Подготовка презентации
Напишите сценарий презентации

Когда дело доходит до обсуждения сценария презентации, я чувствую себя Сальери по отношению к Моцарту. В данном случае Моцарт - это Барбара Минто, основатель и автор "Принципа пирамиды"2. Вы не пожалеете, приобретя ее книгу, в которой она объясняет, как объединять факты и идеи таким образом, чтобы они вели к логическим выводам. Я не стану повторять ее блестящие и проверенные опытом идеи, но хочу поделиться собственными наблюдениями и опытом относительно структурирования выводов.
Когда приходит время отчета по проекту, мы часто используем тот же подход, что и при работе над проектом - подход, ориентированный на решение проблем. Мы описываем хронологию событий или последовательность использованных методов, потом делаем выводы и даем рекомендации. Мой опыт показывает, что презентацию лучше начать с рекомендаций - с той основной идеи, которую вы только что записали, - а в оставшееся время рассказать слушателям, почему вы считаете данные рекомендации лучшим ответом на поставленную перед вами задачу.
Вот простой пример, иллюстрирующий разницу вышеназванных подходов, - письмо, адресованное Ширли и написанное Люси, ее лучшей подругой. На несколько секунд представьте себя Ширли и попробуйте понять, что Люси пытается вам сказать.
Слайд 1
Заметьте: читая первый абзац про субботний эпизод, вы не совсем понимали, о чем это письмо. Вы продолжили чтение и узнали, что произошло в воскресенье и вчера. И если вы добавите первый абзац ко второму, а затем к третьему, вы увидите, что это логически вылилось в концовку.
Предположим, что события происходили именно в такой последовательности. Обратите внимание: смысл письма стал бы гораздо яснее, а само письмо - убедительнее , если бы его переписали в обратном порядке, начав с заключения:
Слайд 2
Я вовсе не советую применять такой грубый, резкий подход к человеческим отношениям, но давайте попробуем использовать этот принцип в бизнесе. Допустим, мы делаем презентацию для совета директоров английского банка, который должен решить, выходить ли ему на американский рынок.
Сыграйте со мной в такую игру. Я назначаю вас членом совета директоров этого банка. Единственное, что от вас требуется - это послушать презентацию, или хотя бы вводные слова, но не с целью решить, насколько хороши рекомендации, а чтобы оценить, какой сценарий лучше доносит до вас основную идею и легче всего воспринимается. (Имейте в виду: план презентации гораздо более лаконичен, чем сама презентация, которая предполагает, что по ходу выступления будут представлены доказательства всего заявленного в плане.)
Давайте начнем со сценария, который отражает традиционный подход, ориентированный на решение проблем. Итак, моя цель как докладчика - помочь вам понять, надо ли банку выходить на американский рынок. Слушайте мои выводы и кивните тогда, когда будете точно уверены, что поняли мою рекомендацию (выходить на рынок или нет).
ЦЕЛЬ: Определить, должен ли банк J.J. Ltd. попытаться использовать возможности для роста на рынке США ТЕМА 1: Роль США в мировой экономике Доказательства: 1. Наибольшая доля мирового ВНП 2. Наибольший объем внешней торговли 3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций ТЕМА 2: Привлекательность отдачи от инвестиций в США Доказательства: 4. Жесткий контроль над издержками 5. Устойчивая конкурентная позиция 6. Прочее ТЕМА 3: Барьеры для входа Доказательства: 7. Рынки фрагментированы 8. Высокая эластичность спроса Резюме ВЫВОДОВ: 1. США - ведущая мировая экономика 2. Доход на инвестиции в США очень привлекателен 3. Барьеры для входа можно преодолеть РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок! Весьма вероятно, что вы начали догадываться, каковы будут рекомендации, только тогда, когда увидели резюме выводов. Если бы это была полноценная презентация, на это ушло бы не меньше 45 минут.
Давайте продолжим игру. На этот раз мне вспомнилось второе письмо Ширли, и я использовал его как образец при подготовке второго варианта презентации. Еще раз прочитайте сценарий и кивните тогда, когда вы будете уверены в том, какова будет рекомендация.
РЕКОМЕНДАЦИЯ: J.J. Ltd. должен попытаться использовать возможности, существующие на американском рынке Общие ВЫВОДЫ: А. США - ведущая мировая экономика В. Доход на инвестиции в США очень привлекателен С. Ограничения по входу можно преодолеть. ВЫВОД А: Роль США в мировой экономике Доказательства: 1. Наибольшая доля мирового ВНП 2. Наибольший объем внешней торговли 3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций ВЫВОД Б: Привлекательность отдачи от инвестиций в США Доказательства: 4. Жесткий контроль над издержками 5. Устойчивая конкурентная позиция 6. Прочее ВЫВОД В: Барьеры для входа Доказательства: 7. Рынки фрагментированы 8. Высокая эластичность спроса РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок! Заняло не так уж много времени, не правда ли? Вы с самого начала знали, какой будет рекомендация.
Конечно же, это отнюдь не означает, что вы сразу с ней согласитесь. Для этого и существует оставшаяся часть презентации: в ней должны быть представлены выводы, которые логически приведут к уже сформулированной рекомендации, и факты, поддерживающие эти выводы. Тем не менее, поскольку вы уже знаете выводы, то можете оценить силу и значимость поддерживающих их аргументов по мере знакомства с последними. Вы, слушатели, не просто пассивно принимаете информацию, но активно участвуете в процессе аргументации.
Да-да, я уже слышу следующие вопросы. А если аудитория не склонна соглашаться? А если ваши рекомендации - это не то, что они хотели услышать? А если они настроены враждебно? А если вы стоите перед людьми, которые привыкли к выстраиванию аргументов по схеме "факты - выводы - рекомендации"? Один из возможных ответов - не оставляйте все выводы на потом, а озвучивайте их поэтапно, в конце каждого раздела, примерно так:
ЦЕЛЬ: Определить, должен ли J J. Ltd. попытаться использовать возможности, предлагаемые рынком США 1. Сила экономики ВВОДНЫЕ ТЕМЫ: 2. Потенциальная прибыльность 3. Возможности выхода на рынок ТЕМА 1: Сила экономики Доказательства: 1. Наибольшая доля мирового ВНП 2. Наибольший объем внешней торговли 3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций ВЫВОД 1: США - ведущая мировая экономика ТЕМА 2: Потенциальная прибыльность Доказательства: 4. Жесткий контроль над издержками 5. Устойчивая конкурентная позиция 6. Прочее ВЫВОД 2: Доход на инвестиции в США очень привлекателен ТЕМА 3: Возможности выхода на рынок Доказательства: 7. Рынки фрагментированы 8. Высокая эластичность спроса ВЫВОД 3: Барьеры для входа можно преодолеть Резюме ВЫВОДОВ: 1. США - ведущая мировая экономика 2. Доход на инвестиции в США очень привлекателен 3. Барьеры для входа можно преодолеть РЕКОМЕНДАЦИЯ Выходить на рынок! В некоторых ситуациях подобная схема может быть оправдана; тем не менее, я полагаю, что в 90 % случаев вам нужно начинать с рекомендаций или, по крайней мере, с выводов. Если вы по-прежнему не уверены в таком подходе и предвидите негативную реакцию слушателей, можете оставить свои выводы и рекомендации на самый конец, но в большинстве случаев это не лучший способ. Даже когда вы знаете, что слушатели будут сопротивляться, я бы рекомендовал во вступительном слове сказать что-то вроде:
"Доброе утро! Мы готовы представить рекомендации, которые вам, скорее всего, придутся не по душе. Мы хотим, чтобы вы знали: наша команда потратила много времени на решение проблемы. Мы изучили все возможности и потратили не один час на обсуждение аргументов за и против. Мы бы не предлагали вам этого решения, если бы не были в нем абсолютно уверены. Мы рекомендуем вам попытаться воспользоваться возможностями для роста на рынке США. Оставшееся время мы посвятим объяснению, почему мы выдвигаем именно такие рекомендации".
Другими словами, дайте слушателям понять, что предвидели их реакцию и понимаете их чувства. Поставьте себя на их место и решите, как бы вы себя чувствовали, услышав это вступительное слово.
Выводы и рекомендации с самого начала? В середине? В конце? Ответ зависит от того, как вы оценили ситуацию и насколько восприимчива аудитория. Как только вы сделали выбор, вы готовы к тому, чтобы написать вступление и заключение для вашей презентации.
2 Barbara Minto, The Pyramid Principle, Copyright 1998, Barbara Minto International, 19 Cadogan Place, Bell 3, London SWIX 9 SA, England

Подготовка презентации напишите вступление