается — вызывается модуль ввода/корректировки и система переходит в режим корректуры отмеченных документов; в первом случае установленное КСУ будет автоматически вводиться в поля об исполнении заказа и о полученных экземплярах, а во втором — значения КСУ в эти поля нужно будет вводить с клавиатуры.
При отрицательном ответе на оба вопроса система остается в том же состоянии (отметки документов, подлежащих корректуре, сохраняются); для продолжения работы нужно ввести или изменить значение КСУ по кнопке "Настройка" и опять нажать кнопку КОРРЕКТИРОВКА.
· Последовательно ввести данные в каждый отобранный документ-книгу в следующие поля:
· "1,2,3-й заказ на книги — Размещение/Исполнение" — обязательно; ввести ЭД "Получено (экз)"; при поэтапном исполнении заказа для каждой полученной партии, начиная со второй, для ввода этого ЭД заполняется новая строка;
· "Сведения о заказе/поступлении экземпляров" — обязательно; если не было введено при заказе, поле вводится как новое, иначе — корректируется (исключение для томов многотомника – см. ниже п.3.2.4);
· Сведения о цене издания (если не было введено при заказе);
· Откорректировать библиографические данные (заглавие, выходные данные, раздел знаний и т.п.) — при необходимости;
· В процессе ввода данных в окне просмотра можно видеть БО издания и введенные данные и следить за корректностью вводимой информации.
Примечание: При наличии кодированных ЭД "язык текста", "тип", "вид" и "характер" документа (с учетом ЭД "получено не на баланс"), а также индексов УДК/ББК или ЭД "Раздел знаний" после завершения обработки всей партии книг, автоматически будут получены данные по распределению всей полученной литературы по соответствующим разрезам.
Цена первого экземпляра (или всех при равных их ценах) вводится в поле "ISBN, Цена"; для экземпляров, цена которых отличается от общей, цена вводится в поле конкретного экземпляра.
В полях "РАЗМЕЩЕНИЕ/ИСПОЛНЕНИЕ ЗАКАЗА" (для 1-го, 2-го и 3-го заказов) должен быть отмечен факт частичного или полного выполнения соответствующего заказа. Для этого в части "ПОЛУЧЕНО" для соответствующего заказа вводится только один ЭД — число полученных экземпляров; при поэтапном исполнении заказа для каждой полученной партии, начиная со второй, для ввода этих данных заполняется новая строка:
Примечание: ЭД " Номер записи КСУ поступлений" будет введен автоматически при сохранении документа (вводится значение, установленное по кнопке "Настройка"),
В поле "СВЕДЕНИЯ О ПОСТУПЛЕНИИ ЭКЗЕМПЛЯРОВ" для каждого полученного экземпляра необходимо ввести (по клавише
· новый статус (получен) — с использованием меню,
Примечание: для заказов со статусами "C" и "U" (ЦБС или ВУЗ) статус менять не нужно.
· инвентарный номер (вводится с использованием аппарата "максимальных номеров"; достаточно перенести из словаря указанное в нем значение, на единицу большее последнего введенного номера);
· штрих-код,
· номер записи КСУ и/или акта ИУ (если не установлено по кнопке "Настройка"),
· цена экземпляра, отличная от общей.
ЭД "Номер записи КСУ" или/и "Номер акта" имеют особое значение, поскольку они определяют принадлежность определенного(ых) экземпляра(ов) книги (из многих, полученных в разное время, и, возможно, по разным заказам от разных источников) к определенной партии, что используется при подготовке выходных форм для партии полученных книг.
Кроме того, ввод в данные об экземпляре и об исполнении заказа только этих ЭД, являющихся идентификаторами партии, позволяет привязать общие данные партии (дата поступления, общее количество экземпляров, источник поступления) к каждому из документов-книг, принадлежащих к этой партии.
При корректировке ЭД "Статус экземпляра" могут быть введены значения "0"(получен), "C","U" или "R".
Код статуса "C" используется при обработке данных ЦБС в том случае, когда полученные для сети экземпляры должны быть отражены в Центральном ЭК только общим числом экземпляров и не могут быть выданы, в то время как в каталогах Библиотек сети они представляются индивидуально и выдаются читателям; в выходном документе "Инвентарный список" эти экземпляры не отражаются, но в сведениях об итоговых поступлениях за определенный период учитываются.
Код статуса "U" используется при обработке данных БИУ экземпляров, например, для Библиотек Университетов (ВУЗ), в том случае, когда полученные экземпляры должны быть отражены в Центральном ЭК только общим числом экземпляров и выдаются читателю без определения конкретного экземпляра.
Примечание: Для статусов "C" и "U" число полученных экземпляров указывается в ЭД "Число экземпляров", а в ЭД "Инвентарный номер" может быть указан ГРУППОВОЙ Инвентарный номер (в случае, если таковой применяется пользователем).
Код статуса "R", временный (до сохранения документа), технологический, используется в технологии для облегчения ввода группы экземпляров, описываемых индивидуально и различающихся лишь последовательными инвентарными номерами и местом хранения (остальные ЭД – место хранения, номер партии (КСУ, акт), канал поступления, цена и дата ввода – у них одинаковы); поля экземпляров со статусом "R" при "сохранении" документа автоматически "размножаются" соответственно указанному ЧИСЛУ таким образом, что в каждое из них вводятся:
Возможно применение технологии процесса "Размножение экземпляров", позволяющей вводить последовательные инвентарные номера экземпляров для разных мест их хранения:
Примечание: Это единственный случай, когда система позволяет временно (до сохранения) записать в документ поля экземпляров без ЭД "Статус" — поля, состоящие только из одного ЭД "Место хранения", и при наличии хотя бы одного поля со статусом "R".
ЧИСЛО экземпляров и НАЧАЛЬНЫЙ номер задаются в ЭД "Инвентарный номер экземпляра" через разделительный знак "/" (например, 5/12567 —
5 экземпляров, начиная с номера 12567).
Структура инвентарного номера определяется пользователем и не контролируется системой. Так, например, номер может начинаться с буквенной части (в разных хранилищах Библиотеки могут применяться разные системы инвентарного учета), или с неизменяемой цифровой части, которая отделяется от изменяемой разделительным знаком, например, знаком "-" или "/" (система инвентарного учета экземпляров под одним инвентарным номером), или сочетание этих двух вариантов, или любая другая конструкция.
Определение структуры и начального значения для автоматического ввода "последовательных" номеров, среди которых каждый следующий отличается от предыдущего на 1, производится по следующему алгоритму:
· для выделения из заданного начального номера изменяемой цифровой части система сканирует заданное значение, начиная справа, и определяет числовую часть его до первого встретившегося нецифрового символа (это — начальное цифровое значение инвентарного номера);
· сканирование продолжается далее (справа налево) для выделения неизменяемой части инвентарного номера (это текст между первым встретившимся нецифровым знаком и последним символом "/", за которым (слева) стоит число);
· если числовая часть справа отсутствует, считается, что начальный номер не задан и счет ведется с 1; при наличии неизменяемой части она включается в номер, изменяемая часть которого начинается с 1.
Примеры задания инвентарных номеров для размножения:
Введено 5/, результат размножения: 1; 2; 3; 4; 5;
Введено 3/123, результат размножения: 123; 124; 125.
Введено 3/1789-, результат размножения:1789-1; 1789-2; 1789-3;
Введено 4/АБ156, результат размножения: АБ156; АБ157; АБ158; АБ159;
Введено 2/К19/12, результат размножения: К19/12; К19/13;
В один документ можно ввести подряд необходимое число повторений поля со статусом "R", например, для групп экземпляров, полученных в разных партиях (по разным каналам) или направляемых в разные места хранения с разной системой инвентарных номеров. При этом начальный номер (если он нужен) ставится только в первом из них или, соответственно, в тех группах, где не должно быть непрерывности.
При вводе можно использовать данные о максимальном значении инвентарного номера из введенных в БД (по клавише
Штрих-код, естественно, оригинальный, вводится индивидуально для каждого экземпляра в полученные повторения поля.
Инвентарный номер и штрих-код экземпляра автоматически проверяются на дублетность с введенными ранее в БД. Проверка проводится как по БД комплектования, так и по БД каталога (но не внутри одного документа). При этом дублетный штрих-код системой блокируется, а дублетный инвентарный номер пропускается с выдачей сообщение о дублетности.
Корректура документов
Исправление грамматических и других ошибок, пополнение документов данными о новых поступлениях (экземплярах) и другие подобные действия выполняются в режиме корректуры документов. Корректировка документов осуществляется также на плоскости ВВОД, соответственно на подплоскости БАЗА ДАННЫХ/MFN (корректура по номеру записи в БД) или подплоскости РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА (корректура предварительно найденных документов), или на подплоскости ОТМЕЧЕННЫЕ (корректура документов, отмеченных при просмотре результатов поиска). В любом варианте нет необходимости явно определять РЛ, поскольку при корректировке документа-КНИГИ он автоматически подается в соответствии с Кодом РЛ, введенным в документ (в меню он определяется как оптимизированный); при необходимости он может быть изменен (см. п. 4.2.9).Примечание: Сведения о новых экземплярах (доукомплектование) переносятся в записи БД каталога автоматически из БД комплектования; списание отдельных экземпляров из БД каталога осуществляется также через АРМ "Комплектатор"; проверка фонда проводится в АРМе "Каталогизатор" в режиме корректуры по специальной технологии (см. ниже).
В процессе работы может случиться ситуация, при которой произойдет "размножение" ошибки - например, заглавие общей части многотомного издания, введенное с грамматической ошибкой в один документ, затем переносится при копировании во все другие документы этого издания; к такому же результату может привести ввод через словарь наименования КА или ВКА, или заглавия серии, или предметных рубрик и т.п., если они первоначально были введены в документ с ошибкой. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения какого-то ЭД в описаниях всех томов издания в связи, например, с переименованием города, коллектива и т.п.
Во всех этих и подобных им случаях при обнаружении ошибки (возможно, случайном) необходимо обеспечить корректуру всех "связанных" документов в БД электронного каталога. Это можно сделать, проведя корректуру по результатам поиска, причем для поиска нужно задать общий для всех документов набор ЭД, например, заглавие общей части (в томах с частным заглавием при монографическом описании оно выбирается в поисковый словарь из области серии БО, а при сводном описании — из области общей части БО).
Корректуру такого вида целесообразно проводить в режиме Глобальной корректировки документов (см. ниже п. 5.4).
Последовательно просматривая (листания) словари, специалист (каталогизатор, библиограф) легко определит два (или более) рядом стоящие различные написания одного и того же значения поискового термина. Поэтому рекомендуется периодически просматривать словари авторов, заглавий, коллективов, ключевых слов и др. с целью выявления ошибок.
Исправление ошибок, выявленных по словарю, может быть проведено в режиме "Корректировка по словарю" – для тех словарей, у которых высвечивается ярлык режима корректировки (на плоскости ПОИСК, в правом нижнем углу области СЛОВАРЬ).
Работа состоит из следующих этапов:
· установить курсор на термин словаря, требующий корректировки, (при просмотре термина "полностью" (по нажатию правой кнопки мыши) можно определить ошибку в той его части, которая не попадает на обычный просмотр);
· нажать кнопку-ярлык корректировки по словарю – в окне показываются "Заменяемое значение", не подлежащее корректировке (в формате с подполями, на полную длину с возможностью использования скроллинга), и "Заменяющее значение", которое нужно откорректировать;
· нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ;
· просмотреть Протокол корректировки документов, содержащий сведения об откорректированных терминах словаря (указываются MFN документа, метка откорректированного поля и номер его повторения (tag= , occ= )).
В протоколе может присутствовать сообщение "Нет поля/данных для корректировки". Оно может появиться в следующей ситуации:
Один и тот же термин словаря может быть представлен в документе в разных формах, так, например, авторы в разных полях присутствуют либо вместе с инициалами или полным именем, либо раздельно, а в словаре они представлены в единой форме.
"Заменяемое значение" выбирается из первого
документа, поданного на корректуру по результатам поиска, в том формате, в каком оно присутствует в этом документе, и сообщения в протоколе относятся к тем документам, в которых формат заменяемых данных отличается от того, который был подан на корректировку. В этом случае в словаре остается некоторое число неисправленных терминов, которые могут быть откорректированы в следующем сеансе с другим форматом "Заменяемого значения" (он будет подан из первого из оставшихся не откорректированными документами).
Литералы
Литерал - это строка символов, заключенная в соответствующие ограничители, которая вносится в выводимый текст в таком виде, как она приведена в формате. Литералы могут использоваться, например, для именования полей.Существуют литералы трех типов:
| Условный литерал | Он определяет текст, который будет выведен только в случае присутствия в записи соответствующего ему поля/подполя. Если поле является повторяющимся, то текст будет выведен только один раз, независимо от количества экземпляров поля/подполя. Условные литералы заключаются в двойные кавычки ("), например, "Заглавие: ". | ||
| Повторяющийся литерал | Он определяет текст, который будет выведен только в случае присутствия в записи соответствующего ему поля или подполя. Однако, если поле повторяющееся, литерал будет выводиться для каждого экземпляра поля/подполя. Повторяющиеся литералы заключаются в вертикальные черты (|), например, |Автор: |. | ||
| Безусловный литерал | Он определяет текст, который будет выведен независимо от наличия поля в записи. Безусловные литералы заключаются в одинарные кавычки (') или (‘), например, 'Краткое содержание' или ‘Заголовок‘. |
Литерал не должен содержать ограничителей литерала. Например, безусловный литерал не может содержать одинарную кавычку (хотя может содержать двойные кавычки и/или вертикальные черты).
Условные и/или повторяющиеся литералы связываются с полем или подполем своим расположением в формате. Литералы, предшествующие команде вывода поля/подполя, называемые префикс-литералами, выводятся перед содержимым поля/подполя, в то время, как литералы, следующие за командой вывода поля/подполя, называемые суффикс-литералами, выводятся после содержимого поля/подполя.
Если за повторяющимся префикс-литералом непосредственно следует знак '+' (например, |xxx|+), то он будет выведен перед каждым, кроме первого, экземпляром поля/подполя.
Если повторяющемуся суффикс-литералу непосредственно предшествует знак '+' (например, +|xxx|), то он будет выведен после каждого, кроме последнего, экземпляра поля/подполя.
С полем/ подполем может быть связан более чем один литерал. В этом случае различные литералы должны подчиняться следующим правилам и порядку:
префикс-литералы:
1. Один или более условных префикс-литералов. За условным префикс-литералом могут следовать другие условные префикс-литералы, команды вертикального и горизонтального размещения, и/или команды режима вывода. Все команды между первым условным префикс-литералом и соответствующей ему командой вывода поля/подполя становятся условными и будут выполнены только при наличии поля/подполя, иначе они игнорируются.
2. Один и только один повторяющийся префикс-литерал. Если такой литерал есть, то он должен непосредственно предшествовать соответствующей ему команде вывода поля/подполя.
суффикс-литералы:
3. Один и только один повторяющийся суффикс-литерал. Если такой литерал есть, то он должен следовать непосредственно за соответствующей ему командой вывода поля/подполя.
4. Один и только один условный суффикс-литерал. Если такой литерал есть, то он должен следовать непосредственно за повторяющимся суффикс-литералом или связанной с ним командой вывода поля/подполя.
5. Суффикс-литералы не должны разделяться запятыми и не должно быть запятой между командами вывода поля/подполя и первым суффикс-литералом, так как запятая обозначает конец суффикс-литералов, связанных с данной командой вывода поля/подполя.
Пустые литералы: (т. е. литералы нулевой длины, такие, например, как "" или ||) вполне допустимы и могут использоваться, например, как префикс-литералы для обеспечения условного вертикального размещения или как суффикс-литералы для временного подавления автоматической пунктуации, которая обеспечивается в режиме данных.
Литералы подвергаются преобразованию в прописные буквы, если расположены после соответствующей команды режима вывода.
Примеры различных типов литералов приведены на рис. 8.
Формат Выходные данные
----------- ------------------------------------------------------------
'MFN: ',mfn(3) MFN: 034
mdl,"Заглавие: " v200 Заглавие: Конструктор Сухой. Люди и
самолеты.
v675 623.746623.746(092) Сухой П.О.
v675|; | 623.746; 623.746(092) Сухой П.О.;
v675+|; | 623.746; 623.746(092) Сухой П.О.
|; |v675 ; 623.746; 623.746(092) Сухой П.О.
|; |+v675 623.746; 623.746(092) Сухой П.О.
"УДК"/v675+|; | УДК
623.746; 623.746(092) Сухой П.О.
|(|v675|)| (623.746)(623.746(092) Сухой П.О.)
"(УДК: ",v675+|; |")" (УДК: 623.746; 623.746(092) Сухой П.О.)
mdl,v210 Военное изд-во; М., 1993.
mdl,v210"" Военное изд-во; М., 1993
Рис. 8
Логические выражения
Логические выражения используются для вычисления истинности одного или более условий. Операндами логического выражения могут быть:| Выражения отношений: | они сравнивают два значения и определяют, удовлетворяют ли они отношению, например, mfn<10; | ||
| Логические функции: | такие, например, как p(v24), которые возвращают значение "истина" или "ложь" в зависимости от наличия поля, специфицированного в аргументе (см. п. 8.3). |
Выражение отношения позволяет определять находятся ли указанные два значения в соответствующем соотношении или нет. Общий вид выражения отношения следующий:
выражение-1 оператор-отношения выражение-2,
где:
| выражение-1 | числовое или строковое выражение; | ||
| оператор-отношения | может быть одним из следующих: = равно; <> не равно; < меньше; <= меньше или равно; > больше; >= больше или равно; : содержит (используется только для строковых выражений); | ||
| выражение-2 | выражение того же типа, что и выражение-1, т. е. выражение-1 и выражение-2 должны быть либо оба числовыми, либо оба строковыми. |
Операторы отношений =, <>, <, <=, >, >= имеют обычное значение при их применении к числовым выражениям. При сравнении строковых выражений применяются следующие правила:
1. Кроме оператора "содержит" (:) строки сравниваются в точности в том виде, в каком они есть, т.е. прописные и строчные буквы сравниваются по своим кодам (например, код буквы А будет меньше кода буквы а);
2. Два строковых выражения не считаются равными, если они не имеют одинаковой длины. Если два выражения, представляющие строки различной длины, таковы, что посимвольно совпадают до конца более короткой строки, то считается, что более короткая строка является меньше более длинной строки.
Оператор "содержит" (:) проверяет наличие вхождения строки символов, определенной выражением-2, в другую строку, определенную выражением-1.
При наличии такого вхождения выражение принимает значение истина. Этот оператор является нечувствительным к прописным и строчным буквам: для него соответствующие прописные и строчные буквы одинаковы.
Например, результатом выражения
v10 : 'химия'
будет истина, если поле 10 содержит в качестве своей подстроки строку химия, в противном случае результатом будет ложь. Отметим, что вторым операндом может быть произвольная строка символов, которая не обязательно совпадает со словом. Так, в приведенном выше примере, результат будет истина не только, когда поле 10 содержит слово химия, но и когда поле содержит такие слова, как биохимия, фотохимия и др.
Операнды логических выражений могут объединяться с помощью следующих логических операторов:
|
NNOT |
оператор дает значение истина, когда операнд имеет значение ложь, и значение ложь, когда операнд - истина. Оператор NOT может использоваться только как унарный, т.е. он всегда применяется к логическому выражению, следующему за ним. |
|
AAND |
этот оператор дает значение истина, когда оба операнда истинны. Если хотя бы один из операндов имеет значение ложь, то результатом является ложь. |
|
OOR |
этот оператор выполняет операцию включающего ИЛИ. Результатом является истина, когда один или оба операнда истинны, в противном случае результатом является ложь. |
На рис. 10 приведены примеры логических выражений.
Выражения Значения
---------------------------------- ----------------------
mfn=34 Истина
not mfn=34 Ложь
not (not mfn=34) Истина
v20 = 'люди' Ложь
v200 : 'люди' Истина
v200 : 'ЛЮДИ' Истина
v210^c.6 = 'Военное' Ложь
v210^c.7 = ‘Военное' Истина
(v200 : 'люди') AND (v210^c.7= 'Военное') Истина
Рис. 10
Меню ИНСТРУМЕНТЫ
Меню содержит режимы, служащие для запуска основных инструментальных средств системы:Редактор РЛ и справочников - запуск редактора, предназначенного для корректировки/создания экранных форм ввода (рабочих листов полей и подполей) и простых (неиерархических) справочников. Подробно данное средство описано в Приложении 8.
Редактор INI-файлов и сценариев поиска - запуск редактора, предназначенного для корректировки/создания INI-файлов и сценариев поиска в БД. Подробно данное средство описано в Приложении 6.
Редактор иерархических справочников - запуск редактора, предназначенного для корректировки/создания иерархических справочников. Подробно данное средство описано в Приложении 3.
Генератор табличных форм - запуск редактора, предназначенного для корректировки/создания табличных выходных форм (в т.ч. указателей). Подробно данное средство описано в Приложении 9.
Меню ОПЦИИ
Меню содержит единственный режим - АВТОМАТИЧЕСКИЙ ОПРОС, который служит для установки интервала времени, определяющего частоту автоматического обновления системных параметров в информационном окне. Интервал может быть установлен в пределах 0 - 60 сек. (см. рис. 5.2.4а). При значении интервала 0 автоматическое обновление параметров не производится.
Рис. 5.2.4а. Форма для установки интервала автоматического опроса БД
В соответствии с этим методом формируется элемент из каждой строки, созданной форматом. Этот метод обычно используется для индексирования в целом всего поля или подполя. Однако заметим, что система в данном случае строит элементы все же из строк, а не из полей. В качестве выходного результата форматирования выступает строка символов, в которой нет никакого указания на ее принадлежность (или принадлежность части строки) тому или иному полю или подполю. В связи с этим, надо следить за правильностью формулировки формата, чтобы он порождал правильные данные, особенно когда производится индексация повторяющихся полей и/или более чем одного поля. Другими словами, при использовании данного метода формат выборки данных должен быть таким, чтобы он порождал точно одну строку для каждого индексируемого элемента.
При этом создается элемент из каждого подполя или строки, созданных форматом. Так как в этом случае система будет производить поиск кодов разделителей подполей в строке, созданной форматом, то для обеспечения правильной работы метода в формате должен быть указан режим проверки mpl
(или вообще не указан никакой режим, так как режим проверки выбирается по умолчанию), который обеспечивает сохранность разделителей подполей в выходном результате формата (напомним, что режимы заголовка и данных заменяют разделители подполей на знаки пунктуации). Заметим, что метод индексирования 1 включает в себя метод индексирования 0.
Создается элемент из каждого термина или фразы, заключенных в угловые скобки (<...>). Любой текст, расположенный вне скобок, не индексируется. Заметим, что данный метод требует, чтобы в формате указывался режим проверки, так как любой другой режим удаляет угловые скобки. Например, текст
<Отчет> по использованию <информатики> и <программирования> в <средней школе>
приведет к порождению следующих элементов:
отчет
информатики
программирования
средней школе
Создается элемент из каждого термина или фразы, заключенных в косые черты (/.../). Во всем остальном он работает точно так же, как и метод индексирования 2. Например, текст
/Отчет/ по использованию /информатики/ и /программирования/ в /средней школе/
приведет к порождению следующих элементов:
отчет
информатики
программирования
средней школе
Создается элемент из каждого слова в тексте, созданном форматом. Словом является непрерывная последовательность алфавитных символов Алфавитные символы определяются с помощью системной таблицы ISISACW.TAB.
При использовании этого метода можно предотвратить индексацию по некоторым незначащим словам, определив их в специальном файле, получившем название файла стоп-слов (файл с расширением STW в директории БД).
При использовании данного метода для индексации поля, содержащего разделители подполей, в формате выборки данных необходимо указать режимы заголовка или данных (mhl или mdl) с тем, чтобы замена разделителей подполей произошла до индексации, так как в противном случае буква разделителя подполей будет рассматриваться как составная часть слова.
Методика создания табличных форм
Интерфейс Генератора табличных форм разделен по вертикали на три независимые области:- верхняя - служит для описания собственно таблицы;
- средняя - служит для описания сортировки (если она применяется);
- нижняя - служит для описания параметров и заголовков над таблицей.
В пункте "Параметры" главного меню определяются вид нумерации и формат бумаги.
В верхней области находится образ создаваемой таблицы. Здесь задаются размеры колонок (в см), названия колонок, форматы выбора данных, параметры колонок и итоги.
На панели инструментов (под главным меню) есть кнопки удаления/добавления колонок (перед выделенной) и кнопки "стрелки" удаления/добавления крайних колонок.
Заголовки колонок можно ввести непосредственно в соответствующие ячейки или через оконный редактор, который активизируется по двойному щелчку мыши на выделенной ячейке 2 строки таблицы.
Форматы выбора данных можно вводить непосредственно в ячейку 3-й строки таблицы или через оконный редактор (активизируется двойным щелчком мыши), или путем выбора из списка предустановленных форматов. Список предустановленных форматов находится в файле fmtlist.mnu. Пользователь имеет возможность изменять и дополнять его.
Параметры колонки (выравнивание) задается в 4-й строке таблицы.
Колонки, по которым подсчитываются итоги, задаются в 5-й строке таблицы. Результаты итогов, которые выводятся в нижней части таблицы, задаются в 6-й строке в виде формата, в котором используются условные поля - Vi, где i - номер колонки с итогами, считая слева направо только колонки, в 5-й строке которых стоит - 'ДА'. Например, если в таблице 6 колонок и по 3 и 5 подводятся итоги, то формат итогов может быть такой - 'ИТОГО: 'V1,' 'V2 где V1 - итог по 3 колонке, V2 - итог по 5 колонке.
В первой колонке по умолчанию задается сквозная нумерация документов в таблице. Вид нумерации можно выбрать через пункт "Параметры" главного меню.
В средней области интерфейса задаются ключи сортировки. Таблица для задания ключей активизируется индикатором "СОРТИРОВКА".
Сортировка может быть задана с помощью меню "СПИСОК СОРТИРОВОК". Список предустановленных сортировок находится в файле sortlist.mnu - пользователь имеет возможность вести его самостоятельно. Для добавления в список нового вида сортировки необходимо добавить в файл sortlist.mnu две строки:
@<имя_файла_сортировки> с расширением .SRW
название сортировки
Ключи сортировки могут указываться и непосредственно с помощью соответствующей таблицы в средней области интерфейса. Количество ключей сортировки определяется с помощью числового индикатора "ЧИСЛО КЛЮЧЕЙ". Для описания каждого ключа сортировки служат три параметра: длина ключа, режим сортировки и формат выбора. Поддерживаются два режима сортировки: "единственный ключ" и "множественный ключ". В режиме "единственный ключ" только первая строка (если она есть) результата форматирования становится ключом сортировки. В режиме "множественный ключ" каждая строка результата форматирования становится ключом сортировки. Форматы заголовков (имеющих отношение к сортировке) задаются в виде форматов, в которых используются условные поля - Vi, где i - номер ключа сортировки. Форматы заголовков (если их больше одного) указываются через разделитель "/".
В нижней области интерфейса задаются колонтитул (слева в окне редактора) и дополнительные параметры.
Дополнительными параметрами являются:
· Формат определения добавочного колонтитула – имя файла .PFT
· Инструмент ввода значения, которое доступно во всех применяемых при печати форматах как 991 поле (v991) – имя файла .WSS (см. Приложение 8)
Чтобы задать дополнительные параметры, нужно отметить индикатор "ПАРАМЕТРЫ ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ МОДЕЛЬНОГО ПОЛЯ". Эти параметры (имена файлов) записываются в выходной файл с расширением HDR. Они также могут быть выбраны из предустановленного списка, который содержится в файле HDRRLIST.MNU.
Методы индексирования
Метод индексирования определяет специфическую обработку данных, созданных форматом. Имеется девять методов индексирования. Они идентифицируются числовыми кодами от 0 до 8. Описание методов индексирования приведено ниже.Методы индексирования 5, 6, 7 и 8
аналогичны соответственно методам 1, 2, 3, 4
за исключением того, что они дополнительно предоставляют возможность присоединять к индексируемым терминам префиксы. Присоединяемый префикс определяется в формате выборки данных в виде безусловного литерала и имеет следующий вид:
'dp...pd', [format]
где:
|
Вd |
выбранный по усмотрению пользователя ограничитель (который не попадает в текст префикса; |
|
Pp..p |
собственно префикс. |
1 8 '/К=/',v200^a
приведет к индексированию каждого слова подполя А поля 200 с предварительным присоединением к каждому термину префикса "К=".
Эти методы широко применяются в системе ИРБИС для определения принадлежности терминов к определенным элементам описания. Именно на основе этих методов создается модель словарей по различным элементам данных ("Авторы", "Заглавие" и т.д.) При этом при показе словарей соответствующие префиксы опускаются.
Назначение и общая характеристика пользовательского интерфейса
АРМ "Администратор" представляет собой рабочее место специалиста, выполняющего операции над базами данных системы в целом в целях поддержания их актуального состояния и сохранности.Необходимо отметить, что АРМ "Администратор" содержит режимы работы, связанные с существенными преобразованиями баз данных, вплоть до их полного опустошения и удаления, поэтому к работе с данным АРМом должен допускаться только ответственный и подготовленный работник, знакомый с настоящим описанием, а также всеми другими документами по системе.
Пользовательский интерфейс АРМа "Администратор" состоит из главного меню, служащего для запуска тех или иных режимов работы (которые носят исключительно пакетный характер), информационного окна, в котором представляются основные параметры текущей базы данных, и таблицы, содержащей сведения о текущих пользователях системы (см. рис. 5.1а).
Рис. 5.1а. Общий вид интерфейса АРМа "Администратор"
Все основные режимы работы (включенные в главное меню) адресуются к текущей базе данных. Если ни одна из доступных баз данных не установлена в качестве текущей, все основные режимы работы (кроме выполнения пакетных заданий и вызова инструментальных средств) остаются недоступными.
Назначение и основные характеристики
АРМ "Читатель" представляет собой автоматизированное рабочее место конечного пользователя Электронного каталога библиотеки и предназначен для обеспечения доступа к базам данных Электронного каталога с целью поиска необходимой литературы (информации) и формирования заказа на ее выдачу.В условиях ЛВС система обеспечивает возможность одновременного поиска в одних и тех же базах данных Электронного каталога произвольного количества пользователей (т.е. АРМов "Читатель").
Можно выделить следующие основные характеристики АРМа "Читатель":
· Комфортный, дружественный интерфейс, рассчитанный на пользователя, который не обладает никакими специальными знаниями;
· Учет различных уровней подготовки пользователя, т.е. один и тот же результат может быть достигнут как путем выполнения последовательности простейших операций, рассчитанных на начинающего пользователя, так и за счет выполнения одной нетривиальной операции, рассчитанной на подготовленного пользователя;
· Наличие широкого спектра поисковых средств, обеспечивающих быстрый (путем прямого доступа через словари) поиск в БД Электронного каталога по всем основным элементам библиографического описания и их сочетаниям;
· Возможность работы с несколькими базами данных, составляющими Электронный каталог;
· Наличие безбумажной технологии формирования заказа на выдачу литературы.
АРМ "Каталогизатор" - представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего все функции по формированию (пополнению и корректировке) баз данных Электронного каталога. Кроме того, АРМ "Каталогизатор" используется для формирования и ведения баз данных Читателей, Авторитетных файлов, Алфавитно-предметного.указателя к УДК/ББК и Тезауруса.
В условиях ЛВС система обеспечивает функционирование произвольного количества АРМов "Каталогизатор" с возможностью одновременного пополнения (корректировки) одной базы данных.
Для формирования БД Электронного каталога АРМ "Каталогизатор" предлагает технологию, в которой можно выделить следующие основные характеристики:
·
Структура библиографического описания, основанная на международном стандарте UNIMARC. Имеется возможность - в соответствии с требованиями пользователя - изменения данной структуры (как в сторону упрощения, так и в сторону дополнения);
· Широкий набор рабочих листов (экранных форм), ориентированных на различные виды изданий (включая нетрадиционные) и типы библиографического описания;
· Автоматизированная технология лингвистической обработки (систематизация, предметизация, индексирование) изданий, включающая аппарат тематической навигации по Рубрикатору ГРНТИ, Алфавитно-предметному указателю к УДК/ББК, Авторитетному файлу предметных заголовков и Тезаурусу;
· Оригинальная технология описания периодических изданий (журналов), которая обеспечивает с одной стороны наличие сводного описания издания в целом, включающего сведения о поступлении всех его номеров (томов), и с другой стороны - наличие описания отдельного номера, содержащего сведения о входящих в него статьях;
· Специальная технология копирования данных, исключающая необходимость повторного ввода при создании аналогичных библиографических описаний, - в частности: при обработке многотомных (продолжающихся) изданий;
АРМ "Книговыдача" представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по выдаче и возврату литературы. В условиях ЛВС система обеспечивает работу с очередью формируемых заказов на выдачу в режиме реального времени. т.е. заказы, формируемые на АРМах "Читатель", автоматически поступают на АРМ "Книговыдача".
Можно отметить следующие основные характеристики АРМа "Книговыдача":
·
Простая и удобная технология ведения очереди заказов на выдачу литературы и фиксирования их исполнения;
· Наличие оперативной - обновляющейся в режиме реального времени - информации о свободных экземплярах заказанной литературы;
· Наличие оперативной - обновляющейся в режиме реального времени - информации о выданной литературе и читателях, имеющих ее на руках;
· Простая технология фиксирования факта возврата литературы и освобождения соответствующего экземпляра;
· Учет всех сведений о выдаче/возврате литературы в индивидуальных карточках (документах) читателей;
· Возможность получения статистических сведений о функционировании книговыдачи - в частности, о должниках, задолженной литературе и количестве выдач (статистика спроса);
· Специальная ускоренная технология выдачи/возврата, основанная на штрих-кодировании читательских билетов и экземпляров изданий.
Примечание:
Запись читателей, т.е. ведение базы данных читателей (RDR) осуществляется в АРМе "Каталогизатор".
АРМ "Комплектатор" представляет собой автоматизированное рабочее место библиотечного работника, который на основе ведения специальной базы данных выполняет функции по комплектованию и учету фондов библиотеки, а именно:
·
Ввод кратких библиографических данных и данных об издающих и распространяющих организациях для оформления заказов на издания;
· Отслеживание выполнения заказов, контроль невыполненных или недовыполненных заказов;
· Контроль поступления литературы в библиотеку, ввод данных для книги суммарного учета (КСУ) о поступившей партии, получение документов для бухгалтерии;
· Списание книг из фонда с учетом передачи в другие подразделения и докомплектования;
· Автоматическая передача записей в электронный каталог;
· Первичный ввод кратких библиографических данных периодических изданий и данных об адресатах подписки;
· Оформление подписки;
· Использование базы данных каталога периодики и базы данных издательского каталога книг;
· Передача записей в электронный каталог после получения первого номера выписанного издания.
Рис. 6.2а.
Общий вид пользовательского интерфейса АРМа "Комплектатор"
Назначение
Система автоматизации библиотек ИРБИС представляет собой типовое интегрированное решение для автоматизации библиотечных технологий и предназначена для использования в условиях библиотек любого типа и профиля.Некоторые особенности, связанные с работой в автоматизированной системе
· знаки препинания, определяющие области и элементы описания, ПЕРЕД элементом данных (ЭД) НЕ СТАВИТЬ;· при сокращении слов точку в конце элемента данных (ЭД), стоящего последним в области описания, НЕ СТАВИТЬ (в противном случае в формате просмотра точка будет удваиваться);
· после знаков препинания обязательно ставить пробел (они необходимы для верстки при просмотре документа на экране);
· ОБЯЗАТЕЛЬНО использовать вложенные РЛ при появлении соответствующего указания (см. ниже).
Часть данных (поля сложной структуры с подполями — см. п.4.2 и книгу “ИРБИС Приложение”) вводится через вложенные рабочие листы — о наличии такого РЛ свидетельствует кнопка расширенных средств ввода, появляющаяся при “активизации поля” (когда курсор стоит на поле и оно выделено цветом); при нажатии кнопки с тремя точками "…" (или клавиши
Примечание: В основном РЛ введенная информация представлена в виде подполей с разделителями (символ “^” и буква, которые выделены цветом). Эти служебные символы, необходимые для правильной работы системы, вводятся автоматически ПРИ ВЫХОДЕ ИЗ ВЛОЖЕННОГО РЛ; поэтому НЕОБХОДИМО вводить данные с его использованием там, где появляется кнопка расширенных средств ввода с тремя точками "…". Если пользователь начинает вводить данные без нажатия кнопки (или клавиши
Часть данных вводится в виде повторяющихся полей простой или сложной (с подполями) структуры (например, сведения о нескольких экземплярах — см.
также книгу “ИРБИС Приложение”); признак повторяемости поля – наличие "1" в столбце "Номер" в РЛ. Каждое появление (повторение) имеет соответствующий номер. Для ввода нового повторения поля нужно щелкнуть по номеру того появления, ЗА которым вы хотите поставить новое.
Ввод данных в повторяющиеся поля можно осуществлять и в другом, табличном, виде. Для вызова этого режима требуется ДВАЖДЫ щелкнуть по тексту нужного поля в столбце "Название элемента" в РЛ. В табличном виде каждое появление поля представляется одной строкой, а все его подполя располагаются по столбцам, имеющим заголовки. Порядок ввода новых повторений поля аналогичен описанному выше, но удаление выделенного курсором появления поля легко осуществляется по кнопке "Удалить повторение поля"; кроме того, можно легко вводить идентичные данные по столбцам – двойной щелчок по выделенному курсором подполю вызывает ввод в него значения из предшествующей строки этого же столбца.
Часть данных (см. п.4.2 и книгу “ИРБИС Приложение”) вводится с использованием меню, или словаря текущей БД Электронного каталога (ЭК), или Авторитетных (Authority) файлов (внешних БД). Когда во вложенном РЛ курсор устанавливается в подполе, для которого предусмотрено использование меню (кодовая информация), или словаря, появляется кнопка расширенных средств ввода; при нажатии этой кнопки или клавиши
При работе с МЕНЮ, подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (цвет меняется) и нажмите кнопку ВВОД (либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ) — информация из меню (код) будет перенесена в РЛ. Во многих меню можно использовать поле "ключ" для быстрого поиска нужного значения. Часть меню имеет древовидную структуру.
При работе со СЛОВАРЕМ, также подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (щелкните по нему мышкой) и нажмите кнопку ВВОД (либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ) — информация из словаря (полный текст) будет перенесена в РЛ (в окне "Ключ" можно задавать начальные буквы интересующего пользователя поискового термина, нажатие кнопки "Полностью" позволяет просмотреть значение термина полностью в том виде, в каком он будет перенесен в документ, и выбрать один из нескольких терминов, начальные значения которых совпадают, а различия видны только при просмотре термина ПОЛНОСТЬЮ).
При работе с АВТОРИТЕТНЫМИ ФАЙЛАМИ, определив нужное значение, отметьте его (щелкните в окне мышкой), по кнопке ВВОД информация будет перенесена в РЛ; в окне "Ключ" можно задавать начальные буквы интересующего пользователя поискового термина для немедленного скроллинга словаря; нажатие кнопки "Полностью" позволяет просмотреть полный текст авторитетной записи в виде пояснительного текста и в виде связанных терминов (связи типа "см." и "см. также"), причем для переноса в документ можно отметить связанный (отсылочный) термин. Кнопка "Отобрано" показывает число отобранных к данному моменту терминов, нажатие этой кнопки дает их список. При работе с неповторяющимся ЭД отметить можно лишь один термин.
ЭД, которые можно вводить с использованием Авторитетных файлов, вводятся в документ через отдельное подполе, в которое ПОСЛЕ переноса данных в соответствующие подполя (для авторов, коллективов, предметных рубрик) записывается Номер записи в соответствующем Авторитетном файле.
Примечание: ИРБИС предоставляет пользователю лишь средства создания, ведения, приема (импорта) и использования готовых БД Авторитетных записей, но не сами БД.
При вводе однотипных данных можно использовать режим "МУЛЬТИВВОДА" (Групповой обработки), позволяющий при одном обращении к МЕНЮ или СЛОВАРЮ, или к Авторитетному файлу отметить и перенести в РЛ сразу нужное число терминов. В этом случае при работе со словарем или меню, или авторитетным файлом, подводя курсор к каждому из нужных значений, делайте отметки в соответствующем окошке и, завершив отбор, нажмите кнопку ВВОД.
При мультивводе в НЕПОВТОРЯЮЩЕЕСЯ поле (например, ввод через словарь ЭД "Cведения об ответственности") между перенесенными однотипными данными автоматически проставляются разделительные знаки.
При использовании МУЛЬТИВВОДа в ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ поля необходимо перейти в режим табличного ввода (дважды щелкнуть мышкой по тексту нужного поля в столбце "Название элемента", а затем дважды щелкнуть по "НАИМЕНОВАНИЮ" столбца таблицы соответствующего элемента (ввод через меню или словарь); на каждое из перенесенных однотипных данных будет создано отдельное повторение поля, которое нужно дополнить другими ЭД.
Все эти средства упрощают ввод, снижают вероятность возникновения ошибок, а также обеспечивают корректность возможных впоследствии различных преобразований или корректировки ЭД.
Область библиографического описания (Основное БО)
Данные общей части сводного описания тома многотомного издания
Продолжение — Дополнительные данные общей части сводного описания тома многотомного издания
| ЭД: | Разночтение заглавия. (Наименование и тип разночтения, например, Загл. обл.). Параллельные заглавия. Примечание. Серия, в которую входит многотомное издание (Заглавие и Номер в серии. Роль (ДК на заглавие?)). Предыдущее заглавие издания (Заглавие. Год переименования. ISSN. КА. Шифр. Роль (ДК на заглавие?)) |
В этих полях (для сводного БО тома) вводятся сведения об общей части многотомного издания. В заголовок сводного БО тома может быть введен 1-й автор (если авторов не более 3-х), КА или ВКА. Автора, сведения об ответственности (лица), заглавие издания, заглавие серии, предыдущее заглавие, наименование издательства, КА и ВКА можно вводить с использованием словарей.
ЭД "Сведения об ответственности" заполняется по общим правилам (по числу авторов), вторые и последующие сведения об ответственности отделяются символом ";".
Возможны 3 способа заполнения ЭД "Сведения об ответственности":
· простой ввод с клавиатуры;
· с использованием режима мультиввода для неповторяющегося ЭД: отобранные за одно обращение к словарю ФИО автоматически инвертируются (инициалы, а при их отсутствии – полное имя, ставятся перед фамилией, если нет указания о запрете инверсии в ЭД "Роль: инвертирование ФИО допустимо?") и разделяются запятыми;
· если ЭД "Сведения об ответственности" не заполнен, то при сохранении документа он будет формироваться автоматически из введенных данных о заголовке описания, об авторах, лицах и коллективах с вторичной ответственностью (см.
выше п.4.2.2 поле "Авторы, редакторы …, КА, ВКА — из общей части БО");
При этом:
· выполняется инвертирование ФИО ( изменение порядка вывода текста до и после пробела), если нет указания о запрете инверсии (ЭД "Роль: инвертирование ФИО допустимо?");
· при отсутствии Автора — заголовка описания и наличии более 4-х "других" авторов записываются три первые из них и формируется константа "и др." или "et al." — в соответствии с графикой введенного кода языка основного текста (1-е значение).
Примечание:
Если ЭД "Автор – заголовок описания" введен, то число "других" авторов не анализируется, и они вводятся все;
· вводятся КА и ВКА (соответственно, в сокращенном или полном виде), которые отделяются от предыдущих данных и между собой разделяются точкой с запятой.
Если ЭД "Сведения об ответственности" заполнен (при вводе нового документа, или при конвертировании, или в записях, накопленных при работе в более ранних версиях ИРБИСа), то при сохранении документа проводится анализ его наполнения; при этом если 1-й автор — заголовок описания в нем отсутствует, он будет автоматически дополнительно введен, так же, как и второй автор (из документов, введенных в более ранних версиях).
Примечание: Введенные через словарь или автоматически сформированные данные могут быть откорректированы пользователем (например, ввод текста типа "Редкол. в сост. …", изменение падежей фамилий и др.).
При использовании словаря вместе с издательством переносится также и город (или города), а вместе с предыдущим заглавием издания переносятся также и другие данные о нем (ISSN, год изменения, шифр, сведения об ответственности) – естественно, при их наличии в соответствующей записи, ранее введенной в БД ЭК.
Поле данных сводного описания многотомного издания может повторяться в следующих случаях:
· для нескольких издательств ( в соответствующие повторения полей записываются наименования второго и последующих издательств и их города; несколько городов одного издательства могут быть введены с использованием меню в режиме мультиввода в неповторяющееся подполе (автоматически разделяются знаком ";"));
· для нескольких серий (в которые входит описываемое многотомное издание);
· для нескольких параллельных заглавий (несколько параллельных заглавий можно ввести и в одно повторение поля, разделяя их знаком " =.").
Заглавие многотомного издания (вместе с номером тома) и заглавие серии включаются в поисковый словарь заглавий, а отдельные слова из них — в словарь ключевых слов; Если введен признак нехарактерного общего заглавия (например, для "Собраний сочинений"), автор — заголовок описания учитывается в алгоритме сверки на дублетность и вместе с заглавием выводится в словарь.
Наименования коллективных авторов выводятся в словарь коллективов, а отдельные слова из них — в словарь ключевых слов; индивидуальные авторы — в словарь авторов, наименование издательства – в словарь издающих организаций.
Для изданий, описываемых "под заглавием", при необходимости может быть введена специальная разметка текста (см. п.4.1.1)
Заглавие и сведения об ответственности
|
ЭД: |
Заглавие. Сведения, относящиеся к заглавию. Сведения об ответственности (первые и последующие). Номер тома. Роль (ДК на заглавие? и Признак "Нехарактерное заглавие") |
(обязательно).
Повторяющиеся данные внутри ЭД "Сведения, относящиеся к заглавию" нужно разделять символом ":", но ПЕРЕД ним разделительный знак не ставится.
Возможны 3 способа заполнения ЭД "Сведения об ответственности" ("Первые сведения" — имена лиц, "Последующие сведения" — коллективы):
· простой ввод с клавиатуры;
· с использованием режима мультиввода для неповторяющегося ЭД: отобранные за одно обращение к словарю авторов ФИО (авторов, редакторов и других лиц) автоматически инвертируются (инициалы, а при их отсутствии – полное имя, ставятся перед фамилией, если нет указания о запрете инверсии в ЭД "Роль: инвертирование ФИО допустимо?") и разделяются запятыми; отобранные за одно обращение к словарю КА и ВКА разделяются точкой с запятой;
· если один или оба ЭД из "Сведений об ответственности" не заполнен, то при сохранении документа они будут формироваться автоматически из введенных данных о заголовке описания, об авторах, лицах и коллективах с вторичной ответственностью (см. выше п.4.2.2 — поля авторов, редакторов, коллективов, не входящих в заголовок описания).
При этом:
· выполняется инвертирование ФИО (изменение порядка вывода текста до и после пробела), если нет указания о запрете инверсии (ЭД "Роль: инвертирование ФИО допустимо?");
· при отсутствии Автора — заголовка описания и наличии более 4-х "других" авторов записываются три первые из них и формируется константа "и др." или "et al." — в соответствии с графикой введенного кода языка основного текста (1-е значение).
Примечание:
Если ЭД "Автор – заголовок описания" введен, то число "других" авторов не анализируется, и они вводятся все;
· если введены данные только для ЭД "Последующие сведения об ответственности" (т.е. введены только коллективы), то данные о коллективной ответственности автоматически переносятся в ЭД "Первые сведения об ответственности".
Если ЭД "Сведения об ответственности" заполнен (при вводе нового документа, или при конвертировании, или в записях, накопленных при работе в более ранних версиях ИРБИСа), то при сохранении документа проводится анализ его наполнения; при этом если 1-й автор — заголовок описания в нем отсутствует, он будет автоматически дополнительно введен, так же, как и второй автор (из документов, введенных в более ранних версиях).
Примечание: Для Сборника без общего заглавия автоматическое формирование ЭД "Сведения об ответственности" не выполняется, если заполнено поле "2-я и последующие статьи сборника". Поэтому для обеспечения представления данных в выходных форматах в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1-84 для этого вида издания в некоторых случаях каталогизатору придется манипулировать последовательностью ввода и сохранения данных, например, сохранить документ и сформировать сведения об ответственности, относящиеся к изданию в целом, до заполнения поля о статьях сборника. В принципе промежуточные сохранения рекомендуется выполнять периодически, чтобы не потерять введенные данные при возникновении аварийной ситуации.
Введенные через словарь или автоматически сформированные данные могут быть откорректированы пользователем (например, ввод текста типа "Редкол. в сост. ….", изменение падежей фамилий и др.).
Для заглавия книги можно определить требование на подготовку Добавочной каталожной карточки на заглавие (ЭД "роль", ввод через меню).
Заглавие включается в поисковый словарь заглавий, а отдельные слова из него - в словарь ключевых слов. Для частного заглавия тома, нужно указать признак нехарактерности его (например, заглавия отдельных томов словаря, имеющего алфавитное деление); в этом случае нехарактерное заглавие будет включаться в словарь заглавий не самостоятельно, а вместе с общим заглавием многотомного издания, например, "Словарь…т.1. А — В" (ЭД "роль", ввод через меню).
При вводе БО автореферата или диссертации ЭД "Сведения, относящиеся к заглавию" может быть сформирован автоматически при сохранении документа на основе информации, введенной в поле "Примечание о диссертации" и уточненного кода "Характер документа" (автореферат или диссертация).
Для изданий, описываемых "под заглавием", при необходимости может быть введена специальная разметка текста (см. п.4.1.1)
Выпуск, часть (номер — заглавие)
|
ЭД: |
Выпуск (номер и заглавие), Часть (номер и заглавие), Роль (характер заглавия) |
В данном поле указываются сведения о 2-й (выпуск) и 3-й (часть) единицах деления, в то время, как сведения о номере 1-й (том) единицы деления указываются в поле "Заглавие" (если дается сводное описание тома) или в поле "Серия" (если дается монографическое описание) — номер тома в многотомном издании. Заглавия включаются в поисковый словарь заглавий, а отдельные слова из них — в словарь ключевых слов. ЭД "роль" (ввод через меню) вводится для нехарактерного заглавия выпуска/части, которое будет включаться в словарь заглавий не самостоятельно, а вместе с общим.
Вторая и третья статьи сборника
|
ЭД: |
Заглавие. Параллельные заглавия (до 3-х). Сведения, относящиеся к заглавию. 1,2,3-й авторы. Сведения об ответственности. Часть/раздел (номер и заглавие). Подраздел (номер и заглавие). Роль (инвертировать авторов). Признак произведения тех же авторов. |
В данном поле ЭД "Автор" (до 3-х авторов каждой статьи), включает фамилию и (через один пробел) инициалы или полное имя (после фамилии должны стоять запятая и пробел); всех авторов можно вводить с использованием словаря либо в режиме мультиввода, либо индивидуально. ЭД "роль" (ввод через меню) относится ко всем авторам и определяет, можно ли инвертировать (менять местами) в каталожных карточках и в форматах просмотра части введенного ФИО, стоящие до и после пробела (в частности, для иностранных изданий часто такой инверсии не требуется); по умолчанию (то есть при незаполненном поле) инверсия выполняется.
Если в сборнике помещено несколько произведений одного автора, то этого автора можно указать лишь для последнего из его произведений, а для остальных сделать ссылки (ЭД "Признак произведения тех же авторов" — ввод через меню) на то, что автор данного произведения (статьи) указан в одном из последующих повторений поля; сведения, относящиеся к заглавию (общие для всех статей) также можно ввести один раз вместе с автором.
Если в сборнике помещено несколько произведений первого автора, который выводится в заголовок описания, то он должен быть повторен, как автор статьи, в последней из его работ (по общим правилам) с указанием отсылок во всех предыдущих статьях.
Если в сборнике помещено два произведения первого автора, который выводится в заголовок описания, то он должен быть повторен, как автор второй статьи (в первом повторении поля).
Если в сборнике помещено только одно произведение первого автора, который выводится в заголовок описания, но к нему имеются дополнительные данные (параллельные заглавия, сведения, относящиеся к заглавию и др.), относящиеся не ко всему сборнику, а именно к первой статье, то все эти частные данные нужно вводить в первое повторение поля и повторно ввести в него и автора.
Для получения корректных Добавочных каталожных карточек (на статью, автор которой задан ссылкой) в этих ссылках нужно указать также номер повторения поля, в котором этот автор (или авторы) указан.
ЭД "Сведения об ответственности" так же, как и для других типов заглавий, могут быть сформированы автоматически при сохранении документа на основе введенных авторов (с учетом признака допустимости инвертирования ФИО), либо введены с клавиатуры, либо введены через словарь в режиме мультиввода (все лица за одно обращение к словарю); при необходимости можно откорректировать введенные автоматически или через словарь данные – изменить падежи, добавить сведения о функциях (ред., переводчик и т.п.). Если сведения о редакторах и других лицах с вторичной ответственностью ввести через словарь, то при сохранении документа введенные данные будут дополнены: перед ними будут включены сведения об авторах, введенные ранее в отдельных подполях.
Если необходимо обеспечить включение в поисковый словарь имен редакторов, переводчиков и других лиц с вторичной ответственностью, относящихся к статьям (что в данном поле не предусмотрено), можно поступить следующим образом:
· ввести данные о 2-й и других статьях, как описано выше; при этом сведения о лицах с вторичной ответственностью вводятся в ЭД "Сведения об ответственности";
· ПОСЛЕ этого ввести сведения в поле "Редакторы, составители…", относящиеся к изданию в целом, — в этом случае НЕ будет формироваться ЭД "Сведения об ответственности", относящиеся к изданию в целом, что исключит повторный вывод одних и тех же данных в выходных форматах, но обеспечит возможность поиска по этим ЭД.
Примечание: При вводе данных в это поле, они отражаются в окне просмотра только после сохранения документа.
Авторы выводятся в поисковый словарь авторов, заглавия включаются в поисковый словарь заглавий, а отдельные слова из них — в словарь ключевых слов.
Сведения об издании
ОБЛАСТЬ Библиографического Описания (Расширенное БО)
Область примечанийВ системе выделены следующие поля примечаний:
· общие;
· примечания о языке (примечание типа "текст параллельно на англ. и фр. яз.");
· о наличии библиографии и справочного аппарата (с использованием файла меню);
· об интеллектуальной ответственности (примечание типа "авторы указаны на обороте титульного листа");
· об электронном ресурсе (режим доступа, источник основного заглавия, о библиографической истории, о датах, другие примечания);
· о диссертации.
Примечание о диссертации
| ЭД: | Ученая степень. Код номенклатуры специальности(1–3). Дата защиты (ггггммдд). Дата утверждения (ггггммдд). Номер Госрегистрации. Место защиты |
Код номенклатуры специальности (до трех значений) вводится с использованием меню и включается в поисковый словарь. Если данное поле заполнено, а ЭД "Сведения, относящиеся к заглавию" отсутствует, то при сохранении документа он будет формироваться с учетом значения ЭД "Код характера документа" (автореферат или диссертация).
Следующие примечания, вынесены на отдельную страницу (закладку) РЛ "Редкие":
· о наличии автографов (все ЭД, которыми описывается "Автор", за исключением сведений о месте его работы); данные могут быть введены с использованием словаря БД ЭК или Авторитетного файла; сведения о наличии автографа включаются в словарь авторов с пометой "\автограф\" и в отдельный словарь автографов (имен);
· о наличии экслибриса (свободный текст), может быть подключено меню с часто встречающимися вариантами текстов;
· о наличии пометок автора (свободный текст);
· о наличии пометок владельца коллекции (свободный текст);
· о состоянии (сохранности) книги или каталогизируемого предмета (свободный текст);
· о технике изготовления книги или каталогизируемого предмета (свободный текст);
· о приплетенных изданиях (конволют или аллигат).
Признаки наличия всех этих данных включаются в словарь "Редкие книги" в виде кодов; сведения об автографах и приплетенных изданиях — дополнительно и в общие словари авторов, заглавий, ключевых слов и др.
Приплетенные издания
|
ЭД: |
1,2,3-й авторы. Признак: инвертирование ФИО допустимо? Заглавие. Сведения к заглавию. Сведения об ответственности. Обозначение и номер тома. Признак общего заглавия многотомника. Признак нехарактерного заглавия тома. Выходные данные (Год издания, Издательство, Город). Объем (число страниц). Иллюстрации. ISBN или Идентификационный номер нетекстового материала. Примечание. Инвентарный номер. |
Поле повторяющееся, каждое повторение содержит данные об одном издании, вышедшем самостоятельно, а позже объединенном с другими изданиями по разным признакам (тематика, авторство и др.).
При вводе данных в это поле используются все методы, описанные выше для аналогичных ЭД в других полях, и соблюдаются те же принципы:
· Авторы (фамилия, инициалы или полное имя) могут быть введены за одно обращение к словарю (мультиввод в отдельные подполя); при вводе с клавиатуры соблюдается правило, по которому инициалы отделяются от фамилии пробелом, а полное имя отделяется от фамилии запятой и пробелом;
· В ЭД "Сведения об ответственности" редакторы и другие лица могут быть также введены за одно обращение к словарю (мультиввод в одно подполе, отдельные ФИО разделяются точкой с запятой).
При сохранении документа перед введенными данными будут дополнительно введены сведения об авторах (с учетом указания о допустимости инвертирования ФИО, относящегося ко всем авторам). Введенные через словарь или автоматически сформированные данные могут быть откорректированы (например, введены данные типа "Редкол.:", изменены падежи фамилий, полные имена заменены инициалами и др.);
· Издательство (вместе с городом) может быть введено через словарь; город (или несколько городов одного издательства) могут быть введены за одно обращение к меню (разделяются точкой с запятой);
· сведения об иллюстрациях вводятся через меню (только одно значение);
· при вводе ЭД "Объем" (число страниц) предполагается, что приплетенные издания относятся только к традиционным печатным изданиям, и в выходных документах наименование единицы измерения без анализа введенных данных берется из ORG.MNU (для кода "4" по умолчанию установлено значение "с");
· Если каталогизируемый документ является томом многотомного издания (РЛ SPEC), вводятся дополнительные ЭД:
· если приплетенным является еще один том того же издания, вводится "Признак общего заглавия многотомника"; в этом случае в ЭД "Заглавие" нужно вводить заглавие тома, а также может быть введен "Признак нехарактерного заглавия тома" - указание на то, что заглавие тома нужно выводить в словарь не самостоятельно, а вместе с общим заглавием;
· если приплетенным является том другого издания, в ЭД "Заглавие" вводится общее заглавие и заглавие тома;
· Обозначение и номер тома.
Авторы приплетенных изданий выводятся в словарь авторов, издательства (вместе с городом) – в словарь издающих организаций, заглавия – в словарь заглавий, а отдельные слова из них – в словарь ключевых слов.
Самостоятельное приложение
|
ЭД: |
Заглавие приложения. Год выхода приложения. ISSN или ISBN приложения. Идентификационный номер. Издание, в котором опубликовано приложение. Физический носитель. Примечание (дополнительная информация). Шифр в БД. Авторский знак |
Основной документ, к которому относится приложение
|
ЭД: |
Заглавие основного документа. Год выхода. ISSN или ISBN основного документа. Идентификационный номер. Издание, в котором опубликован основной документ. Физический носитель. Шифр в БД. Авторский знак. Примечание (дополнительная информация) |
Основной документ или самостоятельное приложение к нему можно быстро найти в режиме "Поиск по связи", если найдено одно из них.
Область серии
|
ЭД: |
Наименование. Параллельные заглавия серии. Язык параллельного заглавия. Сведения, относящиеся к заглавию. Сведения об ответственности. ISSN. Обозначение и заглавие подсерии и ее раздела. Параллельные заглавия подсерии и раздела подсерии. Номер выпуска в серии. Заголовок (при вводе сводного БО тома). Роль (при вводе монографического БО тома) |
Если на том многотомника, имеющего частное заглавие, вводится СВОДНОЕ описание, в поле "Серия" вводятся только сведения о сериях, в которые входит отдельный описываемый том, и номер тома в них (в этом случае заглавие общей части и сведения о сериях, в которые входит издание в целом, введено в отдельном поле, а номер тома введен в поле "Заглавие").
ЭД "Наименование" можно вводить с использованием словаря (отдельный словарь заглавий серий вместе со сведениями об ответственности).
При монографическом описании тома каталогизатор может решить, нужно ли выводить сведения о серии в область серии БО, а также задать требование на подготовку Добавочной каталожной карточки на серию (ЭД "роль", ввод через меню). В любом случае наименование каждой серии включается вместе со сведениями об ответственности как в отдельный словарь, так и в общий поисковый словарь заглавий, а отдельные слова из них – в словарь ключевых слов.
Параллельные заглавия
|
ЭД: |
Заглавие. Сведения, относящиеся к параллельному заглавию. первые и последующие сведения об ответственности. Язык параллельного заглавия |
Транслитерированное заглавие
Область источника, в котором опубликована статья
Данные этой области могут быть введены с клавиатуры либо перенесены из документа-источника, если он был введен в БД ранее. Тип и Вид документа-источника не регламентируется: это может быть и номер журнала, и том многотомного издания, и однотомник (сборник) – печатный, аудиовизуальный материал …и пр.; полнота описания определяется каталогизатором.Издание, в котором опубликована статья (основные данные)
Поле может повторяться в следующих случаях:
· для разных изданий, в которых опубликован документ (например, закон);
· для разных номеров издания (например, статья печатается с продолжением), вышедших в одном году; в этом случае заглавие и год вводить только один раз;
· для разных номеров издания, вышедших в разных годах; в этом случае – при смене года необходимо повторять также и заглавие.
Издательство (вместе с городом) может быть введено через словарь; город (или несколько городов одного издательства) могут быть введены за одно обращение к меню (разделяются точкой с запятой);
Сведения об иллюстрациях вводятся через меню (только одно значение);
В ЭД "Местоположение" записываются единица измерения, например, диапозитив (ввод через меню) и цифры (число). Если ЭД "Единица измерения" не заполнен, значение берется из файла ORG.MNU (для кода 4 "по умолчанию" установлено значение "с").
В ЭД "Примечание" могут быть записаны сведения о приложении, о вкладках и т.п.
Продолжение - ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ сведения об источнике статьи
(томе/выпуске многотомного или сериального издания)
|
ЭД: |
Сведения, относящиеся к заглавию. Сведения об ответственности. Заголовок описания (1-й автор, КА или ВКА). Признак: Инвертирование ФИО допустимо? ISBN или ISSN. Сведения об издании. Область серии (номер, заглавие, сведения об ответственности). Сведения о материале документа-источника |
Заглавие издания, в котором опубликована статья, включается в поисковый словарь заглавий, а отдельные слова из него - в словарь ключевых слов.
Правила записи автора в заголовке БО источника статьи такие же, как и при описании сводного БО – ЭД заполняется, если авторов не более 3-х, фамилия записывается вместе с инициалами (через пробел) или полным именем (отделяется от фамилии запятой и пробелом).
ЭД "Сведения об ответственности", как и в других полях, может быть введен следующими способами:
· с клавиатуры,
· через словарь (мультиввод всех лиц в неповторяющееся подполе, отдельные ФИО разделяются запятыми),
· сформирован автоматически при сохранении документа из введенных данных об авторе или коллективе - заголовке описания, о других авторах, редакторах, других лицах и коллективах (см. выше п.4.2.3) с учетом указаний о допустимости инверсии фамилий и инициалов или полного имени.
Введенные через словарь или сформированные автоматически данные можно откорректировать.
Область кодированной информации, ISBN/ISSN и идентификационных номеров нетекстовых материалов
Вся кодированная информация вводится с использованием меню (справочников).Коды: Тип, Вид, Характер документа
Поле является обязательным для документов - книг и аналитических описаний.
Все коды вводятся с помощью меню. Код типа документа (рукопись, ноты, аудио-видеоматериалы, карты и др.) – может не заполняться для традиционных печатных материалов, в остальных случаях его заполнение обязательно; Код вида документа (моноиздание, продолжающееся издание и др.) - обязательный ЭД; Код характера документа, определяющий основной вид напечатанных в документе материалов (например, Нормативно-технический материал, Сборник трудов и т.п.) – ЭД не обязательный, но его наличие в документах будет полезным (например, при поиске, для статистического анализа БД, при анализе партии изданий для записи КСУ и в других приложениях). Тип, Вид и Характер документа (до 4-х значений) включаются в поисковые словари.
В Рабочих Листах для ввода книг внесены по умолчанию значения кода вида документов – код однотомника (в РЛ PAZK и PVK), код многотомного издания (в РЛ SPEC); при описании продолжающихся и сериальных изданий код многотомника нужно откорректировать.
Примечание: Меню (справочник) для ЭД "Характер документа" является одним из пользовательских меню, которые могут пополняться им по мере необходимости при соблюдении следующего принципа. Буквенные коды справочника – коды, определенные в коммуникативных форматах (UNIMARC и USMARC), а цифровые коды – это коды, введенные дополнительно (при экспорте в MARC-форматы они приобретают значение "прочие"); поэтому, расширяя справочник, можно использовать только оригинальные (не совпадающие с другими) цифровые коды.
Коды сериального издания
| ЭД: | Тип, Вид, Периодичность (раздельно – код и число выпусков в году), Регулярность, Характер издания, Содержательное наполнение, Индикатор материалов конференции, Признаки наличия указателя и кумулятивного указателя. |
Поле является обязательным для Документа – журнала (обязательные ЭД "Вид" и "Периодичность"; ЭД "Тип" заполняется для нетрадиционных изданий).
Все коды вводятся с помощью меню. Оба представления периодичности (код и число) вводятся одновременно; числовое представление используется при подготовке выходной формы "Непоступившие номера журналов", которую пользователь может получать поквартально (см. п. 6.2).
"Содержательное наполнение" может иметь до 3-х значений, которые могут быть введены за одно обращение к меню (мультиввод в отдельные подполя).
Страна издания, Язык(и) основного текста, Язык(и) резюме
Все эти коды вводятся с использованием меню; в многоязычных изданиях коды языка могут повторяться; наличие кодов страны и языка основного текста контролируется. По умолчанию во всех РЛ введены код страны - RU (Россия) и код языка основного текста - rus (русский).
Повторяющиеся Коды языков можно вводить в режиме мультиввода в повторяющиеся поля за одно обращение к меню. В окне "Ключ" можно задавать начальные буквы названия языка для быстрого поиска нужного кода.
Язык каталогизации, графика
|
ЭД |
Язык каталогизации, Наборы символов, Графика заглавия |
ЭД "Язык каталогизации" (язык ссылок, справок, примечаний - по умолчанию введен код русского языка) при необходимости нужно изменить с использованием общего меню кодов языков.
ЭД "Наборы символов" – коды, определяющие основные наборы графических символов, используемых в записи. По умолчанию введены коды "Основной кириллический и латинский наборы" для документов со смешанной графикой; при необходимости их нужно изменить с использованием меню основных кодов (то есть установить коды только для латинской или только для кириллической графики); в настоящей версии системы использование расширенных наборов символов не предусмотрено.
ЭД "Графика заглавия" нужно заполнять ( с использованием меню ограниченного набора языков нестандартной графики), если графика основного заглавия источника описания отличается от графики языка основного текста (например, заглавие документа на японском языке вводится в ЭК в переводе на английский язык).
ISBN, Цена
|
ЭД |
ISBN, Цена, Обозначение валюты |
ЭД "ISBN" вводится в полной структуре (с дефисами), автоматически контролируется правильность ввода ISBN по модулю 11 и на дублетность (контроль диагностический: ISBN с ошибкой пропускается).
ЭД "Цена" вводится в виде цифр (без обозначения "руб.", копейки вводятся через точку) или в виде текста (например, бесплатно). В этом поле указывается цена издания при приобретении первого экземпляра или общая цена нескольких экземпляров. Цены отдельных экземпляров, отличающиеся от начальной цены, указанной в поле ISBN, приводятся в поле "Сведения об экземплярах" для каждого экземпляра отдельно. Валюта для всех этих экземпляров принимается единой, введенной в данном поле.
ЭД "Обозначение валюты" вводится (ввод через меню) для валют, отличных от рубля. Если этот ЭД не заполнен, значение берется из файла ORG.MNU (для кода 3 "по умолчанию" установлено значение "р.").
Примечание: По умолчанию сведения о ценах экземпляров выводятся на Каталожных карточках и в читательских форматах просмотра; требование не выводить цены (отказ от варианта по умолчанию) можно определить в ЭД "Тираж Основной каталожной карточки…" или по кнопке "Настройка" (см. раздел 4.2.9).
ISSN
Поле может повторяться для разных ISSN (включая, отмененные) по усмотрению пользователя.
ISSN вводить без дефиса, контролируется правильность ввода ISSN по модулю 11 и на дублетность (контроль диагностический: ISSN с ошибкой пропускается).
Идентификационный номер нетекстовых материалов
Область обработки
Занимает нижнюю часть интерфейса и состоит из кнопок, щелчок по которым вызывает модули обработки для отмеченных записей или для записей, которые будут заданы в самих модулях.Область словаря
В ней подаются словари текущей БД. Тип словаря определяется в окне ВИД ПОИСКА. Каждый режим работы имеет свой набор видов поиска. Виды поиска и правила формирования соответствующих списков задаются в ini-файле в секции SEARCH.Словарь состоит из трех или четырех колонок.
Первая колонка служит для отметки записи в базе данных, которая соответствует термину. Для этого следует щелкнуть мышью в первой колонке строки термина. Запись, связанная с этим термином, считается отмеченной. В верхней рамке появляется текст "Отмечено документов…". Следует помнить, что количество отмеченных документов может не совпадать с количеством отмеченных терминов словаря, если разным терминам соответствует одна и та же запись.
Во второй колонке показывается количество записей, содержащих этот термин.
В третьей колонке - термин словаря.
Словарь может иметь четыре колонки, тогда четвертая колонка содержит текст, поясняющий термин.
Листание словаря осуществляется с помощью полоски скроллинга или установки термина по ключу.
КЛЮЧ - окно для задания начального термина, с которого устанавливается словарь.
Кнопка ПОЛНОСТЬЮ – нажатие кнопки вызывает форму для полного просмотра записи, связанной с текущим термином словаря. Если в словаре были отмечены термины, то в форме полного просмотра показываются все отмеченные записи. Листание выполняется кнопками СЛЕДУЮЩАЯ ЗАПИСЬ и ПРЕДЫДУЩАЯ ЗАПИСЬ.
Кнопка СНЯТЬ ОТМЕТКИ - нажатие кнопки снимает все отметки, сделанные в словаре.
Кнопка ВСЕ – при нажатии кнопки все записи, на которые ссылаются термины словаря, становятся отмеченными. Количество отмеченных при этом документов может не совпадать с количеством отмеченных терминов. Существует максимальное значение количества отмечаемых записей для словаря, это значение задается в параметре ini-файла MaxSelect. При достижении максимального значения отмеченных записей будет выдано предупреждающее сообщение.
Область списка связанных записей
Представляет собой вторичный список записей, связанных логически с текущим термином словаря. Характер связи для каждого вида поиска определяется в ini-файле. Как правило, это записи найденные в БД по запросу, составленному из некоторых ключевых значений полей текущей записи словаря. Например, для вида поиска НОМЕР КСУ (поступление) составляется запрос, по которому отбираются записи библиографических описаний, имеющие это значение номера КСУ. В других случаях в список помещаются сами записи текущего термина словаря (одна или несколько), но в более развернутом виде. Например, для вида поиска ПЕРИОД ПОДПИСКИ в список помещаются записи с периодом подписки, заданным в текущем термине словаря.Список может быть сортированным, если задан параметр в ini-файле ListSort=1.
Следует иметь в виду, что записи помещаются сначала фрагментами в буфер, размер которого определяется в параметре ini-файла MaxBriefPortion; его значение – это число, на которое умножается число видимых строк в списке, результатом чего является размером буфера. При листании списка происходит подгрузка буфера, что может отразиться на замедлении листания в момент подгрузки. При выполнении функции "отметить все" отмечаются только записи, находящиеся в буфере, при этом выдается предупреждающее сообщение.
Текст в верхней строке списка поясняет его содержимое. Список состоит из двух колонок. Первая колонка служит для отметки записи, для чего следует щелкнуть мышью в первой колонке выбираемой строки. Во второй колонке показывается краткое описание записи в формате, определенном в ini-файле.
Кнопка ПОЛНОСТЬЮ - нажатие кнопки вызывает форму для полного просмотра текущей записи. Если в списке были отмечены записи, то в форме полного просмотра показываются все отмеченные записи. Листание выполняется кнопками СЛЕДУЮЩАЯ ЗАПИСЬ и ПРЕДЫДУЩАЯ ЗАПИСЬ.
Кнопка СНЯТЬ ОТМЕТКИ – нажатие кнопки снимает все отметки, сделанные в списке.
Кнопка ВСЕ - нажатие кнопки отмечает все записи, находящиеся в буфере списка. В верхней рамке появляется текст "Отмечено документов…". Если количество записей в списке превышает размер буфера, то будет выдано соответствующее сообщение с возможностью продолжить отметку записей в следующей подгружаемой в буфер порции.
Обработка книг
Как было отмечено в п. 1.1., под КНИГОЙ в системе понимается однотомное, многотомное, продолжающееся или серийное издание, для которого БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ (БО) составляется на каждую отдельно изданную единицу (печатную или другого типа – например, ноты, грампластинки и т.п.).Обработка журналов
По технологии журналов могут обрабатываться также газеты и другие сериальные издания, все выпуски которых выходят нумерованными и не имеют частных заглавий.Для журналов предусмотрена автоматическая сверка на дублетность по ШИФРУ издания (при вводе ЭД "Шифр"), и по комплексу ЭД (только при сохранении документа); поэтому новый документ рекомендуется вводить, предварительно убедившись в его отсутствии в электронном каталоге.
Проверка проводится по совокупности следующих кратких данных, называемых в дальнейшем "сверткой":
В интегрированной технологии системы ИРБИС предусматривается, что первичный ввод описаний журналов проводится на этапе заказа (подписки) в АРМе "Комплектатор" в базе комплектования и при поступлении первого номера запись передается в каталог, где осуществляется регистрация поступивших номеров. При продлении заказа на очередной подписной период (год, полугодие, поквартально) в каталог дополнительно передаются новые данные, которые пополняют запись журнала (идентификатор записи – шифр издания, который должен быть идентичным для одного издания в обеих БД). Одновременно с БО издания передаются (а затем пополняются) сведения о заказанных экземплярах, что позволяет свести процесс регистрации к минимуму (обязательно актуализируется "Статус" записи и вводятся "Штрих-код" и "Номер записи КСУ" полученных экземпляров).
В случае поэтапного внедрения системы ИРБИС в организации-Пользователе, когда АРМ "Каталогизатор" осваивается раньше, чем АРМ "Комплектатор", первичный ввод описаний журналов может производиться непосредственно в БД каталога. Рекомендуется заполнять (и затем по мере необходимости вручную пополнять) поля "Сведения о заказанных экземплярах".
Общая характеристика интерфейса
Общий вид пользовательского интерфейса представлен на рис. 6.2а.Функционально интерфейс АРМа состоит из четырех рабочих плоскостей, соответствующих четырем режимам работы: ЗАКАЗ, ПОСТУПЛЕНИЕ, ВЫБЫТИЕ и ПОДПИСКА. Переключение рабочих плоскостей производится с помощью соответствующих закладок в верхней части интерфейса.
Каждая плоскость делится на три рабочие области:
Верхняя, технологическая, - специфическая для каждого режима работы, содержит компоненты для выполнения технологических операций для установленного режима.
Средняя рабочая область, поисковая, - содержит компоненты, обеспечивающие доступ ко всем записям базы данных через словари, списки.
Нижняя, область обработки, - содержит компоненты (кнопки) для выполнения общих операций с записями.
Общая характеристика пользовательского интерфейса
Общий вид пользовательского интерфейса АРМа "Каталогизатор" представлен на рис. 3.3а.Функционально интерфейс АРМа состоит из трех основных рабочих плоскостей: ПОИСК, ПРОСМОТР/ВЫВОД и ВВОД, реализующих соответственно функции поиска, просмотра/вывода и ввода данных. Переключение рабочих плоскостей производится с помощью соответствующих закладок в нижней части интерфейса.
Рабочая плоскость ПОИСК АРМа "Каталогизатор" функционально полностью совпадает с одноименной плоскостью АРМа "Читатель" (см. п. 2.3). Единственными дополнительными режимами на этой плоскости являются КОРРЕКТИРОВКА ДОКУМЕНТОВ ПО СЛОВАРЮ (см. 3.4.5) и ПОСТОЯННЫЕ ЗАПРОСЫ.
Режим ПОСТОЯННЫЕ ЗАПРОСЫ (кнопки ПОСТОЯННЫЕ ЗАПРОСЫ
в области ТЕКУЩИЙ ЗАПРОС и СОХРАНИТЬ
в области ВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАПРОСЫ) предназначен для ведения и использования соответствующего ресурса, который хранится в виде справочника (IRI.MNU в главной директории системы) и в котором содержатся готовые формулировки запросов под произвольными названиями на естественном языке с целью их использования в дальнейшем без повторной формулировки. Для сохранения текущего выполненного запроса в качестве постоянного служит кнопка СОХРАНИТЬ. Возникающая при этом форма (рис. 3.2б) позволяет указать название этого запроса на естественном языке. Для вызова и запуска на поиск постоянного запроса служит кнопка ПОСТОЯННЫЕ ЗАПРОСЫ и возникающая при ее нажатии форма (рис. 3.2а).
Рис. 3.2а.
Форма для выбора постоянных запросов
Рис. 3.2б.
Форма для сохранения запроса как постоянного
АРМ "Каталогизатор" имеет дополнительные функции (вызываемые правой кнопкой мыши), аналогичные АРМу "Читатель".
Функционально интерфейс АРМа состоит из трех рабочих плоскостей:
ЗАКАЗЫ - включает компоненты, реализующие работу с очередью заказов на выдачу, которые формируются в АРМах "Читатель";
ЧИТАТЕЛИ - включает компоненты, реализующие работу с документами (карточками) читателей, с целью оформления возврата литературы и выдачи без предварительного заказа;
КОНТРОЛЬ/СТАТИСТИКА - служит для получения статистических сведений и контроля системы книговыдачи.
Переключение рабочих плоскостей производится с помощью соответствующих закладок в нижней части интерфейса.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Основными функциями комплектатора при работе в автоматизированной системе являются:·
ввод в Базу Данных (БД) новых документов с кратким Библиографическим описанием (БО) книг и Периодических изданий (ПИ) — газет, журналов и др.;
· ввод сведений о заказе книг, подписке на ПИ и получение соответствующих печатных документов для оформления;
· отслеживание и контроль выполнения заказов;
· регистрация поступлений книг и получение специальных печатных форм;
· ввод в БД каталога информации о выбытии экземпляров книг из подразделений Библиотеки и о передаче части выбывших книг в другие подразделения (списание);
· получение специальных печатных форм.
До начала работ по созданию БД при установке системы пользователь должен ввести реквизиты своей организации, которые будут печататься в выходных документах. Кроме того, пользователь в соответствии со своими специфическими требованиями может определить состав ряда меню и справочников, которые используются при вводе данных о заказе или списании книг, подписке периодики, такие как:
· "Направление (место хранения) экземпляра" (файл MHR.MNU);
· "Коды регионов" (файл KR.MNU);
· ФИО исполнителей (файл FIO.MNU)
· "Индекс изменения цен" (файл IZC.MNU) и другие.
Правила создания/корректуры файлов меню описаны в Приложении 2 Основной инструкции.
При вводе информации автоматически осуществляется формально—логический контроль данных и, для исключения повторного ввода документа, сверка на дублетность как с БД комплектования, так и с БД каталога (для книг — по совокупности основных библиографических элементов данных).
Кодовая информация вводится с использованием справочников (меню); наименования организаций и другие данные могут вводиться с использованием словаря БД.
К работе можно приступать после изучения документа "ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ" и, в частности, разделов "3 АРМ Каталогизатор" и "6 АРМ Комплектатор".
БД комплектования содержит записи следующих 7 видов документов:
· КНИГА и сведения об ее заказе: документы создаются как дезидераты (заранее) или на этапе заказа, или на этапе регистрации книг, поступивших без заказа, или путем переноса из БД издательского каталога; передаются в БД Электронного Каталога (ЭК) после получения первого экземпляра и могут быть удалены из БД комплектования после выполнения заказа; сведения о получении новых экземпляров, поступивших дополнительно к введенным ранее, также передаются в БД каталога путем корректуры соответствующего документа—книги;
· ОРГАНИЗАЦИЯ (посредник заказа) — издающие, распространяющие и книготорговые организации, в которые направляется "почтовый" заказ (карточка или список) на книги; сведения о предварительном заказе на очередной период фиксируются и отслеживаются в записи соответствующей организации; документы вводятся в БД однократно по мере появления новых организаций и многократно используются в работе;
· ПЕРИОДИЧЕСКОЕ ИЗДАНИЕ (журнал, газета) и сведения об его подписке: библиографические данные вводятся однократно (могут корректироваться); сведения о подписке могут быть продлены (пролонгированы) с корректурой данных предыдущего периода и сохранением данных всех предшествующих периодов подписки; после получения первого выпуска (номера) издания документ передается в БД каталогизации (БД ЭК) для последующей регистрации поступлений (сведения о подписке на очередной период также передаются в БД каталога путем корректуры соответствующего документа—журнала);
· АДРЕСАТ ПОДПИСКИ периодики (филиал, отделение), по адресу которого должны доставляться подписные издания при централизованном оформлении документов подписки; адресаты вводятся однократно и многократно используются в работе;
· ЗАПИСЬ КНИГИ СУММАРНОГО УЧЕТА (КСУ) ПОСТУПЛЕНИЙ, в которой регистрируется каждая новая поступившая партия книг; документы используются для подсчета статистических сведений о поступлениях книг и/или журналов в задаваемом пользователем интервале времени по различным разрезам (направление, вид, источник поступления др.);
· ЗАПИСЬ КНИГИ СУММАРНОГО УЧЕТА (КСУ) ВЫБЫТИЯ, в которой регистрируются сведения о партии книг, выбывающих из подразделения Библиотеки; документы используются для получения подсчета статистических сведений о выбытии книг и/или журналов в задаваемом пользователем интервале времени по различным разрезам (количество наименований, экземпляров, сумма списания и др.);
· Запись ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ, в которую однократно вводятся реквизиты организации-Пользователя (в частности, подписи для выходных форм); здесь же собираются сведения для работы "аппарата максимальных значений номеров", которые при необходимости можно корректировать; в тестовой БД данные пользователя введены в запись №1, однако они могут располагаться в любом месте БД.
· Запись каталог подписки, в которую пользователь вводит краткие сведения о подписных каталогах, необходимые для подготовки выходных документов (сведения о каталоге РП (Роспечать) априорно введены в запись №1).
Документ — Книга содержит следующие данные:
· Элементы Данных (ЭД) БО одного издания—единицы заказа (однотомного издания, тома многотомника или нескольких томов, заказываемых как одно целое (при поступлении издания его БО будет откорректировано каталогизатором)),
· сведения о "почтовом" заказе и его поэтапном исполнении (организация, в которую направлен заказ, номер и дата заказа, общее число заказанных и полученных экземпляров, номер записи в КСУ для каждого этапа исполнения заказа); обеспечивается возможность заказа книги в нескольких (не более 3—х) различных организациях,
· сведения о каждом отдельном экземпляре, заказанном по предварительному или почтовому заказу: направление его (филиал, отделение), факт получения (статус экземпляра), инвентарный номер, а также идентификатор партии книг, с которой поступил данный экземпляр (им служит номер записи в КСУ и номер акта Инвентарного учета (ИУ)).
Документ — Периодическое издание содержит следующие данные:
· краткие ЭД БО периодического или сериального издания (журналов, газет и других изданий, все выпуски которых выходят нумерованными и не имеют частных заглавий) и кодированную информацию (вид издания и периодичность);
· сведения о подписке его на очередной подписной период (квартал, полугодие, год): подписной индекс (с учетом использованного каталога), цена комплекта (в рублях или валюте) и доставки на подписной период, число экземпляров, заказываемых по каждому адресу для различных подразделений (филиалов, отделений);
· сведения о подписке издания за прежние подписные периоды.
Документ — Организация содержит следующие данные:
· реквизиты издающих, распространяющих и книготорговых организаций, в которые направляется заказ (карточка) на книги;
· сведения о предварительном заказе книг в данной организации и о его исполнении на очередной период (при этом отслеживаются только данные об общем числе заказанных и полученных экземпляров и соответствующих суммах, а сведения об отдельных экземплярах (их направления, факт получения и инвентарные номера) отслеживаются в документе-книге, как и для почтового заказа); обеспечивается отслеживание нескольких (не более 3-х) предварительных заказов на разные подписные периоды.
Документ — Адресат подписки ( адресат заказа на подписку) содержит следующие данные:
· код, наименование подразделения (филиала, отделения), используемые как поисковые признаки документа—АДРЕСАТА ПОДПИСКИ;
· краткие и полные данные адреса (куда) и адресата (кому), используемые непосредственно при подготовке выходной формы — абонементной карточки (соответственно для частей АБОНЕМЕНТ и ДОСТАВОЧНАЯ КАРТОЧКА); они вводятся как повторяющиеся поля соответствующей длины.
Документ — Запись КСУ поступлений содержит следующие данные для партии документов (книг, журналов), поступившей от источника:
· номер записи в КСУ поступлений (последовательные номера в пределах года присваиваются с помощью системы ИРБИС);
· номер акта (при использовании в Библиотеке индивидуального актового учета); последовательные номера присваиваются также с помощью системы ИРБИС; при этом переменная часть номера должна начинаться либо после буквы, либо после символа "/", либо номер должен состоять только из цифр (в частности, может быть применена структура идентичная КСУ, либо по типу "А1998/24"); возможен вариант, когда одной партии (одному номеру КСУ) соответствует несколько актов ИУ;
· дата записи (дата поступления партии книг), она автоматически будет перенесена в данные для соответствующих экземпляров книг;
· сведения из сопроводительного документа (его номер, источник комплектования (код организации), число наименований и общее число поступивших экземпляров книг, сумма).
После ввода в БД сведений обо всех экземплярах из поступившей партии книг запись КСУ поступлений автоматически пополняется сведениями о распределении партии книг по направлениям (число наименований, экземпляров и общая сумма по каждому виду литературы), по видам документов, разделам знаний, языкам основного текста.
Документ — Запись КСУ выбытия содержит следующие данные:
· Сведения о выбытии партии книг из какого—либо подразделения Библиотеки:
· номер записи в КСУ выбытия (последовательности букв и цифр, образующих номера, структура которых определяется пользователем; они присваиваются с помощью системы ИРБИС);
· дата записи (дата выбытия партии книг); вместе с номером записи в КСУ выбытия автоматически будет перенесена в данные для соответствующих экземпляров книг БД каталога;
· сведения из сопроводительного документа (его номер, причина списания, место хранения).
· Сведения о передаче части книг из партии выбытия в другие подразделения Библиотеки:
· номер акта передачи (последовательные номера произвольной структуры, которая определяется пользователем, присваиваются с помощью системы ИРБИС); автоматически будет перенесен в данные для соответствующих экземпляров книг БД каталога;
· дата записи (дата передачи части книг из партии выбытия).
После ввода в БД каталога сведений о выбытии всех экземпляров книг данной партии и передачи части из них в другие подразделения Библиотеки запись КСУ выбытия автоматически пополняется (специальной программой). В эту запись вводятся сведения о количестве наименований, экземпляров, сумме списания для подразделения Библиотеки, в котором зарегистрировано выбытие, о количестве наименований и экземпляров, переданных в другие подразделения, о количестве экземпляров, требующих доукомплектования, а также итоговые данные для книг, исключенных из фонда Библиотеки (число наименований и экземпляров, сумма).
АРМ "КОМПЛЕКТАТОР" структурно состоит из следующих четырех блоков (плоскостей интерфейса): ЗАКАЗ, ПОСТУПЛЕНИЕ, СПИСАНИЕ, ПОДПИСКА, каждый из которых в свою очередь организационно обеспечивают выполнение соответствующих их названиям задач комплектования.
В каждом блоке в области ПОИСК можно найти документы по словарям, соответствующим каждой из задач (в БД комплектования или в БД каталога), просмотреть их, просмотреть связанные записи и передать отмеченные записи на дальнейшую обработку — корректуру, печать, перенос в БД каталога и другие специальные функции.
Примечание: В настоящей инструкции не дается подробного описания и порядка ввода библиографических данных книг и журналов, которые подробно описаны в инструкции каталогизатора. В то же время работа с ЭД, специфическими для БД комплектования, описана здесь достаточно подробно; их перечень приведен в книге "ИРБИС Приложение".
Часть данных (поля сложной структуры с подполями — см. книгу "ИРБИС Приложение") вводится через вложенные Рабочие Листы (РЛ) — о наличии такого РЛ свидетельствует кнопка расширенных средств ввода, появляющаяся при "активизации поля" (когда курсор стоит на поле и оно выделено цветом); при нажатии кнопки с тремя точками "…" (или клавиши
Примечание: В основном РЛ вводимая информация представлена в виде подполей с разделителями (символ "^" и буква, которые выделены цветом). Эти служебные символы, необходимые для правильной работы системы, вводятся автоматически ПРИ ВЫХОДЕ ИЗ ВЛОЖЕННОГО РЛ; поэтому НЕОБХОДИМО вводить данные с его использованием там, где появляется кнопка расширенных средств ввода с тремя точками "…". Если пользователь начинает вводить данные без нажатия кнопки (или клавиши
Часть данных вводится в виде повторяющихся полей простой или сложной (с подполями) структуры (например, сведения о нескольких экземплярах — см.
также книгу "ИРБИС Приложение"); признак повторяемости поля — наличие цифры "1" в столбце "Номер" в РЛ. Каждое появление (повторение) имеет соответствующий номер. Для ввода нового повторения поля нужно щелкнуть по номеру того появления, вслед за которым вы хотите поставить новое.
Ввод данных в повторяющиеся поля можно осуществлять и в другом, табличном, виде. Для вызова этого режима требуется ДВАЖДЫ щелкнуть по тексту нужного поля в столбце "Название элемента" в РЛ. В табличном виде каждое появление поля представляется одной строкой, а все его подполя располагаются по столбцам, имеющим заголовки. Порядок ввода новых повторений поля аналогичен описанному выше, но удаление выделенного курсором появления поля легко осуществляется по кнопке "Удалить повторение поля"; кроме того, можно легко вводить идентичные данные по столбцам — двойной щелчок по выделенному курсором подполю вызывает ввод в него значения из предшествующей строки этого же столбца.
Часть данных (см. п.4.2 и книгу "ИРБИС Приложение") вводится с использованием меню или словаря БД. Когда во вложенном РЛ курсор устанавливается в подполе, для которого предусмотрено использование меню (кодовая информация), или словаря, появляется кнопка со стрелкой; при нажатии этой кнопки или клавиши
При работе с МЕНЮ, подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (при этом цвет инвертируется) и нажмите кнопку ВВОД (либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ) — информация из меню (код) будет перенесена в РЛ. Во многих меню можно использовать поле "ключ" для быстрого поиска нужного значения. Часть меню имеет древовидную структуру.
При работе со СЛОВАРЕМ, также подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (щелкните по нему мышкой), затем нажмите кнопку ВВОД либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ — информация из словаря будет перенесена в РЛ. В окне "Ключ" — можно задавать начальные буквы выбранного пользователем поискового термина, нажатие кнопки "Полностью" позволяет просмотреть значение термина полностью в том виде, в каком он будет перенесен в документ, и выбрать один из нескольких терминов, начальные значения которых совпадают, а различия видны только при просмотре термина ПОЛНОСТЬЮ — например, при работе с коллективами или издательствами.
При вводе однотипных данных можно использовать режим "МУЛЬТИВВОДА", позволяющий при одном обращении к МЕНЮ или СЛОВАРЮ отметить и перенести в РЛ сразу нужное число терминов. В этом случае при работе со словарем или меню, подводя курсор к каждому из нужных значений, делайте отметки в соответствующем окошке и, завершив отбор, нажмите кнопку ВВОД (например, при вводе через меню ЭД "Место хранения" заказываемых экземпляров — см. п.2.1.3.).
При мультивводе в НЕПОВТОРЯЮЩЕЕСЯ поле (например, ввод через меню ЭД "Этапы технологического пути экземпляра" — см. п.5.2) между перенесенными однотипными данными автоматически вводятся разделительные знаки.
При использовании МУЛЬТИВВОДа в ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ поля необходимо:
· перейти в режим табличного ввода, для чего дважды щелкнуть мышкой по тексту нужного поля в столбце "Название элемента";
· дважды щелкнуть по "НАИМЕНОВАНИЮ" столбца таблицы соответствующего элемента;
· отметить в окошках словаря или меню нужные термины в нужной последовательности;
· нажать кнопку ВВОД;
· на каждое из отмеченных однотипных данных будет создано отдельное повторение поля, которое нужно дополнить другими ЭД.
Все эти средства упрощают ввод, а также снижают вероятность возникновения ошибок.
Далее дается описание выполнения технологических операций с указанием необходимых режимов работы, определяемых средствами интерфейса.
Общие правила
Общий порядок определения отдельных элементов БО издания и их представления в полях и подполях РЛ максимально приближен к традиционной технологии составления библиографической записи на каталожной карточке каталогизатором и, в основном, соответствует Правилам составления библиографического описания.Общие сведения
Язык форматирования (язык манипулирования данными) представляет собой средство, с помощью которого осуществляется разнообразное представление данных для многих операций и режимов системы, в частности, для показа и печати документов, для создания словарей, для импорта/экспорта данных, для формально-логического контроля и т.д.Язык форматирования системы ИРБИС базируется на языке форматирования системы CDS/ISIS (ЮНЕСКО).
Язык форматирования включает в себя набор команд и функций. Совокупность команд и функций, записанных в соответствии с требованиями данного языка, называется форматом. В общем случае формат определяет некоторое подмножество данных из записи базы данных, которые затем могут использоваться системой для выполнения определенных функций.
Для понимания языка форматирования необходимо быть знакомым с такими понятиями как:
поле данных - структурная единица документа (записи), имеющая числовую идентификацию (метку поля) и содержащая один элемент описания (например, первый индивидуальный автор, основное заглавие и т.д.):
подполе - структурная единица поля, которая определяется двумя символами, предшествующими собственно данным подполя: первый из этих символов знак ^, второй символ может быть латинской буквой (прописные и строчные не различаются) или цифрой и называется разделителем подполя.
Для новичков может показаться, что некоторые форматы являются очень сложными для понимания. Однако, все форматы, даже громоздкие, состоят по сути из довольно простых команд или функций, разделенных запятыми или пробелами. Кажущаяся сложность связана с тем, что формат может состоять из многих таких команд. В связи с эти, ключом к пониманию форматов является последовательный анализ всех присутствующих в них команд.
Обрабатывая формат, система работает с тремя объектами: запись базы данных, собственно формат и рабочая область, в которой размещаются выходные данные. Команды выполняются последовательно в порядке их представления в формате. Одни из команд порождают выходные данные (например, значения полей данных), другие - инициируют некоторые действия (например, переход на другую строку, создание нескольких пустых строк и т.д.).
Таблица выбора полей (ТВП) определяет критерий выбора одного или более элементов из записей базы данных. В зависимости от конкретного использования ТВП создаваемые элементы могут затем использоваться либо для создания терминов инвертированного файла (словаря), либо для переформатирования записей во время операций импорта/экспорта или копирования.
Таблица выбора полей как отдельная структура сохраняется в текстовом файле с расширением FST.
Примеры ТВП смотри в директориях БД системы ИРБИС.
ТВП состоит из набора строк, каждая из которых содержит следующие три параметра, разделенные знаком пробел:
1. идентификатор поля (ИП);
2. метод индексирования (МИ);
3. формат выборки данных, представленный на языке форматирования системы (см. Приложение 4).
Когда появляется необходимость в выборке элементов с использованием ТВП, система производит чтение требуемых записей файла документов и выполняет следующие действия по каждой записи и каждой строке ТВП:
1. отрабатывает формат выборки применительно к текущему документу;
2. к данным, извлеченным форматом, применяет указанный метод индексирования (об этом см. ниже);
3. присваивает каждому созданному таким образом элементу соответствующий идентификатор поля.
Этот процесс является чисто механическим и подразумевает только то, что описано в этих трех пунктах. Шаги связаны только лишь данными, которые создаются при их выполнении. Например, тот факт, что на шаге 1 произошла выборка данных из конкретного поля, является несущественным на шаге 2. На шаге 1 могут использоваться все возможности языка форматирования для создания строки символов, которая затем поступает в распоряжение шага 2. На шаге 2 поступившие строки символов обрабатываются в соответствии с указанным методом индексирования. Методы индексирования представляют собой некоторый процесс, определяемый на строках символов, а не на записях или полях. Именно благодаря такому универсальному пониманию сути ТВП, предоставляется возможность использовать их для таких, на первый взгляд совершенно независимых целей, как определение содержимого инвертированного файла и способ преобразования данных при импорте документов.
В самом общем смысле ТВП может восприниматься как некоторый механизм порождения элементов данных на основе имеющихся в документе с целью последующего выполнения некоторой определенной задачи.
Пакетная корректировка выполняет единовременную корректировку группы записей базы данных. Корректировка выполняется на уровне записи, полей и подполей. Можно задать следующие виды корректировки записи:
§
изменить значение поля или подполя;
§ заменить целиком поле или подполе;
§ добавить в запись поле или подполе в поле;
§ удалить поле или подполе;
§ удалить запись;
§ создать новую запись в указанной базе данных и перейти к ее наполнению;
§ задать MFN записей в указанной базе данных и перейти к их корректировке.
Для выполнения корректировки необходимо создать файл задания, в котором задаются операторы корректировки и в каждом операторе необходимые данные: обозначение поля или подполя, повторение поля, форматы, определяющие способ корректировки.
Экранные формы, используемые для ввода данных (плоскость ВВОД АРМа "Каталогизатор") - рабочие листы (РЛ), - делятся на два вида:
РЛ полей - служат для ввода полей данных, составляющих один документ;
РЛ подполей - служат для ввода подполей данных, составляющих одно поле документа.
Для формирования новых экранных форм ввода и/или корректировки уже имеющихся, а также для создания/корректировки неиерархических справочников пользователю предоставляется специальный редактор, который запускается из АРМа "Администратор". Его интерфейс представлен на рис. 1.
Рис.1.
Редактор РЛ и справочников
Меню Файл содержит режимы, которые позволяют:
· Открыть файл описания полей - загрузить список и описание всех полей БД, который будет использоваться при создании/корректировке РЛ полей (по умолчанию это файл DEFAULT.WS в директории БД);
· Новый - приступить к созданию новой формы ввода или справочника;
· Открыть
- загрузить для корректировки готовую форму ввода или справочник;
· Сохранить
- сохранить откорректированную форму ввода или справочник;
· Сохранить как… - сохранить под другим именем созданную/откорректированную форму ввода или справочник.
Интерфейс содержит три закладки РЛ полей, РЛ подполей и Справочник, предназначенные соответственно для создания/корректировки РЛ и справочников.
РЛ полей сохраняются в файле с расширением WS. РЛ подполей сохраняются в файле с расширением WSS. Справочники сохраняются в файле с расширением MNU.
Табличными формами называются специальные выходные формы - указатели и собственно таблицы, - которые формируются в АРМе "Каталогизатор" в режиме ПЕЧАТЬ - ТАБЛИЦЫ (на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД).
Для формирования собственных табличных форм (отсутствующих или отличающихся от тех, что включены в стандартный набор системы ИРБИС) пользователю предлагается специальный генератор, который запускается из АРМа "Администратор", - его интерфейс представлен на рис. 1.
Для полноценной работы с данным инструментом желательно, чтобы пользователь знал язык форматирования, описанный в Приложении 4.
Рис. 1. Интерфейс генератора выходных табличных форм
Оператор ADD
Оператор выполняет добавление нового повторения поля или подполя в заданное существующее поле. При этом выполняются следующие правила:·
Если задана МЕТКА ПОЛЯ и не задано подполе, то:
· столбец повторения поля блокируется как не имеющий смысла, соответствующая строка в файле задания заполняется символом-заполнителем;
· все строки, сформированные ФОРМАТОМ 1, записываются как новые повторения поля.
· Если заданы МЕТКА ПОЛЯ с обозначением подполя, то первая строка, которая формируется ФОРМАТОМ 1, записывается как подполе в заданное повторение поля.
· Если заданного повторения нет в записи, то формируется повое повторение метки с заданным подполем.
· Если ПОВТОРЕНИЕ задано признаком F, то:
· ФОРМАТ 1 формирует строки добавляемых данных
· номер строки определяет номер того повторения, в которое будет добавлено заданное подполе с данными строки.
· Если повторений поля в записи меньше, чем сформатированных строк, то лишние строки не используются, если повторений больше, чем строк, то лишние повторения не корректируются.
Во всех случаях ФОРМАТ 2 не используется и соответствующие строки в файле задания заполняются символом-заполнителем.
Оператор не позволяет приписывать данные в конец поля/подполя. Для этого можно воспользоваться оператором CHA.
Оператор ALL
Оператор используется сразу после оператора NEWMFN. Он создает новую запись в указанной БД и заполняет ее всеми полями исходной записи. После выполнения этого оператора можно изменить сформированную запись, пользуясь основными операторами DEL, ADD, REP, CHA.Оператор CHA
Оператор выполняет замену данных в поле или в подполе. Для определения заменяемых и заменяющих данных используются ФОРМАТ 1 и ФОРМАТ 2. Выполняются следующие правила:·
Если ПОВТОРЕНИЕ задано не признаком ‘F’, то:
· первая строка ФОРМАТА 1 является той строкой, которая ищется в заданном поле/подполе (в заданном повторении или во всех повторениях) – строка A;
· первая строка ФОРМАТА 2 является строкой, которая должна заменить найденную строку – строка B.
· Если строка А пустая, то строка В приписывается в конец корректируемого поля/подполя.
· Если строка В пустая, то строка А удаляется. Пустую строку следует получать, используя оператор пропуска строки #.
· Если ПОВТОРЕНИЕ задано признаком ‘F’, то:
· строки, получаемые ФОРМАТОМ 1 (строки Ai), ищутся в соответствующих по порядку повторениях поля;
· строки, получаемые ФОРМАТОМ 2 (строки Bi), заменяют в соответствующих их порядку повторениях строки Ai, т.е. строка Bi заменит в i-ом повторении заданного поля или в подполе заданного поля строку Ai;
· если строка Ai пустая, то строка Bi приписывается, если строка Bi пустая, то строка Ai удаляется.
· Если в поле заданное для корректировки подполе встречается несколько раз, то корректируются все подполя.
· Если строка А встречается в поле/подполе несколько раз, то заменяются все строки А.
· Поиск строки A в тексте записи проводится без учета регистра (перед сравнением все переводится в верхний регистр). Строка B пишется в запись в том регистре, в котором задана.
Оператор CORREC
Оператор определяет базу данных, текущую или другую, номера записей (MFN) в ней и дополнительные данные для проведения в этих записях пакетной корректировки. Сама корректировка выполняется операторами, следующими за оператором CORREC до оператора END. В файле задания оператор описывается четырьмя строками, которые содержат следующие данные:1. Имя оператора – CORREC
2. Формат – результатом форматирования текущей записи должна быть текстовая строка, задающая имя той базы данных, в которой следует отобрать записи для пакетной корректировки. Если строка – ‘*’, то этой базой данных останется текущая.
3. Формат – результатом форматирования текущей записи должно быть значение модельного поля 1001, которое в последующих операторах корректировки можно добавить в корректируемую запись. В этом случае последним в группе следующих операторов должен быть оператор удаления поля 1001.
4. Формат – результатом форматирования текущей записи должны быть строки, которые будут рассматриваться как термины словаря другой (или той же) базы данных. Записи, связанные с этими терминами, будут далее корректироваться. Если последним символом термина будет символ ‘$’ (усечение), то отбор записей на корректировку будет аналогичен проведению в другой базе данных поиска ‘термин$’.
Оператор DEL
Оператор удаляет поле или подполе в поле. Выполняются следующие правила:· Удаляется заданное повторение поля или в поле заданное подполе. Если в поле несколько заданных подполей, то удаляются все.
· Если ПОВТОРЕНИЕ поля задано не признаком F, то ФОРМАТ 1 и ФОРМАТ 2 не используются, соответствующие столбцы блокируются и соответствующие строки в файле задания заполняются символом-заполнителем.
· Если ПОВТОРЕНИЕ задано признаком F, то удаляются повторения в зависимости от значения строк, полученных ФОРМАТОМ 1. Если значение строки ‘1’, то соответствующее по порядку повторение удаляется, иначе нет. ФОРМАТ 2 не используется.
Оператор DELR
Оператор удаляет записи, поданные на корректировку. Не требует никаких дополнительных данных, поэтому все столбцы кроме первого блокируются, в файле задания можно задать одну строку с именем оператора.Оператор DELR не совместим ни с какими другими операторами корректировки.
Оператор END
Завершает работу с другой базой данных, установленной в операторах CORREC или NEWREC. Состоит из единственной строки – END.Оператор FI
Завершает действие оператора IF. Состоит из одной строки – FI.Оператор IF
Определяет условие выполнения операторов, следующих за ним до оператора FI. Состоит из двух строк: первая строка – имя оператора IF; вторая строка – формат, результатом которого может быть строка ‘1’, что означает разрешение на выполнение последующих операторов, или любое другое значение, что означает запрет на выполнение последующих операторов.Оператор NEWMFN
Оператор создает новую запись в текущей или другой базе данных. Предполагается, что за этим оператором следуют операторы ADD, которые будут наполнять новую запись. Группа операторов ADD завершается оператором END, после которого корректирующие операторы будут относиться к исходной базе данных и к исходной (текущей) записи. В операторах ADD форматирование по ФОРМАТ 1 происходит в исходной записи исходной базы данных. В файле задания оператор описывается двумя строками, которые содержат следующие данные:1. Имя оператора – NEWMFN
2. Формат – результатом форматирования текущей записи должна быть текстовая строка, задающая имя той базы данных, в которой будет создана новая запись. Если строка – ‘*’, то этой базой данных останется текущая.
Оператор NEWREC
Этот оператор является первоначальным вариантом оператора NEWMFN, его отработка оставлена для преемственности файлов заданий, которые были созданы ранее. Оператор создает новую запись в текущей базе данных, если формат во второй строке оператора дает строку ‘1’.Оператор REP
Оператор заменяет целиком поле или подполе на новое значение, которое задается ФОРМАТОМ 1. Выполняются следующие правила:· Если ПОВТОРЕНИЕ задано не признаком ‘F’, то заданное поле/подполе заменяется на строку, которую формирует ФОРМАТ 1 (используется только первая строка, остальные строки игнорируются).
· Если ПОВТОРЕНИЕ задано признаком ‘F’, то строки, формируемые ФОРМАТОМ 1 заменяют повторения поля или подполя в повторении. Причем, номер строки по формату 1 соответствует номеру корректируемого повторения записи.
· Если повторений в записи больше чем строк формата 1, то корректируются только те, для которых есть строки. Если повторений в записи меньше чем строк ФОРМАТА 1, то лишние строки ФОРМАТА 1 не используются.
· Если ФОРМАТ 1 дает пустую строку, то соответствующее поле/подполе удаляется. Пустую строку следует получать, используя оператор пропуска строки #.
Во всех случаях ФОРМАТ 2 не используется и соответствующие строки в файле задания заполняются символом-заполнителем.
Операторы корректировки
Операторы ADD, REP, CHA, DEL, DELR можно включить в файл задания как в стандартном редакторе, так и в программе глобальной корректировки, с точки зрения которой они далее описаны. Другие операторы можно включить в файл задания, пользуясь редактором.Определение меню "Коды регионов"
Если предполагается различать коды ОРГАНИЗАЦИЙ-посредников заказа (издающие, распространяющие или книготорговые организации) по их принадлежности к региону, то предварительно необходимо, если это не было сделано ранее (см. п.1), определить меню "Коды регионов" (файл KR.MNU).Ошибки, возникающие при обработке формата
Во время интерпретации и обработки формата система выполняет его синтаксический анализ для установления соответствия правилам языка форматирования. Если обнаруживается ошибка, то процесс форматирования прекращается и выдается сообщение (непосредственно в результат форматирования):*** Format error n
где n - код ошибки.
Список возможных кодов ошибок приведен ниже в порядке возрастания их номеров.
| 11 | Обнаружен конец формата в процессе обработки повторяющейся группы. Возможно пропущена закрывающая скобка повторяющейся группы. | ||
| 22 | Вложенность повторяющейся группы (т.е. одна повторяющаяся группа расположена внутри другой повторяющейся группы). | ||
| 88 | Команда IF без THEN. | ||
| 119 | Непарная открывающаяся скобка (. | ||
| 220 | Непарная закрывающаяся скобка ). Также может быть вызвано наличием неправильного операнда в выражении. | ||
| 226 | Два операнда различных типов в одном операторе (например, попытка сложить строковый операнд с числом). | ||
| 228 | Первый аргумент функции REF - нечисловое выражение. | ||
| 551 | Слишком много литералов и/или условных команд связано с командой вывода поля. | ||
| 553 | IF команда не завершена ключевым словом FI. | ||
| 554 | Знак + не соответствует контексту: CDS/ISIS предполагает наличие повторяющегося литерала за знаком +. | ||
| 555 | Непарное ключевое слово FI. | ||
| 556 | Переполнение рабочей области: формат создает слишком большой выходной текст, который система не может обработать. | ||
| 558 | Один или более аргументов функции F - нечисловые выражения. | ||
| 660 | Нестроковая функция используется как команда (только строковые функции могут быть использованы в качестве команды). | ||
| 661 | Аргумент функции A или Р - не команда вывода поля. | ||
| 999 | Неизвестная команда (например, ошибка в правильности написания имени функции или команды), возможен также пропуск закрывающего ограничителя литерала. | ||
| 1101 | Переполнение стека (возможно из-за наличия слишком сложного выражения). | ||
| 1102 | Некорректная работа со стеком (может быть из-за непарной открывающей скобки. |
Основные характеристики
Система ориентирована на работу в локальных вычислительных сетях любого типа без ограничения количества пользователей при условии, что клиентской платформой является Windows 95/98/2000/NT и обеспечивается доступ к файл-серверу.Система полностью совместима с международными форматами UNIMARC и USMARC на основе средств двухсторонней конверсии данных. Система также поддерживает Российский коммуникативный формат RUSMARC.
Система позволяет создавать и поддерживать любое количество баз данных, составляющих Электронный каталог (ЭК) или представляющих собой проблемно-ориентированные библиографические базы данных (БД).
Система предлагает технологию автоматического формирования словарей, на основе которых реализуется быстрый поиск по любым элементам описания и их сочетаниям.
Средства каталогизации позволяют обрабатывать и описывать любые виды изданий, включая нетрадиционные, такие как аудио- и видеоматериалы, компьютерные файлы и программы, картографические материалы, ноты и т.д.
Система поддерживает традиционные "бумажные" технологии, предоставляя возможности для получения широкого спектра выходных форм: начиная с листов заказа и книги суммарного учета и кончая указателями и всеми видами каталожных карточек.
Система предлагает средства для ведения и использования Авторитетных файлов, Алфавитно-предметных указателей к УДК/ББК и Тезауруса.
Система включает технологии, ориентированные на использование штрих-кодов на экземплярах изданий и читательских билетах.
Система включает средства, которые позволяют использовать в качестве иллюстративного материала любые внешние по отношению к библиографическому документу объекты, такие как полные тексты, графика, таблицы, аудио- и видеоматериалы, а также ресурсы Интернет.
В системе предусмотрены средства, позволяющие вводить и отображать символы, не входящие в стандартный (выбранный) кодовый набор, в частности, диакриты европейских языков, греческие буквы и другие специальные символы.
Система предлагает большой набор сервисных средств, обеспечивающих удобство и наглядность пользовательских интерфейсов, упрощающих процесс ввода, исключающих ошибки и дублирование информации.
Система обладает широкими возможностей для адаптации ее к условиям работы конкретной библиотеки, т.е. при передаче и установке системы может производиться ее настройка в соответствии со специфическими требованиями пользователя - начиная со структуры библиографического описания и кончая пользовательскими режимами работы.
Система является в достаточной мере открытой, что позволяет пользователю самостоятельно вносить изменения в широких пределах: от изменения входных и выходных форм до разработки оригинальных приложений.
В качестве самостоятельных продуктов, расширяющих возможности локальной версии системы ИРБИС, имеются средства поддержки телекоммуникационных технологий, а именно: Web-ИРБИС – решение, обеспечивающее доступ к базам данных ИРБИС через WWW-сервер, и сервер баз данных для протокола Z39.50 (Z-ИРБИС). Данные средства полностью обеспечивают интегрируемость системы ИРБИС в корпоративные библиотечные технологии.
В системе реализованы все типовые библиотечные технологии, включая технологии комплектования, систематизации, каталогизации, читательского поиска, книговыдачи и администрирования, на основе взаимосвязанного функционирования пяти типов автоматизированных рабочих мест (АРМ): "Комплектатор", "Каталогизатор", "Читатель", "Книговыдача", "Администратор".
*
АРМ "КОМПЛЕКТАТОР" - представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по комплектованию и учету фондов библиотеки на основе ведения специальной базы данных. В условиях ЛВС система обеспечивает функционирование произвольного количества АРМов "КОМПЛЕКТАТОР" с возможностью одновременного пополнения (корректировки) одной базы данных;
* АРМ "КАТАЛОГИЗАТОР" - представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего все функции по формированию (пополнению и корректировке) баз данных Электронного каталога.
В условиях ЛВС система обеспечивает функционирование произвольного количества АРМов "КАТАЛОГИЗАТОР" с возможностью одновременного пополнения (корректировки) одной базы данных;
* АРМ "ЧИТАТЕЛЬ" - представляет собой рабочее место конечного пользователя Электронного каталога и предназначен для всеобъемлющего поиска в Электронном каталоге, просмотра/печати найденной информации и формирования заказа на выдачу найденной литературы. В условиях ЛВС система обеспечивает возможность одновременного поиска в одних и тех же базах данных Электронного каталога произвольного количества пользователей;
* АРМ "КНИГОВЫДАЧА" - представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по выдаче литературы в соответствии с формируемыми заказами и ее возврату. В условиях ЛВС система обеспечивает работу с очередью формируемых заказов на выдачу в режиме реального времени;
* АРМ "АДМИНИСТРАТОР" - представляет собой рабочее место специалиста, выполняющего системные операции над базами данных в целом, направленные на поддержание их в актуальном состоянии.
Основные управляющие компоненты
Основные управляющие компоненты плоскости ВВОД размещены в верхней части интерфейса (вне пределов закладок подплоскостей). Среди них:Редактируемая строка MFN - служит для указания внутреннего номера редактируемого (текущего) документа. Каждый документ в БД имеет свой внутренний уникальный (порядковый) номер, который называется MFN и присваивается документу при его создании.
В случае ввода нового документа (еще не имеющего внутреннего номера) здесь, в редактируемой строке MFN, появляется текст (НОВЫЙ). Пользователь может вводить здесь номер документа для вызова на корректировку - только в случае, если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN, в остальных случаях данный компонент не доступен для ввода и носит информационный характер.
При вызове документа на корректировку система может выдать сообщение о том, что он заблокирован другим пользователем (или тем же пользователем, но на другой подплоскости ввода). Такой документ отображается в области рабочего листа ввода, но для корректировки он не доступен. Может оказаться, что сообщение о заблокированности не соответствует реальной ситуации, т.е. с документом никто не работает, а он объявляется заблокированным - такие ложные блокировки могут возникать после аварий в АРМах "Каталогизатор" и "Книговыдача". Для снятия ложных блокировок следует обратиться к Администратору системы, который должен выполнить действия согласно п.5.2.1.7.
При вызове документа на корректировку система также может выдать сообщение о его удаленности. Подробно о статусах удаленности документов сказано в п.3.4.3.
Для повторного вызова документа на корректировку - в частности, после предыдущей попытки, когда он был объявлен заблокированным, - достаточно дважды щелкнуть мышью по редактируемой строке MFN.
Кнопки навигатора - служат для перехода от одного корректируемого документа к другому в пределах группы документов данного контекста работы. А именно:
кнопка
- обеспечивает переход к первому документу в группе корректируемых: если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN - к документу с внутренним номером 1; если установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА - к первому среди найденных по текущему запросу; если установлена подплоскость ОТМЕЧЕННЫЕ - к первому среди отмеченных на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД;кнопка
- обеспечивает переход к предыдущему (относительно текущего) документу в группе корректируемых;кнопка
- обеспечивает переход к следующему (относительно текущего) документу в группе корректируемых;кнопка
- обеспечивает переход к последнему документу в группе корректируемых;кнопка
- обеспечивает переход к корректировке документов, связанных с текущим, т.е. к документам, найденным в результате поиска по связи относительно текущего (см. описание поиска по связи в АРМе "Читатель"). Если поиск по связи дает ненулевой результат, происходит переключение на подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА и для корректировки устанавливается первый среди найденных документов.Кнопка НОВЫЙ - инициирует процесс ввода нового документа. Данный процесс выполняется на подплоскости БАЗА ДАННЫХ/MFN. Поэтому, если в момент нажатия кнопки была установлена иная подплоскость, происходит автоматическое переключение на подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN.
Кнопка СОХРАНИТЬ - служит для сохранения - т.е. записи непосредственно в базу данных - всех изменений, выполненных в процессе корректировки текущего документа. Если вводился новый документ, то он при этом получает внутренний номер (MFN), который возникает в редактируемой строке MFN (вместо текста НОВЫЙ).
Кнопка ОТМЕНИТЬ - служит для отмены всех изменений, выполненных в процессе корректировки текущего документа (а точнее - тех изменений, которые сделаны после последнего нажатия кнопки СОХРАНИТЬ);
Кнопка - служит для старта режима копирования текущего документа в ту же базу данных или другую. Данный режим аналогичен режиму копирования на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД (см. п. 3.3.2);
Кнопка (ключ) - служит для перевода текущей подплоскости ввода в такое состояние, когда на корректировку не вызван ни один документ, т.е. нет текущего (редактируемого) документа. В случае подплоскости БАЗА ДАННЫХ/MFN при этом происходит переход к вводу нового документа.Необходимо помнить, что всякий документ, вызванный на корректировку (отображенный в рабочем листе ввода), блокируется, т.е.делается недоступным для корректировки другим пользователем. Текущий документ разблокируется, т.е. делается доступным для других пользователей, при переходе к другому документу.
Отбор, регистрация передачи
Работа состоит из следующих этапов:·
Установить в окне ВИД ПОИСКА словарь "Номер КСУ выбытия из подразделения";
· Найти и активизировать (выделить цветом, установив на него курсор) значение Номера КСУ выбытия партии, часть которой передается в другие подразделения Библиотеки.
При этом:
· каждый термин СЛОВАРЯ связан со всеми экземплярами книг и журналов, списанными в данной партии. Число, указанное во второй колонке словаря, показывает общее число полей экземпляров, в которые введен данный номер КСУ выбытия;
· в окне СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ показан весь список книг, экземпляры которых выбыли по отмеченной в словаре партии (число этих книг может не совпадать с числом, указанным во втором столбце СЛОВАРЯ – см. выше).
· Отметить в этом списке конкретные книги или журналы, экземпляры которых передаются в другие подразделения;
· Нажатием кнопки КОРРЕКТИРОВКА вызвать модуль ввода/корректировки записей в плоскости ОТМЕЧЕННЫЕ. Отмеченные записи подаются на корректировку в формате РЛ для регистрации выбытия.
На 1-й странице этого РЛ показаны сведения обо всех экземплярах отобранных книг, включая списанные в партии выбытия, к которой регистрируется партия передачи.
Примечание: Если после окончания работы по регистрации партии выбытия был выполнен процесс "Завершение регистрации выбытия" (см. п. 4.1.5), поиск соответствующего номера КСУ выбытия для экземпляров со статусом "C" или "U" должен проводиться визуально на 2-й странице РЛ в архивном поле, содержащем сведения об экземплярах ДО списания.
· при передаче в другое подразделение экземпляров со статусом "C" или "U" ¾ Количество передаваемых экземпляров;
· Новое место хранения (обязательный ЭД); вводится с использованием меню;
· Номер акта передачи можно не вводить, если он установлен в файле настройки и при сохранении документа будет вводиться автоматически. В противном случае — вводить обязательно (запрещающий контроль, если введен ЭД "Новое место хранения").
В процессе корректуры данных "Сведения об экземплярах" осуществляется ФЛК и выдаются сообщения об ошибках. При появлении сообщений ФЛК, начинающихся со слова "Ошибка", необходимо указанную ошибку найти и исправить.
Отбор, регистрация выбытия
Отбор — поиск книг, входящих в партию выбытия — осуществляется в рабочей области поиска. Текущая БД — БД ЭК. В верхней части рабочей области поиска расположено окно ВИД ПОИСКА — щелкнув по кнопке со стрелкой, пользователь раскрывает ниспадающее меню, в котором необходимо выбрать вид поискового термина и соответствующий словарь терминов текущей БД, а именно:Примечание: При стандартной сортировке терминов словаря (по первому символу) работа со словарем в режиме "листания" (последовательного просмотра) затруднена, поскольку, например, значение "100" в словаре будет стоять выше значения "2". Однако, это никак не влияет на выбор термина (инвентарного номера) при работе "по ключу", а для штрих-кодов, имеющих одинаковую длину, проблемы с "листанием" не существует.
Выбранный словарь подается на экран; в нем нужно найти и отметить (щелкнуть мышкой в первой колонке) термины, определяющие экземпляр книги, входящий в данную партию выбытия.
При этом в СПИСКЕ СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ появятся сами записи, имеющие текущий термин словаря (одна или несколько — соответственно числу документов, указанных во второй колонке СЛОВАРЯ), но в более полном виде.
Так для словаря "Инв. номер/Штрих-код экземпляра" в окне СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ показываются реквизиты соответствующего экземпляра (Номер КСУ поступления, Дата, Краткое БО и год выхода книги, цена и место хранения экз.). Для словаря "Автор" в окне СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ дается список одностроковых кратких БО книг данного автора (именно здесь нужно отметить конкретное издание для регистрации выбытия).
Примечание: Полные описания для отмеченных в словаре терминов или отмеченных в окне СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ документов можно увидеть, нажав на кнопку ПОЛНОСТЬЮ.
Отметив в словаре ВСЕ инвентарные номера или штрих-коды экземпляров, подлежащих обработке (регистрации выбытия), или отметив конкретные книги по второму из предлагаемых вариантов, пользователь переходит в область обработки (нижняя часть интерфейса).
При нажатии кнопки КОРРЕКТИРОВКА выдается сообщение об установленном номере КСУ выбытия, и пользователь должен ответить на вопрос системы "Продолжить работу? Да Нет", которое следует за одним из следующих сообщений:
· Регистрация выбытия с КСУ=<Значение, установленное по кнопке "Настройка">,
· Не установлено значение КСУ выбытия.
При положительном ответе на оба вопроса работа продолжается — вызывается модуль ввода/корректировки и система переходит в режим корректуры отмеченных документов; в первом случае установленное КСУ будет автоматически вводиться в поля списываемых экземпляров, а во втором — значения КСУ в эти поля нужно будет вводить с клавиатуры.
При отрицательном ответе на оба вопроса система остается в том же состоянии (отметки документов, подлежащих корректуре, сохраняются); для продолжения работы нужно ввести или изменить значение КСУ по кнопке "Настройка" и опять нажать кнопку КОРРЕКТИРОВКА.
Отмеченные записи подаются на корректуру — в формате РЛ для регистрации выбытия, на первой странице которого выведены сведения обо всех
экземплярах каждой книги, входящей в партию выбытия. В процессе корректуры для каждой записи среди повторяющихся полей "Сведения об экземплярах" по штрих-коду или инвентарному номеру, или месту хранения (для филиала ЦБС) найти описание экземпляра, подлежащего выбытию, и сделать его активным (щелкнув мышкой). Нажатием кнопки с тремя точками (или клавиши
Откорректировать именно это повторение поля "Сведения об экземплярах":
· Значение "0" изменить на "6" — при условии, что выбывает экземпляр книги из подразделения Библиотеки (экземпляр "индивидуального учета"): при нажатии кнопки со стрелкой на экран вызывается меню, в котором нужно выбрать значение "6";
· Значения "C" и "U" не менять — если регистрируется выбытие из филиала ЦБС (статус "C") или экземпляров БИУ (статус "U");
· Количество экземпляров, выбывающих из филиала ЦБС или экземпляров БИУ;
· Количество экземпляров, требующих доукомплектования (элемент данных вводится, например, для экземпляров, выбывших по причине "утерян" или "погиб в результате аварии", но необходимых для подразделения Библиотеки);
· Номер КСУ выбытия можно не вводить, если он установлен в файле настройки и при сохранении документа будет вводиться автоматически. В противном случае — вводить обязательно (запрещающий контроль).
Если одновременно с выбытием регистрируется и передача выбывших книг в другие подразделения Библиотеки, то необходимо дополнительно ввести в поле "Сведения об экземплярах" следующие ЭД:
· при регистрации передачи книг из филиала ЦБС или для экземпляров БИУ ¾ "Количество экземпляров, передаваемых в другое место хранения"; данные вводятся обязательно;
· Новое место хранения (элемент данных обязательный для регистрации передачи); вводится с использованием меню;
· Номер акта передачи можно не вводить, если он установлен в файле настройки и при сохранении документа будет вводиться автоматически. В противном случае — вводить обязательно (запрещающий контроль, если введен ЭД "Новое место хранения").
В процессе корректуры ЭД "Сведения об экземплярах" осуществляется Формально-логический контроль (ФЛК) и выводятся сообщения об ошибках.
При появлении на экране сообщений ФЛК, начинающихся со слова "Ошибка", необходимо исправить указанную ошибку (контроль непреодолимый).
После завершения корректировки поля "Сведения об экземплярах" перейти к следующей из отмеченных записей нажатием кнопки перехода. На вопрос системы "Запись изменялась. Сохранить изменения?" ответить "Да" (это сообщение не выдается системой, если обработка каждого документа завершается по кнопке "СОХРАНИТЬ").
После завершения корректировки всех отмеченных записей, выход из режима корректировки и возврат в основной интерфейс осуществляется нажатием кнопки "ВОЗВРАТ". При появлении вопроса системы "Запись изменялась. Сохранить изменения?" ответить "Да".
Параметры ТВП
Ниже описаны параметры строк ТВП в том порядке, в каком они обрабатываются (в строке ТВП они расположены в обратном порядке).Печать данных
Для задания параметров печати и ее выполнения в АРМе "Каталогизатор" служит специальная форма, которая возникает после нажатия кнопки ПЕЧАТЬ (рис. 3.3.1а). Данная форма аналогична форме для печати результатов поиска в АРМе "Читатель" (см. п.2.3.4). Отличие заключается в наличии двух закладок, которые обеспечивают два режима печати· СПИСКИ
- простая (рулонная) печать в виде несортированной последовательности заданных документов.
· ТАБЛИЦЫ - сложная печать, обеспечивающая получение оригинал-макетов указателей и табличных форм в формате RTF.
Рис. 3.3.1а.
Форма для ввода параметров печати
Следует помнить, что режимы печати связаны с текущим контекстом работы, т.е. с установленной подплоскостью: если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/ MFN, предполагается печать документов из установленной базы данных по номерам (MFN); если установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА, предполагается печать результатов поиска по текущему запросу. В частности, если, например, установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА и не выбран ни один из запросов (это может быть, когда не проводился ни один поиск) или выбран запрос с нулевым результатом поиска, то нажатие кнопки печати (так же как и других кнопок) не дает никакого эффекта.
Пользователю предлагается указать четыре параметра:
ИСХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - определяет, какие документы будут выводиться на печать. Здесь можно выбрать одно из возможных значений:
ВСЕ - в этом случае будут печататься все документы в соответствии с контекстом работы: если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN - все документы текущей базы данных; если подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА - полностью результат поиска по текущему запросу;
ОТМЕЧЕННЫЕ - при этом будут печататься только документы, отмеченные на установленной подплоскости просмотра (имеет смысл только в случае, когда таковые имеются);
КРОМЕ ОТМЕЧЕННЫХ - печатаются все документы текущего контекста за исключением отмеченных (при отсутствии отмеченных это равносильно значению ВСЕ).
ДИАПАЗОН MFN - печатаются документы текущего контекста, попадающие в указанный диапазон внутренних номеров (MFN). Например, если установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА, печатаются те документы из результата поиска, чьи номера попадают в указанный диапазон. По умолчанию, если не указана ни нижняя, ни верхняя границы диапазона, понимается весь диапазон документов базы данных от первого до последнего. Если указана лишь одна из границ, вторая считается равной первой, т.е. рассматривается диапазон, содержащий один документ.
ВЫХОДНОЙ НОСИТЕЛЬ - параметр определяет физический носитель результатов печати: ФАЙЛ
или БУМАГА. Если выбирается файл, то система (после нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ) предлагает стандартное диалоговое окно для указания пути и имени файла для сохранения результатов печати. Результат печати сохраняется в файле в формате RTF.
ВЫХОДНОЙ ФОРМАТ - определяет форму представления документов при печати. Выбирается из предлагаемого (в ниспадающем меню) списка.
ЗАГОЛОВОК 1, 2, 3 - служат для задания произвольных текстов, которые в выходной форме будут выступать в роли самых верхних заголовков;
Собственно процесс печати начинается после нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ.
Во время создания выходной формы (процесс этот может быть достаточно продолжительным) можно продолжить работу в АРМе "Каталогизатор". При завершении процесса создания выходной формы возникает соответствующее сообщение.
Для корректировки сформированного оригинал-макета (в случае, когда в качестве выходного носителя выбран ФАЙЛ) и его последующей печати можно использовать Microsoft Word.
Печать результатов поиска
Для печати документов, найденных по текущему запросу, служит кнопка ПЕЧАТЬ. После ее нажатия возникает специальная форма (см. рис. 2.4.3а), которая содержит компоненты, предназначенные для выполнения операции печати документов. Среди них:Переключатель ИСХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - с помощью него можно указать, какие документы выводятся на печать (все, отмеченные, кроме отмеченных, диапазон MFN – последнее для специалистов, знакомых с понятием "номер документа в БД"). Для установки переключателя в нужное положение следует щелкнуть мышью по соответствующему индикатору.
Меню ВЫХОДНОЙ ФОРМАТ - предназначено для установки формата, в соответствии с которым будут печататься документы. Необходимо щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой и выбрать соответствующий пункт в возникающем меню. Конкретный список форматов печати может быть специфичным для каждой базы данных и определяется пользователем при адаптации системы.
Переключатель ВЫХОДНОЙ НОСИТЕЛЬ - определяет, будет ли результат печати выводиться непосредственно на печатающее устройство или в файл на диске. Для установки переключателя в нужное положение следует щелкнуть мышью по соответствующему индикатору.
Редактируемые строки ЗАГОЛОВОК 1,2,3 – служат для указания произвольных текстов, которые в качестве заголовков будут предшествовать собственно выводимым документам.
Кнопка ВЫПОЛНИТЬ - предназначена для запуска собственно процесса печати в соответствии с установленными параметрами.
Рис. 2.4.3а.
Форма для печати документов
Передача документов в БД каталога
Описания периодических изданий передаются в БД каталога для дальнейшей обработки после поступления в Библиотеку первого номера впервые подписанного журнала/газеты (вводятся в БД каталога как новые записи), а также после оформления заказа на очередной период (вводятся в записи БД каталога (по ЭД "Шифр издания") в виде корректур).В любом случае система обеспечивает исключение повторного переноса документа в одну и ту же БД электронного каталога (рекомендуется ВСЕГДА использовать режим "Контролируемого переноса"). При попытке повторной передачи система выдает сообщение о числе пропущенных документов и числе и номерах откорректированных документов,
При нажатии кнопки "ПЕРЕНОС В ЭК" на экран вызывается рабочий лист опроса для задания необходимых значений.
При переносе отмеченных записей сообщается их число, если записи предварительно не были отмечены, необходимо определить "Период подписки" — щелкнув мышкой по кнопке со стрелкой, выбрать соответствующее значение в раскрытом словаре и щелкнуть по кнопке ВВОД.
После определения имени БД каталога, в которую будут переноситься записи из БД комплектования (с использованием меню) и нажатия кнопки ВВОД инициируется процесс пакетной обработки.
Если в записи, подлежащей переносу, система не находит отметки об уже состоявшемся ее переносе в ту же БД каталога, для ввода в БД каталога готовится новая запись, в которую включаются библиографические ЭД и сведения о первом заказе (подписке),
Если в записи, подлежащей переносу, система находит отметки об уже состоявшемся ее переносе в ту же БД каталога, для ввода в БД каталога готовится корректирующая запись, в которую включаются только сведения о последней подписке.
Примечание: Перенос в ЭК должен быть проведен ДО процесса подготовки БД к очередному периоду подписки.
По завершении работы выдается сообщение о числе и номерах записей, добавленных в каталог и откорректированных (дополненных).
Сведения об очередной подписке переносятся в БД каталога в виде двух полей, данные которых используются в дальнейшем при регистрации поступления журналов в АРМе КАТАЛОГИЗАТОР.
Поле "Сведения о заказанных экземплярах"
формируется только в том случае, если в поле " Архивные сведения по подразделениям за год" отсутствует информация о годе последней подписки, поскольку предполагается, что в течение года при дробной подписке (по кварталам или полугодиям) подписка для подразделений не меняется. Поле содержит следующие ЭД:
Поле "Сведения о заказах поквартальные" содержит одинаковые для всех экземпляров данные, которые могут изменяться с каждым новым периодом подписки:
Примечание:
Погрешности, которые могут возникнуть при автоматических расчетах, например, числа номеров за период, рассматриваемого как целое число, нужно откорректировать в БД каталога.
Поле формируется для каждого периода подписки (год, полугодие, квартал), при переносе данных о продлении подписки и вводится в запись БД каталога как новое повторение поле.
СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ БИБЛИОТЕК
И Р Б И С
Автоматизированное рабочее место "Комплектатор"
Руководство пользователя
Составители: С. М. Дунаевская, Н. Д. Сбойчакова
_____________________________________________________________________
ЛР № 020536 от 22.05.97 Подписано в печать 27.05.2002
Формат 60x84 1/8 Бумага офсетная Гарнитура «Arial»
Печать офсетная Усл.печ.л. 7,9 Уч.изд.л. 4,7
Тираж 50 экз. Заказ 42
_____________________________________________________________________
Репрографический центр ГПНТБ России
107996, Москва, К-31, ГСП-6, Кузнецкий мост, 12
 |
Государственная публичная научно-техническая библиотекаРоссии
(ГПНТБ России)
Международная Ассоциация пользователей и разработчиков
электронных библиотек и новых информационных технологий
(Ассоциация ЭБНИТ)
_____________________________________________________________
СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ БИБЛИОТЕК
И Р Б И С
Автоматизированное рабочее место "Каталогизатор"
Руководство пользователя
Государственная публичная научно-техническая библиотека России
Москва 2002
УДК 025.32:65.011.56
ББК 78.37
Система автоматизации библиотек ИРБИС. АРМ "Каталогизатор". Руководство пользователя. — М.:ГПНТБ России, 2002. — 112 с.
Описывается структура базы данных электронного каталога; даются рекомендации каталогизатору по вводу и корректировке документов различных видов.
ISBN 5-85638-033-9 © ГПНТБ России, 2002
© Ассоциация ЭБНИТ, 2002
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 5
2. ФОРМАТ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ 7
3. ТИПОЛОГИЯ РАБОЧИХ ЛИСТОВ ВВОДА ДАННЫХ 8
3.1. Рабочий лист для ввода монографического описания книги 9
3.2. Рабочий лист для ввода сводного описания книги (Спецификация тома) 11
3.3. Рабочий лист для ввода упрощенных данных о книгах 11
3.4. Рабочий лист для ввода описаний журналов (и его варианты) 12
3.5. Рабочий лист для ввода аналитического описания статьи 13
4. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ПОЛЕЙ РАБОЧЕГО ЛИСТА 15
4.1. Общие правила 15
4.1.1. Некоторые особенности, связанные с работой в автоматизированной системе 15
4.1.2 Разметка заглавий 17
4.2. Специфика заполнения отдельных полей 18
4.2.1. Заголовок описания 18
4.2.2. Сведения об интеллектуальной ответственности лиц и коллективов, не входящих в заголовок описания. 20
4.2.3. Область библиографического описания (Основное БО) 23
4.2.4. ОБЛАСТЬ Библиографического Описания (Расширенное БО) 33
4.2.5. Область источника, в котором опубликована статья 39
4.2.6. Область кодированной информации, ISBN/ISSN и идентификационных номеров нетекстовых материалов 40
4.2.7. Сведения об экземплярах 45
4.2.8. Сведения о содержании документа 48
4.2.9. Технологические элементы данных 56
5. ПОРЯДОК РАБОТЫ КАТАЛОГИЗАТОРА ПРИ ВВОДЕ/КОРРЕКТУРЕ ДАННЫХ 60
5.1. Обработка книг. 60
5.1.1. Ввод новых документов 61
5.1.1.1. Ввод описаний однотомных изданий.. 61
5.1.1.2. Ввод описаний томов многотомных изданий.. 63
5.1.2. Корректура документов 68
5.1.3. Ввод описаний изданий в БД Электронного каталога через БД ЧИТАТЕЛЬ 69
5.2. Обработка журналов.. 70
5.2.1. Ввод новых журналов 71
5.2.2. Регистрация новых поступлений 75
5.2.3. Корректура документа - номера журнала 80
5.2.4. Регистрация "Подшивок" газет и журналов 81
5.3. Ввод аналитического описания статьи.. 82
5.3.1. Ввод с клавиатуры 83
5.3.2. Копирование в новый документ по результатам поиска 84
5.4. Глобальная корректировка данных. 85
5.5. Проверка фонда. 86
6. ПОДГОТОВКА ВЫХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ.. 88
6.1. Получение каталожных карточек. 92
6.2. Получение табличных форм.. 93
7. КНИНООБЕСПЕЧЕННОСТЬ. ИНТЕГРИРОВАННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ.. 99
7.1. Информационное обеспечение. 101
7.1.1. БД Читатель 101
7.1.2. БД Электронный каталог 102
7.1.3. БД ВУЗ - Учебные дисциплины 104
7.2. Технология. Порядок работы... 109
ИРБИС – это так же необходимо,
как умение читать,
и так же просто,
как взять с полки книгу.
_____________________________________________________________
Передача записей-книг в БД каталога
Передача записей из БД комплектования в БД каталога может быть проведена либо для отдельных, отмеченных, документов-книг (по любому словарю или в окне связанных записей), либо для партии книг, определяемой номером КСУ.В любом случае при нажатии кнопки "ПЕРЕНОС В ЭК" вызывается рабочий лист опроса для задания необходимых значений.
При переносе отмеченных записей система сообщает их число, а при работе по второму варианту в строке рабочего листа "Номер КСУ для отбора партии" нужно выбрать соответствующее значение КСУ (отметить в словаре и нажать кнопку ВВОД).
Далее в любом из вариантов нужно определить БД каталога, в которую передаются записи из БД комплектования (по ниспадающему меню "Выходная БД"). Система обеспечивает исключение повторного переноса документа в одну и ту же БД ЭК (для этого рекомендуется ВСЕГДА использовать режим "Контролируемого переноса"). При попытке повторной передачи система выдает сообщение о числе пропущенных документов.
В связи с тем, что описания книг передаются в БД каталога оперативно, не дожидаясь полного выполнения заказов, сведения о последующих поступлениях новых экземпляров (при поэтапном выполнении заказа на книги или в процессе доукомплектования) также передаются в каталог, но как корректуры к ранее введенным записям. Однако эти корректирующие записи могут быть построены только при работе по второму варианту — то есть когда указан номер КСУ передаваемой партии. В этом случае система отбирает из записей, уже переданных в каталог ранее, только те экземпляры, которые принадлежат заданной партии. Эти данные передаются в БД каталога как корректуры к переданным ранее записям, причем связующим ЭД между ними являются инвентарные номера экземпляров, полученных ранее, поскольку допускается, что шифры для документов-книг в БД каталога могут быть изменены.
По завершении работы выдается сообщение о числе и номерах записей, добавленных в каталог и откорректированных (дополненных).
Перенос записей из БД комплектования в БД каталога
Рис. 6.5.3а. Форма для переноса данных в БД электронного каталога
Кнопка ПЕРЕНОС В ЭК вызывает форму опроса для задания данных (рис. 6.5.3а). Следует задать значение одного из предлагаемых параметров для отбора переносимых записей. В окне КОНТРОЛИРУЕМЫЙ ПЕРЕНОС? (Д/Н) следует задать значение Д – для контролируемого переноса и Н – для переноса безусловного. В окне ВЫХОДНАЯ БД подается список баз данных каталога, из которого следует выбрать имя БД. Записи переносятся с переформатированием по таблицам, имена которых определены в параметрах FstToCat – для книг и FstToCatJ - для журналов. При нажатии кнопки ПУСК выполняется процесс переноса и дописывание записей. По окончанию выдается протокол, пример которого на рис. 6.5.3б.
Есть возможность определить недоступным режим переноса в электронный каталог, для этого используется параметр ini-файла AccessMove.
Рис. 6.5.3б. Протокол завершения пакетной обработки
Подготовка абонементных (доставочных) карточек
Предварительный отбор не требуется. При подготовке Абонементных карточек (см. Таблицу 5) нужно определить следующие параметры:Примечание: Абонементные карточки по этому варианту нужно получать до выполнения режима "Снятие периода подписки" — см. п. 5.3.1.
Примечание: Абонементные карточки по этому варианту можно получать в любое время для любых изданий;
Примечание: Абонементные карточки по этому варианту также можно получать в любое время для любых изданий.
Подготовка БД к подписке на очередной период
Работа состоит из следующих этапов:В системе предусмотрено также использование файлов каталогов подписки, если таковые можно получить от соответствующих учреждений в текстовом формате или в коммуникативных МАRC-форматах. Описание работы – см. п. 5.4.3.
В этом случае работа ведется в БД POST - БД актуального каталога подписки (БД КП) и может быть выполнен режим "Обновление описаний по КП" (соответствующая кнопка в технологической области "Оформление подписки"). В процессе выполнения этого режима БО изданий из БД комплектования проверяются на наличие в БД КП (по индексу подписки), и в них автоматически корректируются ЭД "Цена подписки", "Цена доставки", "Периодичность" и "Заглавие", если такие расхождения обнаружатся. По кнопке "Не найдено в КП" можно получить список изданий, которые отсутствуют в БД КП (например, при изменении индекса подписки), и должны корректироваться традиционным способом индивидуально.
Подготовка листов (списка-заявки) подписки
При подготовке списков заказа (см. Таблицу 5) нужно определить следующие параметры (ввести данные в опросном листе):Переменные параметры позволяют исключить ненужн7ые данные из выходной формы, например, можно печатать только итоговые данные без самого списка.
Примечание: Формы TABLOW, TABODW, TABLLW, TABLDOW и TABLIW нужно получать только до выполнения режима "Снятие периода подписки" — см. п. 5.3.1.
Примечание: При подготовке всех выходных форм, кроме TABLIW, не требуется предварительно отмечать нужные документы, поскольку заданные параметры определяют как отбор документов и определенных значений из повторяющихся полей в выходной документ, так и наполнение заголовка формы (все отметки игнорируются). Если вид издания (газета/журнал) не заданы как параметры отбора, в список включаются все издания.
ПОДГОТОВКА ВЫХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Каталогизатору предлагается три вида печати документов:Как было сказано в п. 4.2., разработан двойной механизм управления представлением некоторых ЭД в выходных форматах. Это удобно для разных Пользователей, традиционно привыкших к использованию одного из альтернативных вариантов ГОСТ 7.1-84. Эти требования задаются либо для всех документов (через кнопку "Настройка"), либо индивидуально для конкретного документа (в поле "Настройка" на странице Технология), а именно:
· Аннотация. По умолчанию на КК выводится аннотация только для промышленных каталогов и для аналитического описания; каталогизатор может определить безусловный вывод аннотации;
· УДК/ББК, ГРНТИ и индексы другой классификации. По умолчанию все индексы выводятся "в столбик"; каталогизатор может определить вывод всех индексов в строку через знак "+";
· Константа "Содержание" или "Из содерж." для Сборников с общим заглавием и номеров жуонала. По умолчанию выводится "Содержание"; каталогизатор может определить вывод "Из содерж." (только индивидуально для отдельного документа);
· Общие примечания. По умолчанию Общие примечания выводятся с новой строки; каталогизатор может определить вывод общих примечаний в одном блоке с другими.
Введен механизм настройки ряда ЭД (данные пользователя, включая национальные варианты и языки) в форматах экспорта, в выходных форматах (Каталожных карточках и форматах просмотра/вывода) и в некоторых технологиях - управляющее меню "ORG.MNU", в котором определены 7 позиций, описанных ниже:
· Код: "1", значение: <Код страны> – используется при формировании файлов экспорта в форматах MARC в качестве значения "по умолчанию"; исходное значение – "RU";
· Код: "2", значение: <Организация> – используется при формировании файлов экспорта в форматах MARC в качестве значения "по умолчанию"; исходное значение – "ГПНТБ России";
· Код: "3", значение: <Обозначение валюты> – используется во всех форматах в качестве значения "по умолчанию"; исходное значение – "р.";
· Код: "4", значение: <Обозначение единицы измерения в поле Количественные характеристики (например, "с" – страница)> - используется во всех форматах в качестве значения "по умолчанию"; исходное значение – "с";
· Код: "5", значение: < Обозначение единицы измерения для вывода оглавления журнала (например, стр. – страница)> – используется в форматах вывода номеров журналов в качестве значения "по умолчанию"; исходное значение – "стр.";
· Код: "6", значение: <Код национального языка (например, ukr)> – используется в задаче Пополнение записи КСУ для определения числа документов на национальных языках в качестве значения "по умолчанию" (например,– "uzb"); исходное значение "sibir" определяет, что считаются документы, изданные на языках народов РФ (определены в меню SIBIR.MNU);
· Код: "7", значения "0" или "1" определяют, нужно ли создавать словарь "Проверка фонда" (см. п.5.5). При значении "1" создается словарь, в который включаются инвентарные номера с пометами о проверке; исходное значение – "0" (словарь не создается);
· Код: "8", значения "0" или "1" определяют, нужно ли создавать словарь "Технология" (см. п. 4.2, поле "Этап работы, дата, ФИО"). При значении "1" создается словарь, в который вводятся значения всех дат обработки в форме "Дата - ФИО" и "ФИО - дата"; исходное значение – "0" (словарь не создается)
· Код: "9", значения "0" или "1" определяют, нужно ли формировать автоматически Авторский знак: "1" - формируется, "0" – не формируется; исходное значение – "1";
В Таблице 3 представлены форматы, подготовленные для контрольного просмотра документов в процессе ввода данных, а также для вывода их непосредственно на печать или в файл на диске.
Таблица 3
Выходные форматы для просмотра и печати
|
Имя Формата |
Характеристика (содержание) выходного формата |
Оптимизированный – для РЛ |
|
IBISW |
Для просмотра и печати в форме БО; включает БО книг и статей согласно ГОСТ 7.1-84 (с учетом Изменения 1) и ГОСТ 7.82-2001, сведения о содержании документа, включая Содержание и аннотацию, о наличии полных текстов (внешних объектов) и об экземплярах (зарегистрированных и свободных) |
PAZK, PVK, SPEC, ASP, AUNTD, IBIS |
|
IBISKW |
То же, что и формат IBISW, но дополнительно выводятся сведения о списанных экземплярах. Предназначен для просмотра записей каталога из АРМ Комплектатор - для РЛ PAZK, PVK, SPEC, ASP, AUNTD, IBIS |
|
|
PERSW |
То же, что и формат IBISW, но дополнительно выводятся полные сведения о персоналиях (лицах или коллективах) - для РЛ PAZK, PVK, SPEC, ASP |
|
|
JW |
Для просмотра и печати в форме БО журнала. Формат включает БО журналов и других сериальных изданий (ГОСТ 7.1-84 – "Сводное описание" и ГОСТ 7.82-2001), сведения об истории (изменениях) журнала и сведения о регистрации поступлений в кумулированном по годам виде |
OJ |
|
NJW |
Для просмотра и печати отдельного номера (выпуска) журнала. Формат включает БО журнала (данные извлекаются из документа - БО журнала), данные о содержании номера, о наличии полных текстов (внешних объектах) и об экземплярах (зарегистрированных и свободных) |
!NJ |
|
NJTPW |
То же, что и формат NJW, но дополнительно включаются технологические ЭД – этапы технологического пути, сведения о списанных экземплярах – для РЛ !NJ |
|
|
INFOW |
Для просмотра и печати в форме "Название элемента данных – значение элемента данных" - для РЛ PAZK, PVK, SPEC, OJ |
|
|
UMARCW |
Для просмотра и печати в коммуникативном формате UNIMARC с метками полей и подполей - для РЛ PAZK, PVK, SPEC, OJ |
|
|
USMRCW |
Для просмотра и печати в коммуникативном формате USMARC с метками полей и подполей - для РЛ PAZK, PVK, SPEC, OJ |
|
|
KKKW |
Для просмотра в форме комплекта каталожных карточек; включает БО книг (ГОСТ 7.1-84 - "Основная на выпуск" или "Спецификация") и заголовки добавочных и ссылочных каталожных карточек для данного документа. Рекомендуется использовать перед выводом КК на печать |
PAZK, PVK, SPEC, ASP, AUNTD, OJ |
|
!KKKOW |
Для печати в форме основной каталожной карточки (для многотомных изданий – в соответствии с выбранным при каталогизации форматом ввода –"Основная на выпуск" или "Спецификация") |
PAZK, PVK, SPEC, ASP, AUNTD, OJ |
|
!KKKDW |
Для печати в форме добавочной каталожной карточки: на второго автора и персоналии ("о нем"), "другое" заглавие, параллельное заглавие, источник переводного издания, 2-ю и другие статьи сборника, дополнительные заголовки – безусловно (при наличии данных в документе); на других лиц и коллективы с вторичной ответственностью, заглавие, заглавие серии, разночтение заглавия – при задании ЭД "роль" (см.п.4) |
PAZK, PVK, SPEC, ASP, AUNTD, OJ |
|
!KKKCW |
Для печати в форме ссылочной каталожной карточки: от аббревиатуры КА и ВКА к полным их наименованиям, от разночтения автора к принятой форме – безусловно (при наличии данных в документе), от авторов на языке оригинала к соответствующей форме на русском языке – при задании ЭД "Роль" |
PAZK, PVK, SPEC, ASP, AUNTD, OJ |
|
!KKKUW |
Для печати в форме карточки для Систематического каталога (на каждый отдельный индекс УДК или ББК или "Другой классификации", начиная со второго) |
PAZK, PVK, SPEC, ASP, AUNTD |
|
!KKKI |
Для печати в форме оборота каталожной карточки (выводятся все инвентарные номера) |
PAZK, PVK, SPEC |
|
!KKKT |
Для печати в форме карточки для Топографического каталога (на каждый инвентарный номер) |
PAZK, PVK, SPEC |
|
!KKKFW |
Для печати в форме книжного формуляра (на каждый инвентарный номер и часть книги или журнала) |
PAZK, PVK, SPEC, NJ |
Как видно из Таблицы 3, при получении комплекта каталожных карточек часть добавочных и ссылочных карточек готовится автоматически (при наличии соответствующих ЭД в документе) и не требует дополнительных указаний. Подготовка других видов добавочных и ссылочных карточек зависит от указаний (соответствующих значений, введенных каталогизатором в ЭД "роль") - см. п.п. 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 4.2.5, 4.2.8, 4.2.9. Все виды каталожных карточек могут иметь Карты продолжения.
Основная каталожная карточка, карточка оборота, книжный формуляр, карточки для топографического каталога и карточки для систематического каталогов (при наличии в документе более одного классификационного индекса) подготавливаются системой для любого документа. Добавочные и ссылочные карточки получаются только при наличии в документе соответствующих данных и/или указаний.
В комплект Каталожных карточек, подготавливаемых системой для одного документа, таким образом, входят:
Подключение программ к формату
В формате вывода можно использовать программные функции (написанные пользователем и включенные в библиотеку FORMAT32.DLL) и предназначенные для выполнения таких операций по форматированию, которые не могут быть выполнены с помощью языка форматирования. Такие функции, подключаемые к формату, называются форматные выходы или формат-программы. По сути данные функции выходят за рамки собственно языка форматирования, а сама система просто предоставляет некоторый стандартный интерфейс передачи данных для таких функций.С точки зрения языка форматирования формат-программы являются строковыми функциями с форматом в качестве аргумента. При этом сначала вычисляется аргумент, а затем он передается функции. Формат-программа возвращает строку символов, с которой система обращается так, как если бы она была полем форматируемого документа.
Обращение к формат-программе в формате производится следующим образом:
&имя(формат),
где:
| & | Идентификатор вызова формат-программы; | ||
| Имя | Имя формат-программы; | ||
| Формат | Аргумент. |
Система предлагает для использования комплексную формат-программу UNIFOR, реализующую различные специфические функции. Вид реализуемой функции определяется первым символом строки, которая формируется в результате выполнения формата, передаваемого в качестве аргумента формат-программы.
Перечень функций формат-программы UNIFOR и примеры их применения приведены в Таблице 1.
Таблица 1
| п/п | Вид функции | Назначение | Формат (передаваемая строка) | Пример | |||||
| 1 | 0 | Выдать содержимое документа полностью (формат ALLl) | 0 | ….&unifor('0')…. | |||||
| 2 | 3 | Выдать дату/время в виде ГГММДДЧЧММСС | 3 | …..&unifor('3')…. | |||||
| 3 | 9 | Удалить двойные кавычки из заданной строки | 9<исх.строка> | ….&unifor("9"v200^a)…. | |||||
| 4 | А | Выдать заданное повторение поля | AV где:
| …&unifor('Av200#2')…… | …&unifor('Av910^a#5')… ….&unifor('Av10^b*2.10#2')….
| | |||
| 5 | P | Выдать заданное оригинальное повторение поля | то же самое | то же самое | |||||
| 6 | B | Выдать библиографическую свертку документа | B | …..&unifor('B')….. | |||||
| 7 | C | Контроль ISSN/ISBN При положительном результате - 0 При отрицательном - 1 | С|
| ….&unifor("C"v10^a)…. |
| | |||
| 8 | E | Вернуть заданное количество первых слов в строке | EN<строка> где N - кол-во слов (одна цифра) | …..&unifor("E3"v200^a)…. | |||||
| 9 | F | Вернуть конец строки после заданного кол-ва первых слов | FN<строка> где N - кол-во слов (одна цифра) | …..&unifor("F3"v200^a)…. | |||||
| 10 | G | Вернуть часть строки до или начиная с заданного символа | GNA<строка> где: N=0 если ДО заданного символа (не включая его); N=1 если начиная С заданного символа (включая его); А - заданный символ (# - обозначает цифру; $ - обозначает букву) | ….&unifor("G0#"v700)… ….&unifor("G1-"v700^a)… | |||||
| 11 | S | Универсальный счетчик | SN где: N=0 - обнулить счетчик; N=1..9 - увеличить значение счетчика на соотв.значение} N=A - вернуть значение счетчика - арабскими цифрами} N=X - вернуть значение счетчика - римскими цифрами | ….&unifor('S0')….. ….&unifor('S1')…… ….&unifor('SA')…… | |||||
| 12 | L | Вернуть окончание термина | L<начало_термина> | …..&unifor("L"v101)…. | |||||
| 13 | U | Куммуляция номеров журналов | U где:
| ...&unifor("U"v909^h",12").. |
| | |||
| 14 | V | Декуммуляция номеров журналов | V где:
| …..&unifor("V"v909^h")….. |
| | |||
| 15 | W | Контроль куммуляции | W где: Возврат: 0 - если 1 - если
| …&unifor("W12,"v909^h)… |
| | |||
| 16 | Z | Размножение экземпляров (функция ничего не возвращает). Можно применять только в глобальной корректировке | Z | …..&unifor('Z')…… | |||||
| 17 | R | Генерация случайного числа | RNN где: NN- кол-во знаков в случайном числе (по умолчанию - 6) | …..&unifor('R10')…… | |||||
| 18 | K | Раскодировка через справочник (меню) | K<имя_меню>\<исх_значение> | ….&unifor("Kjz.mnu\"v101) | |||||
| 19 | I | Вернуть параметр из INI-файла | I|
| ….&unifor('IPRIVATE,NAME,NONAME')…. |
| | |||
| 20 | 1 | Вернуть заданный подэлемент | 1NCXY?V где: N - номер повторения подэлемента; если указана * - номер подэлемента совпадает со счетчиком повторяющейся группы; ХY - разделители между подэлементами; С - принимает значения: R - разделители справа от каждого подэлемента, кроме последнего; L - разделители слева от каждого подэлемента; D - каждый подэлемент заключен слева разделителем Х и справа - Y; ? - символ-разделитель. Остальные параметры аналогичны параметрам для функции А (см. выше)
| ….(/&unifor('1*R; ?v910^h#1')).. |
| | |||
| 21 | T | Транслитерирование кириллических символов с помощью латиницы | TN<строка> где N - вид таблицы транслитерирования (0 или 1) | ….&unifor("T0"V200)….. | |||||
| 22 | J | Вернуть кол-во ссылок для заданного термина | J|
| .&unifor('JBOOK,',"A="v200^a). |
| | |||
| 23 | D | Форматирование документа из другой БД (REF на другую БД) | D Передаются три параметра, разделенные запятой: Первый - имя БД; Второй - или непосредственно MFN с предшествующим символом @ или термин, ссылающийся на документ (термин - заключается в ограничительные символы); Третий - или имя формата с предшествующим символом @ или непосредственно формат
| ..&unifor('DBOOK,/K=AAA/,v200') |
| | |||
| 24 | X | Удаление из заданной строки фрагментов, выделенных угловыми скобками <> | X<строка> | …&unifor("X"v200)…. | |||||
| 25 | Q | Вернуть заданную строку в нижнем регистре | Q<строка> | ….&unifor("Q"v200)…. | |||||
| 26 | M | Отсортировать повторения заданного поля (имеется в виду строковая сортировка) - функция ничего не возвращает. Можно применять только в глобальной корректировке. | MX X - вид сортировки: I - по возрастанию; D - по убыванию.
| …&unifor('MI910^BD')….. |
| |
ПОДПИСКА НА ГАЗЕТЫ И ЖУРНАЛЫ
Процесс подписки на газеты и журналы (периодические издания ) выполняется на плоскости интерфейса ПОДПИСКА и включает следующие этапы:Поиск "ДЛЯ ЧАЙНИКОВ"
Режим "Для чайников" реализует упрощенный поиск, ориентированный на начинающих пользователей. При нажатии соответствующей кнопки возникает форма, изображенная на рис. 2.3.6а.
Рис. 2.3.6а.
Форма для поиска "Для чайников"
В редактируемую строку Я ИЩУ в произвольной форме вводятся термины, которые описывают тематическую область, интересующую читателя. Сюда не следует вводить имена авторов, названия стран, языков, видов документов и другие библиографические признаки.
Кнопка ВЫПОЛНИТЬ служит для выполнения поиска на основании введенных терминов.
Кнопка ПРОСМОТР служит для перехода на плоскость ПРОСМОТР и просмотра найденных в результате поиска документов. Кнопка становится доступной только после результативного (ненулевого) поиска.
Поиск "ДЛЯ УМНИКОВ"
Режим "Для умников" включает в себя специальные виды поиска, которые строятся на основе использования таких информационно-лингвистических ресурсов, как Авторитетные файлы, Алфавитно-предметный указатель к УДК/ББК, Тезаурус, иерархические классификаторы (справочники). Форма, с помощью которой реализуются такие поиски, представлена на Рис. 2.3.7а. Форма состоит из трех рабочих областей:верхней - включающей компоненты ВИД ПОИСКА и ЛОГИКА;
средней - включающей навигатор для используемого информационно-лингвистического ресурса;
нижней - включающей кнопки ВЫПОЛНИТЬ и ПРОСМОТР.
Навигаторы для работы с Авторитетными файлами, Алфавитно-предметным указателем к УДК/ББК и Тезаурусом полностью аналогичны тем, что применяются в АРМе "Каталогизатор" (см. п. 3.4.2.6).
Компонент ВИД ПОИСКА в виде ниспадающего меню служит для установки вида поиска.
Переключатель ЛОГИКА служит для установки логической операции (ИЛИ. И, НЕТ), которой должны объединяться отобранные с помощью навигаторы элементы.
Кнопка ВЫПОЛНИТЬ служит для выполнения поиска на основании отобранных элементов.
Кнопка ПРОСМОТР служит для перехода на плоскость ПРОСМОТР и просмотра найденных в результате поиска документов. Кнопка становится доступной только после результативного (ненулевого) поиска.
Рис. 2.3.7а. Форма для выполнения поиска "Для умников"
Поиски "Для чайников" и "Для умников"
Данные виды поиска используются только в АРМе "Читатель".Факт включения поиска "Для чайников" определяется параметром DebilSearch: 1 - включать, 0 - не включать; по умолчанию - 0.
Поиск "Для умников" включает в себя интеллектуальные поиски. Под интеллектуальными поисками понимаются поиски с использованием специальных информационно-лингвистических ресурсов, а именно: поиски на основе Авторитетных файлов, поиск на основе Алфавитно-предметного указателя (АПУ) к УДК/ББК, поиск на основе Тезауруса и поиски на основе иерархических справочников.
Один вид интеллектуального поиска описывается четырьмя параметрами:
IntNameNN
IntTypeNN
IntPrefNN
IntAddataNN
где NN - порядковый номер интеллектуального поиска в общем списке (начиная с 0).
Параметр IntNameNN определяет название интеллектуального поиска. Пример:
IntName0=Авторитетный файл "Индивидуальные авторы"
Параметр IntTypeNN определяет тип интеллектуального поиска. Принимает следующие значения: 0 - для поиска по Авторитетным файлам и АПУ к УДК/ББК; 1 - для поиска по Тезаурусу; 2 – резерв; 3 – для поиска по иерархическим меню (справочникам).
Параметр IntPrefNN определяет префикс для поисковых терминов.
Параметр IntAddataNN определяет дополнительную информацию для соответствующего интеллектуального поиска. Для поиска по Тезаурусу данный параметр не используется. Для поиска по Авторитетным файлам и АПУ значение данного параметра имеет следующую структуру:
Поле повторяется для основного документа и приложения, если оба они являются нетекстовыми материалами и имеют разные стандартные номера (например, набор граммпластинок – основной документ, а ноты - приложение).
ЭД "Тип номера" (например, для нот, звукозаписи и др.) вводится через меню, а при просмотре/печати предшествует номеру. Автоматический контроль структуры не проводится (алгоритм не определен); проводится сверка на дублетность номера (вместе с типом) – диагностический контроль.
Идентификационный номер включается в поисковый словарь, общий с ISBN и ISSN.
Шифр приложения, хранящегося отдельно
| ЭД | Шифр приложения, Нетрадиционный носитель, Место хранения, Примечание (дополнительная информация) |
Поле заполняется при наличии сопроводительного материала (приложения), хранящегося отдельно от основного каталогизируемого документа, включая приложения на других носителях.
Поле повторяется соответственно числу приложений к основному документу, хранящихся отдельно от него. ЭД "Примечание (дополнительная информация)" заполняется в виде свободного текста и может содержать информацию, например, о содержании приложения ("БД") или любые другие поясняющие данные.
Примечание: При описании журналов дополнительно могут быть введены данные о технологическом пути приложений к выпускам, если пункты их движения до поступления по месту хранения отличаются от тех, по которым проходят основные (печатные) выпуски.
Физические характеристики документа (основного и/или приложения)
| ЭД: | Нетрадиционный бумажный носитель: Код (Брайль, минипечать и др.) |
| ЭД: | Видеозапись: Длина (мин). Индикаторы цвета и звука. Звуковой носитель. Размер видеокассетной ленты. Техника. Форма проката. Формат представления. Стандарт трансляции |
| ЭД: | Визуально-проекционный материал: Длина (число кадров…). Индикатор цвета. Ширина пленки. Форма проката. Материалы для эмульсии и вторичной основы |
|
ЭД: |
Кинофильм: Продолжительность (мин). Скорость (кадр/сек). Индикаторы цвета и звука. Звуковой носитель. Длина и ширина пленки. Форма проката. Техника. Формат представления. Вид звука. Полнота |
|
ЭД: |
Картографический материал: Форма (карта, глобус и др.). Индикатор цвета. Масштаб (горизонтальный. вертикальный. угловой) |
|
ЭД: |
Характеристики воспроизведения нотной или звукозаписи: Продолжительность. Характер текста звукозаписи. Партитура (тип и наличие частей). Форма композиции. Инструменты и голоса (для ансамбля и солистов) – код и количество |
|
ЭД: |
Физические характеристики звукозаписи: Вид носителя. Длина (мин). Скорость. Вид звука. Размеры носителя. Техника. Сопроводительный текст. Характеристика воспроизведения |
|
ЭД: |
Микроформа: Вид (микрофильм. микрофиша. позитив. негатив и др.). Размеры. Масштаб и особенности уменьшения. Цвет. Эмульсия и основа пленки. Генерация |
|
ЭД: |
Электронный ресурс: Тип файла (текстовый, программа, цифровой и др.). |
Набор представленных выше ЭД является обобщением данных, описываемых в форматах UNIMARC и USMARC, а также в отечественных стандартах. Вместе с тем распределение этих данных по полям и их структурирование отличается от международных стандартов и согласовано с отечественными традициями: в частности, например, нотные издания, аудиовизуальные и картографические материалы могут быть (аналогично традиционным печатным изданиям) однотомными, многотомными, продолжающимися, серийными и периодическими изданиями.
Пользователю предоставляется возможность при вводе в электронный каталог описывать нетрадиционные для библиотек издания с разной степенью полноты и глубины, в соответствии со специализацией и/или универсальностью библиотеки.
Все коды вводятся через вложенные РЛ с помощью меню. Поле может повторяться для основного документа и приложения (ставится соответствующий код). Все элементы являются необязательными, но при заполнении каких-либо данных необходимо указать их принадлежность основному документу или сопроводительному (приложению).
Продление подписки
После завершения работы по подписке на очередной период и получения выходных документов — Листов заказа для каждого Адресата, которые автоматически готовятся для изданий последней подписки, рекомендуется выполнить операцию "Снятие периода подписки". В результате выполнения этой процедуры сведения о подписке на предыдущий период будут перенесены в "архивные" поля, а ЭД "Период подписки" будет опустошен и тем самым БД будет подготовлена для ввода данных об очередном периоде.Издания, в которых ЭД "Период подписки" не будет впоследствии заполнен, не будут считаться заказанными на очередной период, но в БД и в словаре "Период подписки" сведения о подписке этого издания на все предыдущие периоды будут сохранены.
Если информацию о новом периоде подписки вводить без выполнения такой подготовки БД, то в словарь "Адресат последней подписки" будут попадать ВСЕ данные, в которых присутствует ЭД "Период подписки", то есть в нем будут смешиваться сведения за разные периоды, что не позволит иметь корректные данные о новом "последнем" периоде подписки.
Продление подписки может производиться индивидуально для каждого издания или автоматически для группы изданий. При выполнении работ в блоке ПОДПИСКА на обработку (технологические процессы "Оформления подписки", получение выходных форм, передача сведений о подписке в БД каталога) подаются найденные и отмеченные записи, для чего используются описанные выше словари.
Программное обеспечение
Оригинальное программное обеспечение системы написано на Delphi с использованием библиотеки ISIS32.DLL (Bireme, Бразилия). Физическая структура БД соответствует СУБД CDS/ISIS (ЮНЕСКО).Проверка фонда
Разработанная задача "ПРОВЕРКА ФОНДА", включает следующие процессы:· установить в меню ORG.MNU для кода "7" значение "1" (по умолчанию установлено значение "0");
· создать словарь заново, в результате чего появится словарь "Проверка фонда", в котором могут присутствовать записи 5-и типов:
· "Проверены" — общее число терминов в БД (инвентарных номеров или штрих-кодов), прошедших проверку;
· "Не проверены" — общее число терминов в БД (инвентарных номеров или штрих-кодов), не прошедших проверки;
· "Для пересчета" — общее число терминов в БД (инвентарных номеров или штрих-кодов) из числа прошедших проверку, требующих выполнения глобальной корректуры для завершения работы (отбираются экземпляры, у которых дата проверки фонда больше, чем дата поступления – см ниже);
· инвентарные номера и штрих-коды, не проверенные — с буквой "Н" в конце;
· инвентарные номера и штрих-коды, проверенные — без буквы "Н" в конце;
· вводить данные о проверке экземпляра, для чего:
· отбирать документы с нужными инвентарными номерами либо по словарю "Проверка фонда" (см. выше), либо по словарю "Инвентарные номера, сортированные" (для выхода на нужный термин в окне "Ключ" использовать ведущие пробелы – см. также п.4.2.7);
· перейти на рабочую плоскость ВВОД — РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА, вызвать РЛ PRF (проверка фонда);
· корректировать в отобранных документах проверяемые экземпляры путем ввода текущей даты в ЭД "Дата проверки фонда" (в формате ГГГГММДД – клавиши
· после окончания процедуры проверки фонда Библиотеки или ее этапа завершить работу с БД выполнением глобальной корректировки, для чего:
· отобрать документы по словарю "Проверка фонда" (термин "Для пересчета");
· перейти на рабочую плоскость ПРОСМОТР/ВЫВОД — Глобальная, выбрать из меню и выполнить задание "Prov – Проверка фонда", указав дату завершения процедуры проверки (она может быть текущей датой или установленной пользователем в формате ГГГГММДД).
В процессе выполнения этого задания производятся следующие преобразования в полях проверенных экземпляров:
· пересчет цены в соответствии с файлом IZC.MNU (коэффициенты пересчета цен по годам и месяцам;
· замена значений ЭД "Дата поступления" и "Дата проверки фонда" на "Дату завершения";
· перенос исходных данных об экземпляре в архивное поле;
· получить выходные документы – Акт и Список инвентарных номеров, прошедших проверку (см. п.6.2, Таблица 6).
Рабочая область ЧИТАТЕЛЬ
Компоненты области обеспечивают работу с документом (записью) читателя, а именно: оформление возврата литературы, оформление выдачи без заказа, оформление продления, а также удаление ненужных сведений о выдаче/возврате.Собственно документ читателя отображается в двух компонентах: в верхнем окне - где представляются общие реквизиты читателя, и в табличной форме - где представляются все сведения о выдачах/возвратах.
Каждая строка таблицы содержит сведения о выдаче/возврате одного издания, а именно следующие элементы:
ДАТА ВОЗВРАТА - дата возврата издания или пометка "ДОЛГ", если издание еще не возвращено. Если возврат издания просрочен, т.е. если текущая дата больше даты предполагаемого возврата - пометка "ДОЛГ" имеет красный цвет;
ШИФР - шифр документа выданного или выдававшегося издания;
ВЫДАНО - краткое описание выданного издания; в случае если издание возвращено, этот элемент может быть пустым (зависит от параметра настройки системы READERHISTORY - см. Приложение 1);
ДАТА ВЫДАЧИ;
ДАТА ПРЕДПОЛАГАЕМОГО ВОЗВРАТА;
ЭКЗЕМПЛЯР и ШТРИХ-КОД - идентификационные признаки (инвентарный номер и штрих-код) выданного или выдававшегося экземпляра;
БД ЭК - имя базы данных Электронного каталога, соответствующей данной выдаче;
ОТВ.ЛИЦО - имя библиотечного работника, ответственного за выполнение последней операции (выдачи, возврата или продления).
Для оформления возврата служит кнопка ВОЗВРАТ
(доступна только тогда, когда в области ЧИТАТЕЛЬ присутствует описание какого-либо читателя). Прежде чем ее нажать, следует отметить строки таблицы, соответствующие возвращаемым изданиям. Для отметки необходимо щелкнуть по второй колонке на нужной строке. Отмечены могут быть только строки, соответствующие невозвращенным изданиям.
В случае если документ читателя отыскивался по признакам выданной литературы - виды поиски ВЫДАННАЯ ЛИТЕРАТУРА/ШИФР, ВЫДАННАЯ ЛИТЕРАТУРА/НАЗВАНИЕ и ШТРИХ-КОД ЭКЗЕМПЛЯРА, - соответствующие строки в области ЧИТАТЕЛЬ отмечаются автоматически.
Для снятия отметки - если это необходимо - следует щелкнуть мышью по "галочке".
Если нажать на кнопку ВОЗВРАТ, предварительно не отметив ни одной строки таблицы, система предложит оформить возврат всей литературы, не возвращенной данным читателем.
Процесс возврата оформляется после нажатия кнопки ВОЗВРАТ и завершается соответствующим сообщением. В результате этого процесса возвращенные экземпляры (в базе данных Электронного каталога) помечаются как свободные, а в документе читателя соответствующие пометки "ДОЛГ" заменяются на дату возврата.
Специальные замечания по технологии возврата, основанной на применении штрих-кодов экземпляров изданий.
В случае применения штрих-кодов экземпляров есть возможность оптимизации технологии возврата. Она состоит в следующем. Необходимо в качестве вида поиска установить ШТРИХ-КОД ЭКЗЕМПЛЯРА. Штрих-код возвращаемого экземпляра считывается сканнером в строку КЛЮЧ области СЛОВАРЬ (при этом, разумеется, фокус управления должен быть установлен на этом компоненте) - все дальнейшие действия по оформлению возврата выполняются автоматически. Т.е. вся технология возврата состоит из единственной операции считывания штрих-кода возвращаемого экземпляра.
Более эффективно технология возврата на основе штрих-кодов может быть организована с помощью специального "скоростного" интерфейса (см. п. 4.6).
Для продления срока возврата изданий служит кнопка ПРОДЛЕНИЕ (доступна только тогда, когда в области ЧИТАТЕЛЬ присутствует описание какого-либо читателя). Прежде чем ее нажать, следует отметить строки таблицы, соответствующие изданиям, для которых продлевается срок возврата. Для отметки необходимо щелкнуть по второй колонке на нужной строке. Отмечены могут быть только строки, соответствующие невозвращенным изданиям.
Если нажать на кнопку ПРОДЛЕНИЕ, предварительно не отметив ни одной строки таблицы, система предложит оформить продление для всей литературы, не возвращенной данным читателем.
Собственно продление заключается в указании новой даты предполагаемого возврата (явно или с использованием электронного календаря) (рис. 4.4.2а).
Рис. 4.4.2а. Форма для продления срока возврата
Кнопка ВЫДАЧА БЕЗ ЗАКАЗА (доступна только тогда, когда в области ЧИТАТЕЛЬ присутствует описание какого-либо читателя) служит для запуска режима выдачи без заказа, т.е. технологии оформления выдачи, не основанной на предварительно созданном заказе - такая технология, в частности, может использоваться в тех случаях, когда читатель имеет открытый доступ к книжным фондам (и следовательно, нет необходимости оформлять заказ на выдачу).
После нажатия кнопки ВЫДАЧА БЕЗ ЗАКАЗА возникает форма
(см. рис. 4.4.2б), обеспечивающая поиск в базах данных Электронного каталога с целью идентификации выдаваемого издания.
Рис. 4.4.2б. Форма для выдачи без заказа
Компоненты формы - ниспадающие меню БАЗА ДАННЫХ и ВИД ПОИСКА, область СЛОВАРЬ - полностью аналогичны одноименным компонентам на плоскости ПОИСК АРМа "Читатель" (см. п. 2.3.1). Специфична лишь работа кнопки ОТБОР - при нажатии на нее непосредственно выполняется поиск в базе данных Электронного каталога по термину словаря, который в данный момент является текущим. (Двойной щелчок по термину словаря эквивалентен нажатию на кнопку ОТБОР.) Эта специфика связана с тем, что в качестве видов поиска в БД Электронного каталога предлагаются поиски, дающие однозначный результат (одному термину словаря соответствует один документ) - что вполне обоснованно, поскольку предполагается, что экземпляр выдаваемого (идентифицируемого) издания находится непосредственно перед оператором АРМа "Книговыдача". В качестве видов поиска в БД Электронного каталога предлагаются:
ШИФР ДОКУМЕНТА;
ШТРИХ-КОД/ИНВЕНТАРНЫЙ НОМЕР ЭКЗЕМПЛЯРА.
После завершения поиска (нажатия кнопки ОТБОР) возникает форма (см. рис. 4.4.2в), которая завершает технологию оформления выдачи без заказа и служит для идентификации экземпляра.
Рис. 4.4.2в. Форма для выполнения выдачи без заказа
Форма аналогична той, что используется при выдаче на основе заказа (см. рис. 4.3.1г и п. 4.3.1).
Дополнительно здесь используется окно, в котором представляется краткое описание выдаваемого издания. Собственно оформление выдачи производится после нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ - при этом идентифицированный экземпляр фиксируется как выданный читателю, чье описание представлено в области ЧИТАТЕЛЬ. Завершается оформление выдачи выводом соответствующего сообщения.
Важное замечание: Каждая выдача без заказа сопровождается созданием формального выполненного заказа (см. описание области ВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАКАЗЫ - п. 4.3.2).
Специальные замечания по технологии выдачи без заказа, основанной на применении штрих-кодов экземпляров изданий.
В случае применения штрих-кодов экземпляров есть возможность оптимизации технологии выдачи без заказа. Она состоит в следующем. Необходимо в качестве вида поиска установить ШТРИХ-КОД/ИНВЕНТАРНЫЙ НОМЕР ЭКЗЕМПЛЯРА. Штрих-код выдаваемого экземпляра считывается сканнером в строку КЛЮЧ области СЛОВАРЬ (при этом, разумеется, фокус управления должен быть установлен на этом компоненте) - все дальнейшие действия по оформлению выдачи выполняются автоматически. Т.е. вся технология выдачи без заказа состоит из единственной операции считывания штрих-кода выдаваемого экземпляра. Более эффективно технологию книговыдачи на основе штрих-кодов можно организовать с помощью специального "скоростного" интерфейса (см. п. 4.6).
Для завершения режима выдачи без заказа служит кнопка ВЫХОД
(рис. 4.4.2б).
Кнопка УДАЛИТЬ в области ЧИТАТЕЛЬ (доступна только тогда, когда в области ЧИТАТЕЛЬ присутствует описание какого-либо читателя) служит для удаления ненужных сведений из документа читателя. При нажатии кнопки из документа читателя удаляются сведения о выдаче/возврате, являющиеся текущими в таблице, т.е. строки, выделенные цветом. В качестве текущих в таблице можно определить несколько последовательных строк - для этого необходимо двигать курсором мыши, не отпуская левой кнопки. Удалить можно лишь сведения, касающиеся возвращенной литературы, т.е. те, в которых присутствует дата возврата.
Кнопка
служит для "очистки" области ЧИТАТЕЛЬ, т.е. для перевода ее в такое состояние, когда ни одно описание читателя в ней не представлено.Кнопки листания (рядом с кнопкой в виде "ключа") становятся доступными при неоднозначном отборе читателя (см. выше) и служат для перехода к следующему или предыдущему читателю, связанному с текущим термином поиска.
Кнопка
служит для отображения фотографии читателя (если таковая имеется).Рабочая область НЕВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАКАЗЫ
Основным компонентом области является окно с табличной формой, в которой представляется список (очередь) текущих невыполненных заказов. Каждый заказ представляется на одной строке и включает следующие элементы:СВОБ.ЭКЗ. - содержит сведения о наличии свободных (готовых к выдаче) экземпляров заказанной литературы; принимает значения ДА, НЕТ и ??? - в случае если нет сведений об экземплярах;
ЧИТАТЕЛЬ - имя-идентификатор читателя, который сделал данный заказ;
ЗАКАЗАННОЕ ИЗДАНИЕ - краткое описание заказанного издания;
ШИФР ИЗДАНИЯ - шифр документа заказанного издания в базе данных Электронного каталога;
ДАТА ЗАКАЗА - время и дата формирования заказа;
БД ЭК - имя базы данных Электронного каталога, в которой описано заказанное издание.
Один из невыполненных заказов в списке всегда является активным (или текущим) - он выделяется цветом.
Невыполненные заказы в списке могут быть отмечены для последующей работы с ними - печати или удаления (см. ниже). Чтобы отметить некоторый заказ (или снять уже существующую отметку) достаточно щелкнуть мышью по второй колонке на нужной строке таблицы. Отмеченный заказ помечается "галочкой".
Компонент в виде ниспадающего меню КЛЮЧ СОРТИРОВКИ
служит для указания признака, определяющего упорядочение невыполненных заказов в списке. Возможные ключи сортировки совпадают с элементами описания заказов в списке. Для установки необходимого ключа сортировки можно воспользоваться меню или дважды щелкнуть по названию соответствующего элемента в шапке таблицы. По умолчанию в качестве ключа сортировки заказов используется ДАТА ЗАКАЗА.
Редактируемая строка КЛЮЧ служит для установки текущего (активного) невыполненного заказа - в случае если их список достаточно велик. Данные, вводимые в качестве ключа, должны соответствовать установленному признаку сортировки, т.е. если установлен КЛЮЧ СОРТИРОВКИ - ЧИТАТЕЛЬ, то в строку КЛЮЧ необходимо вводить имя-идентификатор читателя и т.д. При вводе данных в строку КЛЮЧ осуществляется автоматическая "подкрутка" списка - таким образом, чтобы текущим стал заказ, соответствующий введенным данным.
Текущий заказ может быть установлен щелчком мыши по соответствующей строке списка.
Окно в правой части области служит для представления полного описания текущего заказа. Дополнительно к сведениям заказа, представленным в списке, здесь указываются полные сведения о свободных экземплярах заказанного издания - их инвентарные номера и/или штрих-коды и места хранения - и краткое описание читателя, создавшего заказ.
Кнопка ПЕЧАТЬ служит для распечатывания невыполненных заказов. Возникающая форма (см. рис. 4.3.1а) позволяет указать параметры печати:
ПОДЛЕЖАТ ПЕЧАТИ - определяет, какие заказы из общего списка будут распечатываться; возможны четыре значения:
ВСЕ - печатаются все заказы списка;
ОТМЕЧЕННЫЕ - печатаются только отмеченные заказы;
КРОМЕ ОТМЕЧЕННЫХ - печатаются все заказы, кроме отмеченных;
ТЕКУЩИЙ - печатается только текущий заказ.
НОСИТЕЛЬ - определяет, будет ли выполняться непосредственная печать на бумажный носитель (БУМАГА) или данные печати будут выводиться в файл (ФАЙЛ).
Рис. 4.3.1а. Форма для параметров печати заказов
Собственно печать выполняется после нажатия кнопки ПЕЧАТАТЬ. Если был задан вывод в файл, система предлагает стандартное диалоговое окно для указания пути и имени файла сохранения результатов печати.
Кнопка УДАЛИТЬ служит для удаления заказов из очереди (без их выполнения). Возникающая форма (см. рис. 4.3.1б) позволяет определить, какие заказы необходимо удалить, - с помощью параметра ПОДЛЕЖАТ УДАЛЕНИЮ, который имеет четыре значения:
ВСЕ - удаляются все заказы списка;
ОТМЕЧЕННЫЕ - удаляются только отмеченные заказы;
КРОМЕ ОТМЕЧЕННЫХ - удаляются все заказы, кроме отмеченных;
ТЕКУЩИЙ - удаляется только текущий заказ.
Рис. 4.3.1б. Форма для параметров удаления заказов
Собственно удаление выполняется после нажатия кнопки УДАЛИТЬ.
Кнопка НАСТРОЙКА служит для вызова специальной формы (см. рис. 4.3.1в), которая позволяет установить параметры работы с очередью невыполненных заказов:
МАСКИ ФИЛЬТРОВ - эта группа параметров служит для фрагментирования общей очереди невыполненных заказов (первые три параметра) и установки ограничений на поиск свободных экземпляров (вторая тройка параметров) путем указания масок для значений, характеризующих заказы.
Маски задаются по правилам аналогичным правилам маскирования имен файлов: символ * означает любые символы с заданной позиции и до конца значения; символ ? означает любой символ в заданной позиции.
Маскированию подлежат следующие характеристики заказов:
ИМЯ БД ЭК - имя базы данных Электронного каталога, где находится описание заказанного издания. Маска позволяет установить присутствие в очереди только тех заказов, которые адресованы определенным базам данных Электронного каталога. Пример: Существуют базы данных по периодическим изданиям с именами SER1, SER2 и т.д. и базы данных по книгам BOOK1, BOOK2 и т.д. Задание в качестве маски BOOK* приведет к тому, что в очереди будут видны только заказы на книги;
ИМЯ ЧИТАТЕЛЯ - имя-идентификатор читателя. Маска позволяет установить присутствие в очереди только тех заказов, которые сформированы определенными категориями читателей. Пример: Постоянные читатели имеют имена (номера читательских билетов), начинающиеся с символа П, а временные - с символа В. Задание в качестве маски П* приведет к тому, что в очереди будут видны только заказы от постоянных читателей;
ШИФР ДОКУМЕНТА - шифр документа в БД Электронного каталога - описания заказанного издания. Маска позволяет установить присутствие в очереди только тех заказов, которые адресованы определенным шифрам документов. Пример: В первых символах шифра документа указываются индексы тематического классификатора (УДК или ББК). Задание в качестве маски некоторого индекса с символом * на конце приведет к тому, что в очереди будут видны только заказы на издания определенной тематики;
ИНВ.НОМЕР ЭКЗ. - инвентарный номер экземпляра. Маска устанавливает, что свободные экземпляры для заказов ищутся только среди экземпляров с определенными инвентарными номерами;
ШТРИХ-КОД ЭКЗ. - штрих-код экземпляра. Маска устанавливает, что свободные экземпляры для заказов ищутся только среди экземпляров с определенными штрих-кодами;
МЕСТО ХРАНЕНИЯ ЭКЗ. - место хранения экземпляра. Маска устанавливает, что свободные экземпляры для заказов ищутся только среди экземпляров, находящихся в определенных местах хранения.
Средство маскирования в целом позволяет распараллелить работу с очередью невыполненных заказов (т.е. создать как бы несколько независимых очередей), когда организуется работа нескольких АРМов "Книговыдачи" в различных точках выдачи книг (хранилища, кафедры, абонемент, читальные залы и т.д.).
АВТОМАТИЧЕСКИЙ ОПРОС - служит для установки временного интервала, в соответствии с которым производится автоматическое обновление очереди невыполненных заказов, а именно: включаются новые заказы и корректируются сведения о наличии свободных экземпляров. Возможные значения - от 0 до 60 секунд. При значении интервала 0 автоматическое обновление очереди заказов не производится.
ОТВ.ЛИЦО - имя библиотечного работника, ответственного за выполнение операций книговыдачи.
Вновь устанавливаемые параметры настройки учитываются (и запоминаются) только после нажатия кнопки ПРИМЕНИТЬ.
Рис. 4.3.1в. Форма для установки параметров настройки
Кнопка ОБНОВИТЬ служит для немедленного обновления очереди невыполненных заказов - независимо от значения параметра АВТОМАТИЧЕСКИЙ ОПРОС (см. выше).
Кнопка ФОТО служит для отображения фотографии читателя, создавшего текущий заказ, - если таковая имеется. Фотографии должны представляться в виде графических файлов в формате JPEG или BMP и находится в директории БД читателей RDR (по умолчанию) или по иному пути, который указан в файле LOOK.PAR. Имена файлов с фотографией (обязательно с расширением) указываются в соответствующем поле в описании читателя.
И наконец, кнопка ВЫПОЛНИТЬ служит собственно для выполнения текущего заказа. Нажатию кнопки ВЫПОЛНИТЬ эквивалентен двойной щелчок мышью по строке заказа в списке. Возникающая при этом форма исполнения заказа представлена на рис. 4.3.1г.
Рис. 4.3.1г. Форма для выполнения текущего заказа
В области ВЫДАЕТСЯ ЭКЗЕМПЛЯР указывается один из идентификационных признаков экземпляра, выдаваемого по текущему заказу:
ШТРИХ-КОД - который считывается с помощью сканнера, или
ИНВ.НОМЕР - который выбирается из предлагаемого списка инвентарных номеров свободных экземпляров.
С помощью переключателя ПЕЧАТЬ КОНТРОЛЬНОГО ТАЛОНА определяется необходимость печати бумажной формы, на которой фиксируются сведения исполняемого заказа и предусматривается роспись читателя.
Редактируемая строка ДАТА ВОЗВРАТА позволяет указать дату предполагаемого возврата выдаваемого издания, т.е. ту дату, по истечении которой держатель издания становится должником, - дата может быть введена непосредственно или выбрана из ниспадающего меню (содержание меню формируется на основе справочника RETURN.MNU в директории БД Читателей) или из электронного календаря. По умолчанию - если отсутствует справочник RETURN.MNU - дата возврата формируется путем прибавления к текущей дате фиксированного количества дней - это значение относится к параметрам настройки системы (см. параметр MAXRETURNDAYS в Приложении 1).
Собственно факт выдачи (исполнения заказа) фиксируется после нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ. В результате выполнения заказа выданный экземпляр помечается как занятый (несвободный), в документ читателя заносятся сведения о выданном издании, а заказ перемещается в область выполненных. Процесс фиксирования выдачи завершается выводом соответствующего сообщения.
При попытке выполнить заказ, по которому нет свободных экземпляров, система выдает предупреждающее сообщение и предлагает возможность БЕЗЭКЗЕМПЛЯРНОЙ ВЫДАЧИ - т.е. такой технологии книговыдачи, когда не ведется учет выдаваемых экземпляров, - использовать ее НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ.
Специальные замечания по технологии выполнения заказов, основанной на применении штрих-кодов читательских билетов и/или экземпляров изданий.
В случае применения штрих-кодов на читательских билетах и использования их в качестве имен-идентификаторов читателей есть возможность оптимизации технологии выполнения заказов. Она состоит в следующем. В качестве КЛЮЧА СОРТИРОВКИ необходимо установить ЧИТАТЕЛЬ. В строку КЛЮЧ считывать сканнером штрих-код с читательского билета.При этом система автоматически отыскивает в списке заказов первый из заказов данного читателя, для которого есть свободные экземпляры, и если таковой находится, делает его текущим и переводит интерфейс в состояние выполнения заказа, т.е. вызывает форму выполнения заказа (рис.4.4).
В случае применения штрих-кодов на экземплярах изданий достаточно - после появления формы выполнения заказа - лишь считать сканером штрих-код выдаваемого экземпляра. Все остальные действия будут выполнены автоматически.
Таким образом, в случае применения штрих-кодов на читательских билетах и на экземплярах изданий, вся технология выполнения одного заказа будет состоять лишь из двух последовательных операций: считывание штрих-кода с читательского билета и считывание штрих-кода с выдаваемого экземпляра.
Еще более эффективно технологию книговыдачи на основе штрих-кодов можно организовать с помощью специального "скоростного" интерфейса (см. п. 4.6).
Рабочая область поиска
В верхней части области расположены окно ВИД ПОИСКА, окно БД, указано имя текущей базы данных и значение максимального номера записи в БД.Окно ВИД ПОИСКА - щелчок по кнопке со стрелкой раскрывает ниспадающее меню, в котором можно выбрать вид поиска и раскрыть соответствующий словарь поисковых терминов.
Окно БД – щелчок по кнопке со стрелкой раскрывает ниспадающее меню, в котором можно выбрать базу данных из списка. В этом списке будут имена баз данных из файла, определяемого параметром DBNNAMECAT ini-файла, имя базы данных комплектования и в зависимости от установок ini-файла база данных каталога подписки периодики в режиме ПОДПИСКА или база данных каталога подписки книг в режиме ЗАКАЗ. Выбранная БД становится текущей, устанавливаются соответствующие ей виды поиска и для активного вида поиска устанавливается словарь. Для выбранных баз данных каталога подписки активизируются кнопки, специфические для данных БД.
Основу области поиска составляют две области: СЛОВАРЬ и СВЯЗАННЫЕ ЗАПИСИ. Это обусловлено тем, что в базе комплектования существуют логические связи между записями так, что выбрав одну запись, пользователь захочет посмотреть группу записей с ней связанных. Например, запись организации предполагает просмотр записей заказов в этой организации, запись номера КСУ предполагает просмотр записей из данной партии, введенных в БД комплектования и т.д.
Рабочая область ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ
Рабочая область ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ предназначена для работы с полным описанием выбранного документа. Содержит следующие компоненты:Окно ПОЛНОГО ОПИСАНИЯ - содержит собственно полное описание выбранного документа. Документ представляется в соответствии с форматом, установленным в меню ФОРМАТ (см. ниже).
Группа кнопок навигатора - служит для перехода от одного документа к другому при просмотре полных описаний. При этом первая кнопка обеспечивает переход к первому документу (среди найденных по текущему запросу), вторая - переход к предыдущему, третья - переход к следующему и четвертая - переход к последнему.
Кнопка С "ГАЛОЧКОЙ" - предназначена для отметки документа с целью его последующей печати. Кнопка имеет фиксированные положения - нажатого и отжатого состояния, которые указывают на то, что текущий документ соответственно отмечен или не отмечен. Для изменения состояния кнопки и соответственно изменения факта отмеченности текущего документа следует щелкнуть по кнопке мышьюМеню ФОРМАТ - служит для выбора формата показа полного описания документа. Необходимо щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой и выбрать соответствующий пункт в возникающем меню. Конкретный список форматов показа - специфичный для каждой базы данных - определяется на этапе настройки системы в соответствии с требованиями пользователя.
Кнопка ПОИСК ПО СВЯЗИ - предназначена для проведения поиска документов, связанных с текущим документом, т.е. с тем документом, чье полное описание представлено в окне полного описания. Для проведения такого поиска необходимо щелкнуть мышью по данной кнопке. При этом возникает форма со списком элементов описания, в котором надо выбрать тот, что определяет требуемую связь (см. рис. 2.4.2а):
АВТОР - найти документы, имеющие того же автора, что и данный;
ЗАГЛАВИЕ - найти документы, имеющие то же заглавие, что и данный;
КОЛЛЕКТИВ/МЕРОПРИЯТИЕ - найти документы, имеющие того же коллективного автора, что и данный;
ТЕМАТИЧЕСКИЙ РУБРИКАТОР - найти документы, имеющие те же коды Тематического Рубрикатора, что и данный (т.е.
совпадающие с ним по тематике);
и т.д.
Рис. 2.4.2а.
Форма для выбора элемента поиска по связи
В случае если поиск по связи дает ненулевой результат, в меню ЗАПРОС устанавливается выполненный запрос, а в рабочей области СПИСОК ОТВЕТОВ представляются короткие описания найденных документов.
Кнопка ПОЛНЫЙ ТЕКСТ - служит для просмотра внешнего объекта (если таковой имеется), связанного с документом, чье описание представлено в окне полного описания. В качестве внешних могут использоваться любые объекты, начиная с плоских текстов, Word-документов и т.п. и кончая ресурсами Интернет.
Кнопка ЗАКАЗ - предназначена для формирования заказа на выдачу издания, чье описание представлено в рабочей области ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ. Заказ на выдачу формируется только после того, как пользователь (читатель) повторно введет свой идентификатор (номер читательского билета) - см. п. 2.6. В случае заказа периодического издания возникает дополнительная форма, в которую предлагается ввести сведения о заказываемых номерах данного периодического издания (рис. 2.4.2б) - год в виде четырех цифр, номер тома (если таковой существует; для указания нескольких томов необходимо заполнить соответствующее количество строк таблицы) и номера (через запятую или в виде промежутка; например: 1,3,5-11).
Рис. 2.4.2б.
Форма для заказа периодических изданий
Рабочая область СЛОВАРЬ и компонент ВИД ПОИСКА
Компонент ВИД ПОИСКА в виде ниспадающего меню позволяет выбрать вид поиска в базе данных читателей, обеспечивающий однозначный результат, т.е. такой поиск, результатом которого, как правило, является один документ читателя. Предлагаются следующие возможности:ЧИТАТЕЛИ - поиск по имени-идентификатору читателя в полном массиве читателей;
ДЕРЖАТЕЛИ - поиск по имени-идентификатору только среди держателей литературы, т.е. тех, за кем числится выданная литература;
ВЫДАННАЯ ЛИТЕРАТУРА/ШИФР - поиск по шифрам документов выданных изданий;
ВЫДАННАЯ ЛИТЕРАТУРА/НАЗВАНИЕ - поиск по кратким описаниям выданных изданий;
ШТРИХ-КОД ЭКЗЕМПЛЯРА - поиск по штрих-кодам экземпляров выданных изданий (имеет смысл, если штрих-коды используются).
В зависимости от выбранного вида поиска в области СЛОВАРЬ представляется соответствующий словарь.
Компоненты области СЛОВАРЬ аналогичны одноименным компонентам области СЛОВАРЬ на плоскости ПОИСК АРМа "Читатель" (см. п. 2.3.1). Специфична лишь работа кнопки ОТБОР - при ее нажатии непосредственно выполняется поиск в базе данных читателей по термину словаря, который в данный момент является текущим. Двойной щелчок по термину словаря эквивалентен нажатию на кнопку ОТБОР. Того же результата можно достичь, если "перетащить" термин словаря в рабочую область ЧИТАТЕЛЬ.
Таким образом, документ читателя, найденный в результате того или иного вида поиска, отображается в рабочей области ЧИТАТЕЛЬ.
Если при отборе (поиске читателя) возникает неоднозначность, т.е если с текущим термином словаря связаны больше одного читателя (например, при поиске ВЫДАННАЯ ЛИТЕРАТУРА/НАЗВАНИЕ - несколько читателей имеют на руках разные экземпляры одного и того же издания), возникает специальная форма (рис. 4.4.1а), с помощью которой можно выбрать конкретного читателя.
 |
Рис. 4.4.1а.
Форма для выбора читателя при неоднозначном поиске
Рабочая область СЛОВАРЬ при поиске по Тематическому рубрикатору
Рабочая область СЛОВАРЬ имеет особый вид, т.е. специфический состав компонент в случае, когда используется вид поиска ТЕМАТИЧЕСКИЙ РУБРИКАТОР.Полный Тематический рубрикатор представляется в форме иерархического дерева - см. рис. 2.3.1.1а. (кроме режима показа ссылок и фрагмента - в этом случае Тематический рубрикатор представляется в форме таблицы - об этом см. ниже).
Рис. 2.3.1.1а. Тематический рубрикатор в форме иерархического дерева
Каждый элемент-строка соответствует одной тематической рубрике (разделу). Ее код и содержание представлены в виде текста.
Каждой рубрике соответствует значок, определяющий ее состояние:
- определяет "раскрытую" рубрику, т.е. рубрику, которая имеет нижестоящие рубрики, представленные в дереве ниже;
- определяет "закрытую" рубрику, т.е. рубрику, имеющую нижестоящие рубрики, которые не представлены в дереве;
- определяет рубрику, не имеющую нижестоящих.
- обозначает, что соответствующая рубрика имеет ссылки типа "смотри также..."Число в левой части обозначает количество ссылок в базе данных, соответствующих данной тематической рубрике. Это число соответствует количеству документов, содержащих данную рубрику, т.е. оно может быть равно этому количеству или превышать его - в том случае, когда в документе содержится несколько рубрик, являющихся нижестоящими по отношению к данной;.
Для перемещения (навигации) по Тематическому рубрикатору служат кнопки, объединенные в группу ТЕМАТИЧЕСКАЯ НАВИГАЦИЯ.
Предлагаются следующие три кнопки:
- КНОПКА РАСКРЫТИЯ/ЗАКРЫТИЯ ТЕМАТИЧЕСКИХ РУБРИК.Кнопка работает в зависимости от формы представления Тематического рубрикатора.
В случае если Тематический рубрикатор представлен в форме иерархического дерева, щелчок по данной кнопке приводит к тому, что текущая рубрика Тематического рубрикатора, имеющая нижестоящие рубрики, меняет свое состояние: закрывается, если была раскрыта, и раскрывается, если была закрыта. Аналогичного результата можно добиться, если дважды щелкнуть мышью собственно по соответствующей строке иерархического дерева.
Если текущая рубрика не имеет нижестоящих, нажатие данной кнопки не имеет смысла.
В случае если Тематический рубрикатор представлен в форме таблицы, щелчок по данной кнопке приводит к переключению Тематического рубрикатора на форму иерархического дерева и установке в качестве текущей той же самой рубрики.
Текущая рубрика Тематического рубрикатора выделяется цветом.
- КНОПКА ПЕРЕХОДА К ССЫЛОЧНЫМ РУБРИКАМпредназначена для показа рубрик, связанных ссылками типа "смотри также..." с текущей рубрикой Тематического рубрикатора. Ссылочные рубрики представляются в форме таблицы. Если текущая рубрика не имеет ссылок, нажатие данной кнопки не имеет смысла.
- КНОПКА ФРАГМЕНТИРОВАНИЯ ТЕМАТИЧЕСКОГО РУБРИКАТОРАпредназначена для выделения фрагмента Тематического Рубрикатора.
Фрагмент выделяется путем задания ключевого термина в специальной форме, возникающей после нажатия данной кнопки (рис. 2.3.1.1б). Ключевой термин может состоять из одного или нескольких слов, разделенных знаком пробел. Слова целесообразно вводить в виде основ (без окончаний).
Рис. 2.3.1.1б. Форма для выделения фрагмента Тематического рубрикатора
Выделенный фрагмент рубрикатора представляется в форме таблицы и содержит рубрики, в названии которых присутствует заданный ключевой термин.
При показе ссылочных рубрик или фрагмента рубрикатора список соответствующих рубрик представляется в форме таблицы (см. рис. 2.3.1.1в и 2.3.1.1.г).
Конкретное содержание таблицы с тематическими рубриками поясняется ЗАГОЛОВКОМ РУБРИКАТОРА, который может быть двух видов:
ССЫЛКИ ОТ: - в этом случае в таблице представлены рубрики, которые являются ссылками от рубрики, содержащейся в заголовке;
ФРАГМЕНТ: - в этом случае в таблице представлен фрагмент рубрикатора, выделенный путем задания ключевого термина, который указан в заголовке.
Собственно таблица рубрик состоит из следующих столбцов:
ДОК-ОВ - содержит число ссылок для соответствующей тематической рубрики в базе данных;
КОД - содержит код тематической рубрики, выступающий в роли термина;
- содержит указание о наличии ссылок для соответствующей рубрики;СОДЕРЖАНИЕ - содержит название соответствующей рубрики, выступающее в роли пояснения.
Рис. 2.3.1.1в.
Представление фрагмента Тематического рубрикатора
Для переключения формы представления Тематического рубрикатора от иерархического дерева к табличной и обратно служит кнопка ДЕРЕВО/ТАБЛИЦА. К аналогичному результату приводит нажатие клавиши ESC (при этом активным должен быть компонент с Тематическим рубрикатором).
Примечание: Переключение от формы иерархического дерева к таблице делается возможным только после выполнения перехода к ссылочным рубрикам или фрагментирования тематического рубрикатора.
Рис. 2.3.1.1г. Представление ссылочных рубрик
Для установки начальной точки просмотра Тематического рубрикатора служит редактируемая строка КЛЮЧ. Начальная точка просмотра устанавливается по значениям кода тематических рубрик (а не по их названию). Ключ, задаваемый для начала просмотра, должен соответствовать структуре кода Тематического рубрикатора (т.е. может содержать только цифры и точки на соответствующих местах).
Для отбора тематических рубрик в качестве терминов текущего запроса служит кнопка ОТБОР.
Примечание: Двойной щелчок по элементу тематического рубрикатора является аналогом щелчка по кнопке ОТБОР во всех случаях, кроме одного: когда используется тематический рубрикатор в форме иерархического дерева и текущая рубрика имеет нижестоящие рубрики - в этом случае двойной щелчок приводит к изменению состояния текущей рубрики.
Рабочая область СЛОВАРЬ
Предназначена для отображения и работы со словарем - соответствующим выбранному виду поиска - с целью отбора поисковых терминов для текущего запроса.Словарь представляет собой упорядоченный по алфавиту список терминов определенного вида, содержащихся в базе данных. Вид термина определяется выбранным видом поиска, т.е. терминами могут быть ключевые слова, заглавия, имена авторов, названия коллективов и научно-технических мероприятий, коды классификаторов, страны издания, языки и т.д.
Для отображения собственно словаря служит таблица словаря. Термины в таблице располагаются в алфавитном порядке (при этом следует иметь в виду, что при таком упорядочивании цифры и знаки препинания предшествуют буквам, а латинские буквы предшествуют кириллическим).
Таблица состоит из следующих столбцов:
ДОК-ОВ - содержит число, равное частоте встречаемости данного термина в базе данных (иными словами, данное число характеризует количество документов, содержащих соответствующий термин, т.е. оно может быть равно количеству документов или превышать его - в том случае, когда данный термин встречается в документе более одного раза);
ТЕРМИН - содержит собственно термин словаря;
ПОЯСНЕНИЯ - имеет место в случае, когда терминами являются коды или шифры (например, коды стран, коды языков), и содержит пояснительный текст.
Особый вид таблица словаря имеет при поиске по ТЕМАТИЧЕСКОМУ РУБРИКАТОРУ (см. п. 2.3.1.1).
Для отбора термина с целью включения его в качестве поискового термина в текущий запрос служит кнопка ОТБОР. Собственно процесс отбора заключается в переносе текущего термина словаря в таблицу поисковых терминов в рабочей области ТЕКУЩИЙ ЗАПРОС. Текущим термином таблицы словаря является термин, выделенный цветом или рамкой.
Таким образом, чтобы отобрать термин для поиска из таблицы словаря следует сначала сделать его текущим - для чего необходимо щелкнуть мышью по соответствующей строке таблицы словаря, - а затем щелкнуть по кнопке ОТБОР.
Аналогичного результата можно добиться, если дважды щелкнуть мышью по соответствующей строке таблицы словаря.
Тот же результат может быть достигнут с помощью технологии перетаскивания (DRAG&DROP).
Для управления просмотром словаря служат полоса вертикальной прокрутки, редактируемая строка КЛЮЧ и клавиатурные команды PageDown/PageUp.
Редактируемая строка КЛЮЧ служит для установки начальной точки просмотра словаря. Ключ может задаваться в виде одного символа или строки. Следует иметь в виду, что при этом нет разницы между строчными и прописными буквами.
Начальная точка просмотра устанавливается по значениям столбца "ТЕРМИНЫ" таблицы словаря.
ПРИМЕР. Если в качестве ключа задать строку - АВТ, то просмотр словаря начнется с термина, ближайшего к заданному образцу, возможно - с термина АВТОМАТ.
Для постраничного листания словаря вперед и назад можно использовать команды с клавиатуры PageDown и PageUp. При этом следует иметь в виду, что данные команды будут иметь эффект только в случае, когда фокус управления находится собственно на таблице словаря. (Чтобы перевести фокус управления на таблицу словаря, достаточно щелкнуть по ней мышью.)
Особенности применения компонента КЛЮЧ при поиске по ТЕМАТИЧЕСКОМУ РУБРИКАТОРУ описаны в п. 2.3.1.1.
Рабочая область СПИСОК ДОЛЖНИКОВ/ЗАДОЛЖЕННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Основным компонентом области является табличная форма, в которой представляется список сведений о литературе, находящейся на руках читателей и не возвращенной в срок, т.е. той выданной литературы, для которой предполагаемая дата возврата меньше текущей даты (или точнее, меньше контрольной даты возврата, указанной в соответствующем компоненте области). Каждая строка табличной формы содержит сведения об одном экземпляре невозвращенной литературы и включает в себя следующие элементы:ЧИТАТЕЛЬ - имя-идентификатор читателя, имеющего на руках данное издание;
ШИФР - шифр документа в БД Электронного каталога, соответствующего невозвращенному изданию;
ВЫДАНО - краткое описание невозвращенного издания;
ДАТА ВЫДАЧИ;
ДАТА ПРЕДПОЛАГАЕМОГО ВОЗВРАТА;
ЭКЗЕМПЛЯР и ШТРИХ-КОД - идентификационные признаки экземпляра невозвращенного издания;
БД ЭК - имя базы данных Электронного каталога, соответствующей невозвращенному изданию.
Одна из строк в списке всегда является активной (или текущей) - она выделяется цветом.
Строки в списке могут быть отмечены для последующей их печати (см. ниже). Чтобы отметить некоторую строку (или снять уже существующую отметку) достаточно щелкнуть мышью по второй колонке на нужной строке таблицы. Отмеченная строка помечается "галочкой".
Компонент в виде ниспадающего меню КЛЮЧ СОРТИРОВКИ
служит для указания признака, определяющего упорядочение сведений в списке. Возможные ключи сортировки совпадают с элементами описания сведений (названиями колонок) в списке. Для установки необходимого ключа сортировки можно воспользоваться меню или дважды щелкнуть по названию соответствующего элемента в шапке таблицы. По умолчанию никакая сортировка не используется.
Редактируемая строка КЛЮЧ служит для установки текущей (активной) строки - в случае если список достаточно велик. Данные, вводимые в качестве ключа, должны соответствовать установленному признаку сортировки, т.е. если установлен КЛЮЧ СОРТИРОВКИ - ЧИТАТЕЛЬ, то в строку КЛЮЧ необходимо вводить имя-идентификатор читателя и т.д.
При вводе данных в строку КЛЮЧ осуществляется автоматическая "подкрутка" списка - таким образом, чтобы текущей стала строка, соответствующая введенным данным.
Текущая строка может быть установлена щелчком мыши.
Редактируемая строка КОНТРОЛЬНАЯ ДАТА ВОЗВРАТА
содержит дату, относительно которой устанавливается факт задолженности литературы. По умолчанию это текущая дата. Если же в качестве этой даты искусственно указать дату большую, чем текущая плюс срок выдачи литературы (см. параметр MAXRETURNDAYS в Приложении 1), и после этого нажать кнопку ОБНОВИТЬ (см. ниже), в списке задолженной литературы окажется вся литература, находящаяся на руках читателей в данный момент.
Кнопка ОБНОВИТЬ служит для обновления списка задолженной литературы - в связи с изменением контрольной даты возврата или выполнением возвратов.
Кнопка ПЕЧАТЬ служит для распечатывания сведений о должниках и задолженной литературе. Возникающая форма (см. рис. 4.5.1а) позволяет указать параметры печати:
ПОДЛЕЖАТ ПЕЧАТИ - определяет, какие сведения из общего списка будут распечатываться; возможны четыре значения:
ВСЕ - печатаются все сведения списка;
ОТМЕЧЕННЫЕ - печатаются только отмеченные сведения;
КРОМЕ ОТМЕЧЕННЫХ - печатаются все сведения, кроме отмеченных;
ТЕКУЩИЙ - печатаются только сведения по текущей строке;
НОСИТЕЛЬ - определяет, будет ли выполняться непосредственная печать на бумажный носитель (БУМАГА) или данные печати будут выводиться в файл (ФАЙЛ);
ФОРМАТ - формат печати сведений; выбирается с помощью меню из предлагаемого списка.
Рис. 4.5.1а. Форма для печати сведений о должниках/задолженной литературе
Собственно печать выполняется после нажатия кнопки ПЕЧАТАТЬ. Если был задан вывод в файл, система предлагает стандартное диалоговое окно для указания пути и имени файла сохранения результатов печати.
Рабочая область СПИСОК ОТВЕТОВ
Рабочая область СПИСОК ОТВЕТОВ предназначена для представления ответов по выбранному запросу в виде списка коротких (одностроковых) описаний.Собственно список ответов представляется в таблице, которая состоит из трех столбцов:
№ - содержит порядковый номер документа в списке ответов;
- содержит данный значок, если соответствующий документ отмечен (документы отмечаются для их последующей печати);КОРОТКИЕ ОПИСАНИЯ - содержит короткое описание документа.
Один документ в таблице является текущим - он выделяется цветом или рамкой. Для установки другого документа в качестве текущего необходимо щелкнуть мышью по соответствующей строке таблицы.
Для отметки документа необходимо щелкнуть мышью по соответствующей клетке во второй колонке таблицы коротких описаний.
Для просмотра полного описания текущего документа необходимо дважды щелкнуть по соответствующей строке таблицы коротких описаний. В результате этого полное описание текущего документа представляется в рабочей области ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ.. Тот же результат может быть достигнут с помощью технологии перетаскивания (DRAG&DROP).
Для упорядочения списка коротких описаний служит ниспадающее меню СОРТИРОВКА. Перечень видов сортировки определяется соответствующим справочником (SORT.MNU) в директории БД. Редактируемая строка КЛЮЧ служит для быстрого (прямого) доступа к элементам отсортированного списка. Сортировка коротких описаний доступна только в тех случаях, когда результат поиска (количество найденных документов) не превышает заданного максимума (определяется параметром SORTMAXHITS).
Рабочая область ТЕКУЩИЙ ЗАПРОС
Рабочая область ТЕКУЩИЙ ЗАПРОС содержит компоненты, предназначенные для формулировки запроса на очередной поиск и его выполнения.Основу запроса составляют поисковые термины, которые содержатся в таблице поисковых терминов. Поисковые термины могут непосредственно вводиться/корректироваться с клавиатуры или отбираться из СЛОВАРЯ. Также в качестве поисковых терминов могут использоваться уже ВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАПРОСЫ для их уточнения или объединения (см. п. 2.3.3).
Для осуществления ввода с клавиатуры в строку таблицы - с целью ввода или корректировки поискового термина - необходимо сделать соответствующую строку таблицы текущей (для чего щелкнуть по ней мышью).
Примечание: Не следует корректировать поисковые термины, когда таковыми являются фиксированные коды - стран, языков, видов документов, тематического рубрикатора (ГРНТИ).
Кнопки УДАЛИТЬ и НОВЫЙ (которые находятся в "шапке" таблицы терминов) служат соответственно для удаления из таблицы одного (текущего) или всех поисковых терминов.
Для удаления некоторого поискового термина из таблицы необходимо сначала сделать его текущим - для чего следует щелкнуть мышью по соответствующей строке таблицы, - и затем щелкнуть по кнопке УДАЛИТЬ. Того же результата можно добиться, если дважды щелкнуть мышью по соответствующей строке таблицы.
Для удаления всех поисковых терминов, т.е. полного опустошения таблицы поисковых терминов, - что может быть удобно при формулировке нового запроса - необходимо щелкнуть мышью по кнопке НОВЫЙ.
Меню УТОЧНЯЕМЫЙ ЗАПРОС предназначено для уточнения результатов предыдущих (уже выполненных) поисков. При установке в качестве уточняемого одного из выполненных запросов поиск по текущему запросу производится не во всей базе данных, а только среди документов, найденных по этому (выполненному) запросу. Т.е. данное средство позволяет выполнять сложные запросы, для реализации которых необходимо применять различные виды поиска. (об этом же см. в пп. 2.3.3 и 2.3.4)
Переключатель ЛОГИКА предназначен для указания логических операторов, которыми объединяются термины текущего запроса, - тем самым определяется требование присутствия этих терминов в искомых документах.
Предлагаются три вида логических операторов:
ИЛИ - Определяет требование присутствия в искомых документах хотя бы одного из поисковых терминов;
И - Определяет требование присутствия в искомых документах всех поисковых терминов;
НЕТ - Определяет требование присутствия первого и отсутствия всех остальных поисковых терминов.
Для установки необходимого логического оператора следует щелкнуть мышью по соответствующему индикатору.
Если в таблице поисковых терминов указан только один термин - переключатель ЛОГИКА не имеет смысла.
Переключатель УСЕЧЕНИЕ служит для указания факта правого усечения или неусечения поисковых терминов, что определяет способ сравнения поисковых терминов с соответствующими элементами документов.
Если усечение не применяется - включен индикатор НЕТ, - сравнение дает положительный результат при полном совпадении поискового термина с соответствующим элементом документа.
Если усечение применяется - включен индикатор ДА - сравнение дает положительный результат в том случае, когда поисковый термин совпадает с началом соответствующего элемента документа. Например, поисковый термин АВТОМАТ будет совпадать с терминами документа АВТОМАТЫ, АВТОМАТИЧЕСКИЙ, АВТОМАТА и т.д.
Таким образом, применение усечения служит для расширения результатов поиска.
Для установки переключателя УСЕЧЕНИЕ необходимо щелкнуть мышью по соответствующему индикатору.
Факт усечения обозначается в формулировке выполненного запроса (в ТАБЛИЦЕ ВЫПОЛНЕННЫХ ЗАПРОСОВ) символом $.
Примечание: Независимо от положения переключателя усечение не используется для кодов Тематического Рубрикатора (ГРНТИ), имеющих встроенный механизм усечения.
Если в системе используется настроечная опция "АВТОМАТИЧЕСКОЕ ОТСЕЧЕНИЕ ОКОНЧАНИЙ" (DEFLRXKW=1, см. Приложение 1), то при поиске по КЛЮЧЕВЫМ СЛОВАМ (если переключатель УСЕЧЕНИЕ находится в положении ДА) выполняется автоматическое отсечение окончаний слов на русском языке, отобранных в качестве поисковых терминов.
Меню ТЕРМИНЫ В... применяется только при поиске по КЛЮЧЕВЫМ СЛОВАМ.
Предоставляет возможность указать, в каких элементах описания документа должны присутствовать ключевые слова, отобранные в качестве поисковых терминов. Таким образом, данный компонент служит средством ограничения (уточнения) результатов поиска. Для применения компонента необходимо щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой и выбрать соответствующий пункт в возникающем меню.
Переключатель ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОГРАНИЧЕНИЯ позволяет установить дополнительные ограничения для текущего запроса в виде диапазона ГОДА ИЗДАНИЯ и/или ДАТЫ ВВОДА В КАТАЛОГ. При установке переключателя в положение "включено" или при нажатии "всплывающей" кнопки ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОГРАНИЧЕНИЯ возникает соответствующая форма, изображенная на рис. 2.3.2а. Для того чтобы снять ранее установленные дополнительные ограничения следует установить переключатель ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОГРАНИЧЕНИЯ в положение "выключено".
Рис. 2.3.2а. Форма для установки дополнительных ограничений
Для запуска поиска по запросу, сформулированному с помощью компонент области ТЕКУЩИЙ ЗАПРОС, служит кнопка ВЫПОЛНИТЬ. Результат выполненного запроса указывается в виде количества найденных документов.
Рабочая область ВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАКАЗЫ
Основным компонентом области является окно с табличной формой, в которой представляется список выполненных заказов. Каждый заказ представляется на одной строке и включает следующие элементы:ЧИТАТЕЛЬ - имя-идентификатор читателя, который делал данный заказ;
ВЫДАНО - шифр документа и краткое описание выданного издания;
ЭКЗЕМПЛЯР - идентификационные признаки (инвентарный номер и/или штрих-код) выданного экземпляра;
ДАТА ЗАКАЗА - время и дата формирования заказа;
ДАТА ВЫДАЧИ - время и дата выполнения заказа;
БД ЭК - имя базы данных Электронного каталога, в которой описано выданное издание.
Один из выполненных заказов в списке всегда является активным (или текущим) - он выделяется цветом.
Выполненные заказы в списке могут быть отмечены для последующей работы с ними - печати или удаления (см. ниже). Чтобы отметить некоторый заказ (или снять уже существующую отметку) достаточно щелкнуть мышью по второй колонке на нужной строке таблицы. Отмеченный заказ помечается "галочкой".
Выполненные заказы в списке всегда упорядочены по дате формирования заказа.
Кнопки ПЕЧАТЬ и УДАЛИТЬ служат соответственно для распечатывания и удаления выполненных заказов - данные режимы полностью аналогичны одноименным режимам для невыполненных заказов (см. п. 4.3.1).
Необходимо отметить, что выполненные заказы сохраняются и представляются в соответствующей области только для целей статистики - например, для подведения итогов книговыдачи за некоторый период. По истечении этого срока выполненные заказы следует удалять.
Важное замечание по ведению в целом базы данных заказов (RQST) - включающей выполненные и невыполненные заказы. Для ускорения работы с заказами следует периодически опустошать базу данных RQST (см. описание АРМа "Администратор" режим ОПУСТОШИТЬ) - делать это, разумеется, целесообразно в те моменты, когда очередь невыполненных заказов пуста.
Рабочая область ВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАПРОСЫ
Содержит компоненты, предназначенные для накопления сведений о выполненных запросах и использования их в последующих запросах с целью уточнения или объединения.Собственно сведения о запросах, выполненных в течение сеанса работы одного пользователя, содержатся в таблице выполненных запросов, которая состоит из следующих столбцов:
#N - содержит порядковый номер выполненного запроса;
ИМЯ БД - содержит имя базы данных, в которой выполнялся запрос;
ОТВЕТОВ - содержит количество документов, найденных по запросу;
ЗАПРОС - содержит формулировку запроса.
Кнопка ОТБОР в рабочей области ВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАПРОСЫ предназначена для включения выполненных запросов из таблицы выполненных запросов в текущий запрос - в качестве поисковых терминов - с целью их уточнения или объединения.
При щелчке мышью по кнопке ОТБОР запрос из таблицы - тот, который в данный момент выделен цветом или рамкой - включается в таблицу поисковых терминов в виде порядкового номера - #N.
Того же результата можно добиться, если дважды щелкнуть мышью по соответствующей строке таблицы выполненных запросов. Тот же результат может быть достигнут с помощью технологии перетаскивания (DRAG&DROP).
Таким образом, выполненные запросы могут выступать в роли терминов поиска, т.е. их можно соединять между собой или с другими терминами поиска (ключевыми словами, видами документов, кодами стран и т.д.) - это обеспечивает возможность пошаговой реализации сложных видов поиска.
Для удаления из таблицы сведений о всех выполненных запросах - с целью начать новый сеанс работы - служит кнопка НОВЫЙ.
Рабочий лист для ввода аналитического описания статьи
РЛ №№ 6-7 с именами ASP и AUNTD (Таблица 1) предназначены для ввода аналитических описаний статей.РЛ ASP предназначен для ввода общего (полного) описания статьи и состоит из 6 страниц; элементы и области описания, структура и наполнение его близки к РЛ для ввода монографического описания книг с именем PAZK (п.3.1).
Первая страница "Дублетность" также предназначена для проверки на дублетность вновь вводимого документа с введенными в электронный каталог ранее, но проверка проводится по совокупности следующих кратких данных:
· две последние цифры года выхода издания-источника;
· первые 9 символов 1-го автора заголовка описания статьи (фамилии индивидуального автора) или первые символы каждого слова наименования коллектива, начиная с конца (не более 14);
· первые символы из каждого слова заглавия статьи, начиная с конца (не более 14 символов);
· первые символы из каждого слова заглавия издания-источника, начиная с конца (не более 14 символов);
· номер тома (выпуска, части) издания-источника.
Как и при работе с книгами, в случае обнаружения в БД идентичного документа, появляются соответствующее сообщение, "свертка" найденного документа и его номер в БД. В этом случае на место введенной информации нужно вводить описание другого документа, а сведения о дублетной статье (если это требуется) ввести в режиме корректуры по результатам поиска.
На следующих страницах РЛ последовательно предлагается вводить данные из соответствующих областей БО:
На 2-ой странице "Основное БО" вводятся полный заголовок описания; область заглавия и сведений об ответственности; сведения об источнике - издании, в котором опубликована статья, и об электронном ресурсе;
На 3-ей странице "Расширенное БО" – расширенные библиографические данные;
На 4-ой странице "Коды. Экземпляры" после кодовых значений предлагается вводить физические характеристики картографических материалов, поскольку для аналитического описания данные о других типах материала издания-источника в кратком виде приводятся в соответствующем поле;
На 5-ой странице "Систематизация" – данные о содержании документа (индексы Рубрикатора ГРНТИ, УДК/ББК и другой классификации, “Авторский знак” или систематический (расстановочный) шифр, ключевые слова, предметные и географические рубрики, издательский индекс, содержание, аннотация), а также сведения о рецензируемых или реферируемых документах и шифр документа в БД;
На 6-ой странице "Технология" — дата и инициалы лица, осуществившего ввод документа; сведения о графических данных и полных текстах; код РЛ, а также тираж Каталожных карточек и поле "Количество выдач".
РЛ AUNTD предназначен для ввода статей - юридических (директивных) и нормативно-технических (НТД) документов; он состоит из 5 страниц.
Первая страница "Дублетность" также предназначена для проверки на дублетность вновь вводимого документа с введенными в электронный каталог ранее, но проверка проводится по совокупности следующих кратких данных:
· две последние цифры года выпуска документа 1-м Издателем;
· первые символы из каждого слова наименования 1-го Издателя документа, начиная с конца (не более 14 символов);
· № документа 1-го Издателя;
· первые символы из каждого слова заглавия, начиная с конца (не более 14 символов).
Порядок работы при обнаружении дублетного ввода не отличается от описанных выше.
На следующих страницах РЛ последовательно предлагается вводить данные из соответствующих областей БО:
на 2-й странице "Основное БО" — область заглавия и сведения об ответственности; сведения об издании документов НТД; сведения об источнике - издании, в котором опубликован юридический или НТД документ; дополнительные точки доступа (все издатели документа);
на 3-й странице "Коды. Экземпляры" — кодовая информация;
на 4-й странице "Систематизация" — информация о содержании документа (индексы Рубрикатора ГРНТИ, УДК/ББК и другой классификации, "Авторский знак" или систематический (расстановочный) шифр, ключевые слова, предметные и географические рубрики, издательский индекс, аннотация), а также шифр документа в БД.
на 5-й странице "Технология" — дата и инициалы лица, осуществившего ввод документа; сведения о графических данных и полных текстах; код РЛ.
Рабочий лист для ввода монографического описания книги
РЛ (№ 1-2) с именами PAZK и PVK (Таблица 1) предназначены для ввода монографических описаний однотомного издания или отдельного тома многотомного издания, имеющего частное заглавие. Конкретный вид описания, выбор первого элемента описания (основное заглавие или заголовок) определяется каталогизатором по общим правилам традиционной технологии; код РЛ мнемонически связан с видом БО. РЛ содержат по 8 страниц и различаются только наличием и составом полей для заголовка описания.Первая страница "Дублетность" предназначена для проверки на дублетность вновь вводимого документа с введенными в электронный каталог ранее.
При этом используется алгоритм Автоматической Свертки Текста (АСТ), по которому из заданного текста (ЭД или набор ЭД) выбираются первые символы каждого слова, начиная с последнего (слова), затем вторые символы и т. д. до тех пор, пока будет отобрано 14 символов или текст будет выбран полностью.
Примечание: АСТ начиная с версии ИРБИС 2001-1 изменен (значительно усилен), что позволяет идентифицировать разные издания с однословным заглавием, начинающимся с одной и той же буквы, при прочих совпадающих ЭД.
Проверка проводится по совокупности следующих кратких данных, называемых в дальнейшем "сверткой":
· 2 последние цифры года издания;
· первые 9 символов фамилии автора — заголовка описания и АСТ заглавия или АСТ, включающего наименование коллектива — заголовка описания и заглавие;
· номера выпуска и части (начиная с их цифровых частей и до конца, а при отсутствии в них цифровой части – полные данные);
· объем документа (число страниц или других единиц измерения).
Документы, дублетные по “свертке”, дополнительно проверяются на совпадение ISBN или Идентификационного номера нетекстового материала (нот и др.).
Если в результате проверки система находит идентичный документ, на экране появляются сообщение о дублетности, "свертка" найденного документа и его номер в БД.
В этом случае на место введенной информации нужно вводить сведения о другой книге, а сведения о дублетной книге ввести в режиме корректуры по результатам поиска или по указанному MFN (номер в БД).
Примечание: При обнаружении дублетной записи система не дает выхода из поля, на котором проводится проверка. Поэтому прежде, чем начинать ввод другой записи вместо обнаруженной дублетной, нужно удалить или изменить значение данных в поле, на котором стоит курсор (при этом, естественно, снимается сообщение о дублетности), "опустошить" документ (вид рабочего листа сохраняется) и вводить новые данные.
На следующих страницах РЛ последовательно предлагается вводить данные из соответствующих областей БО:
На 2-й странице "Основное БО" — сведения о лицах и коллективах, несущих интеллектуальную ответственность за создание документа (первый автор/коллектив — заголовок описания, "другие авторы" и "другие коллективы", причем, если описание типа "под заголовком", то их может быть не более 2-х, если "под заглавием", то число их не ограничивается; редакторы и т. п.); область заглавия и сведений об ответственности; сведения об издании; сведения о специфических данных документов (отчеты о НИР, патенты, НТД и юридические (типа "Введен с …" и др.), электронные ресурсы); выходные данные; количественные характеристики;
На 3-й странице "Расширенное БО" – расширенные библиографические данные: примечания; другие заглавия, область серии, в которую при монографическом описании тома записывается заглавие и другие данные общей части БО многотомного или сериального издания;
На 4-й странице "Редкие" — специфические данные о редких книгах: наличие автографа и экслибриса; состояние (сохранность); разные пометы, а также данные о приплетенных изданиях;
На 5-й странице "Коды" — кодовая информация, ISBN и цена, физические характеристики;
На 6-й странице "Экземпляры" — сведения экземплярах (заказанных, полученных и выбывших);
На 7-й странице "Систематизация" – данные о содержании документа (индексы Рубрикатора ГРНТИ, УДК/ББК и другой классификации, "Авторский знак" или систематический (расстановочный) шифр, ключевые слова, предметные и географические рубрики, "раздел знаний" и издательский индекс, "содержание", аннотация), а также сведения о назначении учебной литературы и шифр документа в БД;
На 8-й странице "КО" — сведения о назначении учебной литературы для Пользователей-ВУЗов, которые применяют новую, интегрированную, технологию задачи "Книгообеспеченность студентов учебной литературой", начиная с версии ИРБИС 2002.2;
На 9-й странице "Технология" — дата и инициалы лица, осуществившего ввод документа; сведения о графических данных и полных текстах (внешних объектах); дополнительные (управляющие) данные для Каталожных карточек и "архивные (первоначальные) данные" об экземплярах до их списания и до изменения в процессе проверки фонда, а также код РЛ и поле "Количество выдач".
Полнота представления информации полностью определяется методикой, принятой в Организации, ведущей электронный каталог; обязательными являются (контролируются автоматически и так же, как и дублетные записи, блокируются на ввод) лишь следующие основные данные: наличие заглавия, дублетность штрихкода и наличие статуса экземпляра. Контроль других элементов данных является диагностическим (предостерегающим) и не вызывает блокировки ввода. Для кодовых значений данных принят следующий принцип контроля: данные могут отсутствовать, но, если они введены, их корректность должна быть обеспечена обязательно.
При получении 2-го и последующих томов одного издания (описываемых под собственным заглавием или заголовком) имеется возможность копировать документ введенного ранее тома с последующей корректировкой скопированного документа и дополнения его оригинальной информацией (см. п.п. 5.1.1.2.1, 5.3.2 и Таблицу 2).
Рабочий лист для ввода описаний журналов (и его варианты)
РЛ № 5 с именем ОJ (Таблица 1) предназначен для ввода сводного описания журнала или другого сериального издания. В него по мере регистрации поступлений будут вводиться сведения об отдельных выпусках; сведения о первом поступлении могут быть введены одновременно с БО.Этот РЛ состоит из 6-и страниц, на которых последовательно предлагается вводить данные:
на 1-й странице "Основное БО. Коды" — кодированная информация; ISSN, Шифр документа в БД, область заглавия и сведений об ответственности; выходные данные;
на 2-й странице "Расширенное. Изменения" — другие библиографические данные (коллективы и временные коллективы); примечания; сведения о предыдущих и последующих изданиях;
на 3-й странице "Физические характеристики" — физические характеристики документов, изданных не в традиционном (обычная печать) виде и характеристики каждого номера такого издания;
на 4-й странице "Систематизация" — информация о содержании документа (индексы Рубрикатора ГРНТИ, УДК/ББК и другой классификации, издательский индекс, аннотация), дата и инициалы лица, осуществившего запись, а также признак автоматической кумуляции сведений о поступлении (см. п.5.2.1) и сведения о заказанных (по периодам заказа) экземплярах;
на 5-й странице "Регистрация" — информация об одном поступившем выпуске: год, том, номер, дополнение к номеру, включая сведения об электронном ресурсе, технологический путь журнала, сведения об экземплярах, а также оглавление данного выпуска журнала. Одновременно может быть поведена регистрация группы номеров с идентичными данными (обеспечивается технологически — см. п.п. 5.2.1, 5.2.2);
на 6-й странице "Кумуляция" показаны формируемые автоматически или вручную (в соответствии с признаком) кумулированные сведения о зарегистрированных поступлениях, а также код РЛ ("J").
При регистрации поступлений или любой другой корректуре документов, имеющих код РЛ "J", используется РЛ "!RPJ" (модификация РЛ OJ); отличия его от описанного выше РЛ состоят в изменении порядка следования полей (страниц РЛ) — первой страницей является страница "Регистрация".
Другая модификация РЛ ОJ ("!NJ") предназначена для корректуры документа - отдельного номера журнала (или другого сериального издания), автоматически создаваемого при регистрации каждого поступления. основной (технологический) вид корректуры — ввод идентифицирующих данных о статьях, напечатанных в номере, если они не были введены при регистрации.
Этот РЛ состоит из 4-х страниц, на которых располагаются данные:
на 1-й странице "Регистрация" — регистрационные данные номера (выпуска): год, том, номер, дополнение к номеру, технологический путь;
на 2-й странице "Оглавление" — сведения о статьях;
на 3-й странице "Приложения на вкладках" — сведения о содержании ненумерованных страниц, например, репродукциях картин;
на 1-й странице "Технология" — сведения о графической информации и полных текстах (см. п. 4.2.9), дата и ФИО каталогизатора, код РЛ и поле "Количество выдач".
Примечание: В ниспадающем меню РЛ рабочие листы с именами "!RPJ" и "!NJ " отсутствуют, поскольку ввод новых документов с их использованием не предусмотрен.
Рабочий лист для ввода сводного описания книги (Спецификация тома)
РЛ № 3 с именем SPEC (Таблица 1) предназначен для ввода сводного описания каждого отдельного тома многотомного издания, имеющего или не имеющего частное заглавие (спецификация под заглавием или заголовком общей части БО); код РЛ также мнемонически связан с видом БО.РЛ содержит 7 страниц; он отличается от РЛ первой группы наличием полей из общей части БО и отсутствием специальной страницы для сверки на дублетность: проверка проводится при вводе ЭД "объем" по совокупности следующих кратких данных:
· 2 последние цифры года издания; при отсутствии года выхода тома берется год начала издания многотомника;
· АСТ, включающего заглавие многотомника, а при наличии признака нехарактерного заглавия — и ФИО автора — заголовка описания;
· номер тома (начиная с его цифровой части и до конца, а при отсутствии в нем цифровой части – полные данные);
· номера выпуска и части (начиная с их цифровых частей и до конца, а при отсутствии в них цифровой части – полные данные);
· объем документа (число страниц или других единиц измерения).
Как и для РЛ первой группы, при получении 2-го и последующих томов одного издания (описываемых под заглавием или заголовком многотомного издания) имеется возможность копировать документ введенного ранее тома в новый с последующей корректировкой и дополнением информации (см. п.п. 5.1.1.2.1, 5.3.2 и Таблицу 2).
Последовательность ввода данных в основном соответствует описанной для РЛ первой группы.
Рабочий лист для ввода упрощенных данных о книгах
РЛ № 4 с именем IBIS (Таблица 1) предназначен для упрощенного ввода данных без анализа издания по методике традиционной обработки; он имеет только три страницы, нет проверки на дублетность по элементам БО, не вводятся результаты анализа издания каталогизатором для подготовки сложных видов БО, каталожных карточек и дополнительных точек доступа; контроль обязательности полей и контроль на дублетность шифра издания идентичны с другими РЛ.Рабочий лист ввода
Рабочий лист ввода- основной компонент плоскости ВВОД - представляет собой экранную форму, которая служит для ввода/корректировки документа базы данных. Рабочий лист (РЛ) можно рассматривать как сценарий ввода, обеспечивающий ввод/корректировку определенного набора элементов данных (полей) - размещенных в определенной последовательности и группировании. В зависимости от базы данных система предлагает набор различных сценариев ввода, т.е. различные виды РЛ. В случае базы данных Электронного каталога система предлагает набор РЛ, предназначенных для ввода/корректировки различных видов библиографического описания. Для выбора и установки определенного рабочего листа служит ниспадающее меню РЛ (в нижней части интерфейса).
При вводе нового документа пользователь должен явно (самостоятельно) выбрать и установить нужный РЛ. При вызове на корректировку ранее введенного документа (уже имеющего внутренний номер MFN) система автоматически выбирает и устанавливает РЛ - тот, с помощью которого данный документ вводился (или точнее, тот, который указан в специальном поле данного документа). Но это не исключает возможности выбрать и установить для ранее введенного документа любой из существующих РЛ. Подробно о видах и назначении РЛ для баз данных Электронного каталога сказано в Инструкции каталогизатора.
Рабочий лист ввода может состоять из нескольких страниц. Переход от одной страницы к другой производится с помощью закладок. Имя закладки (и соответственно, имя страницы) отражает состав и назначение элементов данных, сгруппированных на странице РЛ. Последней или единственной страницей каждого РЛ является страница с именем ДОБАВОЧНАЯ, которая не входит в заранее созданный сценарий ввода и служит для представления элементов данных, не предусмотренных в данном РЛ, т.е. тех данных реального документа, которым не находится места на основных страницах РЛ.
Каждая страница РЛ представляет собой табличную форму. Одна строка этой формы служит для ввода одного поля документа и состоит из трех частей:
НАЗВАНИЕ ЭЛЕМЕНТА - здесь указывается полное наименование соответствующего элемента данных;
№ - здесь указывается номер повторения поля - в том случае если данное поле повторяющееся, т.е. если возможно несколько экземпляров одного элемента данных (например, индексы ГРНТИ). Если элемент данных неповторяющийся - в этой части ничего не указывается;
ЗНАЧЕНИЕ - это область ввода, здесь выполняется собственно ввод/корректировка соответствующего поля; область значения текущего поля выделяется цветом.
Установка текущего поля ввода может осуществляться произвольно с помощью мыши.
Для создания нового экземпляра повторяющегося поля необходимо щелкнуть мышью по номеру повторения того экземпляра поля, после которого необходимо создать новый. Новое повторение создается только в том случае, когда предшествующее и последующее являются непустыми.
При покидании текущего поля ввода - т.е. при переходе к другому - система может осуществлять формально-логический контроль (ФЛК) его значения. При обнаружении ошибки выдается соответствующее сообщение. Ошибки ФЛК могут быть преодолимыми - работу можно продолжать, не исправляя ошибки, - и непреодолимыми - в этом случае ошибка должна быть обязательно устранена, без этого невозможно продолжение работы.
Для ввода полей система может предлагать дополнительные средства, которые упрощают процесс ввода и расширяют его возможности - это так называемые расширенные средства ввода. Наличие расширенных средств ввода обозначается кнопкой в области ввода текущего поля - она и служит для вызова этих средств.
Во всех случаях, когда система предлагает расширенные средства ввода, следует пользоваться ими.
Существуют следующие расширенные средства ввода:
Ввод с использованием меню-справочников (простых и иерархических);
Ввод с использованием словаря;
Ввод с использованием вложенного РЛ;
Табличный ввод повторяющихся полей с подполями;
Ввод с использованием многострокового окна;
Ввод с использованием Рубрикатора ГРНТИ.
Ввод с использованием Авторитетных файлов, Алфавитно-предметного указателя к УДК/ББК и Тезауруса;
Групповой ввод повторяющихся элементов данных.
Далее эти средства рассматриваются более подробно.
Ввод данных осуществляется под управлением стандартного строкового редактора Windows. Дополнительно предлагаются следующие клавишные команды:
<стрелка_вверх> - переход к предыдущему полю;
Кроме того, все операции, доступные в процессе ввода/корректировки, могут быть вызваны нажатием правой кнопки мыши (при этом курсор мыши должен находиться на окне ввода).
См. также п. 3.4.6.
Работа с БД Каталог подписки
Объем работы по вводу новых БО журналов и корректировке документов при продлении подписки может быть существенно снижен за счет использования разных Каталогов подписки в машиночитаемых форматах. В ИРБИСе для этих задач подготовлена БД POST, условно называемая БД каталога подписки. Выход в нее осуществляется выбором БД из меню (кнопка БД) в режиме ПОДПИСКА.Работа с использованием этой БД включает следующие этапы:
·
АРМ АДМИНИСТРАТОР ¾ Ввод внешнего файла в БД POST – осуществляется путем импорта входного файла;
· АРМ АДМИНИСТРАТОР ¾ Создание словаря заново; дополнительно к основным словарям (Заглавие, Индекс, Вид документа, Ключевые слова) формируются специальные для этой БД словари:
· Издания, имеющиеся в БД комплектования;
· Издания, отсутствующие в БД комплектования;
· Заказанные издания.
· АРМ КОМПЛЕКТАТОР БД Комплектования (CMPL)
· Установить по кнопке Настройка значение «Период подписки для проверки по каталогу» для корректировки цены, соответствующей периоду подписки
· Нажатием кнопки "Обновление описаний по КП" инициировать выполнение пакетного задания, в результате которого все (или только отмеченные) записи периодических изданий из БД комплектования проверяются по БД КП и при необходимости автоматически актуализируются (цена, периодичность, заглавие) - идентификатором служит Индекс подписки;
· Нажатием кнопки "Не найдено в КП" можно получить список периодических изданий (MFN и Индекс) из БД комплектования, которые отсутствуют в данном каталоге (возможно, прекратились издаваться или изменили индексы).
· АРМ КОМПЛЕКТАТОР БД Каталога подписки (POST)
· Просмотр словаря изданий, отсутствующих в БД комплектования, выявление изданий, которые должны быть дополнительно включены в подписку, и отбор их на корректуру – по общей технологии;
· Корректировка отмеченных документов – ввод числа экземпляров (комплектов) для заказа на определенный период (на каждый подписной период ¾ год, полугодие, квартал ¾ в РЛ имеется отдельное поле со всеми данными из каталога). При сохранении записи производится проверка на наличие идентичного индекса в БД комплектования. По мере корректировки записей формируется отдельный словарь "Заказанные издания", который можно дополнительно просматривать, оценивать и по кнопке "Итого заказано" в любой момент видеть, сколько экземпляров и на какую сумму отобрано к текущему моменту, вновь корректировать записи;
· Передача отобранных записей в БД комплектования, для чего необходимо:
· ввести данные для подписки по кнопке "Настройка" (подписной каталог, год подписки и Адресат подписки). Каталог и Адресат вводятся с использованием соответствующих словарей БД комплектования по общей технологии.
Примечание: Каталог, с которым ведется работа, заранее должен быть определен в БД комплектования по общей технологии (см п. 5.1.2.);
· Нажать кнопку "Перенос новых из КП" для передачи отобранных записей в БД комплектования; при этом могут быть переданы либо все издания, в которых введено число экземпляров для подписки, либо только отмеченные. В любом случае система опять проверяет наличие их в БД комплектования, дублетные записи логически удаляет и выдает протокол. При передаче в БД комплектования наряду с библиографическими данными формируются поля подписки, и пользователю нужно только ввести сведения о направлении (отделах), для которых заказано введенное число экземпляров.
Кроме того, нужно изменить Шифр документа, поскольку при передаче записи в поле "Шифр" записывается первая буква заглавия издания и символ "!" (напоминание об этом выдается в протоколе).
Внимание! В протоколе выдается напоминание о том, что после передачи данных в БД комплектования, в БД КП (БД POST) нужно заново словарь создать (актуализация словаря этой БД одновременно с передачей не происходит)
· По окончании работы с данным подписным каталогом можно опустошить БД POST (АРМ Администратор), либо это можно сделать перед началом работ с новым каталогом (при подписке на тот же или другой период) – импортом полученных файлов.
Машиночитаемые файлы, которые могут поставлять подписные агенства, должны содержать информацию либо в общепринятых коммуникативных форматах, либо в текстовом формате системы ИРБИС, описание которого дано Приложении 2 к Общему описанию системы.
Чтобы установить соответствие между метками данных во входных файлах различных каталогах разных подписных агенств (если они не в стандартных коммуникативных форматах) и метками, принятыми в ИРБИСе, служит кнопка "Таблица для импорта". Таблица содержит перечень основных ЭД, обычно присутствующих в каталогах подписки, и пользователь должен поставить соответственно каждому ЭД цифровое значение метки во входном файле.
Эта работа выполняется один раз для каждого каталога, который должен быть предварительно определен по кнопке "Настройка" – в результате формируется формат (таблица) переформатирования для импорта в БД КП. Созданный формат запоминается в списке (меню) таблиц (ТВП переформатирования) с именем соответствующего каталога, так что при повторном получении файла того же каталога можно сразу начинать работу с процесса импорта данных в БД POST, выбирая соответствующую ему таблицу.
Работа с партией книг, учет которой проводится более чем по одному акту ИУ
Отличие технологии состоит в следующем:В записи КСУ в случае, если с ней связано несколько актов, каждый акт записывается в отдельное повторение поля "Сведения о поступлении книг в Библиотеку", так что:
·
в 1-м повторении поля вводятся сведения о всей партии: ГОД и НОМЕР ЗАПИСИ КСУ; Источник комплектования; Дата; Число наименований; Число экземпляров; На сумму (вводится с сопроводительного документа на всю партию),
· в каждом следующем ¾ об отдельных актах: НОМЕР АКТА; Дата; Число наименований; Число экземпляров; На сумму (вводится в режиме Пополнения записи КСУ после завершения обработки всех книг по данному акту - см. ниже п.3.4).
Если Акты вводятся не сразу, то новые повторения полей для новых актов нужно вводить как корректировки соответствующей записи КСУ;
Обработка всей полученной по акту партии книг выполняется по общей технологии с установкой в Настройке Номера КСУ и Номера акта.
После завершения обработки партии выполнить режим "Пополнение записи КСУ" (по обычной технологии; его можно выполнять многократно по мере обработки каждого Акта ИУ).
Выполнив пополнение записи КСУ, для каждого отдельного акта необходимо выполнить задание Глобальной корректировки Cena.gbl, в результате чего в записи КСУ вычисленная системой общая стоимость книг, полученных по заданному акту, вводится в соответствующее ему повторение поля "Сведения о поступлении книг в Библиотеку".
Для отдельных актов можно получать выходные формы (см. п.3.6.2).
Разметка заглавий
Для обеспечения правильного автоматического формирования ЭД "Авторский знак", а также правильной сортировки в выходных таблицах, могут быть введены элементы разметки заглавий с использованием символов <> (в начале полей заглавий соответственно для моноиздания или многотомника).Примечание: В словарях БД упорядочение терминов производится без учета разметки.
Могут быть использованы два варианта, условно обозначаемые как <> ("Угловые скобки") и <=> ("Угловые скобки и знак равно")
При использовании первого варианта текст, заключенный в угловые скобки, исключается из сортировки (печатается без символов разметки); может быть использовано, например, для исключения из сортировки артиклей в заглавиях иностранных изданий (не только в начале заглавия).
Второй вариант может быть использован, в частности, в следующих двух случаях, встречающихся в библиотечной практике:
· Для книг, описанных "Под заглавием", которые начинаются с числительного, обозначенного цифрами, начальный элемент сортировки и авторский знак должны формироваться по словесному обозначению числительного. В связи с этим Пользователь должен ввести дополнительную разметку типа
· Для биографических и биобиблиографических изданий, описанных под заглавием, начинающимся с имени лица, которому оно посвящено, авторский знак и начальный элемент сортировки должны формироваться на фамилию. В связи с этим Пользователь также должен ввести дополнительную разметку типа
Примечание: При экспорте в коммуникативные форматы разметка типа < = > из записи удаляется (остается исходный текст), а разметка типа <> остается в записи.
Редактирование РЛ подполей
Каждая строка РЛ подполей представляет собой описание одного элемента ввода - подполя. Для описания одного элемента ввода используются десять параметров (соответственно - десять столбцов в таблице описания):Разделитель - односимвольный идентификатор подполя (латиница или цифры, нет разницы между строчными и прописными буквами);
Наименование - название подполя;
Повторяемость - единственное допустимое значение 0 - неповторяющееся;
Индекс контекстной помощи- то же, что и для РЛ полей;
Режим ввода - то же, что и для РЛ полей;
Доп.инф. - то же, что и для РЛ полей;
ФЛК - не используется;
Подсказка - то же, что и для РЛ полей;
Умолчание - не используется;
[резерв] - то же, что и для РЛ полей.
Редактирование РЛ полей
Количество страниц РЛ полей устанавливается с помощью редактируемой строки Кол-во страниц. Максимальное количество страниц для РЛ полей - 20.Переход на конкретные страницы производится с помощью закладок в нижней части интерфейса.
Название страниц РЛ полей устанавливается с помощью редактируемой строки Имя страницы. По умолчанию имя страницы совпадает с ее порядковым номером.
Каждая строка на странице РЛ представляет собой описание одного элемента ввода - поля. Кнопки Удалить и Вставить служат соответственно для удаления и вставки строк описания
Для описания одного элемента ввода используются десять параметров (соответственно - десять столбцов в таблице описания):
Метка - числовая метка поля. Вводится произвольно или выбирается из списка, если предварительно загружено описание полей БД;
Наименование - наименование поля. Вводится произвольно или выбирается из списка, если предварительно загружено описание полей БД;
Повторение - повторяемость поля. Выбирается из предлагаемого списка (1 - повторяющееся, 0 - неповторяющееся);
Индекс контекстной помощи - ссылка на текст в Инструкции каталогизатора;
Режим ввода - использование расширенных средств ввода. Выбирается из предлагаемого списка;
Доп.инф - дополнительная информация для расширенных средств ввода. Значение и структура данного параметра зависит от значения предыдущего параметра - Режим ввода, а именно:
· 0 - в этом случае параметр Доп.инф. не используется;
· 1 - ввод через простое меню (неиерархический справочник). Параметр Доп.инф. имеет следующую структуру:
где:
< Menu_file_name> - имя файла справочника (с расширением);
· 2 - ввод через словарь. Параметр Доп.инф. имеет следующую структуру:
где:
<*|формат|@имя_формата> - формат переноса данных (см. Приложение 4 п. 13): * - точно в соответствии со ссылкой; формат - в соответствии с непосредственно указанным форматом; @имя_формата - в соответствии с предварительно созданным форматом (имя указывается без расширения).
· 3 - ввод через Тематический рубрикатор (ГРНТИ). В этом случае параметр Доп.инф. не используется;
· 4 - ввод через оконный редактор. В этом случае параметр Доп.инф. не используется;
· 5 - ввод через вложенный РЛ (РЛ подполей), т.е. ввод поля с подполями. В качестве Доп.инф. указывается имя соответствующего РЛ подполей (с расширением);
· 6- ввод через иерархический справочник. Параметр Доп.инф. имеет следующую структуру:
где:
· 7 - ввод с использованием переключателей.
Предназначен для ввода через короткие меню, содержащие всего несколько значений (например, ДА/НЕТ). Параметр Доп.инф. имеет ту же структуру, что и для режима 1.
· 9 - ввод на основе маски (шаблона). В этом случае параметр Доп.инф. представляет собой маску ввода. Маска состоит из трех полей, разделяемых точкой с запятой. Первая часть маски - собственно маска. Вторая часть - символ, определяющий сохранение/несохранение литеральных символов маски как части данных. Третья часть маски - символ, используемый как заполнитель.
Далее следует список спецзнаков, используемых в первом поле маски.
|
Символ |
Значение в маске |
|
! |
Присутствие ! в маске означает, что необязательные символы представляются начальными пробелами. Если ! отсутствует, то это означает, что необязательные символы представляются конечными пробелами. |
|
> |
Является признаком того, что последующий текст идет прописными буквами до конца маски или до знака < |
|
< |
Аналогично > , но для строчного текста. |
|
<> |
Если оба символа появляются в маске вместе, то это означает, что регистр не специфицирован, и данные форматируются так, как они введены пользователем. |
|
\ |
Символ, следующий за \ является литеральным. Употребляется, чтобы использовать любой спецзнак маски в данных как литеральный. |
|
L |
Требует только буквенный символ в данной позиции. |
|
L |
Допускает буквенный символ в данной позиции, но не требует этого. |
|
A |
Требует только буквенно-цифровой символ в данной позиции. |
|
A |
Допускает буквенно-цифровой символ в данной позиции, но не требует этого. |
|
C |
Требует произвольный символ в данной позиции. |
|
C |
Допускает, но не требует произвольный символ в данной позиции. |
|
0 |
Требует только цифровой символ в данной позиции. |
|
9 |
Допускает, но не требует цифровой символ. |
|
# |
Допускает цифровой символ и знаки + или - , но не требует этого. |
|
: |
Используется для разделения часов, минут, секунд во временных данных. Если этот разделитель отличается от региональной установки Control Panel утилиты на компьютере, то используется последний. |
|
/ |
Используется как разделитель в датах (месяцы, дни и годы). Если этот разделитель отличается от регионально установленного, то используется последний. |
|
_ |
Знак автоматически включает пробелы в текст. Когда пользователь вводит текст в поле, курсор перескакивает знак _. |
|
; |
Используется для разделения трех полей маски. |
Любой символ, не перечисленный в вышеприведенной таблице, может появляться как литеральный в первой части маски. Литеральные символы должны быть точно отождествлены в строковом редакторе. Они вставляются автоматически и курсор перепрыгивает через них при редактировании. Спецзнаки маски также могут рассматриваться как литеральные, если перед ними стоит символ \.
Второе поле маски состоит из одного символа, указывающего, следует ли включать литеральные символы маски как часть текста. Например, маска для телефонного номера с кодом региона может быть следующей:
(000)_000-0000;0;*
Знак 0 во втором поле означает, что текст будет содержать 10 введенных знаков, а не 14, составляющих телефонный номер, поступающий на редактирование.
Вообще знак 0 во втором поле означает, что не следует включать литералы маски в текст, тогда как любой другой знак означает, что они должны включаться.
Третье поле маски состоит из одного символа, который определяет символ заполнитель при вводе.
· 10 - ввод через авторитетный файл или АПУ к УДК/ББК. Параметр Доп.инф. имеет следующую структуру: