Знакомство с Word 2003

Диалоговое окно Масштаб

Еще один способ увеличения или уменьшения размера изображения — выбрать команду Масштаб (Zoom) в меню Вид (View).

Нужный уровень увеличения/уменьшения изображения задается установкой переключателя в требуемое положение в рамке Масштаб (Zoom to) (Рисунок 3.11).

Горизонтальная и вертикальная линейки

Горизонтальная линейка (ruler) имеет вид полосы, расположенной в верхней части окна документа ниже панели инструментов (Рисунок 3.5). Если вы находитесь в режиме разметки, то видна вторая вертикальная линейка у левой границы окна (режим разметки рассмотрен ниже).
Изображение линеек появляется или исчезает после выбора команды Линейка (Ruler) в меню Вид (View).
Горизонтальная линейка используется для задания нестандартного размера полей страницы, ширины колонок и столбцов, отступов абзацев, позиций табуляции абзаца, в котором находится курсор. (Более точно эти параметры устанавливаются с помощью окон диалога.) Вертикальная линейка позволяет контролировать размеры верхнего и нижнего полей страницы и высоту строк в таблице.
На линейках видны две области: затемненная — обозначающая поля и светлая — область расположения текста на листе. Для изменения размера поля в режиме разметки страницы установите курсор на линейке на границе поля — он примет вид двунаправленной стрелки <-> . При перемещении границы областей мышью удерживайте нажатой кнопку мыши. Расположение текста на странице при этом меняется. Для отображения численного значение размера поля страницы при перемещений на линейке границы текста мышью нажмите клавишу Alt. Установка позиций табуляций с использованием линеек, удаление маркеров табуляции рассмотрено в главе 6, в разделах "Форматирование абзаца" и "Табуляция".

Изменение масштаба изображения документа

Изменение масштаба изображения документа

Изменение масштаба позволяет увидеть увеличенное изображение фрагмента страницы или уменьшенный вид одной или нескольких страниц сразу. Для каждого режима просмотра можно установить свой масштаб. Следует учитывать, что изменение масштаба документа на экране не меняет его вид при печати.

Элементы окна Word используемые

Рисунок 3.1. Элементы окна Word, используемые для просмотра документа:
1 — вешка разбивки окна на части; 2 — кнопка перемещения документа в окне на одну строку вверх; 3 — бегунок вертикальная полоса прокрутки; 4 — кнопка перемещения документа в окне на одну строку вниз; 5 — кнопка перемещения документа в окне к предыдущему объекту; 6 — кнопка выбора объекта перехода; 7 — кнопка перемещения документа в окне к следующему объекту; 8 — кнопка Обычный режим, 9 — кнопка Веб-документ; 10 — кнопка Режим разметки; 11 — кнопка Режим структуры; 12 — кнопка Режим чтения; 13 — кнопка смещения документа в окне влево; 14 — горизонтальная полоса прокрутки, 15 — кнопка смещения документа в окне вправо

Элементы окна Word

Элементы окна Word

После запуска текстового процессора на экране отображается окно приложения (Рисунок 3.1). Открытый документ отображается в рабочей области окна приложения. Элементы окна Word общие для всех приложений Office были рассмотрены в главе 2 (см, Рисунок 2.1).

Кнопки позволяющие выбрать тип

Рисунок 3.3 Кнопки, позволяющие выбрать тип объектов, между которыми будет производиться перемещение: 1 — поля, 2 —концевые сноски, 3 — сноски, 4 — примечания, 5 — разделы, 6 — страницы, 7 — перейти, 8 — найти, 9 — исправления, 10—заголовки, 11 — рисунки, 12 — таблицы

Для перелистывания документа нажмите кнопку (1) с изображением страницы, для перемещения между рисунками — кнопку (11) с изображением рисунка. Чтобы перемещаться от одного заголовка в документе к другому, в качестве объекта перехода следует выбрать Заголовки (Heading) (9). Нажимая кнопки предыдущий и следующий объект, вы сможете быстро перемещаться между страницами, разделами, примечаниями, рисунками, заголовками, таблицами и т.п.
Кнопки 8 — 12 на горизонтальной полосе прокрутки используются для быстрого перехода в различные режимы просмотра документа (см. дальше в этой главе раздел "Режимы просмотра документа").

Курсор ввода и указатель мыши

Курсор ввода и указатель мыши

Курсор ввода имеет вид мерцающей вертикальной линии. Он указывает, куда будет вводиться с клавиатуры символ, вставляться рисунок или другой объект. Кроме курсора ввода в окне виден указатель мыши, имеющий вид латинской буквы I. Его местоположение меняется при перемещении мыши.
Можно задать положение точки ввода (insertion point) на пустом листе, переместив мышь так, чтобы указатель находился в нужной точке экрана, и дважды щелкнуть мышью. Возможность ввода текста с любого места страницы после двойного щелчка мышью по этому месту облегчает создание титульных листов и других документов, которые имеют отступы.
Свободный ввод предусмотрен в режимах Разметка страницы (Print Layout) и Веб-документ (Web Layout). Возможность ввода текста с любого места страницы после двойного щелчка мышью по этому месту облегчает создание титульных листов и других документов, которые имеют отступы.
Не предусмотрена возможность ввода текста в документе, разбитом на несколько колонок или отформатированном как нумерованный или маркированный список. Для реализации свободного ввода выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вкладку Правка (Edit) и установите флажок Разрешить свободный ввод (Enable Click and Type).

Непечатаемые символы

Непечатаемые символы

Для отображения непечатаемых символов на экране нажмите кнопку Непечатаемые символы (Show/Hide) на панели инструментов Стандартная.
В промежутках между словами вы увидите точки. Типовая ошибка начинающих пользователей состоит в том, что они нажимают пробел вместо одного раза несколько, что увеличивает расстояние между словами. Повторное использование клавиши пробел наглядно видно, если в окне отображаются непечатаемые символы.
Отображение непечатаемых символов: конца абзаца, табуляции, пробелов и т.п. регулируют установкой флажков на вкладке Вид (View) в окне команды Параметры (Options) из меню Сервис (Tools) (см. главу 11, раздел "Параметры настройки отображения документа в окне").

Номер страницы и заголовок которые высвечиваются рядом

Рисунок 3.2 Номер страницы и заголовок, которые высвечиваются рядом

Нажмите кнопку 6 — Выбор объекта перехода (Select Browse Object) (см. Рисунок 3.1) и рядом с ней отобразится окно (Рисунок 3.3), позволяющее задать объект, относительно которого будет производиться перемещение в окне документа после нажатия кнопки 5 или 7. Можно не щелкать мышью кнопку выбора объекта перехода (6), а нажать сочетание клавиш Alt+Ctrl+Home.

Область применения Word

Область применения Word

Он позволяет включить в документ графические изображения, таблицы, звуковое сопровождение, фрагменты видеофильмов. Текстовый процессор ускоряет создание документа за счет сокращения количества действий, выполняемых пользователем. Word автоматизирует набор текста, оформление оглавления и предметного указателя, проверку правописания. Например, при вводе текста в конце строки курсор ввода автоматически переходит на новую строку и не надо нажимать клавишу Enter, как это делается на пишущей машинке.
Возможность использования многочисленных функций, точного форматирования приближают Word к настольным издательским системам. Word можно использовать для создания и редактирования документов электронной почты, при коллективной работе над документами.

Общие шаблоны используемые для создания документа Word

Рисунок 3.12 Общие шаблоны, используемые для создания документа Word

Можно создать одновременно несколько пустых документов, воспользовавшись одним из способов, рассмотренных выше. Создаваемым документам будут последовательно присваиваться номера 2, 3, 4 и т.д. Каждый документ будет представлен в своем окне и соответствующей ему кнопкой на панели задач. Нажав кнопку интересующего вас документа, вы отобразите его окно на экране.

Обычный режим

Обычный режим

Обычный режим (Normal View) удобен для ввода, редактирования и форматирования текста (Рисунок 3.6)

Одновременный просмотр двух областей

Рисунок 3.13 Одновременный просмотр двух областей документа с разным увеличением

Окно позволяющее задать масштаб

Рисунок 3.11 Окно, позволяющее задать масштаб изображения документа на экране

В поле Произвольный (Percent) можно ввести любое изменение масштаба в процентах в диапазоне от 10 до 500.

В окне предварительного просмотра Образец (Preview) отображается текст, размер которого соответствует заданному масштабу.

Для просмотра на экране нескольких страниц одновременно надо установить переключатель в положение несколько страниц (Many pages). Нажав кнопку с изображением экрана и удерживая нажатой кнопку мыши, можно выделить в раскрывшемся списке от одной до шести страниц. Выделенные страницы отображаются затемненными. Переключатель доступен только в режиме разметки.

Окно Word в режиме Вебдокумент

Рисунок 3.7 Окно Word в режиме Веб-документ

Отображение численного значения

Рисунок 3.5 Отображение численного значения размера верхнего поля страницы

На линейке можно установить одну из следующих единиц измерения: дюймы (inches), пункты (points), сантиметры (centimeters) или пики (picas). (Соотношение между этими единицами приведено в главе 6, в разделе "Использование различных шрифтов для оформления документа").

Отображение нескольких открытых документов

Отображение нескольких открытых документов

Вы можете открыть одновременно несколько документов. На панели задач появятся кнопки открытых документов. При этом в полноэкранном окне вы будете видеть только последний открытый документ.
Для переключения между окнами с клавиатуры нажмите сочетание клавиш Ctrl+F6. Чтобы видеть все открытые документы одновременно, выберите в меню Окно (Window) команду Упорядочить все (Arrange All).
Если открыты два документа, то можно выбрать в меню Окно (Window) команду Сравнить рядом с. После того, как вы выберите эту команду на экране появится панель инструментов Сравнить рядом, кнопки которой позволяют отобразить на экране рядом по горизонтали или вертикали два открытых документа и обеспечить их синхронную прокрутку. Одновременное отображение на экране нескольких документов облегчает копирование/перемещение информации из одного файла в другой с помощью мыши.

Перемещение по документу

Перемещение по документу

Для перемещения курсора по документу можно использовать клавиши, приведенные ниже в таблице 3.1. На цифровой клавиатуре клавишами перемещения курсора можно пользоваться только при выключенном световом диоде Num Lock.
Если весь текст не помещается в окне, то после того как курсор достигнет границы окна, начинает перемещаться документ.
Таблица 3.1. Клавиши, обеспечивающие перемещение курсора по документу

Перемещение курсора	Клавиши для перемещения
На один символ влево	стрелка курсора влево
На один символ вправо	стрелка курсора вправо
На одну строку вверх	стрелка курсора вверх
На одну строку вниз	стрелка курсора вниз
К началу текущей строки	Ноmе
К концу текущей строки	End
К началу следующего слова	Ctrl+стрелка курсора вправо
К началу предыдущего слова	Ctrl+стрелка курсора влево
В начало абзаца	Ctrl+стрелка курсора вверх
К следующему абзацу	Ctrl+стрелка курсора вниз
В левый верхний угол окна	Ctrl+PgUp
В правый нижний угол окна	Ctrl+PgDn
К следующей экранной странице	PageDn
К предыдущей экранной странице	PageUp
В начало документа	Ctrl + Home
В конец документа	Ctrl+End

Полосы прокрутки

Полосы прокрутки

Прокрутка (scrolling) является электронным эквивалентом чтения скатанного в рулон документа, в отличие от переворачивания страниц книги. Щелчок мышью на кнопке, расположенной на конце полосы прокрутки, перемещает содержимое окна Microsoft Word на одну строку. После щелчка кнопки 2 документ перемещается на одну строку вниз, кнопки 4 — на одну строку вверх.
Один из самых быстрых способов перехода на нужную страницу документа — перемещение бегунка (3) вертикальной линейки прокрутки вверх или вниз, удерживая нажатой кнопку мыши. Рядом с бегунком высвечивается заголовок просматриваемого раздела и номер страницы, которая будет отображена на экране, если отпустить кнопку мыши (Рисунок 3.2).

Просмотр документа в обычном режиме

Рисунок 3.6 Просмотр документа в обычном режиме (эта же страница показана на рис, 3.8)

Просмотр документа в режиме разметки

Рисунок 3.8 Просмотр документа в режиме разметки (эта же страница показана на Рисунок 3.6)

Для перехода в режим разметки нажмите кнопку Разметка страницы (Print Layout View) (кнопка 10 на Рисунок 3.1) слева от горизонтальной полосы прокрутки или выберете команду Разметка страницы (Print Layout) в меню Вид (View).

Раскрывающийся список Масштаб

Раскрывающийся список Масштаб

При желании вы можете установить любую величину масштаба

Разбивка текста на абзацы

Разбивка текста на абзацы

Чтобы разбить один абзац на два, поставьте курсор на требуемое место и нажмите клавишу Enter для создания абзаца. Нажмите клавишу Backspace, если вы передумали и решили отказаться от создания абзаца. Для соединения двух абзацев можно поставить курсор в конец строки первого абзаца и нажать клавишу Delete.

Разделение окна приложения на две части

Разделение окна приложения на две части

При анализе и редактировании материалов, при перемещении и копировании фрагментов текста бывает удобно видеть одновременно две несмежные области документа или несколько документов одновременно (Рисунок 3.13). Такую возможность предоставляет разделение окна приложения на две части по горизонтали или по вертикали. Переход из одной области окна в другую осуществляется щелчком мыши. В каждой из областей окна можно прокручивать документ независимо от другой области, можно использовать разные масштабы и режимы просмотра, например, в одной области окна можно работать в режиме структуры, в другой — в обычном режиме.

Разделение окна Word на две области

Разделение окна Word на две области

Разделить окно Word на две области (Рисунок 3.13) можно следующими способами:

перетащить вниз вешку разбивки (маркер разделения) (1), удерживая нажатой кнопку мыши. Вешка разбивки расположена над вертикальной полосой прокрутки (см. Рисунок 3.1);

дважды щелкнуть вешку разбивки;

выбрать в меню Окно (Window) команду Разделить (Split), переместить линию разбивки мышью в требуемое положение на экране и щелкнуть кнопкой мыши.

Режим чтения

Режим чтения

Режим чтения (Reading Layout) — новый режим, появившийся в Word 2003, который упрощает просмотр документов на экране, за счет увеличения текста, укорачивания строк и страницы в соответствии с размером экрана.
В режиме чтения:

убираются ненужные панели инструментов;

отображается схема документа или область эскиза, что позволяет быстро перемещаться между разделами документа;

происходит автоматическое разбиение документа по страницам и их удобное расположение на экране, что облегчает просмотр документа;

можно выделять части документа для добавления в них примечаний или редактирования.

Для перехода в этот режим нажмите одноименную кнопку (кнопка 12 на Рисунок 3.1). Нажав кнопку Эскизы на панели инструментов, можно быстро получить доступ к конкретным страницам. Чтобы выйти из этого режима, нажмите кнопку Закрыть (Close) на панели инструментов.

Рисунок 3.9 Режим чтения

Режим разметки

Режим разметки

Режим разметки (Print Layout)

Режим структуры

Режим структуры

При работе с большими документами в ряде случаев желательно скрыть текст и рассматривать только заголовки различных уровней. Эту возможность предоставляет режим структуры. Для перехода в этот режим нажмите кнопку Режим структуры (Outline View) (кнопка И на Рисунок 3.1) слева от горизонтальной полосы прокрутки или выберет команду Режим структуры (Outline) в меню Вид (View). Этот режим подробно рассмотрен в главе 9, в разделе "Режим структуры".

Режимы просмотра документа

Режимы просмотра документа

В зависимости от выполняемой работы вы можете просматривать документ в окне Microsoft Word в различных режимах, рассмотренных ниже.

Режимы вставки и замены

Режимы вставки и замены

Word позволяет работать с документом в одном из двух режимов: вставки или замены. По умолчанию приложение работает в режиме вставки. В этом режиме символ, введенный в позицию курсора, сдвигает вправо всю строку, расположенную правее курсора, В режиме замены вводимый символ вставляется в текст в позицию курсора и заменяет существующий символ. Новый текст вводится как бы поверх старого.
В режим вставки/замены можно перейти следующими способами:

дважды щелкнуть в строке состояния индикатор с буквами ЗАМ (OVR);

нажать на клавишу Insert, если на вкладке Правка (Edit) диалогового окна, отображаемого после выбора команды Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) не установлен флажок использовать клавишу Ins для вставки (Use the INS key for paste) (Рисунок 4.8). Клавиша Insert работает как переключатель, и повторное нажатие на клавишу возвращает редактор в режим вставки.

Пример. Исправьте ошибку в слове "сдвоенный", если оно будет написано с одной буквой "н" вместо двух сначала в режиме вставки, затем замены. Поставьте курсор после буквы "н" и напечатайте еще одну букву "н". В режиме вставки получится слово "сдвоенный", в режиме замены — "сдвоеннй", буква "н" заменит "ы".

Схема документа

Рисунок 3.10 Схема документа

Схема документа

Схема документа позволяет увидеть полный список заголовков документа в левой части окна приложения и быстро отобразить содержание требуемого раздела в правой части окна (Рисунок 3.3). При этом текст заголовка должен быть отформатирован стилем Заголовок 1 или Заголовок 2 и т.п.
Этим режимом удобно пользоваться, если вы хотите посмотреть, насколько темы заголовков отвечают их содержанию, быстро проверить, все ли нужные темы рассмотрены. Для перехода в этот режим выберите в меню Вид (View) команду Схема документа (Document map) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная.

Создание документа Word

Создание документа Word

Создание нового документа в Word происходит на основе шаблона, который облегчает подготовку документов определенного типа: отчета, плана, заказа и т.д. При создании документа все содержимое шаблона переносится в новый файл, а сам шаблон остается без изменений. (Подробнее шаблоны рассмотрены в главе 9, в разделе "Использование шаблона при создании документа".)
После запуска приложения Word открывается окно с пустым документом, который основан на шаблоне Обычный (Normal.dot). По умолчанию документу присваивается имя Документ1 (Document 1), которое отображается в строке заголовка.
Ниже приведено еще несколько способов создания документа:
1. Выберите команду Создать (New) в меню Файл (File). В правой части окна отобразится область задач Создание документа (New Document) (см. Рисунок 2.11). На Рисунок 3.12 показано диалоговое окно Шаблоны (Templates) с открытой вкладкой Общие (General), которое отображается после щелчка мышью в области задач ссылки На моем компьютере (On my computer). Значительное число шаблонов представлено на веб-сервере Microsoft. Просмотреть эти шаблоны позволяет ссылка Шаблоны на узле Office Online.
2. Нажмите кнопку Создать (New Blank Document) на панели инструментов Стандартная. Кнопка расположена на левом краю панели инструментов. Будет создан новый документ, основанный на шаблоне Обычный (Normal.dot).
3. Нажмите клавиши Ctrl+т (Ctrl+N), которые дублируют кнопку Создать (New).
4. Если для создания документа вы хотите использовать копию существующего документа, то в области задач Создание документа (New Document) щелкните мышью ссылку Из имеющегося документа (From existing document) и дважды щелкните значок используемого документа в открывшемся окне.

Строка состояния

Строка состояния

В строке состояния отображается информация о положении курсора, включенных индикаторах, языке ввода. На Рисунок 3.4 показана строка состояния (Status bar) при просмотре документа в режиме разметки. Для ее отображения на экране необходимо выбрать в меню Вид (View) команду Строка состояния (Status Bar).

Рисунок 3.4. Строка состояния

Назначение элементов строки состояния рассмотрено ниже:
1 — Стр. номер (Page number) — номер текущей страницы, в соответствии со схемой логической нумерации, показываемой в окне;
2 — Разд. номер (Section number) — номер раздела страницы, показываемой в окне;
3 — Номер/номер (number/number) — номер текущей страницы и общее количество страниц документа, основываясь на действительном или физическом счетчике;
4 — На (At) — расстояние по вертикали от курсора до верхнего края листа. Если курсор находится вне окна, то значение не отображается;
5 — Cт. (Ln) — количество строк от курсора до верхнего края страницы. Если курсор находится вне окна, то значение не отображается;
6 — Кол (Col) — количество символов от левого поля до курсора. Учитываются пробелы и символы табуляции. Если курсор находится вне окна, то значение не отображается;
7 — ЗАП (REC) — индикатор режима записи макроса (macro recorder status). Двойной щелчок индикатора включает или выключает запись 'макроса. Яркие буквы свидетельствуют о включении режима, блеклые — о выключении. При выключенной записи макроса этот индикатор недоступен;
8 — ИСПР (TRK) — индикатор режима записи исправлений (track changes status). Двойной щелчок индикатора включает или выключает этот режим. Более подробно этот режим рассмотрен в главе 4, в разделе "Внесение в документ исправлений";
9 — ВДЛ (ЕХТ) — индикатор режима выделения (extend selection mode status). При включенном режиме выделения нажатие на клавиши перемещения курсора приводит к выделению фрагмента. Индикатор режима выделения включается клавишей F8, выключается клавишей Esc или щелчком мыши индикатора. Двойной щелчок индикатора включает/выключает, указанный режим;
10 — ЗАМ (OVR) — индикатор режима замены (overtype mode status). Если режим замены символов активен, то символ, вводимый с клавиатуры, заменяет символ, расположенный на месте расположения курсора. Режим замены включается/выключается двойным щелчком индикатора или клавишей Insert;
11 — индикатор языка — высвечивает подсказку об используемом языке, например, русский (Россия) (Russian (Rus)). Двойной щелчок индикатора открывает диалоговое окно Язык (Language), позволяющее пометить выделенный текст, как русский (Россия), английский (США) и т.д.;
12 — Орфография (Spelling and Grammar Status). В процессе проверки правописания на значке отображается передвигающееся по книге перо. Если ошибок не найдено, то появляется значок проверки. Если была найдена ошибка, то появляется знак X красного цвета. Чтобы перейти к следующему слову, содержащему ошибку, дважды щелкните значок.
В строке состояния могут отображаться:

индикатор режима фонового сохранения (background save status). При сохранении документа в фоновом режиме появляется пульсирующий значок диска

Удаление линии разбивки окна

Удаление линии разбивки окна

Снять разделение окна можно следующими способами:

расположить на линии разбивки указатель мыши и, когда он примет вид двух стрелок, указывающих в двух противоположных направлениях, переместить линию вверх или вниз, удерживая нажатой кнопку мыши;

расположить на линии разбивки указатель мыши и дважды нажать кнопку мыши;

выбрать команду Снять разделение (Remove Split) в меню Окно (Window). Эта команда появляется в меню вместо Разделить (Split).

в окне Microsoft Word панель

Упражнения

Запустите текстовый процессор Word и выполните следующие упражнения:
1. Скройте, а затем вновь отобразите в окне Microsoft Word панель инструментов Стандартная, выбрав команды Панели инструментов (Toolbars), Стандартная (Standard) в меню Вид (View).
2. Прочтите названия кнопок панели инструментов Стандартная (Standard), установив на кнопке указатель мыши.
3. Выберите поочередно несколько масштабов изображения документа на . экране в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) на панели инструментов Стандартная (Standard) и просмотрите документ. Установите масштаб
в пределах от 10 до 500%. Введите новое значение масштаба в раскрывающийся список и нажмите клавишу Enter.
4. Просмотрите одновременно две части составленного вами документа, перетащив вниз маркер, расположенный над вертикальной полосой прокрутки. Измените масштаб изображения в одной области.
5. Откройте одновременно несколько файлов с расширением .doc. Отобразите их одновременно, выбрав команду Упорядочить все (Arrange All) в меню Окно (Window).

Вебдокумент

Веб-документ

После выбора команды Веб-документ (Web Layout) в меню Вид (View) или нажатия кнопки Веб-документ (Web Layout View) (кнопка 9 на Рисунок 3.1) в левой части горизонтальной полосы прокрутки вы можете увидеть, как выглядет веб-страница в Интернете или интранете. В этом режиме текст переносится по границам окна, виден фон, графика, автофигуры отображаются, также как в окне обозревателя (Рисунок 3.7).

Вешка разбивки окна на части

Вешка разбивки окна на части

Над вертикальной полосой прокрутки расположена вешка разбивки окна на части 1 (маркер разделения). Ее использование рассмотрено ниже в этой главе, в разделе "Разделение окна на две части".

Во весь экран

Во весь экран

Команда Во весь экран (Full Screen) в меню Вид (View) увеличивает рабочую область документа за счет того, что не отображаются такие элементы окна приложения как строка заголовка, строка меню, строка состояния, панели инструментов. Чтобы воспользоваться командами меню в полноэкранном режиме, поместите указатель в верхнюю часть окна документа, и откроется главное меню. В этом режиме удобно работать с большим количеством текста или графики, вводить и редактировать текст. Эта команда доступна в режиме предварительного просмотра.
Чтобы отменить полноэкранный режим, нажмите клавишу Esc или кнопку Вернуть обычный режим (Close Full Screen)

, которая появляется в правом нижнем углу экрана.

Ввод текста

Текстовый процессор Microsoft Word 2003

Выводы

1. Текстовый процессор Microsoft Word 2003 предназначен для создания, просмотра и редактирования профессионально оформленных печатных и электронных текстовых документов. Он позволяет включать в документ графические изображения, таблицы, звуковое сопровождение, фрагменты видеофильмов, обеспечивает оформление оглавления и предметного указателя, проверку правописания и почтовую рассылку.
2. Для отображения или скрытия какой-либо панели инструментов в окне Word выберите команду Панели инструментов (Toolbars) в меню Вид (View). Чтобы установить или снять панель, щелкните требуемую позицию в списке.
3. В зависимости от выполняемой работы вы можете просматривать документ в окне Microsoft Word в различных режимах. Рисунок, расположенный в графическом слое, в обычном режиме не отображается.
4. Для отображения непечатаемых символов на экране нажмите кнопку Непечатаемые символы (Show/Hide) на панели инструментов Стандартная.
5. После запуска программы Word открывается окно с пустым документом, который основан на шаблоне Обычный (Normal.dot).
6. Команда Разделить (Split) в меню Окно (Window) позволяет разделить окно на две части и просматривать одновременно две несмежные области документа.

Запуск Word

Запуск Word

Для запуска текстового процессора укажите на пункты Все программы (All Programs), Microsoft Office и выберите команду Microsoft Office Word 2003.
Можно воспользоваться другими способами запуска Word, которые рассмотрены в главе 1, в разделе "Различные способы запуска приложений Microsoft Office".

Прочтя эту главу, вы познакомитесь

Знакомимся с Microsoft Word 2003

Прочтя эту главу, вы познакомитесь со следующими материалами:

область применения и запуск приложения Word 2003;

элементы окна Word;

режимы просмотра документа;

создание документа;

разделение окна на две части по горизонтали.

Знакомство с Word 2003

Буфер обмена

Буфер обмена

Буфер обмена может хранить до 24 вырезанных или скопированных объектов: фрагментов текста, графические объекты, которые были созданы в одной из программ Office или любой программы Windows.
Показать область задач Буфер обмена в окне программы можно несколькими способами:

выбрать в меню Правка (Edit) команду Буфер обмена Office (Office Clipboard) ;

дважды нажать клавиши Ctrl+C;

дважды щелкнуть индикатор буфера обмена на панели задач.

Диалоговое окно используемое для поиска синонимов

Рисунок 4.14 Диалоговое окно, используемое для поиска синонимов

Диалоговое окно позволяющее автоматизировать

Рисунок 4.9 Диалоговое окно, позволяющее автоматизировать поиск требуемого слова или сочетания символов

Рисунок 4.13 Диалоговое окно, позволяющее автоматизировать переход к определенному объекту документа

Дважды щелкните номер страницы слева в строке состояния.

Нажмите клавишу F5.

В поле Объект перехода (Go to what) представлены различные объекты: Страница (Page), Раздел (Section), Строка (Line), Закладка (Bookmark) и т.д. Выберите требуемый.

В поле Введите номер страницы (Enter page number) или Введите имя... (Enter Name...) введите требуемый номер (страницы, раздела, строки...) или имя (закладки, рецензента...).

Если ввести номер страницы, то кнопка Следующий (Next) получит название Перейти (Go To) . Нажмите эту кнопку, и курсор автоматически переместится в начало указанной страницы. Диалоговое окно останется открытым.

Чтобы перейти к предыдущему фрагменту документа, выбранному в списке Объект перехода (Go to what) , нажмите кнопку Назад (Previous) . В случае, если в поле Введите номер страницы (Enterpage number) введено число, то эта кнопка недоступна.

Чтобы закрыть диалоговое окно, нажмите кнопку Закрыть (Close) .

Диалоговое окно позволяющее провести

Рисунок 4.12 Диалоговое окно, позволяющее провести замену в документе указанных символов

Работа с диалоговым окном:

В текстовое поле Найти (Find what) введите фрагмент текста или символы, которые должны быть найдены и заменены. Нажав в правой части поля кнопку раскрытия списка, можете выбрать одно из слов, использованных в четырех последних операциях поиска. Вы можете выделить элемент списка и ввести вместо него новый фрагмент.

В поле Заменить на (Replace with) введите текст или сочетание символов, которые заменят сочетание, указанное в поле Найти (Find what) . Нажав в правой части поля кнопку раскрытия списка, вы можете выбрать фрагмент, использованный в одной из четырех последних операциях замены. Для удаления из документа текста, указанного в поле Найти, поле Заменить на оставьте незаполненным.

Для начала поиска искомой строки символов нажмите кнопку Найти далее (Find Next) . Найденная строка будет выделена. Если замену не следует производить, нажмите эту кнопку еще раз.

Для замены данных нажмите кнопку Заменить (Replace with) . После того как замена будет произведена, в окне Word будет выделен следующий фрагмент.

Кнопку Заменить все (Replace All) используйте для автоматической замены всех вхождений искомых символов в документе, если нет необходимости подтверждать каждую замену нажатием кнопки Заменить. После выполнения операции появится окно с сообщением о количестве произведенных замен.

Кнопка Больше (More) позволяет дополнить окно диалога элементами, рассмотренными на вкладке Поиск (Find) . Используя эти элементы, можно произвести замену формата, не меняя текст, или изменить и текст и формат. Например, вы можете заменить курсив на полужирный шрифт.

Диалоговое окно Найти и заменить можно закрыть, нажав кнопку Отмена (Cancel) или клавишу Esc, или клавиши Alt+F4. Если в документе выделить фрагмент текста, то поиск и замена символов будет производиться только в этом фрагменте.

Диалоговое окно Сравнить и объединить документы

Рисунок 4.17 Диалоговое окно Сравнить и объединить документы

Будет создан новый документ с пометками в тех местах, где отличаются сравниваемые документы. Например, слова, которые отсутствуют в редактируемом документе, будут приведены на полях. Word 2003 отмечает изменения текста, графики, кодов полей, стиля, элементов форматирования на полях.
Команда Версии (Versions) в меню Файл (File) позволяет сохранить несколько версий одного документа в одном файле, что уменьшает место, занимаемое этими файлами на диске.

Содержание

Вперед

Использование кнопок панели инструментов Стандартная

Использование кнопок панели инструментов Стандартная

Количество действий при копировании или перемещении выделенного фрагмента документа уменьшается, если вместо выбора команд меню нажимать дублирующие их кнопки Вырезать (Cut) ; Копировать (Сору) и Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная (

Использование команд меню Правка

Использование команд меню Правка

Для перемещения/копирования одного или нескольких фрагментов документа поместите их в буфер обмена.

Использование полосы выделения

Использование полосы выделения

При выделении фрагмента или всего документа мышью можно использовать полосу выделения — пустую область слева от текста, расположенную вдоль края окна. После установки указателя на полосе выделения, он принимает вид стрелки, направленной под углом вверх вправо (при перемещении по меню или панели управления указатель показывает вверх влево). Для выделения фрагмента переместите указатель в полосу выделения и переместите мышь, удерживая нажатой ее кнопку (таблица 4.1).
Таблица 4.1 . Использование полосы выделения

Выделяемый фрагмент	Порядок действий
Одна строка	Переместите указатель в полосу выделения и нажмите кнопку мыши.
Несколько строк	Переместите указатель по полосе выделения, удерживая нажатой кнопку мыши, пока не выделите нужное количество строк.
Абзац	Переместите указатель в полосу выделения. После того как он изменит вид, дважды нажмите кнопку мыши.
Несколько абзацев	Переместите указатель в полосу выделения и дважды нажмите кнопку мыши. Оставив нажатой кнопку мыши после второго щелчка, переместите указатель по выделяемым абзацам.
Весь документ	Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните полосу выделения или переместите в нее указатель и трижды нажмите кнопку мыши.

Исправление ошибок при вводе текста

Команды контекстного меню после выделения объекта

Рисунок 4.6 Команды контекстного меню после выделения объекта

Область задач Обычный поиск файлов

Рисунок 4.10 Область задач Обычный поиск файлов или условиям. Переключение между ними выполняется с помощью гиперссылки внизу области задач.

Можно найти файл или объект Microsoft Outlook, содержащий указанный текст в заголовке, содержимом или свойствах. Поиск можно выполнять по ключевым словам или свойствам файла. Для поиска в файлах Microsoft Office, веб-страницах и объектах Microsoft Outlook текста введите его в поле Текст (Search text).
При вводе текста можно использовать символы подстановки ? и *. Знак вопроса заменяет один символ, звездочка один или несколько. Например, если вы не помните, какое слово используется в тексте: "путь" или "пути" можно ввести "пут?", вместо слова "автомобиль" можно ввести "ав*ь". Для сокращения времени поиска задайте Область поиска (Search in) . Чтобы ограничить типы возвращаемых результатов, выберите нужные типы объектов в поле Типы файлов результатов (Results should be) . Чтобы находить все типы файлов, веб-страниц и объектов Microsoft Outlook, выберите вариант Любые (Anything) .

Область задач Расширенный поиск файлов

Рисунок 4.11 Область задач Расширенный поиск файлов

Расширенный поиск может выполняться на основе свойств файла. Он позволяет задать специфичные условия, например, определенные сочетания символов в фамилии автора. Полученный по результатам поиска список можно использовать для просмотра свойств файла, его открытия, просмотра файла в обозревателе, для создания нового документа на основе найденного файла или копирования ссылки в буфер обмена. Для ускорения поиска файлов можно использовать индексирование, если у вас установлена операционная система Windows 2000 или Windows XP. Можно установить поддержку индексирования для некоторых других операционных систем.
В режиме Расширенный поиск файлов можно строить достаточно сложные логические запросы с использованием самых разнообразных критериев поиска.

Окно программы Word в котором

Рисунок 4.4 Окно программы Word, в котором отображена область задач Буфер . обмена

Выделенный объект помещается в буфер обмена после того как пользователь нажмет кнопку Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) панели инструментов Стандартная, а также после выбора одноименных команд в меню Правка (Edit) или в контекстном меню (см. следующий раздел "Перемещение и копирование фрагмента документа"). После добавления данных в буфер обмена в области задач Буфер обмена появляется новая кнопка (Рисунок 4.4). Рисунок на кнопке зависит от формата скопированных данных. Например, значки

Оптимизация параметров правки

Оптимизация параметров правки

Рассмотрим назначение некоторых флажков на вкладке, позволяющих ускорить редактирование текста:

заменять выделенный фрагмент (Typing replaces selection) — обеспечивает замену выделенного текста на текст, вводимый с клавиатуры;

использовать перетаскивание текста (Drag and drop text editing) — позволяет указать на выделенный фрагмент и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместить фрагмент на другое место;

использовать клавишу Ins для вставки (Use the INS key for paste) — обеспечивает ввод содержимого буфера обмена в документ при нажатии клавиши Insert;

автоматически выделять слова (When selecting, automatically select entire word) — обеспечивает автоматическое выделение целого слова и последующего пробела при попытке выделения части слова;

учитывать пробелы (Smart cut and paste) — позволяет автоматизировать создание пробелов при вырезании и вставке. Если слово вставляется перед точкой или запятой, то пробел между ними удаляется.

Отказ от операции

Отказ от операции

В зависимости от ранее выполненного действия меняется название команды. Например, если вы выделили фрагмент и нажали клавишу Delete , что привело к удалению фрагмента, то в меню вы увидите команду Отменить удаление (Undo Clear) . После выбора этой команды удаленный фрагмент будет восстановлен. Команда Отменить является директивой отката. Word может запомнить около 100 изменений.
С клавиатуры можно отменить последнее действие, нажав на клавиши Ctrl+Z или Alt+Backspace. Сколько раз мы щелкнем по кнопке Отменить на панели инструментов Стандартная или нажмем указанные клавиши, столько последних действий будет отменено: щелкнем один раз — будет отменено одно действие, два раза — будет отменено два действия и т.д. После нескольких отмен кнопка изменит цвет: станет блеклой, перестанет быть активной, и больше никаких действий вы не сможете отменить ни с помощью кнопки, ни командой меню.
Стрелка, направленная вниз, справа от кнопки позволяет открыть список в котором перечислены последние выполненные действия (Рисунок 4.1). Чем позднее выполнялось действие, тем выше оно расположено в списке. Найти ранее выполненное действие позволяет полоса прокрутки и бегунок.
При отмене какого-либо действия в списке также отменяются все действия, расположенные выше него. Например, если вы выделите вторую строчку, то автоматически выделится первая, и будут отменены два последних действия. Если вы хотите вернуться к месту последней правки, то нажмите клавиши Shift+F5.

Панель инструментов Рецензирование

Рисунок 4.16. Панель инструментов Рецензирование.

1 — отобразить для проверки, 2 — показать, 3 — предыдущее исправление или примечание, 4 — следующее исправление или примечание, 5 — принять выделенные исправления, 6 — отклонить выделенные исправления, 7 — добавить примечание, 8 — выделение цветом, 9 — исправления, 10 — область просмотра
В раскрывающемся списке Отобразить для проверки (Display for Review) отобразится элемент Исправления в измененном документе (Final Showing Markup) .
Если в списке Показать (Show) снять флажок рядом со строкой Добавления и удаления (Insertions and Deletions) , то можно отслеживать произведенные изменения без отображения исправлений на экране.

Параметры вставки

Параметры вставки

После вставки выбранного фрагмента текста под ним отображается смарт-тег (Smart Tag). Наведите указатель мыши на смарт-тег и вы увидите кнопку Параметры вставки (Paste Options)

Переход к определенному объекту документа

Переход к определенному объекту документа

Другие способы отображения на экране диалогового окна Найти и заменить (Find and Replace) с открытой вкладкой Перейти (Go to) (Рисунок 4.13):

Перемещение и копирование фрагментов документа

Перемещение и копирование фрагментов документа

При редактировании документа может возникнуть необходимость переместить или скопировать фрагменты документа из одного места в другое. Копирование отличается от перемещения тем, что фрагмент остается без изменения там, где он располагался и повторяется в другом месте. После выделения одного или нескольких фрагментов их копирование или перемещение можно выполнить следующими способами:
1) с помощью команд меню Правка (Edit) ;
2) с помощью команд контекстного меню;
3) с помощью кнопок на панели инструментов Стандартная;
4) используя левую кнопку мыши;
5) используя правую кнопку мыши;
6) с клавиатуры;
7) с помощью буфера обмена.
Ниже рассмотрено перемещение или копирование одного фрагмента, однако, если выделено несколько фрагментов, то выполняемая операция будет производиться со всеми выделенными фрагментами.

Перемещение и копирование выделенного фрагмента мышью

Выделенный фрагмент можно перетаскивать мышью (метод "Drag and drop (Перетащи и отпусти)"). Указатель подведите к выделенному фрагменту и, когда он примет вид стрелки, направленной под углом вверх влево 1^, нажмите левую кнопку мыши. Затем переместите фрагмент на место вставки, не отпуская кнопки мыши. Для снятия выделения щелкните мышью вне перемещаемого фрагмента.
Копирование выделенного фрагмента с помощью мыши выполняют так же, как и перемещение. Отличие состоит в том, что перемещение фрагмента выполняют при нажатой клавише Ctrl. При этом рядом с указателем внизу виден знак "+".

Перемещение или копирование фрагмента

Перемещение или копирование фрагмента документа с использованием правой кнопки мыши

Один из самых быстрых способов перемещения или копирования фрагмента документа — выполнение этих операций с использованием правой кнопки мыши. Для перемещения или копирования фрагмента текста в пределах экрана необходимо выполнить следующие действия:

выделить требуемый фрагмент текста или рисунок;

нажать клавишу Ctrl, если необходимо переместить фрагмент, или клавиши Ctrl+Shift, если необходимо скопировать фрагмент;

установить указатель на место вставки и нажать правую кнопку мыши. Для перемещения или копирования фрагмента текста на большие расстояния необходимо:

выделить требуемый фрагмент текста или рисунок;

используя полосу прокрутки, переместиться так, чтобы была видна точка, вставки;

установить указатель на место вставки и нажать правую кнопку мыши.

Перемещение/копирование фрагмента документа с помощью клавиатуры
Для перемещения фрагмента документа (текста и графики) с помощью клавиатуры:

выделите фрагмент документа;

нажмите клавишу F2;

переместите курсор на место вставки клавишами управления ^курсором;

нажмите клавишу Enter.

Для копирования выделенного фрагмента, выполните ту же последовательность действий, но нажмите клавиши Shift+F2, а не F2. Для перемещения и копирования фрагмента текста можно использовать сочетания клавиш, приведенные ниже в таблице.
Таблица 4.2. Сочетания клавиш, используемые при перемещении и копировании фрагмента текста

Команда меню	Дублирующие клавиши
Вырезать	Ctrl+X или Shift+Del
Вставить	Ctrl+V или Shift+Insert
Копировать	Ctrl+C или Ctrl+Insert

Для вставки текста из буфера обмена вместо клавиш Ctrl+V можно использовать клавишу Insert , если выбрать команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) , открыть вкладку Правка (Edit) и установить флажок использовать клавишу Ins для вставки (Use the Ins key for paste) (Рисунок 4.8).
Чтобы скопировать в буфер обмена образ активного окна вместе со строкой заголовка, нажмите одновременно клавиши Alt+Print Screen. Чтобы скопировать в буфер обмена целиком экран, нажмите клавишу Print Screen.

Поиск файлов

Поиск файлов

Для поиска файлов, веб-страниц или объектов Outlook, расположенных на автономном компьютере, в локальной сети, на веб-сервере или на сервере Exchange 2000 можно использовать области задач Обычный поиск файлов (Basic File search) (Рисунок 4.10) или Расширенный поиск файлов (Advanced File Search) (Рисунок 4.11). Для отображения области задач Обычный поиск файлов (Basic File search) выберите в меню Файл (File) команду Поиск файлов (File Search) .
Область задач Обычный поиск файлов (Basic File Search) позволяет найти файлы, содержащие в заголовке или в тексте определенные слова. Расширенный поиск используется при поиске документов по определенным свойствам

Поиск фрагментов текста и параметров форматирования

Поиск фрагментов текста и параметров форматирования

При работе с документом может возникнуть необходимость найти в нем группу символов, какое-нибудь слово, фрагмент текста, определенные параметры форматирования и т.д. Чтобы автоматизировать поиск и не просматривать весь документ или выделенный фрагмент, выполните следующие действия:

установите курсор на то место, с которого начнете поиск;

выберите в меню Правка (Edit) команду Найти (Find) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная (Standard). Команду дублируют клавиши Ctrl+A (Ctrl+F). На экране отобразится диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace) ;

откройте вкладку Найти (Find) ;

в текстовое поле Найти (Find what) введите образец, по которому будет производиться поиск, длиной до 255 символов. Нажав кнопку раскрытия списка в правой стороне поля, вы можете выбрать один из критериев, использованных в четырех предыдущих операциях поиска;

нажмите кнопку Найти далее (Find Next ). Найденная группа символов будет выделена. Если окно диалога закрывает нужный текст, передвиньте окно, установив указатель на заголовке окна;

для продолжения поиска повторно нажмите кнопку Найти далее .

Для расширения возможностей диалогового окна с открытой вкладкой Найти нажмите кнопку Больше (More) . Окно увеличит свою высоту примерно в два раза и примет вид, показанный на Рисунок 4.9.

Установка флажка Учитывать регистр (Match case) позволяет не только найти заданную последовательность символов, но и контролировать совпадение строчных и прописных букв.

Установка флажка Только слово целиком (Find whole words only) позволяет вести поиск слов, все буквы которых, включая окончание, совпадают с заданным. После установки этого флажка Word не будет останавливаться в тех местах документа, где заданная последовательность составляет часть слова.

Раскрывающийся список Направление (Search) используется для задания направления поиска: Вперед (Down) — от места расположения курсора до конца документа, Назад (Up) — от текущего положения курсора до начала , документа, Везде (Аll) — по всему документу.

Поиск и замена фрагментов текста

Поиск и замена фрагментов текста, параметров форматирования и файлов

Поиск и замена параметров форматирования

Поиск и замена параметров форматирования

Word позволяет найти и заменить не только текст, но и параметры форматирования. Нажав кнопку Формат (Format) в диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) (Рисунок 4.11), вы откроете список, в котором можно выбрать нужный элемент для поиска: Шрифт (Font), Абзац (Paragraph), Табуляция (Tabs), Язык (Language), Рамка (Frame), Стиль (Style), Выделение цветом (Highlight) . После выбора элемента появится соответствующее диалоговое окно, в котором выберите параметры форматирования. Например, выберем элемент Шрифт, появится окно Найти шрифт (Find Font) . Укажем, что в документе ищем шрифт Times New Roman обычный (Regular) размер 12, нажмем кнопку ОК . Вдоль нижней границы поля Найти (Find what) появится надпись:
Формат: Шрифт: Times New Roman обычный 12 пт, не полужирный, не курсив (Format: Font: Times New Roman, Not Bold, Not Italic)
Если необходимо не только найти, но и заменить параметры форматирования аналогичным образом заполните поле Заменить на (Replace with) . Для начала поиска параметров форматирования нажмите кнопку Найти далее (Find Next) . Для замены данных нажмите кнопку Заменить (Replace with) . Кнопка Снять форматирование (No Formatting) позволяет отменить поиск всех ранее заданных параметров форматирования.

Примечание вставленное в документ

Рисунок 4.18 Примечание, вставленное в документ

Введите текст примечания в области примечаний (Рисунок 4.18). При работе с документом область примечаний можно оставить открытой или закрыть для увеличения области текста. Для записи звуковых примечаний компьютер должен иметь звуковую плату и микрофон.

Редактирование документа Word 2003

Редактирование документа состоит в изменении (обработке) введенной в него информации. В этой главе рассмотрены различные операции, связанные с редактированием документа:

поиск и замена символов, фрагментов текста и параметров форматирования;

нахождение синонимов, антонимов и связанных слов;

запись, просмотр и внесение исправлений;

вставка, изменение и удаление примечаний.

Синонимы и связанные слова

Синонимы и связанные слова

Word позволяет найти в словаре синонимы, (совпадающие по значению слова) и связанные (близкие по значению) слова. Такой поиск позволяет избежать повторов в тексте и улучшить стиль документа.
В области задач Справочные материалы (Рисунок 4.14) слово, для которого подбирается синоним, будет отображено в поле Искать. Нажатие стрелки с правой стороны от этого поля инициализирует поиск вновь введенного слова. Подведите указатель к интересующему вас слову в области задач, и после открытия раскрывающегося списка вы увидите контекстное меню после открытия раскрывающегося списка. Команды контекстного меню позволяют заменить выделенное слово, скопировать его или найти к нему синоним или связанные слова.

Сообщение о количестве объектов в буфере обмена

Рисунок 4.5 Сообщение о количестве объектов в буфере обмена

Список действий которые можно вернуть

Рисунок 4.2 Список действий, которые можно вернуть

Список команд позволяющий выбрать

Рисунок 4.7 Список команд, позволяющий выбрать способ вставки данных в документ

Какие элементы списка доступны, зависит от типа выбранного фрагмента, исходной программы, из которой происходит вставка, а также формата текста, в который произведена вставка.
Показанное на рисунке меню предлагает четыре варианта форматирования. Если нет необходимости использовать команды меню, то начните вводить текст, и оно исчезнет. Если выделить несколько фрагментов, то выполняемая операция будет производиться со всеми выделенными фрагментами.

Сравнение документов и сохранение

Сравнение документов и сохранение нескольких версий одного документа в одном файле

Для ускорения процесса рецензирования вы можете разослать несколько копий документа различным рецензентам. После рецензирования можно сравнить исправления, внесенные разными рецензентами или объединить все копии документа в одну. Сравниваемые документы должны иметь разные имена или при одинаковых именах находиться в разных папках. Вначале следует открыть редактируемый документ, затем в меню Сервис (Tools) выбрать команду Сравнить и объединить исправления (Compare and Merge Documents). Появится диалоговое окно Сравнить и объединить документы (Select File to Compare With Current Document) (Рисунок 4.17). Установите флажок Черные строки (Legal blacklinе) . Выделите имя исходного документа или введите его в поле Имя файла (File Name) и нажмите кнопку Сравнить (Compare) .

Удаление и замена выделенных фрагментов документа

Удаление и замена выделенных фрагментов документа

Чтобы удалить фрагмент документа, выделите его и нажмите одну из клавиш: Delete (Del), Backspace или Пробел.
Замена выделенного фрагмента вновь вводимыми символами будет осуществляться, если установлен флажок заменять выделенный фрагмент (Typing replaces selection) на вкладке Правка (Edit) диалогового окна, отображаемого после выбора команды Параметры (Options) из меню Сервис (Tools).

Удаление символа и слова

Удаление символа и слова

Для удаления символа справа от курсора нажмите клавишу Delete (Del) , слева от курсора — клавишу Backspace . При этом вся правая часть строки сместится влево на одну позицию. Чтобы удалить слово целиком справа от курсора, нажмите сочетание клавиш Ctrl+Del, слева от курсора — Ctrl+Backspace.

Запустите текстовый процессор Word. Для

Упражнения

1. Запустите текстовый процессор Word. Для этого нажмите кнопку Пуск (Start) , и выберите в главном меню команду Программы (Programs) , Microsoft Word.

Введите текст первого раздела данной главы "Исправление ошибок при вводе текста". .

Выделите первое предложение и введите какой-нибудь текст. Обратите внимание, что новый текст заменит выделенный.

Выделите второе предложение и удалите его, нажав одну из клавиш Delete (Del), Backspace или Пробел. Определите, чем будет отличаться результат при использовании этих клавиш.

Выделите третье предложение и переместите его на другое место одним из следующих способов:

1) с помощью команд меню или кнопок панели инструментов Стандартная;
2) используя правую кнопку мыши;
3) с помощью клавиши F2.
Какой из трех способов вы считаете оптимальным?
2. Откройте документ и выполните автоматизированный поиск какого-нибудь слова, содержащегося в тексте. Для выполнения упражнения выберите в меню Правка (Edit) команду Найти (Search) или нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная (Standard) . Команду дублируют клавиши Ctrl+A (Ctrl+F). В диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) откройте вкладку Найти (Find) , в текстовое поле Найти (Find what) введите образец, по которому будет производиться поиск.
3. Найдите синоним какого-нибудь слова, содержащегося в тексте открыто-' го документа, выбрав команду Язык (Language) , Тезаурус (Thesaurus) в меню Сервис (Tools) .

Вкладка Правка позволяющая оптимизировать параметры правки

Рисунок 4.8 Вкладка Правка, позволяющая оптимизировать параметры правки

Возврат отмененного действия

Возврат отмененного действия

Для повторного выполнения последней отмененной команды можно т воспользоваться кнопкой Вернуть

Вставка примечаний

Вставка примечаний

Word позволяет вставлять в документ примечания, не изменяя текста документа. Ввод, просмотр и редактирование текста примечаний производится в области примечаний, которая может быть расположена внизу окна или на полях документа (Рисунок 4.18).

Выбор цвета выделения фрагмента документа

Рисунок 4.15 Выбор цвета выделения фрагмента документа

Если документ выводится на печать с помощью монохромного или матричного принтера, желательно для выделения применять светлый цвет. Если вы не хотите показывать выделение цветом, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) , откройте вкладку Вид (View) и снимите флажок Выделение цветом (Highlight) (см. главу 11, раздел "Параметры настройки отображения документа в окне").

Выделение цветом фрагмента документа

Выделение цветом фрагмента документа

Выделение цветом фрагментов документа позволяет автору и другим лицам обратить внимание на определенные места открытого файла.
Закончив работу по выделению цветом фрагментов документа, нажмите повторно кнопку Выделение цветом (Highlight) , чтобы эта кнопка перестала быть активной. Чтобы снять выделение цветом, выберите в раскрывающемся списке кнопки Выделение цветом элемент Нет (None) и повторно закрашенный фрагмент мышью.

Выделение фрагмента мышью

Выделение фрагмента мышью

Чтобы выделить рисунок, укажите на него и нажмите кнопку мыши. Для выделения слова дважды щелкните его мышью. Для выделения предложения щелкните его при нажатой клавише Ctrl. Чтобы выделить большой фрагмент текста, щелкните мышью начало выделяемого фрагмента, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните конец выделяемого фрагмента. Для выделения прямоугольного блока текста следует перетаскивать указатель при нажатой клавише Alt.

Выделение фрагмента текста с клавиатуры

Выделение фрагмента текста с клавиатуры

Для выделения фрагмента текста с клавиатуры установите курсор на позицию начала или конца выделения, затем, удерживая нажатой клавишу Shift переместите курсор, нажимая на одну из клавиш управления курсором.
Выявление всего документа
Весь документ можно выделить следующими способами:

выбрать команду Выделить все (Select All) в меню Правка (Edit) ;

нажать клавиши Ctrl+ф (Ctrl+A) или Ctrl+Num 5 (5 на цифровой клавиатуре);

удерживая нажатой клавишу Ctrl , щелкнуть полосу выделения.

Выделение фрагмента текста в окне программы

Рисунок 4.3 Выделение фрагмента текста в окне программы

Выделенный фрагмент может состоять из одного или нескольких символов, слов, предложений, абзацев или всего текста. Для выделения можно использовать мышь, команду меню или клавиатуру. Выделение отменяется при последующем щелчке мыши вне места выделения или при нажатии на клавишу управления курсором.
Все последующие операции: копирование в буфер обмена, удаление и т.д. будут выполняться со всеми выделенными объектами. Для настройки выделения текста выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и откройте вкладку Правка (Edit) (Рисунок 4.8). Ниже рассмотрены способы выделения фрагмента более подробно.

Выделение фрагментов документа

Выделение в списке Отменить несколько действий

Рисунок 4.1 Выделение в списке Отменить несколько действий

Отметим, что действие некоторых команд отменить нельзя Например такие команды из меню Файл (File), как Создать (New), Открыть (Open), Сохранить как (Save As)

с документом вы сделали ошибку

Выводы

1. Если при работе с документом вы сделали ошибку и хотите отменить последние операции, то выберите команду Отменить (Undo) в меню Правка (Edit) .
2. , Для возврата отмененных действий выберите команду Вернуть (Redo) в меню Правка (Edit) .
3. Для выполнения большинства операций по обработке текста, редактируемые фрагменты следует предварительно выделить (маркировать). По умолчанию выделенный фрагмент (Рисунок 4.3) отображается в негативном цвете ("белыми буквами по черному фону").
4. Для перемещения выделенных фрагментов документа выберите сначала в меню Правка (Edit) команду Вырезать (Cut) , затем Вставить (Paste) . Если выделенный фрагмент надо копировать, то в качестве первой команды выбирают Копировать (Сору) из того же меню.
5. Чтобы найти группу символов, какое-нибудь слово, фрагмент текста, определенные параметры форматирования и т.д., установите курсор на то место, с которого начнете поиск и выберите в меню Правка (Edit) команду Найти (Find) .
6. Для поиска синонимов и связанных слов выделите слово или поставьте в нем курсор и воспользуйтесь командой Язык (Language), Тезаурус (Thesaurus) в меню Сервис (Tools) .
7. Чтобы включить режим записи исправлений, выберите в меню Сервис (Tools) команду Исправления (Track Changes) или нажмите клавиши Ctrl+Shift+E (Ctrl+Shift+T).
8. Чтобы вставить примечание, установите курсор на месте вставки или выделите фрагмент, с которым требуется связать примечание, и нажмите кнопку Добавить примечание на панели инструментов Рецензирование .

Замена символов

Запись исправлений

Запись исправлений

В режиме записи исправлений сведения о вносимых в документ изменениях сохраняются непосредственно в документе, в режиме разметки они отмечаются на полях. Чтобы включить режим записи исправлений, выберите в меню Сервис (Tools) команду Исправления (Track Changes) или нажмите клавиши Ctrl+ Shift+E (Ctrl+Shift+T). Включение режима исправлений показывает индикатор ИСПР (TRK) в строке состояния.
Панель инструментов Рецензирование (Reviewing) содержит все средства, необходимые для управления изменениями, которые вносятся в электронный документ: вставка и просмотр примечаний, принятие и отклонение исправлений, а также выделение текста цветом. Используя кнопки панели инструментов Рецензирование, можно увидеть замечания рецензентов.
Чтобы перейти в режим записи исправлений, нажмите кнопку Исправления (Track changes)

Запись просмотр и внесение исправлений

Запись, просмотр и внесение исправлений

В настоящее время значительная часть документов является результатом работы коллективов исполнителей. Как правило, документы создаются и обсуждаются группой людей, которые вносят в них определенные редакционные изменения. Word позволяет записать (отметить) комментарии, добавления, вставки, удаления, исправления, произведенные в документе каждым из рецензентов. Исправления, сделанные разными рецензентами, выделяются разными цветами. Добавленные или удаленные фрагменты текста отмечаются датой/временем и инициалами автора. Просматривая исправленный документ, его автор может полностью или частично принять изменения или отказаться от них.

Знакомство с Word 2003

Автоформатирование документа

Автоформатирование документа

Для задания параметров автоматического форматирования текста выберите команду Параметры Автозамены (AutoCorrect Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Автоформат (AutoFormat) (Рисунок 5.7).

Автоматическая проверка орфографии

Автоматическая проверка орфографии

Начать проверку правописания можно одним из следующих способов:

Нажать кнопку Правописание (Spelling and Grammar)

Автоматическое форматирование текста при вводе

Автоматическое форматирование текста при вводе

Word позволяет автоматизировать выполнение некоторых часто встречающихся операций, связанных с написанием дробей, созданием гипертекстовых
ссылок, с рисованием таблиц, созданием списков, проведением границ. Например, с оформлением текста http://www.microsoft.com как гиперссылки, обеспечивающей переход на сервер Microsoft в Интернете.

Автоматическое создание реферата

Автоматическое создание реферата

В Реферате дается краткое изложение содержания книги, статьи, исследования. Word позволяет для текста на английском языке автоматизировать составление реферата путем поиска ключевых слов, тем и предложений с часто встречающимися словами. Если для текста выбран другой язык или он помечен как "без проверки", то этот текст при создании реферата учитываться не будет

Автоматизация ввода повторяющихся

Автоматизация ввода повторяющихся фрагментов текста и рисунков

Если вам приходится многократно вводить один и тот же текст, например, номер банковского счета вы можете использовать автозамену, с тем, чтобы после набора определенного сочетания символов, например, ннн, появлялся требуемый фрагмент.
Чтобы автоматизировать вставку текста или рисунка, выполните следующие действия:

Создайте рисунок или введите фрагмент текста, который вы хотите помещать в документы. Выполните необходимое форматирование.

Выделите созданный рисунок или введенный текст. Для сохранения форматирования абзаца вместе с элементом включите в выделенный фрагмент символ абзаца .

Выберите команду Параметры Автозамены (AutoCorrect Options) в меню Сервис (Tools). Откройте вкладку Автозамена.

Убедитесь, что установлен флажок Заменять при вводе (Replace text as you type). Выделенный элемент будет представлен в поле на (With).

Для сохранения текста без исходного форматирования установите переключатель в положение обычный текст (Plain text). Для сохранения текста вместе с исходным форматированием установите переключатель в положение форматированный текст (Formatted text). Переключатель недоступен, если в документе ничего не выделено.

В поле заменить (Replace) введите имя элемента списка автозамены, которое будет заменяться автоматически при вводе. Имя элемента списка может содержать два-три и более символов. Нельзя использовать предлоги, так как они будут автоматически заменяться фрагментом текста или рисунком,

Нажмите кнопки Добавить (Add) и ОК.

В дальнейшем при вводе имени элемента списка с клавиатуры и нажатия клавиши Пробел в документе будет появляться соответствующий фрагмент текста или рисунок.
Если вы хотите посылать письма, на которых будет изображена эмблема вашей фирмы, то выделите эмблему фирмы и введите ее в виде элемента списка в диалоговое окно Автозамена под каким-нибудь именем, например, "фир". В дальнейшем, каждый раз после того, как вы введете "фир" в документ и нажмете клавишу пробел, это сочетание символов будет автоматически заменено эмблемой фирмы. х
Удобно использовать аббревиатуру фирмы или учреждения для вставки его полного названия. Если вам часто приходится писать Московский автомобильный завод имени И.А. Лихачева, то можно использовать аббревиатуру ЗИЛ для ввода полного названия. Аналогичным образом с помощью диалогового окна Автозамена можно автоматизировать ввод сложных корреспондентских счетов в банках или часто используемых адресов. После сканирования вашей подписи и создания соответствующего ей элемента списка замена, вы сможете вводить свою подпись с клавиатуры компьютера. Однако примите меры, чтобы вашу подпись не смог поставить посторонний.

Автоматизация ввода специальных символов

Автоматизация ввода специальных символов

Установка на вкладке Автозамена (AutoCorrect) флажка Заменять при вводе (Replace text as you type) (см. Рисунок 5.1) позволяет автоматизировать ввод ряда специальных символов: ©, ®, ©,<-,-> и т.п. Для ввода символа © достаточно ввести (с), для ввода ® — :(. Эти символы есть в таблице Символов (Symbols), однако использование возможностей вкладки Автозамена (AutoCorrect) ускоряет их ввод.

В этой главе изложены следующие

Автоматизация выполнения отдельных операций в Word 2003

В этой главе изложены следующие темы:

автоматизация повторяющихся операций с помощью автозамены, автотекста, автоформата,смарт-тегов, автоматического создания реферата;

фоновая проверка орфографии и грамматики;

автоматичевкая и ручная расстановка переносов;

сведения об удобочитаемости документа.

Автотекст

Автотекст

Команда Автотекст позволяет автоматизировать вставку в документы часто используемых слов, фраз или графических элементов. В качестве элемента автотекста используются почтовые адреса, стандартные пункты договора, наименования отпускаемых товаров или рисунки, адреса электронной почты, список персональных данных из адресной книги Outlook. Каждый текстовый или графический элемент, сохраняемый в виде элемента автотекста, получает свое уникальное имя. Ввод имени элемента обеспечивает вставку автотекста в документ.
Word предлагает в качестве имени элемента первые слова выделенного фрагмента. Вы можете ввести другое имя элемента. Для сохранения элемента вместе с его форматированием включите символ абзаца в выделенный фрагмент.

Автозамена

Автозамена

Автозамена используется в Word для исправления некоторых типовых ошибок при вводе текста, для замены определенной группы символов на другие, для быстрого ввода специальных символов, которых нет на клавиатуре, подстановки заглавной буквы вместо строчной вначале предложения.
Назначение флажков в верхней части окна:

Показать кнопки возможностей автозамены (Show Autocorrect Options buttons) — отображает небольшое синее окно. После подвода указателя мыши к тексту, введенному в результате автозамены, окно приобретает вид кнопки, раскрывающийся список которой содержит команды, позволяющие отказаться от автозамены или открыть диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect Options). На Рисунок 5.2 в качестве примера показан раскрывающийся список, полученный после автозамены символов (R) на ®.

Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова (Correct TWo INitial CApitals) - автоматически исправляет ошибочный ввод двух прописных букв подряд в начале слова. Вторая прописная буква заменяется на строчную.

Благозвучие

Благозвучие

Данный показатель указывает на удобочитаемость текста с фонетической точки зрения. Подсчет показателя основан на вычислении среднего количества шипящих и свистящих согласных. Интервал изменения показателя: от 0 до 100. Рекомендуемый диапазон значений: от 80 до 100. Этот индекс указывает на удобочитаемость текста с фонетической точки зрения.

Число сложных фраз

Число сложных фраз .

Этот показатель показывает в процентах, какое количество сложных фраз содержится в проверенном тексте. Сложными считаются фразы с относительно большим количеством знаков препинания, перегруженные союзами, местоимениями, прилагательными и т.д. Нормальным количеством сложных фраз можно считать 10—20 процентов.

Диалоговое окно Автозамена с открытой вкладкой Автоформат

Рисунок 5.7 Диалоговое окно Автозамена с открытой вкладкой Автоформат

В группе Применять (Apply) можно установить следующие флажки:

встроенные стили заголовков (Built-in Heading styles) — автоматическое применение стилей заголовка (Заголовок 1—9) к заголовкам;

стили списков (List styles) — применение стилей списка к нумерованным, маркированным, многоуровневым и другим спискам. По умолчанию перед автоматическим применением встроенных стилей списка удаляются все вставленные вручную номера и маркеры;

стили маркированных списков (Automatic bulleted lists) — автоматическое применение стиля маркированного списка в случае ввода в начале абзаца звездочки "*", о (строчной буквы о), > или дефиса "-". После ввода одного из этих символов надо нажать клавишу Пробел или Tab и ввести текст списка, а затем нажать клавишу Enter. Для завершения списка дважды нажмите клавишу Enter или удалите последний маркер, нажав клавишу Backspace;

другие стили абзацев (Other paragraph styles) — автоматическое применение стилей абзацев, отличных от стилей заголовков и списков таких, как Основной текст, Внутренний адрес и Приветствие.

В группе Заменять (Replace) флажки имеют то же назначение, что и на вкладке Автоформат при вводе (Autoformat As You Type) (см. Рисунок 5.3).

Диалоговое окно Автозамена с открытой

Рисунок 5.3 Диалоговое окно Автозамена с открытой вкладкой Автоформат при вводе

Назначение флажков группы Автоматически при вводе (Automatically as you type):

повторять форматирование начала элемента списка (Format beginning of list item like the one before it) — обеспечивает автоматическое повторение форматирования символов, примененного к началу предыдущего элемента списка. Например, если к первому слову предыдущего элемента списка было применено полужирное начертание, оно будет автоматически применено к первому слову следующего элемента списка.

устанавливать отступы клавишами (Set left- and first indent with tabs and backspaces) — уменьшает и увеличивает левый отступ абзаца, после нажатия клавиш Tab и Backspace.

определять стили (Define styles based on у our formatting) — обеспечивает применение стилей на основе произведенного вручную форматирования, примененного к документу. Автоматизация применения стилей позволит сэкономить время и сохранить единообразие оформления документа.

Диалоговое окно Автозамена

Рисунок 5.1 Диалоговое окно Автозамена

Делать первые буквы предложений прописными (Capitalize first letter of sentences) — автоматически заменяет строчную букву на прописную в начале предложения.

Делать первые буквы ячеек таблиц прописными (Capitalize first letter of table cells) — автоматически заменяет первую строчную букву, введенную в ячейку таблицы, на прописную.

Писать названия дней с прописной буквы (Capitalize names of days) — автоматически заменяет строчную букву на прописную при вводе дней недели (например, monday заменяется на Monday в соответствии с правилами, принятыми в английском языке).

Исправлять раскладку клавиатуры (Correct keyboard setting) — обеспечивает автоматическое переключение раскладки клавиатуры.

Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK (Correct accidental usage of'cAPS LOCK key) — позволяет избежать появления прописных букв в середине слова вследствие случайного нажатия клавиши Caps Lock. Например, в начале предложения слово КОМПЬЮТЕР автоматически заменяется на Компьютер, а режим ввода прописных букв (при нажатой клавише Caps Lock) автоматически отключается.

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 5.4 Диалоговое окно, используемое для создания элемента автотекста

Word содержит готовый набор элементов автотекста: часто встречающиеся вделовой переписке слова и выражения типа В ответ на, справочные сведения об открытом файле: Дата создания, Имя файла, Полное имя файла и т.п. Для вставки элемента автотекста введите в документ несколько первых символов его имени. Высветится подсказка с элементом автотекста. Нажмите клавишу Enter или F3, чтобы принять предложение или продолжите ввод.
Работу с автотекстом облегчает панель инструментов Автотекст (AutoText) (Рисунок 5.6). Ее можно отобразить следующими способами:
1. Выбрать в меню Вид (View) команды Панели инструментов (Toolbars), Автотекст (AutoText).
2. Нажать кнопку Панель (Show Toolbar) в диалоговом окне Автозамены (Autocorrect) на вкладке Автотекст (AutoText) (см. Рисунок 5.5).

Диалоговое окно Орфография

Рисунок 5.11 Диалоговое окно Орфография

Слово в списке, которое будет использовано для замены, выделите щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором и нажмите кнопку Заменить (Change).

Если вы хотите оставить текст без изменения, то нажмите кнопку Пропустить (Ignore Once). После нажатия кнопки проверка правописания будет автоматически продолжена.

Для включения слова во вспомогательный словарь Custom.dic нажмите кнопку Добавить (Add).

В случае часто повторяющейся одной и той же ошибки можно щелкнуть кнопку Автозамена (Auto Correct). Word добавит слово в список автозамены и будет исправлять его автоматически.

Если в тексте повторяется слово, которого нет в словаре и вводить его в словарь нецелесообразно, то нажмите кнопку Пропустить все (Ignore All).

Кнопка Вернуть (Undo) отменяет последние действия, связанные с проверкой правописания, по одному за одно нажатие кнопки.

Если будут найдены два одинаковых слова, стоящие подряд, то они будут приведены в первом поле окна, которое изменит название на Повтор слов (Repeated word). В этом случае следует щелкнуть по кнопке Удалить (Delete).

Закончив проверку орфографии, закройте диалоговое окно Орфография. Чтобы ограничить проверку определенным фрагментом, выделите его.

Можно выделить отдельное слово или фразу. Для проверки всего документа выделите его командой Выделить все (Select All) и нажмите кнопку Правописание (Spelling and Grammar) на панели инструментов Стандартная (Standard) или нажмите клавишу F7.
После щелчка правой кнопкой мыши подчеркнутого слова, написанного два раза подряд, появится контекстное меню, в котором выберите команду Удалить повторяющееся слово (Delete Repeated Word).
С документом можно работать при открытом диалоговом окне Орфография: русский (Россия). Для этого установите указатель на заголовке окна, и переместите его вверх или вниз, удерживая нажатой кнопку мыши так, чтобы был виден проверяемый текст. После перехода в окно документа щелчком мыши диалоговое окно станет неактивным, строка заголовка изменит цвет на бледно-серый. Для перехода между окнами можно использовать клавиши Ctrl+Tab.
Проверка текста на наличие орфографических ошибок выполняется только в том случае, если в диалоговом окне, отображаемом после нажатия кнопки Параметры (Options), в разделе Орфография (Grammar), установлен флажок автоматически проверять орфографию (Check spelling as you type). (Настройку параметров проверки грамматики и орфографии см. главу 11, раздел "Настройка параметров проверки правописания").

Диалоговое окно позволяющее вставить

Рисунок 5.5 Диалоговое окно, позволяющее вставить часто используемые слова и выражения

Диалоговое окно позволяющее задать

Рисунок 5.14 Диалоговое окно, позволяющее задать параметры расстановки переносов

Установка флажка Автоматическая расстановка переносов (Automatically hyphenate document) обеспечивает расстановку переносов во время ввода текста с клавиатуры.

Если сбросить флажок Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ (Hyphenate words in CAPS), то в словах, написанных прописными буквами, переносы осуществляться не будут.

В списке Ширина зоны переноса слов (Hyphenate zone) задается расстояние между концом последнего слова в данной строке и правым краем текста. Чем меньше ширина зоны переноса слов, тем меньше неровность правого края текста, но увеличивается число переносов на странице.

В списке Макс. число последовательных переносов (Limit consecutive hyphens to) можно ограничить максимальное количество переносов, идущих подряд на нескольких строках.

Если вы не хотите автоматически расставлять переносы в каком-либо фрагменте текста, то выделите этот фрагмент, отобразите на экране диалоговое окно Абзац (Paragraph), откройте вкладку Положение на странице (Line and Page Breaks) и установите флажок запретить автоматический перенос слов (Don't hyphenate) (см. в главе 6 Рисунок 6.8).

Кнопка возможностей автозамены

Рисунок 5.2 Кнопка возможностей автозамены

Автозамена запускается после ввода заданных символов и нажатия клавиши Пробел или Ввод.

Контекстное меню появляющееся

Рисунок 5.10 Контекстное меню, появляющееся после щелчка правой кнопкой мыши подчеркнутого слова

На Рисунок 5.10 показан список, который был отображен на экране после щелчка правой кнопкой мыши написанного с ошибкой слова "трасть". Word предложил заменить это слово на трость, страсть, траст, трать и красть.
После выбора щелчком мыши правильно написанного слова, оно будет вставлено в документ взамен подчеркнутого. Список предлагаемых для замены слов виден также после выбора в контекстном меню команды Автозамена (AutoCorrect). Выбор команды Пропустить все (Ignore All) снимает подчеркивание не только в этом месте, но и во всех повторениях в документе этого слова. Активизация команды Добавить в словарь (Add) вносит это слово в словарь. Щелчок мыши на команде Поиск открывает область задач Справочные материалы с результатами поиска слова в тезаурусе.
В ряде случаев может быть подчеркнуто правильно написанное слово, так как приложение неправильно определило язык, на котором написано это слово. Выберите в контекстном меню команду Язык (Language) и укажите язык, на котором оно написано.
При проверке текста на русском языке выбор в контекстном меню команды Орфография (Spelling) отображает диалоговое окно Орфография: русский (Россия), показанное на Рисунок 5.11. Неправильно написанное слово выделено красным цветом в верхней части окна Нет в словаре (Not in Dictionary). В списке Варианты (Suggestions) приводятся слова, взятые из словарей и предлагаемые для замены. Список, выводится, если установлен флажок всегда предлагать замену (Always suggest corrections) на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) диалогового окна Параметры (см. главу 11, раздел "Настройка параметров проверки правописания"). Окно можно отобразить, нажав кнопку Параметры. Если программа не сможет найти в словаре слово для замены, в списке появится запись: "варианты отсутствуют".

Легкость чтения

Легкость чтения

Данный показатель основан на индексе легкости чтения Флеша. Показатель подсчитывается по среднему числу слогов в слове и слов в предложении и варьируется от 0 до 100. Чем выше значение показателя, тем легче прочесть текст и тем большему числу читателей он будет понятен.
Рекомендуемый интервал значений для обычного текста: от 60 до 70.

Отмена изменений выполненных с

Отмена изменений, выполненных с помощью аналогового окна Автозамена

Исправления, произведенные с помощью диалогового окна Автозамена, можно отменить, нажав клавиши Ctrl+Z или команду Отменить (Undo) в меню Правка (Edit). Следует учитывать, что Автозамена автоматически добавляет в список новые исключения, запоминая правки, сделанные пользователем. Если вы не согласны с этим, то можете отключить автоматическое добавление в конкретных случаях. Нажмите кнопку Исключения (Exceptions) на вкладке Автозамена и снимите, например, флажок Автоматически добавлять слова в список (Automatically add words to list) на вкладке Первая буква (First letter) или добавьте на этой вкладке в список сокращение, заканчивающиеся точкой, после которого первую букву следующего слова не нужно преобразовывать в прописную.

Панель инструментов Автотeкст

Рисунок 5.6 Панель инструментов Автотeкст

Показатели легкости чтения

Показатели легкости чтения

Лосле завершения грамматической проверки на экране появляются сведения об удобочитаемости документа. (Эти сведения будут приведены, если в диалоговом окне, отображаемом после нажатия кнопки Параметры (Options) (Рисунок 5.11), установлен флажок статистика удобочитаемости (Show readability statistics) (см. главу 11, раздел "Настройка параметров проверки правописания").
Показатели легкости чтения характеризуют проверенный текст с точки зрения легкости чтения и требуемого уровня подготовки читателя для его прочтения. Они характеризуют проверенный текст с точки зрения легкости чтения и требуемого уровня подготовки читателя для его прочтения.

Принудительный перенос слов

Принудительный перенос слов

В большинстве случаев автоматический перенос обеспечивает рациональное размещение текста. Однако в ряде случаев, например, при работе с адресами Интернет и сетевыми путями приходится принудительно расставлять переносы. Кнопка Принудительно (Manual) (Рисунок 5.14) позволяет производить расстановку переносов в диалоговом режиме. В каждом случае пользователю предоставляется возможность принять, отклонить или изменить предложенную расстановку переносов.

Проверка грамматических ошибок в документе

Рисунок 5.12 Проверка грамматических ошибок в документе

Нажмите кнопку Пропустить (Ignore Once), чтобы оставить текст без изменения. Проверка текста будет продолжена.

Нажмите кнопку Пропустить все (Ignore All), чтобы оставить все вхождения выделенной ошибки в документе без ее исправления. Проверка правописания в документе будет продолжена. Выделенная ошибка будет пропускаться в течение всего текущего сеанса работы с Word.

Нажмите кнопку Следующее (Next Sentence) для перехода к следующему предложению, содержащему орфографические и грамматические ошибки.

Кнопка Параметры (Options) открывает диалоговое окно Правописание (Spelling & Grammar) с одноименной вкладкой, которая используется для настройки правил проверки (см. главу 11, раздел "Настройка параметров проверки правописания").

Для исправления ошибки в выделенном фрагменте на версию, предлагаемую в списке Варианты (Suggestions), нажмите кнопку Изменить (Change). Если выделено повторяющееся слово, название этой кнопки меняется на Удалить (Delete). Нажмите эту кнопку, чтобы удалить второе вхождение слова.

Для проверки пунктуации в диалоговом окне, отображаемом после нажатия кнопки Параметры (Options) должен быть установлен флажок также проверять орфографию (Check grammar with spelling) (см. главу 11, раздел "Настройка параметров проверки правописания").
Проверка правописания на иностранных языках

Проверка орфографии и грамматики

Проверка орфографии и грамматики

Локализованная русская версия Microsoft Office 2003 обеспечивает проверку орфографии и грамматики смешанных англо-русских текстов, что весьма пригодится тем, кто вставляет английские термины в русский текст, как сделано в этой книге.

Проверка пунктуации

Проверка пунктуации

После щелчка правой кнопкой мыши подчеркнутого выражения появится предложение, как исправить ошибку, и команды: Пропустить предложение (Ignore Once) и Грамматика (Grammar). При проверке текста на русском языке выбор второй команды отображает диалоговое окно Грамматика: русский (Россия) (Рисунок 5.12) с ошибочно написанной фразой. Фраза приводится в поле Грамматическая ошибка (Fragment). Ниже в списке Варианты даются версии ее исправления. Помощник предлагает дать Пояснение с описанием ошибок данного типа.

Расстановка переносов

Расстановка переносов

Перенос слов по слогам способствует лучшему выравниванию границ текста в документе и более компактному расположению материала. При выравнивании абзаца по ширине уменьшается расстояние между словами. Расстановка переносов может производиться автоматически и вручную.
В диалоговом окне Расстановка переносов (Hyphenation) (Рисунок 5.14) можно задать следующие параметры:

Смарттег даты

Рисунок 5.8 Смарт-тег даты

Окна смарт-тегов отличаются от подсказок помощника тем, что с их помощью можно изменить настройки и выполнить команду, не обращаясь к меню Элемент, распознаваемый смарт-тегом: имя, дата, время, называется распознавателем. В области Распознаватели (Recognizers) на вкладке Смарт-теги снимите флажки для тех типов смарт-тегов, которыми вы не хотите пользоваться
Фиолетовые пунктирные линии, выделяющие смарт-теги, можно отобразить или скрыть. Для этого в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options), а затем откройте вкладку Вид (View). В области Показывать (Show) установите или снимите флажок смарт-теги (Smart tags).

Смарттеги

Смарт-теги

Смарт-тег (Smart Tag) позволяет выполнить действие, связанное с работой другого приложения. Он имеет вид небольшого значка, внутри которого виден кружок и буква I (Рисунок 5.8). Индикатор смарт-тега подчеркивается фиолетовой пунктирной линией. Переместите курсор по тексту, подчеркнутому фиолетовой линией, на экране отобразится кнопка, позволяющая увидеть список команд меню, перечень которых зависит от типа распознанных и отмеченных смарт-тегом данных. Например, команды меню позволяют добавить имя и адрес контактного лица из документа в папку контактов Microsoft Outlook без копирования этих сведений в Microsoft Word, запуска Microsoft Outlook и последующей вставки этих сведений в Microsoft Outlook.

Удаление/переименование элемента списка автозамены

Удаление/переименование элемента списка автозамены

Для удаления элемента списка автозамены выделите его имя в списке и нажмите кнопку Удалить (Delete). Чтобы изменить элемент списка, создайте новый рисунок или набор символов, выделите его, введите с клавиатуры ранее использовавшиеся символы, которые должны заменяться на вновь созданный элемент. На экране отобразится диалоговое окно Автозамена. Кнопка внизу списка примет новый вид: на ней будет написано Заменить (Replace). Нажмите эту кнопку, а затем в новом диалоговом окне подтвердите правильность замены, нажав кнопку Да (Yes).

Напишите ваш почтовый адрес, выделимте

Упражнения

Запустите текстовый процессор Word и выполните следующие упражнения:
1. Автоматизируйте ввод в документ вашего почтового адреса.

Напишите ваш почтовый адрес, выделимте его и выберите команду Параметры автозамены (AutoCorrect Options) в меню Сервис (Tools). Откройте вкладку Автозамена (AutoCorrect) (Рисунок 5.1). Проверьте, что установлен флажок Заменять при вводе (Replace Text as You Type). В поле заменить (Replace) введите имя элемента списка автозамены, которое будет заменяться автоматически при вводе, например, адр.

Нажмите кнопки Добавить (Add) и ОК. Теперь после ввода букв адр и нажатия клавиши Пробел в документ будет введен ваш почтовый адрес.

2. Измените вид дроби 3/4 (символы расположены последовательно один за другим) на 3/4 (символы расположены почти один над другим с небольшим смещением).
3. Создайте элемент автотекста с номером расчетного счета, по которому вы ежемесячно оплачиваете телефон.

Введите номер расчетного счета, выделите его и выберите в меню Вставка (Insert) команду Автотекст (AutoText), Создать (New). В диалоговое Окно Создание элемента автотекста (Create AutoText) (Рисунок 5.4) введите имя элемента или используйте имя, предлагаемое по умолчанию, и нажмите кнопку ОК.

Для вставки элемента автотекста выберите в меню Вставка (Insert) команду Автотекст (AutoText), Автотекст (AutoText) (Рисунок 5.5). Выделите его имя в списке Имя Элемента (Enter Autotext entries here) на вкладке Автотекст (AutoText) и нажмите кнопку Вставить (Insert).

Обеспечьте автоматическое определение языка для

Упражнения

1. Обеспечьте автоматическое определение языка для фрагмента документа, содержащего текст на нескольких языках при работе с Office 2003. Для этого запустите какое-нибудь приложение Office 2003, например, Word, в меню Сервис (Tools) выберите команду Язык (Language), Выбрать язык (Set Language) и в окне Язык (language) установите флажок Определять язык автоматически (Detect language automatically) (Рисунок 5.13).
2. Введите какой-либо текст, например, предыдущий раздел "Показатели легкости чтения". Повторите какое-нибудь слово два раза подряд. Щелкните второе подчеркнутое повторяющееся слово правой кнопкой мыши и посмотрите контекстное меню. Выберите команду Удалить повторяющееся слово (Delete Repeated Word).
3. Введите предложение: "Word 2003 производит динамическое подчеркивание слов не только с орфографическими ошибками, но и выражений, в которых неправильно расставлены знаки препинания". Пропустите запятые. Исправьте ошибки, используя первую команду из контекстного меню, появляющегося после щелчка правой кнопкой мыши.
4. Просмотрите сведения об удобочитаемости вашего документа, которые отобразятся на экране после завершения грамматической проверки составленного вами текста.

Уровень образования

Уровень образования

Этот показатель основан на образовательном индексе Флеша-Кинсайда и показывает, каким уровнем образования должен обладать читатель проверяемого документа. Подсчет показателя делается на основе вычисления среднего числа слогов в слове и слов в предложении. Значение показателя варьируется от 0 до 20. Значения от 0 до 10 означают число классов школы, оконченных читателем. Следующие пять, значений — от 11 до 15 — соответствуют курсам высшего учебного заведения. Высшие пять значений относятся к сложным научным текстам.
Рекомендуемый диапазон значений этого показателя: от 8 до 10.

Установка параметров автоформатирования

Установка параметров автоформатирования

Назначение флажков в группе Заменять при вводе (Replace as you type):

"прямые" кавычки "парными "("Straight quotes "with "smart quotes") — заменяет прямые кавычки "" более красивыми изогнутыми "".

английские порядковые (1st) надстрочными знаками (Ordinals (1st) with superscript) — преобразует окончания порядковых числительных в верхний индекс (только для английского языка). Например, 1st будет преобразовано в Ist .

дроби (1/2) соответствующими знаками (Fractions (1/2) with fraction character 1/2) — автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей. Например, дробь 1/2 (символы расположены последовательно один за другим) автоматически изменит вид на 1А (символы расположены почти один над другим с небольшим смещением).

дефисы (—) на тире (—) (Hyphens (—) with dash (—)) — заменяет два дефиса на тире (—).

*полужирный* и _курсив_ (*Bold* and italic_ with real formatting) — обеспечивает применение полужирного начертания к словам, заключенным в звездочки и курсивного начертания, к словам, расположенным между символами подчеркивания.

адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками (Internet and network paths with hyperlinks) — оформление адресов Интернета и сетевых путей как полей гиперссылок. Для перехода к указанному адресу щелкните гиперссылку.

Назначение флажков в группе Применять при вводе (Apply as you type):

стили маркированных списков (Automatic bulleted lists) — создает маркированный список после ввода в начале абзаца одного из трех символов: звездочки "*", знака переноса "-" или латинской буквы "о" на нижнем регистре. От выбора символа будет зависеть форма маркера. После ввода одного из этих символов надо нажать клавишу Пробел или Tab и ввести текст списка, а затем нажать клавишу Enter. Чтобы закончить список, дважды нажмите клавишу Enter. (Создание и назначение маркированных списков см. главу 6, раздел "Создание списков").

стили нумерованных списков (Automatic numbered lists) — автоматически применяет стиль нумерованного списка в случае ввода цифры или буквы с последующей точкой и пробелом или символом табуляции в начале абзаца. Например, можно ввести 1. , А. , i. или а. При нажатии клавиши Enter для добавления следующего элемента списка в его начало автоматически добавляется следующий номер. Для завершения списка дважды нажмите клавишу Enter или удалите последний номер, нажав клавишу Backspace.

линии границ (Border lines) — создает тонкую, толстую или двойную линию границы, если ввести подряд три раза или более один из знаков: дефиса (—), подчеркивания (_) или равенства (=) и нажать клавишу Enter.

таблицы (Tables) — создает таблицу после того, как вы введете знаки переносов и плюсов, например, +------+------+--------+-------+, и нажмете клавишу Enter. Ширина столбца будет определяться расстоянием между знаками плюс. Каждой паре плюсов "+" соответствует один столбец.

встроенные стили заголовков (Built-in Heading styles) — обеспечивает автоматическое применение стилей заголовка (Заголовок 1 — 9) к заголовкам.

Выбор языка на котором будет проводиться

Рисунок 5.13 Выбор языка, на котором будет проводиться проверка орфографии и грамматики

В стандартной поставке Word 2003 в Россию предусмотрена автоматическая проверка слов не только на русском, но и на некоторых других языках. Для проверки правописания на иностранном языке установите словарь этого языка. Поставьте флажок Определять язык автоматически (Detect language automatically). Это позволит использовать требуемый словарь при проверке правописания.

Чтобы обеспечить автоматическое исправление типовых

Выводы

1. Чтобы обеспечить автоматическое исправление типовых ошибок, для замены определенной группы символов на другие, выберите команду Параметры Автозамены (AutoCorrect Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Автозамена (AutoCorrect) (Рисунок 5.1).
2. Чтобы задать параметры автоматического форматирования, выберите команду Параметры Автозамены (AutoCorrect Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Автоформат при вводе (Autoformat As You Type) окна (Рисунок 5.3).
3. Чтобы обеспечить вставку часто используемых в документах текстовых элементов, выберите в меню Вставка (Insert) команду Автотекст (Auto-Text), Автотекст (AutoText) (Рисунок 5.5), выделите нужный элемент в списке Имя Элемента (Enter Autotext entries here) на вкладке Автотекст (AutoText) и нажмите кнопку Вставить (Insert).
4. Слова, написанные с ошибкой или отсутствующие в основном и дополнительных словарях, в документе Microsoft Office 2003 подчеркиваются красной волнистой линией. Красной волнистой линией подчеркиваются также два одинаковых слова, введенные подряд.
5. Чтобы перейти к следующему слову, содержащему ошибку, нажмите клавиши Alt+F7 или дважды щелкните значок' Орфография в строке состояния.
6. В документах Word текст, в котором неправильно расставлены знаки препинания, подчеркнут волнистой зеленой линией.
7. Для настройки Word на проверку правильности правописания на каком-либо языке выберите в меню Сервис (Tools) команду Язык (Language), Выбрать язык (Set Language). В диалоговом окне Язык (Language) (Рисунок 5.13) в списке Пометить выделенный текст как (Mark selected text as) выделите язык, с которым будете работать, и нажмите кнопку ОК.
8. Чтобы задать параметры автоматической расстановки переносов при вводе текста, выберите команду Язык (Language), Выбрать язык (Set Language) в меню Сервис (Tools).
9. После завершения грамматической проверки на экране появляются сведения об удобочитаемости документа. Они характеризуют проверенный текст с точки зрения того, насколько текст легко читается и насколько должен быть подготовлен читатель для его прочтения.

Задание параметров автореферата

Рисунок 5.9 Задание параметров автореферата

После запуска функции Автореферат производится анализ документа, и каждому предложению присваивается определенное количество очков. (Предложения, в которых имеются слова, часто встречающиеся в документе, получают больше очков.) После этого часть предложений документа, набравших наибольшее количество очков, выделяется как ключевые положения документа. Степень детализации реферата определяется долей таких предложений от общего числа предложений документа. Этот параметр задается вручную.
При создании автореферата ключевые слова и предложения копируются соответственно в поля Ключевые слова (Keywords) и Заметки (Comments) на вкладке Документ (Summary) (см. главу 2, Рисунок 2.19). После создания автореферата его полезно просмотреть, чтобы убедиться, что в него вошли все ключевые положения документа. Если качество реферата неудовлетворительное, нажмите кнопку Отменить на панели инструментов Стандартная и удалите реферат. После этого процедуру составления реферата можно повторить, увеличив размер реферата. Реферат можно изменить и вручную. Следует учитывать, что возможно текст реферата придется править и дополнять.
Наилучшие результаты использование команды Автореферат дает при обработке хорошо структурированных документов: отчетов, статей, научных работ и т.п.
В группе Вид реферата (Type of summary) выберите, нужный вам вариант, например, поместить реферат в начало документа (Insert an executive summary or abstract at the top of the document) или создать новый документ и поместить в него реферат (Create a new document and put the summary there).
Задайте нужную степень детализации в иоле процент от оригинала (Percent of original) или выберите ее из списка. Чтобы сохранить уже имеющиеся ключевые слова и заметки, снимите флажок Обновить сведения о документе (см. Файл \ Свойства) (Update document statistics (click Properties on the File menu)).
Для изменения степени детализации при просмотре документа можно использовать устройство Microsoft IntelliMouse. Относительный размер реферата изменяется шагами по 5 процентов. Чтобы увеличить или уменьшить размер реферата, поворачивайте колесо вперед или назад, удерживая нажатой клавишу Shift. Чтобы прервать составление реферата, нажмите клавишу Esc.

Знакомство с Word 2003

Анимационные эффекты

Анимационные эффекты

Применение анимационных эффектов позволяют "оживить" материал, сделать его более "броским" и наглядным при чтении материалов с экрана компьютера. Анимация может выполнять и другие функции. Например, с ее помощью можно продемонстрировать, как проходит ток по электрической схеме. Следует учитывать, что при подготовке печатных материалов анимационные эффекты, не используются.
Выбрав элемент списка на вкладке Анимация (Text Effects), можно создать бегущую строку, текст которой перемещается по экрану, выполнить надпись на мигающем фоне (Мигающий фон — Blinking Background), добавить вокруг нее гирлянду разноцветных мигающих огней (Неоновая реклама — Las Vegas Lights) или привести в движение пунктирную линию вокруг фрагмента текста (Machining Black Ants) (Рисунок 6.4).

Цвет шрифта

Цвет шрифта

Цвет символов, который следует применить к выделенному тексту, выбирается в раскрывающемся списке кнопки Цвет шрифта (Font Color) на панели инструментов Форматирование (Formatting) (см. Рисунок 6.1) или из палитры Цвет текста (Color) (Рисунок 6.3). Последним из выбранных цветов подчеркивается буква А на этой кнопке. По умолчанию выбирается черный цвет.
Пользователь может создать собственный цвет шрифта, выбрав нужный элемент из списка Другие цвета (More Colors). Если выделен фрагмент абзаца, плотность заливки которого составляет не менее 80 процентов, выбор параметра Авто (Auto) делает выделенный текст белым.

Диалоговое окно Абзац с открытой

Рисунок 6.8 Диалоговое окно Абзац с открытой вкладкой Положение на странице

Установка флажка запретить нумерацию строк (Suppress line numbers) — подавляет процесс нумерации строк в выделенном абзаце, если в этом разделе строки нумеруются. Флажок запретить автоматический перенос слов (Don't hyphenate) — запрещает автоматическую расстановку переносов слов в выделенном абзаце.

Диалоговое окно Изменение маркированного списка

Рисунок 6.14 Диалоговое окно Изменение маркированного списка

Диалоговое окно команды Шрифт из меню Формат

Рисунок 6.2 Диалоговое окно команды Шрифт из меню Формат

Начертание шрифта задается выделением требуемого элемента в списке Начертание (Font style). Office 2003 предусматривает использование четырех начертаний шрифта:

Обычный (Regular) — обеспечивает прямое начертание символов. Если вами ранее использовались другие начертания, то происходит возврат к обычному начертанию, убирается наклон, подчеркивание и т.п.;

Полужирный (Bold) — увеличивает толщину и яркость линий символов (Отметим, что в приложениях Windows Bold в русской версии переведен как Жирный);

Курсив (Italic) — создается наклонными округлыми символами, в определенной степени воспроизводящими рукописный шрифт;

Полужирный Курсив (Bold Italic) — увеличивает толщину и яркость линий символов, создает наклон и округлые формы символов.

Наиболее широкое распространение получили обычные шрифты с прямым контуром и курсивные с наклонными округлыми символами.

Диалоговое окно позволяющее выбрать

Рисунок 6.15 Диалоговое окно, позволяющее выбрать нужный формат маркеров или нумерации многоуровневого списка

Для модификации многоуровневого списка выберите тип списка, который необходимо изменить, нажмите кнопку Изменить (Customize) и внести необходимые изменения. Для сохранения и последующего использования заново созданного формата маркировки или нумерации откройте шаблон, используемый для создания документа, измените стиль, а затем сохраните его. В новых документах, основанных на этом шаблоне, будет использоваться измененный стиль. Стиль применяется к абзацам, которые необходимо пронумеровать или маркировать. Создание и изменение шаблона рассмотрено в главе 9, в разделе "Создание шаблона".

Диалоговое окно позволяющее задать отступы и интервалы

Рисунок 6.6 Диалоговое окно, позволяющее задать отступы и интервалы

Назовем некоторые элементы раскрывающегося списка междустрочный (Line Spacing):

Одинарный (Single) — устанавливает междустрочный интервал для каждой строки в зависимости от размера максимального символа строки.

Минимум (At Least) — устанавливает минимальный междустрочный интервал с учетом различных факторов, например, верхнего или нижнего индекса.

Точно (Exactly) — задает фиксированный междустрочный интервал между всеми строками.

Множитель (Multiple) — позволяет задать в поле значение (At) кратность междустрочного интервала одинарному.'

Для установки отступа абзаца с клавиатуры нажмите клавиши Ctrl+ь (Ctrl+M), для удаления отступа Ctrl+Shift+ь (Ctrl+Shift+M).

Диалоговое окно Шрифты с открытой зкладкой Анимация

Рисунок 6.5 Диалоговое окно Шрифты с открытой зкладкой Анимация

Диалоговое окно Табуляция

Рисунок 6.11 Диалоговое окно Табуляция

Назначение элементов окна Табуляция (Tabs) (Рисунок 6.11):

В поле Позиции табуляции (Tab stop position) введите размер, определяющий позицию табуляции, и нажмите кнопку Установить (Set). Чтобы изменить уже имеющуюся позицию табуляции, выберите ее значение в этом поле и введите новое.

В группе Выравнивание (Alignment) положением переключателя задайте выравнивание десятичных разделителей по позиции табуляции. Текст и целые числа располагаются слева от позиции табуляции.

В группе Заполнитель (Leader) выберите символ для заполнения пустого пространства слева от позиции табуляции. Символ заполнения может иметь вид линии, состоящей из точек, штрихов или сплошной линии.

Добавление фона

Добавление границы и заливка

Добавление границы и заливка

Для более наглядного оформления документа, выделения отдельных его фрагментов используются границы и заливка абзаца, ячеек таблиц, надписей или рисунков. Абзацы можно окружать линиями границы и тенью с любой из сторон. В качестве примера вокруг этого абзаца проведена граница в виде линии.
Заливка используется для затемнения заднего плана текста абзаца или таблицы, для выделения отдельных строк или столбцов.

Добавление границы к выделенному

Добавление границы к выделенному фрагменту документа или к абзацу

Единицы измерения принятые в полиграфии

Единицы измерения, принятые в полиграфии

При работе со шрифтами используют единицы измерения, принятые в полиграфии: дюймы, пункты, питчи, пики, интервалы. Горизонтальное расстояние измеряется в дюймах или пунктах, вертикальное — в интервалах. Размерные единицы имеют следующие величины и обозначения:

дюйм (inch) — обозначается буквами in или двойной кавычкой. Например, 2" (1" = 25,4 мм);

питч (pitch) — количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм (плотность). Обозначается буквой р (например, р10 означает, что на одном дюйме будет напечатано 10 символов);

пика (pica) (1 пика = 4,2 мм);

пункт (point) — обычно относится к высоте литеры (символа), реже — к ширине. В пунктах также измеряют вертикальное расстояние между строками. Обозначается буквами pt (I pt = 0,352 мм). Можно задать размер шрифта с точностью до половины точки от 1 до 1638 (около 60 см);

интервал — обозначается li. 1 И =1/6"= 12 pt.

Между вышеназванными единицами существует следующая взаимосвязь: 1 pt =1/72"=1/12 пика, 1 дюйм=2,54 см=72 пункта=6 пик.
Следовательно, размер 12 пунктов означает, что высота литеры равна 12/72=1/6 дюйма и на одном дюйме бумаги можно напечатать 6 строк.

Форматирование абзаца

Форматирование абзаца

В документе группу предложений, относящихся к одной теме, обычно оформляют в виде абзаца. Правильно расставленные абзацы облегчают чтение документа. Новый абзац начинается с новой строки. Он может содержать только один символ абзаца

Форматирование абзацев с помощью горизонтальной линейки

Форматирование абзацев с помощью горизонтальной линейки

Отступ абзаца или замаркированного фрагмента регулируется на линейке треугольным маркером 2, направленным острием вверх (Рисунок 6.7). Величина отступа первой "красной" строки абзаца задается положением маркера (3), направленного острием вниз, на верхней границе линейки. Для перемещения табулятора по линейке указатель мыши фиксируют на табуляторе и протаскивают его при нажатой левой клавише мыши. Маркеры табуляции показаны на Рисунок 6.12.

Форматирование текстового документа

Форматирование текстового документа

Форматирование текста заключается в изменении, его внешнего вида для лучшего оформления и более легкого чтения. В этой главе вы познакомитесь со следующими вопросами:

форматирование шрифта и абзаца, использование табуляции;

создание маркированных, нумерованных и многоуровневых списков;

добавление границы и заливка для более наглядного оформления документа;

создание фона.

Применение автоформата рассмотрено в главе 5, стилей — в главе 9, создание буквицы и колонок — в главе 10.

Горизонтальная линейка 1 — кнопка

Рисунок 6.7 Горизонтальная линейка
1 — кнопка, управляющая выравниванием табуляции, 2—маркер, регулирующий отступ абзаца по левому краю, 3 — маркер, определяющий отступ первой строки, 4 — маркер, регулирующий отступ абзаца по правому краю

Информация о расположении маркеров табуляции

Рисунок 6.12 Информация о расположении маркеров табуляции

Интервал между буквами

Интервал между буквами

Между символами шрифта могут быть установлены уменьшенные, нормальные или расширенные интервалы. Такие шрифты будут называться соответственно уплотненным (compressed), обычным или разреженным (expanded).
На вкладке Интервал (Character Spacing) в диалоговом окне команды Шрифт (Font) представлены раскрывающиеся списки, которые имеют следующее назначение (Рисунок 6.4):

Масштаб (Scale) — увеличивает или уменьшает высоту символов относительно исходной (в процентах). Допустимые значения: от 1 до 600.

Интервал (Spacing) позволяет изменить расстояние между символами. Значения Разреженный (Expanded) или Уплотненный (Condensed) позволяют увеличить или уменьшить межзнаковый интервал на величину, указанную в поле на (By).

Смещение (Position) позволяет задать смещение выделенного текста относительно опорной линии (baseline) — поднять или опустить его, выбрав в списке значение Вверх (Raised) или Вниз (Lowered).

Установка флажка Кернинг для знаков размером:... пунктов и более (Kerning for fonts:... Points and above) обеспечивает автоматическое применение кернинга для символов больше указанного размера. Этот параметр изменяет расстояние между некоторыми сочетаниями символов в слове так, что слово целиком выглядит более "сглаженным" и лучше читается.

Использование различных шрифтов

Шрифты TrueType (в переводе — "верная печать") выглядят на бумаге так же, как и на экране компьютера. Отметим, что изображение символов на экране и в напечатанном документе может отличаться из-за различной разрешающей способности принтера и монитора. Шрифты TrueType, как и ОреnТуре допускают поворот и масштабирование, и при размерах от 4 до 127 пунктов их начертание не имеет искажений. Перед именем шрифта формата TrueType в списке шрифтов ставится значок Тт,
Шрифты TrueType, как и некоторые другие шрифты в пакете Windows, представлены несколькими вариантами: стандартный, кириллический, греческий и турецкий. Шрифты TrueType предусматривают кернинг, то есть уменьшение межбуквенного расстояния для определенных пар букв. В комплект поставки Windows входят такие шрифты TrueType, как Anal; Courier, Symbol, Times New Roman и Wingdings.
Arial относится к группе Helvetica (Гельветика). Символы этой группы не имеют засечек и контраста. Последний определяет соотношение толщины горизонтальных и вертикальных штрихов символов. При соотношении 1:1 контраст отсутствует. Arial используют в Windows для системных сообщений, а также в заголовках меню.
Courier похож на шрифт пишущих машинок. Он имеет засечки, которые видны внизу в виде горизонтально расположенных линий на символах, например, F, n, r, i. Засечки, или штрихи, на конце букв украшают контур символа. В приведенном ниже примере строки набраны различными шрифтами, но одинаковым 12-м кеглем. Названия соответствующих шрифтов расположены в конце каждой строки.
компьютер — Arial Cyr,
компьютер — Courier New Cyr,
компьютер — Times New Roman Cyr.

Изменение форматирования после

Изменение форматирования после вставки фрагмента текста с помощью смарт-тега

После вставки фрагмента текста в окне отображается смарт-тег, позволяющий изменить форматирование вставленного фрагмента (Рисунок 6.10). Нажав кнопку раскрытия списка, вы сможете положением переключателя выбрать один элементов списка: Сохранить исходное форматирование (Keep Source Formatting), Использовать форматирование конечного фрагмента (Match Destination Formatting), Сохранить только текст (Keep Text Only) или Применить стиль или форматирование (Apply Style or Formatting).

Копирование формата символов или абзаца

Копирование формата символов или абзаца

Кнопка Копировать формат панели инструментов Стандартная (Standard) позволяет сэкономить время, затрачиваемое на форматирование ™ символа или абзаца, за счет повторения понравившегося вам формата для других фрагментов документа. Чтобы скопировать формат, выполните следующие действия:
1) выделите текст, формат которого хотите скопировать;
2) нажмите кнопку Копировать формат. Указатель примет форму вертикальной линии, рядом с которой расположена кисть;
3) нажмите кнопку мыши и выделите текст, который вы хотите отформатировать так же, как текст, выделенный в пункте 1. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенный текст изменит формат на новый.
Для сохранения форматирования абзаца при его перемещении или копировании, абзац следует выделять вместе с символом абзаца. Если вы предпочитает копировать формат абзаца с клавиатуры, то выделите текст, имеющий требуемое форматирование, и нажмите клавиши Ctrl+Shift+C, затем выделите текст, который следует отформатировать, и нажмите клавиши Ctrl+Shift+V. Повторное нажатие клавиш позволяет копировать формат неограниченное количество раз.
Чтобы создать маркированный список, не прибегая к меню, в начале нового абзаца введите один из трех символов: звездочку "*", знаки переноса "-" или ">", затем пробел, текст первого пункта списка и нажмите клавишу Enter. От выбора символа будет зависеть форма маркера.

Маркеры табуляции

Маркеры табуляции

На Рисунок 6.12 показаны маркеры табуляции, определяющие выравнивание текста по левому краю. Для изменения маркера табуляции, определяющего выравнивание, нажмите на кнопку, расположенную на левом краю линейки. Позицию табуляции можно установить щелчком мыши по линейке в том месте, где должна располагаться новая позиция табуляции. Для получения численных значений расположения маркера табуляции относительно полей страницы, нажмите клавишу Alt, укажите на маркер и нажмите кнопку мыши.

Маркированный и нумерованный список

Маркированный и нумерованный список

Под списком понимают последовательность строк, в которых содержатся данные одного типа, например, в начале этой главы в виде маркированного списка приведен перечень рассмотренных в ней вопросов. Списки облегчают чтение и понимание текста. Word позволяет придать абзацам форму списка, где каждый абзац будет помечен определенным маркером или номером.
В маркированных списках перечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом. Каждый пункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер. В нумерованном списке перед каждым абзацем стоит цифра. Если вы добавите/удалите пункт в списке, то нумерация всех последующих пунктов изменится автоматически.
Маркированный или нумерованный список можно создать следующим образом:

Многоуровневый список

Многоуровневый список

Word позволяет создать многоуровневый список, содержащий до девяти уровней маркированных и нумерованных списков. Каждый уровень может иметь свой маркер или номер.
Создать многоуровневый список можно следующими способами:

открыть вкладку Многоуровневый (Outline Numbered) (Рисунок 6.15) диалогового окна, отображаемого после выбора команды Список (Bullets and Numbering) в меню Формат (Format), выбрать нужный формат маркера или номера и нажать кнопку ОК.

выделить абзацы, отступ которых будет изменен, и нажать кнопку Уменьшить отступ (Decrease Indent)/Увеличить отступ (Increase Indent) на панели инструментов Форматирование (Formatting) или выбрать аналогичную команду в контекстном меню;

выделить абзацы, отступ которых будет изменен, и переместить маркеры отступов на горизонтальной линейке.

Начертание шрифта

Начертание шрифта

Начертанием принято называть внешний вид шрифта. Различные начертания шрифта используются для акцентирования внимания на определенной информации. Начертание шрифта определяется следующими параметрами:

насыщенностью — относительной толщиной штрихов, образующих символ (нормальное, полужирное и жирное начертание);

наклоном — прямое, наклонное;

оформлением — подчеркнутое, курсивное;

особенностями — контурное и оттененное.

Настройка расположения символов в абзаце

Рисунок 6.4 Настройка расположения символов в абзаце

Область задач Показать форматирование

Область задач Показать форматирование

Параметры форматирования," представленные в этой области задач, разделены на три группы: Шрифт (Font), Абзац (Paragraph) и Раздел (Section). Щелкните тот параметр, который вы хотите изменить, например, Шрифт (Font). Откроется диалоговое окно Шрифт. Произведите необходимые изменения и закройте окно.
Установив флажок Все знаки форматирования (Show All Formatting Marks), вы сможете увидеть на экране непечатаемых символы. К аналогичному результату приводит нажатие кнопки Непечатаемые символы (Show/Hide) на панели инструментов Форматирование (Formatting) (см. выше раздел "Табуляция").
Выбор непечатаемых символов, которые будут отображаться на экране, производится в диалоговом окне Параметры (Options) на вкладке Вид (View) (см. главу 11, раздел "Отображение непечатаемых символов").
Для сравнения форматирования двух фрагментов текста установите флажок Сравнить с другим фрагментом (Compare to another selection). В области задач отобразится еще одно поле с копией выделенного текста. После выделения второго фрагмента текста в области задач отобразятся различия в форматировании двух фрагментов текста.

Рисунок 6.9 Область задач Показать форматирование

Окно Word в котором отображены

Рисунок 6.1 Окно Word, в котором отображены панель инструментов Форматирование и область задач Стили и форматирование

Для изменения формата символов в каком-нибудь фрагменте или во всем документе, необходимо выделить форматируемую часть и нажать соответствующую кнопку на панели инструментов Форматирование (Formatting). Команда Шрифт (Font) содержится также в контекстном меню, которое появляется после щелчка правой кнопкой мыши текста документа. Для изменения формата символов одного слова достаточно расположить в нем курсор и нажать кнопку на панели инструментов Форматирование, не выделяя слово.
Выбрать один из установленных шрифтов можно в раскрывающемся списке Шрифт (Font) на панели инструментов Форматирование или на вкладке Шрифт в диалоговом окне команды Шрифт (Font) в меню Формат (Format) (Рисунок 6.2). В списке Шрифт можно увидеть, как выглядит данный шрифт, не просматривая поле Образец (Sample), в котором демонстрируется дизайн выбранного шрифта. Чтобы просмотреть список, воспользуйтесь вертикальной полосой прокрутки. Команда Очистить формат (Clear Formatting) позволяет удалить форматирование выделенного текста и присвоить ему стиль Обычный (Normal).

Отступы выступы и интервалы

Отступы, выступы и интервалы

Отступом называется расстояние между текстом и левым или правым полем страницы. При создании выступа происходит смещение элемента, например, маркера, номера или слова, влево от первоначальной линии текста.
Отступы и выступы задаются несколькими способами: клавишей Tab, в диалоговом окне Абзац (Paragraph) на вкладке Отступы и интервалы (Indents and Spacing), при помощи линейки, кнопками панели инструментов Форматирование (Formatting) и с клавиатуры.
Откроем вкладку Отступы и интервалы (Indents and Spacing) в диалоговом окне Абзац (Рисунок 6.6). В рамке Отступ (Indentation) установим величины отступов от края страницы: слева (Left) и справа (Right), Если задать отрицательное значение отступа, то текст будет вынесен на левое или правое поле.
При вводе текста после нажатия клавиши Enter указатель автоматически перейдет к следующему абзацу с учётом отступа или выступа заданного в поле на (By), если в раскрывающемся списке первая строка (Special) установлен элемент Отступ (First line). Если в этом списке установлен элемент Выступ (Hanging), то заданный отступ будет распространяться на весь абзац, кроме первой строки. Выступы первой строки абзаца применяются в маркированных и нумерованных списках, в библиотечных указателях. При установке элемента нет (попе) ни одна строка не имеет отступа или выступа.
Размеры интервалов в пунктах между абзацами задаются в рамке Интервал (Spacing) в списках перед (Before) и после (After). Размеры интервалов до и после абзаца часто задают для заголовков.
Междустрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста. В большинстве случаев он берется равным 120% от размера шрифта.

Размер шрифта

Размер шрифта

Размер шрифта (кегль) выбирается из списка Размер (Size). Он может изменяться в широких пределах: от 8 до 72 пунктов. Размер шрифта на экране зависит от размеров монитора. На принтере размер шрифта определяет расстояние от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно размер шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, и), а некоторые имеют нижний выступ (буквы ф, у). Заметим, что от размера шрифта во многом зависит, насколько легко будет читаться документ. На панели инструментов можно выделить текущее значение размера и ввести новое число с клавиатуры.
Чаще всего в печатных изданиях для основного текста выбирается шрифт размером 9....12 пунктов, для заголовков используются более крупные размеры шрифта, для ссылок, сносок и примечаний — более Мелкие. При выборе шрифта для матричных принтеров часто задается количество знаков, печатаемых на одном дюйме (cpi — character per inch).

Ширина шрифта

Ширина шрифта

В зависимости от ширины шрифты делятся следующим образом:

моноширинные (fixed fonts или monospace font), имеющие одинаковый, фиксированный размер символов по горизонтали. Эти шрифты применяются на пишущих машинках и используются также для простых текстовых экранов на веб-страницах;

пропорциональные (proportional fonts), включающие некоторые широкие символы (например, буква "ш" в русском алфавите шире, чем "к"), что позволяет разместить в строке больше символов.

Пропорциональные шрифты более наглядны. Их легче читать. Они используются для гипертекстовых страниц. Моноширинные (фиксированные) — чаще используются в официальных документах. В качестве моноширинного шрифта можно применять MonoCondensed или Courier, в качестве пропорционального — TimesNewRoman.

Смарттег отображаемый после вставки фрагментатекста

Рисунок 6.10 Смарт-тег, отображаемый после вставки фрагмента-текста

Создание списков

Табуляция

Табуляция

Табуляция позволяет задать отступы абзаца и первой (красной) строки, обеспечивает вертикальное выравнивание текста или чисел, дает возможность расположить текст в несколько колонок. Она используется при создании списков, оглавления, чисел, выровненных по точке в десятичных дробях и т.п.
Для перемещения курсора на следующую позицию табуляции надо нажать клавишу Tab. Значения табуляции определяются применяемым шаблоном и выбранным стилем. По умолчанию это расстояние равно 1,27 см.
Символ табуляции -> имеет вид стрелки, направленной вправо. Для его отображения на экране нажмите кнопку Непечатаемые символы (Shaw/Hide) на панели инструментов Форматирование (Formatting).

Введите текст одного из последних

Упражнения

1. Введите текст одного из последних разделов перед упражнением.

Выделите первую строку текста, и, используя кнопки панели инструментов Формат (см. Рисунок 6.1), задайте следующие параметры символов: шрифт Times New Roman, начертание Курсив, размер 14, подчеркивание Одинарное, цвет Красный, эффекты контур и нажмите кнопку ОК. Посмотрите, как будет выглядеть строка.

Измените формат шрифта нескольких строк документа, используя разные размеры: 9, 14, 18 и 22 пункта и разные начертания: обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив.

Используйте анимационные эффекты в окне документа при работе с текстом, выбрав различные элементы списка на вкладке Анимация в диалоговом окне Шрифты (см. Рисунок 6.5).

2. Выделите абзац текста и, используя кнопки панели инструментов Форматирование (см. Рисунок 6.1), задайте его выравнивание: По левому краю, По центру По правому краю, По ширине (Рисунок 6.1). Задайте выравнивание абзаца по левому краю, отступ первой строки 1,27 сантиметра. Посмотрите, как изменится расположение текста в абзаце.

Перепишите текст этих упражнений, используя

Упражнения

1. Перепишите текст этих упражнений, используя нумерованный список с тем, чтобы номер каждого упражнения проставлялся автоматически после нажатия клавиши Enter. Для создания нумерованного списка нажмите кнопку Нумерованный список по умолчанию на панели инструментов Форматирование.
2. Проведите границы вокруг одного из абзацев текста. Для добавления границы выделите абзац, выберите команду Границы и заливка (Borders and Shading) в меню Формат (Format) и откройте вкладку Граница (Borders) (Рисунок 6.16). Для размещения вокруг выделенного фрагмента прямоугольных границ выберите рамка в группе Тип (Style). Задайте двойную рамку, цвет линии Синий, ширина 0,5 пт.

Видоизменение шрифта

Видоизменение шрифта

Рассмотрим назначение некоторых флажков, которые можно установить в рамке Видоизменение (Effects) диалогового окна Шрифт:

зачеркнутый (Strikethrouh) — приводит к появлению горизонтальной линии, зачеркивающей текст;

двойное зачеркивание (Double Strikethrouh) — приводит к появлению двойной горизонтальной линии зачеркивающей выделенный текст;

с тенью (Shadow) — создает тень справа и снизу символов;

контур (Outline) — отображает границу каждого символа;

малые прописные (Small caps) — позволяет отобразить все строчные буквы в выделенном тексте как прописные буквы уменьшенного размера высотой со строчные буквы. Этот эффект не влияет на отображение цифр, знаков препинания, прописных букв и прочих символов;

все прописные (All caps) — обеспечивает отображение всех строчных букв в выделенном тексте как прописных;

скрытый (Hidden) текст используется для заметок, которые не печатаются по умолчанию. Скрытый текст используют, например, при составлении указателя, закладок и полей оглавления. Чтобы отобразить скрытый текст на экране, нажмите кнопку нечитаемые символы на панели инструментов Стандартная или выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), а затем установите флажок Скрытый текст (Hidden text) нa вкладке Вид (View) (см.- главу 11, раздел "Параметры настройки отображения документа в окне", Рисунок 11.2). Скрытый текст выделяется точечным подчеркиванием.

Скрытый текст можно напечатать, не отображая его на экране. С этой целью выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), откройте вкладку Печать (Print) и установите флажок Скрытый текст (Hidden text) (см. главу 11, раздел "Настройка режимов печати", Рисунок 11.11);

надстрочный (Superscript) позволяет поднять символы относительно базовой линии. Верхний индекс обычно используется в формулах для обозначения показателя степени, например, цифра 3 в выражении 23;

подстрочный (Subscript) позволяет опустить символы относительно базовой линии. Нижний индекс обычно используется в химических и математических формулах, например, цифра 2 в формуле кислорода О2

При использовании надстрочного или подстрочного текста символы поднимаются или опускаются на 3 пункта относительно базовой линии. Эту величину можно изменить, если воспользоваться полем Смещение (Position) на вкладке Интервал (Character Spacing).
В раскрывающемся списке Подчеркнутый (Underline style) задается вид линии под текстом. При установке элемента списка нет (попе) подчеркивание отсутствует.

Выбор цвета фона для документа

Рисунок 6.18 Выбор цвета фона для документа

Фон часто используется в веб-документах для создания заднего плана. Команда Нет заливки (No Fill) удаляет цвета фона. После выбора команды Другие цвета (More Colors) открывается диалоговое окно Цвета (Colors), позволяющее выбрать цвет из дополнительного набора или создать собственный цвет. Фон отображается только в режиме Веб-документ (Web Layout) и невидим при печати. Для создания фона, который видим при печати, используется подложка.
Подложкой называется едва заметный текст или рисунок, который при печати располагается как фон, позади текста или поверх текста документа. Например, в каталоге предлагаемых на продажу изделий слово "Продано" может быть размещено поверх названий проданных изделий. Подложка применяется также для размещения в качестве фона на каждой странице едва заметного рисунка, например эмблемы компании. На экране компьютера подложка видна в режиме разметки страницы.

Выбор цвета текста

Рисунок 6.3 Выбор цвета текста

Напомним, что цвет шрифта позволяет задать диалоговое окно Шрифты (Font) (Рисунок 6.2).

Выбор параметров форматирования шрифта с клавиатуры

Выбор параметров форматирования шрифта с клавиатуры

Чтобы отказаться от полужирного, курсивного или другого начертания символов в каком-либо слове и установить форматирование символов, установленное по умолчанию, расположите курсор внутри этого слова и нажмите клавиши Ctrl+Пробел.
Для преобразования выделенного текста в надстрочные или подстрочные знаки нажмите одновременно две клавиши Ctrl и + (плюс) или соответственно Ctrl и = (равняется).

Выбор шрифта и его форматирование

Выбор шрифта и. его форматирование

Для выделения заголовков, разграничения отдельных фрагментов, при написании формул, индексов могут использоваться шрифты различных размеров и начертаний. При выборе шрифта можно задать такие параметры, как гарнитуру (typeface family), начертание (style), размер (size), толщину (weight), цвет (color), интервал (character spacing), видоизменение, а для электронных документов — и анимацию (animation).
Для отображения панели инструментов Форматирование (Formatting) на экране выберите в меню Вид (View) команды Панели инструментов (Toolbars), Форматирование (Formatting). Основные характеристики выделенного текста приводятся также в области задач Показать форматирование (Reveal Formatting) (Рисунок 6.9).

Выбор типа маркера списка

Рисунок 6.13 Выбор типа маркера списка

установите курсор на место расположения списка;

выберите команду Список (Bullets and Numbering) в меню Формат (Format) или на панели инструментов Форматирование (Formatting) нажмите кнопку Нумерованный список по умолчанию

Выбор типа маркера

В диалоговом окне Изменение маркированного списка (Customize Bulleted List) (Рисунок 6.14) в разделе Знак маркера (Bullet character) выделите понравившийся вам маркер.

Выбор варианта обрамления абзаца

Выбор цвета заливки таблицы, абзаца или выделенного текста

Рисунок 6.17 Выбор цвета и узора заливки
В рамке Узор (Patterns) указываются следующие параметры форматирования:

В поле тип (Style) задается плотность заливки в процентах и специальные узоры заливки. Значение Нет (None) соответствует текущему фоновому цвету. Значение Сплошной (Solid) (100%) соответствует текущему основному цвету.

В поле цвет фона (Color) задается цвет точек и линий выбранного узора заливки. Этот список недоступен, если из списка тип выбран параметр Нет.

Из списка Применить к (Apply to) выбирается часть документа, к которой следует применить указанное форматирование. Например, если был сделан щелчок на ячейке таблицы, выберите элемент Ячейка. В противном случае, Word сделает заливку всей таблицы.

Выравнивание строк

Выравнивание строк

В Word предусмотрено четыре варианта выравнивания строк по левому и правому краю абзаца: По левому краю (Left), По центру (Center), По правому краю (Right) и По ширине (Justified). Они задаются в раскрывающемся списке Выравнивание (Alignment) на вкладке Отступы и интервалы (Indents and Spacing) в диалоговом окне Абзац (Paragraph) (см. Рисунок 6.6). Выбранное выравнивание распространяется на весь выделенный абзац.
При выравнивании текста по левому краю все строки абзаца начинаются вплотную к левому краю, как при печати на пишущей машинке, при выравнивании по правому краю все строки абзаца заканчиваются вплотную к правому полю (левый край получается неровным). Чтобы расположить абзац вплотную к правому полю, не задавайте отступов абзацев.
При выравнивании по центру все строки центрируются между левым и правым полем. При этом лучше задать нулевые отступы и не давать красной строки. При выравнивании по ширине все строки выравниваются сразу по обоим краям текста за счет увеличения расстояния между словами.
Выравнивание по правому краю применяется в колонтитулах, при печати чисел или текста в две колонки. Центрировать удобно заголовки. Выравнивание по ширине используется в книгах.
На панели инструментов Форматирование (Formatting) находятся кнопки, обеспечивающие форматирование символов и абзаца. По активной кнопке можно определить, какое выравнивание задано для текущего абзаца. Для выравнивания текущего абзаца или нескольких выделенных абзацев можно воспользоваться кнопками на панели форматирования или нажать указанное сочетание клавиш:

Для задания параметров форматирования символов

Выводы

1. Для задания параметров форматирования символов в выделенном документе или в выделенном фрагменте выберите команду Шрифт (Font) в меню Формат (Format) или воспользуйтесь областью задач Стили и форматирование (Styles and Formatting) (Рисунок 6.1).
2. В Word предусмотрено четыре варианта выравнивания строк по левому и правому краю абзаца: По левому краю (Left), По центру (Center), По правому краю (Right) и По ширине (Justified). Они задаются в раскрывающемся списке Выравнивание (Alignment) на вкладке Отступы и интервалы (Indents and Spacing) в диалоговом окне Абзац (Paragraph) (Рисунок 6.6). Выбранное выравнивание распространяется на весь выделенный абзац.
3. Для получения информации о параметрах форматирования текста, в том месте, где находится курсор, выберите в меню Формат (Format) команду Показать форматирование (Reveal Formatting). В правой части окна отобразится область задач Показать форматирование (Рисунок 6.9).
4. Для многократного копирования формата выделенного текста дважды нажмите кнопку Формат по образцу на панели инструментов Стандартная (Standard). Затем "закрасьте" кистью-указателем при нажатой кнопке мыши фрагмент текста, формат которого должен быть изменен. Копирование формата будет прекращено после повторного щелчка кнопки Формат по образцу.
5. Для создания маркированного или нумерованного списка установите курсор на то место, откуда будет начинаться список, выберите команду Список (Bullet and Numbering) в меню Формат (Format), откройте соответствующую вкладку, укажите какой тип списка вы будете использовать, и нажмите ОК.

Знакомство с Word 2003

Цепочка связанных надписей

Цепочка связанных надписей

Для перетекания текста между несколькими надписями их следует разместить в документе, а затем установить между ними связи. При добавлении строк в связанную надпись текст автоматически перетекает в следующую надпись. При удалении строк из надписи в нее перетекает текст из следующей надписи.

Диалоговое окно используемое для вставки ячеек

Рисунок 7.4 Диалоговое окно, используемое для вставки ячеек

Табличные данные можно копировать из одной таблицы в другую, перетаскивая мышью выделенную информацию. Для удаления элементов таблицы выделите их и выберите в меню Таблица (Table) одну из команд, входящих в пункт Удалить (Delete): Таблица (Table), Строки (Rows), Столбцы (Columns) или Ячейки (Cells). Чтобы удалить содержимое ячейки, выделите ее и нажмите клавишу Delete.

Диалоговое окно позволяющее изменить

Рисунок 7.3 Диалоговое окно, позволяющее изменить расположение текста в документе

Как будет выглядеть выбранный в группе Ориентация (Orientation) вариант, можно увидеть в разделе Образец (Preview).

Форматирование надписи

Форматирование надписи

Шесть вкладок диалогового окна позволяют задать параметры надписи: цвет и толщину линий, цвет фона (вкладка Цвета и линии — Colors and Lines), размеры и масштаб надписи (вкладка Размер — Size), положение на странице (вкладка Положение — Position), обтекание текста (вкладка Обтекание — Wrapping), внутренние поля (вкладка Надпись — Text Box). Отметим, что команда Надпись появляется в меню только после выделения надписи или размещения в ней указателя мыши. На вкладке Размер (Size) задают исходные размеры объекта.

Форматирование таблицы

Форматирование таблицы

При форматировании таблицы можно задать, какие следует провести границы при печати, какого они должны быть цвета и толщины, как закрасить ячейки. Для прочерчивания границ таблицы или нескольких ячеек выделите только требуемые ячейки, включая их содержимое, выберите соответствующий элемент из списка Границы панели инструментов Форматирование (Рисунок 7.7). При вставке таблицы ее граница по умолчанию устанавливается в виде тонкой сплошной линии черного цвета. Для добавления другой границы выберите команду Границы и заливка (Borders and Shading) в меню Формат (Format) и откройте вкладку Граница (Borders) (см. Рисунок 6.18). Задайте параметры Тип (Setting), Цвет (Color) и Ширина (Width). Убедитесь, что в списке Применить к (Apply to) выбран верный параметр: таблице или ячейке. При необходимости задайте остальные параметры.

Изменение размера строки и столбца

Изменение размера строки и столбца

По умолчанию высота строки зависит от размера используемого шрифта, ширина всех столбцов одинакова и зависит от их количества и расстояния между полями страницы. При вводе текста после достижения границы ячейки курсор переходит на следующую строку. После нажатия клавиши Enter в ячейке создается новый абзац. Высота ячейки при этом увеличивается.
Для изменения высоты и ширины выделенной ячейки или блока ячеек можно использовать мышь. Установите указатель мыши на границе ячейки. Он примет форму двойной линии со стрелками, направленными в противоположные стороны. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите границу на новое место. Если перед перемещением выделить группу ячеек, то будет изменена ширина (высота) только этих ячеек, а не всего столбца (ряда).

Контекстное меню надписи

Контекстное меню надписи

Чтобы отобразить на экране контекстное меню надписи, установите указатель мыши на ее границе. Когда он примет вид стрелки, указывающей в четырех направлениях "+", нажмите правую кнопку мыши.

Объединение и разбивка ячеек

Объединение и разбивка ячеек

При создании заголовка таблицы в некоторых случаях необходимо объединить несколько ячеек первой строки в одну и отформатировать ее содержимое с помощью команд из меню Формат (Format). Заголовок может размещаться на одной или нескольких строках. Чтобы объединить несколько ячеек в одну, выделите их и выберите в меню Таблица (Table) команду Объединить ячейки (Merge Cells). Команда Разбить ячейки (Split Cells) этого же меню позволяет разбить ячейку, в которой установлен курсор, на несколько равных.

Документ может содержать несколько составных

Рисунок 7.12 Панель инструментов Надпись: 1 — Создать связь с надписью, 2 — Разорвать связь со следующей, 3 — Предыдущая надпись, 4 — Следующая надпись, 5 — Изменить направление текста

Документ может содержать несколько составных цепочек надписей. Связи не обязательно должны быть расставлены в прямом направлении. Связанные надписи можно использовать при верстке документов, например, можно расположить текст непрерывно с первой до шестой страницы. Связанные надписи должны находиться в одном разделе одного документа. Нельзя создавать связи между надписями, расположенными в разных разделах.

Перемещение надписи

Перемещение надписи

Чтобы переместить надпись, установите указатель на ее границе. Он примет вид стрелки, указывающей в четырех направлениях "+". Нажмите кнопку мыши и переместите надпись.

Перемещение по цепочке надписей

Перемещение по цепочке надписей

Для перемещения по цепочке надписей выберите надпись, являющуюся частью цепочки. Затем на панели инструментов Надпись нажмите кнопку Следующая надпись (Next Text Box) или Предыдущая надпись (Previous Text Box).

Перетекание текста между надписями

Повторение заголовка таблицы на нескольких листах

Повторение заголовка таблицы на нескольких листах

При размещении таблицы на нескольких листах для автоматического повторения заголовка на каждом листе выделите его и выберите команду Заголовки (Heading Row Repeat) в меню Таблица (Table). Когда эта команда активна, слева от нее видна галочка. При изменении текста заголовка на первой странице он автоматически изменится на последующих страницах.

Преобразование текста в таблицу

Преобразование текста в таблицу

На экране отобразится окно Преобразовать в таблицу (Convert Text to Table) (Рисунок 7.9). Установка переключателя в рамке Разделитель (Separate text at) позволяет задать символ, который будет использовать Word для разбивки текста на столбцы: знак абзаца (Paragraphs), знак табуляции (Tabs), запятая или символ, введенный с клавиатуры, после установки переключателя в положение другой (Other).

Превращение иадписи в рамку

Превращение иадписи в рамку

Для превращения надписи в рамку выполните следующие действия:

Выделите надпись в режиме разметки.

Выберите команду Надпись (Text Box) в меню Формат (Format), а затем откройте вкладку Надпись (Text Box).

Нажмите кнопку Преобразовать в рамку (Convert to Frame). Появится предупреждение, что при преобразовании в рамку некоторые элементы форматирования могут быть потеряны.

Нажмите кнопку ОК.

После этого появляется возможность использования команды Рамка (Frame) из меню Формат (Format) для изменения положения и размеров текста, а также для расположения текста вокруг содержимого рамки.

Прочерчивание/удаление границ ячеек таблицы

Рисунок 7.7 Прочерчивание/удаление границ ячеек таблицы

Окно команды Предварительный просмотр (Print Preview) из меню Файл (File) позволяет увидеть, как будет выглядеть таблица после печати.

Работа с таблицей и надписью

Работа с таблицей и надписью

Прочтя эту главу, вы научитесь:

создавать пустую таблицу, и заполнять ее данными, редактировать и оформлять таблицы, преобразовывать текст в таблицу, сортировать текст, производить вычисления по формулам;

создавать надписи и рамки для лучшего оформления документа, организовать перетекание текста между надписями, форматировать надписи.

Расположение надписей

Расположение надписей

Надпись следует размещать на одной странице. Перенос надписи на другую страницу не допускается. На разных страницах документа можно расположить связанные надписи. Надписи, между которыми установлена связь, образуют сюжет (story). В одном документе можно создать несколько сюжетов.
Чтобы вставить надписи и установить между ними связи, выполните следующие действия:

Выберите команду Надпись (Text Box) в меню Вставка (Insert).

Щелкните мышью место, где будет располагаться первая надпись, и растяните рамку до требуемых размеров. На экране отобразится панель инструментов Надпись (Text Box).

Повторите эту операцию несколько раз, если будет вставлено несколько надписей.

Выберите первую надпись. На панели инструментов Надпись (Text Box) нажмите кнопку Создать связь с надписью (Create Text Box Link). Выберите надпись, в которую текст должен перетекать.

Связь устанавливается от предыдущей надписи к следующей. В обратном порядке установка связи не допускается. Надпись, для которой устанавливаются связи, должна быть пустой и не связанной с другой цепочкой.

Введите текст в окно первой надписи. Когда оно заполнится, текст перейдет в следующее окно, связанное с ним.

Выделенную надпись можно масштабировать, перемещая при нажатой кнопке мыши маркеры (маленькие белые квадраты по углам и в середине рамки).

Разбиение ячеек

Рисунок 7.5 Разбиение ячеек

Последняя команда вызывает на экран диалоговое окно (Рисунок 7.5), в котором можно задать Число столбцов (Number of columns) и Число строк (Number of rows), на которое разбивается выделенная ячейка или каждая из выделенных ячеек.

Разрыв связи между надписями

Разрыв связи между надписями

Надпись может иметь только одну прямую связь (в направлении вперед) и одну обратную (в направлении назад). Можно разорвать связь между двумя надписями, являющимися частью цепочки. При разрыве цепочки образуются две цепочки. Связи, находящиеся до и после разрыва, остаются, но перетекание текста останавливается на последней надписи перед разорванной связью.
Для разрыва связи между надписями выполните следующие операции:
1. Выберите надпись, которая станет последней перед разрывом. Для этого двигайте указатель по рамке надписи, пока он не превратится в стрелку, указывающую в четырех направлениях, затем щелкните рамку.
2. На панели инструментов Надпись (Text Box) нажмите кнопку Разорвать связь со следующей (Break Forward Link).

Редактирование таблицы

Сортировка таблицы по одному или нескольким столбцам

Сортировка таблицы по одному или нескольким столбцам

Чтобы отсортировать таблицу по одному или нескольким столбцам, выделите их, и выберите команду Сортировка (Sort) в меню Таблица (Table) (Рисунок 7.6). В рамке Сортировать (Sort by) в раскрывающемся списке укажите по какому столбцу в первую очередь производить сортировку. Положением переключателя задайте, как производить сортировку: по возрастанию (Ascending) или по убыванию (Descending). Если сортировка будет производится по нескольким столбцам, то задайте порядок их сортировки в рамках Затем по (Then by).

Сортировка текста

Сортировка текста

Порядок сортировки текста с помощью Word:

Для разделения сортируемых элементов списка используется символ абзаца.

При сортировке первыми сортируются элементы, начинающиеся со знаков препинания или символов (например !, №, $, % или &); после них сортируются элементы-; начинающиеся с цифр; и, наконец, последними — элементы, начинающиеся с букв. Даты рассматриваются как числа состоящие из трех цифр;

При сортировке по номерам все символы, кроме цифр, игнорируются. При этом цифры могут находиться в любом месте абзаца.

При сортировке полей, если их значения (например, фамилия) совпадают у двух элементов, то сортировка происходит по последующим полям (например, по имени) так, как указывают параметры сортировки.

Создание надписи

Создание надписи

Надписи и рамки обычно имеют вид прямоугольных объектов, которые используются для размещения текста и графики с изменяемыми размерами. Они отодвигают в сторону окружающий их текст. Надписи можно помещать в различные фигуры, например, в окружности, можно изменять границы надписи, цвет заполнения, перемещать в пределах документа. Надписи были добавлены в Word для более удобной работы с текстами. Их положение надписи можно фиксировать в заданном месте страницы или относительно определенного абзаца.
В некоторых случаях рекомендуется работать не с надписями, а рамками. Рамки позволяют расположить заголовки и примечания на полях страницы. В них можно помещать текст, рисунки и выноски. Рамки необходимы для расположения текста или графики, содержащих одну или несколько следующих позиций:

примечания, помеченные знаками примечания;

концевые сноски, помеченные знаками сноски;

некоторые поля, в том числе AUTONUM, AUTONUMLGL, AUTONUM-OUT, которые используются для нумерации страниц и абзацев в юридических документах и структурах, такие, как ТС, ТОС, RD и ХЕ.

Щелкните мышью место, где будет располагаться один из углов невидимой в дальнейшем рамки, нажмите кнопку мыши и растяните образующийся прямоугольник. При вставке надписи автоматически включается режим разметки.
После выделения рамку можно перемещать клавишами управления курсором, путем перетаскивания мышью или выравнивания относительно указанной точки, например, абзаца, страницы, поля или газетной полосы.

Рисунок 7.11 Создание надписи

Создание пустой таблицы

Создание пустой таблицы

Таблица позволяет упорядочить, содержащуюся в документе текстовую и графическую информацию. Для создания таблицы на пишущих машинках используют табуляцию и абзацные отступы, что требует определенных затрат времени. Word позволяет автоматизировать процесс создания таблиц.
Чтобы вставить пустую таблицу в документ, установите курсор в позицию вставки и воспользуйтесь одним из следующих способов:
Первый способ. Выберите команды Вставить (Insert), Таблица (Table) в меню Таблица (Table). В окне Вставка таблицы (Insert Table) в соответствующих полях задайте число столбцов и строк (Рисунок 7.1). Установите переключатель в положение, обеспечивающее фиксированную ширину столбца (Fixed column width) и введите число, определяющее ширину столбца таблицы. Строка Авто (Auto), установленная по умолчанию при вставке таблицы, означает, что между левыми и правыми полями страницы вставляются столбцы одинаковой ширины. Кнопка Автоформат (AutoFormat) позволяет задать формат таблицы (см. ниже раздел "Автоформатирование таблицы"). Нажмите кнопку ОК, и незаполненная таблица будет вставлена в документ.

Сознание текста для фигур

Сознание текста для фигур

Кнопка Автофигуры (AutoShapes) нa панели инструментов Рисование (Drawing) позволяет создавать различные фигуры, в том числе круг, прямоугольник и т.д. (см. главу 8, раздел "Создание рисунка с помощью панели инструментов Рисование"). Можно создавать связанные надписи между фигурами, такими, как элементы блок-схем, куб и т.п. Для добавления текста к автофигурам щелкните каждую фигуру правой кнопкой мыши, выберите команду Добавить текст (Add Text) в контекстном меню, а затем введите необходимый текст. Этот текст становится частью фигуры. При перемещении фигуры он перемещается вместе с ней. Однако при вращении или отражении фигуры текст не вращается и не отражается вместе с ней. Для поворота текста на 90 градусов вправо или влево выберите команду Направление текста (Text Direction) в меню Формат (Format).

В качестве границы таблицы используйте

Упражнения

1. Создайте таблицу, содержащую 6 столбцов и 4 строки. В качестве границы таблицы используйте двойную линию, ячейки разделите пунктирными линиями. Ячейки второго и третьего столбца пронумеруйте. Порядок выполнения работы:

Установите курсор на месте вставки таблицы.

В меню Таблица (Table) выберите команду Вставить (Insert), Таблица (Table).

В диалоговом окне Вставка таблицы(Insert table) задайте Число строк (Number of rows) 4, Число столбцов (Number of columns) 6 и нажмите кнопку ОК.

Выделите всю таблицу.

Выберите команду Границы и заливка (Borders and Shading) в меню Формат (Format). В диалоговом окне Границы и заливка (Borders and Shading) откройте вкладку Граница (Borders), в списке Ширина (Width) выберите 0,75 пт, в списке Тип (Style), позволяющем задать линию границы,, выберите двойную линию, в списке Тип (Setting), который определяет тип обрамления — рамку. В окне Образец (Preview) нажмите кнопки, позволяющие не проводить линии между ячейками. Таблица будет обведена двойной рамкой.

Нажмите в диалоговом окне Границы и заливка (Borders and Shading) кнопку Панель (Show Toolbar). Появится панель инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders).

Чтобы нарисовать между ячейками таблицы пунктирные линии определенной толщины на панели инструментов Таблицы и границы в списке Толщина линии (Line Weight) выберите 0,75 пт, в списке Тип линии — пунктирную линию. Выделите таблицу и установите Внутренние границы (Inside Borders) в списке, представленном на нижней левой кнопке

, и нажмите эту кнопку.

Чтобы пронумеровать ячейки второго и третьего столбца, выделите их и нажмите кнопку Нумерация (Numbering) на панели инструментов Форматирование.

В результате описанных действий была создана таблица 7.2.
Таблица 7.2. Использование обрамления и нумерации ячеек при создании таблицы

	1.	2.
	3.	4.
	5.	6.
		8.

2. Преобразуйте в таблицу следующий текст, содержащий сведения о количестве работников учреждения с различным стажем: стаж до 5 лет — 20 человек, от 5 до 10 лет — 30 человек, от 10 до 15 лет — 12 человек, от 15 до 20 лет — 2 человека. Работу выполните следующим образом:

Расставьте в тексте знаки табуляции, клавишей Tab, перед количеством человек и после запятых. Запятые и тире удалите,

Выделите текст, помещаемый в таблицу.

Выберите в меню Таблица (Table) пункт Преобразовать (Sort)

В рамке Разделитель (Sort by) установите переключатель в положение абзац (paragraph) и нажмите кнопку ОК.

На панели Форматирование нажмите кнопку Границы(Borders) и выберите элемент Все границы (All Borders), чтобы при печати были видны разделительные линии таблицы.

Полученная таблица приведена ниже.

стаж до 5 лет	20 человек
от 5 до 10 лет	30 человек
от 10 до 15 лет	12 человек
от 15 до 20 лет	2 человека

Вставка копирование и удаление элементов таблицы

Вставка, копирование и удаление элементов таблицы

Для добавления с клавиатуры строки таблицы установите курсор в конце строки, после которой будет производиться вставка, и нажмите клавишу Enter.
Чтобы добавить несколько элементов таблицы, выделите столько элементов таблицы, сколько вы хотите вставить, и выберите в меню Таблица (Table) одну из команд, входящих в пункт Вставить (Insert), например, Столбцы слева (Columns to the Left) для вставки выделенного количества столбцов слева.
После выделения ячеек таблицы и выбора в меню Таблица (Table) команды Вставить (Insert), Ячейки (Insert Cells), появляется диалоговое окно (Рисунок 7.4), в котором положением переключателя определяют, как будет производиться вставка:

со сдвигом вправо (Shift cells Right).

со сдвигом вниз (Shift cells down).

вставить целую строку (Insert entire row).

вставить целый столбец (Insert entire column).

Выбор формата оформления таблицы

Выбор формата оформления таблицы

Установка флажка в группе Изменить оформление (Formats to apply) позволяет отказаться от предлагаемых в схеме особенностей автоформатирования применительно к определенному ее элементу, например, для первого столбца (First column).

Выбор формата таблицы

Рисунок 7.8 Выбор формата таблицы

Выделение элементов в таблице

Выделение элементов в таблице

Для выделения ячейки таблицы щелкните слева от данных, располагающихся в ячейке, для выделения строки щелкните левее строки вне таблицы. Чтобы выделить группу ячеек, выделите первую ячейку и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместите указатель в последнюю ячейку.
Для выделения столбца установите курсор над столбцом так, чтобы он принял вид вертикальной стрелки, направленной вниз, и нажмите кнопку мыши. Другой способ выделения фрагмента таблицы: выделите первую ячейку, строку или столбец выделяемого фрагмента, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее выделите последнюю ячейку, строку или столбец. Для выделения всей таблицы поместите в нее курсор и нажмите клавиши Alt+5 (5 на цифровой клавиатуре. Режим Num Lock должен быть отключен).
Чтобы выделить строку, столбец или таблицу с помощью меню, установите курсор в выделяемой ячейке таблицы и выберите в меню Таблица (Table) одну из команд, входящих в подменю Выделить (Select): Таблица (Table), Столбец (Column), Строка (Row) или Ячейка (Cell).

Выполнение вычислений по табличным данным

В раскрывающемся списке Формат числа (Number format) укажите числовой формат результата вычислений (Рисунок 7.10). Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0%.

Если над курсором расположены ячейки с числами, то в поле Формула (Formula) Word предложит формулу =SUM(ABOVE), по которой производится суммирование чисел, расположенных выше в ячейках этого столбца. Если ячейки с числами расположены левее ячейки с курсором, то Word предложит формулу =SUM(LEFT). Отметим, что суммирование производится до первой пустой ячейки. Чтобы просуммировать всю строку или весь столбец, вставьте в пустые ячейки нули.

Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула (Formula) и из списка Вставить функцию (Paste function) выберите формулу, по которой будут проводиться вычисления. Сведения о доступных функциях приведены в таблице 7.2.

Для вставки закладки выберите помеченный закладкой диапазон ячеек, который следует использовать в вычислениях, или введите его самостоятельно в поле Формула.

Таблица 7.1. Стандартные функции, которые можно ввести в поле Формула

Функция	Возвращаемое значение
ABS(x)	Абсолютное значение числа или формулы (без знака).
AND( x;y)	1 (истина), если оба логические выражения х и у истинны, или 0 (ложь), если хотя бы одно из них ложно.
AVERAGE( )	Среднее значений, включенных в список.
COUNT( )	Число элементов в списке.
DEFINED(x)	1 (истина), если выражение х допустимо, или 0 (ложь), если оно не может быть вычислено.
FALSE	0 {нуль).
IF(x;y;z)	у, если условие х истинно, или z, если оно ложно.
INT(x)	Целая часть числа или значения формулы х.
MIN( )	Наименьшее значение в списке.
MAX()	Наибольшее значение в списке.
MOD(x;y)	Остаток от деления х на у.
NOT(x)	0 (ложь), если логическое выражение х истинно, или 1 (истина), если оно ложно.
OR(x;y)	1 (истина), если хотя бы одно из двух логических выражений х и у истинно, или 0 (ложь), если оба они ложны.
PRODUCT( )	Произведение значений, включенных в список. Например, функция { = PRODUCT (1;3;7;9) } возвращает значение 189.
ROUND(x;y)	Значение х, округленное до указанного десятичного разряда (у), х может быть числом или значением формулы.
SIGN(x)	Знак числа: 1 (если х > 0) или —1 (если х < 0).
SUM()	Сумма значений или формул, включенных в список.
TRUE	1

Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;). В скобки могут вводиться ссылки на ячейки таблицы, в которых находятся данные, вставляемые в формулу. Аргументами также могут быть числа и формулы. Для обновления поля выделите его и нажмите клавишу F9. Для обновления всех полей таблицы выделите всю таблицу и нажмите клавишу F9.

Чтобы создать пустую таблицу, выберите

Выводы

1. Чтобы создать пустую таблицу, выберите команду Добавить (Insert), Таблицу (Table) в меню Таблица (Table). В окне Вставка таблицы (Insert Table) в соответствующих полях задайте число столбцов и строк (Рисунок 7.1).
2. Чтобы выбрать формат для более наглядного оформления таблицы, установите курсор в таблице и выберите команду Автоформат (AutoFormat) в меню Таблица (Table) или нажмите кнопку Автоформат (AutoFormat) в окне Вставка таблицы (Insert Table) (Рисунок 7.1). Выделите в окне Автоформат таблицы (Table AutoFormat) понравившийся вам элемент списка Форматы (Formats) и нажмите кнопку ОК (Рисунок 7.8).
3. Для проведения в таблице расчетов по формуле, установите курсор в ячейке, в которую будет помещен результат вычислений, и выберите команду Формула (Formula) в меню Таблица (Table).
4. Чтобы создать пустую рамку для надписи, выберите команду Надпись (Text Box) из меню Вставка (Insert), установите курсор на то место, где будет располагаться один из углов невидимой в дальнейшем рамки надписи, нажмите кнопку мыши и растяните образующийся прямоугольник.
5. Для форматирования надписи используйте в меню Формат (Format) команду Надпись (Text Box).

Задание формулы для выполнения

Рисунок 7.10 Задание формулы для выполнения вычислений по приведенным в таблице данным

Задание количества строк и столбцов для новой таблицы

Рисунок 7.1 Задание количества строк и столбцов для новой таблицы

Второй способ. Нажмите кнопку Добавить таблицу (Insert Table)

Задание условий в соответствии

Рисунок 7.9 Задание условий, в соответствии с которыми текст будет преобразован в таблицу

Задание в создаваемой таблице

Рисунок 7.2 Задание в создаваемой таблице количества строк и столбцов с помощью кнопки Вставить таблицу

Для изменения ширины столбца или таблицы установите указатель мыши на линии границы столбца и переместите ее на требуемое расстояние, удерживая нажатой кнопку мыши.
Третий способ. Поставьте знаки плюс там, где будут находиться линии, отделяющие один столбец от другого, и введите между ними знак подчеркивания, например, +-------------+-------------+. Таблица будет прорисована после нажатия клавиши Enter.
Четвертый способ. Выберите команду Нарисовать таблицу (Draw Table) в меню Таблица (Table). Указатель мыши примет вид карандаша. Вначале установите курсор там, где будет находиться один из углов таблицы. Затем при нажатой кнопке мыши растяните пунктирный прямоугольник, определяя габариты таблицы. На следующем этапе, нажмите кнопку мыши и проведите горизонтальные и вертикальные линии, определяющие границы строк и столбцов. Перемещая мышь с нажатой кнопкой, вы можете создать таблицы самой замысловатой формы, в том числе таблицы с расщепленными или объединенными ячейками.
Рисование линий таблицы, добавление или удаление границ вокруг выделенного текста, абзацев, ячеек, рисунков или других объектов, выравнивание текста по краю ячейки, сортировку выделенного столбца удобно выполнять с помощью панели инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders).

Знакомство с Word 2003

Автофигура 24конечная звезда и выноска

Рисунок 8.17 Автофигура 24-конечная звезда и выноска

Автофигуры

Автофигуры

Под автофигурами в Word подразумевают набор фигур различной степени сложности.
Меню содержит следующие пункты: Линии (Lines), Соединительные линии (Connectors), Основные фигуры (Basic Shapes), Фигурные стрелки (Block Arrows), Блок-схема (Flowchart), Звезды и ленты (Stars and Banners), Выноски (Callouts). Использование команд меню Автофигуры (AutoShapes) уменьшает время, затрачиваемое пользователем на создание рисунка.
Чтобы нарисовать кривую, выберите в меню Автофигуры (AutoShapes), Линии (Lines) кнопку Кривая (Curve). Если при построении удерживать нажатой клавишу Shift, то получим фигуру с равными размерами по нескольким осям: окружность, куб и т.д. Для добавления текста к автофигуре (за исключением автофигур: линии, соединительные линии и полилинии) щелкните ее и начните ввод текста. Автофигуры — можно использовать для создания окантовки вокруг текста. Для соединения двух объектов используются соединительные линии.
Автофигуру можно использовать в качестве гиперссылки (см. главу 27 раздел "Использование гиперссылок для навигации по документам").

Автоматизация вставки нумерации подписи к объекту

Автоматизация вставки нумерации подписи к объекту

При желании, вы можете автоматизировать вставку нумерации подписи к объекту. Например, при вставке таблицы будет автоматически появляться надпись "Таблица" и указываться ее порядковый номер.

Диалоговое окно используемое для задания параметров сноски

Рисунок 8.8 Диалоговое окно, используемое для задания параметров сноски

Текст сноски можно форматировать, как и остальную часть документа. Его размещение можно просмотреть в режиме разметки страницы. В дальнейшем, чтобы открыть область сносок, надо дважды щелкнуть знак сноски или выбрать команду Сноски (Footnote) в меню Вид (View).

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 8.2 Диалоговое окно, используемое для создания перекрестной ссылки

Если элемент, на который надо сослаться, находится в другом документе, то необходимо, чтобы оба документа были частью главного документа. Если вместо текста перекрестной ссылки, например, номера страницы, виден элемент, типа { PAGEREF ReF377880425 \h }, значит, включен режим отображения кодов полей вместо значений полей (см. ниже раздел "Поля").

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 8.22 Диалоговое окно, используемое для ввода, редактирования и форматирования надписи

Выберите нужные элементы в раскрывающихся списках Шрифт (Font) и Размер (Size). Введите с клавиатуры текст фигурной надгдиси (объекта WordArt) или вставьте его из буфера обмена. Он заменит имеющийся Текст надписи (Your Text Here). Образец трехмерного текста показан на Рисунок 8.23. Фигурный текст не отображается на экране в режиме структуры. Также невозможно выполнить проверку орфографии фигурного текста.

Диалоговое окно отображающее специальные символы

Рисунок 8.11 Диалоговое окно, отображающее специальные символы

Обширный список специальных знаков приведен в диалоговом окне Символ на вкладке Специальные знаки: длинное тире (-), многоточие (...), неразрывный дефис, мягкий перенос, авторское право и другие. Выделите нужный знак и нажмите кнопку Вставить (Insert).

Диалоговое окно позволяющее изменить

Рисунок 8.19 Диалоговое окно, позволяющее изменить размеры и масштаб рисунка

Диалоговое окно позволяющее изменять

Рисунок 8.18 Диалоговое окно, позволяющее изменять цвет заливки и линий автофигуры

Диалоговое окно Закладка

Рисунок 8.1 Диалоговое окно Закладка

выбрать команду Перейти (Go To) в меню Правка (Edit), выделить элемент Закладка (Bookmark) в списке Объект перехода (Go to what), указать имя закладки в поле Введите имя закладки (Enter bookmark name) и нажать кнопку Перейти (Go To).

Добавление ключа к кодам поля

Рисунок 8.13 Добавление ключа к кодам поля

Коды/значения полей (Toggle Field Codes). Чтобы предотвратить изменения текущего значения поля, произведите блокировку поля.

Форматирование объекта WordArt

Форматирование объекта WordArt

Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения можно использовать кнопки панелей инструментов Рисование и WordArt. Кнопки этих панелей инструментов позволяют вращать и растягивать фигурный текст, вписывать его в автофигуры. После выделения объекта WordArt в меню Формат (Format) становится доступной команда Объект Word-Art (WordArt), отображающая на экране диалоговое окно Формат объекта WordArt (Format WordArt). Функции этого диалогового окна такие же, как окна Формат автофигуры (см. Рисунок 8.18). Открыв соответствующую вкладку окна, вы можете выбрать цвет заливки, задать точные размеры по высоте, ширине и поворот объекта, масштаб по высоте и ширине.

Форматирование рисунка

Группировка объектов

Группировка объектов

Вы можете сгруппировать несколько объектов так, чтобы Word рассматривал их как единое целое. Например, можно задать режимы обтекания текстом как единого целого сгруппированных объектов (рисунков) или рисунка и подписи к нему. Выделите несколько объектов, удерживая нажатой клавишу Shift. Щелкните правой кнопкой мыши выделенные объекты и выберите в контекстном меню команду Группировка, Группировать (Group).

Использование меню Вставка Вставка

Использование меню Вставка, Вставка и форматирование рисунка в Word

В этой главе вы познакомитесь со следующими вопросами, связанными с использованием команд меню Вставка (Insert) в Word:

вставка закладки, перекрестной ссылки, нумерованного названия, сноски, текущего времени и даты, символов, поля;

создание рисунка.

Вставка примечаний рассмотрена в главе 4, автотекста — в главе 5, надписи—в главе 7, номера страницы, разрыва страницы и раздела — в главе 10, рисунка, коллекции картинок Microsoft (Clip Organizer), красочно оформленного текста с помощью WordArt — в главе 28.

Изменение цвета заливки и линии

Изменение цвета заливки и линии

На вкладке Цвета и линии (Colors and Lines) в разделе Заливка (Fill) можно задать цвет заливки и ее прозрачность, в разделе Линии (Line) задается цвет, тип и толщина линии. Нажав кнопку со стрелкой направленной вниз, мы увидим раскрывающийся список, в котором можно выбрать новый цвет или тип линии: сплошную, пунктирную и т.п.

Изменение масштаба графического объекта с помощью мыши

Изменение масштаба графического объекта с помощью мыши

Для изменения масштаба графического объекта с помощью мыши выполните следующие действия:

щелкните его мышью, чтобы выделить. На рисунке обозначится прямоугольник выделения с восемью маркерами изменения размера, имеющие вид черных квадратиков. Маркеры расположены по углам и в середине каждой стороны;

установите указатель мыши на одном из маркеров (квадратиков) изменения размера. Указатель примет вид двусторонней стрелки;

Коды полей

Коды полей

Коды полей - это элементы поля, определяющие его значение. Они появляются в виде специальных инструкций, заключенных в фигурные скобки Например, вы можете поместить в документ код поля, который будет вставлять текст определенного файла. Например, код поля {INCLUDETEXT "с'\\Письма\\Грузовые автомобили.doc"} вставляет текст файла с именем Грузовые автомобили. При выводе документа на печать или при сокрытии кодов полей вместо них отображаются значения полей.

Контекстное меню при работе с автофигурой

После щелчка автофигуры правой кнопкой мыши появляется контекстное меню, которое содержит основные команды, обеспечивающие редактирование, форматирование, добавление текста.

Меню Рисование

Меню Рисование

Приведем некоторые операции, которые можно выполнить с графическим объектом с помощью меню Рисование панели инструментов Рисование (Drawing):

сгруппировать в один объект несколько предварительно выделенных объектов или разгруппировать их;

изменить обтекание текстом;

заменить автофигуру на другую.

Например, для выравнивания графических объектов выделите их. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Действия (Draw), затем выберите команду Выровнять/распределить (Align and Distribute) и задайте нужный способ выравнивания (см. таблицу 8.2).
Таблица 8.2. Назначение некоторых команд меню Рисование, Выровнять/распределить (Align and Distribute)

Команда	Команда позволяет выровнять объекты следующим образом:
Выровнять по левому краю (Align Left)	По их левым краям
Выровнять по центру (Align Center)	Горизонтально по их центрам
Выровнять по правому краю (AlignRight)	По их правым краям
Выровнять по верхнему краю (Align Top)	По их верхним краям
Выровнять по середине (Align Middle)	Вертикально по их серединам
Выровнять по нижнему краю (Align Bottom)	По их нижним краям

Нумерованные названия

Нумерованные названия

Word позволяет к определенному объекту документа: рисунку, таблице, диаграмме добавить нумерованное название, т.е. название объекта и его порядковый номер, например, "

Область задач Коллекция клипов

Рисунок 8.14 Область задач Коллекция клипов

Коллекция клипов имеет собственную справочную систему.

Образец надписи выполненной с применением программы WordArt

Рисунок 8.23 Образец надписи, выполненной с применением программы WordArt

Обрезка рисунка

Обрезка рисунка

Можно обрезать точечный рисунок, картинку или рисунок, имеющий вид фотографии, а затем, при необходимости, восстановить их исходный вид, воспользовавшись той же кнопкой (при обрезке часть рисунка скрывается, а не удаляется). Фотографии часто обрезают для привлечения внимания к конкретной области изображения.

Окно документа имеющего сноску

Рисунок 8.7 Окно документа, имеющего сноску

Сноски делятся на обычные и концевые. Обычная сноска располагается внизу страницы, концевая в конце раздела или документа. В качестве обычных сносок используют знаки типа "*" или числа, в качестве концевых сносок — числа. При работе в обычном режиме, режиме структуры и веб-документа область сносок располагается в отдельной части окна с собственными полосами прокрутки.
Чтобы создать сноску, установите курсор на месте вставки и выберите в меню Вставка (Insert) команду Ссылка (Reference), Сноска (Footnote).

В открывшемся диалоговом окне (Рисунок 8.8) в группе Положение (Location) положением переключателя задайте, какие будут вставляться сноски: обычные сноски (Footnote) или концевые сноски (Endnote).

В разделе Формат (Format) выберите Формат номера (Number format).

Кнопка Символ (Symbol) вызывает окно, в котором можно выбрать специальный символ в качестве знака сноски.

После нажатия кнопки ОК окно документа разделится. В одном окне будет отображен документ, в другом — сноска. Текст сноски вводится в окно сноски.

Окно позволяющее вставить поля в документ

Рисунок 8.12 Окно, позволяющее вставить поля в документ

Чтобы увидеть все возможные типы полей, выберите значение (Все) (Аll). В списке Поля (Fieldnames) выберите тип поля для вставки. Для получения более полной информации используйте ключи. Например, если вы хотите включить в колонтитул имя файла и путь к нему, в списке Поля (Fieldnames), выберите значение FileName, нажмите кнопку Коды поля. В новом окне нажмите кнопку Параметры (Options). Откройте вкладку Ключи (Field Specific Switches), в поле Ключи (Switches) выберите \р и нажмите кнопку Добавить (Add to Field) (Рисунок 8.13).

Окно таблицы символов

Рисунок 8.10 Окно таблицы символов

Кнопка Автозамена (Autocorrect) используется для добавления символа в список автозамены. Кнопка Сочетание клавиш (Shortcut Key) открывает окно, позволяющее задать сочетание клавиш выделенному символу.
В случае выбора шрифта, содержащего набор, например Arial или Times New Roman, в диалоговом окне появляется дополнительный список Набор. Он содержит список наборов символов шрифта. Выберите набор, который следует отобразить в таблице, например греческий основной, кириллица или знаки пунктуации.

Отображение на экране колов полей или их значений

Отображение на экране колов полей или их значений

Чтобы отобразить на экране коды полей, а не их значения, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), а затем установите флажок коды полей (Field codes) на вкладке Вид (View) (см. главу 11, Рисунок 11.2).
Чтобы скрыть код поля, установите указатель на код поля, нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду

Панель инструментов Настройка изображения

Панель инструментов Настройка изображения

Для вывода на экран этой панели инструментов выберите команды Панели инструментов (Toolbars), Настройка изображения (Picture) в меню Вид (View) или щелкните рисунок правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Отобразить панель настройки изображения (Show Picture Toolbar).

Панель инструментов Рисование

Рисунок 8.15 Панель инструментов Рисование

Кнопки панели инструментов Рисование (Рисунок 8.15) используются при рисовании и форматировании линий и фигур, создании надписей и объектов WordArt. Назначение кнопок приведено в таблице 8.1.
Таблица 8.1. Назначение кнопок панели инструментов Рисование

№ кнопки	Название кнопки	Назначение
1	Рисование (Draw)	открывает меню, обеспечивающее управление объектами с помощью команд Сдвиг, Выровнять, Повернуть и т.п.
2	Выбор объектов (Select Objects)	позволяет выделить один или несколько объектов рисунка
3	Автофигуры (AutoShapes)	открывает меню, обеспечивающее рисование различных фигур (см. ниже раздел "Автофигуры")
4	Линия (Line)	позволяет рисовать прямую линию
5	Стрелка (Arrow)	обеспечивает рисование стрелки на конце линии
6	Прямоугольник (Rectangle)	обеспечивает рисование квадрата или прямоугольника
7	Овал (Oval)	обеспечивает рисование овала, эллипса или круга
8	Надпись (Text Box)	обеспечивает создание области, содержащей текст
9	Добавить объект WordArt (Insert WordArt)	позволяет красочно оформить текст, используя различные спецэффекты (см. ниже раздел "Создание красочно оформленного текста с помощью WordArt ")
10	Добавить Диаграмму или организационную диаграмму	открывает диалоговое окно Библиотека диаграмм, позволяющее выбрать тип диаграммы
11	Добавить картинку (Insert ClipArt)	отображает область задач Коллекция клипов (Clip Art), облегчающую поиск клипов (см. Рисунок 8.14)
12	Добавить рисунок (Inert Picture)	открывает диалоговое окно Добавление рисунка (Insert Picture), позволяющее выбрать рисунок для вставки
13	Цвет заливки (Fill Color)	заливка выделенного объекта выбранным цветом
14	Цвет линии (Line Color)	позволяет выбрать цвета линии для выделенного объекта
15	Цвет шрифта (Font Color)	позволяет выбрать цвет шрифта для выделенного объекта
16	Тип линии (Line Style)	позволяет выбрать тип линии для' линий и границ
17	Меню "Штрих"	позволяет выбрать тип штриховой (пунктирной) линии
18	Меню "Стрелки"	содержит различные виды стрелок , которые можно применять к линиям
19	Меню "Тени"	позволяет добавлять теневые эффекты для рисованных объектов
20	Меню "Объем"	выбор объемного эффекта для рисованных объектов

Word автоматически переходит в режим разметки после нажатия кнопки на панели инструментов Рисование. При этом указатель мыши приобретет вид крестика. На экране отображается Полотно (Drawing Canvas) — область, в которой можно рисовать фигуры, имеющая вид прямоугольника. Полотно позволяет расположить вместе части рисунка, что крайне важно, если рисунок состоит из нескольких фигур.
Чтобы полотно автоматически вставлялось вокруг графических объектов, в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options), откройте вкладку Общие (General) и установите флажок автоматически создавать полотно при вставке автофигур (Automatically create drawing canvas when inserting Autoshapes).
Для установки вставки рисунков по умолчанию в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options), откройте вкладку Правка (Edit). В поле вставлять рисунки как выберите нужное размещение по умолчанию: как встроенных выберите пункт в тексте, а для вставки как перемещаемых— любой другой пункт.
Чтобы начать рисовать объект, нажмите кнопку мыши в том месте, где вы хотите нарисовать объект, и переместите указатель мыши, который приобретет вид крестика. Рисование закончится после того, как будет отпущена кнопка мыши. Чтобы нарисовать линию под углом, кратным 15 градусам, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Shift. После завершения процесса рисования объект остается выделенным, вокруг него видны маркеры изменения размера (Рисунок 8.16). Созданные с помощью панели инструментов Рисование фигуры можно перемещать по странице мышью. Для отмены выделения объекта щелкните мышью вне области выделения.
Объект рисуется в слое, расположенном над текстом, и закрывает все остальные объекты. Созданный объект по умолчанию будет прикреплен к ближайшему абзацу. Если нажать кнопку на панели Рисование и щелкнуть документ, то в этой точке будет создан объект с размерами, установленными по умолчанию. Для многократного использования кнопки панели инструментов дважды щелкните ее мышью. Созданные с помощью панели инструментов Рисование фигуры можно перемещать по странице мышью. Для отмены выделения объекта щелкните мышью вне области выделения.

Переход к закладке

Переход к закладке

Перейти к закладке можно несколькими способами:

выбрать команду Закладка (Bookmark) в меню Вставка (Insert), выделить имя закладки в списке и нажать кнопку Перейти (Go To) (Рисунок 8.1). После перехода на нужную позицию нажмите кнопку Закрыть (Close);

Перекрестная ссылка

Перекрестная ссылка

Перекрестная ссылка позволяет сослаться на расположенный в другом месте элемент документа: рисунок, таблицу, формулу, сноску, заголовок, отформатированный стандартным стилем. Например, вы можете использовать в качестве перекрестной ссылки заголовок раздела, написав: "см. раздел "Создание пустой таблицы"".
Перекрестная ссылка является полем и все изменения в объекте, на который указывает ссылка, отображаются в ней. Так результаты редактирования названия раздела автоматически отобразятся в ней.

В поле Тип ссылки (Reference type) выберите тип элемента, на который требуется сослаться, например, Заголовок (Heading).

В поле Вставить ссылку на (Insert reference to) выберите тип данных, на которые будет производиться ссылка, например, Текст заголовка (Heading text).

В поле Для какого заголовка (For which heading) выберите элемент, на который требуется сослаться.

Окончив работу с окном, нажмите кнопку Вставить (Insert).

Поля

Поля

Поля используются в документе для размещения переменных данных. Они содержат набор команд, позволяющий разместить требуемую информацию в определенном месте документа. Эта информация может меняться в зависимости от заданных условий. Например, поле номера страницы. Поле содержит название типа поля и инструкции, которые заключаются в фигурные скобки.

Расположение маркеров размера на рисунке

Рисунок 8.20 Расположение маркеров размера на рисунке

удерживая нажатой кнопку мыши, переместите рамку в нужном направлении. Если перемещать маркер изменения размера, расположенный на вертикальной или горизонтальной стороне, то масштаб рисунка будет меняться соответственно по вертикали или горизонтали, если в углу рисунка, то будет пропорционально изменяться размер всего рисунка. Завершив изменение размера рисунка, щелкните мышью вне рисунка.

Режимы просмотра графических объектов

Режимы просмотра графических объектов

Для создания, просмотра и изменения графических объектов необходимо работать в режиме разметки или предварительного просмотра. Графические объекты, созданные средствами Microsoft Word, не выводятся на экран в обычном режиме или в режиме структуры. Графические объекты не отображаются в документе, если установлен флажок пустые рамки рисунков (Pictures placeholders). Чтобы снять флажок в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options), а затем откройте вкладку Вид (View) (см. главу 11, Рисунок 11.2).

raquo; "Рисунок

Рисунок 1", "Рисунок 2" и т.д. При добавлении или удалении объекта, номера остальных объектов, принадлежащих к этому названию, автоматически обновляются, т.е. если вы вставите в середине документа рисунок и дадите ему номер, то все последующие номера рисунков автоматически изменятся. Текст нумерованного названия условно можно разделить на три части: постоянную, автоматическую нумерацию и текст, вводимый пользователем. Например, в нумерованном названии "Таблица 1. Модели компьютеров" слово "Таблица" относится к постоянной части, "1" — поле, имеющее автоматическую нумерацию, "Модели компьютеров" — текст, вводимый пользователем. На нумерованные названия можно ссылаться в перекрестной ссылке.
В открывшемся диалоговом окне в раскрывающемся списке подпись выберите тип объекта, к которому относится название: таблица, рисунок, формула (Рисунок 8.3).

В поле Название (Caption) сразу после номера введите текст названия.

В раскрывающемся списке положение (Position) выберите размещение названия относительно объекта: Под выделенным объектом (Below selected item) или Над выделенным объектом (Above selected item).

Кнопка Удалить (Delete Label) дает возможность удалить название, которое вам больше не понадобится.

Нажмите кнопку (Ж для вставки названия.

Сдвиг графического объекта изменение

Сдвиг графического объекта, изменение, замена одной автофигуры другой

Перед тем, как сдвинуть графический объект, выделите его. На панели инструментов Рисование выберите команду Сдвиг (Nudge) в меню Действия (Draw), а затем в подменю выберите нужное направление перемещения объекта. Предусмотрена возможность сдвига объекта путем его выделения и нажатия клавиш перемещения курсора.
Для замены одной автофигуры на другую выделите ее, нажмите на панели Рисование кнопку Действия (Draw) и выберите новую автофигуру.

Шрифты Symbol и Wingdings

Шрифты Symbol и Wingdings

Шрифт Symbol содержит буквы греческого алфавита, математические, химические и логические символы. Ряд надстрочных и подстрочных символов из нижнего ряда таблицы можно объединить для получения нового знака, например интеграла. Забавные символы с изображением симпатичных рожиц , телефонов и разнообразных стрелок появляются при выборе шрифта Wingdings.
Кнопка Автозамена (Autocorrect) используется для добавления символа в список диалогового окна Автозамена с тем, чтобы выбранный символ вставлялся в документ автоматически после нажатия определенного сочетания клавиш (см. главу 5). Кнопка Сочетание клавиш (Shortcut Key) открывает окно, позволяющее задать клавиатурную комбинацию выделенному символу.

Сноски

Сноски

Сноски используются в публикациях для создания ссылок на первоисточники или для пояснения фрагментов текста. Число, символ или комбинация символов, показывающие, что для этого места документа имеются дополнительные сведения, называются знаком сноски, так, если знаком сноски будет цифра 5, например, платы5, то можно посмотреть дополнительные сведения, приведенные под номером 5 (Рисунок 8.7).

Создание и изменение направления тени графического объекта

Создание и изменение направления тени графического объекта

Для создания и изменения направления тени выполните следующие действия:

выделите графический объект;

нажмите кнопку меню Тени на панели инструментов Рисование

Создание красочно оформленного текста с помощью WordArt

Создание красочно оформленного текста с помощью WordArt

Программа WordArt используется для красочного оформления заголовков и надписей при работе с документами.
К аналогичному результату приведет выбор в меню Вставка (Insert) команды Рисунок (Picture), Объект WordArt (WordArt) вместо нажатия указанной кнопки.
На экране отобразится диалоговое окно Коллекция WordArt (WordArt Gallery), в котором выделите один из образцов расположения текста: по прямой, по дуге, в виде вертикальной полосы и т.д. (Рисунок 8.21). После нажатия кнопки ОК появится диалоговое окно Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text), предназначенное для ввода и редактирования текста, форматирования символов (Рисунок 8.22).

Создание новых названий для нумерации

Рисунок 8.4 Диалоговое окно, позволяющее создать новое название

Создание рисунка с помощью панели инструментов Рисование

Создание рисунка с помощью панели инструментов Рисование

Встроенный в Word графический редактор позволяет создавать самые разнообразные графические объекты: от простых линий и блок-схем до красочных иллюстраций. Рисунки можно размещать в одном из трех графических слоев: в тексте, за текстом (так размещаются водяные знаки) или перед текстом, закрывая его.

Рисунок 8.16 Создание рисунка с помощью панели инструментов Рисование

Выделите как закладку фрагмент текста

Упражнения

1. Выделите как закладку фрагмент текста и выберите команду Закладка (Bookmark) в меню Вставка (Insert). В поле Имя закладки (Bookmark name) введите имя или выберите его из списка и щелкните кнопку Добавить (Add) (см. Рисунок 8.1). Перейдите в начало документа, а затем к закладке, выбрав команду Перейти (Go To) в меню Правка (Edit).
2. В текстовый документ вставьте несколько рисунков и пронумеруйте их.
3. Создайте обычную сноску. Перейдите в режим разметки, установите курсор на месте вставки и выберите в меню Вставка (Insert) команду Сноска (Footnote).
4. Создайте рисунок 16-конечной звезды с помощью встроенного графического редактора, закрасьте ее синим цветом. Для создания рисунка выполните следующие действия:

Для отображения на экране панели инструментов рисования (Drawing) выберите в меню Вид (View) команду Панели инструментов (Toolbars), Рисование (Drawing).

Нажмите кнопку Автофигуры (AutoShapes), выберите Звезды и ленты (Stars and Banners), 16-конечная звезда (16-Point Star) и постройте звезду, удерживая нажатой клавишу Shift.

Дважды щелкните рисунок мышью. Появится диалоговое окно Формат автофигуры. Откройте вкладку Цвета и линии (Colors and Lines).

В группе Заливка (Fill) в поле Цвет (Color) задайте синий цвет для закрашивания фигуры.

5. Уменьшите размер рисунка по вертикали или по горизонтали без изменения его масштаба. Чтобы убрать часть рисунка, выделите его щелчком мыши, нажмите кнопку Обрезка (Crop) на панели инструментов Настройка изображения (Picture). Установите указатель обрезки

Варианты оформления надписи с помощью WordArt

Рисунок 8.21 Варианты оформления надписи с помощью WordArt

Включение номера главы в название объекта

Включение номера главы в название объекта

Предусмотрена возможность включения в название объекта номера заголовка определенного уровня, например, дать рисунку номер 8.5, где 8 указывает номер главы (заголовок первого уровня). В этом случае необходимо для названия глав документа использовать определенный стиль, например, Заголовок 1 (Heading 1), и не применять этот стиль ни к какому другому тексту документа.
Для включения номера в название выполните следующие действия:

Выберите команду Список (Bullets and Numbering) в меню Формат (Format), а затем откройте вкладку Многоуровневый (Outline Numbered) (см. главу 6, Рисунок 6.16).

Выберите формат номера, связанный с названиями глав, например, Глава 1 (Chapter 1), и нажмите кнопку Изменить (Customize).

Внесение изменений в нумерованный список

Рисунок 8.6 Внесение изменений в нумерованный список

В поле формат номера (Number format) введите название Глава.

В списке начать с (Start at) установите номер главы и нажмите кнопку ОК.

Выберите команду Ссылка (Reference), Название (Caption) в меню Вставка (Insert).

Нажмите кнопку Нумерация (Numbering) (Рисунок 8.5). Откроется диалоговое окно Нумерация названий (Caption Numbering) (Рисунок 8.6). Установите флажок Включить номер главы (Include chapter number). Задайте разделитель, например, точку. Перед номером рисунка или таблицы будет автоматически указываться номер главы.

Вставка и перемещение надписи

Вставка и перемещение надписи

Для вставки или перемещения надписи используйте следующую процедуру:

На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Надпись (Text Box).

Для вставки надписи стандартного размера щелкните документ.

Для изменения размеров надписи используйте перетаскивание. Выделите надпись и перетащите ее границу. Для сохранения пропорций надписи при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Shift.

При перетаскивании надписи на нужное место необходимо перемещать границу, а не маркеры изменения размера. При перетаскивании маркера изменения размера будет изменяться форма надписи, в то время как сама надпись будет оставаться на месте.

Вставка и сохранение рисунка

Вставка и сохранение рисунка

Команда Объект (Object) в меню Вставка (Insert) в окнах программ Word, Excel, PowerPoint позволяет вставить рисунок, который можно будет редактировать в дальнейшем с помощью программы, в которой он создавался.
Для вставки рисунка установите курсор на место вставки, укажите в меню Вставка (Insert) команду Рисунок (Picture) и выберите одну из команд: Картинки (Clip Art), Из файла (From File), Co сканера или камеры (From Scanner or Camera), Организационная диаграмма (Organization Chart). Создать рисунок (New Drawing), Автофигуры (AutoShapes), Объект WordArt (WordArt), Диаграмма (Chart).
Для использования некоторых форматов файлов необходимо установить специальные графические фильтры. Все графические фильтры автоматически устанавливаются только при полной установке Word. Вы можете просмотреть, какие фильтры для рисунков установлены на вашем компьютере, выбрав в меню Вставка (Insert) команду Рисунок (Picture), Из файла (From File). В диалоговом окне Добавление рисунка (Insert Picture) откройте раскрывающийся список Тип файла (Files of Type). Для просмотра рисунков в диалоговом окне Добавление рисунка, не открывая файлов, нажмите кнопку Представления (Views) на панели инструментов (см. Рисунок 2.13) и выберите в списке Эскизы (Thumbnails) или Просмотр (Preview).
При сохранении документа, содержащего рисунки, Word автоматически подбирает для каждого графического изображения оптимальный формат файла. Например, в формате *,JPEG сохраняются фотографии, *.GIF — штриховые рисунки. При желании вы может сами задать эти параметры.

Вставка картинки из коллекции

Вставка картинки из коллекции

В Word 2003 включена новая коллекция клипов, содержащая разнообразные рисунки, фотографии, звуковые файлы и видеоклипы.
Для просмотра картинок, представленных в области задач Коллекция клипов нажмите кнопку Начать. Наведите указатель мыши на интересующую вас картинку. После щелчка кнопки справа от выделенной картинки открывается контекстное меню, позволяющее вставить, копировать, удалить и т.д. картинку.
Ссылка Картинки на узле Office Online позволяет вставить клип со специального сервера Microsoft, если у вас есть доступ к Интернет. После щелчка ссылки Упорядочить картинки вам предложат систематизировать клипы мультимедиа на диске вашего компьютера и покажут список коллекций.

Вставка символов в документ

Вставка символов в документ

Чтобы вставить символ из таблицы в документ, выполните следующие действия:

Установите курсор на место вставки, выберите команду Символ (Symbol) из меню Вставка (Insert).

В окне Символ (Symbol) откройте вкладку Символы (Symbols) и в раскрывающемся списке Шрифт (Font) выберите нужный шрифт, например Times New Roman.

Выберите символ и дважды щелкните его или нажмите кнопку Вставить (Insert). Перейдите к следующему символу и повторите операцию.

Закройте окно, щелкнув кнопку Закрыть (Close). До тех пор, пока вы не выберете символ, на этой кнопке будет написано Отмена (Cancel).

Вставка специальных символов и знаков

Вставка специальных символов и знаков

Word предусматривает возможность вставки в документ специальных символов и знаков, не представленных на клавиатуре, например, международных символов денежных единиц (е, ё), букв национальных алфавитов (ё, ё), декоративных, математических или Юникод символов.
Office 2003 позволяет изменять размеры таблицы с открытой вкладкой Символы, перемещая ее границы мышью (Рисунок 8.10). Щелчок мыши на символе позволяет увидеть его в увеличенном масштабе. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перемещая указатель, можно просмотреть все символы в увеличенном масштабе. Для выбора символа с клавиатуры нажмите несколько раз клавишу Tab, пока курсор не окажется в области расположения символов, и клавишами со стрелками выберите нужный символ.

Вставка текущего времени и даты

Вставка текущего времени и даты

При написании писем, составлении ряда документов, например, протоколов собраний, мы указываем дату и текущее время. Компьютер позволяет автоматизировать этот процесс, фиксируя время начала/конца составления документа по своим часам.
Установка флажка Обновлять автоматически (Update automatically) обеспечивает вставку даты и времени как поля. Это означает, что дата и время будут обновляться автоматически при каждой печати документа.
Приведем несколько возможных форматов даты и времени:

число.месяц.год (год может указываться полностью или двумя последними цифрами, месяц может указываться двумя цифрами или может быть приведено название месяца). Например, 29.11.2003 означает 29 ноября 2003 года (см. список Форматы (Available formats) на Рисунок 8.9);

Вставка в документ растровых и векторных рисунков

Вставка в документ растровых и векторных рисунков

Рисунки придают документу большую наглядность и выразительность, помогают лучше понять текст. В приложения Microsoft Office можно вставлять растровые и векторные рисунки большинства графических форматов. Растровые рисунки создаются при работе с цифровой видеокамерой, с программой Microsoft Paint, при сканировании графики и фотографии. Они состоят из большого количества точек. При увеличении рисунка увеличиваются размеры каждой точки рисунка. На прямых линиях появляются зубчатые отрезки. Файлы растровых рисунков имеют расширение .bmp, .png, jpg, .tif, .pcx и .gif.
Векторные рисунки создаются линиями, кривыми и другими объектами. Они лучше масштабируются. Векторные изображения создаются при использовании панели инструментов Рисование, описанной ниже.
Любой нарисованный или вставленный рисунок, который можно редактировать считается графическим объектом. Графическими объектами являются автофигуры, линии и объекты WordArt. К рисункам относятся сканированные изображения, точечные рисунки (растровая графика), фотографии. В ряде случаев для редактирования рисунка с использованием панели инструментов Рисование рисунок следует разгруппировать и превратить в графический объект.

Выбор формата даты и времени

Рисунок 8.9 Выбор формата даты и времени

год—месяц—число (число может указываться двумя цифрами, в' качестве разделителей используется тире). Например, 2003-11-29 означает 29 ноября 2003 года;

число: месяц, год и часы: минуты: секунды — время с точностью до секунды проставляется по системным часам компьютера. Например, 29.11.2003 13:47:09 означает 29 ноября 2003 года 13 часов 47 минут 09 секунд.

Выбор формы объекта WordArt

Выбор формы объекта WordArt

Для расположения текста в виде полукруга, треугольника, по дуге и т.п. выделите нужный объект и нажмите на панели инструментов WordArt кнопку Форма WordArt (WordArt Shape). Выберите понравившуюся вам форму расположения текста из предложенных вариантов (Рисунок 8.24).

Выбор формы расположения текста WordArt

Рисунок 8.24 Выбор формы расположения текста WordArt

Выбор объекта при вставке которого

Рисунок 8.5 Выбор объекта, при вставке которого будет автоматически добавляться название и порядковый номер

Выбор специальных знаков

Выноски

Выноски

Установите указатель там, где следует начать линию выноски, а затем переместите его до места, где следует начать текст выноски. Введите текст выноски. После окончания ввода текста установите курсор вне выноски и нажмите кнопку мыши. Размеры выноски можно изменить путем перетаскивания ее маркеров. Положение выноски можно изменить путем перетаскивания ее при нажатой кнопке мыши после того, как указатель примет вид четырехсторонней стрелки.

в документе место ее вставки

Выводы

1. Чтобы создать закладку, щелкните в документе место ее вставки или выделите фрагмент текста, и выберите команду Закладка (Bookmark) в меню Вставка (Insert). В поле Имя закладки (Bookmark name) введите имя или выберите его из списка и щелкните кнопку Дoбaвumъ(Add) (Рисунок 8.1).
2. Перед тем, как создать перекрестную ссылку, введите в документ вступительный текст, используемый перед перекрестной ссылкой, поставьте кавычки для текста перекрестной ссылки, между которыми установите курсор, и в меню Вставка (Insert) выберите команду Перекрестная ссылка (Cross-reference). На экране отобразится диалоговое окно Перекрестные ссылки (Cross-reference) (Рисунок 8.2).
3. Чтобы автоматизировать вставку порядкового номера названия, например номера рисунка, выберите команду Ссылка (Reference), Название (Caption) в меню Вставка (Insert). В открывшемся диалоговом окне в раскрывающемся списке постоянная часть (Label) выберите тип объекта, к которому относится название: таблица, рисунок, формула (Рисунок 8.3).
4. Чтобы создать сноску, установите курсор на месте вставки и выберите в меню Вставка (Insert) команду Ссылка (Reference), Сноска (Footnote). В открывшемся диалоговом окне (Рисунок 8.8) в группе Положение (Location) положением переключателя задайте, какие будут вставляться сноски: обычные сноски (Footnote) или концевые сноски (Endnote).
5. Для вставки текущего времени с клавиатуры следует нажать на клавиши Alt+Shift+T, для вставки текущей даты — Alt+Shift+D.
6. Для вставки одного или нескольких символов, которых нет на клавиатуре, используйте команду Символ (Symbol) в меню Вставка (Insert)
7. Для переключения между просмотром кодов полей и их значений используйте клавиши Alt+F9. Для обновления поля выделите поле или поставьте в него курсор и нажмите клавишу F9.
8. После нажатия кнопки Автофигуры (AutoShapes) на панели инструментов Рисование (Drawing) (Рисунок 8.15) открывается меню, позволяющее простым перемещением мыши с нажатой кнопкой нарисовать как различные линии, стрелки, окружности, так и сложные плоские и объемные фигуры: объемные стрелки, компоненты структурных схем, звезды, ленты и выноски.

Содержание

Задание размеров и масштаба рисунка

Закладка

Закладка

В повседневной жизни мы используем закладку, чтобы быстро найти интересующее нас место в документе. Аналогично в Word закладкой называется фрагмент текста, рисунок или таблица, которые используются для быстрого перехода в нужное место документа. Закладку можно использовать для создания и нумерации перекрестных ссылок. При печати закладка не выводится.

В окне Закладка (Bookmark) в поле Имя закладки (Bookmark name) введите имя или выберите его из списка и щелкните кнопку Добавить (Add) (Рисунок 8.1). Имя закладки может содержать символы алфавита, цифры или знак подчеркивания. Оно не должно начинаться с цифры или знака подчеркивания. Если указать имя существующей закладки, она будет перемещена на новое место.

Чтобы просмотреть список закладок в алфавитном порядке, установите переключатель в группе Сортировать no (Sorted by) в положение имени (Name).

Для просмотра закладок в порядке их расположения в документе установите переключатель в положение позиции (Location).

Нажмите кнопку Удалить (Delete) для удаления выделенной закладки из текста документа. Выделенный в качестве закладки текст останется без изменения.

Выделенный как закладка фрагмент текста отображается на экране в квадратных скобках, например [рисунки]. При этом должен быть установлен флажок закладки (Bookmarks) на вкладке Вид (View) в диалоговом окне, отображаемом на экране после выбора команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) (см. главу 11, Рисунок 11.2).

Знакомство с Word 2003

Автоматическое форматирование документа

Автоматизация применения стиля

Автоматизация применения стиля

Word отслеживает атрибуты форматирования текста, а затем может автоматически применить связанный с ними стиль. Например, при наборе в абзаце
нескольких слов, увеличенного размера шрифта, и выравнивании текста по центру будет применен стиль заголовка, если установлен флажок определять стили (Define styles based on your formatting) на вкладке Автоформат при вводе (Autoformat As You Type) диалогового окна команды Параметры Автозамены (Autocorrect) в меню Сервис (Tools).

Автоматизация замены одного стиля на другой

Рисунок 9.7 Автоматизация замены одного стиля на другой

Библиотека стилей

Библиотека стилей

Word 2003 содержит большое количество шаблонов, позволяющих оформить документ в определенном стиле.
После выделения темы в окне предварительного просмотра вы увидите оформление документа.

Диалоговое окно Автоформат

Рисунок 9.8 Диалоговое окно Автоформат

Если вы хотите отформатировать документ в автоматическом режиме, установите переключатель в положение Сразу весь документ (Autoformat now) (Рисунок 9.8). Режим С просмотром каждого изменения (Autoformat and review each change) позволяет просмотреть все изменения и принять их или отменить. Укажите тип документа для проведения наиболее подходящего форматирования. К заголовкам, основному тексту и спискам будут применены стандартные стили оформления.
Чтобы задать параметры автоматического форматирования при выборе команды Автоформат (AutoFormat), нажмите кнопку Параметры (Options), а затем задайте нужные параметры на вкладке Автоформат (AutoFormat).

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 9.5 Диалоговое окно, используемое для назначения стилю выбранного сочетания клавиш

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 9.12 Диалоговое окно, используемое для замены присоединенного шаблона

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 9.15 Диалоговое окно, используемое для нумерации заголовков с учетом их уровня

Результаты предлагаемых изменений демонстрируются в поле Образец (Preview).

Диалоговое окно Изменение стиля

Рисунок 9.4 Диалоговое окно Изменение стиля

Нажмите кнопку Формат (Format), чтобы задать атрибуты форматирования нового стиля.

Чтобы изменить стиль, щелкните правой кнопкой его имя в области задач Стили и форматирование (Styles and Formatting) и выберите в контекстном меню команду Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style) (Рисунок 9.4). Внесите необходимые изменения.
Для более детальных изменений нажмите кнопку Формат (Format). В раскрывшемся списке выберите, какой атрибут форматирования, определяющий стиль, будет изменен: Шрифт (Font), Абзац (Paragraph), Табуляция (Tabs), Граница (Border) и т.д. На экране отобразится диалоговое окно, в котором измените требуемые параметры и нажмите кнопку ОК. В случае изменения нескольких атрибутов стиля повторите эту операцию. Установите флажок Добавить в шаблон (Add to template), чтобы применять модифицированный стиль в новых документах, основанных на текущем шаблоне. Модифицированный стиль будет добавлен в шаблон, присоединенный к активному документу.

Диалоговое окно позволяющее выбрать

Рисунок 9.13 Диалоговое окно, позволяющее выбрать шаблон оформления документа

Диалоговое окно Шаблоны с открытой вкладкой Письма и факсы

Рисунок 9.10 Диалоговое окно Шаблоны с открытой вкладкой Письма и факсы

В качестве примера на Рисунок 9.11 показана часть окна документа, созданного на основе шаблона факсимильного сообщения. После заполнения полей шаблона вы получите профессионально оформленное факсимильное сообщение.

Диалоговое окно Создание стиля

Рисунок 9.3 Диалоговое окно Создание стиля

Использование клавиатуры в режиме структуры

Использование клавиатуры в режиме структуры

Сочетания клавиш, используемые для работы с документом в режиме структуры, приведены в таблице 9.2.
Таблица 9.2. Сочетания клавиш для работы с документом в режиме структуры

Действие	Сочетание клавиш
Перенести абзац на один уровень вверх	Alt+Shift+Стрелка влево
Перенести абзац на один уровень вниз	Ait+Shift+Стрелка вправо
Преобразовать абзац в основной текст	Ctrl+Shift+N
Перенести выделенные абзацы вниз	Alt+Shift+Стрелка вниз
Развернуть текст под заголовком	Alt+Shift+Плюс
Свернуть текст под 'заголовком	Alt+Shift+Минус
Показать весь текст или заголовки	Alt+Shift+A
Показать весь текст	Звездочка "*" на цифровой клавиатуре
Спрятать или показать формат символов	Косая черта "/" на цифровой клавиатуре
Показать первую строку основного текста или весь основной текст	Alt+Shift+L
Показать все заголовки, оформленные стилем "Заголовок 1"	Alt +Shift+l
Показать все заголовки	Alt +Shift+n

Использование шаблона при создании документа

Использование шаблона при создании документа

Шаблоном называется специальный тип документа, определяющий используемые в создаваемом документе параметры форматирования текста (например, шрифт, кегль, формат и цвет), атрибуты абзацев, разделов, параметры страницы. В шаблоне можно использовать как всю тему целиком, так и отдельные элементы ее дизайна — фоновые рисунки, определения цветов, маркеры списков. С помощью шаблона и других средств настройки приложений Office можно создавать профессионально оформленные документы со сложной графикой, выполненные в едином стиле. В стандартную поставку, Word 2003 входят шаблоны для создания факсов, писем, официальных документов, служебных записок, отчетов, диссертаций, справочников, бюллетеней, брошюр, календарей, веб-страниц, расписаний, повесток дня, резюме, заказов и счетов фактуры.
Шаблоны хранятся в файлах с расширением .dot в папке Program Files\Mic-rosoft Office\Templates, По умолчанию, когда мы нажимаем кнопку Создать (New) на панели инструментов Стандартная, загружается шаблон Обычный (Normal.dot), который не содержит какого-либо текста или рисунков. Чтобы выбрать шаблон для нового документа, выберите команду Создать (New) в меню Файл (File). На экране отобразится область задач Создание документа (New Document) (см. главу 2, Рисунок 2.11). В разделе Шаблоны выберите ссылку На моем компьютере. На экране отобразится диалоговое окно Шаблоны (Templates). Шаблоны на вкладках диалогового окна сгруппированы с учетом области их применения. Например, при посылке факса откройте вкладку Письма и факсы (Letters & Faxes) и воспользуйтесь шаблоном Изысканный факс (Elegant Fax) (Рисунок 9.10).
После выделения некоторых шаблонов в поле Просмотр (Preview) можно увидеть, как будет располагаться материал в документе. Выбрав шаблон, установите переключатель в группе Создать (Create New) в положение документ (Document) и нажмите кнопку ОК.

Использование структурных уровней для оформления документа

Использование структурных уровней для оформления документа

Уровни структуры используют для работы с документом в режимах структуры и схемы документа. Для присвоения абзацу уровня структуры выполните следующие действия:
1. Выделите абзац, которому требуется присвоить структурный уровень.
2. Выберите требуемый уровень заголовка в списке Уровень (Outline Level) на панели инструментов Структура (Outlining).
Например, заголовок документа можно отформатировать стилем Заголовок 1, название глав Заголовок 2, разделов — Заголовок 3 и т.д.

Изменение шаблона

Изменение шаблона

Чтобы изменить шаблон, выберите команду Открыть (Open) в меню Файл (File), а затем откройте шаблон, который хотите изменить. В диалоговом окне Открытие документа (Open) в поле Тип файла (Files of type) выберите элемент Шаблоны документов (*.dot) (Document Templates). Перейдите в папку Templates, которая по умолчанию находится в папке Microsoft.
Если у вас появятся трудности при поиске шаблона, то нажмите кнопку Пуск (Start) и выберите команду Найти (Search), Файлы и папки (For Files or Folders). В поле Часть имени файла или имя файла целиком окна Результаты поиска введите имя файла или *.dot. В последнем случае в нижней части окна будут представлены все файлы шаблонов. Дважды щелкните значок файла шаблона, который вы хотите изменить.
Измените в шаблоне те параметры, которые вы считаете нужными: надписи, рисунки, стили, форматы, макросы, элементы списка автотекста, панели инструментов, настройки меню и сочетания клавиш и нажмите кнопку Сохранить (Save). Новые параметры можно применить к любому документу, созданного на основе измененного шаблона.

Изменение уровня и перемещение заголовка

Изменение уровня и перемещение заголовка

Уровень заголовка можно изменить несколькими способами: с клавиатуры, мышью или кнопкой на панели инструментов Структура (Outlining). Соответствующим образом изменяется уровень подчиненных ему заголовков. К заголовку автоматически применяется соответствующий данному уровню стиль заголовка.
Для перемещения заголовка на более низкий уровень нажмите клавишу Tab или мышью перетащите символ структуры вправо. Для повышения уровня заголовка, перетащите мышью символ структуры влево или нажмите клавиши Shift+Tab. Во время перетаскивания отображаются вертикальные линии, показывающие уровни заголовков. Отпустите кнопку мыши, если перемещаемый заголовок достиг должного уровня.
Для изменения уровня заголовка вы можете нажать кнопку Повысить уровень (Promote) или Понизить уровень (Demote) на панели инструментов Структура (Outlining). Кнопка Понизить до обычного текста (Demote to Body Text) понижает уровень заголовка до обычного текста. Символ табуляции вставляется после нажатия клавиш Ctrl+Tab.
Чтобы переместить или изменить положение только самого заголовка, сначала сделайте видимым весь подчиненный свернутый текст, следующий за заголовком, затем выделите абзац заголовка. Для перемещения заголовка вверх на один абзац, нажмите на панели Структура (Outlining) кнопку Переместить вверх (Move Up), для перемещения заголовка вниз на один абзац нажмите кнопку Переместить вниз (Move Down).

Копирование заголовков без связанного с ними текста

Копирование заголовков без связанного с ними текста

При копировании в режиме структуры свернутых заголовков, содержащих подчиненный текст, свернутый текст тоже будет скопирован. В этом режиме невозможно скопировать один видимый заголовок. Если вы хотите копировать только заголовки, то вы можете создать оглавление документа, включающее только заголовки без номеров страниц, и копировать нужные заголовки оттуда.

Назначение сочетания клавиш стилю

Назначение сочетания клавиш стилю

Для назначения определенного сочетания клавиш, позволяющих применить определенный стиль, нажмите кнопку Формат (Format) в диалоговом окне Изменение стиля (Modify Style) (Рисунок 9,4) и в раскрывшемся списке выберите Сочетание клавиш. Откроется диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard) (Рисунок 9,5). Установите курсор в поле Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key), нажмите сочетание клавиш, которое вы хотите использовать, например Ctrl+Shift+T, затем щелкните кнопки Назначить (Assign) и Закрыть (Close). Если за предложенной комбинацией клавиш уже закреплена какая-нибудь команда, то это будет указано в строке Текущее назначение (Current keys).

Назначение стиля

Назначение стиля

Выбор различных атрибутов форматирования, например абзаца или таблицы, требует определенных затрат времени на выбор имени и размера шрифта, начертания, межстрочного интервала, интервала между абзацами, отступов от левого и правого полей и т.п. При форматировании таблицы в ряде случаев следует установить к какому элементу необходимо применить форматирование к строке заголовка, столбцу, ячейке и т.п.
Для ускорения работы выбранным атрибутам форматирования можно присвоить имя стиля и в дальнейшем использовать это имя. Например, чтобы выделить названия диалоговых окон, как сделано в этой книге, для них можно использовать отличающийся от основного текста размер шрифта и курсивное начертание. Стили обычно создаются для многократного использования в одном или нескольких документах. Они определяют внешний вид различных элементов текста в документе, например, заголовков, основного текста и надписей под рисунками, с их помощью создается оглавление. Использование различных стилей позволяет создать привлекательный и легко читаемый документ.
В Microsoft Office различают стиль знака (символа), абзаца и таблицы. Стиль знака позволяет отформатировать выделенный текст, задав название шрифта, его размер и форматирование, и присвоить ему уникальное имя стиля. Отличительная особенность стиля знака состоит в том, что он распространяется только на определенный фрагмент текста, а не на весь абзац. В стиле абзаца задают атрибуты формата символов, межстрочный интервал, выравнивание текста, отступы, позиции табуляции. Стиль абзаца — совокупность нескольких форматов абзаца и символов, которым присвоено уникальное имя стиля. Стиль таблицы — совокупность нескольких форматов, используемых в таблице, ее столбце или ячейке, которым присвоено уникальное имя стиля.

Нумерация заголовков с учетом их уровня

Нумерация заголовков с учетом их уровня

Нумерация заголовков больших документа вручную отнимает много времени, а в случае перемещения, добавления или удаления заголовков работу приходится делать заново. Чтобы автоматически создать список заголовков в соответствие с их уровнем, отобразите в режиме структуры только заголовки до требуемого уровня, выделите их и выберите команду Список (Bullets and Numbering) в меню Формат (Format). Заголовки могут быть маркированными или нумерованными. В диалоговом окне Список (Bullets and Numbering) на вкладке Многоуровневый (Outline Numbered) предлагается несколько вариантов нумерации заголовков (см. главу 6, раздел "Создание списков"). Выберите один из предлагаемых вариантов списка и нажмите кнопку ОК.
Для настройки дополнительных параметров многоуровневого списка выберите его на вкладке и нажмите кнопку Изменить (Customize). В диалоговом окне Изменение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List) выберите необходимые параметры, например, в списке Уровень (Level) задайте текущий редактируемый уровень вложенности списков, в раскрывающемся списке Положение номера (Numberposition) задайте отступ и положение маркера на текущем уровне (Рисунок 9.15).

Окно документа Microsoft Word

Рисунок 9.14 Окно документа Microsoft Word в режиме структуры, в котором отображены заголовки уровней 1-3

Окно документа созданного на основе

Рисунок 9.11 Окно документа, созданного на основе шаблона факсимильного сообщения

Окно документа в котором отображена

Рисунок 9.1 Окно документа, в котором отображена область задач Стили и форматирование

Стиль знака в разделе Выберите форматирование для применения (Pick formatting to apply) отмечен значком в виде подчеркнутой полужирной буквы "a»

Особенности выявления текста в режиме структуры

Особенности выявления текста в режиме структуры

В режиме структуры выделение элемента имеет ряд особенностей: одно нажатие кнопки мыши в полосе выделения выделяет не одну строку, а целый абзац. Если выделить заголовок, содержащий свернутый подчиненный текст, или выделить заголовок, выбрав слева от него символ. Подчиненный текст тоже будет выделен. Перемещение, копирование или удаление, также влияет на подчиненный текст. Способы выделения текста в режиме структуры приведены в таблице 9.1.
Таблица 9.1. Выделение текста в режиме структуры

Выделяемый элемент	Действие
Заголовок, его подзаголовки и основной текст	Нажмите символ структуры рядом с заголовком или дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на полосе выделения слева от заголовка.
Только заголовок (без подчиненного текста)	Нажмите кнопку мыши, установив указатель на полосе выделения слева от заголовка.
Абзац основного текста	Нажмите символ рядом с абзацем или нажмите кнопку мыши, установив указатель на полосе выделения слева от абзаца.
Несколько заголовков или абзацев основного текста	Установите указатель на полосе выделения и выберите нужные заголовки и абзацы, перемещая мышь с нажатой кнопкой.

В режиме структуры нельзя выделить один абзац полностью, а следующий частично, так как абзац можно выделить только целиком.

Отображение документа в режиме структуры

Отображение документа в режиме структуры

В режиме структуры, чем ниже уровень заголовка, тем больше его отступ от левой границы окна. В этом режиме не отображается форматирование абзацев, Для большей наглядности иерархической структуры документа абзацы снабжаются отступами, которые не отображаются при переходе в другие режимы. Команды, служащие для форматирования абзацев, становятся недоступными, однако стили применять можно, хотя результат форматирования станет заметным только при выходе из режима структуры.

Отображение имей стилей в полосе стилей

Отображение имей стилей в полосе стилей

При просмотре документа в обычном режиме и режиме структуры можно отобразить имена используемых стилей в полосе стилей (Рисунок 9.2). Чтобы полоса стилей была видна, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Вид (View) (см. главу 11, раздел "Параметры настройки отображения документа в окне"). Задайте такую ширину полосы стилей (Styles area width) в группе Окно (Window), чтобы можно было прочесть имя стиля, например, 20 мм. Границу полосы стилей можно перетаскивать мышью вдоль экрана. После двойного щелчка мышью по полосе стилей открывается диалоговое окно Стиль (Style).

Рисунок 9.2 Отображение полосы стилей при просмотре документа

Печать структуры документа

Печать структуры документа

Чтобы напечатать структуру документа, в режиме структуры сделайте видимыми заголовки, которые необходимо распечатать и нажмите кнопку

Печать (Print) на панели инструментов Стандартная.
Если виден основной текст, будут распечатаны все строки, даже если на экране отображена только первая строка. Если принудительно вставленные разрывы страниц видны на экране в режиме структуры, они будут отображены в напечатанном документе. Чтобы временно удалить разрывы страниц, сохраните документ после чего удалите символы разрыва страниц. После вывода документа на печать закройте документ, не сохраняя изменения.

Перемещение фрагмента текста

Перемещение фрагмента текста

Для перемещения фрагмента текста в другое место в режиме структуры можно переместить символы структуры или использовать кнопки панели инструментов Структура (Outlining). Во время перетаскивания видны горизонтальные линии со стрелкой > . Когда горизонтальная линия достигнет нужного места документа, отпустите кнопку мыши.
Кнопки Переместить вверх (Move Up) и Переместить вниз (Move Down) панели инструментов. Структура (Outlining) перемещают вместе со свернутым заголовком все подзаголовки и свернутый текст, что позволяет изменять положение фрагментов текста, не прибегая к их выделению.

Применение стилей

Присоединение шаблона к документу

Присоединение шаблона к документу

При работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для замены шаблона и обновления стилей выберите в меню Сервис (Tools) команду Шаблоны и настройки (Templates And Add-Ins) и в открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Присоединить (Attach) (Рисунок 10.12). На экране отобразится диалоговое окно Присоединение шаблона (Attach Template), в котором будет видно содержимое папки с шаблонами.
Выберите шаблон, который вы хотите присоединить и нажмите кнопку Открыть (Open). Вы вернетесь в диалоговое окно Шаблоны и надстройки, в котором установите флажок Автоматически обновлять стили (Automatically Update Document Styles) и нажмите кнопку ОК.
Стили абзацев и символов присоединенного шаблона копируются, заменяя все существующие стили другими именами. Текст, графика и настройки параметров страниц не становятся частью документа.

Просмотр вложенных документов

Просмотр вложенных документов

Для отображения вложенных документов в главном, откройте главный документ в режиме Структура и нажмите кнопку Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments) на панели инструментов Структура (Outline). Все вложенные документы отобразятся на экране компьютера вместо гиперссылок на них. Чтобы увидеть, как вложенные документы будут выглядеть при печати, перейдите в режим Разметка страницы (Print Layout).
Нажмите кнопку Свернуть вложенные документы (Collapse Subdocuments) на панели инструментов Структура (Outline) и в главном документе будут отображены только гиперссылки на вложенные документы. Отметим, что на панели инструментов Структура (Outline), кнопка Свернуть вложенные документы (Collapse Subdocuments) заменяет кнопку Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments).
Кнопка Заблокировать документ (Protect Document) на панели инструментов Структура (Outline) позволяет защитить вложенные документы от дальнейших изменений. Это позволяет запретить участникам проекта вносить в него изменения после завершения определенного этапа.

Просмотр заголовков

Просмотр заголовков

Свертывание подчиненного текста, следующего за заголовком, в режиме структуры упрощает просмотр всех заголовков документа, позволяет отвлечься от деталей и лучше построить структуру документа. Для свертывания/развертывания текста используйте раскрывающийся список Показать уровни (Show level). Например, если вы выберете элемент списка Показать уровень 4 (Show level 4), то на экране будут отображены только заголовки от первого до четвертого уровня включительно. В режиме структуры можно легко изменить расположение больших фрагментов текста и уровень заголовка.

Режим структуры

Режим структуры

В режиме структуры заголовки документа смещены относительно основного текста в зависимости от соответствующего им уровня. Этот режим позволяет вам проконтролировать стройность и логичность изложения материалов, представленных в документе, быстро изменить расположение заголовков и текста, изменить уровень заголовка. Режимом структуры удобно пользоваться при работе с главным документом.
Для наглядного отображения документа в режиме структуры, следует создать иерархическую структуру документа. Это можно сделать двумя способами: отформатировать отдельные абзацы с помощью встроенных стилей заголовков ("Заголовок 1 — Заголовок 9") или присвоить абзацам структурные уровни ("Уровень 1 — Уровень 9"). Стили заголовков определенным образом форматируют текст, а структурные уровни присваивают ему "невидимый" формат.

Символы отображаемые в режиме структуры

Символы, отображаемые в режиме структуры

Слева от абзацев в режиме структуры видны значки, позволяющие сворачивать и разворачивать подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ. Если заголовок содержит подзаголовки и основной текст, слева от него будет виден символ структуры О . Для выделения заголовка и подчиненного текста щелкните этот значок мышью. Двойное нажатие кнопки мыши позволяет скрыть или отобразить подчиненный текст.
Если заголовок не содержит подзаголовков и основного текста, слева от него будет виден знак а . Рядом с основным текстом виден квадратик . Напомним, что в режиме структуры основным текстом является любой текст, если он не отформатирован с помощью одного из встроенных стилей Заголовок 1 — 9. К основному тексту применяется стиль Обычный.

Создание больших документов

Создание больших документов

Большие многостраничные документы часто содержат несколько частей и десятки глав. Каждая глава может быть записана в отдельном файле. Во всех главах необходимо обеспечить единство стилей и согласовать колонтитулы. Желательно иметь возможность проверки структуры документа, чтобы убедиться в логичности построения разрабатываемого материала.
Word предлагает специальные средства, облегчающие работу с такими документами. Объединить несколько файлов в один большой позволяет главный документ, который является документом-контейнером, объединяющим несколько файлов. Объединяемые файлы называются вложенными документами. Их можно использовать при написании книг несколькими авторами или при составлении несколькими людьми отчета. Как и обычный файл Word главный документ может содержать текст, таблицы, рисунки и т.п. Для перехода к вложенному документу используется гиперссылка.
Все файлы главного и вложенных документов следует хранить в одной папке, чтобы Word мог их найти. При работе в сети эта папка должна быть доступна всем пользователям, которые работают с главным и вложенными документами.
Максимально допустимое количество вложенных документов в главном документе зависит от количества открытых файлов, от размера этих файлов, от количества выполняемых программ, объема памяти компьютера, используемой операционной системы и других параметров.
Если сохранить главный документ не удается в силу того, что был достигнут предел возможностей системы, то можно предпринять следующие действия:

Отменить сохранение главного документа, закрыть другие программы, а затем вновь попытаться сохранить документ.

Преобразовать некоторые вложенные документы в текст главного документа, а затем сохранить главный документ.

Использовать поле INCLUDETEXT для вставки содержимого одного вложенного документа в другой.

Удалить вложенные документы из главного документа, а затем сохранить главный документ.

Создание и изменение стиля

Создание и изменение стиля

При работе с документом вы можете применить существующий стиль, создать новый или изменить существующий. Имя стиля может содержать до 253 любых символов, кроме обратной косой черты "\", точки с запятой ";" или фигурных скобок "{ }". Одно имя может отличаться от другого только тем, что строчная буква заменена прописной. Например, стили Обычный и обычный могут иметь совершенно разные параметры.
Чтобы создать стиль на основе существующего стиля, выполните следующие действия:

Установите курсор в тексте, стиль которого вы хотите изменить.

Нажмите кнопку Стили и форматирование на панели инструментов Форматирование, чтобы отобразить область задач Стили и Форматирование (Styles and Formatting).

В области задач Стили и форматирование подведите указатель мыши к полю Форматирование выделенного текста, нажмите кнопку с правой стороны поля и выберите в списке команду Создать стиль (New Style).

В диалоговом окне Создание стиля (New Style) в поле Основан на стиле (Style based on) (Рисунок 9.3) выберите из раскрывающегося списка стиль, на основе которого создается новый стиль.

Введите имя нового стиля в поле Имя (Name).

В поле Стиль (Style type) выберите тип нового стиля: стиль абзаца, знака или таблицы. Этот параметр недоступен при изменении существующего стиля, так как тип существующего стиля нельзя изменить.

В поле Стиль следующего абзаца (Style for following paragraph) выберите из списка имя стиля, который будет применен к следующему абзацу. При работе с документом после нажатия клавиши Enter для завершения абзаца, оформленного новым стилем, к следующему абзацу будет применен стиль, указанный в этом поле.

Установите флажок Добавить в шаблон (Add to template), если хотите добавить стиль в шаблон, присоединенный к активному документу. Это делает стиль доступным для всех документов, основанных на этом шаблоне. Если этот флажок снят, стиль добавляется только в активный документ.

Создание шаблона на основе существующего документа

Создание шаблона на основе существующего документа

Чтобы создать шаблон на основе существующего документа, выполните следующие действия.
1. Откройте документ, который будет использоваться в качестве шаблона и внесите в него необходимые изменения:

удалите ненужный текст, графику и другие все элементы, которые не должны появляться в документах;

добавьте текст или рисунки, которые будут присутствовать во всех новых документах, основанных на этом шаблоне. Текст и рисунки будут располагаться в документе так, как вы расположите их в шаблоне, например, добавьте эмблему вашей фирмы,

измените параметры форматирования символов и абзацев, определите стили, размеры полей и страниц, задайте и отформатируйте колонтитулы.

2. Сохраните документ в качестве шаблона следующим образом:

выберите команду Сохранить как (Save As) в меню Файл (File). В окне Сохранение документа (Save As) в поле Тип файла (Save as type) установите Шаблон документа (Document Template). В поле Папка (Look in) автоматически появится папка Шаблоны;

вы можете сохранить шаблон в этой папке. В этом случае при выборе команды Создать (New) из меню Файл (File) значок шаблона отобразится на вкладке Общие (General). При сохранении шаблона в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны значок шаблона будет отображаться на одноименной вкладки диалогового окна Шаблоны (Templates);

введите имя шаблона в поле Имя файла (File Name) и нажмите кнопку ОК. Вы можете создать шаблон для делового письма, посылаемого от имени вашей фирмы, в котором будут представлены эмблема вашей фирмы, ее адрес, слова приветствия, подпись и т.п.

Создание шаблона путем изменения существующего шаблона

Создание шаблона путем изменения существующего шаблона

Чтобы создать новый шаблон на основе имеющегося шаблона, выполните следующие действия:

выберите команду Отрыть (Open) в меню Файл (File);

в раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) выберите строку Шаблоны документов (*.dot) (Document Templates);

внесите необходимые изменения в шаблон и сохраните файл.

Создание шаблона

Создание шаблона

Несмотря на то, что в комплект поставки Word включено большое количество шаблонов, для создания документов может потребоваться новый шаблон. Новый шаблон можно создать на основе существующего шаблона или использовать существующий документ, сохранив его в одной из папок шаблонов. Если в какой-либо шаблон ввести текст, рисунки, элементы списка автотекста и т.п., то они будут повторяться во всех новых документах, созданных на основе этого шаблона, существующие документы не изменятся. После того как шаблон создан, он может открываться, как любой документ и в него могут быть внесены любые необходимые изменения.

Способы создания главного документа

Способы создания главного документа

Главный документ можно создать двумя способами:
1. Преобразовать существующий документ в главный и создать в нем вложенные документы.
2. Создать новый документ или использовать для этой цели существующий, а затем сформировать структуру его заголовков и вложенных документов.
Первый способ предусматривает преобразование существующего документа в главный и создания в нем вложенных документов. Для этого выполните следующие действия:

Откройте документ и переведите все заголовки, которые будут использоваться для вложенных документов, на уровень Заголовок 1 (Heading 1). Этот стиль используется Word для разделения главного документа на вложенные. Для перехода в этот режим в меню Вид (View) выберите команду Структура (Outline).

Нажмите кнопку Создать вложенный документ (Create Subdocument) на панели инструментов Структура (Outlining).

Сохраните документ. Для каждого вложенного документа Word создаст отдельные файлы в той же папке, где находится главный документ. Текст, отформатированный стилем Заголовок 1 (Heading 1) будет использован в качестве имени файла.

Если вам не понравилось как разделился документ на главный и вложенные, то нажмите кнопку Удалить вложенный документ (Remove Subdocument) на панели инструментов Структура (Outlining), чтобы вернуть текст в главный документ.
Второй способ. Чтобы вставить вложенные документы в главный документ, выполните следующие действия:

Создайте файл главного документа или используйте для этой цели существующий. Расположите курсор в месте вставки вложенного документа и нажмите кнопку Вставить вложенный документ (Import Subdocument) на панели инструментов Структура (Outlining).

В диалоговом окне Вставка вложенного документа (Import Subdocument) найдите нужный файл, выделите его и нажмите кнопку Открыть (Open). Вложенный документ будет добавлен в главный в точке расположения курсора.

Вставьте все вложенные документы и сохраните файл.

Используя режим Структура, можно менять местами вложенные документы.

Стили и шаблоны структура документа

Стили и шаблоны, структура документа

В этой главе рассматриваются следующие вопросы:

использование стилей при оформлении документа;

применение шаблонов при создании документа;

использование режима структуры при работе с документом.

Стили заголовков

Заголовком считается любой абзац, которому присвоен стиль заголовка. В поставку Word входят девять разных встроенных стилей заголовков, позволяющих задать место заголовка в иерархической структуре документа, начиная с "Заголовок 1 (Heading 1)" и кончая "Заголовок 9 (Heading 9)". Если нажать клавишу Enter в конце абзаца, отформатированного с помощью стиля "Заголовок 1", к следующему абзацу будет применен стиль "Основной текст". Любой стиль заголовка можно форматировать по собственному вкусу. Чем меньше номер стиля заголовка, тем выше его уровень.
Чтобы присвоить абзацу стиль "Заголовок 1", выделите его и в раскрывающемся списке Стиль панели инструментов Форматирование (Formatting), выберите Заголовок 1 или нажмите несколько раз кнопку Повысить уровень (Promote) панели инструментов Структура (Outlining) пока не достигнете требуемого уровня. Аналогичным образом присваиваются стили Заголовок 2 (Heading 2), Заголовок 3 (Heading 3) и т.д. Повышение уровня состоит в преобразовании основного текста в заголовок или в увеличении уровня вложенности заголовка, например, со стиля "Заголовок 4" на стиль "Заголовок 3".

Тема

Тема

Вы можете быстро и грамотно профессионально оформить документ, применив к нему набор унифицированных элементов форматирования и цветовых схем, позволяющий создать фоновые рисунки, маркеры, шрифты, горизонтальные линии и других элементов документа. Этот набор определяется как тема. После выбора темы, автоматически настраиваются следующие элементы документа: цвет фона или фоновый рисунок, стили основного текста и заголовка, маркеры, горизонтальные линии, цвета гиперссылок, а также цвет границы таблицы. В отличие от шаблона, тема не содержит элементов автотекста, настраиваемых панелей инструментов, макросов, настроек меню и сочетаний клавиш.
Область просмотра диалогового окна позволяет ознакомиться с образцом темы.

Удаление атрибутов форматирования

Удаление атрибутов форматирования

Чтобы удалить атрибуты форматирования выполните следующие действия:

выделите текст или слово;

на панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Стили и форматирование (Styles And Formatting);

в области задач Стили и форматирование (Styles and Formatting) в раскрывающемся списке Выберите форматирование для применения (Pick formatting to apply), выберите строку Очистить формат (Clear Formatting).

После удаления атрибутов форматирования на выделенный текст будет наложен стиль Обычный (Normal).

Для замены стиля воспользуйтесь диалоговым

Упражнения

Замените стиль Заголовок 3 (Heading 3) на Заголовок 2 (Heading 2) во всем документе.
Для замены стиля воспользуйтесь диалоговым окном Найти и заменить (Find and Replace) и выполните следующие действия:

выберите команду Заменить (Replace) в меню Правка (Edit);

нажмите кнопку Больше (More), чтобы можно было работать с параметрами форматирования;

установите курсор в поле Найти (Find what);

нажмите кнопку Формат (Format) и в раскрывшемся списке выберите элемент Стиль (Style);

в новом окне Найти стиль (Find Style) выделите элемент Заголовок 3 (Heading 3) и нажмите кнопку OK(Рисунок 9.6);

установите курсор в поле Заменить на (Replace With);

нажмите кнопку Формат (Format) и в раскрывшемся списке выберите элемент Стиль (Style);

в диалоговом окне Заменить стиль (Replace Style) в списке Заменить стилем (Replace With Style) выберите Заголовок 2 (Heading 2). Нажмите кнопку ОК.

Выбор стиля

Выбор стиля

Для выделения списка Стиль с клавиатуры нажмите клавиши Ctrl+Shift+ы (Ctrl+Shift+S). Затем с помощью клавиш стрелка-вниз, стрелка-вверх, Page Up, Page Down выберите элемент списка и нажмите клавишу Enter. Для снятия форматирования с выделенного текста в списке Стиль выберите строку Очистить формат (Clear Formatting).
Для отображения области задач Стили и форматирование в окне документа (Рисунок 9.1) нажмите кнопку Стили и форматирование (Styles and & Formatting)

Выбор темы для оформления документа

Рисунок 9.9 Выбор темы для оформления документа

В диалоговом окне Тема (Theme) установкой соответствующих флажков можно задать более яркие цвета текста и рисунков, воспользоваться анимацией некоторых рисунков и определить фон документа. Для просмотра анимированных рисунков откройте веб-страницу в обозревателе Internet Explorer.
При установке Word на жесткий диск записывается множество тем. Если у вас на компьютере установлена программа Microsoft FrontPage версии 4.0 или более поздней, то доступны также темы FrontPage. Дополнительные темы можно найти в Интернете. Для загрузки дополнительных тем выберите в меню Справка (Help) команду Office в Интернете (Office on the Web).

Чтобы задать стиль выделенных символов,

Выводы

1. Чтобы задать стиль выделенных символов, абзацев или таблицы, выберите нужный стиль в раскрывающемся списке Стиль (Style) на панели инструментов Форматирование (Formatting) или в области задач Стили и форматирование (Styles and Formatting).
2. Для названия документа рекомендуется применять стиль "Заголовок 1 (Heading 1)", для названия разделов — "Заголовок 2 (Heading 2)" и т.д.
3. Для автоматического форматирования выделенного фрагмента текста или всего неформатированного документа, например, сообщения электронной почты, выберите команду Автоформат (AutoFormat) в меню Формат (Format).
4. Чтобы использовать тему для оформления документа, выберите команду Тема (Theme) в меню Формат (Format). Выделите тему в списке Выберите тему (Choose a Theme) и нажмите кнопку ОК (Рисунок 9.9).
5. Для оформления документа в определенном стиле выберите команду Тема (Theme) в меню Формат (Format) и нажмите кнопку Библиотека стилей (Style Gallery) (Рисунок 9.9). В списке Шаблон (Choose a Theme) выделите нужный элемент и нажмите кнопку ОК или дважды щелкните его мышью.
6. Чтобы выбрать шаблон для нового документа, выберите команду Создать (New) в меню Файл (File), в области задач Создание документа в разделе Создание с помощью шаблона (New from template) выберите ссылку на Normal.dot, Общие шаблоны (General Templates) или шаблоны на веб-узле.
7. Для отображения документа в режиме структуры выберите команду Структура (Outline) в меню Вид (View) или нажмите кнопку Режим структуры (Outline View) на горизонтальной полосе прокрутки внизу окна документа. Режим структуры позволяет вам проконтролировать стройность и логичность изложения материалов, представленных в документе, быстро изменить расположение заголовков и текста.
8. Если для форматирования заголовков использовались встроенные стили заголовков, то в режиме структуры на печать будут выводиться только видимые заголовки.
9. В тех случаях, когда предполагается использование созданных файлов для вставки в главный документ, их следует переместить в одну папку до начала форматирования главного документа.

Содержание

Знакомство с Word 2003

Буквица

Буквица

Для более красочного оформления документа большую заглавную букву в начале раздела, главы или абзаца можно оформить так, чтобы она занимала несколько строк, как это сделано в начале настоящего абзаца. Верхнюю часть буквицы часто выравнивают по верхнему краю первой строки абзаца.
Изменение или просмотр буквицы следует выполнять в режиме разметки. Диалоговое окно Буквица (Drop Cap) позволяет задать следующие параметры (Рисунок 10.7):

Диалоговое окно Буквица

Рисунок 10.7 Диалоговое окно Буквица

В группе Положение (Position) можно выделить одно из полей:

нет (None) — преобразует буквицу выделенного абзаца в обычный текст;

в тексте (Dropped) — вставляет выровненную по левому краю буквицу, обтекаемую текстом;

на поле (In Margin) — вставляет буквицу, вынесенную на левое поле, в начало первой строки абзаца.

Назначение других полей окна:

шрифт (Font) — позволяет выбрать шрифт для написания буквицы;

высота в строках (Lines to drop) — используется для задания числа строк по вертикали, которые должны обтекать буквицу;

расстояние до текста (Distance from text) — определяет расстояние между буквицей и строками основного текста абзаца.

Диалоговое окно Формат номера страницы

Рисунок 10.4 Диалоговое окно Формат номера страницы

Диалоговое окно используемое для создания колонок

Рисунок 10.5 Диалоговое окно, используемое для создания колонок

Если флажок колонки одинаковой ширины не установлен, в группе Ширина и промежуток (Width and Spacing) введите для каждой из колонок точные значения ее ширины и расстояния между колонками.

Выберите в списке Применить (Apply to) к какой части документа следует применить форматирование в виде колонок: К выделенному документу (Selected text) , Ко всему документу (Whole document) .

Флажок Разделитель (Line between) позволяет вставить вертикальные линии, отделяющие одну колонку от другой.

Чтобы создать разрыв колонки, нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter. Другой вариант быстрого создания колонок:

перейдите в режим разметки;

выделите часть текста, которая будет преобразована в колонки;

нажмите кнопку Колонки (Columns) на панели инструментов Стандартная;

удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужное число колонок, которые будут иметь одинаковую ширину (Рисунок 10.6);

для изменения ширины уже созданных колонок можно перетащить соответствующие маркеры на горизонтальной линейке.

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 10.9 Диалоговое окно, используемое для создания предметного указателя

Диалоговое окно Оглавление и указатели

Рисунок 10.8 Диалоговое окно Оглавление и указатели с открытой вкладкой Оглавление

Рисунок 10.10 Диалоговое окно Оглавление и указатели с открытой вкладкой Указатель

Диалоговое окно позволяющее задать

Рисунок 10.3 Диалоговое окно, позволяющее задать расположение номера страницы на листе при печати

Номера страниц отображаются светло-серыми цифрами в области колонтитулов в режиме разметки страницы. Для их отображения в окне документа выберите команду Разметка страницы (Print Layout) в меню Вид (View) или нажмите кнопку Режим разметки (Print Layout) на горизонтальной полосе прокрутки внизу окна. Для удаления номера страницы выберите команду Колонтитулы (Header and Footer) в меню Вид (View), выделите номер страницы и нажмите клавишу Delete .

Диалоговое окно Разрыв

Рисунок 10.1 Диалоговое окно Разрыв

Использование кнопки Колонки для задания количества колонок

Рисунок 10.6 Использование кнопки Колонки для задания количества колонок

Следует учитывать, что текст в колонтитулах, примечаниях и рамках не может быть оформлен в виде колонок. Для оформления текста в этих областях следует использовать таблицы. Чтобы не включать в колонки заголовки определенных уровней, выделите их в отдельные разделы.,

Колонтитулы

Колонтитулы

Колонтитулом называется одинаковый для группы страниц текст и/или графические изображения, расположенные вне основного текста документа. В колонтитуле обычно приводится информация вспомогательного характера: название документа или главы, фамилии авторов, дается краткая аннотация. Колонтитулы позволяют читателю лучше и быстрее ориентироваться в книге.
В колонтитул входят порядковые номера страниц, которые называют колонцифрами. Верхний колонтитул располагается над основным текстом всех страниц раздела, нижний колонтитул располагается ниже основного текста., С помощью колонтитула можно создать в документе специальные эффекты, например, поместить на каждой странице прозрачные водяные знаки, через которые будет виден текст документа.

Область задач защита документа

Рисунок 10.11 Область задач защита документа

Оформление документа

Оформление документа

В этой главе вы познакомитесь со следующими вопросами:

создание в документе разделов, колонтитулов, буквиц, полей формы, оглавления и указателей;

вставка номера страницы;

выравнивание текста в колонки с помощью табуляции и команд меню;

защита документа от несанкционированных изменений.

Отметка слов которые будут использованы в указателе

Отметка слов, которые будут использованы в указателе

На экране отобразится окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry) (Рисунок 10.9). Чтобы создать основной элемент указателя, отредактируйте имеющийся или введите новый текст в поле основной (Main entry) . Элемент указателя создается путем вставки оформленного как скрытый текст поля ХЕ.
Если поле {ХЕ} не видно в окне документа, нажмите кнопку Непечатаемые символы (Show/Hide) на панели инструментов Стандартная. Составной частью основного элемента указателя является дополнительный элемент, который вводят в поле дополнительный (Subentry) , Например, элемент предметного указателя "Газеты" может включать дополнительные элементы "Известия", "Московский комсомолец". Если вы хотите добавить элемент третьего уровня, введите текст дополнительного элемента указателя в поле Дополнительный, поставьте двоеточие, а затем введите текст элемента третьего уровня. Нажмите кнопку Пометить (Mark) .
Кнопка Пометить все (Mark All) позволяет отметить все вхождения искомого текста с учетом регистра букв. До окончания выбора элементов указателя диалоговое окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry) остается открытым.
Чтобы записать текущий номер страницы выбранному элементу указателя, установите переключатель в положение текущая страница (Currentpage) . Нажатие клавиши Alt+Shift+O позволяет отметить элемент оглавления.

Отображение верхнего колонтитула

Рисунок 10.2 Отображение верхнего колонтитула

Печать номера и названия главы на каждой странице

Печать номера и названия главы на каждой странице

В области колонтитула можно вставить поля, содержащие имя файла и путь к нему, дату и время печати. Для этой цели в колонтитул следует вставить поле, тип которого задается в диалоговом окне команды Поле (Field) в меню Вставка (Insert) .
Чтобы печатать номер и название главы в колонтитуле на каждой странице, установите курсор в колонтитуле на месте вставки, выберите команду Перекрестная ссылка (Cross-reference) в меню Вставка (Insert) , укажите заголовок, содержащий номер и название главы документа и нажмите кнопку Вставить (Insert) .

Предметный указатель

Предметный указатель

Предметные указатели представляют собой списки, расположенные в алфавитном порядке. В них перечислены ключевые слова и термины, использованные в документе, и указаны номера страниц, на которых они расположены, что позволяет быстро найти требуемую информацию. Процесс создания предметного указателя состоит из двух этапов: сначала отмечают слова, которые будут использованы в указателе, затем создается сам указатель.

Расстояние между верхним/нижним

Расстояние между верхним/нижним краем страницы и колонтитулом

Расстояния отмеряются от края страницы до верхнего края верхнего колонтитула и до нижнего края нижнего колонтитула.

Разрыв страницы

Разрыв страницы

Разрыв страницы — это место, в котором заканчивается одна страница и начинается другая. В режиме разметки, предварительного просмотра и в напечатанном документе после разрыва страницы текст начинается с новой страницы. В обычном режиме автоматические разрывы страниц изображаются пунктирными линиями поперек страницы документа, а введенные вручную разрывы изображаются в виде пунктирной линии с пометкой "Разрыв страницы".
Как правило, новую главу или таблицу, занимающую большую часть листа, начинают с новой страницы. Чтобы поместить разрыв страницы в определенное место, введите "принудительный" (твердый) разрыв страницы, выполнив следующие действия:

щелкните место, откуда следует начать новую страницу;

нажмите клавиши Ctrl+Enter или выберите команду Разрыв (Break) в меню Вставка (Insert) , установите переключатель в группе Начать (Break Types) в положение новую страницу (page break) (Рисунок l0.l) и нажмите кнопку ОК .

Создание колонок

Создание колонок

Колонки создают в режиме разметки. В обычном режиме и в режиме структуры документ отображается в одну колонку.

Чтобы быстро создать колонки в текущем документе или разделе, выберите в группе И мя (Presets) один из возможных вариантов количества колонок и их расположение.

Если колонки будут иметь разную ширину, то снимите флажок колонки одинаковой ширины (Equal column width).

Создание оглавления на основе встроенных стилей заголовков

Создание оглавления на основе встроенных стилей заголовков

Перед тем, как создать оглавление документа, выполните форматирование заголовков с помощью встроенных стилей заголовков. Например, в данной книге в оглавлении приведены заголовки, отформатированные встроенными стилями Заголовок 1 — Заголовок 3 (Heading 1 — Heading 3) .
Порядок действий при сборке оглавления:
1. Поместите курсор на место вставки оглавления. Выберите команду Ссылка (Reference), Оглавление и указатели (Index and Tables) в меню Вставка (Insert) и откройте вкладку Оглавление (Table of Contents) (Рисунок 10.8).

Выберите стиль в списке Образец печатного документа (Print Preview) или Образец веб-документа (Web Preview). Нажмите кнопку ОК.

Установка флажка Показать номера страниц (Show page numbers) позволяет для каждого элемента списка отображать номера страниц.

После установки флажка Номера страниц по правому краю (Right align page numbers) номера страниц выравниваются по правому полю.

В поле Уровни (Show levels) задается количество уровней для оглавления. Количество уровней не должно быть больше количества стилей заголовков.

В поле Заполнитель (Tab leader) можно выбрать, какие линии — точечные или пунктирные — будут вставлены между элементами указателя и номерами страниц. Этот параметр применим только тогда, когда установлен флажок Номера страниц по правому краю (Right align page numbers) .

Для перехода из оглавления к заголовку в тексте нажмите клавишу Ctrl и щелкните его название.

Создание оглавления

Создание оглавления

Word позволяет автоматизировать создание оглавления, предметного указателя и указателя рисунков. В оглавлении приводится список заголовков документа определенных уровней с соответствующими номерами страниц. Сборка оглавления происходит автоматически следующим образом: находятся и сортируются по уровням заголовки и указываются их номера страниц. Слово "Оглавление" вводится пользователем. Для обновления оглавления поставьте курсор в поле оглавления и нажмите клавишу F9.
Программа Word предусматривает несколько вариантов оформления оглавления. Для оглавления рекомендуется создать новый раздел.

Создание разделов колонтитулов буквиц полей формы колонок

Создание разделов, колонтитулов, буквиц, полей формы, колонок

Создание таблицы указателей

Создание таблицы указателей

После того как вы отметили в документе элементы указателя, можно создать таблицу указателей следующим образом:

установите курсор в то место, куда будет вставлен готовый указатель;

выберите команду Ссылка (Reference) , Оглавление и указатели (Index and Tables) в меню Вставка (Insert) , а затем откройте вкладку Указатель (Index) (Рисунок 10.10);

выберите в поле Форматы (Formats) один из встроенных форматов, который будет использован для создания таблицы указателей.

чтобы дополнительные элементы располагались под основными, в группе Тип (Туре) установите переключатель в положение с отступом (Indented ). При установке переключателя в положение без отступа (Run in) дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными;

найдите все элементы указателя;

отсортируйте элементы указателя в алфавитном порядке;

найдите и удалите дубли;

отобразите указатель в документе.

Сознание колонтитула

Сознание колонтитула

Кнопки панели инструментов Колонтитулы (Header and Footer) позволяют перейти от одного колонтитула к другому, вставить автотекст, номер страницы, общее количество страниц, вставить поле даты и времени (Рисунок 10.2). Ввод, редактирование и оформление текста колонтитула выполняется так же, как и при вводе текста в документ. Область документа, где расположен текст, не доступна. В окне документа основной текст дан блеклым цветом.
Чтобы начать работать с колонтитулами, дважды щелкните область ранее созданных колонтитулов. Введите в область колонтитула, ограниченную пунктирной рамкой, текст, таблицу или графику. Для завершения работы с колонтитулом дважды щелкните область основного текста.
С помощью панели инструментов Форматирование (Formatting) или команд из меню Формат (Format) можно форматировать символы, выравнивать текст по левому или правому краю, изменять интервал между строками и абзацами и т.д. Курсор при нажатии клавиши Tab перемещается по фиксированным позициям: влево, центр и вправо.

Сознание разных колонтитулов для

Сознание разных колонтитулов для четных, нечетных страниц и для первой страницы

В книге или многостраничном документе, имеющем двустороннюю верстку, колонтитулы четных и нечетных страниц могут отличаться, например, на четной странице может быть приведено название книги (документа), на нечетной — номер и заголовок текущей главы. Номера нечетной страницы располагаются у правого края поля, четной — у левого.
Флажок первой страницы (Different first page) в этой группе дает возможность задать для первой страницы раздела или документа другой колонтитул. В списке Применить (Apply To) вы можете выбрать Ко всему документу (Whole Document) или к текущему разделу относятся ваши установки.

Удаление принудительного разрыва страницы или раздела

Удаление принудительного разрыва страницы или раздела

Чтобы удалить принудительный разрыв страницы или раздела, выделите его мышью и нажмите клавишу Delete. Для выделения разрыва страницы или раздела с клавиатуры поставьте курсор в последнюю позицию перед разрывом и нажмите клавиши Ctrl+стрелка-влево. В режиме разметки разрыв раздела не виден. Для его отображения нажмите кнопку Непечатаемые символы (Show/Hide) . При удалении разрыва, отделяющего два раздела, форматирование текста, предыдущего раздела, становится таким же, как у последующего.

Вставка номера страницы

Вставка номера страницы

Номер страницы можете поместить вверху или внизу страницы. К нему можно добавить номер части и главы. Вставить в документ номера страниц можно следующими способами:
Первый способ. Выберите команду Колонтитулы (Header and Footer) в меню Вид (View) . Word перейдет в режим разметки страницы. На экране отобразятся верхнее (Рисунок 10.2) или нижнее поле колонтитула, ограниченное пунктирной линией, и панель инструментов Колонтитулы . Установите курсор в колонтитуле на месте вставки и нажмите кнопку Номер страницы (Insert Page Numbers) на панели инструментов Колонтитулы (Header and Footer) (см. выше раздел "Колонтитулы").
Второй способ. Выберите в меню Вставка (Insert) команду Номера страниц (Page Numbers) . В диалоговом окне Номера страниц (Page Numbers) (Рисунок 10.3) в раскрывающемся списке Положение (Position) укажите, в каком колонтитуле — верхнем или нижнем — должны выводиться на печать номера страниц. Раскрывающийся список Выравнивание (Alignment) позволяет задать положение номера страницы слева, справа или в центре колонтитула.
Если в документе имеются зеркальные поля, а номера страниц нужно разместить на внешних или внутренних краях листа, выберите одно из значений: Внутри (Inside) , Снаружи (Outside) или От центра (Center) и т.п. Установка флажка Номер на первой странице (Show number on first page) обеспечивает отображение номера страницы на первой странице документа или раздела.

Вставка разрыва раздела

Вставка разрыва раздела

Разделом называется часть документа, имеющая одинаковые параметры форматирования страницы. Новый раздел создается, если требуется изменить такие параметры, как поля, колонтитулы, ориентацию страниц, нумерацию строк, последовательность номеров страниц или число колонок. Каждый раздел может иметь свой макет страницы. Номер раздела в котором находится курсор, отображается в левой части строки состояния. Если не указать границы раздела, весь документ будет форматироваться, как один раздел.
Для вставки разрыва раздела выберите команду Разрыв (Break) в меню Вставка (Insert) , и задайте одно из четырех положений переключателя в группе Новый раздел (Section break types) .

со следующей страницы (Nextpage) — начинает новый раздел со следующей страницы. Как правило, со следующей страницы начинают новую главу;

на текущей странице (Continuous) — начинает новый раздел, не начиная следующей страницы;

с четной страницы (Even page) — начинает новый раздел со следующей четной страницы. Если раздел заканчивается на четной странице, то следующая нечетная страница останется пустой;

с нечетной страницы (Odd page) — начинает новый раздел со следующей нечетной страницы. Если раздел заканчивается на нечетной странице, то следующая четная страница останется пустой.

Конец раздела изображается двойной пунктирной линией, содержащей слова "Разрыв раздела (Section Break)" , которые не отображаются при печати.

Выравнивание текста в колонки

Выравнивание текста в колонки

Для более наглядного оформления документа его текст можно расположить в несколько колонок, как в газетах, брошюрах, информационных листках. Текст в конце колонки переходит в начало следующей. Для изменения количества колонок надо создать новый раздел.

Выравнивание высоты колонок

Выравнивание высоты колонок

Для выравнивания высоты колонок на последней странице перейдите в режим разметки и установите курсор в конце текста, который следует выровнять. Выберите команду Разрыв (Break) в меню Вставка (Insert) . Установите переключатель в положение на текущей странице (Continuous) (см. Рисунок 10.1).

в определенное место, щелкните место,

Выводы

1. Чтобы поместить разрыв страницы в определенное место, щелкните место, откуда следует начать новую страницу, выберите команду Разрыв (Break) в меню Вставка (Insert) , установите переключатель в группе Начать (Break Types) в положение Новую страницу (Page break) (см. Рисунок 10.1) и нажмите кнопку ОК.
2. Для вставки в документ номера страниц, выберите в меню Вставка (Insert) команду Номера страниц (Page Numbers) . В диалоговом окне Номера страниц (Page Numbers) (см. Рисунок 10.3) укажите, где должны выводиться на печать номера страниц, как будет производиться выравнивание номеров, и нажмите кнопку ОК.
3. Для ввода и редактирования текста или объекта в области колонтитулов выберите команду Колонтитулы (Header and Footer) в меню Вид (View) и введите требуемую информацию в область.
4. Для преобразования в колонки всего документа или его части используйте команду Колонки (Columns) в меню Формат (Format) .
5. Чтобы создать буквицу, расположите курсор на месте вставки и выберите команду Буквица (Drop Cap) в меню Формат (Format) . Абзац, в котором создается буквица, должен содержать текст.
6. Чтобы вставить оглавление, поместите курсор на место вставки, выберите команду Ссылка (Reference) , Оглавление и указатели (Index and Tables) в меню Вставка (Insert) и откройте вкладку Оглавление (Table of Contents) (Рисунок 10.8). Выберите в списке Вид (Formats) один из готовых стилей.
7. Чтобы отметить слово, несколько слов или предложение, которые будет использовано в указателе, выделите их в документе слово и нажмите клавиши Alt+Shift+X.

Задание номера страницы и параметров его форматирования

В раскрывающемся списке Формат номера (Numberformat) выберите формат номера страницы: арабские или римские цифры, строчные или заглавные буквы латинского алфавита.

Установка флажка Включить номер главы (Include chapter number) позволяет в нумерации страниц указывать номер главы, например 1.10.

Установка переключателя в положение начать с (Start at) позволяет задать начальный номер первой страницы раздела, в котором находится курсор.

В раскрывающемся списке начинается со стиля (Chapter starts with style) выберите стиль заголовка для названий глав в документе.

В раскрывающемся списке разделитель (Use separator) задайте символ, отделяющий номер главы от номера страницы.

Защита документа от несанкционированных изменений

Защита документа от несанкционированных изменений

Установка флажка Разрешить только указанный способ редактирования документа позволяет внести ограничения для других пользователей на внесение изменений.

Знакомство с Word 2003

Автоматическое отображение аналогового

Автоматическое отображение аналогового окна Свойства при первом сохранении документа

Для автоматического отображения диалогового окна Свойства (Properties) при первом сохранении документа на вкладке Сохранение (Save) (Рисунок 11.5) установите флажок предлагать заполнение свойств документа (Prompt for document properties) . Это диалоговое окно рассмотрено в главе 2, в разделе "Информация, представленная на вкладках диалогового окна свойств документа".

Диалоговое окно Параметры с открытой вкладкой Общие

Рисунок 11.1 Диалоговое окно Параметры с открытой вкладкой Общие

Рисунок 11.3 Диалоговое окно Параметры с открытой вкладкой Пользователь

Рисунок 11.6 Диалоговое окно Параметры с открытой вкладкой Безопасность

В поле пароль для открытия файла (Password to open) введите пароль. При вводе пароля различают строчные и прописные буквы. Пароль может включать не более 15 символов. Вместо вводимых символов пароля на экране отображаются звездочки "*", чтобы рядом стоящие люди не смогли его увидеть.

В поле пароль разрешения записи (Password to modify) введите пароль, позволяющий вносить изменения в документ. Если пользователь не знает пароль, то он может открыть файл только для чтения.

После установки флажка рекомендовать доступ только для чтения (Read only recommended) при попытке изменить файл выводится сообщение, что данный документ можно открыть только для чтения. После внесения изменений можно сохранить файл только под другим именем.

В случае потери пароля документ открыть невозможно. Поэтому следует тщательно хранить список паролей и имена соответствующих файлов. Чтобы снять пароль, надо повторно открыть сначала документ, затем вкладку Безопасность (Security) и очистить поле пароль для открытия файла (Password to open)..
После ввода пароля на вкладке Безопасность (Security) и нажатия кнопки ОК появится диалоговое окно Подтверждение пароля (Confirm Password) с предложением ввести пароль еще раз (Рисунок 11.7).

Рисунок 11.8 Диалоговое окно Параметры с открытой вкладкой Правописание

Установка флажка всегда предлагать замену (Always suggest corrections) обеспечивает при проверке орфографии вывод списка вариантов правильного написания слов, которыми можно заменить обнаруженное неправильно набранное слово. Состояние этого флажка не влияет на фоновую поверку орфографии.

Установка флажка предлагать только из основного словаря (Suggestfrom main dictionary only) обеспечивает проверку написания слова только по основному словарю, без вспомогательных словарей.

Установка флажков пропускать woeq из прописных букв (Ignore words in UPPERCASE) и пропускать слова с цифрами (Ignore words with numbers) отключает проверку орфографии слов, написанных прописными буквами или содержащих цифры.

Установка флажка пропускать адреса, Интернета и имена файлов (Ignore Internet and file addresses) снимает подчеркивание в документе адресов Интернета, электронной почты и имен файлов.

Кнопка Словари (Dictionaries) открывает диалоговое окно, используемое для создания, редактирования, добавления и удаления вспомогательных словарей.

Кнопка Повторная проверка (Recheck Document) позволяет повторно проверить документ после изменения условий проверки или открытия других словарей. Название этой кнопки меняется на Проверка документа (Check Document ) в случае, если вы в первый раз производите проверку правописания в текущем сеансе работы с Word.

Рисунок 11.11 Диалоговое окно Параметры с открытой вкладкой Печать

Диалоговое окно Параметры с открытой

Рисунок 11.2 Диалоговое окно Параметры с открытой вкладкой Вид, позволяющее настроить параметры, регулирующие отображение документа

анимацию текста (Animated text) — если снять этот флажок, то можно увидеть, как будет выглядеть текст после печати, так как анимационные эффекты видны только на экране компьютера;

пустые рамки рисунков (Picture placeholders) — отображает рисунки в виде пустых рамок, размеры которых соответствуют размерам рисунка;

коды полей (Field codes) — отображает коды полей вместо самих полей.

Диалоговое окно с предложением

Рисунок 11.7 Диалоговое окно с предложением подтвердить пароль, который будет использоваться для открытия файла

Добавление вспомогательного словаря

Добавление вспомогательного словаря

При проверке орфографии текста, содержащего специальные термины, следует подключить вспомогательные словари. Одновременно может быть активно до 10 вспомогательных словарей. Список вспомогательных словарей хранится в "корректорской" папке. Чтобы воспользоваться для орфографической проверки словарем, который хранится в другом месте, нажмите кнопку Словари (Dictionaries) на вкладке Правописание (см. Рисунок 11.8). Появится диалоговое окно Вспомогательные словари (Custom Dictionaries) (Рисунок 11.10).

В поле Список словарей (Dictionary list) представлен список, имеющихся вспомогательных словарей. Установите флажки, соответствующие словарям, которые следует использовать при проверке орфографии. Снимите флажок, чтобы прекратить использование словаря.

Нажав кнопку Создать (New) , вы можете составить собственный словарь специфичных терминов. Тип файла словаря *.dic.

Нажмите кнопку Добавить (Add) и в диалоговом окне Добавление вспомогательного словаря (Create custom Dictionary) в поле Имя файла (File Name) введите имя словаря, который следует открыть или найти. Для подключения к серверу в Интернете или во внутренней сети интранет введите адрес URL (только для FTP или HTTP сервера), например, ftp://ftp.microsoft.com.

Информация о пользователе

Информация о пользователе

На вкладке желательно привести следующие данные:

Имя и фамилия (Name), Инициалы (Initials) — эти данные используются при записи исправлений и вставке примечаний, в письмах, на конвертах и т.п.

Почтовый адрес (Mailing address) — используется по умолчанию в качестве обратного адреса в письмах и на конвертах.

Приведенные сведения используются и в других приложениях Office.

Настройка параметров проверки правописания

Настройка параметров проверки правописания

Встроенная в Office система проверки правописания позволяет проверять синтаксис и пунктуацию в текстах на русском и других языках, для которых установлены словари, и получать подсказки в местах возможных ошибок.
Другой способ открытия этой вкладки - нажать кнопку Параметры (Options) в диалоговом окне Грамматика или Орфография . Эти диалоговые окна отображаются на экране после щелчка правой кнопкой мыши зеленой или красной волнистой линии, отмечающих ошибки, и выбора в контекстном меню команды Грамматика (Grammar) или Орфография (Spelling) (см. главу 5, раздел "Проверка правописания слов").

Настройка параметров работы Word 2003

Настройка параметров работы Word 2003

В этой главе рассмотрена настройка параметров работы Word с помощью различных вкладок диалогового окна, появляющегося после выбора в меню Сервис (Tools) команды Параметры (Options) . Напомним, что вкладка Правка (Edit) этого окна и режим записи исправлений рассмотрены в главе 4.

Настройка параметров совместимости для файла

Рисунок 11.12 Настройка параметров совместимости для файла

Настройка печати

Настройка печати

Рассмотрим назначение нескольких флажков в группе Режим (Printing Options) (Рисунок 11.11):

черновой (Draft output) — обеспечивает печать документа с минимумом форматирования, без некоторых графических объектов. Вместо графики выводятся пустые рамки объектов. Это ускоряет печать документа. Не все модели принтеров поддерживают этот режим;

обновлять поля (Update fields) — автоматически обновляет поля перед печатью, кроме заблокированных;

обновлять связи (Update links) — обеспечивает обновление связей с объектами OLE перед печатью документа. Если связи документа изменялись, присоединенное содержимое будет обновлено перед печатью;

преобразование A4/Letter (Allow A4/Later paper resizing) — обеспечивает правильную печать при использовании бумаги, имеющей формат А4 или Letter. В одних странах, например в России, по умолчанию используется размер бумаги А4, а в других, например США, — Letter. Этот параметр не влияет на форматирование документа;

фоновая печать (Background printing) — обеспечивает печать документов в фоновом режиме. Это позволяет продолжать работу с Word во время печати документа. Для фоновой печати необходима дополнительная системная память. Чтобы ускорить печать, снимите этот флажок;

в обратном порядке (Reverse print order) — позволяет печатать страницы в обратном порядке, начиная с последней страницы. Флажок целесообразно устанавливать на тех принтерах, на которых последняя отпечатанная страница располагается сверху с тем, чтобы не перекладывать после печати все страницы. Установка флажка замедляет печать. Не устанавливайте этот флажок, если вместе с документом печатается конверт.

Назначение флажков в группе Печатать (Include with document) :

сведения (Documentproperties) — печать сведений о документе на отдельной странице в конце документа. Сведения о документе можно просмотреть на вкладке Документ (меню Файл, команда Свойства (Properties));

коды полей (Field codes) — печать кодов полей вместо значений полей. Например, вместо значения поля 2.04.99 будет напечатан код поля {ТШЕ\@дд.ММ.гг};

примечания (Comments) — печать примечаний на отдельной странице в конце документа;

скрытый текст (Hidden text) — печать скрытого текста в документе. Скрытый текст выделяется точечным подчеркиванием. При печати скрытого текста точечное подчеркивание не печатается;

графические объекты (Drawing objects) — печать объектов, созданных с помощью панели рисования Word. Вместо графических объектов печатаются пустые рамки. Снятие этого флажка ускоряет печать документов, содержащих много графических объектов.

Флажок печатать только данные для форм (Print data only for forms) в разделе Для текущего документа (Options for current document only) обеспечивает печать данных, введенных в электронную форму, без печати самой электронной формы.

Настройка проверки правописания

Рисунок 11.9 Настройка проверки правописания

Строго (все правила) (Formal) — обеспечивает проверку с применением всех имеющихся правил. Используется для проверки художественных текстов, публицистики и т.д.

Для деловой переписки (Technical) — используется для проверки деловой прозы: корреспонденции, текстов контрактов, научных статей и пр.

Для обычной переписки (Casual) — применяется для проверки писем, внутрифирменных докладных записок, журнальных и газетных статей на общие темы, допускает применение неформальных оборотов речи и т.п.

Каждый из стилей, для которого производится проверка, имеет свой набор используемых грамматических и стилистических правил. Настройка встроенных наборов грамматических и стилистических правил осуществляется путем добавления или исключения определенных правил. Для включения/выключения правила в диалоговом окне щелкните мышью по его названию или клавишами со стрелками установите полоску выбора на название правила и нажмите клавишу Пробел. В разделе Проверять (Require) задаются настраиваемые правила проверки.

Настройка Word для работы с файлами яругих форматов

Настройка Word для работы с файлами яругих форматов

Из списка Рекомендуемые параметры для (Recommended options for) выберите формат файла, с которым ведется работа. Выберите Нестандартные (Custom) для задания собственных параметров. Установите необходимые флажки в группе Параметры (Options) .
Изменение параметров влияет только на изображение содержимого документа на экране, пока с ним ведется работа. После окончания работы с документом все форматы можно оставить такими, какими они были первоначально.

Назначение некоторых флажков в разделе Показывать

выделение цветом (Highlight ) — установка этого флажка позволяет отобразить и распечатать выделенный текст в документе, снятие флажка увеличивает скорость просмотра документа, содержащего графические объекты, например, автофигуры или встроенные рисунки, вставленные в графический слой;

Nbsp; Диалоговое окно Параметры

Рисунок 11.5 Диалоговое окно Параметры с открытой вкладкой Сохранение

всегда создавать резервную копию (Always create backup copy) — сохраняет предыдущую версию документа под тем же именем, но с расширением .bak. Резервная копия создается во время каждого автосохранения;

разрешить фоновое сохранение (Allow background saves) — позволяет продолжать работу с Word во время сохранения документа. Следует учитывать, что сохранение в фоновом режиме требует дополнительной памяти. Для экономии системных ресурсов сохранение в фоновом режиме можно отключить. При сохранении документа Word в фоновом режиме в строке состояния появляется мигающий значок диска;

автосохранение каждые ... минут (Save AutoRecover info every... minutes) — задает интервал времени, через который производится автоматическое сохранение документа. Интервал времени в минутах задается с помощью стрелок, расположенных справа от поля минут (minutes) или вводится в это поле с клавиатуры.

Для ускорения просмотра документа в окне снимите флажки всегда создавать резервную копию, автосохранение каждые ... минут и установите флажок разрешить быстрое сохранение (Allow fast saves ). Следует помнить, что автоматическое сохранение файла не освобождает от сохранения файла с помощью команды Сохранить (Save As) в меню Файл (File) перед закрытием файла. Если из-за нарушения электропитания или по другой причине сеанс работы Word прервется, то после запуска программы Word будут открыты все автоматически сохраненные документы, и их надо будет сохранить с помощью команд меню (см. Рисунок 2.19).
В списке Сохранять файлы Word как (Save Word files as) выберите формат, в котором будут сохраняться файлы, например, при работе с текстовыми файлами выберите Word Document (*.doc).

Общие параметры настройки

Общие параметры настройки

Приведем назначение некоторых флажков:

Установка флажка звуковое сопровождение событий (Provide feedback with sound) разрешает звуковое сопровождение определенных действий и событий Word и Office, или завершения процесса. Для изменения звука, сопровождающего событие, используйте значок Звук (Sounds) на панели управления Windows. Для воспроизведения большей части звуков необходимо наличие звуковой платы.

Флажок эффекты анимации (Provide feedback with animation) разрешает анимацию перемещения мыши в Word и в других приложениях Office, использование особых видов указателей при печати, при изменении разбивки на страницы, сохранении и автоматическом форматировании, а также анимацию таких действий Word, как фоновое сохранение, поиск и замена.

В поле помнить список из... файлов (Recently used file list:... entries) регулируется количество имен файлов, представленных в меню Файл (File) . Для изменения количества запоминаемых файлов щелкните кнопку со стрелкой, направленной вверх или вниз рядом с полем список. Чтобы не отображать список последних файлов, с которыми вы работали, снимите флажок рядом с указанным полем. Авторы книги установили в этом поле число 9, что позволяет открывать большинство файлов, с которыми они работали с помощью меню, не пользуясь диалоговым окном Открытие документа (Open ).

В поле Единицы измерения (Measurement units) выберите единицу измерения, которая будет использоваться по умолчанию и приведены на линейке: сантиметры (Centimeters), дюймы (Inches), пункты (Points), пики (Picas). ( Соотношения между этими единицами приведены в главе 6 в разделе "Использование различных шрифтов для оформления документа".)

Окно содержащее список пользовательских словарей

Рисунок 11.10 Окно, содержащее список пользовательских словарей

Отключение функции проверки орфографии и грамматики

Отключение функции проверки орфографии и грамматики

Чтобы отключить функции проверки орфографических и грамматических ошибок в открытом документе, поставьте флажки не выделять слова с ошибками (Hide spelling errors in this document), (Hide grammatical errors in this document) в группах Орфография и Грамматика (Рисунок 11.8). После удаления флажков автоматически проверять орфографию (Check spelling as you type) и автоматически проверять грамматику (Check grammar as you type) функции проверки орфографии и грамматики при наборе текста отключаются.
Если флажки автоматически проверять орфографию и автоматичски проверять грамматику сняты, то в строке состояния не отображается значок Состояние проверки правописания

Отображение непечатаемых символов

Отображение непечатаемых символов

Отображение на экране непечатаемых символов, например, символ конца абзаца или табуляций, настраивается следующими флажками в рамке Знаки форматирования (Formatting marks) :

знаки табуляции (Tab characters) — показывает непечатаемый символ табуляции, имеющий вид стрелки, направленной в правую сторону. Для ввода символа следует нажать клавишу Tab;

пробелы (Spaces) — отображает на экране пробелы в виде точек. Многократное нажатие клавиши пробел без необходимости нежелательно, так как уменьшается количество напечатанных символов в строке. При выравнивании абзаца по границам пробелы увеличиваются. В случае необходимости можно вставить нерастяжимый пробел, используя сочетание клавиш Shift+Ctrl+Space;

символы абзацев (Paragraph marks) — отображает символы окончания абзаца. Новый абзац создается после нажатия клавиши Enter, что приводит к переходу на новую строку. Отметим, что для перехода на новую строку без образования абзаца, надо нажать клавиши Shift+Enter. Этой возможностью удобно пользоваться для равномерного размещения слов в заголовке, занимающего несколько строк. Например, если заголовок содержит семь слов, шесть из которых размещаются на первой строке и одно на второй, то можно в первой строчке разместить четыре слова, во второй — три. В тех случаях, когда выравнивание абзаца производится по левой и правой границам одновременно, использование клавиш Shift+Enter может привести к созданию больших пробелов между словами, если строка содержит сравнительно небольшое количество символов;

мягкие переносы (Optional hyphens) — отображает необязательные дефисы. Для вставки обычного дефиса, который всегда видим, используют знак минус "—". Для вставки необязательного дефиса, разрешающего редактору Word сделать перенос в конце строки, используют сочетание клавиш Ctrl+Shift+Минус ("~"). Мягкий перенос позволяет более красиво и равномерно распределять текст на строчках документа;

скрытый текст (Hidden text) — показывает скрытый текст, который не будет печататься;

все (Аll) — показывает все непечатаемые символы, перечисленные ранее. Эти символы отображаются на экране после нажатия кнопки

Отображение всплывающих подсказок в окне

Отображение всплывающих подсказок в окне

Всплывающие подсказки отображаются в окне при установке указателя на знаке примечания. Они применяются также в функции автозаполнения Word, когда по первым набранным символам автоматически предлагается ввести определенные данные, например, текущую дату или элемент автотекста. Чтобы отобразить всплывающие подсказки для примечаний и исправлений, в разделе Показывать установите флажок всплывающие подсказки (Screen Tips) .

Папка открываемая по умолчанию

Папка, открываемая по умолчанию после выбора команд Открыть или Сохранить

После выбора команды Открыть (Open) или Сохранить (Save) в меню Файл (File) на экране отображается диалоговое окно, в котором отображено содержимое папки, используемой по умолчанию.

Риc. 11.4 Диалоговое окно Параметры с открытой вкладкой Расположение

Параметры настройки отображения документа в окне

Перенос текста на новую строку по границе окна

Для переноса текста на новую строку по границе окна, а не так, как он будет выглядеть при печати, в разделе Параметры обычного режима и режима структуры установите флажок перенос по границе окна (Wrap to Window) .

Различие между быстрым и полным сохранением

Различие между быстрым и полным сохранением

Если на вкладке Сохранение (Save) диалогового окна Параметры (Options) установлен флажок разрешить быстрое сохранение (Allow fast saves) , то сохраняются только внесенные в документ изменения (Рисунок 11.5). Это требует меньше времени, чем полное сохранение файла, при котором сохраняется весь исправленный документ. Флажок полезно устанавливать при работе с большими документами. Установка этого флажка требует большего свободного места на диске, так как будет сохраняться первоначальный файл и вносимые изменения. Если установить этот флажок, то автоматически будет снят флажок всегда создавать резервную копию (Always create backup copy), так как копия может быть выполнена только при полном сохранении. Быстрое сохранение не может выполняться при работе в сети. Поэтому при работе с документом в сети снимите этот флажок.

Статистика удобочитаемости

Если флажок статистика удобочитаемости (Show readability statistics) установлен, то после завершения проверки орфографии отображается диалоговое окно Статистика удобочитаемости (см. главу 5, раздел "Показатели легкости чтения"). Состояние этого флажка не влияет на фоновую поверку грамматики.
Настройка использования правил правописания
Чтобы изменить особенности использования стилистических и грамматических правил, нажмите кнопку Настройка (Settings) на вкладке Правописание (Рисунок 11.8). Появится окно Настройка грамматической проверки (Grammar Settings) (Рисунок 11.9).

Задайте единицу измерения, которая будет

Упражнения

1. Задайте единицу измерения, которая будет отображаться на горизонтальной и вертикальной линейках в окне Word и будет использоваться по умолчанию при работе с Word: сантиметры (Centimeters) , миллиметры (Millimeters), дюймы (Inches), пункты (Points), пики (Picas) . Для этого выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и откройте вкладку Общие (General) (Рисунок 11.1). Единицу измерения выберите в поле Единицы измерения (Measurement units) .
2. Обеспечьте перенос текста на новую строку по границе окна, а не так как он будет выглядеть при печати. С этой целью выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) , откройте вкладку Вид (View) (Рисунок 11.2) и установите флажок перенос по границе окна (Wrap to Window)
3. Выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) , откройте вкладку Пользователь (User Information) и заполните соответствующие поля, указав следующие данные о себе: Имя и фамилия, (Name), Инициалы (Initials), Почтовый адрес (Mailing address/ Когда Word будет использовать эту информацию?

Установка параметров сохранения файла

Установка параметров сохранения файла

Чтобы избежать потери данных в случае аварийного выключения питания или других чрезвычайных обстоятельств, можно задать временной интервал, через который будет производиться автоматическое сохранение файла. Это позволит избежать потери данных в файле по техническим причинам. Сохраняемые автоматически документы хранятся в специальном формате и месте до тех пор, пока их не сохранят принудительно.

Увеличение скорости просмотра документа в окне Word

Увеличение скорости просмотра документа в окне Word

Скорость просмотра документа в окне Word можно повысить, сняв два флажка:

фоновая разбивка на страницы (Background repagination) — после снятия флажка документ автоматически не будет разбиваться на страницы во время работы. Однако перёд печатью документа этот флажок лучше установить;

автоматически обновлять связи при открытии (Update automatic links at Open) — сняв флажок, вы прекратите автоматически обновлять данные, связанные с другими файлами, при каждом открытии документа.

Увеличение скорости просмотра документа в окне Word

Для увеличения скорости просмотра документа в окне Word можно использовать следующие настройки:

установите флажок пустые рамки рисунков (Picture placeholders) — рисунки будут отображены в виде пустых рамок, размеры которых соответствуют размерам рисунка. Эта опция позволяет сэкономить время при работе с текстом, так как отображение сложных рисунков потребляет значительное количество ресурсов компьютера. После окончания работы с текстом вновь установите этот флажок;

снимите флажок выделение цветом (Highlight) в разделе Показывать (Show) ;

установите флажок черновик (Draftfont) — текст будет показан с использованием обычного шрифта, что несколько повысит скорость его отображения на экране. Эта возможность может быть полезна, если вы хотите сосредоточиться только на содержании и не отвлекаться на оформление.

Для настройки общих параметров работы

Выводы

1. Для настройки общих параметров работы Word выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и откройте вкладку Общие (General) (Рисунок 11.1).
2. Для настройки параметров отображения документа в окне Microsoft Word выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и откройте вкладку Вид (View) (Рисунок 11.2).
3. Чтобы заполнить сведения о пользователе, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) , откройте вкладку Пользователь (User Information) и заполните ее поля (Рисунок 11.3).
4. Для изменения папки, содержимое которой отображается при открытии диалоговых окон Открытие документа (Open) или Сохранение документа (Save As), выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Расположение (File Locations) (Рисунок 11.4). Выделите элемент, который следует изменить, а затем нажмите кнопку Изменить (Modify) и задайте новую папку, используемую по умолчанию.
5. Для задания параметров сохранения файла, откройте документ, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Сохранение (Save) (Рисунок 11.5).
6. Чтобы ограничить доступ к документу, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Безопасность (Security) (Рисунок 1 11.6).
7. Для настройки параметров проверки правописания выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и откройте вкладку Правописание (Spelling & Grammar) (Рисунок 11.8).
8. Для настройки режимов печати выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Печать (Print) .
9. Чтобы использовать Word для работы с документами, созданными с помощью других текстовых редакторов и имеющих другой формат файлов, откройте документ, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) , на вкладке Совместимость (Compatibility ) (Рисунок 11.12) выполните настройку.

Защита файла от несанкционированного доступа

Знакомство с Word 2003

Диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой Поля

Рисунок 12.1 Диалоговое окно Параметры страницы. с открытой вкладкой Поля

В разделе Страницы (Pages) можно выбрать элементы: Обычный (Normal), Зеркальные поля (Mirror Margins), 2 страницы на листе (2 pages for sheet), Брошюра (Book fold). Зеркальные поля используются при печати на двух сторонах листа. Все внутренние поля становятся одной ширины, все внешние поля также будут равны друг другу (Рисунок 12.2). Обычно для переплета предусматривают не более 1,5 см.

Рисунок 12.4 Диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой Истбчник бумаги

Тип вертикального выравнивания текста на странице выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание (Vertical alignment).

При выборе элемента По верхнему краю (Тор) верхняя строка текста выравнивается по верхнему краю страницы.

При выборе элемента По высоте (Justified) первая строка верхнего абзаца выравнивается по верхнему краю страницы, а последняя строка нижнего абзаца выравнивается по нижнему краю страницы. Параметр По высоте применим только к полным страницам; неполные страницы выравниваются по верхнему краю.

В группе Различать колонтитулы (Headers and footers) задайте, будут ли отличаться колонтитулы для разных страниц.

Если следует задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц (см. раздел "Колонтитулы" в главе 10), установите флажок четных и нечетных страниц (Different odd and even).

Установите флажок первой страницы (Different first page), если первая страница раздела или документа будет иметь свой колонтитул.

В разделе Образец (Preview) демонстрируется, как будет выглядеть документ с выбранными настройками.

Диалоговое окно Параметры страницы

Рисунок 12.3 Диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой Размер бумаги

Чтобы изменить размер бумаги для части документа, выделите соответствующие страницы, а затем выберите размер бумаги, как обычно. В списке Применить (Apply To) выберите параметр К выделенному тексту (Selected text). До и после выделенных страниц будут автоматически вставлены разрывы раздела. Если документ уже разбит на разделы, щелкните нужный раздел или выделите несколько разделов, а затем измените размер страницы.

Диалоговое окно позволяющее задать параметры нумерации строк

Рисунок 12.5 Диалоговое окно, позволяющее задать параметры нумерации строк

Рисунок 12.8 Диалоговое окно, позволяющее задать параметры печати документа

Установка флажка печать в файл (Print to file) обеспечивает запись документа в специальный файл печати, что позволяет, записав файл на магнитный носитель, перенести его на другой компьютер и .напечатать на другом принтере, не открывая исходного приложения. Файл имеет расширение *.рrn и обычно используется, если на рабочем месте пользователя нет принтера, обеспечивающего нужное качество печати или. когда вы хотите распечатеть файл на другом принтере, сохранив настройки, связанные с разметкой страниц. На устройстве для печати документа необходимо установить тот драйвер принтера, для которого записан файл.

В группе Копии (Copies):

В поле число копий (Number of copies) вводят с клавиатуры число, указывающее, какое количество копий должно быть напечатано. Число копий можно задать с помощью мыши, щелкнув требуемое количество раз одну из стрелок с правой стороны поля. Все копии одной страницы печатаются друг за другом.

Установка флажка разобрать по копиям (Collate) обеспечивает печать сначала всех страниц первой копии документа, затем второй и т.д., что позволяет избежать путаницы при разборке документа. Флажок рекомендуется снять, если выполняется печать в файл.

После щелчка кнопки Свойства (Properties) или активизации одноименной команды в меню Файл появляется новое диалоговое окно с несколькими вкладками. Вкладки используются для настройки печатающего устройства и организации печати документа. Перечень параметров, представленных на вкладках, зависит от печатающего устройства.

Группа Масштаб (Zoom) позволяет выполнить печать на бумаге нестандартного размера.

После того как вы нажмете кнопку ОК, в строке состояния окна документа отобразится значок принтера и количество подготовленных для печати страниц

Диалоговое окно Предварительный просмотр

Рисунок 12.6 Диалоговое окно Предварительный просмотр

Для предварительного просмотра документа можно также использовать режимы разметки и чтения (см. в главе 3 раздел "Режимы просмотра документа"). Окно предварительного просмотра документа (рис 12.6) более точно отображает расположение материала на напечатанной странице. Оно позволяет увидеть расположение и величину рисунков, полей, верхних и нижних колонтитулов, сносок, номера страниц, проверить разбивку документа на страницы. В окне можно отобразить одну страницу, пару последовательных или разворотных страниц. Страницы можно "перелистывать" с помощью клавиш Page Up, Page Down или кнопок, расположенных на вертикальной полосе прокрутки.
В верхней части диалогового окна Предварительный просмотр (Print Preview) расположена панель инструментов с тем же названием. Кнопки, расположенные на панели инструментов, имеют следующее назначение:
1 — Печать (Print) — позволяет вывести на печать одну копию активного документа с использованием текущих установок параметров печати. Если вы хотите вывести на печать одну или несколько страниц документа, то выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File) и укажите нужные страницы.
2 — Увеличение (Magnifier) — позволяет изменить масштаб изображения. На кнопке изображена лупа. После нажатия кнопки указатель принимает форму лупы, внутри которой виден знак "+". Если подвести такой указатель к какому-нибудь участку документа и щелкнуть мышью, то масштаб изображения увеличится. Внутри лупы знак "+" заменится на "—". Повторный щелчок вернет прежний масштаб изображения. Для перемещения по странице используют клавиши управления курсором, клавиши Page Up и Page Down.

Кнопки панели инструментов позволяющие

Рисунок 12.7 Кнопки панели инструментов, позволяющие выбрать количество страниц отображаемых на экране

3 — Одна страница (One Page) — отображает на экране одну страницу документа.
4 — Несколько страниц (Multiple Pages) — позволяет просмотреть от одной до шести страниц документа. Количество отображаемых страниц и их расположение задают, перемещаясь по ячейкам при нажатой кнопке мыши (Рисунок 12.7).
5 — Масштаб (Zoom) — содержит список, -позволяющий изменить масштаб отображения документа. Для открытия списка используется кнопка со стрелкой, расположенная справа от поля. Чтобы задать свой масштаб, следует выделить текущий масштаб, ввести с клавиатуры новое значение и нажать клавишу Enter.
Элемент списка По ширине страницы (Page Width) изменяет масштаб так, чтобы строка документа занимала всю ширину окна. Выбрав соответствующий элемент списка, можно отобразить в окне полностью одну или две страницы документа, увидеть расположение объектов на странице.
6 — Линейка (Ruler) — обеспечивает отображение или сокрытие горизонтальной и вертикальной линеек. Кнопка и команда работают как переключатели. Линейки позволяют увидеть границы расположения текста в документе. Маркеры на линейке упрощают изменение размеров отступов абзацев, полей страницы, позиций табуляции. Удерживая нажатой кнопку мыши, можно перетащить маркер, показывающий границу расположения документа на листе.
7 — Подгонка страниц (Shrink To Fit) — позволяет предотвратить перенос небольшого фрагмента документа на следующую страницу за счет уменьшения размера шрифта в тексте документа и тем самым обеспечить уменьшение на одну количество страниц в документе.
8 — Во весь экран (Full Screen) — обеспечивает скрытие панелей инструментов и других элементов экрана с тем, чтобы максимально увеличить размеры области, предназначенной для отображения документа. Повторное нажатие на кнопку возвращает к предыдущему режиму.
9 — Закрыть (Close) — закрывает окно и возвращает в обычный режим.
10 — Параметры панелей инструментов (Toolbar Options) — открывает меню, команды которого позволяют добавить или удалить кнопки из указанного перечня, открыть диалоговое окно Настройка (Customize) (см. главу 2, раздел "Панели инструментов").

Настройка печати

После активизации команды Печать (Print) в меню Файл (File) появляется окно (Рисунок 12.8), которое позволяет сделать установки, приведенные ниже. Выбранные настройки действуют в течение текущего сеанса работы. При новом запуске программы они изменяются на заданные по умолчанию. В рамке Принтер (Printer):

В раскрывающемся списке имя (Name) выбирается модель принтера, на котором будет производиться печать документа. Если установлено несколько принтеров, то можно задать любой из них в качестве стандартного (по умолчанию). На нем будет выполнена печать, если не будут сделаны специальные установки.

Нумерация строк

Нумерация строк

Нумерация строк применяется для обращения к определенным строкам документа, например в юридических договорах. Номера строк отображаются на левом поле или слева от колонок. Word пересчитывает все строки за исключением строк в таблицах, сносках, рамках и колонтитулах.
Чтобы проставить номера строк в документе, на вкладке Источник бумаги (Layout) нажмите кнопку Нумерация строк (Line Numbers) (Рисунок 12.4). В диалоговом окне Нумерация строк установите флажок Добавить нумерацию строк (Add line numbering) (Рисунок 12.5) и задайте необходимые параметры:

Задайте номер для первой строки в поле Начать с (Start at), чтобы определить, с какого номера должна начинаться нумерация строк раздела.

Определите нужное значение в поле От текста (From text), чтобы задать расстояние между последним символом номера строки и левым краем текста. Стандартное значение Авто (Auto) соответствует 0,64 см для одноколонного и 0,33 см для многоколонного текста.

Укажите размер приращения в поле Шаг (Count by), чтобы определить, номера каких строк должны выводиться на печать. Можно пронумеровать все строки части документа или всего документа, а также пронумеровать строки через определенный интервал, например через 5 строк (при этом будут пронумерованы 5, 10, 15, 20 и т.д. строки). Чтобы печатать номера строк, кратные пяти (и т.д.), введите 5 в это поле. Номера строк будут видны в режиме разметки страницы.

Определите положением переключателя в разделе Нумерация (Numbering), где необходимо обновлять нумерацию строк: на каждой странице (Restart each page), в каждом разделе (Restart each section) или непрерывно-(Continuous).

Параметры страницы

Параметры страницы

Заданные размеры могут относиться ко всему документу, к выделенному фрагменту, к оставшейся после курсора части документа или к разделу. Размеры полей при печати задаются с учетом используемого принтера.

Печать части документа

Если вы хотите напечатать одну страницу, поместите курсор в любое место этой страницы и в диалоговом окне Печать (Print) в группе Страницы (Page Range) установите переключатель в положение текущая (Currentpage). Этой опцией удобно пользоваться для проверки принтера.
Чтобы напечатать несколько страниц, установите этот переключатель в положение номера (Pages) и введите нужные номера (диапазон) страниц. Между номерами страниц поставьте запятые, начальная и конечная страница диапазона разделяются дефисом, например, 6, 8, 10-15.
Для печати только выделенного фрагмента документа откройте диалоговое окно Печать, поставьте переключатель в положение выделенный фрагмент (Selection) и нажмите кнопку ОК.

Печать документа Word

Печать документа Word

Эта глава познакомит вас со следующими вопросами:

настройка принтера на печать документа: задание размеров используемого листа бумаги, полей, расположения текста на листе, способ подачи бумаги и т.д.

просмотр документа перед печатью;

настройка и печать всего документа или отдельных страниц;

создание факсимильных сообщений.

Печать документа

Печать документа

Документ можно напечатать несколькими способами:
1. Если документ не открыт:

переместите значок файла из папки Мой компьютер (My Computer) или проводника Windows на соответствующий значок принтера в папке Принтеры (Printers);

выделите значок файла в окне программы Мой компьютер (My Computer) или проводника и выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File);

2. Если документ открыт и представлен в активном окне:

выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File) и задайте установки для печати в диалоговом окне Печать (Print) (Рисунок 12.8), т.е. задайте, на каком принтере будет печататься документ, количество копий и т.д. Команду Печать дублируют клавиши Ctrl+Shift+F12;

нажмите кнопку Печать (Print) на панели инструментов Стандартная

Печать информации о документе

Печать информации о документе

Раскрывающийся список Напечатать (Print what) диалогового окна Печать содержит элементы, позволяющие напечатать не только документ, но и сведения о документе.
Назначение некоторых элементов списка:

Документ (Document) — печать документа.

Сведения (Document properties) — печать информации, отображаемой на вкладке Документ диалогового окна Свойства.

Стили (Styles) — печать списка и описания всех используемых стилей.

Элементы автотекста (AutoText entries) — печать имен элемента списка автозамены и чем они заменяются при вводе.

Дополнительные возможности по настройке печати документа, предоставляемые вкладкой Печать (Print) диалогового окна Параметры (Options), приведены в главе 11, в разделе "Настройка режимов печати".

Печать на двух сторонах листа

Печать на двух сторонах листа

Раскрывающийся список Включить (Print) позволяет напечатать как Все страницы диапазона (All pages in range), так и Нечетные страницы (Oddpages) или Четные страницы (Even pages). Вы можете напечатать часть документа на одной стороне листов (например, четные страницы), а затем, используя другой элемент списка, напечатать оставшуюся часть на другой стороне листов.

Поля переплета (1) и зеркальные поля (2)

Рисунок 12.2 Поля переплета (1) и зеркальные поля (2)

Чтобы восстановить параметры, созданные на основе текущего шаблона, нажмите кнопку По умолчанию (Default).

Поля страницы

Поля страницы

Поля определяют общую ширину основного текста и соответственно расстояние между текстом и краем страницы. Чтобы задать размер нижнего поля, введите в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) на вкладке Поля (Margins) в поле Нижнее (Bottom) расстояние между нижним краем страницы и нижним краем последней строки на странице (Рисунок 12.1). Размер вводится с клавиатуры или устанавливается с помощью кнопок со стрелками в правой стороне поля. Аналогично вводятся размеры в поля: Верхнее (Тор), Левое (Left), Правое (Right) (обычно в пределах от 1 до 3,5 см.). Размер поля страницы можно также задать с помощью горизонтальной и вертикальной линейки (см. главу 3, раздел "Элементы окна Word"). Поля документа могут быть пустыми или содержать колонтитулы, примечания, текст, графику.
Расположение документа на листе при печати задается в рамке Ориентация (Orientation) — книжная (Portrait) или альбомная (Landscape). Альбомная ориентация удобна при печати широких таблиц на узком принтере. В рамке Образец (Preview) отобразится внешний вид документа после применения к нему заданных параметров.
Чтобы задать поля для части документа, расположенной после курсора, в списке Применить (Apply To) выберите параметр Ко всему документу (Whole Document). Если документ разбит на разделы, то можно задать размеры полей применительно К текущему разделу (This point forward).

Предварительный просмотр документа перед печатью

Предварительный просмотр документа перед печатью

Прежде чем начать печатать документ, желательно увидеть, как будут выглядеть напечатанные страницы. Их вид зависит от доступных шрифтов, цветовой палитры и разрешения принтера. В первую очередь следует обратить внимание на расположение рисунков. Рисунок, вставленный в документ, при печати переносится на следующую страницу, если он целиком не помещается на предыдущей. Чтобы избежать образования большого пустого поля внизу страницы, можно уменьшить размер рисунка или изменить место расположения рисунка в тексте.
Для возврата в обычный режим нажмите клавишу Esc или нажмите кнопку Закрыть (Close) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Чтобы увидеть, как будет выглядеть документ в окне обозревателя, выберите команду Предварительный просмотр веб-страницы (Web Preview).

Размер и ориентация бумаги

Размер и ориентация бумаги

На вкладке Размер бумаги (Paper Size) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) в раскрывающемся списке Размер бумаги (Paper Size) выберите размер, соответствующий используемой странице (Рисунок 12.3). Например, в соответствии со стандартом DIN страница А4 имеет в ширину 21 см и в длину 29,7 см. В полях Ширина (Width), Высота (Height) можно задать размеры нестандартного листа. Формат бумаги и поля страницы определяют размер полосы набора — пространства, на котором будет печататься документ.

Редактирование текста аналоговом

Редактирование текста аналоговом окне Предварительный просмотр

Во время редактирования эта кнопка не активна и курсор имеет обычный вид, а не лупы. Однако в диалоговом окне Предварительный просмотр не видны непечатаемые символы, поэтому для редактирования текста лучше использовать режим разметки.

Создание и отправка факсимильных сообщений

Создание и отправка факсимильных сообщений

Вы можете создать и отправить факсимильное сообщение, если компьютер поддерживает обмен такими сообщениями. В стандартную поставку Word 2003 входят шаблоны для создания факсов. Для создания сообщения выберете команду Создать (New) в меню Файл (File). Откроется область задач Создание документа (New Document), на которой щелкните мышью ссылку На моем компьютере. В появившемся на экране диалоговом окне откройте вкладку Письма и факсы (Letters and Faxes), выберите нужный шаблон и нажмите кнопку ОК.
Один из самых простых способов создания факса — дважды щелкнуть значок Мастер факсов (Fax Wizard) на вкладке Письма и факсы. В окне мастера факсов укажите, какой документ будет пересылаться по факсу, какое приложение следует использовать для отправки факсимильного сообщения, выберите стиль титульного листа и т.д. Чтобы отослать документ выберите в меню Файл (File) команду Отправить (Send To), Факс (Fax Recipient).

Способ подачи листов при печати

Способ подачи листов при печати

Чтобы задать способ подачи листов при печати, откройте вкладку Источник бумаги (Paper Source), в списках Первая страница (First page) и Остальные страницы (Other pages) установите требуемый параметр, например, Ручная подача (Manual Paper Feed) (Рисунок 12.11).
В раскрывающемся списке Применить (Apply to) задайте, для какой части документа будут применимы установки, определяющие подачу бумаги: К текущему разделу (This section) (в котором находится курсор), До конца документа (This point forward) (от текущего положения курсора), К выделенному тексту (Selected Text), Ко всему документу (Whole document).

Уменьшение количества печатаемых страниц

Уменьшение количества печатаемых страниц

В некоторых случаях вы сможете сократить количество печатаемых страниц, нажав кнопку Подгонка страниц (Shrink To Fit) на панели инструментов Предварительный просмотр. Выберите режим предварительного просмотра документа и нажмите эту кнопку. Посмотрите в строке состояния, уменьшилось ли на одну количество страниц. Уменьшение числа страниц достигается за счет уменьшения размера шрифтов, используемых в документе. Для отмены изменений, внесенных в документ при подгонке страниц, выберите команду Отменить подгонку страниц (Undo Shrink To Fit) в меню Правка (Edit).

Откройте ранее созданный документ, задайте

Упражнения

1. Откройте ранее созданный документ, задайте книжную ориентацию документа при печати на листе бумаги размером А4. Для этого выполните следующие действия:

выберите команду Параметры страницы (Page Setup) в меню Файл (File), откройте вкладку Поля (Margins), в рамке Ориентация (Orientation) установите переключатель в положение книжная (Portrait) (Рисунок 12.1);

на вкладке Размер бумаги (Paper Size) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) в раскрывающемся списке Размер бумаги (Paper Size) выберите размер А4 (Рисунок 12.3).

2. Откройте ранее созданный документ и отобразите на экране нумерацию строк. Для этого выполните следующие действия:

выберите команду Параметры страницы в меню Файл, откройте вкладку Источник бумаги (Paper Source) и нажмите кнопку Нумерация строк (Line Numbers) (Рисунок 12.4);

в диалоговом окне Нумерация строк (Line Numbers) установите флажок Добавить нумерацию строк (Add line numbering) (Рисунок 12.5).

3. Откройте ранее созданный документ и просмотрите на экране, как он будет выглядеть в распечатанном виде. Для этого выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview) в меню Файл (File) и посмотрите расположение рисунков, полей и разбивку документа на страницы.
4. Посмотрите разницу во времени при распечатке одной страницы текста в зависимости от заданного качества печати. Чтобы выполнить упражнение, в окне команды Печать (Print) в меню Файл (File) нажмите кнопку Свойства (Properties). Во вновь появившемся окне Свойства:... откройте вкладку Бумага/качество, нажмите кнопку Дополнительно и в раскрывающемся списке выберите Разрешение (Resolution), например, 300x300 или 600x600 точек на дюйм.

Вкладка Источник бумаги

Вкладка Источник бумаги

На вкладке Источник бумаги (Layout) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) вы можете выбрать, как Начать раздел (Section start): На текущей странице (Continuous), С новой колонки (New column), Co следующей страницы (New page) и т.д. (Рисунок 12.4).

открывает диалоговое окно, позволяющее задать

Выводы

1. Команда Параметры страницы (Page Setup) в меню Файл (File) открывает диалоговое окно, позволяющее задать размер листа, на котором будет напечатан документ, размеры полей, расположение текста на листе и т.д.
2. Расположение документа на листе при печати задается в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) на вкладке Поля (Margins) в рамке Ориентация (Orientation) — книжная (Portrait) или альбомная (Landscape) (Рисунок 12.1). Альбомная ориентация удобна при печати широких таблиц на узком принтере.
3. Чтобы просмотреть на экране, как будет выглядеть документ после печати, выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview) в меню Файл (File) или нажмите кнопку Предварительный просмотр (Print Preview)

на панели инструментов Стандартная (Standard).
4. Для редактирования текста в режиме предварительного просмотра, нажмите кнопку Увеличение (Magnifier) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) (Рисунок 12.6).
5. Чтобы напечатать документ, выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File) и задайте установки для печати в диалоговом окне Печать (Print) (Рисунок 12.8), т.е. задайте, на каком принтере будет печататься документ, количество копий и т.д. Команду Печать дублируют клавиши Ctrl+Shift+F12.

Труд: Организация - Управление - Персонал