Доценко Е. - Документационное обеспечение управления
Предлагаемое учебное пособие рассматривает историю развития документации в России, нормативно-методическую базу, государственные стандарты на документацию, классификацию документов, правила работы с документами с учетом требований стандарта ГОСТ Р 6.30-97.Пособие предназначено для обучающихся по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов.
КРАТКАЯ ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИИ И СЕКРЕТАРСКИХ СЛУЖБ В РОССИИ
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.
Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному и социальному неравенству, закреплявшемуся в документах.
В конце IX века этот процесс привел к образованию классов. Все это отражено в документе, памятнике древнерусского права - Русской Правде.
Приказное делопроизводство
В конце ХУ в. появляются первые приказыцентральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы органы государственного управления на местах. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной.
В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.
Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного управления число приказов росло.
Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50. Кроме приказных изб на местах были такие органы, как земская изба, губная изба, возглавляемые старостами, городничими.
В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку выписать, а после исполнения вклеить в столп (подклеить к делу).
Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его.
Документы этого периода имели форму свитка, длина разработки номенклатур структурными подразделениями н представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.
Разработку номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы
Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или ранее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.
Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, согласовывает с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем се утверждает руководитель структурного подразделения.
Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.
Номенклатуры печатают в 4-х экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы.
Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа, а четвертый оставляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с I января следующего календарного года. Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и
хранения дел для организаций определенной категории или системы.
Примерные номенклатуры устанавливают примерный состав дел для тех организаций, на которые они распространяются. Этот вид номенклатуры имеет рекомендательный характер. Независимо от наличия типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна иметь конкретную номенклатуру в качестве нормативного документа. Она представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в календарном году, для данной организации (или ее структурных подразделений).
При разработке конкретных номенклатур организации, входящие в единую подведомственную сеть, применяют типовые н примерные номенклатуры. Для того, чтобы квалифицированно составить номенклатуру, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего объема организационнораспорядительной, планово-отчетной и других групп документов, образующихся в процессе деятельности организации Основой для составления номенклатуры являются:
¦ устав (положение) организации;
¦ положения о структурных подразделениях;
¦ классификаторы участков деятельности и кодификаторы структурных подразделений (при их наличии);
¦ штатные расписания;
¦2 планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений; номенклатуры организации за прошлые годы;
¦ описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу,
¦ акты о выделении документов н дел к уничтожению;
¦ типовые и примерные номенклатуры дел данной системы (при их наличии);
¦ решения Государственной архивной службы России и территориальных архивных органов об изменении сроков хранения тех или иных категорий документов.
Номенклатуру дел на предстоящий календарный год составляют на основании номенклатур структурных подразделений заранее, так чтобы утвердить и ввести ее в действие с I января. Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений - на руководителей подразделений. Работу по составлению номенклатуры строят в соответствии с приказом руководителя организации.
В нем должны быть указаны сроки свитка часто была весьма значительной. Например, Соборное уложение 1649 г., содержавшее основные законы России ХУII в., имело общую длину столба 309 м.
Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа черное письмо составлял подьячий средней руки, дьяк чернил его, то есть исправлял, а молодший подьячий белил, то есть писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, старый подьячий справлял переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. Справленные документы подписывали дьяки.
Подпись растягивали на всю ширину документа с целью охраны от подлогов.
В период приказного делопроизводства царь издавал указы, акты, жалованные грамоты. Боярская дума издавала приговоры.
Характерной особенностью документов этого периода было безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.
В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово волокита. Подклеенные в столбцы длиной в среднем 5080 м документы наматывались на палочки в свитки.
Ленты при чтении волочились, отсюда родилось это понятие.
И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки.
Коллежское делопроизводство
Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I. Взамен устаревшей системы приказов в 17171718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром 1 27 февраля 1720г.
В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине.
Канцелярию Сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари тянули воз ежедневной скучной работы с текущими делами.
Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.
Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет вершенных и невершенных дел, хранил печать коллегии (канцелярии).
Глава XXIX Генерального регламента называлась О секретарском управлении, в ней впервые излагалось требование об учтивости секретаря. Также на попечении секретаря была и сохранность документов.
Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, ленность и недосмотр наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до лишения живота и пожитков. При Петре I был составлен моральный кодекс Юности честное зерцало, в котором были сформулированы основные требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.
В 1722 году был принят Табель о рангах закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. Табель состоял из 14 классов или рангов чиновников. Секретари относились к 4 классу.
Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.
С 1763 г. была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в приеме прошений на высочайшее имя. На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели.
Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще 2-3 секретаря.
Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса.
В конце XVIII в. существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари.
Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось слово архив.
Исполнительное делопроизводство
В течение всего XVIII в. имел место процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами.
Указом об учреждении министерства, изданном в 1811 г., были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь
разглашать сведения о составе находящихся у него документов и материалов, системе их защиты и месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы и персонала.
оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте.
Секретарю-референту следует учитывать, что работающий в
фирме злоумышленник или работник фирмы, сотрудничающий со злоумышленником, похищают, уничтожают или фальсифицируют, как правило, не те документы, с которыми они сами работают, а документы информации, доверенные другим сотрудникам фирмы. Особую ценность в этом плане для злоумышленника представляет секретарь-референт как лицо, наиболее осведомленное о тайне фирмы.
Следовательно, возлагаемая на секретаря-референта функция по осуществлению доступа персонала к конфиденциальным документам является важной составной частью в реализации системы обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы. Контроль за соблюдением этих правил органически входит в состав служебных обязанностей секретаря-референта некрупный предпринимательской фирмы.
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатура дел является важнейшим элементом делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Без нее невозможно получить оперативную информацию, содержащуюся в документах.Номенклатура дел предназначена для: классификации документов; порядка формирования дел в делопроизводстве учета дел; группировки исполненных документов в дела; систематизации дел; индексации дел; фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов; использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно); использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные, конкретные;
Типовые номенклатуры определяют типовой состав и сроки сотрудников, не сдающих по объективным причинам технические носители информации на хранение секретарю-референту в конце рабочего дня, организацию особой охраны помещений и компьютеров.
Сотрудникам фирмы, работающим с конфиденциальными документами, информацией, запрещается:
использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документах, докладах и интервью, рекламных материалах, выставочных проспектах и любых других информационных сообщениях массового доступа;
сообщать кому-либо (в том числе сотрудникам фирмы) устно или письменно конфиденциальную информацию, несанкционированно передавать документы, даже если это связанно со служебной деятельностью;
вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведения, по не защищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;
обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего пользования;
снимать копии с конфиденциальных документов и делать из них выписки без письменного разрешения первого руководителя;
знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать за их компьютерами без письменного разрешения первого руководителя;
переписывать сведения из документов в личные дневники, карточки учета работы, календари, еженедельники и т. п., переносить их в справочные и личные учетно-плановые массивы ЭВМ;
вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото-, видеоаппаратами, компьютерами, магнитофонами, плеерами, переговорными устройствами, техническими носителями информации (дискетами и т. п.), радиотелефонами, копировальными аппаратами;
выносить документы из здания фирмы без письменного разрешения первого руководителя;
оставлять документы на рабочем столе или работающий компьютер при любом по длительности выходе из помещения;
хранить конфиденциальные документы вместе с открытыми документами и материалами, формировать в одном деле или машинном массиве конфиденциальные и открытые сведения;
разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации и о личных идентифицирующих кодах и паролях;
определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти указы и предписания; местные губернские власти имели право рассылать указы от имени его императорского величества; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения и представления. К высочайшей власти обращались также с всеподданнейшими докладами, прошениями, жалобами.
Равные по положению учреждения обменивались отношениями. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие.
Это привело к дальнейшей централизации государственного аппарата.
Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащие сведения об организации. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.
Указом Общее учреждение министерств предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью в канцелярию министра или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция.
В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общихв канцелярии и департаментах, и частных в отделениях канцелярии и департаментов. И общие, и частные журналы регистрации документов состояли из трех частей: для регистрации документов верховной власти, для обыкновенных бумаг и для секретных документов.
23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом создания профессионального секретарского труда в нашей стране.
После 1840 г. личные секретари появились на многих предприятиях России. В 1868 г. в Харькове были открыты первые секретарские курсы, подобные учебные заведения в США появились в 1879 г., в Англии и Франции в 19001907 гг.
Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале ХХ столетия, особенно в области механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, включая новые в то время перьевые ручки.
Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.
Начиная с 18 84 г., в России издавались восемь специализированных журналов, рассматривающих вопросы конторского и секретарского труда, такие, как Вестник контор и канцелярий, Бюллетень конторщика, Машинопись, Стенограф и др.
Развитие делопроизводства в 1917-1990 гг.
Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о необходимости выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях.
В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям. Секретарями В. И. Ленина были образованные дамы: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиевавыпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов.
В 1923 г. при ВСНХ СССР было создано бюро Стандартизация, которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В стране издавались специальные журналы: Стенография и машинопись, Вопросы организации и управления, Техника управления и др.
Секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей. Однако расцвет секретарского труда был недолгим.
В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами.
В 1932 г. было принято решение, разделившее всех секретарей на две неравноценные (в должностных обязанностях и окладах) группы. Первые стали называться помощниками и референтами, а вторые машинистками-секретарями 1-й и 2-й категорий.
На вторых были возложены механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление и хранение документов.
В начале 60-х годов секретари получили новые должности: секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка и им были документ не адресован руководителем, не только не имеют право доступа к нему, но и не должны знать о существовании такого документа и исходных данных о нем. Даже в том случае, если эти сотрудники имеют допуск к данной тематической группе конфиденциальных сведений.
В такой ситуации эти сотрудники являются, по существу, посторонними лицами.
Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме (в том числе случайные, несанкционированные) обязательно фиксируется секретарем-референтом в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и росписи лица, который обращается к документу.
ОСОБЕННОСТИ ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТАМ:
доступ к персональному компьютеру, серверу или терминалу;
доступ к машинным носителям информации, хранящимся вне ЭВМ;
непосредственный доступ к базам данных и файлам.
Доступ к машинным носителям конфиденциальной информации,
хранящимся вне ЭВМ, предполагает:
организацию учета и выдачи сотрудникам чистых носителей информации;
организацию ежедневной фиксируемой выдачи сотрудникам и приема от сотрудников носителей с записной информацией (основных и резервных);
определение и регламентацию первым руководителем состава сотрудников, имеющих право оперировать конфиденциальной информацией с помощью компьютеров, установленных на их рабочих местах, и получать у секреторя-референта учетные машинные носители информации;
организацию системы закрепления за сотрудниками машинных носителей информации и контроля за сохранностью и целостностью информации, учета динамики изменения состава записанной информации;
организацию порядка уничтожения информации на носителе (форматирование носителя) и порядка физического уничтожения носителя;
организацию хранения носителей у референта в рабочее и нерабочее время, порядка эвакуации носителей в экстремальных ситуациях;
определение и регламентацию первым руководителем состава конфиденциально, СК - строго конфиденциально, ДСП - для служебного пользования.
Следующим направлением деятельности в области защиты коммерческой информации является определение порядка доступа сотрудников фирмы к информации, составляющей коммерческую тайну. При этом необходимо учитывать должностные обязанности, профиль деятельности сотрудников, их надежность и преданность интересам фирмы. Доступ сотрудников к различным категориям коммерческой информации фиксируется в трудовом договоре (контракте), должностных инструкциях. В этих же документах устанавливается ответственность сотрудников за соблюдение коммерческой тайны.
Обязательство о неразглашении коммерческой тайны желательно распространить не только на весь период работы сотрудника в фирме, но и на определенный период после перехода на другую работу.
Разрешение (санкция) на доступ к конфиденциальной информации может быть дана при соблюдении следующих условий:
наличия подписанного приказа первого руководителя о приеме на работу (переводе, временном замещении, изменении должностных обязанностей и т.п.) или назначении на должность;
ОФОРМЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТЕЙ
Выдача доверенностей на более длительный срок гражданским законодательством Российской Федерации запрещена! Срок действия может быть определён конкретной датой (действует до 08 мая 1999г.) или же определённым промежутком времени с момента её выдачи (в течение 1 года со дня выдачи). Если в доверенности по каким-то причинам не указан срок её действия, то в соответствии опять же с п. 1 ст.186ГКРФ такая доверенность имеет силу в течение одного года со дня её совершения. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указаний о сроке её действия, сохраняет силу до её отмены доверителем.
По правилам, срок действия доверенности указывается в её конце.
В доверенности необходимо отразить полное наименование организации - доверителя, ее местонахождение, а также фамилию, имя, отчество (а в необходимых случаях и занимаемую должность) поверенного. Не лишним будет отразить паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность поверенного.
Если поверенным является юридическое лицо, указывается его полное наименование.
В доверенностях на имя адвоката указывают его место работы (адвокатскую фирму, юридическую консультацию).
работника), место в системе управления, основная задача деятельности (в соответствии с одной из основных задач структурного подразделения). Для обозначения места в системе управления обычно используют принятые при разработке Положений о персонале названия должностей по внутренней градации персонала предприятия: руководители, должностные лица, специалисты, сотрудники/ работники/рабочие/служащие;
в чьем непосредственном подчинении находится работник (дополнительно кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица);
порядок назначения на должность и освобождения от нее (приема и увольнения для рядовых работников предприятия);
порядок замещения в случае временного отсутствия работника (закрепляется схема взаимозаменяемости или перераспределения обязанностей, в том числе и порядок приема-передачи дел материально ответственными лицами);
как организуется работа самостоятельно работником, в соответствии с планом работы структурного подразделения или по утвержденному руководством предприятия гибкому или специальному графику работы;
установлен ли работнику ненормированный рабочий день (если его должность, специальность или профессия включены в утвержденный приказом руководителя организации Перечень должностей, специальностей и профессий с ненормированным рабочим днем);
входит ли работник в состав какого-либо коллегиального органа по должности (для руководителей особенно важно закрепить их членство в аттестационных, квалификационных, бюджетных, кадровых комиссиях, а для рядовых сотрудников возможность их включения в состав комиссии по приему-передаче дел, проведению инвентаризации, списанию имущества и других);
чем сотрудник руководствуется в своей деятельности (обычно в списке нормативов указывают действующее законодательство, документы органов управления предприятием, действующие нормативные и технологические документы, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении и конкретную утвержденную должностную инструкцию);
чьи уставные и письменные распоряжения выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие);
квалификационные требования (особенно к образованию и стажу работы);
что должен знать работник (в должностной инструкции могут быть сформулированы по усмотрению руководства следующие подпункты: краткий перечень общих требований к знаниям в соответствии с типовой квалификационной характеристикой специальности, типовой перечень знаний, необходимых для замещения должностей)
В разделе 2 Функции следует перечислить основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями (или с одним из направлений) деятельности структурного подразделения. В формулировках необходимо четко отразить вклад сотрудника, указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.
Раздел 3. Должностные обязанности строится в зависимости от логики и структуры текста предыдущего раздела и обычно включает перечисление работ, операций, которые выполняются сотрудником ежедневно или с большой периодичностью.
Должностные обязанности целесообразно объединять в однородные группы в соответствии с функциями сотрудника, причем в начале текста необходимо перечислять должностные обязанности, которые он выполняет самостоятельно, а в заключении те, которые выполняются им в сотрудничестве с другими. Для удобства представления должностных обязанностей текст этого раздела может быть разделен на две части:
3.I. Работник выполняет самостоятельно: ...
3.2. Работник участвует в ...
Раздел 4 Права обычно строится по следующей логической схеме:
права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые он имеет право решать самостоятельно);
права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей (кроме простого перечисления конфиденциальных сведений возможно и установление процедуры доступа сотрудника к ним, особенно если эти сведения относятся к коммерческой тайне предприятия);
права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право сотрудник, выполняя заключают между собой соглашение об обязательстве доверителя не отменять действие доверенности до истечения срока ее действия. Скажу сразу, такое соглашение не имеет юридической силы, и обязательство доверителя не влечет никаких правовых последствий.
Поверенными в рассматриваемой нами ситуации в большинстве случаев выступают сотрудники организации-доверителя, но доверенности могут выдаваться и другим лицам, не связанным с организацией трудовыми отношениями, а также и организациям.
Поверенный также должен обладать гражданской правоспособностью и дееспособностью. Надо отметить, что поверенный не может совершать определенные действия от имени доверителя, если он не имеет право совершать их самостоятельно.
Поверенному в ряде случаев требуется специальное разрешение (лицензия) на совершение ряда действий, для совершения которых законодательство требует наличие такого разрешения (лицензии).
Поверенный в соответствии с п.3 ст. 182 ГКРФ не может совершать сделки от имени доверителя ни в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства (когда лицо постоянно и самостоятельно представительствует от имени предпринимателей при заключении ими договоров в сфере предпринимательской деятельности).
Поверенный не вправе выходить за пределы полномочий, предоставленных доверенностью. Сделка, заключенная с превышением полномочий, считается заключенной от имени и в интересах самого поверенного, если только организация-доверитель впоследствии не одобрит ее.
Действие доверенности прекращается в следующих случаях:
1. Истечения срока доверенности;
2. Отмены доверенности лицом, выдавшим ее;
3. Отказа лица, которому выдана доверенность;
4. Прекращения (ликвидации или реорганизации) юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
5. Прекращения юридического лица, которому выдана доверенность.
При оформлении секретарю важно неукоснительно соблюдать требования, предъявляемые к форме доверенности. Ст. 185ГКРФ предусматривает письменное исполнение доверенности.
То есть секретарь должен составить доверенность в форме письменного документа. Обычно для этого используется фирменный бланк основные требования, предъявляемые действующим законодательством к порядку их оформления и выдачи.
Наиболее актуальные моменты оформления лишь тех доверенностей, которые выдаются организациями для совершения определенных действий от их имени и в их интересах.
Определение ее содержит часть I статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) - доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.
На основании доверенности поверенное лицо (то есть тот, кому выдана доверенность) имеет право на совершение от лица, выдавшего доверенность - доверителя, - определенных действий.
Объем полномочий поверенного (т.е. тех действий, которые он имеет право совершать от имени доверителя) определяет сам доверитель. Отсюда можно выделить несколько основных видов доверенностей.
Так, генеральная или полная доверенность возлагает на поверенного право совершать все допустимые законом действия от имени организации-доверителя. Доверенность специальная - лишь ряд однородных действий в определенный промежуток времени (например, представительство по всем делам в арбитражном или общем судах; получение товарно-материальных ценностей, регулярно поступающих в адрес организации и т.д.).
На основании разовой доверенности допустимо совершение поверенным какого-либо конкретного юридического действия (например, представительство в арбитражном суде по одному конкретному делу, либо получение каких-то документов).
В соответствии с действующим гражданским законодательством выдача доверенности является сделкой, и к организации, ее совершающей, предъявляются все требования, какие существуют в отношении участвующих в сделках лиц.
Организация-доверитель должна в обязательном порядке обладать гражданской правоспособностью, т.е. иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности предусмотренным в ее учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности. Доверитель имеет право в любой момент отменить действие доверенности.
В этом случае он обязан известить об этом поверенного, а также всех тех лиц (организации, граждан), для представительства, перед которыми выдана доверенность. При прекращении доверенности поверенный должен возвратить доверенность. Часто встречается, что доверитель и поверенный
свои функциональные обязанности или по поручению руководителя);
права требовать выполнения определенных действий (особенно от подчиненных), права давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение);
права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов (особенно тщательно следует регламентировать право подписания документов, направляемых во внешние организации от имени предприятия).
Раздел 5 Ответственность предусматривает закрепление в должностной инструкции прежде всего ответственности за нарушение действующего законодательства, за нарушение требований организационно-правовых и других документов (обычно это те документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности, что устанавливается в разделе 1 Общие положения его должностной инструкции), которые могут быть допущены при реализации прав, основных задач и обязанностей, а затем - и ответственности за задержку исполнения или неисполнение обязанностей и за неполное использование прав.
В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором.
При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием не-, так как они придают негативный смысловой оттенок этому пункту текста.
Составляя текст раздела необходимо помнить и о том, что число пунктов сформулировано в предыдущем разделе Права, а оптимальным считается примерно равное соотношение объемов представленных прав и ответственности.
Раздел 6 Взаимоотношения. Связи по должности (иногда может называться Информация и документация) должен содержать регламентацию информационно-документационных связей работника, которые он осуществляет для достижения цели предприятия.
В начале раздела обычно указывают связи внутри предприятия, а затем связи с внешними организациями.
Если взаимоотношения сотрудника хорошо отлажены на уровне документов (или обмена информацией), то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: Работник передает... работник получает. В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на своем рабочем месте.
Раздел 7 Условия оплаты труда принято излагать в той же логической последовательности, что и соответствующий раздел текста Положения о структурном подразделении. Указывается, что работнику устанавливается должностной оклад в соответствии с контрактом или штатным расписанием предприятия, он может получать премии (в зависимости от конкретных условий работы, возможно, оговорить виды премий и условия их получения); может получать надбавки и ему может повышаться зарплата (при каких условиях и с какой периодичностью), работник может совмещать профессии.
Раздел 8. Показатели оценки работы. К числу общих показателей могут быть отнесены качество составления и оформления документов, отсутствие ошибок и служебных нарушений, отсутствие жалоб и претензий, нареканий со стороны руководителей, квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов, своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководителя, например, составление в срок..., представление в срок... и другие показатели оценки исполнительской дисциплины Образец должностной инструкции:
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Должностная инструкция Генеральный директор
(личная подпись)
дата инициалы, фамилия
секретарю структурного подразделения дата
І.Общие положения
1.1. Секретарь структурного подразделения относится к категории технических работников (специалистов) и выполняет все работы по делопроизводству и подчиняется непосредственно руководителю подразделения.
1.2. На должность секретаря принимается лицо со средним образованием, подготовкой по специальной программе и опытом секретарской работы не менее одного года.
(Требования к квалификации могут быть и более высокими и более низкими, что определяется самой организацией и зависит от уровня сложности выполняемой секретарем работы. Например, Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или Высшее образование и практический опыт работы).
1.3. Секретарь принимается и освобождается от должности приказом директора по представлению руководителя структурного подразделения.
на две группы. К первой относятся документы чаще всего сопровождающие основной документ, содержание его отдельных положений.
Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций
Акты
Акт документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован.
В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом Основание, которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца.
После слова Основание ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.
Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна).
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.
При подписании должности перед фамилиями не указываются.
ОФОРМЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТЕЙ
Как правило, в небольших организациях, где отсутствуют специализированные структурные подразделения (юридические отделы и т.д.), бремя оформления и регистрации доверенностей, выдаваемых этими организациями, ложится на секретарей. Секретарю, ответственному за доверенности, необходимо досконально знатьОбщее собрание постановило принять все предложения для прекращения деятельности ООО путем ликвидации.
3. Составьте протокол заседания профсоюзного комитета по вопросу выделения материальной помощи преподавателю Викторову Н. К. в связи с тяжелым материальным положением. Выступивший член профкома сообщил, что согласно акту проверки материального положения преподавателя Викторова Н. К. он нуждается в материальной помощи в размере 1000 рублей.
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕДОКУМЕНТЫ
К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Справки
Справка- это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида.
Они выдаются ежедневно. Это справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, и т.п.
Докладные и объяснительные записки
Докладная записка документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения. Текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей излагаются место, факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога о (об). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Объяснительная записка это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить
1.4. Секретарь в своей деятельности руководствуется распорядительными документами организации, указаниями руководителя структурного подразделения, правилами внутреннего распорядка, государственными нормативными документами в области делопроизводства, инструкцией по делопроизводству организации, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией. (Этот пункт может быть расширен за счет включения следующих документов - постановлений, распоряжений, приказов и других руководящих и нормативных документов управления, правил и норм охраны труда, производственной санитарии.)
1.5. Секретарь должен знать организационную структуру учреждения, фамилии, имена и отчества его руководителей и распределение обязанностей между ними, направления деятельности структурного подразделения, фамилии, имена, отчества и распределение обязанностей между сотрудниками структурного подразделения, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации организационной техники, средств связи, установленных в отделе, нормы служебного этикета. (Правила орфографии, пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов.)
1.6. Секретарь должен уметь работать на компьютере в среде Windows, Excel, Word; печатать на пишущей машине (со скоростью, например, 1S0 слов в минуту), принимать и передавать документы по факсимильной связи, выполнять копировальные работы, вести телефонные переговоры. (При необходимости в этом пункте могут быть перечислены и другие средства оргтехники - диктофоны, магнитофоны, приемно-переговорное устройство.)
2. Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности структурного подразделения, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает в экспедиции документы, поступившие по почте в адрес структурного подразделения, и проводит их первичную обработку.
2.2. В соответствии с инструкцией о делопроизводстве проводит сортировку входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые, передает документы, не требующие регистрации, непосредственно специалистам структурного подразделения.
2.3. Ежедневно в установленные сроки получает в группе регистрации канцелярии документы с резолюцией руководства организации, направленные для исполнения.
2.4. Регистрирует поступившие документы. (В этом пункте необходимо указать те формы регистрации, которые используют в подразделении для регистрации. Например, вносит данные о поступивших документах в базу данных.)
2.5. Своевременно передает поступившие документы на рассмотрение руководителя структурного подразделения.
2.6. В течение дня выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
2.7. Выполняет копировальные работы. (Оформляет заказы на копировальные работы.)
2.8. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалиста структурного подразделения.
Информирует руководителя о состоянии исполнительской дисциплины.
2.9. По поручению сотрудников подразделения принимает и передает документы по факсимильной связи.
2.10. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел.
2.11. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.
2.12. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя структурного подразделения, организует телефонные переговоры руководителя.
3.Обязанности
Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.2. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.
3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
4. Права
Секретарь имеет право:
4.1. Обращаться в канцелярию организации за консультациями по вопросам подготовки документов, организации их хранения и ведения делопроизводства.
4.2. Вносить руководству канцелярии предложения по совершенствованию работы с документами.
4.3. Требовать от сотрудников структурного подразделения выполнения сроков документов, правил их оформления, возврата документов после окончания работы.
S. Ответственность
Секретарь несет административную ответственность за:
5.1. Качественное и своевременное выполнение своих обязанностей.
5.2. Разглашение служебной информации.
5.3. Неиспользование предоставленных прав и нарушение служебной субординации.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
6. Взаимосвязи
протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступавших.
Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу.
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Кратко протоколируются также оперативные совещания.Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: Заседание ученого совета стенографировалось.
Стенограмма прилагается. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами.
В остальных случаях делаются выписки из протоколов.
- Задания:
1. Составьте протокол производственного совещания работников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.
2. Составьте протокол общего собрания учредителей ООО Дионис о ликвидации ООО в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидационную комиссию в количестве 7 человек, в составе: и поручить ей в месячный срок в соответствии с уставом общества и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам ООО в срок (два месяца) для заявления своих претензий у обществу; заключенные на 1999 год договора исполнить до 00.00.00, по остальным - сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в срок 6 месяцев выплатить им компенсацию в связи с условиями договора.
Голосование проводилось открытым путем. Результаты подсчета голосов:
За - 23 чел., Против - S чел., Воздержались - 3 чел.
прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя и инициалы.
Также оформляется слово Секретарь.
Далее перечисляются присутствующие. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности.
На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протокол.
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе Присутствовали указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько присутствовало на заседании. Далее следует повестка дня.
В этой части перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога О, ОБ.
В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.
Слово Слушали начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика указывается Текст доклада прилагается.
После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня -запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяется на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Постанавляющай часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях
Секретарь взаимодействует:
- со всеми сотрудниками структурного подразделения по вопросам документационного обеспечения управления, ведения делопроизводства,
- с канцелярией по вопросам организации делопроизводства, правил документирования,
- с хозяйственным отделом по вопросам снабжения канцелярскими принадлежностями,
- с бюро пропусков по вопросам оформления пропусков сотрудникам и посетителям отдела,
- с вычислительным центром по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, ее программного обеспечения.
Руководитель
структурного подразделения Личная подпись Инициалы, Фамилия
С инструкцией ознакомлен
Секретарь Личная подпись Инициалы, Фамилия Дата
- Задание:
Составьте должностную инструкцию секретаря приемной (reception).
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Уставэто свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами.Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, городских и районных администрациях.
Формуляр-образец устава состоит из следующих реквизитов:
S наименование министерства,
S наименование организации,
S вид документа (УСТАВ),
- / индекс,
- / дата,
- / место издания (город),
S гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано),
S текст (необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа) разделы в тексте изменяются, добавляются, такие, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов),
S подпись руководителя.
Положение это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа, например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение о структурном подразделении (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.)
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий.
В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть преамбула основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: S наименование министерства, ведомства,
S наименование организации,
- / наименование структурного подразделения,
- / дата,
- / индекс,
фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений.
Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты:
S наименование ведомства,
- / наименование организации (структурного подразделения), - / указание вида документа ПРОТОКОЛ,
- / дата заседания,
- / номер,
- / место заседания,
S гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению),
- / заголовок,
¦/ текст,
S подписи.
На протоколе проставляется именно дата заседании, не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тирс дата окончания, например 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении может быть, учебного года).
В реквизите место заседания указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, собрания трудового коллектива. После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указывается председательствующий; секретарь; присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания.
Словом председатель начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с
Логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:
для доклада описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);
для текущего отчета констатация достижений к определенному времени; Описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.
Если в докладе намереваются не просто провести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значит, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность естественно приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно.
Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим.
Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.
Структура и образец. В докладе необходимы следующие элементы:
¦ вступление указание на сущность содержания документа; хотя бы в одном предложении;
¦ определение цели, т.е. отражение того сам документе, что объясняет его назначение;
¦ основная часть изложение основных фактов;
¦ выводы (заключения), если они требуются ,
¦ рекомендации, если они требуются,
¦ резюме краткое изложение сути документа.
Требования к составлению и оформлению протоколов
Протокол организационно-распорядительный документ,
'б наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ),
'б место издания, б гриф утверждения, б заголовок к тексту, б текст, б подпись,
б отметка о согласовании.
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
К распорядительным документам относятся: постановление, указание, приказ, решение, распоряжение. Они готовятся аналогично друг другу формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, рабочей группой.
Приказ
Приказ (по основной деятельности) правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами.
Подготовка приказа, как правило, поручается структурному подразделению: группе лиц, отдельному должностному лицу.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа ложится документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие.
Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами от нулевого положения
табулятора (левое поле). Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы, фамилия или структурное подразделение) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).
Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.
Дата приказа - это дата подписания приказа, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие -заместитель.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа отсутствует, его перепечатывают.
Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.
К проекту приказа составляется список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ. Проект приказа до подписания согласовывается с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом.
Виза состоит из элементов: должность визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы, фамилия), дата.
Например:
Юрисконсульт
Личная подпись И. О. Фамилия
Дата
Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, когда приказ затрагивает их интересы. Оформляется грифом согласования, листом согласования.
Гриф согласования состоит из элементов: слова СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату.
С приказов можно делать копии и выписки согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.
Подлинники приказов хранятся в канцелярии, не выдаются для пользования.
Формуляр-образец состоит из реквизитов:
С герб, эмблема;
С наименование министерства или ведомства (если есть);
С наименование организации;
С наименование вида документа (ПРИКАЗ);
Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.
Регламент может быть приблизительно таким: I) ВСТУПИТЕЛЬНОЕ слово (оговариваются временные ограничения) - не более 10 мин.; 2) основной доклад - до 30 мин; 3) вопросы докладчику - не более 2 мин каждый; 4) содоклад, сообщение - не более 10 мин; 5) вопросы содокладчику - не более 1 мин на каждый; 6) выступления 5-7 мин; 7) ответ докладчика - не более 5 мин.; 8) ответы содокладчиков - не более 3 мин на каждый; 9) справка по ходу совещания - не более 3 мин; 10) чтение проекта решения - не более 5 мин; 11) предложения по проекту решения - не более 3 мин; 12) подведение итогов совещания - не более 10 мин.
Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность - не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.
Структура доклада и отчета
Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета).
Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая - информирование, вторая -информирование и убеждение. Когда назначение документа -информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает.
Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть:
¦ хронологическая последовательность событий;
¦ географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);
¦ степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).
Если наша цель - убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений.
Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации - его собственные.
¦ организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников, г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия, е) информирование участников по интересующим их вопросам, ж) снабжение, участников канцтоварами;
¦ организационные работы секретариата совещания;
¦ техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);
¦ документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания;
¦2анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организации и проведения совещания.
Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.
Составляется смета расходов. Определяется повестка дня.
В соответствующем документе указывается тема, которая; будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания. Например:
Повестка дня.
1. О работе технического совета предприятия. Доклад главного инженера предприятия, кандидата технических наук Зайцева А. И.
2. О работе филиала предприятия в г. Кемерово. Сообщение заместителя начальника предприятия, кандидата технических наук Федорова С. Н.
Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашения входят:
- обращение;
- информация о дате и месте проведения совещания;
- повестка дня;
- предложение принять участие;
- просьба о подтверждении участия.
Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания. Определяется регламент работы.
Он должен предусматривать четкую организацию совещания, порядок рассматриваемых вопросов.
S дата, номер (в пределах календарного года);
S место издания (город) если указано в наименовании организации не пишется;
S заголовок (начинается с предлога О или Об, например, Об итогах...)
S текст;
S подпись;
S визы согласования;
S отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Приказы оформляются на общих бланках или на специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа ПРИКАЗ.
Подписанные приказы передают в канцелярию (или секретарю) для регистрации.
Примерная форма журнала регистрации приказов см. стр. 45.
Выписка из приказа
Выписка копия части документа. В выписке берется только та часть текста, которая нужна для работы.
Констатирующая часть пишется полностью (если она сеть).
Реквизиты выписки:
S наименование министерства или ведомства;
S название организации;
S название вида документа ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
S дата, номер (индекс) те же, что у приказа;
S место составления;
S заголовок;
S часть текста;
S подпись (кроме личной);
S заверительная надпись (отделяется от подписи 23 интервалами).
Слово Верно, наименование должности, дата пишутся от левого поля, расшифровка подписи после 48 печатного знака от левого поля).
Распоряжение
Распоряжение правовой акт управления государственного органа, имеют обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжения бывают длительного действия и касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании.. В повестку дня нередко включаются много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение.
В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.
В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.
Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.
Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю, после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем, самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.
Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, из других областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:
¦ выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;
¦ ознакомление предполагаемых участников с повесткой;
¦ выработка регламента совещания;
¦ подготовку материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного, сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения;
- Задания:
Составьте проекты приказов:
1. Директора Тольяттинскою завода химконцентратов о премировании работников экономического отдела за досрочную разработку техпромплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада.
Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
2. Ректора Новосибирского государственного университета об утверждении номенклатуры дел в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству Министерства образования Российской Федерации. Заведующей канцелярией поручено обеспечить методическое руководство структурных подразделений вуза.
Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
3. Директора открытого акционерного общества Лад о назначении ответственных за пожарную безопасность на 1999 год. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
Составьте проекты распоряжений:
1. Заместителя ректора Ульяновского государственного технического университета о предоставлении к 20.10.99 информации о планируемых кафедрами научных конференциях и семинарах в 2000 году. Основание письмо министерства образования Российской Федерации.
2. Директора пищевого комбината о работе праздничные дни. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ
Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т. д.).
План предусматривает календарные сроки проведения заседаний; вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании.
В повестку дня рекомендуется предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: в соответствии, в связи, в целях...
Формуляр-образец состоит из реквизитов:
У герб, эмблема;
У наименование министерства или ведомства (если есть);
У название вида документа;
У дата, номер (в пределах календарного года);
У место издания;
У заголовок к тексту;
У текст;
У подпись;
У визы;
У отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст оформляется на бланках формата А4.
Проект Распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.
Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица, в последнем пункте указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.
Указание
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам организационно-методического характера.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается устойчивыми формулировками: Во исполнение.... В целях..., В соответствии...
Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ. Текст может делиться на пункты.
Каждый пункт строится по схеме: исполнитель в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ -действие - срок исполнения.
В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнение документа на должностное лицо (указывается должность, инициалы, фамилия). Если контроль за исполнение берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт писать не надо. Датой указания является дата подписания.
Оформляется на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.
Формуляр-образец состоит из реквизитов:
S герб;
S наименование министерства;
S наименование организации;
- / наименование структурного подразделения;
S название вида документа УКАЗАНИЕ;
- / дата, номер (порядковый номер в пределах года);
- / место издания;
- / заголовок;
¦/ текст (пишется через 1,5 интервала);
S подпись.
Постановление
Постановления издаются высшими органами государственной власти, комитетами, комиссиями, образуемыми при органах власти.
Различают постановления, которыми решаются организационные вопросы деятельности комиссии, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждение плана) и постановления, адресуемые для исполнения другими органами, предприятиями, должностными лицами.
Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления обязательные для исполнения.
Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера (Предложить, Рекомендовать).
В постановлениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы. Постановления утверждают разные нормативные документы.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части, подписывается председателем коллегиального органа и секретарем. Проект визируется юрисконсультом.
Постановление печатают на бланках формата А4.
Реквизиты постановления:
S герб;
S наименование организации;
- / название вида документа;
- / дата, номер;
- / место издания;
S заголовок к тексту;
S текст;
- / подпись;
S визы.
Решение
Решение распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаются министерствами, ведомственными, научными советами.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа в констатирующей части указывают номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.
Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) действие срок исполнения.
Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.
Решение оформляется на бланках формата А4.
Формуляр-образец решения состоит из реквизитов:
S наименование организации автора документа;
S наименование вида документа РЕШЕНИЕ;
S дата (принятие решения на заседании коллегиального органа), номер;
- / место издания;
S заголовок к тексту;
¦/ текст;
- / подпись (председателя, секретаря);
- / визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения);
S отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Схема классификации документов по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы из других предприятий, организаций и от частных лиц);по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: официальные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по стадиям: оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки, дубликаты;
по срокам хранения: до 10 лет, свыше 10 лет, постоянно;
по гласности: секретные (для служебного пользования, совершенно секретно, конфиденциально), несекретные;
по средствам фиксации', письменные, графические, фото-, кинодокументы и т.д.
Подлинник это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой копия), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Предприятиям и организациям предоставлено право, в случае утери владельцем подлинного документа, выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой дубликат), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
- Задание'
Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. (От лат. requisium требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, событий.
С I июля 1998 года вводится новый стандарт ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов.
В предисловии к новому стандарту указано, что он введен впервые, так как ГОСТ Р 6.30-97 является первым именно российским стандартом, а ранее действовавший ГОСТ 6.38-90 был общесоюзным.
Прежде всего следует обратить внимание на первый раздел стандарта область применения. Настоящий стандарт общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя.
Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба. Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан. Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям.
Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.
Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.
Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан. Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прил. 7.2-7.4).
Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-97.Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например, К-187 от 12.06.97.
Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка Повторно. Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Предложения, кроме того, адрес автора обращения может быть написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до полного решения вопроса и помещается с ним в дело.
В нижнем правом углу документа проставляется регистрационный штамп учреждения, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним.
Существуют три основных вида обращений: предложение, заявление, жалоба.
Предложение - вид обращения, цель которого, во-первых обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений и общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.
Заявление - вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций.
В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба - вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида.
Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, в соответствии, с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса.
Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационнораспорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) -постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
¦ федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;
¦2предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 текст документа;
20 отметка о наличии приложения;
21 подпись;
22 гриф согласования документа;
23 визы согласования документа;
24 печать;
25 отметка о заверении копии;
26 отметка об исполнителе;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 отметка о поступлении документа в организацию;
29 идентификатор электронной копии документа.
Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.
При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.
Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит 05 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит 06 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
Технология работы с обращениями граждан требует организации следующих операций:приема граждан;
приема и первичной обработки письменных обращений;
регистрации обращений;
направления обращений на исполнение;
уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;
уведомления заявителя о длительном рассмотрении обращения;
контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
информационно-справочной работы по обращениям;
извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующих органах;
группировки в дела и текущего хранения документов;
анализа поступивших обращений;
опубликования в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение.
Обращение может быть подано в письменной форме, лично или по почте, а также устно должностному лицу, наделенному правом рассмотрения обращений, или ведущему личный прием.
Личный прием граждан осуществляют руководители учреждений, их заместители. Установленные время и место приема должны быть вывешены на видном месте. Желательно выбрать свободное от работы время. Приемная должна быть хорошо оборудована.
Обязательно должны быть бумага и ручки, чтобы обращение могло быть оформлено в письменную форму. Секретарь должен помогать руководителю вести прием, встречать посетителей, вести их регистрацию. Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность секретаря во многом определяет атмосферу приемной. Во время приема целесообразно вести журнал, где фиксируются: дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия принимавшего и результаты рассмотрения.
Такая регистрация может вестись на карточках. Письменные обращения принимаются централизованно в одном месте.
После вскрытия письма конверт не уничтожают, т.к. штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Реквизит 07 Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Реквизит 08 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положение об организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным УСОРД.
В письме наименование вида документа не указывают.
Реквизит 09 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколадата заседания (принятия решения), для актадата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то дата документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц офрмляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без
кавычек), например: I марта 1999 года.
Реквизит 10 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Реквизит 11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Реквизит 12 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам Наименование организации и Справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
Реквизит 13 Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Реквизит 14 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностому или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Министерство юстиции России Управление систематизации законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АО Ивановский текстиль
Бухгалтерия Старшему экономисту А. С. Васильеву
Если документ отправляют в несколько однородных организаций
Исковое заявление
о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнение трудовых обязанностей
(Указать ф.и.о. ответчика) работает в должности (указать место работы и должность).
С ним заключен договор о полной материальной ответственности.
Проведенной_г. ревизией (инвентаризацией) подотчетных
ответчику товарно-материальных ценностей выявлена недостача (указать перечень недостающих ценностей и их стоимость). Недостача образовалась вследствие (указать обстоятельства образования недостачи).
Вина ответчика в недостаче товарно-материальных ценностей подтверждается (привести доказательства в подтверждение иска).
В соответствии с п. 3 ст. 121 КЗоТ РФ
ПРОШУ:
Взыскать с ответчика (указать ф.и.о.) в пользу истца_(сумма
цифрами и прописью) рублей в возмещение ущерба и_рублей на
судебные расходы, а всего_рублей.
Прошу в целях обеспечения иска наложить арест на имущество ответчика (при наличии сведений указать местонахождение имущества).
Приложение:
1. Копия приказа о приеме ответчика на работу.
2. Копия договора о полной материальной ответственности.
3. Акт ревизии (инвентаризации).
4. Иные материалы, подтверждающие обоснованность иска (материалы
проверок, объяснительные записки, копии приказов о наложении дисциплинарных взысканий, докладные и т.п.) на_листах.
5. Копия искового заявления.
6. Документ об оплате государственной пошлины.
Руководитель подпись расшифровка подписи
Большое значение для организации имеет работа по регистрации
и учету как предъявляемых, так и предъявленных претензий и исковых заявлений. При хорошо поставленной регистрационно-учетной деятельности обеспечивается сохранность документов, имеется возможность для контроля за своевременностью их рассмотрения, направлением и получением ответов.
Значение учета еще состоит и в том, что он позволяет организации проводить анализ того, по каким мотивам предъявляется большое количество претензий и исков, выявлять причины подобных обстоятельств, а на основании выводов проведенного анализа готовить и направлять руководству соответствующие предложения.
судом). К отзыву прилагаются необходимые документы, подтверждающие мотивы полного или частичного отклонения исковых требований. Подписывается отзыв самим лицом, участвующим в деле или его представителем (в данном случае к отзыву прилагается доверенность, подтверждающая полномочия представителя).
Направление отзыва государственной пошлиной не облагается.
Исковые заявления в суды общей юрисдикции имеют много общего с исковыми заявлениями в арбитражный суд. Требования к их оформлению содержатся в ст.
126 Гражданского процессуального кодекса РФ. Заявления подаются в письменной форме с указанием наименования суда, названия истца и его местонахождения, тех же данных об ответчике и других лицах, участвующих в деле.
Истец должен указать в заявлении обстоятельства, на которых он основывает свои требования, а также представить доказательства, подтверждающие изложенные им обстоятельства.
Свои требования к ответчику истцу необходимо сформулировать в заявлении максимально конкретно и точно.
Подписывается заявление руководителем или его заместителем.
Большое значение для организации имеет работа по регистрации и учету как предъявляемых, так и предъявленных претензий и исковых заявлений. При хорошо поставленной регистрационно-учетной деятельности обеспечивается сохранность документов, имеется возможность для контроля за своевременностью их рассмотрения, направлением и получением ответов.
Значение учета еще состоит и в том, что он позволяет организации проводить анализ того, по каким мотивам предъявляется большее количество претензий и исков, выявлять причины подобных обстоятельств, а на основании выводов проведенного анализа готовить и направлять руководству соответствующие предложения.
Формы учета и регистрации претензий и исков различны. Лучшими из них можно признать следующие:
Примерная форма искового заявления в суд общей юрисдикции:
Дата_Исх._ (наименование суда) суд г. Москвы
Истец: (наименование и адрес предприятия)
Ответчик: (ф.и.о., адрес)
Цена иска_рублей
или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов Московской области.
В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке. Например, Председателю садового товарищества Можайские дали
В. А. Бунееву.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Реквизит 15 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите Гриф утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО Болшевский текстиль
Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2000.
СОСТАВ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
наличия подписанного сторонами трудового договора (контракта), имеющего пункт о сохранении тайны фирмы и иногда подписанного обязательства, о котором речь шла выше;прямого отношения функциональных обязанностей сотрудника передаваемым ему документам;
знания сотрудником требований нормативно-методических документов по защите информации и сохранении и сохранении тайны фирмы;
наличия необходимых условий в офисе для работы с конфиденциальными документами и базами данных.
Контроль за фактическим наличием этих условий возлагается на секретаря -референта небольшой фирмы.
Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям (документам, делам, базам данных и т.п.) всегда является строго персонифицированным (индивидуальным) и дается руководителем только в письменном виде: резолюцией на документе, приказом, утверждающим схему именного доступа к конкретным группам информации, утвержденным руководителем списком-разрешением на обложке дела и т. п.
Существует твердое правило: сотрудники фирмы, которым переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.
В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.
В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
В 19691970 гг. была разработана и утверждена серия стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки утверждены были только два: ГОСТ 6.38-72 Требования к оформлению документов и ГОСТ 6.39-72 Формуляр-образец.
С 1972 г. в стране начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.
В 19841986 гг. ВНИИДАД разработал систему документационного обеспечения управления, получившую название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Сегодня это одна из самых популярных специальностей, имеющая постоянный спрос, но уже требующая от секретаря высшего образования и специальной подготовки.
СОСТАВ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий.
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТАЦИЮ
Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации О стандартизации, принятым 10 июня 1993 г, это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии, единства измерений;
экономии всех видов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
К нормативным документам по стандартизации, действующим
на территории нашей страны, относятся:
государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);
применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты; правила, нормы и рекомендации;
условия платежей (кроме участников договорных отношений).
ФИНАНСЫ
сведения о финансовой деятельности фирмы (планирование прибылей, их возможные дополнительные источники, кредиты, финансовые прогнозы и др.), не входящие в состав документов обязательной финансовой отчетности.
НАУКА
цели, задачи, перспективы содержание научных исследований;
авторские разработки фирмы (ее ноу-хау), рационализаторские предложения, беспатентные изобретения, находящиеся в стадии разработки;
схемы и чертежи изделий, технологии производств, научные технологии.
ПЕРСОНАЛ ФИРМЫ, ПОДБОР ПЕРСОНАЛА
содержание анкет, тестов для проведения испытаний при приеме на работу;
личные дела, анкетные данные сотрудников, их домашние адреса и телефоны и т.п.;
сведения о приеме на работу специалистов и о переговорах с ними;
сведения о планируемых сокращениях персонала.
ПАРТНЕРЫ, КОНКУРЕНТЫ
сведения о партнерах (компаньонах, клиентах, поставщиках, заказчиках, посредниках, спонсорах), кроме тех, которые должны содержаться в открытых источниках;
сведения о фирмах-конкурентах.
ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ БЕЗОПАСНОСТИ
сведения о системе охраны и безопасности;
принципы организации защиты коммерческой информации;
сведения о времени следования, маршрутах транспортных средств, перевозящих сотрудников, документы, материальные ценности.
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
сведения об оригинальном программном компьютерном обеспечении;
пароли, ключи, используемые в работе с вычислительной техникой;
коды и процедуры доступа к информационным сетям и центрам фирмы.
Обозначение категорий может быть следующим: К других документов, регламентирующих работу с коммерческой информацией.
Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ, УПРАВЛЕНИЯ.
сведения о внутренней организационной структуре фирмы, не содержащиеся в уставе;
сведения об оригинальных методах управления;
решения руководства фирмы по организационноуправленческим вопросам.
ПЛАНЫ, ОТЧЕТЫ
планы развития фирмы, расширения и свертывания производств;
планы инвестиций и закупок;
планово-аналитические материалы;
оперативные, квартальные, годовые отчеты о деятельности фирмы.
ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
сведения о структуре производств, производственных мощностях, типах и размещении оборудования, запасах сырья и источниках его получения, о наличии материалов и готовой продукции;
сведения о подготовке, принятии, исполнении решений руководства фирмы по производственно-техническим вопросам;
сведения о целях, подготовке, обсуждаемых вопросах, результатах совещаний, заседаний, встречах, других коммерческих переговорах;
содержание и условия коммерческих контрактов (хозяйственных, производственных договоров, соглашений), сведения по их заключению и выполнению;
содержание коммерческой переписки.
МАРКЕТИНГ
сведения о направлениях, методах и результатах маркетинговых исследований;
сведения о рыночной стратегии, регионах сбыта продукции и оказания услуг, об оригинальных методах продаж и т.п.;
сведения о тактике и времени выхода на рынок.
ЦЕНОВАЯ ПОЛИТИКА
сведения о методах расчета и структуре цен, системе и размере скидок для определенной категории клиентов;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных объединений.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия определяются государственными органами управления.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации;
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;
ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.
Счет;
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы техникоэкономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД:¦ унифицированная система организационно-распорядительной документации;
¦ унифицированная система банковской документации;
¦ унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
¦ унифицированная система отчетно-статистической документации;
¦2унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
¦2унифицированная система документации по труду;
¦ унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
¦ унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и
ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в
Справка о работе с документами в_наименование организации по состоянию на 2000 г.
ЗАЩИТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА
Рабочее место секретаря это, как правило, приемная руководителя. Не следует забывать, что приемная то место, куда стекается вся информация, Практически вся эта информация проходит через секретаря.Секретарь оформляет, принимает, хранит все важнейшие документы фирмы, знает клиентов, поставщиков, заказчиков, деловых партнеров, домашние телефоны и адреса сотрудников, а также много других вещей, которые могут заинтересовать не только конкурентов, но и криминальные структуры.
Многофункциональность, присущая должностным обязанностям секретарям: работа с документами, подготовка встреч, совещаний и переговоров, приём посетителей, телефонные переговоры, связь руководителя с сотрудниками, работа со средствами электронной и вычислительной техники и многое другое заставляют отдельно проанализировать роль секретаря в защите коммерческой информации при осуществлении его основных функций.
Перечень сведений, содержащих коммерческую тайну, доводится до сведения персонала фирмы под расписку.
Указанный перечень используется при разработке Положения о коммерческой тайне, инструкции о закрытом делопроизводстве и деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
В настоящее время действует 37 классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:
1. Классификаторы информации обуправленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
¦ Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
¦ Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
¦ Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
¦ Общероссийский классификатор валют (ОКБ);
¦ Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
¦ Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
¦ Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
¦ Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
¦ Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
¦ Обще союзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
¦ Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
¦ Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
¦ Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
¦ Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
¦ Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.
Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах и формах документов, разрешенных к применению.
Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации и блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом: XX XX XXX X.
Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры -регистрационный номер, последняя цифра - контрольное число.
Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд 09010046 читается таким образом:
09 Унифицированная система документации Пенсионного фонда;
01 Документация по учету и распределению средств;
004 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный
фонд
6 Контрольное число.
ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая это документы по общим и административным вопросам, то есть вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа документы по функциям управления.Такие документы составляют работники финансовых органов, граждан оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72. На обложку дела при его заведении выносятся следующие реквизиты:
полное наименование учреждения с указанием его подведомственности;
название структурного подразделения;
индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;
номер тома, если дело имеет несколько томов;
заголовок дела;
срок хранения дела.
Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы.
Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.
Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются и архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством.
После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.
При автоматизированной обработке предложений, замечаний, жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.
заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь, например, К-187/1, К-187/2, К-187/3.
Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений. Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака К. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса.
Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов.
Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел.
Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы и соответствии с действующим законодательством. Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан, и обобщают их в виде аналитических справок (прил.
7.5-7.9) и представляют их своим руководителям.
Обложка дела с предложениями, заявлениями, жалобами бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Классификация документов деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Предметом нашего рассмотрения является административная система документации, которая делится по видам документов на:
1. Организационно-распорядительную положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы.
2. Справочно-информационную письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты.
3. По личному составу приказы по личному составу, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.
Поскольку первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (ДЕЛО документ или совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом), то она является основой правильного формирования дел.
Требования к бланкам
При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания акционеров
От 15.08.2000 14
Или
УТВЕРЖДЕН
Приказом Председателя
Правления банка
От 01.02.2000 82
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.
Реквизит 16 Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Зайцеву А. В.
Прошу подготовить проект соглашения с фирмой АТК
к 21.10.99. Личная подпись 05.10.99
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Реквизит 17 Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?
Например: Приказ о создании аттестационной комиссии.
Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
Реквизит 18 Отметка о контроле это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой К, словом или штампом Контроль.
Реквизит 19 Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательствами Российской Федерации и субъектов РФ о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
в федеральные органы государственной власти;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Реквизит 20 Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение,
Исковое заявление
об истребовании имущества из чужого незаконного владения и возмещении убытков
(Наименование истца) заключило с ответчиком (наименование
ответчика) договор купли-продажи киоска от_____2000г. ____,
принадлежащего ответчику на праве собственности и расположенного по адресу_.
Согласованная сторонами сумма в размере_рублей переведена
на расчетный счет ответчика платежным поручением _от_2000г.
Однако до настоящего времени киоск истцу не передан, им продолжают пользоваться работники ответчика, не допуская в него представителей истца.
Поскольку истец является собственником киоска с момента
перечисления продавцу согласованной суммы, что записано в п._договора
купли-продажи, то, следовательно, в настоящее время ответчик владеет киоском не законно. В соответствии со ст.454, 463 ГК РФ киоск должен быть передан истцу.
Кроме того, в связи с задержкой исполнения обязательств и непередачей
киоска более_месяцев, ответчик обязан возместить причиненные истцу
убытки в сумме_рублей; составляющие неполученную прибыль от
реализации товаров повышенного спроса в спорном киоске, что подтверждается расчетом суммы убытков.
На основании изложенного, прошу:
1. Обязать ответчика передать киоск истцу.
2. Взыскать с ответчика убытки в сумме_рублей, а также
расходы по госпошлинам.
Приложения:
1. Квитанция об отправке копий искового заявления ответчику.
2. Договор купли-продажи от_года.
3. Копия платежного поручения _от_года.
4. Расчет убытков.
5. Письмо ответчику с требованием о добровольной передаче истцу киоска.
6. Платежное поручение об уплате госпошлины.
Руководитель подпись И.О.Фамилия
При получении копии искового заявления ответчик (или другое лицо, участвующие в деле) вправе направить в арбитражный суд отзыв на это заявление, где мотивирует свои возражения против иска.
Форма и содержание отзыва сходны с исковым заявлением. Отзыв также должен быть в письменной форме, с указанием арбитражного суда, куда он направляется (то есть по месту принятия искового заявления), наименования истца по делу и самого лица, представляющего отзыв, а также номера дела (он присваивается подтверждающие.
Часто описав в заявлении суть дела (т.е. допущенные ответчиком нарушения), истец не указывает документальные или иные данные, свидетельствующие о допущенном нарушении.
При предъявлении к ответчику исковых требований необходимо сослаться в заявлении на законы или иные нормативные акты, обосновывающие эти требования. Чтобы сделать это грамотно и избежать возврата документов, рекомендуется прибегнуть к консультации юриста.
Для некоторых видов споров (например, по сделкам, связанным с перевозкой грузов, предоставлением услуг связи и т.д.) действующим законодательством предусмотрен так называемый досудебный (или претензионный) порядок урегулирования. То есть выставление нарушителю претензии является обязательным условием, предшествующим предъявлению иска в суд.
Истец в исковом заявлении обязан сообщить и подтвердить соответствующими документами (копией направленной претензией, ответом на нее и т.п.) соблюдение этого порядка.
Еще одно необходимое условие точного соблюдения формы и содержания искового заявления это перечень прилагаемых документов. Такими документами являются подтверждение уплаты государственной пошлины (платежное поручение или квитанция); доверенность, если заявление подписано представителем истца и др.
Исковое заявление изготавливается в нескольких экземплярах. Первый направляется в арбитражный суд, а копи истец самостоятельно рассылает вместе с копиями прилагаемых документов всем лицам, участвующим в деле (ответчику, третьим лицам).
Подтверждение направления копий (например, почтовая квитанция) прилагается к первому экземпляру искового заявления и направляется вместе с ним в арбитражный суд.
Примерная форма искового заявления в арбитражный суд
Дата_Исх._ Арбитражный суд
(наименование, адрес)
Истец: (наименование, адрес, банковские реквизиты) Ответчик: (наименование, адрес, банковские реквизиты) Цена иска_руб.
наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 К приказу директора института
15.06.2000 19
Реквизит 21 В состав реквизита Подпись входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите Подпись центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО Партнер Личная подпись А. А. Федоров
При оформлении на бланке документа должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности.
Реквизит 22 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии Личная подпись А. А. Груздова 12.07.99
Реквизит 23 Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела Личная подпись В. П. Смирнов
25.01.2000
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник юридического отдела
Личная подпись В. П. Смирнов
25.01.2000
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Реквизит 24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющими права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью организации.
Реквизит 25 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют заверительную подпись Верно, должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:
Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись М. М. Колоскова
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Реквизит 26 Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров или Петров Иван Васильевич
27 89 00 27 89 00
Реквизит 27 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении), слова В дело, номер дела, в котором будет храниться документ.
Реквизит 28 Отметка о поступлении документа в организацию
Организации обращаются с исками в общие суды по спорам, возникающим из гражданских и трудовых правоотношений, если ответчиком по делу является гражданин. Судами также рассматриваются и иски по спорам, возникающим из договоров перевозки грузов в прямом международном железнодорожном или воздушном грузовом обращении между государственными предприятиями, организациями, с одной стороны, и органами железнодорожного или воздушного транспорта, с другой стороны, вытекающие из соответствующих международных договоров.
Правовым основанием для возбуждения дел по спорам является исковое заявление.
В арбитражном судопроизводстве исковое заявление это процессуально-хозяйственный документ, при помощи которого заинтересованное лицо осуществляет свое право на обращение в суд за защитой нарушенных или оспариваемых законных интересов.
Требования к форме и содержанию искового заявления перечислены в ст. 102 Арбитражного процессуального кодекса РФ.
Исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме. Оно подписывается истцом или его представителем. Как правило, право подписи от организации имеют руководитель или его заместитель.
В случае подписи искового заявления представителем, необходимо приобщить доверенность, из которой вытекают такие полномочия.
Закон не предусматривает проставление печати на заявлении, поэтому ее отсутствие не является несоблюдением правильности формы.
В заявлении указывается наименование арбитражного суда, куда оно подается. (В большинстве случаев иски предъявляются в арбитражный суд по месту нахождения ответчика).
Затем вносятся данные об участвующих в деле лицах: полные и максимально точные наименования и почтовые адреса истца (лица, предъявляющего иск) и ответчика, а также третьих лиц, если их участие в деле необходимо.
Если иск подлежит денежной оценке, то следует обязательно указать в заявлении цену иска. Сумма исковых требований должна быть в обязательном порядке обоснована.
Такое обоснование может содержаться в прилагаемых к заявлению справках-расчетах, подписываемых бухгалтерскими работниками истца.
Истец должен отразить обстоятельства, на которых основаны его исковые требования, а также представить все доказательства, их
Дата_Исх. Руководителю_
Адрес_
Претензия
о взыскании штрафа за поставку некомплектной продукции, ее стоимости
Сумма_рублей
Согласно договора _от_года по накладной
_в наш адрес Вашей организацией была поставлена продукция
_в количестве_на сумму_рублей.
Груз прибыл в вагоне за_(указать состояние пломб)
пломбами отправителя в_(указать состояние упаковки)
упаковке. Выставленный Вами счет _оплачен полностью.
При приемке продукции установлено_(описание
некомплектной продукции), что подтверждается актом __,
составленным с участием представителя_(указать
организацию).
На основании изложенного и в соответствии с_
предлагаю Вам доукомплектовать продукцию, либо перечислить на наш
расчетный счет____(указать банковские реквизиты)
стоимость оплаченной некомплектной продукции в размере_
рублей, штраф в размере_рублей, а всего_
рублей.
Приложение:
1. Копия договора.
2. Акт приемки продукции _
3. Телеграмма о вызове поставщика для доукомплектования продукции.
4. Накладная _
5. Платежное поручение _
6. Расчет суммы претензии.
7. Другие документы, обосновывающие требования претензии на _листах.
Руководитель Личная подпись И.О.Фамилия
Организации предъявляют иски, как правило, в арбитражный и общий суды.
Арбитражному суду подведомственны дела по экономическим спорам, возникающим из гражданских, административных или иных правоотношений между юридическими лицами, гражданами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица и имеющими статус индивидуального предпринимателя.
содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Реквизит 29 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письманаименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа и т.д.
Требования к бланкам
Бланк документа стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной.
Документы оформляются на бланках двух видов: бланке служебного письма и общем бланке для всех других документов.
Бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением.
Изготавливаются они на бумаге форматов АЗ (297х420 мм), А4 (2Юх297 мм), А5 (148х210 мм).
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
® 20 мм левое, 10 мм правое, 15 мм верхнее, 20 мм нижнее.
Бланки допускается изготавливать типографским способом.
Бланки документов проектируют в соответствии с ранее указанной схемой. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром переменные.
Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 0З, 06.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов
досудебным способом извещает ответчика, что тот нарушил его права и законные интересы.
Правильное и своевременное предъявление претензии позволяет в более короткие сроки, чем посредством иска в суд, урегулировать разногласия, восстановить нарушенные законные права и интересы организации.
Перед оформлением претензии подготавливаются необходимые для этого материалы. При их поступлении следует проверить наличие у организации права на предъявление претензии, а также надлежащее оформление и полноту представленных материалов.
Если они неполны или оформлены неправильно, то необходимо истребовать дополнительные материалы и переоформить представленные.
Содержание претензии должно отвечать следующим требованиям:
1. Необходимо указать полное наименование предприятия, организации, предъявляющей претензию, почтовый адрес, и те же реквизиты лица, которому претензия предъявляется.
2. Требования заявителя в самой претензии излагаются максимально конкретно и четко. В случае денежной оценки требований, необходимо указать истребуемую сумму и ее полный и обоснованный расчет.
3. К претензии прилагаются документы @в подлинниках или их надлежащим образом заверенные копии), подтверждающие обоснованность требований предъявителя. Перечень документов приводится в конце претензии в качестве приложения.
4. Подписывается претензия руководителем организации или его заместителем.
Ответ на полученную претензию дается в адрес предъявителя в письменном виде. По форме он сходен с самой претензией и имеет аналогичные реквизиты.
Содержание ответа должно быть конкретным и обоснованным.
Примерный образец оформления претензии см. с. 72.
выданной ОМЗ МООП КАССР с одной стороны и Ленинградская контора Главснаба Минтрасстрой в лице начальника конторы Шамогайлова М. М., действующего на основании доверенности 311130 от 13 декабря 1999 г., с другой стороны, заключили настоящий договор в нижеследующем:
ПРЕДМЕТ И СУММА ДОГОВОРА
1. Поставщик поставляет в 2000 году, а покупатель принимает готовые изделия-рукавицы тканевые и количестве, указанном в прилагаемой спецификации (приложение 1). Поставка готовой продукции производится по ценам, утвержденными прейскурантом, установленных скидок и наценок.
Количество поставляемых рукавиц должно соответствовать ГОСТам.
Поставка рукавиц производится в соответствии с Положением о поставках товаров народного потребления и Положения о поставках продукции производственно-технического назначения.
Сумма настоящего договора определеяется 988 тыс. руб.
Поставщик производит равномерную отгрузку рукавиц по прилагаемой разнарядке по кварталам (приложение 1).
Отгрузка производится контейнерами, а также пассаж. скоростью в упаковке, которая должна быть возвращена поставщику в пятидневный срок, со дня получения груза.
ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
Все расчеты за отгруженную готовую продукцию поставщиком производится грузополучателем по счетам через инкассо.
Банковские и отгрузочные реквизиты указаны в прилагаемой разнарядке.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
Все споры, возникшие по настоящему договору подлежат рассмотрению по подсудности. Срок действия настоящего договора устанавливается по 31 декабря 2000 года.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПРЕТЕНЗИЙ И ИСКОВЫХ ЗАЯВЛЕНИЙ
К оформлению юридических документов закон предъявляет очень жесткие требования. Отсутствие или неверное написание ряда реквизитов искового заявления в суд влечет за собой оставление его без движения с предложением устранить выявленные недостатки, а в случае неустранения их в указанный судом срок, заявление остается неподанным.Предъявление претензии с точки зрения права еще не является началом спора между сторонами. Предъявитель доарбитражным или
Образец бланка с угловым расположением реквизитов
Российская Федерация
Министерство
общего и профессионального образования
Тольяттинский филиал Самарского государственного педагогического университета
44S8S9, ГСП, г. Тольятти, Самарской обл., ул. Фрунзе, 2 г тел. 34-39-14
__
на на
организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.
(Образец бланка с угловым расположением реквизитов см. с. 27.)
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Тесты
На каждый вопрос дается несколько ответов, один из которых -правильный.
I. Что такое документ?
1. Результат отображения фактов и событий.
2. Результат отображения явлений объективной действительности.
3. Результат отображения мыслительной деятельности человека.
4. Все ответы верны.
2. Текст унифицированных документов может бытъ оформлен в виде:
1) связного текста;
2) анкеты;
3) таблицы;
4) соединения перечисленных форм;
5) все ответы верны.
3. Что такое реквизит?
1. Набор правил оформления документов.
2. Обязательный элемент определенного вида документа.
3. Оба ответа верны.
4. Реквизит Наименование вида документа проставляется:
1) на письмах и факсах;
2) на всех документах, кроме писем и факсов;
3) на всех документах.
- Задания:
I. Составьте 2 бланка для Московской технологической академии
7.2. В случае обнаружения скрытых дефектов Товара Покупатель имеет право возвратить Продавцу некачественный Товар и потребовать его замены за счет Продавца.
7.3. За просрочку поставки или за недопоставку Товара в установленный срок Продавец уплачивает Покупателю: за просрочку до 10 дней неустойку в размере S%, за просрочку свыше 10 дней - неустойку в размере 7,S% стоимости непоставленного в срок Товара.
Уплата неустойки не освобождает Продавца от обязанности выполнения условий контракта.
8. ФОРС-МАЖОР.
Стороны могут выть освобождены от ответственности за невыполнение условий контракта в случае наступления форс-мажорных обстоятельств: военных действий, природных явлений, актов органов власти и управления, влияющих на выполнение контрактных обязательств. Сторона, пострадавшая от форс-мажорных обстоятельств, должна в течение 3 дней известить другую сторону о их наступлении или окончании.
9. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ.
Все споры или разногласия по данному контракту подлежат рассмотрению в арбитражном суде г. Москвы, решение которого становится обязательным для сторон.
10. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ.
Контракт может быть досрочно расторгнут по взаимному согласию или инициативе одной из сторон. Сообщение о расторжения должно быть отослано не позднее 3 дней до предполагаемой даты расторжения.
11. ЮРИДИЧЕСКИЕАДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:
ПРОДАВЕЦ ПОКУПАТЕЛЬ
Должность подпись И.О.Ф Должность подпись И.О.Ф
М.П. М.П.
- Задания:
Найдите ошибки и правильно оформите договор.
ДОГОВОР 2
27 декабря 1999 года пос. Каменный Бор
Подразделение п/я 220/4 МООП КАССР, именуемый в дальнейшем Поставщик, в лице начальника подразделения Кукушкиной И. П., действующего на основании доверенности 26/1S от 3 января 1998 года прилагаемой к контракту. Товар поставляется Покупателю в разобранном виде, если стороны не договорились об ином.
2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТОВ.
2.1. Поставка Товара производится в течение 3 дней после поступления денег на расчетный счет или в кассу Продавца. Поставка Товара в пределах Москвы осуществляется транспортом Продавца и за его счет.
2.2. Все платежи производятся в российских рублях.
Сумма платежа, производимого Покупателем, пересчитывается по курсу ММВБ, установленному на дату платежа.
3. ЦЕНА.
3.1. Продажа товара производится по ценам Продавца.
Цена устанавливается в долларах США и включает стоимость упаковки, маркировки, страховые сборы, другие сборы и налога.
3.2. Сумма, оплачиваемая Покупателем за Товар, составляет_
долларов США.
4. КАЧЕСТВО ТОВАРА.
Качество проданного Товара должно соответствовать образцам, каталогу и сертификату качества.
5. УПАКОВКА.
Упаковка должна обеспечивать полную сохранность товара, предохранять его от повреждений при транспортировке с учетом перевалок, а также предохранять товар от атмосферных воздействий.
6. СДАЧА-ПРИЕМ ТОВАРА.
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТАВЛИВАЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТНЫХ УСТРОЙСТВ
6.1. Сдача-прием Товара оформляется подписанием Покупателем и Продавцом акта сдачи-приема при условии полной оплаты полученного Товара и отсутствии претензий сторон друг к другу.6.2. Право собственности и риски переходят к Покупателю с момента подписания акта сдачи-приема.
7. САНКЦИИ.
7.I. За отказ от поставки Товара Продавец возвращает Покупателю все перечисленные ему платежи за данный Товар, а также выплачивает ему неустойку в размере 10% стоимости непоставленного Товара.
Министерства образования Российской Федерации. 110114, Москва, Вадковский пер., д.10. т. 250-32-36, факс 252-40-61.
2. Составьте 2 бланка для закрытого Акционерного общества Грань. 117031, Москва, ул.
Луганская, д. 5. т. 322-985, факс 322-0636.
3. Найдите ошибки в оформлении приведенного ниже документа. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.
Адрес Наименование
организации Главе администрации Иванову С. Ю.
Уважаемый Сергей Юрьевич!
Сибирская инженерно-техническая компания Сибитек (г. Новосибирск), просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.
Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы Сибитек, генеральный директор В.Г.Иноземцев
Приложения:
1. Бизнес-план фирмы Сибитек, количество листов.
2. Заявление фирмы Сибитек в Министерство экономики РФ о выделении квоты на экспорт на 1999 г.
4. Выберите правильный и неправильный ответ.
Юридическую силу документа обеспечивают:
- бланк документа,
- подпись руководителя,
- печать,
- гриф утверждения,
- визы,
- регистрационный номер,
- штамп с названием организации,
- заверительная подпись секретаря.
5. На бланке документа наименование организации, являющейся автором документа, воспроизводят на иностранном языке в тех случаях (...)
- наименование закреплено в ее учредительных документах;
- организация ведет совместную с иностранными партнерами деятельность;
- организация является филиалом иностранной фирмы.
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТАВЛИВАЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТНЫХ УСТРОЙСТВ
Текст документов на бланках формата А4 печатается через 'полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.Остальные части реквизитов адресат, гриф утверждения, отметка о наличии приложения, гриф согласования отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например,
СОГЛАСОВАНО (1,5) Руководитель организации (1-2)
Л. И. Петров
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами, расшифровку подписи в реквизите подпись печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 знаков, если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора (от лат. ТаЬиІа доска, таблица - приспособление в пишущих машинах для печатания таблиц):
0 от границы левого поля для печатания реквизитов заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименования должности в реквизитах подпись и гриф согласования, заверительной надписи Верно, а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;
1 после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3 после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 после 32 печатных знаков для реквизита адресат;
5 после 40 печатных знаков для реквизитов гриф утверждения и гриф ограничения доступа к документу;
¦ название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку);
¦ дата, место составления, номер;
¦ наименования сторон (полные и сокращенные названия фирм);
¦ предмет контракта;
¦ условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
¦ условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
¦ порядок сдачи-приема выполненных работ;
¦ ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);
¦ гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
¦ переход права собственности и риски;
¦ порядок разрешения споров;
¦ юридические адреса сторон (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
¦ печати фирм-контрагентов.
Коммерческие контракты (договоры) хранятся 3 года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним (статья 337 Перечня документов с указанием сроков хранения).
Контракты с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой давности других стран следует хранить не менее 10 лет.
Образец контракта КОНТРАКТ
купли-продажи офисной мебели
07.02.99 город Москва 127
Фирма РАМ, именуемая в дальнейшем ПРОДАВЕЦ, в лица генерального директора Котова Игоря Константиновича, действующего на
основании Устава, с одной стороны, и фирма_,
именуемая в дальнейшем ПОКУПАТЕЛЬ, в лице_, действующего
на основании_, с другой стороны, заключили
настоящий контракт о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА.
1.1. Продавец продает, а Покупатель покупает фоисную мебель производства швейцарской компании WAL, именуемую в дальнейшем Товар, на условиях, определнных настоящим контрактом.
1.2. Количество и ассортимент Товара определется спецификацией, обществу Инвест плюс в лице Президента Плетнева Н. А. заключить договор купли-продажи 1000 (Одной тысячи) акций Открытого акционерного общества Приборостроительный завод в соответствии с договором комиссии 00/00 от 20 декабря 1999 года.
Настоящая доверенность действительна в течение 1 месяца со дня выдачи.
Генеральный директор А. М. Власов
Главный бухгалтер Н. Н. Тихонова
(печать организации)
КОНТРАКТЫ
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировки, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон все это находит отражение в контракте.
Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием).
Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ).
Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает.
Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов предприятий-контрагентов.
Составными частями контракта являются:
6 после 48 печатных знаков для расшифровки подписи на реквизите подпись;
7 после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для простановки кодов по ОКНО и ОКУД, для печатания слова Копия при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова Примечание и Основание печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним ТЕКСТ через один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.) и знаков препинания на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
Должностная инструкция правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.Должностная инструкция организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до замены новым), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организаций, их подразделений и должностных лиц.
Все инструкции можно разделить на две основные группы:
инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);
должностные инструкции указывают функции, права, обязанности, ответственность должностных лиц.
Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).
В зависимости от категории, уровня и правового статуса работника должностные инструкции как локальные правовые акты могут иметь некоторые различия в названии вида документа и структуре текста.
Например, для первого руководителя предприятия, его заместителей, главных специалистов и для руководителей самостоятельных структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения, для рядовых сотрудников и специалистов должностные инструкции. Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) функциональные обязанности.
Несмотря на различия в названиях, цель создания всех этих разновидностей документов и их назначение остаются едиными, при их разработке соблюдаются единые требования. Должностные инструкции работникам в каждом структурном подразделении разрабатываются на основе Положения о подразделении; они составляются по единой методике; должностные инструкции всегда конкретны и фактически описывают конкретные рабочие места; пересматриваются они также в едином порядке в соответствии с изменениями структуры и штатной численности предприятия, а также после проведения аттестации.
Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:
закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
определяет его задачи, функции, права и обязанности;
позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
устанавливает организационно: е основы документирования деятельности.
Должностные инструкции обычно пересматриваются I раз в пять лет (лучше I раз в три года) и обязательно уточняются ежегодно по итогам аттестации персонала структурного подразделения.
Срок хранения утвержденных должностных инструкций в коммерческих организациях постоянный; в государственных и муниципальных органах они также хранятся постоянно по месту составления или по месту утверждения, а в других структурных подразделениях 3 года после замены новыми. Обычно хранение оригиналов должностных инструкций осуществляет кадровая служба
Генерального директора Сидорова И.И., действующего на основании Устава, уполномочивает заместителя Генерального директора Лыско Ю. Н. (паспортные данные) подписывать от имени Общества любые договоры и соглашения быть полномочным представителем на всех предприятиях, в учреждениях и организациях, вести дела Общества в арбитражных и общих судах, со всеми правами, предоставленными законом истцу, ответчику или третьему лицу, в том числе с правом окончания дела миром, признания иска или отказа полностью или частично от исковых требований, изменения предмета иска, обжалования решения суда.
Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.
Доверенность действительна по 08 февраля 2001 года.
Генеральный директор И. И. Сидоров
(печать организации)
2. Доверенность на представления интересов организации при рассмотрении конкретного дела в арбитражном суде
Бланк организации
Доверенность
г. Москва, первое марта одна тысяча девятьсот девяносто девятого года
0000/00
Закрытое акционерное общество ЛАД уполномочивает Вицепрезидента Федорова Н. Н. быть представителем ЗАО ЛАД в Московском городском арбитражном суде по иску О.О.О. Фикус к ЗАО ЛАД о взыскании долга.
Настоящая доверенность предоставляет Федорову Н. Н. право на совершение от имени ЗАО ЛАД всех предусмотренных законом процессуальных действий, в том числе заключения мирового соглашения, полного или частичного признания иска, предъявления встречного иска.
Полномочия, предоставленные Федорову Н. Н. данной доверенностью, не могут быть переданы другим лицам.
Настоящая доверенность действует в течение 1 года со дня выдачи.
Президент А. А. Трофимов
3. Доверенность на право заключения договора купли-продажи ценных
бумаг
Бланк организации
Доверенность
г. Москва, седьмое января двухтысячного года
00
Общество с ограниченной ответственностью Власов и Ко в лице Генерального директора Власова А. М. доверяет закрытому акционерному государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.
Закон возлагает на должностных лиц ряда организаций и удостоверение доверенностей, которое приравнивается к нотариальному. Так, начальники военных лечебных учреждений и дежурные врачи удостоверяют доверенности находящихся на лечение военнослужащих.
В организации, где работает гражданин, могут быть удостоверены доверенности на получение им заработной платы, иных платежей связанных с трудовыми отношениями (премий и т.д.), вознаграждение авторов и изобретателей, пенсий, пособий и т.д.
На доверенности в обязательном порядке ставится печать юридического лица. В тех организациях, где существует гербовая печать именно она и проставляется на доверенности. Остальные организации используют обычную круглую печать.
Доверенности, не имеющие печати, не обладают юридической силой!
Как показывает практика, слабый контроль за выдачей доверенностей, влечет порой для организации самые не благоприятные последствия. Поэтому секретарю важно правильно и четко организовать строгий учет выданных доверенностей.
Каждая доверенность должна иметь порядковый номер по форме, которую целесообразно утвердить приказом по организации.
Необходимо иметь соответствующий журнал учета выданных доверенностей, где должны содержаться следующие сведения:
номер доверенности, дату выдачи, кому выдана доверенность и на совершения какого действия, срок действия доверенности, подпись лица, получившего доверенность. Целесообразно также делать отметку о возвращении доверенностей по истечении срока действия, исполнению полномочий, отмены и т.д.
Для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств существует установленная форма журнала учета ( его обычно ведет бухгалтерия).
Образцы доверенностей
1. Генеральная доверенность на право представлять интересы организации
Бланк организации
Доверенность
г. Москва, восьмое февраля одна тысяча девятьсот девяносто девятого
года
000-0
Общество с ограниченной ответственностью СпецАвто в лице предприятия, а заверенные копии используются в текущей работе структурных подразделений.
Порядок оформления должностной инструкции определяется требованиями государственного стандарта на организационнораспорядительную документацию ГОСТ Р 6.30-97.
Первый лист должностной инструкции оформляется по образцу общего бланка предприятия, то есть с изображением его логотипа, указанием полного наименования и организационно-правовой формы. Документ подписывается непосредственным руководителем сотрудника, утверждается руководителем вышестоящего структурного подразделения (обычно это один из заместителей первого руководителя организации, начальник соответствующего управления или отдела).
Обязательными на должностной инструкции являются визы кадровой службы, юрисконсульта предприятия или соответствующего управления, а при необходимости также визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которыми осуществляется сотрудничество (например, тех лиц, кто замещает сотрудника в случае его временного отсутствия).
На экземпляре должностной инструкции, который хранится в структурном подразделении, ежегодно проставляются отметки об ознакомлении работника с установленными в ней требованиями.
Отметка об ознакомлении оформляется по образцу визы (должность, подпись, дата) и должна быть обязательно проставлена (в порядке напоминания) перед очередной аттестацией сотрудника в сроки, которые всегда конкретно устанавливаются в Положении об аттестации персонала.
Формуляр-образец инструкции состоит из реквизитов:
¦S наименование министерства или ведомства (если есть),
S название организации автора документа,
S наименование структурного подразделения (если есть),
¦S наименование вида документа (инструкция),
S дата, номер.
S место издания (город),
S заголовок,
S гриф утверждения,
¦/ текст,
S подпись автора,
¦S гриф согласования-визы.
Текст должностной инструкции как организационного документа обычно состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения. Связи по должности.
7. Условия оплаты труда.
8. Показатели оценки работы.
Дополнительными разделами в структуре текста могут являться:
организация работы (если сотруднику устанавливается индивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовывать и планировать свой рабочий день);
порядок утверждения и внесения изменений (если он отличается от обычного или требует особого утверждения органами управления предприятием, в том числе для руководителей, их заместителей, главных специалистов и т.д.);
контролъ, проверка и ревизия деятельности (в должностных инструкциях материально ответственных лиц этот пункт становится обязательным).
Допускаются и несколько уточненные названия обязательных разделов, отражающие специфику конкретного предприятия. Так, взаимоотношения и связи сотрудника по должности могут быть выделены в раздел с названием Информация и документация, раздел с условиями оплаты труда может быть назван Компенсация за труд, а показатели оценки работы могут быть сформулированы в разделе Аттестация и оценка деятельности.
Такие уточнения названия обычно даются разделам текста в должностных положениях руководителей.
В функциональных обязанностях документа, составляемом и утверждаемом преимущественно для рядовых работников предприятия, текст может не делиться на самостоятельные разделы. В его пунктах обычно последовательно перечисляются формулировки основных операций, которые работник выполняет по определенной и утвержденной на предприятии технологии, устанавливается его непосредственное подчинение, кратко формулируются права и ответственность.
В разделе I Общие положения необходимо сформулировать и закрепить следующий состав информации:
полное наименование должности (точное наименование в соответствии со штатным расписанием с указанием категории
Правильность изложения секретарем полномочий поверенного крайне важна. Полномочия это указания на те действия, которые поверенный имеет право совершать от лица доверителя.
Полномочия излагаются предельно четко, максимально конкретно, во избежание в дальнейшем различного рода противоречий.
В зависимости от объектов сделок, осуществляемых через представителей, доверенности имеют свои особенности. Гражданское законодательство требует, чтобы в доверенности на совершение дарения представителем был назван предмет дарения (автомашина, строение и т.д.), а также одаряемый. (Замечу, что дарение запрещается в отношениях между коммерческими организациями, за исключением подарков, стоимость которых - не более пяти минимальных размеров оплаты труда).
В доверенности должны быть отдельно обговорены полномочия поверенного по передаче недвижимого имущества (т.е. подписания соответствующего акта сдачи-приемки или иного документа) по договору купли-продажи или мены. Такие полномочия можно оформить и самостоятельной доверенностью.
Отдельная оговорка требуется и для права поверенного, представляющего организацию в арбитражном и общем судах, окончания дела миром, признание или отказа полностью или частично от исковых требований, изменение предмета иска обжалования решения суда, получения исполнительного листа.
Следующим шагом являются указание на то, могут ли полномочия по настоящей доверенности быть переданы поверенным другим лицам (т.е. передоверие).
Далее следует указание на срок действия доверенности, о котором подробно говорилось выше.
Ни в коем случае нельзя после срока действия доверенности дописывать какие-либо дополнительные полномочия поверенного. Такая доверенность не будет иметь юридической силы!
Гражданское законодательство определяет, что от имени юридических лиц доверенности подписываются руководителем (генеральным директором, председателем Правления и т.д.). Возможно также возложение полномочий по подписанию доверенностей на какое-либо другое должностное лицо (например, Вице-президента), но с условием, что таковые полномочия отражены в учредительных документах организации.
Ряд доверенностей должны содержать две подписи: руководителя и главного бухгалтера. К таким доверенностям закон относит доверенности от имени юридического лица, основанного на организации, содержащий указание на ее организационно-правовую форму и наименование, а также основные реквизиты (почтовый адрес, телефоны, банковские реквизиты).
Но возможно использование и простого листа бумаги с оттиском углового штампа организации.
Для наиболее часто используемых доверенностей, а также для тех, формы которых утверждены государственными органами, существуют типографски исполненные бланки (доверенности на право получения товарно-материальных ценностей и денежных средств и др.), что позволяет правильно их оформить, избежав различного рода ошибок.
В тексте доверенности обязательно должны быть прописью указаны место и дата её составления (подписания). Например, г. Москва, двадцать первое февраля одна тысяча девятьсот девяносто восьмого года.
Если в доверенности отсутствует дата её совершения, то такая доверенность в соответствии с п. I ст. 186ГКРФ признаётся ничтожной, т.е. не имеющей юридической силы с момента выдачи.
Следующим моментом, который необходимо отразить в доверенности, является срок её действия. Такой срок может быть различным от нескольких дней (при совершении каких-либо разовых действий) до трёх лет.
Учет: Делопроизводство - Автоматизация - Софт
- Управленческий учет
- Технологии управленческого учета
- Делопроизводство
- Стандарты делопроизводства
- Делопроизводство предприятия
- Секретарь и делопроизводство
- Автоматизация делопроизводства
- Документооборот
- Автоматизация
- Автоматизация управления
- Практика автоматизации
- Софт для автоматизации