Word 2003 для чайников

Диалоговое окно Печать

На распечатку может уйти определенное время. Иногда даже довольно много времени. К счастью, Word позволяет вам продолжать работу, в то время выполняя процесс печати в фоновом режиме.

Иногда процесс печати начинается не сразу, поэтому не спешите снова вводить команду Печать! Скорее всего, компьютер просто думает или загружает (посылает) текст на принтер. Если вы не получили сообщения об ошибке, рано или поздно документ будет должным образом напечатан.

Щелкнув на пиктограмме Печать, вы распечатаете одну копию документа. Если ваш принтер работает медленно, а вы, проявляя нетерпение, десять раз подряд щелкнете на кнопке Печать в надежде поторопить ленивую машину, то просто получите десять копий своего документа. (Если происходит что-то подобное, скорее открывайте раздел "Отменяем команду Печать", представленный ниже в этой главе.)

Если бумага в ваш принтер должна подаваться вручную, принтер сам будет просить вас об этом. "Би-ип, покорми меня!" — скажет он. Вы должны находиться рядом, складывать листы бумаги ровными стопочками и заталкивать их в ненасытную утробу принтера, пока весь документ не будет распечатан.

Если к вашему компьютеру подключено несколько принтеров или вы через сеть имеете доступ к другим подобным устройствам, то необходимо предварительно выбрать принтер для печати. В раскрывающемся списке Имя диалогового окна Печать выберите принтер. Все сказанное касается и того случая, когда работает несколько программ управления факс-модемами. Отправить документ по факсу можно быстрее, чем распечатать. Для этого в раскрывающемся списке Имя диалогового окна Печать следует выбрать факс-модем.

Прежде, чем приступить к печати, сохраните документ на диске и, если речь идет об окончательном варианте, проверьте правописание (см. главу 7).

Документы, ожидающие своей очереди на печать

2. Щелкните на имени вашего документа в списке печати.

3. Выберите команду Документ>Отменить.

В некоторых версиях Windows команда может называться Документ>Отменить печать.

4. Щелкните на кнопке Да, чтобы остановить печать.

В некоторых версиях Windows кнопка называется ОК.

5. Закончив, закройте окно заданий печати.

Для этого выполните команду Принтер>Закрыть. Вы вернетесь в Word, где сможете продолжить редактирование.

Однако учтите, что принтер может отреагировать на вашу команду не сразу, продолжая печатать документ еще несколько минут. Поскольку принтер имеет собственную память (ОЗУ), в ней может находиться несколько страниц документа. Они будут печататься даже после того, как вы прикажете принтеру прекратить бесполезную работу. (Это, согласитесь, парадокс: чем большую память этот печатник имеет, тем тупее выглядит.)

Отмените еще несколько заданий на печать, если в вас бушует демон разрушения.

Если вы пользуетесь сетевым принтером, может оказаться, что с вашего компьютера нельзя отменить печать документа.

Для этого выполните пп. 2-4 столько раз, сколько документов вы хотите удалить из очереди на печать.

Понятно, что отмена задания печати — акт отчаяния. В стремлении облегчить жизнь пользователю Windows изо всех сил помогает воплотить в жизнь все его решения, даже если они противоречат принятым пять минут назад. Отмена печати может однажды и не сработать. Поэтому мой совет — будьте внимательны при работе с этой командой.

Как распечатать документ целиком

Как распечатать документ целиком

Первобытные люди высекали свои картины на каменных сводах пещеры. Они могли, конечно, сделать и пробную страницу, но тоже на каменной стене каменным молотком. При работе с текстом в XXI веке появилось небольшое преимущество: можно редактировать, форматировать, повторно набирать — и все это не каменным молотком, а на экране. Чтобы распечатать документ целиком, от начала до конца, т.е. от "В тридевятом царстве..." до "...и добра наживать", выполните следующие действия.

1. Убедитесь, что принтер подсоединен и готов к работе.

2. Как это сделать, рассказывалось в разделе "С чего начать: подготовка принтера" данной главы.

3. Сохраните документ

Как распечатать несколько документов

Как распечатать несколько документов

Может показаться, что лучший способ одновременно напечатать нескольких документов заключается в том, чтобы загрузить каждый из них и печатать по очереди. Между тем существует более элегантный способ. Можно воспользоваться диалоговым окном Открытие документа — тем самым, с помощью которого вы открываете документы, хранящиеся на диске.

Чтобы распечатать сразу несколько файлов, выполните следующее.

1. Убедитесь, что принтер включен и желает поскорее приступить к работе.

2. Выберите команду Файл>Открыть.

Можно воспользоваться и любым другим способом, чтобы открыть диалоговое окно Открытие документа.

3. Выделите документы, которые будете печатать.

Для этого следует щелкнуть кнопкой мыши на каждом из них, удерживая нажатой клавишу . Выбранные документы будут выделены.

4. Щелкните на кнопке Сервис Как распечатать несколько документов

Появится список команд, в котором вы найдете команду Печать.

5. Щелкните мышью на команде Печать.

Word, повизгивая от счастья, распечатает все указанные вами документы.

Если вы отправляете на печать несколько документов, они просто будут распечатаны (т.е. без дополнительных установок). Вы не увидите диалоговое окно Печать, а Word не станет интересоваться, хватит ли у вас бумаги и понравится ли это вашему начальнику.

Как распечатать несколько страниц

Как распечатать несколько страниц

Word позволяет напечатать одну страницу, несколько страниц подряд, а также произвольный набор страниц документа. Чтобы распечатать несколько выбранных наугад или идущих подряд страниц, выполните следующее.

1. Выберите команду Файл>Печать.

2. В диалоговом окне Печать установите параметр Номера в группе Страницы.

3. Введите номера страниц (последовательно)—для печати вразброс; первый и последний номера страниц (включительно) — если страницы следуют одна за другой.

Чтобы распечатать страницы с третьей по пятую, введите 3-5.

Если следует напечатать страницы с первой по седьмую, введите 1-7.

А при необходимости распечатать только вторую и шестую страницы следует ввести 2,6.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Будут распечатаны только выбранные вами страницы (и никакие другие).

Вы можете сразу задать номера всех страниц, которые подлежат печати. Например, если вы хотите распечатать третью страницу, затем с пятой по девятую, а дальше с пятнадцатой по семнадцатую и, наконец, девятнадцатую, то введите 3, 5-9,15-17,19 (и постарайтесь больше никогда не проливать кофе на важные бумаги).

Как распечатать отдельную страницу

Как распечатать отдельную страницу

Чтобы распечатать только одну страницу документа, выполните следующее.

1. Установите курсор в любую часть страницы, которую хотите распечатать.

Обратите внимание на счетчик страниц в левом нижнем углу экрана (в строке состояния), чтобы убедиться, что попали на необходимую страницу.

На любую страницу документа можно попасть также, воспользовавшись командой Перейти (клавиша ). Подробности — в главе 3.

2. Выполните команду Файл>Печать или нажмите .

3. Выберите параметр Текущая в группе Страницы.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Диалоговое окно Печать закроется, а ваша страница будет распечатана. (Возможно, это произойдет не сразу, поскольку программа должна "собраться с мыслями".)

Несмотря на то, что печатается только одна страница, сохраняются те установки форматирования, которые вы выбрали для всего документа. Например, если вы установили колонтитулы и проставили номера страниц, эти элементы вы увидите на готовой странице — словно вы напечатали ее как часть целого документа.

Этот способ удачен и в том случае, если вы распечатали большой документ и на некоторых страницах обнаружили ошибки (или их испортил принтер — такое бывает нередко). Заново печатать весь документ глупо и нерационально (да и лесных массивов на планете становится все меньше). Исправьте ошибки и снова напечатайте эти страницы. Медведи и белки скажут вам "спасибо".

Отменяем команду Печать

Отменяем команду Печать

Если необходимо отменить печать документа, действуйте следующим образом.

1. Дважды щелкните на пиктограмме с изображением принтера

Печать фрагментов документа

Печать фрагментов документа

Если требуется напечатать лишь фрагмент документа, не стоит отправлять на печать документ целиком. Word позволяет распечатывать одну страницу, несколько страниц подряд, несколько страниц вразброс и отдельные блоки текста. Задать соответствующие установки можно в области Страницы диалогового окна Печать.

Излагая материал в следующих разделах, мы предполагаем, что ваш принтер уже включен и готов к работе.

Печать нескольких копий одного документа

Печать нескольких копий одного документа

Каждый год я пишу семейное рождественское письмо и радую сердца многочисленных родственников и знакомых, посылая каждому из них по копии. Вместо того, чтобы пойти в магазин напротив и заплатить за копирование своего послания, я взваливаю всю работу по изготовлению нескольких дюжин копий на Word. Это намного удобнее при условии, что имеется достаточное количество бумаги и известно, какую опцию следует выбрать в окне Печать.

Итак, печатаем несколько копий документа

1. Подготовьтесь.

Удостоверьтесь, что этот документ вообще стоит печатать (просмотрите его в режиме Предварительный просмотр, о котором мы говорили выше в этой главе). Проверьте, есть ли в принтере бумага.

2. Выполните команду Файл>Печать.

3. Укажите количество копий в поле Число копий в группе Копии.

Группа Копии находится в диалоговом окне Печать (см. рис. 9.2). В поле Число копий укажите число копий документа, которое вы непременно хотите получить. Например, чтобы напечатать три копии, введите число 3.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Обычно Word печатает сначала одну копию документа, потом вторую и т.д. Однако если вы печатаете семь копий письма и хотите получить сначала семь первых страниц, потом семь вторых и т.д., снимите флажок Разобрать по копиям. (Как правило, он устанавливается по умолчанию.)

Печать текстового блока

Печать текстового блока

Если на экране выделен текстовый фрагмент, вы можете попросить команду Печать распечатать только его. Для этого выполните следующие действия.

1. Выделите текстовый блок, который хотите распечатать.

О том, как выделить текстовый блок, подробно рассказывается в главе 6.

2. Выберите команду Файл > Печать.

3. Установите переключатель Выделенный фрагмент.

Переключатель Выделенный фрагмент доступен только в том случае, если у вас в тексте выделен фрагмент. Переключатель Выделенный фрагмент находится в области Страницы диалогового окна Печать. Таким образом вы укажете программе, что печатать следует только выделенный блок.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Через несколько мгновений из принтера появится так называемая "твердая копия". При печати выделенный блок будет расположен на странице в том же месте, на котором он находился в документе (т.е. будут напечатаны колонтитулы, если они прежде были расставлены).

Печать в обратном порядке

Печать в обратном порядке

У вас может быть установлен принтер, в котором документ печатается в обратном порядке. В результате вам придется переложить полистно документ после выдачи его из выходного лотка принтера. Чтобы избежать подобной проблемы, измените порядок печати в Word. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Файл>Печать.

2. Щелкните на кнопке Параметры.

3. Выставьте флажок опции В обратном порядке.

Эта опция расположена в правой верхней части диалогового окна.

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. Для печати документа щелкните на кнопке ОК.

Документ печатается в обратном порядке, но при этом листы выводятся из лотка "вверх ногами". Вы сможете ознакомиться с бумажным документом только после того, как извлечете его из лотка и перевернете всю стопку.

Предварительный просмотр

Предварительный просмотр

Word покажет документ на экране в том виде, в каком он будет представлен на листе бумаги, если выбран режим отображения Разметка страницы (Вид о Разметка страницы). В этом режиме на экране видны верхние и нижние колонтитулы, графические элементы, разделители страниц и т.п. Но и в этом случае некоторые пользователи распечатывают контрольные экземпляры документа (только для того, чтобы посмотреть, как они выглядят на бумаге). Ведь если на экране документ смотрится прекрасно, это еще не значит, что он будет таким же красивым и "в жизни", т.е. после распечатки. Пользователи печатают снова и снова, добиваясь совершенства, при этом расходуют бумагу пачками.

Давайте спасать леса!

Проявив сознательность (а заодно сэкономив время), все пользуемся замечательной командой Предварительный просмотр. С ее помощью можно увидеть, как будет выглядеть ваш документ на бумаге, еще до того, как вы отправите его на печать.

Выберите команду Файл>Предварительный просмотр или щелкните мышью на довольно удобной кнопке Предварительный просмотр

Предварительный просмотр документа перед печатью сохранит несколько гектаров леса

Полоса прокрутки поможет вам просмотреть весь документ.

Если у вас мышь IntelliMouse, можете прокручивать документ с помощью колесика. Один щелчок колесика прокручивает документ на одну страницу.

Если вы пользуетесь обычной мышью, щелкайте на кнопках полосы прокрутки или используйте клавиши и .

В режиме предварительного просмотра Предварительный просмотр документа перед печатью сохранит несколько гектаров леса

С чего начать: подготовка принтера

С чего начать: подготовка принтера

Прежде, чем начать печатать, проверьте, готов ли принтер к работе. Вам следует обратить внимание на такие моменты.

1. Сначала убедитесь в том, что ваш принтер включен в розетку и правильно соединен с компьютером.

2. Компьютер и принтер должны быть соединены кабелем, прочно закрепленным в гнездах обоих устройств (заниматься проверкой следует только в том случае, если с принтером возникли проблемы).

3. Убедитесь также, что принтер снабжен хорошим картриджем с тонером (либо с чернилами) или качественной лентой.

В лазерном принтере должен быть установлен хороший картридж с тонером. Если на экране появляется сообщение "toner low" или на принтере загорается индикатор с таким же словосочетанием, замените картридж немедленно!

Большинство струйных принтеров своевременно сообщают о том, что чернила в них на исходе. Даже если вы не получите такого сообщения, вы и сами сможете заметить неладное — по некачественному и бледному оттиску. Скорее меняйте картридж с чернилами.

4. Проверьте, есть ли в принтере бумага.

Бумага подается в механизм из специального лотка, вы можете вставлять ее вручную, лист за листом. Без бумаги принтер работать не может. Прежде, чем начинать печатать, убедитесь, что вы положили ее правильно.

5. Наконец, если вы хотите что-либо распечатать, ваш принтер должен быть подсоединен или выбран.

На принтере имеется кнопка, обозначенная как On-line или Select. Рядом с ней расположен соответствующий индикатор. Нажмите эту кнопку (при этом загорится индикатор), чтобы войти в режим On-line. Принтер может быть включен в сеть, правильно подсоединен к компьютеру и вообще подавать различные признаки жизни, но печатать он не будет до тех пор, пока вы не переведете его в режим готовности (On-line или Select).

Если вы пользуетесь сетевым принтером (одна мысль об этом заставляет меня вздрогнуть), то за него отвечает кто-то другой. Принтер должен быть установлен и готов выполнить ваше задание. Если выяснится, что это не так, поищите человека, которому можно пожаловаться.

Используемый принтер непосредственно влияет на вид документа в окне Word и на бумаге, поэтому всегда настраивайте его перед форматированием документов.

Помните ли вы все прелести

В этой главе...

Помните ли вы все прелести работы на пишущей машинке? Замену ленты, "замазку" (корректирующую жидкость), дырки на страницах от ластика (неизбежно возникающие при попытках исправить опечатки)? Слава Богу, благодаря компьютерам, текстовым процессорам и принтерам все это навсегда ушло в прошлое.

Данная глава посвящена последнему этапу работы в Word — распечатке плодов вашего труда. На первый взгляд, нет ничего проще, чем отправить документ на принтер. Скомандовал "Вперед!" — и готово, документ получается таким же симпатичным, как на экране компьютера. На практике, однако, возможны некоторые трудности... Вот о них-то мы и поговорим. Ведь принтеры отличаются капризным характером и приступами упрямства. Я бы сказал, никакой предмет бытовой техники не заслуживает порки так, как это маленькое и безобидное на вид устройство.

Труд: Организация - Управление - Персонал