Копирование в новый документ по результатам поиска
Копирование документов можно проводить в двух режимах на разных плоскостях:
· на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД – при копировании группы документов, найденных по результатам поиска, или отмеченных, или заданных интервалом номеров в БД, при всех одинаковых параметрах копирования (одна для всех копируемых документов таблица переформатирования, одна БД для записи новых документов);
· на плоскости ВВОД – при копировании одного документа, непосредственно выведенного на экран, путем нажатия кнопки-ярлычка в правой верхней части экрана.
В обоих случаях копируемый документ может быть задан либо номером в БД (на подплоскости БАЗА ДАННЫХ/MFN), либо по результатам поиска на соответствующей подплоскости.
Работа состоит из следующих этапов:
· просмотреть найденный(е) документ(ы) в коротком и/или полном формате (ПРОСМОТР/ВЫВОД – РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА) – см. выше;
· отметить (при необходимости) документ или несколько документов, которые наиболее близко подходит к БО новых поступлений (кнопка ОТМЕТИТЬ) – см. выше;
· определить режим копирования (1 или 2 - см. выше), наиболее подходящий для конкретной задачи, и соответственно этому выбору:
· либо нажать кнопку КОПИРОВАНИЕ (оставаясь на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД) и установить, какие из найденных документов будут копироваться (ВСЕ, или ОТМЕЧЕННЫЕ, или КРОМЕ ОТМЕЧЕННЫХ),
· либо перейти на плоскость ВВОД и установить, соответственно, подплоскость РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА или ОТМЕЧЕННЫЕ;
· определить (по ниспадающему меню) Таблицу выбора полей (ТВП) переформатирования; характер основных преобразований показан в Таблице 2 ("Перечень таблиц преобразования");
Работа состоит из следующих этапов:
· провести поиск документа-источника или другой статьи из того же источника: если для копирования выбирается номер журнала, то поиск проводится по шифру издания (с учетом нумерации) или по заглавию журнала с последующим включением через связь (клавиша ПОИСК ПО СВЯЗИ) всех номеров этого журнала и отметкой нужного номера; если для копирования выбирается книга или статья, то поиск проводится по заглавию или другому поисковому признаку;
· просмотреть найденный документ (ПРОСМОТР/ВЫВОД), при наличии "Содержания" или "Оглавления номера" - отметить документ для копирования (кнопка ОТМЕТИТЬ); в этом случае копирование целесообразно проводить непосредственно из документа на плоскости ВВОД (см. выше);
· выбрать режим КОПИРОВАНИЕ (кнопка на плоскости ПРОСМОТР/ ВЫВОД или кнопка-ярлык на плоскости ВВОД);
· при работе из документа при наличии полей "Содержание" или "2-я и последующие статьи сборника", или "Статьи из журнала" прежде, чем нажать кнопку-ярлык, ввести номер статьи для копирования (в документе-книге – на странице "Технология", в документе-номере журнала – на странице "Оглавление");
· выбрать из меню таблицу переформатирования (ниспадающее меню) с учетом вида документа и необходимости использования данных "Содержания";
· определить "Имя базы данных для копирования" (меню по кнопке): это может быть либо та же БД, в которой находится копируемый документ, либо другая;
· после сообщения системы о вводе нового документа (и его номере) перейти в режим ВВОД – БАЗА ДАННЫХ/MFN задавая номера новых (скопированных) записей;
· последовательно заполнять недостающие данные на страницах РЛ, вызывая вложенные РЛ (если есть кнопка расширенных средств ввода) и просматривая документ в окне просмотра перед переходом на очередную страницу. ЭД БО вводятся с учетом рекомендаций п.4.2; если копировалось полное описание статьи, откорректировать введенные данные;
· завершить ввод документа (кнопка СОХРАНИТЬ).
· установить ( по ниспадающему меню) выходную БД, в которую будут записываться новые (скопированные) документы;
· нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ – после завершения процесса копирования на экране появляется сообщение о количестве и номерах скопированных документов;
· перейти на рабочую плоскость ВВОД, подплоскость База данных/MFN и откорректировать документ с учетом специфики заполнения полей (п.4.2) и рекомендаций, указанных в Таблице 2. Во всех случаях обратить внимание на ввод данных нумерации, проверить заглавие, выходные данные и количественные характеристики; для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>;
· просматривать документ при переходе на новую страницу для самоконтроля;
· завершить ввод (кнопка СОХРАНИТЬ), но обязательно предварительно просмотреть документ, оценивая соответствие описания на экране каталогизируемому изданию.
Сведения об экземплярах переносятся при копировании Спецификации тома только частично: переносятся ЭД "Место хранения" и "Канал поступления" (предполагается, что число экземпляров и их направление являются общими для всех томов одного издания), а ЭД "Статус" определяется равным "2" (экземпляр ожидается).
В новом документе необходимо определить полученные экземпляры - заменить значение статуса на "0" (экземпляр поступил) и внести инвентарный номер и штрих-код; дата регистрации, идентификатор партии (номер КСУ и номер акта) для этих экземпляров при сохранении документа будут введены автоматически. Сведения о других, еще не полученных экземплярах тома, будут рассматриваться системой (и идентифицироваться в форматах выдачи) как заказанные (ожидаемые).
При вводе библиографических данных тома следовать рекомендациям, данным в п.5.1.1.1 для однотомных изданий.