Ввод сведений о заказе
Сведения о заказе книги могут быть введены либо в процессе первичного ввода библиографического описания по п. 2.1.2., либо отдельно в режиме корректировки данных.
Для этого выбрав режим "ЗАКАЗ", найти и отметить в одном из словарей нужный документ и нажать кнопку "КОРРЕКТИРОВКА", в результате чего вызывается модуль ввода/корректировки и на экран подаются отмеченные документы в виде РЛ с ЭД БО.
В документ необходимо ввести данные в поля "Заказ на книги (размещение/ исполнение)" и "Сведения о поступлении экземпляров".
Возможно оформление заказа на книгу в нескольких организациях (не более 3-х), для чего предлагается заполнение отдельных полей для каждого заказа либо в одном, либо в отдельных сеансах корректировки.
После ввода данных о заказе для самоконтроля просмотреть документ в формате "Адрес и Карточка-заказ" (соответственно для 1-го, 2-го и 3-го заказов), получить на печати соответствующую выходную форму можно по кнопке ВЫХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (см. п. 2.3).
В полях "Заказы на книги, размещение/исполнение" (по кнопке с тремя точками или по клавише <F2> вызывается вложенный РЛ) в части РАЗМЕЩЕНИЕ ЗАКАЗА заполняются следующие ЭД:
· "Наименование" и "Код" организации, в которой будет размещен заказ (при этом предполагается, что документ-ОРГАНИЗАЦИЯ уже был введен в БД заранее — см. п. 2.1.1.3). Оба эти ЭД вводятся путем переноса из словаря системы. Для этого следует выйти в словарь (клавиша <F2> или кнопка), найти и отметить (клавиша <INS>) нужную организацию и перенести отмеченные данные в документ (клавиша <ENTER>).
· "Номер заказа" состоит из кода организации и (после символа "/") — порядкового номера заказа в этой организации (ЭД не обязательный, но он печатается на карточке-заказе и служит поисковым элементом в БД). Он также заполняется с помощью системы: при нажатии клавиши <F2> или кнопки показывается перечень максимальных номеров заказов для каждого кода организации, уже введенных в БД; отметив нужный номер и перенеся его в документ, необходимо лишь увеличить номер на единицу.
Принципиально можно под одним номером заказа оформлять несколько книг, поэтому автоматическая сверка на дублетность не проводится, и окончательное присвоение номера входит в обязанности пользователя; система лишь будет фиксировать вновь присвоенный заказу МАКСИМАЛЬНЫЙ номер;
Примечание: Для книг, заказанных по предварительному заказу, в ЭД "Номер заказа" после кода организации вместо цифровой части номера можно писать признак вида заказа, например, буквы "ПЗ" (предварительный заказ);
· "Дата заказа" вводится при одновременном нажатии клавиш <ALT> и <Д> в формате "ГГГГММДД";
"Количество заказанных экземпляров" должно определять заполнение другого поля "Сведения о поступлении экземпляров", в котором для каждого заказанного экземпляра (для многотомника — по числу комплектов) по ВСЕМ заказам заполняются ЭД:
· "Статус" (ввод через меню):
· значение "2" — заказан экземпляр Индивидуального учета (ИУ);
· значение "C" — заказан(ы) экземпляр(ы) для филиалов ЦБС;
· значение "U" — заказан(ы) экземпляр(ы) для Вузовских библиотек группового, Безынвентарного, учета (БИУ);
· "Число экземпляров" — число заказанных экземпляров для статусов "C" и "U";
· "Место хранения" (для кого заказывается данный экземпляр — ввод через меню).
Примечание: Заполнение поля "Сведения о поступлении экземпляров" можно отложить до этапа регистрации поступления книг, если на этапе заказа еще неизвестно, для какого подразделения они приобретаются.