Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Чтение сообщений и открытие вложений

При запуске Outlook все новые сообщения перемещаются с сервера электронной почты, или загружаются, в папку Inbox (Bxoдящие). В Outlook можно просматривать и читать сообщения несколькими способами, а именно:

можно выбрать наиболее важные для вас сообщения с помощью функции AutoPreview (Автопросмотр);

можно прочесть сообщение, не открывая его, в области просмотра;

можно открыть сообщение в отдельном окне для удобства чтения.

В качестве вложений в электронных сообщениях может содержаться много типов файлов. Например, коллега прислал документ Microsoft Word, приложив его к электронному сообщению. Можно открыть эти файлы из области просмотра или из открытого сообщения.
В примерах данной книги рассматривается вымышленный магазин растений и принадлежностей для садоводства с названием «The Garden Company» (компания «Все для сада»). Учебные файлы, используемые в данной книге, представляют собой сообщения и другие элементы, принадлежащие пользователю по имени Ben Smith, главному продавцу в компании «Все для сада». В данном упражнении будет обсуждаться просмотр сообщения, открытие сообщения и открытие вложения.
Откройте файл данных SBSWorking из Outlook.

Если окно Outlook не заполняет экран, нажмите кнопку Maximize (Развернуть) в правом верхнем углу окна программы, чтобы отобразить содержимое.

На панели Navigation Pane (Область переходов), расположенной в левой части окна, щелкните на значке Folder List (Список папок).

В списке папок нажмите кнопку Expand (Открыть) рядом с папкой SBS Working, после чего выберите Inbox (Входящие) в папке SBS Working.

На экране отобразятся начальные учебные файлы данного курса.

Если нужно, переместите вертикальную границу между центральной и правой панелями, чтобы отобразить содержимое, как показано на рисунке.

В меню View (Вид) выберите AutoPreview (Автопросмотр).Теперь в папке Inbox (Входящие) отображается до трех строк каждого сообщения.

В папке Inbox (Входящие) SBS Working найдите исходное сообщение Upcoming Tradeshow (а не последующий ответ), полученное от Karen Berg (Карен Берг), владельца компании «Все для сада».
Щелкните на сообщении, чтобы отобразить его в области просмотра.

Используя при необходимости полосу прокрутки, можно просмотреть все содержимое сообщения в области Reading Pane (Область чтения). Обратите внимание на то, что панель Reading Pane (Область чтения) отображает полный заголовок сообщения (информацию, отображаемую вверху сообщения электронной почты, включая тему, отправителя и получателей) и имена всех приложенных файлов.

В заголовке сообщения дважды щелкните на Web Site Insertion Order.htm, чтобы открыть вложение.

Если появится предупреждение об открытии вложений, нажмите кнопку Open (Открыть).

В браузере по умолчанию отобразится форма Web Site Insertion Order.

Нажмите кнопку Inbox (Входящие) на панели задач, чтобы вернуться в эту папку, не закрывая сообщение электронной почты.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на Reading Pane (Область чтения), после чего нажмите кнопку Bottom (Снизу).

Область чтения теперь отобразится внизу окна Outlook, а не справа.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Reading Pane (Область чтения) и затем выберите Off (Отключена), чтобы закрыть область чтения.

Теперь на экране отобразится большее число сообщений в папке.

Дважды щелкните на сообщении Upcoming Tradeshow, чтобы открыть его. Сообщение отобразится в своем собственном окне Message (Сообщение).

Обратите внимание на заголовок сообщения и на приложенный файл вверху сообщения.

Не имеет значения, какой именно размер имеет данное окно у читателя этой книги. Как и в случае с другими окнами, окна Outlook можно увеличивать, уменьшать, сужать или расширять при необходимости для обеспечения удобства работы, а также воспользоваться кнопками Maximize (Развернуть) и Restore Down (Восстановить), чтобы соответствующим образом изменить размер окон.

Нажмите кнопку Close (Закрыть), чтобы закрыть окно сообщения Upcoming Tradeshow.

Ключевые моменты

Сообщения отображаются в папке Inbox (Входящие). Первые несколько строк каждого сообщения отображаются в области AutoPreview (Автопросмотр); сообщения можно открывать в отдельном окне или просматривать в области Reading Pane (Область чтения).

Можно отвечать отправителю сообщения или отправителю и всем остальным получателям сообщения с помощью кнопок Reply (Ответить) и Reply to АН (Ответить всем). Копия каждого отправленного сообщения сохраняется в папке Sent Mail (Отправленные).

Можно присоединять вложения к сообщениям с помощью кнопки Insert File (Вставить файл).

Можно сохранять адреса электронной почты в адресной книге, чтобы при отправке сообщения можно было нажать кнопку То (Кому) в форме сообщения и выбрать получателей по имени.

Можно отправлять мгновенные сообщения контактам, которые также добавили вас в свой список контактов, с помощью смарт-тега имеь пользователей.

Отправка и прием сообщений

В зависимости от конфигурации учетной записи и сети, отправляемые сообщения могут отсылаться сразу или помещаться в папку Outbox (Исходящие) до тех пор, пока они не будут отправлены. Если имеется подключение к локальной сети, сообщения, скорее всего, будут отсылаться сразу. Если нет подключения к локальной сети (например, для подключения к провайдеру используется телефонная линия, линия DSL или кабельное соединение), сообщения будут помещаться в папку Outbox (Исходящие).
Настройки, используемые при получении сообщений, также могут меняться в зависимости от конфигурации учетной записи электронной почты и настроек Outlook. Outlook может периодически проверять наличие новых сообщений и автоматически загружать их, если они есть.
Копии отправленных сообщений хранятся в папке Sent Items (Отправленные) по умолчанию. Чтобы просмотреть эти сообщения, щелкните на папке Sent Items (Отправленные) на панели Mail (Почта) или в списке папок.
Совет. Если не требуется сохранять копии отправленных вами сообщений, выберите Options (Параметры) в меню Tools (Сервис), нажмите кнопку E-mail Options (Параметры почты), снимите галочку с опции Save copies of messages in Sent Items folder (Сохранять копии сообщений в папке «Отправленные») и нажмите ОК.
В этом упражнении вы отправите сообщение, проверите наличие новых сообщений и удалите сообщение.
Не забудьте, что выполнение данного упражнения необходимо начинать, находясь в папке Inbox (Входящие).

На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма нового сообщения.

В строке То (Кому) введите свой собственный адрес электронной почты.

Щелкните на строке Subject (Тема) и введите тему сообщения: Проверка отправления и приема сообщения.

Нажмите клавишу Tab и в теле сообщения введите Это проверка. Затем нажмите кнопку Send (Отправить). Сообщение закроется.

Если панель Mail (Почта) еще не открыта, щелкните на значке Mail (Почта) в области Navigation Pane (Область переходов).

В списке All Mail Folders (Все почтовые папки) щелкните на папке Outbox (Исходящие) в своем собственном почтовом ящике. Отобразится содержимое папки Outbox (Исходящие). Если отправленное сообщение Находится в папке Outbox (Исходящие), нужно отправить это сообщение вручную. Если папка Outbox (Исходящие) пуста, то сообщение было отправлено автоматически.

Чтобы отправить все сообщения, находящиеся в папке Outbox (Исходящие), и загрузить все новые сообщения с почтового сервера, нажмите кнопку Send/Receive (Отправить/Получить) на панели инструментов. Outlook соединится с сервером электронной почты, чтобы отправить и принять сообщения. В зависимости от настроек может быть задействован модем и линия связи. Когда сообщение отправлено, оно удаляется из папки Outbox (Исходящие). Когда сообщение получено, оно появляется в папке Inbox (Входящие).

В списке Favourite Folders (Избранные папки) щелкните на папке Inbox (Входящие), чтобы просмотреть полученные сообщения. Отобразится содержимое папки Inbox (Входящие).

Отправка вложений для совместного просмотра

При отправке вложения электронной почты с параметрами по умолчанию оно отправляется в виде независимого файла, который может обрабатываться по отдельности каждым из получателей. Если группа сотрудников использует Microsoft Windows SharePoint Services, существует возможность отправки документов Microsoft Office System в виде общих вложений (также называемых интерактивными вложениями). Общие вложения сохраняются на сайте SharePoint Document Workspace, который является коллективным веб-сайтом, используемым группой пользователей для совместной работы над файлами и для обсуждения проекта. При работе с общими файлами в рабочем пространстве Document Workspace несколько пользователей могут работать с одной версией файла, а не передавать документ «туда и обратно» для редактирования.
Чтобы отправить общее вложение, выполните следующие шаги:

Создайте и адресуйте сообщение и приложите к нему документ Office.

В заголовке сообщения нажмите кнопку Attachment Options (Параметры вложения).

Отобразится панель задач Attachment Options (Параметры вложения).

На панели задач Attachment Options (Параметры вложения) отметьте опцию Shared Attachments (Общие вложения).

В поле Create Document Workspace at (Создать рабочее пространство документа в) введите URL сервера рабочего пространства документа. Необходимо обладать соответствующими разрешениями, чтобы осуществлять доступ к этому серверу. Если сайт рабочего пространства документа еще не существует по указанному URL, он будет создан.

Отправьте сообщение.

Ответ на сообщение

Можно переслать полученное сообщение всем, а не только отправителю сообщения или всем остальным его получателям. В пересылаемое сообщение будут включены все файлы, приложенные к исходному сообщению.
В этом упражнении вы будете отвечать и пересылать сообщения.
Откройте сообщение Upcoming Tradeshow в папке Inbox (Входящие).

Посмотрите на информацию заголовка вверху окна Message (Сообщение). Обратите внимание, что это сообщение было отправлено пользователю Ben Smith и было скопировано Kim Akers, главному закупщику компании «Все для сада». Сообщение также содержит вложение.

На стандартной панели инструментов в окне Message (Сообщение) нажмите кнопку Reply (Ответить). Отобразится окно Reply Message (Ответ на сообщение) с формой для ответа.

Имейте в виду, что ответ будет отослан только Karen Berg, и что вложенный файл не будет включен в ответное сообщение. Также обратите внимание, что в строке Subject (Тема) добавлен префикс «RE::». Этот префикс означает, что сообщение является ответом на предыдущее сообщение.

Совет. Если Microsoft Word является редактором электронных сообщений по умолчанию, в форме ответного сообщения, помимо обычной панели инструментов, отображается также новая панель Word с именем E-mail (Электронная почта). Панель инструментов E-mail содержит кнопки, связанные с работой с электронной почтой и находящиеся на стандартной панели инструментов и панели форматирования; это сделано с той целью, чтобы освободить больше пространства для работы.

Курсор уже должен находиться в области сообщения; введите текст Каких размеров нужен выставочный павильон?

Нажмите кнопку Send (Отправить).

Важно. Поскольку все электронные адреса в этой книге вымышленные, сообщения, посланные по этим адресам, будут возвращаться в ваш почтовый ящик. Просто удаляйте вернувшиеся сообщения, щелкая на них и нажимая кнопку Delete (Удалить).

Если после отправки сообщения окно сообщения закрылось, откройте его заново из папки Inbox (Входящие) учебного файла.

Совет. Можно настроить Outlook на закрытие сообщения после ответа на него.
В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). На вкладке Preferences (Настройки) нажмите кнопку E-mail Options (Параметры почты). В диалоговом окне E-mail Options ( Параметры электронной почты) отметьте опцию Close Original message on reply or forward (Закрывать исходное сообщение при ответе или пересылке).

На панели инструментов нажмите кнопку Reply to All (Ответить всем). Появится форма ответного письма. Из заголовка сообщения видно, что ответ будет послан и Karen Berg, и Kim Akers. Опять-таки, вложение отослано не будет.

Важно. Это учебное сообщение было скопировано в почтовый ящик, а не послано вам, поэтому в строке Tо (Кому) отображается ваш вымышленный адрес (mikeg@gardenco.msn.com). Когда вы будете отвечать на сообщение, посланное вам кем-то другим, ваш адрес не будет отображаться в строке То (Кому), и ваш ответ к вам не вернется.

Введите текст Я отправил по факсу бланк для организаторов демонстрации.

Нажмите кнопку Send (Отправить).

Ответ будет отправлен пользователям Karen Berg и Kim Akers.

Откройте заново исходное сообщение, если нужно.

На панели инструментов нажмите кнопку Forward (Переслать).

Появится форма Forward Message (Пересылка сообщения).

Заметьте, что строки адресов пусты, и что вложение включено в письмо. Также обратите внимание на добавленный в строку Subject (Тема) префикс «FW:». Этот префикс обозначает, что сообщение переслано.

В строке То (Кому) введите ваш собственный адрес электронной почты.

Нажимайте клавишу Tab до тех пор, пока курсор не окажется в теле сообщения; введите Я подумал, это может быть тебе интересно и нажмите кнопку Send (Отправить).

Сообщение будет переслано по введенному адресу читателя. При получении сообщения в правом нижнем углу экрана появится небольшое прозрачное уведомление, называемое оповещением рабочего стола. Можно задержать указатель мыши над уведомлением, чтобы выделить поле и прочесть первые несколько строк сообщения, щелкнуть на оповещении, чтобы открыть сообщение, либо нажать одну из кнопок в поле, чтобы пометить сообщение флагом «к исполнению», удалить сообщение или пометить как прочитанное.

Когда сообщение придет в папку Inbox (Входящие), откройте его и просмотрите заголовок сообщения. Обратите внимание на то, как выглядят строка темы и вложение.

Если необходимо, закройте окно сообщения, нажав кнопку Close (Закрыть).

Можно отправлять мгновенные ответы на запросы о встрече и сообщения с помощью переключателей. Для получения более подробной информации об этой возможности обратитесь к главам 18 и 21.

Отзыв сообщений

Если вы подключены к сети с Microsoft Exchange Server, можно отзывать отправленные сообщения. Например, если в отправленном сообщении обнаруживаются ошибки, можно отозвать сообщение, чтобы исправить ошибки и отправить его заново.
Чтобы отозвать сообщение:

В папке Sent Items (Отправленные) откройте сообщение, которое нужно отозвать.

В меню Actions (Действия) выберите Recall This Message (Отозвать это сообщение).

Укажите, что нужно сделать: удалить непрочитанные копии сообщения либо удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением, после чего нажмите ОК.

Сообщение может быть отозвано или заменено только в том случае, если получатель находится в сети, использует Microsoft Outlook и еще не прочитал сообщение и не переместил его из папки Inbox (Входящие).

Панель Navigation Pane (Область переходов)

Новая панель Navigation Pane (Область переходов) замещает 9Bk»20vS панель Outlook, имевшуюся в предыдущих версиях Outlook. Панель Navigation Pane (Область переходов) обеспечивает быстрый доступ к компонентам и папкам Outlook. Она может отображать панели Mail (Почта), Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Tasks (Задачи), Journal (Дневник) или панель Shortcuts (Ярлыки) списка папок, содержащую папки поиска и общие папки. Панели Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Tasks (Задачи), Notes (Заметки) и Journal (Дневник) содержат простые для использования ссылки для открытия доступа к папкам или открытия других общих папок пользователей Outlook.
Чтобы скрыть или отобразить область Navigation Pane (Область переходов):

в меню View (Вид) выберите Navigation Pane (Область переходов). Чтобы сделать область Navigation Pane больше или меньше.

наведите указатель мыши на верхнюю границу области Navigation Pane (Область переходов), чтобы курсор превратился в двойную стрелку, и перетащите его вверх или вниз.

Элементы области перехода отображаются в следующем порядке: большие кнопки в верхних строках панели, затем меньшие кнопки в нижней строке. Все кнопки, не помещающиеся в области Navigation Pane (Область переходов), доступны во всплывающем меню кнопки Configure buttons (Настройка кнопок).

Чтобы настроить отображение кнопок в области переходов, а также их порядок, выполните следующие шаги.

Нажмите кнопку Configure buttons (Настройка кнопок) и в появившемся меню выберите Navigation Pane Options (Параметры области перехода).

Чтобы добавить или удалить кнопку, отметьте или отключите соответствующую ей опцию.

Чтобы изменить позицию кнопки, щелкните на ее имени, затем нажмите кнопку Move Up (Вверх) или Move Down (Вниз), чтобы нужным образом упорядочить отображаемые кнопки.

Первый запуск Outlook

Outlook 2003 поддерживает учетные записи электронной почты, работающие с компьютером, на котором установлен Microsoft Exchange Server, или с компьютером, являющимся почтовым сервером в интернете. В этом разделе рассказывается об этих двух типах учетных записей электронной почты и о том, что отобразится на экране при первом запуске программы Outlook.
Если вы присоединены к локальной сети (LAN), которая содержит компьютер с установленным на нем Microsoft Exchange Server, вы отсылаете и получаете электронную почту как внутри сети, так и извне (из интернета) с использованием этого сервера. Сетевой или системный администратор предоставит информацию, необходимую для установки и настройки учетной записи электронной почты Exchange. С помощью Outlook 2003 можно подключаться к серверу Exchange из любого места, в котором есть доступ в интернет.
Если вы работаете на отдельном компьютере или в сети, которая не содержит свой собственный почтовый сервер, для пользования электронной почтой необходимо иметь учетную запись, предоставленную провайдером интернет-услуг (Internet Service Provider, ISP). Подключаться к провайдеру можно с помощью модема по телефонной линии, через DSL-канал, кабель или через локальную сеть.

Если используется модем, можно вручную установить соединение, когда это понадобится, или же настроить удаленный доступ на автоматическое соединение с провайдером при каждом запуске Outlook. Провайдер может предоставить телефонный номер, настройки модема и другую специальную информацию, которая понадобится для настройки обоих типов соединения.

Если вы подключены к локальной сети, она должна быть настроена таким образом, чтобы предоставлять доступ к провайдеру с вашего компьютера. Ваш сетевой или системный администратор может предоставить соответствующую информацию для получения доступа к интернет-почте через локальную сеть.

Независимо от того, каким образом устанавливается соединение с провайдером, чтобы отсылать и получать электронную почту, необходимо знать имена серверов входящих и исходящих сообщений, имя пользователя и пароль.

Приложение файлов к сообщениям

Важно. Можно прилагать к сообщению электронной почты файлы любого типа, однако при отправке вложений необходимо убедиться, что у получателей есть все необходимые программы для работы с передаваемым им файлом. Например, если к сообщению прилагается документ Word, у получателей сообщения должна быть установлена программа Word, чтобы они смогли открыть полученное вложение.
В данном упражнении вы приложите к сообщению электронной почты документ Word.

На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Mesasage (Создать сообщение). Появится форма нового пустого сообщения.

В строке То (Кому) введите свой собственный адрес электронной почты.

Щелкните на строке Subject (Тема) и введите Первый черновик.

Нажмите клавишу Tab и введите Напишите ваше мнение о данном документе.

Нажмите Enter , чтобы перейти к следующей строке.

На панели инструментов формы нажмите кнопку Insert File (Добавить файл) (не кнопку списка рядом с большой кнопкой). Появится диалоговое окно Insert File (Вставка файла).

Совет. В электронное сообщение можно добавить гиперссылку на вебсайт, просто указав URL сайта (например, www.microsoft.com). Чтобы вставить гиперссылку, просто введите URL и после него поставьте пробел. Outlook оформит URL в виде ссылки. Получатели смогут просто щелкнуть на ссылке в сообщении, чтобы открыть веб-страницу.

Перейдите в папку учебного файла, щелкните на документе Attachment и нажмите кнопку Insert (Вставить). Документ появится в строке Attach (Вложить) в заголовке сообщения.

Закройте сообщение, не отправляя его. Нажмите No (Нет) в появившемся окне предупреждения о сохранении сообщения.

Работа с адресными книгами

Совет. Независимо от того, используется адресная книга или нет, можно вводить полный адрес в строки То (Кому), Сс (Копия) или Вес (СК) формы сообщения.
В этом упражнении вы добавите записи в адресную книгу, создадите список рассылки и выполните адресацию сообщения с помощью адресной книги.

В меню Tools (Сервис) выберите Address Book (Адресная книга). Откроется диалоговое окно Address Book (Адресная книга). При работе в сети в строке Show Names from the (Источник адресов) будет выбран параметр Global Address List (Общий список адресов). В противном случае должна быть выбрана опция Contacts (Контакты).

Если необходимо, нажмите кнопку списка Show Names from the (Источник адресов) и выберите Contacts (Контакты) из появившегося списка.

На панели инструментов нажмите кнопку New Entry (Создание адреса). Появится диалоговое окно New Entry (Создание адреса).

В области Select the entry type (Тип адреса) выберите New Contact (Контакт) и нажмите ОК. Появится форма контакта.

В строке Full Name (Полное имя) введите David Otriz.

В строке E-mail (Эл. почта) введите адрес David@gardenco.msn.com.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма контакта закроется, и в окне Address Book (Адресная книга) появится новый контакт.

Теперь добавим другую запись. Нажмите кнопку New Entry (Создание адреса), выберите New Contact (Контакт) и нажмите ОК. Появится форма контакта.

В строке Full Name (Полное имя) введите Kim Akers.

В строке E-mail (Эл. почта) введите kimy@gardenco.msn.com.

Нажмите клавишу Tab и в строке Display as (Краткое имя) удалите электронный адрес и скобки, чтобы осталось только имя Kim Akers.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма контакта закроется, и в окне адресной книги появится новый контакт.

Теперь создадим список рассылки. Нажмите кнопку New Entry (Создание записи), выберите New Distribution List (Список рассылки) и нажмите ОК. Появится форма списка рассылки.

Совет. Если окно формы слишком мало для нормальной работы, можно нажать кнопку Maximize (Развернуть) или изменить его размер, перетащив границы окна.

В строке Name (Имя) введите Marketing и нажмите кнопку Select Members (Выберите членов).

Если необходимо, нажмите кнопку списка Show Names from the (Источник адресов) выберите Contacts (Контакты) из появившегося списка.

С выделенным в списке Name (Имя) именем David Ortiz нажмите кнопку Members (Члены).

David Ortiz будет добавлен в список рассылки.

В списке Name (Имя) выберите Kim Akers и нажмите кнопку Members (Члены).

Kim Akers будет добавлен в список рассылки.

Совет. Чтобы добавить несколько имен в список рассылки одновременно, щелкните на имени в списке Name (Имя), затем, удерживая клавишу Ctrl, щелкните на всех именах, которые нужно добавить, и нажмите кнопку Members (Члены).

Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Select Members (Выбор членов). Снова отобразится форма Distribution List (Список рассылки).

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма списка рассылки закроется, и появится окно Address Book (Адресная книга).

Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Address Book (Адресная книга) закроется.

На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма нового пустого сообщения.

Нажмите кнопку То (Кому) слева от строки То (Кому). Появится диалоговое окно Select Names (Выбор имен).

Если необходимо, установите опцию Show Names from the (Источник адресов) на значение Contacts (Контакты)

В списке Name (Имя) щелкните на имени Kim Akers и нажмите кнопку То (Кому). Имя Kim Akers добавится в список получателей в строке То (Кому).

В списке Name (Имя) выберите Marketing и нажмите кнопку Сс (Копия). Имя списка рассылки добавится в список получателей в строке Сс (Копия).

Совет. Можно вводить имена списков рассылки в полях То (Кому) и Сс (Копия) таким же образом, как и обычные адреса электронной почты. В этом случае Outlook проведет сравнение введенного текста с записями в адресной книге и отобразит имя полужирным и подчеркнутым, если вводимое имя представляет собой имя списка рассылки, а не только отдельного адреса.

Нажмите ОК. Диалоговое окно Select Names (Выбор имен) закроется, и имена получателей будут добавлены в поля То (Кому) и Сс (Копия) формы сообщения.

Закройте сообщение, не. отправляя его. Нажмите No (Нет) в появившемся окне предупреждения о сохранении сообщения.

Работа с несколькими учетными записями электронной почты

С помощью Outlook можно получать в одну папку всю вашу электронную почту с нескольких адресов, настроив несколько учетных записей в профиле. Чтобы добавить учетную запись электронной почты в профиль, сделайте следующее:

В меню Tools (Сервис) выберите E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты), чтобы запустить E-mail Accounts Wizard (Мастер учетных записей электронной почты).

Выберите опцию Add a new e-mail account (Добавить новую учетную запись электронной почты) и нажмите Next (Далее).

Выберите опцию, соответствующую типу рассматриваемого сервера, и нажмите Next (Далее).

Введите нужные настройки сервера и учетной записи и нажмите Next (Далее).

Нажмите Finish (Готово), чтобы закрыть E-mail Accounts Wizard (Мастер учетных записей электронной почты).

Если в профиле имеется несколько учетных записей электронной почты, можно отправлять почту с любой из учетных записей. На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку списка справа от кнопки Accounts (От) и выберите из появившегося списка нужную учетную запись. Кнопка Accounts (От) отображается только в том случае, если присутствует несколько учетных записей.

Печать сообщений
В зависимости от формата сообщения (HTML, Rich text или Plain text), которое нужно распечатать, можно настраивать ряд параметров страницы, включая размер бумаги, поля и ориентацию. Также можно использовать Print Preview (Предварительный просмотр), для того чтобы просмотреть сообщение в таком виде, в каком оно будет выведено на печать. (Предварительный просмотр недоступен для сообщений в формате HTML.)
Для получения дополнительной информации о форматах сообщений электронной почты Outlook обратитесь к главе 2.
В этом упражнении вы измените настройки страницы для сообщения и выведите сообщение на печать.
Откройте сообщение Upcoming Tradeshow в папке Inbox (Входящие) SBS Working.

В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт Page Setup (Параметры страницы) и выберите Memo Style (Заметка). Появится диалоговое окно Page Setup (Параметры страницы).

В поле Left (Слева) введите 1.0, чтобы установить размер левого поля, равный 1 дюйму, и нажмите ОК. Диалоговое окно Page Setup (Параметры страницы) закроется, и к текущему сообщению применятся новые настройки.

На панели инструментов нажмите кнопку Print (Печать). Сообщение будет распечатано с настройками печати по умолчанию.

Устранение неполадок. Если появится окно Save As (Сохранить как), это будет означать, что на компьютере не установлен ни один принтер. Если вы работаете в сети, администратор может предоставить информацию по установке принтера. Если вы работаете на отдельном компьютере, нажмите кнопку Start (Пуск) и выберите Printers and Faxes (Принтеры и факсы). Затем в области Printer tasks (Задачи принтера) щелкните на значке Add Printer (Добавить принтер) и следуйте инструкциям мастера.

Совет. Можно изменить настройки печати в диалоговом окне Print (Печать). В меню File (Файл) выберите Print (Печать), чтобы открыть диалоговое окно Print (Печать).

Различные виды учетных записей электронной почты

Microsoft Outlook 2003 поддерживает три типа учетных записей интернет-почты: РОРЗ, IMAP и HTTP.

Post Office Protocol 3 (РОРЗ) является наиболее распространенным типом записей электронной почты, предоставляемым провайдерами. С помощью учетной записи РОРЗ происходит соединение с почтовым сервером и сообщения загружаются на компьютер.

Internet Message Access Protocol (IMAP) аналогичен протоколу РОРЗ за исключением того, что сообщения хранятся на почтовом сервере. Вы соединяетесь с сервером, чтобы прочесть заголовки сообщений, и выбираете сообщения, которые требуется загрузить на компьютер.

Hypertext Transfer Protocol (HTTP) используется всегда, когда просматриваются страницы в интернете. Когда протокол HTTP используется в качестве почтового протокола, сообщения хранятся, принимаются и отображаются как отдельные веб-страницы. Hotmail является примером учетной записи с протоколом HTTP.

При первом запуске Outlook внешний вид окна программы зависит от того, обновлена ли версия Outlook, или же это приложение используется в первый раз на рассматриваемом компьютере.

Обновление до Outlook 2003. Если на компьютере использовалась предыдущая версия Outlook, профиль Outlook уже имеется. Этот профиль представляет собой набор всех данных, необходимых для доступа к одной или нескольким учетным записям электронной почты и к адресным книгам. В данном случае Outlook 2003 принимает существующие настройки профиля, и не требуется вводить их заново, чтобы начать использование новой версии Outlook.

Если вы работаете в Outlook впервые. Если вы используете Outlook в первый раз, вам будет предложено создать профиль. Чтобы выполнить этот шаг, вам потребуется специальная информация о вашей учетной записи электронной почты, включая имя пользователя, пароль и имена серверов входящих и исходящих электронных сообщений для вашей учетной записи. Ваш системный администратор или провайдер могут предоставить эту информацию.

Если на рассматриваемом компьютере Outlook используется впервые, выполните следующие шаги для настройки профиля Outlook.

Не забудьте установить и активировать Microsoft Office Outlook 2003 перед тем, как начать выполнение данного упражнения.

Нажмите на кнопку Start (Пуск), наведите указатель на пункт Аll Programs (Все программы), затем - на Microsoft Office, после чего выберите Microsoft Office Outlook 2003. Запустится Outlook и отобразится мастер запуска Outlook 2003 (Outlook 2003 Startup Wizard).

Нажмите на кнопку Next (Далее). Появится диалоговое окно Account Configuration (Настройка учетной записи) с выбранной опцией Yes (Да).

Нажмите на кнопку Next (Далее). Появится диалоговое окно Server Type (Тип сервера).

Выберите опцию, соответствующую используемой учетной записи электронной почты, после чего нажмите на кнопку Next (Далее). Появится диалоговое окно с настройками учетной записи. Содержимое этого диалогового окна определяется типом учетной записи, выбранным в диалоговом окне Server Type (Тип сервера).

Завершите работу мастера посредством ввода информации, предоставленной системным администратором или поставщиком услуг интернета. По окончании работы мастера появится программа Outlook.

Если программа Microsoft Office запущена на компьютере впервые, система предложит ввести полное имя и инициалы в диалоговом окне User Name (Имя пользователя). Эта информация используется для идентификации и отслеживания изменений, внесенных в документах Office. Введите запрашиваемую информацию и нажмите ОК.

Важно. Если вы обновили версию Outlook до 2003 с более ранней версии, все настройки, сконфигурированные для предыдущей версии программы, были без изменений перенесены в новую версию. Как результат, в упражнениях, с которыми предстоит работать в этой книге, некоторые инструкции могут оказаться невыполнимыми именно таким образом, как указано в упражнении, и в этом случае экран монитора может выглядеть несколько иначе, чем на рисунке. Упражнения и рисунки разработаны для настроек Outlook по умолчанию для компьютера, подключенного к сети с учетной записью электронной почты Exchange. Если работа происходит не в сети или были изменены настройки по умолчанию, небеспокойтесь.С книгой можно работать и выполнять упражнения, но в некоторых случаях придется изменить настройку или пропустить шаг. (Например, если AutoPreview [Автопросмотр] уже активизирован, следует пропустить шаг, в котором нужно включить AutoPreview [Автопросмотр]).

Создание и отправка мгновенных сообщений

Перед тем как приступить к использованию мгновенных сообщений, необходимо получить адреса обмена мгновенными сообщениями пользователей, с которыми предполагается поддерживать контакт, и добавить эти адреса в формы контактов Outlook соответствующих пользователей. После этого пользователи должны настроить свои программы для обмена сообщениями на прием сообщений с вашего адреса.
После проведения данной подготовительной работы при входе в службу обмена мгновенными сообщениями можно определить, находится ли контакт в сети. Сетевой статус контакта отображается в области InfoBar формы Contact (Контакт) и на всех адресах электронной почты, связанных с данным контактом. Можно указать, каким образом статус отображается другим пользователям. Например, если необходимо отойти от рабочего места, можно установить статус на Be Right Back (Скоро вернусь), чтобы другие пользователи из числа контактов, находящиеся в сети, видели, что вы временно недоступны для разговора.
Важно. Для выполнения этого упражнения понадобится помощь сотрудника или друга, использующего программу MSN Messenger или службу Exchange Instant Messaging Service. Необходимо добавить этого пользователя в список контактов MSN Messenger, а он должен принять соответствующий запрос на его добавление. Для получения помощи в выполнении любой из рассматриваемых задач обратитесь к онлайн-справке MSN Messenger.
В данном упражнении вы создадите и отправите мгновенные сообщения.
Не забудьте попросить пользователя, которому предполагается отправить мгновенное сообщение, войти в учетную запись обмена мгновенными сообщениями перед началом выполнения данного упражнения.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры).

В диалоговом окне Options (Параметры) откройте вкладку Other

(Другие).

В области Person Names (Имена) отметьте опцию Enable the Person Names Smart Tag (Включить смарт-тег имен), после чего отметьте опцию Display Messenger Status in the From field (Отображать статус Messenger в поле From [От]).

Нажмите ОК.

Совет. Смарт-теги рядом с именами контактов в сообщениях показывают онлайн-статус этих контактов.

В области Navigation Pane ( Область переходов) щелкните на значке Contacts (Контакты). Отобразится содержимое папки Contacts (Контакты).

Если уже имеется запись контакта человека, который помогает в выполнении данного упражнения, дважды щелкните на этой записи. Если запись контакта для этого человека еще не существует, нажмите кнопку New Contact (Создать контакт). Откроется форма Contact (Контакт).

Если создается новый контакт, в поле Full Name (Полное имя) введите имя соответствующего пользователя.

Щелкните на поле IM Address (Адрес IM) и введите адрес электронной почты, используемый помощником для обмена мгновенными сообщениями. Имейте в виду, что данный адрес должен отличаться от адреса, используемого при работе с электронной почтой. Необходимо получить всю нужную информацию от пользователя, с которым предполагается установить контакт с помощью мгновенных сообщений.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Контактная информация будет сохранена.

В окне сообщения или в области Reading Pane (Область чтения) щелкните на Person Names Smart Tag рядом с именем в строке From (От), То (Кому) или Сс (Копия), после чего во всплывающем меню выберите Send Instant Message (Отправить мгновенное сообщение). Откроется окно Instant Message (Мгновенное сообщение).

В окне сообщения введите Hello и нажмите кнопку Send (Отправить). Сообщение будет отправлено. Оно отобразится в окне Instant Message (Мгновенное сообщение) на экране абонента. Строка состояния будет сообщать о том, что в данный момент контакт вводит сообщение. Дождитесь ответа и по его получении попробуйте отправить еще несколько сообщений.

Закройте окно обмена мгновенными сообщениями.

Не забудьте вернуть Outlook в исходное состояние. Отключите опцию AutoPreview (Автопросмотр) и включите область Reading Pane (Область чтения) в правой части окна. Затем закройте файл данных SBS Working.

Создание новых сообщений

Если помимо Outlook вы установили Microsoft Office Word 2003, Outlook может использовать Word в качестве редактора электронных сообщений по умолчанию. Множество мощных средств обработки текста в Word, включая стили, таблицы и темы, будут доступны при создании сообщений в Outlook. Word будет проверять вводимый вами текст на ошибки, исправляя их автоматически. Вы можете осуществить проверку орфографии в сообщении при его отправке.
Важно. В упражнениях данной книги подразумевается, что Word используется в качестве редактора сообщений электронной почты по умолчанию.
Совет. Если Word не является редактором электронных сообщений по умолчанию, можно сделать его таковым; для этого выберите пункт Options (Параметры) в меню Tools (Сервис). Откройте вкладку Mail Format (Coобщение) и отметьте опцию Use Microsoft Word to edit e-mail messages (Использовать Microsoft Worol как редактор сообщений). Чтобы отменить данную возможность, отключите опцию.
В этом упражнении вы составите новое электронное сообщение. Данное упражнение можно выполнять из папки Inbox (Входящие) учебного файла либо из собственной папки читателя.

На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать). Откроется форма сообщения с именем Untitled Message (Сообщение без заголовка).

Потратьте немного времени на то, чтобы разобраться с меню и опциями в них. Если вы уже работали в Word, многие из них будут вам знакомы.

Совет. Нажатием кнопки списка справа от кнопки New Mail Message (Создать) можно создавать другие элементы Outlook, такие как встречи, контакты, задачи, заметки и факсы, а также папки и файлы данных.

В строке То (Кому) введите Karen@gardencojnsn.com. Затем введите «;»(точка с запятой) и далее введите Kim@gardenco.msn.com.

Совет. По умолчанию в Outlook предусмотрена возможность разделения нескольких адресов электронной почты с помощью точек с запятой. При желании можно настроить Outlook на использование в этих целях как точек с запятой, так и запятых. Для этого нужно войти в меню Tools (Сервис) и выбрать Options (Параметры).
Совет. Смарт-теги рядом с именами контактов в сообщениях показывают онлайн-статус этих контактов.

В области Navigation Pane ( Область переходов) щелкните на значке Contacts (Контакты). Отобразится содержимое папки Contacts (Контакты).

Если уже имеется запись контакта человека, который помогает в выполнении данного упражнения, дважды щелкните на этой записи. Если запись контакта для этого человека еще не существует, нажмите кнопку New Contact (Создать контакт). Откроется форма Contact (Контакт).

Если создается новый контакт, в поле Full Name (Полное имя) введите имя соответствующего пользователя.

Щелкните на поле IM Address (Адрес IM) и введите адрес электронной почты, используемый помощником для обмена мгновенными сообщениями. Имейте в виду, что данный адрес должен отличаться от адреса, используемого при работе с электронной почтой. Необходимо получить всю нужную информацию от пользователя, с которым предполагается установить контакт с помощью мгновенных сообщений.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Контактная информация будет сохранена.

В окне сообщения или в области Reading Pane (Область чтения) щелкните на Person Names Smart Tag рядом с именем в строке From (От), То (Кому) или Сс (Копия), после чего во всплывающем меню выберите Send Instant Message (Отправить мгновенное сообщение). Откроется окно Instant Message (Мгновенное сообщение).

В окне сообщения введите Hello и нажмите кнопку Send (Отправить). Сообщение будет отправлено. Оно отобразится в окне Instant Message (Мгновенное сообщение) на экране абонента. Строка состояния будет сообщать о том, что в данный момент контакт вводит сообщение. Дождитесь ответа и по его получении попробуйте отправить еще несколько сообщений.

Закройте окно обмена мгновенными сообщениями.

Не забудьте вернуть Outlook в исходное состояние. Отключите опцию AutoPreview (Автопросмотр) и включите область Reading Pane (Область чтения) в правой части окна. Затем закройте файл данных SBS Working.

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Добавление подписей в сообщения

В Outlook 2003 можно создать несколько различных подписей и присвоить конкретную подпись каждой из имеющихся учетных записей Outlook. Например, можно создать несколько подписей для использования в официальных и неофициальных деловых письмах и в личной переписке.
В данном упражнении вы создадите подпись и настроите Outlook на добавление подписи во все создаваемые сообщения.
Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла или свою собственную папку Inbox (Входящие).

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры).

Откройте вкладку Mail Format (Сообщение) и нажмите кнопку Signatures (Подписи). Появится диалоговое окно Create Signatures (Создание подписи).

Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Create New Signature (Создание новой подписи).

Введите Деловая в качестве названия подписи и нажмите кнопку Next (Далее). Появится диалоговое окно Edit Signature (Изменение подписи).

В поле Signature text (Текст подписи) введите С наилучшими пожеланиями, поставьте запятую, нажмите клавишу Enter и введите свое имя.

Выделите свое имя и нажмите кнопку Font (Шрифт). Появится диалоговое окно Font (Шрифт).

Установите шрифт ArialNarrow, стиль Bold Italic (Жирный курсив) и размер 14. Текст в области Sample (Образец) отобразится согласно новым настройкам.

Нажмите ОК.

Выделите обе строки текста и нажмите кнопку Paragraph (Абзац). Появится диалоговое окно Paragraph (Абзац).

Выберите опцию Center (По центру) и нажмите ОК.

Настроив подпись так, как требуется, нажмите кнопку Finish (Готово). Созданная подпись теперь будет отображена в диалоговом окне Create Signature (Создание подписи).

Нажмите ОК. Отобразится диалоговое окно Options (Параметры). Обратите внимание на то, что созданная подпись находится в списке Signature for new messages (Подпись для новых сообщений) и в списке Select signatures for account (Выбор подписей для учетной записи) и выделена. Outlook будет добавлять подпись во все создаваемые в данной учетной записи электронные сообщения.

Совет. Если в Outlook имеется несколько учетных записей, можно использовать для каждой из них отдельную подпись. Выполните шаги пс созданию новой подписи; затем на вкладке Mail Format (Сообщение) диалогового окна Options (Параметры) выберите нужную учетную запись в списке Select signatures for account (Выбор подписей для учетной записи), выберите требуемую подпись, которая будет использоваться в соответствующей учетной записи, в списке Signature for new messages (Подпись для новых сообщений) и нажмите кнопку Apply (Применить).

Нажмите ОК. Диалоговое окно Options (Параметры) закроете

На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма нового сообщения с новой подписью.

Совет. Чтобы подпись добавлялась автоматически в ответы или пересылаемые сообщения, в меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры) и откройте в появившемся диалоговом окне вкладку Сообщение (Mail Format). Щелкните на нужной подписи в списке Signature for replies and forwards (При ответе и пересылке) и нажмите ОК.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры) и откройте вкладку Mail Format (Сообщение).

В списке Signature for new messages (Подпись для новых сообщений) выберите (<Нет>) и нажмите ОК. Теперь в создаваемые сообщения подпись добавляться не будет.

Не забудьте удалить файл подписи «Деловая», если данная подпись не нужна.

Изменение настроек сообщения и параметров отправки

Можно присвоить сообщению уровень важности Высокий, Обычный или Низкий. Сообщения, отправленные с высоким уровнем важности, помечаются красным восклицательным знаком. Сообщения, отправленные с нормальным уровнем важности, не имеют специального обозначения. Сообщения, отправленные с низким уровнем важности, обозначены стрелкой вниз синего цвета. Эти маркеры отображаются в столбце Importance (Важность) в папке Inbox (Входящие).
Вы также можете устанавливать пометки Обычное, Личное, Частное или Конфиденциальное. Сообщения, помеченные как «Частное», не могут быть изменены после отправки.
Чтобы легче управлять получаемыми сообщениями, можно сделать так, чтобы ответы пользователей на сообщения отправлялись на другой электронный адрес. Например, отправляемые вам сообщения могут отсылаться на тот электронный адрес, по которому вы находитесь в данный момент. Чтобы упростить процесс отправки сообщений, можно сделать так, чтобы сохранялись копии отправленных вами сообщений, а также указать папку, в которой они должны сохраняться. Также можно установить дату, когда сообщение будет отправлено, и сделать сообщение недоступным после определенной даты.
В этом упражнении вы ответите на сообщение с помощью переключателей, установите уровень важности сообщения и измените параметры доставки сообщения.
Не забудьте запустить Outlook и отобразить область Reading Pane (Область чтения) перед началом работы с данным упражнением.
Откройте файл данных SBSManaging из Outlook.

В папке Inbox (Входящие) учебного файла щелкните на сообщении Saturday workshop от Karen Berg. Сообщение отобразится в области Reading Pane (Область чтения). Вверху сообщения находится информационная строка с инструкциями по голосованию.

Щелкните на информационной строке Infobar и затем выберите Vote: Saturday.

Совет. Если открыть сообщение, отобразятся кнопки, соответствующие каждой из опций голосования. В открытом сообщении для голосования следует нажимать кнопки, а не щелкать на информационной строке.
Появится диалоговое окно с набором опций для немедленной отправки ответа или его предварительного редактирования.

Оставьте выбранной опцию Send the response now (Отправить ответ сейчас) и нажмите ОК. Информационная строка теперь показывает что ответ отправлен.

Нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Откроется пустое сообщение электронной почты в своем собственном окне. Если редактором сообщений является Word, то вверху окна отобразится панель инструментов электронной почты Word.

На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку Options (Параметры). Появится диалоговое окно Message Options (Параметры сообщения).

В области Message settings (Настройка сообщения) щелкните на кнопке списка справа от поля Importance (Важность) и в ниспадающем списке выберите High (Высокая).

В области Delivery Options (Параметры отправки) отметьте опцию Have replies sent to (Отправлять ответы), удалите текст в поле рядом и введите te$t@gardenco.msn.com.

Нажмите Close (Закрыть). Диалоговое окно Message Options (Параметры сообщения) закроется, и снова отобразится форма сообщения. Теперь выбрана кнопка Importance: High (Важность: высокая).

В поле То (Кому) введите свой собственный адрес электронной почты.

Щелкните на поле Subject (Тема), введите высокая важность и нажмите кнопку Send (Отправить). Форма сообщения закроется, и сообщение будет отправлено.

Нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение), после чего нажмите кнопку Options (Параметры).

В области Delivery options (Параметры отправки) нажмите кнопку Browse (Обзор). Появится диалоговое окно Select Folder (Выбор папки).

В списке Folders (Папки) найдите свой почтовый ящик, щелкните на папке Drafts (Черновики), расположенной ниже, и нажмите ОК. При отправке данного сообщения его копия будет сохранена в папке Drafts (Черновики).

Совет. Сохранение часто отправляемых сообщений в папке Drafts (Черновики) облегчает создание и отправку новых версий без указания получателей и ввода текста при каждой отправке сообщения.

Нажмите Close (Закрыть). Диалоговое окно Message Options (Параметры сообщения) закроется, и снова отобразится форма сообщения.

В форме сообщения щелкните на кнопке Importance: Low (Важность: низкая).

В поле То (Кому) введите свой собственный адрес электронной почты.

Щелкните на поле Subject (Тема), введите низкая важность и нажмите кнопку Send (Отправить). Форма сообщения закроется, и сообщение будет отправлено.

Откройте папку Inbox (Входящие).

Если сообщения еще не поступили в папку Inbox (Входящие), нажмите кнопку Send/Receive (Отправить/Получить). После получения сообщений те из них, которым присвоен высокий уровень важности, будут помечены красным восклицательным знаком, а сообщения с низким уровнем важности будут обозначены синей стрелкой, направленной вниз. Соответствующее сообщение отображается в заголовке сообщения в области Reading Pane (Область чтения).

Щелкните на сообщении с высокой степенью важности и нажмите кнопку Reply (Ответить). Появится форма Reply (Ответ). Поле То (Кому) будет содержать адрес электронной почты, введенный ранее - te$t@gardenco.msn.com.

Закройте форму ответа без сохранения сообщения, после чего закройте исходное сообщение.

В списке Folder List (Список папок) щелкните на папке Drafts (Черновики). Отобразится содержимое папки Drafts (Черновики), включая копию сообщения, отправленного с низкой степенью важности.

Ключевые моменты

Сообщения можно отправлять в различных форматах. Сообщения HTML поддерживают большую часть возможностей форматирования, включая бланки и темы.

Можно создать подпись для добавления в создаваемые и/или пересылаемые сообщения, а также в ответы.

Сообщения можно группировать и сортировать по отправителю, времени, теме, размеру и другим полям.

Можно создать правила отображения сообщений определенным цветом в зависимости от отправителя, темы, содержимого, времени, других его получателей и прочих критериев.

Можно отмечать новые и полученные сообщения к исполнению в более позднее время. Все отмеченные сообщения отображаются в папке For Follow Up (К исполнению), и Outlook выводит напоминание по истечении срока исполнения.

Настройка представления сообщений

В дополнение к параметрам просмотра Reading Pane (Область чтения) и AutoPreview (Автопросмотр) можно указать необходимость просмотра только тех сообщений, которые были получены за последние семь дней, только непрочитанных сообщений, только сообщений, отправленных конкретному пользователю или по определенному списку рассылки, либо отобразить временную шкалу всех полученных сообщений. Outlook 2003 предлагает для использования 13 встроенных вариантов упорядочивания, с помощью которых можно настроить отображение сообщений нужным образом. Чтобы изучить опции просмотра, войдите в меню View (Вид), наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите нужную опцию представления.
Для получения дополнительной информации о просмотре сообщений в области Reading Pane (Область чтения) или об использовании функции AutoPreview (Автопросмотр) обратитесь к разделу «Чтение сообщений и открытие вложений» в главе 1.
Независимо от выбранного представления можно сортировать сообщения по любому столбцу, просто щелкнув на его заголовке. По умолчанию сообщения в папке Inbox (Входящие) сортируются по дате получения в убывающем порядке - недавно полученные сообщения располагаются в верхней части списка. Сообщения, полученные на текущей неделе, группируются по дням получения. Можно также сортировать столбцы в порядке возрастания или убывания. Можно группировать сообщения по содержимому любого столбца - по отправителю сообщения, по теме и т.д.
В этом упражнении вы будете сортировать и группировать сообщения, выбирать имеющееся представление сообщений и настраивать собственное.
Не забудьте запустить Outlook и отключить область Reading Pane (Область чтения) перед началом работы с данным упражнением.
Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

В папке Inbox (Входящие) учебного файла обратите внимание на стрелку, направленную вниз, в заголовке столбца Received (Получено). Она означает, что в настоящий момент сообщения отображаются в порядке убывания по дате получения.

Щелкните на заголовке столбца From (От). Outlook отсортирует сообщения в алфавитном порядке по имени отправителя в порядке возрастания.

Щелкните на заголовке столбца From (От) еще раз. Outlook отсортирует сообщения в обратном порядке.

Щелкните на заголовке столбца Size (Размер). Outlook отсортирует сообщения по размеру.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), после чего выберите Subject (Тема). Outlook упорядочит отображаемые сообщения в группы сообщений. Обратите внимание на то, что полное число элементов и число непрочитанных элементов в каждой группе отображается в скобках после имени отправителя.

Прокрутите список вниз и щелкните на знаке минуса слева от строки темы Upcoming Tradeshow. Два сообщения с этой темой будут скрыты, и минус сменится на плюс.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), после чего щелкните на Show in Groups (Отображать в группах), чтобы отключить эту опцию. Сообщения будут разгруппированы и отобразятся по теме.

Совет. Непрочитанные сообщения выделяются жирным шрифтом и обозначаются значками закрытых конвертов. В целях выполнения данного упражнения, если в почтовом ящике отсутствуют непрочитанные сообщения, щелкните правой кнопкой мыши на сообщении и выберите Mark as Unread (Пометить как непрочитанное) в появившемся меню. Заголовок сообщения в папке Inbox (Входящие) отобразится жирным шрифтом, и значок сообщения сменится с открытого конверта на закрытый.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Unread Messages in This Folder (Непрочитанные сообщения в папке). Outlook произведет фильтрацию сообщений для отображения только непрочитанных элементов. Ярлык папки обозначает, что к ней был применен фильтр. Если в папке Inbox (Входящие) отсутствуют непрочитанные папки, она будет отображаться пустой.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по)укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Messages (Сообщения).


Фильтрация сообщений будет отменена.

Совет. Также можно использовать панель Ways to Organize (Настройка папки) для выбора представления сообщений. В меню Tools (Сервис) выберите Organize (Организовать), чтобы открыть эту панель. Затем выберите Using Views (По представлению) и выберите в списке нужное представление.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Customize Current View (Изменить текущее представление). Отобразится диалоговое окно Customize View: Messages (Настройка представления: сообщения).

Нажмите кнопку Fields (Поля). Появится диалоговое окно Show Fields (Поля).

В списке Available Fields (Имеющиеся поля) выберите Sensitivity (Пометка). В список столбцов для отображения в данном представлении будет добавлено поле Sensitivity (Пометка).

В списке Show these fields in this order (Отображаемые поля) перетащите поле Sensitivity (Пометка) на место после поля Importance (Важность), после чего нажмите ОК. Диалоговое окно Show Fields (Поля) закроется, и снова отобразится диалоговое окно Customize View: Messages (Настройка представления: сообщения).

Совет. Чтобы изменить порядок столбцов в любом представлении, просто перетащите заголовки столбцов в нужные места. Во время перетаскивания заголовка столбца красные стрелки обозначают место, в котором столбец отобразится после того, как кнопка мыши будет отпущена.

Нажмите кнопку Other Settings (Другие настройки). Появится диалоговое окно Other Settings (Другие настройки).

Щелкните на кнопке списка справа от поля Grid line style (Вид линии), выберите Small dots (Мелкие точки) и нажмите ОК. Диалоговое окно Other-Settings (Другие настройки) закроется, и снова отобразится диалоговое окно Customize View: Messages (Настройка представления: сообщения).

В диалоговом окне Customize View: Messages (Настройка представления: сообщения) нажмите ОК. Папка Inbox (Входящие) отобразится с новыми настройками представления.

Перетащите заголовок Sensitivity (Пометка) вниз и отпустите кнопку мыши в тот момент, когда над заголовком отобразится большой черный крест.Столбец Sensitivity (Пометка) будет удален из представления.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Define Views (Определить представления). Откроется диалоговое окно Define Views (Организатор представлений).

Нажмите кнопку Reset (Сброс), нажмите ОК и затем нажмите Close (Закрыть). Папка Inbox (Входящие) учебного файла отобразится с использованием настроек представления по умолчанию.

Оформление сообщений

Сообщения электронной почты отправляются в одном из трех форматов: HTML, Plain Text или Outlook Rich Text Format (RTF). Outlook поддерживает все три формата. Остальные программы электронной почты могут поддерживать не все три формата, а лишь один из них.

HTML является форматом сообщения Outlook по умолчанию. HTML поддерживает форматирование текста, нумерацию, списки, рисунки и фоны в теле сообщения, стили и бланки. Наиболее популярные программы поддерживают сообщения формата HTML.

Формат Rich Text Format поддерживает базовые параметры форматирования, включая форматирование текста, таблицы, числа, фоновые цвета и тени.

Формат Plain Text (Обычный текст) поддерживается всеми программами, работающими с электронной почтой, однако, как видно из названия формата, он не использует ни одного вида форматирования.

В большинстве случаев формат HTML будет отвечать предъявляемым требованиям. При отправке сообщения в формате HTML пользователю с почтовой программой, не поддерживающей формат HTML, сообщение в программе этого получателя будет отображаться в формате Plain Text (Обычный текст). Outlook автоматически преобразует сообщения в формате RTF, отправляемые через интернет, в формат HTML. Если отправляется ответ или выполняется пересылка сообщения, Outlook по умолчанию использует формат исходного сообщения. Тем не менее, можно выбирать формат для любого отправляемого сообщения.
При отправке сообщений в формате HTML можно улучшить внешний вид сообщений, используя бланки и шаблоны. Используя бланк, можно указывать набор шрифтов, таблиц, фоновых цветов, горизонтальных линий, рисунков и других элементов, которые будут использоваться в исходящих сообщениях. Можно выбрать бланк из имеющегося в программе набора, изменить, создать бланк или загрузить новые бланки из интернета. Если в качестве редактора электронных сообщений используется Microsoft Office Word, можно выбрать бланк из набора дополнительных бланков, доступных в Word.
Важно. В упражнениях нашей книги подразумевается, что Word используется как редактор электронных сообщений по умолчанию.
Если это не так, можно установить Word в качестве редактора по умолчанию, выбрав Options (Параметры) в меню Tools (Сервис). Откройте вкладку Mail Format (Сообщение), отметьте опцию Use Microsoft Word to edit e-mail messages (Использовать Microsoft Word как редактор сообщений). Чтобы отключить Word как редактор сообщений электронной почты, отключите данную опцию.

В данном упражнении вы произведете форматирование сообщений в форматах HTML, Rich Text и Plain Text, после чего научитесь создавать сообщения при помощи бланком и тем.

Откройте папку Inbox (Входящие).

На панели инструментов, нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма пустого сообщения.

Щелкните на теле сообщения и введите Ух ты! Вы уже видели новые розы? По умолчанию текст отформатирован шрифтом Arial размером 10 пикселей (стиль Normal [Обычный]).

Выделите фразу «Ух ты!» и измените размер ее шрифта, нажав кнопку списка в поле Font Size (Размер) и выбрав 16.

Нажмите кнопку списка справа от кнопки Font Color (Цвет шрифта) и щелкните на красном квадратике.

На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку 1 списка справа от строки Message Format (Формат сообщения) и выберите Plain Text (Обычный текст). Появится окно с сообщением о том, что формат Plain Text (Обычный шрифт) не поддерживает некоторые элементы форматирования в сообщении.

Совет. Чтобы отключить появление этого предупреждения, перед нажатием кнопки Continue (Продолжить) отметьте опцию Don't show this dialog box again (Больше не выводить это окно).

Нажмите кнопку Continue (Продолжить).

К тексту будет применено форматирование шрифтом Courier New (формат Обычный текст) размера 10 пикселей, и кнопка форматирования на панели электронной почты станет недоступна.

Нажмите кнопку списка справа от строки Message Format (Формат сообщения) и выберите Rich Text (Формат RTF). Формат текста не изменится, однако станут доступны кнопки форматирования.

Нажмите кнопку Close (Закрыть) в окне формы сообщения и нажмите No (Нет) в появившемся окне предупреждения о сохранении черновика сообщения.


Форма сообщения закроется.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое шшо Options (Параметры).

Выберите вкладку Mail Format (Сообщение).

В области Message Format ( Формат сообщения) нажмите кнопку списка поля Compose in this message format (Создать сообщение в формате), выберите Plain Text (Обычный текст) и нажмите ОК. Диалоговое окно Options (Параметры) закроется. Формат Plain Text (Обычный текст) теперь является форматом создаваемых сообщений по умолчанию.

На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма сообщения с выбранным в поле Message Format (Формат сообщения) форматом Plain Text (Обычный текст).

Нажмите кнопку Close (Закрыть). Форма сообщения закроется.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры), после чего откройте вкладку Mail Format (Сообщение).

В области Message Format (Формат сообщения) нажмите кнопку списка справа от поля Compose in this message format (Создать сообщение в формате) и выберите HTML.

В области Stationery and Fonts (Шрифты и бланки) нажмите кнопку списка справа от поля Use this stationery by default (Бланк, используемый по умолчанию), выберите Ivy (Плющ) и нажмите ОК. Диалоговое окно Options (Параметры) закроется.

При создании новых сообщений теперь будет использоваться формат HTML и бланк «Плющ».

На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма сообщения с фоном «Плющ».

Щелкните на теле сообщения и введите Приезжайте вместе с семьей. По умолчанию текст будет отображаться шрифтом Arial размера 12 пикселей (стиль Normal [Обычный] для этого бланка).

Совет. Можно изменить бланк сообщения. Откройте вкладку Mail Format (Сообщение) в диалоговом окне Options (Параметры), нажмите кнопку Stationery Picker (Выбор бланка). Чтобы редактировать имеющийся бланк, щелкните на нужном вам бланке, нажмите кнопку Edit (Изменить), установите шрифт, фон, форматирование цветом и нажмите ОК.


Чтобы создать новый бланк, нажмите кнопку New (Создать) в диалоговом окне Stationery Picker (Выбор бланка) и следуйте инструкциям мастера.

В меню Format (Формат.) выберите Theme (Тема). Появится диалоговое окно Theme (Тема).

В списке Choose a Theme (Выберите тему) щелкните на теме Compass (Компас). В диалоговом окне Theme (Тема) появится предварительный просмотр темы Compass (Компас).

В списке Choose a Theme (Выберите тему) выберите Papyrus (Папирус) и нажмите ОК. Диалоговое окно Theme (Тема) закроется, и к сообщению будет применена тема Papyrus (Папирус) вместо бланка Ivy (Плющ).

В теле сообщения нажмите клавишу Enter, введите Летний пикник компании «Все для сада», нажмите Enter, введите 24 июня с 11 до 17 часов и нажмите Enter еще раз.

Щелкните на первой строке текста и на панели электронной почты нажмите кнопку Center (По центру). Теперь строка расположена по центру в теле сообщения.

Щелкните на второй строке текста и в меню Format (Формат) выберите Styles and Formatting (Стили и форматирование). В правой части окна сообщения появится панель Styles and Formatting (Стили и форматирование).

Нажмите кнопку Maximize (Развернуть), чтобы отобразить все опции.

В области Pick formatting to apply (Выберите формат) панели Styles and Formatting (Стили и форматирование) выберите Heading 1 (Заголовок 1). Название события теперь отображается с использованием стиля Heading 1 (Заголовок 1).

Щелкните на третьей строке текста и в области Pick formatting to apply (Выберите формат) панели Styles and Formatting (Стили и форматирование) выберите Heading 3 (Заголовок 3). Время и дата теперь оформлены с применением стиля Heading 3 (Заголовок).

В форме сообщения нажмите кнопку Close (Закрыть) и выберите No (Нет) в запросе на сохранение черновика сообщения. Форма сообщения закроется без сохранения черновика.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры) и затем откройте вкладку Mail Format (Сообщение).

В области Stationery and Fonts (Шрифты и бланки) щелкните на кнопке списка справа от поля Use this stationery by default (Бланк, используемый по умолчанию), выберите (<Нет>) вверху ниспадающего списка, после чего нажмите ОК.Диалоговое окно Options (Параметры) закроется. Создаваемым сообщениям теперь будет присваиваться формат HTML без применения бланка.

Не забудьте открыть новое окно сообщения, нажать кнопку Restore Down (Восстановить) и затем закрыть окно, чтобы восстановить его исходный размер.

Отметка сообщений «К исполнению»

Каждое сообщение в папке Inbox (Входящие) имеет затемненный значок Flag Status (Состояние отметки), обозначающий, что сообщение отмечено или его исполнение уже завершено. Можно отмечать сообщения в любой папке, однако значок Flag Status (Состояние отметки) отображается только в активных папках Inbox (Входящие).
FrontPage 2003 содержит функцию Quick Flags (Быстрые отметки), обеспечивающую быструю отметку сообщения. Нужно просто щелкнуть на затемненном значке Flag Status (Состояние отметки) справа от сообщения один раз для отметки «к исполнению» и еще раз для отметки «завершенное». Чтобы сменить цвет текущей отметки, щелкните правой кнопкой мыши на отметке и выберите нужный цвет в появившемся меню. Чтобы изменить цвет отметки по умолчанию, щелкните правой кнопкой мыши на отметке, наведите указатель мыши на пункт Set Default Flag (По умолчанию) и выберите нужный цвет. Чтобы удалить отметку, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите Clear Flag (Удалить отметку). Также можно создать оповещение для любого отмеченного флагом элемента.
Важно. Так как столбец Flag Status (Состояние отметки) не отображается в папках учебного файла, данное упражнение будет построено на вашей собственной папке Inbox (Входящие). Сообщения, о которых пойдет речь в данном упражнении, будут отличаться от сообщений в папке Inbox (Входящие).
В данном упражнении вы отметите полученные сообщения, обновите флаги, просмотрите сообщения по состоянию отметки и пометите новое исходящее сообщение для привлечения внимания получателя.
Откройте свою папку Inbox (Входящие).

В папке Inbox (Входящие) щелкните на значке Flag Status (Состояние отметки) рядом с любым сообщением. Значок и отметка станут красными.

Щелкните на значке Flag Status (Состояние отметки) еще раз. Значок станет белым, и флаг сменится на галочку для обозначения того, что задача выполнена.

Щелкните правой кнопкой мыши на значке Flag Status (Состс яние отметки) другого сообщения (не задачи или встречи) и затем в появившемся меню выберите Add Reminder (Добавить напоминание).
Появится диалоговое окно Flag for Follow Up (Отметка «К исполнению»).

В списке Flag to (Отметка) выберите For Your Information (Для сведения), в списке Flag color (Цвет) выберите Blue Flag (Синий флажок), после чего нажмите ОК. Значок состояния отметки сообщения отобразится в синем цвете.

Щелкните на сообщении, чтобы отобразить его в области Reading Pane (Область чтения). Метка For Your Information (Для сведения) появится вверху сообщения.

Откройте другое сообщение.

На стандартной панели инструментов окна сообщения нажмите кнопку Follow Up (К исполнению). Появится диалоговое окно Flag for Follow Up (Отметка к исполнению).

Отметьте опцию Completed (Завершено) и затем нажмите ОК. Метка вверху сообщения отобразит состояние «завершено».

Закройте сообщение. В папке Inbox (Входящие) столбец Flag Status (Состояние отметки) теперь отображает галочку.

В списке Favorite Folders (Избранные папки) выберите For Follow Up (К исполнению). Отобразится сообщение, отмеченное к исполнению. Если имеется несколько отмеченных сообщений, они будут сгруппированы по цвету отметки.

Нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Отобразится окно нового сообщения.

На стандартной панели инструментов окна сообщения нажмите кнопку Follow Up (К исполнению).

Совет. Если Outlook отобразит предупреждение о том, что папку For Follow Up (К исполнению) открыть не удалось, в области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке «плюс» рядом с пунктом Search Folders (Папки поиска) и выберите For Follow Up Search Folder (Папка поиска «к исполнению»).

Появится диалоговое окно Flag for Follow Up (Отметка к исполнению).

В поле Flag to (Отметка) введите особая метка.

В списке Due By (Срок) выберите дату и нажмите ОК. Текст метки и срок завершения отобразятся вверху сообщения.

Закройте сообщение, не сохраняя его.

В списке Favorite Folders (Избранные папки) выберите Inbox (Входящие).

Щелкните правой кнопкой мыши на значке Flag Status (Состояние отметки) каждого из сообщений, отмеченных в данном упражнении, после чего выберите Clear Flag (Удалить отметку) для удаления флага.

Управление сообщениями с применением цвета

В этом упражнении вы примените цвета к сообщениям.
Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

В меню Tools (Сервис) выберите Organize (Организовать). Появится область Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие).

В области Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие) щелкните на строке Using Colors (По цвету). Отобразится вкладка По цвету (Using Colors) с отправителем текущего сообщения .

Прокрутите папку Inbox (Входящие) до ее нижнего предела и щелкните на сообщении Upcoming Tradeshow от Karen Berg.

В области Color Messages (Окрасить сообщения) в первом поле должно быть выбрано from (Полученные от), а во втором поле - Karen Berg.

В третьем поле выберите цвет Fuchsia (Темно-красный) и нажмите кнопку Apply Color (Применить цвет). Сообщения от Karen Berg теперь будут окрашены в выбранный цвет.

В правом верхнем углу панели Ways to Organize (Настройка папки) щелкните на ссылке Automatic Formatting (Автоформатирование). Отобразится диалоговое окно Automatic Formatting (Автоматическое форматирование).

В списке Rules for this view (Правила для данного представления) отключите опцию Mail received from Karen Berg (Сообщения, полученные от Karen Berg).

Нажмите кнопку Delete (Удалить). Правило Mail received from Karen Berg (Сообщения, полученные от Karen Berg) будет удалено.

В диалоговом окне Automatic Formatting (Автоматическое форматирование) нажмите ОК. Диалоговое окно закроется, и сообщения папки Inbox (Входящие) снова отобразятся обычным цветом.

Закройте панель Ways to Organize (Настройка папки) и файл данных SBSManaging.

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Архивация сообщений

Можно архивировать сообщения вручную либо автоматически. Когда заархивированные сообщения перемещаются в отдельный файл, сообщения удаляются из их исходных папок. По умолчанию Outlook автоматически архивирует сообщения во всех папках через определенные промежутки времени в месте, установленном операционной системой. Можно изменить общие настройки по умолчанию функции AutoArchive (Автоархивация) и указать различные настройки для отдельных папок. Настройки архивации, установленные для отдельной папки, игнорируют общие настройки для этой папки. Если не указать настройки автоархивации для папки, Outlook будет использовать общие настройки.
В этом упражнении вы сохраните сообщение в виде текстового файла, сохраните сообщение в файле HTML, проведете архивацию сообщений вручную и установите параметры автоматической архивации.
Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры).

Откройте вкладку Other (Дополнительно) и нажмите кнопку AutoArchive (Автоархивация). Появится диалоговое окно Автоархивация (AutoArchive).

Просмотрите настройки автоархивации по умолчанию; в частности, обратите внимание на интервал времени, через который будет происходить архивация, возраст данных, начиная с которого элементы будут архивироваться, и путь к папке в строке Move old items to (Перемещать старые элементы в папку).

Нажмите кнопку Отмена (Cancel) в каждом из открытых диалоговых окон. Диалоговые окна закроются без сохранения изменений.

Совет. С помощью функции очистки почтового ящика (Mailbox Cleanup) можно выяснить размер почтового ящика, найти и удалить старые элементы, большие по размеру, чем установленный предел, запустить автоархивацию или просмотреть и очистить папку Deleted Items (Удаленные). Чтобы использовать эту возможность, в меню Tools (Сервис) выберите Mailbox Cleanup (Очистка почтового ящика).

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).
Отобразится область Folder List (Список папок).

В файле данных SBS Organizing щелкните на папке Inbox (Входящие) (не на папке Inbox [Входящие] собственного почтового ящика).

В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт Folder (Папка) и выберите Properties (Свойства). Появится диалоговое окно Inbox Properties (Свойства папки «Входящие»).

Откройте вкладку AutoArchive (Автоархивация). Отобразятся параметры автоархивации.

Выберите опцию Archive this folder using these settings (Архивировать папку со следующими настройками).

В поле Clean out items older than (Удалять элементы старше) выберите 1 и Month (дней).

Важно. В реальных условиях, скорее всего, будет указываться более Длительный период архивации, однако в нашем упражнении в папке Inbox (Входящие) будет производиться архивация всех сообщений.

Убедитесь, что выбрана опция Move old items to default archive folder (Перемещать старые элементы в папку по умолчанию), и нажмите ОК. Диалоговое окно Inbox Properties (Свойства папки «Входящие») закроется. Элементы в папке Inbox (Входящие) будут заархивированы согласно новым настройкам. Элементы во всех остальных папках будут заархивированы согласно настройкам по умолчанию.

В меню File (Файл) выберите Archive (Архивировать). Появится диалоговое окно Archive (Архивация).

Убедитесь, что выбрана опция Archive this folder and all subfolders (Архивировать эту папку и все вложенные папки) и щелкните на папке SBS Organizing.

В ниспадающем списке Archive Items older than (Архивировать элементы, созданные до) выберите дату, более позднюю, чем некоторые сообщения в папке Inbox (Входящие), и нажмите ОК. Outlook заархивирует сообщения в учебной папке Inbox (Входящие) согласно указанным настройкам.

В Folder List (Список папок) дважды щелкните на каталоге Archive Folders (Архивные папки), чтобы развернуть его, и щелкните на папке Inbox (Входящие), находящейся в этом катале ге. Отобразится содержимое заархивированной папки Inbo> (Входящие).

Закройте файл данных SBS Organizing.

Дополнительные разделы

В зависимости от области Вашей деятельности и реально стоящих задач могут существовать и другие разделы сайта.
К дополнительным разделам могут относиться специальные разделы (возможно и закрытые для общего доступа). Они содержат информацию для партнеров, дилеров, корпоративных клиентов, которая не должна быть доступна всем пользователям глобальной Сети.
Дополнительные разделы могут создаваться для реализации приведенного выше списка дополнительных функций сайта (раздел материала "Прочие функции сайта").
В некоторых дополнительных разделах может присутствовать различного рода информация, повышающая имидж Вашей организации. Например, публикации статей сотрудников, тематические сведения о событиях, которые по каким-либо причинам не могут быть отнесены к разделу новостей. Часто полезны различного рода разделы, напоминающие "комнату отдыха", где приводятся в соответствующей форме сведения по тематике сайта, полезные советы в Вашей области деятельности, "читальный зал", обзоры СМИ по соответствующим темам, а возможно тесты или игры.

Фильтрация нежелательной почты

Outlook содержит несколько возможностей по обработке нежелательной почты и спама - нелегальных рекламных рассылок, которые могут заполонить почтовый ящик, если его адрес попадет в руки людей, занимающихся массовыми рассылками. Во включенном состоянии фильтр нежелательной почты перемещает сообщения, определенные как нежелательные, в специальную папку либо удаляет их. Можно указать список адресов электронной почты или доменов, сообщения с которых следует всегда воспринимать как нежелательные; кроме этого, можно указать сообщения, которые не следует воспринимать как нежелательные.
Для включения фильтрации нежелательной электронной почты необходимо выполнить следующие шаги:

В меню Actions (Действия) наведите указатель мыши на пункт Junk E-mail (Нежелательная почта) и выберите Junk E-mail Options (Параметры нежелательной почты). Появится диалоговое окно Junk E-mail Options (Параметры нежелательной почты).

На вкладке Options (Параметры) выберите уровень защиты.

Если нужно обеспечить автоматическое удаление нежелательных сообщений в Outlook, отметьте опцию Permanently delete suspected Junk E-mail instead of moving it to the Junk E-mail folder (Безвозвратно удалять возможную нежелательную почту без перемещения в папку). Не отмечайте эту опцию, если установлен уровень защиты High (Высокий) или Trusted Lists Only (Только списки надежных адресатов).

Чтобы указать адрес электронной почты или домен для включения в данный фильтр, откройте вкладку Safe Senders (Надежные отправители), Safe Recipients (Надежные получатели) или Blocked Senders (Заблокированные отправители), нажмите кнопку Add (Добавить), введите имя домена или адрес электронной почты и нажмите ОК.

Чтобы добавить отправителя или получателя сообщения в один из списков нежелательной почты из папки Inbox (Входящие) или из любой Другой почтовой папки, щелкните правой кнопкой мыши на сообщении, наведите указатель мыши на пункт Junk E-mail (Нежелательная почта) и выберите Add Sender to Junk Senders list (Добавить отправителя в список нежелательных отправителей), Add Sender to Trusted Senders list (Добавить отправителя в список надежных отправителей) или Add to Trusted Recipients list (Добавить получателя в список надежных получателей).

Фильтрация сообщений

В этом упражнении вы создадите представление для фильтрации сообщений.
Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

Войдите в меню View (Вид), укажите на Arrange By (Упорядочить по), наведите указатель мыши на пункт Current View (Текущее представление) и выберите Define Views (Определить представления). Появится диалоговое окно Custom View Organizer (Организатор представлений).

Нажмите кнопку Сору (Копировать). Появится диалоговое окно Copy View (Копирование представления).

В строке Name of new view (Имя нового представления) введите Фильтр - демонстрация и нажмите ОК. Диалоговое окно Сору View (Копирование представления) закроется, и появится диалоговое окно Customize View (Настройка представления) с настройками скопированного представления.

Нажмите кнопку Filter (Отбор). Появится диалоговое окно Filter (Отбор).

В строке Search for the word[s] (Искать текст) введите демонстрация и нажмите ОК.

Диалоговое окно Filter (Отбор) закроется, появится диалоговое окно View Summary (Сведения о представлении) с отображением новых параметров фильтрации.

В диалоговом окне Customize View (Настройка представления) нажмите ОК. Диалоговое окно View Summary (Сведения о представлении) закроется, и вновь отобразится диалоговое окно Custom View Organizer (Организатор представлений), где в списке Представления для папки Домашняя коллекция будет указано новое представление.

С выделенным пунктом Filtered for Show (Фильтр - демонстрация) в списке View Name (Имя представления) нажмите кнопку Apply View (Применить). Диалоговое окно Define Views for «Inbox» (Определение представлений для папки «Входящие») закроется, и отобразится папка Inbox (Входящие), содержащая только те сообщения, в темах которых есть слово «демонстрация». Ярлык папки будет показывать, что применен фильтр.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Current View (Текущее представление). Появится список доступных представлений, включая представление «Фильтр - демонстрация».

В подменю Current View (Текущее представление) выберите Messages (Сообщения). Фильтр отключится, и в папке Inbox (Входящие) отобразятся все сообщения.

Форум

Маркетинговая, имиджинговая и рекламная составляющие форума описывались выше. Данное средство весьма эффективно и требует наличия соответствующего раздела.

Для организации писем можно создавать папки. Для перемещения сообщений в папки можно создать правила, действующие в зависимости от отправителя сообщения, других его получателей, слов в теме или теле сообщения, а также на основании других факторов.

Можно использовать фильтры и папки поиска для просмотра сообщений, отвечающих определенным критериям поиска.

Outlook может оказывать помощь в управлении почтовым ящиком, периодически архивируя старые элементы. Различные папки могут иметь различное расписание архивации.

При работе с Microsoft Exchange Server можно открывать доступ к папкам в своем собственном почтовом ящике другим пользователям внутри организации.

Маркетинг

В зависимости от рода Вашего бизнеса, конкретного рынка товаров и услуг, ниши клиентов корпоративный сайт может и должен выполнять те или иные маркетинговые функции. В любом случае достаточно несложно технически организовать сбор информации об обращениях удаленных пользователей, их потребностях. Возможна автоматизация процесса определения реальных контактных координат потенциальных клиентов. Например, можно "ненавязчиво предложить" дать ответы на небольшое число вопросов анкеты и чисто технически реализовать возможность доступа к тем или иным разделам информации, только после того, когда анкета будет заполнена. С одной стороны, подобный прием достаточно эффективен. Если удаленному посетителю Вашего корпоративного сайта действительно нужна эта информация, он обязательно ответит на вопросы. С другой стороны, не стоит забывать, что если число вопросов велико, вопросы поставлены некорректно или по какой-либо причине удаленный посетитель не хочет давать некоторые ответы, то необходимая информация (прайс-лист, технические характеристики, демоверсии продуктов, подробные описания товаров и услуг) может быть получена на сайте Ваших конкурентов.
Существуют и другие, совершенно скрытые от посетителей Вашего сайта механизмы автоматизации сбора информации о посетителях.
Достаточно эффективна организация форумов, которые можно рассматривать не только как часть имиджинговой и рекламной составляющих, и не только как некий механизм организации работы с клиентами. Форум дает возможность удаленным пользователям высказать свое мнение о продвигаемых Вами товарах и услугах, получить ответы на интересующие вопросы от других пользователей. С другой же стороны, открытый форум и информация, которую оставляют Ваши реальные или потенциальные клиенты, её грамотный анализ позволяют делать выводы о правильности выбранной Вами линии продвижения товаров и услуг, эффективности тех или иных составляющих Вашего бизнеса, реальных преимуществах и недостатках Ваших решений.
Существуют и другие способы сбора информации о посетителях Вашего Интернет — представительства, её систематизации.
В зависимости от Ваших реальных решений, ожидаемых прибылей, оценки рисков вложений стоимость реализации тех или иных маркетинговых механизмов Вашего Интернет-представительства, степень автоматизации может быть различной. При необходимости, например, можно использовать CGI — приложения, возможности СУБД по записи вносимой клиентом информации и возможности "вышестоящих" над СУБД приложений, имеющих необходимую логику не только запросов, но и статистических расчетов, анализа и многое другое.

В любом случае, от маркетинговой составляющей корпоративного сайта следует ожидать, прежде всего, сбора информации, являющейся "исходным материалом" для дальнейшей обработки и анализа. Речь идет об анализе рынка, позволяющем делать выводы и принимать решения о востребованности тех или иных товаров и услуг, разработки линии их продвижения, возможной корректировки имеющихся способов и методов и разработки новых решений. Грамотный анализ позволяет обоснованно разработать ценовую политику, подготовить рекламные акции в той или иной нише клиентов, определить новые ниши клиентов и даже новые перспективные рынки. Благодаря доступности Интернет, можно и нужно говорить о продвижении Ваших решений в регионах и разработке той или иной линии, учитывающей особенности региональных рынков. Это далеко не полный список.

Говоря о возможности автоматизации бизнес-процессов, необходимо отметить, что, во-первых, затраты должны быть экономически обоснованы, а во-вторых, о "полной или почти что полной" автоматизации можно говорить только лишь в применении к небольшому числу направлений бизнеса. Думаю, вы согласитесь с тем, что наличие отличной бухгалтерской программы или системы управления предприятием, включающей бухгалтерский модуль, никогда полностью не заменят реальных работников бухгалтерии. Подобные средства являются лишь эффективным инструментом, помогающим решить конкретную задачу. Маркетинговые составляющие, присутствующие на Вашем корпоративном сайте, должны быть частью планируемой деятельности и вряд ли смогут существовать вне общей маркетинговой линии Вашего бизнеса, как, впрочем, и само Интернет -представительство.

Многоязыковая поддержка

Говоря о привлечении и поддержке зарубежных клиентов и партнеров, привлечении иностранных инвесторов, нельзя не отметить необходимости наличия информации сайта на нескольких языках. Например, западные корпорации, представляющие свои товары и услуги на российском рынке имеют не только русскоязычные разделы, но и отдельные сайты, информация которых предоставляется с учетом результатов маркетинговых исследований и разработанных линий продвижения решений именно в России. В материале в качестве иллюстраций тех или иных вопросов используются снимки экранов русскоязычных сайтов и их разделов корпораций Siemens (Рис. 2), Ford (Рис. 6) и Microsoft (Рис. 9).
Аналогично "поступают" и отечественные фирмы, решения которых востребованы на внешних рынках. Посетителю сайта предоставляется возможность выбора языка.
Одним из многочисленных примеров такого Интернет — представительства является сайт Балтийского завода: http://www.bz.ru . C учетом требований потребителей продукции судостроения на внешних рынках, в англоязычной версии сайта большее внимание уделяется освещению вопросов системы качества, автоматизации проектирования и производства, CALS — технологиям (Рис. 1).
Рисунок 1. Пример английской версии сайта

Новости

Этот раздел предоставляет сведения о наиболее значимых новостях фирмы. Новости должны кратко отображать информацию о наиболее интересных решениях, новых предложениях, событиях, существенных для Ваших клиентов или клиентов, перспективных для Вашего бизнеса ниш.
Новости желательно излагать кратко, в виде анонсов, имеющих ссылки на документы — полные тексты. Посетитель может достаточно быстро увидеть интересующую его информацию, инициализировать ссылку и изучить заинтересовавший его документ полностью.
Слова "новость", "новый" и "обновление" имеют один корень. Действительно, посетителю чаще интересны "горячие" новости. Информация данного раздела должна обновляться с определенной периодичностью. Для наиболее важных и "горячих" новостей возможны обновления "вне графика". Кроме того, наличие постоянных обновлений привлекает посетителей.
"Устаревшие" новости совсем не обязательно удалять. Лучше размещать их в специальном разделе, например, "архив новостей". Для удобства поиска в таком "архиве" целесообразно применять тот или иной механизм (структурировать, например, документы по датам, темам или использовать "внешние" или собственные системы поиска, кратко описанные в параграфах технической части материала "Приложения, взаимодействующие с СУБД", "Технология ASP").

О фирме (о компании)

Каждая компания имеет свою историю, победы, проекты, наиболее характеризующие компетентность в своей области деятельности.
Данный раздел должен содержать информацию о компании и может включать следующие пункты:

Из истории

Только факты

Структура компании

Партнеры

Лицензии и сертификаты

Координаты

Наши достижения

Наши проекты

Контакты

Вакансии

"Обязанности" сайтаИсторически

Исторически сложилось, что развитие Интернет-представительств Российского бизнеса, прежде всего, имело ярко выраженное назначение поднятия имиджа фирм. Действительно, лет 10 назад наличие адреса сайта и адреса электронной почты на визитной карточке сотрудника говорило о фирме многое. В наше время наличие подобной информации на визитных карточках, рекламных материалах является само собой разумеющимся, а отсутствие вызывает порой недоумение и соответствующие мысли о "несерьезности" организации. Таким образом, даже само наличие сайта поднимает имидж фирмы.
Сегодня совсем недостаточно говорить о роли лишь самого факта наличия сайта в поднятии имиджа организации. При доступности Интернет важно еще и содержание информации, предоставляемой удаленному посетителю Вашего Интернет-представительства, и дизайн, и смысл, и стиль, и качество предоставляемых документов.
Представьте, что делает посетитель, впервые попавший в Ваш офис. Прежде всего, он окидывает взглядом помещение. Увидев необходимое (выставочный стенд с образцами продукции, рекламные материалы и т. д.), он задает вопросы секретарю, менеджеру, продавцу, консультанту в надежде получить интересующую информацию... Можно еще много перечислять составляющих, которые определяют "лицо" фирмы. К ним относится внутренний дизайн Вашего офиса, стиль представления товаров, услуг, решений организации. Эти и многие другие пути поднятия имиджа, прежде всего, определяются стилем ведения бизнеса, конкретной нишей клиентов. Следствием перечисленных факторов, как, впрочем, и других, является успех бизнеса и повышение прибылей.
Возможно читатель готов задать вопрос: "Зачем перечисляются прописные истины?". При решении задач, стоящих перед Вашим корпоративным сайтом, проще всего следовать уже существующей логике поднятия имиджа Вашей фирмы, принятой для посетителя офиса, будь он потенциальным клиентом, партнером, инвестором или "случайным прохожим".
Чего можно ожидать от реализации имиджинговой составляющей Вашим корпоративным сайтом? Как раз довольно многого.
Не надо строить иллюзий, считая, что лишь данная составляющая достаточна и только она одна принесет Вам успех. Стоит помнить, что после "первого знакомства" с клиентом требуется довольно кропотливая работа, время и усилия. Они, как правило, прямо пропорциональны стоимости обсуждаемого решения и зависят от множества объективных и субъективных факторов. Основная задача, которая ставится при реализации "имиджинговой" составляющей — заинтересовать, привлечь клиента, получить первую контактную информацию, необходимую для дальнейшей работы. Поэтому, с одной стороны, нельзя говорить о "полной автоматизации" процесса, с другой стороны, если Вы получили некие вопросы и контактные координаты потенциального клиента, то можно считать, что Ваше Интернет-представительство и имидж фирмы, представленный в Глобальной Сети реализованы достаточно хорошо.

Степень же реализации "имиджинговой" составляющей определяется не только числом обращений, но и многими другими факторами — позициями Вашего сайта в рейтингах поисковых систем и... тем имиджем, который имеет Ваша фирма в существующей нише клиентов.

Поддержка клиентов, дилеров и партнеров

Совершенно разные категории Ваших бизнес-оппонентов — клиенты, партнеры и дилеры объединены в одном разделе по двум простым причинам. Во-первых, несмотря на разные категории отношений и совершенно разную информацию, предоставляемую дилеру, клиенту или партнеру, все перечисленные категории требуют соответствующей поддержки. Во-вторых, механизмы, которые могут быть использованы для поддержки этих трех совершенно различных категорий, как ни странно, но с технической точки зрения сходны.
В любом бизнесе работа с клиентом начинается с первого контакта. Далее, как правило, идет уточнение всех вопросов и запросов клиента, предоставление ответов и разъяснений, по успешному окончанию (которое иногда наступает не так быстро, как хотелось бы), оговариваются сроки, условия, ценовые аспекты, этапы финансирования и т.д.
Далее следует множество мероприятий, которые, в конце концов, заканчиваются заключением договора, его оплатой, поставкой и внедрением решения. В процессе работы с клиентом проводятся исследования, изучения работы конкурентов, принимаются соответствующие решения и предпринимаются соответствующие действия, это далеко не все. Возможно Ваш бизнес проводится по несколько другим алгоритмам.
Бессмысленным было бы ожидать полной автоматизации всех вышеперечисленных процессов или даже частичной автоматизации некоторых из них, посредством использования Вашего корпоративного сайта.
Рассмотрим подробнее этап, последующий за продажей товаров и услуг, их внедрением, подписанием партнерских соглашений и дилерских договоров. Вы решили одну из основных задач Вашего бизнеса, получив прибыли, являющиеся следствием продаж Ваших товаров и услуг. Закончился ли на этом Ваш бизнес и отношения с клиентом? Скорее всего, нет. Независимо от того, каким Вы бизнесом занимаетесь, желательно, чтобы после первой продажи, поставки, внедрения Ваших решений клиент обратится именно к Вам. Для этого стоит предоставить клиенту возможность обращаться по вопросам поддержки ранее приобретенного им.
В ряде ниш клиентов, существующих рынков достаточно часто на принятие решения (скажем в тендере) влияет вопрос возможности дальнейшей поддержки.
Например, в случаях поставок сложной наукоемкой продукции, когда более дорогое решение имеет необходимую клиенту поддержку (что его отличает от предложений конкурентов), клиент готов тратить соответствующие суммы (поскольку понимает, что "скупой платит дважды"). Поддержка клиентов тесно связана и с имиджинговой составляющей. Наличие тех или иных механизмов поддержки, в том числе реализованных посредством Интернет-представительства формирует имидж фирмы.

В любом случае на любом рынке Интернет-представительство может и должно "помочь" организовать двустороннее общение с клиентами и их поддержку. Как это реализовать? Самым простым и доступным способом является электронная почта. Иногда достаточно предоставить на сайте электронные адреса сотрудников, отвечающих за поддержку клиентов, например, в разделе "Контактные координаты". Одним из механизмов, которые могут использоваться в соответствующих разделах корпоративного сайта являются запросные формы, позволяющие сформировать соответствующий вопрос через WEB-интерфейс. Иногда целесообразно использование форумов. Описываемая сторона очень тесно связана с темами имиджа фирмы и маркетинговых механизмов сайта.

Для того, чтобы упростить решение задачи необходимы систематизация и анализ поступающих вопросов. В некоторых областях бизнеса на основании систематизации и анализа поступающих от клиентов вопросов, целесообразно создание раздела "часто задаваемые вопросы" с приведением вопросов и ответов.

Одним из механизмов, позволяющих осуществить поддержку, является предоставление клиентам, партнерам и дилерам возможности поиска интересующей информации в проиндексированных собственной или "внешней" поисковой системой документах Вашего сайта. Возможно применение СУБД, технологий PHP, ASP и многих других механизмов, описанных в технической части материала.

В большинстве областей бизнеса далеко не всегда целесообразно открытое предоставление информации о некоторых аспектах Ваших товаров и услуг, их недостатках, методах устранения.


Иногда доступность Вашей информации может принести лишь вред Вашему бизнесу и пользу грамотно работающим конкурентам. Поэтому для таких категорий, как корпоративные клиенты, дилеры, партнеры, территориально разнесенные офисы и представительства лучше организовать закрытые форумы, поисковые системы, доступ к СУБД. Здесь имеется в виду ограниченный (минимум именем пользователя и паролем) доступ к соответствующим разделам и документам Вашего корпоративного сайта. Кроме перечисленного данные разделы могут "содержать" и приложения, позволяющие с разной степенью автоматизировать некие вопросы поддержки. Например, "помочь" дилеру сконфигурировать сложное аппаратное решение, а организации — партнеру в области сервисного обслуживания заказать необходимые запасные части и расходные материалы. Описанные разделы могут содержать и архивы программ, документации, с которыми соответствующая категория пользователей может работать и в offline — режиме.

Чего стоит ожидать от своего Интернет-представительства в области поддержки клиентов, партнеров и дилеров? Как и в других "сторонах" и "задачах" Вашего корпоративного сайта любая автоматизация любых бизнес-процессов никогда полностью не заменит действий человека, группы лиц, соответствующего подразделения Вашей фирмы, отвечающих за поддержку Ваших клиентов. Описываемые свойства Интернет-представительства могут являться лишь эффективным, но далеко не "универсальным" инструментом Вашего бизнеса, как, впрочем, и сам корпоративный сайт. Поэтому все действия, связанные с поддержкой клиентов через Интернет, лишь часть всех проводимых и планируемых мероприятий компании.

Подписка

Немного выше говорилось о таком способе доведения информации до потребителя, как подписка на рассылки новостей. Данный инструмент, реализованный на Вашем корпоративном сайте, можно отнести к таким составляющим, как поднятие имиджа фирмы, маркетинг и работа с клиентами. Необходимо дать возможность удаленному пользователю добровольно ввести свой адрес электронной почты, на который он желает получать "свежую" информацию о Ваших решениях, при этом посетителю должна быть предоставлена возможность отказа от рассылки.
Степень автоматизации процесса регистрации в подписке тоже может быть различной. Технически, например, совсем не сложно указать удаленному пользователю на то, что необходимо заполнить все поля предлагаемой формы.
В процессе оформления подписки, особенно, если Ваша фирма имеет достаточно широкий спектр решений, можно и нужно предоставить возможность получать рассылки лишь по тем темам, которые интересны.
Маркетинговая составляющая организации подписки на рассылки заключается в том, что клиент оставляет свои контактные координаты и информацию об интересующих его решениях Вашей фирмы. Существует множество способов дальнейшей обработки данной информации, имеющих различную степень автоматизации (соответственно и стоимость). В любом случае результаты "ручной" или автоматизированной обработки являются исходным материалом для анализа, маркетинга, работы менеджеров, частью "исходного материала" для корректировки выбранной Вами линии продвижения товаров и услуг, разработки новой, иногда и открытия новых ниш потенциальных клиентов и рынков.
На Рис. 3 приведена форма, доступная посетителю сайта, для оформления подписки, а на Рис. 4 — "отказа" от неё.
Рисунок 3. Возможный вид формы для оформления подписки
Рисунок 4. Возможный вид формы для отказа от подписки

Поиск и распределение сообщений по категориям

Чтобы облегчить поиск сообщений, можно создать категории и присваивать сообщения к ним. С помощью категорий можно объединять ее общения по общим характеристикам. Outlook содержит набор предопределенных категорий, но также можно создавать и свои собственные. Например, присвоить сообщениям о поступлениях и платежах категoрию «Финансовая» или объединить сообщения, связанные с расписанием платежей и платежной документацией, в категорию «Платежная ведомость».
В данном упражнении вы найдете сообщение с помощью функции Find (Найти), создадите категорию, присвоите к ней сообщения и осуществите поиск сообщений при помощи функции Advanced Find (Расширенный поиск).
Откройте файл данных SBSOrganizing из Outlook, после чего откройте учебную папку Inbox (Входящие).

На панели инструментов нажмите кнопку Find (Найти). Над учебной папкой Inbox (Входящие) появится панель Find (Найти).

В поле Look For (Просмотреть) на панели Find (Найти) введите show (известно, что данное слово присутствует в сообщении из папки Inbox [Входящие]). После этого нажмите кнопку Find Now (Найти). Outlook осуществит поиск сообщений и отобразит только те из них, которые содержат указанное слово.

Нажмите клавиши Ctrl + a, чтобы выделить оба найденных сообщения.

Щелкните правой кнопкой мыши на выделенных сообщениях и в появившемся меню выберите Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).

Совет. Сообщения в папке Inbox (Входящие) учебного файла распределены по категориям, чтобы их можно было быстро удалить с компьютера по окончании работы с данной книгой.

В поле Item(s) belong to these categories (Элемент принадлежит следующим категориям) после Practice Files (Учебные файлы) введите ;Домашняя демонстрация, чтобы добавить новую категорию, после чего нажмите кнопку Add to List (Добавить). Категория будет добавлена в список и автоматически выбрана для рассматриваемых сообщений.

В диалоговом окне Categories (Категории) нажмите ОК.

Чтобы отобразить все сообщения заново, нажмите кнопку Clear (Очистить).
Будут отображены все сообщения.

В папке Inbox (Входящие) щелкните один раз на сообщении Today's schedule от Ben Smith, чтобы выделить его.

В меню Edit (Правка) выберите Categories (Категории).

В списке Available Categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Домашняя демонстрация, после чего нажмите ОК. Сообщение будет присвоено категории.

На панели Find (Найти) нажмите кнопку Options (Параметры), после чего в ниспадающем списке Options (Параметры) выберите Advanced Find (Расширенный поиск). Появится диалоговое окно Advanced Find (Расширенный поиск).

В окне Advanced Find (Расширенный поиск) откройте вкладку More Choices (Другие условия), после чего нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).

В списке Available categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Домашняя демонстрация и нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категорий закроется и снова отобразится окно Advanced Find (Расширенный поиск). Рассматриваемая категория появится в поле Categories (Категории).

Нажмите кнопку-Find Now (Найти). Outlook осуществит поиск сообщений и отобразит соответствующие элементы в списке внизу окна Advanced Find (Расширенный поиск).

Закройте окно Advanced Find (Расширенный поиск) и панель Find (Найти).

Поиск партнеров и дилеров

Расширение рынков продукции и услуг, как правило, требует наличия партнерских отношений и дилерской сети. В отличие от привлечения инвестиций, информация о поиске подобных категорий организаций чаще может размещаться открыто (особенно в случае поиска дилеров). Кроме того, все остальные составляющие Вашего корпоративного сайта прямо или косвенно влияют на успех процесса поиска партнеров и дилеров.
Нельзя ожидать от своего Интернет-представительства того, что лишь вышеизложенное позволит найти необходимого партнера или построить дилерскую сеть. Если выбранная Вами линия продвижения решений вашей фирмы подразумевает дилерские или партнерские отношения, то корпоративный сайт может и должен являться необходимой частью избранной стратегии. Это ещё раз подчеркивает необходимость совместного создания документов Вашего сайта разработчиками и Вашими специалистами в области маркетинга, рекламы, продвигаемой продукции.

Поиск по сайту

По мере накопления информации, которую содержит Ваш сайт, средств обычной навигации — привычных меню для поиска может оказаться недостаточным. Можно создать громоздкие меню с неограниченной степенью вложенности, используя, например, Java — приложения или отдельные страницы-оглавления. Рано или поздно, по мере накопления документов, систематизировать и находить их описанным образом становится все сложнее. Посетитель Вашего сайта может просто "уйти", "заблудившись" в той информации, которая реально существует, но обычная систематизация по разделам и подразделам малоэффективна.
Для решения этой проблемы достаточно эффективно использование поисковых систем, производящих индексацию документов Вашего сайта. Основной целью индексации является предоставление возможности поиска через WEB-интерфейс документов, содержащих ключевое значение запроса. Как правило, в результате выводится список страниц, отвечающих условиям запроса, сформированного посетителем.
Реализация подобного механизма с технической точки зрения может быть различной. Например, можно создать свою собственную поисковую систему тем или иным образом, а можно использовать сервисы, предоставляемые некоторыми "внешними" поисковыми системами.
Система поиска по сайту может быть доступна из всех разделов в некоторых случаях (например, в области постоянно доступного из всех разделов сайта меню присутствует форма для ввода ключевого значения и кнопка "поиск").
Иногда необходима организация сложного поиска и не только по ключевым значениям, встречающимся в документах. Например, документы могут быть проиндексированы по некоторым признакам — полям таблиц СУБД. Посетителю можно предоставить возможность сформировать сложный запрос при помощи элементов WEB-интерфейса по нескольким полям, с использованием логических операторов "и", "или", "не". Возможны запросы на объединение, причем ответ должен быть сформирован в том или ином виде (например, классифицирован по одному из полей). В последнем примере для организации работы с подобной системой поиска необходимо выделить отдельный раздел.

Прайс-лист

Отдельным разделом Вашего корпоративного сайта может быть прайс-лист на Вашу продукцию, товары и услуги. Ссылки на прайс-лист должны содержать не только меню, но и раздел предлагаемых решений, а возможно и разделы новостей, рекламная информация, размещенная в других разделах.
Прайс-лист можно размещать в виде страницы (страниц), используя классификацию по разделам, с целью просмотра посетителями сайта в режиме online. Возможно размещение прайс-листов на Вашем WWW или FTP-сервере. Посетитель может их скопировать на свой жесткий диск и просматривать в режиме offline.
Говоря о бизнес-инструментах Вашего представительства в Глобальной Сети и описывая его соответствующий раздел, рассмотрим некоторые чисто маркетинговые возможности этого раздела. Чем больше Вы узнаете о посетителе сайта, о его задачах и проблемах посредством механизмов сайта, тем выше вероятность успеха Вашего бизнеса. В одном случае целесообразно организовать, например, доступ к прайс-листу после заполнения посетителем нескольких обязательных полей анкеты. В другом — эффективнее всего не публиковать открыто прайс-лист на некоторые товары и услуги, а предоставить потенциальному клиенту сформировать запрос, содержащий его контактные координаты, должность. Запрос отправляется в соответствующий отдел вашей фирмы, а посетителю высылается прайс-лист по электронной почте или передается по факсу. Это связано с тем, что, когда речь идет о достаточно сложных и дорогостоящих модульных или комплексных решениях, информации прайс-листа совершенно недостаточно, необходимо детальное изучение стоящих задач, разработка технически обоснованных предложений.

Предлагаемые решения

Название данного раздела весьма условно, оно может быть и другим, например, "Товары и услуги", "Наша продукция".
Этот раздел сайта описывает с необходимой степенью подробности, языком, доступным Вашей нише клиентов, продукцию, товары, услуги. Если спектр предложений велик, то лучше создать подразделы с возможностью выбора поставляемых продукции и услуг. Часто содержание и названия подразделов могут явно указывать нишу потенциальных потребителей решений, например, "Для дома", "Для предприятий", "Медицина" и т. д.
Если же Вы столкнулись с ситуацией, когда поиск информации в большом числе разделов неудобен и громоздок, стоит использовать на своем сайте поисковую систему.
При описании решений необходимо использовать корпоративный стиль, дизайн, элементы рекламы.

Предоставление доступа к папкам другим пользователям

При работе с Outlook сообщения, контакты, встречи и другие элементы хранятся в папках. По умолчанию стандартные папки Outlook (Календарь, Контакты, Удаленные, Черновики, Входящие, Дневник, Нежелательная почта, Заметки, Исходящие, Отправленные, Синхронизация, Задачи и Папки поиска) и папки, создаваемые пользователем, являются частными, т.е. доступ к ним может осуществляться только данным конкретным пользователем. Тем не менее, если имеется подключение к сети с сервером Microsoft Exchange Server, можно сделать частные папки общими, что позволит другим пользователям осуществлять к ним доступ.
Открывать доступ к папкам можно двумя способами. Первый из них заключается в предоставлений! другим пользователям разрешения на доступ к папке. Например, имеется набор сообщений, которые должны быть доступны сотруднику по проекту. Эти сообщения можно сохранить в папке и предоставить сотруднику доступ к этой папке. Можно указать несколько уровней разрешения, начиная с Owner (Владелец) (полный доступ) и заканчивая Reviewer (Читатель) (только чтение). При выборе уровня разрешения Outlook сообщает о том, какие действия будут разрешены для выполнения.
Например, потребуется предоставить доступ уровня Author (Автор) ассистенту по проекту, который будет помогать в управлении входящей почтой. Как автор он сможет читать сообщения, создавать элементы, а также изменять и удалять создаваемые им элементы, однако обладатель разрешения Author (Автор) не имеет возможности создания подпапок. Так как разрешения определяются в виде свойств отдельной папки, можно предоставить кому-либо доступ уровня Owner (Владелец) к одной папке и доступ уровня Reviewer (Читатель) к другой. Также можно предоставить нескольким пользователям разрешение на доступ к папке и указать для каждого из них свой уровень разрешения.
Второй способ предоставления доступа к папкам заключается в предоставлении доступа типа Delegate (Делегат). При определении какого-либо пользователя как делегата указывается его уровень доступа к папкам Календарь, Задачи, Входящие, Контакты, Заметки или Дневник, который может представлять собой уровень Editor (Редактор), Author (Автор) или Reviewer (Читатель).
Редактор может читать, создавать и изменять элементы в папке. Автор может читать и создавать элементы в папке. Читатель может читать элементы. Делегат может быть редактором в одной папке и читателем в другой. Как автор или редактор делегат также может отправлять сообщения от имени пользователя, наделившего его полномочиями делегата. Получатели сообщений, отправленных делегатом, будут видеть в полученном сообщении имена как менеджера, так и делегата. Независимо от уровня доступа делегат не может создавать подпапки. Чтобы разрешить кому-либо создание подпапок, необходимо открыть общий доступ к папке посредством разрешений.

Важно. Для выполнения данного упражнения необходимо подключение к сети Microsoft Exchange Server.

В данном упражнении в почтовый ящик читателя будет скопирована папка, после чего будут продемонстрированы различные способы предоставления к ней доступа другим пользователям.

В области Navigation Pane (Область переходов) перетащите панель с кнопками вниз так, чтобы все кнопки были свернуты и отобразилось большее число почтовых папок.

Разверните свой собственных почтовый ящик и файл данных SBS Organizing, чтобы видеть их содержимое.

Щелкните правой кнопкой мыши на учебной папке Inbox (Входящие) и во всплывающем меню выберите Сору (Копировать). Появится диалоговое окно Copy Folder (Копирование папки).

Прокрутите список до его верхнего элемента и щелкните на своем собственном почтовом ящике.

Нажмите ОК. Учебная папка Inbox (Входящие) будет скопирована в собственный почтовый ящик читателя под именем Inbox 1.

В своем собственном почтовом ящике щелкните правой кнопкой мыши на папке Inbox 1 (Входящие 1) и во всплывающем меню выберите Sharing (Доступ). Появится диалоговое окно Inbox Properties (Свойства папки Входящие 1), открытое на вклад» Permissions (Разрешения).

Нажмите кнопку Add (Добавить). Появится диалоговое окно Adc Users (Добавление пользователей).

Щелкните на имени сотрудника, которому требуется предоставить доступ к данной папке, и нажмите кнопку Add (Добавить).


Выбранное имя отобразится в поле Add Users (Пользователи).

Нажмите ОК. Диалоговое окно Add Users (Добавление пользователей) закроется. Диалоговое окно Inbox I Properties (Свойства папки Входящие 1) отобразит в списке выделенное имя сотрудника.

С выделенным именем сотрудника в области Permissions (Разрешения) щелкните на кнопке списка справа от поля Permissior Level (Уровень разрешения) и выберите Editor (Редактор). Опции Create Items (Создание элементов) и Read Items (Чтение элементов) будут включены, и в областях Edit Items (Изменение элементов) и Delete Items (Удаление элементов) будет выбрана опция АН (Все).

Нажмите ОК. Новые настройки разрешений будут применены к папке Inbox 1 (Входящие 1). Ваш сотрудник теперь сможет просматривать папку, открывая ее из Outlook на своем компьютере, а также создавать, изменять и удалять содержащиеся в ней элементы.

Совет. Чтобы открыть папку другого пользователя, в меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт Open (Открыть) и выберите Other User's Folder (Папка другого пользователя). Нажмите кнопку Name (Имя), Щелкните на имени пользователя, которому предоставляется доступ к папке, после чего нажмите ОК. В ниспадающем списке Folder Type (Тип папки) щелкните на папке, которую требуется открыть, после чего нажмите ОК.

Если ваш сотрудник не занят, попросите его открыть вашу папку Inbox (Входящие), чтобы убедиться в том, что к данной папке соответствующим образом открыт доступ.

После этого щелкните на папке Inbox1 (Входящие 1) и на панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Когда Outlook выдаст запрос на подтверждение удаления, нажмите кнопку Yes (Да). Папка Inbox будет удалена из почтового ящика.

Не забудьте развернуть кнопки перехода так, как это требуется.

Привлечение инвестиций

Некоторые некоммерческие организации часто открыто объявляют всем пользователям Интернет то, что для реализации некоторых проектов на тех или иных условиях необходимы инвестиции: (для примера — http://www.spb300.com/fond_sp.shtml http://www.spb300.com/kolonna.shtml — официальные документы Комитета по празднованию 300 — летия С.-Петербурга, опубликованные на сайте этой государственной некоммерческой организации). Документы содержат информацию для потенциальных инвесторов.
Что же касается бизнеса, то подобный стиль в подавляющем большинстве случаев просто недопустим. Поэтому чаще можно говорить лишь о "косвенном" привлечении инвестиций, реализуемом реальной работой Вашей фирмы, её имиджем, нашедшими отображение на страницах Вашего корпоративного сайта, и множеством других механизмов, далеких от информационных технологий.
В ряде случаев крупные иностранные корпорации считают целесообразным размещение информации, содержащей сведения об инвестициях. Как пример приведем наличие соответствующих разделов сайта корпорации Boeing (http://www.boeing.com).

Прочие функции сайта

Невозможно подробно описать все функции Интернет-представительства, все определяется следующими условиями: Вашими потребностями и взглядами; экономической целесообразностью затрат на техническую реализацию; финансовыми возможностями.
Ниже перечислены далеко не все возможные "дополнительные" функции сайта:

Поиск персонала. Часть работы менеджера по персоналу можно "переложить" на соответствующий раздел Вашего корпоративного сайта.

Частичная или полная реализация систем электронной коммерции в составе одного или нескольких разделов сайта:

Заказ продукции. Если Ваши решения могут быть приобретены без дополнительных обсуждений и переговоров, информации на сайте вполне достаточно, несложно технически "позволить" удаленному посетителю заполнить через WEB-интерфейс бланк заказа, содержащий необходимую информацию для выставления счета, и отправить его в отдел продаж. Реализацию подобного механизма можно упростить, предоставив, например, посетителю заполнить готовый бланк в режиме offline, предварительно скопированный им с вашего сайта. Такой бланк может быть отправлен и по "обычной" электронной почте;

Формирование "покупательской корзины";

Организация системы оплат. Если Ваши решения могут быть оплачены при помощи обычной кредитной карты частного лица, то вполне возможно использование такого рода сервиса и на Вашем корпоративном сайте. Возможно банк, в котором Ваша организация имеет расчетный счет, предоставляет дополнительные сервисы для оплаты через Internet. В самом простом случае можно предоставить посетителю возможность получения бланка, который он может заполнить в режиме offline и перевести деньги через Cбербанк;

Предоставление динамически меняющихся данных в режиме online с отображением, например в графическом и табличном виде, связанных с деятельностью фирмы, организации. Наиболее типичный пример — отображение курсов валют.

Организация дополнительных сервисов и услуг для посетителей, полный или частичный доступ к которым может осуществляться через WEB-интерфейс, например предоставление адресов электронной почты, возможности использования собственного сервера IP-телефонии;

Организация дополнительных "служебных" сервисов для удаленного управления сайтом, приложениями сервера через WEB-интерфейс, когда, например, "штатных" средств или квалификации удаленного администратора недостаточно;

Автоматизация процесса удаленного контроля за работой ПО.

Не только перечисленные, но и многие другие дополнительные функции вполне может реализовать и Ваше Интернет-представительство.

Продвижение решений. Привлечение клиентов

Все описываемые составляющие, реализуемые корпоративным сайтом, направлены, прежде всего, на продвижение решений Вашей фирмы. Достаточно сложно провести четкую границу между "связью с внешним миром", "поддержкой клиентов" и "имиджинговой" стороной продвижения Ваших решений Интернет — представительством.
В процессе привлечения клиентов играет роль не только дизайн Вашего корпоративного сайта, но и содержание представляемой информации. Содержание, как и дизайн должны отображать Ваши товары и услуги с учетом особенностей различных способов доступа в Глобальную Сеть потенциальными потребителями Ваших решений, в том числе и по низкоскоростным каналам. Представьте себе ситуацию, когда удаленный пользователь, имеющий не очень "быстрый" канал, долго ждет открытия необходимого документа. Не дождавшись окончательной загрузки графики и не найдя в документе интересующих его материалов, он просто "уходит" с сайта. Хотя одно из достаточно больших по "объему" графических изображений, громоздкий Java — апплет или flash, который так и не был "открыт", является необходимой ссылкой или несет информацию о том, что все же искомый ответ и решение проблемы потенциальный клиент найдет именно на Вашем сайте. Поэтому далеко не всегда следует приветствовать рвение разработчиков к реализации пусть красивого, но чрезвычайно "громоздкого" дизайна. В этом случае "вопрос решит" режим предварительного просмотра небольших по объему изображений, а посетитель при необходимости может инициализировать ссылку и просмотреть "большой" графический файл.
Документы, представленные на сайте и описывающие Ваши решения, вряд ли смогут правильно и грамотно составить без Вашего участия самые лучшие разработчики, возможно и знакомые с предлагаемыми Вами товарами и услугами. Как правило, лучше, когда тексты документов составляют специалисты, ведущие тему, прекрасно знающие стиль, терминологию, да и психологию потенциальной ниши клиентов. Безусловно, не обойтись без лиц, занимающихся рекламой в Вашей фирме, а ответственные за маркетинг вполне могут откорректировать составленные документы с учетом динамично изменяющейся обстановки на Вашем рынке и разрабатываемых линий продвижения Ваших решений. Это совершенно не означает того, что разработчики не должны прилагать никаких усилий. Опыт во внедрении далеко "не коробочных" программно-аппаратных решений (а корпоративный сайт, несмотря на некие общие подходы к реализации, смело можно отнести к подобного рода решениям) показывает, что наилучшие результаты могут быть достигнуты в тесном взаимодействии разработчика и заказчика. Это совсем не снижает достоинств выбранного разработчика, а наоборот, подчеркивает его компетентность и опыт реализации подобных решений.

Проверка адресов

По умолчанию Outlook проверяет все вводимые вами адреса электронной почты на наличие их в адресной книге Outlook. Если адресная книга не содержит записи для имени, вводимого вами в полях То (Кому), Сс (Копия) или Вес (СК) нового сообщения, то при отправке сообщения Outlook предложит выбрать запись адресной книги или ввести полный адрес электронной почты.
Чтобы проверить адреса в личной адресной книге:

В меню Tools (Сервис) выберите Address Book (Адресная книга).

В окне Address Book (Адресная книга) войдите в меню Tools (Сервис) и выберите Options (Параметры).

В диалоговом окне Addressing (Обработка адреса) нажмите кнопку Add (Добавить).

В диалоговом окне Add Address List (Добавление адресной книги) щелкните на строке Personal Address Book (Личная адресная книга) и нажмите кнопку Add (Добавить).

Нажмите кнопку Close (Закрыть).

В диалоговом окне Addressing (Обработка адреса) нажмите ОК.

В окне Address Book (Адресная книга) нажмите кнопку Close (Закрыть).

Работа с папками поиска

В конфигурацию Outlook 2003 по умолчанию входят три папки ПОИСКа: папка The For Follow Up (Письма, помеченные к исполнению) отображает письма, помеченные к исполнению, папка Large Messages (Большие сообщения) отображает сообщения, размер которых превышает 100 килобайт, а папка Unread Mail (Непрочитанные письма) отображает сообщения, помеченные как непрочитанные.
Папки поиска являются виртуальными папками. Каждое сообщение в почтовом ящике хранится только в одной папке Outlook (например, в папке Inbox [Входящие]), однако оно может отображаться в нескольких папках поиска. Изменение или удаление сообщения в папках поиска приводит к изменению или удалению сообщения в папке Outlook, в которой оно находится.
В данном упражнении сначала вы увидите работу с папками поиска по умолчанию, после чего создадите и опробуете в действии другую папку поиска.
Откройте свой собственный почтовый ящик.

В списке All Mail Folders (Все почтовые папки) щелкните на значке «плюс» рядом с пунктом Search Folders (Папки поиска) (в своем собственном почтовом ящике Outlook это будет не учебный файл данных SBS Organizing), после чего выберите Large Mail (Большие письма). На панели содержимого папка поиска Large Mail (Большие письма) отобразит все элементы Outlook, размер которых превышает 100 килобайт.

Решение проблем. В зависимости от того, каким образом Outlook использовался ранее, папки поиска по умолчанию могут быть пусты.

Щелкните на папке поиска Unread Mail (Непрочтенные письма). На панели содержимого папка поиска Unread Mail (Непрочитанные письма) отобразятся элементы Outlook, помеченные как непрочитанные, находящиеся во всех папках Outlook.

В списке All Mail Folders (Все почтовые папки) откройте файл данных SBS Organizing. Папка поиска, являющаяся частью учебного файла данных SBS Organizing, в данный момент не отображает каких-либо сохраненных операций поиска.

Щелкните правой кнопкой мыши на учебной папке Search Folders (Папки поиска) и в появившемся меню выберите New Search Folder (Создать папку поиска).
Появится диалоговое окно New Search Folder (Новая папка поиска).

В списке Select a Search Folder (Выберите папку поиска) в разделе Mail from People and Lists (Почта по адресатам) выберите Mail from and to specific people (Переписка с указанными адресатами). Появится окно перехода в области Customize Search Folder (Настройка папки поиска) внизу диалогового окна.

Нажмите кнопку Choose (Выбрать). Появится диалоговое окно Select Names (Выбор имен).

В списке Show Names from the (Папка) выберите Contacts (Контакты). Затем в списке Name (Имя) дважды щелкните на имени David Ortiz и затем на имени Kim Akers, после чего нажмите ОК. В диалоговом окне New Search Folder (Новая папка поиска) David Ortiz и Kim Akers теперь отображаются в поле Show mail sent to and received from (Показать всю переписку с адресатами).

В ниспадающем списке Search mail in (Искать письма в) выберите SBS Organizing. Нажмите ОК.

При необходимости дважды щелкните на папке Search Folders (Папки поиска), чтобы открыть ее, и затем щелкните на папке поиска David Ortiz. Новая папка поиска отобразит все письма, отправленные или полученные от David Ortiz или Kim Akers.

Щелкните на первом сообщении, чтобы отобразить его в области Reading Pane (Область чтения).

Щелкните правой кнопкой мыши на новой папке поиска и в появившемся меню выберите Rename (Переименовать). Имя папки выделится для редактирования.

Введите Маркетинг и нажмите клавишу Enter. Папка поиска будет переименована.

В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт New (Создать) и выберите Search Folder (Папка поиска). Появится диалоговое окно New Search Folder (Новая папка поиска).

В списке Select a Search Folder (Выберите папку поиска) прокрутите вниз до области Custom (Настраиваемая), выберите Create a custom Search Folder (Создание настраиваемой папки поиска) и затем нажмите кнопку Choose (Выбрать). Появится диалоговое окно Custom Search Folder (Настройка папки поиска) (см. рис. вверху следующей страницы).

В поле Name (Имя) введите Домашняя демонстрация и нажмите кнопку Criteria (Условия).


Появится диалоговое окно Search Folder Criteria (Условия папки поиска).

Откройте вкладку More Choices (Другие условия) и нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).

В списке Available Categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Домашняя демонстрация и нажмите ОК. В диалоговом окне Search Folder Criteria (Условия папки поиска) в текстовом поле справа от кнопки Categories (Категории) отобразится Домашняя демонстрация.

Нажмите ОК в каждом из трех открытых диалоговых окон. Новая папка поиска «Домашняя демонстрация» отобразится в области Navigation Pane (Область переходов), и панель содержимого отобразит элементы, присвоенные категории «Домашняя демонстрация».

Для получения дополнительной информации о создании категорий и присвоении категориям элементов Outlook обратитесь к разделу «Поиск и распределение сообщений по категориям» ранее в этой главе.

Распределение сообщений по папкам

Создание папок для организации сообщений поможет избежать накопления ненужных сообщений в папке Inbox (Входящие). Например, можно создать отдельную папку для каждого из проектов, над которыми вы работаете, и хранить все сообщения, относящиеся к определенному проекту, в присвоенной ему папке. Или же, например, создать папку для хранения всех сообщений от начальника. Можно перемещать сообщения в папки вручную или настроить Outlook на автоматическое распределение сообщений по папкам.
Для получения дополнительной информации об автоматическом перемещении сообщений обратитесь к параграфу «Управление сообщениями посредством правил» ранее в этой главе.
Совет. Если используется учетная запись Microsoft Exchange Server, помощник Out of Office Assistant позволит управлять сообщениями во время отсутствия пользователя на рабочем месте. Чтобы изучить эту возможность, в меню Tools (Сервис) выберите Out of Office Assistant.
В этом упражнении вы создадите новую папку, переместите сообщения в эту папку, затем переместите и переименуете саму папку, после чего удалите сообщение и папку.
Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

В меню Tools (Сервис) выберите Organize (Организовать). Появится область Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие).

Для получения информации об организации сообщений с применением цвета обратитесь к разделу «Управление сообщениями с применением цвета» в главе 2.

В верхней части области Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие) нажмите кнопку New Folder (Новая папка). Появится диалоговое окно Create New Folder (Новая папка).

Решение проблем. Если данные по умолчанию хранятся в личной папке на жестком диске компьютера пользователя, первым элементом в поле Select where to place the folder (Поместить папку в) будет элемент Personal Folders (Личные папки).

В строке Name (Имя папки) введите Домашняя демонстрация, это будет имя новой папки.

В списке Select where to place the folder (Поместить папку в) щелкните на папке Inbox (Входящие) учебного файла данных SBS Organizing и затем нажмите ОК.
Диалоговое окно Create New Folder (Новая папка) закроется. Новая папка «Домашняя демонстрация» появится в списке папок как подкаталог папки Inbox (Входящие) (Можно прокрутить вниз список папок, чтобы увидеть нужную папку.)

В папке Inbox (Входящие) щелкните на сообщении «Предстоящая демонстрация» от Karen Berg и в области Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие) нажмите кнопку Move (Переместить). Сообщение будет перемещено в новую папку.

Повторите шаг 5, чтобы переместить сообщения RE: Upcoming Tradeshow (RE: Предстоящая демонстрация) и Today's schedule (Расписание на сегодня) в новую папку.

Совет. Можно автоматически перемещать сообщения в другую папку, создав правило. Чтобы создать простое правило, например, для перемещения всех сообщений от начальника в отдельную папку, используйте ярлык Using Folders (По папкам) в области Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие). Чтобы создать более сложные правила, нажмите кнопку Rules Wizard (Мастер правил) в правом верхнем углу области Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие).

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на папке Домашняя демонстрация. Отобразится содержимое новой папки.

В Navigation Pane (Область переходов) перетащите папку Домашняя демонстрация на Outlook Today (Outlook Сегодня). Теперь новая папка находится на одном уровне с папкой Inbox (Входящие) и расположена в алфавитном порядке относительно других папок на этом уровне.

В списке папок щелкните правой кнопкой мыши на папке Домашняя демонстрация и выберите в появившемся меню Rename (Переименовать). Имя папки появится в области редактирования текста.

Введите Демонстрация цветов и нажмите клавишу Enter . Имя папки изменится.

В списке папок щелкните на папке Демонстрация цветов, чтобы отобразить ее содержимое.

Щелкните правой кнопкой мыши на сообщении «Предстоящая демонстрация» и выберите Move to Folder (Переместить в папку). Появится диалоговое окно Move Items (Перемещение элементов).

Щелкните на учебной папке Inbox (Входящие) и нажмите ОК.


Сообщение переместится в папку Inbox (Входящие).

Щелкните на сообщении RE: Upcoming Tradeshow (RE: Предстоящая демонстрация) и нажмите кнопку Delete (Удалить). Сообщение удалено, и эта папка теперь пуста.

Перетащите сообщение Today's Schedule (Расписание на сегодня) в учебную папку Inbox (Входящие) в области Navigation Pane (Область переходов). Сообщение будет перемещено в папку Inbox (Входящие), и папка станет пустой.

В области списка папок щелкните на папке Демонстрация цветов и нажмите клавишу Del.

В появившемся окне предупреждения Outlook об удалении папки нажмите Да (Yes). Папка удалена. При удалении папки все содержимое также удаляется. (В данном случае папка была пуста.)

Закройте область списка папок.

Важно. Все элементы, удаляемые в Outlook, помещаются в папку Deleted Items (Удаленные). Можно просмотреть удаленные элементы, щелкнув на этой папке в области списка папок. Можно настроить Outlook на удаление всех файлов из папки Deleted Items (Удаленные) при каждом выходе из Outlook, установив соответствующую опцию в диалоговом окне Options (Параметры). В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры), откройте вкладку Other (Дополнительно) и затем поставьте галочку напротив опции Empty the Deleted Items folder upon exiting (Очищать папку «Удаленные» при выходе); после этого нажмите ОК. Можно очистить папку Deleted Items (Удаленные) в любое время, щелкнув на ней правой кнопкой мыши в области списка папок и выбрав Empty «Deleted Items» Folder (Очистить папку «Удаленные») в появившемся меню.

Реклама

Неотъемлемой частью любого бизнеса является реклама. Не стоит приводить полностью фразу о "двигателе..". Рекламная составляющая Вашего корпоративного сайта может и должна быть реализована!
Любая организация имеет рекламные материалы, даже, если она... не ведет коммерческой деятельности (например, некоммерческие организации с целью привлечения инвестиций часто рекламируют свою деятельность в Интернет). В любой организации существует лицо (группа лиц, соответствующий отдел), прямо или косвенно "отвечающее" за ведение рекламной деятельности.
Современные средства WEB-дизайна, возможности HTML, графики, flash, Java и т. д. являются практически неограниченными для создания любых рекламных материалов, которые могут быть представлены на Вашем корпоративном сайте. Не стоит отстаивать точку зрения о "легкости и ненавязчивости" рекламы, приводить некие личные наблюдения и выдержки из пособий. Возможно Вы считаете целесообразным другой стиль, совершенно противоположный, поскольку именно он приемлем в Вашем бизнесе и приносит прибыль.
Какая реклама возможна? Во-первых, любые рекламные материалы, создаваемые на страницах сайта, содержащие графику, тексты, анимации, video, flash, java — апплеты, доступные посетителю в режиме online. Во-вторых, любые материалы, которые могут храниться на сервере в файлах любых удобных для потенциальной ниши Ваших клиентов форматах. Такие материалы могут копироваться на удаленные компьютеры посетителей Вашего сайта и просматриваться в режиме offline. В — третьих, кроме предоставления посетителю информации рекламных материалов, возможно проведение целых рекламных акций: бесплатного распространения некоторых версий программного обеспечения, производимого фирмой, вступления в баннерные сети (информация о Вашей организации на определенных условиях может быть размещена на часто посещаемых сайтах) и т. д. Как рекламу можно рассматривать и объявления о всех мероприятиях, проводимых "вне Интернет". Ваша реклама в Глобальной Сети не является чем-то обособленным, она может и должна быть включена в план мероприятий, составляемый соответствующим отделом!

Тема рекламы в Интернет, описываемая в этом разделе, тесно пересекается с темой поиска, работы и поддержки клиентов. Это связано с тем, что существуют способы "уведомления" о неких мероприятиях, новостях и т. д. Такими способами являются, прежде всего, рассылки по электронной почте. Не следует путать подобные рассылки со SPAM[1]-ом, давно признанным нарушением сетевой этики. Примером такой рекламы являются периодически поступающие в Ваш почтовый ящик сообщения и предложения, совершенно не нужные Вам и чаще вызывающие лишь раздражение.

[1] Термин "SPAM" ведет свое происхождение от старого (1972) скетча английской комик-группы Monty Python Flying Circus, в котором посетители ресторанчика, пытающиеся сделать заказ, вынуждены слушать хор викингов, воспевающий мясные консервы (SPAM — http://www.spam.com). В меню этого ресторана все блюда состоят из содержимого этих консервов.

Для организации рассылок, в том числе и информации рекламного характера на Вашем корпоративном сайте можно и нужно предоставить посетителю одновременно следующие возможности:

Возможность добровольной регистрации клиентом своего адреса электронной почты в списке рассылки;

Возможность добровольного отказа от рассылки.

Эти две возможности стоит отнести и к "имиджинговой" составляющей. Для организации рассылок (не SPAM-а!) можно использовать, например: возможности CGI-приложений (См. главу "CGI" технической части материала).

Чего следует ожидать от рекламной составляющей Вашего корпоративного сайта? Того же, что Вы ожидаете и от "обычной" рекламы, проводимой "вне Интернет", — прежде всего, повышения числа обращений клиентов, ведущего к увеличению прибылей. Изучение и анализ "источника" обращений (секретарь, менеджер или продавец выяснил откуда клиент узнал о фирме, а ответственное лицо или круг лиц провело анализ), позволяет делать выводы об эффективности рекламы, в том числе и в Интернет.

С другой стороны, в большинстве областей бизнеса невозможно "возложить" все функции рекламы лишь на Ваше представительство в Глобальной Сети.

Реклама на сайте и рекламные акции в Интернет являются лишь неотъемлемой частью плана рекламных мероприятий!

Сохранение сообщений в различных форматах

В данном упражнении вы сохраните сообщения на жестком диске в различных форматах.
Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

В папке Inbox (Входящие) щелкните на сообщении Order Status? (Состояние заказа) от Kim Akers и в меню File (Файл) выберите Save As (Сохранить как). Появится диалоговое окно Save As (Сохранение элемента). По умолчанию сообщения электронной почты сохраняются в Outlook в виде файлов HTML.

Совет. Диалоговое окно Save As (Сохранение элемента) отобразит содержимое папки My Documents (Мои документы) или той папки, в которой был в последний раз сохранен элемент Outlook. Если включено отображение расширений файлов, именем файла в строке File Name (Имя файла) будет Order status.htm.

Если в диалоговом окне Save As (Сохранение элемента) папка My Documents (Мои документы) не отображена, щелкните на значке My Documents (Мои документы).

Дважды щелкните на Microsoft Press, Outlook 2003 SBS, Organizing и нажмите кнопку Save (Сохранить). Сообщение будет сохранено в выбранной папке под именем Order status.htm.

В папке Inbox (Входящие) щелкните на сообщении Today's Schedule (Расписание на сегодня) и в меню File (Файл) выберите Save As (Сохранить как). Появится диалоговое окно Save As (Сохранение элемента), в котором уже открыта папка Microsoft Press\Outlook 2003 SBS\Organizing.

Нажмите кнопку списка справа от поля Save as type (Тип файла), выберите Text Only (Только текст) в появившемся списке и нажмите кнопку Save (Сохранить). Сообщение будет сохранено в выбранной папке под именем Saturday workshop.txt.

В меню Start (Пуск) выберите My Documents (Мои документы). Дважды щелкните на папках Microsoft Press, Outlook 2003 SBS и Organizing. Папка будет содержать сохраненные файлы, а также файл данных Outlook, использованный в данной главе.

Дважды щелкните на файле HTML Order status (Состояние заказа), обозначенном значком веб-страницы. Сообщение откроется в браузере, установленном по умолчанию. Если сообщение имело какое-либо форматирование, формат HTML сохранит его.

В папке Organizing дважды щелкните на текстовом файле Today's Schedule (Расписание на сегодня), обозначенном значком текстового файла. Сообщение откроется в программе Notepad (Блокнот).

Закройте окно программы Notepad (Блокнот), окно браузера и папку Organizing.

Типичная структура WEB — сайтаПервая страница

Описание типичной структуры стоит начать с первой страницы Вашего Интернет — представительства. По сути URL (Uniform Resource Locator) сайта является URL первой страницы, которую видит удаленный пользователь в окне WEB — навигатора. Главная страница имеет достаточно большое значение, особенно, если посетитель впервые "зашел" на Ваш сайт. Основной задачей первой страницы является вызвать интерес к Вашему Интернет — представительству и побудить удаленного посетителя к просмотру информации других страниц.
Важным элементом любой первой страницы любого сайта является "меню".
Оно должно, прежде всего, точно отображать информацию о разделах Вашего Интернет — представительства, даже в коротких названиях.
Не стоит недооценивать меню!!! Дело в том, что после поднятия рейтинга Вашего сайта, подавляющее число посетителей будет "приходить" с поисковых систем. Как правило, потенциальный клиент ищет не конкретную фирму, а название продукта, изделия, программного обеспечения, услуги и т. д. Большинство поисковых систем выводит ссылки не на первую страницу сайта, а на страницу, где содержится искомая информация. Поэтому меню должно не только кратко отображать информацию разделов, но и быть доступно с любой страницы. Также достаточно полезным шагом является обеспечение "доступности" не только меню, но и ссылок на наиболее интересные решения и горячие новости, которые размещены на первой странице.
Важную информацию первой страницы сайта, направленную на то, чтобы посетитель, который может быть Вам полезен, не "вышел за дверь", несут краткое описание деятельности Вашей фирмы и наиболее "горячие" новости.
Для посетителя, впервые посетившего Ваш сайт, важен дизайн первой страницы, в элементах которого должны присутствовать логотип фирмы, корпоративные цвета, стиль. Надписи, сделанные на первой странице, должны быть, с одной стороны, достаточно краткими, с другой, все же нести информацию, интересную посетителям Вашего сайта.
Первая страница Вашего Интернет-представительства должна вызвать заинтересованность посетителя!
Иллюстрации и надписи о роде деятельности фирмы могут указывать на то, что следует идти дальше и просмотреть другие разделы. На Рис. 2 приведена первая страница русскоязычного сайта Siemens.
В следующих главах рассматриваются основные разделы информации, размещаемые на сайте. Приведенные названия разделов — не догма, они весьма условны и определяются конкретным случаем.
Рисунок 2. Пример первой страницы сайта

Управление сообщениями с использованием правил

В Outlook 2003 можно выбрать нужное из набора стандартных правил либо создать свое собственное правило с помощью мастера правил Outlook (Outlook Rules Wizard). Все правила перечисляются в списке и обозначаются значками, показывающими, какие действия выполняют правила.
Правила, применяемые к сообщениям при их получении или обработке сервером Exchange, называются правилами сервера. Правила, применяемые к сообщениям, хранимым на компьютере пользователя, называются правилами клиента.
В данном упражнении вы создадите правило, предназначенное для управления сообщениями, отвечающими определенному условию.
Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

В меню Tools (Сервис) выберите Rules and Alerts (Правила и оповещения). Появится диалоговое окно Rules and Alerts (Правила и оповещения).

Решение проблем. Можно настраивать правила Outlook в режиме онлайн.
Совет. Нельзя использовать правила Outlook для фильтрации сообщений учетной записи электронной почты HTTP.

Нажмите кнопку New Rule (Новое...). Появится следующее окно мастера правил с отмеченной опцией Start creating a rule from a template (Создать правило на основе шаблона). Просмотрите типы правил, которые можно создавать из шаблона.

В списке Select a Template (Выбор шаблона) выберите Move new messages from someone to folder (Перемещение новых сообщений от кого-либо в папку) и нажмите кнопку Next (Далее).

В списке Select Condition(s) (Выберите условие) снимите галочку с опции from people or distribution list (Адресаты или список рассылки) и отметьте опцию with specific words in the subject (C определенными словами в теме). Поле Edit the rule description (Изменение описания правила) обновится и отобразит внесенное изменение. Подчеркнутые слова в описании представляют собой значения, которые нужно указать для завершения создания правила.

В поле Edit the rule description (Изменение описания правила) щелкните на подчеркнутом слове (<текст>). Появится диалоговое окно Search Text (Поиск текста).

В поле Specify words or phrases to search for in the subject (Укажите слово или фразу для поиска в поле «Тема») введите Поездки, нажмите кнопку Add (Добавить) и нажмите ОК. Поле Rule description (Описание правила) обновится и отобразит изменение.

В поле Edit the rule description (Изменение описания правила) щелкните на подчеркнутом слове (<имя>). Появится диалоговое окно Rules and Alerts (Правила и оповещения) со списком папок для выбора.

Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Create New Folder (Новая папка).

В поле Имя папки (Name) введите Поездки.

В списке Select where to place the folder (Поместить папку в) прокрутите элементы до папки SBS Organizing и откройте ее, после чего щелкните на папке Inbox (Входящие).

Нажмите ОК. Новая папка Поездки отобразится в учебной папке Inbox (Входящие).

В диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения) нажмите ОК. Диалоговое окно закроется, и поле Rule description (Описание правила) обновится и отобразит назначенную папку.

Нажмите кнопку Next (Далее).

Выясните возможные действия, которые можно выполнять с помощью правил Outlook, и нажмите кнопку Next (Далее). Отобразится следующая страница мастера правил.

В поле Select exception(s) (Выберите исключения) отметьте опцию except if it is flagged for action (Кроме имеющих отметку действие) и в поле Edit the rule Description (Изменение описания правила) щелкните на подчеркнутом слове Action (Действие). Появится диалоговое окно Flagged Message (Отметка сообщения).

Щелкните на кнопке списка справа от поля Flag (Отметка), чтобы отобразить доступные опции, выберите Any (Любое действие) и нажмите ОК. Поле Edit Rule Description (Изменение описания правила) обновится согласно выбранным параметрам.

Нажмите Next (Далее). Отобразится последняя страница мастера правил с перечнем установленных параметров правила «Поездки».

Отметьте опцию Run this rule now on messages already in «Inbox» (Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке «Входящие») и нажмите кнопку Finish (Готово).


Так

как данное правило создано в файле данных Outlook, находящемся на компьютере пользователя, а не на сервере, Outlook предупредит о том, что это правило действительно только для клиента.

Нажмите ОК в окне предупреждения. Правило будет сохранено и отобразится в диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения).

Нажмите ОК. Теперь правило является активным, и Outlook применит его к сообщениям в папке Inbox (Входящие).

В списке All Mail Folders (Все почтовые папки) при необходимости откройте папку Inbox (Входящие) и щелкните на папке Поездки. Отобразится содержимое папки Поездки; в данном случае это будет сообщение Travel Shedule (Расписание поездки) от Kim Akers.

Совет. Если используется сервер Microsoft Exchange, можно фильтровать сообщения даже в том случае, если пользователь находится не в офисе; это можно делать с помощью помощника Out of Office Assistant. Чтобы изучить эту функцию, выберите в меню Tools (Сервис) команду Out of Office Assistant.

Вакансии

Некоторые "первичные" действия менеджера/директора по персоналу может выполнить данный раздел, в котором размещен список вакансий.
Технически данный раздел может быть реализован по-разному, например, страница с описанием вакансий и контактных координат для отсылки резюме кандидатов. Можно предоставить удаленному пользователю возможность через WEB — интерфейс заполнить анкету и отослать менеджеру по персоналу (нажатием кнопки "отправить"). Можно "записать" информацию в СУБД для дальнейшей обработки или произвести обработку данных приложением, реализованным скажем на Jscript, или при использовании CGI, описанных в технической части материала (этот случай ближе для бизнеса кадровых агенств). В любом случае нельзя говорить о полной автоматизации процесса поиска персонала. Автоматизируется лишь часть работы вашего отдела кадров — появляется первый контакт, при большей степени автоматизации производится "фильтрация" данных о кандидате по определенным признакам, что лишь облегчит кадровую работу.

Вопросы и ответы

Данный раздел в некотором роде дублирует функции раздела "форум", в некоторых случаях он не только полезен, но и необходим. Если фирма поставляет некие технические решения, программное обеспечение, то ведется некая статистика постоянно задаваемых потребителями вопросов. Реализация данного раздела вполне может помочь соответствующим лицам или отделам Вашей фирмы собрать вопросы "потребителей" Ваших решений и ответить на них, а полученная информация будет являться материалом, подлежащим систематизации, проводимой с целью выявления реальных недостатков в предлагаемых решениях и составления списка "ответов на часто задаваемые вопросы" (если в предлагаемых решениях нет изъянов, а потребитель просто неправильно ими пользуется). Данный раздел позволяет опубликовать часто задаваемые вопросы и ответы на них, сняв определенную нагрузку с лиц, дающих ответы, скажем, по телефону "горячей линии".
Как реализовать этот раздел? В самом простом случае раздел должен содержать два основных компонента: опубликованный документ со списком наиболее часто задаваемых вопросов и ответов на них и средство, дающее возможность удаленному посетителю "задать" вопросы. Как пример такого средства можно привести заполняемую посетителем через WEB-интерфейс форму, данные которой по электронной почте отправляются в адрес соответствующего лица. Существуют и другие способы реализации возможности "задать вопрос". Как правило, наиболее удобно использование CGI-приложений.
Процесс обработки полученных вопросов также можно автоматизировать с той или иной степенью.

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Ключевые моменты

В календаре осуществляется назначение и организация встреч. Встречи могут иметь любую продолжительность и повторяться через любой интервал времени. Во встречах может быть указано место их проведения, а также добавлены комментарии.

Встречи можно организовывать посредством их распределения по категориям и папкам. Можно присваивать встречам цветные метки и создавать правила автоматического присвоения меток Outlook.

Можно одновременно просматривать несколько календарей. Календари для простоты работы окрашены в различные цвета.

Можно просматривать календари по дням, по рабочей неделе, полной неделе или отображать календарь на весь месяц. В календаре может присутствовать время, соответствующее различным часовым поясам.

Можно распечатывать календарь в имеющихся в Outlook стилях Daily (Ежедневник), Weekly (Еженедельник) или Monthly (Ежемесячник) либо использовать свой собственный стиль печати.

О представлениях календаря

Outlook 2003 предлагает упрощенное представление календа- рЯ) в которое теперь входит область Date Navigator (Календарик), индикатор дня и времени, а также возможность единовременного просмотра нескольких календарей.
Outlook предлагает несколько способов отображения календаря. Чтобы выбрать представление, в меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и затем щелкните на нужном представлении.
В данном упражнении вы будете использовать различные способы отображения календаря и осуществлять внутри него переход от одних представлений к другим.
Важно. Данное упражнение можно выполнить с использованием своего собственного календаря либо учебного календаря. В случае использования своего собственного календаря, в котором еще отсутствуют назначенные встречи, вы не сможете увидеть все категории, о которых пойдет речь ниже.
Откройте из Outlook файл данных SBSCalendar.

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).

В области Folder List (Список папок) откройте файл данных SBS Calendar, после чего щелкните на вложенном пункте Calendar (Календарь). По умолчанию календарь отображается в представлении Day (День). Текущий день является затемненным в области Date Navigator (Календарик).

Совет. Можно увеличить размер области Navigation Pane (Область переходов) для отображения двух месяцев в области Date Navigator (Календарик). Отобразив в Outlook календарь, наведите указатель мыши на вертикальную рамку между областями Navigation Pane (Область переходов) и Calendar (Календарь). Когда указатель сменится на двойную стрелку, перетащите рамку вправо.

В области Date Navigator (Календарик) щелкните на стрелках, чтобы перейти к январю 2004 года. После этого выберите 8. В календаре отобразится расписание на 8 января 2004 года.

На панели инструментов нажмите кнопку Work Week (Рабочая неделя). Календарь отобразит расписание на определенную в данный момент рабочую неделю.
Рабочая неделя будет затемнена в области Date Navigator (Календарик).

На панели инструментов нажмите кнопку Week (Неделя). Календарь отобразит расписание на семидневную неделю. Неделя будет затемнена в области Date Navigator (Календарик).

В области Date Navigator (Календарик) щелкните на границе слева от недели, начинающейся 11 января. Календарь теперь будет отображать расписание на выбранную неделю.

На панели инструментов нажмите кнопку Month (Месяц). Календарь отобразит расписание на текущий месяц. Месяц будет затемнен в области Date Navigator (Календарик). Обратите внимание на то, что месяцы отображаются различными цветами.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по) укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Active Appointments (Активные встречи). Будут отображены повторяющиеся и не повторяющиеся встречи в учебном календаре. Встречи можно сортировать, щелкая на заголовках столбцов.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), наведите указатель мыши на пункт Current View (Текущее представление), после чего выберите By Category (По категориям). Элементы календаря отобразятся в списке со столбцами в группах по категориям.

Изучите любые другие представления, которые могут быть вам интересны. После этого в меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Day/Week/Month (День/Неделя/Месяц).

Обозначение встреч с применением цвета

Чтобы выделить важные встречи в календаре среди других встреч, можно обозначать цветом встречи и события, выбирая одну из десяти имеющихся меток, таких как Important (Важно), Business (Служебное), Personal (Личное), Vacation (Отпуск), Travel Required (Требуется поездка) и Phone Call (Телефонный звонок), либо настраивая параметры для соответствия предъявляемым требованиям. Также можно пометить встречу как частную. Частные рстречи отображаются в календаре, однако их детали скрыты от других пользователей.
В данном упражнении вы смените метку встречи и измените предустановленные метки.
Для выполнения этого упражнения используйте файл данных SBSCalendar в папке учебного файла Microsoft Press\Outlook 2003 SBS\ Calendar.

В учебном календаре перейдите к дате 24 июня 2003 года. Обратите внимание на то, что встреча Day Care Duty выделена зеленым цветом.

Дважды щелкните на встрече Day Care Duty. Появится форма Appointment (Встреча). Обратите внимание на то, что в поле Label (Метка) выбран параметр Personal (Личное).

Щелкните на кнопке списка справа от поля Label (Метка). Просмотрите имеющиеся параметры.

В ниспадающем списке выберите Must Attend (Обязательное посещение).

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Если Outlook выдаст предупреждение о том, что оповещение не установлено, нажмите Yеs (Да). Обновленная встреча будет сохранена в календаре, и ее цвет сменится на оранжевый для обозначения того, что данная встреча является очень важной.

На панели инструментов нажмите кнопку Calendar Coloring (Цвета календаря) и выберите Edit Labels (Изменить метки). Появится диалоговое окно Edit Calendar Labels (Изменение меток календаря).

Просмотрите предустановленные опции, после чего нажмите кнопку Cancel (Отмена), чтобы закрыть диалоговое окно без внесения каких-либо изменений.

Определение свободного времени

Для получения дополнительной информации о просмотре календарей других пользователей обратитесь к разделу «Просмотр календарей других пользователей» в главе 5.
В данном упражнении вы будете просматривать и изменять рабочую неделю.
Откройте свой собственный календарь.

На панели инструментов нажмите кнопку Work Week (Рабочая неделя). Календарь отобразит текущую рабочую неделю.

Решение проблем. Если рабочая неделя не соответствует дням и времени, установленным по умолчанию, выполните это упражнение с имеющимися настройками.

Прокрутите страницу календаря, чтобы просмотреть начало И конец рабочего дня. Обратите внимание на то, что рабочие часы затемнены относительно оставшейся части дня.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры).

В области Calendar (Календарь) на вкладке Preferences (Настройки) нажмите кнопку Calendar Options (Параметры календаря). Появится диалоговое окно Calendar Options (Параметры календаря).

В области Calendar Work Week (Календарь рабочей недели) отметьте опции Sun (Be) и Sat (Сб) и отключите опции Tue (Вт), Wed (Cp) и Thu (Чт). Теперь рабочая неделя длится с пятницы по понедельник.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Start time (Время начала) и выберите 3:00 P.M. (15:00). Затем щелкните на кнопке списка справа от поля End time (Время окончания) и выберите 11:00 P.M. (23:00) (см. рис. вверху следующей страницы).

Нажмите ОК и в диалоговом окне Options (Параметры) нажмите ОК еще раз.

Решение проблем. Outlook не позволяет определять рабочий день, содержащий полночь, либо определять время начала и окончания, расположенные не в пределах одного дня.
Календарь отобразит новую рабочую неделю, установленную по умолчанию.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры) и нажмите кнопку Calendar Options (Параметры календаря).

Отметьте опции, соответствующие действительным рабочим дням.

Установите действительное время начала и окончания рабочего дня.

Нажмите ОК, чтобы закрыть все диалоговые окна и установить рабочую неделю по умолчанию.

Не забудьте установить рабочую неделю по умолчанию так, как это действительно требуется.

Отображение календарей различными способами

Чтобы всегда быть в курсе своего расписания, можно отобра-Specfelfcf жать календарь несколькими способами:

Представление Day (День). Отображает единовременно один день, разделенный на получасовые интервалы.

Представление Work Week (Рабочая неделя). Отображает рабочую неделю в формате столбцов. По умолчанию рабочий день начинается в 8:00 и заканчивается в 17:00, а рабочая неделя длится с понедельника по пятницу. Можно настроить рабочую неделю так, как это требуется.

Для получения более подробной информации о рабочей неделе обратитесь к разделу «Определение свободного времени» далее в этой главе.

Представление Week View (Неделя). Отображает единовременно одну календарную неделю.

Представление Month View (Месяц). Единовременно на экране отображаются пять недель.

По умолчанию календарь отображается в представлении Month (Месяц). Чтобы изменить представление, щелкните на кнопке панели инструментов, выбрав нужное представление календаря.
По умолчанию в Outlook день разбивается на получасовые промежутки, рабочая неделя длится с понедельника по пятницу, а рабочий день -с 8 до 17 часов. Можно изменить рабочую неделю календаря для отображения своих собственных часов работы и назначить встречи на любое время любого дня.
Область Date Navigator (Календарик) является удобным календарем на месяц, помогающим легко просматривать расписание на определенные даты. Чтобы просмотреть расписание на определенную дату, просто щелкните на этой дате в области Date Navigator (Календарик).

Печать календарей

Если время рассчитано по минутам, и встречи и события следуют одно за другим, то вы не всегда сможете иметь под рукой календарь Outlook. Распечатав календарь, можно будет всегда носить его с собой. Можно распечатать календарь, используя несколько форматов, называемых стилями печати (print styles). Можно выбрать стиль из имеющихся в Outlook.

Daily (Ежедневник). Распечатывает выделенный диапазон дат с одной датой на каждую страницу. Распечатанные элементы содержат

дату, день, область TaskPad (Область задач) и ежемесячные календари, а также область для заметок.

Weekly (Еженедельник). Распечатывает выделенный диапазон дат с одной календарной неделей на странице, включая соответствующие календари на выделенный и последующие месяцы.

Monthly (Ежемесячник). Распечатывает страницу для каждого дня в выделенном диапазоне дат. Каждая страница содержит шестинедельный диапазон, включающий в себя текущий месяц, а также календари для выделенного и последующих месяцев.

Стиль Tri-fold (Три колонки). Распечатывает страницу для каждого дня в выделенном диапазоне дат. Каждая страница содержит ежедневное расписание, еженедельное расписание и область задач.

Стиль Calendar Details Style (Детали календаря). Выводит на печать встречи, присутствующие в выделенном диапазоне дат, а также дополнительные сведения о встречах.

Каждый раз при выводе календаря на печать следует выбирать дату или диапазон дат, которые необходимо распечатать.
В этом упражнении вы распечатаете календарь с использованием стилей Daily (Ежедневник), Tri-fold (Три колонки) и Monthly (Ежемесячник).
Важно. Для выполнения этого упражнения необходимо, чтобы к компьютеру был подключен принтер. Для установки принтера нажмите кнопку Start (Пуск) и выберите Control Panel (Панель управления). В панели управления выберите Printers and Other Hardware (Принтеры и другое оборудование), после чего выберите Add a printer (Добавить принтер). Если имеется подключение к сети, администратор может предоставить всю информацию, связанную с установкой принтера.

Не забудьте установить принтер перед началом работы с данным упражнением.

С отображенным в Outlook календарем на панели инструментов нажмите кнопку Go to Today (Перейти на Сегодня). Календарь отобразит расписание на текущий день.

На панели инструментов нажмите кнопку Print (Печать). Появится диалоговое окно Print (Печать) с установленными по умолчанию стилем Daily (Ежедневник) и датой текущего дня.

Нажмите ОК. Outlook распечатает расписание на текущий день в формате Daily (Ежедневник), соответствующем представлению «День».

На панели инструментов нажмите кнопку Print (Печать) еще раз. Появится диалоговое окно Print (Печать) с установленными по умолчанию стилем Daily (Ежедневник) и датой следующего дня.

В списке Print Style (Стиль печати) выберите стиль Tri-fold (Три колонки).

В области Print range (Диапазон печати) нажмите кнопку списка справа от поля End (Конец) и выберите дату на семь дней вперед текущей.

Нажмите кнопку Preview (Просмотр). Календарь с примененным стилем Tri-fold (Три колонки) отобразится в окне Print Preview (Предварительный просмотр) (см. рис. вверху следующей станицы).

На панели инструментов окна Print Preview (Предварительный просмотр) нажмите кнопку Print (Печать). Outlook распечатает три страницы (одну страницу для каждого дня из выбранного диапазона дат) и закроет окно Print Preview (Предварительный просмотр).

На панели инструментов нажмите кнопку Print (Печать) еще раз. Обратите внимание на то, что Outlook не сохраняет настройки предыдущего вывода на печать.

В списке Print Style (Стиль печати) выберите стиль Monthly (Ежемесячник).

В области Print Area (Диапазон печати) щелкните на кнопке списка справа от поля Start (Начало) и в ниспадающем списке выберите последний день текущего месяца.

Щелкните на кнопке списка справа от поля End (Конец) и в ниспадающем списке выберите первый день следующего месяца.

Нажмите кнопку Preview (Просмотр). Календарь отобразится в окне Print Preview (Предварительный просмотр) в стиле Monthly (Ежемесячник) (см.рис. вверху следующей станицы).

На панели инструментов окна Print Preview нажмите кнопку Print. Outlook выведет на печать две страницы - по одной странице на каждый месяц, попадающий в выбранный диапазон дат. Окно Print Preview (Предварительный просмотр) закроется.

Закройте файл данных SBSCalendar и выйдите из Outlook.

Планирование и организация встреч

Для получения дополнительной информации о работе с категориями обратитесь к разделу «Поиск и распределение сообщений по категориям» в главе 3.
В этом упражнении вы добавите детали встречи и присвоете встрече категорию. Затем вы переместите, скопируете и удалите встречу.
Важно. Работать с этим упражнением можно в своем собственном календаре либо в учебной папке Calendar (Календарь). При использовании своего собственного календаря не забудьте удалить встречи, созданные в упражнении. Для упрощения поиска демонстрационных встреч тема каждой встречи начинается в букв SBS.
Для выполнения этого упражнения используйте файл данных SBSCalendar в папке учебного файла Microsoft Press\Outlook 2003 SBS\ Calendar.

Щелкните на дате следующего дня в области Date Navigator (Календарик). Отобразится расписание на следующий день.

Перетащите указатель мыши через ячейки времени 9:30 и 10:00, чтобы выделить их.

Введите SBS Собрание по вопросам финансов и нажмите клавишу Enter . Встреча будет добавлена в календарь.

При выделенной встрече нажмите клавишу Enter еще раз.

Щелкните на поле Location (Место) и введите текст Конференц-зал 1.

Совет. Outlook запоминает названия мест проведения мероприятий, которые вводятся в поле Location (Место). Вместо того чтобы указывать место заново, можно щелкнуть на кнопке списка справа от поля Location (Место) и выбрать нужное место.

Убедитесь, что отмечена опция Reminder (Оповещение), и вы-берите в списке Reminder (Оповещение) пункт 1 hour (1 час).

Щелкните на области комментариев ниже списка Reminder (Оповещение) и введите примерную повестку дня собрания.

Совет. Чтобы отформатировать текст комментария, выделите текст, которому нужно присвоить форматирование, войдите в меню Format (Формат) и выберите Text (Текст) или Paragraph (Абзац).

Внизу формы встречи нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).

Щелкните на поле Item[s] belong to these categories (Элемент принадлежит следующим категориям), введите Финансы и нажмите кнопку Add to List (Добавить).
Категория «Финансы» будет добавлена в список и выделена.

В списке Available categories ( Имеющиеся категории) отметьте опцию Business (Дела) и нажмите ОК. Выделенные категории будут добавлены в поле Categories (Категории) в форме встречи.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть).

Если Outlook отобразит предупреждение о том, что оповеще-ние не установлено, нажмите Yes (Да). Календарь отобразит обновленную встречу.

Щелкните на ячейке времени 12 P.M. (12:00) и введите SBS Завтрак с Сьюзен.

Наведите указатель мыши на нижнюю границу встречи и, когда указатель сменится на вертикальную двустороннюю стрелку, перетащите нижнюю границу на 1 P.M. (13:00) и нажмите Enter . Календарь отобразит обновленную встречу. В области Date Navigator (Календарик) выбранная дата отображается жирным шрифтом, т.е. на нее назначены встречи.

На панели инструментов нажмите кнопку Сегодня (Today). Отобразится расписание на текущий день. В области Date Navigator (Календарик) дата следующего дня отображается жирным шрифтом, т.е. на этот день запланированы встречи.

Перетащите встречу на временную ячейку 11:30 A.M. (11:30). Встреча «SBS Завтрак с Сьюзен» будет перенесена на 11:30.

Наведите указатель мыши на левую границу встречи «SBS Собрание по вопросам финансов». Указатель примет вид четырехглавой стрелки.

С помощью правой кнопки мыши перетащите встречу на тот же день следующей недели в области Date Navigator (Календарик). Отобразится всплывающее меню.

В появившемся меню выберите Сору (Копировать). Отобразится расписание на тот же день следующей недели с новой встречей «SBS Собрание по вопросам финансов».

Щелкните в области Date Navigator (Календарик) на дате следующего дня. Отобразится расписание на завтрашний день с первоначальной встречей «SBS Собрание по вопросам финансов».

Щелкните на встрече «SBS Завтрак с Сьюзен» и на панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Встреча будет удалена из календаря.

Не забудьте удалить встречи «SBS Собрание по вопросам финансов» и «SBS финансовый отдел», если упражнение выполнялось в собственном календаре.

Планирование встреч и событий

В данном упражнении вы назначите встречу, повторяющуюся встречу, а также событие на несколько дней.
Важно. Работать с этим упражнением можно в своем собственном календаре либо в учебной папке Calendar (Календарь). При использовании своего собственного календаря не забудьте удалить встречи, созданные в упражнении. Для упрощения поиска демонстрационных встреч тема каждой встречи начинается в букв SBS.
Для выполнения этого упражнения используйте файл данных SBSCalendar в папке учебного файла Microsoft Press\Outlook 2003 Calendar.

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).

В области Folder List (Список папок) разверните файл данных SBS Calendar, после чего щелкните на учебном календаре.

Совет. Если данное упражнение будет выполняться с использованием собственного календаря, просто щелкните на значке Calendar (Календарь) в области Navigation Pane (Область переходов).

Решение проблем. Представлением календаря по умолчанию является Day (День). Если представление календаря не похоже на то, что показано в данном упражнении, нажмите на панели инструментов кнопку Day (День).

В области Date Navigator (Календарик) щелкните на дате следующего дня. Отобразится расписание на следующий день.

Дважды щелкните на ячейке времени 1:00 P.M. (13:00). Появится новая форма Appointment (Встреча).

В поле Subject (Тема) введите SBS Представление нового продукта.

Нажмите клавишу Tab и в поле Location (Место) введите Конференц-зал 1.

Щелкните на кнопке списка справа от второго поля End Time (Конец) (поле, в котором отображается время, а не дата) и в ниспадающем списке выберите 2:00 РМ (14:00), чтобы установить длительность встречи на один час.

Если необходимо, отметьте опцию Reminder (Оповещение), чтобы включить напоминание Outlook о данном собрании. Щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и в ниспадающем списке выберите 30 minutes (30 минут), чтобы отвести время для подготовки к презентации.

На панели инструментов окна Appointment (Встреча) нажмит кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть).
Если Outlook отобразит предупреждение о том, что оповещение не будет отображено, нажмите Yes (Да). Встреча будет сохранена в календаре.

Совет. Можно быстро создать встречу, щелкнув на соответствующе» временной ячейке календаря и указав тему встречи. Чтобы создать встречу с большей длительностью, перетащите указатель мыши через нужное число временных ячеек, после чего введите тему встречи. Встречи, создаваемые таким образом, используют настройки оповещения по умолчанию и не включают в себя расположение собрания.

В области Date Navigator (Календарик) щелкните на стрелке вправо для отображения следующего месяца.

Щелкните на третьей среде месяца.

Совет. Область Date Navigator (Календарик) отображает шесть недель единовременно, включая выбранный месяц. Дни выделенного месяца отображаются черным цветом; дни предыдущего и следующего месяцев отображаются серым цветом, однако их по-прежнему можно выбирать в области Date Navigator (Календарик).

Отобразится расписание на выбранный день.

Дважды щелкните на временной ячейке 10:00 A.M. (10:00). Появится новая форма встречи.

В поле Subject (Тема) введите SBS Отчет о состоянии.

Нажмите клавишу Tab и в поле Location (Место) введите Офис начальника.

Нажмите кнопку Recurrence (Повторение). Появится диалоговое окно Appointment Recurrence (Повторение встречи).

В области Recurrence pattern (Повторять) выберите опцию Monthly (Ежемесячно), после чего выберите опцию The third Wednesday of every 1 month(s) (Повторять в среду каждого 1 месяца).

Нажмите ОК. Параметры повторения будут добавлены в форму Appointment (Встреча).

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Повторяющаяся встреча будет добавлена в календарь. Круговые стрелки обозначают повторение.

В области Date Navigator (Календарик) щелкните на стрелке вправо. Область Date Navigator (Календарик) отобразит следующий месяц, и третья среда месяца будет выделена жирным шрифтом в обозначение того, что на этот день назначена встреча.

В меню Go (Перейти) выберите Go to Date (Перейти к дате).


Появится диалоговое окно Go To Date (Перейти к дате).

В поле Date (Дата) введите 8/8/04, после чего нажмите ОК. Отобразится расписание на 8 августа 2004 года.

Щелкните правой кнопкой мыши на временной ячейке 9:00 A.M. (9:00) и в появившемся меню выберите New All Day Event (Создать событие на целый день). Появится новая форма Event (Событие).

В поле Subject (Тема) введите SBS в отпуске.

Щелкните на кнопке списка справа от поля End time (Конец) и выберите 14 августа в ниспадающем календаре.

Если опция Reminder (Оповещение) включена, отключите ее.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Show Time as (В это время) и выберите в ниспадающем списке Out of Office (Нет на работе).

Совет. По умолчанию Outlook добавляет в календарь в качестве событий праздники, типичные для текущей страны, однако можно добавить в календарь праздники других стран. В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). На вкладке Preferences (Настройки) нажмите кнопку Calendar Options (Параметры календаря), после чего нажмите кнопку Add Holidays (Добавить праздники). Отметьте опции стран, праздники которых нужно добавить, и нажмите ОК в каждом из открытых диалоговых окон.

В правом нижнем углу формы Event (Событие) отметьте опцию Private (Частное).

Совет. Можно легко пометить имеющуюся встречу как частную, чтобы пользователи Outlook не могли видеть ее детали. Просто щелкните правой кнопкой мыши на встрече в календаре, после чего в ниспадающем меню выберите Private (Частная).

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Если Outlook выдаст предупреждение о том, что оповещение отображено не будет, нажмите Yes (Да). В календарь добавлено новое событие. Значок ключа говорит о том, что оно является частным.

На панели инструментов нажмите кнопку Go to Today (Перейти на Сегодня). Отобразится расписание на текущий день.

Не забудьте удалить встречи «Презентация нового продукта SBS», «Отчет о состоянии SBS» и «SBS в отпуске», если данное упражнение было выполнено в реальном календаре пользователя Outlook.

Работа с несколькими часовыми поясами

Если вы часто встречаетесь с людьми из других стран или регулярно посещаете другие государства, может потребоваться изменить часовой-пояс или включить отображение второго часового пояса в календаре.
Каждый часовой пояс измеряется относительно времени по Гринвичу (GMT) или по Всеобщему скоординированному времени (UTC). Время по Гринвичу определяется в обсерватории Greenwich в Англии.

тобы изменить текущий часовой пояс:

В меню Tools (Сервис).рыберите Options (Параметры).

На вкладке Preferences (Настройки) нажмите кнопку Calendar Options (Параметры календаря).

В диалоговом окне Calendar Options (Параметры календаря) нажмите кнопку Time Zone (Часовой пояс).

В диалоговом окне Time Zone (Часовой пояс) нажмите кнопку списка справа от поля Time Zone (Часовой пояс), выберите нужный часовой пояс и нажмите ОК трижды, чтобы закрыть все диалоговые окна.

Имейте в виду, что изменение часового пояса в Outlook эквивалентно изменению часового пояса в Control Panel (Панель управления). Данное изменение повлияет на время, отображаемое в панели задач Windows и в любых других программах Windows.
Чтобы отобразить в календаре второй часовой пояс

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры).

Во вкладке Preferences (Настройки) нажмите кнопку Calendar Options (Параметры календаря).

В диалоговом окне Calendar Options (Параметры календаря) нажмите кнопку Time Zone (Часовой пояс).

В диалоговом окне Time Zone (Часовой пояс) отметьте опцию Show an additional time zone (Дополнительный часовой пояс).

Щелкните на поле Label (Метка) и введите метку для этого часового пояса. (Например, «дом» или «офис».)

Нажмите кнопку списка справа от поля Time Zone (Часовой пояс), выберите нужный часовой пояс и нажмите ОК трижды, чтобы закрыть все диалоговые окна и вернуться в календарь.

Можно использовать кнопку Swap Time Zones (Поменять часовые пояса) в диалоговом окне Time Zone (Часовой пояс), чтобы заменить текущий часовой пояс дополнительным. Такая замена часовых поясов отразится на всех местах, где указывается время, будь то время получения сообщений или время назначенных встреч - везде будет указываться время нового часового пояса.

Работа с несколькими календарями

Часто полезно иметь несколько календарей. Например, можно вести один календарь для себя, а другой — для коллективного проекта или вести отдельно деловой и личный календари. Новые календари создавать довольно просто.
В Outlook 2003 можно просматривать несколько календарей еди-нсвЗООЗ повременно, а также.перемещать из одного календаря в другой встречи и события. При просмотре и прокрутке нескольких календарей они отображаются в одном интервале дат или времени.
В данном упражнении вы создадите новый календарь, после чего бу-Дут одновременно отображены все имеющиеся календари.
Для выполнения этого упражнения используйте файл данных SBSCalendar в папке учебного файла Microsoft Press\Outlook 2003 SBS\ Calendar.

Отобразите учебный календарь.

Щелкните на кнопке списка справа от кнопки New (Создать) и в ниспадающем списке выберите Folder (Папка). Появится диалоговое окно Create New Folder (Новая папка).

В поле Name (Имя) введите SBS тест календаря.

В ниспадающем списке Folder Contains (Содержимое папки) выберите Calendar Items (Элементы типа Календарь).

В поле Select where to place the folder (Поместить папку в) щелкните на папке SBS Calendar.

Нажмите ОК. В файле данных SBS Calendar отобразится новый календарь.

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Calendar (Календарь). В области Navigation Pane (Область переходов) отобразится список My Calendars (Мои календари), содержащий перечень имеющихся календарей. Опция Calendar in SBS Calendar (Календарь в SBS Calendar) отмечена для обозначения просматриваемого календаря.

В списке My Calendars (Мои календари) отметьте опцию Calendar (Календарь). Outlook отобразит рядом друг с другом основной и учебный календари.

В списке My Calendars (Мои календари) отметьте опцию SBS тест календаря в SBS Calendars. Outlook отобразит три календаря рядом друг с другом. Цветные полосы на именах календарей соответствуют цветам на отображаемых календарях.

В области Date Navigator (Календарик) щелкните на выделенной жирным шрифтом дате, чтобы отобразить день с назначенным собранием или событием.

Перетащите событие из одного календаря в другой, чтобы переместить его. Щелкните правой кнопкой мыши на событии перетащите его, после чего в появившемся меню выберите Copj (Копировать).

Отключите опции Calendar (Календарь) и SBS тест календаря SBS Calendar, чтобы отобразить только учебный календарь.

Не забудьте переместить все собственные встречи на исходные даты и времена.

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Автоматическая отправка ответов на запросы о собрании

Можно настроить Outlook на автоматическую отправку ответов на запросы о собраниях. Outlook будет обрабатывать запросы о собраниях и отказы, отвечая на запросы, добавляя новые собрания в календарь и удаляя отмененные собрания из календаря. Если выбрать соответствующую опцию, Outlook будет автоматически отклонять запросы, конфликтующие с существующими записями в вашем календаре. Также можно включить автоматическое отклонение всех запросов о повторяющихся собраниях.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры).

На вкладке Preferences (Настройки) нажмите кнопку Calendar Options (Параметры календаря) и затем нажмите кнопку Resource Scheduling (Управление ресурсами). Появится диалоговое окно Resource Scheduling (Управление ресурсами).

Отметьте опцию Automatically accept meeting requests and process cancellations (Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы).

По желанию отметьте опцию Automatically decline conflicting meeting requests (Автоматически отклонять конфликтующие предложения) и/или Automatically decline recurring meeting requests (Автоматически отклонять повторяющиеся приглашения) и нажмите ОК.

Нажмите ОК, чтобы закрыть все открытые диалоговые окна.

Ключевые моменты

Можно открывать общий доступ к календарю, чтобы члены организации могли просматривать встречи и собрания, либо открывать доступ только к сведениям о доступности. Календарь можно также публиковать в интернете или во внутренней сети организации.

Можно использовать Outlook для настройки собраний, приглашения участников и отслеживания их ответов на приглашения. Если участники предоставляют доступ к своим сведениям о доступности, Outlook может выбрать наиболее подходящее время собрания, либо можно создать групповое расписание для отображения времени, когда все пользователи свободны.

Руководство организации может добавить конференц-залы, проекторы и другие ресурсы и средства, необходимые для проведения собраний, в свою адресную книгу и с помощью Outlook планировать их использование.

Для проведения интерактивных сетевых собраний можно использовать программу NetMeeting, входящую в состав Internet Explorer.

Назначение и проведение собраний по сети

С помощью программы NetMeeting, поставляемой с Microsoft Internet Explorer, можно проводить в интернете собрания по сети. NetMeeting позволяет проводить аудио- и видеоконференции с одним участником и более. Участники конференций NetMeeting могут открывать общий доступ к приложениям, совместно работать над документами, работать с общей доской или передавать файлы.
Чтобы полностью использовать возможности аудио- и видеосвязи в NetMeeting, на компьютере должны быть установлены звуковая карта, видеокарта, колонки, микрофон и видеокамера. Без камеры можно просматривать видеоизображение других пользователей, однако никто из них не будет видеть ваше.
В этом упражнении вы спланируете сетевую конференцию с использованием NetMeeting.

Создайте новый запрос о собрании, указав участников, тему, время начала и окончания собрания.

Отметьте опцию Reminder (Оповещение).

Отметьте опцию This is an online meeting using (Собрание по сети) и в поле рядом выберите Microsoft NetMeeting. Возможно, потребуется увеличить окно, чтобы отобразить все его содержимое.

Щелкните на поле Directory Server (Сервер каталогов), введите logon.netmeeting.microsoft.com (имя сервера каталогов Microsoft).

Отметьте опцию Automatically start NetMeeting with Reminder (Автоматически запустить NetMeeting с напоминанием).

На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить). Запрос о собрании отправлен. Когда приблизится время, на которое назначено собрание, автоматически запустится NetMeeting для подключения инициатора собрания и остальных участников.

В организации можно использовать другой сервер каталогов, нежели упомянутый выше. Для получения более подробной информации обратитесь к системному администратору или поставщику услуг интернета.
Для проведения собрания в NetMeeting запустите NetMeeting и в меню Call (Вызов) выберите Host Meeting (Начать встречу). В появившемся диалоговом окне Host Meeting (Начать встречу) можно задать имя встречи и пароль, а также настроить ряд параметров, включая параметры, разрешающие или запрещающие пользователям делать исходящие звонки, принимать входящие звонки и использовать функции NetMeeting. Также можно выбрать использование функции безопасности для конференции.
Начав встречу, можно звонить другим участникам конференции, выбирая пункт New Call (Создать вызов) в меню Call (Вызов). Если адрес участника не известен, его можно найти, нажав кнопку Find Someone in a Directory (Поиск пользователя).
Совет. Для получения более подробной информации о работе с NetMeeting запустите NetMeeting, войдите в меню Help (Справка) и выберите Help Topics (Вызов справки). Чтобы запустить NetMeeting, нажмите кнопку Start (Пуск), наведите указатель мыши на команду Run (Выполнить), введите conf и нажмите ОК.

Назначение ресурсов для собрания.

Чтобы назначить ресурс при создании запроса на собрание:

В форме Meeting (Собрание) откройте вкладку Scheduling (Планирование).

Нажмите кнопку Add Others (Другие) и выберите Add from Address Book (Добавить из адресной книги). Появится диалоговое окно Select Attendees and Resources (Выбор участников и ресурсов).

В списке Name (Имя) выберите ресурс или ресурсы, которые требуется добавить, нажмите кнопку Resources (Ресурсы) и нажмите ОК.

Отправьте запрос о собрании, как это делается обычно.

Чтобы назначить ресурс для имеющегося собрания:

Откройте форму Meeting (Собрание).

На вкладке Scheduling (Планирование) добавьте необходимые ресурсы.

Нажмите кнопку Send Update (Отправить).

Назначение собраний

С помощью Outlook осуществляется автоматический подбор времени для проведения собраний. Можно указать, обязательно ли присутствие того или иного приглашенного. Outlook использует эту информацию для определения наиболее подходящего времени для участников, присутствие которых необходимо, а также подстраивается под свободное время большинства приглашенных, чье присутствие не обязательно. После выбора времени отправляется запрос о собрании (meeting request) (разновидность электронных сообщений) каждому приглашаемому участнику и необходимому ресурсу. Ответы от участников и от запрашиваемых ресурсов автоматически фиксируются по получении.
В этом упражнении вы назначите собрание, пригласите участников, а также установите и затем удалите оповещение о собрании.
Откройте файл данных SBSMeetings из Outlook, после чего откройте учебную папку Contacts (Контакты) в папке файла данных SBSMeetings.

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).

В учебной папке Contacts (Контакты), удерживая клавишу Ctrl , перетащите контакт Kim Akers в свою собственную папку Contacts (Контакты). После этого, удерживая клавишу Ctrl перетащите контакт David Ortiz в свою собственную папку Contacts (Контакты).

В папке файла данных SMS Meetings щелкните на учебном календаре.

В области Date Navigator (Область переходов) перейдите к июню 2003 года и щелкните на числе 18. Календарь отобразит расписание на 18 июня 2003 года.

В меню Actions (Действия) выберите Plan a Meeting (Назначить собрание). Откроется форма назначения собрания с указанием текущего пользователя как участника в списке All Attendees (Все участники). Значок рядом с вашим именем обозначает, что вы являетесь организатором встречи. По умолчанию для собрания выбирается первая свободная временная ячейка.

Нажмите кнопку Add Others (Другие) и в ниспадающем списке выберите Add From Address Book (Добавить из адресной книги). Появится диалоговое окно Select Attendees and Recources (Выбор участников и ресурсов) с именем текущего пользователя в поле Required (Обязательный).

Важно. В данном упражнении предоставляется контактная информация о вымышленных сотрудниках компании «Все для сада». При необходимости для планирования реального собрания можно использовать имена имеющихся сотрудников или других контактов.

Если данное упражнение предполагается выполнять с использованием вымышленных контактов, щелкните на кнопке списка справа от поля Show Names from the (Источник адресов), после чего выберите Contacts (Контакты).

В списке Name (Имя) щелкните на имени Kim Akers и нажмите кнопку Required (Обязательный). Имя добавится в список Required Attendees (Обязательный).

В списке Name (Имя) щелкните на имени David Ortiz и нажмите кнопку Optional (Необязательный). Имя добавится в список Optional Attendees (Необязательный).

Нажмите ОК. В окне с предложением присоединиться к Microsoft Office Internet Free/Busy Service (если оно появилось) нажмите Cancel (Отмена). Участники будут добавлены к списку All Attendees (Все участники) со значками, указывающими на обязательность или необязательность их присутствия.

Используйте горизонтальную полосу прокрутки в области сведений о занятости, чтобы просмотреть доступность участников для 17 июня 2003 года. Участник может быть свободен, неопределенно занят, занят или отсутствовать на работе. Время занятости помечено синим цветом, время частичной или неопределенной занятости - синим заштрихованным, время отсутствия на работе - сиреневым цветом. (Если используются вымышленные имена, информация о занятости будет недоступна.)

Щелкните на ячейке 9:00 (9:00 A.M.) в области сведений о занятости, чтобы выбрать это время. Выбранная получасовая ячейка времени отобразится в виде вертикальной белой области. Списки Meeting start time (Начало собрания) и Meeting end time (Окончание собрания) отражают выбранные дату и время.

Совет. Можно быстро находить свободное время для всех участников и ресурсов. Нажмите кнопку AutoPick Next (Автовыбор) в диалоговом окне Plan a Meeting (Планировщик собрания) или на вкладке Scheduling (Планирование) формы собрания.

В области сведений о занятости щелкните на красной границе справа от выбранного интервала времени и перетащите его на 10:00. Второе поле настройки Meeting end time (Окончание собрания) отразит изменение - теперь продолжительность собрания равна одному часу.

Нажмите кнопку Make Meeting (Организовать). Появится новая безымянная форма собрания с уже присутствующими участниками и указанным временем проведения собрания.

В поле Subject (Тема) введите План Демонстрации, нажмите клавишу Tab и в поле Location (Место) введите 2-й этаж, конференц-зал.

Убедитесь, что отмечена опция Reminder (Оповещение), щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите 10 minutes (10 мин.).

На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить).

Важно. Если приглашаемые пользователи вымышлены, электронные сообщения, отправленные им, вернутся с пометкой «undeliverable» (невозможно доставить). Удалить вернувшиеся сообщения можно в любое время.

В диалоговом окне Plan A Meeting (Назначение собрания) нажмите кнопку Close (Закрыть). Форма планировщика собраний закроется.

Перейдите к календарю и щелкните в календарике на дате 17 июня 2003 года. Отобразится расписание на следующий день с назначенным на 9:00-10:00 собранием (см. рис. вверху следующей страницы).

Дважды щелкните на собрании «План демонстрации». Откроется форма собрания.

Снимите галочку с опции Reminder (Оповещение).

На панели инструментов нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Обновленное собрание сохранено. Теперь оповещение о собрании не будет выдаваться текущему пользователю, но участники собрания будут его получать.

Обновление и отклонение запросов о собрании

В этом упражнении вы создадите собрание, переназначите его, измените список участников собрания и отмените собрание.
Не забудьте проинформировать участников учебного собрания о том, что реальное собрание не назначается.
Откройте календарь.

Находясь в календаре, нажмите кнопку Go to Today (Перейти на Сегодня). Отобразится расписание на текущий день.

На панели инструментов нажмите кнопку New Appointment (Создать встречу).

В поле Subject (Тема) введите SBS Practice.

На вкладке Scheduling (Планирование) нажмите кнопку Add Others (Другие) и выберите Add from Address Book (Добавить из адресной книги).

Пригласите на собрание двух участников, выбрав их в списке адресов, после чего нажмите ОК.

На панели инструментов формы собрания нажмите кнопку Send (Отправить). Теперь имеется собрание, с которым можно работать.

В календаре дважды щелкните на собрании SBS Practice. Появится форма собрания.

Откройте вкладку Scheduling (Планирование) и в области сведений о занятости перейдите,к следующему рабочему дню.

Щелкните на ячейке 11:00 A.M. (11:00) и перетащите правую границу закрашенной области на 12:00 P.M. (12:00), чтобы увеличить длительность собрания до 1 часа. Время начала и окончания изменится согласно внесенным в расписание коррективам.

В списке All Attendees (Все участники) щелкните на имени одного из приглашенных участников; нажмите клавишу Del , после чего нажмите клавишу Tab . Участник будет удален из списка.

На панели инструментов нажмите кнопку Send Update (Отправить). Обновленная форма собрания будет отправлена. Удаленный участник получит уведомление об отмене собрания.

В области Date Navigator (Календарик) щелкните на следующем рабочем дне и затем дважды щелкните на собрании SBS Practice.

В форме Meeting (Собрание) откройте вкладку Tracking (Отслеживание). Вкладка Tracking (Отслеживание) отобразит ответ, полученный от каждого из участников.

В меню Actions (Действия) выберите Cancel Meeting (Отменить собрание). Появится окно сообщения с предложением отправить участникам уведомление об отмене собрания.

Убедившись, что выбрана опция Send cancellation and delete meeting (Отправить уведомление об отмене и удалить собрание), нажмите ОК.

На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить). Уведомление об отмене собрания будет отправлено всем оставшимся участникам. Форма собрания закроется, и собрание будет удалено из вашего календаря.

Совет. Можно быстро отправить новое электронное сообщение всем участникам того или иного собрания. Просто откройте собрание и выберите в меню Actions (Действия) пункт New Message to Attendees (Создать сообщение участникам). (Эта опция доступна только в том случае, если участники собрания уже приглашены.)

Открытие доступа к календарю другим пользователям

Можно сделать календарь доступным другим пользователям сети, как в случае с любой другой папкой. Чтобы сделать календарь общим с другим пользователем сети:

В списке папок щелкните правой кнопкой мыши на папке Calendar (Календарь) и в появившемся меню выберите Sharing (Доступ).

На вкладке Permissions (Разрешения) диалогового окна Calendar Properties (Параметры календаря) нажмите кнопку Add (Добавить).

Выберите одного человека или нескольких, которым нужно предоставить доступ к календарю, после чего нажмите ОК.

В области Permissions (Разрешения) укажите нужные разрешения для других пользователей сети, после чего нажмите ОК.

Если другой пользователь сети предоставляет доступ к своему календарю, этот календарь можно открыть с данного компьютера (например, чтобы сравнить его с собственным календарем). Чтобы открыть для просмотра календарь другого пользователя:

В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт Open (Открыть) и выберите Other User's Folder (Папка другого пользователя). Появится диалоговое окно Open Other User's Folder (Открытие папки другого пользователя).

Нажмите кнопку Name (Имя), щелкните на имени пользователя, который предоставил доступ к своему календарю, и нажмите ОК.

В поле Folder type (Тип папки) выберите папку Calendar (Календарь) и нажмите ОК. Отобразится календарь другого пользователя.

Открытие доступа к расписанию в интернете

Microsoft предлагает к использованию веб-сервис Microsoft Office Internet Free/Busy Service, позволяющий публиковать сведения о занятости в определенном безопасном месте в интернете. Если вы и ваши коллеги не имеете доступа к календарям друг друга, но имеете доступ в интернет, каждый из вас может присоединиться к этому сервису И публиковать свои сведения о занятости, чтобы другие могли их просматривать. Быстрый доступ к этой информации позволит сэкономить много времени при координации расписаний группы занятых людей.
Чтобы сделать информацию из своего календаря доступной другим пользователям Office:

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры).

В области Calendar (Календарь) нажмите кнопку Calendar Options (Параметры календаря), затем в области Advanced Options (Дополнительные параметры) нажмите кнопку Free/ Busy Options (Параметры доступности).

В диалоговом окне Free/Busy Options (Параметры доступности) отметьте опцию Publish and search using Microsoft Office Internet Free/Busy Service (Публикация и поиск этих сведений в интернете через службу Microsoft Office Internet Free/Busy).

Для просмотра сведений о занятости других пользователей, открывших доступ к своим расписаниям, отметьте опцию Request free/busy information in meeting invitations (Запрашивать сведения о доступности в приглашениях на собрания) и нажмите ОК.

Если появилось окно с предложением установить функцию, нажмите Yes (Да).

По завершении установки в диалоговом окне Calendar Options (Параметры календаря) нажмите ОК.

Также можно публиковать свои сведения о занятости в интранет-сети в определенном месте. Администратор сети предоставит путь к соответствующей папке в сети организации.

Чтобы опубликовать расписание в интранет-сети:

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры).

В диалоговом окне Options (Параметры) нажмите кнопку Calendar Options (Параметры календаря).

В области Advanced options (Дополнительные параметры) нажмите кнопку Free/Busy Options (Параметры доступности).

В области Internet Free/Busy (Сведения о доступности в интернете) отметьте опцию Publish at my location (Опубликовать в моем размещении) и введите предоставленное администратором имя сервера, на котором будет храниться информация о вашей доступности, и после него укажите нужное имя файла.

Нажмите ОК, чтобы закрыть все открытые диалоговые окна Сведения о занятости будут опубликованы в указанном расположении.

В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить) и затем выберите Free/Busy Information (Сведения о доступности), чтобы опубликовать сведения о доступности на сервере.

Чтобы просмотреть опубликованные сведения о доступности, откройте браузер и в адресной строке введите URL файла на сервере. Сведения о доступности отобразятся в браузере в виде текстового файла.

Просмотрите информацию и нажмите в браузере кнопку Close (Закрыть). Окно браузера закроется.

Примерное содержимое поля Publish at my location (Опубликовать в моем размещении) будет выглядеть так \\server\share\ username\ June2002.vfb. В поле Publish at my location (Опубликовать в моем размещении) следует указывать полный путь и имя файла.

URL, необходимый для получения информации, может отличаться от адреса, указанного в поле Publish at my location (Опубликовать в моем размещении). Сетевой администратор предоставит нужный URL.

Просмотр календаря другого пользователя

При организации собрания полезно выяснить, когда у возможных участников есть свободное время. В Outlook можно выяснять, занят пользователь или свободен, пригласив его к участию в собрании, добавив его в групповое расписание или просматривая страницы интернета или интранет-сети, где опубликованы расписания.
Групповое расписание представляет собой комбинированные расписания нескольких пользователей или ресурсов, отображаемые одновременно. Например, групповое расписание, содержащее расписания всех членов коллектива, позволяет быстро выяснить, когда у коллектива будет свободное время для проведения конференции.
При наличии локальной сети, использующей Exchange Server, сведения о занятости других пользователей доступны по умолчанию. Кроме того, если пользователь, присоединенный к локальной сети, открыл общий доступ к своему календарю, можно открыть напрямую календарь этого пользователя.
В этом упражнении вы создадите расписание группы, после чего из этого расписания создадите собрание.
Откройте учебную папку Calendar (Календарь) в папке файла данных SBS Meetings.

Находясь в календаре, на панели инструментов нажмите кнопку View Group Schedules (Просмотр расписаний группы). Появится диалоговое окно Group Schedules (Групповые расписания).

Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Create New Group Schedule (Создание группового расписания).

В поле Type a name for the new Group Schedule (Введите название группового расписания) введите Демонстраторы и нажмите ОК. Появится расписание группы «Демонстраторы» с выделенной ячейкой времени, отражающей текущую дату и время.

Нажмите кнопку Add Others (Другие) и выберите Add from Address Book (Добавить из адресной книги) в ниспадающем меню. Появится диалоговое окно Select Members (Выбор участников).

Чтобы выполнить упражнение с использованием вымышленных сотрудников компании «Все для сада», нажмите кнопку списка справа от поля Show Names from the (Источник адресов) и выберите Contacts (Контакты).

Совет. Данное упражнение можно выполнить с использованием своих собственных реальных контактов.
Для этого просто выберите имена в общем списке адресов вместо предлагаемых здесь.

В поле Name (Имя) щелкните на имени Kim Akers, удерживайте клавишу Ctrl, щелкните на имени David Ortiz и нажмите кнопку То (Кому). Имена будут добавлены в список То (Кому).

Нажмите ОК. В окне с предложением присоединиться к службе Microsoft Office Internet Free/Busy Service (если оно появилось) нажмите Cancel (Отмена).

Чтобы отобразить самую последнюю информацию о расписании, нажмите кнопку Options (Параметры) и выберите Refresh Free/Busy (Обновить сведения о занятости). Область сведений о занятости будет обновлена. Outlook собирает информацию из всех мест, где хранятся данные о занятости членов вашей команды: сервер Microsoft Exchange, Microsoft Office Internet Free/Busy Service или Страницы в интернете или интранет-сети, выбранные членами группы.

Нажмите кнопку списки справа от поля Go to (Перейти) и щелкните на следующем понедельнике. Область занятости отобразит информацию для выбранной даты. Будет отображена только половина дня.

Щелкните на кнопке справа от поля Zoom (Масштаб) и выберите 50% (Week View) (50% Неделя) в ниспадающем списке. Область сведений о занятости отобразит большую часть расписаний пользователей.

Нажмите кнопку Make Meeting (Организовать) и выберите New Meeting with All (Создать собрание со всеми) в появившемся меню. Появится форма нового собрания с именами участников в поле То (Кому).

Нажмите кнопку Close (Закрыть), затем в окне предупреждения о сохранении изменений нажмите No (Нет). Форма собрания закроется без сохранения запроса о собрании.

В расписании группы «Демонстраторы» нажмите кнопку Cancel (Отмена). Расписание группы закроется.

Закройте файл данных SBS Meetings и удалите контакты Kim Akers и David Ortiz из папки Contacts (Контакты).

Сохранение календаря в виде веб-страницы

Чтобы было легче координировать свои планы с другими пользователями, можно опубликовать расписание в интрасети или в интернете. Сотрудники и клиенты смогут просматривать расписание даже в том случае, если они не являются пользователями Microsoft Outlook. Открывать общий доступ к расписанию можно посредством сохранения календаря в виде вебстраницы либо посредством публикации сведений о занятости.
Например, можно опубликовать календарь с ключевыми датами проекта в интрасети компании либо на веб-странице, чтобы клиенты знали, когда вы заняты и свободны. При сохранении календаря в виде веб-страницы календарь можно легко поместить на любой веб-сайт для обеспечения доступа к нему коллег по работе, друзей или членов семьи.
Совет. При сохранении календаря как веб-страницы его можно сохранять локально на компьютере либо в сетевом расположении. Для обеспечения доступа других пользователей к этой веб-странице требуется выполнить дополнительные действия. Администратор сети или поставщик услуг интернета предоставят всю необходимую информацию.
В данном упражнении вы сохраните календарь в виде веб-страницы, которую можно будет опубликовать в интрасети или в интернете. Откройте свой собственный календарь.

В меню File (Файл) выберите Save as Web Page (Сохранить как веб-страницу). Появится диалоговое окно Save as Web Page (Сохранить как веб-страницу).

В поле Start date (Дата начала) введите 6/1/04 и нажмите клавишу Tab, в поле End Date (Дата окончания) введите 6/30/04.

В поле Calendar title (Название календаря) удалите любой имеющийся текст, введите свое имя, указав после него Июнь 2004, и затем нажмите кнопку Browse (Обзор). Появится диалоговое окно Calendar File Name (Имя файла календаря).

В строке Places (Места) выберите My Documents (Мои документы).

В поле File Name (Имя файла) введите June2004 и нажмите кнопку Select (Выбрать). Диалоговое окно Calendar File Name (Имя файла календаря) закроется, и имя файла и путь к нему будут добавлены в поле File Name (Имя файла).

Убедитесь, что отмечена опция Open saved web page in browser (Открыть сохраненную веб-страницу в браузере), после чего нажмите кнопку Save (Сохранить). Диалоговое окно Save as Web Page (Сохранить как веб-страницу) закроется, и расписание отобразится в браузере. (Браузер загрузит файл с локального компьютера, а не из интернета, так как расписание еще не опубликовано.)

Просмотрите календарь, после чего нажмите в браузере кнопку Close (Закрыть). Окно браузера закроется.

Создание ответа на запрос о собрании

Можно отправлять запросы о собраниях и получать их от других пользователей. При получении запроса предусмотрен ответ одним из трех способов.

Можно принять приглашение и сообщить пригласившему о том, что вы будете присутствовать на собрании. Собрания, в которых вы согласились принять участие, автоматически заносятся в календарь.

Можно частично принять предложение об участии; доля неопределенности будет означать, что вы можете прийти, а можете и не прийти на собрание. Собрания, остающиеся под сомнением, также заносятся в ваш календарь, однако информация о занятости будет отражать, что ваши планы насчет участия в собрании еще не определены.

Можно предложить другое время проведения собрания, в этом случае запрос направляется организатору встречи для подтверждения. Календарь отображает преложенное новое время собрания как предварительно назначенное.

Наконец, можно отклонить запрос о собрании; в этом случае запрос удаляется, и собрание в календарь не заносится. При отклонении собрания можно оповестить об этом отправителя запроса.

В этом упражнении вы примите запрос о собрании, отклоните запрос о собрании и предложите новое время для собрания в ответе на запрос.
Откройте учебную папку Inbox (Входящие) в папке файла данных SBS Meetings.

В учебной папке Inbox (Входящие) дважды щелкните на сообщении «Weekly Status» («Квартальный отчет»). Появится форма собрания.

Чтобы просмотреть собрание в календаре, перед тем как отве- чать на него, нажмите кнопку Calendar (Календарь) на панели инструментов. Календарь появится в новом окне; в нем будет отображаться запрашиваемое собрание на желаемой дате. В случае

с повторяющимися собраниями отображается дата первого собрания. Слева запрошенного собрания находится синее полосатое поле, означающее, что оно назначено предварительно.

В открытом окне календаря нажмите кнопку Close (Закрыть). Календарь закроется.

В форме собрания нажмите кнопку Accept (Принять). Появит- ся окно сообщения, предлагающее выбрать вариант ответа на приглашение.

Совет. При принятии или отклонении запроса о собрании можно отправить стандартный ответ, отправить собственный ответ или не отправлять ответ вовсе. Если не отправить ответ организатору собрания, в форме собрания не будет указываться ваше согласие на участие в собрании. Организатор и другие участники не узнают о том, планируете ли вы участвовать в собрании.

Отметьте, если необходимо, опцию Send the response now (Отправить ответ сейчас) и нажмите ОК. Ответ будет отправлен пользователю, от которого пришел запрос о собрании. Форма собрания закроется, собрание добавится в ваш календарь и отобразится следующее сообщение в папке Inbox (Входящие).

Находясь в папке Inbox (Входящие), щелкните на запросе о собрании Project Kick-Off (Отмена проекта); после этого в области Reading Pane (Область чтения) нажмите кнопку Decline (Отклонить). Появится форма сообщения, предлагающая выбрать вариант ответа на запрос.

С отмеченной опцией Edit the response before sending (Изменить ответ перед отправкой) нажмите ОК. Появится форма ответа на запрос. В поле Subject (Тема) будет указано, что отклоняется запрос о собрании Project Kick-Off (Отмена проекта).

В теле сообщения введите текст В этот день меня не будет на работе.

На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить). Ответ будет отправлен, и форма собрания закроется. Собрание не будет добавлено в календарь.

В папке Входящие (Inbox) щелкните правой кнопкой мыши на сообщении Quarterly Status (Квартальный отчет) и во всплывающем меню выберите Propose New Time (Предложить новое время). Если будет предложено присоединиться к Microsoft Office Internet Free/Busy Service, нажмите Отмена (Cancel). Появится диалоговое окно Propose New Time (Предложите новое время). Текущее время собрания обозначено желтым цветом.

В области сведений о занятости щелкните на столбце 11:00 и перетащите правую границу области намеченного собрания на 12:00. Затем щелкните на столбце 10:00 и перетащите левую границу времени собрания на 11:00. Время начала и окончания собрания изменится.

Нажмите кнопку Propose Time (Предложить время). Диалоговое окно Propose New Time (Предложите новое время) закроется и появится форма ответа на запрос. Тема в ответе будет указывать на то, что предлагается новое время для собрания.

Введите в теле сообщения текст Меня не будет на работе в понедельник утром и нажмите на панели инструментов кнопку Send (Отправить). Ответ будет отправлен, и форма собрания закроется. Собрание будет добавлено в календарь как предварительно запланированное на исходное время.

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Добавление адресов обмена мгновенными сообщениями

При использовании программ Windows Messenger или MSN Messenger можно легко добавлять записи из списка Outlook Contacts (Контакты) в список контактов программы Messenger. Для этого необходимо выполнить следующие шаги.

Введите адрес обмена мгновенными сообщениями контакта (адрес IM) в форму Contact (Контакт). Сохраните и закройте форму.

В папке Contacts (Контакты) щелкните правой кнопкой мыши на записи контакта и в появившемся меню выберите New Message to Contact (Создать сообщение для контакта).

В окне нового сообщения наведите указатель мыши на имя контакта в поле То (Кому). Рядом с полем То (Кому) отобразится смарт-тег Person Names (Имена).

Щелкните на смарт-теге Person Names (Имена) и в ниспадающем списке выберите Add to Messenger Contacts (Добавить в список контактов Messenger).

В диалоговом окне Add a Contact (Добавление контакта) нажмите кнопку Finish (Готово) и закройте окно сообщения. Если предлагается сохранить изменения, нажмите No (Нет).

Для получения более подобной информации об обмене мгновенными сообщениями и о теге Person Names (Имена) обратитесь к параграфу «Создание и отправка мгновенных сообщений» в гл. 1.

Добавление фотографии контакта

Форма контакта содержит пространство для изображения, в которое можно поместить фотографию пользователя соответственно имени или другой информации, указанной в форме. Чтобы добавить изображение в контакт:

В папке Contacts (Контакты) откройте нужный контакт.

На вкладке General (Общие) нажмите кнопку Add Contact Picture (Добавление фотографии).

Найдите нужную фотографию, выделите ее и нажмите ОК. Размер фотографии будет подогнан под размер области в форме.

Ключевые моменты

Если в сети используется Microsoft Exchange Server, список адресов Global Address List (Глобальный список адресов) содержит записи всех пользователей. Можно создать дополнительные записи контактов в личной адресной книге и в списке Contacts (Контакты) в профиле Outlook.

В записях контактов можно хранить имена, адреса электронной почты, и обмена мгновенными сообщениями, номера телефонов, почтовые адреса, дни рождения и другую информацию. Записям контактов можно присваивать категории, сортировать записи по категориям и создавать свои собственные категории.

Записям контактов можно присваивать отметки к исполнению и связывать записи с сообщениями электронной почты, встречами, задачами и другими элементами Outlook. Все элементы, связанные с контактом, отображаются на вкладке Activities (Действия) формы контакта.

Можно импортировать и экспортировать записи контактов между Outlook, программой обмена мгновенными сообщениями и веб-сайтом SharePoint Services.

Можно отправить пользователю сообщение или создать сообщение, содержащее контактную информацию этого пользователя.

Outlook содержит множество полезных представлений и стилей печати, предназначенных для оформления информации, содержащейся в формах контактов.

Организация контактной информации

По мере роста объемов хранимой контактной информации управление и организация контактов может несколько усложниться с помощью Outlook можно удалять ненужную контактную информацию и восстанавливать случайно удаленную; можно несколькими способами просматривать и сортировать контактную информацию, что помогает быстрее найти необходимые данные.

Представление Address Card (Адресные карточки) показывает информацию так, как она отображалась бы на визитной карточке. Записи контактов располагаются в алфавитном порядке по имени или фамилии, в зависимости от того, какой параметр выбран в меню File as (Отображать как).

Представление Detailed Address Card (Подробные адресные карточки) отображает контактную информацию в аналогичном формате, а также указывает детали о контакте, включая профессию и название компании. Записи контактов отображаются в алфавитном порядке по имени или фамилии.

Представление Phone List (Список телефонов) представляет собой перечень столбцов с отображением ключевой контактной информации, такой как имя, название компании и контактные телефоны.

Другие представления со столбцами отображают контакты по категориям, организациям, расположению и отметке «К исполнению». Эти представления можно сортировать по любому столбцу и настраивать каждое представление на отображение определенной информации (столбцов), являющейся наиболее полезной.
Еще одним способом организации и поиска контактов является их присвоение к категориям. Например, можно присвоить записи потенциальных клиентов категории Hot Contacts (Горячие контакты). В дальнейшем, когда нужно будет звонить клиентам и рекламировать продукцию или услуги компании, можно будет воспользоваться данной категорией Для выбора только нужных контактов.
В данном упражнении будет показано, как удалять и восстанавливать записи контактов, просматривать и сортировать записи контактов, а также организовывать записи контактов при помощи категорий.
Важно. Данное упражнение можно выполнить либо в собственной папке Contacts (Контакты), либо в учебной папке Contacts (Контакты).
При использовании собственных контактов их следует заменить именами, приводимыми в данном упражнении.

Откройте папку Contacts (Контакты) в файле данных SBS Contacts.

Щелкните на записи контакта Kim Akers.

На панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Запись будет удалена из папки Contacts (Контакты) и перемещена в папку Deleted Items (Удаленные).

Совет. Запись контакта можно также удалить посредством нажатия клавиши. Просто щелкните на записи и нажмите клавишу Del .

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).

Щелкните на папке Deleted Items (Удаленные).

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), росле чего выберите Subject (Тема). Отобразится содержимое папки Deleted Items (Удаленные) со строкой темы Kim Akers.

В папке Deleted Items (Удаленные) щелкните на записи контакта Kim Akers и перетащите ее на значок Contacts (Контакты) внизу области Navigation Pane (Область переходов). Удаленный контакт будет восстановлен в папке Contacts (Контакты).

Совет. Удаленные элементы можно восстановить при помощи команды Undo (Отменить). Сразу после удаления элемента в меню Edit (Правка) выберите Undo Delete (Отменить удаление) или нажмите клавиши Ctrl + z на клавиатуре.

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Contacts (Контакты). Отобразится содержимое папки Contacts (Контакты), включая восстановленную запись Kim Akers.

Совет. Можно создать новое сообщение для контакта, щелкнув правой кнопкой мыши на записи контакта и выбрав New Message to Contact (Создать сообщение для контакта).

В меню View (Вид) наведите указатель мыши Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Detailed Address Cards (Подробные адресные карточки). Отобразится дополнительная информация для каждого контакта.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Phone List (Список телефонов).


Контакты отобразятся в ряде столбцов и строк и будут отсортированы в порядке возрастания по столбцу File As (Отображать как).

Совет. В списке Phone (Телефон) и в других представлениях типа «список» можно быстро добавить новый контакт при помощи стрелки вверху списка. Нужно просто ввести информацию в каждую ячейку, нажать клавишу Tab для перехода к следующему столбцу и нажать клавишу Enter по окончании ввода.

Щелкните на заголовке столбца Full Name (Полное имя). Записи контактов приведены в порядке возрастания по столбцу Full Name (Полное имя), что обозначено стрелкой справа от заголовка столбца.

Щелкните еще раз на заголовке столбца Full Name (Полное имя). Записи контактов будут отсортированы в порядке убывания в столбце Full Name (Полное имя). Стрелка сортировки будет указывать вниз.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), наведите указатель на пункт Current View (Текущее представление) и выберите By Company (По организациям). Записи контактов отобразятся в списке, сгруппированном по организации, и будут отсортированы по столбцу File As (Отображать как).

Если группы организация свернуты, щелкните на значке « + » слева от названия компании, чтобы отобразить отдельные контакты компании.

Дважды щелкните на записи контакта Karen Berg. Появится форма контакта Karen Berg.

Совет. В форме Contact (Контакт) можно осуществлять доступ к веб-сайту контакта. Просто щелкните на ссылке в поле Web page address (Адрес веб-страницы). Также можно получить карту адреса контакта - на панели инструментов нажмите кнопку Display Map of Address (Отобразить карту адреса).

Нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).

В области Available categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Business (Деловая).

Нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории).

На панели инструментов формы контакта Karen Berg нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма контакта закроется, и отобразится содержимое папки Contacts (Контакты), включая обновленную запись для Karen Berg.

Дважды щелкните на записи контакта Kim Akers. Отобразится запись контакта Kim Akers.

Нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).

В области Available categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Business (Деловая), затем отметьте опцию Hot Contacts (Горячие контакты).

Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Categories (Категории).

На панели инструментов формы контакта Kim Akers нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма контакта закроется, и отобразится содержимое папки Contacts (Контакты), включая обновленную запись Kim Akers.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить), укажите на пункт Current View (Текущее представление) и выберите By Category (По категориям). Записи контактов отобразятся в списке, сгруппированном по категории и отсортированном по столбцу File As (Отображать как).

Если категория Business (Деловая) не отображена, щелкните на значке «+» слева от нее. Отобразятся записи контактов в категории Business (Деловая).

Если категория Hot Contacts (Горячие контакты) не отображена, щелкните на значке «+» слева от нее. Отобразятся записи в категории Hot Contacts (Горячие контакты). Обратите внимание на то, что запись Kim Akers присутствует в обеих категориях.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на пункт Current View (Текущее представление) и выберите Address Cards (Адресные карточки). Записи контактов отобразятся в виде адресных карточек.

Совет. Можно изменить имеющееся представление контактов или создать свое собственное. Для этого в меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Current View (Текущее представление) и выберите Customize Current View (Изменить текущее представление) или Define Views (Определить представления).

Отправка и получение контактной информации по электронной почте

В этом упражнений будет осуществлена отправка контактной информации по электронной почте, а также будет сохранена контактная информация из электронной почты в пользовательской папке Contacts (Контакты).

Важно. Данное упражнение можно выполнить либо в собственной папке Contacts (Контакты), либо в учебной папке Contacts (Контакты). При использовании собственной папки с записями контактов их необходимо переименовать согласно именам, приводимым в данном упражнении.
Откройте учебную папку Contacts (Контакты).

Откройте папку Contacts (Контакты), щелкните на записи Karen Berg.

В меню Actions (Действия) выберите Forward as vCard (Переслать как vCard). Появится форма пересылки сообщения с приложенной к сообщению карточкой vCard для Karen Berg.

Совет. Чтобы отправить информацию нескольким контактам в одном и том же сообщении электронной почты, выберите нужные записи контактов и в меню Actions (Действия) выберите Forward (Переслать) или Forward as vCard (Переслать как vCard). (Для выбора нескольких записей контактов удерживайте клавишу Ctrl и щелкните последовательно на каждой из записей.)

В поле То (Кому) введите свой собственный адрес электронной почты и нажмите кнопку Send (Отправить). Сообщение будет отправлено.

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Inbox (Входящие). Отобразится содержимое папки Inbox (Входящие).

Важно. Если компьютер не подключен к сети с почтовым сервером, то в следующем шаге понадобится подключение к интернету.

Если пересланное сообщение не пришло в почтовый ящик, на панели инструментов нажмите кнопку Send/Receive (Отправить/Получить). Пересланное сообщение появится в папке Inbox (Входящие) со значком скрепки, говорящим о наличии вложения в сообщении.

Дважды щелкните на пересланном сообщении. Появится форма сообщения с отображением карточки vCard.

Дважды щелкните на карточке vCard. Появится диалоговое окно Opening Mail Attachment (Открытие вложения электронной почты).

Нажмите кнопку Open (Открыть). Появится форма контакта Karen Berg.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Так как папка Contacts (Контакты) уже содержит запись Karen Berg, появится диалоговое окно Duplicate Contact Detected (Обнаружен дубликат контакта).

Выберите опцию Add thjs as a new contact anyway (Все равно добавить этот контакт), после чего нажмите ОК. Контактная информация будет сохранена в папке Contacts (Контакты) в виде второй записи с именем Karen Berg.

Закройте сообщение электронной почты.

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Contacts (Контакты). Отобразится содержимое папки Contacts (Контакты), включая новую запись контакта для Karen Berg.

He забудьте удалить контакт Karen Berg из своей собственной папки Contacts (Контакты).

Отслеживание взаимодействий с контактами

Отслеживание элементов можно осуществлять либо из вкладки Activities (Действия) формы Contacts (Контакты), либо из дневника Outlook. Вкладка Activities (Действия) является предпочтительным методом отслеживания, так как автоматически отображает контакты, сообщения электронной почты, записи дневника, задачи и заметки, связанные с выбранным контактом. Можно осуществлять фильтрацию списка для отображения только элементов определенного типа.
При помощи дневника Outlook можно вести учет любых взаимодействий или процессов, даже если они не связаны с элементами на рассматриваемом компьютере. Можно вести протокол телефонных разговоров и собраний с участием контактов, а также распечатывать отправленные или полученные письма. Например, можно отслеживать все взаимодействия с клиентом для фиксирования часов платежей в конце месяца. Либо можно использовать дневник для записи времени встречи и документирования телефонных разговоров, связанных с определенным проектом, чтобы обращаться к этим записям в процессе работы. Помимо отслеживания таких Элементов, как сообщения электронной почты и документы Microsoft Office, Можно указать, какие элементы Outlook будут автоматически отслеживаться для указанных контактов.
В данном упражнении будет установлена связь между элементами и контактом, проведено отслеживание связанных с контактом элементов, помечен контакт отметкой «к исполнению», после чего эта отметка будет обработана.
Важно. Данное упражнение можно выполнить как в собственной папке Contacts (Контакты), так и в учебной папке Contacts (Контакты). При использовании собственных контактов их необходимо заменить именами, приводимыми в данном упражнении.
Для выполнения этого упражнения следует использовать файл данных SBSContacts в папке учебного файла \Microsoft Press\Outlook 2003 SBS\Contacts.

В папке Inbox (Входящие) щелкните правой кнопкой мыши на сообщении Shipped Presentation Materials to Hotel и выберите Options (Параметры). Появится форма Message Options (Параметры сообщения).

Нажмите кнопку Contacts (Контакты). Появится диалоговое окно Select Contacts (Выбор контактов).

В списке Items (Элементы) выберите Berg, Karen и нажмите ОК. Контакт будет добавлен в форму сообщения Message Options (Параметры сообщения) для обозначения того, что это сообщение связано с записью контакта Karen Berg.

Нажмите кнопку Close (Закрыть).

Совет. Во многом аналогичным образом можно связывать с контактом встречи, задачи и даже другие контакты. Откройте элемент и нажмите кнопку Contacts (Контакты) в левом нижнем углу. Сообщения электронной почты, отправленные контакту, будут автоматически связаны с ним.

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Contacts (Контакты). Отобразится содержимое папки Contacts (Контакты).

Дважды щелкните на записи контакта Karen Berg. Появится форма контакта Karen Berg.

Откройте вкладку Activities (Действия). Отобразится вкладка Activities (Действия) с обозначением связи сообщения Shipped Presentation Materials to Hotel с данным контактом.

Важно. Вкладка Activities (Действия) также отображает элемент Calendar (Календарь) для дня рождения Karen. Данный элемент был создан Outlook при добавлении дня рождения Karen на вкладку Details (Детали) записи контакта.

При выделенном сообщении Shipped Presentation Materials to Hotel на панели инструментов нажмите кнопку Follow Up (К исполнению). Появится диалоговое окно Flag for Follow Up (Отметка к исполнению).

Щелкните на кнопке списка справа от поля Due by (Срок) и выберите 19 июня 2003 года, после чего нажмите ОК. (Если данный шаг выполняется после 19 июня 2003 года, щелкните на дате более поздней, чем 19 июня.)

Откройте вкладку General (Общие). Форма Contact (Контакт) обновится и отобразит установленную отметку «к исполнению».

На панели инструментов формы Contact (Контакт) нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Contact (Контакт) закроется. В папке Contacts (Контакты) запись Karen Berg будет обозначать, что на ней установлена отметка «к исполнению».

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Phone List (Список телефонов). Контакты отобразятся в представлении Phone List (Список телефонов). Красный флажок слева от записи Karen Berg означает, что на данной записи установлена отметка «к исполнению».

Дважды щелкните на записи контакта Karen Berg. Отобразится форма контакта Karen Berg.

На панели инструментов нажмите кнопку Follow Up (К исполнению). Появится диалоговое окно Flag for Follow Up (Отметка к исполнению).

Отметьте опцию Completed (Завершено) и нажмите ОК. Форма контакта обновится для обозначения того, что исполнение завершено.

На панели инструментов формы контакта нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма контакта закроется. В папке Contacts (Контакты) красный флажок слева от записи Karen Berg превратится в серую метку, означающую, что исполнение завершено.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Address Cards (Адресные карточки). Контактная информация отобразится в представлении Address Cards (Адресные карточки).

Совет. При просмотре контактной информации в списке можно быстро Пометить флаг «к исполнению» как завершенный, щелкнув на значке Флага и выбрав в ниспадающем меню Completed (Завершено). Если требуется удалить отметку «к исполнению», можно убрать отметку, отобразив диалоговое окно Follow-Up Flag (Отметка к исполнению) и нажав кнопку Clear Flag (Убрать отметку).

Печать контактной информации

В данном упражнении будет выведен на печать список телефонов, после чего будет распечатан набор ключевых записей контактов в виде адресных карточек.
Важно. Для выполнения этого упражнения на компьютере должен быть установлен принтер. Если принтер не установлен, обратитесь за помощью к администратору или к документации производителя принтера.
Совет. Данное упражнение можно выполнить в своей собственной папке Contacts (Контакты) либо в учебной папке Contacts (Контакты).
Откройте учебную папку Contacts (Контакты) или свою собственную папку контактов.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Phone List (Список телефонов). Записи контактов отобразятся в списке со столбцами.

На панели инструментов нажмите кнопку Print (Печать). Появится диалоговое окно Print (Печать).

Убедитесь, что в поле Print range (Диапазон печати) выбрана опция All rows (Все строки), и нажмите ОК. Записи контактов будут распечатаны в виде таблицы.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Address Cards (Адресные карточки). Записи контактов отобразятся в виде адресных карточек.

На панели инструментов нажмите кнопку Print (Печать). Появится диалоговое окно Print (Печать).

В поле Print Style (Стиль печати) выберите Phone Directory Style (Телефонная книжка) и нажмите кнопку Preview (Просмотр). Появится окно Print Preview (Предварительный просмотр) с отображением расположения записей при выводе на печать с использованием стиля Phone Directory Style (Телефонная книжка). Этот стиль при выводе на печать является альтернативой представлению Phone List (Список телефонов).

На панели инструментов окна Print Preview (Предварительный просмотр) нажмите кнопку Close (Закрыть). Окно предварительного просмотра закроется.

В папке Contacts (Контакты) щелкните на контакте Britta Simon чтобы выделить его, после чего, удерживая клавишу Ctrl, щелкните на записи контакта Karen Berg, чтобы также выделить ее.
Оба контакта выделены.

На панели инструментов нажмите кнопку Print (Печать). Появится диалоговое окно Print (Печать).

Убедитесь, что в поле Print Style (Стиль печати) выбран стиль Card Style (Карточки).

В поле Print range (Диапазон печати) выберите опцию Only selected items (Только выделенные элементы) и нажмите ОК. Выделенные контакты будут выведены на печать в формате Card Style (Карточки).

Закройте файл данных SBSContacts. Если работа с книгой не будет продолжена переходом к следующей главе, закройте Outlook.

Просмотр контактов службы SharePoint Team Services

С помощью службы ShfcrePoint Team Services можно быстро создавать гибкие, простые в использовании командные веб-сайты, предназначенные для сотрудничества и обмена информацией. Страница Contacts (Контакты) веб-сайта команды может содержать имена, названия организаций, номера телефонов, адреса электронной почты контактов и другую информацию, хранимую в списке Contacts (Контакты). Если имеется доступ к командному веб-сайту Windows SharePoint Services, можно импортировать его список контактов в папку Contacts (Контакты) в Outlook. Выполните следующие шаги.

В браузере откройте список контактов SharePoint.

Выберите Link to Outlook (Связать с Outlook). Outlook отобразит диалоговое окно, предлагающее добавить папку SharePoint.

В диалоговом окне нажмите Yes (Да). Outlook добавит папку с именем SharePoint Folders, если таковая еще не существует, и создаст список контактов.

Создание и обновление контактной информации

Список Contacts (Контакты) приложения Outlook следует воспринимать как мощное электронное средство хранения информации, необходимой для оперативной связи с людьми, которое обеспечивает также удобное управление контактами. Для каждого контакта можно хранить следующую информацию.

Имя, должность и название компании.

Рабочий, домашний и другие адреса.

Рабочий, домашний номер телефона, номер факса, номер мобильного телефона, номер пейджера и др.

Адреса электронной почты, адреса веб-страниц и адреса мгновенных сообщений.

Также можно хранить следующую детальную информацию, связанную с каждым из контактов.

Информация о месте работы, включая отдел, офис, специальность, ИМЯ менеджера и ассистента.

Личные данные, включая псевдоним, имя супруга, день рождения, юбилей, а также заголовки и суффиксы для использования в корреспонденции.

Сервер каталогов и псевдоним электронной почты для использования в интерактивных собраниях.

Адрес информационного сервера сведений о доступности контакта.

Для получения информации о проведении собраний по сети с использованием NetMeeting обратитесь к параграфу «Назначение и проведение собраний по сети» в гл.5.
Можно создать запись контакта с указанием одного лишь имени либо добавить всю необходимую информацию. Можно указывать общие заметки и отслеживать все действия Outlook, связанные с каждым из контактов. Можно добавлять или изменять информацию о контакте в любое время. Для экономии времени можно создавать контакты для лиц, работающих в одной и той же организации, на базе уже имеющегося контакта сотрудника рассматриваемой компании.
В данном упражнении будут созданы и отредактированы записи контакта.
Важно. Данное упражнение можно выполнять в собственной папке Contacts (Контакты) либо в учебной папке Contacts (Контакты). При использовании своей папки Contacts (Контакты) следует заменить их именами, приводимыми в данном упражнении.
Откройте файл данных SBS Contacts из Outlook.

В области Navigation Pane (Область переходов) разверните папку SBS Contacts и щелкните на папке Contacts (Контакты).
В случае с рассматриваемым контактом в качестве адреса можно просто указать gordon.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Contact (Контакт) закроется. Отобразится папка Contacts (Контакты), содержащая новую адресную карточку для Gordon Нее.

В папке Contacts (Контакты) дважды щелкните на записи Kim Akers. Отобразится форма контакта Kim Akers.

В поле Business (Рабочий) введите 206-555-0100 и нажмите Enter. Обратите внимание на то, что Outlook автоматически форматирует телефонный номер.

Щелкните на поле Address (Адрес), введите 1234 Оук Стрит, нажмите клавишу Enter и введите 10101 Сиэтл, штат Вашингтон.

Щелкните на кнопке списка справа от кнопки Business (Рабочий) и затем выберите Ноте (Домашний). Метка кнопки сменится для обозначения того, что отображаются данные о месте проживания Kim Akers.

Введите Переулок Magnolia, 111, нажмите Enter и введите WA 10101 Сиэтл, штат Вашингтон.

Щелкните на поле Web page address (Адрес веб-страницы) и введите www.gardenco.msn.com. Адресу будет автоматически присвоен синий цвет и подчеркнутое начертание для обозначения того, что это веб-адрес, или URL.

В меню Actions (Действия) выберите New Contact from Same Company (Создать контакт в той же организации). Откроется форма нового контакте, уже содержащая название компании, адрес, номер телефонами адрес веб-страницы.

В поле Full Name (Полное имя) введите Britta Simon, нажмите клавишу Tab и в поле Job Title (Должность) введите Ассистент по закупке.

Щелкните на поле E-mail, введите Britta@gardenco.msn.com.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть) в каждой из открытых форм. Формы контактов закроются, и отобразится папка Contacts (Контакты).

В папке Contacts (Контакты) дважды щелкните на записи для Karen Berg. Появится форма контакта Karen Berg.

Откройте вкладку Details (Детали).

Щелкните на поле Spouse's name (Имя супруга) и введите James. Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Birthday (День рождения), прокрутите вперед на два месяца и выберите 18.

Нажмите кнопку Close (Закрыть).

В окне сохранения изменений выберите Yes (Да), после чего выберите No (Нет) в окне с предложением создать событие в личной папке Calendar (Календарь). Форма Contact (Контакт) закроется с сохранением обновленной информации, после чего отобразится папка Contacts (Контакты).

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Ключевые моменты

Можно создавать задачи для самого себя и поручать выполнение э дач контактам. Можно представлять и сортировать задачи различными способами, а также группировать задачи по категориям.

При поручении задач Outlook отправляет запрос о задаче пользователю, который может принять или отклонить задачу, после чего Outlook передает исходному пользователю уведомление о соответствующем действии. При поручении задачи можно сохранить ее копию, которая будет автоматически обновляться при обновлении оригинала задачи пользователем, которому было поручено ее выполнение.

Можно обновлять полученные порученные задачи и отправлять отчеты о состоянии пользователю, поручившему выполнение задач. Задача может находиться в состоянии Not Started (He началась Deferred (Отложена), Waiting (В ожидании), Complete (Завершен или же помечена любым количеством процентов выполнения.

Можно создавать однократные либо повторяющиеся задачи. Outlook создает новое вхождение повторяющейся задачи при каждом завершении текущего вхождения задачи. Можно установить оповещение для отображения перед истечением срока выполнения.

При помощи заметок можно фиксировать различные фрагменты информации. Заметки можно отображать и сортировать различном способами. Заметки также можно отправлять другим пользователям.

Назначение и отслеживание задач

Несмотря на то, что можно обновлять задачи, созданные для себя, при присвоении задачи какому-либо другому пользователю ее обновлять сможет только этот пользователь. Тем не менее, можно сохранить копию задачи в списке Tasks (Задачи), и эта копия будет обновляться одновременно с обновлением задачи пользователем, которому она была поручена. Например, если пользователь изменит состояние или степень выполнения задачи, сохраненная исходная копия задачи также обновится. Кроме того, можно указать необходимость получения отчетов о состоянии задачи. Отчеты о состоянии представляют собой особые сообщения электронной почты, отражающие текущее состояние задачи.
В данном упражнении контакту будет присвоена задача и осуществлено отслеживание порученной задачи.
Откройте папку Tasks (Задачи).

На панели инструментов нажмите кнопку New Task (Создать задачу). Появится форма задачи.

В поле Subject (Тема) введите Отправка отчета.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок) и щелкните на дате, расположенной на две недели вперед текущей.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Start date (Дата начала) и выберите дату, расположенную на неделю вперед текущей.

На панели инструментов нажмите кнопку Assign Task (Назначить задачу). В форме Task (Задача) появится строка То (Кому).

В поле То (Кому) введите kim@gardenco.msn.com. Обратите внимание на то, что опции Keep an updated copy of this task on my task list (Обновлять копию этой задачи в списке задач) и Sendme a status report when this task is complete (Отправлять отчет о состоянии по завершении задачи) отмечены.

Щелкните в области комментариев и введите Отчет об учете товаров в качестве описания типа запрашиваемого отчета.

На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить). Если появится сообщение с уведомлением о выключенном оповещении задачи, нажмите ОК. Запрос о задаче будет отправлен. После того как получатель задачи примет или отклонит ее, отправителю задачи придет соответствующее уведомление.

Важно. Адреса электронной почты, используемые в данном упражнении, не являются действительными.
Всякие элементы, отправляемые по этим адресам, будут возвращаться из-за невозможности доставки. Вернувшиеся сообщения можно удалить в любой момент.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Assignment (Назначение). Папка Tasks (Задачи) отобразит только те задачи, которые были присвоены другим пользователям. Для каждой задачи отображаются поля Subject (Тема), Owner (Ответственный), Due Date (Срок) и Status (Состояние). Значок палки сообщает о том, что отбор задач выполнен.

Важно. Если задача присваивается нескольким пользователям, нельзя сохранить копию задачи в списке Tasks (Задачи). Чтобы иметь возможность отслеживать процесс выполнения задач, порученных более чем одному пользователю, следует создать дубликаты задачи и назначить каждый из них отдельному пользователю.

В списке Tasks (Задачи) дважды щелкните на задаче Submit report (Отправка отчета). Появится форма задачи. По мере выполнения задачи ее состояние будет отражаться в заголовке вкладки Task (Задача).

Щелкните на вкладке Details (Детали), чтобы открыть ее. По мере выполнения задачи или после ее завершения вся соответствующая информация или дата завершения отобразится в заголовке данной вкладки.

Нажмите кнопку Close (Закрыть). Форма Task (Задача) закроется, и вновь отобразится список Tasks (Задачи).

Совет. Если требуется поручить задачу другому пользователю, но нет необходимости в отслеживании ее выполнения, можно отправить задачу в виде вложения электронного сообщения, а не назначать задачу другому пользователю. В списке Tasks (Задачи) щелкните правой кнопкой мыши на задаче и в появившемся меню выберите Forward (Переслать). Адресуйте сообщение, после чего нажмите кнопку Send (Отправить). После этого получатель сможет сохранить приложенную задачу в своем списке Tasks (Задачи). Задачи, полученные таким образом, аналогичны задачам, созданным пользователем для себя.

На панели инструментов нажмите кнопку New Task (Создать задачу).Появится форма Task (Задача).

На панели инструментов нажмите кнопку Assign Task (Назначить задачу). В форме задачи появится поле То (Кому).

Нажмите кнопку То (Кому). Появится диалоговое окно Select Task Recipient (Выбор получателя задачи).

Если Contacts (Контакты) не является активной адресной книгой, щелкните на кнопке списка справа от поля Show Names from the (Источник адресов) и в ниспадающем списке выберите Contacts (Контакты).

В списке Name (Имя) щелкните на любом контакте, нажмите кнопку То (Кому), после чего нажмите ОК. Имя и адрес электронной почты контакта будут введены в поле То (Кому).

Нажмите кнопку Close (Закрыть) и в запросе о сохранении изменений выберите No (Нет). Задача будет закрыта без сохранения.

Организация и управление заметками

В данном упражнении будет показано, как изменять параметры представления, сортировать заметки, присваивать заметкам цвета, пересылать заметку и связывать заметку с контактом.
Откройте папку Notes (Заметки).

На панели инструментов нажмите кнопку List (Список). Заметки отобразятся в виде элементов списка.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Notes List (Список заметок).

Заметки отобразятся в виде списка. Будет видно содержимое каждой заметки. Элементы будут отсортированы по столбцу Created (Создано) с стланным в последнюю очередь элементом вверху списка. \

Щелкните на заголовке столбца Subject (Тема). Заметки будут отсортированы в алфавитном порядке.

Щелкните правой кнопкой мыши на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley), выберите Color (Цвет) в появившемся меню и затем выберите Green (Зеленый). Заметка Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) сменит свой цвет.

Дважды щелкните на заметке Meeting Agenda (Повестка дня собрания). Появится форма заметки.

В левом верхнем углу щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).

Щелкните на поле Item(s) belong to these categories (Элемент принадлежит следующей категории), введите То Do, после чего нажмите кнопку Add to List (Добавить). Категория будет добавлена в список Available Categories (Имеющиеся категории).

В списке Available Categories (Имеющиеся категории) прокрутите элементы вниз, чтобы отобразить новую категорию. Опция То Do будет отмечена.

Нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории) закроется. Категория То Do будет присвоена заметке Meeting Agenda (Повестка дня собрания), хотя внешний вид заметки в данном представлении не изменится.

Закройте заметку, нажав кнопку Close (Закрыть).

Дважды щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley).
Отобразится форма Note (Заметка).

В левом верхнем углу щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).

В списке Available categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Business (Дела) и нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории) закроется. Категория Business (Дела) будет присвоена заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley), но внешний вид заметки в данном представлении останется неизменным.

Закройте заметку, нажав в ней кнопку Close (Закрыть). Теперь категории отображается.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите By Color (По цвету). Заметки будут сгруппированы по цвету.

В меню View (Вид), наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите By Category (По категориям). Заметки будут сгруппированы по категориям.

Если категория То Do не отображена, щелкните на значке « + » рядом с ней. В категории То Do находится заметка Meeting Agenda (Повестка дня собрания).

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Notes List (Список заметок). Заметки отобразятся в виде списка с отображением содержимого заметок.

Дважды щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley). Отобразится форма Note (Заметка).

В левом верхнем углу щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите команду Forward (Переслать). Появится форма нового сообщения с приложенной заметкой Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley).

В поле То (Кому) введите kim@gardenco.msn.com.

Совет. В качестве редактора электронных сообщений по умолчанию в упражнениях данной книги используется Microsoft Word. Если Word не является редактором сообщений по умолчанию, изображение на экране будет отличаться от того, которое показано на данном рисунке.

Щелкните в теле сообщения справа от значка Note (Заметка), введите текст К Вашему сведению и нажмите кнопку Send (Отправить). Сообщение отправлено.

Важно. Адреса электронной почты, используемые в данных упражнениях, не являются действительными, поэтому все сообщения, отправленные по этим адресам, будут возвращаться с пометкой о невозможности доставки. Вернувшиеся в почтовый ящик сообщения можно удалить в любой момент.

В левом верхнем углу заметки Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите Contacts (Контакты).

Нажмите кнопку Contacts (Контакты). Появится диалоговое окно Select Contacts (Выбор контактов).

В списке Items (Элементы) щелкните на записи контакта Akers, Kim и нажмите ОК. Если папка Contacts (Контакты) не содержит запись для Kim Akers, щелкните на любом другом контакте, после чего нажмите ОК. Диалоговое окно Select Contacts (Выбор контактов) закроется. Имя контакта отобразится в диалоговом окне Contacts for Note (Контакты для заметок).

Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Contacts for Note (Контакты для заметок).

В форме Note (Заметка) нажмите кнопку Close (Закрыть). Обновленная заметка будет сохранена.

В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Contacts (Контакты). Отобразится содержимое папки Contacts (Контакты).

Дважды щелкните на контакте Kim Akers или на каком-либо другом контакте, с которым была связана заметка Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley). Отобразится форма Contacts (Контакты).

Откройте вкладку Activities (Действия). Заметка Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) отобразится в списке Activities (Действия).

Щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) и нажмите клавишу Del .Список Activities (Действия) обозначит, что заметка теперь находится в папке Deleted Items (Удаленные). После очистки папки Deleted Items (Удаленные) заметка исчезнет из списка Activities (Действия) данного контакта.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Contact (Контакт) закроется.

В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите папки Notes (Заметки). Отобразится содержимое папки Notes(3аметки). Заметки Phone Call from Shirley (Телефонный звонок: Shirley) в данной папке больше нет.

Закройте все открытые заметки, встречи и сообщения. Затек области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Inbox (Входящие) и в меню File (Файл) выберите Exit (Bыход), чтобы выйти из Outlook.

Закройте файл данных SBSTracking. Если работа со следующей главой будет продолжена не сейчас, выйдите из Outlook.

Организация задач

Задачи можно легко распределить при помощи папок, категорий и представлений посредством использования панели Ways to Organize Tasks (Настройка папки Задачи). Находясь в папке Tasks (Задачи), войдите в меню Tools (Сервис) и выберите Organize (Организовать), чтобы отобразить эту панель.

Для распределения задач по папкам выберите опцию Using Folders (По папкам), выберите задачу (задачи) и папку и нажмите кнопку Move (Переместить).

Чтобы присвоить задачам категории, щелкните на ссылке Using Categories (По категориям), выберите задачу (задачи) и категорию и нажмите кнопку Add (Добавить).

Чтобы изменить представление задач, выберите опцию Using Views (По представлению) и выберите нужное представление.

В данном упражнении будет проведено изменение представления задач, сортировка задач, присвоение категорий задаче, отображение задач по категориям, а также отображение задач в области TaskPad (Область задач).
Откройте файл данных SBSTracking.

Отобразив папку Tasfe (Задачи), в меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Detailed List (Подробный список). Отобразятся детали задач, включая состояние, процент выполнения и категории.

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Active Tasks (Активные задачи). Отобразятся только незавершенные задачи.

Щелкните на заголовке столбца Subject (Тема). Задачи будут отсортированы в порядке возрастания по столбцу Subject (Тема).

Совет. Для управления большим списком задач можно распределить задачи по папкам. Чтобы переместить задачу в папку, просто перетащите ее из списка Tasks (Задачи) в папку Task Items (Задачи) в списке Folder List (Список папок). (Если перетащить задачу в папку элементов Mail (Почта), Calendar (Календарь), Contacts (Контакты) или Notes (Заметки), откроется форма соответствующего элемента с указанной темой задачи.)

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Simple List (Простой список). Содержимое папки Tasks (Задачи) отобразится в представлении по умолчанию.

Дважды щелкните на задаче Process supplier invoices (Обработка запросов поставщика). Откроется форма задачи. Если дата в поле Due date (Срок) является прошедшей, измените ее таким образом, чтобы она соответствовала дню, расположенному на две недели вперед текущей даты.

Нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).

Отметьте опцию Miscellaneous (Другие) в списке Available Categories (Имеющиеся категории).

Нажмите ОК. Диалоговое окно Available Categories (Имеющиеся категории) закроется. Категория Miscellaneous (Другие) будет добавлена в форму Task (Задача).

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Обновленная задача сохранится в папке Tasks (Задачи).

Дважды щелкните на задаче Submit timesheet (Утверждение расписания). Появится форма Task (Задача).

Нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).

Щелкните на Поле Itetnis) belong to these categories (Элемент принадлежит следующим категориям), введите Платежная ведомость и нажмите тйюпку Add to List (Добавить). Категория «Платежная ведомость» будет добавлена в список Available Categories (Имеющиеся категории).

Прокрутите список Available Categories (Имеющиеся категории) вниз, чтобы отобразить категорию «Платежная ведомость». Опция рядом с категорией «Платежная ведомость» будет отмечена.

В диалоговом окне Categories (Категории) нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории) закроется. Категория «Платежная ведомость» добавится в форму Task (Задача).

На панели инструментов формы задачи нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Обновленная задача сохранится в папке Tasks (Задачи).

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите By Category (По категориям).


Задачи отобразятся в сгруппированном по категориям виде (см. рис. вверху следующей страницы).

Если категория «Платежная ведомость» скрыта, щелкните на значке « + » слева от категории. Отобразится задача в категории «Платежная ведомость» (задача «Утверждение расписания»).

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), после чего выберите Simple List (Простой список). Содержимое папки Tasks (Задачи) отобразится в представлении по умолчанию.

В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Calendar (Календарь). Отобразится календарь, и в правом нижнем углу окна Outlook появится область TaskPad (Область задач).

Если в правом нижнем углу экрана не отобразилась область задач, в меню View (Вид) выберите TaskPad (Область задач).

В области задач щелкните на поле Click here to add a new task (Щелчок добавит элемент [Задача]), введите Назначение встречи с врачом, после чего нажмите клавишу Enter. В список Tasks (Задачи) в области задач будет добавлена новая задача.

Дважды щелкните на задаче Shedule doctor's appointment (Назначение встречи с врачом). Появится форма задачи.

Отметьте опцию Reminder (Оповещение). Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите дату следующего дня.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма задачи закроется, и обновленная задача будет сохранена. Вновь отобразится календарь и область TaskPad (Область задач).

Принятие и отклонение задач

Чтобы принять задачу:

Дважды щелкните на запросе о задаче, чтобы открыть форму Task (Задача).

На панели инструментов нажмите кнопку Accept (Принять).

В диалоговом окне Accepting Task (Принятие задачи) оставьте выделенной опцию Send the response now (Отправить ответ сейчас) и нажмите ОК.

Форма Task (Задача) закроется, запрос о задаче исчезнет из папки Inbox (Входящие), и в области Reading Pane (Область чтения) отобразится следующее сообщение в папке Inbox (Входящие). Новая задача будет добавлена в список Tasks (Задачи), и запросившему пользователю будет отправлено уведомление о том, что задача принята.

Чтобы отклонить задачу:

Дважды щелкните на запросе о задаче, чтобы открыть форму Task (Задача).

На панели инструментов нажмите кнопку Decline (Отклонить).

В диалоговом окне Declining Task (Отклонение задачи) оставьте отмеченной опцию Send the response now (Отправить ответ сейчас) и нажмите ОК.

Форма Task (Задача) закроется, запрос о задаче исчезнет из папки Inbox (Входящие), и в области Reading Pane (Область чтения) отобразится следующее сообщение в папке Inbox (Входящие). Запросившему пользователю будет отправлено уведомление о том, что задака отклонена.

Для того чтобы осуществлять отслеживание выполнения задачи, можно наблюдать за состоянием задачи и процентом ее выполнения. Новые задачи находятся в состоянии Not Started (He началась). После начала работы над задачей ее можно пометить состоянием In Progress (Выполняется). Также можно указать процент выполненной работы. Например, если просмотрена только половина документа, являющегося предметом задачи, то степень выполнения задачи можно обозначить как 50 процентов. Если процент выполнения задачи равен нулю, состоянием задачи является Not Started (He началась). При указании 100 процентов выполнения задаче присваивается состояние Completed (Завершена). Если работа над задачей приостановлена, ее можно пометить как Deferred (Отсрочена) или Waiting on someone else (В ожидании).
В данном упражнении будет показано, как отправлять отчет о состоянии порученной задачи, помечать задачу как завершенную, прекращать повторение задачи и удалять задачу.

Откройте папку Inbox (Входящие) в папке файла данных SBS Tracking.

В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Tasks (Задачи). Отобразится содержимое папки Tasks (Задачи).

Дважды щелкните на задаче Approve invoice payments (Одобрение платежей по счету-фактуре). Появится форма задачи.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Status (Состояние) и выберите In Progress (Выполняется). Затем выберите содержимое поля % Complete (% завершено) и введите 50.

Отметьте опцию Reminder (Оповещение). Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите последний рабочий день перед датой истечения срока. Дата истечения срока обозначается желтым полем.

На панели инструментов нажмите кнопку Send Ststus Report (Отправить отчет о состоянии). Появится форма сообщения, содержащая данные о текущем состоянии задачи.

Если имя пользователя, запросившего задачу, или его адрес электронной почты не введен автоматически в поле То (Кому), следует ввести соответствующую информацию сейчас.

В теле сообщения над имеющимся текстом введите Подтвержденные платежи, помеченные в бухгалтерской программе и нажмите кнопку Send (Отправить). Форма сообщения закроется, и отчет о состоянии будет отправлен пользователю, запросившему задачу.

В форме Task (Задача) нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. Обновленная задача сохранится в списке Tasks (Задачи).

Совет. Из задачи можно быстро создать встречу. Просто перетащите задачу на кнопку Calendar (Календарь) на панели Navigation Pane (Область переходов), после чего заполните форму Appointment (Встреча).

Дважды щелкните на задаче Approve invoice payments (Утверждение платежей по счету-фактуре). Откроется форма Task (Задача).

На панели инструментов нажмите кнопку Mark Complete (Пометить как завершенную). Форма задачи закроется. Отчет о состоянии автоматически отправится пользователю, запросившему задачу. Задача отобразится в списке Tasks (Задачи) как завершенная, и так как эта задача является повторяющейся, в список будет добавлена задача на следующий месяц.

Совет. Можно быстро пометить задачу как завершенную в списке Tasks (Задачи) в представлении Simple List (Простой список) или в области TaskPad (Область задач) в представлении календаря по умолчанию. Просто отметьте опцию, расположенную слева от задачи.

В списке Tasks (Задачи) дважды щелкните на задаче Approve invoice payments (Утверждение платежей по счету-фактуре). Появится форма Task (Задача).

Откройте вкладку Details (Подробно).

Щелкните на кнопке списка справа от поля Date completed (Дата завершения), после чего щелкните на кнопке списка срока задачи и выберите 8/1/03.

Щелкните на поле Actual work (Реально затрачено), удалите имеющийся текст, введите 8, после чего нажмите клавишу Tab. Outlook преобразует введенное значение 8 (часов) в значение «1 день», так как длина одного рабочего дня составляет 8 часов.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма задачи закроется. Пользователю, запросившему задачу, будет автоматически отправлен отчет о состоянии. Задача отобразится как завершенная в списке Tasks (Задачи), и в список также будет добавлена задача на следующий месяц.

В списке Tasks (Задачи) дважды щелкните на новой задаче Submit timesheet (Утверждение расписания). Отобразится форма Task (Задача).

На панели инструментов нажмите кнопку Recurrence (Повторение). Появится диалоговое окно Task Recurrence (Повторение задачи) для данной задачи.

Нажмите кнопку Remove Recurrence (Удалить повторение). Диалоговое окно Task Recurrence (Повторение задачи) закроется, и вновь отобразится обновленная форма Task (Задача).

На панели инструментов формы Task (Задача) нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. Обновленная задача будет сохранена в списке Tasks (Задачи).

В списке Tasks (Задачи) щелкните на задаче Submit timesheet (Утверждение расписания), чтобы выделить ее.

На панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Задача будет удалена из списка Tasks (Задачи).

В списке Tasks (Задачи) щелкните на задаче Approve invoice payments (Утверждение платежей по счету-фактуре).

На панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Появится окно сообщения с предложением удалить все вхождения данной задачи.

В окне сообщения отметьте опцию Delete all (Удалить все) и нажмите ОК. Задача будет помечена в списке Tasks (Задачи) как завершенная, и в дальнейшем ее вхождения больше создаваться не будут.

Создание и обновление задач

Задачи могут повторяться через равные интервалы времени либо через промежутки, устанавливаемые по дате, в которой задача была помечена как выполненная. Например, можно создать задачу, чтобы в дальнейшем напоминать себе о необходимости просмотра состояния проекта через каждые семь дней. Если обзор осуществляется в пятницу, и задача помечается как выполненная, Outlook создает следующее вхождение задачи, сроком выполнения которой назначается следующая пятница. Если следующая проверка состояния осуществляется в четверг, Outlook создает следующее вхождение задачи и назначает срок выполнения на следующий четверг. Задача, повторяющаяся через установленный промежуток времени, будет заново создаваться через этот интервал, независимо от состояния предыдущих вхождений задачи. Например, можно создать задачу для отправки сотрудниками отчетов о расходах в финансовый отдел 5-го числа каждого месяца. Когда задача помечена как завершенная, независимо от дня недели Outlook создает следующее вхождение задачи и присваивает ему срок выполнения, назначенный на 5е число следующего месяца.
Можно создавать и изменять задачи в папке Tasks (Задачи) либо в области TaskPad (Область задач), присутствующей в представлении Calendar (Календарь) по умолчанию.
В данном упражнении будет показано, как создавать задачу, повторяющуюся задачу, устанавливать оповещение, обновлять задачу и изменять настройки задачи.
Не забудьте запустить Outlook перед тем, как начинать работу с этим упражнением.

В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Tasks (Задачи). Содержимое папки Tasks (Задачи) отобразится в представлении по умолчанию Simple List (Простой список).

На панели инструментов, нажмите кнопку New Task (Создать задачу). Появится ферма новой задачи.

В поле Subject (Тема) введите Заказ новых брошюр.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок) и выберите дату следующего дня.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Start date (Дата начала) и выберите дату текущего дня.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. В папке Tasks (Задачи) появится новая задача.

На панели инструментов нажмите кнопку New Task (Создать задачу). Появится форма задачи.

В поле Subject (Тема) введите Утверждение расписания.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок), после чего выберите понедельник, расположенный на две недели вперед.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Start date (Дата начала), после чего выберите следующий понедельник.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Priority (Приоритет) и выберите High (Высокий).

На панели инструментов нажмите кнопку Recurrence (Повторение). Появится диалоговое окно Task Recurrence (Повторение задачи).

Убедитесь, что в области Recurrence pattern (Повторять) выбрана опция Weekly (Еженедельно) и отмечена опция Monday (Понедельник). По завышении задачи через каждую неделю она переназначается на следующий понедельник.

В области Range of recurrence (Пределы повторения) выберите опцию End after (Завершить после), в поле occurrences (повторений) введите 8 и нажмите ОК. Outlook сгенерирует восемь вхождений каждой задачи для восьми последующих недель.

Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. В папке Tasks (Задачи) отобразится новая задача.

Совет. Можно быстро создать новую задачу прямо из папки Tasks (Задачи). Просто щелкните на поле Click here to add a new task (Щелчок добавит элемент). После этого введите тему задачи, нажмите клавишу Tab , укажите срок и нажмите клавишу Enter.

Дважды щелкните на задаче «Заказ новых брошюр». Появится форма задачи.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок), после чего щелкните на дате, находящейся на одну неделю позже текущей даты. Текущий срок обозначается желтым полем.

Щелкните на кнопке списка справа от поля Status (Состояние), после чего выберите In Progress (Выполняется).

Убедитесь в том, что опция Reminder (Оповещение) отмечена. Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите дату на два дня раньше нового срока выполнения.

Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Reminder (Оповещение), после чего выберите 10:00 AM.

Щелкните в области комментариев, введите Связаться с отделом маркетинга по вопросу рекламы и нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма задачи закроется. Обновленная задача отобразится в папке Tasks (Задачи).

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры).

В области Tasks (Задачи) щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder time (Время оповещения) и выберите 9:00 AM (9:00). Оповещения для всех создаваемых задач будут устанавливаться на 9 часов утра на дату, на которую назначено оповещение.

Нажмите кнопку Task Options (Параметры задачи). Появится диалоговое окно Task Options (Параметры задачи).

Щелкните на кнопке списка справа от поля Completed task color (Цвет завершенной задачи), прокрутите список и выберите синий цвет (пятый сверху).

Выключите опцию Send status reports when assigned tasks are completed (Отправлять отчет о состоянии по завершении задач).

Нажмите ОК и в диалоговом окне Options (Параметры) нажмите ОК. Отобразится папка Tasks (Задачи).

Чтобы пометить задачу Submit timesheet (Утверждение расписания) как завершенную, отметьте опцию, расположенную слева от нее. Список Tasks (Задачи) также отображает следующее вхождение повторяющейся задачи «Утверждение расписания».

Совет. Можно быстро создать, задачу из сообщения электронной почты. Просто перетащите сообщение,на кнопку Tasks (Задачи) на панели Navigation Pane (Область переходов) и заполните появившуюся форму Task (Задача).

Создание и обновление заметок

В данном упражнении будет показано, как создавать и изменять заметки.

Если окно Outlook еще не развернуто, нажмите кнопку Maximize (Развернуть).

В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Notes (Заметки). Откроется папка Notes (Заметки).

На панели инструментов нажмите кнопку New Note (Создать заметку). Откроется форма Note (Заметка) с отображением текущей даты и времени внизу окна.

В теле формы Note (Заметка) введите текст Конференц-звонок в Италию, нажмите дважды клавишу Enter и затем введите Платеж отправлен в понедельник.

Чтобы сохранить заметку, нажмите кнопку Close (Закрыть). Заметка будет сохранена в папке Notes (Заметки), и в качестве - названия заметки отобразится первая строка.

Дважды щелкните на созданной заметке. Появится форма Note (Заметка).

Измените содержимое заметки, щелкнув в конце второй строки, нажав Enter и введя текст По электронной почте отправлены дата платежа и номер чека.

Чтобы сохранить заметку, нажмите кнопку Close (Закрыть). Обновленная заметка будет сохранена в папке Notes (Заметки).

На панели инструментов нажмите кнопку New Note (Создать заметку), введите Повестка дня собрания, нажмите клавишу Enter , затем введите Текущее состояние проекта, Камни преткновения и Дальнейшие шаги, нажимая клавишу Enter после каждой записи. Завершите ввод нажатием кнопки Close (Закрыть). Обновленная заметка будет сохранена в папке Notes (Заметки).

В папке Notes (Заметки) щелкните на заметке «Конференц-звонок» и на панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Заметка будет удалена.

Управление задачами

По мере выполнения задач возникает надобность в их удалении из перечня намеченных действий. Некоторые задачи могут оказаться не обязательными для выполнения, и их также можно удалить. Также могут быть получены новые задачи, поручаемые другими пользователями Outlook, с запросами на отправку отчетов о ходе их выполнения. Outlook упрощает управление изменением задач и обеспечивает отправку запрашиваемых отчетов о состоянии задач, порученных другими пользователями.
Совет. Если на задачах установлены оповещения, то при приближении сроков выполнения начнут отображаться оповещения. При появлении оповещения на экране можно выполнить одно из трех действий. Нажатие кнопки Dismiss (Пропустить) закроет задачу, и по ней больше не будут появляться оповещения. Нажав кнопку Snooze (Отложить), можно назначить повторное появление оповещения через определенный промежуток времени. Также можно открыть элемент, и оповещение будет закрыто.

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Ключевые моменты

Режим Cached Exchange Mode (Режим кэшируемого обмена) сохраняет копию почтового ящика на компьютере, чтобы можно было работать даже в том случае, если подключение к сети не доступно.

Режим кэшируемого обмена обеспечивает подключение и синхронизацию локального почтового ящика. Можно указать необходимость кэширования всех сообщений или только заголовков для экономии занимаемой полосы пропускания канала связи.

При необходимости можно создавать и синхронизировать автономные папки вручную.

Настройка автономных папок

Если режим кэшируемого обмена не используется, для доступа к информации при отсутствии подключения к почтовому серверу можно использовать автономные папки. Например, если требуется работать с сообщениями в поездке, можно создать папку, содержащую сообщения, которые необходимо прочесть, чтобы они были доступны на переносном компьютере в автономном режиме. Имейте в виду, что автономные папки содержат только те сообщения, которые были загружены перед началом работы в автономном режиме.
Совет. Не обязательно создавать автономную папку, если используется режим кэшируемого обмена.
Если были созданы какие-либо элементы, удалены сообщения или внесены иные изменения в содержимое автономной папки при отсутствии подключения к почтовому серверу, необходимо подключиться к серверу электронной почты и обновить соответствующую папку на сервере для обеспечения идентичности содержимого обеих папок. Этот процесс называется синхронизацией автономных папок. Следует всегда проводить синхронизацию автономных папок при внесении каких-либо изменений в папку, как при автономной работе, так и при работе в сети. В противном случае может получиться так, что работа будет осуществляться с устаревшими или отсутствующими элементами, добавленными во время автономной работы.
Важно. При выполнении данного упражнения требуется наличие подключения к сети Microsoft Exchange Server.
В данном упражнении будет показано, как создать файл автономной папки, настроить папку на автономную работу и как переключаться между автономным и сетевым режимами работы.
Не забудьте отключить режим кэшируемого обмена перед тем, как приступать к работе с этим упражнением.

В меню Tools (Сервис) выберите E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты).

В мастере учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard) выберите опцию View or change existing e-mail accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты), после чего нажмите Next (Далее).

В списке Outlook processes e-mail for these accounts in the following order (Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей в следующем порядке) выберите Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange) и нажмите кнопку Change (Изменить).

В окне Exchange Server Settings (Настройки сервера Exchange) нажмите кнопку More Settings (Другие настройки). Появится диалоговое окно Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange).

Откройте вкладку Advanced (Дополнительно), после чего нажмите кнопку Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки). Появится диалоговое окно Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки).

Нажмите кнопку Browse (Обзор).

Совет. Если кнопка Browse (Обзор) недоступна, нажмите кнопку Disable Offline Use (Отключить использование в автономном режиме), нажмите Yes (Да) и затем еще раз нажмите кнопку Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки).

Появится диалоговое окно New Offline Folder (Создание автономной папки)

В области Places (Папки) выберите My Documents (Мои документы).

Убедитесь, что в поле File name (Имя файла) отображается outlook и в поле Files of type (Тип файла) выбрано OST Files (Файлы OST), после чего нажмите кнопку Open (Открыть). В диалоговом окне Offline Folder File Settings (Настройка файла автономной папки) в поле File (Файл) отображается путь к файлу .ost.

Нажмите ОК. Если Outlook предложит создать файл outlook.ost, нажмите Yes (Да).

В диалоговом окне Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange) откройте вкладку General (Общие) и в области When Starting (При запуске) выберите опцию Manually control connection state (Управлять соединением вручную) и отметьте опцию Choose the connection type when starting (Выбрать тип соединения при запуске).

Нажмите ОК. Диалоговое окно Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange) закроется.

В мастере учетных записей электронной почты нажмите Next (Далее), после чего нажмите Finish (Готово).

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на папке Inbox (Входящие).

В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), укажите на Send/Receive Settings (Параметры отправки и получения) и убедитесь в том, что опция Make This Folder Available Offline (Сделать эту папку доступной в автономном режиме) отмечена.


Если это не так, щелкните на опции, чтобы включить ее.

В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить) и выберите This Folder (Эта папка). Outlook осуществит синхронизацию выбранной папки.

Закройте и вновь запустите Outlook. Outlook запустится с предложением выбрать соединение или приступить к автономной работе.

Нажмите кнопку Work Offline (Автономная работа). Откроется окно Outlook. Содержимое папки Inbox (Входящие) будет видимым и доступным, однако все остальное содержимое, включая элементы календаря, контактов и задач, будет недоступно. Перед работой в автономном режиме каждую из папок, к которым необходимо доступ, нужно синхронизировать.

Закройте и вновь запустите Outlook.

Когда Outlook предложит выбрать подключение или автономную работу, нажмите кнопку Connect (Подключить). Outlook откроется, и все папки будут доступны для работы.

Настройка Outlook на удаленное телефонное соединение

Удаленное телефонное соединение осуществляется через внутренний Или внешний модем, обеспечивающий соединение с интернетом по обычной телефонной линии. Несмотря на то, что широкополосные соединения в настоящее время стали более распространенными, многие по-прежнему используют удаленные телефонные подключения в случае недоступности высокоскоростного канала связи, например, при работе из номера гостиницы.
Максимальная скорость телефонного подключения зависит от используемого модема, и равна, как правило, 56 Кбит/с, а иногда составляет всего лишь 28 Кбит/с. Загрузка и отгрузка информации через телефонное соединение занимает гораздо больше времени, поэтому в интересах пользователя исключить загрузку ненужной и нежелательной информации.
Для получения дополнительной информации о блокировании внешнего содержимого обратитесь к параграфу «Защита секретности» в гл. 9.
Важно. В следующем упражнении приводятся инструкции по установке удаленного подключения. Если подключение к почтовому серверу осуществляется через телефонное соединение, то эти шаги уже выполнены при настройке Outlook, и данное упражнение можно пропустить. Если существует ряд причин, из-за которых не следует настраивать Outlook на подключение через телефонное соединение, не выполняйте это упражнение.
В данном упражнении будет показано, как настроить Outlook на подключение к серверу через телефонное соединение и осуществить загрузку сообщений для удаленной работы.
Не забудьте запустить Outlook перед тем, как начинать работу с этим упражнением, а также проверьте правильность настроек модема и телефонного номера, имени пользователя и пароля учетной записи телефонного соединения, которую предполагается использовать. Сетевой администратор или поставщик услуг интернета могут предоставить всю необходимую информацию.
Важно. Данная процедура подразумевает использование Microsoft Exchange Server. Если Exchange Server не используется (например, работа осуществляется посредством телефонного соединения или за отдельным компьютером), изображения и диалоговые окна на экране монитора могут отличаться от показанных на рисунках.
Тем не менее, посредством выполнения инструкций на экране все процедуры могут быть беспрепятственно выполнены.

В меню Tools (Сервис) выберите E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты). Отобразится мастер учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard).

Выберите опцию View or change existing e-mail accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты), после чего нажмите кнопку Next (Далее). Откроется следующая страница мастера.

В списке Outlook processes e-mail for these accounts in the following order (Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей в следующем порядке) щелкните на текущей основной учетной записи, после чего нажмите кнопку Change (Изменить). Отобразится окно Exchange Server Settings (Параметры Exhcnage Server) с перечнем настроек учетной записи.

Нажмите кнопку More Settings (Другие настройки).

В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Connection (Подключение) и выберите опцию Connect using my phone line (Подключение через телефонную линию).

В области Modem (Модем) нажмите кнопку Add (Добавить). Появится мастер новых подключений (New Connection Wizard).

В окне Type of Connection (Тип подключения) мастера выберите опцию Dial-up to private network (Телефонное подключение к частной сети) и нажмите Next (Далее).

В окне Phone Number to Dial (Введите телефонный номер) введите телефонный номер поставщика услуг интернета в поле Phone Number (Номер телефона).

Если компьютер настроен на работу со смарт-картой, можно настроить телефонное соединение на использование смарт-карт.

Совет. Если телефонное соединение настроено на работу со смарт-картой, то при подключении не запрашиваются имя пользователя и пароль.

Если на компьютере действительно применяются смарт-карты, выберите нужную опцию, после чего нажмите Next (Далее).

В поле Type a name you want for this connection (Введите имя соединения) введите информативное имя создаваемого подключения (например, «Подключение к провайдеру») и нажмите Finish (Готово).


Мастер сетевых подключений закроется.

В списке Use the following Dial-up Networking connection (Использовать следующее подключение) выберите только что созданное подключение и нажмите ОК.

В мастере учетных записей электронной почты нажмите Next (Далее), после чего нажмите Finish (Готово). Мастер закроется с сохранением настроек новой учетной записи.

На панели инструментов нажмите кнопку Send/Receive (Отправить/Получить). Outlook начнет проверку наличия новых сообщений посредством телефонного соединения. Появится диалоговое окно удаленного подключения.

Решение проблем. Если телефонное соединение настроено на использование смарт-карты, имя пользователя и пароль запрошены не будут, и потребуется лишь подтвердить телефонный номер.

Введите имя пользователя и пароль, после чего нажмите кнопку Dial (Вызов). Либо, если телефонное соединение настроено на использование смарт-карт, убедитесь, что карта вставлена в считывающее устройство, и это устройство подключено должным образом, введите PIN-код смарт-карты, после чего нажмите ОК.

Совет. Если требуется, чтобы Outlook сохранял имя пользователя и пароль (это исключает ввод пароля каждый раз при использовании данного телефонного подключения), отметьте опцию Save this user name and password (Сохранять имя пользователя и пароль) и выберите нужный параметр.

Outlook установит соединение с сервером электронной почты с помощью модема и осуществит доставку сообщений.

Оптимизация производительности при удаленной работе

При использовании переносного компьютера соединение с почтовым сервером доступно не всегда, однако при помощи возможностей удаленной работы, обеспечиваемых Outlook, можно читать и создавать сообщения и другие элементы независимо от текущего местоположения компьютера. Режим Cache Exchange Mode (Режим кэшируемого обмена), являющийся нововведением в Outlook 2003, максимально упрощает переключение из онлайн-режима к режиму автономной работы и обратно.
Совет. Режим кэшируемого обмена не совместим с функцией Outlook Remote Mail (Удаленная почта). Он обеспечивает более широкие возможности, чем функция Remote Mail (Удаленная почта), работающая только с папкой Inbox (Входящие).
При включении режима кэшируемого обмена Outlook создает на компьютере локальную копию почтового ящика. При наличии подключения к серверу Exchange почтовый ящик обновляется. Если подключение прерывается, например, когда переносной компьютер берется в поездку, то можно читать все сообщения, которые были приняты перед началом работы в автономном режиме, и создавать новые сообщения. Когда подключение вновь становится доступным, Outlook автоматически отправляет все сообщения, находящиеся в папке Inbox (Входящие), копирует новые входящие в локальный почтовый ящик и отображает их в папке Inbox (Входящие).
Можно выбрать нужный параметр соединения режима кэшируемого обмена.

Опция Download Full Items (Загружать элементы целиком) обеспечивает единовременную загрузку всех сообщений и их вложений. Если Outlook все время находится в открытом состоянии, и компьютер подключен к сети, этот параметр подходит больше всего, так как обеспечивает наименьшее использование канала связи для загрузки всех сообщений. Если скорость соединения мала, или получаемые сообщения содержат вложения большого размера, сообщения могут медленно появляться в папке Inbox (Входящие) при повторном подключении к серверу.

Опция Download Headers and then Full Items (Загружать заголовки, затем элементы целиком) осуществляет быструю загрузку всех заголовков сообщений, после чего загружает тела всех сообщений и их вложения.
Эта опция использует канал связи в большей степени, чем опция Download only headers (Загружать только заголовки).

Опция Download Headers (Загружать заголовки) не осуществляет загрузку тела сообщения и его вложений до тех пор, пока сообщение не будет просмотрено или открыто. Эта опция наибольшим образом подходит в том случае, если скорость подключения очень мала, или при высокой стоимости трафика соединения.

В дополнение к этому можно выбрать загрузку только заголовков при работе с низкоскоростным соединением.

Важно. Данное упражнение требует наличия подключения к сети Microsoft Exchange Server.

В данном упражнении будет показано, как включить режим кэшируемого обмена, как переключаться между работой в сети и автономным режимом, а также как использовать имеющиеся режимы подключения.

Не забудьте запустить Outlook с активным сетевым подключением перед тем, как начинать работу с этим упражнением.

В меню Tools (Сервис) выберите E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты).

В мастере учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard) выберите опцию View or change existing e-mail accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты), после чего нажмите Next (Далее).

В поле Outlook processes e-mail for these accounts in the following order (Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей вследующем порядке) выберите Microsoft Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange) и нажмите кнопку Change (Изменить).

В окне Exchange Server Settings (Настройки сервера Exchange) отметьте опцию Use Cached Exchange Mode (Использовать режим кэшируемого обмена).

Если появится окно с сообщением о том, что для вступления изменений в силу необходимо перезапустить Outlook, нажмите ОК.

В мастере учетных записей электронной почты нажмите Next (Далее), после чего нажмите Finish (Готово).

Закройте и вновь запустите Outlook.

В строке состояния Outlook в правом нижнем углу щелкните на ярлыке Connected (Подключено). Отобразится всплывающее меню с параметрами соединения.Можно выбрать любую из опций во всплывающем меню, чтобы соответствующим образом настроить загрузку элементов в Outlook.

Во всплывающем меню выберите Work Offline (Автономная работа). Строка состояния Outlook отразит тот факт, что включен автономный режим работы. Сетевое подключение к серверу Exchange по-прежнему присутствует, но Outlook не будет осуществлять отгрузку и загрузку каких-либо элементов, пока функция Work Offline (Автономная работа) не будет отключена.

Щелкните на индикаторе Offline (Автономно), после чего еще раз выберите опцию Work Offline (Автономная работа). Строка состояния Outlook отразит факт переключения к работе в сети.

Подключение к Outlook

Упражнения, включенные в эту книгу, подразумевают наличие активного подключения к серверу электронной почты. Время от времени потребуется установка нового подключения, например, при подключении к учетной записи на сервере организации из дома либо при подключении к учетной записи электронной почты Hotmail, MSN и др.
Если в Outlook отсутствует доступная учетная запись, ее можно легко установить через панель управления Windows.
В данном упражнении будет показано, как настроить новую учетную запись Outlook без наличия подключения Outlook.
Совет. В данном упражнении в качестве примера будет настраиваться подключение к учетной записи Hotmail. Можно выполнить приводимые здесь шаги для настройки учетной записи любого типа: Microsoft Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP и др. В случае создания учетной записи, не являющейся учетной записью HTTP, может понадобиться выполнить шаги в дополнительных окнах мастера учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard).
Не забудьте запустить компьютер, но не запускайте Outlook перед началом работы с данным упражнением. Для доступа к почтовому серверу потребуется наличие активного сетевого соединения или подключения к интернету.

Нажмите кнопку Start (Пуск) и выберите Control Panel (Панель управления).

На панели управления, если нужно, переключитесь в представление Classic View (Классический вид), после чего дважды щелкните на значке Mail (Почта). Откроется мастер E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты).

На странице Server Type (Тип сервера) выберите тип сервера, к которому осуществляется подключение.

Нажмите кнопку Next (Далее).

На странице Internet E-mail Settings (Настройки электронной почты интернета) введите пользовательскую информацию.

Нажмите Next (Далее), после чего нажмите кнопку Finish (Готово). Появится диалоговое окно Mail Setup (Настройка почты).

Если работа по настройке учетных записей окончена, нажмите кнопку Close (Закрыть). В противном случае выполните одно из следующих действий:

Чтобы создать новую учетную запись электронной почты или изменить имеющуюся, нажмите кнопку E-mail Accounts (Учетные записи).

Чтобы изменить расположение, в котором Outlook хранит файлы данных, нажмите кнопку Data Files (Файлы данных).

Чтобы создать несколько профилей пользователей или изменить имеющийся профиль, нажмите кнопку (Показать профили).

В нашем упражнении следует нажать кнопку Close (Закрыть).

По окончании работы закройте панель управления и запустите Outlook. Созданная учетная запись отобразится на экране и будет готова к работе.

Просмотр папки Contacts (Контакты) в автономном режиме

Если режим кэшируемого обмена включен, Outlook вместе с почтовым ящиком загружает копию глобальной адресной книги Global Address List. Если сетевое подключение является низкоскоростным, данная возможность является нежелательной, так как затрачивается много времени на загрузку, а если осуществляется оплата трафика соединения, использование этой возможности приведет к дополнительным финансовым затратам. При необходимости можно вручную загрузить адресную Global Address List, когда потребуется ее обновление.
Чтобы вручную загрузить копию глобальной адресной книги, выполните следующие шаги.

В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), после чего выберите Downloac Address Book (Загрузить адресную книгу).

Выберите информацию, которую требуется загрузить, и нажмите ОК.

Чтобы обновлять глобальную адресную книгу при каждой синхронизации группы отправки и получения:

В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), укажите на Send/Receive Settings (Параметры отправки и получения), после чего выберите Define Send/Receive Groups (Определить группы отправки и получения).

В диалоговом окне Send/Receive Groups (Группы отправки и получения) выберите группу учетных записей и папок, после чего нажмите кнопку Edit (Изменить).

Отметьте опцию Download offline address book (Загружать автономную адресную книгу), после чего нажмите кнопку Address Book Settings (Настройка адресной книги).

Укажите, какую информацию требуется загружать, после чего закройте открытые диалоговые окна.

Синхронизация папок

После работы с автономной папкой необходимо синхронизировать ее с соответствующей папкой на сервере, чтобы сделать содержимое обеих папок идентичным. Не забывайте синхронизировать автономные папки каждый раз при внесении в папку изменений, как при автономной работе, так и при работе в сети. В противном случае может получиться так, что действия будут осуществляться по отношению к устаревшим или несуществующим элементам, которые были добавлены во время работы в автономном режиме.
Папки можно синхронизировать вручную или автоматически в указанное время или через определенный интервал времени.
Важно. В данном упражнении требуется наличие подключения к сети с сервером Microsoft Exchange. Для выполнения этого упражнения необходимо проработать предыдущий параграф «Настройка автономных папок», т.к. на компьютере должен присутствовать файл .ost, настроенный на автономную работу.
В данном упражнении будет показано, как осуществить синхронизацию автономной папки вручную, создать группу папок для совместной синхронизации, а также как настроить Outlook на автоматическую синхронизацию группы папок.
Не забудьте запустить Outlook перед тем, как приступать к выполнению данного упражнения.

В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), укажите на Send/Receive Settings (Параметры отправки и получения) и выберите Define Send/Receive Groups (Определить группы отправки и получения). Появится диалоговое окно Send/Receive Groups (Группы отправки и получения).

Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Send/Receive Group Name (Название группы отправки и получения).

В поле Send/Receive Group Name (Название группы отправки и получения) введите Автономные папки и нажмите ОК. Появится диалоговое окно Send/Receive Settings - Offline Folders (Настройки отправки и получения - Автономные папки).

Отметьте опцию Include the selected account in this group (Включить выбранную запись в эту группу).

В списке Check folders from the selected account to include in send/receive (Укажите папки выбранной учетной записи для отправки и получения) отметьте опции рядом с папками Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Inbox (Входящие) и Notes (Заметки).

Убедитесь в том, что отмечены опции Send mail items (Отправка почты) и Receive mail items (Получение почты), после чего нажмите ОК. Диалоговое окно Send/Receive Settings (Настройки отправки и получения - Автономные папки) закроется.

В списке Group Name (Имя группы) должна быть выделена группа Offline Folders (Автономные папки).

В области Setting for group «Автономные папки» (Настройка для группы «Автономные папки») отметьте опцию Perform an automatic send/receive when exiting (Автоматическая отправка и получение при выходе) и отключите опцию Include this group in send/receive (F9) (Учитывать группу при отправке и получении F9).

Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Send/Receive Groups (Группы отправки и получения) закроется, и будет создана группа Автономные папки. Группа Автономные папки будет автоматически синхронизироваться при закрытии Outlook или при проведении синхронизации вручную.

В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить) и выберите «Offline Folders» Group (Группа «Автономные папки»). Outlook синхронизирует содержимое папок Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Inbox (Входящие) и Tasks (Задачи) с соответствующими папками на почтовом сервере.

В меню Tools (Сервис) наведите указатель мыши на пункт Send/ Receive (Отправить/Получить), укажите на Send/Receive Settings (Параметры отправки и получения) и выберите Define Send/Receive Groups (Определить группы отправки и получения).

В списке Group Name (Имя группы) выберите Автономные папки.

В области Settings for group «Автономные папки» (Настройка для группы «Автономные папки») отметьте опцию Schedule an automatic send/receive every (Автоматически доставлять каждые), щелкните на поле minutes (минут), удалите имеющееся число и введите 15.

Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Send/Receive Groups (Группы отправки и получения) закроется. Во время автономной работы группа «Автономные папки» будет автоматически синхронизироваться через каждые 15 минут.

Закройте и снова запустите Outlook.

Когда Outlook отобразит окно, в котором можно выбрать подключение к сети или автономный режим работы, нажмите кнопку Work Offline (Работать автономно). Outlook откроется в автономном режиме. Папки Calendar (Календарь), Contacts (Контакты), Inbox (Входящие) и Tasks (Задачи) будут доступны для работы. Все вносимые изменения будут подвергаться синхронизации с сервером при каждом выходе из Outlook.

Не забудьте настроить параметры автономной работы нужным образом. Закройте все открытые сообщения, и если работа с книгой не будет продолжена в данный момент, выйдите из Outlook.

Способы удаленного подключения

Outlook обеспечивает связь с внешним миром, когда пользователь находится вне офиса. Например, при посещении иностранных клиентов в других странах может потребоваться связь с сотрудниками компании, или при работе дома может возникнуть необходимость доступа к электронной почте.
Существует несколько способов удаленного подключения к почтовым серверам через Outlook. То, какой способ следует использовать в той или иной ситуации, зависит от программного обеспечения, установленного на компьютерах организации, и от типа соединения, доступного в удаленном расположении. Существуют следующие способы удаленного подключения:

Телефонное соединение. Можно подключиться к интернету через телефонную линию, после чего через интернет установить соединение с сервером Outlook. При использовании удаленного телефонного подключения можно соединяться с сервером электронной почты и загружать заголовки сообщений (имя отправителя, тема, дата получения, размер и т.д.) перед загрузкой самих сообщений. Затем можно выбрать загрузку только нужных сообщений, сократив тем самым время загрузки. Например, загрузить только сообщения с высоким приоритетом либо отказаться от загрузки сообщения с вложением большого размера.

Широкополосное соединение. Подключение к интернету осуществляется через высокоскоростное соединение, такое как DSL или кабельный модем, после чего через интернет устанавливается подключение к серверу Outlook.

Виртуальная частная сеть (VPN). Устанавливается безопасное соединение с сетью организации через интернет. После подключения к сети осуществляется доступ ко всем сетевым ресурсам и устанавливается прямое соединение с Outlook. Организация может требовать специального аппаратного обеспечения, например смарт-карт, для проверки подлинности в целях соответствия стандартам сетевой безопасности.

Доступ к Exchange Server через интернет (RPC через HTTP). Если в организации используется Microsoft Exchange Server 2003, и администратор Exchange включил данную возможность, можно осуществлять удаленный доступ к учетной записи Outlook через интернет без установки специального соединения и без использования специального коммуникационного оборудования.

Чтобы подключить Outlook к серверу Exchange с помощью RPC через HTTP, необходимо выполнить следующие шаги.

В меню Tools (Сервис) выберите E-mail accounts (Учетные записи электронной почты).

В диалоговом окне E-mail accounts (Учетные записи электронной почты) выберите опцию View or change existing e-mail accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты), после чего нажмите Next (Далее).

Выберите учетную запись электронной почты Microso Exchange Server (Сервер Microsoft Exchange), после чего нажмите кнопку Change (Изменить).

Нажмите кнопку More Settings (Другие настройки), после чего откройте вкладку Connection (Подключение).

В области Echange over the Internet (Exchange через Интернет) выберите Connect to my Exchange mailbox using HTTP (Подключаться к почтовому ящику Exchange с помощью HTTP).

Чтобы указать прокси-сервер, выберите Exchange proxy settings (Параметры прокси-сервера Exchange).

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Чтение групп новостей с помощью Outlook Express

Группа новостей представляет собой набор сообщений с определенной общей темой (например, сообщения, связанные с какой-либо спортивной командой, хобби или программным обеспечением). Сообщения группы новостей публикуются на сервере новостей. Всякий пользователь, имеющий доступ к группе новостей, может читать сообщения, опубликованные в группе новостей, отвечать на имеющиеся сообщения либо с использованием группы новостей, либо напрямую пользователю, опубликовавшему сообщение, а также публиковать новые сообщения. Группа новостей может являться частной, как, например, внутренняя группа новостей компании, либо открытой для широкого круга пользователей. Доступ к группам новостей можно осуществлять через сервер новостей, находящийся в сети организации или принадлежащий поставщику услуг интернета.
Программа чтения новостей используется для загрузки, чтения и создания ответов на сообщения групп новостей. Можно ответить пользователю, изначально опубликовавшему сообщение, опубликовать ответна всю группу новостей либо переслать сообщение кому-либо еще. Outlook не является программой чтения новостей, для этого используется программа Outlook Express, поставляемая в пакете Windows. Для осуществления доступа к группам новостей из Outlook можно добавить команду News (Новости) в меню Go (Перейти). При выборе команды News (Новости) запустится программа Outlook Express.
Чтобы добавить команду News (Новости) в меню Go (Перейти), выполните следующие шаги.

На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Toolbar Options (Параметры панелей инструментов).

Наведите указатель мыши на пункт Add or Remove Buttons (Добавить или удалить кнопки), после чего выберите Customize (Настройка).

В диалоговом окне Customize (Настройка) откройте вкладку Commands (Команды).

В списке Categories (Категории) выберите Go (Перейти).

В списке Commands (Команды) перетащите пункт News (Новости) в меню Go (Перейти) и разместите его на нужном месте.

Закройте диалоговое окно Customize (Настройка).

При первом запуске Outlook Express нужно выполнить процедуру ввода всей необходимой информации. После этого можно будет подписаться на нужную группу новостей. Для получения более подробной информации о программе Outlook Express обратитесь к пособию «Microsoft Windows XP. Шаг за шагом».

Ключевые моменты

При работе в Outlook можно указать, какие элементы должны отображаться в окне Outlook Today (Outlook сегодня). Окно Outlook Today (Outlook сегодня) можно настроить на появление при каждом запуске Outlook либо создать ярлыки Outlook на рабочем столе, открывающие календарь или другие компоненты приложения. Можно добавить ярлыки на панель Shortcuts (Ярлыки), а также упорядочить эти ярлыки в группах.

Можно настроить отображение меню и скрытие редко используемых элементов, добавить или удалить элементы из панелей инструментов и меню, а также указать, какие панели инструментов должны быть скрыты, а какие должны отображаться.

С помощью оповещений рабочего стола можно помечать флагом, помечать как прочитанные и удалять сообщения электронной почты при поступлении их в папку Inbox (Входящие). Можно указать место и длительность отображения оповещений, а также вовсе их отключить. Также можно использовать Outlook для создания, изменения и удаления оповещений Windows SharePoint Services.

Можно осуществлять организацию сообщений электронной почты и записей контактов посредством создания личных папок, личной адресной книги и личных списков рассылки.

Можно добавлять в сообщения цифровые подписи, чтобы получатели были уверены в подлинности отправителя сообщений, шифровать сообщения с той целью, чтобы их могли прочесть только законные получатели, а также устанавливать разрешения, запрещающие копирование, пересылку или печать сообщений получателями. Также можно заблокировать отображение внешнего HTML-содержимого при чтении сообщений, чтобы избежать получения нежелательной почты.

Настройка безопасности электронной почты

Сообщения электронной почты подвергаются перехвату хакерами и другими лицами, заинтересованными в ознакомлении с содержащейся в них информацией, при переходе писем с сервера на сервер в процессе доставки получателю. В Outlook можно обеспечить безопасность электронной почты посредством шифрования сообщений и добавления в них электронной подписи. Шифрование обеспечивает прочтение сообщения только адресатами, а цифровая подпись является доказательством того, что автором сообщения является именно тот человек, который его отправил. Для того чтобы использовать одну из этих возможностей, на компьютере должен присутствовать специальный цифровой идентификатор.
Можно производить шифрование отдельных сообщений электронной почты либо настроить Outlook на шифрование всех исходящих сообщений. Для шифрования отдельного сообщения следует нажать кнопку

Options (Параметры) в сообщении, нажать кнопку Security Settings (Параметры безопасности) и затем отметить опцию Encrypt message contents and attachments (Шифровать содержимое и вложения сообщений). Для шифрования всех исходящих сообщений в меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры) и на вкладке Security (Безопасность) отметьте опцию Encrypt contents and attachments for outgoing messages (Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений).
Чтобы добавить в отдельное сообщение цифровую подпись, нажмите в сообщении кнопку Options (Параметры), нажмите кнопку Security Settings (Параметры безопасности), после чего отметьте опцию Add digital signature to this message (Добавить в сообщение цифровую подпись). Если у всех получателей сообщения отсутствует надстройка безопасности Secure Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME), отметьте опцию Send this message as clear text signed (He шифровать подпись сообщения). Для получения уведомления о доставке сообщения отметьте опцию Request S/MIME receipt for this message (Запрашивать уведомление S/ MIME для этого сообщения).
Сообщения, подписанные с помощью цифровой подписи, содержат строку состояния Signed By (Подписано), отображающую имя цифровой подписи, а также значок Valid Signature (Действительная подпись) или значок Invalid Signature (Недействительная подпись).
Недействительная подпись также обозначается красным подчеркиванием. Щелкните на любой из кнопок, чтобы отобразить дополнительную информацию о подписи.

В целях обеспечения дополнительного уровня безопасности можно использовать зоны безопасности для контроля за тем, могут ли в отправляемых и получаемых сообщениях HTML выполняться сценарии (список команд, выполняющихся без участия пользователя) или другое активное содержимое. В Microsoft Internet Explorer используются зоны безопасности для распределения веб-сайтов по категориям с целью обеспечения для них приемлемого уровня безопасности. При посещении вебсайта можно выяснить, в какой зоне он находится, посмотрев в правую часть строки состояния Internet Explorer. Существуют четыре зоны -Internet (Интернет), Local intranet (Локальная интрасеть), Trusted sites (Доверенные сайты) и Restricted sites (Запрещенные сайты). Можно указать один из четырех предопределенных уровней безопасности: High (Высокий), Medium (Средний), Medium-Low (Ниже среднего) и Low (Низкий) - для каждой зоны безопасности. Описание каждого уровня приводится в диалоговом окне Security (Безопасность). Также можно изменять уровни безопасности для любой из зон.

Если необходимо сделать так, чтобы получатель не смог переслать, скопировать или распечатать сообщение, то можно отправить сообщение с ограниченными разрешениями. В Microsoft Office 2003 имеется новая возможность, называемая Information Rights Management (Управление правами на информацию), предназначенная для контроля за тем, кто может читать сообщения и какие действия с ними могут производить получатели. Отправить сообщение с ограниченными разрешениями можно только из учетной записи Exchange Server, и для этой учетной записи должен присутствовать цифровой идентификатор. Чтобы прочесть сообщение с ограниченными разрешениями, получателям необходимо использовать программу Outlook 2003 или надстройку Rights Management Add-on для Internet Explorer. Если на компьютере получателя установлен пакет Internet Explorer без надстройки, то при попытке прочтения сообщения с ограниченными разрешениями ему будет предложено бесплатно загрузить необходимую надстройку.

Чтобы отправить сообщение с ограниченными разрешениями, выполните следующее действие:

на стандартной панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку Permissions (Разрешения).

Настройка дополнительных параметров электронной почты

В данном упражнении будет показано, как настроить Outlook на сохранение сообщений, что происходит при поступлении новых сообщений, а также параметры, используемые при отправке сообщений.
Откройте папку Inbox (Входящие) перед тем, как начинать работу с этим упражнением.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры). В этом диалоговом окне можно открыть несколько других диалоговых окон с настройками и параметрами отображения компонентов Outlook, включая электронную почту, календарь, задачи, контакты, дневник и заметки.

В диалоговом окне Options (Параметры) нажмите кнопку E-mail Options (Параметры почты). Появится диалоговое окно E-mail Options (Параметры электронной почты).

Изучите имеющиеся параметры, после чего нажмите кнопку Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры). Появится диалоговое окно Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры электронной почты).

В области Save messages (Сохранение сообщений) должна быть отмечена опция AutoSave unsent every (Сохранять неотправленные сообщения каждые); в области minutes (минут) введите 1. Outlook будет сохранять все созданные сообщения, которые еще не были отправлены, в папке Drafts (Черновики) по прошествии 1 минуты.

Отключите опцию Save forwarded messages (Сохранять переадресованные сообщения). Outlook не будет сохранять копии сообщений, пересылаемых другим адресатам.

В области When new items arrive (При получении сообщения в папку «Входящие») отключите опцию Briefly change the mouse cursor (Временно изменить вид указателя). Outlook при получении новых сообщений будет проигрывать звуковой эффект, отображать значок конверта в системной области уведомлений и отображать оповещение рабочего стола, но указатель мыши изменяться не будет.

Отметьте опцию Allow comma as address separator (Разрешить запятую как разделитель адресов). Outlook будет воспринимать запятые и точки с запятой в полях То (Кому), Сс (Копия) и Вес (СК) как разделители между именами и адресами.

Нажмите ОК в каждом из открытых диалоговых окон, чтобы закрыть их и сохранить внесенные изменения.

На стандартной панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится новое сообщение. В форме Message (Сообщение) на панели инструментов будет обозначено, что сообщение имеет высокий приоритет.

Закройте сообщение. Если будет предложено сохранить его, выберите No (Нет).

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры), нажмите кнопку E-mail Options (Параметры почты) и затем нажмите кнопку Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры электронной почты). Появится диалоговое окно Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры электронной почты).

В списке Set importance (Важность) выберите Normal (Обычная). Всем создаваемым сообщениям будет присваиваться приоритет Normal (Обычный).

Включите и выключите согласно необходимости другие опции и нажмите ОК в открытых диалоговых окнах, чтобы сохранить внесенные изменения.

Настройка меню и панелей инструментов

При настройке интерфейса Outlook 2003 следует обратить особoе внимание на меню Go (Перейти). Это меню устанавливает связь со всеми областями, которые могут отображаться в Navigation Pane (Область переходов), что позволяет быстро переключаться от одной области к другой.

В данном упражнении будет показано, как выбрать панели инструментов для отображения, настроить параметры отображения меню, добавлять и удалять из меню элементы, а также добавлять и удалять элементы с панелей инструментов.
Не забудьте запустить Outlook перед тем, как начинать работу с этим упражнением.

В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Mail (Почта), после чего щелкните на папке Inbox (Входящие). Отобразится папка Inbox (Входящие).

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Toolbars (Панели инструментов). Отображенные панели инструментов будут помечены в подменю.

Нажмите кнопку Customize (Настройка). Появится диалоговое окно Customize (Настройка) с открытой вкладкой Options (Параметры).

Решение проблем. Если вкладка Options (Параметры) не открыта, откройте ее сейчас.

В области Personalized Menus and Toolbars (Настраиваемые меню и панели инструментов) отметьте опцию Always show full menus (Всегда показывать полные меню).

В области Other (Другие) щелкните на кнопке списка справа от поля Menu animations (Эффект при выводе меню), после чего в ниспадающем списке выберите Slide (Соскальзывание).

Нажмите кнопку Close (Закрыть), чтобы сохранить изменения.

Откройте меню Tools (Сервис). Так как была включена опция Always show full menus (Всегда показывать полные меню), меню откроется полностью с отображением всех имеющихся команд.

В меню Tools (Сервис) выберите Customize (Настройка).

В диалоговом окне Customize (Настройка) откройте вкладку Commands (Команды).

В списке Categories (Категории) щелкните на категории Go (Перейти). В списке Commands (Команды) отобразится перечень команд в категории View (Вид).

В списке Commands (Команды) выберите My Computer (Мой компьютер), перетащите этот элемент на меню Go (Перейти), которое при этом раскроется, и разместите элемент под пунктом Journal (Дневник).

В диалоговом окне Customize (Настройка) нажмите кнопку Close (Закрыть).

В меню Go (Перейти) выберите My Computer (Мой компьютер). Содержимое папки My Computer отобразится в отдельном окне.

Закройте окно My Computer (Мой компьютер).

В меню Tools (Сервис) выберите Customize (Настройка). Появится диалоговое окно настройки. В этом окне можно добавлять и удалять элементы из отображаемых меню и панелей инструментов, работая непосредственно с самими меню и панелями инструментов.

В меню Go (Перейти) щелкните правой кнопкой мыши на пункте My Computer (Мой компьютер) и затем выберите Delete (Удалить). Команда будет удалена из меню.

В диалоговом окне Customize (Настройка) откройте вкладку Commands (Команды).

В списке Categories (Категории) выделите элемент Advanced (Дополнительно). Отобразится перечень команд в категории View (Вид).

В списке Commands (Команды) перетащите элемент Outlook Today (Outlook сегодня) на правую сторону стандартной панели инструментов. На панели инструментов появится кнопка Outlook Today (Outlook сегодня).

В диалоговом окне Customize (Настройка) нажмите кнопку Close (Закрыть).

На стандартной панели инструментов щелкните на элементе Outlook Today (Outlook сегодня). Отобразится окно Outlook Today.

В меню Tools (Сервис) выберите Customize (Настройка).

В диалоговом окне Customize (Настройка) откройте вкладку Toolbars (Панели инструментов).

В списке Toolbars (Панели инструментов) щелкните на элементе Standard (Стандартная), после чего нажмите кнопку Reset (Сброс). Панель инструментов Standard (Стандартная) вернется в свое исходное состояние, и кнопка Outlook Today (Outlook сегодня) будет удалена.

Закройте диалоговое окно Customize (Настройка).

Настройка Outlook

В данном упражнении будет показано, как создать ярлык рабочего стола, а также как настроить запуск Outlook, панели инструментов, внешний вид окна Outlook Today (Outlook сегодня) и набор имеющихся ярлыков.
Не забудьте загрузить Windows, но не запускайте Outlook перед началом работы с этим упражнением.

Откройте Windows Explorer (Проводник Windows) и измените размер окна так, чтобы была видна часть рабочего стола Windows.

В Windows Explorer (Проводник Windows) перейдите к файлу программы Outlook, который, как правило, располагается в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Officell или C:\Program Files\Microsoft Office\Office 2003.

Совет. Если компьютер настроен на отображение расширений имен файлов, файл программы Outlook будет отображаться в виде OUTLOOK.EXE.

Щелкните правой кнопкой мыши на файле программы Outlook, перетащите его на рабочий стол и во всплывающем меню выберите Create Shortcuts Here (Создать ярлыки здесь). Ярлык отобразится на рабочем столе.

В окне Windows Explorer (Проводник Windows) нажмите кнопку Close (Закрыть). Окно Explorer закроется.

Щелкните правой кнопкой мыши на только что созданном ярлыке и во всплывающем меню выберите Properties (Свойства). Отобразится вкладка Shortcut (Ярлык) диалогового окна Shortcut to OUTLOOK Properties (Свойства: ярлык для OUTLOOK).

Чтобы настроить Outlook на отображение календаря при запуске, нажмите клавишу End , чтобы перейти в конец пути в поле Target (Цель) введите пробел после отображенного пути и введите /select outlook:calendar.

Совет. Такие параметры командной строки можно использовать для настройки Outlook на отображение нужной страницы либо для выполнения ряда задач при запуске программы. Для ознакомления с полным списком параметров командной строки обратитесь к файлу справки Microsoft Office Outlook, осуществив поиск по словам «command-line switches» («параметры командной строки»).

В ниспадающем списке Run (Окно) выберите Maximized (Развернутое на весь экран).

Нажмите ОК. Изменения, внесенные в настройки ярлыка, будут сохранены.

На рабочем столе дважды щелкните на созданном ярлыке. Outlook запустится в развернутом виде, и отобразится папка Calendar (Календарь).

В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Toolbars (Панели инструментов), после чего выберите Advanced (Дополнительно). Панель инструментов Advanced (Дополнительно) отобразится в верхней части окна Outlook.

На панели инструментов Advanced (Дополнительно) нажмите кнопку Outlook Today (Outlook сегодня). Отобразится страница Outlook Today (Outlook сегодня).

В правом верхнем углу панели Outlook Today (Outlook сегодня) нажмите кнопку Customize Outlook Today (Настройка «Outlook сегодня»). Отобразится страница Customize Outlook Today.

В области Startup (Запуск) отметьте опцию When starting, go directly to Outlook Today (При запуске открывать окно «Outlook сегодня»).

Просмотрите параметры в областях Messages (Сообщения), Calendar (Календарь) и Tasks (Задачи). Измените любые нужные параметры.

В области Styles (Стили) в ниспадающем списке Show Outlook Today in this style (Показать «Outlook сегодня» в этом стиле) выберите Summer (Лето). Отобразится предварительный просмотр выбранного стиля.

В правом верхнем углу нажмите кнопку Save Changes (Сохранить изменения). Outlook Today (Outlook сегодня) отобразится с использованием выбранного стиля.

В меню File (Файл) выберите Exit (Выход). Outlook закроется.

В меню Start (Пуск) щелкните на значке Microsoft Outlook (не на созданном ярлыке рабочего стола). Outlook запустится и отобразит окно Outlook Today (Outlook сегодня).

В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Shortcuts (Ярлыки). Отобразится панель Shortcuts (Ярлыки).

На панели Shortcuts (Ярлыки) щелкните на ссылке Add New Shortcut (Добавить ярлык). Появится диалоговое окно Add to Navigation Pane (Добавить в область переходов).

Щелкните на значке «+» слева от элемента Mailbox (Почтовый ящик), чтобы развернуть список папок.

В списке папок выберите Deleted Items (Удаленные) и нажмите ОК. На панель Shortcuts (Ярлыки) будет добавлен ярлык папки Deleted Items (Удаленные).

На панели Shortcuts (Ярлыки) щелкните на ярлыке Deleted Items (Удаленные), чтобы отобразить папку Deleted Items (Удаленные).

На панели Shortcuts (Ярлыки) щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке Deleted Items (Удаленные).

Совет. Чтобы удалить ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите Delete Shortcut (Удалить ярлык).

Обратите внимание на то, что к данной папке можно осуществлять полный доступ из панели Shortcuts (Ярлыки), включая возможность очистки этой папки.

Щелкните за пределами всплывающего меню, чтобы закрыть его.

Настройка уведомлений о поступившей почте

При поступлении новых сообщений Outlook может выдавать уведомления нескольких типов, даже при работе в другом приложении. При получении нового сообщения в области уведомлений системы появляется значок конверта. Также можно настроить Outlook на проигрывание звукового сигнала или на отображение оповещения рабочего стола в течение нескольких секунд.
В данном упражнении будет показано, как настроить параметры оповещения рабочего стола, а также как помечать и удалять сообщения с помощью оповещений рабочего стола.
Откройте папку Inbox (Входящие) перед тем, как начинать работу с этим упражнением.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры).

На вкладке Preferences (Настройки) нажмите кнопку E-mail Options (Параметры почты). Появится диалоговое окно E-mail Options (Параметры электронной почты).

Нажмите кнопку Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры). Появится диалоговое окно Advanced E-mail Options (Дополнительные параметры электронной почты).

В области When new items arrive in my Inbox (При получении сообщения в папку «Входящие») отключите опцию Play a sound (Подать звуковой сигнал).

Совет. Чтобы отключить уведомления рабочего стола, отключите опцию Display a New Mail Desktop Alert (Отображать оповещение на рабочем столе для новых писем).

Нажмите кнопку Desktop Alert Settings (Параметры оповещений на рабочем столе). Появится диалоговое окно Desktop Alert Settings (Параметры оповещения на рабочем столе).

Совет. Чтобы быстро открыть диалоговое окно Desktop Alert Settings (Параметры оповещения на рабочем столе) при появлении оповещения на рабочем столе, нажмите кнопку Options (Параметры) и затем нажмите Desktop Alert Settings (Параметры оповещений на рабочем столе).

Перетащите ползунок How long should the Desktop Alert appear (Как долго должно отображаться оповещение на рабочем столе?) на значение 30 секунд (правый край шкалы ползунка), после чего нажмите кнопку Preview (Просмотр). На рабочем столе отобразится пример оповещения.

Получение цифрового удостоверения

Если требуется добавлять в сообщения цифровые подписи, необходимо получить цифровой идентификатор (удостоверение). Если в организации используется Microsoft Exchange Server 2000 или более ранняя версия, можно получить идентификатор Exchange Digital ID с самого сервера. Администратор сервера Exchange может предоставить всю необходимую информацию.
Для отправки сообщений с электронными подписями через интернет необходимо получить цифровой идентификатор во внешней организации, предоставляющей услуги по сертификации, например, в VeriSign, Inc., GlobalSign, British Telecommunications или Thawte Certification.
Чтобы получить цифровой идентификатор для отправки сообщений через интернет, выполните следующие действия.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры).

В диалоговом окне Options (Параметры) откройте вкладку Security (Безопасность) и затем нажмите кнопку Get a Digital ID (Получить удостоверение). В браузере по умолчанию откроется страница Microsoft Office Assistance Center (Центр поддержки Microsoft Office).

Щелкните на названии одного из имеющихся провайдеров. Если появится предупреждение о том, что начинается просмотр страниц через безопасное соединение, нажмите ОК.

Следуйте инструкциям на веб-странице, чтобы подписаться на получение цифрового удостоверения. Большинство сертифицирующих организаций берут небольшую плату за предоставление удостоверений, однако некоторые из них предлагают бесплатные удостоверения или предоставляют удостоверения для бесплатного пробного использования.
На одном компьютере может находиться несколько цифровых удостоверений, и можно выбирать, какое из них использовать с тем или иным сообщением. Например, одно из удостоверений может быть предназначено для деловых писем, а другое - для использования в личных целях. Также можно создать копии цифровых удостоверений на других компьютерах посредством импортирования и экспорта файлов идентификаторов.
Чтобы экспортировать или импортировать цифровой идентификатор, выполните следующие шаги.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры).

В диалоговом окне Options (Параметры) откройте вкладку Security (Безопасность), после чего нажмите кнопку Import/ Export (Импорт/экспорт удостоверений).

В диалоговом окне Import/Export Digital ID (Импорт/Экспорт цифрового удостоверения) выберите нужный параметр, введите всю необходимую информацию и нажмите ОК.

Расширение списков рассылки

В Outlook 2003 существует новая возможность, позволяющая расширять и редактировать списки рассылки в сообщении электронной почты. Здесь можно добавлять или удалять отдельных получателей сообщения без изменения самого списка рассылки.

Например, если требуется отправить в качестве сюрприза приглашение на празднование дня рождения всем сотрудникам компании, а не только имениннику, можно указать в поле То (Кому) название списка рассылки сотрудника, затем щелкнуть на значке «+» слева от имени, чтобы развернуть список рассылки. После этого можно удалить имя именинника из поля То (Кому) и отправить сообщение.

Создание файла личных папок

Если информация хранится на сервере, как при работе в сети с сервером Microsoft Exchange, то она является частью файла, называемого частным хранилищем. Доступ к данному хранилищу может осуществляться при наличии подключения к серверу.

Если информация хранится на компьютере, то она располагается в файле личных папок, имеющем расширение .pst. Файлы личных папок, создаваемые для Outlook 2003, обеспечивают большее пространство для хранения в сравнении с файлами личных папок, создаваемыми для предыдущих версий, а также поддерживают мультиязыковые данные формата Unicode.

Как при работе в сети, так и при работе с отдельным компьютером, можно создавать файлы личных папок для хранения элементов Outlook на жестком диске своего компьютера. При работе в сети это можно сделать так, чтобы определенные элементы были доступны независимо от наличия подключения к серверу (например, работа выполняется на переносном компьютере, используемом как в офисе, так и дома). Если подключение к сети отсутствует, можно обеспечить хранение элементов, связанных с конкретным проектом, в отдельном файле личных папок. После этого можно заархивировать этот файл отдельно от остальных элементов Outlook либо скопировать его на другой компьютер.
В данном упражнении будет показано, как создавать файл данных личных папок, перемещать в нее сообщения и папки, как открывать и закрывать файлы данных из Outlook.

В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт New (Создать) и выберите Outlook Data File (Файл данных Outlook). Появится диалоговое окно New Outlook Data File (Создание файла данных Outlook).

Если на другом компьютере используется более ранняя версия Outlook, и может понадобиться открыть рассматриваемую личную папку именно в этой версии, выберите Outlook 97-2002 Personal Folders File (Файл личных папок Outlook 97-2002) и нажмите ОК. В противном случае выберите опцию Office

Outlook Personal Folders File (Файл личных папок Office Outlook) и нажмите ОК.

Совет. В Outlook 2003 используется новый формат файла личных папок с улучшенной поддержкой международных наборов символов Unicode и больших элементов.
Тем не менее, если требуется экспортировать файл личных папок на компьютер с более ранней версией Outlook, необходимо экспортировать файл в более старом формате файла личных папок.

Появится диалоговое окно Create or Open Outlook Data File (Создание или открытие файла данных Outlook). Расположением по умолчанию личной папки является папка профиля Outlook, однако можно сохранить личную папку в любом нужном месте.

В области расположений щелкните на папке My Documents (Мои документы).

В поле File name (Имя файла) введите SBS Folder, после чего нажмите ОК. Появится диалоговое окно Create Microsoft Personal Folders (Создание личных папок Microsoft). При необходимости можно изменить уровень шифрования или назначить пароль файла для обеспечения его безопасности.

В поле Name (Имя) введите SBS Folder.

Нажмите ОК. Новый файл личных папок отображается в области Navigation Pane (Область переходов) на том же уровне, что и папка Inbox (Входящие).

Щелкните на значке «+» слева от файла SBS Folder, чтобы развернуть его, после чего прокрутите элементы вниз для просмотра его содержимого. По умолчанию файл личных папок содержит только папку Deleted Items (Удаленные) и папку Search Folders (Папки поиска).

Чтобы в данном файле были сохранены и другие папки, их необходимо создать.

Щелкните правой кнопкой мыши на папке Inbox (Входящие) и перетащите ее на файл SBS Folder. После того как кнопка мыши будет отпущена, во всплывающем меню выберите Сору (Копировать). Папка Inbox (Входящие) и все ее содержимое скопируется в файл личных папок.

Щелкните на папке Inbox (Входящие), которая теперь отображается в файле SBS Folders. Убедитесь в том, что ее содержимое идентично содержимому исходной папки Inbox.

Щелкните правой кнопкой мыши на файле SBS Folder и во всплывающем меню выберите Close «SBS Folder» (Закрыть «SBS Folder»). Файл личных папок закроется.

В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт Open (Открыть), после чего выберите Outlook Data File (Файл данных Outlook).

Если необходимо, перейдите к папке My Documents (Мои документы).Щелкните на файле данных SBS Folder и затем нажмите ОК. Файл SBS Folder снова откроется в Outlook. Так можно открывать любой файл данных из Outlook и осуществлять доступ к его содержимому.

Создание личной адресной книги

В процессе работы с Outlook можно создать личную адресную книгу для хранения адресов электронной почты и списков рассылки отдельно от папки Contacts (Контакты). Файлы личной адресной книги имеют расширение .pab и могут находиться локально на компьютере.
Можно распространять информацию, имеющуюся в персональной адресной книге, посредством отправки сообщений электронной почты другим пользователям, которые смогут открывать полученную информацию в Outlook на своих компьютерах.
В данном упражнении будет показано, как создать личную адресную книгу и личный список рассылки.

В меню Tools (Сервис) выберите E-mail Accounts (Учетные записи электронной почты), чтобы отобразить диалоговое окно Е-mail Accounts (Учетные записи электронной почты).

Выберите опцию Add a new directory or address book (Добавить новый каталог или адресную книгу) и нажмите Next (Далее). Отобразится окно Directory or Address Book Type (Тип каталога или адресной книги).

Выберите опцию Additional Address Books (Дополнительные адресные книги) и нажмите Next (Далее). Отобразится окно Other Address Book Types (Другие типы адресных книг).

В списке Additional Address Book Types (Дополнительные типы адресных книг) выберите Personal Address Book (Личная адресная книга), после чего нажмите Next (Далее). Появится диалоговое окно Personal Address Book (Личная адресная книга).

В поле Name (Имя) введите SBS Addresses.

Нажмите кнопку Browse (Обзор), чтобы открыть диалоговое окно Use Personal Adress Book (Выбор личной адресной книги).

В поле File name (Имя файла) введите SBS Addresses.

Нажмите кнопку Open (Открыть) и в окне сообщения Add E-mail Account (Добавление учетной записи электронной почты) нажмите ОК. Адресная книга будет добавлена, но для ее активации необходимо перезапустить Outlook.

Нажмите ОК, чтобы закрыть сообщение.

В меню File (Файл) выберите Exit (Выход).

В меню Start (Пуск) наведите указатель мыши на пункт АИ Programs (Все программы), укажите на Microsoft Office и выберите Microsoft Office Outlook 2003.

В меню Tools (Сервис) выберите Address Book (Адресная книга). Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Show Names from the (Источник адресов) и выберите SBS Addresses. Отобразится новая пустая адресная книга.

На панели инструментов нажмите кнопку New Entry (Создание адреса). Появится диалоговое окно New Entry (Создание адреса).

В области Put this entry (Поместить адрес) щелкните на кнопке списка справа от поля In the (В список) и в ниспадающем списке выберите SBS Addresses.

В списке Select the entry type (Тип адреса) выберите Personal Distribution List (Личный список рассылки).

Нажмите ОК. Появится диалоговое окно New Personal Distribution List Properties (Свойства личного списка рассылки).

В поле Name (Имя) введите Team А и нажмите кнопку Add/ Remove Members (Выберите членов). Появится диалоговое окно Edit Members of Team А (Выбор членов).

В списке Show Names from the (Источник адресов) выберите SBS Addresses. Отобразится пустая личная адресная книга.

Совет. Контакты можно добавлять и в личные списки рассылки. В диалоговом окне Edit Members (Выбор членов) в списке Show Names from the (Источник адресов) выберите Contacts (Контакты), после чего выберите нужные имена.

В поле Members (Члены) введите Ben@gardenco.msn.com; Karen@gardenco.msn.com и нажмите ОК. Если Ben и Karen остались в адресной книге из предыдущих упражнений, их имена будут отображаться на вкладке Distribution List (Список рассылки). В противном случае данные имена будут представлены в виде адресов электронной почты (см. рис. вверху следующей страницы).

Нажмите ОК. Новый список рассылки отобразится в личной адресной книге.

Уведомления службы Windows SharePoint

При работе с веб-сайтом Windows SharePoint Services, расположенном на сервере, имеющем возможность отправки электронной почты, можно настроить этот веб-сайт на отправку сообщения электронной почты при изменении содержимого сайта. Можно получать уведомления об изменениях в отдельных документах, задачах, событиях или в целых папках. Сообщение может отправляться немедленно после внесения изменения либо ежедневно или еженедельно с отчетом о внесенных изменениях. Чтобы создать уведомление службы Windows SharePoint:

Откройте веб-сайт SharePoint в браузере и перейдите к библиотеке документов или списку, для которого требуется создать уведомление.

Чтобы создать уведомление для всей библиотеки или списка, в меню Actions (Действия) выберите Alert me (Получать уведомления). Чтобы создать оповещение для отдельного элемента, наведите указатель мыши на имя элемента, щелкните на появившейся кнопке списка и выберите Alert me (Получать уведомление). Откроется страница New Alert (Новое уведомление).

Если требуется отправлять уведомление по иному адресу, нежели тот, по которому вы зарегистрированы, в области Send alert to (Отправлять уведомление по адресу) щелкните на ссылке Change this address (Изменить этот адрес). Затем в поле Е-mail Address (Адрес электронной почты) введите адрес и нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть).

Если уведомление относится к списку или папке, в области Change Type (Изменить тип) выберите опцию All changes (Все изменения), Items added (Добавленные элементы), Items changed (Измененные элементы), Items deleted (Удаленные элементы) или Web discussions on items changed (Обсуждения измененных элементов) в зависимости от того, на какие события требуется настроить уведомление.

В области Alerts Frequency (Частота уведомлений) выберите опцию Send e-mail immediately (Отправлять сообщение немедленно), Send a daily summary (Отправлять ежедневный отчет) или Send a weekly summary (Отправлять еженедельный отчет) в зависимости от того, с какой частотой требуется получать уведомления.

Нажмите ОК.

Чтобы осуществлять управление уведомлениями Windows SharePoint через Outlook:

В меню Tools (Сервис) выберите Rules and Alerts (Правила и оповещения). Если появится диалоговое окно с сообщением о том, что учетные записи электронной почты HTTP не могут подвергаться фильтрации с использованием правил Outlook, нажмите ОК.

В диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения) откройте вкладку Manage Alerts (Управление оповещениями). В диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения) будет представлен список имеющихся оповещений. Здесь можно просмотреть имеющиеся оповещения, удалить их, создать новые оповещения и создать правила подачи специальных звуковых сигналов при получении оповещений либо настроить их на перемещение в специальную папку.

Защита секретности

Электронная почта все шире и шире используется для доставки рекламной информации клиентам и потенциальным клиентам. Многие организации размещают в своих рекламных сообщениях рисунки, помогающие описать представляемый продукт или делающие сообщение более дружественным и красочным, однако эти рисунки увеличивают размер сообщения. Чтобы избежать этой проблемы, некоторые компании включают в сообщения ссылки на изображения, которые располагаются на сервере организации. При просмотре или открытии сообщения рисунки отображаются, но не являются частью самого сообщения.
Описанная технология с некоторых времен стала использоваться отправителями так называемой нежелательной почты, которые с помощью этого подхода приспособились к включению в сообщения специальных небольших программ, уведомляющих отправителя о просмотре или прочтении электронного сообщения получателем. Получив уведомление, отправитель убеждается в том, что данный адрес электронной почты действителен, и это может привести к отправке по данному адресу большего объема нежелательной почты.
Для защиты секретности пользователей Outlook 2003 содержит новые возможности, блокирующие внешнее содержимое: рисунки, звуки и те самые программы-уведомления. Помимо обеспечения секретности эти возможности позволяют более экономично использовать канал связи посредством выбора вручную изображений для просмотра.
По умолчанию Outlook 2003 блокирует внешнее содержимое, направленное и исходящее из любых источников, за исключением мест, указанных в списках Safe Senders (Безопасные отправители) и Safe Recipients (Безопасные получатели), а также веб-сайтов, находящихся в доверенной зоне.
Для того чтобы изменить настройки Outlook в части обработки внешнего содержимого, выполните следующие шаги.

В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры).

В диалоговом окне Options (Параметры) на вкладке Security (Безопасность) нажмите кнопку Change Automatic Download Settings (Изменить параметры автоматической загрузки).

В диалоговом окне Automatic Picture Download Settings (Настройка автоматической загрузки рисунков) отметьте нужные опции.

Нажмите ОК в каждом открытом диалоговом окне, чтобы сохранить изменения.

Для просмотра блокируемого содержимого в отдельном сообщении электронной почты:

В окне сообщения щелкните на информационной панели Infоbаr.

В появившемся меню выберите Show Blocked Content (Показать заблокированное содержимое).



    Работа с информацией: Cистемы - Технологии - Рынок

• Анализ информационных систем
  
• Методы информационных систем
  
• Интернет как информационная система
  
• Искусственный интеллект в информационных системах
  
• Обработка информации информационными системами
  
  
• Информационные системы в офисе
  
• Управление информационными системами
  
• Технологии информационных систем
  
• Теория информационных систем
  
• Почта - информационная система
  
  
• Outlook и информационные системы
  
  
• Информационный рынок
  
• Информационный рынок - IT
  
• Технологии информационного рынка
  
• Безопасность на информационном рынке