Word 2003 для чайников

Автоматическое сохранение (для забывчивых)

Автоматическое сохранение (для забывчивых)

С Помощью комбинации клавиш вы, конечно же, сохраните документ, но в качестве подстраховки Word предлагает функцию автосохранения (специально для забывчивых).

Если автосохранение включено, документ периодически сохраняется на диске без вашего вмешательства. Word втайне от вас создает резервную копию документа через определенные промежутки времени. В случае сбоя (если компьютер выйдет из строя или внезапно отключится электричество) вы сможете восстановить документ, используя резервную копию. Авто-- сохранение — очень удобная функция, и я считаю, что все должны его пользоваться!

С помощью представленных ниже действий включим функцию автосохранения документов.

1. Выберите команду Сервис>Параметры.

2. Щелкните на ярлычке вкладки Сохранение.

3. Установите флажок Автосохранение каждые.

Если флажок Автосохранение каждые не установлен, установите его щелчком кнопкой мыши. Теперь флажок установлен. Это означает, что вы подключили режим автоматического сохранения документов.

4. В поле Минут укажите значение для интервала автоматического сохранения (в минутах).

Если я, например, введу 10, Word будет автоматически сохранять мои документы каждые десять минут. Если напряжение электрической сети в вашем доме или офисе часто изменяется, установите интервал автоматического сохранения равным 5, 3, 2 или даже 1 минуте. (Правда, чем меньше интервал, тем чаще Word будет отрываться от работы для создания резервной копии.)

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ.

Даже при включенной функции автосохранения вам, в случае внезапного отключения компьютера, вряд ли удастся вернуть документ со всеми последними изменениями, но большую его часть вы все-таки спасете. Так что не зевайте! Лучше всего, если при включенной функции автосохранения вы будете почаще нажимать или щелкать на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов.

Нет необходимости следить за работой автосохранения — эта функция работает все время, даже без вашего участия. Но, предположим, случилось что-то непредвиденное, например, пьяный лось повалил телеграфный столб рядом с вашим домом. Электричество пропало, а вы, естественно, не успели сохранить свой документ. В данном случае вам следует рассчитывать только на автосохранение — может быть, большая часть текста все-таки уцелела.

Наконец, столб поставили на место, лося отвезли в вытрезвитель, и снова появилось электричество. Если теперь запустить Word, то на экране появится область задач Восстановление документов (рис. 8.2).

Выберите из списка документ, который вы собираетесь восстановить, и щелкните на нем кнопкой мыши. Документ откроется и будет выведен на экран. Его следует тщательно просмотреть, чтобы выяснить, какие фрагменты были утеряны. Восстановить потери невозможно, но, слава Богу, в голове они еще остались, поэтому повторно набрать текст не составит особого труда.

Щелкните на кнопке Закрыть, когда область задач Восстановление документов перестанет вас интересовать.

Что следует помнить об именах файлов

Что следует помнить об именах файлов

Вы должны называть свои файлы в соответствии с простыми, но строгими правилами присвоения , имен файлам в Windows. Запомнить эти правила не так сложно, как список неправильных глаголов в английском языке, они не столь ужасны, как во времена DOS, однако вам все же придется попотеть.

Длина имени файла может достигать 245 символов, поэтому вам предоставляется возможность записывать в него почти все, что пожелаете. Но все же старайтесь, чтобы имя файла было информативным и не очень длинным.

Имя файла может состоять из букв, цифр, пробелов; начинаться оно должно с буквы или цифры.

Имя файла может содержать также точки, запятые и символы переноса.

В имени файла нельзя использовать ни один из следующих символов: \ /:*?*<>|.

Не тратьте время на ввод трехбуквенного расширения .DOC в конце файлов Word. (Это я сообщаю для тех, кому довелось работать с первыми версиями Word. Тогда пользователь должен был набирать расширение .DOC вручную. Теперь этого делать не требуется.)

Диалоговое окно Открытие документа

Открывая документ, вы не удаляете его с диска.

Иногда Word сообщает, что не может открыть документ, потому что не установлена одна из функций конвертирования. В окне, содержащем это сообщение, щелкните на кнопке Да. (В Этом случае вам понадобится инсталляционный компакт-диск Office, без которого программа не сможет выполнить данную операцию.)

Если вы никак не можете отыскать определенный документ, обратитесь к главе 27.

Не открывайте файл с дискеты или съемного накопителя данных. Это может привести к дополнительным хлопотам при извлечении диска из соответствующего дисковода. Если вы забудетесь сохранить данные перед тем, как р&-шите вытащить накопитель, то файл не будет успешно сохранен. Лучше всего сначала скопировать файл на жесткий диск компьютера, поработать с ним и после редактирования снова сохранить на переносной накопитель.

Диалоговое окно Сохранение документа

Если диалоговое окно Сохранение документа не появляется, значит, этот документ уже сохранялся. А теперь вы просто сохранили его повторно. И правильно сделали!

2. Наберите имя документа.

Word автоматически предложит для вашего документа имя, состоящее из первой строки (или нескольких первых слов) документа. Это имя вы увидите в поле Имя файла. Если оно вас устраивает, переходите к п. 3.

Вы можете дать своему документу другое имя (а не то, которое предлагает Word в поле Имя файла), набрав его вручную. В имени можно использовать буквы, цифры, пробелы и самые разные символы. Word позволяет присваивать файлам длинные названия, однако старайтесь, чтобы имя было кратким, простым и содержательным (вам это ни за что не удастся, если вы адвокат).

3. Щелкните на кнопке Сохранить.

Если все в порядке, диск поурчит несколько секунд, и документ будет сохранен. Следите за строкой заголовка: в ней должно появиться указанное вами имя файла.

Если возникнут недоразумения, появится одно из двух сообщений об ошибке. Первое выглядит так:

Для чего служит список Тип файлов

Для чего служит список Тип файлов

В диалоговом окне Открытие документа отображаются имена папок и файлов. Но вы сможете увидеть только те файлы, тип которых установлен в раскрывающемся списке Тип файлов. На рис. 8.3 установлен тип Все файлы. Это означает, что в диалоговом окне Открытие документа показаны все файлы (независимо от их типов), которые находятся в папке Мои документы.

Чтобы на экране отображались только файлы определенного типа, следует указать этот тип в раскрывающемся списке. Например, чтобы отобразить только документы Word, в списке необходимо выбрать Все документы Word.

Если вы хотите видеть только документы WordPerfect, выберите в списке один из типов, характерных для файлов WordPerfect.

Будьте внимательны, если вы не увидите файл, который обязательно должен находиться в этой папке. Убедитесь, что в списке представлен требуемый тип файлов. (Более подробную информацию о работе в Word с файлами различных типов можно получить из главы 28.)

файл ЧТО-НИБУДЬ.DOC уже существует...

файл ЧТО-НИБУДЬ.DOC уже существует.

И вам на выбор будет предложено три кнопки-переключателя. Выберите среднюю кнопку Сохранить изменения под другим именем и щелкните на кнопке ОК. Затем введите в диалоговом окне Сохранение документа в поле Имя файла новое имя. (Если выбрать первый или третий из предлагаемых переключателей, то вы рискуете изменить существующий файл на диске, причем так, что восстановить его уже будет невозможно. Вряд ли вы этого хотите.)

Второе сообщение об ошибке имеет следующий вид:

Имя файла ЧТО-НИБУДЬ.DOC или путь к нему имеют неверный формат. Введите имя и путь в правильном формате, например с:\папка\имя файла

Что это означает? Вероятнее всего, что имя вашего файла содержит запрещенный символ (символы). Чтобы не попасть в такую ситуацию, составляйте имена файлов только из букв,

цифр и пробелов. В случае применения специальных символов может оказаться, что вы выбрали те, которые Word не воспринимает в именах файлов. Более подробная информация по данному вопросу содержится ниже, во врезке "Что следует помнить об именах файлов". А пока щелкните на кнопке ОК и попробуйте еще раз.

Сохранить документ можно и другим способом: выберите команду Файл>Сохранить или нажмите комбинацию клавиш либо .

Обязательно сохраните документ, даже если вы набрали всего несколько строк.

Сохраняя документы, старайтесь придерживаться определенного порядка. Удобнее всего размещать файлы в папках, группируя их по тематическому признаку.

Если необходимо сохранить документ в качестве Web-страницы, выберите команду Файл>Сохранить как веб-страницу. Иначе это называют сохранением в формате HTML (общепринятом формате файлов для хранения документов и другой информации общего доступа).

Несмотря на то, что Word позволяет работать с документами большого размера (размер ограничен только аппаратными средствами компьютера), вам было бы гораздо легче оперировать небольшими по размеру файлами, особенно если обращаться к ним приходится часто. Если вы, пользуясь компьютером, пишете роман (и не только!), сохраняйте каждую главу как отдельный документ.

Как открыть документ, хранящийся на диске

Как открыть документ, хранящийся на диске

Если необходимо достать документ с диска (или открыть его, говоря научным языком), примените команду Открыть. Данная команда извлекает документ с диска (куда он был предварительно записан) и открывает его в окне Word. Здесь его можно читать, редактировать, распечатывать и вообще делать с ним все, что угодно.

Предлагаем надежный и проверенный способ открытия документа.

1. Выполните команду Открыть.

Выберите команду Файл>Открыть. Появится диалоговое окно Открытие документа, показанное на рис. 8.3.

Вместо команды Файл>Открыть можно применить комбинацию клавиш или щелкнуть на значке Открыть

Как открыть документ внутри другого документа

Как открыть документ внутри другого документа

Для каждого вновь открытого документа Word создает отдельное окно. Для каждого окна имеется отдельная кнопка на панели задач. Щелкая на этих кнопках, можно выбрать документ, с которым вы собираетесь работать в данный момент в текущем окне. Но вопрос о том, как Word может открывать один документ внутри другого, требует дополнительного пояснения.

Предположим, вы решили составить один общий отчет, включив в него несколько более мелких документов, созданных другими пользователями. Или же возникла необходимость сохранить на диске какой-то отдельный фрагмент текста, который можно было бы вставлять в другие документы. Конечно, совсем не сложно открыть все эти документы, а затем скопировать и вставить их содержимое в другие файлы. Но Word предлагает вам более изящный способ.

Чтобы вставить содержимое одного документа в другой, выполните следующие действия.

1. Установите курсор в ту часть, в которую необходимо вставить содержимое другого документа.

2. Выполните команду Вставка>Файл.

3. В диалоговом окне Вставка файла выберите необходимый вам файл.

Диалоговое окно Вставка файла работает подобно диалоговому окну Открытие документа.

4. Щелкните на кнопке Вставить, и документ будет открыт и вставлен в ваш текст.

Быстро и красиво, не правда ли?

Как сохранить документ под новым именем

Как сохранить документ под новым именем

Работая в текстовом процессоре, вы можете навсегда забыть о таком предмете, как черновик. Сама концепция черновика устарела, поскольку вы изменяете документ, периодически сохраняя его на диске, и постепенно доводите до совершенства.

Если вы хотите сохранять черновики или записать один и тот же документ на диске под разными именами, обратитесь к команде Файл>Сохранить как. Эта команда вызывает на экран диалоговое окно Сохранение документа (см. рис. 8.1), в котором следует указать новое имя файла, например: Черновик письма 1, Вариант 2.

Сохранить файл под новым именем можно только с помощью команды Файл>Сохранить как. Команда Файл>Сохранить, кнопка Сохранить стандартной панели инструментов или комбинация клавиш сохраняют документ под прежним именем.

Подробно о параметрах вкладки Сохранение диалогового окна Параметры

Подробно о параметрах вкладки Сохранение диалогового окна Параметры

Вы, наверное, обратили внимание, сколько интересных параметров предлагает вкладка Сохранение , диалогового окна Параметры. Попытаемся ответить на ваши вопросы и предостеречь от опасных решений. Рекомендуем забыть о таких заманчивых параметрах, как Разрешить быстрое сохранение. Иногда они создают большие проблемы, поскольку подразумевают сохранение лишь отдельных, измененных фрагментов, а не документа целиком. Нет сомнения, эта функция работает. Но дело в том, что вы можете сами не - справиться с возникающими проблемами, особенно если ваш документ стал слишком большим. Заслуживает внимания параметр Всегда создавать резервную копию. Когда он активизирован, на диске в процессе сохранения документа создаются две его копии: копия текущего состояния документа и резервная копия предыдущего состояния файла. Эту функцию можно назвать пережитком, доставшимся от старых версий Word, в которой отсутствовала мощная команда Отменить. Теперь все эти резервные файлы только "съедают" дисковое пространство.

В обоих случаях при закрытии рабочего документа Word спрашивает, хотите ли вы сохранить его. Щелкните на кнопке Да. Документ будет сохранен на диске и закрыт.

Если документ, с которым вы работали, еще ни разу не сохранялся, появится диалоговое окно Сохранение документа (см. рис. 8.1). В этом случае вы должны присвоить документу имя и сохранить его.

Программа обязательно напомнит вам о необходимости сохранить работу. Вы не сможете выйти из Word, не получив напоминания о сохранении текущего документа на диске. Вы даже не сможете закрыть документ без такого напоминания.

Если после выполнения команды Файл>Закрыть или Файл>Выход Word не предлагает сохранить документ, значит, документ уже сохранен. Не волнуйтесь, все в порядке.

Вместо команды Файл>Закрыть можно использовать комбинацию клавиш .

Закрыть Word можно не только с помощью команды Файл>Выход, но и нажатием клавиш .

Чтобы начать новый документ, выходить из Word не следует.

Всегда выходите из Word надлежащим образом. Ни в коем случае не выключайте ПК и не перезагружайте его, если Word или Windows еще на экране.

Последние файлы можно открыть быстро

Последние файлы можно открыть быстро

Word запоминает несколько последних файлов, с которыми вы работали. Их имена находятся в списке, расположенном в нижней части меню Файл. Как правило, открывать приходится какой-то файл из этого списка. Причем это самый удобный и самый быстрый способ открытия файла.

Вы можете изменять количество выводимых в этом списке файлов с помощью команды Сервис>Параметры. В диалоговом окне Параметры необходимо щелкнуть на ярлычке вкладки Общие и найти параметр Помнить список из. Рядом находится числовое поле, в котором по умолчанию указано значение 4. Изменив его, вы получите возможность быстро открывать какое-то иное (большее или меньшее) количество файлов. Это значение будет изменено после щелчка на кнопке ОК.

Сохраняем документ на диске (первый раз)

Сохраняем документ на диске (первый раз)

Не думайте, что сохранять документ на диске следует лишь после того, как работа над ним завершена. Ничего подобного. Как только вам удалось написать хоть несколько слов, поскорее сохраните их. Пусть это всего лишь два предложения или абзац. Скорее сохраните! Скорее!

Чтобы сохранить только что созданный документ, который вы еще ни разу не сохраняли, выполните такую последовательность действий.

1. Выберите команду Сохранить.

Щелкните на кнопке Сохранить

Сохраняем и выходим

Сохраняем и выходим

Трудовой день завершен. Пальцы не гнутся, глаза лезут на лоб. Печатать больше нет сил. Куда ни посмотришь, всюду видится указатель мыши. Вы трете глаза и распрямляете спину. Ага, пора домой, к телевизору! Но прежде, чем рухнуть в кресло и отдаться рекламе пива, необходимо... Правильно, сохранить документ и выйти из программы. Для этого воспользуйтесь одним из двух способов.

Выберите команду Файл>Закрыть. Таким образом вы закрываете документ, но не выходите из Word. Следовательно, вы можете начать работу над новым документом, открыть один из уже сохраненных на диске или просто поиграть с Бобиком.

Выберите команду Файл>Выход. Теперь будет закрыт и ваш документ, и Word. Вы возвращаетесь к Windows. Что делать дальше, подумайте сами.

Сохраняем повторно

Сохраняем повторно

Итак, вы сохранили документ на диске и успокоились. Вы считаете, что этого достаточно. Ничего подобного. Операцию сохранения вы должны проделывать как можно чаще! Это единственный способ заставить компьютер запомнить внесенные вами изменения. Конечно, нет необходимости сохранять документ ежеминутно. Лично я нажимаю в конце каждой страницы, а также когда звонит телефон или когда я встаю, чтобы размяться или сварить себе кофе.

Чтобы сохранить документ повторно (после того, как вы записали его на диск, о чем рассказывалось в предыдущем разделе), удобнее всего использовать комбинацию или кнопку Сохранить Сохраняем повторно

Так выглядит на экране область задач Восстановление документов

Как только вы наберите хотя

В этой главе...

Как только вы наберите хотя бы несколько строк текста, немедленно сохраните свой документ. На диске ваш документ превратится в файл, который можно открыть в любой момент, а затем отредактировать, распечатать или просто просмотреть. Ведь после сохранения на диске ваш документ — даже самый пустяковый — обретает бессмертие. Вы беспокоитесь, что он займет слишком много драгоценного дискового пространства? Не волнуйтесь. Word научился хранить документы по особой системе, экономя место. Можете наклепать их сколько угодно!

В этой главе вы узнаете, как сохранять документы и открывать сохраненные ранее. Вам также станет известна большая тайна: оказывается, можно сохранять один документ внутри другого. У вас есть шанс узнать об этом подробнее.

Документами называют любую информацию, которую вы храните на диске: любой текст или графическое изображение, которые вы создаете в Word. Некоторые пользователи называют документ, сохраненный на диске, файлом. Я сказал бы, что это одно и то же.

Документ, созданный в текстовом процессоре, занимает на жестком диске сравнительно немного места.

Главы этой книги имеют объем около десяти страниц каждая, а файлы этих глав — совсем небольшой размер. Графический файл (т.е. простой рисунок), не говоря уже о клипах и музыке, занимает намного больше места.

Труд: Организация - Управление - Персонал