Павел Бабенко - 1С Предприятие 7.7. Синимекс - гостиница
Введение
1 (^Предприятие является универсальной системой для автоматизации учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных видов деятельности.В системе ІСЛредприятие особенности ведения учета задаются (настраиваются) в конфигурации системы. К ним относятся состав и структура используемых справочников, документов, отчетов, система хранения оперативных итогов и т.д.
Данное руководство представляет собой описание конфигурации «Гостиница Ред. 4» системы «ІСЛредприятие 7.7». Конфигурация предназначена для автоматизации работы сотрудников гостиниц, домов отдыха, санаториев, общежитий.
Конфигурация позволяет вести учет номерного фонда, состояния номеров, взаиморасчеты с проживающими и контрагентами, резервировать (бронировать) номера, выписывать путевки и курсовки, размещать и регистрировать гостей.
В комплект поставки конфигурации входят две информационные базы, имеющие одинаковую конфигурацию:
демонстрационная и основная.
Демонстрационная информационная база предназначена для того, чтобы продемонстрировать практическую работу описываемой конфигурации и уже содержит набор документов и данных абстрактной организации. Демонстрационную базу следует использовать для освоения программы.
Основная информационная база предназначена собственно для ведения учета.
В данном описании излагаются общие принципы практической работы с основной (незаполненной данными) информационной базой. В случаях, когда необходимо привести пример заполнения данных, документация ссылается на демонстрационную информационную базу.
Описание данной конфигурации не заменяет собой книгу «ІСЛредприятие. Руководство пользователя». Здесь не содержатся общие сведения о работе различных режимов системы «ІСЛредприятие». а приведено описание внутренней структуры и порядка работы именно для конфигурации «Гостиница». Характер изложения в этой книге предполагает начальные знания по использованию системы программ «ІСЛредприятие».
Состав конфигурации в значительной мере зависит от текущего законодательства и различных нормативных документов, регламентирующих ведение учета. Кроме того, конфигурация непрерывно развивается, т.к. разработчики стремятся учитывать пожелания и замечания пользователей. Из-за изменений законодательства или выхода различных уточнений по методологии ведения учета, конфигурация может несколько отличаться от данного руководства. В этом случае изменения будут отражены во встроенном Описании, поддерживаемом системой 1С: Предприятие.
Структура документации
В главе 1 рассматриваются основные понятия, на которых базируется конфигурация «Гостиница»; дается разъяснение специфических терминов, применяемых в конфигурации и настоящем руководстве. Эта глава позволяет получить общее представление об организации учета средствами данной конфигурации.В главе 2 производится обзор конфигурации «Гостиница»: в общих чертах описываются справочники, документы и отчеты, механизмы конфигурации. Эта глава позволяет получить представление о функциональных возможностях конфигурации, назначении отдельных её элементов.
Глава 3 посвящена начальному этапу работы с конфигурацией: описывается порядок заполнения справочников, приводятся рекомендации по организации учета средствами данной конфигурации. Здесь описываются параметры конфигурации, настройка рабочих мест и индивидуальные параметры пользователей. Эта глава предназначена, в первую очередь, для тех пользователей, которые отвечают за постановку учета на предприятии.
В главе 4 описывается порядок работы в конфигурации: размещение и бронирование, формирование счетов, построение различных отчетов, использование сервисных механизмов. Эта глава предназначена для всех пользователей, кто будет работать с данной конфигурацией.
Главы 5-8 содержат подробное описание порядка работы с каждым из объектов конфигурации — справочниками, документами, отчетами и обработками. Эти разделы могут оказаться полезными не только при освоении конфигурации, но и в процессе повседневной работы.
В главе 9 описывается механизм обмена данными с конфигурацией «1С:Бухгалтерия», с конфигурацией «СофтБаланс:Трактир FO», обмен данными между разными базами конфигурации « С и н и мс кс: Гост и н и ца». выгрузка данных в ВЦКП ГУВД г. Москвы.
В главе 10 описывается работа с формами строгой отчетности.
Применяемые обозначения
Обозначения клавиш. Клавиши, такие как Enter, Esc, Delete и подобные, будут обозначаться, как показано выше — без кавычек.Для ссылок на кнопки управления курсором (кнопки со стрелками) будет использоваться фраза «клавиши управления курсором».
Комбинации клавиш. Когда для выполнения какой-либо команды необходимо использовать комбинацию клавиш, в тексте это обозначается, например, как Ctrl+F3. Такая запись означает, что для выполнения команды необходимо сначала нажать первую клавишу (в нашем примере — Ctrl), затем, не отпуская ее, нажать вторую клавишу комбинации (в нашем примере — F3).
Обозначения кнопок. Наименования кнопок в диалогах и формах ввода-редактирования данных будут даваться их названиями курсивом в кавычках, например, «ОК». «Закрыть». «Печать» и так далее.
Обозначение меню, закчадок и других элементов диалогов. Наименование команд меню, закладок панели управления параметрами конфигурации или других окон, содержащих закладки, и других элементов диалогов будут даваться в кавычках: «Общие», «Доп. инфо» и пр.
Глава 1 Основные термины и понятия
В этой главе рассматриваются основные понятия, на которых базируется конфигурация «Гостиница», дается разъяснение специфических терминов, применяемых в настоящем руководстве и в самой конфигурации. Глава 1 позволяет получить общее представление об организации учета средствами данной конфигурации.Конфигурация «Гостиница» позволяет вести учет загрузки номерного фонда гостиницы и взаиморасчеты:
с гостями, с учетом залогов, которые могут вносить гости при заезде и в течение периода проживания;
с юридическими и физическими лицами, далее контрагентами, по договорам, с учетом авансовых платежей (предоплаты).
Загрузка номерного фонда
Список номеров гостиницы образует её номерной фонд. Типы номеров классифицируют номерной фонд. Тип номера объединяет схожие номера.Учет загрузки номерного фонда ведется по местам, по номерам, по количеству гостей и их заезду и выезду в произвольных временных разрезах. При поселении гостей по умолчанию портье доступны только свободные, не зарезервированные номера или места в номерах.
Вид размещения определяет способ размещения гостя в номере, пример: гость может занимать весь номер, одно место в номере или дополнительную кровать.
Ремонт, аренда, уборка, вид из окон на море, телевизор, кондиционер, ... — это свойства номера. Если номер обладает свойством в течение интервала времени, то будем говорить, что номер находится в состоянии, например, на ремонте.
При работе с контрагентами, например, турфирмами, бывает удобно выделять часть номерного фонда только для размещения гостей от этого контрагента. Такую выделенную группу номеров будем называть квотой. Квоты не обязательно привязаны к контрагентам, пример — квота директора. Особенность работы с квотами состоит в том, что при свободном размещении гостей «пришедших с улицы» портье по умолчанию будут доступны номера, которые не входят ни в одну ш квот.
Взаиморасчеты
Стоимость проживания определяется типом номера, видом размещения и тарифом. Выбор тарифа при размещении гостя определяет набор цен за проживание в номерах разных типов и по разным видам размещения. При выбранном номере программа автоматически рассчитывает стоимость проживания по типу выбранного номера, виду размещения и тарифу. Цены в тарифе устанавливаются при помощи приказов об изменении тарифа. Таким образом, при размещении гостя программа автоматически определяет действующий на дату и время заезда приказ и по этому приказу рассчитывает стоимость проживания.Услуги, которые были начислены гостю по тарифу называются основными. Все прочие услуги, которые оказываются гостю в течение периода проживания называются дополнительными.
Программа позволяет вводить скидки и наценки по типам гостей, продолжительности их проживания за период и по контрагентам. Скидки для услуг из тарифов определяются при помощи приказов о вводе скидок/наценок.
Программа позволяет составлять тарифные планы по набору заранее определенных тарифов. Например, можно составить тарифный план с разными тарифами на размещение гостей по выходным и рабочим дням недели.
Программа ведет баланс взаиморасчетов с гостями по размещениям. Если одним размещением поселена группа гостей, то у этих гостей будет общий баланс.
Программа позволяет регистрировать залоги (депозиты) при заезде гостей и списывать стоимость оказанных услуг из суммы залога в процессе проживания. Регистрируемый залог можно разделять на залог на проживание и залог на дополнительные услуги.
Оплата стоимости услуг гостями регистрируется при помощи счетов. Счета могут оформляться в любой момент в течение периода проживания гостя и после его выезда. Сумму оказанных гостю услуг можно разделить между произвольным числом различных счетов. Для анализа баланса по размещению предусмотрен ряд отчетов.
Программа ведет оперативный баланс взаиморасчетов с контрагентами по договорам и актам об оказании услуг. Баланс по актам об оказании услуг должен использоваться для сверки данных оперативного и бухгалтерского учета.
Авансовые платежи контрагентов регистрируются документами поступление денег и выплата денег. Программа ведет баланс взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров.
Акты об оказании услуг позволяют зачитывать предоплату контрагента.
Если на момент оформления акта на счету контрагента нет авансовых платежей, то задолженность по актам может закрываться документами Оплата по акту. Возврат оплаты по акту регистрируется документом Возврат оплаты по акту.
Ежедневный ввод данных
Ввод оперативных данных в программу происходит при помощи создания и проведения документов. Важно понимать, что только проведенный документ действительно изменяет данные. Не проведенные документы можно рассматривать как предварительные заготовки. Все документы сохраняются и проводятся нажатием на кнопку «ОК» на форме документа или при помощи комбинации клавиш Ctrl+Enter. Кнопка «Закрыть» или клавиша F12 позволяет закрыть документ без сохранения.Программа ведет исторический список созданных документов в журналах. Журналы позволяют просматривать документы в порядке их регистрации в базе данных за выбранный интервал времени.
Исправление данных в базе данных производится двумя основными способами. Если необходимо исправить неправильно введенные в документ данные задним числом, то только администратор программы может открыть форму этого документа, внести нужные исправления и нажать на кнопку «ОК». т.е. сохранить и перепровести документ. Система авторизации, настроенная в программе по умолчанию, не позволяет обычным пользователям изменять документы задним числом. Для внесения исправлений такие пользователи должны создавать новые корректирующие документы или строки. Примеры корректирующих документов: счет на возврат, отказ от услуги. В программе предусмотрены отчеты для аудита корректирующих действий пользователей.
Если документ был ошибочно создан, то его можно пометить на удаление при помощи клавиши Delete. При этом все изменения, которые проведенный документ внес в базу данных, будут автоматически отменены.
В системе программ «ІСЛредприятие 7.7» запрещается физически удалять документы и элементы справочников в процессе непосредственной работы с программой, т.к. это может привести к нарушению ссылочной целостности базы данных. Помеченные на удаление документы и элементы справочников должны удаляться из базы данных периодически, при помощи специальных регламентных процедур «Обработать помеченные на удаление», «Очистка базы данных» из меню «Регламентные» у администратора программы, или в монопольном режиме при помощи системной функции «Удаление помеченных объектов» доступной из меню «Операции» у администратора программы.
В состав программы входит планировщик регламентных процедур, который позволяет составлять расписание и автоматически выполнять регламентные процедуры и печатать отчеты по расписанию.
Все реализованные в программе документы можно разбить на несколько групп.
1. Договор — документом регистрируется письменная или устная договоренность с каким-либо контрагентом на размещение группы гостей. В договоре определяются условия разделения оплаты между гостями и контрагентом, регистрируется способ размещения гостей. Также регистрируется планируемая постоянная загрузка гостиницы в течение периода действия договора. В отчетах по оперативным взаиморасчетам с контрагентами договора являются дополнительным разделителем учета.
2. Резервирование. Заявка — документы для регистрации бронирования. Резервированием будем называть бронирование конкретных номеров/мест в номерах в номерном фонде гостиницы. Заявки позволяют бронировать количество номеров и мест по типам номеров и видам размещения, не выбирая конкретные номера из номерного фонда.
3. Путевка. Курсовка — документы для регистрации выданных гостям бланков путевок и курсовок. В программе путевки и курсовки создаются на основании размещений гостей и используются для впечатывания данных в типографские бланки строгой отчетности и последующего формирования отчетов по реализации путевок и курсовок.
4. Счет (требование) на оплату — документ, который можно создавать на основании брони и позволяющий сформировать предварительный список услуг, которые будут оказаны гостям. Печатную форму документа можно использовать как счет-требование предоплаты. Счет позволяет сформировать авансовую задолженность контрагента или гостя по брони. В состав программы входит отчет «По оплате брони», позволяющий контролировать взаиморасчеты по оплаченным и не оплаченным бронирующим документам.
Счета (требования) можно вводить на основании не оплаченных актов об оказании услуг.
5. Размещение — основной документ программы. Документом регистрируется размещение гостей, продление, переселение и выселение.
6. Основные услуги — основной документ программы. Документом регистрируются оказанные основные услуги. Основными мы будем называть услуги оказанные гостям по тарифу проживания. Документ формирует задолженность гостей перед гостиницей.
7. Счет — основной документ, которым регистрируется оплата услуг гостями и персоналом гостиницы. Документ «гасит» задолженность гостей и персонала перед гостиницей.
8. Акт, Общий акт — документами выделяются все или часть оказанных услуг по размещению, брони или договору для целей бухгалтерского учета и ведения взаиморасчетов с контрагентами.
9. Оплата по акту, Возврат оплаты по акту — этими документами, введенными на основании актов об оказании услуг, регистрируется оплата услуг в актах. Обычно, документы оплаты вводят по факту прихода банковских выписок в бухгалтерии.
10. Счет по дополнительным услугам, Дополнительные услуги в кредит — документы для регистрации произвольных дополнительных услуг (бар, прачечная, автостоянка...), оказываемых гостям, в том числе и вспомогательными службами гостиницы.
11. Дополнительные услуги по дням — специальный документ для регистрации дополнительных услуг в случаях, когда важно, в какие дни эта услуга будет оказана. Пример: завтраки по дням, которые выбирает гость. Для учета таких услуг предусмотрены отчеты «Сводка по планируемому оказанию услуг» и «Гости по услуге на дату».
12. Полный счет — вспомогательный счет, используемый для документального подтверждения стоимости и списка оплаченных гостем услуг. Документ не изменяет взаиморасчеты по размещению.
13. Изменение состояния номеров. Вывод номеров из состояния — документы для управления состоянием номеров. Пример: постановка номера на уборку.
14. Приказ об изменении тарифа, Приказ о вводе скидок/наценок, Приказ об изменении тарифного плана — документы, которыми на выбранные дату и время изменяются состав услуг и цены по тарифу, скидки/наценки, периоды действия тарифов в тарифном плане.
15. Приказ о вводе номеров в квоту. Приказ об удалении номеров из квоты — документы, которыми изменяется состав квот номерного фонда. Квоты позволяют логически разделять номерной фонд гостиницы на подмножества. При подборе номеров, при указанной квоте, портье видит подходящие номера из этой квоты. Если квота не указана, то доступны для поселения номера, которые не входят ни в одну из определенных в программе квот.
16. Внесение залога, Возврат залога — документы, предназначенные для регистрации внесения и возврата залогов гостями.
17. Поступление денег, Выплата денег — документы для работы с платежами (в том числе авансовыми) контрагентов.
18. Телефонные разговоры — документ используется при ручной или автоматической регистрации телефонных разговоров из номеров, для начисления стоимости разговоров на проживающих гостей, арендаторов и персонал гостиницы.
19. Доп. услуги на номера — документ, который используется при автоматической и ручной регистрации дополнительных услуг на номера номерного фонда (платное ТВ, мини бары, сейфы, ...).
20. Запись в журнал регистрации иностранных граждан — используется для ведения регламентированного жу рнала регистрации иностранных граждан.
21. Свидетельство о регистрации — используются для ведения реестра выписанных свидетельств о регистрации иногородних граждан.
22. Счет-фактура — используется для ведения реестра всех выданных службой размещения счетов-фактур. Счета-фактуры должны оформляться службой размещения только для гостей, которые выезжают в не рабочее для бухгалтерии гостиницы время. Выписанные в программе счета-фактуры можно выгружать в конфигурацию «1С:Бухгалтерия» при помощи сервисной процедуры «Выгрузка документов». Документ используется только для регистрации факта выдачи счета-фактуры гостю и не изменяет внутренние данные программы (не проводится).
23. Ввод остатков — документ, который используется при вводе начальных остатков по взаиморасчетам с контрагентами. Документ также формируется автоматически регламентной процедурой «Очистка базы данных» и восстанавливает итоги контрагентов по взаиморасчетам и предоплате.
Глава 2 Обзор конфигурации
В этой главе дается обзор возможностей конфигурации; в общих чертах описываются справочники, документы и отчеты, механизмы конфигурации. Эта глава позволяет получить представление о функциональных возможностях конфигурации, назначении отдельных её элементов.Номерной фонд
Для хранения списка номеров в номерном фонде гостиницы служит справочник «Номерной фонд». Каждому номеру назначается количество основных мест, т.е. количество гостей, которые могут в нем одновременно проживать. У каждого номера известна дата его ввода в эксплуатацию, и любой номер может быть выведен из эксплуатации с определенной даты. Тип номера может изменяться в течение периода эксплуатации. Программа позволяет изменять тип номера на дату и хранит историю таких изменений. Программа использует историю изменения типов номеров при работе «задним числом», т.е. прошлыми датами и, также, при формировании аналитических отчетов, охватывающих длительные периоды времени. Программа позволяет группировать номера в группы, например по этажам, корпусам, или логическим подразделениям.Номерной фонд (09.12.2004)
|
М 1 & Номерной фонд Закрыть [F12] I Размещение | Q | Прожив. | Состояния! Квоты Выселить | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (Номерной Фонд/Корпус 1/2 Этаж) |
Программа позволяет объединять типы номеров в группы. При этом появляется возможность строить отчеты в разрезе групп типов номеров.
Формирование списка типов номеров — ответственный этап, т.к. по типам номеров строятся основные отчеты по загрузке гостиницы и схема ценообразования.
Виды размещения используются для определения количества мест, занимаемых гостем в номере при поселении, и хранятся в справочнике «Виды размещения». Название видов размещений может быть произвольным, однако, любой вид размещения, созданный в программе, должен быть одного из четырех типов: весь номер — гость занимает все места в номере; места — гость занимает указанное число мест в номере; совместно — используется для гостей, которые не платят за себя, а живут вместе с гостем, оплачивающим весь номер; доп. место — гость занимает дополнительные места в номере, например, диван или раскладушку. Зачем нужны несколько видов размещения одного типа? Пример. В домах отдыха часто регистрируют только гостя, который оплачивает номер. При этом стоимость проживания часто включает стоимость питания. Если в номере проживает несколько человек, то оплачивается стоимость проживания и стоимость питания для нескольких гостей. В этом случае можно создать виды размещения: «один в номере», «двое в номере», «трое в номере», и т.д.
|
Виды размещения |
 |
Ценообразование
Виды размещения и типы номеров тесно связаны со схемой ценообразования, основанной на тарифах. Список тарифов, используемых в гостинице, хранится в справочнике «Тарифы».
Тарифы изменяются документами «Приказ об изменении тарифа». В приказе, для всех нужных комбинаций типа номера и вида размещения, указывается стоимость проживания и других услуг, оказываемых гостям при размещении (например питания). Пример строк приказа: проживание в одноместном номере стоит 500 руб.; проживание на месте в двухместном номере стоит 400 руб.; завтрак для проживающих в номерах любого типа по любому виду размещения стоит 50 руб. «Приказ об изменении тарифа» может вводиться как для отдельного тарифа, так и для групп тарифов.
При размещении гостя портье выбирает номер определенного типа, вид размещения и тариф. По дате и времени заезда гостя программа находит последний действующий приказ об изменении тарифа и сканирует строки документа, выбирая услуги с совпадающими типом номера и видом размещения. Так формируется список оказываемых гостю услуг.
Для хранения списка услуг используется справочник «Услуги». Услуга может быть одного из двух типов: разовая — услуга, для которой количество указывается вручную; периодическая — услуга, для которой можно автоматически рассчитать, сколько раз услуга оказывается за период проживания гостя. Алгоритм расчета количества задается видом расчета. Программа поддерживает большое количество предопределенных видов расчета. Пользователь может создавать свои виды расчета только изменяя программу, поэтому рекомендуется пользоваться одним из существующих видов.
У периодической услуги можно указать расчетный час (р/ч). Расчетный час обрабатывается программой по-разному, в зависимости от выбранного вида расчета. Например, для услуги «завтрак» (вид расчета «переходы через р/ч») р/ч 07:00 имеет значение времени, с которого возможно оказание услуги. Т.е. если гость выезжает в 06:00, то завтрак ему не будет начислен.
Для того, чтобы рассчитать сколько раз оказывается периодическая услуга необходимо знать период этой услуги (час. сутки, неделя, месяц, ...). Для хранения периодов предназначен справочник «Периоды».
При размещении и бронировании по умолчанию программа позволяет выбрать только те виды размещения и типы номеров, для которых определена цена в приказе по выбранному тарифу (есть строка, возможно и с 0 ценой).
Для изменения цен по тарифу не нужно создавать новый элемент справочника «Тарифы». Нужно создавать новый документ «Приказ об изменении тарифа», который будет действовать, начиная с даты и времени приказа.
Если необходимо размещать каких-либо гостей по специальным ценам (например по договоренности с определенным контрагентом), то для этого необходимо создать новый тариф (элемент справочника «Тарифы»), скопировать действующий приказ по основному тарифу, в шапке приказа указать новый тариф и изменить все цены в нем на нужную величину. Тарифы при этом могут называться, например, так: «Базовый» и «Специальный».
Для любого тарифа можно определить список типов гостей, которые могут быть размещены по этому тарифу. В программе предусмотрен справочник «Типы гостей», где можно создать список «ярлычков», прикрепляемых к любому гостю, регистрируемому в программе. Эти «ярлычки» или типы позволяют показывать при поселении и бронировании только те тарифы, которые подходят этому гостю.
Пансионаты и дома отдыха могут использовать типы гостей для хранения списка социальных показаний гостей. Список соц. показаний гостя печатается на бланках путевок и курсовок.
У тарифа нужно указывать услугу проживания. Таким образом, для разных тарифов можно иметь разные р/ч проживания и разные периоды проживания. Эту возможность удобно использовать, если, например, часть номерного фонда или домиков в пансионате или доме отдыха сдается не сутками, а месяцами или неделями, или если гостиница с разными группами гостей работает по разным расчетным часам.
Если существует несколько тарифов с одними и теми же ценами, но необходимо начисление разных услуг (например, для разных типов гостей), удобно объединить все эти тарифы в одну группу. Для этой группы тарифов нужно ввести «Приказ об изменении тарифа», в котором указать все услуги, входящие во все тарифы из группы, а в самих тарифах указать набор услуг, которые будут начисляться.
Для хранения списка ставок налога с продаж в программе предусмотрен справочник «Ставки налога с продаж». Для управления курсами валют служит справочник «Валюты», где пользователь определяет список используемых валют и вводит курсы. Программа позволяет указывать цены, создавать счета, формировать отчеты в любой валюте из справочника валют.
Справочник «Контрагенты» используется для хранения списка юридических лиц, с которыми работает гостиница. Группа «Заявители» в справочнике контрагентов используется для юридических лиц, с которыми гостиница работает нерегулярно. Важно, что только исторические контрагенты заявители удаляются автоматически регламентной процедурой очистки БД.
У каждого контрагента можно указать его расчетные счета. Расчетные счета контрагентов хранятся в справочнике «Расчетные счета».
Тарифы, виды размещения и типы номеров позволяют автоматизировать любую стационарную схему ценообразования. Динамические схемы ценообразования можно настраивать при помощи приказов об изменении тарифных планов, в которых указываются периоды действия обычных тарифов. По умолчанию при поселении и бронировании программа позволяет пользователям выбирать только те комбинации типов номеров и видов размещений, которые присутствуют в строках действующего приказа об изменении цен тарифа. Тарифным планом, поэтому, может быть любой тариф, по которому введен приказ об изменении цен и введен приказ об изменении тарифного плана.
В программе невозможно настроить тарифы таким образом, чтобы, например, стоимость проживания автоматически зависела от числа гостей в номере, и. как только к гостю в номер подселяют, он начинал платить меньше.
Гости
Список гостей гостиницы хранится в справочнике «Гости». Справочник гостей структурирован. Группа «Выехавшие» предназначена для хранения «исторического» списка гостей, посетивших гостиницу. Гость попадает в выехавшие автоматически при выселении. Группа «Проживающие» содержит список гостей проживающих на текущее время. Группа «Новые», если указана в параметрах конфигурации, используется для временного хранения только что заехавших гостей. Г ость попадает в новые, если у него при размещении не были заполнены паспортные данные.| ыіСписок гостей (09.12.2004) |
 |
При бронировании гости создаются в группе «Заявители». При размещении гостя по брони, гость автоматически переходит сначала в проживающие, а затем, после выселения, в выехавшие. Группа «Корзина» предназначена для хранения ошибочно созданных гостей.
Группа «Черный список» предназначена для хранения «нежелательных» гостей. Обычно гости с долгами за проживание или доп. услуги переносятся в черный список администратором, и. при следующем заезде, после оплаты задолженности, гости автоматически удаляются из черного списка.
У гостя в черном списке можно включить флажок «Запретить селить», тогда портье не смогут поселить такого гостя.
Флажок «Обязательно сообщать», при записи новых гостей выводит дополнительную информацию о госте в окно сообщений, если есть совпадения фамилии и указанных частей имени и отчества. Т.е., например, если необходимо зарегистрировать в БД «наводку» из милиции на «Иванова Пе. В.», причем полное имя и отчество гостя не известны, то нужно в группе «Черный список» создать клавишей Insert нового гостя, в поле «фамилия» ввести «Иванов», в поле «имя» «Пе» (известные буквы имени), в поле «отчество» «В» (известные буквы отчества), на закладке «Примечания» ввести текст нужного действия (сообщения) и включить флажок «обязательно сообщать». Флажок «обязательно сообщать» можно также использовать для вывода сообщений о забытых гостями вещах.
В программе предусмотрен ряд регламентных процедур для управления списком гостей и элементами других справочников. Процедура «Перемещение гостей» переносит гостей, у которых нет ссылок на бронирующие документы и размещения, в корзину и помечает записи на удаление. В других случаях анализируется состояние гостя и выполняется перенос в нужную группу. Процедура «Обработка помеченных на удаление» переносит помеченные на удаления элементы в корзины. Процедура «Очистка базы данных» сканирует корзины и удаляет помеченные на удаление элементы.
При размещении в процессе ввода ФИО гостя программа автоматически ищет совпадения в выехавших и черном списке по имени, фамилии, отчеству гостя, дате рождения, полу и гражданству. Если есть совпадения, то портье должен просмотреть карточки найденных гостей и решить, подходит кто-то из них или нет. При попытке записи нового гостя, после нажатия на кнопку «ОК», программа ищет совпадения паспортных данных нового гостя в базе данных. Если есть совпадения по виду документа удостоверяющего личность, серии, номеру и дате выдачи, то портье должен просмотреть карточки найденных гостей, т.к. в процессе ввода ФИО могла быть допущена опечатка и на первом этапе гость не был найден.
В программе предусмотрен справочник утраченных документов удостоверяющих личность. Если паспортные данные нового гостя совпадают с какой-либо записью в справочнике утраченных документов, то портье получает предупреждение. Описание предупреждения задается в доп. информации по утраченному документу. Для ввода данных утраченных серий номеров документов используется процедура «Добавление реквизитов утраченных документов».
В программе предусмотрен специальный планировщик, который позволяет автоматически выполнять настраиваемый набор регламентных процедур по расписанию в фоновом режиме.
Договора
Для работы с групповыми заездами от контрагентов, определения условий оплаты и способа размещения гостей, можно создавать документы вида «Договор». В договоре указываются типы предоставляемых гостям номеров, виды размещения гостей в номерах, тарифы.
Параметры договора используются как значения по умолчанию при бронировании и поселении на основании договора. Отчеты, реализованные в программе, позволяют анализировать баланс оперативных взаиморасчетов с контрагентами по договорам и не позволяют анализировать баланс по брони. Таким образом договора являются дополнительным разделителем учета при ведении оперативных взаиморасчетов с контрагентами.
Для любой комбинации типа номера, вида размещения и тарифа в строке договора нужно указать способ разделения оплаты услуг.
Пример:
услуги, оказанные гостям, проживающим в «люксах» будут оплачены контрагентом полностью;
гостям, проживающим в «полулюксах», контрагентом будут оплачены только основные услуги, доп. услуги они должны оплачивать сами;
за гостей проживающих на местах в номерах прочих типов контрагент оплачивает 200 руб. в сутки.
Способ разделения оплаты позволяет указать, какую часть стоимости проживания и оказанных дополнительных услуг оплатит гость, а какую контрагент. При этом способ оплаты как для гостя, так и для контрагента может быть любым. Пример: Способ разделения оплаты услуги по тарифу — основные услуги (обычно стоимость проживания и, например, питания) оплачиваются контрагентом, все остальные услуги: телефонные разговоры, платное телевидение, спортивный комплекс и т.д., оплачивает гость. При этом оплатить свою часть услуг гость может кредитной картой, а контрагент свою часть - наличными, или, контрагент платит по «безналу», а гость - наличными.
Список используемых способов разделения оплаты ведется в справочнике способов разделения оплаты. У каждого пользовательского способа разделения оплаты необходимо указать вид разделения оплаты.
В программе определен следующий список видов разделения оплаты:
Всё контрагент - все услуги, которые будут оказаны гостям контрагента, будут оплачены контрагентом;
Всё гость - за всё платят сами гости:
Контрагент по тарифу - Контрагент оплачивает только те услуги, которые начислены по тарифу проживания. Все остальные дополнительные услуги оплачивают сами гости:
Контрагент сумму по брони - контрагент оплачивает основные услуги на сумму, указываемую в брони, по всем размещениям на основании брони. Разницу оплачивают сами гости. Сумма и валюта указываются у брони на закчадке «Параметры»;
Контрагент сумму за сутки - контрагент оплачивает указанную в способе разделения оплаты сумму за основные услуги в сутки (без НП), разницу оплачивают сами гости:
Гость сумму за сутки - гостъ оплачивает указанную в способе разделения оплаты сумму за основные услуги в сутки (с НП), разницу оплачивает контрагент;
Контрагент процент по тарифу - контрагент оплачивает процент от суммы за основные услуги по тарифу
Контрагент набор услуг контрагент оплачивает услуги, которые входят в выбранный набор услуг.
Гость набор услуг гости оплачивают только те услуги, которые входят в выбранный набор услуг.
На закладке «Параметры» нужно указывать планируемые способы оплаты услуг гостями и контрагентом. Список используемых способов оплат ведется в справочнике «Способы оплаты». Каждому пользователю можно настроить авторизацию на способы оплаты, которые он может использовать.
Примеры способов оплаты:
Наличные;
На расчетный счет;
В случае регулярного заезда гостей для договора удобно использовать термин постоянная заявка. Для любой комбинации типа номера, тарифа и вида размещения, в течение периода действия договора, можно определить количество регулярно заезжающих гостей, продолжительность их проживания и периодичность заезда. Эти параметры позволяют детально планировать будущую загрузку гостиницы. Пример: по договору, в течение месяца, регулярно, каждые два дня, заезжают гости по десять человек сроком на три дня.
В случае нерегулярных заездов на основании договора нужно создавать заявки или резервирования, где указывать даты планируемых заездов и количества заезжающих гостей.
Бронирование
Программа позволяет бронировать как номера или места в номерах, тогда это резервирование, так и принимать заявки на определенное число гостей по типам номеров без выделения конкретных номеров.Документ «Резервирование» предназначен для бронирования номеров или мест в номерах. Каждой строкой резервирования можно забронировать номер или места в номере для одного гостя. В резервированиях можно не указывать номер комнаты. В этом случае строка резервирования проводится как строка заявки и учитывается в отчетах по заявленной брони.
Документ «Заявка» предназначен для бронирования мест по типам номеров. Каждой строкой заявки можно забронировать несколько номеров или мест выбранного типа номера. В заявках не указываются номера комнат.
При оформлении резервирований и заявок стоимость брони можно рассчитать по кнопке «Действия... » на форме брони, пункт выпадающего меню «7. Рассчитать стоимость брони».
При оформлении брони можно сформировать отчет по планируемой загрузке гостиницы. Отчет формируется по кнопке «Действия... » на форме брони, пункт выпадающего меню «3. Сформировать отчет по планируемой загрузке НФ».
Клавиша F4 в поле «Заезд гостей» на форме заявки показывает остаток свободных номеров или мест в гостинице на выбранный период планируемого проживания и по выбранному типу номера.
Путевки и курсовки
Документы «Путевка» и «Курсовка» можно создавать на основании размещений или сами по себе. Если путевка или курсовка создана не на основании размещения, то она бронирует номера или места в номерах точно также, как это делает документ «Резервирование». Если путевка или курсовка создана на основании размещения, то при проведении никаких действий не выполняется и документ используется только для печати данных путевки на типографских бланках строгой отчетности.По проведенным путевкам и курсовкам формируются отчеты по реализации бланков путевок и курсовок контрагентам и частным лицам.
При оформлении путевок и курсовок автоматически рассчитывается их стоимость.
Размещение
Для регистрации поселения, продления, переселения и выселения предназначен документ «Размещение». Документ оформляется гостю или группе гостей, оплачивающих услуги совместно, например семье.
Документом может регистрироваться залог, который гость вносит при заезде. Все счета, реализованные в программе, позволяют списывать стоимость оказанных услуг из залога. По размещению программа ведет баланс взаиморасчетов с учетом внесенных и списанных залогов. Залоги можно вносить как на основные услуги, так и на дополнительные. Разделение залогов по виду услуг позволяет избежать ситуаций, когда залог за проживание идет в зачет стоимости, например, ужина в ресторане.
При поселении портье выбирает номера гостям при помощи процедуры подбора подходящих номеров. При подборе портье доступны только свободные на период планируемого размещения гостя, не зарезервированные, не заблокированные арендой, ремонтом и проч. номера или места в номерах выбранной квоты.
При повторном заезде, если у гостя есть задолженность по предыдущему размещению, программа позволяет автоматически переносить долги в новое размещение.
Оплата
Для регистрации оплаты услуг гостями, персоналом гостиницы и сторонними посетителями предусмотрены счета. Счета могут оформляться в любой момент времени в течение периода проживания гостя и после его выезда. Таким образом, программа позволяет регистрировать оплату как при заезде, так и при выезде гостя. Оказанные гостю услуги можно разделить между произвольным количеством счетов.Оплата гостиничных услуг гостями (обычно это наличные) регистрируются документом «Счет» или «Счет по доп. услугам», которые вводятся на основании размещения.
Оплата доп. услуг сторонними посетителями регистрируется новыми документами «Счет по доп. услугам».
Оплата доп. услуг персоналом гостиницы регистрируется новыми документами «Счет».
Оплата от контрагента регистрируется документами «Поступление денег», «Выплата денег», «Оплата по акту», «Возврат оплаты по акту». Акты об оказании услуг можно вводить на основании размещений («Акт») и на основании договоров и брони («Общий акт»),
У любого документа оплаты можно указать способ оплаты («Наличными», «Наличными в кассу бухгалтерии», «На расчетный счет» и т.д.).
Дополнительные услуги
В течение периода проживания на размещение гостя могут регистрироваться произвольные дополнительные услуги, оказываемые вспомогательными службами гостиницы.Для регистрации дополнительных услуг в кредит предназначен документ «Доп. услуги в кредит». При этом выбранные услуги начисляются на счет гостя. Оплата таких услуг может быть оформлена позднее с помощью документов «Счет».
Для регистрации дополнительных услуг с оплатой на месте предназначен документ «Счет на доп. услуги».
В состав конфигурации входит пользовательский интерфейс «Кассир» рабочего места администраторов, регистрирующих оказание доп. услуг.
Телефонные разговоры
В состав конфигурации входит документ «Телефонные разговоры» для регистрации телефонных разговоров из номеров.
При проведении этого документа программа по дате и времени звонка определяет документ «Размещение», по которому на этот момент проживали в номере откуда был звонок и начисляет стоимость звонка на это размещение.
Если на момент разговора в номере проживали гости по разным размещениям, то стоимость звонка начисляется на все размещения номера. Однако, если кто-либо из гостей этого номера оплатит разговор, то стоимость разговора будет автоматически списана с других размещений.
Если на момент разговора в номере гости не проживали, то стоимость разговора попадает на персонал гостиницы.
Предусмотрен специальный отчет «Телефонные разговоры», позволяющий распечатывать сводку по разговорам из номеров.
Возможна поставка на заказ модулей автоматической загрузки тарифицированных звонков в конфигурацию. Тарификация звонков должна проводиться специализированными программами тарификации, которые не входят в состав конфигурации «Гостиница». Эти программы должны приобретаться отдельно. Модули загрузки позволяют регистрировать звонок в базе данных конфигурации в течение 1 минуты после его окончания.
Доп. услуги на номера
В состав конфигурации входит документ «Дополнительные услуги на номера» для автоматической регистрации дополнительных услуг на номера. Примеры дополнительных услуг на номера: платное телевидение; мини-бар; сейф в номере.Документ предназначен для организации автоматической загрузки данных об услугах, оказание которых регистрируется другими программами-драйверами оборудования в номерах. Типичный пример такой доп. услуги — это платное телевидение.
Если, на момент регистрации услуги, в номере гости не проживали, то стоимость услуги попадает на персонал гостиницы. Если на момент регистрации услуги в номере проживали гости по разным размещениям, то стоимость услуги начисляется на все размещения номера. Однако, если кто-либо из гостей этого номера оплатит услугу, то ее стоимость будет автоматически списана с других размещений. Услуга из номера регистрируется в базе данных конфигурации в течение 1 минуты после регистрации услуги оборудованием.
Отчеты
Отчеты, реализованные в программе, можно разделить на несколько групп.1. Отчеты по загрузке номерного фонда — в программе реализованы два сводных отчета: «Загрузка НФ за период», формируемый по дням; и отчет «Загрузка НФ на дату и время», позволяющий получить «срез» загруженности номерного фонда на произвольные дату и время. Любые цифры в сводных отчетах могут быть «расшифрованы» детализирующими отчетами: «Заявленная бронь» — отчет по заявленной брони за период; «Резервирование» — отчет по резервированиям за период; «Планируемый заезд» — отчет по планируемому заезду гостей по брони за период; «Планируемый выезд» — отчет по планируемому выезду гостей по размещениям и брони за период; «Номера и гости» — отчет по истории проживания гостей в номерах за период; «Фактический заезд» и «Фактический выезд» — отчеты по фактическому заезду и выезду гостей из номеров за период; «Свободные номера» — список свободных номеров за период; «Занятые номера» — список занятых номеров за период; «Шахматка» — графическая «шахматка» номерного фонда на дату и время; «Карта номерного фонда» — графическая диаграмма загру зки номерного фонда по дням.
2. Отчеты по взаиморасчетам'. «Гости по документу» — список гостей, проживающих по любому бронирующему документу с суммой оказанных или оплаченных услуг; «Детальный и краткий баланс взаиморасчетов по размещению» — баланс взаиморасчетов по выбранному размещению; «Детальный и краткий баланс взаиморасчетов по договору» — баланс взаиморасчетов по выбранному договору; «Детальный и краткий баланс взаиморасчетов с контрагентами» — баланс взаиморасчетов с контрагентами по договорам; «Оказание услуг сторонним посетителям» — отчет по услугам, оказанным не проживающим людям; «Сводка по оплате брони» — баланс по предоплате, внесенной контрагентами по бронирующим документам; «Должники» — список должников гостиницы на дату и время или список долгов, возникших за выбранный период.
3. Отчеты по оплате и реализации услуг'. «Сводка по услугам» — детальная сводка по оказанным, оплаченным или не оплаченным услугам за период; «Сводка по планируемому оказанию услуг» — отчет по планируемому оказанию услуг за период по дням.
4. Отчеты по продажам путевок и курсовок: «Реализация путевок» — сводный отчет по реализации путевок и курсовок по контрагентам за период включая реализацию гостям «с улицы»; «Реализация туристическим фирмам» — детальный отчет по реализации путевок и курсовок контрагентам; «Реализация гостям» — детальный отчет по реализации путевок и курсовок гостям; «Реализация путевок по соц. программам» — сводка по реализации путевок и курсовок по социальным программам.
5. Плановый отдел — группа аналитических отчетов по загрузке и доходности работы гостиницы: «Сводные показатели» — расчет сводных показателей работы гостиницы за день, с начала месяца и с начала года; «Оценка эффективности» — расчет реализации услуг, «занятости» номерного фонда в место или номероднях, количестве заехавших гостей, в разрезе тарифов, типов номеров, видов размещений, контрагентов, услуг и т.д. за период с периодичностью день, неделя, месяц, квартал или год; «Доходность и загрузка НФ» — расчет доступного и оплаченного кол-ва место или номеродней за период, расчет средней стоимости и средней доходности номера или места. Отчет формируется за период с периодичностью день, неделя, месяц, квартал или год; «Распределение брони по типам номеров» — отчет по соответствию спроса на типы номеров структуре реального номерного фонда; «Регламентные работы персонала» — расчет количества выполняемых регламентных работ по обслуживанию гостей и номеров. К регламентным работам по обслуживанию проживающих гостей относится уборка номеров, смена белья, смена банных принадлежностей и т.д. Отчет позволяет проверить соответствие реального выбытия расходных средств планируемому выбытию по нормам. Также отчет позволяет оценить равномерность загрузки обслуживающего персонала по группам номерного фонда (этажам, корпусам и т.д.); «Гости по городам» —печать информации о гостях, проживавших (живущих) в гостинице на заданный период времени с группировкой итогов по странам и городам места жительства.
6. Регламентированные — группа регламентированных отчетов в ОВИР и Госкомстат.
7. Аудит — группа аудиторских отчетов по гостям, которые не выселены и не продлены, по долгам, возникшим в течение работы смены портье, оплаченным услугам, операциям с залогами, по не оплаченным телефонным разговорам, по подозрительным действиям персонала.
8. Прочие — отчеты по квотам, состояниям номеров, тарифам и т.д.
Контроль над работой персонала
В программе предусмотрена регистрация «подозрительных» действий портье. Список таких действий можно просмотреть с помощью отчета «Аудит подозрительных действий».Для контроля выписанных за смену счетов предназначен аудиторский отчет «Аудит оплаченных услуг».
Системой ЮПредприятие ведется подробный журнал регистрации (лог), в который попадает информация практически обо всех изменениях документов и справочников (меню «Сервис/Монитор пользователей/Журнал регистрации»). При помощи лога можно, например, посмотреть историю изменения реквизитов карточки гостя или контрагента, историю изменения реквизитов брони или размещения.
Регламентные процедуры
В состав программы входит ряд регламентных процедур, которые должны выполняться периодически.1. «Импорт справочников» — процедура загрузки всероссийского адресного классификатора адресов и списка документов, удостоверяющих личность с дисков 1С:ИТС;
2. «Получить почту» — процедура загрузки электронных заявок, присланных по электронной почте;
3. «Отправить почту» — процедура отправки подтверждений или отказов заявок по электронной почте;
4. «Переместить гостей» — процедура управления списком гостей;
5. «Обработать помеченные на удаление» — перемещение помеченных на удаление элементов справочников в соответствующие корзины;
6. «Снять просроченные брони» — процедура «снятия» просроченных заявок, резервирований, путевок и курсовок;
7. «Очистить базу данных» — процедура очистки «хвоста» базы данных. Используется для сохранения постоянного размера базы данных во время эксплуатации программы.
8. «Автоматическое выселение не продленных и не переселенных гостей» — процедура автоматического выселения гостей, которые должны были выехать раньше момента выполнения процедуры и которые не были продлены или переселены. Процедура предназначена для использования в пансионатах, домах отдыха, которые принимают гостей по путевкам и курсовкам. Т.к. в этих организациях продление/переселение связано с оформлением новой путевки или курсовки и соответственно с новым размещением, то процедура выселения реальным временем выезда становится не нужна и может проводится временем планируемого выезда автоматически.
9. «Автоматическое продление не продленных и не переселенных гостей» — процедура автоматического продления гостей может использоваться для автоматического продления не выселенных и не переселенных гостей на следующий период проживания.
В состав программы входит «планировщик», позволяющий автоматически выполнять нужный набор регламентных процедур по составленному пользователем расписанию.
Шаблон электронной заявки
При установке программы в каталогах Hotel и HotelDemo создается папка Шші, в которой находится файл request, htm. Этот файл является шаблоном электронной заявки. Эту страницу гостиница может разместить на своём или третьей фирмы Веб-сайте для того, чтобы потенциальные гости могли оформлять заявки через Интернет. Страницу можно использовать после того, как в HTML тексте списки типов номеров и видов размещений заменены на используемые в Вашей гостинице и указан Ваш E-Mail адрес.Для того чтобы отправить электронную заявку потенциальный гость должен заполнить форму и нажать на кнопку «Отправитъ форму». Данные формы в закодированном виде будут отправлены электронным письмом по Е-Маіі адресу, указанному вместо значения по умолчанию (adres@vashey_gostinitsy.ru).
Регламентная процедура «Получить почту» при наличии настроенного MAPI клиента, например, программы Microsoft Outlook Express 4.0 и выше, получает почту, отбирает письма нужного формата и создает на их основании не проведенные заявки. Портье, начальник службы размещения или любой другой пользователь системы должен периодически проверять журнал заявок, открывать электронные заявки и, в случае если он считает, что заявка может быть принята, проводить их. Позже процедура «Отправить почту» для каждой проведенной электронной заявки создаст письмо с ответом-подтверждением и отправит его на электронный адрес заявителя.
Глава 3 Начало работы с конфигурацией
В этой главе описываются процедура установки конфигурации на компьютере пользователя, типы пользователей, их права и интерфейсы, первый запуск, ввод начальных данных, настройка параметров программы.Процедура установки конфигурации
Для того чтобы начать установку конфигурации «Гостиница» на компьютер пользователя необходимо:1. Вставить ключ защиты конфигурации (Eutron) из комплекта поставки программы в принтерный (LPT) порт отключенного от электрической сети компьютера;
2. Убедиться, что на компьютере установлена компонента «Оперативный учет» системы программ «ІСЛредприятие 7.7»;
3. вставить CD-ROM из комплекта поставки программы в привод;
4. запустить программу «Мой компьютер» и открыть список файлов на диске;
5. найти и запустить программу Setup.exe.
Процесс установки конфигурации состоит из пяти шагов или экранов. Вы должны внимательно читать описание информации, которую Вам нужно указать для того, чтобы успешно завершить процедуру установки программы. В любой момент, при помощи кнопки «Назад», Вы можете вернуться на нужный Вам экран и исправить неправильно введенные данные.
6. Установить драйвер ключа защиты конфигурации;
Описание процедуры установки драйвера ключа защиты Вашей версии программы находится в файле «Установка конфигурации (локальной или сетевой).txt».
Шаг 1 — Общая информация.
На этом шаге пользователь информируется о действиях, которые он должен предпринять для того, чтобы успешно установить программу. Для продолжения процедуры установки необходимо нажать на кнопку «Далее».
Шаг 2 —Лицензионное соглашение
На втором шаге необходимо ознакомиться с условиями лицензионного соглашения, на основании которого вы имеете право эксплуатировать программу. Если Вы не согласны с условиями лицензионного соглашения, нажмите кнопку «Нет», и обратитесь в фирму, в которой Вы приобрели экземпляр программы для его возврата и возмещения уплаченных за него денег. Если Вы согласны с условиями лицензионного соглашения, нажмите кнопку «Да».
Шаг 3 — Информация о пользователе
На третьем шаге необходимо указать имя человека, на которого зарегистрирована данная копия программы, и указать название организации, которая приобрела программу. Для продолжения процедуры установки необходимо нажать на кнопку «Далее».
Шаг 4 — Определение места установки программы
На четвертом шаге необходимо указать папку, в которую будут установлены демонстрационная и рабочая базы данных. Если папка «по умолчанию» Вам не подходит, то при помощи кнопки «Обзор ... », Вы можете выбрать или создать необходимую папку. Для продолжения процедуры установки необходимо нажать на кнопку «Далее».
Шаг 5 — Завершение процедуры установки программы
После того, как программа установки завершит копирование файлов на компьютер пользователя, для окончания процесса установки программы нужно нажать на кнопку «Конец».
Пользователи, их права и интерфейсы
В конфигурации «Гостиница» определены шесть типов пользователей, имеющих следующие условные названия: администратор', начальник службы размещения: портье: этажная служба: кассир: фоновый. Тип пользователя определяет интерфейс работы с информационной базой и набор прав для просмотра и редактирования данных и выполнения сервисных функций. Под интерфейсом здесь понимается состав главного меню программы и набор панелей инструментов, предлагаемый программой пользователю.Администратор
Администратор программы имеет полные права. Интерфейс администратора построен от объектов метаданных конфигурации и включает все функции, реализованные в программе. Первый запуск программы необходимо делать с правами администратора в монопольном режиме. Только администратор может запускать все регламентные процедуры и выполнять сервисные функции обслуживания базы данных. Пользователь Админ, по умолчанию, имеет набор прав «Администратор».
Начальник службы размещения
Начальник службы размещения имеет полные права на просмотр и редактирование данных, но имеет интерфейс «от процедур» и не имеет прав на управление всеми регламентными сервисными функциями и системными данными конфигурации. Пользователь НачСлРазмещения, по умолчанию, имеет набор прав «Нач. службы размещения».
Портье
В задачи портье входит обработка заявок, резервирование номеров, размещение гостей и расчеты с гостями. Набор прав портье настроен в соответствии с выполняемыми функциями, поэтому ограничен. Пользователь Портье, по умолчанию, имеет набор прав «Портье».
Этажная служба
В задачи этажной службы входит управление состоянием номеров и ввод информации о телефонных разговорах из номеров. Пользователь ЭтажнаяСл, по умолчанию, имеет набор прав «Этажная служба».
Кассир
«Кассир» — группа пользователей системы, в задачи которых входит регистрация оказанных гостям и прочим сторонним лицам дополнительных услуг. К кассирам могут быть отнесены работники вспомогательных служб гостиницы, например, люди, обслуживающие спортивный комплекс и регистрирующие платные услуги. Права данной группы пользователей ограничены использованием справочника услуг и документами «Счет по доп. услугам» и «Дополнительные услуги в кредит». Пользователь Кассир, по умолчанию, имеет набор прав «Кассир».
Фоновый
«Фоновый» — специальная административная группа пользователей. Используется для запуска ІСЛредприятия в режиме выполнения фоновых регламентных процедур.
В случаях, когда не стоит задача контроля действий персонала, не целесообразно ограничивать права пользователей программы. Для максимального удобства работы пользователя с программой можно создавать пользователей в конфигураторе с набором прав «Администратор» и с интерфейсом, который соответствует набору бизнес функций пользователя.
Пример:
Пользователь «Данилова». Бизнес функции - портье.
Закладка «Роль» в случае, когда необходимо ограничивать права пользователя, должна выглядеть так:
Закладка «Роль» в случае, когда не целесообразно ограничивать права пользователя, должна выглядеть так:
Первый запуск
Первый раз необходимо запустить программу в монопольном режиме с правами администратора (по умолчанию — пользователь «Админ»), После восстановления индексных файлов запустится помощник ввода начальных данных. Далее в этой главе подразумевается, что Вы работаете с программой с правами и интерфейсом администратора.Ввод начальных данных
При помощи «Помощника ввода начальных данных» необходимо определить структуру номерного фонда Вашей гостиницы: заполнить справочники: «Номерной фонд», «Виды размещения», «Типы номеров»; определить состав услуг; ввести тарифы; определить типы гостей; заполнить список валют, используемых для расчета, и т.д. Рассмотрим по шагам.На шаге 2 надо установить дату, на которую будут записаны все вводимые данные. Рекомендуется оставить дату по умолчанию — начало текущего года. Например, при вводе номерного фонда номера будут введены в эксплуатацию с указанной здесь даты.
На шаге 3 нужно заполнить справочники «Типы номеров» и «Виды размещения». Для заполнения справочника типов номеров надо определить, какие типы вы используете в гостинице. Тип номера — это характеристика номера, определяющая его стоимость. По одному тарифу все номера одного типа, например «люкс», имеют одинаковую цену, все номера другого типа, например «одноместный», стоят другую цену. Вам нужно определить сколько у вас в гостинице таких типов и все их указать в справочнике типов номеров.
Определение списка типов номеров — важный этап. Хорошо уже на этом шаге сформулировать схему ценообразования в Вашей гостинице. Также необходимо иметь ввиду, что почти все отчеты могут формироваться в разрезе типов номеров, поэтому список типов номеров определяет «аналитику» загрузки и доходности номерного фонда, которую Вы будете получать по реализованным в программе отчетам. Как правило список типов номеров можно получить из прайс-листа гостиницы.
Если у вас сложная структура номерного фонда: есть корпуса, много типов номеров, или вы используете блоки (два или более номера с общим санузлом), то можно объединять типы номеров в группы.
Порядок типов номеров в отчетах, выпадающих списках и форме списка справочника определяется колонкой «порядок сортировки». Отсортируйте введенные типы номеров в нужном порядке, изменяя значения в колонке «порядок сортировки». Типы номеров упорядочиваются по возрастанию «порядка сортировки».
Вам также нужно определить, как вы будете селить гостей. Для этого надо заполнить справочник видов размещений. Например, если гость может занимать весь номер, то можно определить вид размещения «Номер» и указать у этого вида размещения тип «Весь номер». Если возможно проживание на одном месте в номере, то добавьте вид размещения «Место», укажите у него тип «Места в номере» и количество мест равное 1.
Если у Вас возможно подселение на дополнительные места или место в номере, то добавьте вид размещения с типом «Доп. место». Этот вид размещения может называться, например, так: «доп. кровать»; «раскладушка», «диван», «место для ребенка» и т. д.
Предположим, что в двухместный номер заезжает семья из двух человек, и Ваша ценовая политика такова, что двухместный номер оплачиваемый одним человеком стоит 1000 руб., а места в двухместном номере по отдельности продаются по 600 руб. В таком случае удобно создать вид размещения «Совместно» с типом «Совместно». В приказе по изменению тарифа можно указать цену 600 руб. для вида размещения «место» и типа номера «двухместный»;
указать цену 1000 руб. для вида размещения «номер» и типа номера «двухместный»; указать нулевую цену для вида размещения «совместно» и типа номера «двухместный».
Гости проживающие по виду размещения с типом «Совместно» обрабатываются программой специальным образом:
1. Настройка параметров конфигурации позволяет запретить размещать совместных гостей отдельными размещениями. Такие гости могут проживать только вместе с гостем, оплачивающим весь номер.
2. Программа позволяет автоматически продлять, переселять и выселять совместных гостей при продлении, переселении и выселении гостя, который оплачивает весь номер.
Вы всегда можете добавить новый вид размещения или тип номера позднее, на любом этапе работы с программой.
Для того, чтобы добавить новый элемент справочника нажмите Insert. Для добавления новой группы нажмите Ctrl+F9. Для редактирования строки нажмите Enter на значении, которое нужно изменить и исправьте его. Для движения по колонкам справочников при редактировании используйте Tab и Shift+Tab. Для сохранения изменений в строке нажмите Enter.
На шаге 4 необходимо ввести номерной фонд. т.е. заполнить справочник «Номерной фонд». Этот справочник есть список номеров вашей гостиницы. Вы можете группировать номера в группы, например по этажам, по корпусам, или по блокам. Всего может быть не более четырех уровней вложенности. Например, в Корпусе №1. на 3-м этаже, в Правом крыле, номер 105.
У каждого номера в номерном фонде необходимо указать его тип и количество основных мест в номере. Обратите внимание, что номер вводится в эксплуатацию с даты, выбранной вами на второй странице помощника.
Порядок номеров в справочнике определяется колонкой «порядок сортировки». Для упорядочивания номеров в
номерном фонде используйте кнопку («Управление порядком номеров») на форме списка номерного фонда. Для
перемещения номера в другую группу выделите нужный номер и нажмите на кнопку ^1 «Управление порядком номеров», в открывшейся форме включите переключатель «Переместить в группу» и выберите нужную группу, нажмите кнопку «Выполнитъ». Для того чтобы поместить номер перед другим номером выделите этот номер, нажмите на кнопку «Управление порядком номеров», в открывшейся форме включите переключатель «Вставить перед» и укажите номер перед которым нужно поместить выбранный, нажмите кнопку «Выполнитъ».
Не изменяйте значение порядка сортировки у номера вручную, т.к. после любых изменений порядка номеров сделанных вручную, не при помощи кнопки «Управление порядком номеров», необходимо выполнить процедуру «Авт. установка порядка номеров в НФ» из меню «Сервис» администратора программы.
На шаге 5 Вы можете ввести телефонные номера. Если у вас нет телефонов в номерах, этот шаг можно пропустить.
На шаге 6 Вы можете заполнить справочник квот номерного фонда. При создании квоты Вы можете указать контрагента, гости от которого будут проживать в номерах этой квоты. В бронирующих документах и договорах, при выбранном заявителе — контрагенте, при вводе новых строк будет автоматически устанавливаться квота этого контрагента.
Ввод номеров в квоту осуществляется приказами о вводе номеров в квоту. Вы должны создать новый документ «Приказ о вводе номеров в квоту», выбрать в шапке приказа квоту и подобрать номера из номерного фонда, нажав на кнопку «Подбор номеров». Для создания нового документа используйте команду «Приказ о вводе номеров в квоту» меню «Документы». После того, как все нужные номера находятся в табличной части приказа, приказ может быть распечатан и должен быть проведен нажатием на кнопку «ОК».
На шаге 7 Вы должны заполнить справочник свойств номеров. Свойство — широкое понятие, которое включает в себя аренду, уборку, ремонт, произвольное оборудование номера, вид из окон, и т. д. На этом этапе нужно определить список свойств, по которым Вам будет удобно и нужно «фильтровать» номерной фонд при подборе подходящих номеров. Это значит, что не нужно, например, добавлять «телевизор» в группу «оборудование» справочника свойств, если телевизор есть во всех номерах.
При создании нового свойства необходимо указать, будет ли это свойство учитываться по умолчанию при подборе номеров, и как программа должна фильтровать номера по этому свойству. Например, если в справочнике у свойства «на ремонте» указать, что оно будет учитываться при подборе по умолчанию, и, что программа должна отбирать номера «не в состоянии», т.е. не на ремонте, то при подборе номеров портье сразу не увидит номера, которые будут на ремонте в течение периода планируемого проживания гостя. Наоборот, если у свойства «кондиционер» указать, что оно не должно учитываться по умолчанию при подборе, и, что программа должна отбирать номера «в состоянии», т. е. с кондиционером, то при подборе портье увидит все свободные номера не зависимо от наличия кондиционера в номере. Однако, портье всегда может включить дополнительный фильтр по свойству «кондиционер», и, тогда, он увидит только свободные номера с кондиционером.
Иногда при подборе бывает удобно сразу видеть, есть какое-либо свойство у номера или нет. В этом случае у свойства необходимо включить флажок «показывать в форме выбора подходящего номера» и указать короткое наименование свойства. Колонка «Есть...» на формах подбора подходящих номеров показывает короткие наименования свойств номера списком через запятую. Эту возможность удобно использовать для оборудования номеров и, например, для определения, на какую сторону гостиницы выходят окна номера.
Ввод номеров «в состояние» нужно делать документом «Изменение состояния номеров». Открыть новый документ можно командой «Изменение состояния номеров» из меню «Документы». На форме нового документа необходимо сначала указать свойство, которое вы будете назначать номерам. В первой строке документа, не выбирая номер, указать период времени и, затем, подобрать номера при помощи кнопки «Подобрать номера». После того, как все нужные номера находятся в табличной части документа, нужно нажать на кнопку «ОК». чтобы сохранить и провести документ.
На шаге 8:
Вы должны заполнить справочник ставок налога с продаж, принятых в вашей местности. Рекомендуем создать элемент «без НИ» с нулевой ставкой.
2. Вы можете заполнить справочник секций или отделов. Любую услугу в программе можно «прикрепить» к
той или иной секции. Отчеты кассовой смены позволяют выводить итоги по реализации услуг сгруппированными по секциям. В справочнике секций указывайте ставки налога с продаж только, если вы планируете использовать фискальный регистратор на рабочих местах кассиров, причем в режиме выделения налога с продаж по каждой услуге (строке) чека.
3. Вы должны заполнить справочник периодов. Периоды используются для определения сколько раз
оказывается гостю периодическая услуга за его период проживания. Период — это наименование, например: «сутки»; «неделя»; «два дня»; «три часа», и т.д.
У каждого периода необходимо указать его длительность в часах. Для расчета длительности периода в часах удобно использовать встроенный в ІСЛредприятие калькулятор. Для запуска калькулятора в режиме редактирования количества часов нажмите F4.
На шаге 9 заполните справочник валют. Удобно оставить в справочнике только те валюты, с которыми вы работаете или планируете работать. У каждой валюты необходимо указать ее курс на дату, выбранную на второй странице помощника по отношению к валюте вашей страны. Валюта вашей страны обязательно должна быть добавлена в справочник валют. Курс и кратность этой валюты должны быть установлены в единицу.
На шаге 10 заполните справочник услуг. Нужно создать хотя бы одну услугу, обозначающую проживание. У услуги необходимо указать наименование, можно указать единицу измерения, например: ч.; сутк.; раз и т. д. Если услуга будет дополнительной, т. е. будет регистрироваться вспомогательными службами гостиницы, то нужно указать цену, валюту и ставки НДС и НП. Если услуга будет основной, т. е. будет начисляться гостям по тарифу, то цена услуги и ставки налогов в справочнике будут подставляться по умолчанию в новые строки приказов об изменении цен тарифа.
Каждая услуга должна быть либо разовой — тогда количество раз оказания услуги в счетах вводится самим пользователем, либо периодической — тогда количество услуги рассчитывается программой автоматически исходя из периода проживания гостя, периодичности услуги, расчетного часа и алгоритма расчета. Нужный алгоритм выбирается из списка реализованных в программе видов расчета.
Вид расчета «Проживание суточное» должен использоваться для услуг с периодом сутки, при указанном р/ч, и соответствует правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.
Вид расчета «Проживание по пол суток (вариант 1)» используется для расчета проживания или питания. Если гость заехал до р/ч, то кол-во равно 1 до р/ч следующих суток. Если гость заехал после р/ч, то кол-во 1 до времени заезда следующих суток. Если период проживания больше суток и планируемый выезд позже р/ч более чем на 6 часов, то к суткам добавляем пол-суток. Если количество часов между временем выезда и р/ч больше 12, то добавляем сутки. Этот вид расчета может быть выбран только, если у услуги период равен суткам.
Вид расчета «Проживание по пол суток (вариант 2)» используется для расчета проживания или питания. Если гость заехал до р/ч, то кол-во равно 1 до р/ч следующих суток. Если гость заехал после р/ч, то кол-во 1 до времени заезда следующих суток. Если период проживания больше суток и планируемый выезд позже р/ч менее чем на 12 часов, то к суткам добавляем пол-суток. Если количество часов между временем выезда и р/ч больше 12, то добавляем сутки. Этот вид расчета может быть выбран только, если у услуги период равен суткам.
Вид расчета «Проживание по р/ч» должен использоваться для услуг с периодом сутки при заполненном р/ч, и реализовывает алгоритм расчета количества суток проживания по расчетному часу, причем задержка гостя после расчетного часа приводит к начислению дополнительных суток.
Для всех видов расчета в настройках параметров конфигурации и в тарифах можно указать количество бесплатных часов. Если количество бесплатных часов указано и равно, например, двум, то допускается задержка выезда гостя на два часа без начисления дополнительных суток.
Вид расчета «Проживание почасовое» используется для расчета продолжительности проживания без расчетного часа. Если гость жил меньше, чем сутки (период услуги), то начисляются 1 сутки, если больше, то почасовой расчет. Во всех остальных случаях почасовой расчет.
Вид расчета «Переходы через р/ч» может использоваться для любых периодических услуг с указанным расчетным часом и периодом сутки. По этому виду расчета программа считает количество «переходов» через указанный расчетный час за период проживания гостя.
Вид расчета «Питание» используется для расчета количества переходов через расчетный час в течение периода проживания. Для этого вида расчета обязательно требуется наличие расчетного часа у услуги. Отличие от вида расчета "переходы" в том, что если гость заехал до расчетного часа проживания и до расчетного часа питания, то первый переход пропускается. Т.е. если расчетный час проживания 12:00, расчетный час питания 08:00 и, если гость заехал в 01:00 и собирается выехать в 11:00 через 1 сутки, то питание ему будет начислено только на дату выезда.
Виды расчета «Полное», «Целое», «Точное», «Округлять», «Округлять вниз» могут использоваться для любых периодических услуг с произвольным периодом и любым или не указанным расчетным часом.
По виду расчета «Полное» программа вьиисляет количество как округленное до целого вверх частное от деления периода проживания гостя на период услуги.
По виду расчета «Целое» программа вычисляет количество как целую часть частного от деления периода проживания гостя на период услуги.
По виду расчета «Точное» программа вычисляет количество как частное от деления периода проживания гостя на период услуги.
По виду расчета «Округлять» программа вычисляет количество как округленное до целого частное от деления периода проживания гостя на период услуги. 1.5 округляется вверх.
По виду расчета «Округлять вниз» программа вычисляет количество как округленное до целого частное от деления периода проживания гостя на период услуги. 1.5 округляется вниз.
В пансионатах и домах отдыха для расчета длительности проживания нужно использовать вид расчета «Целое» или «Проживание почасовое».
Услуги с включенным флажком «Печатать в счетах отдельной строкой» всегда печатаются отдельной позицией, даже если в тарифе включен режим печати основных услуги одной строкой. Флажок нужно использовать для услуг, которые начисляются по тарифу. Примеры таких услуг — бронирование, опоздание, регистрация. Услуга «бронирование» обычно входит в тариф. Кроме бронирования в тарифе могут быть определены: «проживание», «завтрак», «обед», «ужин». При включенном в тарифе флажке «Печать одной строкой» и включенном у услуги бронирования флажке «Печатать в счетах отдельной строкой», в печатных формах счетов будут две услуги: «проживание» и «бронирование».
По умолчанию обычные пользователи не могут изменять цену услуги в документах. Цена в документе заполняется из справочника услуг при подборе услуги в документ и не доступна для редактирования. Если нужно предоставить возможность редактирования цены услуги в документе, то нужно у услуги включить флажок «Разрешить изменять цену».
На шаге 11:
Заполните справочник типов гостей. В гостиницах типы гостей позволяют показывать только тарифы, подходящие размещаемому гостю. В пансионатах и домах отдыха типы гостей дополнительно позволяют вести список социальных показаний.
На шаге 12
Заполните справочник типовых причин возвратов. При оформлении счетов на возврат программа требует, чтобы пользователь указал причину возврата. Пользователь может либо выбрать типовую причину из справочника, либо указать произвольную причину, набрав текст с клавиатуры. Пример типовой причины возврата: «Ранний выезд гостя».
Заполните справочник типовых причин предоставления скидок/наценок. При вводе процентов скидок/наценок на основные услуги в строках брони и размещений программа требует указывать причину предоставления скидки/наценки.
Заполните справочник типовых причин внесения/выплаты денег по ККМ. Примеры типовых причин внесения/выплаты денег по ККМ: «Обнуление кассы». «Внесение на сдачу».
Во всех случаях пользователь может либо выбрать типовую причину из справочника, либо указать произвольную причину, набрав текст с клавиатуры.
На шаге 13
Заполните справочник тарифов. Необходимо создать хотя бы один тариф, который будет использоваться как тариф по умолчанию при работе с размещением и бронирующими документами.
При создании тарифа можно указать период его действия, например, для летнего тарифа можно указать период с 01.06 по 31.08. Пустые даты начала и окончания действия тарифа означают «с самого начала» и «до самого конца», соответственно.
У тарифа необходимо указать услугу — проживание. Это позволит Вам работать с разными периодами проживания или по разным расчетным часам.
Включите флажок «Печать в счетах одной строкой», если в состав услуг, оказываемых по тарифу, входит не только проживание, но и. например, питание, и Вы хотите вести внутренний учет, например, числа оказанных завтраков, но не хотите, чтобы в счетах печатались стоимости проживания и завтраков отдельными позициями.
На шаге 14
Заполните справочник способов оплаты. Способы оплаты определяют, каким образом клиенты оплачивают оказанные услуги. На практике клиент может оплатить услуги наличными, перевести деньги на расчетный счет, оплатить оказанные услуги из залога (депозита) внесенного при заезде, оплатить какой-либо кредитной картой.
|
и я J щ, щ ШШ @ и? Закрыть [F12| ;1J | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
В последнюю очередь откройте форму настройки общих параметров конфигурации.
Настройка параметров конфигурации
Форма настройки параметров конфигурации позволяет определить параметры программы, общие для всех рабочих мест и пользователей.Закладка «Фирма, Параметры, Валюты»
Настройка параметров конфигурации
|
В t? Фирма, Параметры, Валюты ] Гости | Свойства, Номерной Фонд, Телефоны, К * I * Фирма: т о і- Закрывать периоды раздельно по Фирмам | |||||||||
|
В некоторых случаях гостиница может работать от нескольких юридических лиц. На формах всех финансовых документов можно явно указывать, к какому юридическому лицу гостиницы относится документ. При этом, например, в печатных формах счетов будут указаны реквизиты той фирмы, которая выбрана на форме документа.
Ввод данных о Вашей фирме
Форма для ввода данных о фирме содержит три закладки. Форма нового элемента открывается без закладок. Закладки появятся после того, как Вы заполните название фирмы и нажмёте на кнопку «Записать».
Закладка «Общие»
Содержит информацию о наименовании фирмы, ее адресах. В поле «наименование» нужно указать короткое название фирмы. В поле «полное наименование» нужно указать название юридического лица фирмы. Это поле используется при печати в примере заполнения платежных реквизитов фирмы в печатных формах счетов, при печати на бланках путевок и курсовок, заявлений, при печати бланков строгой отчетности и на печатных формах Z и X отчетов кассовых смен. В поле «официальное наименование» необходимо указать название Вашей фирмы, как оно указано в учредительных документах. Это поле используется при печати бланков всех отчетов, на печатных формах всех документов, при печати свидетельств о регистрации и разрешений на поселение.
Заполнять поля «полное наименование» и «официальное наименование» разными значениями имеет смысл только для тех гостиниц, которые не имеют своего юридического лица и работают от имени компании владельца. Пример: наименование — Строитель, полное наименование — ОАО «Стройтехнологин» (юридическое название компании владельца гостиницы); официальное наименование — Гостиница «Строитель».
В поле «юридический адрес» необходимо указать юридический адрес вашей фирмы. Этот адрес используется при печати шапок печатных форм безналичных счетов, свидетельства о регистрации в г. Москва, регламентированного отчета в Госкомстат и Z и X отчетов кассовых смен.
Если Вы планируете работать с бланками форм строгой отчетности, т.е. не используете ККМ на рабочих местах кассиров, то заполните поле «населенный пункт» названием города или нас. пункта, где находится Ваша гостиница.
В поле «почтовый адрес» укажите почтовый адрес вашей фирмы. Это поле используется в примере заполнения платежных реквизитов фирмы в печатных формах безналичных счетов, при печати шапок документов «Счет», «Счет по доп. услугам» и «Доп. услуги в кредит» и при печати анкет гостей.
В поле телефоны укажите телефоны службы бронирования или портье. Это поле используется при печати форм счетов, свидетельств о регистрации в г. Москва, в примере заполнения платежных реквизитов фирмы в печатных формах безналичных счетов.
В поле «ИНН» укажите ИНН вашей фирмы. Это поле используется при печати шапок всех счетов.
Вы можете также заполнить дату регистрации вашей фирмы и название вашей государственной налоговой инспекции.
В поле «Орган Госкомстата» укажите наименование органа, в который вы предоставляете регламентированную статистическую отчетность.
Закладка «Дополнительно»
Содержит информацию о руководителях фирмы. Фамилия и инициалы руководителя используются при печати на бланках курсовок, при печати заявлений, подвалов всех безналичных счетов и приказа об изменении тарифа.
Фамилия и инициалы главного бухгалтера используются при печати «подвалов» всех безналичных счетов и приказа об изменении тарифа.
Фамилия и инициалы начальника службы размещения используются при печати регламентированного отчета в Г оскомстат.
Вы также можете указать фамилию и инициалы старшего кассира, если в вашем штатном расписании предусмотрена эта должность.
Закладка «Банковские счета»
Содержит информацию о банковских счетах Вашей фирмы, которые используются при печати примера заполнения платежных реквизитов фирмы в печатных формах счетов контрагентам и заявителям.
Для того чтобы добавить банковский счет нажмите кнопку «Добавитъ». Откроется форма ввода данных о банковском счете справочника «Банковские счета».
Глава 3. Ввод данных о банковском счете
Ввод данных о банковском счете
Форма элемента имеет две закладки: «Счет» и «Дополнительные».
На закладке «Счет» указываются наименование счета, номер банковского счета, наименование банка Вашей фирмы, корреспондентский счет и БИК. Если вы осуществляете расчеты через расчетный банк, отличный от банка Вашей фирмы, то отключите флажок «прямые расчеты» и заполните реквизиты расчетного банка.
Для заполнения полей элементов «Банк фирмы» и «Расчетный банк» необходимо нажать Ctrl+Shift+F4 на поле «Наименование». Откроется форма справочника «Банки».
Если необходимого банка в справочнике нет. то его можно добавить из классификатора банков РФ. Для этого нажмите на кнопку «Добавить банки из классификатора банков РФ». В классификаторе банк можно найти по БИК. наименованию или корр. счету.
| Классификатор банков РФ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
АКБ ОАО МКБ "ДОМ-БАНК" Сортировка: | По наименованию ~3 Выбрать I Закрыть | Обновить... | |
При вводе нового счета для него устанавливается тип «Рублевый». Если вводится информация о валютном счете, то следует указать тип счета «Валютный».
Если указан тип счета «Валютный», то становится доступным для редактирования поле «Номер и дата разрешения Банка России на открытие счета в иностранной валюте». Такое разрешение выдается при открытии валютного счета в банке, расположенном за пределами Российской федерации.
После того, как вы заполнили данные о Вашей фирме и её банковских счетах, нажмите кнопку «ОК» и сохраните новый элемент справочника фирм. Выберите созданную фирму в форму ввода параметров конфигурации клавишей Enter или двойным щелчком мыши.
Закладка «Коды организации»
Содержит список кодов организации. Коды используются при печати регламентированных отчетов в ОВИР и Г оскомстат.
Закладка «Учетная политика»
Содержит информацию об учетной политике организации. Переключатели «по оказанию» и «по оплате» определяют алгоритм закрытия учетного периода. При учетной политике «по оказанию» при закрытии периода будут формироваться общие акты по оказанным услугам, «по оплате» - акты по оплаченным услугам.
Флажок «Закрывать периоды по контрагентам» должен быть включен, если нужно собирать выручку отдельно по каждому контрагенту и физ. лицам и выключен, если достаточно иметь общие итоги по всем контрагентам физ. лицам.
Флажок «Строго за период» нужно включить, если необходимо, чтобы услуги обрезались по границам периода. В этом случае, если, например, выбран период отбора услуг - июнь, и гость проживал (одной строкой в размещении) с 27.06 по 03.07. то в акты попадут суммы с 27.06 по 30.06. Если флажок выключен, то в акты попадут все суммы, которые были зарегистрированы документами, дата и время которых попадает в выбранный период. Т.е. в примере, с 27.06 по 03.07.
Флажок «Работает по упрощенной системе налогообложения» нужно включить, если фирма работает по упрощенной системе налогообложения.
Константа «Букв в сокращениях имен и отчеств»
Число букв в сокращении имен и отчеств системных имен гостей в справочнике «Гости». Если положить константу равной 2. то гость Иванов Иван Иванович будет иметь системное имя Иванов Ив.Ив. Рекомендуется установить в 1. в этом случае системное имя будет Иванов И.И. Если установить в 0. то системное имя будет Иванов Иван Иванович.
Системное имя используется при печати гостей в отчетах и показа имен гостей в экранных формах программы.
Константа «Кол-во дней по умолчанию»
Количество дней по умолчанию, которые добавляются к дате заезда гостя для получения даты планируемого выезда.
Константа «Кол-во часов по умолчанию»
Количество часов по умолчанию, которые добавляются к дате и времени заезда гостя для получения даты и времени планируемого выезда.
Константа «Время начала бухгалтерского дня»
Определяет время, с которого начинается отсчет бухгалтерских суток. Используется для расчета реализации услуг за сутки общими актами об оказании услуг.
Константа «Расчетный час по умолчанию»
Расчетный час по умолчанию. Используется для инициализации расчетных часов периодических услуг.
Константа «Базовая валюта»
Базовая валюта — это валюта страны, где работает Ваша гостиница (для России это рубли). У базовой валюты курс и кратность всегда равны 1. Кроме того, курсы всех других валют выражаются в единицах базовой валюты. Базовая валюта является валютой по умолчанию для всех документов. Изменять значение базовой валюты в процессе эксплуатации программы нельзя, т.к. это приведет к неверным значениям остатков в регистрах (если это сделать, то нужно выполнить повторное проведение всех документов). Константа заполняется путем выбора нужной валюты из справочника валют.
Константа «Основная валюта»
В основной валюте программа хранит данные о взаиморасчетах с клиентами. Основная валюта - это валюта, в которой вы будете указывать цены на основные услуги (проживание). Основную валюту необходимо выбрать до начала работы с конфигурацией. Изменение значения основной валюты в процессе эксплуатации системы приведет к неверным значениям остатков в регистрах (если это сделать, то нужно выполнить повторное проведение всех документов). Если Вы работаете только с рублями, то в качестве основной валюты выберите рубли. Константа заполняется путем выбора нужной валюты из справочника валют.
Константа «Валютаразмещений»
Валюта, которая будет устанавливаться у документов размещений по умолчанию. Если основная валюта не базовая, и гости обычно оплачивают при выезде, то установите валюту размещений в основную валюту. Если гости обычно оплачивают проживание при заезде, то установите валюту размещения в базовую валюту. Во всех остальных случаях рекомендуется устанавливать валюту размещения в ту валюту, в которой принимается оплата за проживание.
Константа «Валюта авансов»
Валюта авансов определяет способ хранения авансовых платежей в программе. Авансы регистрируются документами «Поступление денег от контрагента» и «Внесение залога».
Если валюта авансов была установлена равной базовой валюте (рубли) и цены на услуги указаны в основной валюте (у.е.), то. если аванс был внесен в рублях по курсу у.е. на дату получения денег, в случае роста курса у.е. на дату зачета аванса, суммы аванса не хватит для оплаты услуг. Если валюта авансов была установлена равной у.е., то суммы аванса хватит для оплаты оказанных услуг.
Валюту авансов имеет смысл указывать отличной от базовой только в том случае, если вы планируете указывать цены на основные услуги не в базовой валюте.
Константа «Коэффициент округления цены»
Если валюта цены услуги и валюта документа (счет, размещение) не совпадают, то при подборе услуг в счета и при расчете списка основных услуг размещения, их цены будут пересчитаны в валюту документа. Если валюта документа базовая, то. при пересчете, значение цены округляется в соответствии с коэффициентом округления цены. Коэффициент округления цены — это число. Если коэффициент равен 0. то цена округляется до единиц базовой валюты, если 1. то до 0.1 единицы базовой валюты. 2 — до 0.01 единицы базовой валюты, если -1. то до 10 единиц базовой валюты и т.д.
Флажок «Многовалютныйучет»
Флажок должен быть включен, если цены на услуги указаны не в базовой валюте у которой изменяется курс.
Флажок «Нет налога с продаж»
Флажок должен быть включен, если в вашем регионе ставка налога с продаж установлена равной 0 или такого налога нет.
Флажок «Оплатауслуг по курсу оказания»
Если флажок выключен, то сумма оплаты за услуги, у которых цены указаны в валюте, рассчитывается по курсу на дату оплаты (на дату курса документа, которым регистрируется оплата). Если флажок включен, то сумма оплаты за услуги, у которых цены указаны в валюте, рассчитывается по курсу на дату оказания услуги (на дату курса документа, которым регистрировалось оказание услуги).
Закладка «Гости»
На закладке «Гости» определяются группы справочника «Гости», которые имеют специальное значение.
Константа «Удаленные гости»
Группа справочника «Гости», в которую помещаются ошибочно созданные гости, помеченные на удаление гости, не заехавшие заявители.
Константа «Новые»
В справочнике «Гости» можно создать группу, в которой будут создаваться записи о только что заехавших гостях, у которых при регистрации не были заполнены паспортные данные. Эту группу нужно создавать в том случае, если для ускорения размещения гостей портье будет при регистрации гостя у стойки, вводить только минимальное количество данных. Все остальные данные портье заполнит позже, уже после того, как гость поднимется в номер. Использование группы «новые» удобно, т.к. количество гостей в этой группе не велико и нужный гость может быть легко найден.
После того, как портье заполнил все необходимые данные гостя, он должен перенести гостя в группу «проживающие». Если периодически выполняется регламентная процедура «Перемещение гостей», то перенос гостя с заполненными паспортными данными из группы «новые» в группу «проживающие» будет выполняться автоматически.
Константа «Выехавшие гости»
Группа справочника «Гости», используемая для хранения исторического списка гостей. Гости в группу «выехавшие» попадают при выселении автоматически.
Константа «Проживающие гости»
Группа справочника «Гости», используемая для хранения проживающих в настоящее время гостей. Гости попадают в группу «проживающие» при заселении автоматически.
Константа « Черный список»
Группа справочника «Гости», в которую помещаются «неблагополучные» гости. У гостей в черном списке начальник службы размещения или администратор программы могут выставить флажок «запретить селить». Если флажок включен, то портье не смогут поселить, продлить или переселить такого гостя. Флажок выключен обычно у гостей, у которых есть задолженность перед гостиницей. В этом случае, если гость при повторном заезде оплатит задолженность по предыдущему размещению, он будет автоматически перемещен из черного списка в проживающие.
Константа «Заявители»
Группа в справочнике «Гости» в которой, при оформлении бронирующих документов, создаются заявители. При размещении таких заявителей по брони, они автоматически переместятся в проживающие.
Флажок «Размещать в занятые номера»
Если флажок включен, то программа позволит размещать в номер гостей больше, чем основных мест, т.е., например, в двухместный номер трех гостей по виду размещения место. Программа будет показывать предупреждение, однако размещение можно продолжить. Если флажок выключен, то программа не разрешит разместить, например, в двухместный номер трех гостей.
Флажок «Размещать совместных отдельными размещениями»
Если флажок выключен, то программа позволит размещать гостей по виду размещения «совместно» только вместе с гостем, который оплачивает весь номер (вид размещения «весь номер»).
Флажок «Обязательноуказывать гостей»
Если флажок выключен, то программа позволит не указывать гостей в размещениях. Если флажок включен, то необходимо указывать всех размещаемых гостей. Этот режим работы предпочтителен, т.к. процедуры переселения и продления гостей умеют работать только с одним не указанным гостем.
Флажок «Оформлять свидетельства о регистрации иногородним»
Если флажок включен, то программа при размещении гостя будет спрашивать, нужно ли этому гостю свидетельство о временной регистрации в вашем регионе. При положительном ответе будет автоматически печататься заполненный бланк свидетельства. Вопрос задается только при оформлении гостей - граждан базовой страны.
Флажок «Контролировать число гостей в номере»
Если флаг включен, то при размещении гостей в номер программа запретит поселение, если число гостей в номере, кроме тех, кто проживает на доп. кроватях, превысит число мест номера. Если флаг выключен, то в таких случаях будет выдано предупреждение.
Флажок «Воинские звания всегда доступны»
Если флаг включен, то в карточке гостя всегда доступно для выбора поле «Воинское звание». Если флаг выключен, то это поле доступно только, если у гостя в качестве документа удостоверяющего личность указано «Удостоверение личности офицера», «Военный билет офицера запаса», «Военный билет солдата», «Иные документы МВД».
Закладка «Свойства, Номерной фонд, Телефоны»
Константа «Свойства, вышедшие из употребления»
Группы справочника «Свойства», для хранения вышедших из употребления свойств.
Константа «Свойство-ремонт»
Элемент справочника «Свойства» для состояния «Ремонт».
Константа « Свойство-уборка »
Элемент справочника «Свойства» для состояния «Уборка».
Константа «Номера, выведенные из эксплуатации»
Группа справочника «Номерной фонд», для хранения выведенных из эксплуатации номеров.
Константа «Группа номеров по умолчанию»
Та часть номерного фонда, которая сдается в долгосрочную аренду или состоит из вспомогательных помещений (сауна, конференц-зал. ресторан, ...) не должна влиять на процент загрузки жилого номерного фонда. Для того чтобы аналитические отчеты по умолчанию учитывали только жилой номерной фонд необходимо указать группу номеров по умолчанию. В эту группу должны входить только те номера, которые используются для размещения гостей.
Константа «Телефоны, выведенные из эксплуатации»
Группа справочника «Телефоны» для хранения выведенных из эксплуатации телефонных номеров.
Константа «Квоты, выведенные из эксплуатации»
Группа справочника «Квоты» для хранения выведенных из эксплуатации квот.
Закладка «Услуги»
На закладке необходимо определить следующие константы:
Константа «Удаленные»
Группа справочника «Услуги», для хранения не используемых услуг.
Константа «Услуга - проживание»
Элемент справочника «Услуги» для услуги проживания. Используется при заполнении, по умолчанию, услуги проживания у новых тарифов.
Константа «Услуга - бронь»
Заполните константу, если Вы включаете стоимость бронирования в стоимость первых суток проживания. Программа автоматически начислит стоимость брони, если эта услуга указана в тарифе, по которому размещается гость, и размещение создано на основании резервирования или заявки.
Константа « Услуга - Питание »
Используется для указания программе, какая услуга является питанием (завтрак, комплексное питание и т.д.). Если заполнена, то подставляется по умолчанию в новые строки новых документов вида "Доп. услуги по дням"
Константа «Услуга - телефонные переговоры»
Элемент справочника «Услуги», соответствующий услуге «Телефонные переговоры». Используется при работе с документом «Телефонные переговоры».
Константа «Услуга-разовый сбор за телефонный разговор»
Заполните константу, если Вы планируете на каждый телефонный разговор, регистрируемый в программе начислять фиксированную сумму дополнительно к стоимости разговора. Эта услуга попадет отдельной строкой в счета оплаты телефонных разговоров и будет суммироваться с стоимостью тел. разговора в отчетах «Телефонные разговоры» и «Аудит не оплаченных телефонных разговоров».
При начислении услуги документом «телефонные разговоры», цена услуги, ставка налога с продаж, ставка НДС, единица измерения, валюта услуги берутся из справочника услуг на дату документа.
Константа «Услуга - опоздание»
Заполните константу, если Вы начисляете «штраф» за опоздание при размещении по брони. Программа автоматически начислит стоимость опоздания, если эта услуга указана в тарифе, по которому размещается гость, и размещение создано на основании резервирования или заявки.
Константа «Услуга - дополнительное место»,
Константа «Услуга - телевизор»,
Константа «Услуга - холодильник».
Перечисленные три услуги можно выбрать, если вы планируете печатать счета на бланках строгой отчетности формы №3-Г.
Константа «Услуга - сбор с иностранных граждан»
Услуга — разовый сбор с иностранного гостя. Эта услуга должна быть указана для автоматического начисления разового сбора при заезде гостя, у которого страна гражданства не совпадает с базовой страной (Россия). Услуга должна иметь тип «разовый сбор».
Константа «Услуга -разовый сбор с резидента»
Заполните услугой, которая будет единовременно начисляться при заезде гостя - гражданина базовой страны. Пример: гос. пошлина, курортный сбор и т.д. На иностранных граждан данная услуга не начисляется. Услуга должна иметь тип «разовый сбор».
Закладка «Тарифы, Страны, Квоты, Контрагенты»
На данной закладке необходимо определить константы:
Константа «Тарифы, вышедшие из эксплуатации»
Группа устаревших тарифов.
Константа «Тариф по умолчанию»
Наиболее часто используемый тариф, подставляемый по умолчанию в документы «Договор (пост, заявка)», «Заявка». «Резервирование». «Путевка». «Курсовка» и «Размещение».
Константа «Базовая страна»
Страна, в которой расположена Ваша гостиница.
Константа «Группа безвизовых стран»
Группа стран, с которыми установлен безвизовый режим.
Константа «Удаленные контрагенты»
Группа справочника «Контрагенты», в которую помещаются ошибочно созданные или «исторические» контрагенты.
Константа «Заявители»
Группа справочника «Контрагенты», в которую помещаются контрагенты-заявители, созданные при оформлении бронирующих документов.
Константа «Физ. лица»
Элемент справочника «Контрагенты». Используется при выгрузке данных по реализации в программу бухгалтерского или управленческого учета. Итоги по реализации номеров гостям «с улицы» при выгрузке группируются и назначаются этому контрагенту.
Также используется при выгрузке счетов-фактур выписанных гостям. В счетах-фактурах созданных при загрузке в бухгалтерской программе в качестве «Плательщика» будет установлен этот контрагент.
Закладка «БД, Цены, Подбор номеров»
На закладке определяются:
Константа «Период хранения истории (в месяцах)»
Период хранения данных в базе. При использовании регламентной процедуры "Очистка базы данных" из системы по умолчанию удаляются данные, которые старше рабочей даты минус период хранения данных в базе. Данный подход подразумевает, что администратор системы сохраняет копии рабочей базы не реже, чем раз в указанный период. По умолчанию, период равен 13 месяцам, т.е. в течение января нового года система будет хранить данные за весь предыдущий год. В этот месяц нужно делать копирование базы. Таким образом, вы будете получать архив за предыдущий год. не прерывая работы с системой.
Константа «Граница истории»
Дата, по которую существуют актуальные данные. Значение устанавливается автоматически при выполнении регламентной процедуры очистки базы данных или при ручном вводе остатков по взаиморасчетам с контрагентами.
Программа не рассчитывает баланс взаиморасчетов по размещениям, которые старше чем дата границы истории. Баланс взаиморасчетов по таким размещениям всегда равен 0.
Константа «Дата запрета редактирования документов»
Если эта дата установлена, то документы созданные раньше нее пользователями без прав системного администратора открываются только на просмотр.
«Ценообразование »
Все параметры, указанные в разделе «Ценообразование», являются значениями по умолчанию для новых элементов справочника тарифов. На алгоритм расчета влияют только те параметры, которые указаны в самом тарифе.
Флаг «НП входит в цену услуги» определяет, как вы должны указывать цены услуг в справочнике «Услуг» и строках приказов об изменении тарифа. Если флажок включен, то ВСЕ цены нужно указывать с налогом с продаж. Если флажок выключен, то ВСЕ цены нужно указывать без налога с продаж. В любом случае вы должны указывать цены с учетом НДС. Программа не поддерживает указание цен без НДС.
Флаг «Пропорциональный расчет при переселении» управляет алгоритмом вида расчета «проживание суточное». Если флажок выключен, то при переселении или продлении после расчетного часа с изменением стоимости проживания программа рассчитает стоимость проживания так. как если бы переселение или продление произошло в р/ч. Если флажок включен, то. например, при переселении в номер другого типа в 16:00. при 12:00 р/ч. программа за предыдущие сутки насчитает стоимость 1 суток и 4 часов и за следующие сутки в новом номере стоимость 20 часов.
Флаг «Округлять задержку вверх» определяет способ округления задержки выезда гостя в часах. Используется только для вида расчета "Проживание суточное". Если включен, то в случае, если гость выезжает, например, в 15:15. ему будет начислено 4 часа задержки. Если выключен, то в случае, если гость выезжает, например, в 15:15. ему будет начислено 3 часа задержки.
Флаг «Почасовой расчет при заезде до р/ч» управляет алгоритмом вида расчета «проживание суточное». Если флажок включен, то при заезде до расчетного часа на срок более суток программа рассчитает продолжительность проживания в первые сутки с учетом количества часов прошедших с момента заезда до р/ч. Т.е. если, например, гость заехал в 6:30. и расчетный час 12:00. то за первые расчетные сутки гость должен будет заплатить стоимость 1 суток и 6 утренних часов.
Флаг «Начислять задержку после р/ч в первые сутки» Если флажок включен и гость задержался после расчетного часа, то в стоимость проживания будет добавлена стоимость задержки, даже, если с момента заезда гостя прошло меньше суток. Не влияет на работу программы, если не установлен расчетный час для проживания.
Константа «Часов бесплатно» позволяет указать, сколько времени при заезде или переселении гость может осматривать номер бесплатно, перед тем. как от него отказаться или попросить перевода в другой номер. Кроме того, эта константа определяет на сколько времени гость может задержать выезд из номера после р/ч при проживании по виду расчета «проживание по р/ч». Если необходимо указывать время с точностью до минут, то значение константы нужно рассчитывать по формуле «число минут»/60.
Константа «Часов бесплатно при заезде до расчетного часа» используется в алгоритмах расчета количества проживания по видам расчета с расчетным часом.
«Подбор подходящих номеров»
Константа «Период загрузки оперативных данных» определяет глубину анализа базы данных от даты заезда гостя. В статусе номера программа показывает, например, предупреждение о том. что в номере есть не продленные и не выселенные гости, т.е. анализируются данные раньше даты планируемого заезда. Период загрузки определяет на сколько дней назад от даты заезда гостя анализировать данные.
Константа «Дней вперед искать брони» позволяет определить период, на который программа будет искать брони после даты планируемого выезда гостя. Такие брони показываются в статусе номера и позволяют портье оценить, будет ли удобно, при необходимости, продлять гостя в этом номере.
Флаг «Показывать группы при подборе номеров» определяет, будут ли показываться группы номеров в формах выбора подходящих номеров.
«Формат сумм»
Поле «Формат сумм» определяет способ представления денежных сумм в отчетах и на формах программы. Форматная строка задает максимальное количество отображаемых чисел суммы, количество отображаемых десятичных знаков, символ используемый для разделения триад числа и символ используемый для отделения десятичной части числа.
Форматная строка имеет вид: 4іи.и<разделитель дробнойхразделитель триад>;
Замечание: Наличие "О" перед длиной поля подавляет отображение нулевых значений (выводится пустая строка). Пример: "4015.2"; Символ перед длиной поля означает, что нулевые значения при выводе будут отображаться прочерком. Пример: "4-17.2"; Если форматная строка заканчивается символами >Х, происходит сдвиг отображаемых разрядов на X позиций. Если в форматной строке указано "(0)", то данная последовательность символов должна быть первой в формате и предшествовать всем прочим спецификациям. При задании такой спецификации все позиции в поле вывода числа, соответствующие незадействованным старшим разрядам, будут заполнены символами "0".
Примеры форматных строк для числа 1234567,89:
4015.2-‘ — Г234’567-89
4015.1.. — 1.234.567.8
4(0)15.2.. — 0.000.001.234.567.89
Закладка «Сообщения, Бронирование, Портье, Договоры»
Флаг «Дублировать инфо в окне сообщений »
При проведении документов программа может показывать предупреждения или задавать вопросы пользователю. При этом, если флаг включен, то текст предупреждений или вопросов с ответами пользователя выводится в окно сообщений. Это удобно при внесении исправлений в данные документов, т.к. позволяет просматривать список ошибок проведения. Если флажок выключен, то предупреждения и вопросы в окно сообщений не выводятся.
«Бронирование»
Флаг «Начислять стоимость брони по заявкам» определяет, будет ли стоимость бронирования начисляться при размещении гостей по заявкам.
Стоимость бронирования, если указана в приказе об изменении тарифа, всегда начисляется при размещении по резервированиям, путевкам и курсовкам.
Флаг «Снимать просроченные заявки» по умолчанию определяет, будут ли заявки обрабатываться регламентной процедурой «Снять просроченные брони».
Флаг «Снимать просроченные резервирования» по умолчанию определяет, будут ли резервирования, путевки и курсовки обрабатываться регламентной процедурой «Снять просроченные брони».
Флаг «Фиксированный период брони по умолчанию» определяет, будет ли бронь автоматически списываться только на период проживания гостей и действовать между заездами в течение всего заявленного периода.
Поле «Снимать просроченные брони через XXX часов» задает время в часах по умолчанию, в течение которого просроченная бронь будет оставаться активной после времени планируемого заезда гостя. Бронь снимается регламентной процедурой «Снять просроченные брони». Процедура должна выполняться по расписанию встроенным планировщиком задач.
Флаг «Искать гостей при бронировании» определяет, будет ли выполняться поиск гостя в базе данных при оформлении брони. Если флажок выключен, то программа проверяет проживал ли уже гость только в момент размещения гостя. Если флажок включен, то такая проверка выполняется и при бронировании и при размещении гостя.
Если фамилии гостей в брони указываются обычно «на слух», например при телефонном разговоре с клиентом, то включать флажок не имеет смысла, т.к. велика вероятность ошибки администратора при записи фамилии. Если большинство брони в гостинице оформляется по письменным заявкам клиентов (например по заявлениям, полученным по факсу), то флажок должен быть включен, т.к. фамилии гостей в этом случае обычно указываются без ошибок.
Константа «Время пересменки у портье»
Укажите принятое у Вас время «пересменки» портье, т.е. закрытия кассовых смен. Это время используется как значение по умолчанию при инициализации элементов и групп справочника ККМ.
Флажок «Использовать закладки отбора в журнале договоров»
Если количество контрагентов, с которыми вы заключаете договора невелико (не больше 15), то можно включить этот флажок. Тогда в жу рнале договоров появятся закладки по контрагентам, и отбор договоров по каждому контрагенту будет происходить простым выбором нужной закладки.
Закладка «Способы оплаты, Полный счет»
Константа «Способ оплаты для счетов гостям»
Укажите способ оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию для новых счетов гостям.
Константа «Способ оплаты для счетов на персонал»
Укажите способ оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию для новых счетов на персонал гостиницы.
Константа «Способ оплаты для счетов за доп. услуги»
Укажите способ оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию для новых счетов на доп. услуги гостям.
Константа «Способ оплаты для счетов за доп. услуги сторонним посетителям»
Укажите способ оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию для новых счетов на доп. услуги, оказанные сторонним посетителям.
Константа «Способ оплаты для счетов заявителям»
Укажите способ оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию для новых счетов (требований) на оплату, актов об оказании услуг, документов оплаты.
Константа «Способ оплаты для внесений/возвратов залогов»
Определяет способ оплаты, который устанавливается по умолчанию у новых документов, регистрирующих операции с залогами. Документы регистрирующие залоги: «Внесение залога». «Возврат залога».
Флажок «Формировать полные счета гостям без дополнительных услуг»
Если флажок включен, то в полные счета гостей (счета, которые показывают все оплаченные гостями услуги), попадут только основные услуги оплаченные гостями. Дополнительные услуги добавлены не будут. Если флажок выключен, то в полный счет попадут все услуги оплаченные гостями по размещению.
Закладка «Ставки налогов, Уборка, Залоги, Размещение»
Константа «Ставка налога с продаж по умолчанию»
Укажите ставку налога с продаж, который принят в вашем регионе. Указанная ставка будет установлена по умолчанию у всех новых услуг и будет использоваться в отчетах для пересчета наличных сумм в суммы без НП и наоборот.
Константа «Ставка НДС по умолчанию»
Укажите ставку НДС, которая будет установлена по умолчанию у всех новых услуг.
Константа «Продолжительность уборки номеров по умолчанию»
Если Вы используете режим автоматической постановки номеров на уборку при выезде гостей, то номера автоматически «снимутся» с уборки через указанное число минут. Если продолжительность уборки номеров по умолчанию равна 0, то номера останутся на уборке до тех пор, пока не будут «выведены» с уборки явно, документом «Вывод номеров из состояния».
Флажок «Использовать залоги»
Если флажок включен, то программа позволит регистрировать суммы залогов документами размещение и доп. услуги в кредит.
Флажок «Раздельный учет залогов»
Если флажок включен, то программа позволит вводить суммы залогов отдельно по основным и дополнительным услугам. Это удобно, если Вы не хотите, чтобы, например, сумма залога за проживание бралась в зачет при оплате стоимости ужина в ресторане.
Выключите флажок, если вы не регистрируете дополнительные услуги в программе или хотите, чтобы сумма внесенного залога бралась в зачет при любом оказании услуг гостю.
Флажок «Показывать долг гостей на форме размещения»
Включите флажок, если нужно, чтобы на форме размещения показывался долг гостей. По умолчанию флажок выключен и на форме размещения показывается общий долг с учетом долга контрагента.
Закладка « Способы разделения оплаты, Разнесение услуг»
Способы разделения услуг между контрагентами и гостями
Константа «Способразделения оплаты по умолчанию»
Укажите способ разделения оплаты, который будет устанавливаться по умолчанию в новых строках договоров, брони, размещений на контрагента.
Константа «Способразделения оплаты «Все гостъ»»
Укажите способ разделения оплаты с видом «Все гость». Эта константа используется для автоматического «сброса» способа разделения оплаты в строках размещений, которые выходят за пределы периода брони заявителя. Данный режим включается флажком «Оплата услуг контрагентом строго за период брони» на закладке «Параметры» формы размещения.
Константа «Способразделения оплаты «Все контрагент»»
Выберите способ разделения оплаты услуг между контрагентом и гостями, который будет иметь вид "Все контрагент". Используется в актах перемещения услуг.
Параметры разнесения услуг по периодам
Флажок «Разноситъ услуги по учетным периодам по умолчанию»
При расчете суммы оказанных услуг за период, можно:
1. Отбирать услуги, у которых дата и время оказания попадает в период.
2. Отбирать те услуги, и на ту сумму, которая приходится на период проживания гостей, пересекающийся с периодом отбора.
Если флажок включен, то при формировании общих актов об оказании услуг и в отчете "Гости по документу", по умолчанию, будет использоваться вариант 2. Если флажок выключен, то по умолчанию будет использоваться вариант 1.
Флажок «При заезде до начала учетных суток относитъ 1 сутки проживания на следующие учетные сутки»
Параметр важен для гостиниц с суточным проживанием. Для гостиниц с почасовым проживанием параметр не имеет смысла.
Если флажок выключен, то при заезде до времени начала учетных суток, например до 12:00 (с 00:00 по 12:00). первые сутки проживания "попадут" на сутки, в которые попадает дата и время заезда.
Если флажок включен, то при заезде до времени начала учетных суток первые сутки проживания "попадут" на следующие учетные сутки.
Флажок «Отключитъ разнесение услуг по периодам»
Системный параметр. Должен быть выключен. Включать только после согласования с компанией разработчиком!
Позволяет отключить разнесение услуг по периодам и работать в режиме эмуляции алгоритмов реализованных в западных PMS. В этом режиме оказание услуг целиком приходится на даты и времена документов, которыми оказывались услуги. При проживании гостей в течении нескольких суток необходимо либо продлять гостя каждые сутки, либо начислять стоимость проживания вручную, документами оказания дополнительных услуг.
Закладка «Скидки/наценки, Печать счетов»
«Скидки/наценки в строках документов по умолчанию»
Заполните, если нужно, чтобы в новых строках размещений автоматически проставлялся процент скидки/наценки. Используется, например, если администрация гостиницы решает предоставить всем гостям скидки на проживание в течение периода отсутствия горячей воды.
Если указывается процент скидки/наценки то должна быть указана причина предоставления скидки/наценки и. если нужно, может быть указан набор услуг по которым будет действовать скидка/наценка.
Константа «Периодрасчета скидок/наценок по продолжительности проживания гостей»
Определяет период в днях, за который программа рассчитывает общую длительность проживания гостя при начислении скидок/наценок. Например, если установить в 365, то при расчете гостю скидок/наценок будут учитываться проживания только за последний год.
Флажок «Выделять НДС в итогах счетов»
По умолчанию программа выделяет сумму НДС в печатных формах счетов гостям, сторонним посетителям, персоналу. Выключите флажок, если выделять сумму НДС в счетах не желательно.
Флажок «Печатать место для подписи гостя»
Включите флажок, если вы планируете, что гости будут подписывать счета об оплате услуг. Это нужно, если планируется оставлять одну копию подписанных счетов в гостинице и прикладывать эти счета к сменным отчетам.
Флажок «Печатать новые (не проведенные) счета как окончательные»
При выключенном флажке при печати не проведенного счета гостю в шапке печатной формы печатается строка «*** Предварительный счет ***» без номера и даты счета. Этот режим не позволяет портье печатать счета не сохраняя их в программе. Однако, при некоторых схемах работы нужно, чтобы счет можно было распечатать в окончательном виде ещё до проведения. В этом случае необходимо включить данный флажок.
Закладка «Контроль оформления возвратов»
При включенном режиме контроля возвратов программа следит, чтобы счета на возврат оформлялись по специальным способам оплаты. Возвраты по счетам текущей смены должны оформляться со способом оплаты «Возврат текущей смены». Счета на возврат по счетам прошлых смен должны оформляться со способом оплаты «Для возврата по счетам прошлых смен». При включенном режиме контроля за возвратами константы «Способ оплаты для возвратов по счетам текущей смены» и «Способ оплаты для возвратов по счетам прошлых смен (из кассы бухгалтерии)» должны быть заполнены. Если у этих способов оплаты включить флажок «Не изменяет выручку по X и Z отчетам», то чек по фискальному регистратору при проведении таких счетов пробиваться не будет.
Закладка «Доп. услуги на номера, Секции, Учет загрузки НФ»
Включите режим пересчета доп. услуг на номера при проведении размещений, если в вашей гостинице продления, переселения, выселения гостей часто оформляются задним числом.
Если гость планировал выехать в 12:00, не выехал, в 13:00 разговаривал по телефону, и его продлили только в 16:00, то стоимость разговора «попадет» на персонал гостиницы. При включенном режиме пересчета доп. услуг в момент продления гостя программа проанализирует, были ли разговоры у гостя за период с времени планируемого выезда по время оформления продления и, если нужно, «перекинет» разговор с персонала на гостя.
Предупреждение. Данный режим работы может привести к существенному увеличению времени проведения размещений.
Константа «Секция для наличных авансовых платежей»
Укажите кассовую секцию (отдел), по которой будут проходить наличные авансовые платежи от частных лиц (предоплата и залоги). Наименование этой секции будет печататься в чеках фискального регистратора при проведении документов, регистрирующих наличные авансовые платежи, оформленные способами оплаты с включенным флажком «По ККМ».
Флажок «Учет загрузки в номероднях»
Реализованные в программе отчеты позволяют анализировать загрузку гостиницы в номероднях или местоднях (койкосутках). Включите флажок если в Вашей гостинице принят учет загрузки в номероднях. Оставьте флажок выключенным, если загрузка анализируется по местодням. Флажок определяет значение по умолчанию для параметра на формах отчетов.
Флажок «Отключитъ перепроведение документов обслуживания регистров при очистке БД»
Системный флажок. Должен быть выключен. Включать имеет смысл только при необходимости ручного перепроведения документов обслуживания регистров после выполнения процедуры очистки БД. Это может понадобиться в случае, когда перепроведение занимает очень много времени и не может быть выполнено вместе с очисткой базы данных.
Закладка «Наборы услуг, Типы гостей, Акты»
Константа «Наборуслуг питания стат. формы №1 - гостиница (краткая)»
Укажите набор услуг питания, по которому программа должна рассчитывать выручку за питание в регламентированном отчете для Госкомстата РФ «Печать сведений о работе гостиницы по форме №1 - гостиница (краткая)».
Константа «Набор услуг раздела 1 стат. формы №8 - БЭС (услуги) »
Укажите набор услуг, по услугам из которого программа должна рассчитывать суммы оказания в разделе 1 отчета для Госкомстата РФ «Печать сведений об экспорте (импорте) услуг во внешнеэкономической деятельности по форме №8 - ВЭС (услуги)».
Константа «Тип гостя по умолчанию»
Элемент справочника «Типы гостей». Этот тип гостя по умолчанию устанавливается для каждого нового гостя.
Флажок «Предпочтителен режим разнесения оплаты по актам»
Включите флажок если вы планируете использовать схему работы с разнесением оплаты по каждому оформленному акту. Обычно эта схема используется в гостиницах, которые выставляют акты в валюте и принимают оплату в базовой валюте по курсу на дату оплаты. В этом случае в бухгалтерии необходимо разносить оплату по каждому акту и оформлять суммовые разницы.
Флажок должен быть выключен если интересен только общий баланс взаиморасчетов с контрагентами без детализации ведения баланса взаиморасчетов до каждого выставленного акта.
Флажок «Гости подписывают список услуг, которые оплачиваются контрагентами»
Включите флажок, если при выезде гостя, за которого часть услуг оплачивает фирма заявитель, нужно получить от гостя подтверждение оказания ему этих услуг. В этом случае гостю оформляется и распечатывается акт об оказании услуг по размещению и этот акт гость подписывает.
Флажок «Выделять НДС в итогах актов и счетов (требований) на оплату»
По умолчанию программа выделяет сумму НДС в печатных формах актов и счетов (требований) на оплату. Выключите флажок, если выделять сумму НДС не желательно.
Закладка «Статусы строк брони, Перенос долгов, Расчет НДС»
Константа «Статус новой брони по умолчанию»
Укажите статус брони, который будет устанавливаться по умолчанию в новых резервированиях и заявках. У этого статуса реквизит «Активно» должен быть установлен в «Да».
Константа «Статус брони, по которого не заехали гости»
Укажите статус брони, который будет устанавливаться автоматически в брони, отмененной автоматически регламентной процедурой «Снять просроченную бронь».
Константа «Статус брони, по которого заехали гости»
Укажите статус брони, который будет устанавливаться автоматически в брони, по которой заехали гости.
Константа «Статус брони, от которого отказались гости»
Укажите статус брони, который будет устанавливается в строках брони при отмене брони, от которой гости заранее отказались.
Флажок «Только сообщать о долгах прошлых размещений и не переноситъ их»
Включите флажок для того, чтобы отключить автоматический перенос долгов гостей из прошлых размещений. В этом случае программа будет только сообщать о наличии долга, но перенос выполнять не будет. Если флажок выключен, то программа спрашивает «Перенести долги в новое размещение?» и, при положительном ответе пользователя, долги переносит.
Переключатель «Расчет суммы НДС по документу»
Программа поддерживает два разных алгоритма расчета итогового НДС по документу:
1. Бухгалтерский способ означает, что программа сначала считает общую сумму в документе по каждой ставке налога, затем по каждой сумме и ставке рассчитывает налог и округляет его до копеек, затем суммирует полученные суммы по всем ставкам.
2. Расчет по строкам документа означает, что сначала по каждой услуге (строке) рассчитывается сумма налога округленная до копейки, затем эти суммы суммируются по всем строкам.
Закладка «Адреса, ДУЛ, Свободная цена»
й
Регионы I
Адреса, ДУЛ, Свободная цена |
[Адресный классификатор-
Выберите регионы, для которых загружать ^ рсе реги0цЬ| данные адресного классификатора: н
- Документы удостоверяющие личность по умолчанию-
Для граждан базовой страны: IПаспорт РФ Для иностранных граждан: ІНац. паспорт
[Свободная цена за проживание-
Свободная цена за проживание по умолчанию
^ О К ;| Закрыть |
«Адресный классификатор»
В состав программы входит регламентная процедура «Импорт справочников». При помощи этой процедуры Вы можете загрузить и периодически обновлять с дисков 1С:ИТС всероссийский классификатор адресов. Адресный классификатор может быть загружен полностью или по регионам.
При выставленном флажке «Все регионы» в 1C-предприятие будет загружен файл адресного классификатора по всем регионам РФ (объем порядка 200 Мб). Альтернативный вариант - загрузка классификатора для определенных регионов. При нажатии клавиши «Регионы» открывается соответствующий справочник, в котором двойным щелчком мыши или клавишей Enter выбираются нужные регионы.
Чтобы загрузить классификаторы, с диска 1С:ИТС скопируйте файлы Kladr.exe и Street.exe из папки ICits/Exe/Kladr/ на жесткий диск вашего компьютера. Запустите самораспаковывающиеся архивы с классификаторами. При распаковке укажите папку, куда будут распакованы файлы с классификаторами. Эту же папку выберите на форме процедуры «Импорт справочников».
Константа «Документ, удостоверяющий личность по умолчанию для граждан базового страны»
Укажите вид документа удостоверяющего личность, который будет устанавливаться по умолчанию у новых гостей, граждан базовой страны.
Константа «Документ, удостоверяющий личность по умолчанию для иностранных граждан»
Укажите вид документа удостоверяющего личность, который будет устанавливаться по умолчанию у новых гостей, иностранных граждан.
Флажок «Свободная цена за проживание по умолчанию»
Если флажок включен, то у новых документов «Размещение». «Резервирование». «Путевка». «Курсовка». «Договор» будет по умолчанию устанавливаться режим указания свободной цены за проживание.
Настройка параметров рабочего места
После того, как параметры конфигурации выставлены, необходимо, нажатием на кнопку «Готово», закрыть помощник начального ввода данных. Автоматически откроется форма помощника настройки параметров рабочего места. Помощник состоит из шести экранов или шагов, на которых определяются параметры текущего компьютера.Шаг 1
| ||||
|
Помощник настройки рабочего места |
| Этот помощник поможет вам настроить параметры программы и использование оборудования на данном рабочем месте. | |||||||||
|
|
- Контрольно-кассовые машины- Заполните или отредактируйте справочник ККМ, . используемы» в Вашей организации. Для продолжения Справочник К.КМ | работы список ККМ должен быть заполнен! | |||||||
|
Если на этом рабочем месте Вы планируете выполнять регламентные процедуры в фоновом режиме или автоматически печатать отчеты по заранее составленному расписанию, то включите флажок «Фоновые задания» и нажмите на кнопку «Фоновые задания».
Для того, чтобы добавить фоновое задание в планировщик, создайте новый элемент в справочнике фоновых заданий.
| й1 Фоновое заданиеіІ-ЕгНМЕ?.Двт. выселение не продленным.'не переселенным госте.. |
 |
Если флажок «Сообщать о запуске» включен, то пользователю будет показано сообщение о начале и об окончании работы фонового задания. Если флажок выключен, то сообщение будет записано только в журнал регистрации и не будет показано пользователю.
На форме есть кнопка позволяющая очистить параметры последнего запуска фонового задания.
Если на данном рабочем месте Вы планируете выписывать счета, причем Вы не планируете использовать бланки форм строгой отчетности, то необходимо зарегистрировать в программе ККМ. Для этого нажмите на кнопку «Справочник ККМ». Откроется форма списка зарегистрированных в программе кассовых аппаратов.
Клавишей Insert добавьте новую ККМ, укажите внутреннее наименование ККМ, её заводской и регистрационный номера. Укажите время планируемого ежедневного закрытия кассовой смены на этой ККМ. Выберите режим работы ККМ. Программа может работать либо с автономной ККМ, либо с ККМ в режиме фискального регистратора. Если ККМ используется в режиме фискального регистратора, то печать фискальных чеков происходит автоматически при проведении новых счетов. Если ККМ используется автономно, то фискальные чеки нужно пробивать вручную. Если планируется вести многофирменный учет, то в поле «Фирма» необходимо указать, к какой фирме относится данная ККМ.
Если выбран режим работы «ФР», то на закладке «ФР» необходимо указать модель ККМ, которая будет использоваться в режиме фискального регистратора. Далее выберите тип драйвера фискального режима. Драйвер входит в комплект поставки ККМ. Укажите, будет ли в чеке распечатываться состав услуг или только итоговая сумма. Для драйвера «АТОЛ:Общий драйвер ККМ» укажите, будет ли производиться контроль наличности в кассе.
Если нужно, чтобы в чеке печатались суммы налогов, включите соответствующие флажки.
Если ККМ планируется использовать в режиме фискального регистратора, то любые внесения или выплаты денег из кассы, не связанные с выпиской счетов (внесение на сдачу, обнуление кассы), должны оформляться при помощи процедур «Внесение денег» или «Выплата денег» из меню «Касса».
Шаг 2
На втором шаге определяется привязка ККМ к данному рабочему месту. Если планируется использовать автономную ККМ. то включите флажок «Работа с неавтоматизированной ККМ» и нажатием на кнопку «Касса ...» выберите ККМ из списка автономных. Если планируется использовать ККМ в режиме фискального регистратора, то выключите флажок «Работа с неавтоматизированной ККМ». включите флажок «Работа с ККМ в режиме фискального регистратора» и выберите ККМ из списка фискальных регистраторов, зарегистрированных в программе. Связь с ККМ устанавливается после нажатия на кнопку «Готово».
Оставьте оба флажка выключенными, если Вы планируете печатать счета на бланках форм строгой отчетности.
Шаг 3
На третьем шаге определяются параметры печати на данном рабочем месте.
При печати документов печатные формы могут быть либо сразу распечатаны на принтер, либо показаны пользователю. Если флажок «Показывать печатную форму» выключен, то печатные формы счетов, разрешений на поселение, свидетельств о регистрации, анкет, заявлений, данные путевок и курсовок будут сразу распечатаны на принтере. Если при этом включен флажок «Диалог настроек опций печати», то перед печатью пользователь сможет выбрать нужный принтер или формат бумаги.
Если флажок «Ручная настройка опций печати» выключен, то при печати отчетов, документов, бланков, для формата и ориентации бумаги, отступов и т.д. используются установки по умолчанию. Если флажок включен, то для каждого пользователя и для каждой печатной формы нужно определить свои настройки печати. При этом, при повторной печати, будут автоматически восстановлены сделанные ранее настройки. Т.е. вы должны для каждой печатной формы, используемой на этом рабочем месте, и каждого пользователя, который будет работать на этом рабочем месте, один раз указать опции печати (меню Файл/Параметры страницы).
Если флажок «Печатать путевки и курсовки по ОК» включен, то. при первом проведении путевок и курсовок, данные будут распечатываться на бланках.
Если флажок «Печатать вкладыши по ОК» включен, то. при сохранении записей в журнал регистрации иностранных граждан, серия и номер паспорта гостя будут распечатаны на форме вкладыша в паспорт.
Если флажок «Печатать счета в кредит по ОК» включен, то. при проведении документов, которыми регистрируется оказание услуг гостям в кредит, будет автоматически печататься счет, на котором гость должен поставить свою подпись.
Если включены флажки печати из размещения разрешений, анкет, заявлений (используются в пансионатах и домах отдыха) и свидетельств о временной регистрации, то при первом проведении размещения, при продлении и переселении соответствующие бланки будут автоматически распечатываться.
Если включен флажок автоматической печати счета, то печатная форма счета будет распечатываться при первом проведении счета гостю или счета на доп. услуги.
Если Вы хотите распечатывать разрешения и свидетельства только после оплаты стоимости проживания, т.е. при первом проведении счета, включите флажки «автоматическая печать из счета разрешений на поселение» и «автоматическая печать из счета свидетельств о регистрации».
Шаг 4
На четвертом шаге устанавливается авторизация групп пользователей на данные.
Настройка параметров пользователей
Укажите, какие группы каких справочников будут доступны на данном рабочем месте- Настройка доступа к группам справочников- Определите список доступных на данном рабочем
месте групп справочников. В любом справочнике можно
указать ОДНУ группу, к которой будут иметь доступ
пользователи из выбранной группы пользователей. Настроить доступ
Пустой список означает полный доступ.
Например, если рабочее место планируется использовать в спорткомплексе гостиницы для регистрации дополнительных услуг, то нажмите кнопку «Настроитъ доступ», и клавишей Insert создайте новую запись доступа к данным.
На форме укажите, что пользователи с набором прав «Кассир» в справочнике «Услуги» на этом рабочем месте будут использовать группу услуг «Спортивные». Флажки «Может использовать другие группы» и «Может изменять иерархию списка» оставьте выключенными. Сохраните запись доступа к данным. Теперь любой пользователь с набором прав «кассир» на этом рабочем месте, в справочнике услуг будет видеть только услуги из группы «Спортивные». Все другие услуги, оказываемые гостиницей, таким пользователям будут недоступны.
Шаг 5
На пятом шаге определите параметры создания документов на данном рабочем месте.
Если это рабочее место портье, который также принимает оплату за проживание, то включите флажок «Создавать счет при первом проведении размещения».
Если вы хотите, чтобы программа автоматически ставила номер на уборку после выселения гостя из номера, то включите флажок «Ставить номер на уборку при выселении».
Если Вы планируете разрешить портье размещать гостей в номер на уборке, то включите флажок «Снимать с уборки при заселении», чтобы при размещении гостя номер автоматически снимался с уборки. Это может быть удобно. Т.К.. при подборе подходящих номеров, портье видит как долго номер стоит на уборке и может принять решение, что поселение уже возможно (например, номер забыли снять с уборки).
При создании новых договоров программа использует договор, указанный в параметре «Шаблон договора», как пример. Новые договора создаются с теми же сроками, с той же длительностью периода действия и прочими параметрами, что указаны в договоре — шаблоне.
Шаг 6
На шестом шаге определите способ выселения гостей и определите, какие данные портье должны вводить при заполнении карточек гостей.
| ||||
| Настройте особенности выполнения процедур на данном рабочем месте |
|7 Выселение зажим числом
- Данные гостя-
17 Проверять полноту ввода основных данных о новом госте
[7 Проверять полноту ввода паспортных данных
17 Проверять полноту ввода визовых данных для иностранных граждан
| Г- Проверять ввод адресов* | |||
| ^^Назад_| Далее > | Г огово 1 | Отмена | | |
В группе флажков «Данные гостя» включите флажки, которые соответствуют требуемым для ввода данным гостей. Под основными данными понимаются ФИО, дата рождения, гражданство и пол гостя.
Шаг 7
На седьмом шаге настройте параметры подключения периферийного оборудования
йі а В ь?
Настройте параметры подключения периферийного оборудования наданном рабочем месте
г- Считыватели магнитных карт-
[7 Используется считыватель магнитных карт [7 Разрешить автоматическую регистрацию новых карт IПодключается в разрыв клавиатуры [3] Параметры |
| ^^Назад^І^І | Г огово 1 | Отмена | | |
МИИДДИ
йі а В ь?
Настройте параметры подключения периферийного оборудования наданном рабочем месте
-Считыватели магнитных карт-
[7 Используется считыватель магнитных карт [7 Разрешить автоматическую регистрацию новых карт [Подключается к СОМ порту [7^ Параметры
| ^^Назад^І^І | Г огово 1 | Отмена | | |
|
Настройка параметров карт-ридера Название: MAXIM Профиль: Все пользователи рабочего места MAXIM | |||||
|
Для сохранения измененных параметров рабочего места нажмите на кнопку «Готово».
Настройка параметров пользователей
Кроме настроек параметров конфигурации и настроек параметров рабочего места программа позволяет настроить особенности выполнения некоторых основных процедур для каждого пользователя и рабочего места.
Из меню «Сервис/Настройки пользователя» откройте форму настроек. Параметры на форме определяются набором прав пользователя.
Флаг «Автоматически открывать форму подбора подходящих номеров»
Если включен, то при создании новых размещений, резервирований, путевок и курсовок будет автоматически открыта форма подбора подходящих номеров. Эта форма отличается от формы выбора подходящего номера тем. что позволяет выбирать сразу несколько номеров. Форма может быть удобна для групповых резервирований и размещений, когда, в процессе подбора, необходимо выбирать несколько номеров, изменять ранее выбранные номера и параметры поселения. При работе с этой формой необходимы устойчивые навыки работы с мышью.
Флаг «Не использовать фильтр типов номеров и видов размещений по тарифу»
Если выключен, то программа везде, в документах и формах подбора, где нужно указывать тип номера и вид размещения, в выпадающих списках показывает только те комбинации типов номеров и видов размещений, для которых определены стоимости в приказе по выбранному тарифу.
Если включен, то проверка на соответствие тарифу не проводится, однако, в этом случае возможно указать такую комбинацию типа номера и вида размещения, для которой не будут начислены основные услуги по тарифу.
Флаг «Блокировать номера при подборе в резервирования»
Если включен, то при подборе номеров в форме подбора подходящих номеров из резервирований, путевок и курсовок (кнопка «Номера» на формах резервирований), номер, при выборе, будет сразу ставиться на резерв до закрытия формы и проведения документа. Это удобно при создании больших групповых резервирований, на заполнение которых уходит много времени. В этом случае никто не сможет использовать выбранные Вами номера, пока вы работаете с резервированием.
Флаг «Спрашивать количество при подборе дополнительных услуг»
Если включен, то при подборе дополнительных услуг в счета, после выбора услуги, программа предложит указать количество. Если выключен, то количество услуг указывается в форме счета после завершения подбора услуг.
Флаг «Автоматически открывать форму подбора услуг для новых счетов по доп. услугам»
Если включен, то. при создании новых документов вида «Счет по доп. услугам» и «Доп. услуги в кредит», будет автоматически открыта форма подбора услуг.
Флаг «Не открывать форму работы с документами контрагентов при запуске программы»
При запуске программы начальником службы размещения автоматически открывается форма работы с документами контрагентов. Если включить флажок, то форма открываться автоматически при запуске программы не будет.
Флаг «Не открывать журнал проживающих гостей при запуске программы»
При запуске программы портье автоматически открывается журнал проживающих гостей. Если включить флажок, то форма открываться автоматически при запуске программы не будет.
Флаг «Не использовать выбор подходящих номеров по F4 при вводе номеров»
При выборе номеров в формах размещений, резервирований, путевок и курсовок по умолчанию вызывается процедура выбора подходящих номеров. Включите флажок, чтобы при выборе номера открывался справочник номерного фонда с списком всех действующих номеров.
Флаг «Автоматически открывать форму выбора типов гостей при поселении гостя»
Если включен, то при поселении гостей, если заполнен справочник типов гостей, будет автоматически открываться форма для выбора типа гостя. Если выключен, то для того, чтобы изменить типы гостя нужно открыть карточку гостя и нажать на кнопку «Типы гостя» (F6). Если вы планируете назначать типы только небольшому проценту Ваших гостей (?ІР, инвалиды и т.д.), то флажок лучше не включать. Если вы планируете назначать типы всем гостям, то флажок нужно включить.
Флаг «Требовать подтверждения выбора способа оплаты в счетах гостям и сторонним посетителям»
Если включен, то при нажатии на кнопку «ОК» в новых счетах гостям, счетах на доп. услуги, счетах сторонним посетителям, счетах персоналу откроется форма подтверждения выбора способа оплаты в счете. Этот режим удобно использовать в случае, когда установлен фискальный регистратор и принимаются платежи по кредитным картам, т.к. уменьшается вероятность не правильного выбора способа оплаты и, соответственно, не правильно пробитого чека по ККМ.
Глава 4 Порядок работы в конфигурации
В этой главе описывается порядок работы в конфигурации: размещение и бронирование; формирование счетов; построение различных отчетов; использование сервисных механизмов. Эта глава предназначена для всех пользователей, кто будет работать с данной конфигурацией. Представленные здесь методические материалы нужно использовать при обучении пользователей работе с программой.Помощь при работе с конфигурацией
При работе с конфигурацией «Гостиница» пользователь может получить несколько видов помощи и подсказок.Прежде всего, при работе с любым диалоговым окном клавишей F1 можно вызвать на экран стандартную справку системы «ІСЛредприятие», которая содержит пояснения по всем режимам работы системы.
Чтобы получить разъяснение по использованию конкретного объекта конфигурации (отчета, справочника, документа), следует вызвать на экран описание конфигурации. Для этого необходимо выбрать в главном меню программы пункт «Помощь/Описание», или нажать на кнопку «Помощь» Й на форме диалога. На экран будет выдан раздел описания, относящийся к выбранному объекту конфигурации.
При работе, для ввода различной информации, широко используются формы диалогов. При работе с формой можно вызвать подсказки, поясняющие назначение реквизитов диалога.
Чтобы получить краткую подсказку по конкретным элементам диалога, следует поместить указатель мыши над нужным элементом. Через 1-2 секунды возле указателя появится надпись, поясняющая назначение выбранного
[у?
элемента диалога. Более подробное описание элемента диалога можно получить, нажав кнопку ^ «Рассказать про... » на панели инструментов диалога, а затем щелкнув мышью по интересующему вас элементу. На экран будет выдан текст, поясняющий назначение выбранного элемента.
Подробно о получении подсказок при работе с системой можно узнать из книги «ІСЛредприятие. Руководство пользователя».
Рекомендации по настройке параметров программы
1. Перед началом работы с программой необходимо запустить ІСЛредприятие под каждым зарегистрированным пользователем и в параметрах программы (меню «СервисЛараметры...») на закладке «Оперативный учет» включить флажки:«Новые документы записывать с текущим временем»
«Новые документы записывать после ТА»
«Новые документы проводить после ТА (в реальном времени)»
«Новые документы проводить... При проведении после ТА заменять время на текущее».
На закладке «Общие» в поле справа от рабочей даты необходимо установить режим смены рабочей даты в значение «Изменять в полночь автоматически».
На закладке «Журналы» необходимо включить флажок «При открытии журнала переходить в конец». Также необходимо указать период журналов по умолчанию. Обычно указывают период с начала года по текущую дату.
2. Пользователи программы должны знать о параметрах программы, которые они могут изменять. Управлять пользовательскими параметрами программы нужно из меню «Сервис/Параметры пользователя...». Администратор программы может редактировать эти параметры для всех пользователей (меню «Справочники/Системные/Пользователи») на закладке «Настройки 1». Рекомендованные настройки приведены ниже.
Поселение гостей
Поселение, переселение, продление и выселение рассмотрим с точки зрения портье.После запуска программы пользователем с правами «портье», автоматически открывается жу рнал работы с проживающими гостями. Поселение гостей удобно начинать из этой формы.
Работа с журналом проживающих гостей
В отличие от журнала «Размещения», жу рнал «Проживающие» по умолчанию показывает только размещения не выселенных гостей. Кроме того, журнал позволяет показать историю размещений выбранного номера или выбранного гостя.
Для того чтобы отобрать все размещения гостя нужно в поле «Гость» набрать фамилию и инициалы гостя (так как они выглядят в колонке «Имя в системе» в справочнике гостей) и нажать Enter. Если нажать на кнопку «...» (клавишу F4). то гостя можно выбрать из списка.
Для того чтобы отобрать все размещения номера нужно в поле «Номер» набрать номер комнаты и нажать Enter.
Если нажать на кнопку blJ (клавишу F4). то номер можно также выбрать из номерного фонда. При выборе номера производится позиционирование на размещение с проживающими гостями. Если таких размещений несколько, то откроется окно выбора размещений. Также увидеть список проживающих в номере гостей можно увидеть, нажав на
 | рядом с полем выбора номера. |
jajxi
|
1( Проживающие гости : Отбор Номер: 305 Гости номера 305 | |||||||||
| |||||||||
|
04.02.2004 22:12:20 0Э.12.2004 13:50:12 09.1213:54-11.1212:0 |
IГОЛУБКИН П. П. -у
Оплатить услуги (Ctrl+F9] | Список счетов (Shft+F11) |
| 305, ДЮРМЕНОВ Л. П.. Ртройтехиндустрия |  |
| || Сумма | |
| 400-00 | |
13:50:49
Гости: М.Носов Петр Сергеевич
Сегодня; 09 Дек
Для того чтобы вернуться в список размещений не выселенных гостей нужно перейти на закладку
«Проживающие гости». Переключать закладки можно мышкой или клавишами Ctrl+PageUp или Ctrl+PageDown.
Таблица справа от списка размещений показывает либо список всех не оплаченных услуг размещения, либо список не оплаченных услуг, которые должны оплатить сами гости, либо список услуг, которые должен оплатить заявитель, либо список всех услуг оказанных по размещению. Режим таблицы переключается при помощи клавиши
F7 или кнопки Е—Ч
Кнопка «Список счетов» (Shift+Fll) открывает журнал счетов, созданных на основании выбранного размещения. Снизу в таблице показывается список услуг счета.
Поселение гостей без брони
Нажмите F8 или кнопку «Поселить», откроется форма нового размещения.
В табличной части размещения появится строка с заполненными значениями по умолчанию: периодом проживания, квотой и тарифом. Укажите требуемый период проживания, выберите тип номера и вид размещения так, как требуется гостю. Для перемещения между колонками строки таблицы используйте клавиши Tab и Shift+Tab.
При переходе в колонку «Номер», автоматически запустится процедура поиска подходящих номеров и откроется форма выбора подходящего номера.
|
Номерной фонд (09.12.2004) *1 ¦ asi & | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Документ «Размещение» можно использовать для бронирования. Если оставить поле «Номер» незаполненным, то размещение будет проводиться как заявленная бронь и его можно будет найти через журнал поиска брони. Отличие от заявки состоит в том, что по «Размещению» можно сразу при бронировании выписать гостю счет и провести оплату по ККМ.
Клавишей Enter выберите подходящий номер. После выбора номера откроется форма карточки гостя.
і'1 Карточка гостя:Новые.Новый (09.12.2004) *
Основные I Имя в системе: Фамилия:
Имя:
Отчество:
Гражданство:
Пол:
~ ИІЯІ * Но,
та
[3] Дата рождения: [77] Номер путевки:
Найдено 1 гостей с такими данными.
Проверить I Закрыть |
Укажите фамилию гостя, нажмите Enter. Фокус ввода перейдет в поле «Имя» и программа проверит, проживали ли уже гости с указанной фамилией. Если программа найдет совпадения, то покажет число гостей с введенной фамилией в базе данных. Укажите имя гостя, нажмите Enter. Программа проверит совпадения по фамилии и имени и, если совпадения найдены, покажет число гостей в базе данных с указанными фамилией и именем. Продолжайте ввод данных нажимая Enter для перехода в следующее поле. Если, при заполненных ФИО, гражданстве и дате рождения, программа нашла совпадения, то нажмите Ctrl+Enter или кнопку «Проверить». Программа покажет данные первого найденного в базе данных гостя с введенными ФИО, гражданством и датой рождения.
Проверьте, совпадают ли паспортные данные гостя у стойки с данными гостя, зарегистрированного в программе. Если совпадают, то нажмите F5 или кнопку «Подходит», если нет, то нажмите F8 или кнопку «Следующий» для просмотра данных следующего гостя. Если найденный гость находится в «Черном списке», то программа красным цветом покажет предупреждение. Причина, по которой гость находится в «черном списке», показывается в первой строке данных гостя. Если после проверки всех отобранных программой гостей Вы не нашли подходящего, нажмите F11 или кнопку «Не подходит», продолжайте ввод данных нового гостя. Редактирование полей заканчивайте нажатием на Enter.
На закладке «Удостоверение», в поле «Вид документа» нажмите F4 и выберите нужный вид. В зависимости от выбранного вида документа программа контролирует правильность ввода серии и номера.
На закладке «Адреса» укажите адрес места рождения и адрес постоянного места жительства гостя.
Для редактирования адреса нажмите F4 и в форме ввода адресов укажите регион, город (нас. пункт) и т.д.
Если в программу загружен всероссийский классификатор адресов, то. при заполнении полей на форме ввода адреса. Вы можете вызывать клавишей F4 подсказку. Например, нажатие F4 в поле ввода данных о регионе откроет список регионов Российской Федерации. Начните набирать название нужного региона на клавиатуре. Программа автоматически выделит в списке регион с введенным названием. Как только нужный регион выделен, нажмите Enter. Название региона подставится в форму ввода адреса.
Если вместе с гостем проживают дети до 14 лет и гостю необходимо оформить свидетельство о регистрации, то данные детей заполните на закладке «Дети до 14 лет».
Любую дополнительную информацию о госте можно ввести на закладке «Примечания». Если необходимо, чтобы эта информация показывалась портье при вводе нового гостя, если у него совпадут фамилия и инициалы, нужно поставить флаг «Обязательно сообщать». Если гость является руководителем группы гостей, поставьте флажок «Руководитель группы». В этом случае его будет легко найти в размещении по пиктограмме с поднятой вверх рукой
щ.
После окончания ввода данных в карточку гостя нажмите Enter. Ответьте «Да» (нажмите Enter) на вопрос о сохранении данных. Если в программе определен список типов гостей, то отметьте клавишей Пробел нужные. Для перемещения по списку типов гостей используйте стрелочки на клавиатуре.
Если в программе выключен режим автоматического выбора типов гостей, то для того, чтобы открыть список типов гостей нажмите кнопку «Типы гостя» или кнопку F6.
Если в настройках конфигурации выбраны услуги временной регистрации, то программа спросит, нужна гостю временная регистрация или нет. На закладке «Адреса», включив флажок «Временная регистрация», можно явно указать, что гостю нужна временная регистрация.
Если в настройках конфигурации указана услуга разового сбора с иностранца и страна гражданства гостя не совпадает с базовой страной, то программа спросит, нужно начислить гостю разовый сбор или нет. На закладке «Удостоверение», включив флажок «Начислять разовый сбор с иностранца», можно явно указать, что гостю нужно начислить разовый сбор с иностранца.
После того, как данные гостя записаны. Вам остается выбрать тариф. Тариф определяет стоимость проживания в выбранном для гостя номере. Для выбора тарифа нажмите F4 в колонке «Тариф». Выберите нужный клавишей Enter, перемещаясь по списку стрелочками вверх и вниз. Для входа в группу нажмите Ctrl+Стрелка вниз. Для выхода из группы нажмите Ctrl+Стрелка вверх.
Закончите редактирование строки размещения клавишей Enter в колонке «Тариф». При этом программа рассчитает стоимость проживания для гостя.
Если у пользователя в его наборе прав включен флажок «Разрешить устанавливать свободную цену на проживание», он может явно указывать стоимость проживания в строке размещения. Для этого на закладке «Параметры» в размещении нужно включить флажок «Свободная цена на проживание». После этого под тарифом в строке размещения можно указывать цену суток проживания.
Если в номер к гостю нужно подселить ещё одного человека, то на первой строке нажмите F9. При этом из первой строки будут скопированы период проживания и номер. Укажите вид размещения для нового гостя. Клавишей Tab перейдите в поле «Гость» и заполните карточку гостя, далее клавишей Tab выберите тариф, закончите редактирование новой строки клавишей Enter.
Для сохранения размещения нажмите кнопку «ОК» или Ctrl+Enter.
Если портье в Вашей гостинице принимает оплату, то после сохранения размещения автоматически откроется форма нового счета.
В поле «Получено» укажите сумму денег, полученных от гостя, нажмите Enter. Программа покажет сумму сдачи. Нажмите кнопку «ОК» или Ctrl+Enter для сохранения и проведения счета по кассе.
У нового счета сумма, которая пройдет по отчету кассовой смены, выделена красным цветом. При выписывании счета портье должен положить в кассу именно эту сумму. Поле «Получено» нужно использовать только как калькулятор для расчета сдачи.
Если к компьютеру подключен фискальный регистратор, то фискальный чек будет автоматически распечатан. Если используется автономная касса, то фискальный чек нужно пробить на кассе вручную.
Если вы используете бланки строгой отчетности, то данные счета будут автоматически распечатаны на бланке.
Поселение по брони
Если гость приехал по брони, то нужно нажать кнопку «Найти бронь» или клавишу Ctrl+F8. Если гостиница берет дополнительную плату за бронирование, то проверку на наличие брони делают для всех гостей, даже если гость не говорит, что оформлял бронь.
И Поиск брони : Отбор Дата план, заезда: 01.11.2004
Поиск по гостю Поиск подале заезда | Поиск по контрагенту | Поиск по номеру брони |
Поиск брони на дату заезда 01.11.04
|
Закрыть I Подчиненные | Проживающие | Поселить | Оформить | План, заезд | Выселить | Фамилия: | Носов У Дата заезда: |01.11.2004 |п| Контрагент: |Чистота |...| о] Номер брони: |ЗЭ —У+J |
 |
Бронь можно искать по дате заезда, номеру брони и названию фирмы заявителя. При этом журнал также показывает все бронирующие документы с заездом на рабочую дату, кроме размещений.
Чтобы отобрать брони по контрагенту нужно набрать наименование контрагента в поле «Контрагент» и нажать Enter. Контрагента можно также выбрать из списка, если нажать на кнопку «...» (F4).
Чтобы найти бронирующий документ по номеру нужно набрать номер брони в поле «Номер брони» и нажать Enter. Документ можно также выбрать из журнала, если нажать на кнопку «...» (F4).
Чтобы показать все бронирующие документы с заездом на дату нужно ввести дату в поле «Дата заезда» и нажать Enter. Дату можно выбрать в календаре, если нажать на кнопку «...» (F4).
Чтобы поселить гостя по брони нужно выделить нужный документ в списке и нажать F8 или кнопку «Поселить».
Для переключения между различными режимами отбора брони нужно использовать закладки. С клавиатуры закладки можно переключать при помощи клавиш Ctrl+PageUp и Ctrl+PageDown.
Поиск размещений гостей
Для того чтобы продлить, переселить или выселить гостя нужно найти его размещение. Исходными данными при поиске обычно служит фамилия гостя или номер, где гость проживет. В программе реализовано два различных способа поиска размещений.1. При помощи жу рнала «Проживающие гости»
2. При помощи справочников гостей и номерного фонда.
Мы рекомендуем использовать первый способ. Второй способ поддерживается для совместимости с ранними версиями программы.
Поиск размещений гостей при помощи журнала «Проживающие гости»
Откройте журнал проживающих гостей при помощи комбинации клавиш Ctrl+Shift+1 или меню «Портье/Проживающие ».
При поиске размещения по фамилии гостя введите фамилию в поле «Гость» и нажмите Enter. Вы можете также выбрать гостя из справочника гостей нажав на кнопку «...» в поле «Гость» или при помощи клавиши F4. Выбрать гостя из справочника можно клавишей Enter или двойным щелчком мыши. Журнал покажет все размещения выбранного гостя. Нужное размещение обычно стоит последним в списке.
|
|| Проживающие гости : Отбор Номер: 305 Проживающие | История размещений гостя История номера | Выехавшие | jnjx] |
 |
размещение, в котором проживают гости. Если таких размещений несколько, откроется окно выбора, в котором можно выбрать нужное размещение.
Замечание: Если при установке отбора размещений фокус ввода стоит на первом размещении из списка, что не удобно, значит в настройках параметров программы (меню «Сервис/Параметры...») на закладке «Журналы» необходимо включить флажок «При открытии журнала переходить в конец». Флажок необходимо установить для каждого пользователя на его рабочем месте.
Для переключения между видами отбора нужно использовать закладки. Для того чтобы показать список проживающих гостей, выберите закладку «Проживающие гости». Для того чтобы показать размещения гостя, чья фамилия указана в поле «Гость», выберите закладку «История размещений гостя». Для того чтобы показать размещения по номеру, указанному в поле «Номер», выберите закладку «История размещений номера». Для переключения между закладками используйте клавиши Ctrl+PageUp и Ctrl+PageDown.
Поиск размещений гостей при помощи справочника «Номерной фонд»
Если гость назвал свой номер, то откройте справочник номерного фонда. Для этого нажмите Ctrl+Alt+H (русская Н), или выберите пункт меню «Найти гостя/по номеру». Номера в номерном фонде обычно сгруппированы, однако для работы портье удобно отключить группировку номеров в списке. Для отключения режима группировки
воспользуйтесь пунктом меню «Действия/Иерархический список», или кнопкой ^ на форме списка. Наберите нужный номер на клавиатуре, программа выделит этот номер в списке номеров.
Нажмите Enter. Если в номере живет несколько человек по разным размещениям, то программа предложит выбрать нужное размещение по фамилии гостя. Выделите фамилию стрелочками и нажмите Enter. Откроется форма размещения.
Поиск размещений гостей при помощи справочника «Гости»
Если гость назвал свою фамилию, то откройте список гостей, пункт меню «Найти гостя/по имени» или Ctrl+Alt+Г.
Откройте список гостей группы «Проживающие». Начните набирать фамилию гостя на клавиатуре и, как только нужный гость выделится в списке, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F3 или кнопку «Найти документ». Откроется журнал размещений с выделенным размещением гостя.
Можно настроить программу таким образом, чтобы, при открытии справочника гостей, автоматически открывалась группа проживающих. Для этого в параметрах рабочего места необходимо настроить доступ портье к группе «Проживающие» справочника «Гости». В параметрах доступа к группе укажите, что портье может изменять иерархию списка и может использовать другие группы.
Продление гостей
Процедуру продления можно начинать либо от номера, либо от ФИО гостя. Найдите размещение в журнале размещений или жу рнале проживающих гостей любым описанным выше способом, нажмите Enter, откроется форма размещения. Нажмите Shift+Fll или кнопку «Продлитъ». В списке гостей размещения выделите стрелочками нужного, выберите его клавишей Enter.
В новой строке укажите период продления. Перемещайтесь между колонками при помощи клавиш Tab и Shift+Tab (назад). Для завершения продления нажмите Enter.
Если Вы продляли гостя, который оплачивает весь номер, и вместе с ним проживают гости по виду размещения «совместно» или «дополнительное место», то программа предложит автоматически продлить таких гостей. Ответьте «Да», если нужно.
Сохраните и проведите размещение, нажав на кнопку «ОК» или при помощи комбинации клавиш Ctrl+Enter.
Переселение гостей
Процедуру переселения можно начинать либо от номера, либо от ФИО гостя. Найдите размещение в журнале размещений или жу рнале проживающих гостей любым описанным выше способом, нажмите Enter, откроется форма размещения. Нажмите клавишу Enter и в форме размещения F11 или кнопку «Переселитъ». В списке гостей размещения выделите стрелочками нужного, выберите его клавишей Enter.
В новой строке укажите период переселения. Перемещайтесь между колонками при помощи клавиш Tab и Shift+Tab (назад). Если вы перейдете в колонку «Номер», то автоматически запустится подбор номеров и в форме выбора подходящего номера Вы сможете найти новый номер для гостя. Выберите номер клавишей Enter или двойным щелчком мыши. Для завершения переселения нажмите Enter.
Если Вы переселяли гостя, который оплачивает весь номер, и вместе с ним проживают гости по виду размещения «совместно» или «дополнительное место», то программа предложит автоматически переселить таких гостей. Ответьте «Да», если нужно.
Сохраните и проведите размещение, нажав на кнопку «ОК» или при помощи комбинации клавиш Ctrl+Enter.
Отмена продления или переселения, исправление ошибочных продлений или переселений.
Если после того, как вы продлили или переселили гостя выяснилось, что продление или переселение ошибочно, например, гость решил продлиться на другой срок или Вы ошиблись и неправильно указали параметры продления.то просто заново продлите или переселите гостя. В новой строке укажите новые параметры и нажмите Enter. Программа автоматически отменит предыдущее неправильное действие.
Если выяснилось, что переселять гостя было вообще не нужно, то просто выделите строку последнего переселения и нажмите Delete. Если размещение ещё не сохранялось, то неправильная строка будет удалена. Если вы уже сохранили и провели размещение, то удаляемая строка будет отменена и помечена на удаление.
Выселение одного гостя
Выселять гостей можно из формы справочника номерного фонда и любого журнала (проживающих гостей, размещений, договоров, бронирования, путевок, курсовок, поиска брони, работы с отборами по документам).Программа поддерживает два режима выселения: выселение «текущим временем» и выселение «задним числом». Первый вариант используется, если в Вашей гостинице при выезде гость подходит к портье и выселяется текущим временем. Второй вариант используется, если выезжающих гостей проверяют дежурные по этажу (горничные), которые периодически составляет списки выехавших и приносят их портье.
Если гость или горничная назвали номер, то на форме журнала проживающих гостей введите номер в поле «Номер» нажмите Enter. В списке размещений будут только размещения указанного номера. Выделите нужное размещение и нажмите Shift+F8 или кнопку «Выселить». Если в номере есть несколько не выселенных гостей, то. в случае выселения задним числом, укажите будете ли вы выселять всех гостей из номера одним временем или каждого гостя своим.
Далее стрелочками выберите нужных гостей и отметьте их клавишей Пробел, нажмите Enter. Если принят способ выселения задним числом, то программа покажет форму ввода даты и времени выезда для каждого гостя или для всех отмеченных гостей.
Укажите нужные дату и время, нажмите Ctrl+Enter или кнопку «Выселитъ».
Если при выселении у гостя появился долг, например, если гость задержал выезд, то откроется форма сообщения о наличии задолженности.
|
2 Долги при выселении! * ІДолг гостей при выселении | ||||||
| ||||||
| Нажмите Enter в поле "Долг" для оформления счета гостю на сумму долга Нажмите Enter в поле "Залог" для оформления возврата остатка залога |
Из этой формы Вы можете: открыть размещение гостя;
найти и открыть размещения гостя в журнале размещений открыть карточку гостя
создать счет на оплату (возврат) возникшей задолженности оформить возврат остатка залога.
Для этого нажмите Enter или два раза щелкните мышкой на номере размещения, имени гостя, надписи «Жур.», сумме долга или остатка залога.
*1
Если гость выселен по ошибке, то Вы всегда можете отменить последнее выселение нажав Ctrl+F12 или кнопку которая появляется справа от кнопки «Выселитъ».
Если гость или горничная назвали ФИО выселяемого гостя, то введите фамилию гостя в поле «Гость» на форме журнала проживающих гостей. Если в программе уже зарегистрировано несколько однофамильцев, то вы можете явно выбрать нужного гостя из справочника гостей. Для того чтобы открыть форму выбора гостя нажмите F4 в поле «Гость» журнала «Проживающие». После того, как гость выбран, вы увидите исторический список размещений выбранного гостя. Выделите нужное размещение и нажмите Ctrl+F8 или кнопку «Выселить». В списке гостей размещения выделите нужного и отметьте его клавишей Пробел, нажмите Enter. Если принят способ выселения задним числом, то программа покажет форму ввода даты и времени выезда гостя. Укажите нужные дату и время, нажмите Ctrl+Enter или кнопку «Выселить».
Если выселяется гость, оплачивающий весь номер, и вместе с ним проживают гости по виду размещения «совместно», то такие гости выселяются программой автоматически.
Групповое выселение
Если необходимо выселить группу гостей, которые размещались по договору, резервированию, заявке, путевке или курсовке, то откройте нужный журнал (например договоров, бронирования, работы с отборами по документам, поиска брони и т.д.), найдите нужный документ (например по номеру при помощи комбинации клавиш Ctrl+F5), выделите его и нажмите на кнопку «Выселить» на форме жу рнала или нажмите комбинацию клавиш Shift+F8. Если вы выселяете задним числом, то укажите как вы будете выселять гостей: всех одним временем или каждого своим, заполните форму ввода даты и времени выезда, нажмите «Выселить».Если по одному размещению проживает группа гостей, оплачивающих номер вместе, и, если вся группа выезжает одновременно, то можно выселить всех гостей по этому размещению за один раз. Для этого нужно найти это размещение в жу рнале и нажать кнопку «Выселить» на форме жу рнала размещений. Найти размещение можно по одному из номеров, которые занимает эта группа гостей или по фамилии одного из гостей группы.
Отмена выселения
Если Вы выселяли гостей из формы списка номерного фонда или из журнала, то для отмены предыдущего выселения нажмите кнопку «Отмена выселения» справа от кнопки «Выселитъ» на форме журнала или номерного фонда или нажмите Shift+F12.Если Вы уже закрыли номерной фонд или журнал, то Вам необходимо открыть размещение и, если это размещение на одного гостя, или нужно отменить выселение у всех гостей в размещении, выключить флажок «Все выехали».
Если нужно отменить выселение у одного гостя из группы размещенной одним документом, то нужно найти последнюю строку в размещении для этого гостя и установить значение колонки «Выехал» в «Нет». Для того чтобы изменить значение колонки выделите нужную ячейку таблицы, нажмите Enter, нажмите F4, выберите значение «Нет», нажмите Enter. Обязательно сохраните размещение кнопкой «ОК».
Открыть размещение можно либо по фамилии гостя из справочника гостей, либо по номеру, где проживал этот гость. Найдите этот номер в номерном фонде, нажмите Ctrl+F2 или кнопку «Проживающие». В меню выберите пункт «Сегодня». В отчете по проживавшим гостям найдите нужного и два раза щелкните мышкой или нажмите Enter на номере размещения этого гостя (колонка «Основание»).
Бронирование
Бронирование рассмотрим с точки зрения начальника службы размещения. Описание процедур бронирования ниже справедливо и для портье.Бронирование осуществляется документами: «Заявка», «Резервирование», «Путевка», «Курсовка».
При бронировании необходимо указывать заявителя. Заявитель может быть юридическим или частным лицом.
Если бронь от юридического лица, то нажмите F4 в поле «Заявитель» и выберите тип заявителя «Контрагент». В справочнике контрагентов выберите нужного или клавишей Insert создайте нового. На форме нового контрагента заполните известные Вам данные заявителя. Если Вы будете указывать информацию о расчетных счетах заявителя, то нажмите F6 или кнопку «Записать» и перейдите на закладку «Расчетные счета» (Ctrl+PageDown). иначе нажмите Ctrl+Enter или кнопку «ОК». Выберите контрагента нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши.
Если бронь от частного лица, то нажмите F4 в поле «Заявитель» и выберите тип заявителя «Частное лицо». В форме ввода данных заявителя укажите фамилию, и. если нужно, имя. отчество, пол и дату рождения. Рекомендуется указывать дату рождения, т.к. это решит проблему идентификации однофамильцев.
Нажмите F4 в поле «Заявитель», если Вы хотите изменить данные заявителя. Если Вы хотите сменить заявителя, нажмите Shift+F4 в поле «заявитель» и выберите нового клавишей F4.
Если Вы оформляете бронь на человека, который одновременно является заявителем, то вы можете не заполнять поле «заявитель». Заявитель заполнится автоматически при окончании ввода данных гостя в строке документа.
Оформление заявок
Если необходимо зарегистрировать бронь без постановки на резерв конкретных номеров, то нужно создать новую заявку. Для этого нажмите Ctrl+Alt+З. Портье на форме поиска брони могут нажать Ctrl+F8 или кнопку «Оформить» и выбрать пункт меню «Заявка». Выбрать пункт «Заявка» можно буквой «3» на клавиатуре, стрелочками или мышкой.
Нажмите Insert и в новой строке укажите планируемый период проживания, квоту, тип номера, вид размещения, тариф и способ разделения оплаты. Если заезжает группа, и вы не будете заполнять поименный список заезжающих гостей, то в поле «Заезд гостей» укажите число человек в группе. Если вы хотите заполнить список заезжающих поименно, то в поле «Заезд гостей» оставьте число 1 и вводите новые строки для каждого гостя.
Для того чтобы открыть форму ввода данных о госте нажмите F4 в поле «Гость». Копировать строки заявки для ввода данных по новым гостям нужно клавишей F9.
Если в поле «Заезд гостей» нажать F4. то программа покажет сколько человек могут заехать по выбранным условиям размещения на выбранный период времени.
Если нажать Shift+Fl или кнопку «Действия...» и затем выбрать пункт выпадающего меню «Сформировать отчет по планируемой загрузке НФ», то программа сформирует отчет на период планируемого проживания по планируемой загрузке номерного фонда по типу номера и квоте выделенной строки заявки.
В поле «дней держать бронь» укажите сколько дней бронь будет оставаться активной после даты планируемого заезда (на сколько дней гости могут задержать заезд). В программу входит регламентная процедура «Снять просроченные брони», которая «выключает» строки брони дата заезда в которых раньше рабочей даты минус «дней держать бронь».
Резервирование
Если необходимо поставить на резерв номер или место в номере, то нужно создать новое резервирование. Нажмите Ctrl+Alt+E. Портье на форме поиска брони могут нажать Ctrl+F8 или кнопку «Оформить» и выбрать пункт меню «Резервирование». Выбрать пункт «Резервирование» можно буквой «Р» на клавиатуре, стрелочками или мышкой.
Нажмите Insert и в новой строке укажите дату и время планируемого заезда и выезда гостя, квоту, тип номера и вид размещения. Выберите подходящий номер. Укажите данные заезжающего гостя если нужно. Выберите тариф.
Если гость не указан, то найти резервирование в форме поиска брони можно будет по заявителю или по номеру гостя.
Если вы создаете групповое резервирование, то копируйте строки при помощи клавиши F9 или нажмите F6 или кнопку «Номера» и воспользуйтесь функцией множественного подбора подходящих номеров. Каждая строка резервирования — это резерв на одного гостя.
Заявку можно рассматривать как неподтвержденную бронь, и оформлять резервирование на основании заявки. Для этого в журнале выделите нужную и нажмите Ctrl+F8 или кнопку «Оформить» и выберите пункт меню «Резервирование ».
Отмена брони
Отменить заявку или резервирование, путевку или курсовку можно по строчкам или целиком. Если Вы хотите полностью отменить бронь, то откройте документ и сделайте все строки брони неактивными, по кнопке «Действия...», пункт «4. Отменить бронь». Если Вам нужно отменить одну строку в брони, то в поле «Статус» этой строки установите статус брони, у которого значение параметра «Активно» установлено в «Нет». Нажмите кнопку
«ОК».
Регистрация доп. услуг при бронировании
Если при бронировании необходимо зарегистрировать услуги, которые должны быть оказаны гостям при размещении, то нажмите кнопку «Действия...» и выберите пункт меню «1. Добавить доп. услуги оказываемые при заезде». На форме ввода услуг нажмите кнопку «Подбор услуг» или клавишу F7 и выберите нужные услуги из справочника услуг при помощи клавиши Enter или двойного щелчка мыши. Сохраните список доп. услуг при помощи кнопки «ОК» или комбинации клавиш Ctrl+Enter.
Расчет стоимости брони
Для расчета стоимости брони в процессе оформления, нажмите кнопку «Действия...» или клавишу Shift+Fl. Выберите пункт меню «7. Рассчитать стоимость брони». В правом нижнем углу вы увидите сумму к оплате заявителем и сумму к оплате гостями. Разделение стоимости брони происходит по способам разделения оплаты, которые вы указали в строках брони. Если заявитель в брони — частное лицо, то вся стоимость брони показывается в сумме к оплате гостями и способ разделения оплаты не доступен для редактирования.
Если на закладке «Параметры» выбран способ планируемой оплаты для гостей, в котором включен учет НП, то сумма к оплате гостями будет показана с налогом с продаж. Если учет НП выключен, то сумма к оплате гостями будет показана без налога с продаж. Аналогично для стоимости брони к оплате заявителем. Если у способа планируемой оплаты для заявителя учет НП выключен, то и сумма к оплате заявителем будет показана без НП и наоборот.
| аявка Параметры | Дог Фирма: I Заря |
 |
| OK I Закрыть I Печать | Резерв. | Поселить | Действия... |
По умолчанию программа рассчитывает услуги для каждой строки брони. Если вас интересует сводная таблица услуг по всем строкам, то нажмите на кнопку «Свернуть» или клавишу F8.
Внимание: Программа заполняет предварительный счет только теми услугами, которые должны быть оплачены заявителем согласно установленным в брони способам разделения оплаты.
Если, после оформления предварительного счета на основании брони выяснилось, что бронь нужно отменить (гость отказался от бронирования), то необходимо нажать на кнопку «Действия...», выбрать пункт меню «4. Снять всю бронь (сделать все строки не активными)» и затем сохранить и провести документ при помощи кнопки «ОК».
Работа по договорам
Программа позволяет вести детальный учет оперативных взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров.В строках договора определяется, какие услуги оплачивает контрагент (заявитель), а какие услуги оплачивают сами гости. В журналах «Размещения» и «Проживающие» долг показывается разделенным на две части. В верхней части ячейки показывается долг гостя, в нижней части ячейки показывается долг заявителя.
Размещения, резервирования, заявки, путевки и курсовки введенные на основании договора наследуют параметры договора. Вы можете, например, один раз в договоре определить тариф и способ разделения оплаты для контрагента и далее оформлять бронь и размещать гостей на основании этого договора. При этом в строках брони и размещений будут по умолчанию установлены параметры указанные в договоре.
Для оформления документов на основании договора откройте журнал договоров и используйте кнопки
«Оформить» и «Поселить».
| И Договоры : Отбор Заявитель в договоре: Ремида |
 |
Нажмите клавишу Insert и в новой строке укажите параметры планируемого заезда гостей по этому договору. Если заезжают группы гостей с разными параметрами, то для каждой такой группы создайте свою строку в договоре.
Если по договору вам нужно предоставить номера определенного типа, то заполните поле «Тип номера». Если тип номера не фиксируется, то оставьте поле пустым. Действуйте аналогично при заполнении вида размещения. Например, если в строке договора вы оставите тип номера пустым и укажете вид размещения «место», то гости по договору будут размещаться в любые свободные места в номерном фонде.
В поле «Тариф» укажите тариф, по которому будут производится взаиморасчеты с этой фирмой. Выбор способа разделения оплаты определяет, какие услуги будут оплачены контрагентом, а какие гостями. В счета гостей по договору попадут только те услуги, которые должны оплачивать сами гости. Все остальные услуги попадут в акты об оказании услуг, оформляемые на контрагента.
Определение способа разделения оплаты в строке договора позволяет гибко регистрировать политику заявителя по оплате услуг своих гостей. Например, для строки договора, где указаны тип номера «люкс» и вид размещения «номер», можно выбрать, что все услуги гостям с таким типом номера и видом размещения будут оплачены контрагентом. Для другой строки, где указаны тип номера «двухместный» и вид размещения «место», можно указать, что гостям, проживающим на местах в двухместных номерах, контрагент оплатит только основные услуги по тарифу.
В строке договора Вы можете указать планируемую продолжительность проживания гостей, количество заезжающих гостей в сутки и частоту заезда. Это удобно, если планируется, что гости по договору будут проживать постоянно в течение периода действия договора. Значения этих реквизитов учитываются в отчете по планируемой загрузке гостиницы, в отчете по планируемому заезду, отчете по заявленной брони.
Если планируется, что гости по договору не будут проживать постоянно, а будут заезжать группами в определённые дни (например раз в неделю), то количество заезжающих гостей в сутки и частоту заезда указывать не нужно. В таких случаях, для того, чтобы прогнозировать загрузку гостиницы, нужно создавать бронирование (заявку или резервирование) на основании договора, где указывать когда, на какой срок, сколько номеров/мест каких типов будет нужно.
Если включить флажок «Блокировка», то договор будет временно заблокирован. Это удобно, если контрагент нарушает условия договора, например, задерживает выплаты. На основании заблокированного договора невозможно создавать документы. Заблокированный договор отмечается пиктограммой О в журналах договоров и поиска брони.
Портье, при размещении гостей по договору, должны использовать форму поиска брони. Если в поле «Организация» указать наименование организации и нажать Enter, то программа покажет список договоров и брони на эту фирму. Нужный договор обычно находится в начале списка. Для того чтобы при открытии списка программа сразу позиционировалась на конец, нужно в меню «Сервис/Параметры» на закладке «Журналы» включить флажок «При открытии журнала переходить в конец». Чтобы быстро «встать» в начало списка нажмите Ctrl+Home. Чтобы быстро «встать» в конец списка нажмите Ctrl+End.
Способы оплаты.
Способы оплаты определяют, каким образом клиенты оплачивают оказанные услуги. На практике клиент может оплатить услуги наличными, перевести деньги на расчетный счет, оплатить оказанные услуги из залога (депозита) внесенного при заезде, оплатить какой-либо кредитной картой.Все способы оплаты, принятые в Вашей организации, должны быть добавлены в справочник «Способы оплаты». После этого, при формировании счетов. Вы сможете выбирать нужный из выпадающего списка. Способы оплаты в списке сортируются по коду.
Тип способа оплаты по ФР определяет, изменяют ли проведенные по кассе суммы сумму наличности в ККМ. Если тип способа оплаты не выбран или равен «Наличные», то данный способ оплаты изменяет сумму наличных в ККМ.
Типы оплаты 2, 3, 4 используются для разделения сумм в регистрах ККМ в режиме фискального регистратора. Наименование типов оплаты устанавливается в таблицах параметров ККМ, которые можно менять при помощи компонент драйвера фискального режима. Суммы проведенные по ККМ типами оплаты 2, 3, 4 не изменяют сумму наличности в ККМ.
Флажки на форме способа оплаты определяют:
«Оплата включает налог с продаж» — будет ли при оплате начисляться налог с продаж
«Способ оплаты проводит документы по ККМ» — определяет, будут ли счета гостям, оплаченные по этому способу оплаты проводиться по ККМ.
«Не изменяет выручку> по кассе в X и Z отчетах» — используется для способов оплаты для оформления счетов на возврат и документов, которыми оформляется внесение, возврат и зачет залогов. Документы, проведенные такими способами оплаты попадают в кассовые отчеты (флажок «По ККМ» включен), но не изменяют выручку и сумму наличных по кассе и не пробивают чеки на фискальном регистраторе.
«Доступен в документах внесения/выплаты залогов» - если флажок включен, то данный способ оплаты можно выбирать в документах внесения и выплаты залогов.
«Зачитывает залог в счет оплаты услуг» — нужно ли брать внесенный гостем залог в зачет оплаты. Если у способа оплаты данный флажок выключен, то даже если на счету гостя есть залог и его суммы хватает на оплату услуг, сумма залога остается прежней.
«Оплата кредитной картой» — является ли оплата по счету оплатой кредитной картой (для правильного экспорта данных в бухгалтерский учет).
«Тип карты» — заполняется если необходимо вести раздельный учет по типам кредитных карт и каждому типу кредитных карт (VISA, MasterCard...) будет соответствовать свой способ оплаты. Если для всех карт использовать один способ оплаты (например «пластиковая карта»), то поле «тип карт» нужно оставить пустым. Если включен флажок «Нужно вводить доп. информацию», то программа при выборе этого способа оплаты будет запрашивать тип карты и параметры транзакции.
«Нужно вводитъ доп. информацию» — нужно ли требовать от портье (кассира) при регистрации счета ввода какой-либо проверочной дополнительной информации. Эта информация показывается в отчете «Аудит оплаченных услуг». Если у способа оплаты включен флажок «Кредитная карта» и включен флажок «Нужно вводить доп. информацию», то при выборе такого способа оплаты будет открыта форма ввода параметров транзакции по кредитной карте.
«Процент отчислений сторонней организации» - заполняется, если часть стоимости услуг оплаченных данным способом отчисляется какой-либо другой организации, например, банку обслуживающему кредитные карты. Суммы отчислений рассчитываются в отчете «Аудит оплаченных услуг».
В настройках конфигурации (меню «Сервис» пункт «Параметры конфигурации...») на закладке «Способы оплаты. Полный счет» можно определить, какие способы оплаты будут устанавливаться в новых документах по умолчанию.
Авторизация на способы оплаты задается для каждого пользователя. В справочнике «Пользователи», на форме элемента справочника на закладке «Способы оплаты» для каждой группы документов можно определить какие способы оплаты доступны пользователю. Если в строке напротив способа оплаты в колонке «Гости» поставить галочку, то этот способ оплаты будет доступен пользователю в документе «Счет», и т.д. по всем колонкам.
Ниже приведено соответствие между названием колонок и группами документов:
колонка «Гости»:
документ «Счет» (счет гостю, оформленный по размещению);
колонка «На персонал»:
документ «Счет» (счет на персонал, т.е. счет оформленный без указания размещения, меню «Оформить персоналу/оплату услуг»);
колонка «Доп. услуги гостям»:
документ «Счет по доп. услугам», введенный на основании размещения: документ «Дополнительные услуги в кредит»;
колонка «Сторонним»:
документ «Счет по доп. услугам», введенный без указания размещения;
колонка «Заявителям»:
документ «Счет (требование) на оплату»; документ «Общий акт»; документ «Акт»; документ «Оплата»; документ «Возврат оплаты»; документ «Поступление денег»: документ «Выплата денег».
Если пользователь не авторизован ни на один способ оплаты, то при попытке открыть существующий или создать новый документ будет показано предупреждение «Вы не авторизованы на документ!» и документ не будет открыт или создан.
Оплата услуг
Оплата услуг гостями, персоналом и сторонними посетителями регистрируется в программе при помощи счетов.Оплата услуг контрагентами регистрируется при помощи актов об оказании услуг и введенных на их основании документов «Оплата» и «Возврат оплаты». Кроме того акты позволяют зачитывать предоплату, зарегистрированную документами «Поступление денег» и «Выплата денег».
Оплата услуг гостями
Документ «Счет», введенный на основании размещения, предназначен для регистрации оплаты услуг гостями. Поле «Получено» в счете используется только для расчета суммы сдачи. При проведении счета все услуги будут считаться оплаченными, даже если поле «Получено» не заполнено.
Для того, чтобы оформить счет по размещению, нужно открыть журнал проживающих гостей (Ctrl+Shift+1), найти размещение в жу рнале и нажать кнопку «Оплатить услуги» или клавишу Ctrl+F9. Искать размещение можно также по номеру или фамилии гостя.
Если в размещении указано несколько гостей, которым можно выписать разные счета, открывается форма выбора гостя, которому выписать счет.
*]
Выберите гостя, которому выписать счет
<0бщий>
JS]x]
я Я, Щ 1 t *
Фирма: I Заря
Счет № Р
РЛШ.
-g 109.12.2004 |а|
125 от |09.12.2004 ||§|й| Админ
Основание: |Размещ. 13Э (09.12.2004) [7j 0 11< Детальный
600.00
157.50
200.00
157.50
3.0000000 1 0000000
Завтрак
”7] _J НДС: 327-97 НП: 1 97-50
Всего: 2'257~50
ЗалогсНП: НЕТ ЗАЛОГА Полччено: | 0.00 Та] К оплате: 2'257-БО руб-
ОК | Закрыть | Печать (F2) | | На 3-Г. 8-Г | Не оплач. услуги [F7] |
1 а личные
Счет гостю показывает остаток залога, внесенного гостем при заезде. Если выбрать способ оплаты, у которого установлен флажок «из залога», то сумма залога будет зачтена в стоимость оплачиваемых услуг.
Чтобы принять частичную оплату по счету можно:
изменять количество или стоимость (при этом будет пересчитано кол-во) услуг в строках счета удалить те услуги в счете, которые гость желает оплатить позже
Удалять услуги можно при помощи клавиши Delete или кнопки Оплата услуг сторонними посетителями
на панели инструментов формы счета.
Новый документ «Счет по доп. услугам» используется для регистрации и оплаты доп. услуг, оказываемых сторонним посетителям гостиницы. Для ввода документа используйте пункт меню «Портье/Оформить стороннему посетителю/доп. услуги (оплата/возврат)». Для подбора услуг в счет используйте кнопку «Подобрать услуги» (F7). В поле «Кому», если нужно, укажите имя посетителя. Это имя будет напечатано на бланке счета.
доп. услугам-Новый *
|
Фирма: | Заря ІНВЗ СчшЛЁ Г 125 ОІ |09.12.2004 .Админ руб j09.12.2004 |ш] | ||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||
|
[Наличные с НП НДС: 24 61 НП: «У38 Всего: 15Q-Q0 Залог с НП: НЕТ ЗАЛОГА Получено: | 0.001§| К оплате: 150-00 руб. О К | Закрыть | Печать [F2] | Форма 12-Г | Подобрать услуги [F7] | |
Новый документ «Счет» используется для оплаты услуг зарегистрированных на персонал гостиницы. К таким услугам относятся телефонные разговоры и прочие доп. услуги из номеров, в которых на момент регистрации услуги не проживали гости. Для ввода документа используйте пункт меню «Портье/Оформить персоналу/оплату услуг».
Фирма: | Заря
РЧб- ... I |09.12.2004 |щ|
Счет № Г"
Кому: [На персонал
125 от 109.12.2004 Админ
 | Г елефонные переговоры |
[Наличные с НП 3 _J НДС: 15-24 НП: ±57 Всего: 96-Q0
Залог с НП: НЕТ ЗАЛОГА Получено: | 0.00 |@| К оплате: 96-00 руб.
OK j Закрыть I Печать (F2] | | На 3-Г, 8-Г | Не оплач. услуги [F7] |
Для подбора услуг в счет используйте кнопку «Не оплаченные услуги» (F7). В форме подбора не оплаченных услуг двойным щелчком мыши или клавишей Enter выберите нужные, нажмите кнопку «Выполнитъ».
В поле «Кому», если нужно, укажите имя сотрудника, который оплачивает услуги. Это имя будет напечатано на бланке счета.
Аннулирование счетов проведенных по ККМ
Если на рабочем месте сконфигурирована ККМ, то по умолчанию программа поддерживает режим аннулирования проведенных счетов. Все пользователи программы, кроме администратора программы, могут аннулировать только свои счета текущей кассовой смены. При аннулировании счет в программе помечается на удаление. Если на рабочем месте используется фискальный регистратор, то по ККМ пробивается чек аннулирования. Аннулированные счета попадают в аудиторский отчет по оплаченным услугам и не попадают в отчеты кассовой смены.Режим аннулирования счетов можно отключить. В интерфейсе администратора программы откройте справочник зарегистрированных ККМ (Справочники/Системные/ККМ). Откройте форму элемента нужной ККМ (двойным щелчком мыши или клавишей Shift+Enter) и выключите флажок «Разрешить аннулирование чеков».
Для того чтобы аннулировать счет нажмите кнопку «Аннулирование» или клавишу F5 в жу рнале счетов.
Оформление возвратов
Если на рабочем месте не сконфигурирована ККМ, то пользователи могут вводить счета на возврат по любым выписанным счетам и размещениям. Для этого необходимо найти нужный счет в жу рнале счетов гостям и нажать на кнопку «Возврат» (F7). Откроется форма счета на возврат, в которой нужно нажать «ОК» или Ctrl+Enter.Если на рабочем месте сконфигурирована ККМ, то программа позволяет использовать два режима проведения возвратов.
1. В параметрах конфигурации выключен режим контроля оформления возвратов по кассе.
В этом режиме программа позволяет оформлять возвраты по размещениям (например в случае раннего выезда) и по любым счетам. При проведении счетов на возврат уменьшается сумма наличных в кассе и, если подключена ККМ в режиме фискального регистратора, пробивается чек на возврат. Возврат можно оформлять тем же способом оплаты, что и счет.
2. В параметрах конфигурации включен режим контроля оформления возвратов по кассе.
В этом режиме возврат можно оформлять только на основании ранее выписанных счетов. Вводить счета на возврат на основании размещений запрещается. В случае, если необходимо оформить такой возврат, нужно сначала оформить возврат по ранее выписанному счету, а затем выписать новый счет на новую сумму.
Если возврат оформляется по счету, оформленному текущей сменой, то у возврата автоматически устанавливается специальный способ оплаты. Этот способ оплаты указывается в настройках параметров конфигурации. При проведении такого возврата всегда уменьшается сумма наличных в кассе.
Чек по ККМ в режиме фискального регистратора не пробивается, если у способа оплаты включен флажок «Не изменяет выручку по кассе в X и Z отчетах».
Если возврат оформляется по счету оформленному прошлыми сменами, то у возврата автоматически устанавливается специальный способ оплаты. Этот способ оплаты указывается в настройках параметров конфигурации. При проведении такого возврата никогда не уменьшается сумма наличных в кассе. Чек по ККМ в режиме фискального регистратора не пробивается. Предполагается, что деньги возвращаются из кассы бухгалтерии.
Аннулирование счетов в этом режиме всегда запрещено.
Работа с актами об оказании услуг
Оказание услуг контрагентам всегда нужно оформлять при помощи актов об оказании услуг.Если необходимо зарегистрировать оплату от контрагента за услуги оказанные по одному размещению, то на основании этого размещения необходимо ввести документ «Акт об оказании услуг».
Блок-схема порядка оплаты услуг контрагентом по одному размещению в случае разнесения оплаты по каждому акту (Стрелочками показана процедура ввода на основании).
Блок-схема порядка оплаты услуг контрагентом по одному размещению в случае, когда интересен только баланс взаиморасчетов с контрагентом (Стрелочками показана процедура ввода на основании).
Блок-схема порядка оплаты услуг по одному размещению из предоплаты контрагента.
Если необходимо зарегистрировать оказание услуг контрагенту за услуги оказанные по группе размещений, то на основании договора или любого бронирующего документа необходимо ввести документ «Общий акт об оказании услуг». По умолчанию общий акт будет оформлен по размещениям, которые введены на основании выбранной брони, или относятся к выбранному договору.
Блок-схема порядка оплаты услуг контрагентом по группе размещений в случае разнесения оплаты по каждому акту (Стрелочками показана процедура ввода на основании).
Блок-схема порядка оплаты услуг контрагентом по группе размещений в случае, когда интересен только баланс взаиморасчетов с контрагентом (Стрелочками показана процедура ввода на основании).
Блок-схема порядка оплаты услуг по группе размещений из предоплаты контрагента.
Для зачета предоплаты, которая регистрируется на основании договора или брони, необходимо оформлять акты с типом «Зачет предоплаты». При проведении таких актов предоплата зачитывается в качестве оплаты за услуги по акту.
Внесение предоплаты по брони или поступление денег в счет оплаты услуг по актам оформляется документом «Поступление денег». Документ можно вводить на основании договора, брони, счета (требования) на оплату. Этот документ по сути соответствует банковской выписке или приходно-кассовому ордеру. При вводе на основании по одному из перечисленных документов мы указываем на какие услуги эти деньги должны быть использованы.
Если документ «Поступление денег» ввести с указанием договора, то сумму этих денег можно будет использовать только для зачета услуг, оказанных по этому договору. Эти деньги нельзя будет использовать ни по какому другому договору.
Если создать новый документ «Поступление денег» (с пустым основанием), то сумма, внесенная таким образом, будет считаться нераспределенной предоплатой. Зачесть такую предоплату и указать на какие услуги она использована можно с помощью документа «Акт» или «Общий акт» с типом «Зачет предоплаты». Особенность нераспределенной предоплаты в том, что ее можно использовать по любому договору и по любой брони от данного контрагента.
Процедуру внесения предоплаты по брони можно представить следующей блок-схемой.
 |
| Процедуру зачета авансовой оплаты можно представить следующей блок схемой. |
 |
| Процедуру оплаты счета по акту можно представить следующей блок схемой. |
Типы актов об оказании услуг
Акты об оказании услуг в конфигурации могут использоваться для регистрации ряда бизнес процессов. Акты разных типов регистрируют разные бизнес процессы.Акты могут использоваться в следующих целях:
1. Оказание услуг по основному виду деятельности — акт по оказанию гостиничных услуг. При проведении закрывает задолженность гостей по размещениям и увеличивает задолженность контрагента на всю сумму акта. Общий акт с типом Оказание услуг по основному виду деятельности и с пустыми полями «Плательщик» и «Основание» закрывает долги по свободным размещениям.
2. Зачет предоплаты — акт по оказанию гостиничных услуг. При проведении зачитывает предоплату на счету контрагента в счет долгов по размещениям. Увеличивает задолженность контрагента на всю сумму акта.
3. Подведение итогов — акт по оказанию гостиничных услуг. Увеличивает задолженность контрагента на всю сумму акта. Не изменяет долги по размещениям. Долги по размещениям закрываются последующим зачетом оплаты по акту. Применяется обычно в схемах многовалютного учета в случае, когда нужно поступившие деньги разносить по актам. Общий акт с типом Подведение итогов и с пустыми полями «Плательщик» и «Основание» собирает итоги по оказанию услуг для бухгалтерии.
4. Оказание услуг по прочим видам деятельности — акт по оказанию не гостиничных услуг (товаров, работ) заказчикам. Используется для увеличения задолженности контрагента перед гостиницей для целей управленческого учета.
5. Получение услуг от сторонних организаций — акт для регистрации полученных услуг (товаров, работ) от поставщиков. Используется для увеличения задолженности нашей фирмы перед контрагентом для целей управленческого учета.
6. Перемещение долга гостей на долг контрагента — акт перемещения долгов гостей по размещениям на долг контрагента. Используется, когда необходимо откорректировать правила разделения оплаты между гостями и контрагентом. Пример: по договору за телефонные разговоры должны были платить сами гости, но некоторые гости уехали и за телефонные разговоры не заплатили. Контрагент, от которого приезжали гости, решил заплатить за эти услуги. В этом случае можно «переместить» долги гостей по телефонным разговорам на долг контрагента и затем уже оформлять общий акт по всем услугам, которые должен оплатить контрагент.
7. Перемещение долга контрагента на долг гостей — акт перемещения долга контрагента по размещениям на долги гостей.
Регистрация и оплата дополнительных услуг
В программе предусмотрено три документа при помощи которых регистрируются дополнительные услуги оказанные гостям.Если нужно зарегистрировать оказанную гостю услугу, а платить за нее гость будет позже, то нужно использовать документы «Доп. услуги в кредит» или «Доп. услуги по дням».
Документ «Дополнительные услуги в кредит» должен создаваться на основании размещения.
Документ «Дополнительные услуги по дням» должен создаваться на основании размещения. В документе указываются дни из планируемого периода проживания гостя, когда гость планирует воспользоваться этими услугами. Пример использования документа «Доп. услуги по дням» — регистрация дней, когда гость планирует завтракать.
Оплату дополнительных услуг в кредит можно оформить в любой момент с помощью документа «Счет гостю», введенного на основании размещения (кнопка «Оплатитъ услуги» или Ctrl+F9 в журнале проживающих гостей).
Если гость сразу оплачивает доп. услуги, то нужно использовать документ «Счет по дополнительным услугам». Этот документ можно использовать для расчета как с проживающими в гостинице, так и с людьми «со стороны». В случае, если дополнительные услуги оказываются гостям, то счет по доп. услугам должен создаваться на основании размещения (Кнопка «Оплатитъ доп. услуги» или Ctrl+F10 в журнале «Проживающие»). Если услуги оказываются стороннему посетителю, то нужно создать новый счет по доп. услугам.
Список оказанных услуг заполняется при помощи кнопки «Подбор услуг» (F7) или клавишей Insert.
Если счет по доп. услугам создан на основании размещения, то документ показывает остаток залога, внесенного гостем при заезде. Если выбрать способ оплаты у которого установлен флажок «из залога», то сумму залога можно зачесть в стоимость оплачиваемых услуг.
Если в настройках параметров программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то счет по доп. услугам показывает остаток залога, внесенного на доп. услуги.
Касса
На каждом рабочем месте где выписываются счета необходимо в настройках рабочего места определить ККМ (меню «Сервис/Параметры рабочего места», шаг №2). ККМ выбирается из списка ККМ определенных в справочнике ККМ.В программе определяются способы оплаты. Если у способа оплаты включен флажок «По ККМ». то счета проведенные этим способом оплаты будут «привязаны» к ККМ. зарегистрированной на рабочем месте.
В конце рабочей смены портье должен:
1. Закрыть кассовую смену в программе. Для этого предназначена команда меню «Касса/Закрыть смену». В форме документа «Закрытие кассовой смены» портье должен сначала проверить Z-отчет своей кассовой смены (кнопка «Z-отчет...»), и затем нажать на кнопку «ОК». В программе реализованы три формы кассовых отчетов. Вы должны выбрать, какая печатная форма соответствует потребностям Вашей бухгалтерии и печатать только эту форму.
2. Закрыть кассовую смену в ККМ. Если ККМ подключена в режиме фискального регистратора, то Z-отчет с гашением на ФР снимается автоматически по кнопке «ОК» на форме документа «Закрытие кассовой смены». Z-отчет с гашением по ФР можно также снять командой меню «Касса/ФР^-Отчет».
В Z-отчет программы попадают все документы проведенные способами оплаты у которых включен флажок «По ККМ». Z-отчет показывает, какая сумма наличности должна быть в кассе.
Историю закрытия кассовых смен можно просмотреть в журнале кассовых смен (пункт меню Касса/журнал закрытия кассовых смен...).
В процессе работы портье должен проверять совпадение суммы по кассе за смену в программе и суммы по кассе за смену в ККМ. Для этого портье должен распечатать Х-отчет кассовой смены в программе (меню «Касса/Х-отчет кассовой смены»), снять Х-отчет непосредственно с ККМ и сравнить итоговые суммы. Если ККМ подключена в режиме фискального регистратора, то нужно выполнить команду меню «Касса/ФР/Х-Отчет».
Внесение залога, предоплаты по брони.
Залог - это предварительное внесение денег в кассу за услуги, которые будут оказаны гостю позже. Например, при бронировании часть суммы за проживание вносится в кассу. Позже, при заезде гостя по этой брони, нужно учесть, что часть суммы за проживание уже оплачена, и выписать счет на доплату.При внесении залога пробивается чек по секции авансовых платежей или по специальной услуге «аванс».
Порядок оформления документов при внесении залога по брони:
1. Оформляется резервирование.
2. На основании резервирования оформляется документ внесение залога.
3. При поселении оформляется размещение по брони.
4. На сумму залога выписывается счет гостю, который зачтет залог в оплату услуг. Счет выписывается со способом оплаты «из залога».
5. На оставшуюся сумму долга (в случае если залога не хватило) выписывается счет гостю со способом оплаты наличные.
Внесение залога
Для оформления внесения залога гостю нужно оформить документ «Внесение залога» на основании размещения. Необходимо указывать гостя, который вносит залог. Если по размещению проживал один гость, то система заполнит поле в документе автоматически. В противном случае необходимо выбрать нужного гостя из списка гостей размещения. Если ведется раздельный учет залогов по дополнительным и основным услугам, то на форме документа необходимо выбрать вид вносимого залога.На форме документа необходимо выбрать способ оплаты, которым будет вноситься залог.
Если подключен фискальный регистратор и у выбранного способа оплаты включен флажок «По ККМ», то сумма залога пробивается по ККМ как оплата услуг по специальной секции - «Внесение авансов наличными от физ. лиц».
Проконтролировать внесения и возвраты залогов можно с помощью отчета «Сводка по залогам», меню «Аудит/внесений и возвратов залогов».
Возврат залога
В случае досрочного отъезда гостя возникает необходимость возврата остатка залога. Для возврата части залога нужно использовать документ «Возврат залога». Документ создается на основании размещения. Если в настройках параметров конфигурации установлен флаг «Раздельный учет залогов», то на форме документа необходимо выбрать вид возвращаемого залога: за основные или дополнительные услуги.Документ показывает сумму остатка залога внесенных гостями. Сумма возврата не должна превышать остаток.
На форме документа необходимо выбрать способ оплаты, которым будет оформлен возврат залога. Выбрать можно только из тех способов оплаты у которых включен флажок «Из залога».
Если подключен фискальный регистратор и у выбранного способа оплаты включен флажок «По ККМ», то сумма возврата залога пробивается по ККМ как возврат за услуги по специальной секции - «Внесение авансов наличными от физ. лиц».
Проконтролировать внесения и возвраты залогов можно с помощью отчета «Сводка по залогам», меню «Аудит/внесений и возвратов залогов».
Процедура закрытия смены.
В конце каждой смены портье в обязательном порядке должны выполнять следующие действия:1. Выполнить процедуры закрытия кассовой смены (меню «Касса/Закрыть смену»),
a. Если ведется многофирменный учет, то на форме документа закрытия кассовой смены нужно выбрать фирму, нажв кнопку «Фирма», затем нажать на кнопку «Z-отчет...» (F2) и выбрать тип печатной формы Z-отчета. который подходит для бухгалтерии вашей организации. Итоговая сумма в графе «Наличность в кассе» отчета кассовой смены должна совпадать с суммой наличных в денежном ящике ККМ.
b. Если используется автономная ККМ. то нужно снять Z-Отчет с гашением на ККМ. Сумма по этому Z-отчету также должна совпадать с суммой наличности в отчете кассовой смены.
c. На форме документа закрытия кассовой смены нужно нажать на кнопку «ОК» (Ctrl+Enter). После проведения документа кассовая смена будет закрыта.
2. Сформировать «Отчет по долгам, возникшим за смену» (меню «Аудит/Долгов, возникших за период»). Отчет показывает долги, которые возникли в течение работы текущей смены администраторов. Долги, например, могут появиться, если гостя продлили или выселили, а на новую сумму не был выписан счет оплаты. Таких долгов быть не должно. Иначе может получиться, что гость уедет и не расплатится. Печатать этот отчет не нужно, если гостиница оказывает услуги гостям в кредит. Смену передавать нельзя до тех пор. пока не будут решены все проблемы, которые показаны в этом отчете.
3. Сформировать «Отчет по не выселенным/не продленным гостям» (меню «Аудит/Не выселенных и не продлившихся гостей»). Этот отчет показывает список гостей, которых забыли продлить или выселить. Таких гостей быть не должно. Смену передавать нельзя до тех пор. пока не будут решены все проблемы, которые показаны в этом отчете.
4. Сформировать отчет «Аудит не оплаченных телефонных разговоров». Смену передавать нельзя до тех пор. пока не будут решены все проблемы, которые показаны в этом отчете.
5. Сформировать отчет «Аудит оплаченных услуг» (меню «Аудит/Оплаченных услуг»). Этот отчет позволяет проверить все операции сторнирования услуг, корректировки услуг, оплаты услуг кредитной картой, все случаи оформления счетов на возврат или аннулирований счетов, все случаи предоставления скидок/наценок. Отчет должен сдаваться ответственному лицу для проверки вместе с ксерокопиями документов, подтверждающих обоснованность предоставления скидок/наценок, слипами кредитных карт, которыми оплачивались услуги. Справа от сумм оплаты, возврата или коррекции услуг в отчете показываются введенные портье причины и обоснования. Отчет также показывает доп. информацию по способам оплаты.
Регистрация телефонных разговоров из номеров
Для ввода в систему данных о телефонных разговорах из номеров нужно использовать документ «Телефонные разговоры».При проведении документа программа автоматически определит размещение, на которое будет начислена стоимость телефонного разговора. Если на момент разговора в номере проживали гости из разных размещений, то стоимость разговора зачислится на все размещения. При оплате телефонного разговора одним из гостей, задолженность с других гостей автоматически спишется.
Для автоматической регистрации телефонных разговоров необходимо:
1. Установить в гостинице отдельную программу тарификации телефонных разговоров
2. Приобрести модуль загрузки тарифицированных разговоров в базу данных конфигурации «Гостиница».
Модуль загрузки не входит в комплект поставки конфигурации «Гостиница» и поставляется отдельно. Стоимость модуля загрузки зависит от программы тарификации.
При использовании модуля загрузки настраивается фоновое задание, где указывается периодичность запуска загрузки, после чего загрузка будет происходить автоматически без участия пользователя по заданному расписанию. (См. описание справочника «Фоновые задания».)
Управление тарифами
В процессе размещения и бронирования портье подбирает гостю тариф. Тариф определяет цены и набор услуг, оказываемых гостю, проживающему по определённому виду размещения (номер, место, доп. кровать, и т.д.) и в номере определённого типа (одноместный, двухместный, люкс, и т.д.). При этом портье не нужно самостоятельно указывать, какие услуги будут оказаны гостю. Программа автоматически формирует список оказываемых услуг по комбинации: тариф, вид размещения и тип номера.Тарифы позволяют переопределять не только цену и валюту услуги, но и ставки НДС и налога с продаж.
Список тарифов в программе ведется в справочнике «Тарифы». Состав услуг, которые входят в тариф, определяется при помощи документов вида «Приказ об изменении тарифа». «Приказ об изменении тарифа» можно вводить как для отдельного тарифа, так и для группы тарифов.
При создании нового тарифа в справочнике можно указать период действия тарифа. Например, если нужны сезонные летние тарифы, то период действия можно указывать с 01 июня по 31 августа. Если дата начала действия тарифа не указана, то подразумевается, что тариф действует с «самого начала». Если не указана дата окончания периода действия тарифа, то подразумевается, что тариф действует до «самого конца».
Для тарифа можно выбрать набор услуг или группу наборов услуг, которые будут учитываться при начислении услуг по действующему «Приказу об изменении тарифа». Если набор услуг не выбран, тогда начисляются все услуги, указанные в действующем приказе.
В поле «Набор услуг для скидок/наценок» можно указать набор услуг или группу наборов услуг, по которым будут начисляться скидки/наценки, указанные в строках размещений и брони. Если такой набор не выбран, тогда скидки/наценки будут начисляться по всем услугам активного «Приказа об изменении тарифа».
Если включить флажок «Скидки/наценки учитывать в цене услуг», тогда скидки/наценки по тарифу будут применяться к цене услуг. При выключенном флажке скидки/наценки начисляются отдельными строками.
Если скидки/наценки начисляются отдельными строками, но необходимо, чтобы при печати счетов они включались в стоимость основной услуги (сворачивались), включите флажок «Сворачивать скидки/наценки».
Если в состав услуг тарифа будет входить не только проживание, но и, например, питание, и вы не хотите, чтобы в печатных формах счетов гостям и контрагентам печатались суммы отдельно по проживанию и питанию, то включите флажок «Печать в счетах одной строкой».
При создании нового приказа, в шапке документа заполните наименование тарифа. Для облегчения выбора поле «Тариф» имеет кнопку «... » (F4). При нажатии на нее открывается справочник «Тарифы». Выбрать нужный тариф из справочника, можно дважды щелкнув мышью на строке, содержащей этот тариф (Enter).
Если изменяется существующий тариф, то после заполнения реквизита «Тариф», табличная часть будет заполнена услугами, входящими в данный тариф. При необходимости услуги можно редактировать. Используйте кнопку «Подобрать услуги» для подбора новых услуг в приказ.
Если у гостя при размещении выбран тариф, то ему будут автоматически начислены те услуги, у которых в «приказе об изменении тарифа» вид размещения и тип номера совпадают с видом размещения и типом номера гостя, либо не заполнены.
У строки документа вид размещения и тип номера должны либо быть заполнены, либо быть пустыми. Пустые вид размещения и тип номера означают: для любых комбинаций типа номера и вида размещения.
Цена услуги, валюта услуги, а также ставки налогов берутся из строки тарифа.
Зачем нужна валюта услуги? Если валюта услуги - базовая валюта (в России - рубли), то при изменении курса основной валюты (обычно доллара) цена услуги меняться не будет. Если же валюта услуги отлична от базовой, то цена услуги при расчете с гостем может отличаться от цены той же услуги при оформлении размещения из-за курсовой разницы.
Зачем нужны ставки налогов? В программе предусмотрена возможность произвольно задавать налоговые льготы разным группам гостей. Рассмотрим пример с размещением по туристической путевке, по которой предусмотрена льгота по НДС. Администратор системы должен создать группу тарифов, по которым будут размещаться гости, прибывающие по туристическим путевкам. Услуги в этих тарифах должны иметь значение льготной ставки НДС.
Если создается новый тариф, то нужно ввести его в справочник тарифов, создать новый документ «Приказ об изменении тарифа», указать созданный тариф в шапке документа, а затем нажать кнопку «Заполнить тариф». Табличная часть будет автоматически заполнена всеми возможными вариантами проживания (комбинациями из типов номеров и видов размещений, определенных в программе). Дальнейшие действия связаны с редактированием, удалением и добавлением строк в табличной части приказа.
После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа указанный тариф будет изменен.
Для того чтобы изменить цены в тарифе, нужно создать новый приказ об изменении тарифа или скопировать и изменить существующий. Неправильно изменять существующие приказы задним числом.
При проведении приказа об изменении тарифа важно время документа. Если приказ был создан в 12:00, то стоимость проживания для гостей, заехавших или продлившихся до 12:00, будет рассчитана по старым ценам предыдущего приказа. Для изменения времени приказа нужно в жу рнале приказов по тарифам найти нужный документ, нажать на кнопку «Установить время документа».
На форме приказа об изменения тарифа предусмотрены функции группового изменения строк. Если нужно, например, увеличить цену проживания для определенного типа номера на 10%, то нужно отсортировать строки приказа по типу номера (выделите любую ячейку таблицы в колонке «Тип номера», затем меню «Действия/Сортировать по возрастанию»), выделить ячейку в колонке «Цена» в первой строке с нужным типом номера, включить флажок «Пока не изменится значение», установить способ изменения цены в «%», ввести цифру 10 в числовое поле справа от способа изменения цены, нажать кнопку «Изменить все вниз» (F5), в выпавшем меню выбрать «Тип номера».
Если необходимо скопировать несколько строк приказа и внести в них изменения, например, указать другой тип номера, то нужно пользоваться кнопкой «Серийное копирование» (Ctrl+F9). При обычном копировании клавишей F9, фокус ввода автоматически переходит в новую строку в конце документа. Если нужно скопировать несколько строк одну за другой, то обычное копирование неудобно, т.к. Вам придется каждый раз возвращаться из конца документа в место, откуда вы копируете строки. Серийное копирование решает эту проблему.
Изменение цен по тарифу
Если вам нужно изменить стоимость проживания по тарифу с определенной даты, например с 01.07.02, то вам необходимо выполнить следующие действия:Открыть справочник тарифов. Для этого нужно в меню «Нач. ел. размещения», раздел «Тарифы» выбрать пункт «создать/изменить». При этом откроется список тарифов.
В списке выберите название тарифа, который вы хотите изменить. Выделите строку с этим тарифом. Нажмите на кнопку «Изменить цены».
При этом откроется новый приказ об изменении тарифа, который будет заполнен действующими на данный момент ценами.
В поле дата документа установить дату начиная с которой будут действовать новые цены. В нашем примере это 01.07.02.
Измените цены в строчках приказа.
Нажмите на кнопку «ОК». При этом приказ буде проведен, и новые цены начнут действовать начиная с даты и времени приказа.
После закрытия формы документа откроется журнал в котором будет выделен только что проведенный приказ.
Введите время проведения приказа и нажмите на кнопку «Установить время документа» чтобы установить время начала действия новых цен.
Управление скидками и наценками
Программа позволяет автоматически начислять скидки или наценки по типам гостей (инвалид, участник ВОВ, ?ІР персона, ...), по общей продолжительности проживания за период (например за год), по контрагентам. Правила предоставления скидок регистрируются приказом о вводе скидок/наценок.
Скидки/наценки рассчитываются программой на основании текущих цен тарифа. Приказ о вводе скидок/наценок можно делать для тарифа, группы тарифов или всех тарифов (пустое поле тариф на форме приказа).
При начислении скидок/наценок по типам гостей программа потребует у портье указания основания предоставления скидки наценки. Основанием обычно служит номер пенсионного удостоверения, номер удостоверения участника ВОВ, номер карточки постоянного клиента и т.д. Если портье не указывает основание, то скидка/наценка начислена не будет.
Информация об основаниях скидок/наценок выводится программой в аудиторских отчетах по выписанным счетам.
При печати счетов иногда требуется не показывать скидку отдельной строкой. Для этого нужно в форме тарифа (справочник «Тарифы», форма элемента) включить флажок «Сворачивать скидки/наценки».
Работа с тарифными планами
Если стоимость проживания зависит от дня недели или времени, то необходимо определить календарь действия цен. Для этого нужно создать специальный тариф (тарифный план) и ввести приказ об изменении тарифного плана, в котором указать периоды действия тарифов.-=-ІПІ2П
§ Изменение тарифного плана - ИТП-000006
|
ІЩІІІ * _ Приказ об изменении тарифного пиана № [ЙТгГоОШОб от 121.01.03 В И| Админ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ?К | Закрыть | Печать | Заполнить по неделям (F8) |^|Щ| |
Пример порядка действий при создании тарифного плана с разными ценами для рабочих и выходных дней. Предполагаем, что в программе уже настроены два тарифа «Будний» и «Выходной» с разными ценами и хотим настроить программу так, чтобы «Выходной» тариф действовал с 12:00 пятницы по 12:00 воскресенья.
1) Открываем справочник «Тарифы», меню «Нач. службы размещения/тарифы/создать»
2) Создаем новый тариф, называем его. например. «Основной»
3) Выделяем тариф «Основной» и нажимаем кнопку «Изменить тарифный план» (Ctrl+F6)
4) На форме нового приказа об изменении тарифного плана нажимаем кнопку «Заполнить по неделям» (F8)
5) В окне выбора периода устанавливаем интервал, например, с 01.01.03 по 01.01.04, нажимаем кнопку «ОК».
6) В окне выбора тарифа выбираем «Выходной»
7) Указываем 12:00 в качестве времени начала действия тарифа, нажимаем «ОК»
8) В окне выбора дня недели отмечаем «Пятница», нажимаем «ОК». В приказ об изменении тарифного плана добавятся строки со всеми пятницами за выбранный период и тарифом «Выходной».
9) Снова нажимаем на кнопку «Заполнить по дням недели»
10) Снова выбираем интервал с 01.01.03 по 01.01.04
11) В списке тарифов выбираем «Будний» и указываем время 12:00
12) В списке дней недели отмечаем «Воскресенье». В приказ об изменении тарифного плана добавятся строки со всеми воскресеньями за выбранный период и тарифом «Будний». Теперь в приказе перечислены все даты и времена смены тарифов.
13) Проводим приказ об изменении тарифа кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter)
14) В журнале приказов по тарифам копируем действующий приказ об изменении цен для тарифа «Будний» (F9)
15) В новом приказе изменяем тариф на «Основной»
16) Дату приказа устанавливаем, например, в начало года -01.01.03
17) Проводим приказ кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter)
В результате мы задали на год вперед порядок смены тарифов: когда, в какой день недели, какой тариф действует. Чтобы проверить календарь действия тарифов нужно распечатать «Календарь». Для этого нужно найти приказ об изменении тарифного плана в журнале приказов по тарифам. Открыть этот документ и нажать кнопку «Печать» (F2), выбрать пункт меню «Календарь».
|
Q7 Мая 2003 г. 12:03:39, Админ Календарь действия тарифов по тарифному плану Ns ИТП4Ю0001 от 01.01.03 | ||||||
| Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | С6 | Вс |
| 03 | 04 | 05 | ||||
| 12:00 Выходной | Выходной | 12:00 Будний | ||||
| Об | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 |
| Будний | Будний | Будний | Будний | 12:00 Выходной | Выходной | 12:00 Будний |
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| Будний | Будний | Будний | Будний | 12:00 Выходной | Выходной | 12:00 Будний |
| 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |
| Будний | Будний | Будний | Будний | 12:00 Выходной | Выходной | 12:00 Будний |
| 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | ||
| Будний | Будний | Будний | Будний | 12:00 Выходной | ||
| Пн | Вт | Чт | Пт | Со | Вс | |
| 01 | 02 | |||||
| Выходной | 12:00 Будний | |||||
| 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 |
| Будний | Будний | Будний | Будний | 12:00 Выходной | Выходной | 12:00 Будний |
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
| Будний | Будний | Будний | Будний | 12:00 Выходной | Выходной | 12:00 Будний |
| 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
Тарифы начинают действовать с даты и времени, указанных в строке и действуют до даты и времени смены тарифа.
Многовалютный учет
При работе с документами оказания или оплаты услуг в разных валютах могут возникать ситуации, когда долг гостя полностью не обнуляется и показывается в журналах равным одной или нескольким копейкам. При этом отчеты по взаиморасчетам будут показывать отсутствие долга. Для того чтобы такие ситуации гарантированно не возникали необходимо при поселении гостя выяснять, в какой валюте он будет оплачивать услуги, и устанавливать эту валюту на форме размещения.Работа с авансовыми платежами контрагентов
Для работы с авансовыми платежами контрагентов предусмотрены документы «Поступление денег» и «Выплата денег». Авансовый платеж (предоплату) можно регистрировать по договору с контрагентом или без договора. Если предоплата не относится к какому-либо договору, то она называется нераспределенной. Для регистрации предоплаты по договору нужно вводить документ «Поступление денег» на основании договора или любого бронирующего документа по этому договору. При регистрации нераспределенной предоплаты поля «Договор» и «Бронь» на форме документа не должны быть заполнены.При оформлении актов с включенным флажком «Зачитывать предоплату» сумма за услуги, которые должен оплачивать контрагент, списывается в следующем порядке:
1. в первую очередь списывается из наличной предоплаты по договору (если есть);
2. списывается из безналичной предоплаты по договору (если есть);
3. списывается из нераспределенной наличной предоплаты (если есть);
4. в последнюю очередь списывается из безналичной нераспределенной предоплаты.
Контроль над авансовой оплатой брони
Если необходимо по оформленной брони рассчитать предварительную стоимость проживания и проконтролировать авансовую оплату рассчитанной суммы, то необходимо на основании бронирующего документа создать предварительный счет (Ctrl+Alt+C). Если нужно, отредактируйте рассчитанный предварительный набор услуг и включите флажок «Начислять долг по брони». Проведите предварительный счет кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter). После проведения предварительного счета с включенным флажком у бронирующего документа возникнет «задолженность», которая будет видна в журналах. При поступлении авансового платежа контрагента необходимо на основании брони создать и провести документ «Поступление денег». После этого в жу рналах у брони будут указаны сумма предоплаты и наличная и безналичная суммы к оплате (задолженность по брони).Если бронирующий документ относится к договору, по которому есть предоплата, или создан на заявителя, по которому есть нераспределенная предоплата, то. после проведения предварительного счета, рассчитанная сумма будет «переведена» в предоплату по брони, т.е. в журналах заполнится сумма оплаты по брони, и бронь будет «оплачена».
Если авансовый платеж контрагента внесен по договору и оплачивает несколько бронирующих документов, то на форме поступления денег по договору нужно включить флажок «Разнести по брони».
В программе предусмотрен отчет «Сводка по оплате брони», который позволяет формировать список оплаченной и неоплаченной брони по контрагентам и договорам за нужный период времени.
Примеры:
Нужно зарегистрировать в программе авансовый платеж контрагента на оплату нескольких бронирующих документов. Бронь оформлялась на основании договора с этим контрагентом.
На основании нужных заявок или резервирований создаем и проводим предварительные счета с включенным флажком «Начислять долг по брони». У бронирующих документов возникнет авансовая задолженность. Авансовую задолженность можно увидеть, например, в журнале «Бронирование», в колонках «К оплате...».
На основании договора с контрагентом вводим документ «Поступление денег». Включаем флажок «Разнести по брони». Указываем сумму оплаты и выбираем способ оплаты. Проводим документ (кнопка «ОК»), Бронирующие документы будут оплачены. Для контроля формируем отчет по оплате брони. В параметрах отчета указываем контрагента и договор, период отчета должен включать даты оформления нужной брони.
Контрагент внес предоплату по договору, позже часть предоплаты нужно оформить как авансовую оплату резервирования.
На основании договора вводим документ «Поступление денег», указываем сумму предоплаты и проводим документ.
На основании договора оформляем резервирование.
На основании резервирования создаем и проводим предварительный счет с включенным флажком «Начислять долг по брони». При проведении предварительный счет «увидит» предоплату по договору и часть предоплаты, на сумму предварительного счета, зачтется как авансовая оплата брони.
Работа с документами контрагентов
Для удобной работы с контрагентами и договорами в программе предусмотрена специальный журнал «Работа с документами контрагентов». Для пользователей с набором прав «Нач. службы размещения» этот журнал открывается автоматически при запуске программы. Автоматическое открытие формы журнала можно отключить в настройках пользователя. Открыть жу рнал можно также при помощи комбинации клавиш Ctrl+Shift+0, или выбрав пункт «Работа с отборами по документам» меню «Нач. сл. разм.».|
ІІ Документы для контрагентов : Отбор Контрагент: Порто Отбор по контрагенту | Отбор по договору | Отбор по брони | Отбор по счету | | ||||||||
| ||||||||
| Контрагент: |ДШЯ [3]_oJ ДогоеоР: (Договор Дог-000005 (08.08.200 ¦дд |
| Бронь: I ДД Гчы | Д Д |
 |
Порядок работы с журналом рассмотрим на примере работы офиса, в котором происходит регистрация путевок и курсовок и принимается оплата. Если в офис приходит представитель какой-либо фирмы или частное лицо и ему нужно оформить путевку на размещение нескольких человек, то менеджер должен:
Нажать кнопку «... » (F4) в поле «Контрагент». В справочнике контрагентов создать нового (Insert). Заполнить и сохранить данные контрагента (Ctrl+Enter). Выбрать этого контрагента (Enter);
Нажать Tab 2 раза для перехода в поле «Договор»;
Нажать кнопку «...» (F4) в поле «Договор». Создать новый договор (Insert). Если нужно, чтобы параметры нового договора отличались от устанавливаемых по умолчанию, то в поле «Шаблон договора» в настройках рабочего места на пятом шаге «помощника» (меню «Сервис/Параметры рабочего места») укажите договор, который будет использоваться как шаблон при создании новых договоров;
Внести изменения и провести договор кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter);
Нажать кнопку «Оформить» (Ctrl+F8) и выбрать «Путевку», заполнить и провести путевку;
Если клиент оплачивает путевку на месте, то нужно выделить в таблице путевку, нажать кнопку «Оплата» (F7), выбрать «Поступление денег по брони в таблице». В документе «Поступление денег» нужно указать оплачиваемую сумму и провести документ.
После выполнения этих действий в журнале работы с документами по договорам вы увидите список всех созданных по договору документов для нового контрагента. Журнал можно использовать для просмотра документов, которые были созданы для определенного контрагента, по определенному договору, брони или счету.
В журнале показываются все бронирующие документы, созданные по выбранному договору или контрагенту, все путевки и курсовки, счета (требования) на оплату, внесения и возвраты предоплаты, размещения, акты, общие акты, документы оплаты и возврата оплаты по актам.
Работа с квотами
Использование квот позволяет выделить часть номеров из номерного фонда. После того как вы определите в программе квоту и укажете какие номера в нее входят в документах появляется возможность выбрать квоту.Особенность работы с квотами состоит в том, что при не указанной квоте портье доступны номера, которые не входят ни в одну из квот определенных в программе.
Если при оформлении размещения портье укажет квоту, то при подборе номера ему будут показаны номера только из этой квоты, если же поле «квота» оставить пустым, то будут показаны номера, которые не входят ни в одну из квот. Так же выбор квоты действует в документах «Резервирование», «Заявка», «Путевка», «Курсовка».
Зачем нужны квоты?
Квоты позволяют закрепить часть номеров за определенной организацией, или постоянным гостем. При этом при обычном поселении - без выбора квоты - портье застрахован от того, что он случайно поселит гостя в номер из квоты.
Но в тоже время номер считается свободным, (т.е. не стоит на резерве.) и при желании в него можно заселить, но для этого нужно сознательно выбрать квоту, и затем выбрать номер из этой квоты.
Кроме того во всех отчетах предусмотрен фильтр по квотам. Это позволяет выводить в отчеты информацию не по всему номерному фонду а только по части номеров - по тем которые входят в выбранную квоту.
Для ведения списка квот в программе предусмотрен справочник «Квоты».
Если Вам необходимо создать новую квоту и внести в нее номера, то откройте справочник «Квоты» и создайте новую квоту (кнопка Insert). Перед этим нужно определить, в какую из существующих групп включить создаваемую квоту, или какую новую группу квот для этого нужно создать. Новая группа вводится при нажатии кнопки «Новая группа» в меню справочника или комбинации клавиш Ctrl+F9. Когда квота создана, номера в нее вводятся при помощи документа «Приказ о вводе номеров в квоту».
Поле «Квота» имеет кнопку «... » для выбора нужной квоты. При нажатии на «... » (F4) открьшается справочник «Квоты». Найдите в нем квоту, дважды щелкните по нужной строке мышью (Enter) и реквизит «Квота» в документе будет заполнен.
Для заполнения табличной части документа номерами нажмите кнопку «Подобрать номера». Изменить номер в табличной части можно с помощью кнопки «...» на соответствующей строке поля «Номера в квоте». В обоих случаях открывается справочник «Номерной фонд». Последовательно находя нужные номера в справочнике, двойным щелчком по соответствующей строке, можно перенести номера в табличную часть документа.
Документ может быть распечатан как приказ о вводе номеров в квоту.
Если документ готов, его нужно сохранить и провести кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter).
Если Вам необходимо удалить из существующей квоты номера, то воспользуйтесь документом «Приказ об удалении номеров из квоты».
Контроль над состоянием номеров
Под состоянием номера понимается набор свойств, которым обладает номер в заданный промежуток времени. Свойствами номера, например, может являться то. на какую сторону здания выходят окна, наличие бытовой техники, ремонт, уборка и т.д.Если Вам необходимо назначить некоторое свойство номеру, то воспользуйтесь документом «Изменение состояния номеров».
номеров Сет 000004
|
я я, щ >, t * я п a k- Номера в состоянии | Доп. инфо. | Изменение состояния номеров № |Сст-000004 ОТ 101.01.03 ЦЦ ц| Админ Свойство: [ДНЯВЯ^В [7] Дер. в днях: I 00 Еаз: 0[н|_ График I Р I ^ I |
 |
Создайте новую строку в документе и. не выбирая номер, укажите период действия свойства. Если не указать, например, дату и время по. то свойство будет действовать в номере «до самого конца». Период можно не заполнять, если номер будет обладать указанным свойством постоянно. Если свойство устанавливается на определенный промежу ток времени, период следует заполнить. По окончании периода действия номер автоматически теряет данное свойство.
Нажмите кнопку «Подобрать номера» или F6. Откроется справочник номерного фонда. Выбрать номер можно двойным щелчком мыши или клавишей Enter. Номера будут добавляться в документ с тем периодом действия, который был определен в выделенной строке документа, на которой нажали кнопку «Подобрать номера».
После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»),
Если необходимо убрать какое-либо из свойств у номера, то нужно воспользоваться документом «Вывод номеров из состояния».
Заполнение журнала регистрации иностранных граждан.
Гостиницы, размещающие иностранных граждан из других стран, должны заполнять журнал (книгу) регистрации. Программа позволяет заполнять электронный журнал регистрации и распечатывать его за любой период, но не реже чем поквартально.Для того чтобы добавить запись в журнал регистрации необходимо, чтобы страна гражданства гостя не совпадала с базовой страной.
Порядок действий при добавлении записи для заезжающего гостя отличается от порядка действий при продлении или переселении.
При заезде:
1. В размещении выделите строку заезда нужного гостя.
2. Нажмите кнопку «Действия» (F2).
3. Выберите пункт меню «Запись в журнал регистрации иностранных гостей». Быстро выбрать пункт меню можно нажав букву 3 на клавиатуре.
4. Проверьте правильность номера, гостя, периода и описания на форме новой записи в журнал регистрации.
5. Перейдите на закладку «Миграционная карта», проверьте правильность ввода данных о миграционной карте.
При создании новой записи данные о миграционной карте переносятся из карточки гостя. Если данные не были заполнены ранее, то нужно их заполнить сейчас, при создании записи в журнале регистрации.
6. Перейдите на закладку «Виза» и заполните данные о визе гостя, если эти данные не были заполнены раннее в
карточке гостя.
Регистрация иностранца - 4464
Основной) Миграционная карта Виза )
Виза выдана: 102.11.03 |Й| Виза дней: | 0
Виза.с: 102.11.03 |Й| по: |і611 03 [Ц
OK_I Закрыть I Печать вкладыша | Вез номера | Предыдущая
7. Нажмите кнопку «ОК» (Ctrl+Enter).
При продлении или переселении:
8. В размещении выделите строку продления или переселения нужного гостя.
9. Нажмите кнопку «Действия» (F2).
10. Выберите пункт меню «Запись в журнал регистрации иностранных гостей». Быстро выбрать пункт меню можно нажав букву 3 на клавиатуре. Программа откроет соответствующий журнал регистрации и выделит запись предыдущего заезда/переселения/продления.
11. Проверьте, что период предыдущей записи в журнал регистрации не включает в себя текущее переселение или продление. Если добавлять новую запись не нужно, то закройте журнал кнопкой «Закрыть» (F12).
12. Если новую запись нужно добавить, то нажмите клавишу Insert или кнопку ^ на панели инструментов формы журнала.
13. Проверьте правильность номера, гостя и периода на форме новой записи в журнал регистрации. Внесите нужные исправления
14. Нажмите кнопку «ОК» (Ctrl+Enter).
Программа ежеквартально автоматически обновляет нумерацию записей в журналах регистрации, поэтому распечатывать журналы можно только за период не выходящий за пределы одного квартала.
Чтобы распечатать журнал регистрации используйте пункт меню «Отчеты/Регламентированные/В ОВИР/Печать журнала регистрации иностранных граждан».
Глава 5 Отчеты
В этой главе описана работа с отчетами в конфигурации. Отчеты вызываются из меню «Отчеты» в интерфейсах «Администратор программы». «Портье». «Начальник службы размещения». «Кассир». «Этажная служба».
Любой отчет имеет экранную форму ввода параметров и печатную форму. На экранной форме отчета задаются параметры отбора данных. На печатной форме показывается таблица отчета.
Печатная форма отчетов формируется по нажатию кнопки «ОК» (Ctrl+Enter) или «Сформировать» (F2). Если используется кнопка «ОК», то экранная форма отчета закрывается после появления печатной формы. Если используется кнопка «Сформировать», то экранная форма отчета остаётся открытой. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть экранную форму отчета без формирования печатной формы. Закрыть печатную форму отчета с клавиатуры можно при помощи клавиши F12 (если используется операционная система Windows 2000. 2003 или ХР).
Реквизиты даты на экранных формах отчетов можно заполнять с клавиатуры или выбирать из календаря, который появляется при нажатии на кнопку выбора «... » или на F4. Если на форме отчета вводится период, то для удобного выбора периода нажмите F8. Чтобы очистить дату нужно выделить значение и нажать на Delete. Чтобы заполнить поле формы из справочника или журнала, нужно нажать на кнопку выбора «... » или F4 и выбрать нужный объект. Очистить поле можно нажатием на кнопку «X» справа от поля или при помощи комбинации клавиш Shift+F4 (действует и у тех полей, у которых справа нет кнопки «X»).
После того, как отчет сформирован, на некоторых ячейках можно вызвать расшифровку - детализацию данных, содержащихся в ячейке. Расшифровка вызывается двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter на ячейке отчета, над которой курсор принимает форму «лупы».
В зависимости от того, на какой ячейке вы вызываете расшифровку, из отчета могут быть открыты: другой отчет, который детализирует данные, выведенные в выбранной ячейке; форма документа, номер и дата которого показаны в отчете; форма элемента справочника, который показан в отчете.
Кнопка «Обновить» на сформированных отчетах запускает формирование отчета заново с текущими значениями параметров. Кнопка «Настройка» открывает форму отчета и позволяет изменить параметры отбора данных.
Любые отчеты реализованные в программе могут быть переопределены на пользовательские версии. Для этого нужно сохранить отчет реализованный в программе как внешнюю обработку. Внести нужные изменения и сохранить файл в папку .\ExtForms\Om4embi базы данных с именем . KxtKorms ОтчетыНмяОтчета.егІ таким, как отчет называется в конфигураторе.
Отчеты по загрузке.
Отчет «Справка о наличии свободных мест»
Обработка формирует список свободных номеров по каждому типу номера в виде прайс-листа гостиницы. Список свободных номеров формируется за период.
Цены по услугам выбранного тарифа показываются на дату и время начала выбранного периода. Все цены показываются в валюте тарифа.
Отчет «Загрузка НФ за период»
Выводит количество доступными или занятых номеров или мест номерного фонда гостиницы на указанный период по дням или по минутам.
Загрузка номерного фонда оценивается по договорам, заявкам, резервированиям и размещениям, с учетом состояния номеров.
Под доступными понимаются свободные номера, не на ремонте, не на уборке и т.д., т.е. не заблокированные. Под занятыми понимаются номера в которых проживают гости, забронированные номера, номера которые заблокированы.
Далее идет подробная информация по количеству занятых, забронированных, свободных номеров или мест. Отчет печатает требуемое по договорам, заявкам и брони на данный период количество номеров/мест и количество номеров/мест, которые останутся свободными. Если включен переключатель «по дням», то отчет выводит загрузку номерного фонда по дням. Если включен переключатель «по минутам», то отчет выводит загрузку номерного фонда по периодам с точностью до минут.
Информация в следующих строках относится к выбранному типу номера.
Всего мест = Сколько есть всего номеров/мест в номерном фонде
Заблокировано мест = Сколько заблокировано номеров/мест по состояниям, т.е находятся на «ремонте», «уборке», «в аренде»;
• Всего мест (без заблокированных) = Сколько есть всего номеров/мест за минусом тех, которые заблокированы по состояниям, т.е находятся на «ремонте», «уборке», «в аренде»;
• Использовано номеров/мест = Сколько было занято номеров/мест проживающими в течение суток;
• Свободно на сутки номеров/мест = Количество свободных в течение ПОЛНЫХ суток номеров/ мест;
• Требуется мест по резерву = Максимальное количество зарезервированных номеров/мест;
• Требуется номеров/мест по заявкам = максимальное требуемое количество номеров/мест по заявкам и договорам;
• Остается свободных номеров/мест = Свободно на сутки - Требуется по резервированиям - Требуется по заявкам;
• Количество гостей = Максимальное количество одновременно проживающих гостей;
• Гостей по резерву = Максимальное количество гостей по резерву (резервирования, путевки, курсовки);
• Заявлено гостей = Максимальное заявленное количество гостей (пост, заявки, заявки);
• Загрузка = (Занято/Всего (без заблокированных)) в процентах;
• Загрузка с бронью = количество занятых номеров/мест увеличивается на количество мест, требуемое по заявкам и резервированиям;
• Заезд номеров/мест = Сколько номеров/мест были заняты в этот день;
• Заезд по резерву = Сколько номеров/мест будут заняты в этот день по резерву;
• Заявленный заезд = Сколько номеров/мест будут заняты в этот день по заявкам и договорам;
• Заезд гостей = Сколько человек заезжает в этот день;
• Заезд гостей по резерву = Сколько человек заезжает в этот день по резерву;
• Заявленный заезд гостей = Сколько человек заезжает в этот день по заявкам и договорам;
• Выезд номеров/мест = Сколько номеров/мест были освобождены в этот день;
• Выезд по резерву = Сколько номеров/мест будут освобождены в этот день по резерву;
• Заявленный выезд = Сколько номеров/мест будут освобождены в этот день по заявкам и договорам;
• Выезд гостей = Сколько человек выезжает в этот день;
• Выезд гостей по резерву = Сколько человек выезжает в этот день по резерву;
• Заявленный выезд гостей = Сколько человек выезжает в этот день по заявкам и договорам;
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
По строкам с информацией по количеству гостей, по резервированиям, по заблокированным номерам, заезду, выезду можно вызвать соответствующий отчет с детальной информацией. При этом, если дважды щелкнуть по названию строки, отчет будет построен за весь период, а если выбрать клетку, то отчет будет построен на соответствующий день.
Заблокировано мест - вызывается отчет по состояниям номеров;
Свободно на сутки номеров/мест - отчет по свободным номерам;
Требуется мест по резерву - отчет по резервированиям;
Требуется номеров/мест по заявкам - отчет по заявкам;
Количество гостей - отчет по проживающим гостям;
Гостей по резерву - отчет по резервированиям;
Заявлено гостей - отчет по заявкам;
Заезд номеров/мест - отчет по реальному заезду;
Заезд по резерву - отчет по планируемому заезду;
Заявленный заезд - планируемому заезду;
Заезд гостей - отчет по реальному заезду;
Заезд гостей по резерву - отчет по планируемому заезду;
Заявленный заезд гостей - отчет по планируемому заезду;
Выезд номеров/мест - отчет по реальному выезду;
Выезд по резерву - отчет по планируемому выезду;
Выезд по заявкам - отчет по планируемому выезду;
Выезд гостей - отчет по реальному выезду;
Выезд гостей по резерву - отчет по планируемому выезду;
Выезд гостей по заявкам - отчет по планируемому выезду;
Отчет может быть сформирован из форм документов «Заявка», «Резервирование», «Путевка» и «Курсовка». В этом случае количество свободных номеров/мест может служить критерием возможности выделения брони или подтверждения заявки.
Отчет «Загрузка НФ на дату и время»
Отчет выводит данные о загрузке и использовании номерного фонда гостиницы на выбранную дату и время.
Отчет можно формировать по выбранной группе номеров. Если группа не выбрана, то отчет формируется по всем номерам в номерном фонде, не помеченным на удаление.
Загрузка НФ может рассчитываться по номерам из выбранной квоты. Если квота не указана, то отчет формируется по всем номерам, не входящим ни в одну из квот.
Отчет выводит данные по загрузке по типам номеров в порядке кодов типов номеров. Коды типов номеров можно редактировать в справочнике типов номеров с авторизацией администратора программы.
Отчет рассчитывает общее количество номеров и мест в номерном фонде гостиницы на выбранные дату и время, число заблокированных номеров и мест, число проживающих гостей и число занятых гостями номеров и мест. Также рассчитывается число свободных номеров и мест как разница между общим количеством номеров и мест, числом заблокированных номеров и мест и числом занятых номеров и мест.
Пользователь может выбирать, какие данные по загрузке показывать в печатной форме.
Если на форме отчета включен флажок «Показывать данные по резервированиям», то отчет рассчитывает количество требуемых по резервированиям, путевкам и курсовкам номеров и мест и рассчитывает количество свободных номеров и мест без брони как разницу между количеством свободных номеров и мест и количеством требуемых номеров и мест по резерву.
Если на форме отчета включен флажок «Показывать данные по заявкам», то отчет рассчитывает количество требуемых по заявкам и договорам номеров и мест и рассчитывает количество свободных номеров и мест без брони как разницу между количеством свободных номеров и мест и количеством требуемых номеров и мест по заявкам.
Если включен флажок «Показывать данные по заезду и выезду», то отчет рассчитывает планируемое количество заезжающих и выезжающих гостей, номеров и мест за период с выбранного времени до 24:00 часов выбранной даты. В заезд и выезд НЕ ВКЛЮЧАЕТСЯ заявленная бронь.
Пользователь может формировать печатную форму отчета с данными только по номерам, по местам или по номерам и местам одновременно.
Включите флаг «Итоги по группам типов номеров», чтобы отчет сформировал сводную загрузку по группам типов номеров.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Пользователь может вызывать детальные отчеты по сводным цифрам на печатной форме отчета при помощи двойного щелчка мышью или нажатия клавиши Enter на интересующем его поле. Ниже приводится список полей на форме отчета и названий детализирующих отчетов.
Всего номеров или мест - Шахматка;
Заблокировано номеров или мест - Номера и состояния;
Занято номеров или мест - Занятые номера;
Живет человек - Номера и гости;
Свободно номеров или мест - Свободные номера;
Требуется по резерву - Резервирования;
Требуется по заявкам - Заявленная бронь;
Свободно номеров или мест без брони - Свободные номера;
Выезд номеров, мест, человек - Если дата отчета раньше рабочей даты, то выводится отчет Реальный выезд, иначе Планируемый выезд;
Заезд номеров, мест, человек - Если дата отчета раньше рабочей даты, то выводится отчет Реальный заезд, иначе Планируемый заезд;
Отчет «Занятые номера»
Отчет показывает список занятых номеров за выбранный период времени. Номера, в которые гости поселены на основании договоров, объединены в группы по контрагентам и договорам, остальные номера показаны в группе «Свободное поселение». На форме отчета можно установить фильтр по группе номеров или типу номера, по которым выводить информацию.
Если включить флажок «По квоте», то можно выбрать квоту, по которой строить отчет. Если квота не выбрана, то отчет строится по номерам, не входящим ни в одну из квот.
Если включить флажок «Не показывать заблокированные номера», то в отчет не попадут номера, в которых живут гости и которые находятся «на уборке», «на ремонте», «аренде» и т.д.
Если включить флажок «Показывать полностью занятые номера», то в отчет не попадут номера, в которых есть хотя бы одно свободное место на протяжении выбранного периода времени.
В отчете для каждой группы указывается:
количество занятых номеров и мест;
занятые номера. (У номера в скобках указаны максимальное за выбранный период количество занятых мест/количество всего мест в номере).
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Ячейки с наименованием номера - Проживающие в номере;
Договор - Форма договора;
Отчет «Свободные номера»
Отчет показывает список свободных номеров за выбранный период. Если флажок «Показывать полностью свободные номера» включен, то в отчет попадут номера, в которых в течение периода отчета были свободны все основные места. Если флажок выключен, то в отчет попадут номера, в которых в течение периода отчета было хотя бы одно свободное основное место.
Если флажок «Не показывать заблокированные номера» выключен, то в этот список попадут заблокированные номера - такие как, например, номера «на ремонте», «на аренде» и т.д.
Если флажок «Не учитывать резервирование» включен, то в список свободных номеров попадут зарезервированные номера. Если флажок выключен, то отчет не покажет зарезервированные номера.
На форме отчета можно установить фильтр по группе номеров, типу номера или группе типов номеров.
Если включить флажок «По квоте», то можно выбрать квоту, по которой строить отчет. Если квота не выбрана, то отчет строится по номерам, не входящим ни в одну из квот.
В печатной форме отчета, рядом с наименованием номера, в скобках, указано сколько мест занято/всего в номере. Если номер заблокирован, то показывается наименование блокирующего состояния.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Ячейки с наименованием номера - Проживающие в номере;
Отчет «Карточка номера»
Отчет вызывается из форм списков «Номерного фонда» по кнопке ^ I или клавише F2.
Показывает текущее состояние выбранного номера. В шапке отображается список свойств, которыми обладает номер, и, если есть, список телефонов в номере. Далее идет информация о проживающих гостях; если гость уже выселен, то он не будет показан. Показываются только не выселенные гости. Отчет показывает кто, по какому виду размещения и на какой период проживает в номере. Гости сгруппированы по «Размещению», в правой части показана сумма долга. Непосредственно из отчета можно вызвать карточку гостя. Для этого нужно дважды щелкнуть по фамилии гостя. Также двойным щелчком мыши по номеру документа можно открыть «Размещение», которым гость был поселен.
Если на номер есть активные резервирования, то показывается секция отчета по «Резервированиям», где показано, кто и на какой срок резервировал номер.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Список свойств - отчет по состояниям номера;
Номер размещения - форма размещения;
Номер брони - форма брони;
Имя гостя - карточка гостя;
Отчет «Планируемый выезд»
Отчет формирует список гостей из выбранной группы номеров или выбранного типа или группы типов номеров, которые планируют выехать в течение указанного периода времени.
Если флажок «По договору» включен, то отчет формирует список гостей по выбранному договору. Если договор не выбран, то формируется список планируемого выезда по «свободному размещению». Если флажок «По договору» выключен, то отчет формируется по всем договорам и «свободному размещению».
Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует список гостей планирующих выехать из номеров выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует список гостей планирующих выехать из номеров, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.
Список планируемого выезда может быть сформирован как для реально проживающих гостей (включите флажок «по гостям»), так и по брони (включите флажок «по резерву» или «по заявкам»).
Отчет выводит итоги по типам номеров или номерам. Какие итоги показывать определяется флажками на форме отчета.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Договор - форма договора;
Г ость - карточка гостя;
Основание - форма размещения, резервирования, путевки или курсовки;
Отчет «Планируемый заезд»
Отчет формирует сводку по планируемому заезду за указанный период.
Планируемый заезд рассчитывается по заявкам, договорам, резервированиям, путевкам и курсовкам. Отчет рассчитывает требуемое на выбранный период количество номеров и мест, количество заезжающих человек в разрезе договоров и типов номеров.
На форме отчета можно отбирать данные по заезду по договорам, типам номеров и квотам. При вводе заявок и договоров Вы можете не указывать типы номеров и виды размещений. Пустые значения рассматриваются как «номера любого типа» и «по любому виду размещения» соответственно. Не выбрав типа номера и включив флажок «По типу номера» вы получите фильтр по заезду по не указанному типу номера.
Если флажок «По договору» включен, то отчет формирует список гостей по выбранному договору. Если договор не выбран, то формируется список планируемого заезда по «свободному размещению». Если флажок «По договору» выключен, то отчет формируется по всем договорам и «свободному размещению».
Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует список планируемого заезда гостей в номера выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует список планируемого заезда гостей в номера, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.
Отчет выводит итоги по типам номеров или номерам. Какие итоги показывать определяется флажками на форме отчета.
Отчет автоматически учитывает ввод на основании (списание). Т.е. если вы создадите резервирование на основании заявки, то программа автоматически скорректирует данные о планируемом заезде так, чтобы избежать двойного счета. Это справедливо и для размещения гостей по брони. Если по заявке на 10 номеров уже заехали гости и заняли два номера, то планируемый заезд по такой заявке будет равен 8 номеров.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Договор - форма договора;
Г ость - карточка гостя;
Основание - форма договора, заявки, размещения, резервирования, путевки или курсовки;
Отчет «Резервирование»
Отчет показывает список резервирований для выбранного номера или группы номеров на указанный период. Если номер не выбран, то отчет формируется по всем номерам. Если период не указан, то для выбранного номера будут выведена вся история резервирований. Если выбрать тип номера, то отчет будет сформирован по этому типу номера. Также можно выбрать тариф, вид размещения и квоту.
Если флажок «По договору» включен, то отчет формирует список активной брони по выбранному договору. Если договор не выбран, то формируется список по «свободному размещению». Если флажок «По договору» выключен, то отчет формируется по всем договорам и «свободному размещению».
Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует список активной брони в номерах выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует список активной брони в номерах, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.
Если по резервированию гостя уже поселили, то в отчете будет добавлена строка, выделенная красным цветом с информацией о размещении.
Отчет позволяет отбирать все брони, только действующие, не использованные, т.е. те по которым не было заезда гостей.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Договор - форма договора;
Г ость - карточка гостя;
Основание - форма резервирования, путевки, курсовки и размещения (если списание);
Отчет «Заявленная бронь».
Отчет формирует сводку по заявленной брони на указанный период. Заявленная бронь регистрируется договорами, заявками, строками резервирований без указания номера, строками путевок и курсовок без указания номера.
Договора (постоянные заявки) позволяют вводить данные о постоянно занятых номерах или местах для учета планируемой загрузки номерного фонда. В постоянной заявке вы можете указать, что в течение срока действия договора от заявителя постоянно будут заезжать гости и им должно быть предоставлено определенное количество номеров или мест. Также вы должны указать, сколько суток в среднем будут проживать гости.
На форме отчета можно отбирать данные по договорам, типам номеров, квотам, тарифам и видам размещений.
При вводе заявок и договоров вы можете не указывать типы номеров, виды размещений и тарифы. Пустые значения рассматриваются как «номера любого типа», «по любому виду размещения» и «тариф не указан» соответственно. Указав пустое значение типа номера и отключив флажок «по всем типам номеров» вы получите фильтр по брони с не указанным типом номера.
Отчет выводит итоги по типам номеров, заявителям, договорам. Можно отключить вывод детальной информации по строкам бронирующих документов.
Отчет позволяет отбирать все брони, только действующие, не использованные, т.е. те по которым не было заезда гостей.
Отчет учитывает ввод на основании (списание). Т.е.. если вы создадите резервирование на основании заявки, то списывающая строка резервирования будет распечатана красным наклонным шрифтом.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Номер брони - Форма брони;
Имя гостя - Карточка гостя;
Договор - Форма договора;
Отчет «Фактический заезд»
Отчет выводит информацию о фактическом заезде гостей. Информация выводится за указанный период.
Данные сортируются по номерам или типам номеров и далее в порядке возрастания времени заезда.
Можно указать договор, по которому размещены гости. Если договор оставить пустым, то в отчет попадут только гости размещенные без договора - по «свободному размещению». Если флажок «По договору» выключить, то отчет будет формироваться по всем договорам.
Можно указать интересующую группу номеров или номер гостиницы. Можно формировать отчет по типу номера или группе типов номеров.
Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует заезд/выезд по номерам выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует заезд по номерам, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.
Можно открыть карточку гостя непосредственно из отчета, для этого нужно дважды щелкнуть по фамилии гостя в ячейке. Также можно открыть формы размещения и договора.
Включите флажок «Без переселений», чтобы в отчет не попадали переселения гостей из номера в номер. При включенном флажке отчет покажет только список заехавших гостей. При выключенном флажке отчет покажет список заехавших гостей и переселение.
Отчет можно формировать по всем гостям, гостям по брони, гостям с улицы или гостям, за которых платит заявитель.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Договор - форма договора;
Г ость - карточка гостя;
Основание - форма размещения;
Отчет «Фактический выезд»
Отчет выводит информацию о фактическом выезде гостей. Информация выводится за указанный период.
Данные сортируются по номерам или типам номеров и далее в порядке возрастания времени выезда.
Можно указать договор, по которому размещены гости. Если договор оставить пустым, то в отчет попадут только гости размещенные без договора - по «свободному размещению». Если флажок «По договору» выключить, то отчет будет формироваться по всем договорам.
Можно указать интересующую группу номеров или номер гостиницы. Можно формировать отчет по типу номера или группе типов номеров.
Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует заезд/выезд по номерам выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует выезд по номерам, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.
Можно открыть карточку гостя непосредственно из отчета, для этого нужно дважды щелкнуть по фамилии гостя в ячейке. Также можно открыть формы размещения и договора.
Включите флажок «Без не выселенных», чтобы в отчет не попадали гости, которые задержали продление и еще не выселены.. При включенном флажке отчет покажет только список фактически выехавших гостей. При выключенном флажке отчет покажет список выехавших гостей и гостей, которые должны были выехать, но их не выселили и не продлили.
Отчет можно формировать по всем гостям, гостям по брони, гостям с улицы или гостям, за которых платит заявитель.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Договор - форма договора;
Г ость - карточка гостя;
Основание - форма размещения;
Отчет «Карта использования номерного фонда».
Отчет выводит карту занятости номеров во времени. По вертикали показываются номера, по горизонтали - дни. Для каждого номера те дни. в которые номер был занят, закрашены зеленым цветом; дни. в которые номер был зарезервирован, закрашены синим, заблокирован - серым.
Карту номерного фонда можно показывать для выбранной группы номеров или номера, по типу или группе типов номеров.
Для небольших гостиниц форму отчета удобно использовать для организации работы службы размещения. На форме отчета закладками выбирается действие, которое будет выполнено по двойному щелчку мыши или по нажатию клавиши Enter на ячейках отчета. Например, если выбрана закладка «Поселить», то двойной щелчок мыки на свободной ячейке отчета для номера 123 и даты 07.05.2003 откроет форму нового размещения с заполненной строкой документа.
Номера в карте можно группировать по группам номерного фонда или по типам номеров.
По умолчанию в карте показываются только резервирования. Если включить флажок «Заявки», то отчет будет автоматически распределять заявленную бронь по номерам.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
из зеленой области, т.е. когда в номере проживали, вызывается документ «Размещение», которым было оформлено поселение.
из синей области, показывающей резервирование, вызывается документ «Резервирование». «Заявка». «Путевка» или «Курсовка», которым этот номер был забронирован.
Отчет «Шахматка».
Показывает «шахматку» номерного фонда. Информация о номерах выводится по состоянию на выбранные дату и время.
Белым цветом отмечены свободные номера. Синим - зарезервированные. Серо-зеленым - заявленные. Зеленым -занятые номера. Если номер освобождается сегодня, то он отмечается желтым цветом, если завтра, то сине-зеленым. Заблокированные номера отмечены красным цветом.
Если у контрагента заполнить реквизит «Цвет контрагента в шахматке», тогда размещения и бронь данного контрагента в шахматке будет отмечаться данным цветом.
Отдельные номера в шахматке можно отмечать цветом. Для этого необходимо открыть закладку «Добавить цвет», выбрать цвет с помощью кнопки «Выбрать цвет» и «раскрасить» нужные номера двойным щелчком левой клавиши мышки. «Раскраска» номеров сохранится при следующем открытии шахматки.
При включенном флажке "Заявки" отчет отображает заявленную бронь. В заявленной брони номера не указываются, поэтому отчет автоматически распределяет заявки по номерам. В первую очередь заявленная бронь распределяется по оптимальным номерам. Под оптимальным понимается номер, который освобождается наиболее "близко" к дате и времени планируемого заезда по заявке. Если есть перебронирование (overbooking), то в конце списка номеров выводится секция "Перебронирование". В этой секции по типам номеров показывается заявленная бронь, которая не может быть распределена по номерам НФ.
Для каждого номера показывается когда освободился номер, информация о невыселенных гостях, резервы будущих периодов, состояние номера (если он заблокирован). По активным размещениям показывается пол и ФИО гостя, сроки проживания, по активной брони - сроки бронирования и заявитель.
При выключенном флажке "ФИО" отчет показывает краткую информацию по каждому номеру без фамилий гостей и времени в периодах.
Ряд закладок сверху формы позволяет выбрать действие, которое будет выполнено по двойному щелчку мыши или нажатию клавиши Enter на ячейках формы отчета. Например: Если необходимо создать новое резервирование, то выберите закладку "Зарезервировать", выберите подходящий номер и нажмите Enter на ячейке номера. Откроется форма резервирования номеров с одной строкой, где будет выбран номер и дата заезда.
«Шахматку» можно показывать для выбранной группы номеров, по типу или группе типов номеров.
Кнопка «Обновитъ» на форме отчета позволяет пересчитать шахматку на текущее время. На форме отчета можно «сдвигать» расчет «шахматки» по дням. Пересчитать «шахматку» на дату и время, указанные на форме отчета, можно по кнопке «Пересчитать».
На форме, в поле «Показывать» нужно указать по сколько гостей показывать в ячейке. Если указать, что показывать, например, по два человека на номер, а в номере живет три или более, то в клетке будут показаны фамилии только первых двух гостей.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Подробную информацию по номеру можно получить дважды щелкнув верхней части соответствующей клетки. При этом откроется отчет «Карта номера» и, если есть заявка, отчет «Заявленная бронь».
Отчеты по гостям.
Отчет «Гости по документу»
Отчет формирует список гостей, которым были начислены, пересчитаны или оплачены услуги в течение выбранного периода.
Можно отбирать гостей:
поселенных по документу (договору, брони, путевке, курсовке, размещению)
свободно размещенных, т.е. не на основании брони или договора
размещенных без договора
всех за период.
Выводится период проживания гостя, номер, в котором жил гость, сумма за бронирование, длительность проживания, сумма за проживание, сумма за доп. услуги, общая сумма по гостю. Если установлен фильтр по какой-либо услуге, то также выводится колонка с количеством этой услуги.
В колонку «Бронь и проч.» попадает стоимость основных услуг с включенным флажком «Печать в счетах отдельной строкой». Примеры таких услуг: бронь, агентское вознаграждение и т.д.
Пользователь может указывать валюту отчета. Суммы пересчитываются по курсу на рабочую дату.
Пользователь может выбрать способ отбора услуг и, следовательно, гостей:
Если выбрать способ «Формировать отчет по оказанным услугам», то отчет учтет все услуги оказанные гостям за выбранный период времени и соответственно покажет только тех гостей, которым были оказаны услуги в течение периода отчета.
Если выбрать способ «Формировать отчет по оказанным заявителям услугам», то отчет учтет все услуги, которые оказаны контрагентам по способам разделения оплаты, указанным в размещениях, за выбранный период времени.
Если выбрать способ «Формировать отчет по оказанным гостям услугам», то отчет учтет все услуги, которые оказаны гостям по способам разделения оплаты, указанным в размещениях, за выбранный период времени.
Если выбрать способ «Формировать отчет по оплаченным услугам», то отчет учтет все оплаченные услуги за выбранный период времени.
Если выбрать способ «Формировать отчет по услугам оплаченным заявителями», то отчет учтет все услуги оплаченные контрагентами, за выбранный период времени. При этом услуги и суммы оплаченные гостями в отчет не попадут.
Если выбрать способ «Формировать отчет по услугам оплаченным гостями», то отчет учтет все услуги оплаченные гостями за выбранный период времени. Суммы оплаченные контрагентами в этом случае в отчет не попадут.
Если выбрать способ «Формировать отчет по не оплаченным услугам», то отчет учтет все не оплаченные услуги по размещениям удовлетворяющим условиям на форме отчета.
Если выбрать способ «Формировать отчет по не оплаченным заявителями услугам», то отчет учтет все не оплаченные контрагентами услуги по размещениям удовлетворяющим условиям на форме отчета.
Если выбрать способ «Формировать отчет по не оплаченным гостями услугам», то отчет учтет все не оплаченные гостями услуги по размещениям удовлетворяющим условиям на форме отчета.
Если включен флажок «Только заехавшие гости», то в отчет попадут только те гости, которые заехали в указанном на форме отчета периоде.
Флажок «Учитывать суммы по дополнительным услугам», если выключен, позволяет не показывать суммы по дополнительным услугам на форме отчета. При этом суммы по дополнительным услугам также не учитываются в итоговой колонке отчета.
Флажок «Строго по периодам отчета» включает режим «обрезания» периодических услуг по границам периода отчета. Например: если гость заехал 27.07 и выехал 05.08, и период с 01.07 по 31.07, то при выключенном флажке в отчет попадет сумма за проживание с 27.07 по 05.08. При включенном флажке в отчет попадет сумма за проживание с 27.07 по 31.07.
При двойном щелчке мышью на колонке «Сумма» формируется детальный баланс взаиморасчетов по текущему размещению за выбранный на форме отчета период.
В конце отчета выводится итоговое количество местодней, номеродней, гостей, человек.
Чем отличается «итого гостей» и «итого человек» в отчете?
Если один и тот же человек за период отчета проживал в гостинице несколько раз, например три, то программа посчитает, что за период отчета было три гостя и один человек.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Имя гостя - карточка гостя;
Период - форма размещения;
Количество - форма размещения;
Итоговая сумма по строке - детальный баланс взаиморасчетов текущего размещения.
Отчет «Долгожители».
Отчет формирует список гостей, которые на рабочую дату проживают в гостинице более чем указанное число дней.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Имя гостя - карточка гостя;
Основание - форма размещения;
Отчет «Номера и гости»
Отчет формирует, в зависимости от типа отчета, либо список гостей, проживавших в выбранном номере или группе номеров, либо список гостей с паспортными данными, либо список номеров, в которых проживал гость или группа гостей за указанный период времени.
Если выбран тип отчета «Кто проживал в номере», то отчет группирует данные по номерам и затем по гостям. Гости показываются в порядке их даты заезда.
Если выбран тип отчета «Гости с паспортными данными», то отчет группирует данные по номерам и затем по гостям. Гости показываются в порядке их даты заезда. Дополнительно к наименованию гостя выводятся паспортные данные.
Если выбран тип отчета «Где проживал гость», то отчет группирует данные по гостям в алфавитном порядке и затем по номерам. Номера показываются в порядке заездов гостя.
Список гостей можно фильтровать. На закладке «Основные» можно задать отбор по договору, по номеру или группе номеров, по гостю, по типу или группе типов номеров, по квоте или группе квот. На закладке «Дополнительные» - по тарифу или группе тарифов, по виду размещения, по стране или группе стран гражданства, по типу гостя.
Если флажок «По договору» выключен, то фильтр по договорам отключен. Если флажок включен, а договор не выбран, то отчет отбирает «свободно размещенных» гостей. Если договор выбран, то отчет покажет гостей которые проживали по выбранному договору.
Если флажок «По квоте» включен, то отчет формирует заезд/выезд по номерам выбранной квоты. Если квота не выбрана, то отчет формирует заезд/выезд по номерам, которые не входят ни в одну из квот. Если флажок «По квоте» выключен, то отчет формируется без учета квот.
На закладке «Дополнительные» можно указать 2 произвольных фильтра или отбора данных для печати. Для этого нужно выбрать имя реквизита гостя и указать значение отбора. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Для реквизитов с значениями "Да" и "Нет" нужно указывать 1 и 0 соответственно.
При вводе строк значений фильтров можно использовать спец, символ *.
*ХХХХХ — означает, что искомые значения должны оканчиваться на строку ХХХХХ;
ХХХХХ* — означает, что искомые значения должны начинаться со строки ХХХХХ;
*ХХХХХ* — означает, что искомое значение должно содержать в себе строку ХХХХХ.
Значения фильтров не чувствительны к регистру ввода с клавиатуры.
Отчет выводит итоги по количеству гостей, человек и номеров. Если человек заезжал, например, два раза в течение периода отчета (два разных размещения), то он будет учтен 1 раз в итогах «Человек» и 2 раза в итогах «Гостей».
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Непосредственно из отчета можно двойным щелчком открыть форму документа, которым гость был размещен. Если дважды щелкнуть по гостю, то откроется карточка гостя.
Имя гостя - карточка гостя;
Основание - форма размещения;
Отчет «Печать зарегистрированных гостей»
Отчет предназначен для вывода (печати) данных гостей, зарегистрированных в гостинице за выбранный период времени.
Отчет выводит все данные о госте, дату и время регистрации в программе, документ, которым гость был зарегистрирован, номер в котором последний раз проживал или планировал проживать гость, реальные или планируемые даты последнего (на рабочую дату) заезда и выезда.
Форму отчета можно открыть из справочника «Гости» кнопкой «Печать справочника».
Отчет позволяет фильтровать гостей по стране или группе стран гражданства, по заявителю или группе заявителей, договору с контрагентом, номеру или группе номеров, где проживал или планировал проживать гость.
На закладке «Дополнительные» можно указать 5 произвольных фильтров или отборов данных для печати. Для этого нужно выбрать имя реквизита гостя, указать отношение (=. >. <, >=. <=. <>) и указать значение отбора. Даты нужно указывать в формате ГГГГММДД (например 20021017). Для реквизитов с значениями "Да" и "Нет" нужно указывать 1 и 0 соответственно.
При вводе строк значений фильтров можно использовать спец, символ *.
*ХХХХХ — означает, что искомые значения должны оканчиваться на строку ХХХХХ;
ХХХХХ* — означает, что искомые значения должны начинаться со строки ХХХХХ;
*ХХХХХ* — означает, что искомое значение должно содержать в себе строку ХХХХХ.
В этом случае имеет смысл указывать только отношения = или <>.
Значения фильтров не чувствительны к регистру ввода с клавиатуры.
Отчет «Анкета»
Отчет предназначен для печати специализированной формы №3 анкеты гостя, размещенного в гостинице. Можно распечатать уже заполненную анкету. Для этого нужно на форме элемента или в форме списка справочника «Гости» нажать кнопку «Бланки» и выбрать из меню пункт «Анкета».
Распечатать анкету также можно из размещения, для этого нужно встать на строку с нужным гостем, нажать на кнопку «Печать» и выбрать пункт «Анкета».
Отчет «Заявление»
Отчет предназначен для печати заявления на имя директора на размещение гостя. Можно распечатать уже заполненное заявление. Для этого нужно на форме элемента или в форме списка справочника «Гости» нажать кнопку «Бланки» и выбрать из меню пункт «Заявление».
Распечатать заявление также можно из размещения, для этого нужно встать на строку с нужным гостем, нажать на кнопку «Печать» и выбрать пункт «Заявление».
Отчеты по взаиморасчетам.
Отчет «Курсы валют»
Данный отчет показывает историю курса выбранной валюты по датам из указанного промежутка времени. Отчет можно получить для валют из справочника «Валюты». Если валюта не выбрана, то отчет печатается по всем валютам.
Отчет «Должники»
Отчет выводит информацию о гостях, имеющих долг перед гостиницей.
Предусмотрено два режима формирования отчета:
Можно сформировать список должников на дату и время, указанные на форме отчета.
Можно сформировать список должников, проживавших в течение выбранного периода. Долги программа рассчитывает на указанные на форме дату и время.
Если указать одинаковые дату и время начала периода и дату и время конца периода проживания, то отчет покажет должников проживавших на выбранный момент времени.
Отчет может быть сформирован только в основной валюте.
В режиме отбора «по долгам гостей» отчет рассчитывает долги гостей по размещению. В режиме отбора «по долгам контрагентов» отчет рассчитывает долги контрагентов по размещению. В режиме отбора «по общим долгам» отчет рассчитывает общие долги по размещениям.
Долг по размещению может быть отрицательным. В этом случае гостиница должна гостю.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
В форме отчета двойной щелчок мыши (Enter) на номере размещения или имени гостя открывает соответственно форму размещения или карточку гостя.
Г ость - карточка гостя;
Размещение - форма размещения;
Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость»
Отчет формирует оборотно-сальдовую ведомость по гостям.
Можно отбирать гостей поселенных по договору или от заявителя.
Можно отбирать услги по набору услуг или группе или элементу справочника "Услуги".
Отчет «Детальный баланс по договору»
Отчет показывает детальный баланс взаиморасчетов по всем размещениям, созданным на основании выбранного договора. По каждому документу «Размещение» распечатывается список оказанных и оплаченных услуг, история внесения и списания залогов.
Если период на форме отчета не указан, то в отчет попадут все услуги, оказанные/оплаченные по выбранному договору и все размещения, созданные по выбранному договору. Если период указан, то в отчет попадут размещения, дата которых лежит внутри периода и услуги, которые были оказаны/оплачены внутри периода отчета.
Суммы в отчете могут быть выведены в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты». Отчет пересчитывает все суммы по курсу на рабочую дату. Положительные суммы итогов означают задолженность перед гостиницей. Отрицательные суммы итогов означают задолженность гостиницы перед гостями. Все суммы выводятся с НДС. Суммы могут включать или не включать налог с продаж в зависимости от флажка «Показывать суммы с НП» на форме отчета. Для пересчета сумм используется ставка налога с продаж указанная на форме отчета.
При включенном флажке «Только не оплаченные услуги» в отчете печатаются только не оплаченные услуги.
Если гости по размещениям вносили залоги, то отчет покажет историю внесений и списаний и баланс залогов по каждому размещению.
Если по договору регистрировались авансовые платежи контрагента (предоплата), то отчет покажет историю внесения и списания и баланс предоплаты по договору.
Кнопка «Краткий» на печатной форме отчета формирует краткий баланс взаиморасчетов по выбранному договору.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Двойной щелчок мыши или нажатие Enter на оказанной/оплаченной сумме откроет форму документа, которым эта услуга была оказана или оплачена;
Имя гостя - карточка гостя;
Номер размещения - форма размещения;
Номер договора - форма договора;
Отчет «Краткий баланс по договору».
Отчет показывает сводную информацию по балансу взаиморасчетов по выбранному договору.
Для каждой услуги печатается строка с «оказанной» и «оплаченной» суммами.
Если период на форме отчета не указан, то в отчет попадут все услуги, оказанные/оплаченные по выбранному договору и все размещения созданные по выбранному договору. Если период указан, то в отчет попадут размещения, дата которых лежит внутри периода и услуги, которые были оказаны/оплачены внутри периода отчета.
Суммы в отчете могут быть выведены в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты». Отчет пересчитывает все суммы по курсу на рабочую дату. Все суммы выводятся с НДС. Суммы могут включать или не включать налог с продаж в зависимости от флажка «Показывать суммы с НП» на форме отчета. Для пересчета сумм используется ставка налога с продаж указанная на форме отчета.
Отчет печатает итоги (баланс). Положительные суммы итогов означают задолженность перед гостиницей. Отрицательные суммы итогов означают задолженность гостиницы перед гостями.
При включенном флажке «Только не оплаченные услуги» в отчете печатаются только не оплаченные услуги.
Если гости по размещениям вносили залоги, то отчет покажет баланс залогов по всем размещениям.
Если по договору регистрировались авансовые платежи контрагента (предоплата), то отчет покажет баланс предоплаты по договору.
Кнопка «Детальный» на печатной форме отчета формирует детальный баланс взаиморасчетов по выбранному договору.
Отчет «Детальный баланс по размещению».
Отчет показывает детальное состояние взаиморасчетов по выбранному размещению. По каждой строке размещения распечатывается список оказанных и оплаченных услуг. В конце отчета распечатывается история внесения и списания залогов.
Если период на форме отчета не указан, то в отчет попадут все услуги, оказанные/оплаченные по выбранному размещению. Если период указан, то в отчет попадут услуги, которые были оказаны/оплачены внутри периода отчета.
Суммы в отчете могут быть выведены в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты». Положительные суммы итогов означают задолженность перед гостиницей. Отрицательные суммы итогов означают задолженность гостиницы перед гостями. Отчет пересчитывает все суммы по курсу на рабочую дату. Все суммы выводятся с НДС. Суммы могут включать или не включать налог с продаж в зависимости от флажка «Показывать суммы с НП» на форме отчета. Для пересчета сумм используется ставка налога с продаж указанная на форме отчета.
При включенном флажке «Только не оплаченные услуги» в отчете печатаются только не оплаченные услуги.
Если гости по размещению вносили залоги, то отчет покажет историю внесений и списаний и баланс залога по размещению.
Кнопка «Краткий» на печатной форме отчета формирует краткий баланс взаиморасчетов по выбранному размещению.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Двойной щелчок мыши или нажатие Enter на оказанной/оплаченной сумме откроет форму документа, которым эта услуга была оказана или оплачена;
Имя гостя - карточка гостя;
Номер размещения - форма размещения;
Отчет «Краткий баланс по размещению».
Отчет показывает сводную информацию по балансу взаиморасчетов по выбранному размещению.
Для каждой услуги печатается строка с «оказанной» и «оплаченной» суммами.
Если период на форме отчета не указан, то в отчет попадут все услуги, оказанные/оплаченные по выбранному размещению. Если период указан, то в отчет попадут услуги, которые были оказаны/оплачены внутри периода отчета.
Суммы в отчете могут быть выведены в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты». Отчет пересчитывает все суммы по курсу на рабочую дату. Все суммы выводятся с НДС. Суммы могут включать или не включать налог с продаж в зависимости от флажка «Показывать суммы с НП» на форме отчета. Для пересчета сумм используется ставка налога с продаж указанная на форме отчета.
Отчет печатает итоги (баланс). Положительные суммы итогов означают задолженность перед гостиницей. Отрицательные суммы итогов означают задолженность гостиницы перед гостями.
При включенном флажке «Только не оплаченные услуги» в отчете печатаются только не оплаченные услуги.
Если гости по размещениям вносили залоги, то отчет покажет баланс залогов по размещению.
Кнопка «Детальный» на печатной форме отчета формирует полный отчет по взаиморасчетам по выбранному размещению.
Отчет «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами»
Отчет формирует реестр актов об оказании услуг и документов оплаты, созданных в течение указанного периода. Отчет начинается с баланса взаиморасчетов с контрагентами на начало периода отчета и заканчивается балансом взаиморасчетов на конец периода отчета.
Документы в отчете группируются по договорам, брони, актам и выставленным счетам. Внутри группировок документы показываются в хронологическом порядке.
Отчет «Краткий баланс взаиморасчетов с контрагентами»
Отчет рассчитывает баланс взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров на начало и конец периода отчета.
Если контрагент не указан, то отчет формируется по всем контрагентам. Если указана группа контрагентов, то отчет формируется по всем контрагентам из этой группы.
Можно выбрать валюту отчета и указать период отчета.
По каждому договору рассчитывается:
Сколько гостей проживало по оформленным за период отчета актам (гость учитывается столько раз. сколько раз он заезжал за период отчета);
Сколько место или номеродней было востребовано по оформленным за период отчета актам;
Баланс взаиморасчетов на начало периода отчета;
Сумма оказанных контрагенту услуг по актам контрагента за период отчета;
Сумма оплаты полученная от контрагента за период отчета;
Баланс на конец периода отчета.
Баланс на конец периода отчета рассчитывается по следующей формуле:
Баланс = <Баланс на начало периода отчета> + <сумма оказанных услуг за период> - <сумма оплаченная контрагентом за период>
Если начало периода отчета не указано или указана дата раньше даты границы истории базы данных, то в колонке «Баланс на начало периода отчета» показываются итоги, введенные документами «Ввод остатков».
Все суммы в отчете выводятся без налога с продаж и пересчитываются в валюту отчета по курсам актов об оказании услуг и документов поступления денег. Суммы оплаты полученные с налогом с продаж пересчитываются в суммы оплаты без налога с продаж по ставке налога, которая указана на форме отчета. По умолчанию ставка налога устанавливается в значение указанное в настройках параметров программы.
Расшифровки:
На строчках отчета двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter, можно открывать детализирующие отчеты:
По балансу на начало и конец периода отчета, по сумме оказанных услуг и сумме поступившей оплаты вызывается «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами».
Отчет «Сводка по оплате брони».
Отчет выводит информацию о требуемых и внесенных авансовых платежах по заявкам, резервированиям, путевкам и курсовкам для выбранного контрагента и договора за выбранный период времени.
Если контрагент не указан, то отчет формируется по всем контрагентам. Если выбрана группа контрагентов, то отчет формируется по всем контрагентам из группы.
Если договор не указан, то отчет формируется по всем бронирующим документам контрагента.
При помощи переключателя «Отбирать документы» можно формировать отчет по:
Не оплаченным и частично оплаченным бронирующим документам;
По полностью оплаченным документам;
По всем документам.
В колонке «Долг» отчет показывает разницу между суммой к оплате и предоплатой по документу. Сумма в отчете может быть выведена в любой валюте, которая поддерживается справочником «Валюты». Суммы пересчитываются по курсу на рабочую дату.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Наименование контрагента - форма контрагента;
Номер договора - форма договора;
Номер брони - форма брони;
Отчет «Взаиморасчеты с сторонними посетителями»
Данный отчет показывает сводку по оказанию услуг сторонним посетителям за выбранный период времени. Услуги сторонним посетителям регистрируются документами вида «Счет по доп. услугам», у которых не указано основание (документ вида «Размещение»). Под «сторонними» посетителями понимаются люди, пользующиеся доп. услугами гостиницы, но не проживающие в ней.
Если период не выбран, то показывается сводка по всему периоду хранения данных в информационной базе.
Отчет можно формировать по услуге или группе услуг. Если услуга не указана, то отчет формируется по всем услугам.
Отчет может формироваться в полной и краткой формах.
В полной форме, распечатываются услуги со ссылкой на документ, по которому они были оказаны и описанием услуги.
В краткой форме отчет суммирует стоимость и количество одинаковых услуг.
Суммы в отчете могут быть выведены в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты». Отчет пересчитывает все суммы по курсу на рабочую дату.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Сумма - форма счета;
Отчет «Бронь, по которой можно оформлять акты»
Отчет позволяет получить список брони, по которой закончили проживать гости и можно оформлять акты об оказании услуг. На форме отчета нужно указать дату. По умолчанию используется рабочая дата. Отчет покажет
список не активной брони с планируемым выездом раньше указанной даты, по которой не создавалось актов об оказании услуг.
По каждой брони рассчитывается число гостей не выселенных на рабочую дату и время.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Бронь - форма документа;
Наименование контрагента - форма контрагента;
Сводки.
Отчет «Сводка по услугам»
Отчет формирует детальную сводку по оказанным, оплаченным или не оплаченным услугам за выбранный период времени.
Отчет формируется по выбранной услуге или группе услуг. Если услуга не указана, то отчет формируется по всем услугам. Если период не указан, то отчет формируется по всем историческим данным.
Можно отбирать услуги по кассовым секциям, способам оплаты, пользователям и фирмам. Отбор по способам оплаты доступен только для оплаченных услуг.
Если отчет формируется по оказанным или не оплаченным услугам, то выводятся суммы включающие только НДС, без налога с продаж. Если отчет формируется по оплаченным услугам, то для документов оплаченных наличными (с НП) выводятся суммы с налогом с продаж, для остальных документов без налога с продаж, т.е. НП показывается только по тем услугам, которые оплачены способами оплаты с включенным флажком «Учитывать НП».
Пересчет сумм в валюту отчета происходит на даты курса документов, которыми оказывались или оплачивались услуги.
Если в настройках параметров программы включен режим многовалютного учета и основная валюта отлична от базовой, то в отчете цены и суммы показываются в двух валютах: в валюте отчета и в основной валюте.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Имя гостя - карточка гостя;
размещение - форма документа размещение которым был оформлен гость;
Номер документа - форма документа, которым зарегистрировано оказание услуги.
Отчет «Сводка по планируемому оказанию услуг»
Отчет позволяет оценить планируемый и реальный объем реализации основных услуг по тарифам (питание и проч.). Отчет показывает по дням количество оказания услуг, которые указаны в тарифах.
Отчет формируется за выбранный период и по выбранной услуге или группе услуг. Если услуга не указана, то отчет формируется по всем услугам. Если период не указан, то отчет формируется по всем историческим данным.
Отчет может формироваться по размещениям, резерву и заявленной брони. Если включены флажки «По размещению», «По резерву», «По заявленной брони» и выбран период отчета в будущем, то отчет рассчитает планируемый объем реализации услуг. Если флажки «По резерву» и «По заявленной брони» выключены и выбран период отчета в прошлом, то отчет рассчитает реальный объем реализации.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Количество услуги - детальный отчет по планируемой реализации услуги на день.
Отчет «Сводка по планируемому оказанию услуги на день»
Отчет формирует список гостей, которым будет оказана выбранная на форме отчета услуга на указанную дату.
Должна быть выбрана услуга, по которой будет сформирован список гостей, которым эта услуга будет (была) оказана на выбранную дату.
Отчет может формироваться по размещениям, резерву и заявленной брони. Если включены флажки «По размещению», «По резерву», «По заявленной брони» и выбран период отчета в будущем, то отчет рассчитает планируемый объем реализации услуги. Если флажки «По резерву» и «По заявленной брони» выключены и выбран период отчета в прошлом, то отчет рассчитает реальный объем реализации услуги.
Аудиторские отчеты.
Отчет «Не выселенные и не продлившиеся гости».
Отчет формирует список гостей, которые должны были выехать на определенную дату и время, но не были выселены или продлены.
Пользователь может выбрать один из четырех режимов работы отчета:
Показывать...
1. Только не выселенных должников. Если гостиница использует расчетный час и вид расчета стоимости проживания - "суточные", то возможна ситуация, когда гость планирует выехать, например, в 20:00. но проживание у него оплачено до 00:00 следующего дня. В этом случае отчет выполненный на 21:00 не покажет этого гостя в списке не выселенных.
2. Только не выселенных. Если гость планирует выехать, например, в 20:00. то не зависимо от оплаченного времени, отчет сформированный на 21:00 покажет этого гостя в списке не выселенных.
3. Проживающих. Отчет показывает список проживающих гостей на выбранные дату и время.
4. И тех и других. Отчет показывает как не выселенных, так и проживающих на дату и время гостей.
В колонке «Текущий долг гостей по размещению» показывается долг гостей по размещению на рабочую дату и текущее время в валюте размещения. Если в размещении выбран способ оплаты для гостей с учетом налога с продаж, то долг гостей включает налог с продаж. Долг заявителя не показывается.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Г ость - карточка гостя;
Основание - форма размещения;
Отчет «Аудит долгов возникших за период»
Отчет формирует список долгов (должников) возникших за выбранный период. Программа рассчитывает долги по размещениям на начало и конец выбранного периода и. если долги различны и есть долг на конец периода, то выводит разницу в отчет.
Отчет нужно использовать для получения списка долгов возникших за смену работы портье и использовать в процедуре закрытия смены.
Отчет может быть сформирован в любой валюте. Суммы пересчитываются по курсу на рабочую дату.
В режиме отбора «по долгам гостей» отчет рассчитывает долги гостей по размещениям. В режиме отбора «по долгам контрагентов» отчет рассчитывает долги контрагентов по размещениям. В режиме отбора «по всем долгам» отчет рассчитывает общий долог по размещениям.
Отчет «Аудит оплаченных услуг»
Выводит список документов оплаты, созданных в течение указанного периода. Отчет формируется по счетам гостям, счетам на доп. услуги гостям, счетам на доп. услуги сторонним посетителям, счетам на персонал, актам об оказании услуг, которые списывали предоплату, документам внесения и возврата оплаты.
Отчет показывает общую сумму по документу и выделяет суммы по скидкам, сторно, корректировкам, возвратам и аннулированиям, с указанием причин выполнения этих операций.
Если выбран контрагент, то отчет покажет документы, оформленные гостям от этого контрагента. Можно выбирать группу контрагентов.
Если выбран пользователь, то отчет покажет счета выписанные этим пользователем. Можно выбирать группу пользователей.
Если включен флажок «Выводить итоги по сменам», то в отчет дополнительно будут вставлены строки итогов по сменам.
Если включен флажок «Только итоги смен», то в отчет будут выведены только строки сменных итогов.
Флажки доступны только при выбранной кассе (ККМ).
Отчет позволяет отбирать
1. все документы;
2. только возвраты и аннулирования;
3. только возвраты;
4. только аннулирования.
В режиме отбора только возвратов и без группировки по сменам документы сортируются по причинам возврата и затем по дате и времени документа. Во всех остальных случаях документы выводятся в хронологическом порядке.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Номер документа - форма документа;
Отчет «Сводка по залогам»
Отчет формирует детальный список внесений, возвратов и зачетов залогов за выбранный период по контрагенту или группе контрагентов, по пользователю или группе пользователей, по способу оплаты.
Если промежуток времени не задан, то отчет показывает всю историю.
В начале отчета выводится общая сумма залогов на начало периода.
Поскольку залоги можно вносить только на основании размещения, то данные в отчете сгруппированы по размещениям. В первой колонке показывается номер и дата размещения.
Во второй колонке показывается документ которым залог был внесен или по которому залог был списан. Это могут быть документы вида «Размещение», «Счет», «Счет по доп. услугам», «Дополнительные услуги в кредит», «Внесение залога». «Возврат залога».
Если документом было оформлено увеличение суммы залога, то сумма показывается в колонке «Приход». Если был зарегистрирован возврат или списание залога, то сумма показывается в колонке «Расход».
В колонке «Описание» показывается способ оплаты, которым был внесен залог, вид залога - за основные или за дополнительные услуги.
По каждому размещению выводится итог по колонкам «Приход» и «Расход», и подсчитывается баланс.
В конце отчета выводится общая сумма залогов на конец выбранного периода, и подсчитывается сальдо за период отчета.
На форме отчета можно выбрать пользователя. В этом случае в отчет будут выведены только документы, которые были выписаны выбранным пользователем.
Можно выбрать способ оплаты, тогда в отчете будут показаны только документы проведенные с указанным способом оплаты.
Суммы могут быть выведены в любой валюте, которая поддерживается справочником «Валюты». Суммы пересчитываются по курсу на рабочую дату.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Колонка размещение - форма документа «Размещение»;
Колонка документ - форма указанного в ячейке документа;
Отчет «Реестр поступлений денежных средств»
Отчет формирует реестр документов, созданных в течение указанного периода, которыми регистрировалось поступление денежных средств в бухгалтерию от контрагентов и гостей.
Отчет предназначен для сверки выписок, приходных и расходных кассовых ордеров оформленных в бухгалтерии с списком операций поступления/выплаты денежных средств, зарегистрированных в процессе ведения оперативного учета в гостинице.
Список видов таких документов:
1. Поступление и выплата денег от контрагентов по договорам и брони;
2. Поступление и выплата денег контрагентами по актам об оказании услуг;
3. Документы закрытия кассовых смен;
4. Счета гостям, счета за доп. услуги гостям, которые были оплачены способами оплаты, суммы по которым не проходят по ККМ.
5. Внесения и возвраты залогов, которые сделаны способами оплаты, суммы по которым не проходят по ККМ.
Отчет «Аудит не оплаченных телефонных разговоров»
Отчет по зарегистрированным в системе исходящим не оплаченным телефонным разговорам с указанием документа «Размещение», на который записана сумма по тел. разговору, номера комнаты, и т.д.
Отчет формируется по не оплаченным разговорам персонала гостиницы и по не оплаченным разговорам гостей, которые выехали позже даты и времени регистрации разговора в программе (т.е. персонал не проверил баланс в момент выезда гостя).
Отчет показывает долги по телефонным разговорам.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Данные телефонного разговора - форма документа «Телефонные разговоры», курсор позиционируется на строку с выбранным телефонным разговором;
Номер и дата регистрации звонка - форма журнала «Доп. услуги из номеров», курсор позиционируется на выбранный документ «Телефонные разговоры»;
Сумма долга по размещению - создается счет на оплату телефонного разговора.
Отчет «Сигналы о подозрительных действиях»
Данный отчет показывает список пользователей, вносивших изменения в базу данных за указанный промежуток времени. Отчет может быть сформирован по определенному пользователю и по определенному типу сигнала. Если пользователь не выбран, то отчет формируется по всем пользователям, вносившим изменения. Если тип сигнала не указан, то отчет формируется по всем типам.
В отчете для каждого пользователя указывается:
• тип сигнала;
• дата изменения данных;
• время изменения;
• размещение;
• номер строки в размещении;
• гость;
• Значение 1 - значение поясняющее сигнал, обычно значение реквизита до изменения. Тип значения определяется видом сигнала;
• Значение 2 - значение поясняющее сигнал, обычно значение реквизита после изменения. Тип значения определяется видом сигнала;
Программа регистрирует 10 типов сигналов:
1. Сигнал «Изменение фамилии» создается в случае, если гостю, который уже зарегистрирован в программе, изменяют фамилию, имя или отчество. Если фамилию изменяют из-за ошибки в написании, то этот сигнал может быть проигнорирован. Однако бывают случаи, когда фамилия изменяется полностью, и тогда полезно узнать у портье, зачем он это делал;
2. Сигнал «Переселение гостя» создается в случае, если портье задним числом изменяет номер, в котором проживает или проживал гость;
3. Сигнал «Изменение тарифа» создается в случае, если гостю задним числом был изменен тариф проживания. Изменение тарифа влечет за собой изменение цен на основные услуги и может использоваться портье для утаивания части выручки;
4. Сигнал «Сдвиг даты заезда» создается в случае, если гостю задним числом была изменена дата или время заезда. Изменение даты или времени заезда влечет за собой изменение стоимости проживания;
5. Сигнал «Сдвиг даты выезда» создается в случае, если гостю задним числом была изменена дата или время выезда;
6. Сигнал «Изменение вида размещения» создается в случае, если гостю задним числом был изменен вид размещения;
7. Сигнал «Поселение другой датой» создается в случае, если при размещении дата въезда гостя не совпадает с датой оформления гостя. При нормальной эксплуатации программы такие случаи не должны возникать. Возможна ситуация, когда портье селит гостя в номер сегодня, а регистрирует его в системе с завтрашнего дня и утаивает стоимость проживания за один день;
8. Сигнал «Изменение гостя» регистрируется, если портье задним числом изменил проживавшего гостя. Т.е. реально жил один человек, а вместо него был подставлен другой;
9. Сигнал «Аннулирование» создается в случае, если из программы задним числом удаляется информация о проживании какого-либо гостя;
10. Сигнал «Удаление услуги» создается в случае, если в программе задним числом удаляется услуга, которая входит в тариф, по которому размещен гость.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Размещение - форма размещения;
Г ость - карточка гостя;
Значение 1 - определяется типом значения:
Значение 2 - определяется типом значения:
Ценообразование.
Отчет «Прайс-лист»
Отчет позволяет распечатать цены по тарифу в виде прайс-листа.
Цены в прайс-листе можно показывать либо в той валюте, в которой они были указаны в приказе, действующем на выбранные на форме дату и время. Либо можно явно указать валюту, в которую цены в приказе будут пересчитаны на выбранную на форме дату.
Если выбрана базовая валюта, то при пересчете цен услуг учитывается коэффициент округления цен в базовой валюте, выбираемый на первой закладке параметров программы.
Если выбран тарифный план, то в режиме печати краткого прайс-листа будут распечатаны цены по всем тарифам, которые входят в тарифный план.
Отчет «Тарифы и услуги»
Данный отчет формирует, в зависимости от типа отчета, либо список услуг в выбранном тарифе или группе тарифов, либо список тарифов или групп тарифов, содержащих данную услугу.
В зависимости от типа выбранного отчета второй реквизит будет иметь тип либо справочника тарифов, либо справочника услуг.
Если пользователя интересуют услуги в тарифе, то этот тип отчета необходимо выбрать в первом реквизите, а во втором реквизите необходимо указать тариф.
Если тип отчета — «Услуги в тарифе», а тариф не выбран, то отчет будет сформирован по всем тарифам.
Если тип отчета — «Услуга в тарифах», а услуга не выбрана, то отчет будет сформирован по всем услугам.
Отчет «Услуга в тарифах» для каждого тарифа показывает дату начала и дату окончания действия тарифа.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Документ - форма приказа об изменении тарифа;
Отчеты по номерам.
Отчет «Номера и квоты»
Данный отчет показывает, в зависимости от типа отчета, либо список квот выбранного номера или группы номеров, либо список номеров, находящихся в квоте или группе квот.
В зависимости от типа выбранного отчета, второй реквизит будет иметь тип либо справочника номеров, либо справочника квот.
Если пользователя интересуют квоты номера, то этот тип отчета необходимо выбрать в первом реквизите, а во втором реквизите необходимо указать номер.
Если тип отчета — «Номера в квоте», а квота не выбрана, то отчет будет сформирован по всем квотам.
Если тип отчета — «Квоты номера», а номер не выбран, то отчет будет сформирован по всем номерам.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Основание - форма приказа о вводе номера в квоту;
Отчет «Состояния номеров»
Отчет формирует за период, в зависимости от типа отчета, либо список состояний выбранного номера или группы номеров - тип «Состояния номера», либо список номеров, находящихся в состоянии или группе состояний -тип «Номера в состоянии».
Отбирать данные можно:
по номеру или группе номеров;
по состоянию или группе состояний (свойств), если переключатель «По состоянию» включен; по блокирующим состояниям, если переключатель «По блок, состояниям» включен; по типу или группе типов номеров;
по квоте или группе квот, если флажок «По квоте» включен и квота выбрана;
по номерам не входящим ни в одну из квот, если флажок «По квоте» включен и квота не выбрана;
Если включить флажок «Выводить по группам», то данные будут выводиться по группам свойства и номерного фонда.
В таблице отчета для каждой строки показывается период, когда номер «был в состоянии»; дата, время и документ ввода номера в состояние; дата, время и документ вывода.
В итогах отчета показывается общее число номеров, мест в номерах и состояний в таблице.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Введен - форма документа ввода номера в состояние;
Выведен - форма документа вывода номера из состояния;
Отчет «Состояния НФ на дату и время»
Отчет формирует список номеров и проживающих в номере гостей на выбранную дату и время.
Для каждого номера показываются:
Дата планируемого выезда гостей из номера.
Дата и время последнего выезда гостей из номера (если номер свободен)
Блокирующие состояния номера с датой и временем планируемого окончания действия блокировки. Уборка показывается всегда.
Дата и время следующего планируемого заезда в номер по брони.
Список номеров можно ограничить по группе номеров или одному номеру. Можно отбирать номера в отчет по типу или группе типов номеров.
Отчет «Задание на уборку»
Отчет формирует на дату список номеров, которые должны быть убраны.
Символом "X" в колонке "заезд" отмечаются номера, куда планируется заезд гостей по брони или куда уже заехали гости на выбранную дату.
Символом "X" в колонке "т/у" (текущая уборка) отмечаются номера, где живут гости, которые заехали ранее выбранной даты и которые не планируют выезжать до расчетного часа на выбранную дату.
Символом "X" в колонке "выезд" отмечаются номера, откуда планируется выезд или выехали гости на выбранную дату.
Список номеров можно ограничить по группе номеров или одному номеру. Можно отбирать номера в отчет по типу или группе типов номеров.
Пример:
На форме отчета выбрана дата 05 октября. Гостиница работает по расчетному часу 12:00
В колонку "заезд" попадет бронь, у которой дата и время заезда между 05.10 00:00 и 05.10 12:00. Также попадут гости, которые заехали между 05.10 00:00 и 05.10 12:00.
В колонку "т/у" попадут гости, которые заехали до 05.10 и выезжают позже 05.10.
Если включен флажок «выезд до р/ч», то в колонку "выезд" попадут гости, которые выезжают или выехали между 04.10 12:00 и 05.10 12:00. В этом случае предполагается, что номера гостей, которые выехали 04.10 после расчетного часа убираются не вечером 04.10, а утром 05.10. Если флажок выключен, то в колонку «выезд» попадут все гости, которые выезжают в выбранный день.
Отчет «Телефонная книга»
Данный отчет, в зависимости от типа, показывает либо список номеров телефонов по комнатам, либо список телефонов с указанием комнат, в которых они установлены.
Если выбран тип отчета «Телефоны в номерах по номерам», то можно отбирать телефоны по номеру или группе номеров. Включенный флажок «Показывать группировку номеров» формирует отчет по группам номерного фонда.
Отчет «Телефонные разговоры».
Отчет по зарегистрированным в системе исходящим телефонным звонкам из номеров за период, с указанием размещения на которое записана сумма по тел. разговору, номера комнаты, длительности звонка, стоимости и т.д.
Отчет может быть сформирован по не оплаченным телефонным разговорам, по оплаченным и по всем.
В режиме по не оплаченным телефонным разговорам отчет показывает долги по разговорам. В других режимах отчет выводит стоимость разговоров.
Флажками в группе «детализация» можно выбрать нужный уровень детализации данных отчета. Т.е. если, например, не нужно показывать итоги по группам номерного фонда, то отключите флажок «Группы номеров». Если нужно видеть, какими счетами были оплачены телефонные разговоры, то включите флажок «Детализация до счетов оплаты».
Если на момент звонка в номере не проживали гости, то стоимость звонка попадает в колонку «Сумма на персонал».
Включите флажок «Без выехавших», чтобы отчет не показывал телефонные разговоры выехавших гостей. Этот флажок не влияет на разговоры персонала.
Если в параметрах программы выбрана услуга «Разовый сбор за телефонный разговор», то стоимость разового сбора добавляется к стоимости телефонного разговора.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
Размещение - форма размещения;
Данные телефонного разговора - форма документа «Телефонные разговоры», курсор позиционируется на строку с выбранным телефонным разговором;
Номер и дата регистрации звонка - форма журнала «Доп. услуги из номеров», курсор позиционируется на выбранный документ «Телефонные разговоры»;
В строке размещения, в ячейке с суммой - создается новый счет по размещению, на общую сумму разговоров по этому размещению;
В ячейке «сумма на персонал» - создается новый счет на персонал или новый акт об оказании услуг контрагенту.
Плановый отдел.
Отчет «Сводные показатели».
Отчет рассчитывает сводные показатели работы гостиницы по услугам, по способам оплаты, по типам номеров и тарифам.
Рассчитываются суммы оказанных услуг, оплаченных услуг по способам оплаты, авансовые платежи по способам оплаты, число оказанных место или номеродней, число человекодней.
Все параметры рассчитываются за три периода:
1. На выбранную дату;
2. Растущим итогом за месяц, в котором указана дата;
3. Растущим итогом за год. в котором указана дата.
Для параметров рассчитанных растущим итогом показывается усредненное значение по числу дней с начала месяца или начала года.
Отчет пересчитывает суммы в валюту отчета по курсу документов, которыми оказывались или оплачивались услуги.
Среднее число гостей в номере или на месте рассчитывается как отношение числа человекодней за период к числу место или номеродней за период.
Средний срок проживания гостей в номере или на месте рассчитывается как отношение числа человекодней за период к числу гостей, проживавших за период.
Средняя стоимость номера или места рассчитывается как отношение суммы оказанных по проживанию услуг к числу реализованных место или номеродней.
Средний доход на один номер или одно место рассчитывается как отношение суммы всей выручки за период к числу реализованных место или номеродней.
Отчет «Доходность и загрузка».
Отчет показывает доходность и эффективность использования номерного фонда гостиницы в разрезах типов номеров и периодов.
Загрузку можно рассчитывать в место и номероднях. Отчет может формироваться с периодичностью день, неделя, месяц, квартал и год.
Отчет рассчитывает:
Общее число номеро или местодней в НФ за период;
Максимальную выручку, которую можно получить по всему НФ и по выбранному на форме отчета тарифу;
Заблокированное число номеро или местодней по номерам на ремонте, аренде и проч. за период;
Доступное число номеро или местодней, как разницу между общим числом и заблокированным числом номеро или местодней;
Возможную выручку, которую можно получить по доступному НФ и по выбранному на форме отчета тарифу;
Оплаченное число место или номеродней;
Сумму оказанных или сумму оплаченных услуг за период;
Среднюю стоимость места или номера (ССН), как отношение выручки к оплаченному количеству место или номеродней;
Среднюю доходность места или номера (СДН), как отношение выручки к доступному количеству место или номеродней;
Стоимость номера/места по тарифу, как отношение максимальной выручки к общему числу место или номеродней за период;
Эффективность использования номерного фонда, как отношение плаченного количества место или номеродней к доступному количеству место или номеродней в процентах;
Возможная выручка рассчитывается по ценам тарифа, который можно выбрать на форме отчета. Если включить переключатель «Считать возможную выручку по истории изменения цен тарифа», то отчет будет брать цены действующие на дату начала каждого периода отчета. Если включить переключатель «Считать возможную выручку на рабочую дату», то отчет будет брать цены действующие на рабочую дату.
На форме отчета можно выбрать, какие суммы будут формировать выручку: оказанные или оплаченные. Если выбран способ «Считать суммы оказанные», то учитывается стоимость оказанных услуг. Стоимость оказанных услуг по датам относится на кредитующие документы, т.е., например, стоимость проживания относится на дату регистрации основных услуг. Если выбран способ «Считать суммы оплаченные», то учитывается стоимость оплаченных услуг. Стоимость оплаченных услуг по датам относится на дебетующие документы (счета). Т.е., например, если гость проживал в гостинице в кредит и оплатил проживание при выезде счетом (наличными), то стоимость проживания будет отнесена на дату счета.
Флажок «Строго по периодам отчета» включает режим «обрезания» периодических услуг по границам периодов в отчете. Например: если гость заехал 27.07 и выехал 05.08, и период с 01.07 по 31.07, то при выключенном флажке в период попадет сумма за проживание с 27.07 по 05.08. При включенном флажке в период попадет сумма за проживание с 27.07 по 31.07.
Все суммы и цены в отчете показываются без налога с продаж.
Можно отбирать данные по услугам, группам услуг, наборам услуг, группам наборов услуг, номерам, группам номеров, типам номеров, группам типов номеров, квотам, группам квот.
Параметры, рассчитываемые отчетом, разберем на примере:
Пример: Период месяц, в месяце 30 дней. Отчет строится по номерам типа «Люкс». Всего в номерном фонде 10 номеров Люкс. 2 номера Люкс две недели (14 дней) стояли на ремонте. В течение месяца в 25 номерах жили гости по 3 дня в каждом номере. Цена номера 1000 руб./сутки (без НП). Выручка составила 75'000 руб.
Количество доступных номеродней за период. Доступно номеродней = 10*30 (общее число номеродней) - 2*14 (заблокированное число номеродней) = 272
Оплачено номеродней за период. Оплачено номеродней = 25*3 = 75
По результатам работы отчета можно формировать график доходности (по деньгам) или загрузки (по загрузке).
На графике доходности выводятся три показателя: максимальная выручка (по всем номерам НФ)
возможная выручка (по всем доступным, т.е. не заблокированным номерам НФ) реальная выручка
На графике загрузки выводятся три показателя:
максимальная загрузка место или номеродней (по всем номерам НФ) возможная загрузка (по всем доступным, т.е. не заблокированным номерам НФ) реальная загрузка
Отчет «Оценка эффективности».
Отчет предназначен для оценки эффективности работы гостиницы в разрезе: тарифов; типов номеров;
3. номеров;
4. контрагентов;
5. договоров;
6. услуг;
7. видов размещений;
8. квот;
9. пользователей;
10. секций;
11. типов гостей;
12. продолжительности проживания гостей.
Рассчитывается динамика объёма:
1. выручки (расчет по оплате)
2. суммы оказанных услуг (расчет по оказанию)
3. загрузки НФ в местоднях
4. загрузки НФ в номероднях
5. загрузки НФ в человекоднях
6. количества заехавших гостей за период
Отчет может формироваться с периодичностью день, неделя, месяц, квартал и год. Период отчета выбирается пользователем.
Суммы выводятся без налога с продаж в выбранной валюте, пересчет сумм происходит по курсу на рабочую дату.
Флажок «Строго по периодам отчета» включает режим «обрезания» периодических услуг по границам периодов в отчете. Например: если гость заехал 27.07 и выехал 05.08. и период с 01.07 по 31.07. то при выключенном флажке в период попадет сумма за проживание с 27.07 по 05.08. При включенном флажке в период попадет сумма за проживание с 27.07 по 31.07.
В режиме расчета загрузки номерного фонда в место или номероднях отчет показывает процент загрузки по текущему разрезу. Если отчет формируется по типам номеров, то процент рассчитывается по отношению к доступному числу место или номеродней номеров данного типа за текущий период. Если отчет формируется по номерам, то процент рассчитывается по отношению к доступному числу место или номеродней данного номера за текущий период. Во всех остальных случаях процент рассчитывается по отношению к общему доступному числу место или номеродней по всему номерному фонду за период.
При расчете доступного числа место или номеродней можно включить учет заблокированных (аренда, ремонт, и т.д.) место или номеродней. В этом случае число заблокированных место или номеродней вычитается из общего доступного числа место или номеродней за период.
Отчет позволяет фильтровать данные по договорам, контрагентам, типам номеров, номерам, услугам, наборам услуг, тарифам, видам размещений, квотам, пользователям, фирмам.
У услуг, контрагентов, типов номеров, номеров, тарифов, квот и пользователей можно выбирать группы. В этом случае будут отобраны все данные, которые относятся к элементам из выбранных групп.
Если значение поля фильтра не выбрано (пустое), то фильтр по этому полю отключается.
Фильтр по договорам выключен, когда выключен флажок «По договору». Если флажок «По договору» включен, а договор не выбран, то отчет формируется по свободному размещению.
Фильтр по квотам выключен, когда выключен флажок «По квоте». Если флажок «По квоте» включен, а квота не выбрана, то отчет формируется по размещению в номера, которые не входят ни в одну из квот.
Отчет позволяет выводить итоги по элементам, группам, или по элементам и группам.
По результатам работы отчета может быть построена гистограмма. Гистограмма может выводиться как с итогами, так и без итогов. В режиме показа итогов по элементам, гистограмма строится только по элементам. В режиме показа итогов по группам, гистограмма строится только по группам. В режиме показа всех итогов гистограмма строится по элементам и группам.
Если отключить защиту печатной формы с гистограммой, то внешний вид гистограммы можно изменять (правая кнопка мыши над гистограммой).
Кнопка «Создать файл с данными для сводных таблиц» позволяет сформировать файл в формате MS Excel с данными для работы в сводных таблицах (pivot tables).
Использовать выгрузку можно только при выборе режима расчета оказанных или оплаченных сумм. Кроме сумм выбранного типа также рассчитываются и все остальные доступные ресурсы (местодни. номеродни. человекодни, заезд гостей, продолжительность проживания). Данные в сводную таблицу выгружаются за выбранный период и с указанной периодичностью. На закладке «Отбор» можно задавать произвольные фильтры. В режиме расчета оплаченных сумм в колонке «Сумма НП» показывается налог с продаж, начисленный по услугам оплаченным физ. лицами наличными или кредитными картами, т.е. реальный налог с продаж. В режиме расчета оказанных сумм в колонке «Сумма НП» показывается налог с продаж рассчитанный от ставки налога по услуге.
Отчет «Распределение брони по типам номеров».
Отчет позволяет оценить, насколько структура номерного фонда гостиницы соответствует структуре заказов (брони), которые размещают клиенты, т.е. оценить насколько текущая структура номерного фонда (на дату конца периода отчета) отражает конъюнктуру рынка (требуемое по брони кол-во мест в номерах разных типов).
Отчет анализирует все заявки, договора и резервирования за указанный в форме отчета период и формирует таблицу по типам номеров. В каждой строке таблицы, рядом с наименованием типа номера, печатается процент доступных мест во всех номерах данного типа, по отношению к общему количеству мест в номерном фонде на дату конца периода отчета.
Далее, с периодичностью указываемой в форме отчета, печатается требуемое, по заявкам, резервированиям и договорам, количество местодней и процент требуемых местодней в номера данного типа по отношению к общему количеству требуемых за текущий период местодней по всем типам номеров.
Рядом печатается процент расхождения между долей типа номера в номерном фонде и долей типа номера в брони, который вычисляется по формуле: (Процент доли типа номера в брони - Процент доли типа номера в НФ) / Процент доли типа номера в НФ* 100.
По итогам работы отчета можно формировать гистограмму процента расхождения по типам номеров и периодам.
Отчет «Регламентныеработы персонала».
Отчет позволяет посчитать сколько раз персонал выполнял регламентные работы по обслуживанию номеров и гостей за выбранный период в разрезе номеров и групп номеров. Под регламентными работами понимается уборка номера, смена белья, и т.д.
В поле «Период работ» указывается обычная периодичность выполнения интересующей Вас регламентной работы в днях. Например, для смены белья, укажите 5 дней.
Отчет позволяет рассчитывать количество работ, которые выполняются периодически для каждого гостя или для каждого номера. Количество выполненных регламентных работ показывается в колонке «Итого» для каждого периода отчета и в общих итоговых колонках.
Левее колонки «Итого» показывается количество заездов (подразумевается, что регламентная работа выполняется при заезде гостя) и количества работ для гостей, для которых эти работы выполнялись 2, 3. ... раза. Например, если период работ 5 дней, то в колонке «> 15 дней» показывается количество выполнения работ для гостей проживающих более 15 дней в номере в течение текущего периода.
Правее колонки «Итого» показывается число выехавших гостей.
Отчет позволяет группировать данные по дням, неделям, месяцам, кварталам, годам.
Вы можете формировать отчет не по всем номерам, а только по выбранному номеру или группе номеров.
Если включить флажок «Только группы НФ», то отчет покажет только итоги по группам номерного фонда.
Если указать выводить группы до 1 уровня, то отчет покажет итоги по группам на первом уровне. Если указать выводить группы до 2 уровня, то отчет покажет итоги по группам на первом и втором уровнях, и т.д.
Время начала суток определяет, на какое время отчет будет формировать периоды. Если установлено время 12:00 и выбрана периодичность отчета «Неделя», то отчет будет отбирать данные за период с 12:00 понедельника по 12:00 следующего понедельника и т.д.
Отчет «Гости по городам».
Отчет предназначен для печати информации о гостях, проживавших живущих в гостинице на заданный период времени. Отчет группирует данные по странам и городам. Считаются итоги по городам.
Отчет формируется в трех режимах:
1. Кто проживал в номере — в разрезе номеров показывается история проживания гостей;
2. Гости с паспортными данными — в разрезе номеров показывается история проживания гостей, причем для гостя выводятся данные документа удостоверяющего личность.
Только итоги по городам — оказываются только итоговые значения по городам.
В отчет выводятся данные о количестве гостей, человек и номеров, о суммах оказанных и оплаченных услуг.
Отчет позволяет отбирать данные по заявителям и группам заявителей, по договорам, по номерам и группам номеров, по гостям и группам гостей, по типам номеров и группам типов номеров, по квотам и группам квот, по тарифам и группам тарифов, по видам размещения, по странам и группам стран гражданства, типам гостей.
Включение флажка «Фактический заезд» позволяет отбирать только тех гостей, которые заехали в указанный период.
На закладке «Дополнительные» можно указать 2 произвольных фильтра или отбора данных для печати. Для этого нужно выбрать имя реквизита, указать отношение (=. >. <, >=. <=. <>) и указать значение отбора. Даты нужно указывать в формате ГГГГММДД (например 20021017). Для реквизитов с значениями "Да" и "Нет" нужно указывать 1 и 0 соответственно.
При вводе строк значений фильтров можно использовать спец, символ *.
*ХХХХХ — означает, что искомые значения должны оканчиваться на строку ХХХХХ;
ХХХХХ* — означает, что искомые значения должны начинаться со строки ХХХХХ;
*ХХХХХ* — означает, что искомое значение должно содержать в себе строку ХХХХХ.
Значения фильтров не чувствительны к регистру ввода с клавиатуры. Выражения можно разделять символами логического или «||».
Регламентированные отчеты.
Отчет в Госкомстат «Сведения о работе гостиницы (форма Ж»1-гостиница краткая)»
Выводит отчет, предоставляемый гостиницей в Госкомстат РФ. Соответствует Форме №1-гостиница (краткая), утверждённой постановлением Госкомстата России от 13.05.92 №2761-1.
При включенном флажке «Выводитъ секцию расходов и налогов» в отчет выводятся строки с 11 по 15. которые включают расходы на эксплуатацию и налоги.
Отчет в Госкомстат «О количестве иностранных граждан (форма Ж»2-инт.)»
Выводит отчет, предоставляемый гостиницей в Госкомстат РФ. Соответствует Форме №2-инт, утверждённой постановлением Госкомстата России от 10.06.93 №90.
Отчет в Госкомстат «Количество гостей по странам прибытия и срокам проживания»
Выводит отчет, предоставляемый гостиницей в Госкомстат РФ. Формирует таблицу по странам и продолжительностям проживания гостей.
Отчет в Госкомстат «Сведения об экспорте (импорте) услуг, форма Ж»8 ВЭС - услуги»
Выводит отчет "Печать сведений об экспорте (импорте) услуг во внешнеэкономической деятельности по форме №8 - ВЭС (услуги)", предоставляемый гостиницей в Госкомстат РФ. Соответствует Форме №8 - ВЭС (услуги), утверждённой постановлением Госкомстата России от 10.07.2000 №65.
Отчет в ОВИР «Сводка о количестве иностранных граждан за период».
В сводке для каждой страны указывается: код ОКСМ;
количество гостей прибывших по служебным или общественным делам, в том числе из-за пределов России; количество туристов, в том числе прибывших из-за пределов России.
Гость считается прибывшим по служебным делам, если у него указан реквизит «Прибыл в организацию». Гость считается туристом, если у него указан реквизит «Маршрут». Реквизиты «Прибыл в организацию» и «Маршрут» заполняются на закладке «Иностранец» формы гостя.
Отчет в ОВИР «Журнал регистрации иностранных граждан»
Позволяет распечатать журнал регистрации иностранных граждан, у которых страна гражданства не входит в группу безвизовых стран.
В отчете для каждого гостя указывается:
номер регистрации (для каждой страны используется свой нумератор); дата регистрации;
• фамилия и имя;
• дата рождения;
• гражданство, номер паспорта и срок его действия;
• откуда прибыл.
• КПП. номер визы;
• номер комнаты;
• маршрут для туристов, организация, в которую прибыл гость;
• срок действия визы, и до какого числа прописан;
• дата выбытия.
Отчет формируется по документам журнала регистрации иностранных граждан.
Прочие отчеты.
Отчет «Печать справочников»
Отчет позволяет распечатать элементы произвольного справочника. Пользователь может выбрать произвольный набор реквизитов для печати. Вызывается кнопкой «Печать справочника» на форме списка справочника. Элементы печатаются в порядке кодов.
Отчеты для пансионатов и домов отдыха.
Отчет «Реализация путевок»
Отчет формирует сводку по реализованным путевкам за выбранный период по выбранным контрагентам или физическим лицам. Сумма реализации всегда выводится в базовой валюте.
В отчете данные группируются по группам справочника «Контрагенты» и по «Физическим лицам», с детализацией по каждому заявителю, будь то частное лицо или фирма. Выводится общее количество проданных путевок, количество человекодней и общая стоимость путевок.
Отчет «Реализация путевок частным лицам»
Отчет формирует сводку по реализованным за период путевкам, у которых заявитель - частое лицо. Отчет строится за выбранный период. В колонке «Стоимость» указывается полная стоимость путевки. В колонке «Сальдо» - стоимость путевки, которая «переходит» на следующий месяц. Сумма реализации всегда выводится в базовой валюте.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
№ Путевки - форма путевки;
Фамилия - карточка гостя;
Отчет «Реализация путевок по тур. фирмам»
Отчет формирует сводку по реализованным путевкам за выбранный период по выбранным контрагентам. В колонке «Стоимость» указывается полная стоимость путевки. В колонке «Сальдо» - стоимость путевки, которая «переходит» на следующий месяц. Сумма реализации всегда выводится в базовой валюте.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
№ Путевки - форма путевки;
Фамилия - карточка гостя;
Отчет «Сводка по социальным программам»
Отчет формирует сводку по реализованным путевкам за выбранный период. В колонке «Стоимость» указывается полная стоимость путевки. В колонке «Льгота» определяется процент от полной стоимости путевки, который оплатили сами гости. В колонке «Внесено в кассу» показывается сумма оплаченная гостями наличными. В колонке «Дотация» показывается сумма, которую оплатил контрагент за гостей, проживавших по этой путевке.
Расшифровка ячеек таблицы отчета:
№ Путевки - форма путевки;
Настройки отчетов
Справочник «Настройки отчетов» позволяет пользователям и администраторам программы создавать собственные варианты настроек вызова отчетов.
Можно создавать настройки как для типовых отчетов конфигурации, так и для любых внешних отчетов.
Настройки можно объединять в группы и запускать на выполнение сразу группу отчетов. Настройки или группы настроек отчетов можно планировать на автоматическое выполнение как фоновые задания.
Для каждой настройки нужно указать наименование и детальное описание.
Для каждой настройки задаются статические параметры настройки. Статические параметры не зависят от даты и времени и пользователя, который формирует отчет. Для этого на форме элемента настройки отчета нажмите кнопку «Статические параметры», в форме отчета установите нужные параметры и нажмите кнопку «ОК» или «Сформировать». В этот момент статические параметры будут сохранены в настройке.
Для каждой настройки можно задать скрипт на языке 1C. Этот фрагмент кода будет заполнять параметры отчета, которые зависят от текущих даты и времени, пользователя и т.д. Такие параметры называются вычисляемыми. Для этого на форме элемента настройки отчета нажмите кнопку «Вычисляемые параметры», и напишите нужный код. Примеры кода смотрите в настройках, которые есть в демонстрационной базе конфигурации.
Глава 6 Справочники
Справочники для работы с клиентами
Справочник «Контрагенты»
Справочник «Контрагенты» содержит информацию об организациях (юридических лицах), с которыми работает гостиница и используется при выписке первичных документов: договоров, брони, счетов и т.д.
Иерархическая структура справочника имеет два уровня. То есть контрагентов можно объединять в группы. Это может облегчить поиск нужного контрагента при работе с документами.
В форме списка справочника имеются поля, в которых выводятся данные контрагента, на котором стоит курсор:
«Телефон» — телефонный номер
«Адрес» — почтовый адрес
«Кредит» — величина кредита контрагента; задается на закладке «Кредиты» на форме элемента;
«Долг - Оплачено» — разница на рабочую дату между стоимостью услуг, которые контрагент должен оплатить, и суммой оплаченных им услуг + остаток предоплаты. Сумма показывается в валюте взаиморасчетов с контрагентом.
Из формы списка справочника, нажав на кнопку «История работы» или F2, можно вызвать отчет по балансу взаиморасчетов с контрагентом или отчет по авансовой оплате брони. Отчеты будут сформированы для того контрагента, на котором стоит курсор.
Редактирование сведений о контрагенте выполняется в диалоге — форме элемента справочника «Контрагенты».
Диалог организован в виде картотеки: сведения о контрагенте объединены в группы. Доступ к той или иной группе полей выполняется выбором соответствующей закладки.
Для регистрации брони, путевок и курсовок от юридических лиц, необходимо создать группу «Заявители». Также необходимо заполнить ссылку на эту группу у константы «Группа контрагенты заявители», в параметрах конфигурации на закладке «Тарифы, Страны, Квоты, Контрагенты».
Контрагенты в группе «Заявители» удаляются регламентной процедурой «очистка базы данных» если дата регистрация контрагента в программе раньше даты границы периода хранимой истории и с контрагентом не работали в течение этого периода времени.
Закладка «Общие»
При вводе нового контрагента в справочник, первоначально заполняется закладка «Общие» с реквизитами «Название». «Полное наименование». «Юридический адрес». «Почтовый адрес». «Телефоны», «ИНН»
В реквизите «Название» следует ввести наименование контрагента так, как оно будет выглядеть в различных списках.
Официальное название контрагента указывается в реквизите «Полное наименование».
В реквизитах «Юридический адрес». «Почтовый адрес». «Телефоны» указывается соответствующая информация, если она имеется.
В реквизите «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика.
Реквизит «Головная организация» необходимо заполнить в случае, если контрагент является филиалом и в счет-фактуре. выданной данному контрагенту, в качестве покупателя должна быть указана головная организация.
Для регистрации нового контрагента нужно после заполнения реквизитов, размещенных на закладке «Общие», нажать на кнопку «Записать». После этого можно продолжить заполнение дополнительных закладок формы элемента справочника.
Закладка «Расчетные счета»
Контрагент может иметь несколько расчетных счетов для осуществления расчетов в безналичном порядке. Для хранения информации о банковских счетах контрагента в конфигурации существует справочник «Расчетные счета», подчиненный справочнику «Контрагенты». Для удобства работы ввод и редактирование информации о расчетных счетах контрагента может осуществляться при помощи управляющих элементов закладки «Расчетные счета».
На закладке располагаются: список расчетных счетов контрагента
кнопки для управления списком банковских счетов: «Добавить», «Изменить», «Удалить», «Использовать».
Кнопка «Добавитъ» открывает пустой диалог «Сведения о банковском счете» для ввода информации о новом счете. В диалоге предлагается заполнить следующие реквизиты: «Наименование счета». «Номер банковского счета». «Наименование банка организации». «Корреспондентский счет». «БИК».
«Наименование счета» — это «внутреннее» название банковского счета, например, «валютный», «главный» и т.д. Это название будет выводиться в различных списках, когда требуется выбрать банковский счет.
Прямые расчеты. Большинство банков являются участниками прямых расчетов. В этом случае для оформления платежных документов указываются реквизиты банка, обслуживающего организацию. При вводе нового элемента справочника флажок «Прямые расчеты» первоначально установлен: предполагается, что банк организации является участником прямых расчетов в банковской системе Российской Федерации.
Если банковский счет открыт в филиале головного банка или расчеты ведутся через другой банк, с которым банк организации поддерживает корреспондентские отношения, флажок «Прямые расчеты» следует отключить.
В этом случае становятся доступными для редактирования элементы, объединенные в группу «Расчетный банк», в которые следует ввести реквизиты расчетного банка.
При нажатии на кнопку «ОК» выполняется контроль номера счета, номеров корреспондентских счетов и БИК основного и расчетного банка: проверяется допустимая длина номеров счетов и БИК и правильность указания номеров счетов и БИК по алгоритму проверки правильности расчета контрольного ключа. В случае какого-либо сомнения функция проверки выдает соответствующее сообщение в окно сообщений. Тем не менее, информация о банковском счете будет записана в справочник. В этом случае необходимо вернуться к редактированию элемента справочника и проверить правильность ввода номеров счетов и БИК.
Кнопка «Изменить» открывает для редактирования заполненный диалог с информацией о расчетном счете, выбранном в списке.
Кнопка «Удалить», независимо от установки режима удаления в параметрах системы, удаляет счет из списка счетов закладки «Расчетные счета», одновременно помечая на удаление этот счет в справочнике «Расчетные счета».
Для отмены пометки на удаление расчетного счета следует открыть справочник «Расчетные счета» и в форме списка снять пометку на удаление.
Кнопка «Использовать», устанавливает счет используемым по умолчанию. В счетах требованиях на оплату указываются данные банковского счета контрагента, который установлен в режим использования по умолчанию. Такой банковский счет всегда показывается в первой (верхней) строчке списка банковских счетов контрагента.
Закладка «Кредиты»
На закладке «Кредиты» предлагается заполнить реквизиты «Валюта взаиморасчетов». «Валюта кредита». «Сумма кредита».
«Валюта взаиморасчетов» и «Валюта кредита» выбираются из справочника валюты. Число, вводимое в реквизит «Сумма кредита», показывает, на какую сумму данному контрагенту открыт кредит.
Закладка «Доп. инфо»
На закладке «Доп. инфо» можно ввести дополнительную информацию о контрагенте. Поле «Цвет контрагента в шахматке» позволяет выбрать цвет, которым в шахматке номерного фонда будет отмечаться бронь и размещения, у которых данный контрагент является заявителем.
История изменений элемента справочника сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме элемента справочника справа от кнопки поиска элемента в списке.
Замечание. Удалить запись о контрагенте можно только из одной специальной группы контрагентов, под условным названием «Корзина». Из других групп записи сначала переносятся в группу «Корзина», а потом, при необходимости, могут быть удалены.
Замечание. Группа, условно названная «Корзина», создается при первом запуске системы на этапе настройки, при этом ее наименование назначается константе «Удаленные контрагенты».
Справочник «Гости»
Справочник «Гости» хранит «карточки» физических лиц. т.е гостей и заявителей гостиницы и используется при создании документов и печати отчетов.
Регистрация новых гостей и заявителей обычно происходит из форм брони и размещения. Новые гости создаются из формы списка справочника «Гости» только в группе «Черный список». Для создания регистрационной карточки гостя нужно включить вывод гостей по группам, войти в нужную группу и нажать Insert.
Чтобы найти гостя по фамилии можно встать на колонку «Имя в системе», по мере набора первых букв фамилии курсор будет позиционироваться в списке.
Вы можете искать гостя и по другим реквизитам, таким как: фамилия, имя, отчество, гражданство, вид документа, номер документа, номер визы. Для этого надо воспользоваться «отбором по значению».
В нижней части формы справочника, для выделенного курсором гостя, показана информация о последнем проживании гостя и «паспортные данные».
Иерархическая структура справочника имеет два уровня. Гостей можно объединять в группы, что может облегчить поиск нужного гостя при работе с документами.
Записи в справочнике снабжены пиктограммами для обозначения мужчин, женщин и руководителей групп.
Для того чтобы найти размещение или бронь, по которым последний раз проживал или планировал проживать выбранный гость, можно воспользоваться кнопкой «Найти документ» или нажать Ctrl+Shift+F3.
Для того чтобы распечатать полную историю проживаний выбранного гостя, воспользуйтесь кнопкой «История проживаний».
Редактирование сведений о госте выполняется в диалоге — форме элемента справочника «Гости».
Диалог организован в виде картотеки. Сведения о госте объединены в группы. Доступ к той или иной группе выполняется выбором соответствующей закладки.
На всех закладках видимыми полями являются:
Системное имя гостя - имя гостя, как оно используется в системе. Системное представление образуется из фамилии гостя и первых букв его имени и отчества. Количество букв, которые сохраняются в имени и отчестве гостя, задаются константой «Количество букв в сокращениях». Если значение этой константы равно нулю, то имена и отчества не сокращаются.
Реквизиты «Количество проживаний», «Заезд», «Выехал», «Оплатил по», «Проживал в номере», «Регистрационный номер». Эти реквизиты заполняются автоматически, при проведении соответствующих документов, и хранят историю своих изменений со ссылками на документы, которыми эти изменения были вызваны. Для того чтобы просмотреть историю реквизита нужно выбрать пункт меню «Действия», подпункт «История значения». Реквизиты «Планируемый выезд» можно устанавливать вручную при заезде гостя или регистрации брони.
Закладка «Основные»
На закладке «Основные» заполняются реквизиты: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Гражданство», «Дата рождения», «Пол». «Телефон», «ИНН», флажок «Руководитель группы».
¦ф1 Карточка гостя:Проживагощие.АРХИПКИНА О. П. (10.12.2004)
Основные 1 Удостоверение | Адреса | Дети дс
14 лея
1 Примечания
1
Имя в системе:
(архипкина 0. П.
«L
ИІ в: Проживающие
Фамилия:
|Ц.Н1!1.1Ы!1!М
Имя:
[Ольга
Дтчество:
1 Петровна
Гражданство:
ІР0ССИЯ |...|
Лата
рождения:
|08 07.19G8 \ш\
Пол:
(Женский U
Номер путевки:
1
ІелеФон:
1
03.01.03 21:25
ИНН
1-
Кол-во про ж.
1 5 Заезд: 109.12.2004
(14:00
План, выезд
|13.12.2004 [а||12:00
Прож. в ном.: |109 |-J Выехал: 102.11.2004
112:00
Оплатил по
|12.12.2004 (12:00
?К 1 Закрыть 1 Сеид, о регистр. |
эланки 1
Т ИПЫ ГОСТЯ 1
Реквизит «Гражданство» имеет кнопку «... », с помощью которой можно выбрать из списка страну. При создании нового гостя автоматически подставляется страна, заданная в константе «Базовая страна».
Реквизиты «Оплатил по» заполняются системой автоматически в процессе оплаты проживания. Однако, в программе предусмотрена возможность изменения этих реквизитов вручную.
Закладка «Удостоверение»
На закладке «Удостоверение» заполняются реквизиты «Вид документа». «Серия». «Номер». «Дата выдачи», «Кем выдан», «Воинское звание».
Вид документа удостоверяющего личность, который должен устанавливаться по умолчанию, можно указать в настройках параметров программы на закладке «Документы удостоверяющие личность. Способы разделения оплаты» отдельно для граждан базовой страны и иностранных граждан.
«Воинское звание» заполняется в том случае, если в реквизите «Вид документа» подставлен один из видов воинских документов.
Если страна гражданства гостя не базовая. То на форме доступен флажок «Начислять разовый сбор с иностранца». Если флажок включен и в настройках параметров программы заполнена константа «Услуга — разовый сбор с иностранного гостя», то гостю, при заезде, будет начислен разовый сбор.
Выставлять флажок вручную не обязательно, т.к. при заезде гостя задается вопрос «Нужно брать сбор?». При ответе «Да», флажок включается и гостю будет начислена стоимость услуги, которая определена в константе.
Закладка «Адреса»
На закладке «Адреса» заполняются поля «Место рождения» и «Фактический адрес жительства». Оба поля имеют кнопки «... », нажав на которые можно открыть доступ к справочникам стран, городов и т.д. Закладка доступна для гостей базовой страны и гостей из стран с безвизовым режимом, которым не выписываются миграционные карты.
Подсказки в форме заполнения адреса работают только для России в случае, если был загружен Всероссийский Классификатор Адресов. Файлы классификатора можно найти, например, на дисках информационно-технического сопровождения, подписка на которые открыта в фирме «1C» и у всех авторизованных франчайзи. Для загрузки файлов адресного классификатора предусмотрена регламентная процедура «Загрузка справочников». Файлы адресного классификатора не обязательно загружать полностью. Адреса могут быть загружены по регионам. Для того чтобы выбрать загружаемые регионы, необходимо воспользоваться обработкой «Настройка параметров конфигурации». На закладке «БД, Адреса, Цены, Подбор» есть кнопка «Регионы», нажав на которую можно выбрать загружаемые регионы (Enter или Двойной щелчок мышью на нужном регионе).
При включенном флажке «Нужна регистрация» в счет гостю, при заезде, добавляется стоимость регистрации (5 рублей для гостей из СНГ и России) при сроке проживания до 15 суток. При сроке проживания более 15 суток гости из СНГ, исключая россиян, платят за регистрацию 300 рублей). Если первоначально гость был поселен на срок менее 15 суток, то при продлении проживания и включенном флажке «Нужна регистрация» в счет гостя будет добавлена стоимость регистрации (300 рублей). Для того, чтобы программа начисляла стоимость регистрации должны быть созданы соответствующие услуги в справочнике «Услуги». Кроме этого, в настройках параметров конфигурации должны быть заполнены константы «Регистрация на срок менее 15 суток» и «Регистрация на срок более 15 суток».
Закладка «Дети до 14»
На закладке «Дети до 14» заносятся данные о прибывших вместе с гостем детях в возрасте до 14 лет. Эти данные используются при печати бланка временной регистрации в графе «вместе с ним (ней) зарегистрированы дети до 14 лет».
Закладка «Миграционная карта»
Данные миграционной карты для иностранных гостей заносятся в закладку «Миграционная карта». Закладка «Миграционная карта» появляется для гостей, у которых в реквизите «Гражданство» указана страна, которая не совпадает с базовой страной.
Если гость прибыл из-за пределов России, то необходимо выставить соответствующий флажок.
Закладка «Виза»
Визовые данные по иностранным гостям заносятся в закладку «Виза». Закладка «Виза» появляется для гостей, у которых в реквизите «Гражданство» указана страна, которая не относится к группе безвизовых стран.
Реквизиты на этой закладке не хранят историю изменений, однако, если гостю делается запись в журнал регистрации иностранных граждан, то визовые данные и данные миграционной карты сохраняются в записях журнала. Регламентированные отчеты для ОВИР работают по журналу регистрации иностранных граждан и покажут историю изменения визовых данных и данных миграционных карт гостей.
.......................,І.І,Ш.ЦЦ.І.ІІИИЩД | Jal*]
0 l^?
Основные I Удостоверение j Мигредисннея кврге Виза j Примечания j
Им:
ч в системе: |АРХИПКИНА 0. П.
й| Л| Б: Проживающие
Виг
.а: (123132065
Виг
іа выдана. 01.11.2004
ЗБ] В®
>а дней: | 90
Виг
іа с: ([10.11.2004
13
по: j07.02.2005 [§]
Закладка «Примечания»
На закладке «Примечания» заносятся дополнительные сведения о госте, его e-mail и источник информации, из которого гость узнал о гостинице. К дополнительным сведениям относится, например, информация о гостях, занесенных в «черный список» и т.д.
Для гостей занесенных в «черный список» появляется флажок «Запретить селить». Если он выключен, то при поселении такого гостя программа выдаст предупреждение, о том. что гость находится в «черном списке», но позволит завершить процедуру поселения. Если флажок включен, то поселить такого гостя будет невозможно.
При включении флажка «Обязательно сообщать» сообщение набранное в поле с дополнительной информацией будет показано портье, если при вводе нового гостя у него совпадут фамилия и инициалы.
Флажок «Руководитель группы» выставляется в случае, если все административные вопросы по размещению прибывшей группы гостей, должны решаться через регистрируемого гостя. В форме документа «Размещение» и в форме списка справочника «Гости» руководители группы отображаются пиктограммами людей с поднятой вверх рукой.
На всех закладках показывается наименование группа из справочника, в которой в данный момент находится запись о госте.
На каждой закладке присутствуют кнопки «Свид. о рег.» и «Бланки» для получения печатных форм «Свидетельства о регистрации» (Форма № 3). «Анкеты» (Форма № 1-Г) и заявления.
История изменений элемента справочника сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме элемента справочника справа от кнопки поиска элемента в списке.
Замечание. Удалить запись о госте можно только из одной специальной группы гостей под условным названием «Корзина». Из других групп записи сначала переносятся в группу «Корзина», а потом, при необходимости, могут быть удалены.
Замечание. Группа, условно названная «Корзина», создается при первом запуске системы на этапе настройки, при этом ее наименование назначается константе «Удаленные». Аналогичным образом создается группа с условным названием «Заявители» для физических лиц. от которых поступают заявки на поселение, группа с условным названием «Новые» для гостей, паспортные данные которых не занесены в справочник, группа «Черный список» для неблагополучных гостей, группа «Проживающие» и группа «Выехавшие».
Справочник «Типы гостей»
Справочник содержит перечень типов гостей. Используется для определения произвольных характеристик (качеств) присущих гостям. Примеры типов гостей: иностранец, ребенок, инвалид, турист. ?ІР и т.д. Гость может одновременно принадлежать к произвольным типам.
Типы могут быть назначены любому гостю, зарегистрированному в системе. Для этого в форме элемента справочника «Гости» необходимо нажать кнопку «Типы гостей» (F6). Выбранные «качества» гостя сохраняются в справочнике «Характеристики гостей», который подчинен справочнику «Гости».
Типы могут быть назначены любому тарифу, зарегистрированному в системе. Для этого в форме элемента справочника «Тарифы» необходимо нажать кнопку «Типы гостей» (F6). Выбранные «качества» тарифа сохраняются в справочнике «Характеристики тарифов», который подчинен справочнику «Тарифы».
Типы гостей могут использоваться для:
предоставления скидок/наценок (см. приказ о вводе скидок наценок);
фильтрации тарифов при выборе из справочника при поселении и бронировании (см. справочник тарифов), ведения списка социальных показаний для путевок и курсовок (см. путевки и курсовки).
Справочник «Утраченные документы»
Справочник содержит реквизиты утраченных документов удостоверяющих личность. При поселении гостей программа автоматически проверяет реквизиты гостя в справочнике и показывает предупреждение, при обнаружении совпадения.
Реквизиты утраченный документов удостоверяющих
_ |П| х|
Закрыть (FI 2) Ы Добавить диапазон номеров (F6) |
?
|Вид документа |
Серия
Номер
3
г-
Паспорт РФ
61
195180
?
ІА
Паспорт РФ
61
135181
3
IJ
Паспорт РФ
61
135182
111
Паспорт РФ
61
135183
и
Паспорт РФ
61
195184
и
Паспорт РФ
61
195185
и
Паспорт РФ
61
195186
и
Паспорт РФ
61
195137
ІА
Паспорт РФ
61
135188
й Добавить реквизиты утраченный документов
ОА ОА 0 ^
Добавить в базу реквизиты утраченных
документов удостоверяющих личность
Вид документа: Серия:
FI омер документа с: Примечание:
(аз
І811789 по: (8П790 (811789 - 811790)
(украдень) 
Справочники ведения Номерного фонда
Справочник «Номерной Фонд»
Справочник «Номерной фонд» предназначен для хранения списка всех имеющихся в гостинице номеров, а также для определения характеристик номера (тип номера, количество мест).
В справочнике предусмотрена многоуровневая структура. Это позволяет, при необходимости, объединять номера в группы, а группы, в свою очередь, в более крупные группы. Например, номера можно объединить в группы по этажам, корпусам, либо по любому другому признаку.
Замечание. Один и тот же номер не может принадлежать одновременно двум различным группам.
JslE
hi т нВ % еИь gsBBt7
Номерной фонд
а
I Закрыть [F12) | Размещение | Q | Прожив. | Состояния) Квоты |©|(^|ИЁі| Выселить |
LJ
| Номер |
Последнее размещение
Т ип номера
М... е.
LJ
Номерной Фчнд
j
Корпус 1
и
I
1 Этаж
и
101
Двухместный
2
j
~r
102
Двухместный
2
и
103
Т рехместный
3
j
104
Двухместный
2
и
105
Т рехместный
з Ч
E
L
E
Реквизит «Тип номера» заполняется путем выбора значения из выпадающего окошка с элементами справочника «Типы номеров».
Реквизит «Количество мест» содержит максимальное количество человек, которое гостиница планирует селить в этот номер.
Дата ввода номера в эксплуатацию заполняется автоматически при создании нового элемента. Эта дата учитывается в отчетах при расчете количества доступных мест за указанный в отчете период.
Дата вывода номера из эксплуатации заполняется автоматически при переносе элемента в группу «Корзина». Это специальная группа для хранения удаленных номеров. Номера из этой группы не показываются при подборе подходящего номера и не учитываются в отчетах, построенных на период после «даты вывода» номера.
Замечание. Номера показываются в порядке кодов. Для изменения этого порядка, а также для переноса номера из одной группы в другую, нужно пользоваться обработкой «Управление порядком номеров», которая вызывается по нажатию Shift+F5. После окончания редактирования положения номеров в списке нужно вызывать обработку «Авт. уст. порядка номеров в НФ» из меню «Сервис».
Форма списка справочника «Номерной фонд» содержит кнопки — «Закрытъ», «Размещение», «Сводка по состоянию номера», «Проживающие», «Состояния», «Квоты» , «Не оплаченные телефонные разговоры из номера», «Печать справочника», «Управление порядком номеров», «Выселитъ», «Отмена выселения».
Кнопка «Размещение» (Ctrl+Shift+F3) позволяет открыть форму документа размещение, по которому в выбранном номере на рабочую дату и время проживают гости. Если в номере проживают несколько гостей и они были оформлены разными документами, то сначала будет показан список, где нужно выбрать нужного гостя.
Замечание. Для пользователя с интерфейсом «Портье» нажатие Enter на выбранном номере срабатывает так же как и нажатие на кнопку «Размещение», т.е. открывает документ размещение, которым был поселен гость в этот номер.
Кнопка «Сводка по состоянию номера» (F2) открывает отчет «Карточка номера».
Кнопка «Проживающие» (Ctrl+F2) имеет два выбора. При выборе «Сегодня» будет показан отчет о проживающих в номере за весь день. При выборе «На текущее время» будет показан отчет о проживающих в данный момент.
С помощью кнопки «Состояния» можно распечатать список состояний выбранного номера на рабочую дату и время.
С помощью кнопки «Квоты» можно определить, в какие квоты входит данный номер.
С помощью кнопки «Печать не оплаченных тел. разговоров» можно распечатать список не оплаченных на рабочую дату и время телефонных разговоров из выбранного номера или группы номеров.
С помощью кнопки «Печать справочника» можно распечатать список номеров с выбранными реквизитами.
Кнопка «Выселить» (Shift+F8) служит для проведения процедуры выселения. Если гость в номере жил не один, то будет предложен список гостей, в котором нужно отметить тех, кого надо выселить. Если после выселения у гостя остался долг, то будет выведено предупреждение.
Непосредственно после того, как нажали кнопку «Выселитъ», появляется кнопка «Отмена выселения», которая позволяет отменить последнее выселение. Эта кнопка предусмотрена на случай, если ошиблись в выборе номера при выселении. См. также Главу 4, раздел «Выселение гостей».
Если включить флажок «Без удаленных», то в списке номеров не будут показаны номера, помеченные на удаление или выведенные из эксплуатации.
Замечание. При включенном фильтре «Без удаленных» позиционирование в списке по мере набора номера происходит только сверху вниз.
Подбор подходящих номеров
Справочник «Номерной фонд» имеет дополнительную форму для подбора подходящих (свободных) номеров. Из документов «Размещение» и «Резервирование» форма вызывается по нажатию кнопки «Подбор подходящих номеров» и при выборе меню «Что свободно».
При открытии из документа требуется заполнить таблицу «Выбранные номера». Строки из этой таблицы перейдут в табличную часть документа. Двойным щелчком мыши по строке таблицы выбранных номеров открывается меню. Если выбрать пункт «Удалить номер», то будет удалена выбранная строка. Если выбрать пункт «Выбрать номер», то в параметрах отбора, поля «тип номера» и «вид размещения» будут заполнены значениями из выбранной строки, и список подходящих номеров будет перестроен на новые параметры.
В параметрах отбора указывается период, на который нужно подобрать номера - реквизиты «Дата/время с» и «Дата/время по». Указываются также «тип номера», «вид размещения» и «квота». Значения полей «Тип номера», «Вид размещения» и «Квота» задается выбором значений из соответствующих справочников. При этом в табличной части формы останутся номера, удовлетворяющие заданным признакам, свободные на заданный период. Если поле в отборе оставить пустым то оно не будет учитываться при подборе номера.
При отборе номеров можно также учесть состояние номера. Свойства номеров перечислены в справочнике «Свойства номеров». Состояние номера — это произвольное свойство, характеризующее номер на указанном промежу тке времени. Состоянием может быть ремонт номера, наличие в номере недостатков, либо, например, вид на море из окна номера.
Рядом с параметрами отбора показан список учитываемых при отборе состояний номеров («Учит, состояния»), В этом списке галочками отмечены те состояния, которые учитываются при построении списка подходящих номеров. Если, например, у свойства «Телефон» выключен флажок, то в список попадут и номера с телефоном, и номера без телефона. Если же этот флажок включить, то в список попадут только номера в которых есть телефон.
После того, как изменили параметры отбора, нужно нажать на кнопку «Пересчитать» (F7), и список будет построен по новым параметрам.
Замечание. Если вы изменили только набор учитываемых состояний и не меняли другие параметры отбора, то можно просто дважды щелкнуть по списку состояний, и список подходящих номеров будет перестроен, причем быстрее, чем по нажатию на кнопку «Пересчитать», т.к. в этом случае программа проверяет только состояние номеров и не перепроверяет занятость и резервирование.
В списке подходящих номеров 4 колонки. В первой показано собственно наименование номера.
В колонке «Есть» перечислены свойства номера, причем отображаются только те свойства, у которых включен флажок «Показывать в форме подходящего номера» и заполнено сокращенное название свойства (см. раздел «Справочник Свойства»).
В колонке «Статус» показывается:
1. количество занятых (#) и свободных (О) мест в номере. Если мест в номере больше 10, то выводится строка (X/Y), где X - число занятых мест в номере, Y - общее число основных мет в номере;
2. Если на период отбора в номере кто-либо проживал, то показывается пол проживающего (Ж - женщина, М -мужчина. ? - неизвестен). Если на период отбора в номере зарезервированы места, то резервирование отображается буквой 'р' + пол гостя. Невыехавшие гости отображаются буквой 'н' + пол гостя. В скобках указан код-ISO страны гражданства гостя, если страна отлична от константы «Базовая страна». Если в номере проживают несколько гостей из одной страны одного пола, то эти гости отображаются строкой «(s)nP»_ где s - код-ISO страны гражданства гостя, п - количество таких гостей, Р - пол гостей.
3. Период времени, когда номер был последний раз на уборке.
4. Дата и время освобождения номера последним выехавшим гостем.
5. Дата планируемого выезда и количество занимаемых мест не выехавшими гостями.
6. Дата первого, после планируемого выезда резервирования.
При определении даты и времени, когда номер был последний раз на уборке и даты и времени последнего освобождения номера программа просматривает историю назад от даты начала периода отбора на количество дней, которое указывается в настройках параметров программы на закладке «БД, Адреса. Подбор. Цены». При поиске резервирований позже даты планируемого выезда гостя данные также просматриваются вперед на число дней, которое указывается в настройках параметров программы.
В колонке «Тип номера» показан тип номера.
По кнопке «Сводка по состоянию номера» (F2) открывается отчет «Карточка номера» для выбранного курсором номера.
По кнопке «Состояния» (Ctrl+F2) показывается отчет по состояниям выбранного номера на текущие дату и время
Кнопка «Что показывать» (F8) последовательно переключается по трем состояниям. Сначала на ней написано «Такой же тип» и при нажатии на эту кнопку список подходящих номеров будет построен таким образом, что будут показаны все номера, выбранного в параметрах отбора типа, в том числе, и занятые номера, и зарезервированные. Надпись на кнопке сменится на «Все номера».
При следующем нажатии отключится фильтр по типу номера и будут показаны все номера в номерном фонде, кроме тех, что были отфильтрованы по состоянию. Надпись на кнопке смениться на «Подх. номера».
При следующем нажатии список подходящих номеров вернется к исходному состоянию, т.е. будут показаны только свободные номера, удовлетворяющие параметрам подбора.
Существует облегченная форма подбора подходящего номера. Эта форма предназначена для быстрого выбора свободного номера при поселении или оформлении резервирования. Эта форма открывается при переходе в поле «Номер» в табличной части документа. Список подходящих номеров на этой форме строится по параметрам из строки табличной части документа, из которой был вызван выбор номера. С помощью кнопок «ТН». «ВР» и «ДО» можно изменить соответственно «тип номера», «вид размещения» или «дату по». По нажатию на одну из этих кнопок снова откроется форма документа, который вы оформляли, но курсор будет стоять на том поле, которое нужно изменить. После изменения нужно снова щелкнуть или перейти клавишей Tab в поле «Номер». При этом список подходящих номеров будет перестроен по новым параметрам.
Изменить список учитываемых состояний можно нажав кнопку «Фильтр» (F6): вам будет показан список, где галочками отмечены состояния, которые учитываются при подборе.
Справочник «Типы номеров»
Справочник предназначен для хранения списка типов номеров номерного фонда гостиницы. Используется при заполнении соответствующих реквизитов в документах и справочниках.
Справочник позволяет группировать типы номеров в группы. В реквизите «Наименование» указывается название типа номера. В реквизите «Кол-во мест» указывается количество основных мест в номере. Реквизит «Порядок сортировки» позволяет упорядочить типы номеров в списке в нужной последовательности.
Внимание: Если в течение периода эксплуатации программы вы изменили группировку типов номеров, например переместили тип номера из одной группы в другую или добавили новую группу типов номеров, то обязательно выполните процедуру автоматической установки порядка номеров в номерном фонде (меню «Сервис/Авт. уст. порядка номеров в НФ» в интерфейсе администратора программы). Если эта процедура выполнена не будет, то функция подбора подходящих (свободных) номеров будет работать не правильно при установке фильтра по группе типов номеров.
Справочник «Виды размещения»
Справочник хранит список возможных видов размещений гостей. Например: «дополнительная кровать», «место», «номер».
Виды размещения
я Я I Щ Щ Е- В Of 
наименование;
весь номер (весь номер занимается или нет — значения «да»/«нет»);
количество занимаемых мест.
Если в реквизите «Весь номер» стоит «Да», то реквизит «Количество мест» закрыт для ввода.
Возможно создание видов размещений, по которым количество мест равно нулю. Примером может являться вид размещения «совместное проживание». Такой вид размещения имеет смысл вводить, если стоимость, например двухместного номера, занятого семьей, отличается от суммы стоимостей двух мест в этом номере в случае проживания в нем совместно, по виду размещения «место», двух «чужих» друг другу людей.
Справочник заполняется вручную при настройке работы системы, новая строка вводится нажатием кнопки «Новая строка» на панели кнопок или клавишей «Ins». Для редактирования ранее введенной строки нужно дважды щелкнуть на соответствующем элементе справочника.
Справочник «Статусы строк брони»
Справочник хранит список возможных статусов строк бронирующих документов. Статусы позволяют разделять бронь на подтвержденную и не подтвержденную. Учитывать причины отмены брони. Для каждого статуса нужно указать действует ли бронь с этим статусом или нет. Если реквизит «Активно» установлен в «Да», то бронь с таким статусом будет действовать. Иначе бронь будет снятой.
Справочник «Виды путевок»
Справочник хранит список возможных видов путевок и курсовок. Может использоваться как дополнительный разделитель учета в отчетах по реализации путевок и курсовок.
Справочник «Времена суток»
Справочник «Времена суток» обычно используется при работе с гостями в пансионатах или санаториях. В справочник вносят типичные времена заезда или выезда гостей, например: завтрак -10:00, обед -14:00, ужин -19:00.
При работе портье могут не вводить времена вручную, а выбирать из списка подходящие. Такой выбор гарантирует правильное начисление гостям услуг питания.
В пансионатах, с точки зрения терминологии, принято говорить, что гость проживает, например, с завтрака (утра) понедельника по ужин (вечер) пятницы. Явное указание времени заезда или выезда обычно не используется.
Справочники ведения номенклатуры услуг
Справочник «Услуги»
Справочник предназначен для хранения списка услуг, оказываемых гостям и сторонним посетителям в гостинице.
Используется при заполнении соответствующих реквизитов в документах и справочниках.
Справочник имеет два уровня. Это позволяет объединять услуги в группы, что облегчает и ускоряет поиск нужной услуги, при заполнении соответствующих реквизитов в документах.
В справочнике указываются:
наименование;
секция;
единица измерения услуги;
валюта;
цена;
ставка НДС; ставка НП; тип услуги; период; расчетный час; вид расчета;
«Наименование» услуги вводится вручную.
Реквизит «Секция» выбирается из выпадающего списка значений справочника «Секции» и позволяет «привязать» текущую услугу к той или иной секции (отделу). Указывать секцию не обязательно.
Реквизит «Ед. изм.» — единица измерения услуги — нужен для «читаемости» некоторых отчетов. Для услуги «Проживание» можно написать «сутки» или «полусутки», для услуги «Завтрак» — «раз». Заполнять реквизит не обязательно. Цена услуги вводится вручную. Если услуга основная, т.е.будет начисляться гостям по тарифу проживания, то цену услуги можно не указывать, т.к. она будет переопределена в приказах об изменении тарифа.
Если включен флажок «Пересчет цены при изменении суммы», то в документах оказания услуг при изменении суммы услуги будет пересчитываться цена. Если флажок выключен, то будет пересчитываться количество.
Включите флажок «Разрешить менять цену», чтобы в документах, которыми регистрируется оказание дополнительных услуг, пользователи могли редактировать цену. Если флажок выключен, то в документы подставится цена из справочника. Изменить цену в документе будет не возможно. Флажок не действует на основные услуги, которые начисляются по тарифу проживания, т.е. у таких услуг цену менять нельзя в любом случае.
Включите флажок «Печать в счетах отдельной строкой», чтобы печатать услугу в счетах. Если флажок выключен, то услуга не будет печататься в счетах. Действует только при использовании режима «Печать в счетах одной строкой», который включается флажком в тарифе.
Флажок «Ввод суммы с НП» действует для услуг, у которых свободная цена (флажок "Разрешить изменять цену" включен) и включен режим пересчета цены при изменении суммы. При выборе такой услуги программа просит указать сумму. Если сумма по услуге известна с налогом с продаж, то флажок должен быть включен. Иначе -выключен.
Если включен флажок «Спрашивать доп. информацию при подборе в счета», то при регистрации услуги пользователю будет показано диалоговое окно для ввода дополнительной информации по этой услуге. Введенная доп. информация сохраняется в поле описание и печатается в счете.
«Тип услуги» может принимать одно из трех значений: «периодическая», «разовая», «разовый сбор». Значение выбирается из выпадающего списка.
Если тип услуги установлен в значение «разовый сбор» то услуга добавляется только один раз - при заезде. Начисление происходит только если услуга определена в приказе по тарифу или является значением констант определяемых в настройках конфигурации на закладке «Услуги» в разделе «Разовые сборы».
«Вид расчета» может быть указан только для периодических услуг и определяет алгоритм расчета количества услуги по периоду проживания гостя, периоду услуги и расчетному часу. Значение выбирается из выпадающего списка.
Реквизит «Ставка НДС» — налог на добавленную стоимость — принимает значения: 20%, 18%, 10%, 9%, «Без налога (НДС)», выбирается из выпадающего списка значений.
Реквизит «Ставка НП» — ставка налога с продаж — выбирается из выпадающего списка значений. Ставки налога с продаж определяются в справочнике «Ставки НП».
В поле реквизита «Период» вводится временной промежуток, через который оказывается данная услуга. Значение выбирается из выпадающего списка, заполняется для периодических услуг.
В поле реквизита «Расчетный час» вводится время выполнения услуги, заполняется вручную для периодических услуг.
Ввод описанных реквизитов или их редактирование осуществляется комбинацией клавиш (Shift+Enter) или после двойного щелчка на поле.
Флажок "Оказание разносить по дням" нужно включить, если необходимо, чтобы при оказании этой услуги документом "Доп. услуги по дням", при расчете оказания услуг за период, услуга попадала в те дни, которые указаны в документе. Услуга должна быть периодической и у нее должен быть указан расчетный час. Расчетный час является временем, которое принимается временем оказания услуги.
Флажок "Оказание разносить по минутам" нужно включить, если необходимо, чтобы оказание услуги разносилось по периодам согласно числу минут, которое попадает в каждый из периодов. Оказание для последнего периода рассчитывается как разность между общей суммой за услугу и суммой, приходящейся на предыдущие периоды.
Справочник редактируется вручную. Добавить новую группу можно с помощью кнопки «Новая группа» (Ctrl+F9), новая услуга добавляется при нажатии кнопки «Новая строка» (Ins). Удалить услугу можно только из одной специальной группы услуг, под названием «Удаленные». Из других групп услуги сначала переносятся в группу «Удаленные», а потом при необходимости могут быть удалены.
Замечание. Группа, условно названная «Удаленные», создается при первом запуске системы на этапе настройки, при этом ее наименование назначается константе «Удаленные». Аналогично должна быть заведена группа «Специальные», в которую входят услуги: «Проживание», «Телефонные переговоры», «Телевизор», «Холодильник», «Опоздание». «Бронь», «Дополнительное место».
Если пользователя интересует список тарифов, в которые входит данная услуга, то для этого нужно нажать кнопку «Тарифы».
Виды расчета периодических услуг:
Проживание суточное - используется для расчета продолжительности проживания. Если гость заехал до р/ч, то кол-во 1 до р/ч следующих суток. Если заехал после р/ч, то кол-во 1 до времени заезда следующих суток. Если период проживания больше суток и планируемый выезд позже р/ч, то к суткам добавляем количество часов между временем выезда и р/ч. Если получается разница больше 6 часов, то добавляем пол-суток, если получается разница больше 12 часов, то добавляем сутки. Этот вид расчета может быть выбран только если у услуги указан расчетный час и период - сутки.
Проживание по пол. суток - используется для расчета проживания или питания. Если гость заехал до р/ч, то кол-во 1 до р/ч следующих суток. Если заехал после р/ч, то кол-во 1 до времени заезда следующих суток. Если период проживания больше суток и планируемый выезд позже р/ч более чем на 6 часов, то к суткам добавляем полсуток. Если количество часов между временем выезда и р/ч больше 12, то добавляем сутки. Этот вид расчета может быть выбран только если у услуги указан расчетный час и период - сутки.
По расчетному часу - используется для расчета проживания. Если гость заехал до р/ч, то кол-во 1 до р/ч следующих суток. Если заехал после р/ч, то кол-во 1 тоже только до р/ч следующих суток. Если период проживания больше суток и планируемый выезд позже р/ч, то если получается разница больше значения константы «часов бесплатно», то добавляем сутки. Этот вид расчета может быть выбран только если у услуги указан расчетный час и период сутки.
Проживание почасовое - используется для расчета проживания без расчетного часа. Если гость жил меньше, чем сутки (период услуги), то начисляются 1 сутки, если больше, то почасовой расчет. Во всех остальных случаях почасовой расчет.
Переходы - количество переходов через расчетный час за период проживания. Для этого вида расчета обязательно требуется наличие расчетного часа у услуги.
Питание - количество переходов через расчетный час за период проживания. Для этого вида расчета обязательно требуется наличие расчетного часа у услуги. Отличие от вида расчета «переходы» в том, что если гость заехал до расчетного часа проживания и до расчетного часа услуги питания, то первый переход пропускается. Т.е.
если расчетный час проживания 12:00, расчетный час питания 08:00, и если гость заехал в 01:00 на 1 сутки, то питание ему будет начислено только на дату выезда.
Целое - считается целая часть от частного между продолжительностью проживания и периодом услуги
Полное - частное между продолжительностью проживания и периодом услуги всегда округляется вверх до целого значения. Например 2.1 до 3
Точное - частное между продолжительностью проживания и периодом услуги.
Округлять - частное между продолжительностью проживания и периодом услуги, округляется до целого по обычным правилам округления (1.5 -> 2)
Округлять вниз - частное между продолжительностью проживания и периодом услуги округляется, причем 1.5 -> 1, а 1.6 -> 2.
Справочник «Наборы услуг»
Наборы услуг используются в договорах, размещении и бронировании при определении списка услуг, которые оплачивает контрагент и при работе с общими актами, для определения списка услуг, которые попадут в акт.
Сгруппировав некоторые услуги в набор вы можете указать, что, например, услуги из этого набора будут оплачены контрагентом, а все остальные услуги будут оплачены гостями.
Набор можно использовать в документе «Общий акт». Обычно в «Общий акт» подбираются не оплаченные размещения. При этом к оплате попадают все услуги, начисленные по этим размещениям. Если в «Общем акте» выбрать набор услуг, то к оплате останется только сумма, начисленная по услугам из этого набора, (см. также документ «Общий акт»)
Наборы можно группировать. Любая услуга может одновременно входить в несколько наборов услуг.
Оплата услуг
Справочник «Способы оплаты»
Способы оплаты определяют, каким образом клиенты оплачивают оказанные услуги. На практике клиент может оплатить услуги наличными, перевести деньги на расчетный счет гостиницы, оплатить оказанные услуги из залога (депозита) внесенного при заезде, оплатить какой-либо кредитной картой.
Все способы оплаты, принятые в Вашей организации, должны быть добавлены в справочник. После этого, при формировании счетов. Вы сможете выбирать нужный из выпадающего списка.
Тип способа оплаты, определяет как суммы будут проводиться по фискальному регистратору. В ФР определены четыре типа оплаты. Первый тип оплаты — наличные, остальные типы не увеличивают сумму наличных в ККМ.
Если вы не используете фискальные регистраторы, то и в этом случае можно установить, например, для способа оплаты «VISA» тип оплаты 2, тогда суммы оплаты по визе не будут увеличивать сумму наличности в кассе по отчету кассовой смены в программе. Если вы не используете пластиковые карты, то реквизит тип оплаты можно оставлять пустым. Пустое значение типа способа оплаты аналогично выбору типа «Наличные».
Флажки на форме способа оплаты:
«По ККМ» - определяет, будут ли счета, оплаченные по этому способу оплаты проводиться по ККМ. Т.е. все счета выписанные с этим способом оплаты будут привязаны к ККМ установленной на рабочем месте, и в конце смены все эти счета попадут в отчет кассовой смены. Если на рабочем месте используется фискальный регистратор, то при проведении счета с таким способом оплаты будет пробит чек на ФР.
«Не изменяет выручку по кассе в X и Z отчетах» - используется у способов оплаты для счетов на возврат и счетов, которые зачитывают внесенный залог. Если включен, то счета на возврат, проведенные этим способом оплаты, будут «проходить» по ККМ (флажок по ККМ включен), но не будут уменьшать сумму наличных в кассе и не будут пробиваться по фискальному регистратору. Использование данного флажка имеет смысл только при включенном в настройках параметров конфигурации режиме контроля над возвратами.
• «Оплата включает налог с продаж» - если флажок включен, то счета выписанные с таким способом оплаты будут учитывать налог с продаж.
• «Доступен в документах внесения/выплаты залогов» - если флажок включен, то этот способ оплаты можно выбрать в документах «Внесение залога» и «Выплата залога».
• «Зачитывает залог в счет оплаты услуг» - если флажок включен и если в документах «Счет» и «Счет по доп. услугам» выбрать такой способ оплаты, то сумма залога на счету гостя будет зачтена в оплату услуг этого счета.
• «Нужно вводить доп. информацию» - если флажок включен, то при выборе такого способа оплаты программа потребует ввести дополнительную информацию. Типичным примером такого способа оплаты является кредитная карта, при выборе которой нужно вводить номер карты и код авторизации. Дополнительная информация выводится в аудиторском отчете «Аудит оплаченных услуг».
• «Кредитная карта» - включите флажок, если этот способ оплаты какой-либо кредитной картой. Для каждого вида кредитных карт, которые вы принимаете к оплате, нужно создавать свой способ оплаты. Удобно в качестве наименования способа оплаты использовать наименование вида кредитной карты. Флажок учитывается при выгрузке данных в бухгалтерию.
• «Тип карты» - заполняется только если нужно вести раздельный учет оплаты услуг по типам кредитных карт, и в отчете кассовой смены получать итоги отдельно по этим типам. Если оставить поле незаполненным, то в отчете кассовой смены будет только общий итог по кредитным картам без разделения по типам; и, при выборе этого способа оплаты, тип кредитной карты нужно будет выбрать вручную.
Процент отчислений сторонней организации заполняется, если часть стоимости услуг оплаченных данным способом отчисляется какой-либо другой организации, например, банку обслуживающему кредитные карты. Сумма отчислений считается аудиторскими отчетами по выписанным счетам.
Способы оплаты, при выборе на формах документов, сортируются по коду.
Справочник «Типы кредитных карт»
Справочник обслуживаемых организацией типов кредитных карт. Примеры: Visa. Diners Club. Cirrus. American Express. ... При регистрации карт необходимо указать вид карты: Карта с магнитной полосой. Смарт-карта. Для разных видов карт регистрируется разный набор параметров платежа. Набор параметров, которые регистрируются при оплате услуг кредитными картами зависит от физического вида кредитной карты:
1. Карты с магнитной полосой - обычные кредитные карты. Регистрируются: Номер карты. Имя на карте. Срок действия. Код авторизации. Номер операции
2. Смарт-карты - кредитные карты с чипом. Регистрируются: Номер карты. Код банка (отделения). Номер счета. Сертификат карты клиента. Сертификат терминала.
Справочник «Способовразделения оплаты»
В этом справочнике определяется список используемых способов разделения оказанных услуг на услуги, оплачиваемые контрагентом и услуги, оплачиваемые самими гостями. Разделение оплаты можно указывать только при размещении или бронировании от контрагента.
Способы разделения оплаты базируются на перечислении видов разделения оплаты:
• Всё контрагент - все услуги, которые будут оказаны гостям контрагента, будут им оплачены;
• Всё гостъ - за всё платит гость;
• Контрагент по тарифу - Контрагент оплачивает только основные услуги по тарифу. За всё остальное платит гость
• Контрагент сумму по брони - контрагент оплачивает указываемую сумму за основные услуги по всем размещениям на основании брони. Разницу оплачивают сами гости. Сумма и валюта указываются у брони на закладке «Параметры». Доп. услуги всегда оплачивают сами гости.
• Контрагент сумму за сутки - контрагент опл. указанную сумму в сутки (без НП) за основные услуги. Разницу оплачивают сами гости. Доп. услуги всегда оплачивают сами гости.
• Гостъ сумму за сутки - гость оплачивает указанную сумму в сутки (с НП) за основные услуги. Разницу оплачивает контрагент. Доп. услуги всегда оплачивают сами гости.
• Контрагент процент по тарифу - контрагент оплачивает процент от суммы за основные услуги по тарифу.
• Контрагент набор услуг - контрагент оплачивает услуги, которые входят в выбранный набор услуг.
• Гостъ набор - гость оплачивает только те услуги, которые входят в выбранный набор услуг.
Способы разделения оплаты можно группировать и по группам настраивать права доступа пользователей.
Справочник «Секции»
Справочник секций или отделов используется для логического разделения сумм в отчете кассовой смены на группы по номерам (названиям) секций. Любая услуга может быть привязана к конкретной секции. В отчете кассовой смены итоги по услугам будут сгруппированы по секциям.
Если на рабочем месте подключен ККМ в режиме фискального регистратора через «Общий драйвер ККМ» (). то у секции можно указывать ставку налога с продаж. В этом случае возможна печать чеков на ККМ с печатью строки «Включая налог ставка налога с продаж %» по каждой строке чека. Ставка налога при выделении берется у секции. Пользователь должен вручную заполнить таблицы секций и ставок налогов в параметрах ККМ так. чтобы справочник секций в конфигурации и настройки ККМ совпадали. При печати чека ККМ берет ту ставку налога, у которой номер строки в таблице налогов совпадает с номером секции. Замечание: Не указывайте значения ставок налога с продаж у секций, если вы не планируете работать с фискальными регистраторами.
В справочнике указываются: номер секции; наименование секции; ставка НП. ставка НДС
вид движения денежных средств в бухгалтерии
«Номер секции» и «Наименование» секции вводится вручную.
Реквизит «Ставка НП» — налог с продаж — выбирается из выпадающего списка значений и позволяет привязать все услуги из кассовой секции к определенной ставке налога. Программа запретит выбор других ставок для услуг из этой секции.
Наименование вида движения денежных средств в бухгалтерии выбирается из справочника движений денежных средств. Используется при выгрузке документов вида "Закрытие кассовой смены" в "Приходные кассовые ордера" в бухгалтерии.
Справочник «Движения денежных средств»
Справочник движений денежных средств в бухгалтерии. Используется при выгрузке документов вида "Закрытие кассовой смены" в "Приходные кассовые ордера" в бухгалтерии.
В справочнике указываются:
наименование движения денежных средств; корр. счет;
субконто 1. субконто 2. субконто 3; флаг «Розничная выручка»; наименование торговой точки; флаг «Формировать проводки».
Наименование движения денежных средств вводится вручную и должно полностью совпадать с соответствующим наименованием движения денежных средств в «1С-Бухгалтерии», которое должно быть указано в приходном кассовом ордере.
В поле «Корр. счет» необходимо ввести номер корр. счета, в полях «Субконтоі». «Субконто2», «СубконтоЗ» указать субконто, которые должны выгружаться в «1С-Бухгалтерию» для данного движения денежных средств.
Если флаг «Розничная выручка» будет включен, тогда в выгруженном приходном кассовом ордере аналогичный флажок также будет включен, а в поле «Торговая точка» будет указано место хранения, наименование которого указано в поле «Торговая точка» справочника «Движения денежных средств».
Флаг «Формировать проводки» отвечает за то. будут ли формироваться проводки в выгруженном приходном кассовом ордере.
Справочник «Периоды»
В данном справочнике хранится список временных периодов, которые используются при определении периодичности услуг, оказываемых в гостинице.
Каждый элемент данного справочника описывается значениями реквизитов «Наименование» и «Период в часах».
В реквизите «Наименование» указывается условное наименование периода: «сутки», «полусутки» и т.п.
В реквизите «Период в часах» указывается длительность периода в часах.
Справочник заполняется вручную на этапе настройки системы или при появлении услуги с новым периодом.
Ведение тарифов
Справочник «Тарифы»
Данный справочник предназначен для хранения списка тарифов на основные услуги, оказываемые проживающим гостям. Тарифом в системе называется набор возможных видов проживания и услуг с ценами.
Справочник «Тарифы» используется при оформлении документов «Размещение», «Заявка», «Резервирование», «Путевка», «Курсовка», «Договор». Выбор тарифа в указанных документах определяет цены, по которым будет происходить обслуживание гостя.
Справочник имеет три уровня. Это позволяет объединять тарифы в подгруппы, а подгруппы в группы, что облегчает и ускоряет поиск нужного тарифа при заполнении соответствующих реквизитов в документах.
Справочник редактируется вручную. Добавить новую группу можно с помощью кнопки «Новая группа» (Ctrl+F9), новый тариф добавляется при нажатии кнопки «Новая строка» (Ins). Удалить тариф можно только из одной специальной группы тарифов, под названием «Корзина». Из других групп тарифы сначала переносятся в группу «Корзина», а потом, при необходимости, могут быть удалены при помощи регламентной процедуры «Очистить базу данных».
Список услуг, относящихся к выбранному тарифу, можно просмотреть, нажав на кнопку «Услуги в тарифе».
Изменить набор услуг, входящих в тариф, можно с помощью документа «Приказ об изменении тарифа».
Для того чтобы открыть документ, которым были внесены последние изменения в услуги тарифа, воспользуйтесь кнопкой «Показать цены». Для того, чтобы создать новый приказ об изменении цен нажмите кнопку «Изменить цены».
Тариф может быть «привязан» к определенному типу гостей. Для этого нужно на форме элемента справочника нажать кнопку «Типы гостей» (F6) и отметить нужные типы гостей клавишей Пробел. При выборе тарифа для гостя определенного типа будут доступны только те тарифы, у которых отмечен данный тип. «Привязка» тарифа к определенному типу гостей облегчает и ускоряет подбор подходящего тарифа при поселении гостей.
Если необходимо получить список тарифов, которые предназначены для поселения определенных типов гостей, то нажмите кнопку «Фильтр» (F8). На появившемся экране отметьте те типы гостей, которые следует учитывать.
Замечание. Группа, условно названная «Корзина», создается при первом запуске системы на этапе настройки, при этом ее наименование назначается константе «Тарифы, вышедшие из употребления». Группу нужно использовать для хранения устаревших тарифов, по которым существует история проживаний. Если тарифы в группе «Корзина» пометить на удаление, то при запуске регламентной процедуры «Очистка базы данных» программа будет пытаться удалить такие тарифы. Как только вся история проживаний по помеченному тарифу будет удалена, тариф автоматически удаляется из базы данных.
У тарифа можно указать период действия. Если период действия указан, то программа не позволит разместить гостей или оформить бронирование периодом, который начинается раньше или оканчивается позже периода действия тарифа. Если дата начала действия тарифа не указана, то считается что тариф действует с начала истории базы данных. Если не указана дата окончания периода действия тарифа, то считается, что тариф действует постоянно.
У тарифа необходимо указать услугу, которая будет использоваться для учета стоимости «занятости» номера, т.е. услугу - проживание. В приказах об изменении цен тарифа в качестве услуги проживания необходимо указывать именно ту услугу, которая указана у тарифа.
Термин услуга «проживание» относительный. Вы можете создать номер в номерном фонде, который будет называться «Сауна». При помощи документов бронирования вы можете планировать использование сауны гостями. При помощи размещений, выписывать счета гостям. Для этого вам необходимо создать отдельный тариф для сауны и указать в качестве услуги «проживание» у этого тарифа услугу «аренда сауны».
Поле «Набор услуг» в тарифе позволяет начислить по тарифу только те услуги из действующего «Приказа об изменении цен тарифа», которые входят в выбранный набор. Это используется в том случае, когда действует один «Приказ об изменении цен» для группы тарифов. Если набор услуг не выбран, то по тарифу начисляются все услуги активного «Приказа об изменении цен».
В тарифе можно также указать набор услуг, по которому будут начисляться скидки/наценки, указанные в строках размещений и брони. Если набор услуг не выбран, то скидки/наценки начисляются на все услуги активного «Приказа об изменении цен».
У тарифа можно указать время, в течение которого гость может бесплатно осматривать номер. Если гость проживал в номере меньше, чем указанное здесь число часов, то стоимость проживания гостю начисляться не будет. Для видов расчета «Проживание ...» этот параметр также указывает число часов, на которое гость может задержать выезд после расчетного часа без дополнительной оплаты.
При работе по расчетному часу можно указать, на сколько часов раньше расчетного часа могут заезжать гости и проживать до расчетного часа бесплатно. Если гости заезжают раньше, чем указанное здесь число часов, то они будут должны оплатить стоимость дополнительных суток проживания.
Включите флажок «Пропорциональный расчет стоимости проживания при переселении», чтобы рассчитывать стоимость проживания при переселении пропорционально часам, которые гость прожил в номерах. Т.е. если переселяем гостя в 19:00. то в старом номере он заплатит за сутки и 7 часов, а в новом номере за 17 часов за первые сутки. Если выключен, то программа рассчитает стоимость проживания на расчетный час. Не влияет на работу программы, если не установлен расчетный час для проживания.
Флажок «Округлять часы задержки до целого вверх» определяет способ округления задержки выезда гостя в часах. Используется только для вида расчета «Проживание суточное». Если включен, то в случае, если гость выезжает, например, в 15:15. ему будет начислено 4 часа задержки. Если выключен, то в случае, если гость выезжает, например, в 15:15. ему будет начислено 3 часа задержки.
Флажок «Почасовой расчет до р/ч» определяет способ расчета стоимости проживания при заезде до расчетного часа. Если включен, то расчет выполняется пропорционально часам до р/ч. Т.е. если гость заехал в 6:00 более чем на сутки, то он заплатит в первый период проживания дополнительно за 6 часов. Флажок влияет только на вид расчета «Проживание суточное». Не влияет на работу программы, если не установлен расчетный час для проживания. Если выключен, то гостю будут начислены дополнительно сутки проживания.
Флажок «Расчет до р/ч по пол суток» также определяет способ расчета стоимости проживания при заезде до расчетного часа. Если включен, то при раннем заезде гостя, но менее, чем за 12 часов до расчетного часа, начисляется дополнительно стоимость половины суток проживания. Если этот флажок выключен и выключен флажок «Почасовой расчет до р/ч». то дополнительно будет начислена стоимость целых суток.
Флажок «Начислять задержку после р/ч в первые сутки проживания» определяет способ расчета первых суток проживания гостя. Если флажок включен и гость задержался после расчетного часа, то в стоимость проживания будет добавлена стоимость задержки, даже, если с момента заезда гостя прошло меньше суток. Не влияет на работу программы, если не установлен расчетный час для проживания.
Если включить флажок «Скидки/наценки учитывать в цене услуг», тогда скидки/наценки по тарифу будут применяться к цене услуг. При выключенном флажке скидки/наценки начисляются отдельными строками.
Если скидки/наценки начисляются отдельными строками, и необходимо, чтобы при печати счетов они включались в стоимость услуги (сворачивались), то включите флажок «Сворачивать скидки/наценки». Если у тарифа выключен флажок «Сворачивать скидки/наценки», то в счетах гостям печатаются строки услуг с ценами без скидок и отдельными строками, строки с суммами скидок. Если флажок включен, то при печати цены услуг корректируются на сумму скидки/наценки и услуги печатаются одной строкой.
У тарифа можно включить флажок «Печать в счетах одной строкой». Флажок позволяет вести в программе раздельный учет услуг проживания и например питания, но в счетах гостям распечатывать полную стоимость проживания за сутки одной строкой. Если флажок не включен, то в счетах будут напечатаны строки для проживания и отдельно для питания.
Замечание: Режим печати услуг в счетах одной строкой не поддерживается для тарифов, по которым введены приказы об изменении тарифного плана.
Ведение списка свойств номеров
Справочник «Свойства номеров»
Справочник «Свойства номеров» используется для хранения списка дополнительных характеристик номеров. В качестве свойств могут выступать произвольные характеристики номера, как, например: на ремонте, на уборке, вид из окон номера на море, наличие телевизора и т.д.
Основной параметр свойства — блокировка номера. Если флажок «Свойство блокирует номера» включен, то программа будет учитывать это свойство при расчете числа заблокированных (на ремонте, аренде, и т.д.) номеров и мест в отчетах и обработках. Блокирующие свойства в форме списка отмечаются значком О
Группа параметров «При подборе номеров» позволяет определить должно ли это свойство учитываться при работе процедур поиска подходящих номеров.
Если флажок «Учитывать свойство по умолчанию» включен и включен переключатель «Показывать номера не в состоянии», то, при подборе номеров, по умолчанию не будут показаны номера, которые обладают этим свойством в течение периода, который пересекается с периодом поиска подходящих номеров.
Если флажок «Учитывать свойство по умолчанию» включен и включен переключатель «Показывать номера в состоянии», то, при подборе номеров, по умолчанию будут показаны только те номера, которые обладают этим свойством в течение всего периода поиска подходящих номеров.
Если включен флажок «Показывать краткое название», то при подборе подходящих номеров, если номер обладает этим свойством, в колонке «Есть...» у номера будет выводиться краткое название свойства. Эту возможность удобно использовать для обозначения наличия в номерах того или иного оборудования, обозначения направления вида из окон номера.
Ведение списка телефонных номеров
Справочник «Телефонные номера»
Справочник хранит список номеров телефонов, установленных в помещениях гостиницы. Указывать номер из номерного фонда у телефона не обязательно. Справочник не хранит историю перемещений телефонов из номера в номер. Эта история сохраняется в документах, которыми регистрируются телефонные разговоры из номеров (документы вида «Телефонные разговоры»).
Справочник редактируется только в форме списка.
В справочнике можно создавать группы для того, чтобы группировать данные о телефонных разговорах различных служб гостиницы. Наименования групп можно устанавливать по наименованиям гостиничных служб. Справочник заполняется вручную на этапе настройки программы.
Ведение списка квот номеров
Справочник «Квоты»
Под квотой подразумевается набор номеров, которым поставлен в соответствие контрагент или дирекция. Данный справочник предназначен для хранения списка квот. Квоты позволяют ограничивать диапазон номеров для выбора при размещении или бронировании.
Основное свойство квот — при размещении или бронировании без указания квоты, возможен выбор только тех номеров, которые не входят ни в одну из определенных в системе квот.
Если у квоты указать контрагента, то, при оформлении брони на данного контрагента, в документах бронирования будет автоматически установлена квота номеров этого контрагента.
Справочник имеет три уровня. Это означает, что квоты можно объединить в группы, например, по названию турагенства, а полученные группы объединить в группу под названием «Турагенства». Такая конструкция позволяет быстро найти необходимую квоту при работе с документами.
Справочник редактируется вручную. Добавить новую группу можно с помощью кнопки «Новая группа» (Ctrl+F9), новая квота добавляется при нажатии кнопки «Новая строка» (Ins). Удалить квоту можно только из одной специальной группы квот, под условным названием «Корзина». Из других групп квоты сначала переносятся в группу «Корзина», а потом при необходимости могут быть удалены.
Замечание. Группа, условно названная «Корзина», создается при первом запуске системы на этапе настройки, при этом она назначается константе «Квоты, вышедшие из употребления».
Список номеров, относящихся к выбранной квоте, можно просмотреть, нажав на кнопку «Номера в квоте».
Добавить номера в квоту или удалить номера из квоты можно с помощью документов «Приказ о вводе номеров в квоту», «Приказ об удалении номеров из квоты».
Ведение списка юридических лиц организации
Справочник «Фирмы»
Справочник «Фирмы» предназначен для хранения списка юридических лиц вашей организации. Фирму можно выбирать при оформлении документов оперативного учета. При этом на печатных формах этих документов будут указаны реквизиты выбранной фирмы.
По умолчанию у документов устанавливается фирма, которая указана в настройках параметров программы на первой закладке.
Отчет планового отдела «Оценка эффективности» позволяет отбирать данные по фирмам. Эту возможность можно использовать для получения финансовых показателей работы гостиницы в разрезе её юридических лиц.
Если фирма является филиалом и в счет-фактурах, выдаваемых данной организацией, в качестве продавца должна быть указана вышестоящая организация, тогда эту организацию необходимо указать в поле «Головная организация».
Часто используемые причины
Справочник «Типовые причины возвратов»
Используется для ведения списка типовых причин оформления счетов на возврат, возвратов залогов, возвратов предоплаты, возвратов оплаты контрагентам. При указании причины возврата пользователь может выбрать типовую причину из справочника или ввести произвольную с клавиатуры.
Справочник «Типовые причины предоставления скидок/наценок»
Используется для ведения списка типовых причин предоставления скидок/наценок гостям и контрагентам. При указании причины пользователь может выбрать типовую причину из справочника или ввести произвольную с клавиатуры.
Справочник «Типовые причины внесения/выплаты денег по ККМ»
Используется для ведения списка типовых причин внесения/выплаты денег из денежного ящика ККМ. При указании причины пользователь может выбрать типовую причину из справочника или ввести произвольную с клавиатуры.
Ведение списка источников информации о гостинице
Справочник «Источники информации о гостинице»
Справочник хранит перечень источников информации о гостинице - откуда гость узнал о нашей гостинице: от знакомого, из журнала, из рекламы по радио и т.д.
Источник информации заполняется в карточке гостя на закладке "Примечания".
Классификаторы
Справочник «Валюты»
Справочник «Валюты» предназначен для хранения списка валют и истории их курсов.
Справочник имеет одноуровневую структуру. Для каждого элемента справочника указывается код. краткое обозначение валюты, наименование валюты, кратность и курс.
При заполнении первых трех реквизитов рекомендуется руководствоваться Общероссийским классификатором валют ОК 014-94 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 365). Для наиболее распространенных валют эти реквизиты представлены в таблице.
Код
Краткое
Наименование валюты
валюты
обозначение
810
RUR
Российский рубль
826
GBR
Фунт стерлингов
840
USD
Доллар США
Реквизиты «Кратность» и «Курс» взаимосвязаны. В реквизите «Кратность» задается количество единиц иностранной валюты, за которое ведется котировка в рублях, а в реквизите «Курс» указывается текущий курс в рублях за указанное в реквизите «Кратность» количество единиц иностранной валюты. Например, котировка по доллару США ведется в рублях за 1 доллар США. Кратность в этом случае составляет единицу. Котировка по итальянской лире ведется в рублях за 1000 итальянских лир. Кратность в этом случае равна 1000.
При изменении текущего курса валюты, по которой ведутся расчеты с контрагентами и клиентами, необходимо открыть справочник «Валюты», выбрать курсором строку с нужной валютой и ввести новое значение курса данной валюты. Все предыдущие значения курса сохраняются вместе с датами их изменения и могут быть просмотрены или изменены в специальном окне, которое открывается выбором в меню «Действия» пункта «История».
Для просмотра курса валюты можно также воспользоваться кнопкой «Курсы валют», расположенной в верхней части формы справочника «Валюты», предварительно выбрав курсором интересующую валюту.
Курсы валют можно загрузить с сайта . Для этого на форме справочника валют нужно нажать кнопку «Загрузить курсы». В момент загрузки компьютер должен быть подключен к Интернету.
Для правильного формирования сумм в валюте прописью необходимо указать файл с расширением .spl. с необходимыми параметрами для данной валюты, (см. документацию по ІСЛредприятие 7.7)
Справочник «Ставки налога с продаж»
Данный справочник предназначен для хранения списка применяемых в организации ставок налога с продаж и используется в качестве реквизита в различных справочниках и документах конфигурации.
Каждый элемент данного справочника описывается значениями реквизитов: «Наименование» и «Ставка. %».
В реквизите «Наименование» указывается условное наименование ставки налога, например, «основная ставка», «льготная ставка», «без налога» и т.д.
В реквизите «Ставка. %» указывается конкретное значение ставки налога с продаж в процентах.
Реквизит «Налоговая группа» нужно заполнять только, если вы используете фискальный регистратор с драйвером ФР фирмы Штрих-М и хотите печатать на чеке значение ставки налога с продаж и. возможно, сумму налога с продаж по каждой услуге.
Налоговая группа 1 соответствует ставке в строке 1 таблицы ставок налогов в настройках драйвера ФР.
Налоговая группа 2 соответствует ставке в строке 2 таблицы ставок налогов в настройках драйвера ФР.
Налоговая группа 3 соответствует ставке в строке 3 таблицы ставок налогов в настройках драйвера ФР.
Налоговая группа 4 соответствует ставке в строке 4 таблицы ставок налогов в настройках драйвера ФР.
Справочник «Банки».
Используется для хранения информации о банках с которыми работаете вы или ваши контрагенты.
Справочник «Страны»
Предназначен для хранения списка стран мира.
Для правильной работы некоторых отчетов страны должны быть сгруппированы в две группы:
• «Группа безвизовых стран» - наименование группы безвизовых стран. Наименование можно изменить, однако эта группа должна быть установлена в константе «Группа безвизовых стран».
• «Визовые страны» - все остальные. Группа не обязательна.
Группа справочников для хранения адресов
В конфигурации реализована группа справочников, используемая для хранения данных Всероссийского Адресного Классификатора. К этой группе относятся справочники:
• Регионы - справочник для хранения списка регионов РФ
• Районы - справочник для хранения списка районов РФ
• Города - справочник для хранения списка городов РФ
• Населенные пункты - справочник для хранения списка населенных пунктов РФ
• Улицы - справочник для хранения списка улиц по городам
• Дома - справочник для хранения списка домов по улицам
• Сокращения - справочник для хранения списка принятых сокращений, например: область - обл., город - г., и т.д. Справочник можно редактировать вручную.
Эти справочники используются в форме ввода адреса для подсказки в полях ввода данных.
Справочники поставляются незаполненными, кроме справочника «Регионы». В системе предусмотрена обработка «Загрузка справочников», которая позволяет загрузить адресный классификатор из стандартных Dbase файлов поставляемых органами Госстандарта РФ. Файлы адресного классификатора можно найти, например, на дисках ИТС (Информационно-технического сопровождения), распространяемых фирмой «1C» через сеть авторизованных партнеров (франчайзи).
Справочник «Документы удостоверяющие личность»
Предназначен для хранения списка документов удостоверяющих личность.
В системе предусмотрена обработка «Загрузка справочников», которая позволяет загрузить список документов из стандартных Dbase файлов поставляемых органами Госстандарта РФ. Файл документов можно найти, например, на дисках ИТС (Информационно-технического сопровождения), распространяемых фирмой «1C» через сеть авторизованных партнеров (франчайзи).
Справочник «Звания»
Предназначен для хранения списка воинских званий принятых в РФ.
В системе предусмотрена обработка «Загрузка справочников», которая позволяет загрузить список воинских званий из стандартных Dbase файлов поставляемых органами Госстандарта РФ. Файл званий можно найти, например, на дисках ИТС (Информационно-технического сопровождения), распространяемых фирмой «1C» через сеть авторизованных партнеров (франчайзи).
Системные справочники
Справочник «Наборы прав».
Справочник содержит список наборов прав пользователей. Набор прав определяет какие действия разрешены пользователю на экранных формах. Каждому пользователю необходимо задать один из определенных наборов прав.
При установке программы справочник уже содержит настроенные наборы прав, соответствующие ролям, определенным в конфигурации. Редактировать справочник рекомендуется только опытным пользователям.
Справочник «Пользователи».
Справочник содержит список всех пользователей программы. Добавить новых пользователей вручную нельзя! Нужно завести новых пользователей в конфигураторе и запустить ІСЛредприятие под каждым из новых пользователей. Записи в справочнике пользователей будут созданы автоматически.
Пользователей можно группировать.
Каждому пользователя необходимо назначить набор прав на действия на экранах программы. В конфигураторе у пользователей указывается роль на операции с объектами метаданных. В режиме предприятия, необходимо указать набор прав, который определяет: может ли пользователь изменять дату и время документов, удалять строки в размещениях, редактировать начисленные основные услуги, редактировать печатные формы и т.д.
Для каждого пользователя на второй закладке формы элемента справочника сохраняются персональные настройки пользователя.
На третьей закладке формы элемента справочника определяется авторизация пользователя к способам оплаты. Для того чтобы добавить право использования гостем способа оплаты в документе необходимо дважды щелкнуть мышкой или нажать Enter на соответствующей ячейке таблицы авторизации и включить галочку.
Можно авторизовать пользователя на использование способа оплаты в:
• Счетах гостям;
• Счетах на персонал;
• Счетах на дополнительные услуги гостям;
• Счетах сторонним посетителям;
• Счетах заявителям (счет заявителю, общий счет, предварительный счет);
По умолчанию пользователи авторизованы на все способы оплаты по всем видам документов.
Если пользователи работают с программой в терминальном режиме, то для каждого пользователя необходимо указать элемент справочника «Компьютеры» (рабочие места). В этом случае при работе пользователя будут использованы настройки рабочего места выбранного компьютера, хотя физически все пользователи работают на одном компьютере (сервере).
Справочник «Контрольно-кассовыемашины»
Справочник создан для системного администратора, предназначен для регистрации контрольно-кассовых машин, используемых в организации.
Справочник кассовых аппаратов двухуровневый, что позволяет объединять кассовые аппараты в группы.
Каждая запись содержит наименование кассовой машины, заводский номер, регистрационный номер, режим работы ККМ.
Можно регистрировать как автономные ККМ. так и подключенные в режиме фискального регистратора. Если указан режим «фискальный регистратор» (ФР). то необходимо указать тип ККМ и выбрать драйвер ККМ. Установочная дискета драйвера входит в комплект поставки ККМ.
В режиме ФР поддерживаются ККМ: Элвес-Мини-ФР-Ф; Штрих-ФР-Ф; Триум-Ф; Феликс-Р Ф. Программа работает с двумя типами драйверов: С общим драйвером ККМ от фирмы АТОЛ () и Драйвером фискального режима от фирмы Штрих-М ().
На закладке ФР можно определить, будут ли в чеке печататься суммы по услугам или будет выводиться только итоговая сумма. Если счет содержит строки как на оплату, так и на возврат, то в любом случае в чеке печатается только итоговая сумма.
Флажок «Поддерживает аннулирования», если выключен, запрещает использование режима аннулирования счетов. В случае использования режима контроля возвратов аннулирование счетов всегда запрещено. Режим аннулирования счетов аппаратно поддерживается только общим драйвером ККМ фирмы Атол для совместимости с предыдущими версиями. Режим противоречит закону об использовании контрольно-кассовых машин принятому в РФ.
Программа позволяет проводить суммы по кассе разными типами оплаты.
Таблица наименований типов оплаты для печати на чеке настраивается в параметрах настройки ККМ (меню Сервис/Параметры, на закладке «Общий драйвер ККМ» или «Настройка таблиц» в Драйвере ФР). Связь между способом оплаты в программе и типом оплаты по кассе устанавливается на форме способа оплаты параметром «Тип оплаты по ФР». Если этот параметр не заполнен или установлен в «Наличные», то суммы, проведенные этим способом оплаты по ККМ. изменяют сумму наличности в кассе. Если установлено значение «Тип оплаты 2. 3 или 4». то суммы проведенные этими способами оплаты не изменяют сумму наличности в кассе.
Для Общего драйвера ККМ программа позволяет печатать на чеке ставки налога с продаж для каждой услуги (печатается строка: «В том числе налог с продаж Х%»), Значение ставки ККМ берет из таблицы ставок налогов в настройках фискального регистратора по номеру секции.
Для Драйвера ФР программа позволяет печатать на чеке ставки и суммы налога с продаж для каждой услуги. Значение ставки ККМ берет из таблицы ставок налогов в настройках фискального регистратора по номеру строки таблицы, который указывается в справочнике ставок налога с продаж в реквизите «Налоговая группа».
Если ККМ подключена в режиме ФР с использованием Общего драйвера ККМ. то можно установить или отключить режим контроля наличности в кассе. Если контроль наличности установлен, то при регистрации аннулирований или возвратов ККМ проверяет выполнение неравенства:
X <= Пр - Ан - Вз + Вн - Вп, где:
X - размер регистрируемого аннулирования (или возврата);
Пр - сумма регистраций продаж, оплаченных наличными, за смену;
Ан - сумма аннулирований, оплаченных наличными, за смену + промежуточная сумма текущего чека (если аннулирование);
Вз - сумма возвратов, оплаченных наличными, за смену + промежу точная сумма текущего чека (если возврат);
Вн - сумма внесений денег в кассу за смену;
Вп - сумма выплат денег из кассы за смену.
ККМ позволяет отключить эту проверку (неравенство может нарушаться), однако существует ограничение. ККМ запрещает закрывать наличными чек, если контроль наличности отключен и после этого нарушится неравенство:
О <= Пр - Ан - Вз + Вн - Вп.
Подробнее см. описание Общего драйвера ККМ.
Справочник «Компьютеры»
Справочник создан для системного администратора, предназначен для регистрации и хранения параметров используемых в организации рабочих мест. В колонке «компьютер» указываются системные имена компьютеров на рабочих местах.
По умолчанию, при создании новых записей, реквизит «компьютер» заполняется сетевым именем текущего компьютера.
Каждая запись содержит описание и ссылку на контрольно-кассовую машину, подключенную к этому компьютеру.
Реквизит «Фоновые задания» позволяет включать или отключать выполнение фоновых заданий на данном компьютере.
Закладка «Печать» определяет параметры печати на данном компьютере.
На закладке «Процедуры» можно указать какие процедуры будут использоваться на данном компьютере и нужно ли осуществлять проверку полноту введенных данных о гостях.
Закладка «Электронные замки» определяет параметры подключения электронных замков. Модуль работы с электронными замками не входит в типовую конфигурацию и поставляется отдельно.
Справочник «Фоновые задания»
Справочник создан для системного администратора, подчинен справочнику «Компьютеры». Предназначен для определения списка обработок, внешних процедур и отчетов, которые будут запускаться на определенном компьютере в фоновом режиме по составленному расписанию.
Для того чтобы открыть форму справочника «Фоновые задания», необходимо открыть справочник «Компьютеры», на нужном имени компьютера выбрать пункт меню «Действия», подпункт «Подчиненный справочник», и выбрать справочник «Фоновые задания».
При добавлении нового элемента в справочник открывается форма диалога, в которой нужно указать обработку и параметры запуска.
Реквизит «включено» позволяет временно отключить запуск обработки.
Имя внешней обработки можно задать вручную. Путь к файлу внешней обработки нужно выбирать при помощи кнопки «... » или клавиши F4.
Поле «запускать» позволяет выбрать периодичность запуска обработок:
«При старте системы» - обработка будет запускаться сразу после загрузки системы;
«Ежедневно» - обработка будет запускаться ежедневно в указанное время;
«Периодически» - обработка будет запускаться периодически, начиная с выбранной даты с периодом в выбранное количество дней, часов и минут.
Справочник «Группы справочников»
Справочник создан для системного администратора, подчинен справочнику «Компьютеры». Предназначен для определения групп справочников используемых на рабочих местах.
Использовать справочник «Группы справочников» нужно в случае, если необходимо ограничить набор данных доступный на каком-либо рабочем месте. Например, в случае если на рабочем месте кассира оплачивается лишь ограниченный набор услуг, то можно создать группу в справочнике «Услуги», в которую поместить используемые. Затем в справочнике «Группы справочников» необходимо создать новый элемент.
В поле «Набор прав» нужно выбрать (F4) название набора прав «Кассир»;
В поле «Справочник» нужно выбрать (F4) название справочника «Услуги»;
В поле «Группа справочника» нужно указать группу, в которой перечислены услуги, оказываемые на рабочем месте.
После сохранения элемента, при попытке открыть справочник «Услуги» с указанного компьютера пользователем, имеющим набор прав «Кассир», справочник «Услуги» будет показывать услуги в группе «Специальные», и пользователь не сможет выбрать или посмотреть услуги в других группах справочника.
На одном рабочем месте, для одного набора прав и для одного справочника, может быть определена только одна группа элементов.
Флажок «Может использовать другие группы», если включен, позволяет пользователю выбирать услуги также и из других групп.
Флажок «Может изменять иерархию списка», если включен, позволяет пользователю отключать/включать режим иерархии справочника. Т.е. позволяет показывать список элементов справочника, как сгруппированным по группам, так и простым списком элементов.
Системные справочники для хранения оперативных данных.
Предназначены для хранения оперативных данных. Заполняются только при проведении документов. Данные вручную не вводятся и не изменяются.
Можно очистить обработкой «Очистка оперативных данных». Информация в справочниках восстановится после повторного проведения документов.
Справочник «Заселение номеров»
Системный справочник «Заселение номеров» относится к группе справочников, в которых хранятся оперативные данные размещения и резервирования, подчинен справочнику «Номерной фонд».
Элементы справочника хранят временные периоды, к которым привязаны оперативные данные справочников «Проживающие» и «Резервирование»
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Проживающие»
Системный справочник «Проживающие» относится к группе справочников, в которых хранятся оперативные данные, подчинен справочнику «Заселение номеров».
Элементы справочника хранят оперативную информацию о гостях, проживающих в номере.
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Резервирование»
Системный справочник «Резервирование» относится к группе справочников, в которых хранятся оперативные данные, подчинен справочнику «Заселение номеров».
Элементы справочника хранят оперативную информацию о зарезервированных номерах и местах.
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Календарь состояний»
Системный справочник «Календарь состояний» относится к группе справочников, в которых хранятся оперативные данные, подчинен справочнику «Свойства».
Элементы справочника хранят временные периоды, к которым привязаны оперативные данные справочника «Номера в состоянии».
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Номера в состоянии»
Системный справочник «Номера в состоянии» относится к группе справочников, в которых хранятся оперативные данные, подчинен справочнику «Календарь состояний». Предназначен для хранения сведений о текущем состоянии номеров.
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Номера и квоты»
Системный справочник «Номера и квоты» относится к группе справочников, в которых хранятся оперативные данные, подчинен справочнику «Квоты». Предназначен для хранения информации о принадлежности номеров квотам.
Записи в справочнике создаются при проведении документов «Ввод номеров в квоту» и «Вывод номеров из квоты».
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Тарифы и услуги»
Системный справочник «Тарифы и услуги» предназначен для хранения состава тарифов, подчинен справочнику «Тарифы».
Записи в справочнике создаются при проведении документа «Приказ об изменении тарифа».
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Тарифы и периоды»
Системный справочник «Тарифы и периоды» предназначен для хранения периодов действия тарифов в тарифном плане, подчинен справочнику «Тарифы».
Записи в справочнике создаются при проведении документа «Приказ об изменении тарифного плана».
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Календарь заявок».
Элементы справочника хранят временные периоды, к которым привязаны оперативные данные справочника «Заявок по типам».
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Заявок по типам».
Подчинен справочнику «Календарь заявок». Элемент справочника хранит количество требуемых по заявкам номеров и мест.
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Движения заявок»
Подчинен справочнику «Заявок по типам».
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Услуги в наборах»
Подчинен справочнику «Наборы услуг». Хранит список услуг в наборе.
Справочник недоступен для редактирования и просмотра конечным пользователем.
Справочник «Системные сигналы»
Системный справочник, в котором хранятся сигналы о «подозрительных» действиях пользователей. Описание видов подозрительных действий см. у отчета «Аудит подозрительных действий пользователей».
Справочник недоступен для просмотра и редактирования конечным пользователем. Для анализа «подозрительных» действий нужно использовать отчет «Аудит подозрительных действий пользователей».
Глава 7 Документы. Форма заполнения документа
Для ввода данных в документ используется форма документа. Она содержит набор реквизитов, флажки и кнопки.
Каждый документ имеет обязательные реквизиты - номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена. Номер и дата в совокупности с другими реквизитами, имеющими в форме заполнения документа вид полей для ввода, образуют так называемую шапку документа.
Некоторые документы также имеют и спецификацию - многострочную таблицу, содержащую список объектов учета, к которым данный документ применяется. Спецификация содержит список объектов и их свойств. Например, документ «Размещение» содержит список размещаемых гостей, дат и времен их заезда, дат и времен планируемого выезда, и т.д.
Заполнение спецификаций документов может выполняться двумя способами:
обычным построчным вводом объектов учета в документ;
способом множественного подбора непосредственно из соответствующего справочника. Для этого в формах документов предусмотрены специальные кнопки, например кнопки «Номера» и «Услуги» в документе «Размещение». Выбирать подходящие элементы справочника можно при помощи двойного щелчка мыши или по клавише Enter. При выборе в документе будет создана новая строка спецификации, но фокус ввода останется в справочнике для продолжения подбора подходящих элементов.
(Ctrl+Shift+F3). У всех документов: Кнопка F12; Кнопка «Печать» -
Найти открытый документ в журнале можно при помощи кнопки «ОК» может быть нажата при помощи комбинации клавиш Ctrl+Enter; Кнопка «Закрыть» F2.
Замечание: при записи или проведении документа программа должна установить время создания документа. По умолчанию программа откроет форму ввода времени документа, однако, обычно, документы в процессе ежедневной работы записываются текущим временем. Чтобы программа каждый раз не спрашивала время документа, в параметрах программы (меню «Сервис/Параметры...») на закладке «Оперативныйучет» включите флажки:
«Новые документы записывать с текущим временем»
«Новые документы записывать после ТА»
«Новые документы проводить после ТА (в реальном времени)»
«Новые документы проводить... При проведении после ТА заменять время на теку щее».
Для получения подробной информации о режимах записи документов нажмите кнопку «Помощь» на закладке «Оперативный учет» на форме параметров программы.
Кнопки «Изменить все вниз» (F5) и «Изменить все вверх» (Shift+F5) на формах документов позволяют скопировать поле из выбранной строки табличной части в аналогичное поле всех строк ниже или выше данной.
Печатные формы и алгоритмы печати всех документов реализованных в программе могут быть переопределены на пользовательские версии. Для этого нужно создать внешнюю обработку, в которой реализована пользовательская версия печати документа и сохранить эту обработку в папку . Extb'orms Таблицы базы данных с именем файла . Extb'orms Таблицы ВидДокумента.егі таким, как документ называется в конфигураторе. Примеры таких обработок есть в демонстрационной базе программы.
Журналы документов
Для работы с документами в конфигурации существуют жу рналы, к которым можно обратиться, выбрав нужный пункт меню «Журналы» главного меню программы. Документы в журналах сгруппированы по функциональному назначению: Приказы по квотам, приказы по тарифам. Размещения, бронирования и т.д. По каждому документу, помимо общей информации (дата, номер документа, автор), представлена также информация специфичная для документов конкретных видов (например сумма по документу).
Помимо этих журналов, в конфигурации существует общий жу рнал, содержащий документы всех видов. В этом жу рнале можно отбирать (фильтровать) документы по разным критериям.
В конфигурации реализована специальная форма жу рнала подчиненных документов, который вызывается при выборе пункта меню «подчиненные документы» и отображает список подчиненных документов для выбранного документа.
Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно:
из журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида;
из общего журнала документов;
из журнала подчиненных документов;
из таблиц отчетов, которые содержат ссылки на документы.
Замечание: список документов в журнале показывается за определенный период. Если период журнала установлен например с 01 марта, а документ был создан в феврале, то вы этот документ не увидите. Чтобы изменить
период жу рнала нажмите на кнопку выбора интервала ІІ и установите нужный вам период в появившемся диалоге . Чтобы не выставлять интервал жу рнала каждый раз, вы можете настроить его в параметрах конфигурации. Откройте диалог параметров программы - меню «Сервис/Параметры...». Откроется диалог, на котором нужно выбрать закладку «Журналы». На этой закладке установите интервал с которым будут открываться все журналы. Можно установить, например, начало интервала на «Начало года», и конец интервала на «Текущую дату». Рекомендуется включить флажок «При открытии журнала переходить в конец». В этом случае, при открытии жу рналов, фокус ввода будет автоматически устанавливаться на последний документ в жу рнале.
Кнопка «Открыть в журнале» (Ctrl+Shift+F3) на формах документов автоматически открывает журнал документа и находит этот документ в журнале.
Документ «Договор»
Договор создается начальником службы размещения в случае, если необходим учет взаиморасчетов с контрагентом в разрезе договоров. Реквизиты определенные в договоре переносятся в документы введенные на его основании.
Договора должны использоваться как разделители учета при ведении взаиморасчетов с контрагентами. Программа позволяет вести оперативный баланс взаиморасчетов с контрагентами по договорам.
Договор позволяет определить тариф, квоту номеров, вид размещения, тип номера, способ разделения оплаты, а также продолжительность проживания, которые будут использоваться по умолчанию при размещении гостей от контрагента. В этом случае размещения или бронирующие документы должны создаваться на основании Договора.
В поле «Контрагент» укажите фирму, на которую оформляете договор. Укажите период действия договора. Невозможно оформить бронь или разместить гостя, на основании Договора, с периодом проживания выходящем за пределы периода действия Договора.
При оформлении брони или размещения по договору, в строках документов по умолчанию будут установлены параметры из строк договора.
В поле «Тариф» строки договора укажите тариф, по которому будут проживать гости от контрагента.
Если по договору вам нужно предоставить номера только определенного типа, то заполните поле «Тип номера». Для каждого оговоренного типа номера нужно создать новую строку. Если тип номера не важен, то его можно не указывать. Укажите планируемый вид размещения гостей по строке договора. Если вид размещения не фиксируется, то его можно оставить пустым.
Поля «Заезд гостей», «На срок (дней)», «С периодом» используются для планирования постоянной загрузки по договорам.
«Заезд гостей» — укажите сколько гостей будут заезжать по данному договору, далее нужно указать в днях продолжительность проживания гостей и период заезда.
«На срок (дней)» — средняя, для гостей от данного контрагента, продолжительность проживания в днях. Это поле нужно заполнять только в том случае, если по договору гости будут заезжать постоянно, т.е. когда вы точно знаете сколько номеров/мест вам нужно постоянно резервировать по этому договору.
«С периодом» — периодичность заезда гостей по договору. Вы можете указать, например, что по договору будут заезжать в среднем 5 человек на 4-ро суток КАЖДЫЕ 2 дня. Периодичность заезда в этом случае равна 2 дням.
Если гости по договору не проживают постоянно, а заезжают группами с разной периодичностью, то указывать среднюю занятость не нужно. Для того чтобы прогнозировать загрузку гостиницы в таких случаях нужно создавать бронирование (заявки, резервирования, путевки или курсовки) на основании договора, где указывать когда, на какой срок, сколько номеров/мест каких типов будет нужно.
«Способ разделения оплаты» — укажите способ разделения оплаты за услуги между гостями и контрагентом. Способ разделения оплаты определяет, какие услуги будут оплачены контрагентом, указанным в шапке договора, а какие гостями. В зависимости от значения этого реквизита будут формироваться счета на оплату. В счета гостям по умолчанию попадут только те услуги, которые должны оплачивать сами гости. Все остальные услуги попадут в общие акты, введенные на основании договора (или брони по договору).
То, что реквизит добавлен в табличную часть, позволяет гибко регистрировать политику контрагента по оплате услуг своих гостей. Например, для строки договора, где указаны тип номера «люкс» и вид размещения «номер», можно указать способ разделения с типом «за всё платит контрагент». Для другой строки, где указаны тип номера «двухместный» и вид размещения «место», можно указать значение с типом «контрагент оплачивает услуги по тарифу».
Если включить флажок «Фиксированный период брони», то при размещении гостей по брони, введенной на основании договора, бронь будет «списываться» только на период проживания гостей. Если флажок выключен, то бронь списывается полностью. Включать флажок нужно в случаях, когда контрагент планирует полностью выкупать номера на длительный период. В этом случае бронь снимается только на период проживания гостей и действует между заездами.
Включенный флажок «Блокировка», не позволяет вводить заявки, резервирования, путевки, курсовки, размещения на основании данного договора. В журнале договоров «заблокированный» документ обозначается значком «кирпич». Данный флажок может быть использован для временной блокировки договора в случае, если контрагентом не выполняет свои обязательства по договору.
На закладке «Параметры» можно выбрать фирму - юридическое лицо вашей организации, которая будет использоваться для всех документов, введенных на основании договора.
В строках договора можно указывать скидки/наценки от цен выбранного тарифа. Если необходимо, чтобы скидки/наценки действовали не по всем услугам тарифа, то необходимо указать набор услуг, по которым будут начисляться скидки/наценки.
Если включить флажок «Заявитель платит за период брони», то способы разделения оплаты, указанные в договоре будут действовать только на период брони по этому договору. Контрагент будет оплачивать только те услуги, которые были оказаны в период действия заявки или резервирования, введенных на основании этого договора. Если гость продляется на период, который не входит в период брони, то в строке размещения автоматически будет установлен способ разделения оплаты с типом «За все платит гость».
Если включить флажок «Проживание гостей бесплатно», то при размещении гостей по этому договору будут начисляться услуги с нулевыми ценами. Т.е. гостям и контрагенту не будет начисляться оперативная задолженность. Программа будет вести для таких гостей только количественный учет. Этот флажок нужно включать только в тех случаях, когда проживание гостей по договору уже полностью и заранее оплачено.
Можно указать способы оплаты по умолчанию для гостей и для контрагента. Способы оплаты по умолчанию устанавливаются при создании новых счетов гостям или актов об оказании услуг.
На закладке «Доп. инфо» можно указать любую информацию по договору.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит договор. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения. Кнопка «Печать» (F2) показывает печатную форму документа.
Кнопки «Бронировать» (Ctrl+F8) и «Поселить» (F8) позволяют поселить гостя или забронировать номер, принять заявку по выделенной строке договора. Используйте эти кнопки, если в договоре определено много строк и нужно, например, поселить одного гостя с параметрами одной из строк договора.
Кнопка «Доп. услуги» (F7) открывает форму для ввода дополнительных услуг, которые будут начислены на каждое новое размещение, созданное на основании договора или брони по договору.
Правами на создание, изменение и удаление документа обладают только пользователи из групп «Администратор» и «Начальник службы размещения». «Портье» по умолчанию имеют права только на просмотр данных договоров.
Если в параметрах рабочего места выбрать шаблон договоров, то при создании новых договоров на этом рабочем месте будут использоваться параметры договора - шаблона.
Все изменения данных документа отражаются в журнале событий системы «ІСЛредприятие 7.7». История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ показывается в жу рналах «Договора», «Поиск брони».
Документ «Заявка».
Создается в случае когда нужно оформить бронь для гостя или контрагента, но не известно в какой именно номер поселят гостя, и требуется указать только тип номера.
Документ «Заявка» предназначен для оформления брони без указания конкретных номеров. Заявки позволяют бронировать количества мест или количества номеров по типам номеров.
Заявка может быть введена на основании договора. В этом случае заявитель, планируемые способы оплаты, строки договора будут автоматически перенесены в заявку.
На форме диалога заявки есть три закладки:
1. «Заявка» - используется для ввода параметров брони (периоды, тарифы, способы разделения оплаты, скидки/наценки, количества заезжающих гостей по типам номеров);
2. «Параметры» - используется для ввода планируемых способов оплаты для заявителя и гостей, параметров расчета стоимости проживания, параметров разделения оплаты между заявителем и гостями. На этой закладке можно указать фирму, от имени которой по этой заявке будет работать ваша организация;
3. «Доп. инфо.» - используется для ввода любых примечаний в свободной форме.
В документе должны быть обязательно указаны номер заявки, дата оформления и заявитель. Дата и номер заполняются по умолчанию.
При оформлении заявки от частного лица в поле «Заявитель» нужно выбрать тип заявителя - «частное лицо», и внести данные о госте в карточку, которая будет сохранена в группе «Заявители» справочника «Гости». Выбрать
гостя, данные о котором уже есть в справочнике, можно по кнопке «Поиск» ^1 (Ctrl+Shift+F3) на карточке нового гостя.
При оформлении заявки на организацию, в поле «Заявитель» нужно выбрать тип заявителя - «контрагент», и выбрать из справочника «Контрагенты» нужную организацию. Если организация новая, то нужно сначала внести данные о ней в справочник (создать новый элемент).
Поле «Заявитель» имеет кнопку «... » (F4 в поле) для выбора подходящего значения из справочников.
Чтобы очистить поле «Заявитель» нажмите Shift+F4 в поле.
В каждой строке табличной части указываются:
1. «Статус» - статус строки брони;
2. «Дата с» - дата планируемого заезда. В качестве времени планируемого заезда используется расчетный час (если указан у услуги проживания в тарифе), либо «00:00», если расчетный час (у услуги проживания в тарифе) не указан.
3. «Продолжительность» - продолжительность планируемого проживания в днях.
4. «Дата по» - дата планируемого выезда. В качестве времени планируемого выезда используется расчетный час (если указан у услуги проживания в тарифе), либо «00:00», если расчетный час (у услуги проживания в тарифе) не указан.;
5. «Квота» - если не указана, то подразумевается бронь номеров, которые не входят ни в одну из квот;
6. «Вид размещения»;
7. «Тип номера»;
8. «Заезд гостей» - количество гостей, которые заезжают на указанный период в номера выбранного типа. Внимание: Если выбран вид размещения с типом «весь номер», то программа забронирует столько номеров, сколько указано гостей. Если в поле нажать на кнопку «...» (F4), то программа вычислит свободное число номеров/мест, на которые можно принимать заявки на указанный период;
9. «Гость» - выбирается карточка гостя, который должен заехать. Указать гостя можно только если «заезд гостей» в строке равен 1;
10. «Тариф» - выбирается тариф, который будет использоваться при расчете стоимости проживания гостей, которые размещены по этой строке брони.
11. «Процент скидки/наценки» - можно указать процент скидки/наценки от цен выбранного тарифа. Стоимость начисленных по тарифу услуг будет скорректирована на указанный процент. На закладке «Параметры» можно указать набор услуг, к стоимости которых будет применена указанная скидка/наценка. Если нужно указать скидку, т.е. уменьшить стоимость услуг, то процент скидки нужно указывать со знаком минус, например «-5%».
12. «Способ разделения оплаты» - выбирается из справочника. Способ разделения оплаты можно указать только в случае, если заявка оформлена на организацию. Если заявка оформлена на частное лицо, то реквизит не доступен и предполагается, что все услуги будут оплачивать сами гости.
У заявки можно указать сумму, которую будет оплачивать контрагент по всем размещениям введенным на основании этой заявки. Стоимость услуг по тарифу, которая превысит указанную сумму, будет начисляться на гостей. Эта возможность появляется только в случае использования способа разделения оплаты типа «Контрагент оплачивает сумму по брони». При этом на закладке «Параметры» нужно указать эту сумму.
Кнопка «Рассчитать сумму планируемой оплаты» позволяет вычислить общую сумму к оплате контрагентом по текущим параметрам брони. Внимание: При расчете учитываются только те строки брони, в которых установлен способ разделения оплаты типа «Контрагент сумму по брони».
13. «Активно» - Значения «Да»/«Нет». Колонка не доступна при вводе новой брони (значение по умолчанию «Да»). Значение «Нет» используется:
о для ручного «выключения» строк брони в случаях отказа клиента.
о устанавливается автоматически при поселении гостей по брони
о устанавливается автоматически регламентной процедурой «снятия» просроченной брони.
Если на первой закладке включить флажок «Фиксированный период брони», то при размещении гостей по заявке, бронь будет «списываться» только на период проживания гостей. Если флажок выключен, то бронь списывается полностью. Включать флажок нужно в случаях, когда контрагент планирует полностью выкупать номера на длительный период. В этом случае бронь снимается только на период проживания гостей и действует между заездами.
Реквизит «Дней держать бронь» влияет на работу регламентной процедуры «Снять просроченные брони» (Меню «Регламентные» у администратора программы). Если по брони в течение указанного количества дней не было заезда, то бронь будет снята регламентной процедурой.
На закладке «Параметры» можно выбрать фирму - юридическое лицо вашей организации, которая будет использоваться для всех документов, введенных на основании заявки.
Если включить флажок «Заявитель платит за период брони», то способы разделения оплаты, указанные в заявке будут действовать только на период заявки. Контрагент будет оплачивать только те услуги, которые были оказаны в период действия заявки. Если гость продляется на период, который не входит в период заявки, то в строке размещения автоматически будет установлен способ разделения оплаты с типом «За все платит гость».
Если включить флажок «Проживание гостей бесплатно», то при размещении гостей по этому документу будут начисляться услуги с нулевыми ценами. Т.е. гостям и контрагенту не будет начисляться оперативная задолженность. Программа будет вести для таких гостей только количественный учет.
На закладке «Параметры» нужно указать планируемые способы оплаты для гостей и для контрагента. Эти способы оплаты будут автоматически устанавливаться при дальнейшей выписке счетов и актов об оказании услуг.
На закладке «Доп. инфо» можно указать любую информацию по брони.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит заявку. Кнопка «Закрытъ» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения. Кнопка «Печать» (F2) показывает печатную форму заявки.
Кнопки «Поселитъ» (F8) и «Резервировать» (Ctrl+F8) позволяют поселить гостя или зарезервировать номер по выделенной строке заявки. Используйте эти кнопки, если в заявке определено много строк и нужно, например, поселить одного гостя с параметрами одной из строк заявки.
Кнопка «Действия...» (Shift+Fl) открывает меню различных действий, доступных на форме заявки.
1. «Добавить доп. услуги оказываемые при заезде» - открывает форму для ввода дополнительных услуг, которые будут начислены на каждое новое размещение, созданное на основании заявки.
2. «Выписать предварительный счет» - открывает форму предварительного счета на заявителя с услугами рассчитанными по строкам заявки.
3. «Сформировать отчет по планируемой загрузке» - формирует отчет о планируемой загрузке номерного фонда по дням за период и по типу номера, которые указаны в выбранной строке документа. Если в строке брони указана квота, то формируется два отчета: один по номерам выбранной квоты, другой - без учета квот.
4. «Снять всю бронь»/«Активизировать бронь» - выключает/включает реквизит «активно» у всех строк брони.
5. «Поменять местами гостей в строках брони» - позволяет поменять местами гостей, которые указаны в колонке «Гость» двух произвольных строк брони.
6. «Установить заявителя в текущей строке брони» - позволяет заполнить поле «Гость» в выбранной строке брони значением, которое указано в поле «Заявитель». Можно использовать только, если выбран заявитель - частное лицо.
7. «Рассчитать стоимость брони» - выполняет расчет сумм к оплате заявителем и к оплате гостями по всем строкам брони. Рассчитанные суммы показываются в правом нижнем углу на первой закладке формы документа.
Все изменения данных документа отражаются в журнале событий системы «ІСЛредприятие 7.7».
Правами на создание, изменение и удаление документа обладают пользователи из групп «Администратор». «Начальник службы размещения». «Портье».
Программа позволяет получать заявки по электронной почте при помощи регламентной процедуры «Получить почту». Эта процедура автоматически создает не проведенные заявки с пометкой «электронная». Чтобы подтвердить такие заявки их нужно провести. Регламентная процедура «Отправить почту» отправляет подтверждения брони для всех проведенных электронных заявок. Не проведенная заявка считается не подтвержденной.
Электронные заявки в журналах «Бронирование». «Поиск брони». «Работа с отборами по документам» отмечаются специальным значком
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Резервирование».
Документ создается в случае, если нужно сразу указать в каком номере будут жить гости и забронировать этот номер. В этом случае номер будет отмечен как забронированный в отчете «Карта НФ» и «Шахматка».
Документ предназначен для резервирования номеров или мест в номерах. Документ может быть создан вручную или на основании документов «Заявка». «Договор». «Размещение». В этом случае заявитель, планируемые способы оплаты, параметры строк заявки или договора будут автоматически перенесены в резервирование.
Ввод резервирования на основании размещения возможен в следующих двух случаях:
1. Гость планирует проживать длительный период времени, но продляется каждый день на одни сутки. Ввод
резервирования на основании размещения позволит держать номер на брони в течение всего периода планируемого
проживания гостя. При оформлении такого резервирования реквизиты «дата с» и «время с» нужно указать равными дате и времени заезда гостя.
2. Гость выезжает, но планирует вернуться через, например. 2 недели и просит заранее зарезервировать для него
тот же номер.
На форме диалога резервирования есть три закладки:
4. «Бронь» - используется для ввода параметров брони (периоды, тарифы, способы разделения оплаты, скидки/наценки, резервируемые номера);
5. «Параметры» - используется для ввода планируемых способов оплаты для заявителя и гостей, параметров расчета стоимости проживания, параметров разделения оплаты между заявителем и гостями. На этой закладке можно указать фирму, от имени которой по этому резервированию будет работать ваша организация;
6. «Доп. инфо.» - используется для ввода любых примечаний в свободной форме.
В документе должны быть обязательно указаны номер резервирования, дата оформления документа и заявитель. Дата и номер заполняются по умолчанию.
При оформлении резервирования от частного лица в поле «Заявитель» нужно выбрать тип заявителя - «частное лицо», и внести данные о госте в карточку, которая будет сохранена в группе «Заявители» справочника «Гости».
Выбрать гостя, данные о котором уже есть в справочнике, можно по кнопке «Поиск» (Ctrl+Shift+F3) на карточке нового гостя.
При оформлении резервирования на организацию, в поле «Заявитель» нужно выбрать тип заявителя -«контрагент», и выбрать из справочника «Контрагенты» нужную организацию. Если организация новая, то нужно сначала внести данные о ней в справочник (создать новый элемент).
Поле «Заявитель» имеет кнопку «... » (F4 в поле) для выбора подходящего значения из справочников.
Чтобы очистить поле «Заявитель» нажмите Shift+F4 в поле.
В каждой строке табличной части указываются:
1. «Статус» - статус строки брони;
2. «Дата с», «время с» - дата и время планируемого заезда;
3. «Продолжительность» - продолжительность планируемого проживания в днях или в часах, если период услуги «проживание» выбранного тарифа меньше суток.
4. «Дата по», «время по» - дата и время планируемого выезда;
5. «Квота» - если не указана, то подразумевается резервирование номеров/мест в номерах, которые не входят ни в одну из квот;
6. «Вид размещения»;
7. «Тип номера»;
8. «Номер» - выбирается номер, который будет зарезервирован. Если выбран вид размещения с типом «места в номере», то резервируется число мест, которое указано у вида размещения. Если номер не выбран, то данная строка резервирования при проведении документа обрабатывается как заявленная бронь (аналогично строке заявки с параметром «заезд гостей» равным 1).
Если нажать на кнопку «...» (F4 в поле «Номер»), то откроется форма выбора подходящих номеров. На форме по умолчанию показываются только свободные, не забронированные номера/места в номерах с типом номера, который указан в текущей строке резервирования. Если вернуться на форму резервирования, в текущей строке изменить тип номера и перейти (клавишей Tab или мышкой) в поле «Номер», то форма выбора подходящего номера автоматически активизируется и пересчитает список подходящих номеров для нового типа номера. Тот же порядок работы нужно использовать при выборе/изменении вида размещения, периода планируемого проживания или квоты;
9. «Гость» - выбирается карточка гостя, который должен заехать. Заполнять не обязательно;
10. «Тариф» - выбирается тариф, который будет использоваться при расчете стоимости проживания гостей, которые размещены по этому резервированию.
11. «Процент скидки/наценки» - можно указать процент скидки/наценки от цен выбранного тарифа. Стоимость начисленных по тарифу услуг будет скорректирована на указанный процент. На закладке «Параметры» можно указать набор услуг, к стоимости которых будет применена указанная скидка/наценка. Если нужно указать скидку, т.е. уменьшить стоимость услуг, то процент скидки нужно указывать со знаком минус, например «-5%».
12. «Способ разделения оплаты» - выбирается из справочника. Способ разделения оплаты можно указать только в случае, если резервирование оформлено на организацию. Если резервирование оформлено на частное лицо, то реквизит не доступен и предполагается, что все услуги будут оплачивать сами гости.
У резервирования можно указать сумму, которую будет оплачивать контрагент по всем размещениям введенным на основании этого резервирования. Стоимость услуг по тарифу, которая превысит указанную сумму, будет начисляться на гостей. Эта возможность появляется только в случае использования способа разделения оплаты типа «Контрагент оплачивает сумму по брони». При этом на закладке «Параметры» нужно указать эту сумму.
Кнопка «Рассчитать сумму планируемой оплаты» позволяет вычислить общую сумму к оплате контрагентом по текущим параметрам брони. Внимание: При расчете учитываются только те строки брони, в которых установлен способ разделения оплаты типа «Контрагент сумму по брони».
13. «Активно» - Значения «Да»/«Нет». Колонка не доступна при вводе новой брони (значение по умолчанию
«Да»). Значение «Нет» используется:
о для ручного «выключения» строк брони в случаях отказа клиента.
о устанавливается автоматически при поселении гостей по брони
о устанавливается автоматически регламентной процедурой «снятия» просроченной брони.
Если на первой закладке включить флажок «Фиксированный период брони», то при размещении гостей по заявке, бронь будет «списываться» только на период проживания гостей. Если флажок выключен, то бронь списывается полностью. Включать флажок нужно в случаях, когда контрагент планирует полностью выкупать номера на длительный период. В этом случае бронь снимается только на период проживания гостей и действует между заездами.
Реквизит «Дней держать бронь» влияет на работу регламентной процедуры «Снять просроченные брони» (Меню «Регламентные» у администратора программы). Если по брони в течение указанного количества дней не было заезда, то бронь будет снята регламентной процедурой.
На закладке «Параметры» можно выбрать фирму - юридическое лицо вашей организации, которая будет использоваться для всех документов, введенных на основании резервирования.
Если включить флажок «Заявитель платит за период брони», то способы разделения оплаты, указанные в резервировании, будут действовать только на период резервирования. Контрагент будет оплачивать только те услуги, которые были оказаны в период действия резервирования. Если гость продляется на период, который не входит в период резервирования, то в строке размещения автоматически будет установлен способ разделения оплаты с типом «За все платит гость».
Если включить флажок «Проживание гостей бесплатно», то при размещении гостей по этому документу будут начисляться услуги с нулевыми ценами. Т.е. гостям и контрагенту не будет начисляться оперативная задолженность. Программа будет вести для таких гостей только количественный учет.
На закладке «Параметры» нужно указать планируемые способы оплаты для гостей и для контрагента. Эти способы оплаты будут автоматически устанавливаться при дальнейшей выписке счетов и актов об оказании услуг.
На закладке «Доп. инфо» можно указать любую информацию по брони.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит резервирование. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения. Кнопка «Печать» (F2) показывает печатную форму резервирования.
Для подбора номеров в таблицу нового документа можно пользоваться формой группового подбора номеров, которая вызывается по кнопке «Номера» (F6). Эта форма может открываться автоматически при создании нового резервирования, если в настройках пользователя включен флажок «Автоматически открывать форму подбора номеров для новых размещений и резервирований». Если в настройках пользователя включен флажок «Блокировать номера при подборе в резервирования», то. при выборе, номер/места в номере для всех других пользователей программы будут зарезервированы. Если флажок выключен, то резервирование номеров произойдет только в момент проведения документа кнопкой «ОК».
Кнопка «Поселить» (F8) и позволяет поселить гостя в номер с параметрами выделенной строки резервирования. Используйте эту кнопку, если в резервировании определено много строк и нужно, например, поселить одного гостя с параметрами одной из строк резервирования.
Кнопка «Действия...» (Shift+Fl) открывает меню различных действий, доступных на форме резервирования.
1. «Добавить доп. услуги оказываемые при заезде» - открывает форму для ввода дополнительных услуг, которые будут начислены на каждое новое размещение, созданное на основании резервирования.
2. «Выписать предварительный счет» - открывает форму предварительного счета на заявителя с услугами рассчитанными по строкам резервирования.
3. «Сформировать отчет по планируемой загрузке» - формирует отчет о планируемой загрузке номерного фонда по дням за период и по типу номера, которые указаны в выбранной строке документа. Если в строке брони указана квота, то формируется два отчета: один по номерам выбранной квоты, другой - без учета квот.
4. «Снять всю бронь»/«Активизировать бронь» - выключает/включает реквизит «активно» у всех строк брони.
5. «Поменять местами гостей в строках брони» - позволяет поменять местами гостей, которые указаны в колонке «Гость» двух произвольных строк брони.
6. «Установить заявителя в текущей строке брони» - позволяет заполнить поле «Гость» в выбранной строке брони значением, которое указано в поле «Заявитель». Можно использовать только, если выбран заявитель - частное лицо.
7. «Рассчитать стоимость брони» - выполняет расчет сумм к оплате заявителем и к оплате гостями по всем строкам брони. Рассчитанные суммы показываются в правом нижнем углу на первой закладке формы документа.
Все изменения данных документа отражаются в журнале событий системы «ІСЛредприятие 7.7». История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Правами на создание, изменение и удаление документа обладают пользователи из групп «Администратор», «Начальник службы размещения», «Портье».
Документы «Путевка» и «Курсовка»
Документы предназначены для резервирования номеров, расчета стоимости планируемого проживания и печати данных на бланках строгой отчетности путевок и курсовок. Документы можно создавать вручную, или на основании документов «Заявка», «Договор», «Резервирование», «Размещение». При вводе на основании реквизиты табличной части будут заполнены теми данными, которые присутствовали в документе основании.
Документы «Путевка» и «Курсовка» функционально аналогичны документу «Резервирование». Отличия следующие:
• Предполагается, что номер документа совпадает с номером бланка строгой отчетности, в который будут впечатаны данные этой путевки. Быстро перейти в поле ввода номера путевки можно при помощи комбинации клавиш Alt+Shift+З (цифра 3).
• По кнопке «Печать» (F2) данные путевки или курсовки распечатываются на типографском бланке строгой отчетности путевки или курсовки.
• В строках путевок или курсовок нельзя указывать разные номера НФ. Для каждого номера необходимо оформлять отдельные путевки или курсовки.
История изменений документов сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Размещение».
Документ создается при поселении гостя или группы гостей. Оформлять группу гостей одним размещением нужно, только если гости оплачивают все основные и дополнительные услуги совместно. Документ «Размещение» в программе выполняет функции лицевого счета поэтому, если заранее известно, что у гостей должны быть разные лицевые счета, то оформлять их нужно разными размещениями.
Размещение - 134 *
Размещение | Параметры | Доп. инфо |
Размещение № 134 от |07.12.2004 \т\ Л& Щ| Ллмин
Л Заявитель: [Лианозово |...I 0 | Организация ? | й |
РЧб _J
|07.12.2004 [щ]
п
г..
N
Дата с
П
Дата по
к'°т"
Тип номера
Номер
Гость
Т арнф
Способ раздел... ж
Время с
В ремя по
Вид разм.
Цена з... Скид...
а
j
А
1
07.12.2004
5
12.12.2004
Люкс
Л-204
ЗЕЛЕНСКИЙ С. К.
Б чаний
Всё Фирма
13:49
12:00
Место
I
*
2
07.12.2004
13:49
Ь
12.12.2004
12:00
Люкс
Место
Л-204
ЗЕЛЕНСКАЯ 0. П.
Будний
Всё Фирма
В
Ш ±І
Г~ Все выехали Залог: | 0.00 |ш| Г Сдача:
?К I Закрыть I Услуги | Пересчитать | Подселить | Переселить | Продлить | Действия... |
На форме документа есть три закладки:
• «Размещение» - указываются параметры проживания гостей в номерах (периоды, тарифы, способы разделения оплаты, скидки/наценки);
• «Параметры» - используется для указания планируемых способов оплаты для заявителя и гостей, параметров расчета стоимости проживания. На этой закладке можно указать фирму, от имени которой по этому размещению будет работать ваша организация;
• «Доп. инфо.» - используется для ввода любых примечаний в свободной форме.
В каждой строке табличной части указываются:
1. «Дата с», «время с» - дата и время заезда, продления, переселения гостя;
2. «Продолжительность» - продолжительность проживания гостя в днях или в часах, если период услуги «проживание» выбранного тарифа меньше суток;
3. «Дата по», «время по» - дата и время окончания периода проживания или дата и время выезда гостя;
4. «Квота» - если не указана, то подразумевается размещение гостя в номер, который не входит ни в одну из квот;
5. «Вид размещения»;
6. «Тип номера»;
7. «Номер» - в котором проживает гость. Если нажать в поле нажать на кнопку «...» (F4). то откроется форма выбора подходящих номеров. На форме по умолчанию показываются только свободные, не забронированные номера/места в номерах с типом номера, который указан в текущей строке размещения. Если вернуться на форму размещения, в текущей строке изменить тип номера и перейти (клавишей Tab или мышкой) в поле «Номер», то форма выбора подходящего номера автоматически активизируется и пересчитает список подходящих номеров для нового типа номера. Тот же порядок работы нужно использовать при выборе/изменении вида размещения, периода проживания или квоты;
8. «Гость» - выбирается карточка гостя. Программа позволяет не указывать максимум одного гостя. Для всех
остальных гостей нужно заводить карточки в справочнике «Гости».
Если в строке размещения необходимо указать другого гостя, то сначала нужно очистить поле «Гость» при помощи комбинации клавиш Shift+F4, а затем, нажать F4 и заполнить/выбрать карточку нового гостя;
9. «Тариф» - выбирается тариф, который будет использоваться при расчете стоимости проживания;
10. «Процент скидки/наценки» - можно указать процент скидки/наценки от цен выбранного тарифа. Стоимость начисленных по тарифу услуг будет скорректирована на указанный процент. На закладке «Параметры» можно указать набор услуг, к стоимости которых будет применена указанная скидка/наценка. Если нужно указать скидку, т.е. уменьшить стоимость услуг, то процент скидки нужно указывать со знаком минус, например «-5%».
11. «Способ разделения оплаты» - выбирается из справочника. Способ разделения оплаты можно указать только
в случае, если размещение оформлено на основании брони или договора на организацию. Если размещение введено на основании брони, оформленной на частное лицо, то реквизит не доступен и предполагается, что все услуги будут оплачивать сами гости.
12. «Выехал» - Значения «Да»/«Нет». Колонка не доступна при вводе нового размещения (значение по
умолчанию «Нет»), Значение «Да» устанавливается:
при выселении гостя во всех строках размещения
при переселении гостя в строке с номером комнаты, откуда гость выехал. Если гость переселяется будущим временем, то необходимо периодически выполнять регламентную процедуру «Выселение переселенных будущим временем гостей».
На закладке «Параметры» можно выбрать фирму - юридическое лицо вашей организации, которая будет использоваться для всех документов, введенных на основании резервирования.
Если включить флажок «Заявитель платит за период брони», то способы разделения оплаты, указанные в брони, на основании которой оформлено размещение, будут действовать только на период брони. Контрагент будет оплачивать только те услуги, которые были оказаны в период действия брони. Если гость продляется на период, который не входит в период брони, то в строке размещения автоматически будет установлен способ разделения оплаты с типом «За все платит гость».
Если включить флажок «Проживание гостей бесплатно», то при размещении гостей по этому документу будут начисляться услуги с нулевыми ценами. Т.е. гостям и контрагенту не будет начисляться оперативная задолженность. Программа будет вести для таких гостей только количественный учет.
На закладке «Параметры» нужно указать планируемые способы оплаты для гостей и для контрагента. Эти способы оплаты будут автоматически устанавливаться при дальнейшей выписке счетов и актов об оказании услуг.
На закладке «Доп. инфо» можно указать любую информацию по размещению. Если включить флажок «Сообщать доп. инфо при продлении/переселении», то при продлении или переселении гостя портье будет принудительно показан текст доп. инфо. Эта возможность позволяет оставлять сообщения для будущих смен портье. При выполнении процедуры продления/переселения новый портье гарантированно прочитает это сообщение.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) предназначена для сохранения и проведения документа. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения изменений.
Для подбора номеров в таблицу нового документа можно пользоваться формой группового подбора номеров, которая вызывается по кнопке «Номера» (F6). Эта форма может открываться автоматически при создании нового размещения. Для этого в настройках пользователя нужно включить флажок «Автоматически открывать форму подбора номеров для новых размещений и резервирований».
При вводе или изменении строк размещения, по тарифу, типу номера, виду размещения и периоду проживания программа рассчитывает состав и стоимость услуг. Результат расчета можно посмотреть и отредактировать на форме документа «Основные услуги» при помощи кнопки «Услуги» (F7).
Стоимость услуг может быть показана в любой валюте, которая поддерживается справочником «Валюты». Для этого нужно выбрать подходящую валюту и дату, определяющую курс пересчета.
В нижней части формы размещения есть поле «Долг», в котором показывается текущий общий долг по размещению.
В поле «Залог» нового размещения регистрируется сумма залога (депозита), внесенного гостем при оформлении размещения. Если гостиница не работает с залогами, то это поле заполнять не нужно и можно сделать невидимым, если выключить флажок «Использовать залоги» в настройках параметров конфигурации. Если сумма «Залога» больше стоимости услуг к оплате, то, при выставленном флажке «Считать сдачу», показывается размер сдачи, которая должна быть выдана. В этом случае залог запишется на сумму стоимости услуг к оплате по размещению, а не на сумму, указанную в поле «Залог». Если флажок «Считать сдачу» выключить, то сдача не рассчитается и полученная сумма залога целиком записывается на гостя.
Если в параметрах конфигурации включен флажок «Раздельный учет залогов», то на форме нового размещения появляется поле «Залог на доп. услуги», где можно указать сумму залога, внесенного на дополнительные услуги.
Продление и переселение гостей нужно делать при помощи кнопок «Продлитъ» (Shift+Fll) и «Переселитъ» (F11).
При проведении документа, у гостей, указанных в табличной части, заполняются реквизиты «Планировал проживать с дата/время», «Планировал проживать по Дата/Время». Если у гостя, в какой-либо строке, выставлен переключатель «Выехал», то заполняется реквизит «Выехал дата/время».
Если в документе заполнено поле полученного залога, то система пытается рассчитать дату, по которую гость оплатил свое проживание. В случае, если рассчитать дату «Оплачено по» автоматически невозможно (сумма залога меньше общей суммы по услуге «проживание»), то программа предложит портье указать дату вручную.
Только администратор программы может изменять и удалять проведенные строки размещения. Если нужно удалить строку, или внести исправление задним числом, то нужно клавишей Delete отменить старую строку. Программа пометит эту строку на удаление. После этого старую строку можно скопировать клавишей F9 и внести нужные исправления. В колонке «Изменена» указывается автор, дата и время последнего изменения.
При изменении реквизитов размещения программа записывает подозрительные действия пользователя. Эти данные используются при формировании отчета «Аудит подозрительных действий».
Все изменения данных документа отражаются в журнале событий системы «ІСЛредприятие 7.7». История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Если на закладке «Параметры» для гостей выбран способ оплаты, по которому учитывается налог с продаж, то суммы по услугам и долг по документу пересчитываются с учетом налога с продаж.
Кнопка «Действия...» (Shift+Fl) открывает меню различных действий, доступных на форме размещения.
1. «Запись в журнал регистрации иностранных граждан» - открывает форму записи в жу рнал регистрации. Пункт меню доступен, если страна гражданства гостя не базовая. Если текущая строка в размещении - это продление или переселение, то открывается не форма записи, а жу рнал регистрации. При этом автоматически выделяется последняя регистрационная запись для текущего гостя. Портье может либо добавить новую запись (нажать Insert) или исправить существующую (нажать Enter).
2. «Печать разрешения на размещение» - печатается форма т.н. «пропуска» гостя в гостиницу. Должна использоваться в тех организациях, где ключи от номеров выдают горничные на этажах, а не портье.
3. «Печать свидетельства о регистрации» - печатается свидетельство о временной регистрации гостя по форме №3. Свидетельства по этой форме выдается иногородним гражданам базовой страны.
4. «Печать анкеты гостя» - печатается анкета гостя по специализированной форме №3
5. «Печать заявления гостя» - печатается заявление гостя на проживание в гостинице. Используется в пансионатах и домах отдыха при поселении гостей.
Документ «Основные услуги»
Документ создается программой автоматически при оформлении размещения.
Документ начисляет основные услуги, рассчитанные гостям по тарифам в размещении. При любом редактировании размещения создаются новые основные услуги. При проведении размещения основные услуги проводятся автоматически.
Открыть основные услуги можно из формы размещения кнопкой «Услуги» (F7). У услуг, начисленных по тарифу, колонка «N Р.» заполнена номером строки размещения. Если отредактировать услуги, которые были начислены по тарифу, то, при повторном редактировании соответствующей строки размещения, все изменения будут потеряны, т.к. услуги будут пересчитаны согласно тарифу. Замечание: Права на редактирование основных услуг есть только у администраторов программы. Все остальные пользователи могут только сторнировать основные услуги (клавишей Delete) или создавать новые корректирующие услуги (клавишей F9 на услуге, рассчитанной по тарифу). Сторно и корректировки сохраняются при пересчете основных услуг.
При редактировании услуг нового размещения можно регистрировать дополнительные услуги, оказываемые гостям при заезде. Нажмите кнопку «Услуги» (F7), откроется форма подбора дополнительных услуг в документ. Кнопка «Услуги» на форме основных услуг доступна только, если основные услуги открыты из формы нового (не проведенного) размещения. Возможность регистрировать доп. услуги на форме основных услуг размещения предусмотрена для удобства. Регистрировать доп. услуги в течение периода проживания гостей нужно документами «Счет по доп. услугам», «Доп. услуги в кредит».
Если основные услуги открыты из формы размещения, то кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) на форме основных услуг сохраняет изменения. Если основные услуги открыты из журнала подчиненных документов или общего журнала, то кнопка «ОК» проводит основные услуги. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения. Кнопка «Печать» (F2) позволяет распечатать техническую таблицу услуг по строкам размещений.
Документ «Дополнительные услуги при заезде»
Документ создается во время бронирования, в случае если нужно указать список дополнительных услуг которые должны начислиться гостю при заезде.
Документ используется для хранения списка дополнительных услуг, которые должны оказываться при заезде гостям, поселенным по брони. Список таких услуг заполняется при оформлении брони. Используйте контекстное меню «Добавить доп. услуги, оказываемые при заезде», которое открывается при нажатии на кнопку «Действия... » на форме брони.
Указанный набор услуг начисляется на каждое размещение созданное на основании брони или договора.
Для подбора услуг в документ используется кнопка «Подбор услуг» (F7). Процедура аналогична заполнению таблиц услуг документов «Счет по доп. услугам» и «Доп. услуги в кредит».
При вводе, например, резервирования на основании заявки создается копия доп. услуг при заезде.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет документ. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму документа без сохранения.
Документ «Счет (требование) на оплату»
Документ должен использоваться:
а) в случаях, когда необходимо рассчитать состав и стоимость услуг, которые планируется оказать по брони. В этом случае документ должен создаваться на основании заявки, резервирования, путевки или курсовки. Внимание: В счет попадают только те услуги, которые должен оплачивать заявитель по указанным в брони способам разделения оплаты. При вводе счета на основании брони, проживание по которой должны оплачивать сами гости.
табличная часть счета будет пустой. Состав услуг рассчитывается по тарифам, указанным в строках брони. Используются приказы об изменении тарифов, приказы о начислении скидок/наценок, приказы об изменении тарифных планов, действующие на дату и время планируемого заезда гостей.
б) в случаях, когда необходимо выставить счет клиенту по акту об оказании услуг (в случаях оказания услуг без предоплаты). В этом случае документ нужно вводить на основании акта или общего акта об оказании услуг. В табличную часть счета попадают все услуги акта.
Стоимость услуг может быть рассчитана в любой валюте, которая поддерживается справочником «Валюты».
В табличной части указываются: наименование услуги; цена услуги; количество;
единица измерения услуги;
сумма;
описание;
ставка НДС;
ставка НП.
Реквизиты «Сумма» и «Всего» вычисляются автоматически при заполнении цены и количества.
Для того чтобы добавить дополнительные услуги в счет нужно нажать кнопку «Услуги» (F7) и выбрать пункт меню «1. По списку услуг». Далее выбирайте услуги или группы услуг двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter.
Если необходимо оформить один счет (требование) на оплату по нескольким бронирующим документам, то нужно нажать кнопку «Услуги» (F7) и выбрать один из пунктов меню «2. По журналу брони». «3. По журналу путевок» или «4. По жу рналу курсовок». Далее нужно найти в журнале нужные бронирующие документы и выбрать их двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter.
Если в таблице много одинаковых услуг с одинаковыми ценами, то при помощи кнопки «Свернуть» (F8) табличную часть счета можно сократить. При этом строки с одинаковыми услугами и ценами будут заменены одной услугой с данной ценой и суммарным количеством и стоимостью.
Распечатать счет можно при помощи кнопки «Печать» (F2).
На форме счета можно выбрать планируемый способ оплаты счета для заявителя. При выборе способа оплаты, по которому учитывается налог с продаж, суммы в строках счета показываются с учетом налога с продаж. При печати счета показывается секция с итоговой суммой по счету включая налог с продаж и отдельно сумма налога с продаж по счету.
Если счет создан на основании брони и на форме документа включен флажок «Начислять долг по брони», то при проведении счета у брони возникнет задолженность на сумму счета. Эта задолженность будет видна в журналах в колонках «К наличной/безналичной оплате заявителем». Если бронь была оформлена по договору и по договору внесена предоплата, то. после проведения счета, часть суммы предоплаты будет перераспределена на оплату задолженности по брони. В журналах заполнится сумма оплаты по брони и бронь будет считаться «оплаченной».
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Акт об оказании услуг»
Документ предназначен для оформления взаиморасчетов с контрагентами. При проведении Акт как правило увеличивает долг контрагента. Уменьшается долг при проведении документов «Оплата» или «Поступление денег». Баланс с контрагентом проверяется с помощью отчета «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами». Акт вводится на основании Размещения или без основания из меню «Для бухгалтерии».
Документ Акт создается в следующих случаях:
а) На основании Размещения, в случае, если нужно зачесть предоплату. Тип акта устанавливается = «Зачет предоплаты».
б) На основании Размещения, в случае, если по факту оказания услуг нужно выставить счет (требование) на оплату. Счет вводится на основании акта. Тип акта устанавливается = «Оказание услуг по основному виду деятельности». В этом случае задолженность снимается с размещения и переносится на контрагента. В дальнейшем баланс по взаиморасчетам с контрагентам контролируется с помощью отчета «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами».
в) Для подведения итогов и подсчета фактически оказанных услуг по размещению, в случае, если по факту оказания услуг нужно выставить счет (требование) на оплату. Счет вводится на основании акта. Тип акта устанавливается = «Подведение итогов». В этом случае задолженность снимается с размещения только после поступления денег и оформления документа «Оплата».
г) Для оформления услуг не связанных с поселением и оказанных контрагентам, например, телефонные разговоры арендаторов. Т.е. те услуги которые были начислены в программе без указания размещения. Как правило такие услуги начислены с помощью документов «Телефонные разговоры» и «Доп. услуги из номеров». Акт по таким услугам всегда заполняется автоматически или из отчета или с помощью подбора из неоплаченных услуг. Если акт создан из отчета «Неоплаченные телефонные разговоры» или «Неоплаченные доп. услуги на номера», то он автоматически заполнится услугами на сумму, показанную в колонке «долг» отчета. Если акт создать из меню «Для бухгалтерии/Прочее оказание услуг», то сначала нужно выбрать тип акта = «Оказание услуг по основному виду деятельности», и потом нажать на кнопку «Не оплаченные услуги» по которой откроется список всех неоплаченных услуг, которые не были связаны ни с одним из размещений.
д) В случае если нужно часть услуг по размещению перенести из долга гостей на долг контрагента Акт вводится на основании Размещения и выбирается тип акта = «Перемещение долга гостей на долг контрагента». Если долг нужно перенести в обратную сторону, т.е. из долга контрагента перенести на гостя, то тип акта выбирается = «Перемещение долга контрагента на долг гостей».
е) Если необходимо увеличить задолженность контрагента на произвольную сумму, не связанную с размещение гостей. Тип акта = «Оказание услуг по прочим видам деятельности».
ж) Если необходимо зарегистрировать получение услуг от контрагента и уменьшить долг контрагента на сумму полученных гостиницей услуг. Тип акта = «Получение услуг от сторонних организаций».
В шапке указываются номер, дата акта, плательщик - контрагент или частное лицо, для которого формируется акт.
Тип акта выбирается в зависимости от операции.
По кнопке «Фирма» выбирается юридическое лицо - фирму, от имени которой выписывается акт об оказании услуг. Также можно выбрать предварительный счет (требование) на оплату, который был создан при оформлении брони плательщику. Таким образом вы установите «привязку» акта к ранее выписанному счету. Эта привязка показывается отчетом по счетам и актам об оказании услуг и позволяет видеть всю цепочку созданных документов при работе с журналом работы с отборами документов.
При вводе документа на основании размещения в таблицу акта попадут не оплаченные услуги, которые должен оплачивать контрагент, разделение происходит в зависимости от выбранного способа разделения оплаты в размещении. Если размещение создано без брони или по брони на частное лицо, то в акт попадут все не оплаченные услуги.
Если необходимо создать акт об оказании услуг по размещению, и гость уже оплатил все услуги, то необходимо использовать документ «Общий акт».
Если создан новый акт (не на основании размещения), то такой документ нужно использовать для формирования акта об оказании услуг персоналу гостиницы или фирмам арендаторам (например по телефонным разговорам). Если на форме нового акта нажать на кнопку «Не оплаченные услуги» (F7). то программа покажет список всех не оплаченных услуг, оказанных персоналу гостиницы и арендаторам. Нужные услуги выбираются клавишей Enter или двойным щелчком мыши на строках верхней таблицы. После выбора всех нужных услуг необходимо нажать кнопку «Выполнитъ» (Ctrl+Enter).
Если новый акт создан на основании размещения, то при помощи кнопки «Не оплаченные услуги» (F7) в таблицу акта можно выбрать все/любые не оплаченные услуги, оказанные гостям, не зависимо от способов разделения оплаты указанных в размещении.
В поле «К оплате» показывается общая сумма по услугам, включенным в акт. Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
На форме можно выбрать планируемый способ оплаты акта плательщиком. При выборе способа оплаты, по которому учитывается налог с продаж, итоговая сумма по акту показывается с учетом налога с продаж. При печати акта итог по акту включает налог с продаж и. отдельной строкой, печатается общая сумма налога с продаж по акту.
Нажмите кнопку «Печать» (F2) для того, чтобы напечатать акт.
Если размещение - основание акта, создано на основании договора или брони и остаток предоплаты контрагента не нулевой, то на форме акта показывается сумма остатка предоплаты. Тип акта нужно выбрать = «Зачет предоплаты». При проведении акта с типом = «Зачет предоплаты» сумма по акту будет списана из остатка предоплаты и услуги акта будут оплачены на сумму списанной предоплаты.
На закладке «Параметры» выбирается период для отбора услуг.
При заполнении акта можно указать способ отбора услуг в акт. По умолчанию устанавливается способ отбора всех не оплаченных услуг.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Общий акт об оказании услуг»
Назначение «Общего акта» такое же как и обычного документа «Акт». Документ предназначен для оформления взаиморасчетов с контрагентами. При проведении Акт как правило увеличивает долг контрагента. Уменьшается долг при проведении документов «Оплата» или «Поступление денег». Баланс с контрагентом проверяется с помощью отчета «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами».
Отличие «Общего акта» в том, что он позволяет оформлять оказание услуг сразу по нескольким размещениям. Этот документ удобно использовать при групповых заездах и при постоянных, регулярных заездах по договору с контрагентом.
Документ позволяет выписать акт об оказании услуг по одному размещению или группе размещений. Документ может создаваться вручную или вводиться на основании договора, заявки, резервирования, путевки или курсовки. Используется тип акта «Оказание услуг по основному виду деятельности». Подробнее о типах акта см. главу 4, раздел «Типы актов об оказании услуг».
При ведении многофирменного учета фирма, на которую будет выписан общий акт выбирается нажатием на кнопку «Фирма».
При вводе общего акта на основании брони или договора, табличная часть документа автоматически заполняется списком размещений, которые были созданы за период, указываемый на закладке «Параметры».
По умолчанию, период акта, созданного на основании договора, устанавливается в предыдущий полный месяц. Например, если текущая дата 02 марта, то период общего акта будет установлен с 01.02 00:00 по 01.03 00:00. Если акт создан на основании брони, то период по умолчанию устанавливается с даты брони по текущую дату и время. Если нужно изменить период, то табличную часть документа можно заполнить списком подходящих размещений при помощи кнопки «Заполнитъ» (F7).
JSI2SI
t * si я т к1
Параметры отбора услуг |
За перисщ с:
По набору услуг: Оібирагь: Начисл? Удерж.:
10.01.2005 |і||і2:00 по: 111.01.2005 |?
|і2:00 Ф Строго за период
>< 1 (по всем услугам)
1=
Все оказанные услуги |™
(способ отбора услуг в акт)
Зсе не оплаченные услуги
Не оплаченные гостями услуги
Не оплаченные контрагентом услуги
Оказ. услуги к оплате гостями
Оказ. услуги к оплате контрагентом
Зсе оплаченные услуги
Оплаченные гостями услуги
Оплаченные контрагентом услуги
При создании общих актов можно указывать способ отбора услуг в акт. По умолчанию устанавливается способ отбора всех не оплаченных услуг.
В поле «Начисл./Удерж.» можно указать процент, на который изменятся все суммы в акте. Цены услуг пересчитываются по формуле: Новая цена = Старая цена * Процент /100.
Флажок «Строго за период» позволяет выбирать режим «разнесения» сумм по периодическим услугам (проживание, завтрак, ...) по датам. Если флажок выключен, то в акт попадут все суммы начисленные документами, которые созданы в течение периода акта. Если флажок включен, то суммы по периодическим услугам «обрезаются» по границам периода акта. Например: если гость заехал 27.07 и выехал 05.08, и период акта установлен в 01.07 -
31.07, то при выключенном флажке в акт попадет сумма за проживание с 27.07 по 05.08. При включенном флажке в отчет попадет сумма за проживание с 27.07 по 31.07.
Реквизит «По набору услуг» позволяет создавать акт только по тем услугам, которые входят в указанный набор услуг. Например, если нужно выписать акт об оказании услуги телефонные переговоры, то необходимо выбрать набор услуг, в который входит одна услуга - «телефонные переговоры».
На закладке «Акт» можно указать планируемый способ оплаты для плательщика. При выборе способа оплаты, по которому учитывается налог с продаж, итоговая сумма по акту показывается с учетом налога с продаж и. при печати акта, итог по акту выводится включая налог с продаж.
Если плательщик вносил предоплату, то акт позволяет зачесть часть предоплаты (на сумму акта или меньше) на оплату услуг. Если плательщик - контрагент, то на закладке «Акт» показывается сумма остатка предоплаты. Тип акта нужно выбрать = «Зачет предоплаты», при проведении такого акта услуги будут оплачены из предоплаты и остаток предоплаты будет скорректирован на сумму оплаченных услуг.
При создании акт показывает баланс предоплаты плательщика на дату и время документа. Баланс может состоять максимум из четырех сумм.
Наличная предоплата внесенная по договору
Безналичная предоплата по договору
Наличная нераспределенная по договорам предоплата, регистрируемая без указания договора.
Безналичная нераспределенная по договорам предоплата, регистрируемая без указания договора.
При проведении акта суммы предоплаты списываются в том же порядке, в котором они перечислены. Т.е. первой списывается наличная предоплата по договору, затем безналичная предоплата по договору, затем наличная предоплата, внесенная без указания договора и. последней, безналичная предоплата внесенная без указания договора. Порядок списания задан алгоритмически и не может быть настроен.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит акт. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму акта без сохранения.
Кнопка «Печать» (F2) позволяет распечатать акт в двух формах.
в виде таблицы услуг;
в виде списка гостей с периодами проживания (аналогично отчету «Гости по документу»).
Кнопка «Подбор» (F6) открывает жу рнал размещений для ручного заполнения табличной части акта.
Кнопка «Заполнитъ» (F7) автоматически заполняет табличную часть акта размещениями по установленным на форме акта условиям отбора размещений.
Кнопка «Расчеты» (Shift+F2) позволяет сформировать отчеты по балансу взаиморасчетов по любому выделенному размещению строки акта.
Кнопка |х|
удаляет все строки акта.
Для выгрузки итогов по оказанию услуг по свободному размещению в бухгалтерию нужно создать новый общий акт с типом «Подведение итогов», оставить пустыми реквизиты «Основание» и «Плательщик». На закладке «Параметры отбора услуг» выбрать период, например последний месяц, и указать способ отбора всех оказанных гостям услуг или всех оплаченных гостями услуг. Способ отбора в данном случае определяется учетной политикой вашей организации. При нажатии на кнопку «Заполнитъ» (F7) на первой закладке, табличная часть документа заполнится списком размещений гостей, проживавших в течение выбранного периода акта.
Для закрытия долгов по свободному размещению нужно создать новый общий акт с типом «Оказание услуг по основному виду деятельности», оставив пустыми реквизиты «Основание» и «Плательщик». На закладке «Параметры отбора услуг» выбрать период и указать способ отбора услуг - «Не оплаченные гостями услуги». После этого заполнить акт. пользуясь кнопкой «Подбор» (F6). для того чтобы выбрать размещения вручную, или нажать на кнопку «Заполнитъ» (F7). после чего удалить размещения, по которым не нужно закрывать долги, из табличной части документа. При этом гостей, с которых были списаны долги данным актом, можно поместить в черный список как должников с помощью регламентной процедуры «Переместить должников в черный список».
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Оплата услуг по акту»
Документ позволяет зарегистрировать оплату акта об оказании услуг. Создавать документ нужно по факту получения денег от плательщика (приходный кассовый ордер или выписка из банка, зарегистрированные в бухгалтерии).
Документ вводится на основании акта, общего акта об оказании услуг или счета (требования) на оплату, созданного на основании акта. При создании, заполняется списком не оплаченных по акту услуг.
Документ позволяет регистрировать оплату не на всю сумму акта, а на произвольный набор услуг акта. Если необходимо принять частичную оплату, то необходимо отредактировать суммы или количества услуг в табличной части. Услуги можно удалять клавишей Delete. Текущая сумма оплаты показывается в итогах под таблицей услуг.
При проведении документа списывается оперативная задолженность плательщика по размещениям.
Можно указывать счет (требование) на оплату, по которому регистрируется оплата акта.
При вводе данных необходимо указывать способ оплаты. Если указывается способ оплаты, который учитывает налог с продаж, то сумма по документу показывается с учетом налога с продаж.
На закладке «Параметры» можно указывать фирму (юридическое лицо) гостиницы, которая зарегистрировала получение денежных средств. Также можно указывать произвольную информацию по этой оплате.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит оплату. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму документа без сохранения.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Выплата по акту»
Документ предоставляет технические средства для согласования балансов взаиморасчетов по актам об оказании услуг в оперативном и бухгалтерском учете. Причины расхождения баланса могут быть различными: ввод начальных данных, ошибки пользователей и т.д. При создании документа необходимо указывать причину оформления возврата. Причину можно либо выбрать из списка типовых причин возвратов, либо ввести самостоятельно.
Документ можно вводить на основании актов, счетов (требований) на оплату или документов оплаты актов. При создании, документ заполняется либо списком всех услуг акта (основание - акт, общий акт, счет (требование) на оплату), либо списком услуг, оплаченных документом оплаты.
Документ позволяет регистрировать возврат оплаты не на всю сумму акта, а на сумму произвольного набора услуг акта. Если необходимо оформить частичный возврат, то необходимо отредактировать суммы или количества услуг в табличной части. Услуги можно удалять клавишей Delete. Текущая сумма возврата показывается в итогах под таблицей услуг.
При проведении документа начисляется оперативная задолженность плательщика по размещениям.
Можно указывать счет (требование) на оплату, по которому регистрируется возврат оплаты.
При вводе данных необходимо указывать способ оплаты. Если указывается способ оплаты, который учитывает налог с продаж, то сумма по документу показывается с учетом налога с продаж.
На закладке «Параметры» можно указывать фирму (юридическое лицо) гостиницы, которая зарегистрировала возврат денежных средств. Также можно указывать произвольную информацию по возврату.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит оплату. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму документа без сохранения.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Приказ об изменении цен тарифа»
Документ используется для определения цен по тарифу. Документ определяет состав и стоимость основных услуг, т.е. тех услуг, которые будут начислены гостю при оформлении размещения по параметрам проживания.
Документ «Приказ об изменении цен тарифа» нужно использовать в случае заполнения нового тарифа или изменения цен и состава услуг существующего тарифа.
В шапке документа заполняются номер, дата документа и наименование тарифа, показывается имя автора приказа.
При выборе тарифа открывается справочник «Тарифы». Выбрать нужный тариф из справочника, можно дважды щелкнув мышью на строке, содержащей этот тариф. Выбор тарифа можно сделать и с помощью клавиатуры. Для этого нужно выделить нужную строку и нажать Enter.
Если изменяется существующий тариф, то после заполнение реквизита «Тариф» табличная часть будет заполнена услугами, входящими в данный тариф на дату приказа и рабочее время. При необходимости можно редактировать, удалять или добавлять услуги.
Кнопки «Изменить все вниз» (F5) и «Изменить все вверх» (Shift+F5) позволяют скопировать выбранное поле из данной строки табличной части в аналогичное поле всех строк соответственно ниже или выше выбранной.
Вы можете изменить цену в табличной части сразу в нескольких строках на определенную величину или процент. Для этого используется комбинация полей «Изменить:». В первом поле (выпадающее меню) выбирается способ изменения:
(%) - изменить на указанное число процентов.
(+/-) - изменить на указанное число.
(/) - разделить на указанное число раз.
(*) - умножить на указанное число раз.
Во втором поле указывается число, на которое нужно изменить. При нажатии на кнопку «Изменить вниз» цены в строках, находящихся ниже строки на которой стоит курсор, изменятся на указанное число. При нажатии на кнопку «Изменить вверх» изменятся соответственно строки выше выбранной строки.
Если флаг «Пока не изм. знач.» включен, то. при нажатии на кнопки «Изменить все вниз» или «Изменить все вверх», значения в выбранной колонке будут изменяться, пока не изменится значение в колонке с названием, выбираемым из предложенного списка. Процесс изменения значений на выбранное остановится как только сменится значение в выбранной в списке колонке. Если флаг выключен, то новое значение будет установлено во всех строках ниже или выше выбранной.
Для добавления новых услуг используется кнопка «Услуги» (F7).
При добавлении строки в табличную часть должны быть заполнены следующие реквизиты: услуга.
вид размещения; тип номера; цена;
ставка НДС;
Документы ставка НП
Вид размещения и тип номера обязательно указываются, если услуга - «проживание». Услуга выбирается из справочника услуг. Вид размещения из выпадающего списка значений, тип номера из справочника «Типы номеров». Цена услуги заполняется вручную. Ставки налогов из выпадающих списков. После заполнения нажмите клавишу Enter.
Если услуга не является проживанием, то поля «Вид размещения» и «Тип номера» могут быть пустыми. Если тип номера не указан, то услуга будет начислена для любых типов номеров. Если вид размещения не указан, то услуга будет начислена для любых видов размещений.
По кнопке «Заполнить тариф» (F8) табличная часть очищается и заполняется всеми возможными комбинациями типов номеров, видов размещения и услуги «Проживание», указанной в тарифе.
После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа указанный тариф будет изменен на дату и время приказа.
Кнопка «Печать», позволяет получить печатную форму приказа в виде прайс-листа.
Сохранить документ без сохранения изменений можно с помощью кнопки «Закрыть» (F12).
Пример расчета услуг в размещении по табличной части приказа об изменении тарифа:
Предположим, что гость должен быть размещен по тарифу «Базовый» в двухместный номер. Гость хочет жить в номере один и, следовательно, должен быть размещен по виду размещения «Номер». В таком случае гостю по тарифу «Базовый» автоматически будут оказаны те услуги, у которых тип номера равен «Двухместный» и вид размещения - «Номер», а также услуги, у которых тип номера и вид размещения не указаны (пустые).
Тариф переопределяет ставки налогов определенных для услуг в справочнике услуги, что позволяет использовать все предоставляемые законодательством льготы по налогам. Например, для размещения туристических групп, по которым предусмотрены льготы по НДС, нужно создать группу туристических тарифов, в услугах которых будут выставлены льготные ставки НДС.
Для изменения времени приказа можно сделать документ не проведенным (меню «Действия/Сделать документ не проведенным»), изменить время документа (меню «Действия/Изменить время документа»), открыть и пере провести документ.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Приказ о вводе скидок/наценок»
Документ предназначен для определения размера скидки. Скидка может применятся по типам гостей, по общей продолжительности проживания гостя за учетный период, по фирме заявителю на которую была оформлена бронь.
Дата и время приказа определяют момент с которого начинают действовать определенные в нем скидки/наценки.
В шапке приказа, в поле «Тариф» можно указать группу тарифов или один тариф, на которые будут действовать скидки/наценки. Если оставить поле пустым, то приказ будет действовать на все тарифы.
№ Строки
Услуга
Тип гостя
% Скидки/наценки
1
Проживание
Участник ВОВ
-10%
2
Проживание
Ребенок до 7-и лет
-5%
На второй закладке определяется скидка по продолжительности проживания за период (обычно год). Период можно установить в настройке параметров конфигурации (меню «Сервис/Параметры конфигурации»), на закладке
«Способы оплаты. Скидки/наценки». В таблице вы указываете услугу, граничное число полных дней проживания, после которого начинает начисляться скидка и значение скидки в процентах. Пример строк приказа:
№ Строки
Услуга
Продолжительно сть проживания
% Скидки/наценки
1
Проживание
25 дней
-5%
2
Проживание
50 дней
-10%
На третьей закладке определяются скидка/наценка по контрагенту. Данная скидка начисляется, если гость проживает по брони или договору от этого контрагента. Пример строк приказа:_
№ Строки
Услуга
Продолжительность
проживания
% Скидки/наценки
1
Проживание
Лорто
-5%
2
Проживание
Соргаз
+5%
Для изменения времени приказа можно сделать документ не проведенным (меню «Действия/Сделать документ не проведенным»), изменить время документа (меню «Действия/Изменить время документа»), открыть и пере провести документ.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Приказ об изменении тарифного плана»
Документ предназначен для определения календаря цен, по которому будут начисляться основные услуги. При помощи приказов об изменении тарифных планов можно указывать различные тарифы для рабочих дней, выходных дней и праздников. Также можно указывать различные тарифы по времени суток.
В шапке приказа необходимо выбрать тариф из справочника. После проведения приказа этот тариф будет называться тарифным планом.
В табличной части документа необходимо указать даты и времена начала периодов действия различных тарифов. Тарифы действуют с даты и времени строки приказа до даты и времени смены тарифа.
При продолжительной работе можно добавлять новые периоды в существующие приказы и перепроводить документы кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter).
Кнопка «Заполнить по неделям» (F8) позволяет быстро заполнять тарифные планы с недельной периодичностью.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Изменение состояния номеров»
Документ «Изменение состояния номеров» следует использовать:
Для указания «постоянных» свойств номеров (вид из окна во двор, наличие холодильника, наличие кондиционера и т.д.). В этом случае портье будут в состоянии отбирать номера по этим дополнительным характеристикам.
В случае временной блокировки номера (ремонт, неисправности, уборка).
В первом случае, если номер будет обладать данным свойством постоянно, реквизиты «дата с» и «дата по» могут быть не заполнены.
Во втором случае реквизиты «Дата с» и «Дата по» следует заполнять.
По окончании периода действия, номер автоматически теряет данное свойство.
Шапка документа имеет поле «Свойство» с кнопкой «...» для выбора существующего свойства из справочника свойств. В шапке документа показывается имя пользователя, создавшего документ.
Кнопка «Подобрать номер» (F6) позволяет открыть форму справочника «Номерной фонд». Для выбора номера необходимо дважды щелкнуть мышью на соответствующей строке. При этом в табличной части документа появится новая строка с выбранным номером, а справочник «Номерной фонд» останется на экране.
Документ позволяет установить график уборки номера, для этого нужно создать новую строку в табличной части, задать периодичность в днях, количество уборок и нажать кнопку «График».
Документ может быть создан на основании документа «Размещение». В этом случае подразумевается, что гости по выбранному размещению были выселены, и номера, в которых проживали гости, должны быть поставлены на уборку. Т.е. при создании документа «Изменение состояния номеров» на основании документа «Размещение» поле свойство заполнится значением «на уборку», список номеров заполнится номерами из документа основания, и дата и время постановки на уборку заполнятся соответствующими датами и временами выезда гостей из номеров.
Для просмотра печатной формы документа предназначена кнопка «Печать».
После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»),
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Вывод номеров из состояния»
Документ «Вывод номеров из состояния» следует использовать для того, чтобы «снять» номера с уборки или ремонта, или вывести номера из какого-либо состояния.
Номера выводятся из состояния на дату и время указанные в шапке документа.
Особенность работы документа рассмотрим на примере. Номер 112 находится на уборке с 12:00 12.04.2000 по 15:00 12.04.2000. а также запланирована его уборка с 09:00 14.04.2000 по 12:00 14.04.2000. Предположим, что уборка 12.04.2000 была окончена в 13:00. Был создан документ «Вывод номеров из состояния» на 12.04.2000. 13:00. После проведения документа отчет «Номера в состоянии на уборке» покажет, что номер 112 был на уборке с 12:00 12.04.2000 по 13:00 12.04.2000. а также планируется уборка с 09:00 14.04.2000 по 12:00 14.04.2000. Таким образом, вывод номера из состояния происходит только на первый период, который пересекается с датой и временем, указанными в шапке документа.
Кнопка «Текущее время» (F11) позволяет установить время вывода номеров из состояния на текущую рабочую дату и время.
Кнопка «Подобрать номера» (F6) позволяет выбрать номера находящиеся в указанном состоянии. В случае, если система не находит номеров в указанном состоянии на указанные дату и время, то показывается список всех номеров из номерного фонда.
Документ «Вывод номеров из состояния» может быть также создан на основании документа «Размещение». В этом случае подразумевается, что размещение сделано в номера, которые формально находятся на уборке, однако портье известно, что уборка окончена. Данным документом портье может быстро снять номера с уборки. При создании документа свойство автоматически устанавливается в «на уборке», дата и время вывода номеров из состояния на самую раннюю «дату и время с», которые указаны в табличной части размещения. Список номеров заполняется номерами, указанными в размещении.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Приказ о вводе номеров в квоту»
Квота - это набор номеров, который используется для размещения гостей от определенного контрагента, дирекции и проч.
Если в документах «Размещение». «Резервирование». «Путевка» или «Курсовка» указана квота, то подбор подходящих номеров возможен только из номеров входящих в выбранную квоту.
Документ «Приказ о вводе номеров в квоту» предназначен для ввода номеров в квоту. Документы этого вида следует использовать в случае «увеличения» уже существующей квоты или начального ввода номеров в новую квоту.
Замечание: До ввода номеров в квоту, необходимо данную квоту создать в справочнике «Квоты».
В шапке документа нужно указать номер документа, дату документа и квоту, в которую вводятся номера. Номера вводятся в квоту начиная с даты приказа. В шапке документа отображается имя пользователя создавшего документ.
Поле «Квота» заполняется из справочника «Квоты».
Для облегчения подбора номеров в документ нажмите кнопку «Подобрать номера» (F6). Откроется справочник «Номерной фонд». Для выбора нужного номера из справочника дважды щелкните мышью на строке, содержащей номер. При этом в табличной части документа появится новая строка с выбранным номером, а справочник «Номерной фонд» останется на экране. Выбор номера можно сделать и с помощью клавиатуры, для этого нужно выделить нужную строку и нажать Enter.
Замечание. Если вы выберете группу номеров, то система попросит вас подтвердить, что вы хотите добавить в квоту группу, и. после подтверждения, добавит все номера входящие в выбранную группу в таблицу документа.
После того, как вы выбрали все необходимые номера, справочник «Номерной фонд» необходимо закрыть.
После заполнения реквизитов шапки и табличной части документ следует провести (кнопка «ОК»). При проведении документа номера, указанные в документе, будут добавлены в указанную квоту на дату приказа.
Для получения печатной формы приказа предназначена кнопка «Печать» (F2).
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Приказ об удалении номеров из квоты»
Документ «Приказ об удалении номеров из квоты» предназначен для удаления (вывода) номеров из квоты.
В форме ввода нужно указать номер приказа, дату приказа и квоту, из которой будут удалены номера. Номера удаляются из квоты начиная с даты приказа. В шапке документа отображается имя пользователя создавшего документ.
Поле «Квота» заполняется из справочника «Квоты».
Для облегчения выбора номеров на форме существует кнопка «Подобрать номера» (F6). При нажатии на эту кнопку открывается справочник «Номерной фонд», причем в списке будут показаны только те номера, которые на дату нового приказа входят в выбранную квоту.
После того, как вы выбрали все необходимые номера, справочник «Номерной фонд» необходимо закрыть.
Документ после заполнения необходимо провести (кнопка «ОК»), При проведении документа все номера, указанные в документе, будут удалены из квоты на дату приказа.
Для получения печатной формы приказа предназначена кнопка «Печать» (F2).
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Счет»
Документ используется портье или кассиром для регистрации оплаты гостем услуг. Сумма по счету должна быть равна сумме денег вносимых по счету.
Документ «Счет» предназначен для регистрации оплаты услуг гостями или персоналом гостиницы. Неоплаченные услуги в табличную часть подбираются при помощи кнопки «Не оплаченные услуги» (F7).
Обычно счета создаются на основании размещений. В этом случае в счет автоматически добавляются все не оплаченные по выбранному размещению услуги, которые должны быть оплачены гостями.
При вводе нового счета с пустым реквизитом «Основание» (не на основании размещения) регистрируется оплата услуг персоналом гостиницы. В этом случае подразумевается, что производится оплата услуг отнесенных на персонал, таких, как, например, телефонные разговоры из номеров, где на момент звонка не было проживающих гостей.
На форме счета можно выбрать способ оплаты. Если способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по счету показываются с налогом с продаж, иначе без налога с продаж.
Если у выбранного способа оплаты включен флажок «По ККМ», то счет, после проведения, попадет в отчет кассовой смены и, если к рабочему месту подключен фискальный регистратор, будет пробит кассовый чек.
Если у способа оплаты включены флажки «Кредитная карта» и «Нужно вводить доп. информацию», то при выборе такого способа оплаты, требуется указать основание, т.е. номер кредитной карты, держателя карты, её код авторизации.
Если у способа оплаты включен флажок «Из залога», то при выборе такого способа оплаты программа рассчитает остаток залога у гостя (остаток залога за основные услуги плюс остаток залога за дополнительные услуги, если включен флажок «Раздельный учет залогов» в настройках параметров конфигурации). При проведении счета залог(и) будут списаны на суммы услуг по счету.
При наличном способе оплаты (учитывается налог с продаж) может быть списан только залог, внесенный наличными. В случае безналичной оплаты счета может быть списан только безналичный залог. Такой режим работы необходим для правильного выделения суммы налога с продаж.
В поле «Получено» указывается сумма, вносимая при расчете. В правом нижнем поле показывается сумма долга гостя или размер сдачи. Сумма в поле «Получено» должна использоваться только для быстрого расчета сдачи. При проведении документа услуги по счету будут считаться оплаченными даже если поле «Получено» не заполнено.
Если на рабочем месте не определена ни одна касса, то счет будет распечатан на бланке «Форма 3-Г» или, если счет на возврат, на бланке «Форма-8Г». Форма №3-Г - форма строгой отчетности, утвержденная Министерством Финансов РФ в 1993 году, для учета предоставляемых гостям платных услуг на местах, не оборудованных кассовыми аппаратами с блоком фискальной памяти.
После того как документ проведен изменить его может только пользователь с набором прав «Администратор».
Если в настройках параметров программы выключен режим контроля возвратов и у ККМ, настроенной на рабочем месте включен флажок «Поддерживает аннулирование», то счета текущей кассовой смены можно отменять. Для этого в жу рнале счетов гостям нужно нажать кнопку «Аннулирование» (F5). Документ при этом помечается на удаление.
Для оформления возврата по счету выделите его в журнале счетов гостям и нажмите кнопку «Возврат» (F7).
При вводе счета на возврат программа требует указания причины возврата. Пользователь может ввести причину вручную или выбрать её из списка типовых причин, который заполняется в справочнике «Причины возвратов».
При печати счета пользователь может распечатать либо детальную форму счета с детализацией услуг по всем гостям размещения, либо выбрать гостя или заявителя, на которого будет распечатан счет.
Для автоматической печати счета при проведении необходимо включить флажок «Автоматически печатать из счета ... счет» в настройках параметров рабочего места на шаге настройки параметров печати.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит счет. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму счета без сохранения.
Документ «Счет по дополнительным услугам»
Документ предназначен для регистрации оказания и одновременной оплаты дополнительных услуг гостями или любыми сторонними посетителями. Для регистрации оказания и оплаты дополнительных услуг гостями введите счет на основании размещения (меню Портье/оформить гостю/доп. услуги).
Для регистрации оказания и оплаты дополнительных услуг сторонними посетителями создайте новый счет с пустым реквизитом «Основание» (из меню Портье/Оформить стороннему посетителю/доп. услуги).
Если счет создан на основании размещения, то необходимо из списка гостей размещения выбрать гостя или заявителя, который оплачивает услуги.
Для добавления новой услуги в документ нажмите Insert и выберите услугу из справочника услуг. Если у услуги включен флажок «Разрешить изменять цену» или вы работаете с правами администратора программы, то вы сможете редактировать цену услуги. В противном случае колонка «Цена» не доступна для редактирования.
Кнопка «Подобрать услуги» (F7) предназначена для группового подбора услуг в таблицу документа. Если в параметрах пользователя (меню «Сервис/Параметры пользователя...») включен флажок «Авт. открывать форму подбора услуг для новых счетов по доп. услугам», то. при создании нового счета, автоматически откроется форма подбора услуг. При выборе услуги клавишей Enter или двойным щелчком мыши, выбранная услуга отмечается галочкой и добавляется в таблицу документа. Если в параметрах пользователя включен флажок «Спрашивать количество при подборе дополнительных услуг», то в момент выбора услуги программа предложит пользователю указать количество.
В поле «Всего» показывается общая сумма по услугам, включенным в счет. При необходимости можно изменить реквизиты «Количество» или «Сумма».
Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
На форме счета можно выбрать способ оплаты. Если способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по счету показываются с налогом с продаж, иначе без налога с продаж.
Если у выбранного способа оплаты включен флажок «По ККМ», то счет, после проведения, попадет в отчет кассовой смены и, если к рабочему месту подключен фискальный регистратор, будет пробит кассовый чек.
Если у способа оплаты включены флажки «Кредитная карта» и «Нужно вводить доп. информацию», то при выборе такого способа оплаты, требуется указать основание, т.е. номер кредитной карты, держателя карты и её код авторизации.
Если у способа оплаты включен флажок «Из залога», то при выборе такого способа оплаты программа рассчитает остаток залога у гостя (остаток залога за дополнительные услуги, если включен флажок «Раздельный учет залогов» в настройках параметров конфигурации). При проведении счета залог будет списан на сумму услуг по счету. Если в параметрах программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то в зачет может быть принят только залог внесенный на доп. услуги.
При наличном способе оплаты (учитывается налог с продаж) может быть списан только залог, внесенный наличными. В случае безналичной оплаты счета может быть списан только безналичный залог. Такой режим работы необходим для правильного выделения суммы налога с продаж.
В поле «Получено» указывается сумма, вносимая при расчете. В правом нижнем поле показывается сумма долга или размер сдачи. Сумма в поле «Получено» должна использоваться только для быстрого расчета сдачи. При проведении документа, услуги по счету будут считаться оплаченными, даже если поле «Получено» не заполнено.
Если на рабочем месте не подключена ККМ то Счет будет распечатан на бланке «Форма 12-Г», или, если счет на возврат, на бланке «Форма-8Г». Форма №12-Г - форма строгой отчетности, утвержденная Министерством Финансов РФ в 1993 году, для учета предоставляемых гостям платных дополнительных услуг на местах, не оборудованных кассовыми аппаратами с блоком фискальной памяти.
После того, как документ проведен, изменить его может только пользователь с набором прав «Администратор».
Если в настройках параметров программы выключен режим контроля возвратов и у ККМ, настроенной на рабочем месте, включен флажок «Поддерживает аннулирование», то счета текущей кассовой смены можно отменять. Для этого в жу рнале счетов гостям нужно нажать кнопку «Аннулирование» (F5). Документ при этом помечается на удаление.
Для оформления возврата по счету выделите его в журнале счетов гостям и нажмите кнопку «Возврат» (F7).
При вводе счета на возврат программа требует указания причины возврата. Пользователь может ввести причину вручную или выбрать её из списка типовых причин, который заполняется в справочнике «Причины возвратов».
Для автоматической печати счета при проведении необходимо включить флажок «Автоматически печатать из счета ... счет» в настройках параметров рабочего места на шаге настройки параметров печати.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит счет. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму счета без сохранения.
Документ «Дополнительные услуги в кредит»
Документ «Дополнительные услуги в кредит» предназначен для регистрации дополнительных услуг, оказываемых гостю в кредит или под залог.
Документ вводится на основании документа «Размещение». На форме документа из списка гостей размещения должен быть выбран гость, которому оказываются услуги.
Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
Для добавления новой услуги в документ нажмите Insert и выберите услугу из справочника услуг. Если у услуги включен флажок «Разрешить изменять цену» или вы работаете с правами администратора программы, то вы сможете редактировать цену услуги. В противном случае колонка «Цена» не доступна для редактирования.
Кнопка «Подбор услуг» (F7) предназначена для группового подбора услуг в таблицу документа. Если в параметрах пользователя (меню «Сервис/Параметры пользователя...») включен флажок «Авт. открывать форму подбора услуг для новых счетов по доп. услугам», то. при создании нового счета, автоматически откроется форма подбора услуг. При выборе услуги клавишей Enter или двойным щелчком мыши выбранная услуга отмечается галочкой и добавляется в таблицу документа. Если в параметрах пользователя включен флажок «Спрашивать количество при подборе дополнительных услуг», то в момент выбора услуги программа предложит пользователю указать количество.
В нижней части формы документа есть поле «Всего», в котором показывается итоговая сумма за все выбранные в документе услуги. В поле «Залог» указывается сумма залога, внесенного гостем при оформлении данного документа. Если в настройках параметров программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то залог указываемый на форме документа учитывается как залог на дополнительные услуги. Если сумма залога больше суммы «Всего», то. при включенном флажке «Считать сдачу», показывается сумма сдачи, которая должна быть выдана гостю. При этом, при проведении документа, залог запишется на сумму «Всего», а не на сумму указанную в поле «Залог». Если флажок не включен, то. при проведении документа залог вносится на всю указанную сумму.
На форме можно выбрать планируемый способ оплаты услуг гостем. Если у способа оплаты включены флажки «По кредитной карте» и «Нужно вводить доп. информацию», то при выборе такого способа оплаты программа потребует указать основание, т.е номер кредитной карты и её код авторизации.
Если выбранный способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по документу показываются с налогом с продаж, иначе без налога с продаж.
При помощи кнопки «Печать» (F2). можно распечатать детальный счет. При помощи кнопки «12-Г» (Shift+F2) можно распечатать счет на бланке формы строгой отчетности «№12-Г».
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит документ. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму документа без сохранения.
Документ «Доп. услуги в кредит по дням»
Документ «Дополнительные услуги в кредит по дням» предназначен для регистрации дополнительных услуг, оказываемых гостю в кредит или под залог, и по которым нужно указывать в какие дни будет реально оказана услуга.
Пример: Услуга «Завтрак» и требуется указывать, в какие дни гость будет завтракать. Данные введенные документами «Доп. услуги в кредит по дням» попадают в отчеты: «Сводка по планируемому оказанию услуг» и «Гости по услуге на дату» из меню «Сводки» администратора программы.
Документ вводится только на основании документа «Размещение». На форме документа из списка гостей размещения должен быть выбран гость, которому оказываются услуги.
Для добавления новой услуги в документ нажмите Insert и выберите услугу из справочника услуг. Если у услуги включен флажок «Разрешить изменять цену» или вы работаете с правами администратора программы, то вы сможете редактировать цену услуги. В противном случае колонка «Цена» не доступна для редактирования. В поле «Список дат» нажмите F4.
Откроется список дат проживания гостя. Для перемещения по списку используйте стрелки на клавиатуре. Отметьте мышкой или клавишей Пробел даты, когда планируется оказание услуг, нажмите «ОК» (Enter).
Исправьте, если нужно, количество оказания услуги в день. Общее количество оказания услуги по строке рассчитывается как произведение количества оказания услуги за день на количество отмеченных в списке дат.
Если необходимость в услуге отпала (гость отказался от услуги) нужно отключить галочку К в нужной строке документа.
В нижней части формы документа есть поле «Всего», в котором показывается итоговая сумма за все выбранные в документе услуги. В поле «Залог» указывается сумма залога, внесенного гостем при оформлении данного документа. Если в настройках параметров программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то залог указываемый на форме документа учитывается как залог на дополнительные услуги. Если сумма залога больше суммы «Всего», то. при включенном флажке «Считать сдачу», показывается сумма сдачи, которая должна быть выдана гостю. При этом, при проведении документа, залог запишется на сумму «Всего», а не на сумму указанную в поле «Залог». Если флажок не включен, то. при проведении документа залог вносится на всю указанную сумму.
Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
На форме можно выбрать планируемый способ оплаты услуг гостем. Если у способа оплаты включены флажки «По кредитной карте» и «Нужно вводить доп. информацию», то. при выборе такого способа оплаты, программа потребует указать основание, т.е номер кредитной карты, код авторизации.
Если выбранный способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по документу показываются с налогом с продаж, иначе без налога с продаж.
При помощи кнопки «Печать» (F2). можно распечатать детальный счет. При помощи кнопки «12-Г» (Shift+F2) можно распечатать счет на бланке формы строгой отчетности «№12-Г».
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит документ. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму документа без сохранения.
Кнопка «Оплатитъ» открывает форму счета, в который автоматически попадают все услуги, начисленные документом «Доп. услуги в кредит по дням».
Кнопка «Добавитъ завтраки» автоматически начисляет услугу «Завтрак» на все дни проживания гостя. Кнопка «Сторнировать завтраки» сторнирует все начисленные данным документом завтраки.
Документ «Полный счет на все услуги оплаченные гостем»
Документ «Полный счет» используется для печати гостям при выезде счета с полным списком услуг оплаченных самими гостями. Счет вводится на основании документа «Размещение».
В поле «Плательщик» выбирается гость, для которого формируется полный счет. Если выбрать <Детальный счет>, то будет распечатан счет с детализацией услуг по всем гостям размещения.
Услуги в табличной части редактировать нельзя. Услуги из счета можно только удалять клавишей Delete.
Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
Сумма налога с продаж в счете показывается и учитывается только у тех услуг, которые были оплачены наличными (способом оплаты с включенным флажком «Учитывать НП»),
Если в настройках параметров конфигурации включить флажок «Формировать полные счета гостям без дополнительных услуг», то в новые полные счета будут попадать только основные, начисленные по тарифу, услуги, которые были оплачены гостями размещения.
После создания документа необходимо распечатать и провести счет. Для этого нажмите кнопки «Печать» (F2) и затем «ОК» (Ctrl+Enter).
Документ «Внесение залога»
Документ предназначен для оформления внесения залога по размещению. Документ вводится на основании документа «Размещение» (меню Оформить гостю/внесение залога)
Залог можно вносить только если в настройках параметров конфигурации на закладке «Ставки налогов. Уборка. Залоги. Наборы услуг» включен флажок «Использовать залоги».
На форме необходимо выбрать гостя, который вносит залог. Если по размещению проживал один гость, то система заполнит поле в документе автоматически. В противном случае необходимо выбрать нужного гостя из списка гостей размещения.
Укажите способ оплаты (внесения) и. если в настройках параметров конфигурации включен флажок «Раздельный учет залогов», укажите вид залога: за основные или дополнительные услуги.
Укажите сумму и. если нужно, валюту.
Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек оплаты по секции «Внесения авансовых платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации на закладке «Доп. услуги из номеров. Секции».
В поле «Дополнительная информация» введите комментарий по документу.
Документ «Возврат залога»
Документ предназначен для оформления возврата залога по размещению в случае досрочного отъезда гостя. Документ вводится на основании соответствующего документа «Размещение».
На форме необходимо выбрать гостя, которому возвращается залог. Если по размещению проживал один гость, то система заполнит поле в документе автоматически. В противном случае необходимо выбрать нужного гостя из списка гостей размещения.
Укажите способ оплаты (выплаты) и, если в настройках параметров конфигурации включен флажок «Раздельный учет залогов», укажите вид залога: за основные или дополнительные услуги.
Укажите сумму выплаты и, если нужно, валюту.
Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек возврата по секции «Внесения авансовых платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации на закладке «Доп. услуги из номеров. Секции».
Документ «Телефонные разговоры»
Документ предназначен для ввода данных о телефонных разговорах из гостиничных номеров. При проведении документ начисляет стоимость разговора на размещение активное в номере на момент разговора.
Если, на время звонка, в номере активно несколько размещений, то стоимость звонка будет начислена всем активным размещениям. При оплате разговора одним из гостей стоимость разговора будет списана с всех других активных размещений.
Если, на время звонка, в номере нет активных размещений, то считается, что звонил кто-то из персонала гостиницы. Суммарную стоимость звонков персонала и детальную информацию по ним за период можно получить при помощи отчета «По сторонним посетителям», если выбрать услугу «Телефонные разговоры» в качестве параметра, по которому строить отчет.
Если в настройках параметров конфигурации выключен флажок «НП входит в цену услуги», то цена разговора всегда должна указываться без налога с продаж. Наоборот, если флажок «НП входит в цену услуги» включен, то нужно указывать цену с налогом с продаж. В любом случае цена должна включать НДС.
В табличной части указываются:
номер телефона (телефон, с которого был произведен звонок);
номер комнаты (заполняется автоматически при выборе номера телефона);
номер куда был звонок;
дата регистрации звонка;
время;
количество минут; цена за минуту; сумма, описание
Сумма за разговоры может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
Документ заполняется вручную или автоматически внешними модулями загрузки телефонных разговоров.
При наличии в гостинице автоматической телефонной станции, с возможностью её подключения к компьютеру, возможна поставка дополнительного модуля загрузки телефонных разговоров, который позволит регистрировать телефонные звонки в системе автоматически.
Если гостиница периодически получает информацию о телефонных разговорах из номеров от какого-либо оператора в виде файла с данными, то также возможна поставка дополнительного модуля загрузки телефонных разговоров в базу данных гостиницы.
Документ «Дополнительные услуги из номеров»
В системе существует возможность регистрации и учета дополнительных услуг регистрируемых оборудованием в номерах. Например: платное телевидение, бар и т.д. При проведении документа программа ищет по номеру и дате и времени регистрации доп. услуги активное размещение и начисляет услугу, указываемую в шапке документа на это размещение.
Если в настройках параметров конфигурации выключен флажок «НП входит в цену услуги», то цена услуги всегда должна указываться без налога с продаж. Наоборот, если флажок «НП входит в цену услуги» включен, то нужно указывать цену с налогом с продаж. В любом случае цена должна включать НДС.
Если, на время регистрации услуги, в номере нет активных размещений, то считается, что услугой воспользовался кто-то из персонала гостиницы. Суммарную и детальную информацию по доп. услугам за период можно получить при помощи отчета «Отчет по сторонним посетителям», если выбрать нужную услугу в качестве параметра, по которому строить отчет.
Если, на время регистрации услуги, в номере активно несколько размещений, то стоимость услуги начисляется всем активным размещениям. При оплате такой услуги гостем из какого-либо размещения, услуга автоматически спишется с других размещений.
Документ «Поступление денег»
Документом регистрируется поступление денег (в том числе авансовых платежей) от контрагентов. Обязательно указывать контрагента. Договор и бронь можно не указывать.
Сумма поступления может быть указана в любой валюте, поддерживаемой справочником валют.
Если на форме документа включен флажок «Разносить по брони», то сумма оплаты распределится по всем неоплаченным бронирующим документам выбранного контрагента и договора.
Документ может быть введен на основании документов «Договор», «Заявка», «Резервирование», «Путевка», «Курсовка». «Счет (требование) оплаты».
Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек оплаты по секции «Внесения авансовых платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Выплата денег»
Документом регистрируется выплата денег контрагенту. Документ используется для оформления возвратов контрагенту и выплат за полученные услуги (работы, товары). При оформлении документа необходимо указать способ выплаты и причину выплаты денег. Обязательно указывать контрагента. Договор и бронь можно не указывать.
Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек возврата по секции «Внесения авансовых платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации.
Документ может быть введен на основании документов «Договор», «Заявка», «Резервирование», «Путевка», «Курсовка». «Счет (требование) оплаты».
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Документ «Закрытие периода»
Документ позволяет закрыть отчетный период в программе. Обычно закрытие периода предшествует выгрузке итогов по реализации за период в программу бухгалтерского или управленческого учета.
Периоды указываемые в документах не должны пересекаться и не должно быть разрывов между периодами.
Документ при проведении вызывает процедуру закрытия периода, алгоритм работы которой может сильно отличаться от организации к организации.
Если учетная политика гостиницы "по оказанию", то при закрытии периода обычно создаются общие акты по всем контрагентам, которые собирают оказание услуг за период. Услуги, оказанные гостям "с улицы", собираются в отдельный общий акт, у которого устанавливается контрагент "Физ. лица". Далее эти документы могут быть выгружены в 1С:Бухгалтерию, в бухгалтерскую или управленческую базу.
Если учетная политика гостиницы "по оплате", то при закрытии периода обычно создается один общий акт по всем оплаченным за период услугам. В этом случае
бухгалтерский/управленческий учет обычно ведется в разрезе услуг или кассовых секций. Баланс взаиморасчетов с контрагентами ведется в гостиничной (этой) базе данных.
Документ «Закрытие кассовой смены»
Документ закрытие кассовой смены оформляется в процедуре закрытии смены, при этом рассчитывается выручка за смену, печатается кассовый отчет и происходит обнуление кассы.
Документ закрытие кассовой смены позволяет закрыть кассовую смену для выбранной ККМ, группы ККМ или всех ККМ, зарегистрированных в программе.
Закрытие всех кассовых смен происходит в случае если на форме не выбран ККМ или группа ККМ.
Z-Отчет ККМ для неавтоматизированных ККМ должен быть снят вручную, средствами самой ККМ.
При нажатии на кнопку «ОК» автоматически происходит снятие Z-отчета с гашением по ККМ, если он подключен в режиме фискального регистратора; снятие Z-Отчета по программе и закрытие кассовой смены.
Документ «Внесение денег в ККМ»
Документ предназначен для регистрации внесения денег в денежный ящик ККМ, например, в случае, когда в начале смены в кассу вносится некоторая сумма наличных на размен.
Внесение денег в ККМ Новый 41
Внесение денег в ККМ
№ I 7 от |16.02.05 Д Портье
[рй Q
—Q
Сумма: I Hg.4Hi.iJ [gj [ Наличные с НП ^ В валюте:
Причина:
В несение начального остатка смены
ОК | Закрыть |
На форме необходимо заполнить сумму, валюту, и способ внесения.
Если выбранный способ внесения должен проводиться по кассе, то при проведении документа, в жу рнале кассовой смены регистрируется внесение денег. Если к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется внесение денег в денежный ящик ККМ.
Документ «Выплата денег из ККМ»
Документ предназначен для регистрации изъятия денег из денежного ящика ККМ.
На форме необходимо заполнить сумму, валюту, и способ выплаты.
Если выбранный способ выплаты должен проводиться по кассе, то при проведении документа, в журнале кассовой смены регистрируется выплата денег. Если к компьютеру подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется выплата денег из денежного ящика ККМ.
Документ «Свидетельство о регистрации»
Программа автоматически формирует документы этого вида при печати свидетельства о регистрации для иногородних граждан. Список выданных свидетельств доступен через журнал выданных свидетельств о регистрации. Просматривать жу рнал имеют право только Администратор и Начальник службы размещения.
Документ «Запись журнала регистрации иностранных граждан»
Документ формируется пользователями при заезде, продлении и переселении гостей и добавляет запись в жу рнал регистрации иностранных граждан. Иностранный гражданин тот. у которого страна гражданства не совпадает с базовой страной (базовая страна). Если, при создании записи, открыта форма размещения, то реквизиты записи заполнятся параметрами из текущей (выделенной) строки размещения.
Записи в журнале регистрации можно исправлять и помечать на удаление. Если запись помечена на удаление, то при печати жу рнала регистрации эта запись будет проигнорирована.
Последнюю запись в жу рнале регистрации можно удалить полностью при помощи кнопки «Удалить ошибочную запись».
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его журнале.
Бухгалтерский документ «Счет-фактура»
Документ «Счет-фактура» предназначен для регистрации в программе счетов-фактур выданных службой приема и размещения гостей. Служба приема и размещения может дублировать функции бухгалтерии организации в выходные дни и ночью, т.е. в не рабочее для бухгалтерии время.
Распечатанные счета-фактуры может модифицировать и удалять только пользователь с правами администратора программы.
Документ вводится на основании документов «Акт», «Общий акт», «Счет (требование) на оплату», «Счет», «Счет по доп. услугам», «Полный счет».
Для сохранения и печати документа нажмите кнопку «Печать» (Ctrl+Enter). Документ сохраняется в жу рнале выданных счетов-фактур.
Документ «Напоминание»
Документ используется для регистрации напоминаний, которые автоматически показываются пользователям в указанное в напоминании время.
Для работы функции автоматического показа напоминаний необходимо, чтобы на рабочем месте в фоновом режиме выполнялась процедура проверки напоминаний.
Документ «Корректировка»
Документ «Корректировка» создается автоматически при изменении проведенных документов вида «Договор», «Заявка». «Резервирование». «Путевка». «Курсовка». «Размещение». «Приказ об изменении цен», «Приказ о вводе скидок наценок», «Приказ об изменении тарифного плана», «Изменение состояния номерного фонда», «Вывод номеров из состояния», «Приказ о вводе номеров в квоту», «Приказ о удалении номеров из квоты», «Акт», «Общий акт», «Поступление денег», «Выплата денег», «Оплата по акту», «Выплата по акту», «Счет (требование) на оплату».
Документ позволяет:
1. Быстро восстановить последовательность внесения изменений в документ пользователем, не открывая жу рнал регистрации действий пользователей;
2. Выгружать измененные за период времени документы обработкой обмена данными между одинаковыми гостиничными базами.
Документ «Регистрация карт гостей»
Документ «Регистрация карт гостей» предназначен для регистрации в программе выданных карт идентификации гостей. Карты можно использовать для организации в гостинице безналичных платежей, для контроля доступа в номера при использовании электронных замков и т.д.
Новые карты могут регистрироваться только вручную или/и документами регистрации карт. Режим регистрации новых карт задается в параметрах рабочего места.
Пользователь вводит номер идентификационной карты вручную, или прокатывает карту в считывателе. После заполнения кода карты автоматически происходит поиск карты в справочнике идентификационных карт. Если карта не найдена и включен режим автоматической регистрации карт, то карта создается. Если включен режим ручной регистрации карт, то такой документ не проведется.
Если используется считыватель карт подключенный к СОМ порту, то заполнение номеров карт в строках документа происходит в порядке строк документа и в порядке прокатывания карт в считывателе.
Служебный документ «Ввод остатков»
Служебный документ «Ввод остатков» формируется программой автоматически при выполнении регламентной процедуры очистки базы данных. Документ создается на дату, по которую очищается база данных и, после удаления первичных документов, восстанавливает остатки по регистрам предоплаты и взаиморасчетов с контрагентами. Документы доступны только в общем жу рнале у администратора программы.
Документы можно использовать для установки начального баланса взаиморасчетов с контрагентами. Для этого нужно создать документ на дату в прошлом (меню «Сервис/Ввод остатков») и заполнить колонку «Получено денег». Положительная сумма соответствует предоплате контрагента.
Служебный документ «Обслуживание регистров»
Служебный документ «Обслуживание регистров» создается автоматически регламентной процедурой очистки базы данных. Документ можно также создавать из меню «Операции» администратора программы.
При проведении документ сворачивает итоги по:
документам, созданным раньше границы истории;
услугам, по которым абсолютная величина баланса меньше суммы в одну сотую основной валюты. Это исправляет ошибки округления, которые возникают при ведении многовалютного учета.
Глава 8 Регламентные процедуры
Процедура «Обработка документов»
Процедура предназначена для осуществления групповых действий над документами.
Выбранные документы можно:
• пометить на удаление;
• отменить пометки на удаление;
• сделать непроведенными;
• провести.
Список отобранных документов можно получить, нажав кнопку «Сформировать реестр».
Документы обрабатываются при нажатии кнопки «Выполнитъ».
Форма документа позволяет:
• указать период выборки документов;
• выбрать документы нужного вида;
• установить фильтр по значению общего, для выбранных видов документов, реквизита;
• выбрать тип обрабатываемых документов:
• обрабатывать проведенные;
• обрабатывать не проведе иные;
• помеченные на удаление;
• не помеченные на удаление;
• обрабатывать все.
Если включен флажок «Авто ответ», то программа будет автоматически отвечать «Нет» на вопросы к пользователю в момент проведения документов. Если этот флажок выключен, то пользователю придется отвечать на эти вопросы вручную.
Процедура «Обработка напоминаний»
Процедура показывает необработанные напоминания, дата и время которых раньше даты и времени запуска обработки. У показанных напоминаний устанавливается флаг «Обработано».
Процедура «Добавление реквизитов утраченных документов»
Процедура используется для добавления диапазонов номеров в справочник утраченных документов удостоверяющих личность. Для регистрации реквизитов утраченных документов необходимо указать вид документа удостоверяющего личность, серию, номер или диапазон добавляемых номеров.
Процедура «Очистка базы данных»
Регламентная процедура, относящаяся к группе фоновых заданий. Должна выполняться периодически. Удаляет данные, которые старше, чем указанная дата. По умолчанию дата устанавливается на рабочую дату минус период хранения истории в месяцах.
Рекомендуемые установки:
• период хранения истории -13 месяцев;
• периодичность запуска - ежедневно.
В этом режиме размер базы данных будет оставаться постоянным в течение всего времени эксплуатации системы. При этом раз в год. например, в течение января, можно делать резервную копию базы данных за прошлый год. Таким образом, с одной стороны, вы храните данные за любой исторический промежу ток времени, с другой стороны размер рабочей базы данных остается постоянным.
1. Процедура удаляет:
1.1. сигналы о «подозрительных» действиях портье;
1.2. документы вида «Корректировка»
1.3. документы вида «Полный счет»;
1.4. документы вида «Возврат оплаты по акту»;
1.5. документы вида «Оплата по акту»;
1.6. документы вида «Поступление денег»;
1.7. документы вида «Выплата денег»;
1.8. документы вида «Акт»;
1.9. документы вида «Общий акт»;
1.10. документы вида «Счет (требование) на оплату»;
1.11. документы вида «Счет»;
1.12. документы вида «Счет по доп. услугам»;
1.13. документы вида «Дополнительные услуги в кредит»;
1.14. документы вида «Дополнительные услуги по дням»;
1.15. документы вида «Внесение залога»;
1.16. документы вида «Возврат залога»;
1.17. документы вида «Внесение денег в ККМ»;
1.18. документы вида «Выплата денег из ККМ»;
1.19. документы вида «Телефонные разговоры»;
1.20. документы вида «Дополнительные услуги из номеров»;
1.21. документы вида «Закрытие кассовой смены»;
1.22. документы вида «Свидетельство о регистрации»;
1.23. документы вида «Размещение»;
1.24. документы вида «Основные услуги»;
1.25. документы вида «Резервирование»;
1.26. документы вида «Путевка»;
1.27. документы вида «Курсовка»;
1.28. документы вида «Заявка»;
1.29. документы вида «Доп. услуги при заезде»;
1.30. документы вида «Запись в жу рнал регистрации иностранных граждан»;
1.31. восстанавливает итоги взаиморасчетов и предоплаты по контрагентам;
1.32. создает и проводит документ вида «Обслуживание регистров»;
1.33. не проведенные электронные заявки;
1.34. документы вида «Изменение состояния номеров»;
1.35. документы вида «Вывод номеров из состояния»;
1.36. исторических гостей из справочника «Гости»;
1.37. исторических контрагентов из справочника «Контрагенты»;
1.38. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Тарифы»;
1.39. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Гости»;
1.40. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Контрагенты»;
1.41. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Квоты»;
1.42. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Свойства»;
1.43. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Услуги»;
1.44. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Номерной фонд»;
1.45. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Телефонные номера»;
Запускает процедуру очистки оперативных данных.
Перепроводит все документы «Обслуживания регистров», которые есть в базе данных. Этот этап позволяет удалить ссылки на удаленные документы в движениях регистров.
Процедура не удаляет:
документы видов «Ввод номеров в квоту» и «Вывод номеров из квоты»;
документы вида «Приказ об изменении тарифа». «Приказ о вводе скидок/наценок», «Приказ об изменении тарифного плана»;
При необходимости эти документы нужно удалять вручную, при помощи пункта меню «Действия», подпункт «Удаление помеченных объектов».
Процедура «Загрузить курсы валют»
Регламентная процедура, которая позволяет загрузить историю курсов нужных валют с сайта .
Процедура «Получить почту»
Регламентная процедура проверяет электронную почту гостиницы. При наличии заявок, поступивших в электронном виде, создает на их основе не проведенные заявки в журнале брони. При проведении таких заявок . после выполнения процедуры «Отправить почту», автоматически посылается ответ заявителю по электронной почте. Проведение входит в обязанности портье или администраторов гостиницы.
Процедура «Отправить почту»
Регламентная процедура отправляет подтверждения брони заявителям по проведенным электронным заявкам.
Процедура «Перемещение гостей»
Регламентная процедура автоматически распределяет гостей по группам справочника «Гости».
Если гость выехал, но по каким-то причинам не был перемещен в группу «Выехавшие», то он будет перемещен в группу «Выехавшие».
Если гость находится в группе «Проживающие», но у него не указаны паспортные данные, то он будет перемещен в группу «Новые гости», если она указана в настройках конфигурации.
При регистрации новых гостей, если регистрационные данные гостя планируется заполнить позже, гости автоматически создаются в группе «Новые гости». Если, в дальнейшем, портье заполняет регистрационные данные, но забывает переместить гостей в группу «Проживающие», то гости будут перемещены обработкой автоматически.
Если в группе «Заявители» есть гость, который не «привязан» к активному бронирующему документу (не заехал по брони), то такой гость переносится в «Корзину».
Рекомендуется запускать ежедневно в начале рабочего дня. Возможен фоновый режим запуска.
Процедура «Обработка помеченных на удаление»
Регламентная процедура перемещает помеченные на удаление элементы выбранного справочника в группу для удаленных элементов («Корзину»),
Обработка может запускаться в фоновом режиме в конце рабочего дня.
Процедура «Перемещение должников в «Черный» список»
Обработка позволяет по общему акту, который сформирован по должникам прошлых периодов, перенести гостей в «Черный список».
Общий акт обычно формируется по всем не оплаченным гостями услугам за прошлый период. У акта устанавливается тип «Оказание услуг по основному виду деятельности». При проведении такой акт «закрывает» задолженность гостей. Плательщика в акте указывать не нужно.
На форме обработки необходимо указать акт с списком должников и нажать на кнопку «Выполнить». При этом гости, которые проживали по размещениям перечисленным в акте будут перемещены в «Черный список». Сумма и состав долга будут указаны в описании.
Процедура «Изменение нумерации документов»
Системная процедура позволяет изменить (упорядочить) нумерацию документов так. чтобы номера шли без пропусков. Выберите документ, после которого необходимо провести упорядочивание номеров и нажмите «ОК» или «Обработать». Разница между двумя кнопками в том. что «Обработать» не закрывает форму и позволяет Вам ввести следующий документ для обработки.
Если надо упорядочить нумерацию начиная с самого первого документа (в случаях, когда первый документ был удален), то необходимо выставить флажок «С первого документа». В этом случае не имеет значения, какой документ Вы выберите. Но он, конечно, должен принадлежать нужному жу рналу.
Обычно используется при обновлении редакций программы в составе процедур конвертирования данных.
Процедура «Снять просроченную бронь»
Регламентная процедура входит в группу фоновых заданий, снимает просроченные резервирования и/или заявки.
Пользователь может выбрать вид документов, который будет обработан. Строка брони считается просроченной, если на дату и время выполнения обработки бронь активна и между датой и временем начала брони + количество дней, на которые бронь удерживается, и датой и временем запуска обработки прошло больше, чем указанное на форме количество часов.
Для того чтобы настроить количество часов при фоновом запуске процедуры, необходимо открыть форму процедуры через меню администратора «Регламентные/Снять просроченные брони», ввести нужное количество часов и сохранить настройку формы с установленным флажком «Использовать при открытии» (меню «Действия/Сохранить настройку»).
Процедура «Автоматическая установка порядка номеров в НФ»
Сервисная процедура для восстановления специального порядка кодов номеров в номерном фонде.
Процедура автоматически восстановит промежутки между значениями кодов номеров сохранив установленную вами последовательность номеров в НФ.
Эту процедуру нужно выполнять:
после изменения порядка сортировки номеров в справочнике «Номерной фонд» вручную, после перегруппировки типов номеров в справочнике «Типы номеров».
Процедура «Выселить переселенных будущим временем»
Данная обработка входит в группу фоновых заданий, автоматически выселяет гостей из номеров, в которые они были переселены будущим временем.
При переселении портье может указать дату и время заезда гостя в новый номер в будущем. В этом случае у номера, из которого гостя переселяли, не устанавливается в «Да» флаг «Выехал». В справочнике номерного фонда в колонке «Последнее размещение» также не сохраняется ссылка на гостя.
Для того чтобы при наступлении времени переселения ссылка исчезла, нужно у этого номера в строке размещения включить флаг «Выехал» в «Да» и провести размещение. Обработка автоматически выполняет эти действия. Обработка находит строки переселения, в которых не установлен флаг «Выехал» в «Да», и, если рабочая дата и время больше, чем дата и время переселения, устанавливает флаг «Выехал» в «Да» и проводит размещение.
Процедура «Выселить всех не продленных/не переселенных гостей»
Регламентная процедура входит в группу фоновых заданий, автоматически выселяет гостей у которых дата и время планируемого выезда раньше времени выполнения процедуры.
Процедура предназначена для использования в домах отдыха и пансионатах, т.е. в организациях где продления оформляются отдельными размещениями, а переселения происходят в основном в начале периода проживания.
При использовании данной процедуры не нужно выполнять ручное выселение гостей, однако необходим строгий контроль за задержками выезда и своевременным продлением. Т.е., обычно, выселения из домов отдыха и пансионатов идут в три потока: утром, например до 12:00, в обед, например до 16:00 и вечером, например до 21:00. Планировщик можно настроить на выполнение процедуры выселения на 14:00, 18:00 и 23:00 соответственно, и, в таком случае, персонал должен решать вопросы задержек за отведенные два часа. Иначе гости будут выселены автоматически.
Процедура «Проверить автоматическую загрузку телефонных разговоров»
Обработка проверяет дату и время создания последнего документа вида «Телефонные разговоры». Если времени с момента создания последнего документа прошло больше, чем указано в параметрах обработки, то будет выдано предупреждение о том, что документы «слишком долго не загружались».
Если указать количество часов = 0, то проверка выполнятся не будет.
Обработка должна выполняться в фоновом режиме встроенным планировщиком сервисных и регламентных процедур.
Системные процедуры
Процедура «Планировщик»
Предназначена для определения авторизации на запуск планировщика фоновых заданий. Запуск фоновых заданий возможен только теми группами пользователей, которые авторизованы на системную процедуру «Планировщик».
Для выполнения фоновых заданий на компьютере необходимо, чтобы у элемента справочника «Компьютеры» был выставлен переключатель «Фоновые задания» в «Да», и ІСЛредприятие было запущено под именем пользователя, который авторизован на обработку «Планировщик».
Процедура «Очистка оперативных данных»
Системная процедура. Может выполняться перед повторным проведением документов, возможно вместе с перемещением точки актуальности в прошлое, для ускорения процедуры проведения документов при обновлении версии программы или выполнении каких-либо сервисных процедур. Удаляет оперативные данные из системных справочников, которые старше даты, указываемой на форме процедуры. Вызвать процедуру можно с правами администратора программы из меню «Операции». Также выполняется в составе регламентной процедуры «Очистка базы данных».
Процедура «Очистка корректировок»
Системная обработка. Удаляет все корректировки, которые старше, чем указанная дата. По умолчанию дата устанавливается на рабочую дату.
Используется обычно на этапе обучения работе с программой перед удалением из базы тестовых документов.
Процедура «Очистка сигналов о подозрительных действиях»
Системная обработка. Удаляет все сигналы, которые старше, чем указанная дата. По умолчанию дата устанавливается на рабочую дату.
Используется обычно на этапе обучения работе с программой перед удалением из базы тестовых документов.
Процедура «Завершить работу системы»
Процедура «Завершить работу системы» относится к группе фоновых заданий и позволяет запланировать завершение работы системы на конкретном компьютере на нужное время.
Глава 9 Обмен данными
Выгрузка документов в Бухгалтерию
В состав программы входит процедура выгрузки документов в конфигурации:
1С:Бухгалтерия 7.7, редакция старше 4.4
1С:Упрощенная Система Налогообложения 7.7, редакция старше 1.3.
Обмен данными между конфигурациями «Гостиница» и «Бухгалтерия» осуществляется с помощью обработок «Выгрузка документов» и «Загрузка данных» в соответствующих конфигурациях. Первая создает XML файл с описанием выгружаемых документов. ЮБухгалтерия загружает документы из этого файла. Файл RHo4_Ac4.xml в каталоге ExtForms в каталоге базы данных содержит описание правил выгрузки документов в 1С:Бухгалтерию, а файл RHo4_USN.xml содержит описание правил выгрузки в 1С:Упрощенная Система Налогообложения.
Для работы процедур обмена данными на компьютере должен быть установлен Microsoft XML Parser версии 3.0 или выше. Установочный файл входит в комплект поставки конфигурации «Гостиница» и, кроме того, может быть загружен с сайта корпорации Microsoft.
Перед первым запуском убедитесь, что в справочнике «Фирмы» у выбранной организации добавлен хотя бы один банковский счет.
Документы:
«Счет (требование) на оплату» выгружаются в «Счет» 1C: Бухгалтерии 7.7 и 1С:УСН 7.7. Выгрузка возможно только для тех счетов, у которых плательщик является контрагентом.
«Счет-фактура» выгружаются в «Счет-фактура выданная» 1C: Бухгалтерии 7.7 и 1С:УСН 7.7. У счетов-фактур выданных частным лицам при выгрузке в бухгалтерию устанавливается плательщик - контрагент «Физ. лица».
«Акт об оказании услуг по размещению» выгружаются в «Оказание услуг» 1C: Бухгалтерии 7.7 или в документ «Реализация» 1С:УСН 7.7. Если в акте в конфигурации «Гостиница» указан плательщик не контрагент, то в конфигурации «Бухгалтерия» будет создан акт об оказании услуг с пустым контрагентом.
«Акт об оказании услуг по прочим видам деятельности» выгружается в «Оказание услуг» 1C бухгалтерии 7.7 или в документ «Реализация» 1С:УСН 7.7. Если в акте в конфигурации «Гостиница» указан плательщик не контрагент, то в конфигурации "Бухгалтерия" будет создан акт об оказании услуг с не заполненным (пустым) контрагентом.
«Общий акт об оказании услуг» выгружаются в «Оказание услуг» 1C: Бухгалтерии 7.7 или в документ «Реализация» 1С:УСН 7.7. Если в общем акте в конфигурации «Гостиница» указан плательщик не контрагент, то в конфигурации «Бухгалтерия» будет создан акт об оказании услуг с пустым контрагентом.
«Закрытие кассовой смены» выгружаются в «Приходный кассовый ордер» 1C: Бухгалтерии 7.7 и 1С:УСН 7.7. Для каждой строки табличной части документа закрытия кассовой смены создается отдельный приходный кассовый ордер.
Документы выгружаются только в диапазоне выбранных дат. В случае необходимости более детального отбора документов, можно воспользоваться кнопкой «Выбор документов».
При отсутствии документов, удовлетворяющих заданным на форме параметрам, эта кнопка становится недоступной. При повторной выгрузке за тот же период документы в «1С:Бухгалтерии» переписываются.
С помощью кнопки «Показать» можно посмотреть получившийся текстовый файл формата XML.
Важно: При выгрузке, поиск соответствующих элементов в справочниках конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7» ведется по наименованию. Во избежание дублирования элементов справочников в бухгалтерии, перед выгрузкой необходимо убедиться в точном совпадении наименований элементов в обеих конфигурациях. Пример: Справочник «Контрагенты» в конф. «Гостиница» содержит элемент с наименованием «ООО Алладин». Допустим, тот же контрагент в конф. «Бухгалтерия» имеет наименование «ООО АЛЛАДИН». При выгрузке, в справочнике «Контрагенты» в «Бухгалтерии» будет создан новый элемент «ООО Алладин» (Из-за различия в строчных и прописных буквах).
Выгрузка данных в ВЦКП ГУВД г. Москвы
Обработка предназначена для выгрузки данных о регистрации гостей в гостиницах для передачи в ВЦКП и их загрузки в БД АСУН г. Москвы.
Информация передается в текстовых файлах двух видов. Первый файл с расширением «.txt» содержит информацию о регистрациях гостей. Второй файл содержит сопроводительные данные.
Имена файлов строятся на основании введенных кода гостиницы, кода корпуса и порядкового номера.
Файлы сохраняются в каталоге, который указан в поле «Каталог выгрузки».
Выгрузка данных за период
Обработка предназначена для выгрузки данных конфигурации " С и н и м с к с: Г о ст и н и ц а. ред. 4" для последующей загрузки в точно такую же конфигурацию.
Перечень файлов, необходимых для выгрузки/загрузки. Все файлы входят в поставку типовой конфигурации и (находятся в каталоге ExtForms информационной базы):
DExport.ert - Универсальная обработка выгрузки данных (настройка дополнительных параметров выгрузки, интерактивный отбор выгружаемых объектов, в соответствии с правилами конвертации)
DExpVar.ert -Универсальная исполняющая обработка выгрузки (собственно выгрузка данных согласно правилам)
Dlmport.crt - Универсальная обработка загрузки данных (настройка способа загрузки и отбора загружаемых объектов)
Choice.ert - Универсальная обработка отбора объектов.
Ho4_Ho4.xml - Правила выгрузки данных
Последовательность действий:
Предварительные действия, которые необходимо осуществить перед выполнением переноса данных.
1. Убедитесь что версия используемой компоненты v7plus не ниже 7.70.006.
2. Если Вы ранее не работали с XML, то установите Microsoft XML Parser версии не ниже 3.0.
Выгрузка данных
Выгрузка данных осуществляется обработкой «Выгрузка данных за период». Данная обработка запускается из меню «Сервис/Обмен данными/Выгрузка данных за период» в информационной базе-источнике.
Перед выполнением выгрузки, необходимо:
1. Указать период, за который будут выгружаться данные.
2. Указать имя файла, в который будут выгружаться данные, и, если необходимо, произвести отбор выгружаемых объектов (например, отобрать нужные документы по определенным фирмам или авторам).
Установка флага «Выгружать все» означает, что будут выгружены все справочники или документы. Если этот флаг в справочниках не установлен, то будут выгружены только те элементы справочников, которые используются в выгружаемых документах. В том случае, если в информационной базе приемника необходимо корректировать документы или элементы справочников согласно информации в базе приемника, то необходимо установить флаг «Замещать найденные документы» («Замещать найденные элементы справочников»). Документы идентифицируются по указанной в документе фирме и номеру. Элементы справочников идентифицируются по коду и краткому найме нованию.
Если установить флаг «Проводить документы при загрузке», то при загрузке документов в информационную базу приемника документы будут загружены в соответствии с тем статусом, который они имеют в базе источника (проведенные, текущие).
Выгрузка производится при нажатии на кнопку "Детальная настройка и выгрузка данных". Можно произвести более детальную настройку данных, допустим отобрать только документы, оформленные от определенного контрагента. Возможно также непосредственное указание выгружаемых объектов. Вызов универсальной обработки подбора объектов осуществляется двойным щелчком мыши на соответствующей ячейке таблицы правил конвертации.
Имя файла выгрузки формируется автоматически в поле «Полное имя файла выгрузки данных». При необходимости имя файла выгрузки можно изменить.
Выгрузка данных осуществляется по нажатию на кнопку «Выгрузить данные».
Выгрузка в хранилище
Описание процедуры выгрузки в хранилище
Обработка позволяет выгрузить данные за период в специальную базу — хранилище, над которым далее можно строить сводные таблицы средствами MS Excel (pivot tables) или запускать процессы data mining средствами других программных пакетов.
Хранилище создается в формате DBASE V.
В хранилище выгружается все данные по оказанию и по оплате услуг за период. Хранилище позволяет анализировать данные в разрезе дней, недель, месяцев, кварталов, лет.
Кроме оказанных и оплаченных сумм также рассчитываются и все остальные доступные ресурсы (местодни, номеродни, человекодни, заезд гостей).
На закладке «Отбор» можно задавать произвольные фильтры. При расчете оплаченных сумм в колонке «Сумма НП» показывается налог с продаж, начисленный по услугам оплаченным физ. лицами наличными или кредитными картами, т.е. реальный налог с продаж. Для оказанных услуг в колонке «Сумма НП» показывается налог с продаж рассчитанный от ставки налога по услуге.
При повторной выгрузке за период данные добавляются в хранилище. Файл не переписывается, данные дописываются в конец файла. Будьте внимательны, не выгружайте повторно данные за один и тот же период. Получить список периодов по которым выгрузка уже выполнялась можно в журнале регистрации действий пользователей. В меню «Сервис/Монитор пользователей/Журнал регистрации» установите отбор событий с типом «Хранилище», отметьте события вида «Выгрузка данных в хранилище».
Описание полей хранилища:
ДЕНЬ = Дата;
НЕДЕЛЯ = Неделя;
МЕСЯЦ = Месяц;
КВАРТАЛ = Квартал;
ГОД = Год;
ВИД_ДОКУМ = Представление вида документа;
КОНТРАГЕНТ = Контрагент;
ДОГОВОР = Договор;
ТИП НОМЕРА = Тип номера;
НОМЕР = Номер;
ВИД_РАЗМЕЩ = Вид размещения;
КВОТА = Квота;
ТАРИФ = Тариф;
ГОСТЬ = Гость;
ТИП ГОСТЯ = Тип гостя;
ПОЛЬЗОВ = Пользователь;
ФИРМА = Фирма;
УСЛУГА = Услуга;
СЕКЦИЯ = Кассовая секция;
СПОСОБ ОПЛ = Способ Оплаты;
ЦЕНА = Цена;
ЕДИН ИЗМЕР = Единица измерения;
СТАВКА НП = Ставка Налога с Продаж;
СТАВКА НДС = Ставка НДС;
РАЗМЕЩЕНИЕ = Размещение;
КРЕД_ДОКУМ = Документ, которым была оказана услуга;
ИД_УСЛУГИ = Идентификатор услуги;
ДОКУМЕНТ = Документ, который сделал движение в регистр;
ОПИСАНИЕ = Описание услуги;
ВАЛЮТА = Валюта услуги;
ПРОДОЛЖ ПР = Продолжительность проживания - Измерение, а не ресурс!
ИСТОЧН ИНФ = Источник рекламной информации о гостинице;
РАЗДЕЛ ОПЛ = Способ разделения оплаты между гостем и контрагентом;
СТРАНА = Страна гражданства гостя;
РЕГИОН = Регион места жительства гостя;
ГОРОД = Город места жительства гостя;
ВОЗРАСТ = Возраст гостя в годах;
ФЛГОПЛАТЫ = Флаг, если 0 - то данная запись соответствует оказанию услуги; 1 - оплате услуги;
Если услуга оказания, то заполняются следующие ресурсы, которые можно суммировать:
КОЛИЧЕСТВО = Оказанное Количество;
СУММА = Оказанная Сумма;
СУММАНП = Оказанная Сумма НИ;
СУММАНДС = Оказанная Сумма НДС;
ОКАЗ КОЛВО = Оказанное Количество:
ОКАЗ СУММА = Оказанная Сумма;
ОК СУМ НП = Оказанная Сумма НП;
ОК СУМ НДС = Оказанная Сумма НДС;
ОК МЕСТОДН = Оказанные Местодни;
ОК НОМЕРДН = Оказанные Номеродни;
ОК ЧЕЛОВДН = Оказанные Человекодни;
ОКЗАЕЗД = Заезд Г остей по оказанию;
ОК ГОСТЕЙ = Число Гостей по оказанию;
Иначе, если услуга оплаты, то:
КОЛИЧЕСТВО = Оплаченное Количество с обратным знаком (-);
СУММА = Оплаченная Сумма с обратным знаком (-);
СУММА НП = Оплаченная Сумма НП с обратным знаком (-);
СУММА НДС = Оплаченная Сумма НДС с обратным знаком (-);
ОПЛКОЛВО = Оплаченное Количество;
ОПЛСУММА = Оплаченная Сумма;
ОП СУМ НП = Оплаченная Сумма НП;
ОП СУМ НДС = Оплаченная Сумма НДС;
ОП МЕСТОДН = Оплаченные Местодни;
ОП НОМЕРДН = Оплаченные Номеродни;
ОП ЧЕЛОВДН = Оплаченные Человекодни;
ОП ЗАЕЗД = Оплаченный Заезд Гостей;
ОП ГОСТЕЙ = Оплаченное Число Гостей;
Создание сводной таблицы над данными хранилища средствами Microsoft Excel и Microsoft Query. Выгрузите данные в хранилище. Для этого нужно открыть меню «Сервис/Обмен данными/Выгрузка в хранилище». В поле «Файл хранилища» укажите, где оно будет располагаться; выберите период, за который будут выгружаться данные, время начала суток и валюту. Если необходимо, на закладке «Отбор» задайте фильтры по определенному номеру, типу номера, виду размещения и т. д.
Создайте документ MS Excel - Store.xls.
В этом документе откройте пункт меню «Данные/Сводная таблица».
Шаг 1. Создайте таблицу на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных. Вид создаваемого отчета - сводная таблица.
Мастер сводным таблиц и диаграмм - шаг 1 из 3
Создать таблицу на основе данных, находящихся:
Вид создаваемого отчета: —
(* сводная таблица
С сводная диаграмма (со сводной таблицей)
С в нескольких диапазонах консолидации
С в другой сводной таблице или сводной диаграмме
Отмена
< Назад
Далее >
Готово
Шаг 2. Нажмите кнопку «Получить данные».
Jjxj
Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 2 из 3
Чтобы извлечь данные из внешнего источника с помощью Microsoft Query, нажмите кнопку "Получить данные".
[Получить данные... j
Данные не получены.
Чтобы использовать файл подключения к данным Office (.ode), нажмите кнопку "Отмена" и выполните команду "Импорт данных" (меню "Данные", подменю "Импорт внешних данных") для открытия файла.
?|
Отмена I < Назад
Далее >
Г отово
В открывшемся окне на закладке «Базы данных» необходимо выбрать новый источник данных.
Откроется окно создания нового источника данных. В нем нужно присвоить имя источнику данных, выбрать драйвер для требуемого типа базы данных (Microsoft dBase Driver (*.dbf)) и нажать на кнопку «Связь». В открывшемся окне установки драйвера ODBC для dBase нужно снять флаг «Использовать текущий каталог» и с помощью кнопки «Выбор каталога» указать путь к хранилищу.
После установки драйвера нужно выбрать используемую по умолчанию таблицу базы данных и установить флаг «Сохранить имя и пароль в определении источника данных». 
Создание запроса: выбор столбцов
Какие столбцы данных следует включить в запрос?
Имеющиеся таблицы и столбцы: Столбцы запроса:
В Е tea 0
ДЕНЬ
—1—1
НЕДЕЛЯ
МЕСЯЦ
КВАРТАЛ
год
тп лпкчм zi
Данные выбранного столбца:
[?) Просмотр 1
Параметры... 1
< Назад
Далее > I
Отмена
В появившемся окне выберите измерения, которые будут использоваться в сводной таблице, и перенесите их в столбцы запроса с помощью кнопки ? I.
Если необходимо, задайте правила отбора данных в сводную таблицу и порядок сортировки данных.
Создание запроса: порядок сортировки
Укажите порядок сортировкиданных.
Если данные сортировать не требуется, нажмите кнопку "Далее". 
< Назад
Далее >
Отмена
Мы не рекомендуем указывать отборы и сортировки при создании куба данных. Эти действия можно будет выполнить позже при работе с сводной таблицей.
На заключительном этапе выберите пункт «Создание куба OLAP из данного запроса» и нажмите кнопку «Готово».
5
Создание запроса: заключительный шаг
Дальнейшие действия? —
I Вернуть данные в Microsoft Excel Сохранить запрос...
(" Просмотр или изменение данных в Microsoft Query (* Создание куба 0LAP из данного запроса
Э|
< Назад
Готово
Отмена
6.
б.і.
Появится окно мастера куба OLAP:
Шаг 1. Необходимо выбрать исходные поля для использования их в качестве ресурсов сводной таблицы и функцию их вычисления - сумма, число, минимум или максимум. По умолчанию уже отмечены все ресурсы из хранилища Store.dbf и выбрана функция их вычисления - сумма.
X]
* Мастер куба OLAP шаг 1 из 3
Выберите исходные поля для их использования в качестве вычисляемых полей данных, а затем выберите функцию в столбце операции для каждого поля. 
6.2. Шаг 2. На этом шаге производится выбор измерений, которые войдут в сводную таблицу. Для того чтобы
выбрать все возможные измерения, нужно нажать кнопку I. чтобы выбрать отдельные измерения, нужно использовать кнопку > I.
6.3. Шаг 3. На последнем шаге производится сохранение файла куба, содержащего все данные для куба. В поле
«Имя файла» нужно указать, куда сохранить файл куба. Затем нажать кнопку «Готово» и сохранить запрос MS Query в ту же папку.
Для создания таблицы нажмите кнопку "Готово".
Макет... Параметры...
Отмена
< Назад
Далее > || Qotobo |
(Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 3 из 3
Поместить таблицу в:
С новый лист
существующий лист
А I В I С I D I Е
F
G
Н I I J I К I L
М 1
1
Перетащите сюда поля страниц
?
Список попей сводной таблицы т X
3
4
Перетащите сюда элементы данных
5
6
7
8
Э
Ж
“if
1Г
14
ТеГ
ів
І7"
еретащите сюда поля строк
Ш-0 ВАЛЮТА
ш двид_докум
+:••[=] ВИД _РАЗМЕЩ
Ш [=] ВОЗРАСТ
тдгод ± gгород
3 [=] гость
И" g ДЕНЬ
3 [=] ДОГОВОР
3 [=] ДОКУМЕНТ
+ ••1=1 ЕДИН ИЗМЕР_
18
| Поместить в | область строк
-
19
20
21
Список полей сводной таблицы т *
Перетащите элементы в сводную таблицу
-д СЕКЦИЯ [щ]СПОСОБ_ОПЛ [Щ]СТАВКА_НДС [Щ]СТАВКА_НП |Щ] СТРАНА gТАРИФ [Щ]ТИП_Г0СТЯ •дтИП_НОМЕРА [щ] УСЛУГА
-д фирма
-ДФПГ ОПЛАТЫ_
"Перет;
TOnOL
ТИП НОМЕРА
<Персонал и ст
Двухместный
Люкс
Одноместный Полулюкс Трехместный Общий итог
іронние посетителе
Перетащите
1 ек
і~| область ст
Затем перетащить в то же поле элемент «ТАРИФ». В поле столбцов нужно перетащить элемент «МЕСЯЦ» (нам нужно значение заезда гостей по каждому месяцу).
А В _С_| D Е
1
Перетащите сюда пот
2
I__I
3
МЕСЯЦ
4
ТИП НОМЕРА Ў
ТАРИФ ж
200401. Январь 2004 г. 200402. Февраль 2004 г. 200403. Март 2004 г.
5
«Персонал и сторонние посетители>
«Персонал и сторонние посетители>
6
¦«Персонал и сторонние посетителе Итог
/
8
9
10 11
Двухместный
Будний
Выходной
Основной
По часам
Подмосковье
Перета
Список полей сводной таблицы * X
Перетащите элементы в сводную таблицу
Йд КВОТА ±_
ш-g КОНТРАГЕНТ й-дкРЕд_докум
й-g месяц
н-д НЕДЕЛЯ
Й-д НОМЕР
Й-д ОПИСАНИЕ і+ дпользов
Е-дпродолж_пр
В-дРАЗДЕЛ_ОПЛ
а
12
Двухместный Итог
13
Люкс ІБудний
14
Люкс Итог
15
16
Одноместный
Будний
Основной
I
17
Одноместный Итог
18
Полулюкс ІБудний
19
Полулюкс Итог
20
21
Трехместный ІБудний
|По часам ф
22
Трехместный Итог
23
Общий итог
24
| Поместить в | область строк
•
25
26
А
В I (
1
год
Все
2
В-Все
Ш ЙД
3
МЕСЯЦ
4
ТИП НОМЕРА
ж
200401, Янві
5
«Персонал и сторонние посетители:»
гели>
п<
6
«Персонал и сторонние посетители:» I
7
8
9
10 11
Двухместный
12
Двухместный Итог
Г" Несколько элементов
13
Люкс
ОК I Отмена
14
Люкс Итог
'-1-/
15
1R
Одноместный
Будний
Опнпйнпй
А
в
С | D
Е I F | ?
Н I
J
К I
1
год_
2004
2
3
Сумма из ОК ЗАЕЗД
МЕС Ў]
4
ТИП НОМЕРА Ў
ТАРИФ ж
200401 200402
200403 200404 200405
200406 200407
200408
Общий итог
5
«Персонал и сторонние посетители»
«Персонал и сторонние посетители»
0
0 0 0
0
0
0
6
«Персонал и сторонние посетители» Итог
0
0 0 0
0
0
0
7
Двухместный
Будний
11 1
6 5 5
4 25
12
69
8
Выходной
0
0
9
Основной
1
0
1
10
По часам
1
1
11
Подмосковье
1 0
1
12
Двухместный Итог
13 1
6 5 5
5 25
12
72
13
Люкс
Будний
1
0 0
0 0
1
14
Люкс Итог
1
0 0
0 0
1
15
Одноместный
0
0
16
Основной
0
0
17
Одноместный Итог
0 0
0
18
Полулюкс
Будний
1
5
4 0
1
11
19
Полулюкс Итог
1
5
4 0
1
11
20
Трехместный
Будний
2 1
1 1 0
0 2
7
21
По часам
1
1
22
Трехместный Итог
3 1
1 1 0
0 2
8
23
Общий итог
17 3
7 6 10
9 27
13
92
24
25
2Б
Загрузка заказов из СофтБалансгТрактиръ FO
Обработка предназначена для импорта заказов ресторана из конфигурации «СофтБаланс:Трактиръ Front Office ред. 1.0».
Заказы загружаются из внешних файлов. Каждый файл соответствует одному заказу в ресторане. Данная обработка считывает информацию из внешних файлов, подготовленных ресторанной системой и на ее основе создает документы «Доп услуги из номеров».
Если заказ в ресторане был закрыт по безналичному способу оплаты, то сумма заказа начисляется на счет гостю. Безналичные заказы загружаются всегда.
Если используется одна общая касса и для гостиницы и для ресторана, т.е.. в случае когда касса портье пробивает чеки и по гостиничным счетам и по счетам ресторана, то нужно также загружать заказы из ресторана за наличный расчет и по кредитным картам. Чтобы включить такую загрузку нужно указать на форме обработки способ оплаты для наличных и способ оплаты для кредитной карты. Счета, загруженные с указанными способами оплаты, будут отражены в отчете кассовой смены.
Если заказ в ресторане был закрыт наличными и в обработке заполнен реквизит «Способ оплаты для наличных», то на сумму заказа выписывается Счет по доп. услугам. Если был указан клиент и. на дату и время заказа в указанном номере проживали гости, то счет будет привязан к размещению. Если размещения не найдены, то счет будет проведен как услуги стороннему посетителю.
Загрузка данных
Загрузка данных в информационную базу приемника осуществляется в пункте меню «Сервис/Обмен данными/Загрузка данных». В поле «Данные» укажите тоже имя файла данных, что и при выгрузке и нажмите кнопку «Загрузить данные». Используется универсальная обработка загрузки данных. Предполагается, что XML правила, по которым производится загрузка данных, находятся в заголовке файла с загружаемыми данными.
Загрузка классификаторов
Загрузка классификаторов адресов РФ и документов удостоверяющих личность
Процедура предназначена для импорта и обновления следующих справочников:
документы, удостоверяющие личность и звания;
страны;
адресный классификатор;
классификатор улиц.
В поле «откуда» надо выбрать дисковод, в котором находится дискетка с обновленными классификаторами, либо выбрать каталог (папку), в котором находятся файлы с классификаторами.
Файлы классификаторов распространяются фирмой «1C» и её авторизованными партнерами на дисках ИТС (Информационно-технического сопровождения).
Если адресный классификатор и классификатор улиц не загружены, то соответствующие реквизиты в форме ввода данных об адресах гостей придется вводить вручную.
При загрузке в классификаторы, имеющиеся в информационной базе, добавляются новые значения. Если установить флажок «Заменять старые наименования существующих объектов», то в этом случае при загрузке программа будет заменять старые значения, если они отличаются от новых. Это может быть необходимо, если, например, в адресном классификаторе поменялись названия районов или городов.
Если установить флажок «Полностью очищать классификаторы перед загрузкой», то перед загрузкой новых значений, имевшиеся в информационной базе классификаторы будут удалены, что требует значительных затрат времени.
Чтобы начать загрузку классификаторов, следует нажать кнопку «Импорт», после чего процесс загрузки отразится в строке «Состояние».
Загрузка классификаторов банков и валют
Программа позволяет загружать классификатор банков Российской Федерации и классификатор Валют с диска 1С:ИТС или с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг». Импортированные файлы классификаторов хранятся в папке ExtDb каталога информационной базы.
Классификатор банков можно использовать при регистрации в программе расчетных счетов своих фирм или счетов контрагентов.
Классификатор валют можно использовать для добавления в справочник валют новых элементов.
Загрузка базы клиентов
Обработка позволяет загрузить в базу данных конфигурации историю размещений гостей гостиницы. Предполагается, что периоды проживания всех гостей сведены в таблицу, которая сохранена в формате MS Excel версии 97 года или более новом.
Для работы программы необходимо, чтобы на компьютере был корректно установлен MS Excel версии 97 года или более новый. Обработка загружает данные, которые расположены на первом листе файла. Остальные листы файла Excel игнорируются.
Пользователь должен указать диапазон строк файла, т.е. указать программе с какой строки начинаются данные и на какой строке данные заканчиваются. Шапка таблицы может быть любой. Заголовки колонок значения не имеют. Программа работает с порядковыми номерами колонок в таблице.
Файл с базой данных клиентов гостиницы должен содержать следующие, строго в указанном далее порядке, колонки (в скобках дается пример значения):
1. ФИО гостя (Криворучко Олег Александрович);
2. Паспортные данные (45 78 612518 или І?-ГН 530502);
3. Адрес места жительства гостя в любом формате (г. Москва, Варшавский пр-т, д.ЗО, корп.4, кв.23)
4. Номер контактного телефона гостя в произвольной форме ((095) 123-45-67);
5. Номер комнаты, где проживал гость. Номера должны соответствовать номерам комнат, как они заведены в конфигурации (215);
6. Дата заезда гостя (19.10.04);
7. Дата выезда гостя (25.10.04);
8. Вид размещения гостя в номере (Номер. Место);
9. Количество гостей, которые проживали вместе с гостем (2);
10. Наименование тарифа гостя, как он задан в конфигурации в справочнике тарифов (Базовый);
11. Способ оплаты услуг, как он задан в справочнике "Способы оплаты" (наличные, кредитная карта, расчетный счет). Если способ оплаты не задан, то оплата услуг не проводится;
12. Наименование контрагента, от которого приехал гость, как оно задано в справочнике контрагентов конфигурации. Если контрагент в справочнике контрагентов отсутствует, то при загрузке он будет создан в группе "Заявители" (Астраинтур);
13. Кто оплачивал услуги, контрагент или гость. (Значения: гость или контрагент). Если признак не задан, то оплата услуг не проводится;
14. Номер и дата договора с контрагентом, по которому приехал гость. Можно оставить поле пустым. Если договор в журнале договоров не найден, то договор создается автоматически. (200410-06 (12.10.2004));
Если каких-либо данных у вас нет, просто оставьте эти ячейки или колонки пустыми.
Пользователь может указать период за который загружать данные. Если дата заезда гостя не попадает в указанный период, то такой гость не будет загружен и программа перейдет к обработке следующей строки файла Excel.
Программа позволяет по каждому акту об оказании услуг автоматически создать документ поступления денег от контрагента. Для этого включите соответствующий флажок на форме обработки.
Глава 10 Печать на бланках строгой отчетности
.
В целях упорядочения налично-денежного обращения и обеспечения своевременного сбора налоговых платежей был принят Закон Российской Федерации от 18.06.93 №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», согласно которому все денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации всеми организациями, физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Однако отдельным категориям организаций в силу специфики их деятельности либо особенностей местонахождения разрешается осуществлять расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин. Такие организации приведены в Перечне, утвержденном постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 30.07.93 №745 (с изменениями и дополнениями).
Организации, не попавшие в Перечень, могут осуществлять торговлю (оказывать услуги) без применения контрольно-кассовых машин только в случае использования ими бланков строгой отчетности.
Бланки строгой отчетности могут быть изготовлены типографиями по индивидуальным заказам организаций в соответствии с установленными образцами. При индивидуальном заказе бланков допускается печатать в них конкретные данные организации (наименование и адрес, вид услуги и т.д.). Приобретаются бланки непосредственно у изготовителя, через почтовую или посредническую организацию.
К каждой партии бланков должна прилагаться копия накладной или другая сопроводительная документация с указанием наименования бланков, их серии, номеров и стоимости приобретения (производства).
Полученные бланки строгой отчетности передаются на хранение на склад (в кладовую) организации и оформляются приходными ордерами, в которых должны быть указаны наименование бланков, их номер (с № ... по № ...) и количество квитанционных книжек или отдельных бланков.
В программе предусмотрена возможность печатать документы «Дополнительные услуги в кредит». «Счет». «Счет по дополнительным услугам». «Возврат залога». «Путевка». «Курсовка» на бланках форм строгой отчетности.
Документы «Дополнительные услуги в кредит» и «Счет по дополнительным услугам» могут быть распечатаны на бланках формы №12-Г (код по ОКУД 0790212). Документ «Счет» может быть распечатан на бланках формы №3-Г (код по ОКУД 0790203). Документ «Возврат залога» может быть распечатан на бланках формы №8-Г (код по ОКУД 0790208). Документы «Путевка» и «Курсовка» - на бланках формы №2 (код по ОКУД 0791616).
Программа настроена таким образом, что для печати на бланках, в принтере должен быть установлен размер бумаги А4. и бланки должны подаваться по центру приемного лотка. В настройках параметров печати должны быть выставлены стандартные отступы: 10 мм справа. 10 мм слева. 10 мм сверху. 10 мм снизу.
« С и н и мс кс: Гост и н и ца ». Описание конфигурации
Бухгалтерия: Автоматизация - Система 1С
- Бухгалтерия
- Бухгалтерская отчетность
- Автоматизация бухгалтерии
- Расчет налогов
- Бухгалтерские расчеты
- Бухгалтерский учет
- Бухгалтерия в 1С
- 1С - конфигурации
- 1С версия 7.7
- 1С версия 8.0
- 1С 8.0 программирование
| ¦ф1 Карточка гостя:Проживагощие.АРХИПКИНА О. П. (10.12.2004) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| Основные I Удостоверение j Мигредисннея кврге Виза j Примечания j | |||||||||||||||
|
|
Реквизиты утраченный документов удостоверяющих _ |П| х| Закрыть (FI 2) Ы Добавить диапазон номеров (F6) | | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
Вид документа: Серия: FI омер документа с: Примечание: (аз І811789 по: (8П790 (811789 - 811790) (украдень) |
|
|
JslE hi т нВ % еИь gsBBt7 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
Виды размещения я Я I Щ Щ Е- В Of |
|
| Код | Краткое | Наименование валюты |
| валюты | обозначение | |
| 810 | RUR | Российский рубль |
| 826 | GBR | Фунт стерлингов |
| 840 | USD | Доллар США |
|
Размещение - 134 * Размещение | Параметры | Доп. инфо | | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Г~ Все выехали Залог: | 0.00 |ш| Г Сдача: ?К I Закрыть I Услуги | Пересчитать | Подселить | Переселить | Продлить | Действия... | |
| Параметры отбора услуг | | |||||||||
|
За перисщ с: По набору услуг: Оібирагь: Начисл? Удерж.: |
|
| № Строки | Услуга | Тип гостя | % Скидки/наценки |
| 1 | Проживание | Участник ВОВ | -10% |
| 2 | Проживание | Ребенок до 7-и лет | -5% |
| «Способы оплаты. Скидки/наценки». В таблице вы указываете услугу, граничное число полных дней проживания, после которого начинает начисляться скидка и значение скидки в процентах. Пример строк приказа: | ||||||||||||
|
| На третьей закладке определяются скидка/наценка по контрагенту. Данная скидка начисляется, если гость проживает по брони или договору от этого контрагента. Пример строк приказа:_ | ||||||||||||
|
Глава 9 Обмен данными
Выгрузка документов в Бухгалтерию
В состав программы входит процедура выгрузки документов в конфигурации:1С:Бухгалтерия 7.7, редакция старше 4.4
1С:Упрощенная Система Налогообложения 7.7, редакция старше 1.3.
Обмен данными между конфигурациями «Гостиница» и «Бухгалтерия» осуществляется с помощью обработок «Выгрузка документов» и «Загрузка данных» в соответствующих конфигурациях. Первая создает XML файл с описанием выгружаемых документов. ЮБухгалтерия загружает документы из этого файла. Файл RHo4_Ac4.xml в каталоге ExtForms в каталоге базы данных содержит описание правил выгрузки документов в 1С:Бухгалтерию, а файл RHo4_USN.xml содержит описание правил выгрузки в 1С:Упрощенная Система Налогообложения.
Для работы процедур обмена данными на компьютере должен быть установлен Microsoft XML Parser версии 3.0 или выше. Установочный файл входит в комплект поставки конфигурации «Гостиница» и, кроме того, может быть загружен с сайта корпорации Microsoft.
Перед первым запуском убедитесь, что в справочнике «Фирмы» у выбранной организации добавлен хотя бы один банковский счет.
Документы:
«Счет (требование) на оплату» выгружаются в «Счет» 1C: Бухгалтерии 7.7 и 1С:УСН 7.7. Выгрузка возможно только для тех счетов, у которых плательщик является контрагентом.
«Счет-фактура» выгружаются в «Счет-фактура выданная» 1C: Бухгалтерии 7.7 и 1С:УСН 7.7. У счетов-фактур выданных частным лицам при выгрузке в бухгалтерию устанавливается плательщик - контрагент «Физ. лица».
«Акт об оказании услуг по размещению» выгружаются в «Оказание услуг» 1C: Бухгалтерии 7.7 или в документ «Реализация» 1С:УСН 7.7. Если в акте в конфигурации «Гостиница» указан плательщик не контрагент, то в конфигурации «Бухгалтерия» будет создан акт об оказании услуг с пустым контрагентом.
«Акт об оказании услуг по прочим видам деятельности» выгружается в «Оказание услуг» 1C бухгалтерии 7.7 или в документ «Реализация» 1С:УСН 7.7. Если в акте в конфигурации «Гостиница» указан плательщик не контрагент, то в конфигурации "Бухгалтерия" будет создан акт об оказании услуг с не заполненным (пустым) контрагентом.
«Общий акт об оказании услуг» выгружаются в «Оказание услуг» 1C: Бухгалтерии 7.7 или в документ «Реализация» 1С:УСН 7.7. Если в общем акте в конфигурации «Гостиница» указан плательщик не контрагент, то в конфигурации «Бухгалтерия» будет создан акт об оказании услуг с пустым контрагентом.
«Закрытие кассовой смены» выгружаются в «Приходный кассовый ордер» 1C: Бухгалтерии 7.7 и 1С:УСН 7.7. Для каждой строки табличной части документа закрытия кассовой смены создается отдельный приходный кассовый ордер.
Документы выгружаются только в диапазоне выбранных дат. В случае необходимости более детального отбора документов, можно воспользоваться кнопкой «Выбор документов».
При отсутствии документов, удовлетворяющих заданным на форме параметрам, эта кнопка становится недоступной. При повторной выгрузке за тот же период документы в «1С:Бухгалтерии» переписываются.
С помощью кнопки «Показать» можно посмотреть получившийся текстовый файл формата XML.
Важно: При выгрузке, поиск соответствующих элементов в справочниках конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7» ведется по наименованию. Во избежание дублирования элементов справочников в бухгалтерии, перед выгрузкой необходимо убедиться в точном совпадении наименований элементов в обеих конфигурациях. Пример: Справочник «Контрагенты» в конф. «Гостиница» содержит элемент с наименованием «ООО Алладин». Допустим, тот же контрагент в конф. «Бухгалтерия» имеет наименование «ООО АЛЛАДИН». При выгрузке, в справочнике «Контрагенты» в «Бухгалтерии» будет создан новый элемент «ООО Алладин» (Из-за различия в строчных и прописных буквах).
Выгрузка данных в ВЦКП ГУВД г. Москвы
Обработка предназначена для выгрузки данных о регистрации гостей в гостиницах для передачи в ВЦКП и их загрузки в БД АСУН г. Москвы.Информация передается в текстовых файлах двух видов. Первый файл с расширением «.txt» содержит информацию о регистрациях гостей. Второй файл содержит сопроводительные данные.
Имена файлов строятся на основании введенных кода гостиницы, кода корпуса и порядкового номера.
Файлы сохраняются в каталоге, который указан в поле «Каталог выгрузки».
Выгрузка данных за период
Обработка предназначена для выгрузки данных конфигурации " С и н и м с к с: Г о ст и н и ц а. ред. 4" для последующей загрузки в точно такую же конфигурацию.Перечень файлов, необходимых для выгрузки/загрузки. Все файлы входят в поставку типовой конфигурации и (находятся в каталоге ExtForms информационной базы):
DExport.ert - Универсальная обработка выгрузки данных (настройка дополнительных параметров выгрузки, интерактивный отбор выгружаемых объектов, в соответствии с правилами конвертации)
DExpVar.ert -Универсальная исполняющая обработка выгрузки (собственно выгрузка данных согласно правилам)
Dlmport.crt - Универсальная обработка загрузки данных (настройка способа загрузки и отбора загружаемых объектов)
Choice.ert - Универсальная обработка отбора объектов.
Ho4_Ho4.xml - Правила выгрузки данных
Последовательность действий:
Предварительные действия, которые необходимо осуществить перед выполнением переноса данных.
1. Убедитесь что версия используемой компоненты v7plus не ниже 7.70.006.
2. Если Вы ранее не работали с XML, то установите Microsoft XML Parser версии не ниже 3.0.
Выгрузка данных
Выгрузка данных осуществляется обработкой «Выгрузка данных за период». Данная обработка запускается из меню «Сервис/Обмен данными/Выгрузка данных за период» в информационной базе-источнике.
Перед выполнением выгрузки, необходимо:
1. Указать период, за который будут выгружаться данные.
2. Указать имя файла, в который будут выгружаться данные, и, если необходимо, произвести отбор выгружаемых объектов (например, отобрать нужные документы по определенным фирмам или авторам).
Установка флага «Выгружать все» означает, что будут выгружены все справочники или документы. Если этот флаг в справочниках не установлен, то будут выгружены только те элементы справочников, которые используются в выгружаемых документах. В том случае, если в информационной базе приемника необходимо корректировать документы или элементы справочников согласно информации в базе приемника, то необходимо установить флаг «Замещать найденные документы» («Замещать найденные элементы справочников»). Документы идентифицируются по указанной в документе фирме и номеру. Элементы справочников идентифицируются по коду и краткому найме нованию.
Если установить флаг «Проводить документы при загрузке», то при загрузке документов в информационную базу приемника документы будут загружены в соответствии с тем статусом, который они имеют в базе источника (проведенные, текущие).
Выгрузка производится при нажатии на кнопку "Детальная настройка и выгрузка данных". Можно произвести более детальную настройку данных, допустим отобрать только документы, оформленные от определенного контрагента. Возможно также непосредственное указание выгружаемых объектов. Вызов универсальной обработки подбора объектов осуществляется двойным щелчком мыши на соответствующей ячейке таблицы правил конвертации.
Имя файла выгрузки формируется автоматически в поле «Полное имя файла выгрузки данных». При необходимости имя файла выгрузки можно изменить.
Выгрузка данных осуществляется по нажатию на кнопку «Выгрузить данные».
Выгрузка в хранилище
Описание процедуры выгрузки в хранилищеОбработка позволяет выгрузить данные за период в специальную базу — хранилище, над которым далее можно строить сводные таблицы средствами MS Excel (pivot tables) или запускать процессы data mining средствами других программных пакетов.
Хранилище создается в формате DBASE V.
В хранилище выгружается все данные по оказанию и по оплате услуг за период. Хранилище позволяет анализировать данные в разрезе дней, недель, месяцев, кварталов, лет.
Кроме оказанных и оплаченных сумм также рассчитываются и все остальные доступные ресурсы (местодни, номеродни, человекодни, заезд гостей).
На закладке «Отбор» можно задавать произвольные фильтры. При расчете оплаченных сумм в колонке «Сумма НП» показывается налог с продаж, начисленный по услугам оплаченным физ. лицами наличными или кредитными картами, т.е. реальный налог с продаж. Для оказанных услуг в колонке «Сумма НП» показывается налог с продаж рассчитанный от ставки налога по услуге.
При повторной выгрузке за период данные добавляются в хранилище. Файл не переписывается, данные дописываются в конец файла. Будьте внимательны, не выгружайте повторно данные за один и тот же период. Получить список периодов по которым выгрузка уже выполнялась можно в журнале регистрации действий пользователей. В меню «Сервис/Монитор пользователей/Журнал регистрации» установите отбор событий с типом «Хранилище», отметьте события вида «Выгрузка данных в хранилище».
Описание полей хранилища:
ДЕНЬ = Дата;
НЕДЕЛЯ = Неделя;
МЕСЯЦ = Месяц;
КВАРТАЛ = Квартал;
ГОД = Год;
ВИД_ДОКУМ = Представление вида документа;
КОНТРАГЕНТ = Контрагент;
ДОГОВОР = Договор;
ТИП НОМЕРА = Тип номера;
НОМЕР = Номер;
ВИД_РАЗМЕЩ = Вид размещения;
КВОТА = Квота;
ТАРИФ = Тариф;
ГОСТЬ = Гость;
ТИП ГОСТЯ = Тип гостя;
ПОЛЬЗОВ = Пользователь;
ФИРМА = Фирма;
УСЛУГА = Услуга;
СЕКЦИЯ = Кассовая секция;
СПОСОБ ОПЛ = Способ Оплаты;
ЦЕНА = Цена;
ЕДИН ИЗМЕР = Единица измерения;
СТАВКА НП = Ставка Налога с Продаж;
СТАВКА НДС = Ставка НДС;
РАЗМЕЩЕНИЕ = Размещение;
КРЕД_ДОКУМ = Документ, которым была оказана услуга;
ИД_УСЛУГИ = Идентификатор услуги;
ДОКУМЕНТ = Документ, который сделал движение в регистр;
ОПИСАНИЕ = Описание услуги;
ВАЛЮТА = Валюта услуги;
ПРОДОЛЖ ПР = Продолжительность проживания - Измерение, а не ресурс!
ИСТОЧН ИНФ = Источник рекламной информации о гостинице;
РАЗДЕЛ ОПЛ = Способ разделения оплаты между гостем и контрагентом;
СТРАНА = Страна гражданства гостя;
РЕГИОН = Регион места жительства гостя;
ГОРОД = Город места жительства гостя;
ВОЗРАСТ = Возраст гостя в годах;
ФЛГОПЛАТЫ = Флаг, если 0 - то данная запись соответствует оказанию услуги; 1 - оплате услуги;
Если услуга оказания, то заполняются следующие ресурсы, которые можно суммировать:
КОЛИЧЕСТВО = Оказанное Количество;
СУММА = Оказанная Сумма;
СУММАНП = Оказанная Сумма НИ;
СУММАНДС = Оказанная Сумма НДС;
ОКАЗ КОЛВО = Оказанное Количество:
ОКАЗ СУММА = Оказанная Сумма;
ОК СУМ НП = Оказанная Сумма НП;
ОК СУМ НДС = Оказанная Сумма НДС;
ОК МЕСТОДН = Оказанные Местодни;
ОК НОМЕРДН = Оказанные Номеродни;
ОК ЧЕЛОВДН = Оказанные Человекодни;
ОКЗАЕЗД = Заезд Г остей по оказанию;
ОК ГОСТЕЙ = Число Гостей по оказанию;
Иначе, если услуга оплаты, то:
КОЛИЧЕСТВО = Оплаченное Количество с обратным знаком (-);
СУММА = Оплаченная Сумма с обратным знаком (-);
СУММА НП = Оплаченная Сумма НП с обратным знаком (-);
СУММА НДС = Оплаченная Сумма НДС с обратным знаком (-);
ОПЛКОЛВО = Оплаченное Количество;
ОПЛСУММА = Оплаченная Сумма;
ОП СУМ НП = Оплаченная Сумма НП;
ОП СУМ НДС = Оплаченная Сумма НДС;
ОП МЕСТОДН = Оплаченные Местодни;
ОП НОМЕРДН = Оплаченные Номеродни;
ОП ЧЕЛОВДН = Оплаченные Человекодни;
ОП ЗАЕЗД = Оплаченный Заезд Гостей;
ОП ГОСТЕЙ = Оплаченное Число Гостей;
Создание сводной таблицы над данными хранилища средствами Microsoft Excel и Microsoft Query. Выгрузите данные в хранилище. Для этого нужно открыть меню «Сервис/Обмен данными/Выгрузка в хранилище». В поле «Файл хранилища» укажите, где оно будет располагаться; выберите период, за который будут выгружаться данные, время начала суток и валюту. Если необходимо, на закладке «Отбор» задайте фильтры по определенному номеру, типу номера, виду размещения и т. д.
Создайте документ MS Excel - Store.xls.
В этом документе откройте пункт меню «Данные/Сводная таблица».
Шаг 1. Создайте таблицу на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных. Вид создаваемого отчета - сводная таблица.
Мастер сводным таблиц и диаграмм - шаг 1 из 3
Создать таблицу на основе данных, находящихся:
|
Вид создаваемого отчета: — (* сводная таблица С сводная диаграмма (со сводной таблицей) |
С в нескольких диапазонах консолидации
С в другой сводной таблице или сводной диаграмме
| Отмена | < Назад | Далее > | Готово |
Шаг 2. Нажмите кнопку «Получить данные».
Jjxj
Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 2 из 3
Чтобы извлечь данные из внешнего источника с помощью Microsoft Query, нажмите кнопку "Получить данные".
[Получить данные... j
Данные не получены.
Чтобы использовать файл подключения к данным Office (.ode), нажмите кнопку "Отмена" и выполните команду "Импорт данных" (меню "Данные", подменю "Импорт внешних данных") для открытия файла.
?|
Отмена I < Назад
Далее >
Г отово
В открывшемся окне на закладке «Базы данных» необходимо выбрать новый источник данных.
Откроется окно создания нового источника данных. В нем нужно присвоить имя источнику данных, выбрать драйвер для требуемого типа базы данных (Microsoft dBase Driver (*.dbf)) и нажать на кнопку «Связь». В открывшемся окне установки драйвера ODBC для dBase нужно снять флаг «Использовать текущий каталог» и с помощью кнопки «Выбор каталога» указать путь к хранилищу.
| После установки драйвера нужно выбрать используемую по умолчанию таблицу базы данных и установить флаг «Сохранить имя и пароль в определении источника данных». |
|
|
Создание запроса: выбор столбцов Какие столбцы данных следует включить в запрос? Имеющиеся таблицы и столбцы: Столбцы запроса: | ||||||||||||||||
|
| [?) Просмотр 1 | Параметры... 1 | < Назад | Далее > I | Отмена |
|
| В появившемся окне выберите измерения, которые будут использоваться в сводной таблице, и перенесите их в столбцы запроса с помощью кнопки ? I. |
Если необходимо, задайте правила отбора данных в сводную таблицу и порядок сортировки данных.
|
| Создание запроса: порядок сортировки |
|
Укажите порядок сортировкиданных. Если данные сортировать не требуется, нажмите кнопку "Далее". |
|
|
< Назад Далее > Отмена |
Мы не рекомендуем указывать отборы и сортировки при создании куба данных. Эти действия можно будет выполнить позже при работе с сводной таблицей.
На заключительном этапе выберите пункт «Создание куба OLAP из данного запроса» и нажмите кнопку «Готово».
5
Создание запроса: заключительный шаг
Дальнейшие действия? —
I Вернуть данные в Microsoft Excel Сохранить запрос...
(" Просмотр или изменение данных в Microsoft Query (* Создание куба 0LAP из данного запроса
Э|
< Назад
Готово
Отмена
6.
б.і.
Появится окно мастера куба OLAP:
Шаг 1. Необходимо выбрать исходные поля для использования их в качестве ресурсов сводной таблицы и функцию их вычисления - сумма, число, минимум или максимум. По умолчанию уже отмечены все ресурсы из хранилища Store.dbf и выбрана функция их вычисления - сумма.
X]
* Мастер куба OLAP шаг 1 из 3
| Выберите исходные поля для их использования в качестве вычисляемых полей данных, а затем выберите функцию в столбце операции для каждого поля. |
|
6.2. Шаг 2. На этом шаге производится выбор измерений, которые войдут в сводную таблицу. Для того чтобы
выбрать все возможные измерения, нужно нажать кнопку I. чтобы выбрать отдельные измерения, нужно использовать кнопку > I.
6.3. Шаг 3. На последнем шаге производится сохранение файла куба, содержащего все данные для куба. В поле
«Имя файла» нужно указать, куда сохранить файл куба. Затем нажать кнопку «Готово» и сохранить запрос MS Query в ту же папку.
| Для создания таблицы нажмите кнопку "Готово". | ||||||
|
|
| (Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 3 из 3 |
|
Поместить таблицу в: С новый лист существующий лист |
| А I В I С I D I Е | F | G | Н I I J I К I L | М 1 | |||||||
| 1 | Перетащите сюда поля страниц | ||||||||||
| ? | Список попей сводной таблицы т X | ||||||||||
| 3 | |||||||||||
| 4 | Перетащите сюда элементы данных | ||||||||||
|
5 6 7 8 Э Ж “if 1Г 14 ТеГ ів І7" | еретащите сюда поля строк | Ш-0 ВАЛЮТА | |||||||||
|
ш двид_докум +:••[=] ВИД _РАЗМЕЩ Ш [=] ВОЗРАСТ тдгод ± gгород 3 [=] гость И" g ДЕНЬ 3 [=] ДОГОВОР 3 [=] ДОКУМЕНТ + ••1=1 ЕДИН ИЗМЕР_ | |||||||||||
| 18 | | Поместить в | область строк | - | |||||||||
| 19 | |||||||||||
| 20 | |||||||||||
| 21 |
Список полей сводной таблицы т *
Перетащите элементы в сводную таблицу
-д СЕКЦИЯ [щ]СПОСОБ_ОПЛ [Щ]СТАВКА_НДС [Щ]СТАВКА_НП |Щ] СТРАНА gТАРИФ [Щ]ТИП_Г0СТЯ •дтИП_НОМЕРА [щ] УСЛУГА
-д фирма
-ДФПГ ОПЛАТЫ_
"Перет;
TOnOL
ТИП НОМЕРА
<Персонал и ст
Двухместный
Люкс
Одноместный Полулюкс Трехместный Общий итог
іронние посетителе
Перетащите
1 ек
і~| область ст
Затем перетащить в то же поле элемент «ТАРИФ». В поле столбцов нужно перетащить элемент «МЕСЯЦ» (нам нужно значение заезда гостей по каждому месяцу).
| А В _С_| D Е | |||||
| 1 | Перетащите сюда пот | ||||
| 2 | I__I | ||||
| 3 | МЕСЯЦ | ||||
| 4 | ТИП НОМЕРА Ў | ТАРИФ ж | 200401. Январь 2004 г. 200402. Февраль 2004 г. 200403. Март 2004 г. | ||
| 5 | «Персонал и сторонние посетители> | «Персонал и сторонние посетители> | |||
| 6 | ¦«Персонал и сторонние посетителе Итог | ||||
|
/ 8 9 10 11 | Двухместный |
Будний Выходной Основной По часам Подмосковье | Перета |
Список полей сводной таблицы * X Перетащите элементы в сводную таблицу Йд КВОТА ±_ ш-g КОНТРАГЕНТ й-дкРЕд_докум й-g месяц н-д НЕДЕЛЯ Й-д НОМЕР Й-д ОПИСАНИЕ і+ дпользов Е-дпродолж_пр В-дРАЗДЕЛ_ОПЛ | а |
| 12 | Двухместный Итог | ||||
| 13 | Люкс ІБудний | ||||
| 14 | Люкс Итог | ||||
|
15 16 | Одноместный | Будний | |||
| Основной | I | ||||
| 17 | Одноместный Итог | ||||
| 18 | Полулюкс ІБудний | ||||
| 19 | Полулюкс Итог | ||||
|
20 21 |
Трехместный ІБудний |По часам ф | ||||
| 22 | Трехместный Итог | ||||
| 23 | Общий итог | ||||
| 24 | | Поместить в | область строк | • | |||
| 25 | |||||
| 26 |
| А | В I ( | ||
| 1 | год | Все | |
| 2 |
В-Все Ш ЙД | ||
| 3 | МЕСЯЦ | ||
| 4 | ТИП НОМЕРА | ж | 200401, Янві |
| 5 | «Персонал и сторонние посетители:» | гели> | п< |
| 6 | «Персонал и сторонние посетители:» I | ||
|
7 8 9 10 11 | Двухместный | ||
| 12 | Двухместный Итог | Г" Несколько элементов | |
| 13 | Люкс | ОК I Отмена | |
| 14 | Люкс Итог | '-1-/ | |
|
15 1R | Одноместный | Будний | |
| Опнпйнпй |
| А | в | С | D | Е I F | ? | Н I | J | К I | ||
| 1 | год_ | 2004 | ||||||
| 2 | ||||||||
| 3 | Сумма из ОК ЗАЕЗД | МЕС Ў] | ||||||
| 4 | ТИП НОМЕРА Ў | ТАРИФ ж | 200401 200402 | 200403 200404 200405 | 200406 200407 | 200408 | Общий итог | |
| 5 | «Персонал и сторонние посетители» | «Персонал и сторонние посетители» | 0 | 0 0 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 6 | «Персонал и сторонние посетители» Итог | 0 | 0 0 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| 7 | Двухместный | Будний | 11 1 | 6 5 5 | 4 25 | 12 | 69 | |
| 8 | Выходной | 0 | 0 | |||||
| 9 | Основной | 1 | 0 | 1 | ||||
| 10 | По часам | 1 | 1 | |||||
| 11 | Подмосковье | 1 0 | 1 | |||||
| 12 | Двухместный Итог | 13 1 | 6 5 5 | 5 25 | 12 | 72 | ||
| 13 | Люкс | Будний | 1 | 0 0 | 0 0 | 1 | ||
| 14 | Люкс Итог | 1 | 0 0 | 0 0 | 1 | |||
| 15 | Одноместный | 0 | 0 | |||||
| 16 | Основной | 0 | 0 | |||||
| 17 | Одноместный Итог | 0 0 | 0 | |||||
| 18 | Полулюкс | Будний | 1 | 5 | 4 0 | 1 | 11 | |
| 19 | Полулюкс Итог | 1 | 5 | 4 0 | 1 | 11 | ||
| 20 | Трехместный | Будний | 2 1 | 1 1 0 | 0 2 | 7 | ||
| 21 | По часам | 1 | 1 | |||||
| 22 | Трехместный Итог | 3 1 | 1 1 0 | 0 2 | 8 | |||
| 23 | Общий итог | 17 3 | 7 6 10 | 9 27 | 13 | 92 | ||
| 24 | ||||||||
| 25 | ||||||||
| 2Б |
Загрузка заказов из СофтБалансгТрактиръ FO
Обработка предназначена для импорта заказов ресторана из конфигурации «СофтБаланс:Трактиръ Front Office ред. 1.0».Заказы загружаются из внешних файлов. Каждый файл соответствует одному заказу в ресторане. Данная обработка считывает информацию из внешних файлов, подготовленных ресторанной системой и на ее основе создает документы «Доп услуги из номеров».
Если заказ в ресторане был закрыт по безналичному способу оплаты, то сумма заказа начисляется на счет гостю. Безналичные заказы загружаются всегда.
Если используется одна общая касса и для гостиницы и для ресторана, т.е.. в случае когда касса портье пробивает чеки и по гостиничным счетам и по счетам ресторана, то нужно также загружать заказы из ресторана за наличный расчет и по кредитным картам. Чтобы включить такую загрузку нужно указать на форме обработки способ оплаты для наличных и способ оплаты для кредитной карты. Счета, загруженные с указанными способами оплаты, будут отражены в отчете кассовой смены.
Если заказ в ресторане был закрыт наличными и в обработке заполнен реквизит «Способ оплаты для наличных», то на сумму заказа выписывается Счет по доп. услугам. Если был указан клиент и. на дату и время заказа в указанном номере проживали гости, то счет будет привязан к размещению. Если размещения не найдены, то счет будет проведен как услуги стороннему посетителю.
Загрузка данных
Загрузка данных в информационную базу приемника осуществляется в пункте меню «Сервис/Обмен данными/Загрузка данных». В поле «Данные» укажите тоже имя файла данных, что и при выгрузке и нажмите кнопку «Загрузить данные». Используется универсальная обработка загрузки данных. Предполагается, что XML правила, по которым производится загрузка данных, находятся в заголовке файла с загружаемыми данными.Загрузка классификаторов
Загрузка классификаторов адресов РФ и документов удостоверяющих личностьПроцедура предназначена для импорта и обновления следующих справочников:
документы, удостоверяющие личность и звания;
страны;
адресный классификатор;
классификатор улиц.
В поле «откуда» надо выбрать дисковод, в котором находится дискетка с обновленными классификаторами, либо выбрать каталог (папку), в котором находятся файлы с классификаторами.
Файлы классификаторов распространяются фирмой «1C» и её авторизованными партнерами на дисках ИТС (Информационно-технического сопровождения).
Если адресный классификатор и классификатор улиц не загружены, то соответствующие реквизиты в форме ввода данных об адресах гостей придется вводить вручную.
При загрузке в классификаторы, имеющиеся в информационной базе, добавляются новые значения. Если установить флажок «Заменять старые наименования существующих объектов», то в этом случае при загрузке программа будет заменять старые значения, если они отличаются от новых. Это может быть необходимо, если, например, в адресном классификаторе поменялись названия районов или городов.
Если установить флажок «Полностью очищать классификаторы перед загрузкой», то перед загрузкой новых значений, имевшиеся в информационной базе классификаторы будут удалены, что требует значительных затрат времени.
Чтобы начать загрузку классификаторов, следует нажать кнопку «Импорт», после чего процесс загрузки отразится в строке «Состояние».
Загрузка классификаторов банков и валют
Программа позволяет загружать классификатор банков Российской Федерации и классификатор Валют с диска 1С:ИТС или с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг». Импортированные файлы классификаторов хранятся в папке ExtDb каталога информационной базы.
Классификатор банков можно использовать при регистрации в программе расчетных счетов своих фирм или счетов контрагентов.
Классификатор валют можно использовать для добавления в справочник валют новых элементов.
Загрузка базы клиентов
Обработка позволяет загрузить в базу данных конфигурации историю размещений гостей гостиницы. Предполагается, что периоды проживания всех гостей сведены в таблицу, которая сохранена в формате MS Excel версии 97 года или более новом.Для работы программы необходимо, чтобы на компьютере был корректно установлен MS Excel версии 97 года или более новый. Обработка загружает данные, которые расположены на первом листе файла. Остальные листы файла Excel игнорируются.
Пользователь должен указать диапазон строк файла, т.е. указать программе с какой строки начинаются данные и на какой строке данные заканчиваются. Шапка таблицы может быть любой. Заголовки колонок значения не имеют. Программа работает с порядковыми номерами колонок в таблице.
Файл с базой данных клиентов гостиницы должен содержать следующие, строго в указанном далее порядке, колонки (в скобках дается пример значения):
1. ФИО гостя (Криворучко Олег Александрович);
2. Паспортные данные (45 78 612518 или І?-ГН 530502);
3. Адрес места жительства гостя в любом формате (г. Москва, Варшавский пр-т, д.ЗО, корп.4, кв.23)
4. Номер контактного телефона гостя в произвольной форме ((095) 123-45-67);
5. Номер комнаты, где проживал гость. Номера должны соответствовать номерам комнат, как они заведены в конфигурации (215);
6. Дата заезда гостя (19.10.04);
7. Дата выезда гостя (25.10.04);
8. Вид размещения гостя в номере (Номер. Место);
9. Количество гостей, которые проживали вместе с гостем (2);
10. Наименование тарифа гостя, как он задан в конфигурации в справочнике тарифов (Базовый);
11. Способ оплаты услуг, как он задан в справочнике "Способы оплаты" (наличные, кредитная карта, расчетный счет). Если способ оплаты не задан, то оплата услуг не проводится;
12. Наименование контрагента, от которого приехал гость, как оно задано в справочнике контрагентов конфигурации. Если контрагент в справочнике контрагентов отсутствует, то при загрузке он будет создан в группе "Заявители" (Астраинтур);
13. Кто оплачивал услуги, контрагент или гость. (Значения: гость или контрагент). Если признак не задан, то оплата услуг не проводится;
14. Номер и дата договора с контрагентом, по которому приехал гость. Можно оставить поле пустым. Если договор в журнале договоров не найден, то договор создается автоматически. (200410-06 (12.10.2004));
Если каких-либо данных у вас нет, просто оставьте эти ячейки или колонки пустыми.
Пользователь может указать период за который загружать данные. Если дата заезда гостя не попадает в указанный период, то такой гость не будет загружен и программа перейдет к обработке следующей строки файла Excel.
Программа позволяет по каждому акту об оказании услуг автоматически создать документ поступления денег от контрагента. Для этого включите соответствующий флажок на форме обработки.
Глава 10 Печать на бланках строгой отчетности
. Бухгалтерия: Автоматизация - Система 1С