Иллюстрированный самоучитель по Outlook2002

Адресные книги

Помимо папки Контакты Outlook предоставляет еще три дополнительных сервиса для работы с контактной информацией: Глобальная адресная книга (Global Address List), Личная адресная книга (Personal Address Book) и Служба каталогов Интернета (LDAP).

Автоформат

И наконец, давайте поставим условия для автоматического выделения элементов категории BHV, В которых фигурирует контакт Ekaterina Kondukova.
Пример 2.28. Автоформатирование элементов представления
{В д.о. Сведение о представлении}
Автоформат...
Добавить (рис. 2.32)
Название : = Элементы, связанные с Е.- В. Кондуковой
Шрифт. . .
Шрифт Tahoma
Начертание Полужирньм наклонный
Размер 9
Цвет Красньм
ОК
Условие...
Другие условия
Категории...
BHV
ОК
Дополнительно
Поле > Все поля встречи > Контакты
Условие содержит
Значение:= Kondukova
Добавить к списку
ок
ок
ок

Рис. 2.32. Диалоговое окно Автоматическое форматирование
Более подробно о работе с диалоговым окном Условие, о его вкладках и значениях будет рассказано в главе 16 "Поисковая система Outlook". Здесь же лишь вкратце поясним алгоритм действий для задания параметров автофор матирования. Итак, вначале создается дополнительная группа элементов, подлежащих автоформатированию, после чего указывается форматирование, которому поддаются элементы группы. И наконец, задаются условия, по которым определяется, принадлежит ли элемент группе автоформатирования или нет.
Использование автоформатирования лишь выделяет определенные элементы из всего списка. Для отображения же только этих элементов можно воспользоваться диалоговым окном Отбор (Filter), назначая условия отбора по аналогий с вышерассмотренным примером.
Замечание
Более того, можно группировать комбинацию отбора и автоформатирования. Например, условие отбора — все элементы с 01.04 по 30.04, а условие автоформатирования — все элементы с контактом Ekaterina Kondukova.
На рис. 2.33 приведен окончательный результат измененного представления По категориям (By Categories).

Рис. 2.33. Измененное представление По категориям
Представления можно изменять и не пользуясь диалоговым окном Сведения о представлении (View summary). Контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопки мыши по строке с названиями столбцов (полей), отчасти дублирует это диалоговое окно (рис. 2.34).



Рис. 2.34. Контекстное меню представлений

Первые две команды выполняют сортировку по возрастанию или убыванию для данного столбца.

Команда Группировать по этому полю (Group By This Field) выполняет группировку, а команда Область группировки (Group By Box) вызывает появление дополнительной области, в которой схематически отображается группировка элементов в данном представлении.

Команды Удалить столбец (Remove this column) и Выбрать поля (Field Chooser) удаляют или добавляют отображаемые поля в представлении. Для добавления поля посредством ручной манипуляции выберите на панели Выбор поля (Field Chooser) поле и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите его в строку с наименованием полей представления (появятся две красные стрелки, указывающие местоположение поля). Для удаления поля просто перенесите его в область панели.

Следующий блок команд Выравнивание (Alignment), Подобрать ширину (Best Fit) и Форматировать столбцы (Format columns) отвечает за формат столбцов в представлении.

Пример 2.29. Форматирование столбцов представления

Форматировать столбцы...

Имеющиеся столбцы Тема

Ширина: подбирается автоматически

Выравнивание: по центру

ОК



Рис.2.35. Формат столбцов

Автоматическое ведение Дневника

Выше мы рассмотрели ручное ведение Дневника, но в ряде случаев можно избавить себя от постоянного ручного протоколирования. Дневник Outlook сам будет создавать в фоновом режиме записи для событий вашей деятельности.
Виды протоколируемой деятельности, заносимой в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника (Journal Options).
Пример 6.2. Установка параметров Дневника
Сервис > Параметры. . .
Настройки
Параметры дневника... (рис. 6.5)

Рис. 6.5. Диалоговое окно Параметры дневника
Количество элементов, для которых Дневник Outlook может автоматически создавать записи, несколько меньше, чем элементов ввода с клавиатуры, но и их вполне достаточно. Выберите в поле Автозапись элементов (Automatically record these items) те, что не требуют вашего вмешательства.
Замечание
Мы еще не рассматривали эти элементы, но их суть — сообщения электронной почты, о которых пойдет речь е главе 9 "Электронная почта".
В разделе Для следующих контактов (For these contacts) выберите те, от которых будут протоколироваться выбранные выше сообщения.
Дневник Outlook предоставляет удобный способ создания записи, содержащей сведения о контакте. Выделите контакт и выберите команду > действия >> Новая запись в дневнике.
В области Записывать также файлы из (Also record files from) укажите тип файлов, информация о работе с которыми будет записываться в дневник. Можно выбрать только типы файлов, совместимые с приложением Microsoft Office.
Замечание
Если вы работаете с файлом, который выбран в этом списке, не запустив Outlook, Дневник все равно создаст соответствующую запись. Кстати, темой этой записи является путь к файлу, например D:\Outlook2002\05\ou05.doc.
Переключатель справа внизу диалогового окна позволяет выбрать способ просмотра записей:

открыть запись в дневнике (Opens the journal entry). Данный переключатель установлен по умолчанию, в этом случае будет открываться форма Запись в дневнике с вложенным ярлыком файла (рис. 6.6);

Рис. 6.6. Ярлык файла Word в форме Запись в дневнике

открыть элемент, на который ссылается запись в дневнике (Opens the items referred to by the journal entry). Автоматически открывается файл в приложении, где он был создан.

Нажатие кнопки Автоархивация дневника (AutoArchive Journals Entries) приведет к появлению диалогового окна Свойства папки "Дневник" (Journal Properties) с открытой вкладкой Автоархивация (AutoArchive), в которой можно установить параметры автоархивации элементов данной папки.

Пример 6.3. Автоархивация элементов Дневника

{В диалоговом окне Свойства папки "Дневник"}

Архивировать папку со следующими настройками (рис. 6.7)

Удалять элементы старше 12 мес.

Перемещать старые элементы в папку по умолчанию

Применить

ОК



Рис. 6.7. Диалоговое окно Свойства папки "Дневник" вкладка Автоархивация

Замечание

Подробнее об автоархивации и других свойствах папок будет рассказано в разделе 7.3 "Свойства папки Outlook".

Буфер обмена Office

В предыдущем разделе была описана работа с буфером обмена Windows. Это простое, удобное и общее средство для всех Windows-приложений. Единственный недостаток вышерассмотренного буфера обмена — невозможность одновременного хранения двух объектов. Действительно, ведь когда вы копируете или вырезаете новый элемент, уничтожается объект, находящийся в данный момент в буфере.
Начиная с версии 2000, в Microsoft Office появился усовершенствованный и универсальный для всех приложений пакета буфер обмена Office, работу с которым мы сейчас и рассмотрим.
Основным преимуществом буфера обмена Office является возможность хранения одновременно до 24 объектов. Более того, простой и информативный интерфейс буфера обмена Office делает процедуры копирования и вставки более быстрыми и эффективными при работе с большим количеством объектов, требующих обмена.
Пример 5.5. Работа с буфером обмена Office
> Правка > Буфер обмена Office... (рис. 5.7)
>Правка > Копировать

Рис. 5.7. Буфер обмена Office
Как видно из рис. 5.7, каждый копируемый элемент не замещает предыдущий, а добавляется в список объектов на панели буфера обмена. Теперь, переходя в другой документ (например, Word), пользователь, открывая точно так же панель буфера обмена Office, может вставить любой из имеющихся объектов.
Пример 5.6..Вставка из буфера обмена Office
{Объект на панели буфера обмена} Вставить
Помимо вставки, пользователь может очистить память буфера, занимаемую уже ненужным объектом, выбрав команду Удалить (Delete).
Совет
Если необходимо вставить все имеющиеся объекты, нажмите кнопку Вставить все (Paste All). Аналогично можно освободить всю память буфера обмена Office — Очистить все (Clear All).

Буфер обмена

Информация, хранящаяся в заметках, является лишь первичным материалом, требующим дальнейшей обработки. Приведенные ниже примеры не являются догмой — используйте всю вашу фантазию, возможности Outlook и других приложений для рационального применения заметок.
В данном случае мы создали заметку с определением в Outlook, но автор пишет книгу посредством текстового редактора Word. Таким образом, необходимо перенести информацию из заметки в документ Word. Для переноса информации из одного приложения в другое можно использовать буфер обмена Microsoft Office.
Буфер обмена (buffer) — это память компьютера, предназначенная для промежуточного хранения информации. Буфер обмена применяется для обмена информацией как между документами одного приложения, так и между документами разных приложений.

Частные встречи

На данном этапе обсуждаются лишь те встречи, которые вводятся в автономный компьютер, с которым работает только один пользователь. Поэтому нет никакой разницы, помечена встреча как "частная" или нет. При работе же на компьютере, входящем в локальную сеть предприятия, установка этого флажка делает данную встречу невидимой для других пользователей (см. раздел 13.4.1 "Создание расписания группы").

Дневник

На протяжении некоторого временного интервала (день, месяц, год) человек выполняет множество заданий, связанных как с деловой, так и с личной деятельностью. Довольно трудно вспомнить в конце месяца, что было сделано, а что нет, сколько времени ушло на выполнение того или иного задания и т. д. Верным средством от подобного рода амнезии является ведение дневника с подробными пометками о произошедших событиях и проделанной работе.

Дневник Outlook — это универсальное средство протоколирования вашей деятельности. В папке Дневник (Journal) в хронологическом порядке представляется информация о назначенных встречах, задачах, о файлах приложений Microsoft Office, с которыми вы работали, а также информация об отправленных и полученных вами сообщениях и даже телефонных звонках. В терминологии Outlook любая информация дневника называется записью.

Дополнительная информация о задаче

После начала работы над задачей следует обновлять информацию о состоянии, изменяя значение Не началась (Not Started) на Выполняется (In Prog ress), и о готовности, увеличивая значение с 0 до 100%. Помимо этих значений можно изменять любые другие параметры задачи, продлевать срок задачи или переносить дату начала, понижать или повышать важность и т. д.
Более того, если необходимо ввести более подробную информацию, воспользуйтесь вкладкой Подробно (Details), внешний вид которой показан на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Вкладка Подробно формы Задача
На этой вкладке можно вносить информацию о расходах, затраченном времени, дополнительных контактах и т. д. Эта информация может быть очень полезна при дальнейшем анализе задачи, а также при планировании аналогичных задач. Например, не всегда упомнишь, какие расходы были сделаны два года тому назад, но, имея информацию поля Расходы (Billing Information), можно мгновенно составить смету расходов для вновь планируемой задачи.

Другие настройки

В этом диалоговом окне можно установить шрифт для названия полей, текста, отображаемого в строках представления и в Автопросмотре. Нам же необходимо изменить лишь цвет границы и добавить область просмотра информации.
Пример 2.27. Настройка интерфейса представления
{В д.о. Сведение о представлении}
Другие настройки...
Цвет линии Темно-синий
Показать область просмотра
ок

Рис. 2.31. Диалоговое окно Другие настройки
Замечание
Флажок скрыть заголовки групп (Shade group headings) делает заголовки затененными.

Формат представления День/Неделя/Месяц

Чтобы изменить стандартные форматы представлений, необходимо открыть диалоговое окно Формат представления "День/Неделя/Месяц" (Format Day/ Week/Month View). Ниже продемонстрировано изменение шрифта даты для представления День (Day) и отображения времени для представления Неделя (Week).



Рис. 2.10. Диалоговое окно Выбор Шрифта
Пример 2.5. Настройка формата представления
{На панели Список встреч} Другие настройки... (рис. 2.10) (День)
Шрифт даты...
Шрифт Times New Roman

Начертание Полужирный курсив
Размер 20
ОК
(Неделя)
показывать время как часы
показывать конец встречи
(Общие настройки)
Выделять жирным шрифтом дни, содержащие элементы

ок

Форматы даты и времени

Во многих диалоговых окнах Outlook требуется ввести дату или время события, встречи, отправки сообщения и т. д. Но помимо стандартных форматов Outlook способен воспринимать дату, заданную сокращением или специальной фразой. Табл. 2.1 содержит примеры возможных форматов даты и времени.
Таблица 2.1. Форматы даты и времени

	Формат даты		Формат времени
	25.11.78		09:00
	09/01/1978		9:30 AM или 9:30 рт
	16 февраля 2000		23.32
	Предыдущая неделя		Десять утра
	1000 и один день после сегодня		Два часа 10 минут ночи
	Следующий День Победы		Сейчас
	Фев (февраль)		Полдень
	Пн (понедельник)		Полночь

Главный список категорий

Категории Outlook являются очень удобным средством для группирования информации, но, имея в наличие только двадцать стандартных категорий, нельзя построить действительно полноценную структуру групп. Безусловно, Outlook имеет возможность добавления и удаления категорий из общего списка.
Давайте добавим категорию БХВ для назначения ее всем встречам, так или иначе связанным с БХВ, и удалим категорию Соревнования за ненадобностью.
Пример 2.17. Создание и удаление категорий
Категории...
Главный список категорий... (рис. 2.19)
Новая категория := БХВ
Добавить
Соревнования
Удалить
OK
BHV
OK

Рис. 2.19. Диалоговое окно Главный список категорий
Помимо разобранных операций добавления и удаления категорий существует еще одна — Сброс (Reset). Нажатие этой кнопки восстанавливает первоначальный набор категорий, удаляя категории, добаштенные пользователем.
Замечание
Напоследок еще раз отмечу, что категории являются общим средством для всех элементов Outlook. Поэтому следует рассматривать работу с категориями не только в отношении встреч, но и в отношении задач, контактов, сообщений и т. д.
Совет
Назначайте категории регулярно и для всех элементов. Это позволит создать структурированную систему информации.

Группировка и сортировка

Далее сгруппируем элементы по категориям и по повторению.
Пример 2.24. Группировка полей
{В д. о. Сведение о представлении}
Группировка ...
Затем по полю Повторение По возрастанию
ОК
Флажок Показывать поле в представлении (Show field in view) добавляет поле к группе отображаемых полей в данном представлении. Как и в предыдущем случае, список Поля для группировки (Select available fields from) служит для выбора группы полей в раскрывающихся списках сверху.
Если вы хотите, чтобы при открытии этого представления все группы были раскрыты, выберите в списке Развернуть/свернуть группы (Expand/collapse defaults) значение Развернуть все (All expanded).

Рис. 2.29. Диалоговое окно Группировка
Диалоговое окно Сортировка (Sort) очень похоже на диалоговое окно Группировка (Group By). Выполняемые действия аналогичны предыдущим.
Пример 2.25. Сортировка полей
{В д.о. Сведение о представлении}
Сортировка...
Поля для сортировки: Все поля встречи
Сортировать вначале Начало По убыванию
Затем по полю Важность По возрастанию
ОК
Замечание
Для сброса всех настроек группировки или сортировки нажмите кнопку Очистить все (Clear all),

И личные папки

В этой главе рассматривается работа с представлением Outlook сегодня, а также способы организации информации в Microsoft Outlook. В частности, изучается создание папок и размещение в них информации, работа со списком папок и панелью Outlook, установка свойств папки, а также методы просмотра файловой структуры компьютера средствами Outlook и многое другое.

Изменение стандартных представлений

Стандартные представления не всегда удовлетворяют запросам пользователя. Outlook позволяет изменять стандартные представления и создавать новые.
В следующем разделе будет описано создание нового представления пользователя, сейчас же займемся изменением стандартных представлений.
Замечание
Приведенные ниже сведения могут быть не совсем ясны или не важны для вас на текущий момент. Данный раздел можно безболезненно пропустить и вернуться к нему в случае необходимости.
Все изменения стандартных представлений происходят в диалоговом окне Сведения о представлении (View Summary).
Пример 2.22. Открытие диалогового окна Сведения о представлении
Вид > Текущее представление > Изменить текущее представление . . .
{На названии столбцов } Изменить текущее представление

Рис. 2.27. Диалоговое окно Сведения о представлении
В табл. 2.3 приведены названия кнопок и их назначение.
Таблица 2.3. Параметры представления

	Название		Назначение
	Поля (Fields)		Добавление и удаление полей (столбцов) для отображения в данном представлении
	Группировка (Group by)		Группировка элементов по определенному полю. Допускается четыре уровня вложенности групп
	Сортировка (Sort)		Сортировка элементов в группах по определенному полю. Допускается также четыре последовательных сортировки

	Отбор (Filter)		Задание фильтра для отображаемой информации
	Другие настройки (Other Settings)		Настройка шрифтов, линий сетки, области просмотра и т. д.
	Автоформат (AutoFormat)		Автоматическое форматирование шрифтов элементов, удовлетворяющих определенному отбору

Прежде чем изменять представление, давайте решим, какую информацию следует отображать, выделять и исследовать, а какую — скрыть или удалить. Давайте добавим для отображения поля Важность (Importance) и Контакты (Contacts), а поле Категории (Categories) удалим, поскольку оно и так фигурирует в названии групп. Следующим шагом будет группирование элементов не только по категориям, но и по повторению, чтобы сразу отличать повторяющиеся события и встречи от единичных. Отсортируем элементы по дате начала и по важности встречи.
Группировка и сортировка позволяет упорядочить отображаемую информацию, но она все равно выдается вся, хотя и сгруппированная. Для отображения только выборочной информации можно воспользоваться средствами фильтрации — допустим, что мы хотим отображать только встречи, случившиеся вчера, и встречи, которые произойдут завтра.
Для четкого разделения отображаемой информации давайте изменим цвет границ, а также добавим область просмотра. И наконец, потребуем автоматического выделения элементов категории BHV, в которых фигурирует контакт Ekaterina Kondukova.

Ярлыки и панель Outlook

Как говорилось выше, панель Outlook содержит ярлыки папок, которые собраны в специальные группы: Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts), Мои ярлыки (My Shortcuts), Другие ярлыки (Other Shortcuts). Вы можете создавать новые группы, перемещать ярлыки из одной группы в другую, удалять их и переименовывать. Давайте рассмотрим работу с панелью Outlook на примере создания дополнительной группы Мои Контакты, в которой будут находиться два ярлыка: Личные и Служебные.
Пример 7.5. Добавление группы ярлыков
{На панели Outlook } Добавить группу
Имя группы := Мои Контакты
{Группа} Контакты
Ярлык для панели Outlook.. .
Посмотреть Outlook (рис. 7.10)
Имя папки Личные
ОК
{Список папок} Служебные Добавить на панель Outlook


Рис. 7.10. Диалоговое окно Добавить к панели Outlook
Замечание
Если в списке Посмотреть (Look in) выбрать значение Файловая система (File System), то на панель Outlook можно добавить ярлыки для любых папок файловой системы компьютера.
Итоговый результат создания группы ярлыков изображен на рис. 7.11.

Рис. 7.11. Панель Outlook с добавленной группой Мои Контакты
Совет
Еще одним из простейших способов добавления ярлыка является перетаскивание пиктограммы папки с панели Список папок (Folder List) на панель Outlook.

Календарь

Многие люди для планирования своей деятельности используют всевозможные календари, ежедневники или, в конечном счете, просто лист бумаги, который, как правило, теряется, забывая напомнить хозяину о важной встрече, мероприятии или событии. Не буду тратить время на описание недостатков подобной бумажной информационной рутины, скажу лишь главное: Календарь Outlook — это современное средство планирования личной деятельности, позволяющее пользователю отказаться как от бумажных аналогов, так и от некоторого ряда электронных.

Календарик

Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь (Calendar) на панели Outlook или выберите команду > вид > перейти > календарь. На панели просмотра информации отобразится содержимое папки Календарь (рис. 2.1).


Рис. 2.1. Календарь Outlook
По умолчанию панель просмотра информации Календаря разделена на три части:
Панель Календарик (справа вверху). Отображает дни текущего и последующего месяца. Текущий день выделен и обведен в рамку.

Панель Список встреч (слева). Отображает текущий день по часам, с назначенными на него встречами, собраниями и событиями.
Панель Задачи (справа внизу). Отображает текущие задачи.
В этом разделе описывается работа с Календариком, в следующем — работа со Списком встреч. О работе с задачами будет подробно рассказано разделе "Задачи ".

Категории, контакты и частность

Назначение контактов, категорий и параметра частности было подробно описано в предыдущей главе. Здесь же ограничимся лишь примером, напоминающим работу с этими полями.
Пример 3.4. Назначение контактов и категорий
Контакты. . .
Элементы: <Контакт>
ок
Категории. . .
BHV
Дела
ОК
После заполнения всех полей формы Задача (Task) щелкните кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Форма Задача (Task) с заполненными полями отображена на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Вкладка Задача формы Задача с заполненными полями

Командный метод

Перед тем как описать данный метод, стоит уделить внимание вопросу отличия перемещения элемента от его копирования.
Копирование (Сору) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент сохраняется в папке, из которой его переносили.
Перемещение (Paste) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент не сохраняется в папке, из которой его переносили.
Рассмотрим перемещение элемента Контакт (Kondukova Ekaterina) из папки Контакты в папку Служебные.
Пример 7.3. Перемещение элементов между папками
{В папке Контакты) Екатерина Владимировна Кондукова
> Правка > Переместить в папку ... (рис. 7.7)
Переместить выделенные элементы в папку Служебные
ОК
Замечание
Пытаясь перенести элемент одного типа в папку, хранящую элементы другого, Outlook автоматически преобразует тип первого к типу последних (см. раздел 3.7 "Преобразование элементов").
Помимо данного способа, можно воспользоваться и буфером обмена, работа с которым была рассмотрена в разделе "Буфер обмена". В данном случае рассмотрим копирование элементов из одной папки в другую.

Рис. 7.7. Диалоговое окно Перемещение элементов

Рис. 7.8. Копирование элементов посредством буфера обмена Office
Пример 7.4. Копирование элементов
> Правка > Буфер обмена Office...
{В папке Контакты} Kondukova
>Правка > Копировать или +
{В папке Служебные в буфере обмена}
Кондукова Вставить (рис. 7.8)

Контакты встречи

Следующее поле, находящееся в нижнем левом углу формы Встреча (Appointment), служит для указания контактов, связанных с данной встречей. Связывание контакта со встречей можно рассматривать, как дополнительную информацию о встрече (конкретно о ее участнике), но только находящуюся не в поле Описание встречи, а в поле Контакты (Contacts). Подобное разделение очень удобно, поскольку при добавлении имени сразу же добавляется и вся информация о нем. Подробнее о работе с контактами будет рассказано в главе 4 "Контакты". Сейчас же будет приведен пример заполнения этого поля, к которому вы можете вернуться, когда научитесь работать с контактами.

Рис. 2.17. Диалоговое окно Выбор контактов
Пример 2.14. Связывание контакта со встречей
Контакты...
Элементы: <Контакт>
Применить
ОК
Замечание
Обращаю ваше внимание на то, что связывание контакта со встречей не делает встречу собранием. Поскольку, во-первых, планирование собрания — это коммуникационный процесс, а во-вторых, связанный контакт может и не согласовывать свои планы средствами Outlook.

Контакты

Личная и деловая деятельность человека практически не возможна без общения с людьми. Для хранения информации об этих людях используются всевозможные записные книжки, как электронные, так и бумажные. Не будем рассказывать об их преимуществах или недостатках, скажем лишь, что использование средств Outlook упростит в десятки раз все процедуры, связанные с вашей коммуникационной деятельностью, такой как отправка писем, телефонные звонки, назначение задач, организация собраний и т. п.

Аналогом записной книжки в Outlook является папка Контакты (Contacts), служащая хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь.

В папке Контакты могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например сведения о дне рождения или годовщине какого-либо события. Вообще говоря, элемент Контакт может содержать более ста стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

В этой главе рассказывается о создании контактов и групп рассылки, об использовании информации контакта для автонабора телефонного номера, а также о представлении контактов и многом другом.

Личная адресная книга

Выше мы уже рассматривали работу с папкой Контакты, но коль скоро уж Outlook обладает возможностью работы с личными адресными книгами, стоит рассмотреть их создание и работу с их элементами. Не умаляя общности, можно сказать, что работа с личной адресной книгой аналогична работе с адресными книгами других типов.

Метод ручной манипуляции

Данный метод гораздо быстрее и нагляднее, чем предыдущий.
Выделите элемент и, удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите его либо на пиктограмму папки в панель Список папок (Folder List), либо на ярлык в панели Outlook. Отпустив кнопку мыши, выберите один из способов переноса: Переместить (Move) или Копировать (Сору).
Аналогичные действия можно проделать, удерживая нажатой левую кнопку мыши. При этом, если удерживать нажатой клавишу произойдет копирование (рядом с указателем мыши появится квадратик с плюсом), в противном случае — перемещение.
Замечание
При копировании элемента следует учесть, что исходный элемент и его копия рассматриваются Outlook как независимые. Поэтому изменения, внесенные в один из элементов, не отобразятся на другом.

Назначение категорий

Для назначения категории встрече выполните пример 2.16.
Пример 2.16. Назначение категории
Категории... (рис. 2.18)
Дела
Цели и задачи
ОК
Вообще говоря, можно назначать категории вручную, вводя их названия через точку с запятой в поле Элемент принадлежит следующим категориям (Items belong to these categories). Но подобная практика не рекомендуется, поскольку в случае неправильного ввода создастся другая категория и будет утеряна необходимая информация для поиска.
Диалоговое окно Категории (Categories) отображает список существующих категорий с флажком около каждой. Таким образом, можно выбрать несколько категорий для одного элемента.

Рис. 2.18. Диалоговое окно Категории
Совет
При выборе категорий не следует выделять все флажки, но и не стоит отмечать только один, поскольку это уменьшает вероятность нахождения элемента. Золотой серединой в данном случае является назначение двух-трех категорий.

Новая папка

Помимо папок, устанавливаемых по умолчанию, пользователь имеет возможность создавать собственные, причем сколь угодно большой степени вложенности. Характерным примером создания папки является распределение информации уже существующей папки. Так, например, можно распределить информацию о контактах по двум папкам: Личные и Служебные.
Пример 7.2. Создание новой папки
> Файл > Папка > Создать папку... (или ++)
Имя папки := Личные
Содержимое папки: Элементы типа Контакт (рис. 7.4)
Поместить папку в: Контакты
ОК
{Аналогично создание папки Служебные}

Рис. 7.4. Диалоговое окно Новая папка
Создавая новую папку, необходимо задать ее тип (Встреча, Дневник, Задача, Заметка, Контакт, Почта), т. е. задать тип элементов, которые будут храниться в папке. Папка Outlook не может одновременно хранить информацию разных типов. При попытке размещения в папке элемента другого типа он будет преобразован к оригинальному.
Если в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выбрана папка Личные папки, папка будет помещена на том же уровне вложенности, что и стандартные папки; если выбрана одна из папок, то создаваемая папка будет вложена в выбранную.
Замечание
Как уже говорилось, папка Outlook может хранить только элементы одного типа. Однако она может иметь вложенные папки, содержащие, в свою очередь, элементы разных типов.
После создания папки может появиться предупреждение Добавить ярлык на панель Outlook? (Add shortcut to Outlook Ваr?). Если вы хотите, чтобы это окно больше не появлялось при создании новой папки, установите соответствующий флажок. Нажмите кнопку Нет (рис. 7.5). Далее мы рассмотрим технику создания ярлыков на панели Outlook.

Рис. 7.5. Диалоговое окно Добавить ярлык на панель Outlook?

Рис. 7.6. Панель Список папок с открытой папкой Служебные
Создание вложенных папок позволяет структурировать имеющуюся в Outlook информацию. Окончательный результат отображен на рис. 7.6.
Совет
Для перехода из вложенной папки на один уровень вверх можно воспользоваться кнопкой Перейти на уровень вверх (Up One Level) на панели Дополнительно (Advanced).

Новая встреча

В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной встречи — мероприятия, назначенного для определенной цели на определенный промежуток времени, например встреча писателя с редакт тором издательства, чье расписание не согласуется средствами Outlook.

Новая задача

В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной задачи на примере работы над написанием книги.

Новая запись

В этом разделе рассказывается о "ручном" ведении дневника. Мы рассмотрим создание записи на примере задачи Outlook "Работа над книгой" (см. раздел 3.1 "Новая задача"). Работа над книгой — очень долгий процесс, имеющий множество параметров и, безусловно, требующий протоколирования. Итак, перед тем как приступить к работе над задачей, необходимо создать запись в дневнике о начале работы.
В окне Outlook раскройте папку Дневник и нажмите кнопку Создать (New), после чего появится форма Запись в дневнике (Journal Entry), изображенная на рис. 6.1.
Совет
Не менее простым способом создания записи является двойной щелчок в области просмотра информации.
Далее необходимо заполнить поля этой формы. Первая группа полей, относящаяся к теме, достаточно стандартна и не требует особых пояснений.

Рис. 6.1. Форма Запись в дневнике
Пример 6.1. а. Ввод информации записи
Тема := Работа над книгой "Microsoft Outlook в подлиннике"
Тип Задача (рис. 6.2)
Организация := БХВ-Петербург
Следующая группа полей связана со временем. По умолчанию в поле Начало (Start time) введены дата и время создания записи. Изменить эту информацию можно стандартными способами Outlook (см. разделы 2.1.3 "Форматы даты и времени" и 2.2.2 "Новая встреча"). Поле Длительность (Duration) является уникальным для элемента Запись (Entry). Здесь хранится информация о продолжительности события, в нашем случае — информация, необходимая для выполнения задачи. По умолчанию установлена нулевая длительность, изменить которую можно двумя способами:

Ввести время вручную или выбрать из раскрывающегося списка.

Автоматически изменить длительность в реальном времени. В этом случае нажмите кнопку Запустить часы (Start Timer). Стрелка часов при этом начнет перемещаться, и по истечении очередной минуты значение поля Длительность (Duration) автоматически будет увеличиваться. При паузе в процессе работы над задачей нажмите кнопку Остановить часы (Pause Timer). Стрелка часов остановится.
При возобновлении работы снова нажмите кнопку Запустить часы (Start Timer). Таким образом можно получить информацию о реально затраченном времени на решение задачи, после чего перенести ее в поле Реально затрачено (Total Work) формы Задача (см. раздел "Дополнительная информация о задаче").

Рис. 6.2. Раскрывающийся список типов записей

Замечание

В процессе работы над задачей можно свернуть приложение Outlook и работать в других приложениях. Часы при свернутом окне Outlook все равно продолжают работать.

Следующая группа полей была уже описана ранее (описание, контакты и категории). Приведем только пример записи со вставленной задачей в поле Описание.

Пример 6.1, б. Ввод информации записи

Описание

> Вставка > Элемент... (рис. 6.3)

Смотреть в Задачи

Вставить как Ярлык

Элементы Работа над книгой "Outlook в подлиннике"

OK

Контакты := Ekaterina Kondukova

Категории := BHV; Дела



Рис. 6.3. Диалоговое окно Вставка элемента



Рис. 6.4. Созданная запись с изменяющейся длительностью (реальное время)

По окончании создания записи или ее редактирования нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close).

Новое письмо

Помимо электронной почты существует — и вряд ли когда-нибудь отомрет — классическая бумажная. Outlook может быть полезен для создания письма адресату, сведения о котором есть в папке Контакты. Чтобы создать письмо, Outlook обращается к Мастеру писем Microsoft Word.
Ниже я рассмотрю создание нового письма на примере служебного сообщения от писателя (Усаров Г. Е.) главному редактору издательства (Кондукова Е. В.).
Пример 4.15. Создание нового письма
{В папке Контакты выделите контакт адресата}
> Действия > Новое письмо
Строка даты
Стиль письма Обычный
Далее (рис. 4.19)
Приветствие деловое
Далее
Пометки служебное
Тема Тема: Outlook в подлиннике
Далее (рис. 4.20)
Адресная книга
Имя Георгий Ефимович Усаров
ОК
Заключение С уважением
Готово
Небольшое пояснение к шагам данного мастера. На первом шаге определяется стиль письма и параметры даты. На втором шаге проявляется мощь совместного использования продуктов пакета Microsoft Office (рис. 4.19). Мастер писем Word взял данные для заполнения из базы контактов Outlook (имя получателя и адрес). На третьем шаге задаются дополнительные параметры письма (тема, пометка и т. д.). И наконец, на четвертом шаге, воспользовавшись диалоговым окном Выбор имени (Select Name), показанным на рис. 4.20 пользователь задает данные отправителя письма, опять же беря их из базы контактов Outlook. Заметьте также, что в поле Образец автоматически появляется текст заключительной части письма. Удобно, не правда ли?

Рис. 4.19. Диалоговое окно Мастер писем - шаг 2 из 4


Рис. 4.20. Диалоговое окно Мастер писем - шаг 4 из 4
После того как все параметры заданы, Мастер писем генерирует по ним письмо, в которое остается лишь ввести текст сообщения вместо заглушки Ввелите текст (рис. 4.21).

Рис. 4.21. Созданное письмо
Замечание
Word может быть полезен не только для оформления традиционного письма. Помимо этого, Word может являться редактором электронных сообщений, отправляемых Outlook. Подробно о совместной работе Word и Outlook, а также о совместной работе Outlook с другими приложениями, входящими в пакет Microsoft Office XP, будет рассказано в главе 18 "Outlook и Office".

Новый контакт

В этом разделе описываются процедуры создания и редактирования контакта. Чтобы не ходить далеко за примером, продемонстрируем создание контакта для автора данной книги.

О встречах, событиях и собраниях

Раньше очень часто упоминались такие слова, как "встреча", "событие" и "собрание". Данные слова имеют в Outlook особый смысл, несколько отличный от обычного толкования в русском языке.
Встреча (Appointment) — это мероприятие, для которого резервируется время в календаре, на которое никто не приглашается и для которого не привлекаются специальные ресурсы. Исходя из этого, встреча с Иваном Ивановичем или просмотр телепередачи вечером — встреча.
Собрание (Meeting) — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания заключается в том, что его необходимо согласовать с другими участниками собрания. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания.
Также можно согласовать и ресурсы, например помещение для собрания, проектор, бланки договоров и т. п.
Ресурс (Resource) — это любые средства, необходимые для собрания. Поэтому, например, домашний телевизор не является ресурсом, в отличие от телевизора в офисе компании. Ресурсы имеют собственное расписание, по которым можно согласовать их использование.
Замечание
Чтобы развеять сомнения относительно правильности восприятия определений, приведу следующее пояснение. Встреча с человеком, чье расписание согласуется средствами Outlook и которое вы можете получить или увидеть, — это собрание. Встреча же с человеком, информация о расписании которого не может быть автоматически обработана Outlook, — встреча.
Событие (All day Event) — это мероприятие продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий могут быть: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. События могут быть ежегодными (например, день рождения или годовщина), т. е. происходить раз в году в определенный день, и обычными, т. е. происходить однажды и протекать в течение одного или нескольких дней.

Общие принципы работы в Outlook

Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.
Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 "Поисковая система Outlook"), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 "Работа с категориями").
Формы и элементы
Как было сказано выше, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему.'Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, — формами.
Замечание
Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.
Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов (см. раздел 19.1 "Создание формы"). Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.

Папки Outlook

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие "папка". Папка в Outlook — это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.

Таблица 1.1. Основные папки Outlook

	Наименование папки	Описание элементов
	Outlook сегодня (Outlook Today )	Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook
	Входящие (Inbox)	Поступающие сообщения электронной почты и факсы
	Календарь (Kalendar)	Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь
	Контакты (Contants)	Информация о личных и деловых контактах. Адресная
		книга
	Задачи (Tasks)	Планирование, ведение и учет задач
	Заметки (Notes)	Создание различных примечаний
	Удаленные (Delete Items)	Все удаленные элементы
	Черновики (Draff)	Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения
	Исходящие (Outlook)	Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные
	Отправленные (Sent Items)	Копии отправленных сообщений электронной почты
	Дневник (Journal)	Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office
	Мои документы (My Documents)	Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы
	Избранное (Favorites)	Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета
	Мой компьютер (My Computer)	Отображает файловую структуру компьютера. Проводник

<


Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.

Окна Outlook

Теперь, зная общие принципы внутренней работы Outlook, перейдем к общим принципам внешней. Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже — панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа — панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.

Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).

Пример 1.7. Изменение общих параметров интерфейса

>Вид > Строка состояния

Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнона-

правленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1.14 продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.



Рис. 1.14. Интерфейс Outlook с измененными размерами панелей

Меню Outlook

Меню Outlook состоит из семи элементов. В табл. 1.2 приводятся названия элементов меню Outlook и их назначение.

Таблица 1.2. Элементы меню Outlook

Название	Назначение
Файл (File)	Команды для создания, открытия и сохранения элементов Outlook и настройки папок, команды импорта и экспорта данных, а также команды предварительного просмотра и распечатки
Правка (Edit)	Команды для работы с буфером обмена, команды удаления и перемещения элементов, а также команда определения категории элемента
Вид (View)	Команды для изменения интерфейса и представления элементов
Избранное (Favorites)	Команды для работы с элементами папки Избранное, в которой хранятся ссылки на интересующие вас Web-страницы
Сервис (Tools)	Команды поиска элементов, настройки панелей Outlook и параметров приложения в целом, команды записи макросов и создания форм, а также организатор и адресная книга
Действия (Action)	Набор этих команд, в отличие от предыдущих, изменяется от выбора папки. Здесь находятся команды для непосредственной работы с элементом. Так, например, для заметок это всего две команды Создать заметку и Переслать
Справка (Help)	Команды справочной системы Outlook

Панели инструментов

Формально Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Для отображения или скрытия панели инструментов есть несколько способов.

Пример 1.8. Отображение панели инструментов

Вид> Панель инструментов> Стандартная или

{На панели инструментов или меню} Стандартная

Кнопки панели инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), частично меняются в зависимости от выбранной папки.

Общие принципы работы в среде MS Office XP

В данном разделе рассказывается как о стандартных и, наверное, большинству известных, принципах работы (меню, панели инструментов, диалоговые окна и т. д.), так и о новинках в среде MS Office, таких как усовершенствованный набор средств Office.
Меню и панели инструментов
Интерфейс приложений MS Office претерпел некоторые изменения по сравнению с предыдущей версией. Здесь мы расскажем о ряде подобных изменений, а также о методах работы с основными элементами интерфейса MS Office XP.
Меню
Меню (Menu) — это отображаемый на экране дисплея список режимов, команд или вариантов ответа, предлагаемых пользователю для выбора. Как правило, команды приложения сортируются по логическому и функциональному назначению в разделы меню, непосредственно содержащие список команд. Например, раздел Правка (Edit) содержит команды для работы с буфером обмена (Копировать (Сору), Вырезать (Cut) и т. д.).
Для раскрытия списка меню необходимо подвести указатель мыши к названию (оно выделится синим цветом) раздела и щелкнуть левой кнопкой мыши, после чего появится список с командами, соответствующими данному разделу. Как правило, этот список отображает часто используемые команды. Для отображения всего списка необходимо либо дважды щелкнуть по названию меню, либо подвести указатель мыши к двойной стрелке внизу спи-.ска и щелкнуть по ней (рис. 1.5).
Замечание
Есть еще более простой способ отображения всего списка команд — задержать указатель мыши над списком в течение 3 секунд.


Рис. 1.5. Команды меню в Outlook
Также пользователь может воспользоваться "горячими" клавишами — это специальная последовательность нажатия клавиш клавиатуры для быстрого вызова команд меню. Как правило, она состоит из клавиши и литеры, подчеркнутой в названии команды меню. Например, для вызова меню Файл (File) необходимо нажать сочетание клавиш +. Для продвижения по списку команд можно использовать клавиши со стрелками, указывающими вверх, вниз, влево и вправо. Для отмены команды меню надо нажать клавишу .

После выполнения операций, показанных в примере 1.4, Outlook будет постоянно отображать полный список команд меню, причем появляться список будет с эффектом соскальзывания. Также Outlook всегда будет показывать всплывающие подсказки и примеры шрифтов в списке со шрифтами.

Пример 1.4. Настройка работы меню и панелей инструментов

{На панели инструментов} > Настройка...

Параметры (рис.1.8)

Всегда показывать полные меню

Отображать подсказки для кнопок

Отображать названия шрифтов тем же шрифтом

Эффект при выводе меню > Соскальзывание

Закрыть

Кнопка Сброс (Reset my usage data) восстанавливает начальные установки для меню и панелей инструментов. Также можно настроить отображение требуемых панелей инструментов при запуске приложения, установив флажок рядом с требуемой панелью на вкладке Панели инструментов (Toolbar).



Рис. 1.8. Диалоговое окно Настройка

Средства Microsoft Office

В данном разделе мы вкратце рассмотрим необходимые для работы с Outlook общие средства для всех приложений Office. Для выбора нужного средства выполните следующую операцию.

Пример 1.5. Выбор средства Office

{На рабочем столе Windows}

Пуск > Программы > Средства Microsoft Office> < Приложение>

Панель Microsoft Office

На панели Microsoft Office (рис. 1.9) располагаются кнопки, дублирующие вызов одного из приложений Office. Удобство этой панели для пользователей Outlook наиболее ощутимо, поскольку создание основных элементов Outlook можно выполнить, щелкнув по соответствующей кнопке на панели.

Панель Microsoft Office всегда активна, поэтому, пристыковав ее к одному из краев рабочего стола, пользователь всегда может осуществить вызов той или иной команды.



Рис. 1.9. Панель Microsoft Office



Рис. 1.10. Вкладка Кнопки диалогового окна Настройка

Для более детальной настройки панели можно воспользоваться диалоговым окном Настройка (Options) (рис. 1.10). Для его вызова щелкните правой кнопкой мыши по панели Microsoft Office и выберите команду Настройка. Посредством данного диалогового окна можно добавить собственные команды на панель инструментов, продублировать список Программы, а также указать параметры отображения панели (цвет, значки и т.


д.).

Коллекция картинок

Коллекция картинок (Clipart) предоставляет пользователю богатый набор рисунков, аудио- и видеоклипов, а также анимированных изображений. Все элементы коллекции разбиты по категориям, что облегчает поиск требуемого рисунка. Но даже в случае отсутствия такового в стандартной коллекции, поставляемой вместе с дистрибутивом Microsoft Office, пользователь всегда имеет возможность взять картинки из Интернета. Тем более что подобная возможность доступна и через интерфейс коллекции картинок.



Рис. 1.11. Диалоговое окно Animations - Коллекция картинок (Microsoft)

Общие принципы работы с Коллекцией картинок следующие:

Пользователь ищет рисунок в коллекции.

Копирует в буфер обмена.

Вставляет рисунок из буфера обмена в элемент Outlook.

На рис. 1.11 изображен анимированный рисунок и меню элемента коллекции.

Часто используемые рисунки пользователь может добавить в стандартную коллекцию, тем самым упростив поиск и работу с ними. Например, это имеет смысл для рисунка с логотипом компании, который можно вставлять в сообщение.

Microsoft Photo Editor

Microsoft Photo Editor — это простой графический редактор, позволяющий просматривать файлы рисунков разных форматов. Более того, Microsoft Photo Editor позволяет:

применять разные эффекты;

изменять резкость и прозрачность;

изменять размер рисунка и поворачивать его;

вырезать, копировать и вставлять фрагменты рисунка.

На рис. 1.12 показаны два рисунка, открытых в Microsoft Photo Editor: оригинал (слева) и рисунок с эффектом Мел и уголь (Chalk and Coal).



Рис. 1.12. Редактор Microsoft Photo Editor

Мастер сохранения настроек

Мастер сохранения настроек позволяет сохранить текущие настройки всех компонентов Office в файле или на Web-сервере. После чего, в случае установки Office на другом компьютере или неверной работы текущего, можно восстановить используемые ранее настройки.

Пример 1.6. Сохранение настроек

Пуск > Программы > Средства Microsoft Office > Мастер сохранения настроек (рис. 1.13)

Далее

Сохранить настройки этого компьютера

Далее

Сохранить настройки в файле := < файл>

Готово

Рис. 1.13. Мастер сохранения настроек Microsoft Office

Для загрузки сохраненных настроек необходимо просто выбрать переключатель Восстановить ранее сохраненные настройки (Repair Cast saved settings).

Замечание

В заключение этого раздела нельзя не сказать о нововведениях Microsoft Office: Speech и Handwriting Recognition. Данные средства позволяют пользователю управлять приложением и вводом информации через микрофон и устройства ручного ввода соответственно. К сожалению, работа этих средств Microsoft Office доступна только для англоязычных пользователей.

Описание встречи

Зачастую при планировании встречи информации только о теме, месте и времени ее проведения бывает не достаточно. Где разместить всевозможные пометки, замечания или предложения для запланированной встречи? Для ввода подобной.дополнительной информации и служит большое поле Описание встречи в нижней части формы Встреча (Appointment). Причем записью этого поля может быть не только текст, но и рисунок, звукозапись, элемент Outlook и т. д. Более того, записью данного поля может быть любой файл пользователя.
В нашем случае писатель решил внести в поле Описание встречи информацию о цели встречи, а также вложить файл с планом-проспектом книги, необходимым для подписания договора.
Пример 2.13. Описание встречи
Текст := Сдача материала по книге "Outlook 2002 в подлиннике"
> Вставка > Файл...
Папка := <Папка с файлом>
Вставить

Рис. 2.16. Поле Описание встречи с вложенным файлом
При работе с текстом в поле Описание встречи вы можете изменять формат шрифта и абзаца. Для этого выберите, соответственно, команды > Формат > шрифт или Формат > Абзац. Более подробно о форматировании документов будет рассказано в разделе 9.4.1 "Создание сообщения".
Совет
При вложении файла в поле Описание встречи можно избежать вышеприведенной процедуры. Просто перетащите пиктограмму файла из Проводника Windows в данное поле.

формы Outlook нам уже знакомы:

Последние четыре поля вкладки Общие (General) формы Outlook нам уже знакомы: Описание (Notes), Контакты (Contacts), Категории (Category), Частное (Private). Их смысл не меняется в контексте данной главы, поэтому заполнение их значений не вызовет у вас особых затруднений (см. раздел "Календарь" и раздел "Задачи").
Иногда полезно вкладывать в поле Описание файл с отсканированной фотографией контакта. Рассмотрим такое общее средство Outlook, как вставка объекта.

Рис. 4.7. Вкладка Общие формы Контакт
Пример 4.7. Вставка объекта
Описание контакта
>Вставка > Объект
Создать из файла
Файл := < Адрес файла >
ОК
На рис. 4.7 показан окончательный вариант заполнения вкладки Общие формы Контакт.
После заполнения формы необходимо ее сохранить. Для этого нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Если вы хотите после закрытия одного контакта создать новый, то нажмите кнопку Сохранить и создать (Save and New).

Оповещение, описание задачи и ее исполнитель

Установка оповещения для задачи похожа на установку оповещения для встречи, только, в отличие от последней, напоминание о задаче устанавли вается на определенную дату и время. По умолчанию Outlook устанавливает оповещение на 9:30 утра в день завершения задачи. Однако пользователь может поменять дату и время.
Замечание
Так же, как и в случае со встречей, пользователь может изменить формат звукового оповещения, нажав на кнопку с иконкой громкоговорителя и указав требуемый файл для проигрывания.
Для изменения времени оповещения, устанавливаемого по умолчанию, выберите команду меню > сервис > параметры и в диалоговом окне Параметры (Options), на вкладке Настройка (Preferences), измените значение поля Оповещение (Reminder time) для задачи.
Поле Описание задачи служит для ввода любой дополнительной информации. Это поле может содержать текст с описанием задачи, а также присоединенные файлы и другие внедренные объекты, я пропущу описание этого поля до раздела 3.2 "Вставка объектов".
В нашем случае все законченные и отредактированные файлы будут присоединяться к задаче. Более того, поскольку условно выполнение задачи разбито на три этапа, давайте оповещать о ходе работы над задачей каждый месяц.
Пример 3.3. Установка оповещения и описание задачи
Оповещение, Дата := 01.06.2001, Время := 10:30
Описание := Книга содержит 22 главы плюс Введение.
Вставка > Файл. . .
Папка <Папка с файлами>
Вставка
При создании задачи предполагается, что она будет выполняться пользователем, поэтому он автоматически назначается ответственным за задачу или, в терминологии Outlook, становится ее владельцем (Owner). Значение для этого поля берется из поля Имя пользователя (User Name), которое вы заполняли при установке и настройке Outlook (см. разды 1.1 "Установка и запуск Outlook"). При работе над задачей автономно значение этого поля теряет смысл, но при перепоручении выполнения задачи использование этого параметра становится весьма актуальным (см. раздел 10.2 "Назначение задач").

Определения состояния, готовности и важности задачи

Любая задача характеризуется специальными параметрами: состоянием (Status) и готовностью (Complete). Как видно из названия, эти два параметра определяют состояние задачи на данный момент, но в первом случае качественно, а во втором — в процентном соотношении.
По умолчанию Outlook определяет для новой задачи в поле Состояние (Status) значение Не началась (Not Started). Помимо этого состояния существуют еще четыре: Выполняется (In Progress), Завершена (Completed), В ожидании (Waiting for something else), Отложена (Deferred), смысл которых ясен из названия (рис. 3.2).
По умолчанию поле Готово (Complete) равно 0%. Естественно, что значения полей Состояние и Готово тесно связаны. Ниже приведена таблица соотношения значений этих полей (табл. 3.1).
Таблица 3.1. Соотношение значений полей Состояние и Готово

	Значение состояния		Значение готовности
	Не началась		0%
	Выполняется		0-99%
	Завершена		100%
	В ожидании		0-99%
	Отложена		0-99%

В процессе выполнения задачи необходимо изменять значения этих полей — таким образом можно отслеживать работу над задачей.
Наконец, последнее поле, входящее в эту группу, — Важность (Importance). Данное поле имеет три значения: Высокая (High), Обычная (Normal) и Низкая (Low). По умолчанию всем новым задачам Outlook присваивает обычную важность.
Пример 3.2. Определение состояния, готовности и важности задачи
Состояние Выполняется
Готово := 5%
Поскольку писатель заключает договор на основе готового плана-проспекта книги, а зачастую и на основе написанного введения, можно считать, что 5% работы уже выполнено.

Важность Высокая

Рис. 3.2. Форма Задача с заполненными полями состояния

Основные операции над элементами

В этом разделе мы на примере элемента Встреча рассмотрим общие принципы работы с элементами.

Основы Outlook

Outlook 2002 — мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.
Начинать книгу с рассказа о работе с электронной почтой мы считаем некорректным, если не сказать неправильным, поскольку Outlook — это не приложение для работы с электронной почтой. Outlook являет собой единение всех средств, связанных с управлением персональной информацией, в которых почта занимает существенную, но все-таки часть. В противном случае можно вполне было обойтись и Outlook Express — приложением, входящим в стандартный пакет, поставляемый с операционной системой Windows и являющимся только почтовым клиентом.
В первую часть книги вошли такие главы, как:

Знакомство с Outlook. В этой главе будут рассмотрены: установка Outlook, общие принципы работы в Outlook, а также интерфейс и работа со встроенной справочной системой.

Календарь. Вы научитесь планировать одиночные и повторяющиеся встречи, а также работать с представлениями Outlook.

Задачи. В настоящей главе приводятся сведения о назначении задач и учете их выполнения, а также о преобразовании элементов.

Контакты. Прочитав эту главу, вы узнаете, как создавать контакты и работать с адресными книгами пользователя.

Заметки. В данной главе рассматривается работа с заметками и буфером обмена Microsoft Office.

Дневник. Вы познакомитесь с автоматическим и ручным ведением вашей деятельности в дневнике Outlook.

Outlook сегодня и личные папки. Последняя глава рассказывает о способе хранения элементов Outlook, создании и использовании собственных папок, а также о работе с файловой системой компьютера средствами Outlook.

Отбор

Задача фильтрации и выбора определенных элементов, удовлетворяющих некоторому условию, будет здесь затронута весьма бегло, лишь для демонстрации такой возможности при работе с представлениями. Более полно о фильтрах будет рассказано в главе J6 "Поисковая система Outlook".
Итак, из условия поставленной задачи нам необходимо отображать только те встречи, которые произошли вчера, произойдут сегодня и завтра.
Пример 2.26. Отбор элементов представления
{В д.о. Сведение о представлении}
Фильтр...
Дополнительно
Поле > Поля даты/времени > Начало (рис. 2.30)
Условие между
Значение := вчера и завтра
Добавить к списку
ок

Рис. 2.30. Диалоговое окно Отбор Возможности использования данного диалогового окна будут показаны ниже.

Отметить к исполнению

Как было сказано выше, эта команда используется для оповещения пользователя о запланированном действии для контакта. Например, писателю необходимо до 26 июля 2001 года отправить сообщение редактору о результатах работы.
Пример 4.12. Создание отметки к исполнению
{Выделите контакт}

> Действия > К исполнению...(рис. 4.15)
Отметка Отправить сообщение
Срок := 26.07.2001
ОК

Рис. 4.15. Диалоговое окно Отметка к исполнению
После создания отметки в форме Контакт появится специальная информационная полоска с предупреждением о выполнении действия до определенного срока.
После того как задача будет выполнена, -нужно указать, что она завершена, установив флажок Завершена (Completed) или щелкнув кнопку Удалить (Clear Flag).

Отображение Календарика

Для отображения большего количества месяцев можно увеличить размер Календарика посредством перетаскивания границ между панелями Список встреч (CalendarPad) и Задачи (TaskPad).

Рис. 2.2. Панель Календарик с двенадцатью месяцами
При разрешении монитора 800x600 и шрифте Outlook по умолчанию максимальное число месяцев, отображаемых на панели Календарик, равно двенадцати (рис. 2.2).

Отображение событий

События отображаются в верхней части панели Список встреч под названием дня. Они, так же как и встречи, изображаются в виде прямоугольников, содержащих почти ту же информацию.
Сейчас приведем пример неординарного события и продемонстрируем его отображение на панели. Запланируем следующее событие — подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине "Техническая книга". Допустим, что время подготовки — с 6:00 до 20:00, а сама презентация — с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). Итак, время данного события — с 6:00 одного дня до 8:00 другого.
Отметим особенности отображения данного события (рис. 2.24).

При событии, переходящем из одного дня в другой, Outlook отображает прямоугольник события в каждом дне перехода.

Если событию была задана метка, то прямоугольник события будет залит соответствующим цветом.

При событии, переходящем из одного дня в другой, в прямоугольнике появляется значок-часы, отображающий время начала и конца события. Причем на прямоугольнике начала события часы расположены слева, а на прямоугольнике конца — справа.

В отличие от обыкновенного события, для переходящего события Outlook отображает состояние занятости.

Если на один день запланировано несколько событий, они отображаются одно под другим.

Рис. 2.24. Отображение событий на панели Список встреч

Отображение встреч и событий на панели Список встреч

Итак, настала пора обсудить графическое отображение встреч и событий на панели Список встреч.

Отображение встреч

Встреча отображается на панели в виде прямоугольника, расположенного относительно времени ее проведения. Прямоугольник содержит информацию о теме и месте встречи. Если эта информация не видна, подведите указатель мыши к прямоугольнику — появится всплывающее окно с полной информацией (рис. 2.23).
Также в этом прямоугольнике отображается информация об оповещении (в виде колокольчика), повторении (в виде вращающихся стрелок), частности (в виде ключика) и состоянии занятости (в виде полоски соответствующей раскраски между расписанием и временной шкалой). Кроме того, при установке характеристики для встречи ее текст и рамка будут иметь цвет выбранной характеристики.
Замечание
Если одна из повторяющихся встреч была изменена, то вращающиеся стрелки при ее отображении будут перечеркнуты.
Ниже приведены дополнительные возможности и особенности интерфейса при отображении встреч.

При наложении времени одной встречи на время другой Outlook отображает обе встречи. Они разделяют панель Список встреч пополам и располагаются по времени начала слева направо.


Рис. 2.23. Панель Список встреч

Если встреча не отображается на панели Список встреч (не входит в активный промежуток времени), но она запланирована на данный день, то внизу или вверху временной шкалы появляется небольшой желтый прямоугольник со стрелкой и многоточием. Прокрутив ползунок панели вниз или вверх, вы увидите требуемую встречу.

День, на который запланирована встреча, выделяется в Календарике жирным шрифтом.

При одном щелчке по прямоугольнику встречи он переходит в режим редактирования, в котором можно изменить тему встречи, не открывая форму. Двойной щелчок левой кнопки мыши вызовет открытие формы для данной встречи.

Как отмечалось выше, можно графически манипулировать встречей. Выделите встречу и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите ее на требуемое поле. Возможность такого переноса очень легко определяется по виду указателя: если он имеет вид перечеркнутого кружка, то данная операция невозможна, а если это стрелка с прямоугольником — операция возможна.

Отображение задач в календаре

В предыдущей главе было показано, что в представлениях День/Неделя/ Месяц (Day/Week/Month) в папке Календарь (Calendar) производится отображение Панели задач (TaskPad). Существует несколько представлений этой панели. По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня (Today's Task), для изменения представления выберите команду > вид > Представление панели задач... (рис. 3.14). Здесь же можно установить или снять флажок Включить задачи без даты завершения (Include Task With No Due Date).
По умолчанию все представления имеют три столбца: пиктограмма, состояние и тема, но пользователь может изменить представление Панели задач в Календаре. Для этого подведите указатель к заголовку панели, щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Изменить текущее представление (Customize current view).
Замечание
Если пиктограмма отображена с вращающимися стрелками, то задача является повторяющейся. Если флажок состояния отображен с галкой, то задача яв ляется завершенной. Более того, пользователь может щелчком мыши по этому флажку переводить задачу из состояния Выполняется (In Progress) в состояние Завершена (Complete) и наоборот.

Рис. 3.14. Панель задач в представлении Календаря

Outlook сегодня

Представление Outlook сегодня (Outlook Today) отображает все элементы Outlook, связанные с текущим днем. Иными словами, пользователю предлагается специальная выборка по всем элементам, дающая возможность взглянуть на события рабочего дня в целом.
Для открытия данного представления достаточно щелкнуть по ярлыку Outlook сегодня (Outlook Today) на панели Outlook. Возможный вид данного представления изображен на рис. 7.1.
Работать с этим представлением очень просто. На панели просмотра информации отображаются элементы папки Календарь (Calendar), Задачи (Task) и Сообщения (Messages). Для перехода в представления этих папок подведите указатель мыши к одному из заголовков столбца — он превратится в кисть руки с указательным пальцем (гиперссылка) — и щелкните по указателю. Для перехода непосредственно к элементу необходимо проделать те же действия с его названием.
Для изменения настроек данного представления нажмите кнопку Настройка Outlook сегодня (Customize Outlook Today) в верхнем правом углу (рис. 7.2).
Ниже описано назначение параметров данной настройки:

Запуск (Startup). Установите этот флажок, если вы хотите начинать свой рабочий день с просмотра данного представления (при запуске Outlook).

Сообщения (Messages). Мы еще не рассматривали работу с сообщениями, но суть данного поля состоит в выборе папок с элементами типа Сообщение для отображения их в данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество непрочтенных элементов в папках Входящие (Inbox), Исходящие (Outbox), Черновики (Draft).

Рис. 7.1. Представление Outlook сегодня

Рис. 7.2. Настройка представления Outlook сегодня

Календарь (Calendar). В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней (включая текущий), элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи пяти дней.

Задачи (Task). В этом поле задается выборка по задачам, которые следует отображать.

Стили (Style). В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный (Standard), Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето (Summer), Зима (Winter).
Выбранный стиль отображается в виде маленькой картинки под списком.

После сделанных изменений необходимо нажать кнопку Сохранить изменения (Save Settings) в правом верхнем углу.

Совет

По умолчанию при запуске Outlook открывается папка входящие (Inbox). Установка флажка Запуск (Startup) заставит Outlook открывать представление Outlook сегодня. Однако вы можете начинать работу Outlook с любой другой папки. Выберите команду > Сервис > Параметры Дополнительно Дополнительные параметры. В раскрывающемся списке Открыть папку (Startup in this folder) выберите папку, начиная с которой в последующем будет загружаться Outlook.

Панель Outlook

Панель Outlook, расположенная слева в окне Outlook (см. рис. 1.5), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. Например, для работы с контактами следует нажать ярлык Контакты, в противном случае пришлось бы выполнить следующую операцию.
Пример 1.9. Переход от папки к папке
> Вид > Перейти > Контакты
Замечание
Если панели Outlook нет на экране, выберите команду > вид > Панель Outlook.
По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook (Outlook shortcuts), Мои ярлыки (My shortcuts) и Другие ярлыки (Other shortcuts). Первая группа включает в себя следующие ярлыки: Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Если для всех семи ярлыков не хватает места, то справа (внизу или вверху) появляется стрелка, посредством которой можно перейти к требуемому ярлыку.
Уменьшить размер ярлыков можно следующим образом:
Пример 1.10. Изменение размера ярлыков
Подведите указатель на пустое место панели Outlook
Мелкие значки (см. рис. 1.7)
Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, подведите указатель к кнопке Мои ярлыки (указатель примет вид кисти руки, с указательным пальцем) и нажмите ее. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook.
Последняя, третья группа — это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.
При переходе от одной папки к другой нажатием кнопки мыши на ярлыке пользователь может наблюдать элементы только одной папки, как же быть в том случае, если необходимо одновременно работать с элементами разных папок? Outlook позволяет открывать одновременно несколько папок, каждую — в своем окне (см. рис. 1.7). Причем заметьте, что в действительности открыто только одно приложение Outlook, а не несколько его копий.
Пример 1.11. Открытие папки в новом окне
Подведите указатель мыши к папке
Открыть в новом окне (рис. 1.15)
Панель Outlook можно модифицировать так же, как и панель инструментов, добавляя или удаляя ярлыки или даже группы ярлыков, но об этом будет подробно рассказано в разделе 7.2 "Панели Список папок и Outlook".

Рис. 1.15. Папки Outlook

Панель просмотра информации

Панель просмотра информации является основной частью главного окна Outlook и располагается справа от панелей Список папок и Outlook. На этой панели отображаются элементы текущей папки с ее основными информационными полями. Для просмотра же всех информационных полей необходимо выделить требуемый элемент и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Открыть элемент для полного просмотра можно также посредством команды Открыть меню Файл.
Например, для элемента Встреча (Meeting) панель просмотра информации отображает тему встречи, ее место, начало и конец, а также вашу занятость на момент встречи. Для отображения всей информации о встрече необходимо активизировать элемент двойным щелчком мыши (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Панель просмотра информации и элемент Встреча
Можно изменить текущее представление информации либо выбрав вариант из предлагаемого списка, либо настроив представление самостоятельно.
Пример 1.13. Изменение текущего представления
> Вид > Текущее представление > <Представление>
Замечание

Иногда для более детального отображения информации элемента уместно использовать область просмотра, для чего выполните команду > Вид > Область просмотра.

Панель Список папок

Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках. Доступ к этим папкам осуществляется посредством специальной панели Список папок (Folder List).
Пример 7.1. Отображение списка папок

Вид > Список папок

{Панель инструментов Дополнительно} Список папок

При этом между панелью Outlook и панелью просмотра информации появляется список папок. На рис. 7.3 отображен список папок с выделенной папкой Контакты (Contacts).

Рис. 7.3. Панель Список папок
Совет
Если названия папок полностью не видны, можно расширить область списка папок, перетащив мышью правую границу панели.
По умолчанию при установке Outlook создаются следующие папки: Входящие (Inbox), Дневник (Journal), Задачи (Tasks), Заметки (Notes), Исходящие (Outbox), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Отправленные (Sent Items), Удаленные (Deleted Items) и Черновики (Drafts).
Просмотр списка папок осуществляется при помощи кнопок Раскрыть (Expand) и Свернуть (Collapse), расположенных на панели рядом с именами вложенных папок, содержащих другие папки. Так, все вышеперечисленные папки являются вложенными для папки Личные папки (Personal Folders).
Кнопка Раскрыть имеет вид знака плюс (+), а кнопка Свернуть — знака минус (-). Знак плюс рядом с именем папки показывает, что в ней содержатся вложенные папки. Если нажать на эту кнопку, то список вложенных папок раскроется, а знак плюс при этом трансформируется в минус. На рис. 7.3 знак минус рядом с папкой Личные папки показывает, что список вложенных папок раскрыт.

Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Отобразить эту панель можно несколькими способами.
Пример 1.12. Отображение панели Список лапок
Вид > Список папок или
{Панель Заголовокна имени папки}
Панель Список папок служит для отображения всей структуры папок Outlook, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Такое отношение аналогично отношению Проводника Windows к рабочему столу Windows.
Продолжая аналогию, заметим, что работа с панелью Список папок в принципе такая же, как и с Проводником. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (—) показывает, что список вложенных папок раскрыт.
Аналогично Проводнику Windows можно добавлять, удалять, переименовывать папки Outlook, создавать для них ярлыки и т. д. Подробнее о работе с папками Outlook будет рассказано в главе 7 "Outlook сегодня и личные папки". На рис. 1.16 изображена панель Список папок, на которую добавлена папка CityCat (Для новостей) в папке Входящие.
Замечание
Еще раз отметим разницу между папками Outlook и папками Windows. Вся информация Outlook, в том числе и структура папок, хранится в одном файле и ее невозможно увидеть из Проводника. В Проводнике можно увидеть только этот файл, он хранится в папке C:\Windows\Local SettingsVApplication Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst.


Рис. 1.16. Панель Список папок

Панель Заголовок

Панель Заголовок располагаете" сразу под панелями инструментов и содержит название текущей папки. Помимо этого, на панели присутствуют кнопки Назад и Вперед (слева). Outlook отслеживает действия пользователя, и если вы хотите вернуться на несколько действий назад, достаточно нажать кнопку Назад.
Щелчок мыши по названию папки в данной панели раскрывает список папок. Для фиксации панели Список папок щелкните по кнопке Чтобы не закрылось, нажмите (Click push pin to keep open).
Также эта панель содержит поле Адрес (Address), о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".

Панели Список папок и Outlook

Данный раздел содержит изложение методов организации информации в Microsoft Outlook. Здесь будут рассмотрены принципы работы с панелями Список папок (Folder List) и Outlook (Outlook Bar).

Параметры адресной книги

Настройка параметров по умолчанию для отображения и хранения новой информации в адресных книгах производится в диалоговом окне Обработка адреса (Addressing).
Пример 4.20. Обработка адреса
{В Адресной книге}
> Сервис > Параметры., (рис. 4.29)
Отображать первым список адресов Контакты
Хранить личные адреса в книге Контакты
Добавить...
Списки адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)
Добавить
Закрыть
ОК
Некоторые комментарии к приведенному примеру. В первом раскрывающемся списке устанавливается та папка, данные которой будут отображаться первыми при появлении этого диалогового окна при выборе адресатов почты или т. п. Второй список задает папку по умолчанию, в которую будут помещаться новые контакты и которая по сути будет основной базой пользователя.


Рис. 4.29. Диалоговое окно Обработка адреса
Мы еще не рассматривали работу с электронной почтой, но одним из важных аспектов при создании электронного сообщения является правильное заполнение полей Кому (То), Копия (Сс) и Слепая копия (Всс). Если данные этих полей взяты не из адресной книги, а вводились с клавиатуры, то перед отправкой сообщения Outlook проверит их наличие в адресной книге. Если контакт с указанным адресом не будет найден, Outlook предложит создать для него новую запись. Порядок проверки определяется в третьем разделе диалогового окна Обработка адреса (Addressing).

Параметры календаря

Диалоговое окно Параметры календаря (Calendar Options) служит для изменения его основных настроек. Давайте уменьшим продолжительность рабочего дня на один час, изменим цветовую схему панели Список встреч, а также увеличим время напоминания.


Рис. 2.11. Диалоговое окно Параметры календаря
Пример 2.6. Настройка параметров календаря
Сервис > Параметры. . .
Настройки
Напоминание := 20 мин.
Параметры календаря...
(Календарь рабочей недели)
время начала 9:30
время конца 17:30
(Параметры календаря)
Цвет фона Голубой (рис. 2.11)
ОК
ОК
Замечание
Выше приведены изменения значений начала и конца рабочего дня. Однако на некоторых предприятиях нет строгого графика работы, но есть, например, почасовая или понедельная нагрузка. Для ввода подобных параметров надо воспользоваться диалоговым окном Дополнительные параметры (Advanced Options) > Сервис > Параметры Дополнительно Дополнительные параметры. Заполните поля Рабочие часы в день и в неделю (Task working hour per day and per week). Кстати, здесь же можно изменить шрифт Календарика.

Параметры заметки

Параметры заметки по умолчанию можно изменить, воспользовавшись диалоговым окном Параметры заметок (Notes Options).
Пример 5.2. Установка параметров заметок
>Сервис > Параметры. . .
Настройки
Параметры заметки...(рис. 5.4}


Рис. 5.4. Диалоговое окно Параметры заметок
В диачоговом окне Параметры заметок можно изменить следующие параметры:

Цвет (Color). Выберите один из цветов — Синий, Зеленый, Лиловый, Желтый или Белый.

Размер (Size). Этот параметр отвечает за размер окна заметки по умолчанию. Существует три стандартных размера: Мелкий, Средний и Крупный.

Шрифт (Font). Нажмите кнопку Шрифт и в появившемся диалоговом окне установите параметры: шрифт, начертание, размер, атрибуты и цвет (рис. 5.4).

Если вы хотите скрыть отображение даты и времени в заметках, то снимите флажок Показывать время и дату в заметках (When viewing notes, show date and time) в диалоговом окне Дополнительные параметры (Advanced Options).
Пример 5.3. Дополнительные параметры заметок
> Сервис > Параметры...
Дополнительно
Дополнительные параметры... (рис. 5.5)
Показывать время и дату в заметках
ОК
ок

Рис. 5.5. Диалоговое окно Дополнительные параметры

Переход к дате

По умолчанию Календарь Outlook открывается, отображая панель Календарик с активным текущим днем и панель Список встреч с почасовым расписанием встреч на этот день.
Замечание
Текущий день — это день, установленный на внутренних часах компьютера. Изменить текущую дату можно в диалоговом окне Дата/время (Adjust Date/Time) на панели управления Windows.

Рис. 2.3. Выбор активной даты
Один из способов изменить активный день — щелкнуть мышью по нему в Календарике. При этом активный день будет отмечен инверсионным выделением, а текущий останется обведенным в рамку (рис. 2.3). Более того, панель заголовка Календаря отобразит название активной даты, а панель Список встреч — встречи активного дня.
Перемещаясь посредством стрелок в верхней части Календарика, можно перейти к дате, не отображаемой в нем по умолчанию. Стрелка, направленная вправо, соответствует переходу к будущим месяцам, влево — к прошлым. Еще более простой способ перехода к требуемой дате — щелкнуть по названию месяца в Календарике, после чего появится раскрывающийся список, содержащий семь месяцев: три предыдущих, текущий и три будущих (рис. 2.3).
Но что делать, если требуется выбрать день, скажем, 2014 года? Не пролистывать же более 100 месяцев?! Для подобных случаев можно воспользоваться универсальным диалоговым окном Переход к дате (Go to Date).

Рис. 2.4. Диалоговое окно Переход к дате
Пример 2.1. Переход к дате
Вид > Перейти > Перейти к дате... или +
Дата := 09 января 2014 года (рис. 2.4)
ок

Вводить дату можно в нескольких форматах. О разнообразии форматов даты и времени в Outlook будет подробно рассказано в следующем разделе, а о значении поля Панель (Show in) этого диалогового окна— в разделе 2.1.4 "Представление День/Неделя/Месяц".
По окончании работы с активным днем можно быстро перейти к дню текущему.
Пример 2.2. Переход к текущему дню
> Вид > Перейти > Сегодня или
{На панели инструментов Стандартная) Сегодня

Перенос информации между папками

Итак, папка создана, но пуста. Необходимо распределить требуемую информацию по папкам. Для переноса выделенного элемента из одной папки в другую можно использовать один из методов:

командный метод;

метод ручной манипуляции элементом.

Поля

Итак, начнем с добавления и удаления полей.
Пример 2.23. Добавление и удаление полей в представлении
> Вид > Текущее представление > Изменить текущее представление...
Поля...
Имеющиеся поля Контакты Добавить
Группы полей для выбора: Все поля встречи
Имеющиеся поля Важность Добавить
Отображаемые поля Категории Удалить
ок

Рис. 2.28. Диалоговое окно Поля
По умолчанию поле Имеющиеся поля (Available fields) отображает часто используемые поля. Для отображения других полей необходимо выбрать в раскрывающемся списке Группы полей для выбора (Select available fields from) требуемую группу полей.
Кнопки Вверх (Move Up) и Вниз (Move Down) позволяют изменять местоположение поля (аналогичная операция была описана в разделе 2.2.7 "Представления Календаря").

Повторяющаяся встреча

Помимо единичных встреч в нашей жизни происходят встречи периодические. Так, например, писатель в конце каждого месяца встречается с редактором для обсуждения проделанной работы, подведения некоторых итогов, выплаты аванса и т. д. Для планирования подобных встреч можно было бы создавать ряд единичных, но Outlook дает возможность пользователю упростить подобную процедуру.
Итак, давайте создадим встречу с периодом повторения "25-е число каждого нового месяца" и продолжительностью повторения "3 месяца".
Пример 2.18. Создание повторяющейся встречи
> Действия > Создать повторяющуюся встречу (рис. 2.20)
Время встречи
Начало := 15:00
Конец := 16:00
Повторять .
Ежемесячно
повторять 25-го числа каждого 1 месяца
Пределы повторения
завершить после 3 повторений
ОК
Тема: Подведение итогов, выплата аванса
Место : Измайловский пр., 29- BHV
Сохранить и закрыть

Рис. 2.20. Диалоговое окно Повторени е встречи
Отметим некоторые особенности диалогового окна Повторение встречи (Appointment Recurrence). Группа Время встречи (Appointment time) задает ее начало и конец. Следующая группа Повторять (Recurrence pattern) задает шаблон повторения. Выбирая период повторения (ежемесячно), Outlook открывает шаблон для данного периода, в котором уже и указывается точная информация о повторении. Используя эти шаблоны, можно задать почти любую последовательность повторений, кроме таких сложных случаев, как, например, для дней Пасхи. В группе Пределы повторения (Range of recurrence) следует задать время начала и окончания повторений встречи или же количество копий.
После заполнения полей диалогового окна Повторение встречи (Appointment Recurrence) открывается форма Повторяющаяся встреча, которая полностью совпадает с описанной выше формой, за исключением полоски, отображающей период повторения, вместо поля Дата и время (Date/Time).
Еще одним способом создания повторяющейся встречи является ее преобразование из единичной. В раскрытом окне Встреча (Appointment) нажмите кнопку Повторение (Recurrence), после чего появится уже знакомое диалоговое окно Повторение встречи.
При открытии повторяющихся встреч для редактирования появится диалоговое окно, предлагающее открыть либо активную встречу, либо все встречи, связанные повторением (рис. 2.21). В первом случае изменения, внесенные во встречу, сохранятся только для активной встречи, во втором случае, наоборот, все изменения отобразятся во всех копиях данной встречи.

Рис. 2.21. Диалоговое окно Открыть повторяющийся элемент
Если по каким-либо соображениям вы захотели досрочно прекратить повторяющиеся встречи, то выбрав одну из них, в диалоговом окне Повторение встречи нажмите кнопку Удалить повторение (Remove Recurrence).

Повторяющаяся задача

В предыдущей главе мы рассматривали создание повторяющихся встреч на основе некоего шаблона повторения. Задачи также могут быть повторяющимися, и их создание аналогично созданию встреч, но, в отличие от событий и встреч, для задач могут быть установлены два принципиально разных режима повторения. В первом режиме повторение происходит в заранее зафиксированные дни, а во втором — привязывается к дате завершения предыдущей задачи. Например, сдача материала в издательство, намеченная на 25-е число каждого из четырех месяцев (05, 06, 07, 08), — это первый режим, а посещение парикмахерской через месяц после предыдущей стрижки — второй.

Рис. 3.9. Диалоговое окно Повторение задачи
Пример 3.7. Создание повторяющейся встречи
Создать
Тема:= Сдача готового материала в издательство
Повторение... (рис. 3.9)
Повторять ежемесячно
Повторять 25-го числа каждого 1 месяца
начало:= 25.05.2001
дата окончания := 25.08.2001
ОК
Сохранить и закрыть
Замечание
В представлениях папки Задачи (Tasks) отображается только ближайшая по дате завершения копия повторяющейся задачи. Если такая задача просрочена, то отображаться будет лишь просроченная задача. Только при отметке этой задачи как выполненной появится следующая.

Позвонить контакту

Это действие выполняет автоматический набор телефоннрго номера контакта (естественно, при условии, что на компьютере установлен соответствующим образом настроенный модем).
Пример 4.13. Автонабор телефонного номера контакта
{Зъделите контакт}
> Действия > Позвонить контакту > Рабочий (рис. 4.16)
Позвонить
{Разговор}
Конец связи
Закрыть

Рис. 4.16. Диалоговое окно Новый звонок
Состояния соединения (набор номера, нет связи, разрыв связи и т. д.) отображаются на панели Состояние (Call Status) под телефонным номером. Флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create new Journal Entry when starting new call) обязывает Outlook создавать элемент папки Дневник (Journal), тем самым позволяя отслеживать длительность разговора и ряд других параметров. Подробно о работе с папкой Дневник будет рассказано в главе 6 "Дневник".
Для диагностики соединения и проверки правильности настроек модема нажмите кнопку Параметры соединения (Dialing Options). В открывшемся диалоговом окне Параметры соединения можно посмотреть свойства соединения и телефонной линии. Кроме того, в этом диалоговом окне можно указать номера быстрого набора (рис. 4.17).
Под быстрым набором (рис. 4.18) подразумевается установление связи, минуя выделение контакта.
Пример 4.14. Быстрый набор телефонного номера
> Действия > Позвонить контакту > Быстрый набор > <Телефон>

Рис. 4.17. Диалоговое окно Параметры соединения

Рис. 4.18. Список Быстрый набор
Замечание
Кроме звонков уже зарегистрированным контактам, вы можете осуществлять звонки на новый номер. Для этого выберите команду > Действия > Позвонить контакту > Новый звонок или нажмите комбинацию клавиш ++.

Представление День/Неделя/Месяц

Представление — это формат отображения информации на панели Список встреч. Нет ничего странного в том, что представления будут рассматриваться именно в этом параграфе, а не в следующем, поскольку рассматриваемые представления напрямую зависят от Календарика. Имеется четыре основных представления: День (Day), Рабочая неделя (Work Week), Неделя (Week) и Месяц (Month). Для перехода от одного представления к другому существует несколько способов.
Пример 2.3. Выбор представления
Вид > День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц

{На панели инструментов Стандартная}
День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц

(День в Календарике} или +<1>
+<5>
{Слева от недели в Календарике} или
+<-> {Между днями недели в Календарике} или
+<=>
Данное здесь описание будет исключительно теоретическим. Примеры будут приведены ниже при рассмотрении создания встреч, событий и собраний.

Представление День

При открытии папки Календарь (Calendar) no умолчанию появится представление День (Day) (см. рис. 2.1). В этом представлении список встреч состоит из временной шкалы и, собственно, поля со списком встреч (расписания).
Временная шкала по умолчанию разбита на 30-минутные промежутки, при необходимости можно уменьшить или увеличить минутный метраж промежутка. Подведите указатель к временной шкале, щелкните правой кнопкой мыши и выберите необходимую величину из списка.
Если ваша деловая деятельность зависит не только от текущего временного пояса, но и от времени в другом городе или другой стране, Outlook может отображать две временные шкалы (рис. 2.6).
Пример 2.4. Изменение временной шкалы
{Шкала времени} Изменить часовой пояс... (рис. 2.5)
(Текущий часовой пояс)
Метка := S.-Pb.
Учесть переход на летнее время
Дополнительный часовой пояс
Метка := Berlin
Часовой пояс Учесть переход на летнее время
ОК
Расписание служит для отображения намеченных встреч. При стандартной временной шкале в расписании помещаются только 8 рабочих часов, они выделены желтым цветом, а остальные часы — темно-желтым. Для просмотра встреч, назначенных на нерабочие часы, передвиньте ползунок полосы прокрутки справа на панели.
Представление День (Day) очень удобно при планировании или просмотре встреч и событий, намеченных на конкретный день, поскольку расписание в данном представлении отображает достаточную информацию, не требующую открытия формы для просмотра основных свойств элемента.

Рис. 2.5. Диалоговое окно Часовой пояс

Рис. 2.6. Представление День с двумя временными шкалами

Представление Месяц

И наконец, последнее представление Месяц (рис. 2.9). Представление Месяц (Month) внешне очень похоже на представление Неделя (Week), если не считать, что в этом представлении отображается целый месяц. Если в данном представлении не видны Календарик и панель Задачи, то передвиньте правую границу панели Список встреч левее.
Заметьте, что Календарик выделил целый месяц. Кстати, на панели Список встреч нечетные месяцы затеняются, что позволяет отчетливо видеть границы месяцев при переходе посредством полосы прокрутки справа.
Замечание
Возвращаясь к разговору об универсальном переходе к дате посредством одноименного диалогового окна, отметим, что список Панель (Show in) в этом окне отвечает за формат представления, в котором пользователь получит информацию.

Совет
Для перехода из режима Месяц в режим День можно воспользоваться контекстным меню. Выделите требуемый день месяца, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Перейти к этой дате (Go to this Day)

Рис. 2.9. Представление Месяц

Представление Неделя

Представление Неделя (Week) сильно отличается от двух предыдущих. Панель Список встреч отображает расписание семи дней. Но данное расписание не так детально, как в представлении День (рис. 2.8).
Иными словами, при увеличении временного отрезка появляется возможность оценить и проанализировать запланированные мероприятия в целом, отказываясь от детального рассмотрения параметров встреч.
Заметьте, что и в этом случае Календарик выделил всю неделю. Так же, как и в случае с представлением День, можно выделить несколько недель в Календари-ке, но, в отличие от дней, ограничений на выделение недель нет. Поскольку в этом представлении можно перемещаться от одной недели к другой, используя полосу прокрутки, справа на панели представлен Список встреч. Движение ползунка вверх соответствует перемещению в прошлое, вниз — в будущее.

Рис. 2.8. Представление Неделя

Представление Рабочая неделя

Представление Рабочая неделя (Work Week) по умолчанию отображает пять расписаний от понедельника до пятницы, включая активный день (рис. 2.7).
Данное представление удобно для сравнения почасовой загруженности в разные дни рабочей недели. Заметьте, что в данном представлении Календарик выделил все дни рабочей недели. В принципе, можно выделить группу, состоящую из любого числа дней. Для этого выделите требуемый день в Календарике и, не отпуская левую кнопку мыши, растяните выделение на несколько дней. Для выделения непоследовательных дней выделите один из них и, удерживая нажатой клавишу , выделите остальные дни.
Замечание
В представлении День (Day) можно отобразить вышеуказанным способом только 14 дней. Хотя подобное представление теоретически и возможно, однако информация, отображаемая таким образом, практически не видна.

Рис. 2.7. Представление Рабочая неделя

Представление Временная шкала для задач

Кроме табличных представлений, описанных в этой и предыдущей главе, Outlook имеет представление Временная шкала для задач (Task Timeline). Выберите это представление из списка Текущее представление (Current View).
В данном представлении задачи отображаются в виде серой полосы, проведенной вдоль всего временного отрезка, отведенного на ее решение. Задачи без даты завершения не отображаются в этом представлении. Задачи без даты начала отображаются в виде одиночного значка задачи на уровне даты завершения. При подведении указателя мыши к полосе задачи появляется всплывающая подсказка с ее названием. Двойной щелчок по этой полосе вызывает появление формы Задача (Task).
Временная шкала имеет четыре режима отображения: Сегодня (Today), День (Day), Неделя (Week) и Месяц (Month). Изменение режима происходит при щелчке по соответствующей кнопке на панели инструментов Стандартная
(Standard). Перемещение по временной шкале осуществляется посредством полосы прокрутки в нижней части окна или с помощью диалогового окна Переход к дате (Go to Date) (см. раздел 2.1.2 "Переход к дате").

Рис. 3.12. Представление Временная шкала для задач
В этом представлении можно группировать элементы, добавлять некоторь: поля, производить отбор отображаемых задач, а также изменять некоторь: дополнительные настройки.
На наш взгляд, не очень удобно подводить указатель к полосе задачи дл отображения ее названия, будет нагляднее, если оно будет отображатьс вместе с полосой задачи. Здесь же можно изменить и шрифт для названи задач на более жирный.
Пример 3.8. Изменение стандартных настроек представления
{Временная шкала} Другие настройки...
Шрифт элемента
Шрифт Times New Roman
Начертание Полужирный
Размер 10
ОК
показывать надпись в представлении по месяцам (рис. 3.13)
ок

Рис. 3.13. Диалоговое окно Формат представления временной шкалы

Представления Календаря

Представление (View) — это отображение определенной выборки элементов в специальном графическом формате. Ранее мы рассматривали формат представления День/Неделя/Месяц (Day/Week/Month), в которых отображалась выборка всех встреч дня, недели и месяца соответственно (см. раздел 2.1.4 "Представление День/Неделя/Месяц").
Но представления Календаря не ограничиваются только этими тремя видами. Здесь мы рассмотрим другие представления, а также их создание и изменение. Представление — такое же общее средство Outlook, как и категории. Рассмотрим на примере встреч общие принципы работы с представлениями, которые полностью переносимы на работу с представлениями других элементов.

Представления папки Контакты

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений. В табл. 4.1 приведено их краткое описание.
Таблица 4.1. Стандартные представления папки Контакты

	Представление		Отображаемые элементы и поля
	Адресные карточки (Address Cards)		Содержит все контакты с краткой информацией о каждом (почтовый адрес, телефоны, электронный адрес). Данное представление отображает информацию о контакте в виде визитной карточки. Справа в окне представления находится панель алфавитного поиска, посредством которой можно быстро перемещаться по элементам папки
	Подробные адресные карточки (Details Address Cards)		Данное представление аналогично предыдущему, за ис- ключением того, что элементы отображаются с более пол- ной информацией
	Список телефонов		Табличное представление всех контактов. Отображает все
	(Phone List)		элементы и следующие поля: Вложение, Отметка, Имя,
			Организация, Хранить как и Телефоны
	По категориям		Стандартное представление элементов, сгруппированных
	(By Categories)		по категориям
	По организациям		Стандартное представление элементов, сгруппированных
	(By Company)		по организациям
	По местоположению		Стандартное представление элементов, сгруппированных
	(By Location)		по местоположению
	По отметке		Стандартное представление элементов, сгруппированных
	"К исполнению"		по отметке исполнения
	(By Follow-Up Flag)

Давайте рассмотрим представления Подробные адресные карточки и По отметке "К исполнению". В первом представлении контакты сортируются в алфавитном порядке, причем если присутствуют англоязычные контакты, то они отображаются вначале. Для удобства перемещения и поиска контактов, в случае наличия англоязычных элементов, можно добавить алфавитную панель на английском языке. Для этого подведите указатель к кнопке внизу алфавитной панели и, щелкнув по ней, установите флажок Западноевропейский (Western).

Совет

Обратите внимание, что на панели инструментов Стандартная (во всех папках) присутствует поле Найти контакт (Find Contact). Если вы введете имя контакта или хотя бы его начало, Outlook откроет (если, конечно же, найдет) соответствующую форму.

Если информация элемента не полностью отображается в карточке — можно изменить ее ширину, передвинув разделительную линию на требуемое расстояние. Вы также можете изменить ширину карточки и другие параметры, установленные по умолчанию, воспользовавшись диалоговым окном Формат карточного представления (рис. 4.22).

Пример 4.16. Изменение параметров представления

{В представлении Адресные карточки}

Другие настройки

Разрешить правку в ячейках

Ширина карточки := 50

ОК



Рис. 4.22. Диалоговое окно Формат карточного представления



Рис. 4.23. Представление По отметке "К исполнению" папки Контакты

Установив флажок разрешить правку в ячейках (Allow in-cell editing), можно редактировать поля карточки, не открывая форму контакта, что очень удобно при незначительных изменениях.

Переходя к представлению По отметке "К исполнению" (рис. 4.23), отметим, что если контакту сопоставлена отметка о запланированном действии, то в поле Отметка (Flag Status) отображается красный флажок. В этом представлении можно изменить значение данного поля на Завершено (Completed) или вообще удалить отметку. При просроченных отметках контакт выделяется красным цветом.

Преобразование элементов

Преобразование элементов — это общее средство Outlook, позволяющее изменять их первоначальные типы. Хотя здесь будет продемонстрировано преобразование элемента Встреча (Appointment) в элемент Задача (Task), все нижеописанные процедуры можно по аналогии применять и к любому другому элементу Outlook.
Итак, допустим, что вы назначили встречу на определенный период времени, например встречу с редактором для подписания договора. Но после дополнительных раздумий или в силу каких-либо обстоятельств вы решили классифицировать эту встречу как задачу. В нашем случае встреча перейдет в задачу подписания договора, причем ее завершение зависит от написания плана-проспекта книги.
Конечно, можно удалить встречу, после чего создать задачу и вносить почти ту же информацию, но Outlook позволяет пользователю не тратить время на глупое перепечатывание информации из одной формы в другую. Элегантным решением поставленной задачи, как вы уже догадались, является преобразование элементов.

Рис. 3.15. Контекстное меню при преобразовании встречи в задачу
Чтобы преобразовать встречу в задачу, перетащите ее на ярлык Задачи панели Outlook, удерживая правую (!) кнопку мыши. Появится контекстное меню, показанное на рис. 3.15.
В табл. 3.3 приведены назначения команд этого меню.
Таблица 3.3. Команды преобразования элементов

	Команда		Действие
	Копировать как Задача с текстом (Copy Here As Task With Text)	Копируется текст встречи (без вложений) в задачу. Причем тема новой задачи совпадает с темой встречи, срок задачи совпадает с датой встречи, а также совпадают назначенные для встречи категории (рис. 3.16)
	Копировать как Задача с ярлыком (Copy Here As Task With Shortcut)		Создается задача с теми же параметрами, что указаны выше, только вместо текста осуществляется вложение ярлыка для данной встречи
	Копировать как Задача с вложением (Copy Here As Task With Attachment)		Создается задача с теми же параметрами, что указа- ны выше, только вместо текста осуществляется вложение файла для данной встречи
	Переместить как Задача с вложением (Move Here As Task With Attachment)		Данное действие аналогично команде Копировать как Задача с вложением, только в этом случае встреча удаляется из Списка встреч
	Отменить (Cancel)		Удаляет с экрана меню без каких-либо действий

<


Рис. 3.16. Результат выполнения команды Копировать как Задача с текстом

Замечание

Для читателей, знакомых с терминами внедрения и связывания объектов, понятнее называть копирование с ярлыком (link), как связывание, а копирование с вложением (attachment), как внедрение. Для незнакомых с этими понятиями читателей поясню, что при связывании вставляется лишь ссылка на объект, при этом объект можно модифицировать, не изменяя ссылку. При внедрении же вставляется сам объект, этим достигается автономность общего элемента, но в то же время увеличивается занимаемая им память.

При преобразовании встречи в задачу с текстом можно избежать работы с контекстным меню. Выделите задачу и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите встречу либо на ярлык Задачи, либо на Панель задач в представлении Календаря.

После преобразования можно изменить не удовлетворяющие вас значения полей и нажать кнопку Сохранить и закрыть — встреча окончательно будет преобразована в задачу.

И еще одно небольшое замечание — при преобразовании элементов Outlook шаблон повторения не переносится с новым элементом, поэтому его необходимо задавать дополнительно.

Просмотр дневника

Дневник имеет шесть стандартных представлений: три в виде временной шкалы и три — в табличном виде (табл. 6.1).
Таблица 6.1. Стандартные представления Дневника

	Представление		Отображаемые элементы и поля
	По типу (By Type)		Представление (по умолчанию) в виде временной шкалы (см. раздел 3.3 "Повторяющаяся задача"). Записи сгруппированы по типу (см. рис. 6.7)
	По контактам (By Contacts)		Записи сгруппированы по контактам, выбранным в поле Для следующих контактов диалогового окна Параметры дневника
	По категориям (By Categories)		Стандартная группировка по категориям
	Список элементов (Entry List)		Представление табличного типа, отображающее полный список элементов с полями: Значок, Вложение, Тип записи, Тема, Начало, Длительность, Контакт, Категории
	За последние семь дней (Last Seven Day)		То же, только с соответствующим фильтром по дате
	Телефонные звонки (Phone Calls)		То же, только с соответствующим фильтром по типу

Остановимся на рассмотрении представления По типу. В этом отображении записи выстраиваются в виде значков, сгруппированных по соответствующему типу. При необходимости можно открыть запись двойным щелчком на этом значке.
Для перехода к определенной дате в Дневнике можно либо воспользоваться полосой прокрутки, либо щелкнуть по стрелке вниз, рядом с названием месяца, и выбрать нужную дату в Календарике (рис. 6.8). Более того, можно изменять масштаб данного представления. В режимах День (Day) и Неделя (Week) к значку записи добавляется текст темы.
Для изменения параметров отображения данного представления можно воспользоваться диалоговым окном Формат представления временной шкалой (Format Timeline View).

Рис. 6.8. Представление дневника по типу

Рис. 6.9. Диалоговое окно Формат представления временной шкалой
Пример 6.4. Изменение представления временной шкалой
{В окне просмотра информации}
Other Settings... (рис. 6.9)
Показывать номер недели
максимальная ширина := 50 символов
показывать метку в представлении по месяцам
ОК

Проводник Outlook

Outlook дает возможность пользователю, не покидая уже привычной среды Outlook, работать с файловой структурой компьютера так же, как и в Проводнике Windows. Outlook позволяет просматривать папки и файлы, расположенные на локальных или сетевых дисках, а также Web-папки.
Ниже приведен список основных операций, которые Outlook с успехом реализует:

открытие;

копирование;

перемещение;

переименование;

печать файлов;

удаление;

просмотр свойств;

передача файлов по электронной почте или факсу;

пересылка файлов в Портфель;

присоединение к сетевому накопителю, которое возможно, если компьютер подсоединен к локальной сети.

Для просмотра папок и файлов щелкните по группе Другие ярлыки (Other Shortcuts) на панели Outlook, после чего щелкните по ярлыку Мой компьютер (My Computer). На панели просмотра информации отобразятся доступные папки и файлы (рис. 7.18).

Рис. 7.18. Просмотр файловой системы компьютера Проводником Outlook
Совет
Пользователь может создавать ярлыки на панели Outlook для папок компьютера, что очень удобно в случае доступа к наиболее часто употребляемым папкам.
Подробно рассматривать работу с данным представлением мы не будем, поскольку Проводник Outlook полностью копирует работу Проводника
Windows. Отметим лишь преимущества использования встроенного Проводника Outlook.

Проводник Outlook имеет больше возможностей для организации информации и ее представления. Так, например, пользователь может сгруппировывать элементы папки. Отображать дополнительные поля или скрывать ненужные. И, на конец, в отличие от Проводника Windows, имеющего только четыре стандартных представления, проводник Outlook имеет шесть стандартных, среди которых представление Временная шкала.

Поисковая система Outlook гораздо удобнее и интеллектуальнее аналога Windows. Подробно о работе с поисковой системой Outlook будет рассказано в главе 16 "Поисковая система Outlook".

Работа с адресными книгами

Outlook может использовать несколько источников информации об адресах для создания сообщений электронной почты и других возможных действий. Обычно подобная информация сосредоточена в папках типа Контакты, на основе которых создаются адресные книги Outlook (Outlook Address Book).
Как правило, во всех ситуациях, требующих выбора корреспондента, появляется модификация диалогового окна Адресная книга (рис. 4.24). Например, при задании адресата сообщения появляется диалоговое окно Выбор имен (Select Names).
Пример 4.17. Открытие адресной книги
> Сервис > Адресная книга...
В Microsoft Outlook могут использоваться адресные книги (Address Book) разных типов, в том числе Глобальный список адресов, Личная адресная книга или Адресная книга Outlook. В диалоговом окне Адресная книга можно указать, какие адреса необходимо отображать в данный момент. Для этого необходимо выбрать соответствующую адресную книгу в раскрывающемся списке Источник адресов (Show Name From the).
Каждая из вышеперечисленных книг содержит информацию, которая может быть использована при отправке сообщений, создании писем, звонков и т. д. Обычно эти адресные книги используются для следующих целей (суть разделение физического пространства хранения информации).

Глобальный список адресов. Данная адресная книга доступна только в случае, если Outlook является клиентом Microsoft Exchange Server. Эта книга содержит все адреса, списки рассылки в рамках рабочей группы. Книгу создает и ведет администратор Exchange Server, для пользователя доступна лишь ее информация. Подробно о работе с такой адресной книгой будет расскано в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server".

Рис. 4.24. Диалоговое окно Адресная книга

Личная адресная книга. Собственная адресная книга пользователя, в которой рекомендуется хранить личные списки рассылки с наиболее часто используемыми адресами. Отличия данной адресной книги от папки Контакты незначительны, единственное, что хочется отметить — это способ хранения информации. Если в личной адресной книге вся информация хранится в одном файле с расширением pab (только контакты), то в папке Контакты все хранится в едином файле с расширением pst (и контакты, и задачи, и сообщения).

Адресная книга Outlook. Адресная книга, формирующаяся на основе папок типа Контакты. Адресная книга автоматически обновляется при обновлении контактов. В списке Источник адресов (Show Names From The) каждая адресная книга, сформированная на основе папки типа Контакты, показана отдельной строкой под элементом Адресная книга Outlook.

Работа с буфером обмена

Работа с буфером обмена состоит из последовательности трех действий над каким-либо объектом (текст, картинка, файл и т. д.). Для простоты рассмотрим работу с буфером обмена на примере текстового фрагмента.

Копировать (Сору). Копируется выделенный текст в буфер обмена, при этом его экземпляр остается в основном документе. В итоге образуется два экземпляра одного и того же текстового фрагмента: один — в документе, другой — в памяти.

Вырезать (Cut). Аналогично предыдущему действию, только на этот раз происходит перемещение информации в буфер обмена и удаление ее из основного документа. Остается единственный экземпляр текста.

Вставить (Paste). Из буфера обмена в документ вставляется скопированная или вырезанная информация. При этом содержимое буфера обмена не уничтожается. Оно уничтожается только после очередной процедуры копирования или вырезания и при этом "вытесняет" объект, ранее помещенный в буфер обмена.

Итак, вернемся к переносу информации из заметки Outlook в документ Microsoft Word.
Пример 5.4. Работа с буфером обмена
(Откройте заметку}
Выделить все
Копировать (рис. 5.6}
{Откройте документ Word} > Правка > Вставить

Рис. 5.6. Работа с буфером обмена
Совет
Для быстроты процедур копирования и вставки можно воспользоваться стандартными "горячими" клавишами для работы с буфером обмена: копирование — +, вырезание — + и вставка — +.

Работа с категориями

Категории (Categories) — это общее средство Outlook для упорядочивания элементов. Хотя здесь будет подробно описано задание категорий для встреч, все изложенное ниже можно по аналогии применить и к любому другому элементу Outlook.
Итак, при достаточно продолжительной работе с Outlook у вас накопится море полезной и бесполезной информации. При желании получить необходимые сведения в этом бескрайнем море можно потратить часы и все равно не добиться требуемого результата. Проблемой поиска мы займемся в главе 16 "Поисковая система Outlook", сейчас же уделим внимание сортировке и группировке информации по категориям для облегчения ее возможного поиска и представления.
Работа с хаотическим, неупорядоченным и несгруппированным множеством элементов не удобна и не эффективна. Универсальным средством упорядочения информации является назначение категорий, общий принцип работы с которыми заключается в следующем. Для каждого элемента определяется принадлежность той или иной категории. После назначения категорий всем элементам их можно группировать, создавать условия поиска по категориям и т. д. Более того, непрерывный процесс назначения категорий новым элементам позволяет в несколько раз упростить вышеозначенные процедуры. Но давайте от общих принципов перейдем к конкретным примерам.

Работа с контактами

Кроме возможности хранения информации о человеке, с которым поддерживается связь, папка Контакты предоставляет возможность эту самую связь реализовывать. Outlook позволяет соотносить с контактом следующие действия:

Новое письмо (New Letter). Используется для составления обычного письма контакту. При выполнении этого действия запускается Мастер писем приложения Microsoft Word. Некоторые поля этого мастера будут автоматически заполнены, поскольку информация об отправителе и получателе известна.

Создать сообщение контакту (New Message). Используется для отправки контакту сообщения по электронной почте (см. раздел 9.4 "Новое сообщение").

Новый запрос о собрании (New Meeting Request). Используется для сбора информации и оповещения контакта о предстоящем собрании (см. раздел 10.1 "Планирование собраний").

Назначить встречу контакту (New Appointment). Используется для назначения встречи контакту.

Создать задачу для контакта (New Task). Используется для назначения задачи контакту (сл1. раздел 10.2 "Назначение задач").

Создать запись в журнале контактов (New Journal Entry). Используется для создания хронологической справки о работе с контактом (см. главу 6 "Дневник").

Связь (Link). Используется для связывания с контактом файла или элемента Outlook. Последнее действие равносильно нажатию кнопки Контакты в форме элемента и выбору их из списка (см. раздел 2.2.2 "Новая встреча ").

Позвонить контакту (Call). Используется для автоматического набора телефонного номера контакта.

Вызов с помощью Net Meeting (Call using Net Meeting). Данное действие запустит приложение Microsoft NetMeeting и начнет устанавливать связь с сервером каталогов, который был указан на вкладке Подробности формы Контакт (см. разды 11.5 "Net Meeting").

Отметить к исполнению (Follow Up). Используется для оповещения о запланированном для контакта действии (см. раздел 4.3.1 "Отметить к исполнению ").

Отобразить схему адреса (Display Map of Address).
Используется для отображения схемы адреса. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с ссылкой на страничку Microsoft Office, где расположена соответствующая карта местности.

Просмотреть Web-страницу (Explore Web page). Используется для просмотра Web-страницы контакта. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с загружаемой страницей пользователя.

Переслать как vCard (Forward as vCard). Переслать контакт, как визитную карточку. Данный формат будет использоваться, если вы захотите переслать кому-либо информацию элемента Контакт (см. раздел 12.1 "Основные принципы работы с новостями").

Указанные возможности доступны из меню Действия формы "Контакт. В данной главе рассмотрим работу с контактом на примере действий Отметить к исполнению (Follow Up), Позвонить контакту (Call) и Новое письмо (New Letter). Остальные действия были рассмотрены выше.

Работа с папками

Операции, производимые с папками Outlook, фактически аналогичны работе с папками Windows. Для работы с папками Outlook удобно воспользоваться контектным меню, появляющимся при щелчке правой кнопкой мыши на выбранной папке (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Контекстное меню для работы с папкой Outlook
В табл. 7.1 приведено полное описание команд этого меню.
Таблица 7.1. Команды контекстного меню Список папок

	Команда		Описание
	Открыть (Open)		Открывает папку для просмотра ее элементов в панели просмотра информации
	Открыть в новом окне (Open in new window)		Открывает папку для просмотра в новом окне
	Отправить ссылку на эту папку (Send link to This Folder)		Эта возможность существует только для общедоступных папок. Данная команда доступна только в режиме работы на компьютере, входящем в локальную сеть и имеющем учетную запись Microsoft Exchange Server
	Расширенный поиск файлов (Advanced Find)		Открывает диалоговое окно Расширенный поиск (см. главу 16 "Поисковая система Outlook")
	Переместить (Move)		Перемещает папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную
	Копировать (Copy)		Копирует папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную
	Удалить папку (Delete)		Удаляет папку вместе со всей хранящейся в ней информацией. Удаленная папка перемещается в папку Удаленные, до окончательного удаления из этой папки ее информацию можно восстановить
	Переименовать папку (Rename)		Изменяет имя папки
	Создать папку (New Folder)		Создает новую папку
	Добавить на панель Outlook (Add to Outlook Bar)		Добавляет ярлык на панель Outlook. По умолчанию ярлык добавляется в группу Ярлыки Outlook
	Пометить все как прочтенные (Mark All as Read)		Помечает все элементы данной папки как прочтенные. Особый интерес представляет для папок с элементами типа Почта
	Свойства (Properties)		Отображает диалоговое окно Свойства папки

Несколько замечаний к данной таблице.

Для стандартных папок неприменимы команды Переместить, Удалить и Переименовать. Можно перемещать и удалять лишь элементы этих папок.

Для папки Удаленные (Deleted items) в контекстное меню добавляется команда Очистить папку "Удаленные".

Для папки Личные папки это меню также содержит несколько дополнительных команд, связанных с ее структурной особенностью. Подробнее о файлах личных папок будет рассказано в главе /5 "Настройка конфигураций".

В данной главе мы показали

В данной главе мы показали основные средства Outlook для планирования проводимых мероприятий, встреч и собраний.

Календарик. Работа с календариком позволяет пользователю быстро и эффективно перемещаться по календарю. Рассмотренные форматы даты и времени общеупотребимы в любом диалоговом окне, в котором требуется ввод даты.

Создание повторяющихся и единичных встреч, событий. Задание всевозможных параметров: от даты встречи, темы и места ее проведения до вставки файла в комментарий к встрече.

Категории. Общее средство Outlook, позволяющее задавать дополнительные параметры для группировки и сортировки элементов.

Представление. Основной и общий инструмент отображения информации. Сортировка, Группировка, Отбор и Автоформат.

В этой главе мы познакомились с организацией и планированием задач средствами Outlook. В ней были рассмотрены:

Создание задачи. Задание параметров начала и продолжительности задания. Отслеживание хода работы над ней.

Вставка объектов. Общее средство Outlook, позволяющее вставлять объекты сторонних приложений, редактируемых в Outlook.

Повторяющаяся задача. Преобразование из единичной задачи в повторяющуюся.

Представление Временная шкала. Данное представление отображает задачи в виде полосы времени, что помогает пользователю оценить временной интервал, занятый той или иной задачей, а также их возможное пересечение или слияние.

Преобразование элементов. Общее средство Outlook, позволяющее конвертировать элемент одного типа в другой без потери времени на копирование и вставку или какой-либо другой перенос информации.

В этой главе мы рассмотрели работу с заметками — удобным средством ведения попутной информации, не требующей незамедлительного протоколирования и особого рассмотрения.

Создание заметки. Ввод информации, изменение текста, представление заметок.

Буфер обмена. Один из основных инструментов переноса информации, копирование, вырезание и вставка объектов.

Вставка элементов. Общее средство Outlook, позволяющее соединять информацию, элементы разных типов разными способами: от вставки до связывания посредством ярлыков.

В данной главе мы говорили об универсальном средстве протоколирования деятельности пользователя в Outlook с помощью приложений Microsoft Office — Дневник. Здесь были рассмотрены:

Создание записи. Ручной и автоматический способ ведения записей Дневника. Указание параметров автоархивации.

Представления Дневника. Представление Временная шкала позволяет отследить длительность действий пользователя на протяжении некоторого интервала времени.

События и праздники

Главное отличие события от встречи в том, что Outlook резервирует для него не часовой промежуток времени, а выделяет целый день и более. Работа с событием практически аналогична работе со встречей, поэтому здесь будут рассмотрены лишь характерные для работы с событиями приемы.
Пример 2.19. Создание события
> Действия > Создать событие на целый день
{Форма встречи} Целый день
{Поле под названием даты на панели Список встреч} 2L
Процедура создания повторяющихся событий аналогична процедуре создания повторяющихся встреч. Особым случаем в этой связи служит назначение праздников и особых дней.
Существует два вида праздников: личные и всеобщие. Для создания личного праздника, например день рождения брата, следует воспользоваться вышеизложенными методами и создать повторяющееся событие по шаблону Ежегодно
Совет
В принципе, если вы заведете контакт для вашего брата и укажите его дату рождения, то в Календаре автоматически будет отображаться это событие (более подробно об этом см. в главе 4 "Контакты").
Для внесения же всеобщих национальных праздников следует подключить библиотеку праздников к календарю, избавив себя от мучительного ввода "красных дат".
Пример 2.20. Добавление национальных праздников
Сервис > Параметры. ...
Настройки Параметры календаря...
Добавить праздники...
Россия
ОК
ок
ок
Замечание
Вы можете выбрать не только праздники России, но и праздники любой другой страны. Причем в случае совпадения праздников, например Новый год, Outlook будет отображать их как два разных события.


Рис. 2.22. Диалоговое окно Добавление праздников в календарь

Сохранение, открытие и удаление

После заполнения полей формы нужно сохранить элемент.
Пример 1.15. Сохранение элемента
Сохранить и закрыть (На панели инструментов формы) или +
Иногда требуется изменить некоторую информацию элемента, для чего этот элемент необходимо снова открыть.
Пример 1.16. Открытие элемента
{Выделите элемент}
> Файл > Открыть > Выделенные документы (+<0>) или {Элемент}
После открытия формы элемента можно приступать к его редактированию. После того как все изменения внесены, необходимо опять выполнить команду Сохранить и закрыть (Save and Close).
При долгой и плодотворной работе с Outlook может накопиться довольно много ненужной информации, которую рекомендуется удалять. Удаление элементов аналогично удалению файлов в Проводнике Windows.
Пример 1.17. Удаление элемента
{Выделите элемент} Правка > Удалить (+) или Удалить
Совет
Помимо вышеуказанных способов, существует метод графической манипуляции элементом. Для этого выделите элемент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в папку Удаленные (Delete Items). Для одновременного удаления нескольких элементов выделите их, подведя курсор мыши и удерживая нажатой клавишу .
Данный метод очень прост и применим не только в случае удаления элемента. Например, если вы захотели перенести встречу с одного времени на другое, не надо открывать форму элемента и редактировать его, а просто перетащите элемент на полосу нужного времени на панели представления информации.
При удалении элементов они не удаляются сразу, а остаются в папке Удаленные до тех пор, пока пользователь явно не укажет на очистку папки или на удаление элемента. Если какой-либо элемент удален ошибочно, его можно восстановить.
Пример 1.18. Восстановление удаленного элемента
Удаленные
Переместить в папку... (рис. 1.19)
Календарь
ок


Рис. 1.19. Контекстное меню элемента папки Удаленные

Сохранение встречи

После того как форма встречи полностью заполнена, ее необходимо сохранить, нажав кнопку Сохранить и Закрыть (Save and Close). Если вы не хотите закрывать форму и вам необходимо лишь сохранить ее (обезопасив себя от потери информации, например в случае отключения электричества), выберите команду меню > Файл> сохранить или же еще проще — +.
Если после открытия встречи вы решили, что она больше не актуальна, ее можно удалить из расписания, щелкнув кнопку Удалить (Delete) на панели инструментов Стандартная (Standard).
Для перехода к следующей (или предыдущей) встрече этого же дня выполните пример 2.15.
Пример 2.15. Переход к следующей встрече
Вид > Следующая > Встреча (+<>>)
{На панели инструментов Стандартная}
Следующая встреча
После закрытия формы встречи отобразиться панель Список встреч с соответствующим значком встречи, двойным щелчком по которому вы можете заново ее открыть для редактирования.
Более подробно о работе с представлением панели Список встреч будет рассказано в разделе 2.2.6 "Отображение встреч и событий на панели Список встреч".

Сортировка

Вернемся к отображаемой информации. Представление По категориям (By Categories) отображает группы элементов с одинаковыми категориями. Если для элемента назначено более одной категории, то он отображается несколько раз в разных группах. Например, элемент "Встреча с редактором..." отображается и в группе BHV и в группе Дела.
Разбиение информации по категориям является лишь первой ступенью ее структуризации. Иногда этого вполне достаточно, но в том случае, когда категория содержит большое количество элементов, необходим дополнительный этап упорядочивания. Например, категория Праздники (Holidays) содержит 50 элементов, и пока представляется довольно сложным ответить на вопрос "На какие дни недели приходятся празднования 2002—2004 Нового года?".
По умолчанию в большинстве представлений элементы отсортированы по времени их начала. Пытаясь ответить на поставленный вопрос в данном режиме сортировки, нам пришлось бы искать в столбце Тема (Subject) элемент новый год, после чего смотреть на соседнее поле и запоминать информацию о дне недели. Подобные действия не эффективны и не рациональны.
Поскольку Outlook позволяет сортировать по любому полю элемента, давайте отсортируем все элементы группы Праздники по полю Тема. Для этого необходимо просто щелкнуть по одноименному названию столбца.
Если треугольник рядом с названием направлен вверх, то элементы упорядочены по возрастанию, если вниз — по убыванию. Отсортировав элементы подобным образом, мы добились требуемого результата, все даты начала отображаются подряд и их не надо искать. Информация доступна и наглядна (рис. 2.26).

Рис. 2.26. Параметры По категориям, отсортированные по полю Тема
Замечание
Порядок по возрастанию сортирует текстовые поля по алфавиту, поля даты — от прошлого к будущему. Порядок по убыванию сортирует текстовые поля в обратном порядке, а даты — от будущего к прошлому.

Состояние занятости, метка и важность

Каждому моменту времени в Календаре соответствует определенное состояние занятости пользователя (Show time as). Этот параметр очень важен при планировании собраний, при автономной работе его назначение практически теряет смысл.
Существует всего четыре состояния:

Занят (Busy) — синий квадратик;

Свободен (Free) — белый квадратик;

Нет на работе (Out of Office) — бордовый квадратик;

Под вопросом (Tentative) — полосато-голубой квадратик.

Цвета в скобках служат для отображения состояния занятости на панели Список встреч. По умолчанию время без встреч Outlook определяет, как свободное. И наоборот, время, отведенное для встреч, как занятое. Хотя вы можете изменить это состояние на любое другое.
Следующий параметр Метка (Label) определяет характер встречи. По умолчанию Outlook имеет одиннадцать меток от Нет (None) до Телефонный звонок (Phone Call). Встреча, отмеченная специальной меткой, будет отображаться в представлениях Календаря с соответствующим цветовым фоном, что позволяет фокусировать внимание на характере предстоящих встреч.
Можно изменить стандартные названия меток на требующиеся, т. е. присвоить определенной цветовой характеристике собственное название.
Пример 2.11. Настройка меток
(В окне Outlook ) > Правка > Метка > Изменить подписи... (рис. 2.15)
Голубая метка := БХВ
ок

Рис. 2.15. Диалоговое окно Изменение меток календаря
И наконец, важность. Пользователь может установить степень важности предстоящей встречи. Например, Высокая (High), чтобы отличать наиболее важные встречи от обычных.
Пример 2.12. Установка степени важности
{В форме встречи, панель инструментов Стандартная}
Важность:Высокая

Создание единичной задачи

Создание единичной задачи аналогично созданию встречи. Простейшим способом, на наш взгляд, является двойной щелчок левой кнопкой мыши в строке с надписью Щелчок добавит элемент Задача (Click here to add a new Task). Появится форма Задача (Task), показанная на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Форма Задача

Создание элемента

Прежде всего элемент надо создать, эту операцию можно выполнить несколькими способами.
Пример 1.14. Создание элемента
> Файл> Создать > Встреча
> Действия > Новая встреча (+)
Создать {на панели инструментов Календарь}
{на панели просмотра информации}
Новая встреча (на панели просмотра информации}
После выполнения любой из вышеперечисленных команд появится форма для элемента Встреча (рис. 1.18).
Замечание
Создать элемент Встреча можно и не запуская приложение Outlook. Для этого на панели Microsoft Office нажмите кнопку Создать встречу.


Рис. 1.18. Создание нового элемента Встреча

Создание контакта адресной книги

Теперь перейдем к рассмотрению основных аспектов при работе с адресной книгой, главным из которых является создание нового контакта.
Пример 4.19. Создание контакта
> Сервис > Адресная книга...
Источник адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)
> Файл > Создать адрес... (рис. 4.26)
В список Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)
Тип адреса Адрес другого типа
ОК
Краткое имя := Усаров Георгий (рис. 4.27)
Адрес электронной почты := usarov@mail.ru
Тип электронной почты := SMTP
ОК
Заполнение остальных вкладок при создании нового контакта в личной адресной книге почти полностью аналогично созданию нового элемента в папке Контакты. После того как контакт создан, его можно увидеть в информационном поле адресной книги.

Рис. 4.26. Диалоговое окно Создание адреса

Рис. 4.27. Диалоговое окно Свойства: Создание: Адрес другого типа

Кстати, одним из нововведений Outlook является возможность скрыть информацию ненужных полей контакта. Для этого подведите указатель мыши к стыку между заголовками полей на полосе вверху информационной панели и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, растяните или уменьшите (удалите) ширину поля. На рис. 4.28 изображено диалоговое окно Адресная книга, отображающее только два поля: Имя и Адрес эл. почты.

Рис. 4.28. Адресная книга с двумя отображаемыми полями

Создание контакта

При открытии папки Контакты в окне Outlook появляется представление Адресные карточки (Address Cards), изображенное на рис. 4.1. В случае первого открытия Outlook папка Контакты может не содержать элементов, поэтому область отображения будет пустой.

Рис. 4.1. Представление Адресные карточки папки Контакты

Рис. 4.2. Форма Контакт
Замечание
Строка состояния в нижней части окна показывает общее число элементов в выбранной папке.
Для создания контакта нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов или дважды щелкните по пустому месту в окне просмотра информации. Появится форма Контакт (Contact), изображенная на рис. 4.2.

Создание личной адресной книги

Перед тем как начать работу с личной адресной книгой, ее необходимо добавить в существующую конфигурацию Outlook. Адресная книга суть информационная служба, добавление же любых элементов информационных служб является созданием учетной записи данного типа. (Подробно о работе с учетными записями электронной почты будет рассказано в разделе "Электронная почта".)
Пример 4.18. Создание личной адресной книги
> Сервис > Учетные записи электронной почты..
Добавить новый каталог или адресную книгу
Далее
Дополнительные адресные книги
Далее
Тип адресной книги Личная адресная книга
Далее
{Появиться диалоговое окно Личная адресная книга (рис. 4.25)}
Личная адресная книга
Имя := Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)
Сортировать записи по Фамилиям
ОК
На вкладке Личная адресная книга (Personal Address Book) пользователь может изменить место расположения файла, в котором будет храниться информация о контактах, а на вкладке Заметки (Notes) — ввести примечания к книге. После того как добавлена новая книга, необходимо перезапустить Outlook для того, чтобы новая учетная запись начала функционировать в рамках приложения.
Замечание
Пользователь не может создать более одной учетной записи типа Личная адресная книга или Адресная книга Outlook.

Рис. 4.25. Диалоговое окно Личная адресная книга

Создание нового объекта

Итак, давайте рассмотрим вставку звукового файла в поле Описание задачи. Данная возможность очень полезна, поскольку пользователь может ввести комментарии, не вводя долго и утомительно текстовую информацию, а просто наговорив ее. После чего информацию в случае необходимости можно будет прослушать. Естественно, что для реализации этой возможности компьютер должен быть оснащен звуковой платой и микрофоном.
Замечание
Я не рекомендую отказываться от введения текстовых комментариев, а наоборот, советую кооперировать все имеющиеся возможности, предоставляемые Outlook.
Пример 3.5. Создание нового объекта
Описание встреч
> Вставка > Объект... (рис. 3.5}
Создать новый
Звукозапись
В виде значка
ОК
{появиться диалоговое окно Запись звука}
Записать (рис. 3.6)
{Начнется запись, и вы можете говорить в микрофон)
Стоп
> Файл > Выход и Вернуться к работе над задачей
После выполненной программы в поле Описание встреч появится значок громкоговорителя, двойной щелчок по которому запустит универсальный проигрыватель и воспроизведет записанную речь.

Рис. 3.5. Диалоговое окно Вставка объекта


Рис. 3.6. Диалоговое окно Звуковой объект в Написание книг

Создание новой встречи

Для создания встречи существует несколько способов:
Пример 2.7. Создание новой встречи
> Файл > Создать > Встреча или + (рис. 2.12)
> Действия > Новая встреча
{На панели инструментов Стандартная} Создать
{В представлении День или Рабочая неделя}
Форма Встреча (Appointment), изображенная на рис. 2.12, имеет собственную строку меню и панель инструментов, а также две вкладки Встреча (Appointment) и Доступность участников (Scheduling). Здесь будет рассматриваться только первая вкладка, о назначении второй вкладки будет рассказано в разделе 10.1 "Планирование собраний".

Рис. 2.12. Форма Встреча

Создание объекта из файла

Следующий пример, демонстрирующий работу Outlook со вставкой объектов других приложений, основан на вставке объекта, но не создаваемого с нуля, хотя это и возможно, а вставляемого из файла.
Пример 3.6. Создание объекта из файла
Описание встреч
> Вставка > Объект... (рис. 3.7)
Создать из файла...
Обзор...
Имя файла := < Имя файла>
Открыть
Связь
ОК

Рис. 3.7. Диалоговое окно Вставка объекта

Рис. 3.8. Форма Задача со вставленными объектами
Вставленный рисунок отобразится в поле Описание задачи. Окончательный результат заполненной формы задачи изображен на рис. 3.8.
Совет
Еще раз напомним, что вставка объектов — это общее средство Outlook и его можно использовать практически везде. Например, для элемента Контакт можно хранить в поле Описание контакта фотографию пользователя.
Безусловно, мы рассмотрели не весь спектр вставляемых объектов. Помимо рассмотренных здесь можно вставлять диаграммы, видеоролики, слайды и многие другие объекты, доступные из диалогового окна Вставить объект (Insert Object).

Создание заметки и ее представления

Для создания заметки перейдите в папку Заметки (Notes) и нажмите кнопку Создать (New) или сделайте двойной щелчок мышью в свободном месте окна просмотра информации. Появится пустая заметка с текущей датой и временем, куда можно будет ввести текст (рис. 5.1).
Объем вводимого текста неограничен, причем, если он превышает стандартный размер заметки, вы имеете возможность его свободно прокручивать. Первое предложение является названием заметки.

Рис. 5.1. Форма Заметка
Совет
Для быстрого перехода от начала заметки к концу и обратно используйте сочетания клавиш + и + соответственно.
При необходимости можно увеличить или уменьшить стандартный размер заметки, перетащив границу окна с помощью курсора мыит Outlook запоминает размер окна заметки и воспроизводит его впоследствии.
Замечание
Вообще говоря, можно увеличить раз'мер окна заметки до размеров экрана двойным щелчком мыши по полоске вверху заметки.
После ввода текста закройте заметку, внесенные изменения автоматически сохранятся.
Хотя заметки являются самым простым элементом Outlook, но даже они имеют возможность группировки по категориям. Более того, можно связывать с заметками контакты и изменять цвет заметок. Последнее свойство очень удобно для сортировки заметок по важности, например лиловый цвет — очень важная заметка.
Пример 5.1. Редактирование заметок
{В форме Заметки в верхнем левом углу (рис. 5.2) }
Цвет > Лиловый
Категории. . .
Имеющиеся категории Мысли
ОК
Контакты. . .
Контакты
Элементы <Контакт>
ОК
Закрыть

Рис. 5.2. Контекстное меню заметки
Для оперативного доступа к заметке в течение рабочего дня щелкните по ее названию на Панели задач Windows внизу экрана. После получения информации щелчок вне окна заметки свернет ее на Панели задач. С заметками можно работать и закрыв основное приложение Outlook.
Перейдем теперь к рассмотрению представлений папки Заметки (Note). Существует пять стандартных представлений, их описание приведено в табл. 5.1.

Таблица 5.1. Стандартные представления папки Заметки

	Представление	Отображаемые элементы и поля
	Значки (Icons)	Это оригинальное представление Outlook. Заметки изображаются в виде листочков бумаги, имеющих определенный цвет и текст заметки под значком (не более 255 знаков). Значки упорядочены по дате создания. Можно изменить размер и отображение значков в этом представлении посредством соответствующих кнопок на панели Стандартная (см. рис. 5.2)
	По категориям (By Categories)	Стандартное табличное представление. Список групп по категориям, отображающим первую строку заметки
	За последние семь дней (Last seven Day)	Отфильтрованное представление Список заметок
	По цвету (By Color)	Аналогичное предыдущему представление, за исключением того, что группировка осуществляется по цвету заметки
	Список заметок (Notes List)	Табличное представление всех заметок, в котором отображаются поля: Тема, Создано и Категории. Помимо этих полей, под названием заметки приводится ее текст. Ограничение на отображаемый в представлении текст — 255 знаков. Если объем текста больше, то ставится многоточие, если меньше — добавляется специальный символ конца <конец> (рис. 5.3)

Рис. 5.3. Представление Список заметок

Отображение или скрытие текста зависит от кнопки Автопросмотр. По умолчанию в представлении Список заметок она нажата.

Совет

При работе в представлении Значки для выравнивания значков используется команда > Вид > Выстроить значки.

Список рассылки

Очень часто в деловой практике требуется выполнить одну и ту же процедуру для нескольких контактов. Например, отправить факс с ценами всему списку клиентов, отправить сообщение или приглашение на собрание всем участникам проекта. Конечно же можно потратить время на выполнение этих операций для каждого контакта в отдельности, но Outlook предоставляет возможность объединения подобных контактов в специальные списки рассыпки (Distribution List), посредством которых многочисленные однотипные операции превращаются в одну.
Если продолжить рассмотрение нашего примера, то писателю тоже необходим подобный список рассылки, поскольку материал книги нужно отправлять как главному редактору, так и техническому.
Пример 4.10. Создание списка рассылки
> Действия > Создать список рассылки
Члены
Имя := BHV (рис. 4.13)
Выберите членов...
Имя <Контакт> Члены ->
Имя <Контакт> Члены ->
ОК
Заметки
Текст заметки := Редакция "BHV"
Сохранить и закрыть

Рис. 4.13. Форма Список рассылки
Если вы создаете группу, но какого-либо из контактов в списке Выберите членов (Select Members) нет, вы можете, не выходя из формы Список рассылки (Distribution List), добавить новый контакт.
Пример 4.11. Добавление нового члена в список рассылки
{В форме Список рассылки}
Добавить... (рис. 4.14)
Краткое имя := Анна Кузьмина
E-mail address := kuzmina@bhv.ru
Добавить контакт
OK

Рис. 4.14. Диалоговое окно Добавление новой записи
Если требуется удалить контакт из списка рассылки, то выделите его и щелкните по кнопке Удалить (Delete).
Замечание
Если после создания списка рассылки некоторые параметры члена данного списка изменились (фамилия или адрес электронной почты), то для внесения подобных изменений достаточно нажать кнопку Обновить (Update Now).
Отметим только, что в представлениях Outlook список рассылки выделяется жирным цветом.

Справочная система Outlook

Данная книга содержит хоть и достаточную, но не исчерпывающую информацию по работе с Outlook. Поэтому естественен вопрос: "К каким источникам обращаться за справкой в случае возникновения вопросов по работе с приложением?" Единственный верный ответ — к справочной системе Outlook. Умение правильно с ней работать заметно облегчит вам поиск требуемого справочного материала и упростит дальнейшую эксплуатацию Outlook.
Помощник
Помощник (Assistant) — это интеллектуальный анализатор ваших действий при работе с приложением. Работая над тем или иным элементом, он автоматически будет предлагать вам справку по работе с ним, что облегчит поиск необходимого раздела в справочной системе. Более того, вы можете задавать Помощнику вопросы по любой тематике, относящейся к Outlook, и он выберет наиболее подходящие ссылки, по которым можно получить исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.
Активизировать Помощника можно несколькими способами.
Пример 1.19. Запуск Помощника
Справка по Microsoft Outlook> Справка > Показать Помощника
Для получения справки введите в поле Что Вы хотели бы сделать? (What would you want to do?) вопрос и нажмите кнопку Найти (Find), Помощник выдаст список гиперссылок, по которым можно получить требуемую информацию. На рис. 1.20 отображен ответ Помощника на вопрос: "Что Вы хотели бы сделать?" — "Работа с помощником". Для просмотра всего списка гиперссылок щелкните по стрелке См. далее... (See more ...).
Если вы хотите изменить вид Помощника или вообще отменить его посредническую деятельность между вами и справочной системой, то просто измените параметры Помощника в одноименном диалоговом окне.
Пример 1.20. Изменение параметров Помощника
Параметры или {На Помощнике} Параметры" (рис. 1.20)


Рис. 1.20. Диалоговое окно Помощник
Совет

Новичкам мы настоятельно рекомендуем включить флажки отображать только важные советы (Only show high priority tips) и отображать полезный совет при запуске (Show the Tip of the Day at Startup).
В этом случае Помощник периодически будет отображать значек с изображением электрической лампочки, щелчок мыши по которому активизирует окно с советом.

Замечание

Помощник хоть и удобен, но отнимает некоторые ресурсы, а следовательно, и время. Поэтому, если вы не пользуетесь им постоянно, лучше отключите его посредством команды > Справка > Скрыть Помощника.

Одной из новинок MS Office XP в работе со справочной системой явилось создание специального поля Введите вопрос (Ask a Question), расположенного в правом углу панели меню. Это поле полностью дублирует поле Что Вы хотели бы сделать? Помощника. Введите вопрос и нажмите клавишу , после чего появится список гиперссылок, с помощью которых можно получить ответ на поставленный вопрос. Одним из плюсов этого поля является сохранение последних набранных вопросов.

Всплывающие подсказки

Часто возникает ситуация, когда требуется получить справку об объекте интерфейса: команде меню, кнопке, флажке или, вообще, диалоговом окне. Для этого нет необходимости вызывать Помощника, просто выберите команду > справка > что это такое? или нажмите сочетание клавиш +, указатель примет вид стрелки со знаком вопроса. После чего щелкните по интересующему вас элементу, и появится небольшое окно с краткими пояснениями по работе с ним. Для отключения этой опции нажмите клавишу .

Замечание

Иногда достаточно подвести указатель к тому или иному объекту интерфейса, например к кнопке на панели инструментов, и через некоторое время появится всплывающая подсказка, в данном случае — с названием кнопки.

Справочная система

Для непосредственного входа в справочную систему выберите команду

> Справка > Справка по Microsoft Outlook.

Появится оено с двумя панелями: панелью со вкладками и панелью просмотра справки. Первая панель включает в себя три вкладки: Содержание (Content), Мастер ответов (Answer Wizard) и Указатель (Index). Использование этих вкладок позволяет быстро найти интересующий раздел справочной информации.


На вкладке Содержание отображается список разделов справочной информации. Любой раздел обозначается значком с изображением книги, а справка раздела обозначается значком с изображением листа бумаги с вопросительным знаком. Двойным щелчком левой кнопки мыши вы раскроете справку, и ее содержимое отобразится на панели просмотра справки (рис. 1.21).

Действия со вкладкой Мастер ответов (Answer Wizard) аналогичны работе Помощника: вы вводите вопрос, нажимаете кнопку Найти, и Мастер ответов выдает список гиперссылок, с помощью которых можно получить необходимую вам информацию. Зачастую список ссылок слишком велик и приходится тратить много времени на поиск действительно нужной информации. Для избежания подобных ситуаций формулируйте вопросы таким образом, чтобы максимально сузить границы поиска справочной системы.

Наконец, последняя вкладка Указатель (Index) автоматически выводит список разделов, содержащих введенное ключевое слово. На рис. 1.22 изображена вкладка Указатель с результатом поиска по ключевому слову Помощник (Paint).

Замечание

При первом раскрытии вкладки Указатель Microsoft Outlook произведет построение базы данных ключевых слов. Эта база строится один раз и затем используется при каждом открытии данной вкладки.



Рис. 1.21. Вкладка Contents диалогового окна Справка Microsoft Outlook

Панель просмотра справки отображает справку выделенного раздела. На этой панели ключевые слова и термины выделены синим цветом. Чтобы получить информацию о выделенном слове, щелкните по нему левой кнопкой мыши. Появится дополнительная подсказка, содержащая определение термина.

Некоторые термины и словосочетания, помимо выделения синим цветом, подчеркнуты сплошной линией. Данные слова являются гиперссылками — после щелчка по ним на панели просмотра справки отобразится информация, связанная с этой гиперссылкой.

Для отображения всей имеющейся информации на странице справки щелкните гиперссылку Показать все (Show All), расположеную в верхнем правом углу страницы.

Для навигации по справочной системе очень удобно пользоваться кнопками Вперед и Назад, посредством которых можно перейти, соответственно, либо к следующей справке, либо к предыдущей.



Рис. 1.22. Вкладка Index диалогового окна Справка Microsoft Outlook

При необходимости и наличии принтера можно распечатать текущую справочную информацию. Для этого щелкните кнопку Печать (Print) в верхней части панели инструментов.

Справка в Интернете

В том случае, когда вы не смогли найти ответ на ваш вопрос во встроенной справочной системе, можно попытаться найти необходимую информацию на Web-странице фирмы Microsoft: http://office.microsoft.com/rus/welcome/ outlook. asp

Также вы всегда можете скачать с этой страницы файлы обновления и найти самую последнюю информацию о приложениях, входящих в пакет Microsoft Office XP.

Для открытия этой страницы необходимо подключить компьютер к Интернету и выбрать команду > справка > office на Web. Откроется обозреватель Internet Explorer и произойдет обращение по вышеуказанному адресу (рис. 1.23).



Рис. 1.23. Окно Internet Explorer со сведениями об Outlook

Дополнительная справка

Справочная система Outlook способна дать справку не только по работе с приложением, но и выдать дополнительные сведения о системе, параметрах безопасности, а также о технической поддержке при работе с приложениями Microsoft. Для получения информации о параметрах компьютера, операционной системе и приложениях, с которыми вы работаете, необходимо выполнить следующую операцию:

Пример 1.21. Получение информации о системе

> Справка > О программе Microsoft Outlook

О системе... (рис. 1.24)

Замечание

Нажатие кнопки Поддержка (Tech Suppost) вызовет появление раздела Поддержка программных продуктов справочной системы Outlook.



Рис. 1.24. Сведения о системе

Диалоговое окно Найти и восстановить

Итак, все аспекты информационной помощи Outlook 2002 были рассмотрены выше, но как быть в случае возникновения ошибок программного обеспечения или неверной работы приложения, к какой службе обращаться за помощью? В предыдущих версиях Outlook этот вопрос оставался без ответа. В случае ошибок приходилось переустанавливать Outlook, в худшем случае — весь Office.


Начиная с версии Outlook 2000, появилась возможность устранения технических неполадок приложения.

Пример 1.22. Устранение неполадок

Справка > Найти и восстановить...

Начать (рис. 1.25)

Как правило, при устранении неполадок Outlook просит указать источник установки. В этом случае просто вставьте компакт-диск с Microsoft Office XP и нажмите кнопку ОК.

Иногда в ходе работы с приложением может возникнуть критическая ошибка, приводящая к "зависанию" Outlook и его автоматическому перезапуску. Данное событие сопровождается появлением диалогового окна Microsoft Outlook, извещающего об ошибке (рис. 1.26).



Рис. 1.25. Диалоговое окно Найти и восстановить



Рис. 1.26. Исправление ошибки Microsoft Outlook

Посредством данного диалогового окна пользователь может отправить сообщение компании Microsoft, тем самым помогая ей в поиске ошибок и их устранении.

Стандартные представления Календаря

Для перехода от одного стандартного представления к другому выберите команду ^ Вид > Текущее представление *? <Представление>. В табл. 2.2 приведены описания семи стандартных представлений Календаря.
Таблица 2.2. Название таблицы

	Представление		Отображаемые элементы
	День/Неделя/Месяц (Day/Week/Month)		Список всех встреч, событий и собраний для дня, недели или месяца соответственно
	День/Неделя/Месяц (с автопросмотром) (Day/Week/Month with Auto Preview)		То же, что и представление День/Неделя/Месяц, плюс отображение первых строк текста в элементах. Равносильно добавлению Области просмотра (см. раздел 1.2)
	Активные встречи (Active Appointments)		Список всех встреч и собраний со всеми их подробностями, начиная с текущего дня
	События (Events)		Список всех событий и их подробности
	Ежегодные события (Annual Events)		Список всех событий, происходящих раз в году, и их подробности
	Повторяющиеся встречи (Recurring Appointments)		Список повторяющихся встреч и их подробности
	По категориям (By Categories)		Список всех элементов Календаря, сгруппированных по категориям, и их подробности

По сути, все представления имеют некоторую табличную структуру, работа с которой будет продемонстрирована на примере представления По категориям (By Categories), изображенного на рис. 2.25.

Рис. 2.25. Представление По категориям
В этом представлении информация распределена по столбцам. Каждый столбец соответствует определенному полю: пиктограмма, вложение, тема, местоположение, начало, конец, шаблон повторения и категории. В свою очередь, элементы сгруппированы по типу, в данном случае по категориям. В начале каждой группы отображается ее заголовок и общее количество элементов, входящих в нее.
Слева от заголовка расположена кнопка, посредством которой можно развернуть и свернуть группу. В свернутом состоянии эта кнопка имеет значок (+), а в развернутом — (-).
Для раскрытия или свертывания всех групп представления удобно воспользоваться следующей командой.

Пример 2.21. Свертка и развертка групп

> Вид > Развернуть/свернуть группы > Развернуть все

В данном представлении отображается самая необходимая информация об элементе. Для просмотра информации, не поместившейся целиком в столбец, можно передвинуть границы столбцов. Для этого подведите указатель к стыку столбцов (в области названия), появится двунаправленная стрелка, после чего, удерживая нажатой левую кнопку мыши, передвиньте границу на необходимое расстояние. Для отображения полной информации об элементе дважды щелкните по нему — появится форма Встреча.

Также для отображения большей информации можно воспользоваться командой > вид > Автопросмотр. При установке этого флажка под названием встречи будут отображаться первые три строки поля Описание встречи.

Совет

Можно создавать новый элемент Встреча, не выходя из представления По категориям (By Categories). Для этого дважды щелкните по полю Щелчок добавит элемент Встреча (Click here to add a new Appointment), находящемуся сразу под наименованиями столбцов.

Помимо изменения ширины столбца, можно изменить и его местоположение в ряду столбцов. Например, можно перенести столбец Начало (Start) с пятой на вторую позицию, чтобы обращать внимание сразу на время начала встречи. Подведите указатель к названию столбца и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его на место стыка первого и второго столбцов; появятся две красные стрелки, указывающие на место вставки, после чего отпустите кнопку мыши. Столбцы сдвинутся.

Свойства папки Outlook

Параметры личных папок могут быть изменены при помощи установки их свойств в диалоговом окне Свойства папки (Properties).
Пример 7.6. Установка свойств папки
{Выделите папку}
Свойства...
Рассмотрим изменение свойств папки на примере папки Служебные. Для остальных папок действия в принципе аналогичны, в особых случаях приводятся дополнительные пояснения.

Табличные представления задач

Существует десять стандартных представлений задач. В табл. 3.2 приведен полный список этих представлений с их описанием.
Таблица 3.2. Стандартные представления задач

	Представление		Отображаемые элементы и поля
	Простой список (Simple List)		Содержит все задачи с краткой информацией о каждой (значок, завершена, тема, срок)
	Подробный список (Detail List)		Содержит все задачи, но, помимо простой информации дополнительно отображает следующие поля: важность, вложение, состояние, готовность, категории (рис. 3.5)
	Активные задачи (Active Task)		Содержит только незавершенные задачи, включая просроченные
	Следующие семь дней (Next Seven Day)		Содержит задачи со сроком выполнения в ближайшую неделю
	Просроченные задачи (Overdue Task)		Содержит незавершенные задачи с истекшим сроком завершения
	По категориям (By Categories)		Отображает все задачи, сгруппированные по категориям и отсортированные по датам завершения в каждой категории
	Назначение (Assignment)		Содержит задачи, назначенные другим пользователям, отсортированные по именам пользователей
	По ответственным (By Personal Responsible)		Содержит задачи, сгруппированные по именам пользователей, ответственным за них, и отсортированные по датам завершения для каждого ответственного
	Завершенные задачи (Complete Tasks)		Содержит завершенные задачи
	Временная шкала для задач (Task Timeline)		Отображает задачи в хронологическом порядке в графическом представлении

За исключением представления Временная шкала для задач (Task Timeline) все представления отображают информацию о задачах в виде таблиц. Работа с этими представлениями аналогична работе с представлениями Календаря (см. раздел 2.2.7 "Представления Календаря"). Но, безусловно, есть свои отличительные особенности. Так, например, каждая задача в зависимости от состояния отображается определенным цветом. По умолчанию текущие задачи — черные, просроченные — красные, а завершенные — серые с перечеркивающей полосой.
Для изменения цвета просроченных и завершенных задач выберите команду > сервис > параметры О настройки и щелкните кнопку Параметры задачи (Task Options). В появившемся диалоговом окне выберите требуемый цвет (рис. 3.10). Назначение флажков, связанных с работой над порученными заданиями, будет ясно после прочтения раздела 10.2 "Назначение задач ".



Рис. 3.10. Диалоговое окно Параметры задач

Еще раз отметим, что Outlook позволяет изменять стандартные представления и создавать собственные (см. раздел 2.2.7 "Представления Календаря").



Рис. 3.11. Представление Подробный список задач

Установка и запуск Outlook

После принятия решения о целесообразности использования Outlook следует установить это приложение на компьютер и попробовать его запустить

Установка оповещения

Запланированная встреча очень легко может не состояться, если о ней вовремя не вспомнить. Outlook дает возможность пользователю не беспокоиться за своевременное и планомерное оповещение о предстоящих встречах. Причем оповещение может быть не только визуальным, но, при наличии соответствующего оборудования, и звуковым.
Допустим, что писателю необходим один час, чтобы, не спеша, добраться до места встречи. Таким образом, устанавливая оповещение за два часа до начала встречи, он может не беспокоиться за возможное опоздание.
Пример 2.10. Установка оповещения
Оповещение
Время оповещения 2 час.
На рис. 2.13 показано диалоговое окно оповещение (Reminder) с напоминанием о встрече, автоматически появляющееся при наступлении указанного времени оповещения.

Рис. 2.13. Диалоговое окно оповещение
Существует четыре допустимых реакции на оповещение:

Прекратить (Dismiss) — выключить оповещение и удалить его с экрана;

Прекратить все (Dismiss All) — выключить все оповещения;

Отложить (Snooze) — временно отключить оповещение и получить его снова через любое другое время, устанавливаемое внизу диалогового окна;

Открыть (Open Item) — открыть встречу для просмотра или редактирования информации.

Замечание
Оповещения появляются только тогда, когда Outlook активизирован. Если оповещение должно было появиться, a Outlook не был загружен и время встречи прошло, то в следующий раз, при запуске приложения, оно появится с пометкой Просрочено (Overdue).
Чтобы изменить параметры звукового оповещения, щелкните по кнопке справа от поля Оповещение (Reminder). Появится диалоговое окно Звуковое оповещение (Reminder Sound), изображенное на рис. 2.14, с помощью которого можно выбрать любой звуковой файл для проигрывания при очередном уведомлении.

Рис. 2.14. Диалоговое окно Звуковое оповещение

Установка Outlook

В зависимости от уже установленного программного обеспечения существует два вида установки Outlook, по сути, ничем не отличающихся друг от друга.

Некоторые компоненты Microsoft Office XP уже установлены (например, Word или Excel). В этом случае для установки Outlook необходимо выполнить действия, показанные на следующем примере.

Пример 1.1. Добавление или удаление компонентов Microsoft Office XP

{Закрыть все приложения}

Пуск > Настройка > Панель управления

Установка и удаление программ

Microsoft Office XP

Добавить/Удалить

Добавить или удалить компоненты

После этого процедура установки становится почти целиком аналогичной процедуре, описанной ниже.

Microsoft Office 2001 устанавливается впервые. Именно этот случай и будет сейчас подробно рассмотрен.

Итак, вставьте первый компакт-диск Microsoft Office XP в устройство для чтения CD-ROM. Через некоторое время появится диалоговое окно первого шага Мастера установки MS Office. Заполняя соответствующие поля мастера установки и нажимая кнопку Далее, вы без особых затруднений установите Outlook 2002 на свой компьютер.

Заполните сведения о покупателе, введя свое имя и инициалы. Прочтите лицензионное соглашение и установите переключатель Я принимаю условия лицензионного соглашения (I accept the License Agreement). Далее укажите папку, в которую будет устанавливаться Microsoft Office 2002. По умолчанию это папка С:\ Program Files\ Microsoft Office, для выбора любой другой папки нажмите кнопку Обзор (Browse).

Следующий шаг мастера — это выбор компонентов для установки. На рис. 1.1 показан набор компонентов Outlook.


Рис. 1.1. Диалоговое окно Устанавливаемые компоненты

Для добавления или удаления компонента из набора необходимо щелкнуть кнопкой мыши на стрелке рядом с компонентом и выбрать один из шести вариантов его установки (рис. 1.2).


Рис. 1.2. Контекстное меню Режимы установки

Запускать с моего компьютера (Run from My Computer). Компонент должен быть зарегистрирован на компьютере и запускаться с локального диска.

Запускать все с моего компьютера (Run All from My Computer). Компонент и все подчиненные ему компоненты должны быть зарегистрированы на компьютере и запускаться с локального диска.

Устанавливать при первом вызове (Installed on First Use). Вместо установки самого компонента устанавливается заглушка (например, в меню включается соответствующая команда). При первом вызове компонента запускается мастер установки и предлагается установить компонент в режиме Запускать с моего компьютера.

Компонент недоступен (Not Available). Компонент не устанавливается на компьютер. Это состояние можно изменить только при повторном вызове программы установки.

Чтобы установить Outlook, полностью выберите для компонента Microsoft Outlook для Windows режим Запускать все с моего компьютера.

Итак, все шаги мастера пройдены, осталось нажать кнопку Установить (Install), после чего мастер начнет инсталляцию MS Office (в частности, Outlook) на компьютер. После перезагрузки компьютера, обновления ярлыков и параметров системы Outlook будет готов к первому запуску.

Первый запуск

Запуск Outlook можно осуществлять как из главного меню Windows, так и посредством ярлыка Outlook на рабочем столе.

Пример 1.2. Запуск Outlook 2002

Пуск > Программы > Microsoft Outlook или {На рабочем столе Windows} Microsoft Outlook

При первом запуске Outlook автоматически запускается Мастер начальной настройки. С его помощью можно выбрать конфигурацию Outlook и настроить работу с почтой.

На первом шаге мастер предлагает импортировать данные из уже установленных почтовых программ (например, Outlook Express). Если вы хотите сделать это, то выберите соответствующие программы, если нет — включите переключатель Пропустить (Skip).

Следующий шаг мастера призван создать учетные записи электронной почты. Создание учетных записей будет рассматриваться в главе 9 "Электронная почта", сейчас же выберите переключатель Нет (Non) и нажмите кнопку Готово (Finish), прекратив работу мастера настройки. Последним действием мастера будет выдача предупреждения для подтверждения вашего решения прекратить процедуру настройки Outlook.


После загрузки Outlook помощник выдаст предупреждение о том, что Outlook не является приложением по умолчанию для программ Почта (E-mail), и предложит зарегистрировать Outlook приложением по умолчанию. Смело отвечайте Да (Yes).



Рис. 1.3. Установка Outlook программой по умолчанию для работы с почтой, календарем, контактами.

Итак, Outlook 2002 настроен и готов к работе. На рис. 1.4 показано главное окно приложения с раскрытым представлением Outlook сегодня (Outlook Today).



Рис. 1.4. Окно приложения Outlook 2002

Выход из приложения осуществляется стандартными способами Windows.

Пример 1.3. Выход из приложения

{Крестик в верхнем правом углу} или

Файл > Выход

Вкладка Автоархивация

Для папки, хранящей элементы типа Контакты, данная вкладка не существует, но тем не менее она присутствует в других папках, поэтому рассмотрим ее свойства (рис. 7.16).

Рис. 7.16. Вкладка Автоархивация диалогового окна Свойства папки
Существует три основных возможности автоархивации папки:

Не архивировать элементы этой панки (Do not archive items in this folder). Устанавливая данный переключатель, пользователь уведомляет Outlook об отключении автоархивации элементов для данной папки, т. е. ее элементы будут копиться без сжатия и к ним всегда возможен быстрый доступ.

Архивировать элементы папки с настройками по умолчанию (Archive items in this folder using the default settings). Выбор данного переключателя обязует Outlook выполнить автоархивацию данной папки, согласно шаблону, установленному по умолчанию. Для просмотра параметров стандартной автоархивации нажмите кнопку Настройки архива по умолчанию (Default Archive Settings).

Архивировать папку со следующими настройками (Archive this folder using these settings). Выбирая данный переключатель, пользователь самостоятельно задает параметры архивации, рассмотренные ниже.

Удалять элементы старше (Move old items to default archive folder). После установки этого флажка и указания срока "старения" Outlook автоматически будет удалять из папки элементы, которые старте указанного значения.

Перемещать старые элементы в папку (Move old items to). При выборе этого переключателя Outlook будет удалять элементы папки, одновременно перемещая их в виде архива в папку C:\Windows\Local Settings\ Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst. Для изменения пути по умолчанию укажите файл архивации, нажав кнопку Обзор (Browse).

Удалять старые элементы навсегда (Permanently delete old items). При выборе данного переключателя Outlook будет автоматически удалять старые элементы, минуя процесс архивации. Таким образом, элементы будут удалены навсегда.

Дополнительные параметры архивации устанавливаются в диалоговом окне Автоархивация (Auto Archive).

Пример 7.8. Автоархивация

Сервис >Параметры. . .

Дополнительно

Автоархивация... (рис. 7.17)

Пометьте флажки, как показано на рис. 7.17. Устанавливаемый период архивации по умолчанию равен четырнадцати дням. Это означает, что раз в две недели будет проверяться "возраст" элементов и будет производиться их удаление или архивирование. Назначение остальных флажков и работа с архивами будут подробно рассмотрены в разделе 17.3 "Архивирование элементов ".



Рис. 7.17. Диалоговое окно Автоархивация

Вкладка Действия

На вкладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, контакты, сообщения и т. д.). Например, в предыдущих двух главах мы связывали встречи и задачи с контактом Екатерина Кондукова.
На рис. 4.9 показана вкладка Действия для контакта Екатерина Кондукова.
По умолчанию Outlook показывает все действия, связанные с контактом, но вы можете выбрать определенные, интересующие вас на данный момент, посредством раскрывающегося списка Показать (Show).
Замечание
Двойной щелчок мышью по любому элементу в информационном окне вкладки Действия откроет форму этого элемента для редактирования.

Рис. 4.9. Вкладка Действия формы Контакт

Вкладка Домашняя страница

На вкладке Домашняя страница (рис. 7.13) можно указать страницу в Интернете или на локальной машине, на которой будет располагаться дополнительная информация, связанная с этой папкой, или же задать формат представления информации.


Рис. 7.13. Вкладка Домашняя страница диалогового окна Свойства папки

Показывать по умолчанию домашнюю страницу (Show Home Page by default for this folder). Установка данного флажка приведет к появлению диалогового окна, предлагающего открытие нижеуказанной страницы при попытке открытия этой папки в Outlook. Флажок неактивен, если не указана Web-страница.

Адрес (Address). Текстовое поле служит для указания адреса Web-страницы.

Восстановить используемые по умолчанию (Restore Defaults). Нажатие данной кнопки приведет к восстановлению исходных настроек.

Вкладка Общие

Некоторые общие свойства папки можно изменить на вкладке Общие (General), изображенной на рис. 7.12.

Рис. 7.12. Вкладка Общие диалогового окна Свойства папки
Ниже приведен список параметров папки, которые можно определить при помощи этой вкладки.

Имя (Name). В этом текстовом поле можно изменить текущее название папки. Данное поле неактивно для стандартных папок.

Тип (Туре). Поле описывает тип хранимой информации.

Место (Location). Поле содержит имя родительской папки, т. е. той, в которую вложена текущая папка.

Описание (Description). Текстовое поле служит для более детального описания папки.

Помещая в эту папку, использовать (When posting to this folder use). Данный раскрывающийся список позволяет выбрать типы элементов, которые могут быть размещены в этой папке. Помимо естественного в этом случае типа Контакт, можно выбрать специальные формы пользователя. (Подробно о формах будет рассказано в главе 19 "Разработка форм".)

Автоматически создавать представления Microsoft Exchange (Automatically generate Microsoft Exchange views). Приложение Microsoft Exchange не может непосредственно использовать формы Outlook. При установке данного флажка генерируются формы, которые могут быть использованы клиентами Microsoft Exchange.

Размер папки (Folder Size). Нажатие этой кнопки вызывает одноименное диалоговое окно, в котором можно получить информацию о размере папки, а также о размере вложенных подпапок.

Вкладка Подробности

На вкладке Подробности существует четыре области с полями, дополняющими общую информацию о контакте.

Деловые подробности. Здесь можно ввести дополнительную информацию об отделе и комнате, в которой работает контакт, о его руководителе и помощнике.

Личные подробности. Вносится информация о дне рождения контакта, его семейном положении и псевдониме (или прозвище).

Оперативные настройки NetMeeting. Сюда вводятся имя ILS-сервера и почтовое имя данного контакта, если он зарегистрирован службой NetMeeting.

Сведения о занятости в Интернете. Дается адрес Web-страницы, на которой размещены сведения о занятости контакта.

На рис. 4.8 показана вкладка Подробности формы Контакт.

Рис. 4.8. Вкладка Подробности формы Контакт

Вкладка Сертификаты

Вкладка Сертификаты (рис. 4.10) служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Подробно о сертификатах и цифровых подписях будет рассказано в разделе 9.3.4 "Безопасность".

Рис. 4.10. Вкладка Сертификаты формы Контакт

Вкладка Все поля

И наконец, последняя вкладка Все поля дает возможность пользователю ввести и просматривать информацию, не отображаемую как отдельные поля на вкладках формы Контакт. В приведенном ниже примере вносится информация об увлечениях контакта.
Пример 4.8. Ввод дополнительной информации
Группы полей для выбора Все поля контакта (рис. 4.11)
Имя Увлечения
Значение := Баскетбол, шахматы

Рис. 4.11. Вкладка Все поля формы Контакт
Если вы хотите внести информацию о контакте, для которой не существует стандартного поля, можно создать его специально. Например, Outlook не имеет полей для метрических характеристик контакта (вес, рост и т. д.).
Пример 4.9. Создание поля
Создать... (рис. 4.12)
Имя := Вес
Тип Целое число
Формат 234
ОК

Рис. 4.12. Диалоговое окно Новое поле
Создавая новое поле, пользователь обязан определить его имя, тип и формат.

Имя (Name). Задает уникальное имя нового поля, т. е. в случае, если пользователь ввоит имя уже существующего поля, выдается соответствующее предупреждение, предлагающее сменить название.

Тип (Туре). Данный раскрывающийся список определяет тип хранимых данных. Если пользователь определил целочисленный тип данных, то будет невозможным ввод текстовой информации или вещественных значений.

Формат (Format). Данный раскрывающийся список показывает (в зависимости от выбранного типа) формат отображения данных. Так, например, для целочисленного типа, помимо стандартного формата, можно использовать компьютерный (640К, 2.4 M).

Вкладки Адресная книга Outlook и Действия

Эти две вкладки являются уникальными для папок, содержащих элементы типа Контакт. На вкладке Адресная книга Outlook можно установить флажок Показать эту папку как адресную книгу (Show this folder as e-mail Address Book) и изменить имя данной папки, отображаемое в адресной книге в списке Источник адресов (Show names from the).

Рис. 7.14. Вкладка Адресная книга Outlook диалогового окна Свойства папки
На вкладке Действия (Activities) определяется группа папок, в которой выполняется поиск действий, связанных с контактом (рис. 7.15). В первом столбце Имя (Name) задается имя группы папок, а во втором Папки (Folders) — сами папки. Названия групп папок отображаются в раскрывающемся списке Показать (Show) на вкладке Действия формы Контакт.

Рис. 7.15. Вкладка Действия диалогового окна Свойства папки "Служебные"
Существует шесть стандартных групп: Дневник (Journal), Будущие задачи и встречи (Upcoming Tasks/Appointments), Контакты (Contacts), Заметки (Notes), Электронная почта (E-mail), Все элементы (All Items). Пользователь может добавить собственную группу с определенным набором папок.
Пример 7.7. Создание группы папок для поиска действий
Создать...
Имя := Служба
Задачи
Служебные
Вложенные папки
ОК
Также пользователь может изменять стандартные наборы папок и -создавать новые посредством копирования старых. Пользователь может удалить собственный набор папок и сбросить до исходного состояния измененный стандартный набор.
Замечание
В раскрывающемся списке Представление по умолчанию (Default activities view) можно выбрать набор папок, с которого по умолчанию будет осуществляться поиск действий для контакта.

Вставка элемента

В предыдущем разделе мы рассмотрели и продемонстрировали один из распространенных методов переноса информации из одного документа в другой, однако Outlook обладает еще одним способом рационального переноса информации.
Это вставка одного элемента Outlook в любой другой элемент Outlook. В разделе 3.7 "Преобразование элементов" 'уже рассматривались примеры преобразования встречи в задачу и обратно. Аналогично дело обстоит и с заметками, но в отличие от рассматриваемого выше примера мы здесь покажем вложение элемента, а не его преобразование.
Допустим, что писатель внес в заметку некоторую информацию о контакте. Создавая впоследствии сам контакт Outlook, не очень хотелось бы перепечатывать уже внесенные данные. Первый путь (буфер обмена) хоть и универсален, но в силу возможностей Outlook является нерациональным. Приведем пример другого способа переноса информации.
Итак, писатель создает заметки с информацией о контакте "М. О. Попов". Он создал несколько заметок, и еще неизвестно, сколько их будет в дальнейшем (рис. 5.8).


Рис. 5.8. Заполненные заметки
Хранить информацию отдельно от контакта нерационально, но и заполнять поле Описание формы Контакт (Contact) подряд идущей информацией тоже не имеет смысла. 2 Элегантным и разумным решением является просто вставка в это поле ссылок на уже созданные заметки. Таким образом, информация становится связной и более наглядной (рис. 5.10).
Пример 5.7. Вставка элемента
{Создайте контакт Максима Олеговича Попова (см. рис. 5.10)}
Вставка > Документ...
Папки Заметки

Элементы Научная деятельность М. О. Попова
Элементы + Результаты конгресса (рис. 5.9)
Вставить как: ярлык
ОК

Рис. 5.9. Диалоговое окно Вставка элемента
Замечание
Поскольку информация, собранная для контакта, находится на одном компьютере, то вставка элемента как вложение не имеет смысла, т. к. это просто уменьшит свободную память компьютера ровно на объем заметки, а эффективности не прибавит. Вставка как текст приведет к преобразованию заметки, что нас не устраивает.
Поэтому оптимальным вариантом в этом случае является вставка элемента как ярлык.

Это произойдет в случае преобразования заметки в контакт.



Рис. 5.10. Форма Контакт со вставленными элементами

После вставки заметок просмотр их информации прост и удобен: двойной щелчок по любому ярлыку вызовет соответствующую форму заметки для просмотра и редактирования (см. рис. 5.10).

Вставка объектов

В предыдущих разделах мы рассматривали заполнение полей Описание встречи и Описание задачи, говоря только о вставке файла и введении текстовой информации. Но на этом возможности Outlook не исчерпываются.
Вставка объектов — мощное средство, увеличивающее читаемость и объем дополнительной информации, хранимой вместе с элементами Outlook.
В данном разделе рассмотрим вставку звукового объекта и анимированной картинки, причем первая будет создаваться, а вторая — вставляться из файла.

Встречи

В этом параграфе будет рассказано о планировании и создании встреч, назначении праздников, повторяющихся событий, об их редактировании, а также будет рассмотрена работа с категориями и другими представлениями, отличными от описанных выше.

Ввод адреса электронной почты, Web-страницы и IМ-адреса

По умолчанию для каждого контакта хранится информация о трех адресах электронной почты (e-mail address): Эл. почта (E-mail), Эл. почта 2 (E-mail 2), Эл. почта 3 (E-mail 3), одной WWW-странице в Интернете и одном адресе Internet Mail.
Пример 4.6. Ввод адреса электронной почты и Web-страницы
Эл.почта := usarov@mail.ru
Web-страница:= http://www.usarov.narod.ru
IM-адрес:= usarov_george@hotmail.com
После ввода адреса электронной почты в поле Краткое имя (Display as) появится строка, которая будет отображаться в поле Кому (То) при составлении электронных писем данному контакту (см. главу 9 "Электронная почта"). По умолчанию это поле заполняется полным именем контакта и адресом электронной ПОЧТЫ В скобках, например Георгий Ефимович Усаров (usarov@mail.ru).
Можно изменить столь длинное имя на более короткое, например: Усаров Г. Е. Если контакт имеет более одного электронного адреса, то при нажатии на кнопку Эл. адрес и выбрав Эл. адрес 2 откроется поле для ввода дополнительного электронного адреса. Кнопка Выбор имени (Select Name) вызывает появление адресной книги, работа с которой будет рассмотренна чуть ниже.
После ввода адреса Web-страницы этот текст автоматически преобразуется в гиперссылку, щелчок по которой запустит обозреватель Интернета (например. Microsoft Internet Explorer) для того, чтобы вы могли посмотреть данную страницу. И наконец, поле Ш (Internet Mail). Это поле служит для ввода адреса IM, о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".

Ввод дополнительной информации

Кроме вкладки Общие, в форму Контакт входят еще четыре вкладки: Подробности (Details), Действия (Activities), Сертификаты (Certificates), Все поля (All Fields). В этом разделе рассматриваются общие принципы работы с полями перечисленных вкладок.

Ввод имени контакта

Ввод полного имени осуществляется'следующим способом. Вы можете просто ввести имя в поле Полное имя (Full Name). Но заметьте, что если вы вводите Усаров Георгий ЕФИМОВИЧ, поле Хранить как (File As) отображает это имя как ЕФИМОВИЧ, Усаров Георгий, что, собственно говоря, не совсем корректно (значение именно этого поля будет впоследствии использоваться для индексации информации о контакте). Однако, если ввести Георгий
Ефимович Усаров, ТО ИМЯ будет отображаться Как Усаров, Георгий Ефимович. Это происходит из-за работы Outlook, рассматривающей введенное имя как состоящие из трех частей — имени, отчества и фамилии — для последующей перестройки в поле Хранить как (File As).
В случае простого указания русских имен, конечно, можно обойтись и вводом с клавиатуры, но как быть в ситуации ввода сложных русских (Проф. Попов Максим Олегович) или иностранных имен (Sir Elton John)? Как Outlook определит, где имя, а где фамилия? В этом случае можно воспользоваться вторым универсальным способом ввода имени.
Пример 4.1. Ввод полного имени контакта
Полное имя... (рис. 4.3)
Имя := Георгий
Отчество := Ефимович
Фамилия := Усаров
ОК

Рис. 4.3. Диалоговое окно Проверка полного имени
Замечание
Если установлен флажок Показывать вновь, если имя неполное или непонятное (Show this again when is incomplete or unclear), то при создании нового контакта и ввода его имени, после сохранения и закрытия элемента будет автоматичеки появляться окно проверки, требующее подтверждения правильности вводимых данных.
Следующие поля Должность (Job Title) и Организация (Company).
Пример 4.2. Ввод должности и организации
Должность:= Писатель
Организация := Издательство BHV
Если существует несколько контактов из одной и той же организации, то после заполнения формы для одного контакта последующие можно создавать по шаблону первого. Таким образом достигается однозначность в названии организации для разных контактов. Выделите контакт, принадлежащий данной организации, и выберите команду > действия > создать контакт в той же организации.

Следующее поле Хранить как предназначено для выбора или создания имени, под которым будет храниться контакт. Информация этого поля необходима для систематизации сведений о контактах. Как правило, значением этого поля является Ф. И. О. контакта, но можно указать уменьшительное имя или прозвище. Выберем первый вариант из раскрывающегося списка — Усаров, Георгий Ефимович.

Установить порядок ввода и хранения новых имен по умолчанию можно в диалоговом окне Параметры контактов (Contact Options), показанном ниже (рис. 4.4).

Пример 4.3. Настройка параметров по умолчанию

> Сервис >Параметры Настройки

Параметры контактов...

По полному имени Имя (Отчество) Фамилия

Как хранить Фамилия, Имя

ОК

ок



Рис. 4.4. Диалоговое окно Параметры контактов

Ввод информации

После создания элемента следует ввести необходимую информацию в поля формы. Подробно о назначении и заполнении полей для каждой формы будет рассказано ниже, сейчас же рассмотрим типичные приемы заполнения разных полей формы.
Чтобы заполнить Текстовое поле (Edit field), необходимо подвести к нему указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. В поле должен появиться курсор, что означает готовность данного поля к вводу информации.
Чтобы заполнить Поле со списком (DropDown List), необходимо нажать на кнопку со стрелкой вниз, справа от поля, и выбрать требуемый элемент из списка (он выделяется синим цветом).
Щелчок кнопки мыши по полю Флажок (CheckBox) либо активизирует его (появляется галочка), т. е. действие, связанное с флажком, выполняется, либо — наоборот (галочка исчезает), т. е. действие, связанное с флажком, не выполняется.
При работе с группой переключателей выбор одного из них (точка в кружке) приводит к выполнению действия, связанного с ним, и отмене других действий в группе.
При заполнении некоторых полей можно воспользоваться кнопками, вызывающими диалоговые окна, посредством которых можно заполнить необходимое поле. Характерным примером является кнопка Контакт (Contact), с помощью которой можно вызвать диалоговое окно, в котором выбирается контакт для данной встречи.

Ввод начала и окончания встречи

Для ввода времени начала и окончания встречи используются все выше приведенные форматы времени '(см. раздел 2.1.3 "Форматы даты и времени"). Можно вводить данные либо вручную, либо выбирая их из раскрывающихся списков.
Пример 2.9. Ввод даты и времени
Начало
Дата Пт 30.07.2001
Время 13:00
Конец Дата := Сегодня
Время := 14.45
Заметьте, что после введения времени в любом формате Outlook все равно преобразует данные по умолчанию.
Также, по умолчанию, Outlook устанавливает дату завершения встречи равной дате начала, поскольку встречи почти всегда оканчиваются в течение одного дня. Но, при необходимости, вы всегда можете изменить дату конца. Например, трансляция футбольного матча начинается 3 марта в 23:00, а заканчивается 4 марта в 00:45.
Замечание
Напомним, что встреча не должна проходить более 24 часов, поскольку в противном случае она становится событием. В событие превращает встречу и установка флажка Целый день (All Day Event). Подробно о событиях будет рассказано чуть ниже.
Пока пользователь вводит время встречи, внутри Outlook идет сложный процесс по обработке полученной информации. В случае ошибочной или конфликтующей информации Outlook вежливо предупреждает либо диалоговым окном, либо сообщением в виде желтой полосы вверху формы. Например, при вводе даты, предшествующей текущей, Outlook выдаст сообщение "Эта встреча состоялась в прошлом", а при вводе времени, на которое уже зарезервирована встреча, — "Противоречит другим встречам в вашем календаре". Причем вы можете создать эти встречи, хотя это, вообще говоря, противоречит логике.

Ввод общей информации о контакте

По умолчанию форма Контакт отображается с открытой вкладкой Общие (General), которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте:

имя контакта;

телефоны;

адрес;

электронная почта и WWW-адрес;

описание.

Ввод телефонного номера и адреса контакта

Следующая область общей информации о контакте — телефоны. По умолчанию форма Контакт отображает четыре основных вида телефонных номеров: Рабочий (Business), Домашний (Ноте), Факс рабочий (Business Fax) и Сотовый (Mobile).
Номер телефона можно вводить в любом удобном для вас стиле: с пробелами, слитно или через дефис. Outlook игнорирует эти символы. Для ввода сложных телефонов, например для иностранного контакта, можно воспользоваться диалоговым окном Проверка номера телефона (Check Phone Number).
Пример 4.4. Ввод номера телефона
Рабочий (рис. 4.5)
Страна Россия
Код города := 812 {Санкт-Петербург}
Номер телефона := 295-31-15
ОК

Рис. 4.5. Диалоговое окно Проверка номера телефона
Как уже говорилось, по умолчанию Outlook отображает только четыре типа телефонных номеров, но на самом деле он может хранить информацию о девятнадцати номерах телефонов контакта. Например, вы хотите ввести информацию о номере пейджера, в этом случае щелкните по любой из кнопок со стрелкой слева от поля и выберите в раскрывающемся списке элемент Пейджер (Pager). После этого появится одноименное поле, в которое нужно ввести телефон пейджинговой компании и номер абонента.
Замечание
Заметьте, что информация ранее отображаемого поля не удалена, а лишь недоступна для просмотра. Для того чтобы посмотреть эту информацию, необходимо выбрать соответствующее поле из раскрывающегося списка. Поля, уже имеющие информацию, помечаются галочкой.
Следующее часто употребляемое поле — Адрес (Address). Здесь, как и в случае с типами телефонных номеров, можно аналогичным способом выбрать домашний, рабочий или другой адрес. Для заполнения же самого адреса лучше воспользоваться диалоговым окном Проверка адреса (Check Address).
Пример 4.5. Ввод адреса
Домашний
Адрес... (рис. 4.6)
Улица := Новоизмайловский проспект д.32/1 кв.85
Город := Санкт-Петербург
Индекс := 198332
Страна Россия
ОК

Рис. 4.6. Диалоговое окно Проверка адреса

Ввод темы, даты начала и срока выполнения задачи

После открытия формы Задача по умолчанию открывается вкладка Задача (Task) и курсор находится в поле Тема (Subject). Введите тему задачи — написание книги "Outlook в подлиннике".
Следующие два поля Срок (Due date) и Дата начала (Start date). По умолчанию Outlook не устанавливает ни срок окончания, ни дату начала задачи. Такая задача называется бессрочной. Но в нашем случае писатель обязался предоставить материал книги в издательство через четыре месяца. Таким образом, дата начала задачи — 01.05.2001, а срок окончания задачи — 01.09.2001. Эти данные можно вводить в любом формате и любыми способами, описанными выше (либо выбирая из раскрывающегося списка календаря, либо вводя их вручную).
Пример 3.1. Ввод начала и срока выполнения задачи
Дата начала := 01.05.2001
Срок := четыре месяца
Outlook не позволяет вводить дату начала выполнения задачи без определения срока ее выполнения, т. е. со значением Нет (None). При попытке ввести дату начала при данном значении срока Outlook автоматически установит срок, равный дате начала работы. Но Outlook позволяет и обратное, т. е. можно установить срок выполнения задачи без определения даты начала. Это удобно в случае задачи, срок выполнения которой лимитирован, например 31 декабря. Таким образом, подчеркивается, что работа над задачей может начаться в любое время, но она должна быть обязательно выполнена до Нового года.

Ввод темы и места встречи

Первые два поля предназначены для краткого описания темы и места проведения встречи.
Пример 2.8. Ввод темы и места встречи
Тема := Встреча с редактором издательства BHV
Место := Измайловский пр., 29 BHV
При, последующем вводе информации в поле Место (Location) его можно выбрать в раскрывающемся списке предыдущих мест проведения встреч.
Совет
Для перевода курсора из одного поля в другое можно использовать не только мышь, но и клавишу <Таb>.
Флажок Собрание по сети (This is online meeting using) открывает специальную панель для оповещения предполагаемых участников. Более подробно о работе с собраниями будет рассказано в разделе 10.1 "Планирование собраний", а также в разделе 18.3 "Outlook и PowerPoint".

называется поручение личного или служебного

В терминологии Outlook задачей (Task) называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача бывает разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей может являться отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
В предшествующей главе писатель назначил встречу редактору издательства, на которой планировалось подписание авторского договора на книгу "Outlook в подлиннике". Допустим, что встреча прошла успешно и договор был подписан. После данного этапа ничего не остается, как сесть и начать работу над книгой, но стоп...
Работа над книгой — очень сложный процесс, и нет большой вероятности, что писатель сможет запомнить все его нюансы и тонкости. Вести беспорядочные записи о ходе работы в хаотически попадающих на глаза бумажках — далеко не лучший вариант, тем более когда задача настолько серьезна. А поскольку писатель пишет книгу про Outlook, ему ли не знать о возможностях последнего в сфере планирования, ведения учета и автоматического контроля над задачами. Но работа писателя в данном случае и заключается в донесении этих знаний до вас, уважаемые читатели.

Таким образом, на примере задачи "Работа над книгой" будут рассмотрены следующие возможности Outlook: создание единичных и повторяющихся задач, ведение задач, представление задач, назначение задач, а также многое и многое другое.

Заметки

Заметки — это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно вносится в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, возможно, необходимые в будущем, например указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы.

Работа писателя тесно связана с использованием заметок. Зачастую, когда работаешь над материалом одной главы, приходят мысли о некоторых замечаниях по этому поводу, необходимых в другой или третьей главе. Или внезапно рождается краткое и лаконичное определение термина (например, заметки), которое хочется записать, чтобы не забыть употребить впоследствии.

Безусловно, при записывании подобных мыслей в бумажные блокноты тратится в несколько раз больше времени, поскольку потом все равно придется переносить эту информацию в документ текстового редактора MS Word. А с помощью заметок Outlook данная процедура длится секунды. Это не говоря уже о средствах поиска Outlook, которые помогут найти требуемую заметку за те же секунды, в то время как поиск среди хаотических записей в бумажных блокнотах может длиться бесконечно долго.

В этой главе будет рассмотрено создание заметки, изменение ее параметров, а также основные принципы работы с ней.

Знакомство с Outlook

В этой главе рассматриваются вопросы установки Outlook и его первого запуска, поскольку от правильности прохождения данного этапа зависит корректность дальнейшей работы как с этой книгой, так и с приложением вообще. Также в этой главе рассматриваются общие принципы работы, элементы интерфейса и терминология Outlook. И наконец, в последнем разделе описываются принципы работы со справочной системой Outlook.

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2002

Автовыбор

Очень удобным средством определения времени собрания является команда Автовыбор (AutoPick), позволяющий автоматически выбирать свободный интервал времени. Особую привлекательность и удобство этот способ демонстрирует при относительно заполненной временной сетке, но и в случае, когда имеются данные только одного организатора, его также можно с успехом использовать.
Нажмите кнопку с двумя стрелками >> (рис.10.З), и Outlook автоматически установит для собрания первый свободный 30-минутный интервал времени. При повторном нажатии этой кнопки будут установлены следующие приемлемые по времени значения, т. е. значения, не пересекающиеся с интервалами участников, помеченными как команды Под вопросом (Tentative), Занят (Busy) или Отсутствует (Out of Office). Для возврата назад следует нажать кнопку с противоположно направленными стрелками. По умолчанию Outlook будет выбирать подходящий интервал времени только для обязательных участников собрания (Необходимые участники). Для того чтобы изменить параметры автовыбора, укажите критерий просмотра, нажав на кнопку Автовыбор (AutoPick).
Совет
Чтобы команда Автовыбор транслировала интервалы времени больше или меньше 30 минут, расширьте границы полосы или укажите соответствующие значения в списке Начало собрания и Конец собрания, после чего продолжите автовыбор.

Рис. 10.3. Заполненная форма Планировщик собрания
Составление и рассылка приглашений
После определения участников собрания и времени его проведения можно приступить к подготовке приглашений, отправляемых по электронной почте.
В диалоговом окне Планировщик собрания (Plan a Meeting) нажмите кнопку Организовать (Make Meeting). Появится форма Собрание (Meeting), являющаяся комбинацией форм Сообщение (Message) и Встреча (Appointment). Соответственно и процедура заполнения данной формы аналогична процедурам, описанным в главах 2 "Календарь" и 8 "Вход в Интернет". Всевозможная информация, связанная с данным собранием, будет отображена в желтой полосе, под названием вкладки Встреча. Так, например, будут выданы соответствующие предупреждения, если собрание примыкает к другой встрече в вашем календаре или вообще пересекается с ней.

Замечание

Кстати, слева от списка всех участников в диалоговом окне Планировщик собрания можно выбрать из раскрывающегося списка Отправлять приглашение этому участнику (Send meeting to this attedee) или Не отправлять (Don't send meeting to this attendee). В последнем случае конвертик рядом с участником собрания будет изображен перечеркнутым.

При заполнении формы Собрание отметьте, что поле Кому (То) автоматически заполняется электронными адресами участников собрания, а поля Начало (Start) и Конец (Finished) — ранее определенными значениями. При изменении этих значений изменятся и список участников и. время собрания.

В поле Тема (5иЬ]ес1)введите краткое описание собрания. Если помещение, где планируется проводить собрание, не указано в качестве резервируемого ресурса, то следует указать соответствующий адрес в поле Место (Location). Если вы являетесь клиентом локальной сети, то можно организовать собрание по сети, установив соответствующий флажок. В главе "Outlook и Microsoft Exchange Server" мы еще коснемся вопроса организации собраний, а в главе "Outlook и Office" будет рассмотрен пример с организацией группового собрания, ресурсом которого является сервер NetMeeting.

Далее введите комментарии в большое текстовое поле, если необходимо — вложите файл, а также не забудьте назначить собранию категорию. После заполнения формы нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная, что приведет к перемещению приглашения в папку Исходящие (Outbox).

На рис. 10.4 изображена заполненная форма Собрание.

Совет

Если собрание планируется только для одного участника, то процедуру назначения собрания можно заметно упростить. В представлении папки Контакты выберите предполагаемого участника и переместите его на ярлык Календарь в панели Outlook. Раскроется форма Собрание, заполните ее и нажмите кнопку Отправить.



Рис. 10.4. Форма Собрание

Безопасность в Интернете

Под безопасностью в Интернете подразумевается установление специальных параметров просмотра сообщений HTML, содержащих встроенный сценарий или активное содержимое. Пользователь может выбрать от самого безопасного до самого незащищенного режима. Но, выбирая режим, следует учитывать тот факт, что HTML-страницы с ростом уровня безопасности прямо пропорционально теряют свою функциональность, что в ряде случаев делает работу со страницей просто невозможной.
Как правило, установка стандартного режима работы в Интернете позволяет оптимальным образом балансировать между безопасностью и функциональностью Outlook. Как изменить уровень безопасности, показано в примере 9.7.
Пример 9.7. Изменение уровня безопасности
Зона Internet (рис. 9.14) Применить

Рис. 9.14. Вкладка Безопасность диалогового окна Параметры

Цветовое выделение

При активной и полноценной переписке пользователь может получать сообщения повышенной важности, требующие незамедлительной обработки. Хорошо если отправитель помечает сообщения как особо важные, а если нет? Как сразу отличить подобные сообщения из списка всех пришедших писем? Microsoft Outlook позволяет применять специальный формат для указанных сообщений. Таким образом они будут выделяться из массы простых писем.

Рис. 9.42. Настройка папки Входящие, вкладка По цвету
На вкладке По цвету (Using Colors) пользователь может выбрать специальное цветовое выделение для сообщений, пришедших от определенного контакта. Для этого укажите в раскрывающемся списке, что для приходящих или отправленных сообщений будет использоваться цветовое выделение. После этого выделите сообщение, пришедшее от контакта, или введите его имя в поле Контакт (Contact). И наконец, выберите из раскрывающегося списка цвет, которым будут выделяться последующие сообщения (рис. 9.42). Нажмите кнопку Применить цвет (Apply Color), и все сообщения от данного контакта будут выделены.
Нажатие кнопки Автоформатирование (Automatic Formatting) вызовет появление одноименного диалогового окна, в котором пользователь может более детально указать и условия автоформатирования, и сам формат.
Давайте усложним условия автоформатирования для демонстрации всех его возможностей. Допустим, что сообщение от данного контакта подлежит выделению, если в поле Тема (Subject) или тексте сообщения имеется слово "глава", если сообщение содержит вложение, размер которого превышает 100 Кбайт, а также если сообщение имеет отметку к исполнению.
Пример 9.33. Автоформатирование
Письма, полученные от контакта
Условие...
Сообщения
Искать текст := глава
Место поиска поле темы и текст сообщения
Другие условия
Вложения Одно или несколько вложений
Размер Больше := 100
Дополнительно
Поле > Часто используемые поля > Отметка "К исполнению"
Условие не пусто
Добавить к списку
ОК
Помимо изменений условий автоформатирования, пользователь может поменять шрифт, которым будут отображаться сообщения в папке Входящие. Настроить параметры автоформатирования можно также, изменяя настройки представлений Outlook.
Следующей после вкладки По цвету (Using Colors) идет вкладка По представлению (Using Views), но поскольку ее назначение тривиально (измене ние представлений папки Входящие), мы сразу перейдем к следующей вкладке Нежелательная почта (Junk E-mail).

Дополнительные настройки папки Входящие

Пользователь электронной почты, к сожалению, не застрахован от всевозможных сообщений рекламного или вульгарного характера, посланных кем-либо. Так, например, многие торговые фирмы рассылают своим потенциальным клиентам каталоги и различную рекламную информацию, используя почтовые адреса, взятые из телефонных справочников. Сейчас эти фирмы добрались и до электронной почты и все чаше используют ее в качестве инструмента маркетинговой политики. Специальные настройки Outlook позволяют избегать получения и прочтения подобных сообщений, а также вести работу с сообщениями "для взрослых". Об этих и других возможностях мы и расскажем в данном разделе.

Формат сообщения

Формат сообщения определяет редактор для новых сообщений. Каждый формат имеет свои функции и варианты использования. В Microsoft Outlook возможно создание и получение сообщений в трех форматах: HTML, формат RTF Microsoft Outlook (Rich Text) и Обычный текст (Plain Text). Один из них может быть указан как формат сообщений, который будет применяться для новых сообщений по умолчанию. Однако отдельные сообщения всегда могут создаваться в других форматах. Указываемый формат сообще ний не зависит от выбора их редактора. Microsoft Outlook поддерживает два вида редакторов сообщений: встроенный и редактор Microsoft Word. В табл. 9.2 приведены основные возможности каждого из форматов.

Рис. 9.8. Вкладка Сообщение диалогового окна Параметры
Замечание
При составлении ответа на сообщение Outlook использует формат, в котором было создано это сообщение. Например, при составлении ответа на сообщение, полученное в формате Обычный текст (Plain Text) Outlook создает ответ с использованием обычного текста. Однако при желании можно изменить формат ответа (> Формат > HTML).
Таблица 9.2. Форматы сообщений

	Формат		Возможности
	HTML		Форматирование текста, нумерация, маркеры, выравнивание, горизонтальные линии, фон, стили HTML и Web-страницы. В этом формате могут использоваться бланки и подписи, но, если в качестве редактора сообщений используется Word 2002, эти параметры необходимо указать в Word
	Обычный текст	Обычный текст не является форматируемым. Если большинство сообщений отправляется через Интернет, использование обычного текста может оказаться удобнее, т. к. получатели могут не увидеть форматирования, добавляемого при использовании других форматов. При получении сообщений, составленных в формате Обычный текст (Plain Text), имеется возможность указать шрифт, который должен использоваться при их чтении. В обычном тексте могут использоваться подписи без форматирования текста
	RTF Microsoft Outlook	Форматирование текста, маркеры и выравнивание. В этом формате могут использоваться подписи, но, если в качестве редактора сообщений используется Word, подписи должны создаваться в Word. При отправке сообщений через Интернет в формате RTF Microsoft Outlook не все получатели смогут их прочитать

<
Для демонстрации примера создания сообщения я решил выбрать формат HTML, а в качестве редактора — встроенный редактор Outlook. Однако, если сообщение пришло в формате RTF, я предпочитаю его открывать средствами Word. Данное сочетание я считаю оптимальным, поскольку формат HTML предоставляет достаточно большие возможности, использование же встроенного редактора Outlook аргументировано быстротой (ведь при использование Word в качестве редактора одновременно работают два приложения) и простотой (средств встроенного редактора вполне достаточно для создания красиво оформленного и отредактированного текста) работы. Тем не менее об использовании редактора Microsoft Word в Outlook будет рассказано в разделе 18.1 "Outlook и Word".

Пример 9.4. Настройка формата сообщения

Создать сообщение в формате HTML

(снять) Использовать Microsoft Word как редактор сообщений

Использовать Microsoft Word для чтения сообщений в формате RTF

Формат для Интернета...

Если HTML-сообщение содержит рисунки, отправлять копии

Параметры сообщений в формате Outlook RTF Преобразовать в формат HTML .

ок

язык..

Английский язык в отметках сообщений

Английский язык в служебных заголовках сообщений

Кодировка исходящих сообщений Кириллица (КОИ8-Р) (рис. 9.9)

ОК



Рис. 9.9. Диалоговое окно Язык

Установка или снятие флажков Английский язык в отметках сообщений и Английский язык в служебных заголовках сообщений — дело вкуса и "электронной" этики. Например, при составлении ответа на сообщение в текст заголовка автоматически добавляется надпись RE:Text (от английского Reply) или в русской интерпретации — НА:Текст. Если вы работаете с международными контактами, то тема сообщения, содержащая русское НА:, будет иностранному коллеге не совсем ясна.

Помимо кодировки КОИ8-Р, устанавливаемой по умолчанию, для исходящих и входящих сообщений можно использовать кодировку Кириллица (ISO) или Кириллица (Windows). Подробнее об изменении кодировки будет рассказано в разделе 9.6.1. "Работа с сообщением".


Настройки раздела Шрифты и бланки на вкладке Сообщение позволяют определить шрифты и специальные бланки для создания впоследствии на их основе сообщений. Если проводить аналогию между Outlook и Word, то бланки (stationary) для сообщений являются своеобразными шаблонами для документов. По умолчанию Outlook не использует специальных бланков, но вы можете выбрать любой бланк из раскрывающегося списка. Если название бланка не дает вам полного представления о его виде, то нажав кнопку Выбор бланка (Stationary Picker), можно просмотреть все имеющиеся бланки и выбрать подходящий (рис. 9.10).

В этом же диалоговом окне можно изменять стандартные бланки и создавать собственные как на основе уже имеющихся, так и на основе собственных рисунков и подписей или взятых из'Интернета. Для этого нажмите кнопку Дополнительные бланки (Advanced Stationary).



Рис. 9.10. Диалоговое окно Выбор бланка

Совет

Советуем вам не ставить по умолчанию специальных бланков. Во-первых, подобные сообщения автоматически становятся больше по размеру из-за внедренных в них картинок, а во-вторых, сообщения на основе бланков полезны для особенных случаев, а не для ежедневного электронного общения.

Кнопка Шрифты (Fonts) вызывает соответствующее диалоговое окно, в котором можно изменить шрифт для сообщений, ответов и пересылок.

В разделе Подпись можно указать подпись (signature), которая автоматически будет добавляться в конец сообщения (например, "С уважением, Георгий Усаров"). Хотя пользователь видит адрес отправителя и понимает, от кого пришло сообщение, хорошим тоном считается все равно подписывать сообщение.

В следующей программе я создал две подписи для новых сообщений и для ответов.

Пример 9.5. Создание новой подписи

Выбор подписи...

Создать...

Введите имя нового образца := Усаров

Начать с пустого абзаца

Далее > Шрифт Цвет Синий ОК

Параграф Слева ОК

Текст := Георгий Усаров

Готово

Создать...

Введите имя нового образца := Усаров (С уважением)

Использовать существующую подпись Усаров


Далее > Текст := С уважением, Георгий Усаров

Готово

ОК

Подпись для новых сообщений Усаров (С уважением)

Подпись для ответов и пересылок Усаров (рис. 9.11)





Рис. 9.11. Работа с подписями

Вы можете создать подпись, включающую вашу визитную карточку в формате vCard. Подробно о vCard и других международных стандартах будет рассказано в разделе 17.1 "Сохранение элемента".

Пример 9.6. Добавление визитки в подпись

{В диалоговом окне Изменение подписи}

Создать визитную карточку из списка контактов...

Имя Георгий Ефимович Усаров Добавить >

ОК

Вложить визитную карточку в подпись Георгий Ефимович Усаров

Совет

Не следует назначать новым сообщениям и ответам подпись с визитной карточкой, лучше создать специальную подпись, например: Усаров (vCard), и подписываться ей, только когда вы первый раз отправляете сообщение какому-либо контакту.

Вкладка Орфография

На вкладке Орфография (Spelling) пользователь может установить параметры проверки сообщения на орфографические ошибки (рис. 9.12). Если вы используете в качестве редактора сообщений Word, то его возможности в проверке значительно шире, например можно проверить не только орфографию, но и грамматику.

Назначения флажков в принципе ясны, но небольшие комментарии я все-таки приведу.

Всегда предлагать исправления для слов с ошибками (Always suggest replacement for misspelled words). Установка данного флажка позволяет в окне проверки орфографии отображать список предлагаемых изменений.

Всегда проверять орфографию перед отправкой (Always check spelling before sending). Установка данного флажка обязует Outlook проверять сообщение перед его отправкой. В противном случае для проверки орфографии сообщения придется воспользоваться командой меню > сервис > Орфография или клавишей .

Пропускать слова, набранные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (Ignore words in UPPERCASE). Если данный фложок установлен, то Outlook будет считать орфографически верными слова, набранные прописными буквами (в верхнем регистре).

Пропускать слова, содержащие цифры (Ignore words with numbers). Установка данного флажка аналогична предыдущему случаю, только здесь Outlook не будет считать неправильными слова типа "союз4" или "50на50".

Рис. 9.12. Вкладка Орфография диалогового окна Параметры

Пропускать текст исходного сообщения в ответе и пересылке (Ignore original message text in reply or forward). Установка данного флажка запрещает Outlook проверять текст исходных сообщений на правильность при ответе или пересылке.

Использовать автозамену, когда Word не является редактором сообщений (Use AutoCorrect when Word isn't the e-mail editor). Данная опция очень полезна, здесь можно указать специапьный набор символов, который позволит использовать короткие двух-, трехсимвольные слова вместо ввода целого текста. Параметры автозамены определяются в одноименном диалоговом окне, для отображения которого необходимо нажать кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options).

Нажатие кнопки Изменить (Edit) в разделе Изменение словаря пользователя (Edit Custom directory) приведет к открытию текстового файла, в котором можно отредактировать, добавить или удалить слова пользователя. В дальнейшем эти слова Outlook будет считать орфографически верными. Полезно добавить в данный список свою фамилию, поскольку она, скорее всего, будет Считаться неверной для Outlook. И наконец, в качестве языка для проверки необходимо выбрать значение русский (Россия).

Вкладка Безопасность

Одним из немаловажных факторов сегодняшней действительности является безопасность приходящих и исходящих сообщений. В связи с нашумевшими вирусами Melissa и I love you пересылаемыми по электронной почте, стоит всерьез задуматься о надежном отпоре или, по крайней мере, хорошей вакцине против всевозможных вирусов и нежелательного доступа к информации.

Цифровой сертификат

Семейство приложений Microsoft Office, начиная с 2000 года, предлагает пользователям ряд способов антивирусной защиты:

поддержку антивирусных программ, разработанных другими фирмами;

технологию Microsoft Authenticode, которая позволяет ставить цифровые подписи в сообщения, используя цифровой сертификат;

блокировку доступа к информации.

Поддержка антивирусных программ предполагает установку соответствующего программного обеспечения, которое проверяет открываемое сообщение на наличие макровирусов. Я не буду описывать процедуру установки подобных приложений, а отошлю читателя на сервер дополнений Office 2002, расположенный по адресу http://office.microsoft.com , или на Web-страницы российских компаний AVP (Лаборатория Касперского) или Dr. Web.

Сообщения же, подписанные с использованием цифрового сертификата (Digital ID), во-первых, обеспечивают доверительное отношение к отправителю, не предполагая умышленного внедрения вируса с его стороны, а, во-вторых, позволяют осуществить проверку, было ли каким-нибудь образом изменено сообщение, и автоматически не разрешить выполняться макросам, которые могли быть изменены макровирусами.

Замечание

Технология цифровых подписей работает только на компьютерах с установленным обозревателем Internet Explorer версии 4.0 и выше. Она не будет работать на компьютерах с установленным обозревателем Netscape Navigator любой версии.

Чтобы иметь возможность подписывать свои сообщения, пользователь, прежде всего, должен получить и установить на своем компьютере цифровой сертификат. Нажмите кнопку Получить удостоверение (Get a Digital ID). после чего автоматически запустится Microsoft Internet Explorer и начнет загрузку соответствующей страницы (рис. 9.13). На ней можно получить необходимую информацию о сертификатах, а также выбрать коммерческую организацию, например Verisign Inc., которая уполномочена выдавать подобные сертификаты. Для его получения пользователь должен предоставить в сертификационный центр информацию о себе: имя, домашний адрес, адрес электронной почты, дату рождения и номер карточки социального страхования. После проверки предоставленной информации пользователю выдается сертификат сроком на один год.


Замечу, что при получении сертификата пользователь обязан оплатить его стоимость (20 долларов США).



Рис. 9.13. Получение цифрового сертификата

Что же, собственно говоря, представляет собой цифровой сертификат и чем он так хорош? Цифровой сертификат можно рассматривать как электронный дубликат любого удостоверения личности для физического лица. Таким образом, получая сообщение, можно проверить: поступило ли оно из надежного источника, удостоверившись в наличии действительной цифровой подписи, основанной на выданном отправителю цифровом сертификате. Законность цифрового сертификата основана на том, что он выдан уполномоченной на то организацией (например, Verisign Inc.), которая проверяет достоверность предоставленной заявителем на получение сертификата личной информации. Эта информация хранится в цифровой подписи в защищенной и не поддающейся проверке форме.

FTP-сервер

Следующим из рассматриваемых нами в данной главе сервисов, предоставляемых Интернетом, является FTP-сервер. FTP-сервер — это удаленный компьютер, с файловой системой которого можно работать через специальный одноименный протокол.
Протокол FTP — один из стандартных протоколов передачи данных через Интернет, он позволяет переносить файлы с одного компьютера на другой. Чтобы установить соединение и обменяться файлами в Интернете, согласно протоколу FTP, необходимо запустить специальную прикладную программу, так называемую клиентскую часть FTP. Клиентское программное обеспечение устанавливается вместе с коммуникационными утилитами TCP/IP. Получить доступ к другому компьютеру для обмена файлами можно, указав пользовательское имя и пароль.
Ярким примером использования FTP-серверов является загрузка исходных страниц Web-сайта пользователя на сервер. Выше мы рассматривали регистрацию на Web-портале NAROD.RU, предоставляющем, помимо всего прочего, физическое место на сервере для Web-страниц пользователей. Итак, в данном разделе будет рассмотрен пример создания простейшей Web-страницы и загрузки ее через FTP-протокол на сервер NAROD.RU, после чего ее можно будет просматривать через Web-браузер в любой точке планеты.
Создание простейшей Web-страницы
Итак, наша цель — создание простейшей Web-страницы. Web-страница, по сути, это специальный текстовый файл, содержащий код скрипт-языка HTML (Hypertext Markup Language). Естественно, что описание языка и основ программирования выходит за рамки данной книги, поэтому мы приведем здесь лишь программу без пояснений и комментариев. Но мы очень надеемся, что данный пример будет способствовать повышению интереса не только к возможностям Outlook, но и к Интернет-технологиям.
Итак, сначала нужно создать новый текстовый файл и сохранить его как index.html.
Пример 11.20. Создание HTML-файла
{На рабочем столе Windows}
Пуск > Программы > Стандартные > Блокнот
{В приложении Блокнот}
> Файл > Сохранить (рис. 11.24)
Имя файла := index.html
ОК
Программа 11.1. Создание HTML-формата
{Код страницы}


Personal Home Page

---

This site is under construction. Please visit it later...

Thanks, George Usarov

Рис. 11.24. Блокнот с кодом Web-страницы
Безусловно, эта страница скупа и лишь уведомляет посетителей о том, кому она принадлежит, но все в ваших руках...

Outlook и Интернет

Оглядываясь назад и оценивая пройденное, можно сказать, что уже на данном этапе Outlook являет собой великолепный образец системы управления информацией. Но рассмотренные выше аспекты работы с Outlook демонстрировали управление локальной информацией, что, естественно, не полностью отражает действительность XXI века, когда основным источником получения информации является Интернет. Всезнающий, многоликий и вседоступный Интернет, работа с которым и будет рассмотрена в этой части книги.
Редкому современному человеку это слово кажется диковинным и лишенным смысла, большинству знакомы (если не по смыслу, то по названию) такие слова, как сайт, Web, WWW, E-mail, HTTP, HTML и т. д. Но обо всем по порядку и, прежде всего, приведем определение и рассмотрим основные концепции обсуждаемого предмета.
Итак, Интернет — это всемирная информационная компьютерная сеть, представляющая собой объединение множества региональных компьютерных сетей и компьютеров, обменивающихся друг с другом информацией по каналам общественных телекоммуникаций (телефонной, радио- и спутниковой связи). С помощью аппаратных и программных средств Интернет предоставляет пользователю различные информационные услуги, среди которых электронная почта (e-mail), WWW, FTP и ряд других.
Итак, как видно из приведенного определения, пользователю, работающему в Интернет, предстоит столкнуться с огромным потоком всевозможной информации, но вспомним, что Outlook — это универсальная система управления информацией, и работа с Интернет, безусловно, входит в обязанности этого умного приложения.
Ниже мы подробно расскажем о каждом из перечисленных Интернет-сервисов и работе с ними в Outlook, а точнее:

Вход в Интернет. Из этой главы вы узнаете, как настроить модем и какое программное обеспечение необходимо для входа в Интернет.

Электронная почта. В данной главе будет рассказано о работе с электронной почтой, создании сообщений, их отправке, приеме и пересылке средствами Outlook.

Коллективная работа. Вы узнаете о возможности назначения встреч и задач Outlook другим пользователям с использованием электронной почты.

World Wide Web и FTP. В настоящей главе будет рассказано о возможностях Outlook при работе с WWW. Будет рассмотрен встроенный Web-браузер, работа с FTP и рассказано о нововведении Microsoft — системе общения в реальном времени MSN Messenger.

Новости. Глава повествует о работе с новостными группами Интернета.

Группы отправки и получения

Работа с сообщениями требует интенсивного процесса приема и отправки. Если у пользователя более одной учетной записи, то данный процесс может занимать несколько минут. Для упорядочения и автоматизации работы с отправкой и приемом сообщений по всем учетным записям можно воспользоваться еще одной полезной возможностью Outlook — группами отправки и получения.
Группа отправки и получения (Send/Receive Group) — это специальная группа, содержащая ряд учетных записей, для которых определены параметры отправки и приема сообщений. Для детального понимания, в чем же преимущество использования данных групп, я приведу пример создания группы и по ходу объясню, какой параметр и для чего используется.
Пример 9.28. Просмотр групп отправки и получения
> Сервис > Параметры отправки и получения > Определить группы отправки и получения... или
> Сервис > Параметры Доставка сообщений Отправить и получить...

Рис.9.36. Диалоговое окноГруппы отправки и получения
По умолчанию присутствует только одна группа Все учетные записи (All Accounts), которая содержит все учетные записи, зарегистрированные пользователем. Параметры находящиеся ниже, определяют поведение этой группы в разных режимах работы в Интернете (On-line и Off-line). И в том и в другом режиме существуют два параметра, о которых хотелось бы подробно рассказать, поскольку именно они определяют суть работы с группой.

Учитывать группу при отправке и получении (F9) (Include this group in send/receive). Если данный флажок установлен, то при нажатии на кнопку Отправить/Получить будут проверяться все учетные записи, входящие в данную группу.

Автоматически доставлять каждые <...> минут (Schedule an automatic send/receive every <...> minutes). Если данный флажок установлен, то че рез указанный интервал будет неявно вызвана процедура отправки и приема сообщений по всем учетным записям, входящим в группу. Данный флажок позволяет не отвлекаться на ежеминутное открытие Outlook и проверку новых сообщений.
Вы можете работать с другими приложениями или вообще отойти от компьютера, но будете уверены, что через каждые полчаса осуществляется проверка почты и при ее доставке Outlook уведомит вас специальным диалоговым окном.

По умолчанию для группы Все учетные записи оба этих флажка для обоих режимов работы в Интернете включены. Однако данная группа может содержать сто учетных записей, хотя в действительности работает только с парой-тройкой. Возникает резонный вопрос, зачем регулярно проверять наличие новых сообщений на остальных учетных записях? Ответом на данный вопрос служит создание специальной группы для часто используемых учетных записей. Проверка же для остальных осуществляется в случае необходимости посредством команды > Сервис > Отправить/Получить > Все учетные записи.

Ниже я рассмотрю создание группы для учетной записи MAIL.RU. Но сначала следует снять все флажки для группы Все учетные записи.

Пример 9.29. Создание группы отправки и получения

{В диалоговом окне Группы отправки и получения}

Создать...

Название группы отправки и получения := Почта (Mail.ru)

ОК

Учетные записи Mail.ru

Включить запись в группу отправки и получения

Отправить сообщения

Получить сообщения

Загрузить сообщения целиком, включая вложения

Загрузить только описание, если размер сообщения превышает := 150 Кб

ОК

При работе Outlook в сети

Учитывать группу при отправке и получении

Автоматически доставлять каждые 30 минут

Автоматическая отправка и получение при выходе

При работе Outlook в автономном режиме

Учитывать группу при отправке и получении

Автоматически доставлять каждые 60 минут



Рис.9.37 . Диалоговое окно Настройка отправки и получения- Почты (Mail.ru)

Прокомментируем данный пример. Итак, прежде всего задается имя новой группы. После этого открывается специальное диалоговое окно, позволяющее настроить участников группы (учетные записи) и их дополнительные свойства.

Слева в этом окне располагаются все имеющиеся учетные записи пользователя. Записи, вошедшие в группу, отмечаются синими круговыми стрелками, не вошедшие — красными крестиками.


Далее определяются параметры учетной записи в данной группе, среди которых интерес представляет последний. Я установил скачивание сообщений целиком, размер которых не превышает 150 Кбайт, в противном же случае пользователь будет получать лишь заголовки сообщений, работа с которыми была рассмотрена в разделе "Работа с заголовками".

И наконец, последним действием является настройка поведения учетной группы в разных режимах работы с Интернетом. Здесь также все понятно, отмечу только, что в режиме автономной работы (Off-line), когда приходит время выполнения отправки и проверки (через каждые 60 минут), появляется диалоговое окно, выполняющее соединение и требующее ввода пароля, если он не был запомнен Windows.

Замечание

В случае необходимости пользователь может отменить выполнение задачи автоматической отправки и приема сообщений, выбрав команду > Сервис > Параметры групп отправки и получения > Отключить расписание групп отправки и получения.

Последнее, что хотелось бы отметить в этом разделе, это то, что пользователь может полностью редактировать созданные группы, т. е. удалять, изменять и даже копировать их.

Электронная почта

Новые возможности, открывшиеся в наш век электронных коммуникаций, локальных и глобальных электронных сетей, позволяют людям отказаться от привычной формы переписки посредством стандартных писем и почтовых служб. Электронная почта (E-mail) является одним из основных сервисов Интернета, который позволяет вести интенсивную переписку с абонентом, находящимся в любой точке планеты почти в режиме реального времени.
Для ведения электронной переписки необходимо соответствующее программное обеспечение. И, конечно, такая мощная информационная система, как Microsoft Outlook имеет все необходимое для интенсивной работы с электронной почтой. Outlook способен вести полноценную переписку с абонентом: принимать, отправлять и пересылать почтовые сообщения, автоматически добавлять абонентов в адресную книгу, сортировать полученную информацию — и это далеко неполный список возможностей Outlook как почтового приложения.
В данной главе будет рассказано о настройке служб, необходимых для приема и отправки сообщений, о создании, редактировании и форматировании сообщений, а также будет подробно рассмотрена работа с папками Входящие (Inbox), Отправленные (Sent), Исходящие (Outbox), Черновики (Drafts).

Электронный адрес

Прежде чем мы начнем создавать учетные записи Outlook и работать с электронной почтой, я считаю, что стоит уделить внимание формату адреса электронной почты Интернета. Формат электронного адреса (E-mail) имеет следующий вид:
username@domain_name

Username. Это имя почтового ящика пользователя, в нашем случае это имя, которое вы ввели, регистрируясь на сервере MAIL.RU. Данное имя должно быть и является уникальным для домена, который обслуживается сервером в Интернете.

Domain_name. Правая часть адреса включает имя домена для этого пользователя. Имена доменов используются для представления IP-адреса (цифрового адреса) в Интернете. Имена доменов обычно просты для восприятия: MAIL.RU, MICROSOFT.COM, PISEM.NET и т. д. Иногда они состоят из нескольких частей, например MAIL.ADMIRAL.RU. Как правило, доменное имя состоит из названия организации и ее типа (или территориального имени). В табл. 9.1 приведены основные типы доменов.

Таблица 9.1. Типы доменов

	Имя домена		Описание
	СОМ		Коммерческая организация
	ORG		Любая организация
	GOV		Правительственное учреждение
	MIL		Военное учреждение
	EDU		Образовательное учреждение
	NET		Сетевой ресурс
	RU		Российское учреждение

Объединяя все вместе, мы получаем адрес электронной почты. Например, мой адрес будет выглядеть следующим образом: usarov@maii.ru.' Адрес электронной почты не чувствителен к регистру. Это означает, что если указан адрес usarov@raail.ru, USAROV@MAIL.RU ИЛИ Usarov@MAIL.ru, ТО ПОЧТОВЫЙ сервер понимает, что все сообщения направляются одному и тому же адресату.
Другой аспект электронной почты Интернета — это протоколы электронной почты. Протоколы используются Интернетом и разработчиками программного обеспечения для передачи данных и гарантии, что сообщение электронной почты найдет своего адресата. Наиболее распространенный протокол, используемый электронной почтой Интернета, — это SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), протокол для отправки почтовых сообщений на сервер. Другой протокол Интернета — РОРЗ (Post Office Protocol version 3) — используется для приема почтовых сообщений с почтового сервера. В нашем случае адрес сервера SMTP — smtp.maii.ru, а адрес сервера РОРЗ — pop.mail.ru.
Это не выдуманный, а самый настоящий адрес автора данной книги. Так что при желании вы можете задать мне вопросы или прислать отзывы о данной книге.
Замечание
Эти данные вы могли прочитать на Web-странице сервера MAIL.RU. В том случае, если вы имеете почтовый ящик на другом сервере (например, сервере провайдера), вам необходимо узнать его адреса серверов SMTP и РОРЗ.

Коллективная работа в Outlook

В главах "Календарь" и "Задачи" рассматривалась автономная работа со встречами и задачами. Но рамки деловой и личной деятельности человека не ограничиваются только автономной работой — как правило, необходимо интенсивное контактирование с окружающими людьми, будь то коллеги по работе или друзья. Таким образом, ставится вопрос о совместной работе коллектива людей, способного соответствующим образом интерпретировать встречи и задачи Outlook.
В главе "Электронная почта" демонстрировались коммуникационные возможности Outlook, частично решающие поставленную задачу (то есть можно передавать в простом текстовом сообщении сведения об условиях встречи или о постановке задачи). Но для полной автоматизации и единообразия процессов, связанных с коллективной работой, Outlook предлагает объединить возможности электронной почты с инструментами планирования и организации деловой и личной деятельности контакта.
В данной главе будут рассмотрены вопросы планирования собраний и назначения задач.

LDAP-папки

LDAP-папки
И наконец, последним из рассматриваемых в этой главе Интернет-сервисов, поддерживаемых Outlook, является Internet Directory Service (LDAP), позволяющий устанавливать соединение с LDAP-сервером для поиска и проверки электронных адресов и другой информации.
Использование данного сервиса требует создания учетной записи Outlook. Рассмотрим создание учетной записи на примере LDAP-сервера компании VeriSign.
Пример 11.23. Создание учетной записи LDAP
{В окне Outlook}
> Сервис )> Учетные записи электронной почты. . .
Добавить новый каталог или адресную книгу Далее
Служба каталогов Интернета (LDAP) Далее
Имя сервера := directory.verisign.com Далее
Готово
{После выполнения этой программы необходимо перезапустить Outlook}
Итак, учетная запись создана. Теперь перейдем к использованию возможностей, предоставляемых данным сервисом, а именно, попытаемся найти электронный адрес пользователя, зарегистрировавшегося на этом сервере с именем George.
Пример 11.24. Поиск контакта
{В Outlook }
> Сервис > Адресная книга...
Источник адресов directory.verisign.com
> Сервис > Найти... (рис. 11.27)
Имя := George
Содержит
ОК

Рис. 11.27. Диалоговое окно Поиск
По окончании поиска в окне Адресная книга отобразятся все контакты данного LDAP-сервера, удовлетворяющие заданным условиям (рис. 11.28).

Рис. 11.28. Диалоговое окно Адресная книга с результатом поиска
Иногда, при слишком узком или, наоборот, слишком широком диапазоне поиска, выдается предупреждение о желательном изменении его условий.
В нашем случае поиск выдал более 100 контактов, содержащих имя George, но вывел только 10 и попросил сузить условия поиска.
В заключение приведем адреса популярных LDAP-серверов, благодаря которым можно осуществлять поиск требуемого контакта.
Таблица 11.2. Адреса LDAP-серверов

	LDAP-сервер		Адрес
	Yahoo! People Search		Idap.yahoo.com
	WhoWhere Internet Directory Service	Ildap.whowhere.com
	InfoSpace Internet Directory Service		Idap.infospace.com
	Bigfoot Internet Directory Service	Idap.bigfoot.com
	VeriSign Internet Directory Service	directory.verisign.com

Многообразие Web-страниц

Выше, при работе с электронной почтой, мы рассмотрели регистрацию на сервере MAIL.RU. Но, как уже говорилось, данный сервер является далеко не единственным, предоставляющим подобные услуги, хотя и одним из самых старых российских почтовых серверов. Более того, в настоящее время получили огромное распространение так называемые Web-порталы, на которых пользователю предоставляются всевозможные сервисы, такие как: почтовый ящик, место для персональной Web-страницы, физическое место для размещения файлов пользователя и доступа к ним через FTP, а также форумы, чаты, поисковые системы, адресные книги, рейтинги и т. д. Прелесть данных порталов в объединении этих сервисов и возможности доступа к ним через систему единого интерфейса.
На сегодняшний момент существует достаточно большое количество как зарубежных, так и российских Web-порталов. В данном разделе мы рассмотрим работу с одним из таких Web-порталов — NAROD.RU, предоставляющим весьма внушительный спектр услуг.

Почтовый ящик (username@narod.ru). Работа с почтовыми ящиками была рассмотрена в главе "Электронная почта".

Рис. 11.10. Главная страница NAROD.RU

Физическое пространство на сервере с доступом к файлам через FTP ( ftp://username@narod.ru . ) Работа с FTP будет рассмотрена ниже (см. раздел 11.6 "FTP-cepeep").

Место для Web-страницы пользователя (www.usarov.narod.ru). О создании простейшей Web-страницы пользователя и размещении ее на сервере также будет сказано ниже.

Форум. Это специальная Web-страница, на которой пользователь может оставить вопрос и получить на него ответ от любого из участников форума. Последовательность вопросов и ответов на них может иметь вложенный характер.

Чат. Это специальная Web-страница, на которой пользователь имеет возможность общаться через Web-интрефейс с участниками чата в режиме реального времени. То есть вы создаете и отсылаете сообщение, а другие участники при следующем обновлении страницы видят его и отвечают. Тем самым создается диалог, в котором могут принимать участие одновременно несколько человек.

Гостевая книга. Это ссылка на страницу, на которую в любое время может зайти посетитель вашего сайта и оставить свое сообщение, пожелание или совет, а также прочитать, что думают по поводу вашего сайта другие посетители, оставившие там свои записи.

Доска объявлений. Это страница, на которой посетители сайта оставляют свои объявления, касающиеся каких-либо изменений в их страницах или же вообще жизни сайта в целом.

Подписка. Это специальная служба, позволяющая пользователю получать сообщения на указанный электронный адрес по определенной тематике, например новости дня или прогноз погоды.

Как вы видите, многообразие всех перечисленных услуг-страниц позволяет окунуться в абсолютно иной мир информации, в котором вы наверняка найдете единомышленников, а может быть, и последователей. Все в ваших руках, но еще раз напомним, что мир Интернета огромен и не стоит зацикливаться на пройденном, с каждым днем вы можете открывать для себя что-то новое и интересное... Приведенные же типы услуг-страниц являются общим средством, которое используют на разных узлах WWW. : .

Но перейдем от лирики к делу. Наша цель — зарегистрироваться на данном портале для получения всех вышеописанных возможностей. В примере 11.3 рассмотрен процесс регистрации.

Пример 11.3. Регистрация на Narod.ru

Займите это место для своего сайта и почты := usarov Занять

Логин := usarov

Пароль : =*****

Подтвердите пароль :=*****

Контрольный вопрос Номер паспорта

[ Контрольный вопрос необходим для передачи вам пароля в случае, если вы его забыли. Ответив на контрольный вопрос, вы сможете получить доступ к вашему почтовому ящику или же FTP-серверу. ]

Ваш ответ := < Номер паспорта>

Фамилия := Усаров

Имя := Георгий

ОК

Сохранить

После успешной регистрации вы попадаете на свою страницу пользователя, в которой уже можете работать: создавать свой сайт, смотреть новости и т. д. Изучение дальнейших возможностей в работе с NAROD.RU предоставляется вам.



Рис. 11.11. Окно регистрирации

MSN Messenger

Рассматривая работу с электронной почтой, можно отметить один существенный момент, который является как плюсом, так и минусом. Электронная почта — это средство коммуникации нереального времени, т. е. отправляя сообщение, вы не уверены, что адресат получит информацию тут же, поскольку он может проверить почту через день, два или вообще ее не проверить. Конечно, Outlook обладает возможностью проверки и отслеживания работы с посланным сообщением (получил ли его адресат и прочел ли), но хотелось бы, помимо возможности работы в данном режиме, иметь средство коммуникации реального времени, такое как-телефон, когда оба участника имеют возможность моментального обмена информацией. Проводя аналогию с электронной почтой, можно сказать, что она выступает в роли сообщений на телефонном автоответчике каждого из абонентов.
В данном разделе и пойдет речь о подобной системе общения в реальном времени — MSN Messenger. MSN Messenger представляет собой небольшое приложение, которое позволяет отправлять и принимать короткие текстовые сообщения в режиме реального времени абонентам, также имеющим MSN Messenger.
Данное приложение разработано компанией Microsoft и бесплатно распространяется любому пользователю, зарегистрировавшемуся на сервере Hotmail или имеющему электронный паспорт Microsoft. К сожалению, MSN Messenger пока не входит в пакет Microsoft Office, но тем не менее имеет большую интеграцию с Outlook. Поскольку в настоящий момент системы общения реального времени достаточно плотно входят в жизнь пользователей компьютеров и Интернета, необходимо здесь рассмотреть установку MSN Messenger.
Замечание
Помимо MSN Messenger на рынке систем общения в реальном времени существуют такие приложения, как ICQ (самая популярная система), Yahoo! Messenger, AOL Messenger и ряд других.
Установка и настройка MSN Messenger
Прежде всего, необходимо загрузить и установилъ MSN Messenger. Загрузка происходит с Web-узла компании Microsoft, при этом, естественно, следует подключиться к Интернету.

Пример 11.9. Загрузка MSN Messenger

{В приложении Outlook}

> Сервис > Параметры Другие

Включить поддержку мгновенных сообщений в Microsoft Outlook

{ Появится диалоговое окно, предлагающее загрузить и установить MSN Messenger. }

да

{Запустится Web-браузер и отобразит начальную страницу MSN Messenger Service (рис. 11.17)}

Europe Russia

Загрузить сейчас

Далее

Начать загрузку (Появится диалоговое окно File Download (рис. 11.18)}

Run this programm from its current location

OK



Рис. 11.17. MSN Messenger Service



Рис. 11.18. Диалоговое окно File Download - Загрузка файла

После этого начнется процесс перекачки файлов MSN Messenger с сервера на ваш компьютер. После окончания загрузки появится диалоговое окно, предлагающее начать процесс инсталляции MSN Messenger (рис. 11.19).



Рис. 11.19. Начало установки MSN Messenger

После нажатия кнопки Да начнется инсталляция MSN Messenger. Ход инсталляции приведен в примере 11.10.

Пример 11.10. Установка MSN Messenger

{Лицензионное соглашение}

да

Далее

Далее

Учетное имя := george usarov@hotmail.com

Пароль := <пароль>

Запомнить это имя и пароль на данном компьютере

Далее

Готово

Итак, установка успешно завершена, и MSN Messenger начнет осуществлять вход в сеть. После входа в сеть на системной панели отобразится значок- с изображением зеленого человечка (пользователь в сети), а перед вами появится основное окно приложения (рис. 11.20).



Рис. 11.20. Окно приложения MSN Messenger

Настройка модема

Настройка модема
Поскольку наше подключение к Интернету будет осуществляться через модем, то, прежде всего, надо проверить его наличие и правильность настроек. О свойствах модема, и вообще всех устройств, подключенных к компьютеру, можно узнать через Панель управления (Control Panel).
Пример 8.1. Установка свойств модема
Пуск > Настройка > Панель управления
Модемы Общие
Параметры набора номера (рис. 8.1)
Место звонка := С.-Петербург
Код города := 812
Тип набора номера тоновый
ок
ОК


Рис. 8.1. Диалоговое окно Параметры набора номера
Если операционная система Windows не обнаружила модем, значит он либо был не установлен, либо установлен с ошибками. К сожалению, рамки книги не позволяют описать установку модема, но отмечу, что она не очень трудна — необходимо заполнить несколько полей соответствующего мастера. В спорных случаях или ошибках обращайтесь к разделу справочной системы Microsoft Windows "Установка оборудования".
Замечание
Если вам необходим специальный префикс для выхода на линию, укажите его. Также правильно выберите переключатель набора номера. В случае, если ваша АТС поддерживает тональный набор номера, то выберите переключатель тоновый — быстрота дозвона увеличится в несколько раз, в противном случае он вообще набираться не будет.

Настройка сетевого обеспечения

Базовые средства удаленного доступа входят в комплект поставки Windows. Как правило, необходимыми средствами для удаленного доступа являются:

Контроллер удаленного доступа. Это виртуальная сетевая плата, физически соединяющая данный компьютер с другим. Он обеспечивает подключение к серверам РРР, RAS, NetWare Connect с помощью модема или устройства ISDN.

Клиент для сетей Microsoft. Обеспечивает подключение данного компьютера к остальным.

Протокол TCP/IP. Данный протокол используется для подключения к Интернету и другим глобальным сетям. Вообще говоря, протокол представляет собой используемый компьютерами язык для обмена между ними информацией. Естественно, что два соединенных компьютера должны иметь общий протокол.

Для добавления тех или иных средств необходимо вызвать диалоговое окно Сеть (рис. 8.2).
Пример 8.2. Настройка сетевого обеспечения
Пуск > Настройка > Панель управления
Сеть Конфигурация Добавить... (рис. 8.2)
Клиент Добавить... (рис. 8.3)
Изготовители Microsoft (рис. 8.4)
Клиенты сети Клиент для сетей Microsoft
ок
Сетевая плата Добавить...
Изготовители Microsoft
Сетевая плата Контроллер удаленного доступа
ОК
Протокол Добавить
Изготовители Microsoft
Сетевые протоколы TCP/IP (рис. 8.5)
ок
Замечание
Иногда, при добавлении сетевых служб, вам может потребоваться диск с дистрибутивом Windows. Если сообщение с соответствующим предупреждением появилось, вставьте диск Windows и продолжайте работу.
Зачастую следующим шагом в настройке сетевого обеспечения является настройка параметров протокола TCP/IP. [ Параметры настроек протокола TCP/IP определяются провайдером и, как правило, передаются пользователю в виде специальной памятки по настройке удаленного доступа. ] Выберите элемент TCP/IP и нажмите кнопку Свойства. Диалоговое окно Свойства: TCP/IP появляется с открытой вкладкой IP-адрес (рис. 8.6). На этой вкладке необходимо указать тип адреса. Если компьютер имеет динамический адрес, то выберите пере ключатель Получить IP-адрес автоматически. Если же вам назначен выделенный IP-адрес, выберите переключатель Указать IP-адрес явным образом.



Рис. 8.2. Вкладка Конфигурация диалогового окна Сеть



Рис. 8.3. Диалоговое окно Выбор типа компонента



Рис. 8.4. Диалоговое окно Выбор: Клиент сети



Рис. 8.5. Диалоговое окно Выбор: Сетевой протокол

На вкладке Конфигурация DNS (рис. 8.7) определяются параметры Domain Name Service (служба доменных имен). Выберите переключатель Включить DNS и заполните следующие поля:

Имя компьютера. Определяет имя вашего компьютера. Это имя выбирается произвольным образом и в совокупности с именем домена образует интернет-адрес.

Домен. Определяет домен, которому принадлежит компьютер.

Рис. 8.6. Вкладка IP-адрес диалогового окна Свойства: TCP/IP



Рис. 8.7. Вкладка Конфигурация DNS диалогового окна Свойства: TCP/IP

Порядок просмотра серверов DNS. Определяет DNS-сервер, на котором хранится информация о вашем компьютере.

Остальные вкладки диалогового окна Свойства: TCP/IP используются реже. После того как вы настроили параметры протокола, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить все введенные параметры. Когда появится сообщение о перезагрузке Windows, нажмите кнопку Да.

Создание удаленного соединения

После того как будет произведена перезагрузка Windows, необходимо создать и настроить соединение с удаленным компьютером. Для этой настройки необходимо иметь телефон сервера удаленного доступа (модемный пул), имя пользователя и пароль.

Для простоты и некоторой унификации дальнейших процедур будем использовать телефон интернет-провайдера ММТ (Международный междугородный телефон) — 88091231313. Если необходимо установить соединение с этим провайдером, указание имени и пароля не требуется. Считается, что вы совершаете междугородный звонок, и счет за него (то есть за Интернет-соединение) приходит к вам на дом, как счет за междугородный звонок. 2

Замечание

ММТ не требует специальных настроек протокола TCP/IP (необходимо лишь его наличие). Но данный провайдер имеет как плюсы, так и минусы. Во-первых, ММТ не предоставляет дискового пространства для вашего почтового ящика. А во-вторых, установить связь в рабочие часы с ним весьма проблематично.


Если вы уже являетесь абонентом какого-либо интернет-провайдера, то можете использовать его настройки (телефон, имя и пароль).

В недавнее время большое распространение получили интернет-карты, суть которых — предоставление пользователю имени, пароля и номера модемного пула. Купив ее, вы становитесь обладателем всей необходимой информации для доступа в Интернет.

Итак, у нас есть вся необходимая информация для создания удаленного соединения.

Пример 8.3. Создание удаленного соединения

{На рабочем столе Windows} Мой компьютер

Удаленный доступ к сети

Новое соединение

Название соединения := ММТ (рис. 8.8)

Далее > Телефон := 8w8091231313

Далее > Готово

Замечание

Знак W не является опечаткой. Он необходим для ожидания непрерывного зуммера в телефонной линии после набора 8, в противном случае номер будет набран неправильно.









Рис. 8.8. Диалоговое окно Новое соединение

После вышеприведенной процедуры в папке Удаленный доступ к сети появится новый элемент ММТ. Двойной щелчок по этому ярлыку вызовет диалоговое окно Установка связи (рис. 8.9). В случае, если вы будете подсоединяться к другому провайдеру, в поле Имя пользователя укажите ваш Login, или Username, а в поле Пароль введите пароль (password). He удивляйтесь, что пароль отображается в виде звездочек. Это для того, чтобы никто другой не мог его прочесть. По умолчанию флажок Сохранить пароль не установлен, и пароль нужно будет вводить при каждом сеансе удаленного соединения. Если же установить этот флажок, то Windows запомнит пароль и при очередном запуске будет вводить его автоматически. В нашем случае можно как вводить имя пользователя и пароль, так и не вводить — ММТ не обрабатывает эту информацию при подсоединении.

Нажатие кнопки Подключиться вызовет набор номера, после чего должны послышаться характерные звуки шипящего модема, после чего появится диалоговое окно Установка связи с ММТ (рис. 8.10), а затем окно исчезнет и в нижнем правом углу рабочего стола Windows (на панели задач, рядом с часами) вы увидите значок связи в виде двух соединенных компьютеров.




Рис. 8.9. Диалоговое окно Установка связи



Рис. 8.10. Диалоговое окно Установка связи с ММТ

Если описанные выше действия произошли, значит, параметры удаленного доступа и сетевого обеспечения настроены верно и вы в Интернете, теперь вам доступны все сервисы, о которых было рассказано выше. Вы можете открыть Microsoft Internet Explorer и погрузиться в паутину Интернета (о которой еще будет рассказано далее). Чтобы прервать соединение, подведите указатель мыши к значку соединения, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Отключиться.

Замечание

Не забывайте, что до тех пор, пока вы не отключились от удаленного соединения, ваш телефон будет занят, и обычные телефонные звонки на него поступать не будут.

Настройка сообщения и безопасность

Для установки дополнительных параметров выберите в форме сообщения команду > вид > Параметры или щелкните одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная (Standard). Появится диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options), изображенное на рис. 9.26.

Рис. 9.26. Диалоговое окно Параметры сообщения
Пользователь может придать сообщению важность: Высокая (high), Обычная (normal) или Низкая (low). Сообщение с высокой важностью требует от пользователя незамедлительной обработки полученной информации и, наоборот, указывает на непервоочередность сообщения с низкой важностью. Графически сообщения для получателя отличаются значками в столбце Важность (Importance): красный восклицательный знак или синяя стрелка вниз соответственно.
Установка пометки аналогична установке важности, за исключением того, что получатель может изменить важность присланного сообщения, но не может изменить его пометку. Существует четыре пометки для сообщения: Обычное (Normal), Личное (Personal), Частное (Private) и ДСП (Для служебного пользования) (Confidential). При открытии подобного сообщения в его верхней полоске будет отображаться текст, извещающий получателя об уровне пометки.
Пример 9.17, а. Дополнительная настройка параметров сообщения
Важность Низкая
Пометка Частное
Если вы являетесь обладателем цифровой подписи, то в целях безопасности и сохранности информации сообщения имеет смысл зашифровать сообщение и добавить к нему цифровую подпись. Как правило, обычная переписка не нуждается в подобных мерах, причем надо учитывать, тот факт, имеет ли адресат программное обеспечение, способное расшифровывать сообщение и работать с цифровыми подписями.

Настройка удаленного доступа

В рассматриваемом мною случае удаленного доступа пользователю необходимо иметь подключение к Интернету. Как говорилось ранее, эти услуги предлагаются всевозможными интернет-провайдерами (например, Russia On-Line, Peterlink, Web-plus и др.). Интернет-провайдер "предоставляет следующие, как правило, платные услуги по подключению и доступу в Интернет:

снабжение пользователя именем (login), паролем (password) и номером телефона для соединения и выхода в Интернет;

обеспечение аренды пользователем дискового пространства на своем Интернет-сервере для размещения почтового ящика и Web-страниц пользователя;

оказание помощи в настройке сетевого программного обеспечения.

В данном разделе рассмотрим основные моменты настройки этого сетевого программного обеспечения.

Настройка удаленного соединения в Windows

Настройка удаленного соединения в Windows 2000 практически не отличается от настройки в Windows 98, за исключением того, что все параметры настройки располагаются на Панели управления.
Пример 8.4. Настройка удаленного соединения в Windows 2000
Start >Settings > Network and dial-up connection...
Make new connection
Dial-Up to the .Internet Next
I want to setup my Internet connection manually Nexl;
I connect through a phone line and a modem Next
Telephone Number := < телефон модемного пула> Next
Username := < Имя пользователя>
Password := < Пароль> Next
Connection Name : = < Имя соединений Next
No Next
Finish

Рис. 8.11. Сетевое соединение
После того как все шаги мастера успешно пройдены, в окне Network and Dial-up Connections отобразится новое соединение, двойной щелчок по которому вызовет уже описанные действия: набор номер, дозвон, соединение и т. д.

Назначение задач

В главе "Задачи" уже рассматривалась автономная работа с задачами. Пользователь мог создавать задачи и самостоятельно контролировать ход их вы полнения, но подобная практика решает далеко не все проблемы; связанные с работой над задачами. При коллективной работе над проектом зачастую появляется вопрос переназначения задач от одного исполнителя к другому (от этого исполнителя к третьему и т. д.). Причем необходим контроль за ходом выполнения задачи на всех уровнях ее непосредственных или сторонних исполнителей. В таком случае нужен единый механизм назначения задач.
Аналогично планированию собраний, Outlook способен объединять работу над задачами с возможностями электронной почты. В данном разделе будут рассматриваться следующие вопросы (именно на такие этапы можно разбить процедуру назначения задачи):

определение владельца — исполнителя задачи;

составление и отправка поручения на задачу;

обработка поручения;

отслеживание состояния задачи.

Рассмотрим назначение задачи на следующем примере. Подчас написание книги является работой не одного человека, а плодом коллективных усилий нескольких авторов. Как правило, этот коллектив имеет руководителя, на котором лежит ответственность за распределение материала и его компоновку. Написание определенной главы вполне можно рассматривать, как задачу. В то же время определение руководителем проекта одного из авторов, который будет писать эту главу, можно расценивать, как назначение задачи.

Net Meeting

Microsoft Net Meeting — это самостоятельное приложение, с помощью которого пользователь может: устраивать электронные конференции всевозможных форматов (от чатов до телефонных) и видеоконференций, безусловно, при наличии соответствующего оборудования. Как и в случае с MSN Messenger, Net Meeting интегрирован в Outlook, что позволяет использовать его возможности, не покидая основного приложения.
Мы не будем здесь, как и в случае с MSN Messenger, подробно рассматривать возможности данного приложения, а лишь покажем типичный пример его использования без каких-либо существенных пояснений и комментариев. При необходимости вы всегда можете обратиться к встроенной справочной информации или купить книгу, посвященную работе именно с этим приложением.
Установка соединения Net Meeting
Прежде всего, необходимо установить соединение с пользователем, с которым будет проводиться конференция.
Пример 11.16. Установка соединения Net Meeting
{В приложении Outlook}
> Вид > Перейти > Вызов по Интернету > Вызов по Интернету
{Будет запущено приложение Net Meeting}
Find someone in directory
Select a directory Microsoft Internet Directory
Contact Currently Onlie
После этого контакт, которому посылается приглашение, принимает его, тем самым устанавливая связь в конференции.

Новая учетная запись

Чтобы Outlook смог отправлять и получать сообщения, ему необходимо задать специальные параметры электронной почты пользователя. Все параметры, связанные с электронной почтой, хранятся в учетных записях Outlook (Account).
При начальной установке Outlook автоматически запускает Мастера подключения к Интернету, в котором собираются сведения о почтовом ящике пользователя и удаленном доступе. Ранее мы пропустили работу мастера, поскольку не было необходимости в работе с почтой (см. раздел 1.1.1 "Установка Outlook"), теперь настало время восстановить недостающие детали в настройке Outlook.
Outlook имеет пять типов учетных записей, или пять информационных служб, посредством которых Outlook выполняет свои операции.

Microsoft Exchange Server. Этот тип используется для подключения к серверу Microsoft Exchange, позволяющему работать в рамках корпоративной группы, объединенной в локальную сеть. Подробно о работе Outlook с Microsoft Exchange и учетной записи данного типа будет рассказано в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server".

РОРЗ. Позволяет устанавливать соединение с РОРЗ-серверами и загружать с них почту. О работе с учетными записями данного типа будет подробно рассказано в настоящей главе.

IMАР. Устанавливает связь с IMAP-серверами, загружает с них почту и синхронизирует почтовые папки.

HTTP. Настоящий тип учетной записи является нововведением Outlook. Он позволяет устанавливать связь с популярным почтовым сервером Microsoft — Hotmail. Подробно о работе с учетной записью данного типа будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".

Additional Server Types. Учетные записи такого типа позволяют работать с сервисами и подключаться к серверам независимых разработчиков. Хотя данные сервисы и не входят в пакет Microsoft Office, Outlook может поддерживать работу с ними (см. главу 14 "Работа с факсами").

Нововведением Outlook является размещение типов учетных записей в одном месте. Больше нет разделения на режимы работы с почтой, как в Outlook 2000 (Только Интернет, Корпоративная или для рабочих групп, Нет электронной почты). Создать новую учетную запись всех доступных типов можно посредством единственного диалогового окна, показаного на рис. 9.3.
Более того, пользователь может иметь учетные записи любого из типов информационных служб в неограниченном количестве (см. главу 15 "Настройка конфигураций").

Итак, давайте рассмотрим создание новой учетной записи типа РОРЗ на примере моего электронного адреса (вам, конечно, следует вводить собственные имя, пароль и адрес).

Пример 9.2. Создание новой учетной записи

Сервис > Учетные записи электронной почты...

Добавить новую учетную запись электронной почты Далее > РОРЗ Далее >

Ваше имя := Osarov George

Адрес электронной почты := usarov@mail.ru

Сервер входящей почты := pop.mail.ru

Сервер исходящей почты := smtp.mail.ru (рис. 9.3)

Имя пользователя := usarov

Пароль := <пароль>

Запомнить пароль

Проверка настройки учетной записи... (рис. 9.4)

Закрыть

Далее >

Готово

Давайте более детально рассмотрим данный пример. Создание, удаление и изменение свойств учетных записей всех типов производятся в диалоговом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts).

В поле Ваше имя (Your Name) вводится имя пользователя (именно это имя будет отображаться в поле От (From) для всех отправляемых сообщений, но об этом позже). В следующем поле необходимо ввести свой адрес электронной почты, в нашем случае это адрес, который вы зарегистрировали на сервере MAIL.RU (например, usarov@mail.ru). Далее вы должны ввести адреса SMTP-и РОРЗ-серверов, необходимые для отправки и приема сообщений. В разделе Сведения о входе (Logon Information) требуется ввести имя пользователя и пароль для доступа к вашему почтовому ящику. Вводите данные, которые были указаны вами при регистрации почтового ящика на сервере MAIL.RU.

После заполнения всех данных, необходимых для создания учетной записи, можно протестировать ее работоспособность. Если у вас отобразилось точно такое же диалоговое окно, как на рис. 9.4 (все стадии проверки отмечены зелеными галочками), значит все параметры верны и учетная запись успешно создана.



Рис. 9.3. Диалоговое окно Учетные записи электронной почты




Рис. 9.4. Диалоговое OKHO Test Account Settings

После создания учетной записи, можно всегда вернуться к ее редактированию.

Пример 9.3. Просмотр и изменение учетной записи

> Сервис > Учетные записи электронной почты...

просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты Далее >

pop.mail.ru Изменить...

Замечание

Для удаления выделенной учетной записи необходимо нажать кнопку Удалить (Remove), для создания новой — Добавить (Add), после чего появится диалоговое окно Мастер новой учетной записи.

После установки первичных параметров учетной записи, чтобы установить дополнительные свойства, необходимо вызвать диалоговое окно Настройки электронной почты Интернета (Internet E-Mail Settings), щелкнув по кнопке Другие настройки (More Settings).

Ниже рассматриваются вкладки диалогового окна Настройки электронной почты Интернета (Internet E-Mail Settings).

Общие (General). На данной вкладке можно изменить название учетной записи с неблагозвучного pop.maii.ru на MAIL.RU. Также здесь можно указать название организации и электронный адрес, на который будут отправляться ответные сообщения. Если это поле не заполнено, ответы будут приходить на адрес данной учетной записи.

Сервер исходящей почты (Outgoing Server). На этой вкладке можно установить дополнительные параметры авторизации для SMTP-сервера (если таковые требуются). В нашем случае никаких дополнительных параметров указывать не надо.

Подключение (Connection).. На этой вкладке можно изменить параметры подключения. Проверьте, что у вас стоит переключатель Подключение через телефонную линию (Connect using phone line), а в списке Использовать следующее подключение (Using the follow) выбрано необходимое для данной учетной записи соединение. В нашем случае это ММТ.

Дополнительно (Advanced). На данной вкладке изменяются номера портов для SMTP- и РОРЗ-серверов. Как правило, установленные по умолчанию значения (110 и 25) не требуют изменений. Здесь же можно установить значение Длительность ожидания сервера (Server TimeOut), т.


е. временной интервал, через который произойдет отключение от сервера, если он не отвечает на запрос. Кроме того, можно установить флажок Оставлять копии сообщений на сервере (Leave a copy of messages on my server). Таким образом, на удаленном сервере будут оставаться копии сообщений. Иногда это свойство очень полезно, например в случае, когда вы не можете получить информацию по каким-либо причинам своим почтовым клиентом, вы всегда можете прочитать ее непосредственно с удаленного сервера. Чтобы сообщения не накапливались на удаленном компьютере до тех пор, пока не заполнят все отведенное для вашего почтового ящика дисковое пространство, их необходимо периодически удалять. Для этого установите флажок Удалять с сервера через (Remove from server after) и укажите период времени в днях. По умолчанию этот период равняется 10 дням (рис. 9.5). А также установите флажок Удалять с сервера при удалении из "Удаленные" (Remove when removed from Delete Items).

Рис. 9.5. Вкладка Дополнительно диалогового окна Настройки электронной почты Интернета

Итак, учетная запись MAIL.RU полностью настроена. Но пользователь может иметь более одной учетной записи. Например, одна — для почтового адреса бесплатного почтового сервера, а другая — для адреса сервера провайдера (рис. 9.6). Если у вас больше, чем одна учетная запись, то для выбора наиболее употребляемой выделите ее и нажмите кнопку Использовать по умолчанию (Set as Default). Таким образом, по умолчанию сообщения будут отправляться через данную учетную запись, и адресат будет видеть адрес именно этой учетной записи.

Также можно установить очередность проверки почты по всем учетным записям, воспользовавшись кнопками Вверх (Move Up) и Вниз (Move Down). О значениях кнопки Создать файл данных Outlook (New Outlook Data File) и раскрывающегося списка Размещать новую почту в папке (Deliver new mail to) будет рассказано в главе 15 "Настройка конфигураций".

В данном случае я добавил еще одну учетную запись типа POP/SMTP для адреса usarov_george@yahoo.com.


Вы можете в качестве эксперимента, так же зарегестрироваться на сервере Yahoo.com (американский аналог Mail.ru) и создать соответствующую учетную запись.

После изменения настроек для их принятия и завершения работы с учетными записями щелкните кнопку Готово (Finish), в противном случае — Отмена (Cancel).



Рис. 9.6. Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Новое сообщение

После проделанных выше настроек Outlook готов к интенсивной, полноценной и безопасной работе с электронной почтой. Итак, мы переходим к главному: создание, отправка и принятие первого сообщения.

Новостные группы в Outlook

Перед тем как приступить к описанию работы с новостными группами, мы бы хотели задать вам вопрос. Часто ли вам доводилось искать человека-гуру, способного ответить на ваш достаточно узкоспециальный вопрос? Случалось ли, что вам приходилось днями искать ответ во всевозможных книгах или Интернете, а даже если и случалось, то еще столько же времени тратить на поиск пояснений и замечаний к полученному ответу? Скорее всего, да...
Как описывалось в предыдущей главе, безусловно, World Wide Web является мощным источником информации, но к сожалению, не всегда имеющим обратную связь. А если и имеющим (форумы, ча'ты, доски объявлений, гостевые книги и т. д.), то участие хотя бы в 20 форумах по определенной тематике приводит в ужас от затраты времени на просмотр всех изменений и новинок. Более того, управление информацией, полученной таким образом, ложится на плечи пользователя, что опять же приводит к определенной трате времени и сил по ее сортировке, локализации и т. д.
Итак, давайте рассмотрим еще один из сервисов, предоставляемый Интернетом и поддерживаемый средствами Outlook, — Группы новостей. Новостные группы суть информационные форумы WWW, но участие в них происходит путем обмена сообщениями электронной почты с новостным сервером. Поясним приведенное определение на типичном примере работы с но-востной группой.
Допустим, что, работая с Outlook, вы столкнулись с какой-либо проблемой. К кому вы можете обратиться за помощью в ее разрешении? Первым и естественным шагом является обращение к встроенной справке, но она, к сожалению, не описывает всех возможных ситуаций, связанных с работой в Outlook. Следующий шаг заключается в поиске требуемой информации на специализированном Web-сервере, но и там ее может не оказаться, что делать? А выход из положения прост: нужно задать вопрос тому, кто уже встречался с этой проблемой, и осуществляется это посредством новостной группы. Вы отсылаете со своего почтового клиента на адрес новостного сервера сообщение, содержащее вопрос. После чего всем клиентам этой новостной группы приходит сообщение с вашим вопросом, и любой пользова тель, его прочитавший и знающий ответ или способ решения, может вам ответить. Данная процедура может продолжаться до бесконечности, а ее эффективность реализуется участием в новостной группе нескольких тысяч пользователей, хоть один из которых да знает ответ. Более того, и вы в случае знания ответа на вопрос, поступивший в новостную группу, можете помочь начинающему, вспомнив себя.

Обработка ответов

Ответы участников на приглашения также поступают организатору в папку Входящие (Inbox). Как только сообщение поступило на компьютер организатора, происходит обновление информации формы Собрание. Организатор может открыть сообщение от участника и просмотреть его замечания или дополнения. Но гораздо удобнее воспользоваться созданной формой Собрание. Для этого перейдите в представление папки Календарь и откройте форму соответствующего собрания. Перейдите на вкладку Отслеживание (Tracking) — в графе Ответ (Response) будут показаны реакции участников на приглашение (рис. 10.7).
Замечание
Если на собрание был приглашен участник, не имеющий электронной почты, то организатор может выяснить иными способами его отношение к собранию и указать его ответ, выбрав подходящий элемент из списка ответов, подведя курсор и щелкнув по полю Ответ.
Зачастую после обработки ответов от участников организатору необходимо исправить некоторые параметры собрания: изменить время, добавить участника или вообще отменить собрание.
После того как организатор внесет изменения в собрание, необходимо отправить его участникам обновленную версию. Для этого нажмите кнопку Отправить обновление (Send Update) на панели инструментов Стандартная.
Помимо этого, организатор может выполнить следующие действия, выбрав одноименную команду в меню Действия (Action):

Отменить собрание (Cancel Meeting). Всем участникам рассылается специальная форма, оповещающая об отмене собрания. Ее принятие автоматически удаляет собрание из расписания участника.

Создать сообщение участникам (New message to attendees). Создается обыкновенное сообщение с автоматически заполненным полем Кому адресами участников собрания.

Ответить сообщением (Reply with Message). Создается сообщение на ответ от выделенного участника собрания.

Ответить всем сообщением (Reply All with message). Для всех участников создается ответное сообщение.

Замечание
Пользователь Outlook может организовывать повторяющиеся собрания. Создание повторяющегося собрания в принципе аналогично организации одиночного собрания. Единственным отличием является заполнение полей диалогового окна Повторение встречи (Recurrence meeting), работа с которым была подробно рассмотрена в разделе 2.2.4 "Повторяющаяся встреча".

Обработка поручения

Поручение поступает к получателю в папку Входящие, причем значение поля Тема начинается словом Поручение (Task Request). Откройте поручение двойным щелчком левой кнопки мыши. Появится форма, изображенная на рис. 10.10.
После открытия приглашения и ознакомления с его условиями участник имеет три возможности ответа:

Принять. Нажатие кнопки Принять на панели инструментов Стандартная автоматически добавит задачу в ваш список задач, таким образом вы станете ее владельцем. После этого появится диалоговое окно Принятые задачи (Accepting Task), посредством которого отправляется уведомление отправителю поручения о том, что вы его приняли, Задача принята (Task Accepted). Если стоит как-то прокомментировать ваш ответ, выберите переключатель Изменить ответ перед отправкой (Edit the response before sending) и нажмите кнопку ОК (рис. 10.11).

Рис. 10.10. Полученное поручение

Отклонить (Decline). Нажатие кнопки Отклонить возвращает поручение предыдущему владельцу задачи. Аналогично случаю с принятием задачи появится диалоговое окно Отклоненные задачи (Declining Task), таким образом вы можете прокомментировать отказ в принятии поручения.

Переслать. Для переадресации задачи необходимо нажать кнопку Назначить задачу и повторить вышеописанную процедуру заполнения полей формы Поручение. В этом случае следует помнить о возможности сохранения копии задачи в своем списке задач. Это позволяет следить за выполнением задачи при ее передаче по служебной цепочке.

Замечание
В некоторых ситуациях пользователю необходимо отказаться от ранее принятой задачи. Для этого откройте ее и выберите команду > действия > Отклонить задачу. Появится уже знакомое диалоговое окно Отклоненные задачи, которое отправит предыдущему владельцу задачи уведомление о вашем отказе.

Обработка приглашений и ответов на них

После создания собрания и отправки приглашения начинается заключительный этап в работе над собранием — это, соответственно, обработка предполагаемым участником приглашения на собрание и обработка организатором ответов участников.

Обработка приглашения

По умолчанию приглашение на собрание поступает участнику в папку Входящие. После открытия приглашения и ознакомления с его условиями участник имеет четыре возможности ответа:

Принять (Accept);

Под вопросом (Tentative);

Отклонить (Decline);

Предложить новое время (Propose new time).

Нажатие любой из этих одноименных кнопок создает соответствующее сообщение организатору. Первое слово в поле Тема будет отображать отношение участника к собранию. Помимо этого, участник может отредактировать свой ответ перед отправкой, например написав причину отсутствия на собрании или пожелание о новом времени его проведения.
Нажатие кнопки Принять или Под вопросом автоматически внесет данное собрание в расписание участника с соответствующим значением в поле В это время формы Встреча.
В Outlook существует возможность автоматического ответа на приглашение в зависимости от того, пересекается ли предполагаемое собрание с другими встречами в вашем календаре или нет.
Пример 10.2. Настройка автоматических ответов
> Сервис > Параметры Настройки
Параметры календаря...
Управление ресурсами... (рис. 10.5)
Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы
Автоматически отклонять конфликтующие приглашения
ОК
ок
ок

Рис. 10.5. Диалоговое окно Управление ресурсами

Обработка сообщений

Первый раздел этого диалогового окна отвечает за параметры обработки поступающих сообщений. Название флажков говорит об их назначении. Рекомендуем установить все флажки и выбрать в раскрывающемся списке значение вернуться к папке "Входящие". Через некоторое время, когда вы полностью освоите Outlook и будете иметь некоторый практический опыт в работе с ним, вы сможете настроить эти параметры под нужды собственной деятельности. Единственный параметр, который следует прокомментировать, — это нововведение Outlook — Удалять дополнительные переносы строк в текстовых сообщениях (Remove Extra Line Breaks).
Как правило, при составлении текстового письма пользователи используют разные текстовые редакторы, имеющие разную ширину, что заставляет пользователя почти машинально вставлять перенос строк, нажимая клавишу . Открывая сообщения и встречая подобные ненужные переносы, Outlook автоматически удаляет их, если был установлен соответствующий флажок.
Также в этом разделе имеются две кнопки Дополнительные параметры (Advanced E-mail Options) и Параметры отслеживания (Tracking Options), вызывающие одноименные диалоговые окна.

Рис. 9.39. Диалоговое окно Дополнительные параметры электронной почты
В первом разделе диалогового окна Дополнительные параметры электронной почты (рис. 9.39), который называется Сохранение сообщений (Save messages), могут быть заданы параметры сохранения. Флажки, установленные в этом разделе по умолчанию, дают возможность редактировать сообщение в разные промежутки времени, сохраняя его и вновь открывая для редактирования до тех пор, пока оно не будет готово к отправке.
Флажки второго раздела При получении сообщения (When new items arrive) отвечают за уведомление пользователя при получении нового сообщения. Существует три вида оповещения: звуковой, изменение курсора и появление маленького значка (конвертик) на системной панели рядом с часами.
И наконец, третий раздел При отправке сообщения (When sending a message) отвечает за параметры по умолчанию при отправке сообщения.
Здесь вы можете изменить важность и пометку отправляемого сообщения. Также можно установить флажок автоматической проверки имен получателей в полях Кому (То), Копия (СС) и СК (ВСС). Имена, не найденные в адресной книге, подчеркиваются красной волнистой линией. Если в адресной книге было найдено несколько имен, соответствующих введенному, и одно из них уже ранее использовалось, оно будет подчеркнуто зеленой пунктирной линией, напоминающей о том, что существуют и другие возможные варианты.



Рис. 9.40. Диалоговое окно Параметры отслеживания

Второе окно Параметры отслеживания (Tracking Options), представленное на рис. 9.40, определяет, как следует обрабатывать запросы о подтверждении получения сообщения и как отвечать на них.

Пример 9.30. Установка параметров отслеживания

Параметры отслеживания...

Обрабатывать запросы и ответы по приходе

Обрабатывать уведомления по приходе

Удалять уведомления и пустые ответы после обработки.

Запрашивать перед тем, как отправить ответ

ОК

Кроме того, можно установить по умолчанию включение в сообщения таких параметров отслеживания, как доставка и прочтение.

Общие принципы работы с Hotmail

Итак, после регистрации вы стали полноценным пользователем, имеющим огромный спектр возможностей, предоставляемых компанией Microsoft. Давайте перейдем к рассмотрению работы с почтой через Web-интерфейс Hotmail.
Пример 11.5. Вход на Hotmail
{ На панели Веб-узел}
Адрес := www.hotmail.com
Sign-In Name := george_usarov
Password := ************ (рис. 11.13}
Sign in

Рис. 11.13. Главная страница Hotmail

Рис. 11.14. Почтовая служба Hotmail
Естественно, что интерфейс данного сайта отличен от интерфейса Outlook, но принципы работы с почтой едины, к сожалению, рамки данной книги не позволяют описать детально процесс отправки, приема и организации сообщений посредством Web-интерфейса, тем более что это и не надо. Интерфейс интуитивно понятен. Мы же опишем лишь процесс создания и отправки тестового сообщения через Web-интерфейс Hotmail (рис. 11.14).
Пример 11.6. Создание сообщения посредством Web-интерфейса
Compose
То: = george usarov@mail.ru
Subject := Test
Body := Test . . .
Send
Теперь уже средствами Outlook вы можете проверить, пришло ли сообщение на ваш электронный адрес сервера MAIL.RU.
Совет
После окончания работы с почтой Hotmail рекомендуется осуществить выход из системы MSN, щелкнув по гиперссылке Sign Out, находящейся в верхнем правом углу страницы.

Общие принципы работы в Интернете

Прежде всего, необходимо ввести определение и рассказать, что собой представляет Web-страница. Итак, Web-страница — это специальный документ на языке HTML, который поддерживает основные функции, необходимые для создания гипермедиадокументов: форматирование текста, возможности включения графики, подключение аудио и видео, создание гиперссылок, элементы управления (списки, кнопки, переключатели) и запуска программ и т. д.
Гиперссылка — это специальное средство, используемое для перехода в другую часть открытого документа или для перехода от одной Web-страницы к другой. Как правило, в качестве гиперссылок выступает текст или графическое изображение. Если при подведении к тексту указатель мыши превратился в кисть руки с указательным пальцем, значит перед вами гиперссылка и щелчок ло ней вызовет переход к документу, на который она ссылается. При рас смотрении работы с Outlook мы уже встерчались с использованием гиперссылок, например в главе "Outlook сегодня и личные папки".
Web-обозреватель, или браузер (от англ, browse —"просматривать") — это специальное приложение, позволяющее просматривать Web-страницы Интернета: читать гипертекст, воспроизводить гипермедиа (движущееся изображение и звук), соединяться с другими компьютерами и посылать запросы на загрузку документа Web. Наиболее популярными браузерами на данный момент являются Internet Explorer компании Microsoft и Netscape Navigator компании Sun Microsystems.

Рис. 11.1. Браузер Internet Explorer с загруженной Web-страницей
Адрес URL (Uniform Resource Locator — Универсальный указатель ресурса) — это строка символов, обозначающая документ или ресурс, запрашиваемы: пользователем Всемирной паутины. Чтобы получить доступ к нужному ресурсу или документу, достаточно ввести его адрес URL в поле ввода браузе pa. Формат адресов URL стандартизирован, поэтому он распознается всеми программами просмотра. Структура адреса URL имеет следующий вид:
<Тип ресурса или протокол>://<Имя в Интернете>/<Путь доступа>,

где <тип ресурса или протокол> определяет метод доступа к ресурсу, например, http или ftp. <имя в Интернете> представляет собой сетевое имя компьютера, на котором находятся искомые данные. И, наконец, <путь доступа> может обозначать полное имя файла, порт, с которым необходимо соединиться либо текст, по которому должен происходить поиск в базе данных. Например, адрес URL для русскоязычной Web-страницы, посвященной информации о продуктах Microsoft Office XP, выглядит следующим образом:

http://www.microsoft.com/rus/officexp/ .

После введения необходимых определений давайте рассмотрим работу в WWW в целом. Итак, прежде всего открывается Web-браузер, в поле ввода которого вводится адрес URL требуемой страницы, после чего происходит запрос на сервер, где расположена указанная страница и где производится обработка запроса, после чего на вашу машину в браузер по протоколу http загружается требуемая Web-страница. На этой странице пользователь может просмотреть информацию, заполнить форму и т. д., а также выполнить переход по гиперссылке на другую страницу, связанную с данной. Например, указанная страница Microsoft в браузере Internet Explorer выглядит следующем образом (рис. 11.1).

Общие принципы работы

Прежде всего рассмотрим главное окно приложения. Оно состоит из шести основных разделов (сверху вниз).

Панель управления (Toolbar). Данная панель, как и в случае с обыкновенным приложением, просто дублирует часть наиболее популярных команд меню.

Состояние (Status). В этом разделе отображается имя пользователя и его состояние по умолчанию В Сети (On-line). Состояние можно изменить, щелкнув мышью по имени и выбрав необходимый параметр из раскрывающегося списка. Так, например, если вы ушли на обед, то имеет смысл выбрать параметр Перерыв на обед (Out to launch). Тем самым, все пользователи, имеющие контакт с вами, будут знать, что вас сейчас нет на работе.

Почта (Mail). Данный раздел отображает состояние папки Входящие (Inbox) учетной записи Hotmail. Если на этот адрес приходит новое сообщение, MSN Messenger тут же оповещает пользователя.

Доступные собеседники (Online Buddies). Здесь отображаются имена собеседников, находящихся в сети. То есть в любой момент вы можете отправить собеседнику сообщение и быть уверенным, что он его получит и тут же прочтет.

Недоступные собеседники (Offline Buddies). Здесь отображается информация о людях, зарегистрированных в вашей книге собеседников, но в данный момент не находящихся в сети.

Реклама. Здесь располагается рекламный баннер с гиперссылкой на соответствующую страницу.

Общий принцип работы с MSN Messenger следующий. Пользователь, осуществляя вход в сеть, становится активным и доступным для диалога с другими пользователями, имеющими в списке собеседников данный контакт. Теперь в режиме реального времени можно вести переговоры, устраивать конференцию средствами NetMeeting, отсылать файлы и даже SMS-сообщения на мобильные устройства.
Естественно, что для полноценной работы с MSN Messenger необходимо иметь хотя бы один контакт (собеседника). Ниже рассмотрен процесс добавления нового контакта в список MSN Messenger.
Добавление контакта
Контакт в понятии MSN Messenger — это пользователь, зарегистрировавшийся на сервере Hotmail или имеющий паспорт Microsoft, а также установивший на своем компьютере MSN Messenger.
Процедура добавления контакта выглядит следующим образом.

Пример 11.11. Добавление контакта MSN

>Файл > Добавить контакт...

Адрес электронной почты или учетное имя Далее

Адрес электронной почты := fedor novikov@hotmail.com

Далее

Завершить

Если контакт найден, то пользователю приходит уведомляющее сообщение о том, что некий пользователь хочет включить его в группу контактов. Вы можете либо разрешить пользователю, либо запретить видеть ваше состояние (рис. 11.21).

После ответа, разрешающего видеть состояние и участвовать в беседе, контакт появляется в группе Доступные собеседники, а следовательно, вам доступны все имеющиеся функции MSN Messenger для работы с контактом, самыми распространенными из которых являются отправка и прием коротких текстовых сообщений.



Рис. 11.21. Уведомление о добавлении пользователя в контактный список

Обзор поисковых систем

По умолчанию Outlook загружает Web-страницу MSN Search — поисковая система компании Microsoft. В целях более удобного поиска информация обычно классифицируется по категориям. Тем самым, как только вы войдете в соответствующую категорию, вам будет предложен, во-первых, более сужебный поиск, а во-вторых — список наиболее популярных сайтов данной категории.
Для простого поиска, как правило, необходимо сделать следующее:

Ввести ключевое слово или набор слов в поле поиска.

Нажать кнопку Искать (Search, Find)

Служба поиска отображает список заголовков найденных сайтов на странице поиска. Некоторые службы сопровождают найденный сайт кратким описанием. Результаты поиска в итоге могут представлять собой довольно длинный список, который невозможно отобразить на экране целиком. Большинство поисковых систем показывают 8—20 элементов из списка и ссылку на все остальные.
При отображении результатов поиска обычно происходит сортировка найденных статей по максимальному соответствию запросу поиска. Сначала выводяться статьи с максимальным соответствием запросу, т. е. те документы, в которых ключевое слово запроса встречается чаще. Многие службы поиска имеют более сложную модель, которая использует дополнительный логический аппарат. Если список очень большой, можно воспользоваться сужением множества найденных документов. Службы поиска имеют некоторые ограничения на формат запроса и свой синтаксис. Регистр букв не важен для большинства поисковых систем, правда, в некоторых службах можно явно указать на различие прописных и строчных букв.

Рис. 11.4. Поисковая служба Microsoft — MSN Search
Для улучшения результатов поиска необходимо выбирать фразу, которая с большей вероятностью может встретиться в документах. Обычно требуемая информация редко находится с первой попытки. Поиск может привести к получению ошибки и необходимости повторных действий. Удачно подобранное ключевое слово — это только половина успешного поиска. Вторая половина заключается в выборе подходящей поисковой системы.

Поиск информации в простой книге или библиотеке обычно начинается с тематического или алфавитного указателя. Для поиска разные люди используют различные слова. Все мыслят по-разному.

Существует много поисковых служб, как зарубежных, так и российских. Для выбора той или иной службы нет точных рекомендаций. Необходимо по-эксперементировать со всеми известными, чтобы понять, какая из служб больше соответствует способу вашего мышления, интерфейсу и удобству использования. Службы поиска были разработаны людьми, поэтому-частично отражают процесс мышления разработчиков.

Ниже мы приводим список наиболее популярных поисковых систем.

AltaVista (www.altavista.com)

Google (www.google.com)

InfoSeek (www.infoseek.com)

Lycos (www.lycos.com)

Microsoft ( www.search.msn.com )

Yahoo (www.yahoo.com)

Аnорт (www.aport.com)

Rambler (www.rambler.ru)

Яndех (www.yandex.ru)

Определение нового стиля

Пользователь может изменять и создавать собственные стили печати. Для этого нажмите кнопку Определить стили (Define Styles) и выберите стиль, на основе которого будете создавать собственный, например Заметка (Memo Style). Нажмите кнопку Копировать (Сору). Появится диалоговое окно Параметры страницы: Копия стиля Заметка (Page Setup: Copy of Memo Style), изображенное на рис. 9.45.
В поле Стиль (Style name) введите название нового стиля, по умолчанию название имеет значение Копия стиля Memo Style (Заметка). На вкладках этого окна установите параметры стиля.

Формат (Format). Здесь определяются настройки шрифтов для заголовков и полей, а также возможность затенения заголовков, дат и дополнитель-. ных полей.

Рис. 9.45. Диалоговое окно Параметры страницы: Копия стиля Memo Style

Бумага (Paper). Здесь определяются тип, размер поля и ориентация бумаги. По умолчанию для сообщений выбран тип Letter (8,5 x 11 in).

Колонтитулы (Header/Footer). Здесь можно определить колонтитулы для страниц (номер страницы, дата, время печати и имя пользователя). Для указания колонтитула переведите текстовый курсор в одну из секций (слева, по центру, или справа страницы) и нажмите соответствующую кнопку колонтитула (см. рис. 9.45).

После задания всех параметров стиля нажмите кнопку ОК. Чтобы начать печать, необходимо нажать кнопку ОК в диалоговом окне Printing... (Печать...).
Совет
Пользователь Outlook может посмотреть, как будет выглядеть сообщение на бумаге. Для этого нажмите кнопку Просмотр (Print Preview) или выберите команду > Файл > Предварительный просмотр.

Определение владельца — исполнителя задачи

Владение задачей начинается с момента ее создания. В этот момент владельцем задачи (или ее непосредственным исполнителем) является ее создатель. Изменения в задачу может вносить только ее владелец. В любой момент времени у задачи может быть только один владелец. Изменение владельца осуществляется путем назначения задачи.
В операции назначения задачи участвуют, по крайней мере, два человека: один отправляет поручение, а второй отвечает на него. Поручение (Assign Task) — это запрос, отправляемый с почтовым сообщением, в котором получателя сообщения просят выполнить задачу, предлагаемую отправителем. Если получатель сообщения принимает поручение, оно включается в список его задач; при этом он становится новым владельцем задачи.
Отправляя поручение, пользователь перестает быть владельцем задачи. Он хранит обновляемую копию задачи в своем Списке задач и получает отчеты о состоянии задачи, но не вправе изменять такие данные, как срок выполнения задачи или процент выполненного.
Получатель поручения становится временным владельцем задачи. Задача может быть принята, отклонена или переназначена кому-либо другому. Принимая задачу, вы становитесь ее новым постоянным владельцем — единственным, кто имеет право изменять задачу. Если задача отклоняется, она возвращается отправившему поручение. Назначив задачу кому-либо другому, можно оставить у себя обновляемую копию в списке задач и получать отчеты о состоянии, но права владения передаются лицу, которому поручена задача.
Обновлять задачу вправе только ее владелец, постоянный или временный. Каждое изменение, внесенное в задачу ее владельцем, автоматически отражается в ее копиях, принадлежащих предыдущим владельцам задачи. Последним также автоматически посылаются отчеты о состоянии задачи после ее выполнения сегодняшним владельцем (если такие отчеты были ими запрошены).
Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить работу нескольким пользователям и при этом следить за ходом ее выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить написание одной части книги трем авторам, создайте три задачи с именами "Часть 1: Иванов", "Часть 1: Петров" и "Часть 1: Попов".

Основные принципы работы с электронной почтой

Перед тем как начать детальное описание, приведем ряд фундаментальных понятий и расскажем об основных принципах работы с электронной почтой. Работа в Интернете и, в частности, с электронной почтой связана с такими ключевыми понятиями, как сервер, клиент, протокол, электронный адрес, передача данных.
Сервер — это специальная программа, расположенная на удаленной машине и предоставляющая свои услуги программам-клиентам. В случае с электронной почтой сервером является удаленная машина, на которой располагается почтовый ящик с вашими сообщениями.
Клиент — это также специальная программа, которая использует услуги, предоставляемые сервером. В нашем случае данной программой является Outlook, который позволяет просматривать сообщения, пришедшие в почтовый ящик на сервере.
Протокол — это совокупность правил, определяющих агоритм передачи данных от сервера клиенту и наоборот.
Электронный адрес — уникальный идентификатор, определяющий ваш почтовый ящик, куда приходят сообщения.
После приведенных определений я хочу рассказать об общих принципах работы с электронной почтой, которые позволят вам понять процесс отправки и приема сообщений изнутри, продемонстрировав их на примере работы обыкновенной почты.
Номер моего почтового отделения — 332 (индекс — 198332), именно туда поступают все письма, газеты и журналы, адресованные мне и другим абонентам этого почтового отделения. Каждое поступающее письмо, помимо общего для всех абонентов индекса, имеет дополнительные характеристики: улица, дом, квартира. По этим характеристикам почтальон однозначно определяет, куда надо доставить корреспонденцию, а именно — мой почтовый ящик. Аналогичная ситуация происходит и с отправкой моих писем кому-либо. Я кладу их в почтовый ящик, почтальон забирает их и относит в почтовое отделение, из которого уже соответствующим способом (например, авиапочтой) оно доставляется к адресату, у которого точно так же есть почтовый адрес, отделение и ящик.
Теперь переведу описанную ситуацию на язык электронной почты.
Почтовое отделение есть ничто иное, как сервер, на котором хранятся пришедшие и исходящие сообщения и который имеет уникальный адрес, например MAIL.RU (читай: 198332). Электронный адрес представляет собой расширение адреса сервера, по которому однозначно определяется, кому принадлежит пришедшее сообщение, например: usarov@mail.ru (читай: ули-ца_дом_квартира@ 198332). Почтовым ящиком выступает приложение-клиент, в нашем случае Microsoft Outlook, установленный на вашем компьютере, куда в конечном счете приходят сообщения. Почтальон же, в представлении электронной почты, ничто иное, как протокол, посредством которого осуществляется передача сообщений от сервера клиенту и наоборот. Обратная связь выглядит точно так же: если вы отправляете сообщение другому пользователю, вам необходимо знать его адрес электронной почты (например, Jackson@yahoo.com), после отправки сообщения по этому адресу оно перемещается на ваш сервер MAIL.RU, после чего отправляется на сервер YAHOO.СОМ, а потом уже — окончательно адресату jackson@yahoo.com.

Надеюсь, что приведенные определения и пояснения помогут вам при работе с электронной почтой. Схематически процесс работы с электронной почтой изображен на рис. 9.1.



Рис. 9.1. Принципы работы электронной почты

Основные принципы работы с новостями

Прежде чем приступить к исчерпывающему описанию Microsoft Newsreader, хотелось бы привести ряд определений и описать основные принципы работы с данным приложением. Одним из ключевых понятий группы новостей является сама новость.
Под новостью (news) в данном контексте понимается сообщение, расположенное в новостной группе и содержащее любую информацию по тематике данной группы. В качестве новости может выступать вопрос, ответ на вопрос, предложение, совет или просто тема для дискуссии.
Следующим ключевым понятием, требующим определения, является группа новостей или новостная группа (newsgroup). Группа новостей — это специальное хранилище новостей, объединенных одной тематикой (от работы с каким-либо программным продуктом до автомобилевождения). Для работы с группой пользователь должен подписаться на рассылку ее новостей, тем самым он получает доступ ко всей переписке, ведущейся внутри группы. Что, грубо говоря, и является конечной целью, ибо пользователь получает всю имеющуюся информацию по интересующему его вопросу, более того, если таковой не нашлось, пользователь может опубликовать новость, содержащую его вопрос, и получить на нее ответ. Участие в подобных переписках повышает уровень знаний пользователя и персональный опыт.
Замечание
Как правило, подписки на группы новостей открыты для всех пользователей Интернета и являются бесплатным сервисом. Хотя, безусловно, существует ряд платных новостных групп или групп, требующих авторизации.
И наконец, последний термин, здесь определяемый, это сервер новостей (news sewer). Сервер новостей — это специальный интернет-сервер, хранящий определенное множество групп новостей по всевозможным тематикам. как правило, объединенных общей идеей Outlook. Серверов новостей так же, как и Web-серверов, достаточно много. Как и Web-сервер, сервер новостей однозначно определяется своим адресом. Так, например, адрес новостного сервера компании Microsoft следующий msnews.microsoft.com. Данный сервер содержит около 1500 новостных групп, объединенных следующей идеей: "Работа и разработка приложений в среде Microsoft".

Совет

Для поиска новостной группы и адреса новостного сервера, вам необходимого, воспользуйтесь любой из поисковых систем Интернета (см. раздел 11.2.2 "Поисковые системы Интернета").

После введения терминологии давайте перейдем к общим принципам работы с новостными группами. Прежде всего, работа с ними может вестись как в режиме On-line, так и Off-line. Суть различия этих режимов сводится к экономии трафика и времени, проведенного в сети, что существенно для пользователей, имеющих удаленный доступ посредством модема через телефонную линию. Правда, рассмотренный ниже материал будет приводиться исходя из условий постоянного пребывания в режиме On-line, хотя, безусловно, мы расскажем и о работе во втором режиме. Более того, по ходу текста данного раздела будут приводиться отдельные замечания, если это потребуется.

Одним из основных принципов при работе с новостными группами является объединение новостей в диалоги (conversation). Диалог представляет собой иерархическое объединение новостей, связанных темой первой новости. Как правило, диалоги состоят из вопроса и ответа на него. После того как новость (вопрос) опубликована, она имеет наивысший уровень вложенности в иерархии диалога (первый). Ответ на вопрос будет уже иметь второй уровень, ответ на ответ — третий уровень вложенности и т. д. Можно отвечать на новость любого уровня, тем самым образуя раздвоение, растроение и т. д. дерева диалога.

На этом, пожалуй, остановимся и после столь долгого введения перейдем к практике и начнем работу с Microsoft Newsreader.

Отметка к исполнению

В том случае, если пользователь хочет дополнительно привлечь внимание получателя письма к сути сообщения, можно воспользоваться отметкой к исполнению. Отметку к исполнению устанавливают только одну. После приема сообщения получатель может изменить как состояние отметки, так и ее значение в случае ответа или пересылки. Например, можно установить отметку об обязательном ответе на данное письмо до указанной даты. Таким образом, получатель будет периодически уведомляться о необходимости ответа.
Пример 9.18. Установка отметки к исполнению
> Действия >Отметить к исполнению... (рис. 9.27)
Отметка Ответить
Дата Ср 31.07.01 17:30
ОК

Рис. 9.27. Диалоговое окно Отметка к исполнению
По умолчанию установка даты имеет значение Нет, в этом случае отметк. является бессрочной и не требует завершения к определенному сроку. Если же установить срок отметки, то по его истечении появится предупреждении о просрочке завершения работы над отметкой к исполнению (см. разделе "Отметить к исполнению").

Отправка мгновенного сообщения

Именно в отправке мгновенных сообщений проявляется суть систем общения реального времени. Как только вы отправите сообщение "активному" пользователю (в сети), он тут же получает уведомление о пришедшем сообщении, ответ на которое тут же появляется у отправителя, тем самым завязывается электронный диалог (беседа).
Пример 11.12. Отправка мгновенного сообщения
Доступные собеседники <Контакт>
Отправить мгновенное сообщение
{ Появится диалоговое окно Мгновенное сообщение}
Текст := Привет!
Отправка
Прокомментируем вышесказанное. Диалоговое окно Мгновенное сообщение состоит из двух полей. В нижней пользователь вводит текст мгновенного сообщения, для отправки которого необходимо нажать кнопку Отправить или же клавишу . После чего текст сообщения перемещается в верхнее поле, где отображается весь диалог. Так, например, на рисунке видно, что пользователь (Fedor) ответил: "Привет. Как поживаешь?". Кроме того, в одной беседе могут принимать участие более двух пользователей, тем самым организовывая электронную конференцию!
Пример 11.13. Создание конференции
>Предложить> Присоединиться к этой беседе >< Контакту >
Согласитесь, что MSN Messenger прост и удобен. Помимо мгновенных текстовых сообщений посредством MSN Messenger можно отправлять файлы, устраивать голосовую связь (при наличии микрофона и звуковой платы) и т. д.
К сожалению, рамки данной книги не позволяют описать все возможности и достоинства MSN Messenger, ведь цель нашего исследования — Outlook, но все же мы надеемся, что при помощи справки и простого интерфейса вы без особого труда овладеете техникой работы с MSN Messenger.

Отправка сообщения

Отправка сообщения
Итак, наше сообщение полностью готово к отправке. Нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная (Standard). Сообщения будет отправлено через учетную запись, указанную по умолчанию в диало говом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Account) (см. раздел "Новая учетная запись").
Если вы имеете более чем одну учетную запись, воспользуйтесь еще одним нововведением Outlook 2002 — раскрывающимся списком Учетные записи (Accounts), в котором можно выбрать ту запись, через которую вы хотите отправить созданное сообщение. Тем самым получатель сообщения будет видеть адрес указанной учетной записи (и отвечать на него).
Поскольку ранее мы установили параметры проверки орфографии, то автоматически при отправке сообщения появится диалоговое окно Орфография (Spelling), предлагающее заменить или исправить то или иное неверное слово (если, конечно, такое встретится). Предположим, что произошла опечатка в слове "Данное".

Рис. 9.28. Диалоговое окно Орфография
В поле Нет в словаре (Not in dictionary) указано слово, которое Outlook считает неверным (при этом оно выделяется в тексте сообщения), в поле Заменить на (Change To) можно ввести исправленное слово или же выбрать его из списка предлагаемых замен — Варианты (Suggestions). Если ошибочное слово, с вашей точки зрения, верно, например это ваша фамилия, можно либо пропустить изменение его орфографии, нажав кнопку Пропустить, либо добавить в словарь пользователя, нажав кнопку Добавить (Add). Если вы не хотите тратить время на проверку орфографии сообщения, просто нажмите кнопку Отмена и согласитесь с предупреждением об отправке непроверенного до конца сообщения.
Если на вкладке Доставка почты (Mail Setup) диалогового окна Параметры (Options) не стоит флажок Отправлять сообщения немедленно (Sent immediately when connected), то Outlook переместит сообщение в папку Исходящие (Outbox). Сообщения, находящиеся в этой папке, фактически еще не отправлены, но формально абсолютно готовы к отправке.
Таким образом, накопив определенную партию готовых сообщений, можно отправить их все разом, а не поодиночке. Данный подход очень удобен, поскольку, во- первых, суммарно на отправку сообщений затрачивается меньше времени (если ваш провайдер не имеет посекундной тарификаций), а во-вторых, есть возможность достать еще не отправленное сообщение и отредактировать перед окончательной отправкой.

И наконец, чтобы отправить окончательный вариант сообщения, нажмите кнопку Отправить/Получить (Send/Receive) на панели инструментов Стандартная.

После нажатия кнопки Отправить/Получить (Send/Receive) появится диалоговое окно Ввод сетевого пароля (Connect To), отображающее действия вашего компьютера и модема по подключению к провайдеру, после чего последуют набор номера и характерный шум от модема, оповещающий о его соединении с сервером провайдера. Как правило, после этого выполняется проверка имени и пароля пользователя, но в нашем случае этого не требуется.

После успешной установки соединения происходит отправка и прием сообщений. Графически этот процесс отображается в новом диалоговом окне Outlook — Ход отправки и получения сообщений Outlook (Outlook Send/ Receive Progress), изображенном на рис. 9.29.

В верхней части этого диалогового окна располагается индикатор прогресса, отображающий количество выполненных задач. Под задачей в данном случае подразумеваются отправка и прием сообщений по одной из учетных записей. В нижней части дается детальное описание каждой из задач. Если вы не хотите, чтобы данное диалоговое окно появлялось при каждой процедуре отправки и приема сообщений, включите соответствующий флажок под индикатором прогресса.

Диалоговое окно дополнительной информации содержит две вкладки Задачи (Tasks) и Ошибки (Errors). На вкладке Задачи (Tasks) в колонке Имя (Name) отображаются учетные записи, участвующие в выполнении процедуры отправки и приема сообщений, в колонке Выполнение (Progress) в виде индикатора прогресса — выполнение задания для каждой учетной записи.


Если задача выполнена успешно, то слева от ее названия появляется зеленая галочка, в противном случае — красный восклицательный знак, сигнализирующий о наличии ошибки в процессе выполнения задачи. И наконец, в колонке Осталось (Remaining) отображается время, оставшееся до конца отправки и приема сообщений для данной учетной записи. Если при выполнении задачи произошла ошибка, ее код и описание можно просмотреть на соответствующей вкладке Ошибки (Errors), если же все задачи были выполнены успешно, эта вкладка остается пустой. Еще одним из преимуществ нового Outlook является синхронизация процесса отправки и приема сообщений: если раньше приходилось ждать, пока выполнится одна из задач, то теперь все они выполняются почти одновременно (синхронно).



Рис. 9.29. Диалоговое окно Ход отправки и получения сообщений Outlook

При необходимости пользователь может отменить выполнение задач для определенной учетной записи, для чего следует ее выделить и нажать кнопку Отменить задачу (Cancel Task). Для отмены всех задач для всех учетных записей нажмите кнопку Отменить все (Cancel All). Пользователь может посмотреть информационную панель, нажав кнопку " Подробности (" Details).

После успешной отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent). Таким образом, вы всегда сможете отследить или возобновить в памяти посланную корреспонденцию.

Совет

Не забывайте, что с помощью дневника Outlook также легко можно отслеживать не только переписку, но и вообще всю вашу деловую деятельность (см. главу 6 "Дневник" и главу 7 "Outlook сегодня и личные папки").

Помимо отправки и приема сообщений одновременно по всем учетным записям пользователь может только отправить сообщение или выполнить необходимые процедуры только для одной из учетных записей.

Пример 9.19. Отправка сообщения

> Сервис > Отправить/Получить > <Учетная запись>

Ну что ж, сообщение успешно отправлено, и мы переходим к его приему и работе с полученным сообщением.

Замечание


Естественен вопрос: " Почему сразу после отправки мы не получили созданное сообщение?" Как вы помните, сервер, через который отправляется наше сообщение, удален и ему требуется немного времени для перенаправления полученного сообщения далее по адресу. Но за это время процесс проверки вашего почтового ящика уже завершился. В следующий раз сообщение обязательно перейдет по назначению, т. е. к вам.

Как было сказано, после отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent Items), однако в ряде случаев пользователю бывает необходимо уже отосланное сообщение отправить заново (например, в случае неработоспособности сервера) или перенаправить другому пользователю, фактически не меняя контекст сообщения.

Пример 9.20. Отправить заново

{В папке Отправленные}

<Сообщение> >Действия > Отправить заново...

{Появится сообщение/готовое к редактированию и вторичной отправке}

Иногда после отправки пользователю возникает необходимость отозвать уже отосланное сообщение. Например, если поступила более оперативная информация или отосланное сообщение было написано "сгоряча". Outlook и здесь предоставляет ряд услуг, способных "вернуть поезд".

Пример 9.21. Отзыв сообщения

(В папке Отправленные}

<Сообщение> > Действия > Отправить заново...

удалить непрочитанные копии

Сообщать о результате отзыва для каждого из получателей

ОК

Отслеживание состояния задачи

Существует несколько способов передачи информации о ходе выполнения задачи ее настоящим владельцем всем предыдущим, включая создателя задачи.
Если предыдущий владелец установил у себя флажок Сохранить копию данного поручения в списке задач, то при каждом изменении владельцем задачи ее состояния будет создаваться сообщение электронной почты Обновление задачи, после принятия которого у предыдущего владельца произойдет автоматическое обновление копии задачи.
Одним из вариантов отслеживания состояния задачи является рассылка владельцем отчета о ходе ее выполнения. Эти сообщения составляются на основе текущей информации о задаче и рассылаются по списку предыдущих владельцев.
Замечание
Список пользователей, получающих отчет о задаче, можно увидеть на вкладке Подробно в поле Обновить для (Update List).
Чтобы отправить поручение, выберите команду > действия > Отправить отчет о состоянии задачи или нажмите соответствующую кнопку на панели Стандартная. По умолчанию поле Кому будет содержать имена (адреса) предыдущих владельцев. Поле Тема будет начинаться со слов Отчет о состоянии задачи (Task Status Report). В отчете будет содержаться информация о том, была ли начата работа, каков текущий процент выполнения, тема и т. п. Помимо этого, владелец может отредактировать отчет перед отправкой. На рис. 10.11 показан примерный вариант отчета на задачу.
Помимо вышерассмотренных способов отправки отчета, можно просто присоединить копию задачи к сообщению в виде вложения. Получатель такого сообщения имеет возможность открыть эту копию и включить ее в свой список задач. Для пересылки копии задачи откройте ее и выберите команду > действия > переслать. В поле Кому укажите получателя копии задачи, при необходимости введите комментарий и нажмите кнопку Отправить.

Рис. 10.11. Отчет о выполнении задачи

Ответ и пересылка

После того как пользователь просмотрит полученное сообщение, у него может появиться вопрос или дополнительное предложение к отправителю. Таким образом возникает почтовый диалог между двумя или несколькими адресатами. Microsoft Outlook обладает всеми средствами ведения подобной переписки. В этом разделе рассматриваются ответ и пересылка сообщений, а также настройка параметров сообщения.
Существует несколько видов ответных действий на пришедшее сообщение:

Ответить (Reply). Создает ответное сообщение и отсылает его отправителю.

Ответить всем (Reply All). Создает ответное сообщение и отсылает его не только отправителю, но и всем получателям копий.

Переслать (Forward). Пересылает исходное сообщение по другому адресу. В этом случае необходимо ввести адрес нового получателя.

Давайте ответим на полученное сообщение тест. Для создания ответа необходимо нажать кнопку Ответить (Reply) на панели инструментов Стандартная. Outlook выдаст вам форму нового сообщения с уже заполненным полем Кому (То), содержащим имя (адрес) отправителя, и полем Тема (в нашем случае — RЕ:Тест). Формально ответ является новым сообщением, поэтому вы можете изменить любые его параметры: выбрать фон, добавить или удалить текст, изменить название темы и даже адрес получателя сообщения.

Рис. 9.33. Ответное сообщение
Однако при ответе все-таки рекомендуется соблюдать некоторый установленный регламент, который позволяет воспринимать подобные сообщения должным образом. Например, по умолчанию слева от исходного текста со общения появляется синяя линия, а перед ним текстовый блок с его параметрами (original Message), новый текст имеет синий цвет, а вложенные файлы исходного сообщения при ответе не сохраняются. Более подробно об изменении настроек по умолчанию будет рассказано в разделе "Параметры при ответах и пересылках".
Однако вспомним что, помимо простого ответа, мы участвовали в голосовании. В пришедшем сообщении, думаю, с полной уверенностью можно щелкнуть по кнопке Тест пройден. Появится специальное диалоговое окно, позволяющее сразу отправить сообщение или же отредактировать его в случае необходимоети(рис. 9.32).
В принципе, ответ на голосование суть создание ответного сообщения, только в данном случае тема сообщения Re: Test будет выглядеть следующим образом: "Тест пройден: Тест".
После того как все получатели проголосовали, отправитель сообщения может отследить и проверить статистику ответов на поставленный вопрос в исходном сообщении.

Рис. 9.34. Вкладка Отслеживание формы Сообщения
Пример 9.25. Отслеживание результатов голосования
{В папке Отправленные}
< Сообщение с голосованием>
Отслеживание (рис. 9.34)

Outlook и MSN Messenger

Говоря о MSN Messenger, мы упоминали, что это далеко не единственная система общения реального времени, но это единственная система, имеющая такую интеграцию с Microsoft Outlook.
Прежде всего, посредством Outlook вы можете настроить дополнительные параметры MSN Messenger (однако это не означает, что без Outlook вы этого сделать не можете).
Пример 11.14. Параметры MSN Messenger
{В приложении Outlook}
> Сервис > Параметры Другие
Мгновенные сообщения Параметры (рис. 11.22)

Рис. 11.22. Диалоговое окно Параметры
Рассматриваемый нами далее аспект совместной работы Outlook и MSN Messenger заключается в следующем. Когда пользователь получает сообщение, Outlook проверяет, находится ли данный контакт в настоящее время в сети или нет. Если да, то в верхней части формы появляется желтая полоска с информацией о том, что контакт в сети, и предложением отправить ему мгновенное сообщение, не покидая основного приложения Outlook.
И наконец, последнее — пользователь Outlook может, не выходя из основного, предложения изменить состояние MSN Messenger.
Пример 11.15. Изменение состояния
> Сервис > Мгновенные сообщения > Состояние > <Состояние>

Outlook и Net Meeting

Поскольку сначала было сказано, что приложение Net Meeting достаточно глубоко интегрировано в Microsoft Outlook, имеет смысл рассмотреть возможности Outlook, связанные с этим приложением.
Во-первых, пользователь может назначать встречи другим пользователям (собрание), местом проведения которых будет виртуальный конференц-зал приложения Net Meeting (см. раздел "Планирование собраний").
Пример 11.18. Создание собрания с использованием Net Meeting
{В окне Outlook}
Ярлыки Outlook Календарь
> Действия > Создать приглашение на собрание
Кому := < Контакт>
Тема := Outlook Conference
Собрание по сети Microsoft Net Meeting (рис. 11.23)
Сервер каталогов := < ILS сервер>
Организатор :=
Автоматически запустить Net Meeting с напоминанием
Отправить
Помимо этого, пользователь Outlook может напрямую послать приглашение на участие в электронной конференции контакту, у которого соответствующим образом заполнены поля формы Контакт на вкладке Подробности в разделе Оперативные настройки Net Meeting: Сервер каталогов и Адрес эл. почты.

Рис. 11.23. Собрание по сети
Пример 11.19 Приглашение на конференцию Net Meeting
{В окне Outlook}
Ярлыки Outlook Контакты
Контакты < Контакт>
> Действия > Вызов с помощью New Meeting

Outlook и WWW

Как вы наверняка догадываетесь, Microsoft Outlook не мог остаться в стороне от возможности работы с WWW (естественно, ведь это напрямую связано с получением и обработкой информации). Но поскольку для работы с WWW необходим браузер, то в Outlook просто имплементирован Microsoft Internet Explorer. Тем самым пользователь получает всю мощь этого популярного браузера, не покидая рамок основного приложения. В ряде случаев это намного быстрее, чем переход от одного приложения к другому, но, безусловно, для полноценной работы в Интернете мы все-таки советуем ознакомиться с возможностями Microsoft Internet Explorer более подробно и пользоваться именно этим браузером.
К сожалению, рамки данной книги не позволяют описать работу в WWW в полном объеме. Здесь мы лишь рассмотрим пример регистрации почтового ящика на сервере Hotmail посредством встроенного браузера Outlook и прокомментируем основные, но далеко не все аспекты работы с -Web-страницами. Для более глубоко изучения и понимания работы в Интернете мы рекомендуем обратиться к книге С. Березина "Интернет у вас дома".

Панель Web

Итак, для отображения Web-страниц Outlook использует панель просмотра информации, а для управления ими — специальную панель Веб-узел.
Пример 11.1. Отображение панели Веб-узел
> Вид > Панель управления > Веб-узел (рис. 11.2)

Рис. 11.2. Панель Веб-узел
Замечание
Заметьте, что фактически панель Веб-узел продублирована в заголовке панели просмотра информации (вверху), поэтому пользователь может работать с любой из них.
В табл. 11.1 приведено описание каждой из кнопок данной панели.
Таблица 11.1. Описание панели Веб-узел

	Кнопка		Описание
	Вперед и Назад (Back и Forward)		В процессе работы с WWW пользователь посредством гиперссылок может переходить от одной страницы к другой. В случае, когда необходимо вернуться на страницу до перехода по гиперссылке, эти кнопки незаменимы. Кнопка Вперед позволяет перейти на ряд страниц вперед, кнопка Назад — соответственно, назад
	Остановиться (Stop)		Как говорилось выше, процесс отображения Web-страницы является загрузкой информации с сервера, где хранится Web-страница, на ваш компьютер в Web-браузер. Процесс загрузки может по каким-либо причинам оборваться или же быть слиш-ким долгим. Для остановки процесса загрузки Web-страницы и используется кнопка Остановиться
	Обновить (Refresh)		В случае остановки загрузки страницы или устаревания отображаемой информации пользователь может вызвать повторную загрузку указанной страницы с сервера, тем самым обновляя ее состояние и, может быть, содержимое
	Адрес (Address)		Поле Адрес, можно сказать, является основным. В данное поле вводится URL-адрес требуемой страницы. Для начала ее загрузки достаточно после ввода адреса нажать клавишу . Помимо этого, поле Адрес представляет собой список адресов недавно загруженных страниц. При вводе начальных символов адреса отображавшейся ранее страницы поле Адрес автоматически заполнит его до конца
	Найти в Интернете (Search the Web)		Кнопка вызывает загрузку страницы поиска по умолчанию, которая также прописана в настройках Microsoft Internet Explorer. По умолчанию такой страницей является www.finetimesearch.com. Более подробно о работе с поисковыми системами Интернета будет рассказано ниже
	Начальная страница (Start Page)		Данная кнопка вызывает загрузку страницы по умолчанию, которая прописана в настройках Microsoft Internet Explorer. По умолчанию данной страницей является www.msn.com. Эта страница — введение в Microsoft Network (MSN), информационный портал Microsoft (рис. 11.3)

Рис. 11.3. Начальная страница www.msn.com
Замечание
WWW — не статическая среда. Web-страницы часто меняются для предоставления актуальной информации. Если вы исследуете WWW, читая эту главу, то возможно, что приведенные здесь Web-страницы будут уже выглядеть иначе и иметь обновленную информацию.

Параметры электронной почты

Приведенные выше процедуры получения и просмотра сообщения, а также создания и отправки ответа были рассмотрены при условии, что параметры по умолчанию не были изменены. Для изменения этих параметров выберите команду > Сервис > Параметры... > Настройки > Параметры почты. . . (рис. 9.42).

Рис.9.38. Диалоговое окно Параметры электронной почты

Параметры отправки

В разделе Параметры отправки (Delivery Options) можно указать дополнительные настройки, связанные с отправкой сообщения:

Отправлять ответы (Have replies sent to). Если на это сообщение будет ответ, то можно указать контакт, которому будет посылаться его копия. Данная возможность очень удобна, если сам отправитель (например, директор) не будет доступен для диалога (на совещании), но он уверен, что выбранный им контакт (помощник) сможет продолжить переписку без его непосредственного участия.

После отправки сохранить в (Save sent messages to). По умолчанию все отправленные сообщения перемещаются в папку Отправленные (Sent). Вы можете выбрать любую другую папку посредством кнопки Обзор (Browse) или вообще не сохранять данное сообщение после отправки, сняв флажок.

Не доставлять до (Do not deliver before). Письмо не будет отправлено до даты, указанной в этом поле.

Недействительно после (Expires after). Письмо не будет отправляться после указанной даты.

Формат вложения (Attachment Format). В раскрывающемся списке пользователь может выбрать формат, которым будут преобразованы файлы вложения. Этот выбор делается в том случае, если почтовое приложение получателя не может распознать формат Outlook по умолчанию.

Формат кодировки (Encoding). Пользователь может выбрать в раскрывающемся списке формат, к которому будет преобразована текстовая информация сообщения.

Поле Контакты (Contacts) служит для задания контактов, связанных с этим сообщением, а в поле Категории (Categories) для него определяются категории.

Параметры отслеживания и голосование

Еще одной возможностью Outlook является голосование получателем сообщения. Когда адресат получает сообщение с установленным параметром голосования, у него отображаются соответствующие кнопки голосования. Таким образом, если ваше сообщение не требует детального ответа, а достаточно лишь согласия или какой-нибудь другой односложной реакции, можно указать их в поле Кнопки голосования (Use voting buttons) или выбрать из стандартного раскрывающегося списка.
Также Outlook позволяет отслеживать доставку и прочтение сообщений. Данные функции очень удобны, если необходимо точно знать, пришло ли сообщение к получателю и прочтено ли оно им.
Если для сообщения установлен флажок Уведомить о доставке этого сообщения (Request a delivery), то как только оно придет к получателю, отправителю будет отослано сообщение с датой и временем прихода сообщения к получателю.
При открытии получателем сообщения с установленным флажком Уведомить о прочтении сообщения (Request a read) появляется диалоговое окно предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Отвечая утвердительно, получатель автоматически высылает отправителю подтверждение. Кстати, уведомления о доставке и прочтении сообщения — это тоже сообщения электронной почты. Поэтому при поступлении уведомлений Microsoft Outlook помещает их в папку Входящие (Inbox), уведомление имеет значок в виде кружка с зеленой галочкой и почтовыми волнами.
Установим следующие дополнительные параметры, показанные в примере 9.18.
Пример 9.17, б. Дополнительная настройка параметров сообщения
Кнопки голосования := Тест пройден; Тест не пройден
Уведомить о доставке этого сообщения
Уведомить о прочтении этого сообщения

Параметры при ответах и пересылках

Во втором разделе диалогового окна Параметры электронной почты (см. рис. 9.42) устанавливаются, параметры по умолчанию при ответе или пересылке сообщений. В раскрывающемся списке При ответе на сообщение (When replying to a message) можно выбрать формат исходного и нового текста. На значке справа вы можете увидеть, как будет выглядеть ответ у получателя. Существует пять форматов ответа:

не включать текст исходного сообщения (Do not include original message);

вложить исходное сообщение (Attach original message). Исходное сообщение будет являться вложением документа сообщение;

включить текст исходного сообщения (Include original message text). Исходный текст включается, но не имеет дополнительных параметров форматирования. Единственным отличием исходного текста от нового является текстовый блок с параметрами сообщения, отделяющий ответ от исходного текста;

включить и сдвинуть текст исходного сообщения (Include and indent original message text). Исходный текст включается и сдвигается, а текст нового сообщения окрашен синим цветом;

помечать каждую строку исходного сообщения (Prefix each line of the original message). В этом случае каждая строка будет помечаться специальным символом. Если сообщение имеет формат HTML, то этим символом будет полоса, расположенная слева от исходного текста. Если сооб шение имеет формат Обычный текст, то добавляться будет символ, указанный в поле Вставлять (Prefix each line with) перед каждой строкой.

При пересылке сообщения параметры те же, за исключением отсутствующего параметра Не включать текст сообщения (Do not include original message), поскольку в данном случае подобная пересылка теряет смысл.
Поле Пометка для примечаний (Mark my comments with) может содержать текст, который будет автоматически вводиться в поле слева от текста. Такая возможность позволяет отмечать ваши комментарии в пересылаемом сообщении или в том, на которое вы отвечаете. Как правило, целесообразно ввести в это поле либо свои инициалы, либо фамилию.

Параметры сообщения

Microsoft Outlook позволяет указать дополнительные параметры сообщения: настройка сообщения, безопасность, параметры отправки и параметры отслеживания. Каждый из этих параметров можно настроить для каждого конкретного сообщения либо установить их значения по умолчанию для каждого вновь созданного. Изменить параметры, используемые по умолчанию, можно в диалоговом окне Параметры электронной почты (E-mail Options) (см. раздел 9.10 "Параметры электронной почты", в котором будет рассмотрена установка параметров для нашего сообщения тест).

Печать

Последнее, что хотелось бы рассмотреть в этой части, — работа по выводу текста сообщения на печать. Возможность распечатки информации — такое же общее средство для папок Outlook, как представления или категории. То есть можно распечатывать не только текст сообщений, но и задачи, календарь, список контактов. Здесь я ограничусь рассмотрением лишь печати сообщений (хотя и приведу полный список стандартных стилей). Для других элементов Outlook действия будут выглядеть аналогичным образом.

Пересылка элементов Outlook

В предыдущих параграфах были рассмотрены процедуры организации собраний и совместная работа группы пользователей над задачей, но этим не ограничивается коллективная работа пользователей в Outlook. Поскольку Outlook является централизованным местом хранения всевозможной информации, зачастую стоит вопрос о полноценном обмене информацией с другими пользователями, заинтересованными в ее получении. Это касается любых элементов Outlook, начиная с заметок и кончая контактами. Именно на примере контактов мы и рассмотрим процедуры, связанные с пересылкой элементов Outlook.
Нередко при работе коллектива требуется обмен контактной информацией. Безусловно, можно создать простое сообщение с текстовой информацией о контакте, набрав его с клавиатуры, или посредством преобразования элементов, перенеся в тело сообщения необходимую информацию. Но данный способ требует времени отправителя на перенос данных из формы контакта в тело сообщения, а получателя наоборот — из тела сообщения в форму контакта. Outlook позволяет упростить и ускорить данную процедуру.
Пример 10.6. Пересылка контакта
{ В папке Контакты}
< пересылаемый контакт>
> Действия > Переслать (рис. 10.12)
Кому
Имя < Контакту> Кому
ОК
Отправить

Рис. 10.12. Пересылка контакта
Как видно из рис. 10.12, открывшаяся форма, по сути, сообщение Outlook, просто с вложенным контактом. После того как получатель примет данное сообщение, двойной щелчок по значку или имени добавит контакт в папку Контакты получателя.
Поскольку созданная форма — сообщение Outlook, то для вложения элемента Outlook и его пересылки можно воспользоваться стандартной процедурой вставки документов.
Пример 10.7. Вставка документа

{ В открытом сообщении} > Вставка > Документ...
Папки Контакты
Элементы < Контакт>
Вложение
ОК
Ко всему вышесказанному хочется только добавить, что в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server" будут еще затронуты вопросы коллективной работы в рамках локальной сети предприятия или рабочей группы.

Подписка на рассылку группы новостей

Подписка на рассылку группы новостей
Вообще говоря, работа Outlook с сервером новостей ведется посредством "младшего брата" Outlook — Outlook Express, поставляемого вместе с Интернет-браузером Microsoft Internet Explorer. Поэтому интерфейс при работе с новостными группами будет немного отличаться от стандартного в Outlook, хотя, безусловно, специфика работы с данным мини-приложением останется той же.
Итак, для запуска Microsoft Newsreader выберите команду, указанную в примере 12.1.
Пример 12.1. Отображение новостных групп
> View > GoTo > News (рис. 12.1)

Рис. 12.1. Microsoft Outlook Newsreader
Откроется окно приложения Microsoft Outlook Newsreader, в котором и будет происходить работа с новостями. Первым этапом в данной работе является добавление сервера новостей (учетной записи), для этого пользователь должен знать адрес соответствующего сервера. В нашем случае мы будем рассматривать сервер Microsoft — msnews.microsoft.com и участие в новостных группах, связанных с приложением Outlook.
Вся настройка сервера новостей (добавление, удаление и изменение) производится в диалоговом окне Internet Accounts.
Пример 12.2. Добавление нового сервера новостей
> Tools > Accounts... News
Add > News... (рис. 12.2)
Display Name := Usarov George Next
E-mail address := usarov@mail.ru Next
News (NNTP) server := msnews.microsoft.com Next
Finish
Замечание
Если вы являетесь участником новостного сервера, требующего авторизации пользователя, то установите флажок My news server requires me to log on и в следующем диалоговом окне данного мастера укажите имя пользователя сервера и пароль.

Рис. 12.2. Диалоговое окно Internet Accounts
После этого в списке Account на вкладке News отобразится имя добавленного сервера. Для удаления сервера нажмите кнопку Remove, для изменения его общих параметров — Properties. В приведенном ниже примере мы изменили название сервера и установили флажок использования описаний для новостных групп.
Пример 12.3.
Изменение настроек учетной записи

Properties

General

News Account := Microsoft News (рис. 12.3)

Include this account when...

Advanced

Use newsgroup description

OK

Close



Рис. 12.3. Диалоговое окно Microsoft News Properties

После закрытия диалогового окна автоматически появится сообщение: "Хотите ли вы загрузить новостные группы данного новостного сервера?" Ответьте утвердительно, нажав кнопку Да. После этого начнется процесс кон-некции с новостным сервером и загрузки названий его новостных групп. Этот процесс может длиться несколько минут, ведь названий новостных групп около 1500.

Подписка на получение новостей определенной группы осуществляется в диалоговом окне Newsgroup Subscription (рис. 12.4).

Пример 12.4. Открытие диалогового окна Newsgroup Subscriptions

> Tools > Newsgroup...

или +W

В центральной части данного диалогового окна на вкладке All отображаются все новостные группы выбранного сервера новостей. Для отображения но востных групп другого сервера щелкните по его значку на панели Account(s). Как было сказано выше, на сервере Microsoft располагается более 1500 новостных групп, конечно, вы можете воспользоваться полосой прокрутки .и просмотреть все имеющиеся группы, но лучше сделать это с помощью поля поиска, позволяющего по ключевому слову найти соответствующую группу.



Рис. 12.4. Диалоговое окно Newsgroup Subscriptions

Пример 12.5. Поиск новостной группы

Display newsgroup wich contain := Outlook

Newsgroup
+ microsoft.public.ru.russian.outlookexpress

Subscribe

OK

Нажатие кнопки Subscribe означает, что вы подписались на рассылку выделенных новостных групп (рядом с их названием появятся значки в виде папки с прикрепленным документом). В случае необходимости вы всегда

Сервер новостей Microsoft — международный сервер и большинство новостных групп ведутся на английском языке, но есть и на русском можете отписаться от рассылки новостной группы, для этого перейдите на вкладку Subscribed, выделите необходимую группу и нажмите кнопку Unsubscribe. Кнопка Reset List приводит к полному обновлению списка групп новостей для выбранного сервера.

Вкладка New служит для размещения новых новостных групп, которые появились на сервере после того, как вы уже загрузили список имеющихся. Кстати, как только появляется новая группа, Newsreader вежливо оповещает вас специальным диалоговым окном, так что вам не обязательно постоянно смотреть данную вкладку в поиске обновлений.

Поиск Web-страницы

В данном разделе мы рассмотрим работу с одной из популярных российских поисковых систем — Rambler. Этот пример является лишь демонстрацией общих принципов в работе с поисковыми системами. Представим, что нам необходимо найти страницы, посвященные композитору Эдуарду Артемьеву и конкретно его работе над музыкой к кинофильму "Свой среди чужих, чужой среди своих".
Итак, прежде всего загрузим страницу поисковой системы Rambler (www.rambler.ru).
Как видно из рис. 11.5, Rambler имеет главную строку поиска, а также Рейтинг наиболее популярных сайтов Рунета, разбитых по соответствующим категориям. Если вы точно не знаете, чего хотите, но представляете предметную область поиска, то использование рейтинга, безусловно, облегчит вам поиск и получение информации.
Если же запрос достаточно специфичен, его можно ввести в поле Поиск и после нажатия кнопки Найти! просмотреть найденную информацию. Ниже приведен рисунок, отображающий поиск по ключевому слову Эдуард Артемьев (рис. 11.6).
Как видите, Rambler нашел около 217 сайтов и 462 документа, на первой странице отображаются первые 15 ссылок на найденные сайты. Но 217 сайтов — достаточно большое количество, требующее времени для хотя бы первичного ознакомления.
Давайте сузим найденное множество ссылок, задав поиск по еще одной ключевой фразе "Свой среди чужих" и обязательно включив переключатель в найденном. Результат этого поиска отображен на рис. 11.7.

Рис. 11.5. Поисковая система Rambler

Рис. 11.6. Поиск по слову Эдуард Артемьев

Рис. 11.7. Дополнительный поиск по фразе Свой среди чужих
Найденные результаты вполне удовлетворительны. Осталось только просмотреть 5 ссылок и проверить, что требуемая информация там действительно имеется. Для перехода на найденный сайт подведите указатель мыши к гиперссылке и щелкните по ней, после чего в окне просмотра информации отобразится искомый сайт.

Поисковые системы Интернета

Для эффективного использования Интернета необходимо знать места расположения страниц (адрес URL), представляющих интерес. Поиск таких страниц — это процесс, отнимающий много времени. При этом важную роль играет опыт работы в Интернете.
Если вы хотите найти определенную информацию в WWW, но точно не знаете, на каком из Web-узлов она расположена, можно вопользоваться командой Outlook (а точнее, Internet Explorer) Искать в Интернете (Search on Web).

Правила и списки блокирования

Работая с новостными группами в полном объеме, нередко получаешь информацию, не имеющую никакого отношения к вашим интересам в данной группе. Более того, наличие хулиганов, рассылающих рекламные новости, или дотошных членов группы заставляет пользователя искать специальные средства отбора и сортировки информации. Новостные группы Outlook обладают специальным средством (Message Rules), позволяющим по заданным правилам отбирать сообщения для загрузки с сервера или их удалять, а также блокировать сообщения от пользователей, внесенных в специальный "черный список".
Правила новостей
Работа с правилами новостей аналогична работе с Мастером правил Outlook, здесь также надо установить ряд критериев, согласно которым будет производиться выбранная процедура.
Давайте создадим правило для всех новостей, содержащих в поле Subject слово LDAP. .

Рис. 12.9. Новое правило новостей
Пример 12.12. Мастер новостей
> Tools > Message Rules > News...
1. Select the Condition Where the Subject line contain specific words
2. Select the Action Highlight it with color
3.Rule Description
Contain specific words (рис. 12.9)
Type specific words := LDAP Add
OK
Color
Color Blue
OK
4. Name of the rule := LDAP
OK
После окончания задания правила отобразится диалоговое окно Message Rules с двумя вкладками News Rules и Blocked Senders. На вкладке News Rules будет показано созданное, но еще не работающее правило. Для его запуска необходимо выполнить следующую процедуру.

Рис. 12.10. Запуск правила новостей
Пример 12.13. Запуск правил
(В диалоговом окне Message Rules}
Apply Now...
1. Select rules to apply LDAP
Apply to folder Browse...
microsoft.public.ru.russian.outlook (рис. 12.10)
OK
Apply Now
Close

Правила Outlook

Правила — это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).
В табл.. 9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.
Таблица 9.7. Стандартные виды правил и их описание

	Вид правила		Описание правила
	Проверка сообщений после получения		Применить это правило, когда получены сообщения
	Проверка сообщений после отправки		Применить это правило, когда отправлены сообщения
	Перемещение новых сообщений от кого-либо		Применить это правило, когда получены сообщения от <отправители или список рассылки> переместить в папку <имя>
	Уведомление при получении важных сообщений		Применить это правило, когда получены сообщения, адресованные мне и имеющие высокую важность. Известить меня, используя уведомление <текст>
	Перемещение сообщений на основе содержания		Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Переместить в папку <имя>
	Удаление обсуждения		Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в поле Тема (Subject). Удалить их
	Отметка сообщений от кого-либо		Применить это правило, когда получены сообщения от отправители или список рассылки>. Установить для них отметку <действие и срок>
	Определение категорий отправленных сообщений		Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассылки>. Поместить их в категорию <имя>
	Определение категории на основе содержания		Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Поместить их в категорию <имя>
	Перемещение отправленных сообщений		Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассыл-ки>. Переместить копию в папку <имя>
	Прекращение обработки всех следующих правил		Применить это правило, когда получено сообщение. Остановить дальнейшую обработку правил

Представления папки Входящие

Как упоминалось выше, полученные сообщения можно увидеть в папке Входящие (Inbox), отправленные — в папке Отправленные (Sent), неотправленные — в папке Черновики (Draft). Для всех этих папок Microsoft Outlook предлагает несколько стандартных представлений. Мы же будем рассматривать представления на примере папки Входящие. В табл. 9.6 приведено описание стандартных представлений папки Входящие.
Таблица 9.6. Представления папки Входящие

	Представление		Отображаемые элементы
	Сообщения		Список всех сообщений. Отображаемые поля:
	(Messages)		Важность, Значок, Отметка, Вложение, От,
			Тема, Получено
	Сообщения с автопросмотром		Список всех сообщений с тремя первыми
	(Messages with AutoPreview)		строчками текста для еще не открытых писем
	По отметке "К исполнению"		Список всех сообщений, сгруппированных по
	(By Following-Up Flag)		отметке с определенной датой выполнения
	За последние семь дней		Сообщения, полученные за последние семь
	(Last Seven Days)		дней
	Отмеченные на следующие семь дней		Сообщения, назначенные отметкой на следующие семь дней
	(Flagged for next seven days)
	По предметам		Список всех сообщений, сгруппированных по
	(By Conversation topic)		полю Тема
	По отправителю (By Sender)		Список всех сообщений, сгруппированных по
			полю От
	Непрочитанные сообщения		Сообщения, помеченные как непрочтенные
	(Unread Messages)
	По получателю (Send To)		Сообщения, сгруппированные по полю Кому
	Временная шкала для сообще-		Все сообщения отображаются в хронологиче-
	ний (Message Timeline)		ском порядке на временной шкале

На рис. 9.32 изображено представление Сообщения с автопро.смотром
(Message with AutoPreview) с областью просмотра.

Рис. 9.32. Представление Сообщения с автопросмотром и областью просмотра
Пример 9.24. Изменение представления
> Вид > Текущее представление> Сообщения с автопросмотром
> Вид > Область просмотра
Замечание
Параметры области просмотра можно установить в диалоговом окне Область просмотра (Preview Pane), выбрав команду > Сервис > Параметры Дополнительно Область просмотра.

Присоединение файла

Присоединение файлов (Attachment) в сообщение ничем не отличается от рассмотренных примеров со встречей и контактом.
Пример 9.14. Присоединение файла
Вставка > Файл...
Папка <Папка>
Файл <Файл>
Вставка
Совет
Если размер файла велик, то имеет смысл посылать его в заархивированном виде. Но, архивируя файл, необходимо быть уверенным, что получатель сообщения имеет тот же архиватор, что и вы. Наиболее популярные архиваторы — WinZip, WinRar и ARJ.
Результат вставки файла в сообщение представлен на рис. 9.23. Пользователь может вставлять более одного файла в сообщение. Для добавления нового файла нужно проделать вышеописанную процедуру. Для удаления файла из списка прикрепленных к сообщению достаточно выделить требуемый файл и нажать клавишу .
Совет
Также можно воспользоваться командами контекстного меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши на названии файла. Здесь можно сохранить вложение, просмотреть его или удалить.

Просмотр новостей

Просмотр новостей
После выполненных настроек давайте перейдем к рассмотрению главного окна приложения Microsoft Newsreader. Данное окно практически идентично по своей структуре основному окну Outlook в представлении папки InBox (рис. 12.5). Для отображения всех панелей Microsoft Newsreader выполните следующий пример.
Пример 12.6. Отображение всех панелей Newsreader
> View > Layouts...
Basic < Выделите все _флажки данной группы>
Customize Toolbar...
Text Options Selective text on right
Icon Options Small Icons
Close
OK
Организация папок в Newsreader почти такая же, как и в Outlook, но все-таки есть ряд отличий, о которых и будет сейчас рассказано. На верхнем уровне данной иерархии находится папка Local Folders, которая в свою очередь содержит четыре папки: Outbox, Sent Items, Deleted Items и Drafts. Более подробно о работе с этими папками и создании новостей будет рассказано в следующем разделе. Единственным отличием, бросающимся в глаза, является отсутствие папки InBox, но это и обусловлено разницей в принципах работы электронной почты и сервера новостей. В качестве папки InBox в данном приложении выступает группа новостей, на которую вы подписались.
Замечание
Папка Outlook Newsreader, расположенная также на верхнем уровне иерархии, аналогична папке Outlook Today (см. рис. 12.1). В представлении этой папки находятся ссылки, позволяющие быстро выполнить ту или иную операцию (написать новость, прочесть новости и т. д.). Также в представлении данной папки отображается панель Tip of the Day, которая будет очень полезна вам в первое время работы с Newsreader.
После открытия любой из групп новостей начнется процесс коннекции с сервером и загрузки порядка 300 заголовков последних новостей данной группы, которые отобразятся на панели просмотра информации (естественно, если вы подключены к Интернету). Именно в этом и состоит главное отличие сервиса Newsreader от сервиса электронной почты: все сообщения приходят на удаленный сервер, а не лично вам.
Вы получаете лишь копии этих сообщений, как, впрочем, и каждый, подписавшийся на рассылку данной новостной группы.

Теперь перейдем к рассмотрению и работе с панелью просмотра информации. Прежде всего отметим, что изначально пользователю приходят только заголовки сообщений (новостей), и только при открытии новости с сервера будет загружаться тело сообщения. Данный подход вполне разумен, ибо зачем пользователю информация, в которой он не нуждается?

Работа с панелью просмотра информации Newsreader аналогична работе с панелью информации Outlook, единственным и существенным отличием, как было сказано выше, является сортировка новостей в иерархию диалогов. Если новость имеет ответ, то рядом с ее названием появляется значок с плюсом, щелкнув по которому, вы можете раскрыть все дерево диалога. Давайте на примере новости от Petryashev Sergey рассмотрим организацию диалога.

Один из участников данной новостной группы опубликовал новость с вопросом по IMS Exchange 5.5 в надежде на получение ответа (к вопросу опубликования новостей и ответа на них мы перейдем в следующем разделе). Итак, вопрос опубликован и автоматически пришел ко всем участникам группы, среди которых нашлось два желающих дать ответ — Anton Danilkin и Slava Tihonyuk. Их ответы организовали уже второй уровень вложенности, после чего автор новости ответил на ответ Slava Tihonyuk и т. д. Тем самым организовалось достаточно разветвленное дерево диалога, которое помогло Petryashev Sergey в решении его проблемы.

Совет

Перед тем как задавать вопрос, просмотрите хотя бы первый уровень иерархии новостей или хотя бы их заголовков. Зачастую большинство общераспространенных вопросов, ошибок и ситуаций были уже обсуждены в группе.

Для работы по сортировке и просмотру информации Newsreader обладает рядом представлений и полезных функций. Любая из новостей может быть помечена как Watch или Ignore, для чего вам необходимо последовательно щелкать слева от названия новости в колонке Status. Значок в виде очков будет обозначать, что новость прочитана, значок в виде красного перечеркнутого кружка — что новость вас не интересует.


Помимо выделения ряда новостей можно изменить представление окна просмотра информации. Существует четыре стандартных вида просмотра информации.

Hide read messages. He отображать прочтенные новости.

Hide read and ignore messages. He отображать прочтенные и проигнорированные новости.

Show all messages. Показывать все новости.

Show download messages. Показывать все загруженные новости.

Для изменения данного представления выполните следующий пример.

Пример 12.7. Изменение представления

> View > Current View > <Представление> или (Панель инструментов)

View <Представлениe>

Совет

Для изменения колонок в представлении можно воспользоваться командой View > Columns.

Работа с Hotmail

Выше, для рассмотрения работы с электронной почтой, мы рассмотрели регистрацию на серверах MAIL.RU и NAROD.RU, которые предоставляют РОРЗ- и SMTP-серверы для работы с почтовым ящиком в Outlook.
Но как получить или отправить сообщение, если возможности Outlook недоступны, а оперативный доступ к информации необходим (вы в отпуске, сломался компьютер или на данный момент нет соответствующего программного обеспечения)? Выходом является доступ к почтовой информации через Web-интерфейс с помощью любого браузера. Грубо говоря, работа с почтой посредством Outlook переносится на работу с почтой браузера и загрузкой специальных Web-страниц, предоставляющих сходный (по сути) с Outlook интерфейс, т. е. на странице также присутствуют команды-гиперссылки: Создать сообщение, Просмотреть, Отправить, Удалить и т. д. Таким образом, пользователю необходим лишь компьютер с доступом в Интернет, который всегда можно найти в любом из интернет-кафе города.
Теперь перейдем к конкретной реализации подобной возможности. Хотя почтовый сервер MAIL.RU, на котором мы рассматривали пример работы с электронной почтой, и обладает такой возможностью, здесь мы рассмотрим работу со специализированным почтовым сервером — HOTMAIL.
Hotmail — это международный сервер Microsoft, предоставляющий сходные с предоставляемыми MAIL.RU услуги, но помимо этого регистрация на Hotmail дает право и на использование ряда других дополнительных услуг, о которых будет рассказано далее.
Регистрация на сервере Hotmail
Регистрация на сервере Hotmail дает пользователю возможность доступа ко всей информации на серверах Microsoft. Регистрируясь, вы получаете паспорт Microsoft, который однозначно идентифицирует вас в сети на таких сайтах, как MSN, Hotmail, PASSPORT и др. Помимо этого регистрация на Hotmail дает пользователю несколько дополнительных сервисов, взаимодействующих с продуктами компании Microsoft, такими как MS Office (Outlook, в частности) и MSN Messenger. He будем более говорить о преимуществах регистрации на Hotmail, а сразу перейдем к описанию необходимых действий.

Замечание

Подробную информацию по любому вопросу вы можете получить непосредственно на сайте. Единственное замечание: Hotmail хоть и международная служба, но пока не обладает русскоязычной версией сайта.

Пример 11.4. Регистрация на Hotmail

{ На панели Веб-узел}

Адрес := www.hotmail.com (рис. 11.12)

New user? Sign up now!

First Name := George

Last Name := Usarov

Country/Region Russia

Province St.Peterburg

BirthDay := November, 25, 1978

Sing-In := george_usarov

{Пароль должен быть больше, чем 8 букв и не должен совпадать с именем}

Password :=

Re-password :=

Secret Question := My favorites Web-Site Answer :=

Sign Up



Рис. 11.12. Окно регистрации на Hotmail.com

После успешной регистрации появится страница с соответствующим уведомлением и поздравлением, что вы обладатель почтового ящика: Sign-in Name@hotmail.com. После щелчка по кнопке Continue at Hotmail загрузится страница с информацией о соглашении между вами и компанией Microsoft. Переместитесь в самый низ данной страницы и нажмите кнопку I Accept. После этого отобразится страница, на которой вам предлагается подписаться на рассылку новостей нижеприведенных сайтов. Если вы желаете получать новости на данный электронный адрес, рядом с названием рассылки установите флажок, в противном случае опять же переместитесь в низ страницы и нажмите кнопку Continue, после чего вы перейдете непосредственно к почтовой службе Hotmail.

Замечание

Иногда бывают случаи, когда пользователь ввел логин уже существующего пользователя или неверную информацию, Hotmail вежливо предупредит вас об этом и попросит исправить ошибку или выбрать из списка вариант исправления.

Работа с MSN Messenger

Итак, MSN Messenger установлен, осталось перейти к рассмотрению его возможностей, пояснению элементов интрефейса и, конечно, взаимосвязи с Microsoft Outlook.

Работа с Net Meeting

После установки связи имена участников конференции отображаются на панели контактов. Теперь участники конференции могут воспользоваться всеми имеющимися возможностями Net Meeting, мы же рассмотрим создание чата (диалога) и общей доски для рисования.
Пример 11.17. Создание чата и доски для рисования
Chat
{Появится специальное диалоговое окно, аналогичное MSN Messenger, посредством которого пользователь может посылать мгновенные сообщения участникам группы}
Whiteboard
{Появится специальное диалоговое окно, аналогичное Microsoft Paint, no-средством которого пользователь может рисовать, при этом рисуемое изображение видно всем участникам группы}
{Действия участника Egor Usarov }
Chat Message := Федор, нарисуй круг {Действия участника Fedor Novikov }
Whiteboard
Ellipse {Нарисовать}
Chat Message := нарисовал

Работа с папкой Избранное

Когда найдена интересная Web-страница, необходимо определить, нужна ли будет эта информация в дальнейшем. Если информация может быть полезна в будущем, то вы можете минимизировать время на повторное обращение к ней, добавив ее в список Избранное (Favorites).
После добавления в список ссылка на страницу появляется в меню Избранное (рис. 11.8). Сылка на страницу может находиться непосредственно в папке Избранное или в другой папке. Список Избранное позволяет упорядочить документы, подобно тому, как это делается с файловой системой компьютера.
Кстати, помимо доступа к папке через команду меню, к ссылкам можно обратиться через панель Outlook, выбрав команду Другие папки избранное.

Рис.11.8. Список Избранное
Давайте рассмотрим пример создания папки для избранных поисковых систем со ссылками на них.
Пример 11.2. Добавление ссылки в папку Избранное
(Откройте главную страницу поисковой службы Rambler.ru}
> Избранное > Упорядочить избранное
Создать папку
Имя := Поисковые системы
Закрыть
> Избранное > Добавить в избранное...
Создать в >> Создать в Поисковые системы (рис. 11.9)
ОК
Теперь для доступа к этой странице не надо вспоминать ее адрес URL, достаточно выбрать ее из списка Избранное.

Рис. 11.9. Диалоговое окно Добавление в избранное
Совет
Кстати, если найденная страница представляет интерес не только для вас, но и для ваших коллег, вы можете быстро и эффективно отправить ссылку на нее своим коллегам или друзьям. Для этого выберите команду > Действия > Отправить Web-страницу по почте.

Работа с правилами

Все созданные правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством соответствующих кнопок.
В случае необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого снимите или установите флажок рядом с названием режима.
Если имеется более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях порядок выполнения правил имеет большое значение.
Также, помимо автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.
Пример 9.32. "Ручное" выполнение правил
Выполнить...
CityCat
Включая вложенные папки
Применить к Все сообщения
Выполнить
В заключение данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером правил.

Очень хорошо обдумайте, каким образом вы будете структурировать сообщения. Важно четко понимать работу Outlook с выбранной вами структурой. Так, например, можно создавать однотипные папки для каждого из контактов, содержащие подпапки: Входящие (Inbox) — для пришедших от контакта сообщений, и Отправленные (Sent Items) — для отправленных ему.

Создавая правило, продумайте весь его алгоритм. Убедитесь, что правило не пересекается с другими и не противоречит самому себе, чтобы впоследствии не искать сообщение там, где его нет. Иногда в таких случаях Мастер правил выдает предупреждение о несовместимости.

В случае, если сообщение не удовлетворяет ни одному из правил, оно помещается в папку Входящие (Inbox)

Не забывайте еще об одном общем средстве структуризации — Категории (Category). Создайте для типичных сообщений правила определения категорий.

Работа с сообщением

Как правило, при поступлении нового сообщения появляется уведомляющее диалоговое окно, предлагающее открыть поступившее сообщение. Более того, о пришедшем сообщении уведомляют звуковой сигнал и значок в виде конверта на системной панели рядом с часами.
В папке Входящие (Inbox) откройте двойным щелчком мыши пришедшее сообщение, отправленное самому себе письмо (рис. 9.30). Как видно, сообщение полностью сохранило формат, вложение и прочие элементы, с ним связанные, но обо всем по порядку.
Итак, поскольку наше сообщение содержало дополнительные параметры Голосование (Voting), Отметка к исполнению (Follow Up) и Важность (Importance), в верхней части письма на желтой информационной полосе все они и перечисляются. Более того, как видно, вверху пришедшего сообщения отображается панель голосования с кнопками Тест пройден и Тест не пройден. Об ответах и пересылках мы поговорим чуть позже, а сейчас, поскольку с данным сообщением вы ознакомились, можно завершить отметку к исполнению. Нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная и установите флажок Завершена (Complete). Под названием отметки в информационной полосе появится дополнительное сообщение о завершении ознакомления с соответствующей датой.

Рис. 9.30. Полученное сообщение
Более того, как и предполагалось, появилось диалоговое окно, предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Если вы хотите, чтобы подтверждение отправлялось автоматически, установите флажок Не спрашивать снова об отправке подтверждений и нажмите кнопку Да.
Замечание
Данное диалоговое окно могло и не появиться, в этом случае ответ на запрос о доставке и прочтении будет отослан автоматически (см. раздел 9.10.1 "Обработка сообщений").
Далее идут поля От (From), Кому (То), Копия (СС), Отправлено (Sent) и Тема (Subject). Эти поля доступны только для чтения и копирования, за исключением поля От (From), отображающего имя и электронный адрес отправителя. Если у вас нет данного отправителя в списке контактов, процедуру добавления можно осуществить, не выходя из формы Сообщение (Message).
Подведите указатель мыши к полю От (From) и щелкните правой кнопкой. Выберите в контекстном меню команду Добавить к контактам (Add To Contacts). Появится форма Контакт (Contact) с автоматически заполненными полями Полное имя (Full Name) и Эл. почта (E-mail Address). Добавьте при необходимости дополнительную информацию и сохраните контакт (см. главу 4 "Контакты").

Следующее большое поле отображает информацию, посланную отправителем. Заметьте, что это поле не доступно для ввода, хотя и показывает параметры форматирования имеющегося текста. Но пользователь может копировать текст сообщения, а также сохранять его фон или встроенные картинки.

Пример 9.22. Сохранение фона сообщения

{В тексте сообщение}

Сохранить фон как...

Имя файла := < Им я файла>

Сохранить

Единственная процедура форматирования, доступная в данном случае получателю, — это увеличение или уменьшение размера шрифта. Изменение размера шрифта осуществляется нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная.

Иногда пришедшее сообщение не идентифицирует текст. Вы при этом видите не русский текст, а непонятный набор символов. Одной из проблем, возникающих в этом случае, является неверное определение кодировки пришедшего сообщения. Вы можете вручную попробовать изменить кодировку, выбрав соответствующее значение из списка > вид > Кодировка.

Последнее рассматриваемое здесь поле — Вложение (Attachments). Чтобы сохранить или открыть вложение, выполните следующий пример.

Пример 9.23. Сохранение присоединенных файлов

> Файл > Сохранить вложения

ОК

Сохранить в < Папка>

ок

В принципе, есть еще один более удобный и быстрый способ сохранения вложений. Вы можете просто дважды щелкнуть по пиктограмме присоединенного файла. Появится диалоговое окно Открытие вложения (Opening Mail Attachments), уведомляющее о возможности содержания вируса во вложенном файле (рис. 9.31). Поскольку этот файл вложен нами, то можно быть почти на сто процентов уверенным, что вирусов он не содержит, и смело нажать кнопку Сохранить вложение (Save it to disk).


В появившемся диалоговом окне выберите папку для хранения файла. В противном случае, если сообщение с присоединенным файлом не внушает вам должного доверия, — просто удалите его.

Иногда вложение содержит файл, редактор которого известен Windows, например рисунки или звуковое вложение. Таким образом, в случае отсутствия защиты открытия вложения двойной щелчок по пиктограмме файла вызовет его открытие и, соответственно, возможное заражение вирусом. При безопасной работе Outlook выдаст предупреждение и предложит два варианта: открыть или сохранить на диске. Убедительно советую не открывать из Outlook подобные файлы, а сначала сохранить их на диске, после чего обязательно проверить на наличие вирусов. И только после этих процедур открыть файл. Конечно, данные действия несколько замедляют процесс обработки сообщений, но в случае заражения компьютера вирусом этот процесс может прекратиться вовсе.



Рис. 9.31. Диалоговое окно Открытие вложения

Как видите, просмотр и обработка полученного сообщения достаточно просты. Иногда, когда приходит более чем одно сообщение, удобно воспользоваться специальными кнопками Далее (Next) или Назад (Back) для перехода к следующему или предыдущему сообщению, не покидая уже открытой формы.

Помимо работы с сообщением, открывая его форму, можно работать с ним непосредственно в одном из представлений папки Входящие, которые и будут рассмотрены в следующем разделе.

Работа с заголовками новостей

Работа с заголовками новостей
Выше мы условились, что работу с новостями мы будем рассматривать в случае постоянного подключения к Интернету (On-line). Но иногда, особенно при работе на домашнем компьютере, постоянное нахождение в Интернете на протяжении долгого промежутка времени недопустимо. Тогда вы можете воспользоваться специализированной возможностью работы с заголовками новостей, в принципе аналогичной работе с заголовками сообщений Outlook. Для перехода в режим локальной работы и отключения от Интернета выполните следующую операцию.
Пример 12.15. Автономная работа с новостями
> File > Work Offline
Итак, после начальной установки и скачивания 300 первых заголовков пользователь может, просмотрев их названия, уже в режиме локальной работь: указать, какие действительно новости он хочет загрузить при следующее синхронизации новостных групп.
Пример 12.16. Указание для последующей загрузки
< Заголовок новости>
Tools > Mark for Offline> Download Message Later
Если вы хотите загрузить не только новость, но и весь диалог, с ней связанный, выберите Download Conversation Later. Для отмены загрузки выделите овость и выберите Do Not Download Message.
Замечание
По умолчанию пользователь скачивает с сервера новостей только первые 300 заголовков. Для скачивания следующих 300 заголовков выберите команду > Tools > Get Next 300 headers.
Изменение параметров по умолчанию происходит в диалоговом окне На стройка (> .Tools > Options Read News).
Совет
Помимо вышерассмотренного способа, можно прямо на панели отображения информации помечать интересующие вас новости для загрузки с сервера. Для этого достаточно щелкнуть кнопкой мыши в колонке Download, после чего рядом с новостью появится значок изогнутой стрелки, направленной вниз.
Более того, чтобы не выделять каждую новости отдельно, вы можете, выделив необходимые новости и удерживая нажатой клавишу , установить флажок загрузки для всех выделенных новостей сразу.
После установки флажков загрузки пользователь может скачать необходимые новости, вызвав синхронизацию новостной группы.
При попытке синхронизации появится диалоговое окно Synchronized Newsgroup (рис. 12.12), если вы хотите получить только помеченные сообщения, снимите флажок Get the following items.





Рис. 12.12. Диалоговое окно Synchronized Newsgroup

На этом, пожалуй, можно завершить описание работы с новостными группами. Но перед этим приведем небольшое замечание. Поскольку работа с новостями реализована в Outlook посредством обращения к Outlook Expres-(которое является независимым приложением), то функции, связанных исключительно с работой в Outlook Express, здесь, к сожалению не рассматриваются. Но это не мешает вам разобраться в Outlook Express самостоятельно потому что большинство из них дублируют функции работы Outlook с электронной почтой, а параметры настроек идентичны параметрам Outlook.

Работа с заголовками

В разделах "Отправка сообщения" и "Папка Входящие" мы рассмотрели процесс отправки и приема сообщений целиком, но в ряде случаев загрузка с сервера всех сообщений целиком не имеет смысла или нежелательна.

Большой размер сообщения. Если к вам приходят сообщения с присоединенными файлами больших размеров, можно отказаться от их загрузки в данный момент. Тем самым пользователь экономит время, проведенное в сети, и получает более важные сообщения, минуя длинную загрузку сообщения с файлом.

Мусор. Если на ваш почтовый ящик приходят сообщения рекламного или нецензурного характера или сообщения с файлом (возможно вирусом) от незнакомого отправителя.

Большое количество сообщений. Если вы долго не забирали сообщения из почтового ящика (были, например, в отпуске или ящик был недоступен) можно отказаться от приема сообщений, потерявших свою актуальность, особенно если таковых больше половины, имеющихся на сервере.

Для реализации вышеприведенных возможностей работы с сообщениями Outlook предоставляет пользователю режим работы с заголовками. Принцип данной работы заключается в следующем.
Пользователь загружает только заголовки сообщений (то есть без тела сообщения). После чего, просматривая их, он выбирает, какие из сообщений он хочет загрузить полностью, а какие — удалить или пока оставить на сервере. Для тестирования работы с заголовками создайте сообщение и отправьте его себе. Итак, сейчас наше сообщение находится на сервере MAIL.RU, наша задача состоит в получении только его заголовка.
Пример 9.26. Получение заголовков сообщений
> Сервис > Отправить/Получить > Работа с заголовками
>Загрузить заголовки с > Все учетные записи

Рис.9.35. Пришедший заголовок сообщения
Как видите, пользователь получает только заголовок (область просмотра пуста), но информации заголовка вполне достаточно для определения дальнейшей работы с ним. Существует всего четыре варианта работы с заголовками:

Отменить выделение заголовков (Unmark this header item).
Если вы еще не решили, какую именно процедуру выполнить над сообщением, именно этот вариант следует установить для заголовка. По умолчанию все пришедшие заголовки имеют эту метку.

Пометить сообщение для загрузки (Mark to download this message). Данный вариант позволяет при следующем выполнении проверки заголовков загрузить с сервера тело указанного сообщения целиком.

Пометить сообщение для загрузки и оставить копию на сервере (Mark to download this message and leave a copy on the server). Данный вариант аналогичен предыдущему, только помимо загрузки сообщения его копия будет оставаться на сервере.

Пометить сообщение для удаления с сервера (Mark to delete this message from server). Использование этого варианта помечает заголовок для удаления (заголовок будет перечеркнут), что означает при следующем выполнении проверки заголовков удаление помеченного сообщения с сервера.

Ниже приведен пример удаления сообщения и выполнения соответствующей процедуры над помеченным заголовком.

Пример 9.27. Работа с заголовками

< Заголовок>

Пометить сообщение для загрузки

ок

> Сервис > Отправить/Получить > Работа с заголовками > Обработать

помеченные заголовки из > Все учетные записи

Работа в Интернете

В главе 9 мы рассмотрели одну из услуг, предоставлямых Интернетом, — электронную почту, теперь же перейдем к рассмотрению Всемирной паутины, или WWW (World Wide Web). Технология World Wide Web позволяет на основе гипертекста и гипермедиа создавать и хранить информацию в форме документов Web (Web-страницы, сайта) и просматривать все документы Web, хранящиеся в Глобальной сети, через систему связывающих их гиперссылок.
Использование WWW получило поистине всемирное распространение. Сейчас практически немыслима оперативная и полноценная работа с информацией без доступа в Интернет и просмотра требуемых Web-страниц. Ответ на практически любой вопрос можно найти в WWW. He будем далее распространяться на тему естественного преимущества использования Интернета и WWW для получения информации сразу перейдем к делу.
В данной главе мы рассмотрим работу Outlook со встроенным обозревателем Интернета, зарегистрируемся на почтовой службе Microsoft — Hotmail и создадим учетную запись типа HTTP. Более того, в этой главе мы поговорим об одной из систем общения в реальном времени и работе с FTP-серверами.

Размещение на FTP-сервере

Итак, фактически страница готова, теперь разместим ее на Web-сервере NAROD.RU, загрузив файл с вашего компьютера на сервер посредством FTP-протокола. Прежде всего скопируем в буфер обмена наш файл, чтобы потом вставить его в открывшуюся папку на сервере.
Пример 11.21. Копирование файла в буфер обмена
{ Панель Outlook }
Другие папки Мой компьютер
{ Открыть папку с файлом и выделить его}
> Правка > Копировать (рис. 11.25)

Рис. 11.25. Копирование файла в Outlook Итак, файл скопирован, осталось вставить его в папку на сервере.
Пример 11.22. Размещение файла на FTP-сервере
{ Панель Web}
Адрес := ftp://narod.ru
Username := usarov
Password :=
Login
> Edit > Paste (рис. 11.26)
Дадим несколько комментариев. Во-первых, при установке соединения FTP-сервером появится диалоговое окно, в которое необходимо ввести имя пользователя и пароль, которые вы вводили при регистрации на сервере NAROD.RU. После чего мы вставляем ранее скопированный файл в удаленную папку.

Рис. 11.26. Удаленная папка с файлом
Замечание
Необязательно хранить в FTP-папках только Web-страницы. Если вы уезжаете в командировку, то не надо брать с собой коробку дискет или другое переносное устройство хранения информации, достаточно выложить ее на FTP-сервер и забрать оттуда в любой точке планеты.

Размещение по папкам

Дополнительные настройки папки Входящие определяются во встроенном диалоговом окне Настройка папки Входящие (Ways to organize Inbox), изображенном на рис. 9.41. Для открытия этого окна выберите команду > сервис > организовать... или щелкните по одноименной кнопке на панели инструментов Стандартная.

Рис. 9.41. Настройка папки Входящие, вкладка По папкам
На данной вкладке пользователь может установить дополнительные параметры перемещения элементов.

Переместить выделенные сообщения (Move message selected below to). Выделите сообщения, необходимые для перемещения. В раскрывающемся списке выберите папку, в которую следует перенести элементы, после чего нажмите кнопку Переместить (Move).

Создать правило (Create rule). Создается правило для полученных или отправленных сообщений указанному контакту, которое перемещает элементы в выбранную папку. Для указания контакта просто выделите пришедшее от него сообщение. После заполнения всех полей нажмите кнопку Создать (Create). Появится предупреждение о применении правила для уже имеющихся сообщений, а после ответа рядом с кнопкой Создать (Create) — надпись Готово (Finish).

Замечание
Если не существует папки для перемещения элементов, то для ее создания нажмите кнопку Создать папку (New Folder) в верхней части этого диалогового окна. Появится уже знакомое диалоговое окно Новая папка (см. раздел 9.11.2 "Создание правила").
Для более детальной настройки правила можно обратиться к Мастеру правил, нажав одноименную кнопку в верхней части этого диалогового окна.

Регистрация почтового ящика в Интернете

Как упоминалось ранее, очень часто в услуги провайдеров входит предоставление пользователю места на специальном Интернет-сервере для почтового ящика пользователя, доступ к которому осуществляется посредством того же соединения, имени и пароля. В нашем случае интернет-провайдер ММТ не предоставляет такой возможности. Как же быть? Естественный способ — регистрация почтового ящика на специализированных бесплатных серверах в Интернете, с которым (почтовым ящиком) впоследствии мы и будем работать.
Совет
Даже если вы имеете почтовый ящик на сервере провайдера, иногда бывает очень полезно зарегистрироваться на подобных бесплатных почтовых серверах в Интернете.
Интернет имеет множество бесплатных почтовых серверов, на которых может зарегистрироваться любой пользователь. Как правило, регистрация очень проста. Для ее прохождения пользователю необходимо заполнить соответствующую форму и некоторую анкету, после чего ему отводится специальное физическое место на данном сервере — почтовый ящик, с определенным почтовым адресом (E-mail). Размер почтового ящика, а также размеры присылаемых и отправляемых сообщений зависят от конкретного сервера. Эта величина колеблется от 20 до 50 Мбайт для почтового ящика и от 1 до 3 Мбайт для сообщений.
Итак, давайте перейдем от теории к практике, а точнее зарегистрируемся на одном из популярных российских почтовых серверов — MAIL.RU.
Замечание
Помимо сервера MAIL.RU существует множество как русских (CHAT.RU, MAILRU.COM, PISEM.NET), так и иностранных почтовых серверов (YAHOO. COM, HOTMAIL. COM). Достаточно большую коллекцию бесплатных почтовых серверов можно найти посредством поисковой системы Rambler.ru в разделе Почта. Подробнее о работе в WWW и поисковых системах будет рассказано в разделе 11.2.2 "Поисковые системы Интернета".
Пример 9.1. Регистрация бесплатного почтового ящика

Подключитесь к Интернету

Откройте Microsoft Internet Explorer

Введите адрес www.mail.ru (рис. 9.2)

Подведите указатель к гиперссылке Регистрация

Ручная установка

Для ручной установки времени собрания можно воспользоваться раскрывающимися списками Начало собрания (Meeting start time) и Конец собрания (Meeting end time). При этом полоса, отображающая на временной сетке соответствующий интервал времени, переместится.
Еще одним способом ручной установки является перетаскивание левой или правой границы этой полосы. Подведите указатель мыши к одной из полос и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите границу временного интервала. Белый прямоугольник, обрамленный зеленой и красной границей, показывает длительность собрания. При подобном перетаскивании очень легко удостовериться, что время собрания не противоречит встречам в расписании его участников.
По умолчанию временная сетка имеет масштаб деления Только рабочие часы (Show only working hours), пользователь может изменить его, установив или сняв соответствующий флажок в раскрывающейся кнопке Параметры (Options).
Замечание
Если вы являетесь клиентом локальной сети, то при добавлении нового участника или по истечении некоторого срока можно обновить расписание контактов, выбрав команду Обновить расписание занятости в раскрывающемся списке Параметры (см. раздел 13.4 "Расписание группы").

Синхронизация и свойства новостных групп

Синхронизация и свойства новостных групп
Для управления процессом получения новых новостей необходимо настроить параметры синхронизации новостной группы. Под синхронизацией подразумевается обновление информации в новостной группе, грубо говоря, получение новых новостей.
Пример 12.10. Параметры новостной группы
Microsoft News {сервер новостей}
microsoft.public.ru.russian.outlook {группа новостей}
Settings > Headers Only (рис. 12.8)
Существуют четыре вида синхронизации:

Don't Synchronized. Установка данного параметра запрещает автоматическую синхронизацию новостных групп. В противном случае, во время проверки новой почты будет автоматически синхронизироваться и ново-стная группа.

All Messages. Данный параметр заставляет скачивать все имеющиеся сообщения с новостного сервера к вам на машину.

New Messages Only. Этот параметр аналогичен предыдущему за исключением того, что скачиваются новости, являющиеся более ранними по сравнению с датой последней синхронизации.

Headers Only. Синхронизироваться будут только заголовки новостей.

После установки параметров можно нажать кнопку Synchronized Account. вызвав синхронизацию выделенных новостных групп.
При работе с новостными группами объем полученной информации может достигать достаточно больших размеров. Для управления и оптимизации хранения полученной информации можно воспользоваться диалоговым окном Properties.

Рис. 12.8. Синхронизация новостных групп
Пример 12.11. Свойства новостной группы
<Новостная группа> Properties
Local File
Четыре кнопки вкладки General позволяют:

Compact. Удаляет из тела сообщений лишние пробелы, знаки табуляции и т. д. что приводит к уменьшению занимаемого новостями места на жестком диске компьютера.

Remove Messages. Удаляет тела загруженных сообщений.

Delete. Удаляет все сообщения. Будьте уверены, что вы действительно этого хотите. Но даже в случае удаления всех сообщений их в любой момент можно заново загрузить с новостного сервера.

Reset. Эта процедура аналогична предыдущей, но в данном случае после удаления произойдет автоматическая перезагрузка заголовков новостей.

Составление и отправка поручения

Теперь перейдем от рассмотрения теоретических вопросов назначения задач к практическому руководству.
Пример 10.3. Назначение задачи
{Представление папки Задачи}
> Действия > Создать поручение (++) (рис. 10.6)
Кому... (рис. 10.7)
Имя <Контакт>
Кому ->
ок
Тема := Написание главы 10 "Коллективная работа в Outlook"
Срок := <Дата окончания работы над задачей>
Начало := <Дата начала работы над задачей>
Держать обновленную копию этой задачи в списке задач
Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи
Комментарии := <Текст комментариев>
Категории...
Имеющиеся категории BHV Дела
ОК
Отправить

Рис. 10.6. Форма Поручение задачи

Рис. 10.7. Диалоговое окно Выбрать получателя для поручения
Процедура заполнения этой формы во многом повторяет процедуру заполнения формы Задача (Task) (см. "Задачи"). Остановимся лишь на пояснении специфических полей для формы Параметры задачи (Task Request).
Замечание
Вообще говоря, пользователь Outlook имеет возможность создавать поручение из уже имеющейся задачи. Для этого раскройте форму готовой задачи и нажмите кнопку Назначить задачу, появятся дополнительные поля, необходимые для отправки поручения. Их заполнение аналогично вышерассмотренному методу.
Установка флажка Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач (Keep an updated copy of this task on my task list) разрешает пользователю следить за ходом их выполнения. В противном случае отправитель поручения просто забывает об их существовании. Установка флажка Отправлять отчеты после выполнения порученных задач (Send me a status report when this task is complete) предоставляет пользователю, отказавшемуся от слежения за ходом выполнения задач, возможность все-таки получить отчет, когда работа над задачами будет завершена.
Outlook будет автоматически отсылать сообщения об изменениях над задачей всем ее предыдущим владельцам, которые установили соответствующие флажки.
Вообще говоря, эти два флажка установлены по умолчанию, но вы можете изменить данную настройку. Установка последнего флажка Установить оповещение о сроках указывает Outlook на автоматическое оповещение пользователя, когда задача подходит к сроку своего завершения.

Пример 10.4. Установка параметров для поручений

Сервис > Параметры. . . Настройка

Дополнительные параметры (рис. 10.8)

Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач

Отправлять отчеты после выполнения порученных задач

ок

ОК

Отменить поручение, если оно еще не было отправлено, достаточно легко. Нажмите кнопку Отменить назначение (Cancel Assignment). В этом случае форма Поручение (Task Request) преобразуется в форму Задача (Task) для автономного случая работы над ней. Для ее удаления нажмите кнопку Удалить (Delete), и задача переместится в папку Удаленные (Delete Items).

Отправив поручение, вы уже не являетесь владельцем задачи и не можете ее редактировать или изменять. Но, в случае необходимости, вы можете пере назначить задачу, т. е. создать поручение на основе этой же задачи, но другому контакту. Для проведения этой операции необходимо иметь копию поручения.



Рис. 10.8. Диалоговое окно Параметры задач

Пример 10.5. Переназначение поручения

{Откройте копию задачи в списке задач}

Подробно

Создать копию без поручения

ОК

Назначить задачу

Кому := <Контакт>

Отправить

Отмечу, что при создании копии задачи без поручения вы становитесь ее временным владельцем, в то же время эта задача больше не будет обновляться для тех, кто был указан в списке Обновить для (Update List) на вкладке Подробно (Details). Еще одно небольшое замечание: копия без поручения не может быть создана владельцем задачи.

После того как пользователь создал форму Поручение, заполнил ее поля и нажал кнопку Отправить, она перемещается в папку Исходящие, а копия задачи (если установлен соответствующий флажок) — в папку Задачи. При этом копия задачи будет ждать ответ от получателя поручения: согласен он или нет работать над задачей.На рис. 10.9 изображена подобная копия задачи, заметьте, что ни одно поле этой формы уже не активно.



Рис. 10.9. Копия порученной задачи

Составление списка участников и ресурсов

Любое планирование собраний начинается с определения и составления списка участников и ресурсов данного собрания.
Пример 10.1. Выбор участников и ресурсов собрания
(Представление папки Календарь}
> Действия > Назначить собрание (рис. 10.1)
Другие > Добавить из адресной книги... (рис. 10.2)
Имя <Контакт>
Обязательный ->
ОК

Рис. 10.1. Диалоговое окно Планировщик собрания

Рис. 10.2. Диалоговое окно Выбор участников и ресурсов
В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources) пользователь может поместить контакт не только в группу Обязательный (Required), но и в группу Необязательный (Optional) или Ресурсы (Resources). Отмечу, что имя организатора появляется в группе Обязательный автоматически. Пользователь может изменять список участников, снова вызвав диалоговое окно Выбор участников и ресурсов либо щелкнув в поле Введите или выберите из списка. Для удаления участника щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Очистить (Clear).
После заполнения списка участников и ресурсов появится окно Обновление расписания (Scheduling), в это время будет произведена попытка идентификации занятого и свободного времени участников собрания. Ее результат будет отображен на сетке времени, справа от списка участников.
Автоматическая идентификация занятого и свободного времени возможна для клиентов локальной сети, причем на компьютере участника собрания должен быть запущен Microsoft Outlook. В нашем случае (автономного компьютера) данные об участнике будут отображаться в сетке времени в виде заштрихованной белой полосы Нет данных (No information).
Замечание
Также информация о расписании участников собрания может быть получена с интернет-сайта Microsoft. Естественно, при условии, что контакт опубликовывает данные о своем расписании на сервере Microsoft (Free/Busy Server). Но для этого требуется сознательность участника собрания, обладание электронным адресом Hotmail и т. д. Мы не будем здесь рассматривать возможность опроса о занятости участников собрания через Интернет.

Создание и отправка новостей

Если после просмотра всех новостей группы вы так и не нашли ответа на свой вопрос, можно создать собственную новость и опубликовать ее в группе, для чего необходимо сначала выделить сервер, группам которого будет адресована новость.
Для демонстрации работы с новостями мы задали следующий вопрос: "Я новичок в Outlook. Скажите пожалуйста, для чего нужны папки LDAP Directory. Services) и как с ними работать?"
Пример 12.8. Создание новости
> Message > New Message (+N)
> View > All Headers Newsgroups
Newsgroups microsoft.public, ru. russian. outlook Add
Followup-To
Newsgroups microsoft.public.ru.russian.outlookexpress Add
Keywords := LDAP, Directory Service
OK
Subject := LDAP

> Format > RichText (HTML) (рис. 12.5)
Text := Я новичок в Outlook. Скажите пожалуйста, для чего нужны папки LDAP (Directory Services) и как с ними работать?
После задания основных параметров новости пользователь может форматировать текст согласно возможностям HTML, присоединять файлы и т. д. Когда сообщение будет создано, вы можете отправить его, нажав кнопку Send. На рис. 12.6 изображена созданная нами новость перед отправкой.
После отправки новости она, как и в случае с простым сообщением Outlook, перемещается в папку Outbox. Если же ваша новость еще не готова к отсылке в новостную группу, ее можно сохранить в папке Drafts, используя, команду File > Save.

Рис. 12.5. Диалоговое окно Pick Newsgroups on Microsoft News

Рис. 12.6. Создание новости
Для окончательной отправки новости в новостную группу необходимо нажать кнопку Send/Receive на панели инструментов. После этого, как вы, наверное, предполагаете, новость должна появиться в списке последних новостей группы, именно так и произойдет, но этот процесс зависит от настроек синхронизации, речь о которой пойдет в следующем разделе.
Помимо создания собственных новостей, пользователь может ответить на новость любого из членов группы, находящуюся на любом уровне вложенности диалога. Существует две принципиально различных возможности ответа: всей группе и автору новости.
В первом случае ваш ответ будет опубликован в группе и каждый из пользователей сможет его просмотреть, во втором случае ответ будет отправлен непосредственно автору новости (простое электронное письмо контакту). Давайте более подробно рассмотрим первый вариант ответа на новость.

Для этого выберите в окне просмотра информации интересующую вас новость и выполните следующий пример.



Рис. 12.7. Ответ на новость

Пример 12.9. Ответ на новость

<Новость>

> Message > Reply to group (+G) (рис. 12.7)

Текст новости := <0твет на новость>

Send

После этого ответ будет перемещен в папку InBox и после окончательного нажатия кнопки Send/Receive отправлен на новостной сервер.

Создание правила

Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание — автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.
Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель — CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".
Пример 9.31. Создание правила

> Сервис > Мастер правил...
Создать...
Создать правило на основе шаблона
Вида правил Перемещение новых сообщений от кого-либо
Описание правила
<отправители или список рассылки>
Имя City Cat
От
ок
<Имя>
Создать
Имя := <Имя папки>
Поместить в папку Входящие
ОК
ок
Далее >
Содержащие <текст> в поле "Тема"
<Текст>
Добавить новый := <текст> (рис. 9.47)
Добавить
ОК
Далее >
Далее >
Кроме содержащих вложения
Далее (рис. 9.48)
Name of Rule := <Имя правила>
Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие
Готово
ОК
После нажатия кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово к работе.

Создание сообщения

Существует несколько способов создания нового сообщения.
Пример 9.8. Создание сообщения
Входящие

(На панели инструментов Стандартная} Создать

Файл > Создать > Новое сообщение

Действия > Создать сообщение (+) .

Действия > Новое сообщение с помощью > Другие бланки...

Появится форма нового сообщения (рис. 9.16).

Рис. 9.16. Форма нового сообщения
Замечание
Если форма Сообщение (Message) не содержит полей Копия (СС) и Тема (Subject), то выберите в меню Вид команду Полный заголовок.
Поскольку ранее была осуществлена вставка подписи, новое сообщение автоматически появляется с подписью: С уважением, Георгий Усаров.

Список блокирования

InucoK блокирования (Blocked Sender List) содержит адреса (имена) пользова-"елей, от которых вы не хотите получать новости и сообщения. Для добавления нежелательного пользователя в список достаточно выделить его новость и выполнить алгоритм, приведенный в примере 12.14, а или 12.14, б.
Пример 12.14, а. Добавление в список блокировки
<Новость>
> Tools > Message Rules > Blocked Senders List
Mail News (рис. 12.11)
OK

Рис. 12.11. Вкладка Blocked Senders диалогового окна Message Rules
Теперь вас не будут беспокоить сообщения от указанного пользователя. Кстати, помимо добавления его в "черный список", можно удалить все уже имеющиеся в загруженной новостной группе сообщения от данного пользователя. Для этого примените правило, следуя описанному выше алгоритму.
Помимо возможности добавления пользователя в список блокирования посредством диалогового окна Message Rules, можно воспользоваться и более простой, на наш взгляд, реализацией данной процедуры.
Пример 12.14, 6. Добавление в список блокировки
<Новость>
> Message > Block Sender...
Would you like to remove all messages from this contact Yes
OK
Замечание
В случае необходимости вы всегда можете восстановить связь с пользователем, удалив его из списка блокировки.

Стандартные стили

Для настройки параметров печати выберите команду > Файл > печать... (рис. 9.44).

Рис. 9.44. Диалоговое окно Печать
В разделе Принтер (Printer) пользователь должен выбрать принтер для печати. Для этого устройство печати должно быть установлено. Подробные инструкции по установке принтера на компьютер вы найдете в справочной системе Windows. В случае необходимости можно изменить стандартные настройки принтера, нажав кнопку Свойства (Properties). Например, параметры бумаги, отображение графики или качество печати.
В группе Стиль печати (Print Style) можно определить стиль вывода на печать информации. С каждым типом представления связан набор стилей печати, выбираемых при печати представления или элемента. Для печати отдельных элементов используется стиль Заметка (Memo Style), остальные стандартные стили печати используются для печати представлений. При выборе представления значками или временной шкалой представление не печатается и доступен только стиль Заметка, в котором печатаются отдельные элементы.
Для представления Сообщения (Messages) папки Входящие существует всего два стандартных стиля.

Таблица (Table Style). Печатаются все или только выбранные элементы представления с отображением видимых столбцов. В нижеследующем разделе Печатать (Print Range) выберите соответствующий переключатель.

Заметка (Memo Style). Выделенный элемент печатается в форме сообщения. Если выделить несколько элементов, то установка флажка каждое сообщение с новой страницы (Start each item on a new page) в разделе Параметры печати (Print options) будет автоматически разделять их. Если здесь же установить флажок печатать вложения (Print attached files), то выводимое сообщение будет содержать пиктограмму файла и его название.

В табл. 9.8 приведены стандартные стили для элементов и представлений других папок Outlook.
Таблица 9.8. Стандартные стили печати

	Типы представления		Стиль печати		Что печатается
	Все типы		Заметка		Выбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графики
	Таблица		Таблица		Выбранные или все элементы в списке с отображением видимых столбцов
	Календарь		Ежедневник		Один день на странице с 7:00 до 19:00 с областями задач и заметок
			Еженедельник Ежемесячник		Одна неделя на странице без областей задач и заметок Один месяц на странице без областей задач и заметок

<

	Типы представления	Стиль печати	Что печатается
		Три колонки	Один день, один месяц и панель задач в виде
			трех секций на странице, которую можно сложить втрое
		Подробный	Список элементов календаря, включая содер-
		календарь	жание каждого элемента
	Временная	Заметка	Выбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графики
	шкала
	Значки	Заметка	Выбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графики
	Карточки	Карточки	Все карточки по одной сверху вниз на странице, в две колонки, шесть пустых карточек в конце, язычки с буквами и буквы-заголовки
		Маленькая	Все карточки на двух сторонах листа бумаги
		брошюра	по 8 страниц на листе в альбомной ориентации.
			Листы можно обрезать и брошюровать
		Небольшая	Все карточки на двух сторонах листа бумаги
		брошюра	по 4 страницы на листе в книжной ориентации.
			Листы можно обрезать и брошюровать
		Телефонная	Имена и номера телефонов всех контактов
		книжка	сверху вниз на странице, язычки с буквами
			и буквы-заголовки

Учетная запись HTTP — Hotmail

Но помимо возможности работы с почтой Hotmail через Web-интерфейс посредством Web-браузера, пользователь Outlook может создать учетную запись, аналогичную MAIL.RU, только не типа РОРЗ, a HTTP. В данном разделе мы и продемонстрируем процесс создания новой учетной записи.
Пример 11.7. Создание учетной записи HTTP
>Сервис > Учетные записи электронной почты..
Добавить учетную запись электронной почты Далее
HTTP Далее
Ваше имя := George Usarov
Адрес эл. почты := george usa£ov@hotmail.com
Пароль := (рис. 11.15)
Далее
Готово

Рис. 11.15. Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Рис. 11.16. Сообщение о регистрации
После создания учетной записи в дереве папок Outlook появится новый корень — Hotmail, содержащий подпапки Inbox, Sent Items, Delete Items и Outbox, работа с которыми аналогична работе с папками для учетной записи типа РОРЗ, рассмотренной в главе 9 "Электронная почта".
Проверим наличие новых сообщений для данной учетной записи.
Пример 11.8. Проверка новых сообщений
> Сервис > Отправить/Получить > Hotmail
Пользователю должно прийти стандартное сообщение от сотрудников Hotmail, поздравляющих нового пользователя MSN и предлагающих воспользоваться перечисленными в сообщении услугами Hotmail

Учетная запись

В предыдущей главе мы рассмотрели настройку удаленного доступа, необходимую для входа в Интернет. Но этого еще недостаточно для работы с почтой. Для пересылки корреспонденции Outlook должен обладать дополнительными сведениями о почтовом сервере и почтовом ящике пользователя, которые хранятся в учетных записях Outlook. Однако для начала необходимо иметь такой почтовый ящик.

Вход в Интернет

Работа с любым из сервисов Интернета, будь то электронная почта или WWW, требует установки специального соединения с Интернетом, посредством которого и будет осуществляться передача данных. Данное соединение может выполняться различными способами, но в данной главе будет рассматриваться удаленный доступ к Интернету через телефонную линию посредством модема.
Удаленный доступ — это доступ к программам и данным, осуществляемый с терминала, удаленного на значительное расстояние и соединенного с вычислительной системой линией связи. Данное определение хоть и точно, но несколько "суховато". Давайте рассмотрим его более детально.
Итак, доступ к программам и данным в нашей ситуации есть ничто иное, как доступ к письмам и сообщениям. В ряде случаев такими данными могут являться Web-страницы или сетевые папки. Терминал — это, собственно говоря, ваш компьютер, с которого вы отсылаете и на который принимаете данные. Под вычиыительной системой подразумевается компьютер, которому вы отправляете данные или от которого их принимаете. И, наконец, линией связи, в нашем случае, является модем и телефонный провод, передающий информацию интернет-провайдеру, который в свою очередь пересылает полученную от вас информацию по указанному адресу.
Еще раз напомню, что в данном случае я рассматриваю работу Outlook на автономном персональном компьютере с модемом, подключенном через телефонную линию к Интернету. Дело в том, что при наличии компьютера, подключенного к локальной сети предприятия, необходимы дополнительные настройки Outlook, о которых пойдет речь в главе 13. Сейчас же отмечу, что принципиального отличия в работе с Outlook для этих двух режимов не наблюдается, изменяется просто внутренний механизм подключения к Интернету (см. главу 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server").
Поскольку настройка модема и удаленного доступа — работа в операционной системе, то для простоты и некоторой общности я буду демонстрировать все настройки на примере использования операционной системы Window 98 (русская версия). В случае разногласия хода программы для Windows 2000 (Server Family) я буду приводить отдельные комментарии и дополнения.

Вкладка Нежелательная почта

Данная вкладка служит для настройки Outlook на автоматическое выделение или удаление нежелательных сообщений и сообщений "для взрослых", содержащих информацию сексуального и эротического плана (рис. 9.43).
В раскрывающемся списке Действие (Automatically) выберите окрашивать (color), если вы хотите окрашивать нежелательные сообщения, или переместить (move), если хотите удалять подобные сообщения автоматически. В следующем раскрывающемся списке выберите цвет или папку соответственно. После чего нажмите кнопку Включить (Turn on), если же вы захотите снять или изменить режим проверки .нежелательных сообщений, нажмите кнопку Выключить (Turn Off).
Действия Outlook в данном случае выглядят следующим образом. Каждое новое сообщение проверяется на наличие наиболее типичных фраз для рекламы и нецензурных выражений. Список терминов, которые Outlook ис пользует для отбора предполагаемого "мусора", вы элементарно-можете найти в файле C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\1033\Filters.txt.

Рис. 9.43. Настройка папки Входящие, вкладка Нежелательная почта
Замечание
Данный файл содержит англоязычные выражения и термины, но вы можете либо сами обновить этот список, либо обратиться за получением фильтров по приведенному ниже адресу.
Сообщения могут также отбираться на основе списка адресов электронной почты отправителей ненужных сообщений и сообщений, предназначенных только для взрослых. Многие фирмы выпускают фильтры для почты и регулярно обновляют их; такие фильтры могут быть установлены в Outlook. В них приводятся самые актуальные списки отправителей коммерческой рекламы и сообщений сомнительного содержания. Подробнее об этом смотрите на Web-узле Outlook по адресу http://www.microsoft.com/rus/office/outlook .
Пользователь Outlook может самостоятельно пополнять этот список по мере получения нежелательных сообщений электронной почты. Для этого выде лите сообщение и выберите команду > Действия > Нежелательная почта > Добавить нежелательных отправителей.

Для изменения ( добавления или удаления адресов) списка нежелательных отправителей щелкните гиперссылку Щелкните здесь (click here), после чего — гиперссылку Отправители нежелательной почты (Edit Junk Senders). Появится одноименное диалоговое окно, в котором можно добавить дополнительные адреса или, наоборот, удалить некоторые, если вы вновь захотели получать сообщения от данных отправителей.

Вкладка Сообщение

На этой вкладке выбираются параметры и определяются настройки формата и редактора для сообщений Outlook (рис. 9.8).

Вставка файла и документа

В разделах "Новая встреча" и "Вставка элемента" уже обсуждались вопросы вставки файла и документа в элемент. Здесь я еще раз приведу пример обыкновенной вставки файла в элемент Outlook, а также расскажу об очень интересной возможности вставки файла как текста. И наконец, в последнем разделе будет рассмотрена вставка гиперссылки.

Вставка файла как текст

Не редко бывает ситуация, когда пользователь при составлении сообщения берет информацию из какого-либо текстового документа. Типична данная ситуация, например, с отправлением электронных резюме, которые, как правило, читают только в теле сообщения и не открывают прикрепленные файлы. Как поступать в данном случае?
Конечно, можно воспользоваться буфером обмена: открыть документ, выделить его, скопировать, открыть сообщение Outlook, вставить. Пять шагов для вставки текста в сообщение — многовато. Оптимальным способом в данной ситуации является вставка этого файла в сообщение, только не как вложение, а как текст.

Рис. 9.23. Вставка файла как текст
Пример 9.15. Вставка файла как текст
Вставка > Файл...
Тип файла Текст
Папка <Папка>
Файл <Файл>
{Стрелка вниз на кнопке Вставка}
Вставка Вставка как текст (рис. 9.23)
Замечание
Естественно, что текстовые файлы подобную операцию не поддерживают.

Вставка гиперссылки

Помимо вставки файлов, пользователь Outlook может добавлять в свои сообщения гиперссылки. Гиперссылка — это средство указания смысловой связи фрагмента одного документа с другим документом или его фрагментом. Щелчок мышью по гиперссылке вызывает переход к документу, на который она указывает. Так, например, гиперссылкой является название элемента ь представлении Outlook сегодня (Outlook Today), посредством которого можно связаться с самим элементом. Наиболее широкое применение гиперссылок можно встретить в Интернете, поскольку они являются основным связующим средством Всемирной паутины (см. главу 11 "Работа в Интернете").
Давайте добавим в наше сообщение гиперссылку на Web-страницу. Допустим, что это будет страничка с дополнительной информацией о вас. Таким образом, пользователь, получивший сообщение с гиперссылкой и щелкнувший по ней мышью, вызовет автоматический запуск установленного обозревателя Интернета, загружающего указанную вами страницу.
Пример 9.16. Вставка гиперссылки
Вставка > Гиперссылка. . .
Тип http:
URL := <<адрес Web-страницы> (рис. 9.24}
ОК
Совет
Если у вас есть собственная Web-страница и вы хотите добавлять ссылку нг нее в каждое отправляемое сообщение, то имеет смысл добавить гиперссылю. в подпись (см. раздел 9.3.2 "Вкладка Сообщение ").

Рис. 9.24. Диалоговое окно Гиперссылка
В табл. 9.4 приведен список и пояснение для основных типов гиперссылок.
Таблица 9.4. Основные протоколы

	Протокол		Описание
	file://		Протокол, используемый для открытия файла, расположенного в интрасети
	ftp://		File Transfer Protocol (FTP, протокол передачи файлов), наиболее распространенный способ передачи файлов через Интернет
	http://		HyperText Transfer Protocol (HTTP, протокол передачи гипертекста), наиболее распространенный протокол, используемый для Web-страниц
	https://		HyperText Transfer Protocol, Secure (защищенный протокол передачи гипертекста). Протокол, разработанный для обеспечения безопасности связи через Интернет с использованием протокола http
	mailto://		Протокол, используемый для отправки сообщений по адресу электронной почты. Когда получатель щелкает по такой гиперссылке, создается новое сообщение с заполненным адресом электронной почты
	news://		Протокол, используемый для открывания групп новостей в Интернете получателями, подключенными к серверу NNTP
	Outlook: или outlook://		Протокол, используемый для открывания папки, элемента или файла Outlook. Этот протокол поддерживается только в Outlook
	telnet://		Стандартный протокол Интернета для входа в удаленные папки
	wais://		Протокол Wide Area Information Servers (протокол серверов, содержащих широкий спектр данных). Распределенная система извлечения данных, используемая для загрузки документов на основе ключевых слов

<
Чтобы добавить гиперссылку на папку или элемент Outlook, выполните в тексте сообщения действия, представленные в табл. 9.5.

Таблица 9.5. Соответствие гиперссылок и папок Outlook

	Чтобы создать ссылку на этот элемент	Введите следующее
	Папка Входящие	Outlook: Inbox
	Папка Контакты	Outlook: Contacts
	Любая папка в почтовом ящике	Outlook: имя папки\имя подпапки
	Папка Календарь	Outlook: Calendar
	Сообщение в папке Почта	<0utlook: Inbох/~тема сообщения>
	Контакт в папке Контакты	<0utlook: Contacts /~имя контактного лица>

Замечание

Если в адресе Интернета содержатся пробелы, необходимо заключить весь адрес в угловые скобки (< >). Например, .



Рис. 9.25. Форма сообщения со вставленным файлом и гиперссылкой

Ввод имен получателей и темы сообщения

Первый шаг в создании сообщения — это задание имен получателей. В нашем случае мы будем создавать тестирующее сообщение самому себе, поэтому получателем будет сам читатель. Если вы не создавали контакт для себя по аналогии с примером из главы 4 "Контакты", то создайте его, указав зарегистрированный почтовый адрес.
Пример 9.9. Ввод имени получателя сообщения
Кому (рис. 9.17)
Источник адресов Контакты
Имена <Имя получателя>
Кому ->
Копия ->
CK ->
OK
Различие между полями Кому (То), Копия (СС) и СК (Слепая копия) (ВСС) заключается в следующем. В поле Кому отмечается основной получатель или группа получателей, в поле Копия — получатель или группа получателей копии сообщения, а в поле СК находятся получатели слепой копии сообщения. Имена получателей копии фигурируют в общем списке у всех адресатов, а имена получателей слепой копии — нет.
Можно выбрать не одного, а несколько получателей, в этом случае они разделяются точкой с запятой. Чтобы не добавлять по одному имени, пометьте одно имя в списке и выделите остальные, удерживая при этом клавишу . Если же группа адресатов постоянна, имеет смысл создать для них группу рассылки (см. раздел 4.2 "Список рассылки").

Рис. 9.17. Диалоговое окно Выбор имен
Есть и еще один способ задания имени адресата, который является новинкой Outlook. По мере того как пользователь вводит адрес получателя, Outlook автоматически распознает его и завершает. Эта возможность позволяет пользователю отправлять сообщения быстро, не задерживаясь и не тратя времени на поиск адреса в адресной книге.
Замечание
Кстати, если вы вводите в поле Кому адрес и имя получателя сообщения вручную, но его нет ни в одной из адресных книг, Outlook автоматически предложит создать для него контакт.
После определения имен адресатов необходимо задать тему сообщения. Поместите текстовый курсор в поле Тема (Subject) и введите краткое описание предмета сообщения (например, тест).
Еще одним из нововведений Outlook 2002, на сей раз коснувшимся поля Тема, является возможность распознавания гиперссылок.
Это позволяет пользователю быстро перейти к просмотру Web-сайта, не тратя время на копирование и вставку указанного адреса в окно Web-браузера. Добавим к тексту тест гиперссылку на сайт Microsoft Office — www.office.microsoft.com.

После задания полей Кому (То) и Тема (Subject) можно ввести непосредственно текст сообщения в большом текстовом поле, и простейшее сообщение готово к отправке (рис. 9.18).



Рис. 9.18. Простое электронное сообщение

Форматирование и редактирование текста

Создать простое сообщение не сложно, но оно будет не очень красивым. Конечно, не во всех случаях стоит прибегать к дополнительному форматированию сообщения, однако хорошо оформленное, красивое письмо акцентирует на себе гораздо больше внимания читателя, нежели сухой и пассивный черно-белый текст.

Итак, давайте преобразуем наше простейшее письмо в действительно полноценное сообщение Outlook.

Во-первых, вставим линию, отделяющую заголовок сообщения от остального текста, для чего установите указатель мыши под заголовком и выполните следующее действие, показанное в примере 9.10.

Пример 9.10. Вставка линий .

> Вставка > Горизонтальная линия

Во-вторых, изменим фон сообщения. Пользователь может изменить фон, либо поменяв цвет с белого на какой-либо другой, либо добавив в качестве фона картинку (свою собственную или взяв ее из бланков сообщений) (см. раздел "Вкладка Сообщение").

Пример 9.11. Вставка фона

> Формат > Фон> Рисунок... (рис. 9.19}

Файл Кукуруза

ОК



Рис. 9.19. Диалоговое окно Фоновый рисунок

Фон изменен, но текст находится над картинкой с листочками плюща, что, естественно, нас не устраивает. Давайте сдвинем текст вправо, после чего подкорректируем его стиль: изменим шрифт заголовка сообщения и сделаем из перечисления достоинств Outlook маркированный список.

Замечание

Перед тем как приступить к дальнейшему форматированию, хочу сделать одно замечание. Для форматирования отдельного элемента достаточно выделить только его (щелчок мыши на соответствующем элементе).


Для форматирования нескольких элементов одновременно необходимо выделить все элементы. Для этого, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите указатель от начального элемента до последнего — выделенные элементы примут реверсивный цвет фона.

Пример 9.12, Форматирование сообщения

{Отступ}

Выделите весь текст сообщения (от заголовка до подписи)

{Панель Форматирования} Увеличить отступ (1 раз) {Стиль}

Выделите только заголовок "Тестовое сообщение Outlook"

Формат > Стиль > Заголовок 1 {Выравнивание}

{Панель Форматирование} Выровнять по центру

{Маркированный список}

Выделите только перечисление (от "Отправка и прием" до "Вложение файлов")

Формат > Стиль > Маркированный список (рис. 9.20)

{Шрифт}

Выделите слова Microsoft Outlook

Формат > Шрифт... (рис. 9.21)

Шрифт Tahoma

Стиль Жирный

Размер 10

Подчеркивание

Цвет Коричневый

ОК

Замечание

На рис. 9.21 диалоговое окно содержит англоязычные термины, поскольку это зависит не от локализации Microsoft Outlook, а от англоязычной версии Microsoft Internet Explorer.

Итак, вначале мы увеличили отступ от правого края (чтобы, наоборот, уменьшить отступ, необходимо нажать парную кнопку на панели инструментов Форматирование/Уменьшить отступ (Decrease Indent), а потом придали заголовку стилевое оформление.

Стиль — это совокупность параметров форматирования, которой дано имя. Таким образом, следуя постоянно одним и тем же стилевым правилам, вы и

ваши адресаты будут получать сообщения, оформленные единым образом. То есть всегда будет понятно, где заголовок, где список, а где — простой текст. Использование стилей, конечно, не является догмой, но следование правилам стилевого оформления — признак хорошего тона и умения пользоваться приложением.



Рис. 9.20. Работа с маркированным списком



Рис. 9.21. Диалоговое окно Font

И наконец, если в сообщении встречается текст, требующий дополнительного выделения, его можно отформатировать специальным образом (выделить цветом, курсивом, размером и т.


д.).

Замечание

Хотя у вас, может быть, и есть возможность выбирать разнообразные шрифты, адресаты могут их не иметь. Таким образом, ваше форматирование изменится (шрифты заменятся на наиболее подходящие) и может нарушиться целостность картины. Поэтому старайтесь использовать наиболее употребляемые шрифты Windows (Arial, Times New Roman, Tahoma и т. д.). Конечно, посылая сообщение самому себе, об этих деталях можно не беспокоиться (в сообщении используются ваши же шрифты).

Примерный вид отформатированного сообщения изображен на рис. 9.22. Согласитесь, что это сообщение гораздо приятнее читать, нежели его информационную заготовку (см. рис. 9.18).



Рис. 9.22. Отформатированное сообщение

Основные команды форматирования продублированы на панели инструментов Форматирование (Formatting). В табл. 9.3 приведен список кнопок данной панели. Чтобы воспользоваться любой командой, необходимо выделить фрагмент текста, к которому надо применить форматирование, и нажать соответствующую кнопку.

Таблица 9.3. Кнопки панели инструментов Форматирование

	Название кнопки	Назначение
	Стиль	Выбрать стиль для данного фрагмента. Регулярное употребление стилевых шаблонов позволяет сделать единообразным формат сообщений
	Шрифт	Выбрать шрифт из установленных на компьютере
	Размер	Выбрать размер шрифта
	Цвет текста	Выбрать цвет шрифта
	Полужирный	Установить или отменить полужирное начертание
	Курсив	Установить или отменить курсив
	Подчеркнутый	Установить или отменить подчеркивание
	По левому краю	Установить или отменить выравнивание по левому краю
	По центру	Установить или отменить выравнивание по центру
	По правому краю	Установить или отменить выравнивание по правому краю
	Маркеры	Установить или отменить маркированный список. В качестве маркеров могут использоваться только кружочки
	Нумерация	Установить или отменить нумерованный список. Допускается только одноуровневый нумерованный список
	Уменьшить отступ	Уменьшить отступ абзаца
	Увеличить отступ	Увеличить отступ абзаца
	Вставить горизонтальную черту	Добавить горизонтальную черту. Вообще говоря, выделив эту черту и удерживая указателем маркеры выделения, можно растянуть эту линию до прямоугольника, образуя как бы толстую черту

<


После того как вы создали сообщение и проделали ряд процедур форматирования, но еще не готовы к его отправке (хотите добавить файл или еще несколько предложений), рекомендуется сохранить сообщение. Outlook имеет специализированную папку для хранения еще не готовых сообщений — Черновики (Drafts).

Пример 9.13. Сохранив сообщения в папке Черновики

> Файл >Сохранить или

> Файл > Перемесить в папку...

Папки Черновики

ОК

Замечание

При попытке закрыть сообщение Outlook также выдаст предупреждение о сохранении сделанных изменений. Если выбрать Да, то Outlook переместит это сообщение в папку Черновики, если выбрать Нет — удалит.

Чтобы вернуться к редактированию сохраненного сообщения, перейдите в папку Черновики и откройте требуемое письмо. Откроется форма сохраненного сообщения (рис. 9.23) с информационной полосой: Сообщение не было отправлено (This message has not been sent).

Выбор времени собрания

Как было отмечено выше, следующим шагом при планировании собрания является выбор времени его проведения. Существует два способа выбора времени:

ручная установка;

временная шкала (автовыбор).

Защита от вирусов

Также Outlook 2002 предоставляет новый усиленный и улучшенный вариант защиты от вирусов или макросов, поступающих вместе с электронной почтой.
Во-первых, Outlook блокирует все вложения, ассоциируемые с небезопасными файлами.
Во-вторых, Outlook отслеживает несанкционированный программный доступ к адресной книге пользователя или к посылке сообщений от его имени. Пользователь в данном случае уведомляется специальным диалоговым окном, дающим возможность продолжить или прекратить выполнение программы (рис. 9.15).


Рис. 9.15. Защита от программного доступа

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2002

Архивирование элементов

Содержимое личных папок Outlook увеличивается по мере создания элементов аналогично скоплению бумаг на столе. Собственный рабочий стол иногда приводится в порядок: просматриваются и откладываются на хранение документы, имеющие важное значение, но используемые не очень часто; менее важные бумаги (например, газеты и журналы) выбрасываются в зависимости от их давности или укладываются в большие коробки и забываются до лучших времен. В Outlook же старые элементы передаются в файл архива.
В разделе 7.3.4 "Вкладка Автоархивация" мы немного коснулись вопроса архивации элементов, но не достаточно полно описали, зачем необходима архивация, в чем преимущества периодического архивирования и т. д. Здесь же, помимо ответов на данные вопросы, мы более подробно рассмотрим процедуру автоматической архивации, "ручной" архивации, а также процедуру разархивирования элементов.
Начнем с ответов на поставленные выше вопросы:

Архивация необходима в качестве профилактической меры, предупреждающей засорение папок ненужными элементами и устаревшей информацией, которая замедляет работу и осложняет поиск необходимых данных.

Архивация не уничтожает элементы (хотя возможна и эта опция), а лишь перемещает их в другое место до тех пор, пока они вам вновь не потребуются.

В случае неисправной работы Outlook или переноса информации с одного компьютера на другой необходимые элементы легко извлекаются из архива.

Перейдем теперь непосредственно к процессу архивирования элементов. Существует две стандартные процедуры: автоматическая архивация и "ручная".

Автоматическая архивация

Параметры автоматической архивации устанавливаются в диалоговом окне Автоархивация (AutoArchive).
Пример 17.5. Автоархивация элементов
>Сервис >Параметры... Дополнительно
Автоархивация... (рис. 17.8)
По умолчанию автоархивация элементов Outlook производится каждые 14 дней. Пользователь может установить любую периодичность этого процесса, а также вообще отменить его, сняв флажок.

Рис. 17.8. Диалоговое окно Автоархивация
Установка флажка Запрос перед автоархивацией (Prompt before AutoArchive runs) приведет к появлению специального диалогового окна, каждый раз уведомляющего о начале автоархивации.
По умолчанию Outlook удаляет, а не архивирует просроченные сообщения электронной почты. Если вы хотите архивировать, а не удалять их — сбросьте соответствующий флажок.
Также по умолчанию все архивные элементы Outlook сохраняет в специальном файле, расположенном в папке C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst. Описывая работу Outlook, можно сказать, что при архивации он создает резервные копии существующих элементов в том месте, где они не будут перегружать текущие массивы информации. Если вы хотите создать новый архив или просто разместить его в другом месте, нажмите кнопку Обзор... и введите новое имя файла-архива.
Также в разделе Используемые по умолчанию настройки для папки архива (Default Folder Settings for archiving) вы можете указать дату окончательного удаления элементов из архива, а также указать Outlook на автоматическое удаление, а не на архивирование устаревших элементов.
Замечание
При архивировании текущая структура папки сохраняется в новом файле архива. Если у папки, в которую помещаются элементы, есть родительская папка, такая же папка будет создана и в файле архива, но ее элементы не будут скопированы в архив. Таким образом, структуры папок в файле архива и Личных папках идентичны.
Совет
При архивировании всех элементов Outlook объем архива будет довольно быстро увеличиваться. Во избежание разрастания файла архива советуем вам периодически удалять ненужные элементы (и из папки Удаленные).

После сохранения параметров диалогового окна Автоархивация необходимо указать, какие папки и элементы будут подвергаться автоматической архивации. Установка свойств автоархивации папки была подробно рассмотрена в разделе 7.3.4 "Вкладка Автоархивация", здесь же приведем лишь список значений для интервалов автоархивации, устанавливаемый по умолчанию для каждой папки Outlook, а также способ определения даты для отсчета этого интервала.

Таблица 17.2. Интервалы и дата архивации элементов

	Тип элемента	Интервал	Дата архивации
	Сообщение	2 месяца	Дата отправки или получения (более поздняя из двух) или дата/время последнего изменения
	Встреча	6 месяцев	Дата встречи или дата/время последнего изменения (более поздняя из двух)
	Задача	6 месяцев	Дата выполнения или дата/время последнего изменения. Задачи, не помеченные как выполненные, не подлежат автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются, если они помечены как выполненные
	Заметка	3 месяца	Дата/время последнего изменения
	Запись	6 месяцев	Дата создания записи или дата/время ее последнего изменения
	в дневнике
	Контакт	Нет	Не архивируется

Замечание

По умолчанию автоархивация не активизируется для элементов папок Входящие, Черновики, Заметки и Контакты.

Свойства автоархивации, заданные для папки Outlook, обычно выполняются для всех ее элементов. Но в случае, если вы не хотите архивировать некото рый элемент, даже по прошествии долгого времени (например, историческое в вашей жизни сообщение) можно указать специальную опцию, запрещающую автоархивацию указанного элемента.

Пример 17.6. Запрет на автоархивацию элемента

{Откройте элемент}

> Файл > Свойства...

Не автоархивировать

ОК



Рис. 17.9. Диалоговое окно Свойства

Дополнительные условия

На вкладке Другие условия присутствует всего два элемента.
Флажок Различать строчные и прописные буквы. Его установка заставляет Outlook быть чувствительным к регистру при поиске файлов по их названию.
Группа Размер позволяет задать определенные границы размера файла. Эта процедура подробно рассматривалась в раздые 16.2.2 "Вкладка Другие условия".
Работа со вкладкой Дополнительно была подробно рассмотрена в разделе 16.2.3 "Вкладка Дополнительно". Отличием в этом случае является лишь смена набора полей (рис. 16.13).

Рис. 16.13. Меню Все поля файла

Доступ к папкам пользователей

Помимо использования обших папок, пользователь может персонально разрешить доступ к информации, хранящейся в личной папке. Допустим, что один из членов группы обладает списком контактов, которые не хранятся в общей адресной книге, но являются полезными и конфиденциальными еще для одного участника коллектива. Безусловно, можно переслать контакт, импортировать, скопировать — вставить и т. д., но в случае появления нового контакта повторение операции неизбежно, а на это тратятся силы и время.
Решением данной проблемы является предоставление прав просмотра .информации требуемой папки указанному пользователю.
Пример 13.10. Установка прав доступа к папке
{На панели Список папок}
Mailbox [Usarov, Egor] Контакты
1R Свойства Разрешения (рис. 13.14)
Добавить...
Имя Novikov, Fedor Добавить->
ОК
Уровень Ответственный редактор
ОК
Поясним данную программу. Вначале выбирается пользователь, которому будут переданы права на доступ к информации в папке. Но .интерес представляет следующий шаг — непосредственное задание прав доступа. Право доступа (Permission) — это право, дающее пользователю возможность санкционированного использования определенных данных, хранящихся в папке, и определенных действий, связанных с ними. Outlook предоставляет 9 стандартных уровней доступа, которые перечислены в табл. 13.1 вместе с возможностями, исходящими из данных прав.
Таблица 13.1. Уровень доступа

	Права доступа		Возможности
	Владелец (Owner)		Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов. Создание подпапок. Данные права также дают возможность изменять уровень доступа для других имеющих доступ к папке. (Не распространяется на представителей)
	Ответственный редактор (Publishing Editor)	Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов. Создание подпапок. (Не распространяется на представителей)
	Читатель (Reviewer)	Только чтение элементов и файлов
	Автор без прав редактирования (Contributor)		Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не распространяется на представителей)
	Автор (Author)	Создание и чтение элементов и файлов, правка и удаление только своих элементов и файлов
	Ответственный автор (Publishing Author)	Создание и чтение элементов и файлов, создание подпапок, правка и удаление только своих элементов. (Не распространяется на представителей)
	Нет доступа (None)	Не имеет прав доступа. Нет возможности открыть папку
	Корреспондент (Custom)		Права доступа для данного пользователя определяются владельцем папки. (Не распространяется на представителей)
	Редактор (Editor)	Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов

<


Рис. 13.14. Диалоговое окно С войства папки "Contacts"

Замечание

Помимо предоставления прав доступа какому- либо пользователю можно изменить право доступа по умолчанию, после чего любой пользователь сможет обращаться к информации данной папки.

Но вернемся к пользователю, получившему такую возможность. Для просмотра информации ему необходимо открыть соответствующую папку.

Пример 13.11. Открытие папки другого пользователя

> Файл > Открыть > Папка другого пользователя... (рис. 13.15)

Имя...

Имя Usarov, Egor

OK

Папка Контакты

ОК

После этого перед пользователем откроется соответствующая папка (рис. 13.16).



Рис. 13.15. Диалоговое окно Открытие папки другого пользователя



Рис. 13.16. Папка Контакты пользователя Usarov, Egor

Еще раз заметим, что пользователь может производить операции только согласно переданным ему правам. Например, при правах Ответственный редактор (Publishing Author) пользователь может просматривать информацию, создавать и удалять только собственные контакты в этой папке.

Работа с представителями

Выше, в табл. 13.1, в колонке с описанием возможностей, предоставляемых тем или иным уровнем доступа, в скобках часто встречалось — "Не распространяется на представителей". Что же это за категория такая — представители?

Представители (Delegates) — это участники рабочей группы, которым вы предоставляете (делегируете) права на отправку писем от вашего имени (электронного адреса). Данная возможность очень полезна в случае, когда один из участников проекта уходит в отпуск или отсутствует по каким-либо причинам, а переписка с компаньонами от его лица должна быть продолжена.

Пример 13.12. Создание прав представителя

> Сервис > Параметры.. Представители (рис. 13.17)

Добавить...

Имя Novikov, Fedor Добавить

OK

OK

Отправка сообщений пользователем, которому делегированы права на отправку, практически ничем не отличается от обыкновенного создания сообщения, за исключением возможности указать, от чьего имени отправляется сообщение.


Пример 13.13. Отправка сообщения от имени представителя

{В папке Входящие}

Создать...

> Вид > Поле "От"

от...

Имя Usarov,Egor

ок

{Заполнить оставшиеся поля}

Отправить



Рис. 13.17. Вкладка Представители диалогового окна Параметры

Замечание

Если пользователь попытается отправить письмо от имени пользователя, не предоставляющего ему подобную возможность, Outlook выдаст уведомляющее предупреждение.

После того как сообщение отправлено, его получатель в поле от будет видеть следующий текст — Novikov, Fedor; от имени; Usarov, Egor.

Факсимильные системы

Факсимильные системы
Итак, что же такое факсимильная система и как она работает? Позвольте для начала привести ряд определений. Факсимильным аппаратом называется специальное устройство для передачи факсимильных сообщений, а факсимильным сообщением, или факсом, — специальная графическая информация (иными словами, картинка), передаваемая от одного факсимильного аппарата по обыкновенным телефонным линиям другому. Таким образом, отправку или прием факса можно расценивать как обычный телефонный звонок. Существует два основных вида факсимильных аппаратов: факс-телефон и факс-модем. Естественно, что в данной книге мы будем описывать работу с факсами, их отправку и получение через факс-модем.
К сожалению, пользователи операционной системы Windows более ранних версий, чем Windows 2000, не смогут воспользоваться средствами Outlook для работы с факсами. Это обусловлено тем, что Outlook не имеет встроенного редактора факсов, а использует факсимильную службу Microsoft Windows 2000, которая отсутствовала в предыдущих версиях этой операционной системы.
В предыдущей версии Outlook поставлялся вместе с урезанной версией факсимильного приложения компании Symantec — WinFax Pro (Symantec WinFax Starter Edition 1.0). В настоящей версии Outlook отказался от поддержки данного редактора, переключившись на использование информационной службы Microsoft Fax Mail Transport.



Формат HTML является весьма распространенным. Файлы в этом формате могут быть открыты Web-редакторами и Web-браузерами, такими как Internet Explorer или Netscape Communicator, а также любым приложением Microsoft Office XP.
Данный формат позволяет сохранять не только текстовую информацию всех полей сообщения, но и их графическое форматирование (за исключением встроенных бордюров Outlook и файлов). Более того, этот формат запоминает гиперссылки элемента. В главе 11 мы уже рассматривали создание простого HTML-файла и его размещение на Web-сайте пользователя. Здесь же приведена операция сохранения календаря Outlook в формате HTML, после чего его можно разместить на сайте, тем самым в любой точке планеты любой пользователь (и вы в частности) будет иметь оперативный доступ к информации вашего расписания (см. раздел 11.6.1 "Создание простейшей Web-страницы").
Пример 17.1. Сохранение календаря как Web-страницы
{Перейдите в представление календаря}
> Файл > Сохранить как Web-страницу... (рис. 17.2)
Начало := 01.07.2001
Конец := 31.07.2001
Включить сведения о встрече
Название календаря := Usarov George - Calendar
Имя файла := С:\Мои документы\calendar.html
Открыть сохраненную Web-страницу в обозревателе
Сохранить

Рис. 17.3. Диалоговое окно Сохранение в виде веб-страницы
Результат сохранения календаря пользователя в виде Web-страницы (на месяц), открытой в браузере Microsoft Internet Explorer.
В случае опубликования вашей страницы на Web-сервере советую задавать подобным файлам англоязычные имена.
Замечание
Хоть здесь и рассмотрено сохранение целого представления, Outlook может сохранять в данном формате и отдельные элементы.

Импорт и экспорт элементов

Выше мы рассмотрели простейшие способы сохранения элементов Outlook в виде файлов, имеющих стандартные типы. Но иногда необходимо перенести информацию из Outlook в другое приложение с наименьшей потерей информации или в приложение, вообще не. поддерживающее работу со стандартными форматами. Как быть в этом случае?
Outlook может решить и эту проблему. Посредством специальных конверторов элемент может быть сохранен в формате определенного приложения с наименьшей потерей информации. Набор конверторов Outlook достаточно широк и охватывает практически все популярные приложения управления информацией. Процесс конвертирования элемента Outlook в элемент другого приложения называется экспортом (Export), и наоборот, конвертирование из приложения в Outlook — импортом (Import).

Импорт элементов

Импорт — обратная экспорту процедура, т. е. данные из некоторого файла перемещаются в базу Outlook. Давайте проверим обратное преобразование файла Контакты.хls в папку Outlook. Для этого создайте специальную папку, например ИмпортКонтакты, в которую будет помещена информация из файла Excel.
Пример 17.4. Импорт элементов
>Файл > Импорт и экспорт... (Запустится мастер импорта и экспорта)
Выберите нужное действие Импорт из другой программы или файла
Далее
Выберите файл для импорта Microsoft Excel
Далее
Обзор
Папка <Имя папки>
Файл Контакты, xls
ОК
разрешить создание дубликатов (рис. 17.7) Далее
Выберите папку назначения ИмпортКонтакт Далее
Импорт "Контакты" в папку "ИмпортКонтакты"
Готово

Рис. 17.7. Диалоговое окно Импорт файла
Несколько замечаний к данному примеру.
Во-первых, если папка, в которую вы будете импортировать файл, уже содержит аналогичную информацию, следует подумать, прежде чем выбирать один из трех переключателей D диалоговом окне Импорт файла:

заменять дубликаты при импорте (Replace duplicate with items imported). Это значение следует выбрать, если данные в импортируемом файле более свежие, чем в папке Outlook;

разрешить создание дубликатов (Allow duplicates to be created). Это значение устанавливается по умолчанию. В этом случае после процедуры импорта можно открыть папку и изменить или удалить копии данных вручную. Режим наиболее безопасный, но, в то же время, на окончательную обработку информации уходит в несколько раз больше времени;

не импортировать дубликаты (Do not import duplicates). Значение следует выбирать, если некоторые данные в папке более важны, чем данные, содержащиеся в импортируемом файле.

Именно поэтому мы и создали специальную папку, поскольку, если вы установили при экспорте контактов те же поля, то при импорте файла в папку Контакты можно было либо потерять информацию, либо получить в два раза больше контактов за счет копий.
Во-вторых, так же, как и в случае экспорта, пользователь может выбрать поля таблицы Excel, которые должны импортироваться.
Помимо кнопки Соответствие полей, необходимой для изменения отображения полей, в том же диалоговом окне есть кнопка Назначение (Change Destination). Нажатие этой кнопки вызовет диалоговое окно Выбор папки (Select Folder), в-котором можно изменить папку назначения для импортируемой информации.

После того как файл импортировался, можно посмотреть результат, открыв папку ИмпортКонтакт.

Информационные службы

Информационные службы
Итак, фактически конфигурация создана, но пока она не имеет информационных служб, благодаря которым и ведется работа в Outlook.
Информационная служба — это сервисы, которые предоставляют свои услуги Outlook. Конкретной реализацией информационной службы является учетная запись, которая как раз и хранит в себе тип информационной службы и соответствующие данной службе конкретные настройки.
В табл. 15.1 приведены основные информационные службы, поддерживаемые Outlook.
Таблица 15.1. Информационные службы

	Наименование		Описание
	Личные папки (File Storage)	Служба, позволяющая хранить информацию пользователя от заметок до электронных сообщений. Хранит данные в файле личных папок (.PST)
	Exchange Server		Полностью реализует возможности Outlook: поддержка гло-
			бальной адресной книги, универсальный почтовый транспорт,
			централизованная система хранения сообщений. Кроме этого,
			использование данной службы дает расширенные возможности в работе с электронной почтой и средствами группового планирования. 2 Работа с Microsoft Exchange была подробно рассмотрена е главе 13 "Outlook Microsoft Exchange Server".
	Электронная почта		Данная информационная служба была подробно описана в
	Интернета		главе 9 "Электронная почта". Недостатком ее по сравнению с
			Exchange Server является работа только с электронной почтой
			и менее широкие возможности ее обработки
	HTTP		Информационная служба, позволяющая через http-протокол
			осуществлять доступ к почтовому ящику Hotmail (см. раздел 1 1.3
			"Работа с Hotmail")
	Адресные книги		Позволяют создавать и хранить информацию о контактах и
			списках рассылки. Подробно см. главу 4 "Контакты"
	Каталог LDAP		Эта служба обеспечивает быстрый доступ к каталогам
			в Интернете, включая возможности поиска, проверки имен и
			полную поддержку конфигураций с несколькими учетными
			записями. В протоколе LDAP имеется встроенная поддержка
			основных общих каталогов Интернета
	Дополнительные		Данные службы не поддерживают централизованной системы
	информационные		хранения сообщений, т. е. все сообщения будут храниться в
	службы		Личных папках. Службы предоставляют лишь транспорт для
			доставки сообщений. Примерами подобных служб являются
			Microsoft Fax, Lotus cc:Mail и др.

<
После того как новая конфигурация создана, можно добавлять учетные записи информационных служб.

Пример 15.2. Добавление учетной записи в конфигурацию

{ В диалоговом окне Почта}

Конфигурации <Новая конфигурация>

Свойства... (рис. 15.2)

Учетные записи...

Информационная служба Microsoft Exchange Server включена в комплект поставки Microsoft Outlook, но для доступа к Microsoft Exchange Server необходимо наличие клиентской лицензии, которую выдает администратор сети.



Рис. 15.2. Диалоговое окно Настройка почты - Usarov

Дальнейшие процедуры добавления учетных записей для каждой из существующих информационных служб были рассмотрены выше и затруднений не вызывают.

Консоль факсов

После того как пользователь нажал кнопку Open Fax Service Management Consol, появится одноименная консоль, позволяющая управлять работой сервиса факсов .
Основными аспектами, интересующими нас в данном случае, являются установка факса на автоматическое получение и отправку факсов, а также настройка сопутствующих параметров. Рассмотрим сначала настройку параметров отправки факсов.
Пример 14.2. Параметры отправки факса
Tree
Fax Service on Local Computer
> Action > Properties
General
Number of retries := 3
Minute between series := 10
Days unsent fax is kept : = 10
Archive outgoing faxes in := D:\My FaxesXSent
OK
В разделе. Retry Characteristics устанавливаются параметры отправки факса, а именнно: количество повторов при отправке (если номер абонента занят), временной интервал, через который будет осуществляться очередная попытка отправки факса, и количество дней, на протяжении которых будет сохраняться неотправленный факс.
В разделе Send Settings указываются параметры хранения отправленных факсов (укажите требуемую папку) и стандартное время отправки факса. Если пользователь выберет отправку в стандартное время, она будет происходить в указанном временном интервале (а точнее, ночью, когда вас нет на работе и телефон не перегружен).
Теперь перейдем непосредственно к настройке модема, отвечающего за получение и отправку факсов.
Пример 14.3. Параметры получения факса
{В консоли факса} Devices
Device Name < действующий факс-модем>
General
Enable Sent
Enable Receive
Rings before answer := 5
Received Faxes
Send in folder := D:\My Faxes\Received
OK
OK
Установка первого флажка позволяет отправлять факс, второго — принимать. Важный параметр Rings before answer определяет количество звонков, необходимых для автоматического включения факс-модема на прием факсимильного сообщения. И наконец, на последней вкладке определяется место хранения принятых факсов, а также возможность их автоматической распечатки на принтер.
Замечание
Автоматическая отправка факсов возможна только в случае снятого флажка Enable manual answer for the first device на вкладке Status Monitor диалогового окна Fax Properties, указывающего на ручной прием факса (см, раздел "Свойства факса").

После того как все параметры настроены, необходимо убедиться, что сервис факса стартован.

Пример 14.4. Запуск сервиса факсов

Start > Programme > Administrative Tools > Component Service

Tree

Console Root Services

Services Name Fax Service

{На панели} Start Service

Итак, первичные процедуры настройки факс-модема на прием и отправку факсимильных сообщений настроены, теперь перейдем к использованию этих возможностей средствами Outlook.

Настройка факса

Перед тем как использовать факс-службу, ее необходимо соответствующим образом настроить. Настройка факса делится на три этапа:

Настройка факса.

Включение сервиса, отвечающего за прием и отправку факсимильных сообщений.

Создание учетной записи Outlook, поддерживающей работу с данной информационной службой.

Настройка конфигураций

Outlook мощное приложение, одним из ключевых моментов работы с которым является настройка приложения и создание конфигураций. Конфигурация представляет собой группу настроек, определяющих характеристики среды Microsoft Outlook, подготовленной для конкретного использования. В данном случае можно провести аналогию между конфигурациями Outlook и сеансами операционной системы Windows. Каждый пользователь Windows (на автономном компьютере или компьютере, подключенном к локальной сети предприятия) имеет свой сеанс работы, в котором настроены параметры рабочего стола, каталог папок и документов, доступных ему и только ему (естественно, при наличии пароля для открытия сеанса). Также в Outlook можно создать несколько конфигураций, использование которых будет зависеть либо от определенного пользователя, либо от среды функционирования (дома, в офисе или в дороге).
В данной главе мы подробно рассмотрим процедуры создания новой конфигурации и добавления информационных служб, а также внутреннюю архитектуру Outlook.

Новая конфигурация

Outlook является клиентским приложением для доступа к средствам электронной почты и коллективного планирования. Поскольку в настоящее время существует множество серверных приложений электронной почты и коллективного планирования (например, Microsoft Exchange Server, Lotus Notes и т. д.), было бы весьма удобно, чтобы Outlook можно было использовать для работы с любым из них. Кроме того, и в отсутствие упомянутых выше серверных приложений (например, на домашнем компьютере) Outlook можно использовать в качестве клиента электронной почты, средства отправки и получения факсов или средства планирования личной деятельности. При этом во всех перечисленных случаях функциональные возможности Outlook остаются примерно одинаковыми. Это происходит за счет того, что большинство операций выполняет не сам Outlook, а специализированные информационные службы (service providers). Например, Outlook не может самостоятельно отпра вить или получить сообщение, но при этом Outlook "знает", к какой информационной службе нужно обратиться для выполнения этой задачи. Или Outlook не может отправить факс, но знает, что можно обратиться к информационной службе Microsoft Fax, которая выполнит поставленную задачу. То же самое относится и к большинству других операций.
В Outlook можно выделить три основных типа информационных служб:

Службы доступа к хранилищам сообщений (message store providers) обеспечивают создание, сохранение, загрузку, удаление и поиск сообщений и папок (например, служба Личные папки).

Службы доставки сообщений (transport providers) поддерживают процесс отправки и получения сообщений (например, служба Электронная почта Интернета).

Службы доступа к адресным книгам (address book providers) обеспечивают создание, сохранение, загрузку, удаление и поиск элементов в адресных книгах (например, служба Личная адресная книга).

Замечание
Представленное выше деление служб на типы является логическим, а не физическим. Например, служба Microsoft Exchange Server содержит компоненты всех перечисленных выше типов.

Чтобы получить возможность использования средств какой-либо информационной службы в Outlook, эту службу необходимо добавить в одну из конфигураций (profile). Набор информационных служб, используемых в сеансе работы с Outlook, неограничен и определяется в основном задачами, решаемыми пользователем. Однако важно отметить, что для полноценной работы необходимо, чтобы в каждой конфигурации присутствовала, по крайней мере, одна информационная служба каждого из перечисленных выше типов.

Каждая конфигурация содержит список используемых информационных служб, информацию о порядке доставки сообщений различными почтовыми службами и о порядке доступа к адресным книгам. При работе с Outlook можно использовать несколько конфигураций, создавая тем самым несколько сценариев работы.

При первом запуске мастер Outlook автоматически создает конфигурацию с именем Outlook и включает туда информационные службы, которые указывает пользователь, отвечая на диалоговые окна мастера первого запуска (см. раздел "Установка и запуск Outlook").

Например, если в конфигурацию включена служба доставки сообщений, но отсутствует служба доступа к хранилищу сообщений, получить или отправить сообщение все равно будет невозможно, поскольку Outlook не сможет его сохранить.

Итак, до настоящего момента мы фактически рассматривали работу с единственной конфигурацией, созданной Outlook no умолчанию. Настало время перейти к созданию собственной конфигурации. Создать конфигурацию можно либо скопировав уже существующую, переименовав ее и изменив согласно своим запросам, либо создав абсолютно новую. Именно этот вариант мы и рассмотрим.

Пример 15.1. Создание конфигурации

{ Закройте Outlook и перейдите на рабочий стол Windows}

Пуск > Настройка > Панель управления

Почта

Показать (рис. 15.1)

Добавить...

Имя конфигурации := Usarov

ОК

{Появится Мастер учетных записей}

Закрыть

ОК

Запрашивать конфигурацию

Применить

После выполненной программы на вкладке Общие (General) диалогового окна Почта (Mail) отобразится новая конфигурация.


Мы намеренно отказались от выполнения дальнейших шагов в создании новой конфигурации, чтобы отдельно рассмотреть добавление учетных записей информационных служб.

Единственное, что хочется прокомментировать, это установку переключателя запрашивать конфигурацию (Prompt for a profile to be used). Данная возможность позволит при очередном запуске Outlook выбрать, какая из конфигураций будет использоваться в данный момент. Такой вариант очень удобен в случае работы нескольких пользователей на одном компьютере, особенно если их конфигурации имеют пароль.

Если установить переключатель использовать конфигурацию (Always use this profile), то при запуске Outlook будет загружать указанную в списке конфигурацию. Этот вариант удобен, если существует конфигурация, употребляемая чаще, чем другие. Как правило, это конфигурация, общая для всех пользователей и не имеющая пароля.



Рис. 15.1. Диалоговые окна Почта и Новая конфигурация

Область Результат поиска

После нажатия кнопки Найти найденные элементы выводятся в области Результат поиска. Пользователь может изменить ее представление, выбрав команду > Вид > Текущее представление (рис. 16.14). Подробно О работе c представлениями было рассказано в разделе 2.2.7 "Представления Календаря". Также пользователь может отсортировать список найденных элементов по любому из полей.

Рис. 16.14. Область Результат поиска
Установка параметра Автопросмотр приведет к отображению элементов вместе с первыми тремя строками их содержимого.
Установка флажка Строка состояния позволяет увидеть ее внизу области Результат поиска. В этой строке отображается количество найденных элементов.
После того как Outlook найдет требуемый файл, его можно открыть, дважды щелкнув по нему в списке найденных файлов (конечно, если установлено приложение, в котором он был создан) или выбрав команду >Файл > Открыть > Выделенные документы.
Совет
Помимо всего прочего пользователь может, не выходя из диалогового окна Расширенный поиск, распечатать файл, сохранить его или его вложение. Кроме трго, пользователь может также использовать все команды для работы с буфером обмена (см. раздел 5.3 "Буфер обмена").

Общая адресная книга

Общая адресная книга
Помимо стандартных сервисов, предоставляемых учетной записью данного типа (создание и отправка сообщений, ведение задач и календаря), есть у Outlook, как клиента Microsoft Exchange Server, и свои отличительные способности, о которых и пойдет речь далее. Одним из преимуществ использования Outlook, как клиента Microsoft Exchange Server, является использование общей адресной книги (рис. 13.9).
Пример 13.4. Открытие общей адресной книги
> Сервис > Адресная книга...
Источник адресов Глобальный список адресов

Рис. 13.9. Общая адресная книга
Здесь вы можете просмотреть параметры общих контактов, а при соответствующих правах удалить имеющийся контакт или добавить новый. В" случае необходимости пользователь может скопировать контакт из общей адресной книги в персональную (или папку Контакты).
Пример 13.5. Копирование контакта
{В общей адресной книге}
Имя Контакт
Добавить в личную адресную книгу
Сохранить и закрыть
Использование общей адресной книги также полезно при задании адресатов сообщений. При этом можно задать параметр отображения первыми контактов именно общей адресной книги.
Пример 13.6. Установка параметров отображения адресных книг
{В адресной книге}
> Сервис > Параметры., (рис. 13.10)
Отображать первым список адресов Глобальный список адресов
Хранить личные адреса Контакты
ОК

Рис. 13.10. Диалоговое окно Обработка адреса
Замечание
Установка второго параметра Хранить личные адреса в книге (Keep personal addresses in) позволяет определить папку, в которую будут копироваться параметры из общей адресной книги. Возможность выбора появляется, если вы создавали персональную адресную книгу.

Отправка и получение факса

Отправка факсимильных сообщений так же проста, как и отправка сообщений электронной почты. Если факсимильное сообщение готово к отправке, нажмите кнопку Отправить/Получить на панели инструментов Стандартная. Произойдет абстрактная отправка факса, т. е. факс перейдет в папку Отправленные, не будучи еще фактически отправленным получателю. Это действие показывает, что формат сообщения успешно преобразован. Через некоторое время появится диалоговое окно Fax Monitor , демонстрирующее процедуру дозвона до номера получателя.
После автоматического набора номера и в случае готовности факса получателя к приему произойдет соединение двух факсимильных аппаратов и нач нется передача факса. Процедуры дозвона и передачи факсов отображаются в диалоговом окне Fax Monitor. В случае необходимости пользователь может прервать передачу факса, нажав кнопку End Fax Call.
Получение факса происходит исходя из настроек, описанных выше, в случае автоматического приема факса от пользователя не требуется никаких действий. Факс автоматически установит соединение и примет факсимильное сообщение, после чего переместит его в папку, предназначенную для хранения таких сообщений.
Для просмотра факса перейдите в указанную папку и двойным щелчком откройте факсимильное сообщение.
Совет
Когда принимается факс, он имеет графический формат, т. е. это рисунок. Его можно смотреть, вращать, инвертировать, но он остается рисунком. Если необходимо работать с факсимильным сообщением как с текстом, используя, например, Word, то факс следует преобразовать. Outlook и Office не имеют встроенного OCR-редактора (Optical Character Recognition), но существует множество доступных приложений, осуществляющих это преобразование. Например, FineReader, которое является самостоятельным программным пакетом. FineReader берет факс, сканирует его и создает на выходе стандартный текстовый файл.

Отправка сообщения через Outlook Web Access

Не будем здесь подробно рассматривать работу с Outlook Web Access, надеемся, что она понятна и не вызовет особых затруднений, тем более что интерфейс Outlook Web Access не многим отличается от Outlook, а принципы работы различны лишь с точки зрения загрузки и отображения информации. Но для примера все-таки рассмотрим создание и отправку электронного сообщения через Outlook Web Access.
Пример 13.20. Отправка сообщения через Outlook Web Access
Inbox
Compose New Mail Message
Message
To := egoru@creware.com
Subject := Test
Attachment
Browse...
{Выберите присоединяемый файл}
OK
Add Attachment Now
Options
Tell me when this message has been delivered
Tell me when this message has been read
Send
Как видите, основная функциональность сохранена и сообщение отправлено. Аналогично описанной программе следует поступать и с созданием встреч и контактов посредством Outlook Web Access.

Outlook и Microsoft Exchange Server

В предыдущих главах, рассматривая работу Outlook, мы опирались на примеры использования данного приложения в рамках одного персонального компьютера, подключенного к Интернету. Но помимо использования Интернета Outlook имеет средства для работы в интранет, т. е. в рамках локальной сети предприятия или рабочей группы, имеющей выделенный сервер с установленным на нем приложением Microsoft Exchange Server, чьим клиентом может являться Outlook.
Использование Outlook, как клиента Microsoft Exchange Server и члена локальной сети, позволяет:

отправлять и получать сообщения, через учетную запись Exchange Server;

осуществлять доступ к общей адресной книге и общим папкам Outlook;

планировать собрания, используя данные о занятости участников;

устанавливать соединение к совместно используемым папкам в локальной сети.

В данной главе будут рассмотрены все вышеперечисленные возможности.

Outlook и Office

В пакет приложений Microsoft Office помимо Outlook входят и такие распространенные приложения, как текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel, приложение для подготовки электронных презентаций PowerPoint и приложение для работы с базами данных Access.
Все эти приложения независимы и самодостаточны, но их совместное использование открывает поистине неограниченные возможности в организации делопроизводства. Использование Outlook вместе с другими приложениями, входящими в комплект Microsoft Office, позволяет:

создавать сообщения, используя всю мощь текстового редактора Word. По сравнению с относительно бедными (хотя и достаточными) возможностями, предоставляемыми панелью форматирования Outlook, Word способен создавать полноценные документы, отличающиеся многообразием стилей и шаблонов оформления, содержащие встроенные объекты, и т. д. Взаимодействие Outlook и Word будет рассмотрено в первом разделе данной главы. Более того, в этом разделе будет рассмотрен общий для всех приложений Office инструмент — рассылка по маршруту;

создавать сообщения, используя всю мощь редактора электронных таблиц Excel. Созданную таблицу можно легко переслать не только как вложенный файл, но и сохранить в виде сообщения. Данная возможность будет рассмотрена во втором разделе данной главы. Кроме того, в этом разделе мы поговорим об общем для всех приложений Microsoft инструменте — размещении документов в общей папке;

создавать собрания для участия в электронной конференции, проводимой средствами PowerPoint. Создание электронной конференции напрямую связано с использованием вышерассмотренного приложения Microsoft NetMeeting (см. раздел 11.5 "Net Meeting"). Работа PowerPoint с Outlook будет рассмотрена в третьем разделе;

создавать сообщения, используя Microsoft Access, способные соединяться с удаленной базой данных для отображения информации. Совместное использование Outlook и Access позволяет достаточно быстро экспортировать и импортировать данные из папок Outlook в таблицы Access.
Дан ная возможность будет рассмотрена в четвертом, заключительном разделе данной главы.

Естественно, что рассмотренные ниже возможности не описывают всех аспектов работы приложений Office. Надеемся, что приведенные примеры весьма просты и не требуют дополнительных знаний. Для более детального ознакомления и изучения работы с приложениями Office вы можете обратиться к соответствующим изданиям, вышедшим в серии "В подлиннике", что и данная книга. Например, "Microsoft Office в целом" Ф. Новикова.

Outlook и PowerPoint

Microsoft PowerPoint — это универсальное средство подготовки презентаций. После создания презентации пользователь может демонстрировать ее как на локальном компьютере, так и провести презентацию в сети для всей рабочей группы. Презентация PowerPoint передается в формате HTML и поэтому для ее просмотра участникам необходим только обозреватель Internet Explorer 4.0. Таким образом, презентация может быть проведена как в масштабах компании, так и между членами небольшой группы, находящимися в разных местах. Число участников не ограничено, но если в презентации участвует более 16 слушателей, для ее проведения необходимо использовать специальное серверное приложение Microsoft NetShow Server.
Проблема любой встречи — ее планирование. Разумеется, для проведения конференции, кроме желания докладчика, требуется еще и согласие участников. В случае проведения обычной конференции участие всех действующих лиц подтверждается тем, что они все вместе и примерно в одно время собираются в помещении, назначенном для конференции. Электронную конференцию PowerPoint ведущий презентации может запланировать, как и любую другую встречу, используя Outlook.


Рис. 18.12. Презентация и диалоговое окно Планирование вещания презентации
Пример 18.14. Планирование вещания презентации PowerPoint
> Показ слайдов > Прямое вещание > Настроить и спланировать...
Описание := "Microsoft Outlook 2002 в подлиннике" (рис. 18.12)
Параметры... Настройка вещания (рис. 18.13)
Нет
Режим показа Изменяемый размер
Записать вещание и сохранить по адресу := <общая папка>
ОК
Назначить...
Кому...
Введите или выберите имя: < участники презента-
Обязательный
ОК
Отправить
{ Появится диалоговое окно с уведомлением, что вещание запланированно}
ОК

Рис. 18.13. Диалоговое окно Параметры вещания
Замечание
Переключатели Только звук (Audio only) и Видео и звук (Video and Audio) имеет смысл установить в том случае, если компьютер ведущего презентацию оборудован микрофоном и видеокамерой, а компьютеры участников оборудованы аппаратурой для воспроизведения звукового и видеоряда.
В нашем примере мы этого не предполагаем, поэтому установлен флажок Нет (None).

Заполнявшаяся автоматически форма собрания (рис. 18.14) идентична рассмотренным ранее, в главе 2 "Календарь" и главе 10 "Коллективная работа в Outlook".

Замечание

Единственным обязательным условием проведения прямого вещания презентации на широкую аудиторию является наличие подключения компьютера к сети (глобальной или локальной). Дополнительные возможности можно не использовать, если этого не позволяют технические условия.

После согласования времени проведения и состава участников можно переходить непосредственно к самой демонстрации.



Рис. 18.14. Форма собрания

Пример 18.15. Прямое вещание презентации

> Показ слайдов > Прямое вещание > Начать вещание...

При проведении плановой конференции ведущий презентации планирует ее трансляцию с помощью интерфейса планирования встреч в Outlook 2002. В заданное время на экранах компьютеров участников появится окно напоминания о встрече, на котором участник увидит кнопку, после нажатия на которую будет загружена вводная страница презентации (рис. 18.15). Управляет сменой слайдов ведущий презентации. На экранах компьютеров участников слайды демонстрируются точно так же, как в обычном режиме показа слайдов.



Рис. 18.15. Основная страница прямого вещания презентации

Во время демонстрации презентации участники могут проводить частные обсуждения, задавать вопросы ведущему и получать на них ответы по электронной почте через Outlook.

Outlook и Word

Взаимодействие Outlook и Word является, пожалуй, наиболее характерным примером совместной работы. Выше уже упоминаюсь, что в качестве редактора сообщений пользователь может указать Microsoft Word.
Пример 18.1. Word в качестве редактора сообщений
{Б приложении Outlook}
> Сервис >Параметры Сообщение
Использовать Microsoft Word как редактор сообщений
Использовать Microsoft Word для чтения сообщений в формате RTF
В качестве примера использования Word рассмотрим создание сообщения, содержащего фигурный текст и диаграмму, демонстрирующую структуру данной книги.

Папка Exchange

Работа с папками Exchange является таким же общим средством для всех приложений Office, как и рассылка по маршруту. Суть данной возможности в размещении активного документа в общих папках сервера Microsoft Exchange. Тем самым пользователь как бы открывает доступ к данному документу всем участникам рабочей группы.

Пример 18.13. Отправка в папку Exchange
> Файл > Отправить > Папка Exchange...
Выберите папку < Общая папка>
ОК
После того как документ размешен в общей папке, каждый из пользователей может его открыть, щелкнув по соответствующей ссылке в окне просмотра информации (рис. 18.11).

Рис. 18.11. Ссылка на документ в общей папке Exchange

Папка Удаленные

Говоря об архивировании и удалении элементов, нельзя не рассказать о работе с папкой Удаленные (Delete Items). Данная папка предназначена для промежуточного хранения ненужных элементов любого типа. Другими словами, удаленный элемент не удаляется безвозвратно, а перемещается в папку Удаленные, из которой в случае необходимости его можно вернуть в исходную папку. В данном случае просматривается полная аналогия с Корзиной в операционной системе Windows.
Окончательная очистка папки Удаленные показана на следующем примере.
Пример 17.9. Очистка папки Удаленные
>Сервис > Очистить папку "Удаленные" или
{ Выделите папку "Удаленные"}
Очистить папку "Удаленные"
Кроме этого, пользователь может установить автоматическую очистку папки Удаленные при выходе из приложения Outlook.
Пример 17.10. Автоматическая очистка папки Удаленные
>Сервис > Параметры.. Дополнительно
Очищать папку "Удаленные" при выходе
ОК
Перемещение элементов в папку Удаленные зависит от пользователя. Но редко когда пользователь удаляет элемент сразу при получении или отправке — должно пройти время или случиться какое-либо событие, требующее сбора и удаления ненужной информации (например, нехватка места на винчестере компьютера). Причем, как правило, это относится к папкам почты, поскольку именно они содержат наибольшее количество элементов. Outlook 2002 предоставляет пользователю специальный сервис, помогающий в разрешении данной проблемы.
Пример 17.11. Очистка почтового ящика
> Сервис > Очистка почтового ящика... (рис. 17.13)

Рис. 17.13. Диалоговое окно Очистка почтового ящика
Диалоговое окно Очистка почтового ящика позволяет пользователю определить размер .папок Outlook, найти элементы, удовлетворяющие условиям давности, а также удалить их или заархивировать. Но все по порядку.
В первом разделе пользователь, нажав на кнопку Щелкните (Click Here), увидит размер (в Кбайт), занимаемый каждой папкой Outlook, причем как корневых, так и вложенных (рис. 17.14).



Рис. 17.14. Диалоговое окно Размер папки

Далее, выбрав соответствующий переключатель и установив необходимые параметры, пользователь может найти почтовые элементы Outlook, подлежащие удалению или архивации. Нажав кнопку Найти (Find), вы увидите диалоговое окно расширенного поиска (см. главу 16 "Поисковая система Outlook"). Для удаления всех найденных элементов выполните следующую программу.

Пример 17.12. Удаление найденных элементов

> Правка > Выделить все

> Правка > Удалить

Оставшиеся два раздела в диалоговом окне Очистка почтового ящика (Mailbox Cleanup) отвечают за уже рассмотренные параметры: автоархивация и удаление.

Замечание

Особый интерес и удобство в использовании диалогового окна Очистка почтового ящика появляются в случае работы Outlook в сети. В данном случае при хранении информации на сервере Microsoft Exchange размер почтового

ящика клиента лимитирован администратором и возможностями сервера. А следовательно, пользователю приходится подстраиваться под общую схему работы сервера и архивировать или удалять элементы для получения новых сообщений. Кстати, в случае, если вы подходите к порогу переполнения почтового ящика на сервере, Microsoft Exchange любезно уведомляет вас об этом специальным (важным) сообщением.

Папки общего использования

Выше мы рассматривали работу с общими папками Outlook, но помимо рассмотренных существуют папки общего использования, являющиеся открытыми папками файловой системы одного из узлов сети. С данными папками пользователь может работать, как с обыкновенными папками своей файловой системы. А как уже вы знаете, Outlook 2002 имеет все средства для работы с файловой системой (см. раздел 7.4 "Проводник Outlook") и, естественно, для работы с папками общего использования.
Пример 13.16. Подключение сетевого диска
{Панель Outlook}
Другие ярлыки Мой Компьютер
> Сервис > Подключить сетевой диск... (рис. 13.21)
Browse... (рис. 13.22)
Select a shared folder <папка>
OK
Finish

Рис. 13.21. Диалоговое окно Map Network Drive

Рис. 13.22. Диалоговое окно Browse For Folder
Замечание
Диалоговые окна, изображенные выше, содержат английские названия, поскольку, как мы уже говорили, это зависит от операционной системы. В нашем случае, это оригинальная (американская) версия Microsoft Widows 2000 Server.
Приведем ряд комментариев. В списке Диск (Drive) диалогового окна Подключение сетевого диска (Map Network Drive) по умолчанию выбирается первая из неиспользуемых букв, определяющих логические диски вашей файловой системы. После подключения папки общего использования она будет отображаться под этим именем.
После того как работа с папкой закончена, ее можно отключить посредством расположенной на панели инструментов Стандартная парной кнопки Отключить сетевой диск (Disconnect Network Drive).
Пример 13.17. Отключение сетевого диска
Отключить сетевой диск
Выберите диск, от которого требуется отключиться <диск>
ОК
Еще одно замечание, связанное с работой над папками общего использования. Как и в случае с папками Outlook, пользователь создавший общую папку, может задать права доступа к информации, в ней содержащейся. По умолчанию вы устанавливаете соединение с сетевой папкой под именем, с которым вы вошли в систему. Для того чтобы установить соединение с папкой подгдругим именем, щелкните гиперссылку (Different user name) в диалоговом окне Подключение сетевого диска (Map Network Drive).

Более того, посредством данного диалогового окна пользователь может создать соединение с FTP-сервером, что позволяет впоследствии лишь двойным щелчком мыши по созданному ярлыку устанавливать с ним соединение и загружать или отправлять файлы на сервер FTP (см. раздел 11.6 "FTP-cepeep").

Пример 13.18. Подключение к серверу FTP

{В диалоговом окне Подключение сетевого диска}

Web folder or FTP-site

location:= ftp://narod.ru

Next

(снять) Log on anonymously

User Name := usarov Next

Enter a name := NAROD Finish



Рис. 13.23. Работа с FTP-сервером

После создания ярлыка он перемещается в папку My Network Places. Двойной щелчок по ярлыку вызовет диалоговое окно Проводника и начнет устанавливать соединение с сервером FTP. В появившемся диалоговом окне следует ввести пароль для доступа к информации. Результат соединения показан на рис. 13.23.

Поисковая система Outlook

Уважаемые читатели, давайте оглянемся назад. Мы рассмотрели почти все основные средства работы с Outlook, и, безусловно, его почти неограниченные возможности потрясают! Однако использование его потенциала не только поражает, но и порождает бесчисленное множество информации. Сколько сообщений, встреч, задач, заметок и т. п. будет создано, получено, перенаправлено?
Причем далеко не всегда эта груда информации структурирована или упорядочена, что заставляет пользователя тратить неоправданно много времени на поиск необходимых данных стандартными средствами. При таком подходе к задаче поиска информации естественно предположить, что необходимо специальное средство поиска.
Поэтому представляем вам универсальную поисковую систему Outlook. С ее помощью можно организовать сколь угодно точный поиск не только элементов Outlook, но и файлов в стандартных папках компьютера. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска как довольно приблизительные, так и достаточно точные, поскольку элементы Outlook имеют целый ряд свойств, позволяющих расширять или сужать поиск.
В этой главе будут рассмотрены процедуры поиска элементов Outlook и файлов компьютера, а также рассмотрены дополнительные возможности в настройках поисковой системы.
Процедуры поиска разных элементов Outlook во многом схожи, поэтому, не умаляя общности, рассмотрим поиск сообщений. Надеемся, что по аналогии с ниже рассмотренными процедурами вы сможете организовать поиск для любого другого элемента Outlook (встречи, задачи и т. д.).

Простой поиск

Простой поиск
Самый простой способ найти требуемый элемент — это в папке, его хранящей, выбрать команду > сервис > поиск или щелкнуть соответствующую кнопку на панели инструментов Стандартная. Вверху панели просмотра отобразится встроенное диалоговое окно поиска (рис. 16.1).

Рис. 16.1. Окно Outlook с простым поиском
Данное диалоговое окно содержит поле Просмотреть (Look For), в которое вводится текст, являющийся шаблоном поиска, а также раскрывающийся список Искать в (Search In), в котором можно выбрать, в каких папках искать элементы. По умолчанию поиск производится по элементам папки, в которой происходит поиск, но пользователь может выбрать один из трех дополнительных вариантов: Все почтовые папки (All Mail Folders), Полученная почта (Mail I Received), Отправленная почта (Mail I Sent). Параметр Выбрать папки (Choose Folders) будет детально рассмотрен в следующем разделе. И наконец, последним из элементов данного диалога является раскрывающийся список Параметры, в котором пользователь может установить дополнительный параметр поиска Просматривать весь текст в каждом сообщении (Search All Text in Each Message). Если данный флажок установлен, то поиск будет производиться по всем элементам, содержащим в любом из своих полей указанный текст, если же он не установлен, то поиск будет производиться только по полю Тема (Subject).
В приведенном ниже листинге задан поиск всех пришедших сообщений, содержащих в поле Тема текст "Outlook".
Пример 16.1. Простой поиск элементов
Просмотреть : = Outlook
Искать в Полученная почта
Параметры (снять) Просматривать весь текст в каждом сообщении
Найти
Замечание
После проделанного поиска в поле Просмотреть можно будет выбрать его недавние условия из раскрывающегося списка.
По окончании поиска панель просмотра информации отобразит все элементы, удовлетворяющие его условию. После этого вы можете продолжать запланированную работу с найденными элементами.
Простой поиск легок и быстр, но его функциональность проигрывает в случае более изощренных условий поиска, скажем по дате или по адресу отправителя. В следующем разделе мы рассмотрим основной инструмент Outlook для расширенного поиска элементов.

Работа с Access Data Page

Рассмотрим следующий пример. Допустим, что один из участников проекта создал базу данных, информация которой интересна, а может быть, и необходима другим участникам команды. Решений для данной задачи несколько, но мы остановимся на варианте отправки сообщения, содержащем Access Data Page. Фактически сообщение содержит просто HTML-страницу с объектом ActiveX, осуществляющим соединение с базой и отображение данных.
Пример 18.17. Создание сообщения с Access Data Page
{В Outlook }
> Действия > Новое сообщение с помощью... > Microsoft Office >Microsoft Access Data Page
{Откроется Access с мастером Новая страница доступа к данным}
Конструктор
Выбор источника данных := < База данных>
Открыть
После проделанных процедур откроется страница с сеткой данных. Итак, прежде всего необходимо разместить информационные поля, которые будут находиться на странице. Для этого перетащите требуемые поля на сетку таблицы и замените ее название, например на Контакты. После чего введите имя получателей сообщения и нажмите кнопку Отправить копию.
Перед отправкой сообщения пользователь может посмотреть, как она будет отображаться у получателя. Для этого выберите команду > Файл > предварительный просмотр web-страницы. Откроется Web-браузер с загруженной страницей, которая точно так же будет отображаться и у получателя сообщения.

Рис. 18.23. Web-страница с данными из Access
Пользуясь кнопками Назад и Далее, можно перемещаться по данным таблицы Контакты. Также при указании соответствующих параметров доступа можно редактировать таблицу (добавлять или удалять записи), организовывать фильтрацию данных и т. д. Но это уже выходит за рамки данной книги.

Работа с факсами

Работа с факсами
В предыдущих главах была рассмотрена работа с сообщениями электронной почты. В этой главе речь пойдет еще об одном, весьма популярном средстве передачи информации — это факсимильные сообщения, или факсы. Хотя передача информации посредством электронной почты и быстрее, и качественнее, до сих пор факсимильные системы пользуются сравнительно большим спросом.

Работа с элементами Outlook

Выше мы рассматривали работу с элементами Outlook только внутри самого приложения. Но бывают случаи, когда необходимо работать с информацией Outlook вне данной среды, например в другом приложении, которое не поддерживает формат Outlook, или на другом компьютере. Для этого нужны дополнительные средства сохранения информации либо в стандартных форматах, либо в форматах приложений, в которых будут использоваться элементы Outlook.
Outlook располагает достаточно гибкой и широкой системой сохранения, импорта и экспорта информации, а также довольно простыми приемами переноса информации из Outlook в другие приложения Microsoft Office XP. Эти дополнительные возможности при работе с элементами Outlook и будут рассмотрены в данной главе.

Работа с записками

Помимо сообщений, в общих папках можно хранить любую информацию. Ярким примером использования общих папок является работа с записками. Записка (Post Item) — это специальное сообщение Outlook, используемое для хранения короткой текстовой информации наподобии заметки. Но если информация заметки относится непосредственно к вам, то информация записки относится ко всем участникам группы. Любой из участников может ответить на записку, тем самым организовав дискуссию (форум) (см. раздел "Многообразие Web-страниц").
Работа с записками аналогична работе с любым другим элементом Outlook, здесь также можно вставлять файлы, форматировать текст сообщения, задавать категории и т. д.
Пример 13.7. Создание записки
{На панели Folder List}
Общие папки Все общие папки BHV
Создать записку в папке Тема := Локализация
Текст := Господа! Не стоит ли увеличить срок сдачи материала в связи с задержкой локализованной версии Office?
Поместить в папку

Рис. 13.12. Записка Outlook
После опубликования записки любой пользователь может ее прочесть и ответить, организовав новый уровень дискуссии. Таков ответ участника группы Новикова.
Пример 13.8. Ответ на записку
Записка - "Локализация"
Поместить ответ в папку
Text := Думаю, действительно стоит продлить, но не более чем на неделю...
Поместить в папку
Иерархию вопросов и ответов в общей папке удобно просматривать в представлении По предметам (By Conversation Topic).
Пример 13.9. Представление По предметам
> Вид > Текущее представление > По предметам (рис. 13.13)

Рис. 13.13. Представление По предметам
Замечание
Помимо ответа на записку запиской в общую папку, участник группы может отправить ее по электронной почте любому другому пользователю персонально, например тому, кто не входит в состав участников рабочей группы, но которому интересна тема обсуждения.

Рассылка документа по маршруту

Рассылкой документа по маршруту (Routing) называется отправка документа по электронной почте коллегам в определенной последовательности. Последовательность рассылки называется маршрутом документа.
Получив документ, адресат может внести свои изменения и замечания и отправить документ далее по маршруту. В конце маршрута, после того как документ посмотрят все адресаты, указанные в списке маршрутизации, можно потребовать возврат документа или указать пользователя, для которого он предназначен, например руководителя проекта.
В нашем случае демонстрация рассылки по маршруту будет проводиться на примере рассылки документа Word, хотя аналогичным образом можно отправить любой другой документ в другом приложении Microsoft Office.
Пример 18.6. Отправка документа по маршруту
> Файл > Открыть... {открыть требуемый документ}
> Файл > Отправить > По маршруту. . .
Адрес
Нашатырев Антон Кому
Моховиков Олег Кому
ОК
Текст сообщения := Уважаемые коллеги! Прочтите присоединенный документ и выскажите свои соображения и комментарии по поводу написанного. Заранее благодарю, Егор Усаров.
по очереди
Возврат по окончании
Отслеживать состояние
Отправить
Замечание
Во время выполнения данной программы могут появляться диалоговые окна безопасности Outlook, предупреждающие о стороннем вмешательстве и доступе к данным Outlook. В данном случае всегда соглашайтесь, чтобы разрешить доступ (ведь этот запрос исходит от ваших действий, и вы его ожидаете).
Назначенный маршрут можно присоединить к документу, чтобы отправить его не сразу, а сделать это позднее. Для этого на последнем шаге программы нужно нажать кнопку Добавить (Add Slip).
> Файл > Отправить > Следующий адресат...
Направить документ Нашатырев Антон
ОК
Совет
Чтобы отказаться от отправки документа по маршруту и вообще отсоединить маршрут, нужно нажать кнопку Очистить (Clear).
Вернемся к примеру. После того как будет нажата кнопка Отправить (Route), автоматически будет создано сообщение с текстом, указанным в поле Текст сообщения (Message Text), и с вложенным документом, который необходимо отправить (рис. 18.6).
Допустим, что первый адресат ( в нашем примере это Антон Нашатырев) настроен ответственно, т. е. он не оставит полученное сообщение без внимания или не удалит его, не прочитав, а отреагирует на него должным образом: прочтет не только сообщение о рассылке, но и сам вложенный документ, причем не только прочтет его, но и внесет в него свои пожелания и комментарии, а затем отправит его следующему корреспонденту. Попробуем проследить за тем, как это происходит.

Чтобы открыть сам пересылаемый документ, получателю достаточно сделать двойной щелчок мышью по значку вложенного документа в сообщении. Далее обычным образом получатель вносит свои изменения в документ. В конце работы он должен отправить документ далее по маршруту.

Пример 18.8. Продолжение рассылки документа по маршруту

>Файл>Отправить > Следующий адресат...

Отправить документ "Олег Моховиков"

ОК



Рис. 18.6. Сообщение с рассылкой документа

Что произойдет после этого? Во-первых, сообщение будет отправлено следующему адресату в списке рассылки — Моховикову Олегу. Он сможет прочитать документ с уже внесенными изменениями и внести собственные. Во-вторых, исходный отправитель будет уведомлен о движении документа по списку рассылки, поскольку в диалоговом окне Маршрут (Routing Slip) был установлен флажок Отслеживать состояние (Track Status).

Если все будет в порядке, документ будет продвигаться по списку рассылки до тех пор, пока не будет исчерпан весь список рассылки данного документа. Последнему адресату в маршруте будет предложено вернуть измененный документ инициатору рассылки, и, таким образом, круг замкнется.

Совет

Для ускорения процесса можно отправить документ не поочередно, а всем сразу. В этом случае слияние изменений ложится на плечи отправителя.

Разархивирование

Выше говорилось об архивации элементов Outlook, но иногда необходим обратный процесс — извлечение некоторой информации из файла архива (разархивирование). По сути, этот процесс напоминает импортирование файла (см. раздел 17.2.3 "Импорт элементов").
Пример 17.8. Разархивирование элементов
>Файл > Импорт и экспорт...
Выберите нужное действие Импорт из другой программы или файла
Далее >
Выберите файл для импорта Файл личных папок
Далее >
Импортировать из файла := <Файл (.PST)>
не импортировать дубликаты
Далее >
Импортировать из папки Архивные папки
Включить вложенные папки
Импортировать в такую же папку в Личные папки
Готово
Несколько комментариев к приведенному примеру.

Для извлечения из архива не всех, а только конкретных элементов нажмите кнопку Обзор..., появится одноименное диалоговое окно, аналогичное окну Фильтр, работа с которым рассматривалась в главе 16 "Поисковая система Outlook",

Для разархивации элементов в специальную папку ее необходимо сначала создать, а потом выбрать в раскрывающемся списке Импортировать в такую же папку в, либо, находясь в ней, установить переключатель Импортировать в текущую папку.

Рис. 17.11. Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импортировать из файла

Рис. 17.12. Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импортировать из папки
Хотя процедуры архивирования и разархивирования очень похожи на процедуры экспорта и импорта информации, между ними все же есть различия. В первом случае исходные элементы копируются в файл архива и затем удаляются из текущей папки. В случае экспортирования исходные элементы копируются в файл экспорта, но из текущей папки не удаляются. Кроме того, архивировать можно только в файлы одного типа — файлы личных папок, а экспортировать — в файлы разных типов.

"Ручная" архивация

Если параметры автоархивации отключены или нужно архивировать элемент раньше указанного срока, можно воспользоваться ручной архивацией.
Пример 17.7. "Ручная" архивация
>Файл > Архивировать... (рис. 17.10)
Архивировать эту папку и все вложенные папки <Папка>
Архивировать элементы, созданные до <Дата>
(Снять) Включить элементы с флажком "Не архивировать"
ок

Рис. 17.10. Диалоговое окно Архивация
Несколько комментариев.

Выбор переключателя Архивировать все папки согласно настройкам автоархивации (Archive all Folders according to their AutoArchive settings) приведет к немедленной архивации, игнорируя установленные сроки автоматического выполнения.

По умолчанию Outlook перемещает архивированные вручную элементы в тот же файл, что и элементы, архивированные автоматически. Создать новый или выбрать другой файл можно, нажав кнопку Обзор....

Шаблон Outlook

Шаблон (Template) — это специальный документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Пользователям Word достаточно легко понять процесс создания и применения шаблонов, поскольку данный текстовый процессор всегда использует некоторый шаблон при создании нового документа. Однако надеюсь, что и для пользователей Outlook это не составит труда.
Простейшим примером шаблона в Outlook является форма. Действительно, форма — это специальный документ, по образцу которого создаются новые элементы. Но, помимо использования встроенных форм (шаблонов), пользователь может упростить и/или стандартизировать процедуру создания новых элементов по образцу собственного шаблона.

Рис. 17.4. Шаблон Outlook (Сообщение)
Рассмотрим следующий пример. Допустим, что менеджер издательства при создании сообщений писателям о выплате гонорара хочет придерживаться единого стилевого оформления. Причем заметьте, что при достаточно частом периоде повторения в сообщении меняется информация только об имени писателя и сумме гонорара, а сам контекст един и не изменяем. У данной задачи есть два решения:

Запомнить все настройки сообщения (цветовая схема, шрифт, текст примечания, состояние отметки и т. д.) и при создании нового сообщения настраивать его аналогично предыдущему.

Создать сообщение, указав общий для всех последующих сообщений набор параметров, и сохранить его в формате шаблона.

Не буду останавливаться на рассмотрении недостатка первого решения. Здесь же отмечу, что, если вы выбрали второй вариант, вам достаточно будет дважды щелкнуть по файлу шаблона в Проводнике Windows, и новое сообщение для писателя будет создано.
На рис. 17.4 изображен приблизительный вариант подобного шаблона. Подчеркнутый текст требует изменения.
Замечание
По умолчанию Outlook предлагает сохранить новый шаблон не в папке Мои документы, а в папке шаблонов Outlook.

Сохранение элемента

Прежде всего, рассмотрим сохранение элемента Outlook. Итак, откройте папку Входящие (Inbox), выделите элемент, например сообщение тест (см. рис. 9.30), и выберите команду > Файл > сохранить как. .. После чего укажите папку, в которой будет сохранен элемент, и введите его имя в поле Имя файла (File Name). Следующим, основным, моментом в сохранении элемента в виде отдельного файла является выбор формата в раскрывающемся списке Тип файла (File Type). Существует пять стандартных типов файла, в которые Outlook может преобразовывать элементы (рис. 17.1):

только текст (Text Only);

RTF (Reach Text Format);

HTML;

vCard и iCalendar;

формат сообщения (Message Format);

шаблон Outlook (Outlook Template).

Данные форматы поддерживаются всеми элементами Outlook, поэтому для каждого формата на примере отдельного элемента Outlook будут демонстрироваться процедуры сохранения в файл.

Рис. 17.1. Диалоговое окно Сохранение элемента с раскрывающимся списком Тип файла
Только текст
Этот формат имеет стандартное расширение txt, которое способно воспринимать большинство приложений Windows (например, Блокнот). Кроме того, файлы в этом формате могут быть прочитаны и отредактированы в DOS-приложениях или сеансе DOS.
Выбирая данный формат, пользователь сохраняет только текстовую информацию, содержащуюся во всех полях сообщения (а не только в поле Примечание), таким образом, нетекстовая информация (рисунки, вставленные файлы, цветовое выделение и т. д.) будет утеряна.
Замечание
При сохранении элемента Outlook создается новый файл. При этом могут быть утеряны некоторые данные сообщения, но само сообщение остается в папке Входящие, и, в случае необходимости, вы можете восстановить полную информационную картину.
На рис. 17.2 отображен созданный файл, открытый приложением Блокнот (NotePad).

Рис. 17.2. Открытый файл Tecт.txt
Парный данному формату — формат RTF (Reach Text Format), который в отличие от ТХТ, сохраняет форматирование текстовой информации элемента Outlook, но, так же как и ТХТ, не сохраняет графику.

Сохранение условий поиска

Зачастую после задания определенного условия поиска и проверки его работоспособности появляется потребность в его повторном использовании. Чтобы постоянно не вводить все предыдущие условия заново, полезно их сохранять. Итак, допустим, что вы ввели необходимый набор условий в диалоговом окне Расширенный поиск, в приведенном ниже примере показана процедура его сохранения.
Пример 16.9. Сохранение набора условий поиска
> Файл > Сохранить набор (рис. 16.15)
Папка <Имя папки>
Имя файла : = <Имя файла>
ок
Замечание
По умолчанию Outlook сохраняет условия в папке Мои документы в файлах с расширением . oss.
Теперь в случае необходимости можно открыть набор условий и организовать по ним поиск.

Рис. 16.15. Диалоговое окно Сохранить условия поиска
Пример 16.10. Открытие набора условий поиска
> Файл > Открыть условия поиска
Папка <Имя папки>
Имя файла <Имя файла>
ОК
Совет
При необходимости после открытия набора условий его можно отредактировать для каждого конкретного случая.

Создание файла личных папок

Настала пора открыть небольшой секрет. Когда мы создавали новую конфигурацию, Outlook автоматически создал и добавил в нее информационную службу личных папок, поскольку существование конфигурации без информационного хранилища просто невозможно.
Но это не отменяет тот факт, что пользователь может добавить в конфигурацию дополнительную учетную запись данной информационной службы, например для логически разрозненной информации.
Пример 15.3. Создание файла личных папок
{ В окне Outlook}
> Файл > Создать > Файл данных Outlook...
Тип хранилища Файл личных папок
ок
Имя файла := < Имя файла>
ОК
ОК
После этого в списке папок появится новый корень, т. е. новый файл хранения данных, с которым вы можете работать как с личной папкой. Пользователь может создавать сколько угодно файлов данных. Например, на рис. 15.3 в списке папок изображено три личных папки.

Рис. 15.3. Личные папки Outlook
Помимо этого, пользователь может открывать личные папки других пользователей для получения той или иной информации (естественно, если он знает пароль).
Пример 15.4. Открытие файла личных папок
> Файл > Открыть > Файл данных Outlook...
Имя файла := < Имя файла>
ОК

Создание факсимильного сообщения средствами Outlook

Создание факсимильного сообщения в Outlook фактически ничем не отличается от создания сообщения электронной почты. Для создания нового сообщения просто нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов Стандратная.
В поле Кому (То) выберите контакт, которому будет адресован этот факс. Outlook автоматически будет отправлять сообщение на номер, указанный в поле Факс (Fax) для данного контакта. Если в списке контактных лиц не указан номер факса получателя, можно ввести его номер с клавиатуры в следующем формате: [FAX:номер абонента]. Например, чтобы отправить факсимильное сообщение на номер 2343476, введите в поле Кому следующее: [FAX:2343476].
Аналогично сообщению электронной почты введите тему и текст сообщения. После того как сообщение создано, для его отправки воспользуйтесь примером, приведенным ниже.
Пример 14.7. Отправка факса
{В форме Сообщение}
Учетные записи Fax Mail Transport
Отправить
После отправки факсимильное сообщение перемещается в папку Исходящие (Outbox) и после окончательной процедуры отправки и приема сообщения, как и обыкновенное сообщение, — в папку Отправленные (Sent Items).

Рис. 14.3. Факсимильное сообщение
Создание факсимильного сообщения средствами Word
Ранее говорилось, что Microsoft Word 2002 может являться редактором сообщений электронной почты, но об этой возможности мы еще расскажем в главе "Outlook и Office". В случае же факсимильных сообщений, где основополагающим фактором является четкость и лаконичность графики, Word предлагает более богатый выбор возможностей по сравнению с Outlook. Но данное замечание не снижает возможности редактора Outlook, а лишь подчеркивает их. Поскольку на этом примере демонстрируется концепция интегрируемости приложений Microsoft Office XP, что разрешает пользователю, вооружившись возможностями основных приложений Office, автоматизировать и упростить свою деловую деятельность. Однако перейдем от слов к делу.
Запустите Word, создайте простой документ (документ i) и введите в него необходимую информацию.
Вы можете вставлять в документ рисунки, таблицы и вообще полностью форматировать и редактировать его по всем правилам Word. Когда документ готов к отправке, выполните следующий пример.

Пример 14.8. Мастер факсов Word 2002

{ В окне Word}

Файл > Создать... -> Общие шаблоны

Письма и факсы

Мастер факсов

ОК

Далее

Следующий документ: Документ 1

Далее

Другое приложение FAX (рис. 14.4)

Далее

Введите сведения о получателе

Далее

Изысканный

Далее

Введите сведения об отправителе

Далее

Готово



Рис. 14.4. Fax Wizard, шаг Fax Software

Несколько замечаний о работе Fax Wizard (Мастер факсов).

Вводя сведения о получателе, отправитель может воспользоваться кнопкой Адресная книга. Ее нажатие вызовет одноименное диалоговое окно, в котором можно выбрать получателя факса для контакта. Мастер факсов автоматически определит номер факса для контакта. Вообще говоря, эти данные отображаются только на титульном листе.

Ввод сведений об отправителе практически ничем не отличается от ввода данных о получателе. Но чтобы не вводить каждый раз информацию о себе заново, советуем создать для себя контакт и пользоваться впоследствии кнопкой Адресная книга.

Как и в Outlook, титульные страницы факсов Word можно редактировать, более того, пользователь может создавать собственные титульные страницы, используя шаблоны Word.

Рис. 14.5. Факс, сгенерированный Мастером факсов Word

Итак, титульная страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с помощью флажка установить специфику факса

Несколько замечаний о работе Fax Wizard (Мастер факсов).

Вводя сведения о получателе, отправитель может воспользоваться кнопкой Адресная книга. Ее нажатие вызовет одноименное диалоговое окно, в котором можно выбрать получателя факса для контакта. Мастер факсов автоматически определит номер факса для контакта. Вообще говоря, эти данные отображаются только на титульном листе.

Ввод сведений об отправителе практически ничем не отличается от ввода данных о получателе.


Но чтобы не вводить каждый раз информацию о себе заново, советуем создать для себя контакт и пользоваться впоследствии кнопкой Адресная книга.

Как и в Outlook, титульные страницы факсов Word можно редактировать, более того, пользователь может создавать собственные титульные страницы, используя шаблоны Word.

Итак, титульная страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с помощью флажка установить специфику факса (секретно, срочно, на утверждение и т. д.)- После чего, убедившись в готовности созданного факсимильного сообщения к отправке, нажмите кнопку Отправить факс (Send Fax) на панели инструментов Мастер факсов.

Если вы будете использовать титульные страницы, созданные Мастером факсов Word, имеет смысл отключить добавление титульной страницы самого факса. Иначе получатель будет принимать две титульные страницы.

Создание расписания группы

Зачастую в рабочей группе существует определенный набор участников (например, совет директоров или коллектив какого-либо отдела, подразде ления), которые проводят регулярные собрания. Ранее начальнику подобной группы каждый раз приходилось создавать собрание с нуля, заполняя данные об участниках собрания, рассылая каждому приглашение, и т. д. В Outlook 2002 появилось новое средство планирования групповых собраний. Теперь "администратор" группы может сохранить календари участников, что впоследствии позволит ему быстро и легко осуществлять доступ к информации о занятости команды, рассылать сообщения участникам команды или же планировать собрания с их участием.
Пример 13.14. Создание расписания группы
> Действия > Просмотр расписания группы...
Создать...
Введите название группового расписания:= MS Office XP
ок
Другие > Добавить из Адресной книги...
Имя Novikov, Fedor To->
Имя Usarov, Egor To->
OK
Другие > Добавить общую папку... (рис. 13.18)
Общие папки Календарь группы
ОК
Сохранить и закрыть

Рис. 13.18. Диалоговое окно Выбор папки

Рис. 13.19. Диалоговое окно Расписание группы
Прокомментируем рисунок. Первый этап в организации группового собрания — это задание участников группы. Как вы могли заметить, помимо внесения в группу конкретного пользователя можно подключить и общую папку Календарь, в которой отмечаются события для всего коллектива компании, например еженедельное или ежемесячное собрание, празднование дня основания фирмы и т. д. Эта возможность очень удобна, поскольку можно посмотреть, не стыкуется и не пересекается ли планируемое собрание для отдельной группы с планами всего коллектива в целом.
По мере задания участников группы их занятость отобразится в представлении Почасовое расписание диалогового окна Расписание группы (Group schedule) (рис. 13.19). Здесь, как и в случае с простым собранием, можно изменить масштаб представления Масштаб (Zoom), отобразить информацию только по рабочим часам ( Параметры > Показать только рабочие часы).

Замечание

В данном представлении дополнительная информация отображается только для встреч, не помеченных как Частные (Private).

Работа с групповым расписанием

После определения группового расписания можно разослать его участникам приглашение на участие в собрании или же просто сообщение электронной почты. Причем, можно разослать его всем или только определенным кон тактам, что также весьма удобно, если кто-либо находится в отпуске или собрание не требует участия какого-либо контакта.



Рис. 13.20. Форма Без имени - Собрание

Пример 13.15. Рассылка приглашений на собрание

> Действия > Просмотреть расписание группы...

Групповые расписания MS Office XP Открыть...

{Задание дня проведения собрания}

Перейти < День>

Организовать > Создать собрание со всеми...

{Откроется форма собрания с заполненными полями Кому}

Тема:= <тема собрания>

Текст сообщения := <комментарий

{Задание времени проведения собрания}

Планирование

Автовыбор >> (рис. 13.20)

Добавить в личный календарь

Отправить

Создание сообщения средствами Excel

Как и в случае с Word, создать сообщение можно двумя способами. Но если в Word мы выбрали второй вариант (создание сообщения из Outlook), то сейчас давайте рассмотрим отправку таблицы непосредственно из приложения Excel.

Рис. 18.7. Сообщение Outlook (редактор Microsoft Excel)
Пример 18.9. Создание сообщения средствами Excel
>Файл > Отправить > Сообщение
Включить текущий лист в текст сообщения
Тема := Статистика
Введение := Данное сообщение содержит ...
Замечание
В поле Введение (Introduction) пользователь может ввести текстовое сообщение (комментарий), предшествующее таблице.
Как говорилось выше, мы будем рассматривать отправку таблицы, изображенной на рис. 18.10. На данном этапе таблица содержит только текст и не имеет дополнительного форматирования.
Работа с таблицей
Перед отправкой сообщения, содержащего таблицу, ее желательно отформатировать: выделить заголовок, подчеркнуть границы и т. д. Но возможности Outlook позволяют не только форматировать таблицу, но и работать над ее логикой. В примере 18.10 мы добавили еще одну строку — "Итого", содержащую сумму всех страниц в книге, после чего придали таблице соответствующее стилевое оформление.
Совет
Если текст сообщения не помещается в ячейке, ее границы можно раздвинуть. Для этого подведите указатель мыши к стыку с названием или нумерацией ячеек (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите границы колонки или строки на требуемое расстояние.
Пример 18.10. Работа с таблицей Excel
{Редактирование}
А6 := Итого
Вб Автосумма {Форматирование}
А1:Вб {Выделить, удерживая нажатой левую кнопку мыши}
> Формат > Автоформат...
[1,1]
ок

Рис. 18.8. Отформатированное сообщение с таблицей Excel
Замечание
Помимо использования автоматического стиля, можно применить дополнительное форматирование, используя кнопки одноименной панели инструментов.

Создание сообщения средствами Word

Создать сообщение посредством Word можно двумя способами:

Запустить приложение Word, создать документ и выбрать команду > Файл > Отправить > Сообщение.

Непосредственно в приложении Outlook, выбрав команду > действия > Новое сообщение с помощью > Microsoft Word (рис. 18.1).

Как видно из рисунка, суть сообщения не изменилась, остались поля для ввода адресатов и темы сообщения, автоматически добавились подпись и панель Рисование (Drawing), однако заметно обогатилась панель инструментов Форматирование (Formatting).

Рис. 18.1. Сообщение Outlook (редактор Microsoft Word)

Стандартные условия

По умолчанию Outlook ищет файлы в папке Мои документы. Пользователь может изменить данные границы поиска посредством диалогового окна Выбор папки, изображенного на рис. 16.12. Для его открытия нажмите кнопку Обзор. В отличие от предыдущего случая (поиска сообщений), это окно отображает не структуру папок Outlook, а структуру папок файловой системы Windows. Установка флажка около папки потребует просмотра ее файлов при организации поиска.
Так же, как и в ситуации с поиском элементов, существует несколько возможностей поиска. Одной из основных является поиск файла по его имени и типу. Если пользователю известно название файла, то его достаточно ввести в поле Имя. Например, dip23.tex. Если вы лишь приблизительно знаете название файла, например только его имя без расширения или первые три из пяти букв имени и первую букву расширения, можно воспользоваться стандартными масками поиска (регулярными выражениями): "*" — для любого числа символов и "?" — для единственного знака. Применяя их согласно последней формулировке условия, получим следующий шаблон поиска для поля Имя: dip??. t*.

Рис. 16.12. Диалоговое окно В.ыбор папки
Некоторые типы (расширение) разыскиваемых файлов можно вводить не только в поле Имя, но и в раскрывающемся списке Тип. По умолчанию в нем указан тип Файлы Office.
Совет
Если вы хотите одновременно найти несколько файлов, введите их имена, разделенные запятой или точкой с запятой. Кстати, по умолчанию поле Имя не чувствительно к регистру.
Поля Искать текст и Место поиска позволяют провести уже описанный для элементов поиск текста.
Раскрывающийся список Выбрать элементы содержит только два значения: нет и измененные. Если вы хотите организовать поиск по дате последнего изменения файла, то выберите измененные и в следующем списке установите необходимый временной интервал.

Свойства файла личных папок

Для изменения параметров информационной службы личные папки в диалоговом окне Почта необходимо выделить конфигурацию и нажать кнопку Свойства (Properties), после чего в диалоговом окне Настройка почты (Mail Setup) нажать кнопку Файлы данных (Data Files).
Пример 15.5. Изменение свойств личных папок
{ В диалоговом окне Настройка почты}
Файлы данных... (рис. 15.4}
Имя < файл личных папок>
Параметры..
Имя := < Имя папки, отображаемое в списке папок Outlook >
Сменить пароль
Новый пароль := < пароль> Подтверждение := < тот же пароль>
ОК
Заметки := < Краткое описание содержащейся в файле информации>
ОК

Рис. 15.4. Диалоговое окно Файлы данных Outlook - Usarov
Несколько комментариев к свойствам личных папок.

Установка пароля позволяет скрыть ваши данные от других пользователей Outlook. Таким образом, при следующем запуске Outlook пользователь, не знающий пароля к данному файлу, не сможет открыть вашу папку, а следовательно, загрузить конфигурацию.

Нажатие кнопки Сжать (Compact Now) позволяет сжать информацию, хранящуюся в данной папке, что существенно уменьшает ее объем.

Рис. 15.5. Диалоговое окно Личные папки
Если в использовании некоторого файла личных папок уже нет необходимости, его можно удалить из конфигурации, нажав кнопку Удалить (Delete). Нажатие кнопки Добавить (Add) вызовет появление уже рассмотренного диалогового окна, в котором можно создать новый файл данных.

Свойства факса

Настройки факса происходят на панели управления Windows.
Пример 14.1. Настройка факса
Start > Settings > Control Panel... 2L Fax
Настройка факса происходит на четырех вкладках диалогового окна Fax Properties. На первой вкладке задается информация пользователя, которая будет отображаться на титульных страницах факса (cover pages).
На вкладке Cover Pages пользователь может добавить новый титульный лист или уже существующий, нажав, соответственно, кнопки New и Add. He будем описывать здесь создание нового титульного листа, работу же с редактором титульных страниц (Fax Cover Pages Editor) продемонстрируем на отображении стандартных титульных страниц Windows Fax (рис. 14.1).

Рис. 14.1. Титульная страница confidential в редакторе титульных страниц
На вкладке Status Monitor установите все флажки, кроме последнего. Их суть — уведомление пользователя и мониторинг процедур, связанных с отправкой или приемом факсимильных сообщений. Последний флажок Enable manual answer for the first device указывает факс-модему на "ручную", а не автоматическую процедуру приема факса.
На последней вкладке Advanced Options три кнопки:

Open. Fax Service Management Consol. Вызывает консоль управления факсом. Принципы работы с этой консолью будут рассмотрены в следующем разделе.

Open Fax Service Management Help. Открывает диалоговое окно справочной информации по работе с Fax Service.

Add a Fax Printer. Добавляет факс на панель принтеров. Неосведомленному пользователю данная возможность покажется абсурдной, но дело в том, что отправление факса равносильно его распечатке на виртуальном принтере факса. Более того, пользователь может в дальнейшем установить параметр, при котором все приходящие факсы автоматически будут распечатываться на принтере.

Таблица типов

В табл. 17.1 приведены типы файлов, которые могут быть экспортированы и импортированы при использовании Outlook. Подробно о процедурах импорта и экспорта будет рассказано далее в этой главе.
Таблица 1 7, 1. Типы файлов, поддерживаемые Outlook

	Программа		Расширение имени файла		Импорт		Экспорт
	Microsoft Schedule+ 1 .0		cal		Да		Нет
	Microsoft Schedule+ 7x		scd		Да		Нет
	Microsoft Schedule Plus Interchange		sc2		Да		Нет

	Программа		Расширение имени файла		Импорт		Экспорт
	Microsoft Mail File		mmf		Да		Нет
	Microsoft Outlook Personal Folders file		pst		Да		Да
	Microsoft Outlook Personal Address Book		pab		Да		Да
	Microsoft Internet Mail (IE 3.02)		pst		Да		Нет
	Microsoft Outlook Express				Да		Нет
	ACT! 2.0, 3.0, or 4.0 for Windows		dbf		Да		Нет
	ECCO3.0, 3.01,3.02, or 4.00		eco		Да		Нет
	Eudora Light (1.54 or 3.0.1)				Да		Нет
	Eudora Pro 2.2, 3.0, or 3.0.1				Да		Нет
	Netscape Mail 2.02, 3.0, or 3.01				Да		Нет
	Netscape Messenger 4.0				Да		Нет
	Lotus Organizer 2.1, 97, 97GS/4.1, and 5.0		org — org5		Да		Нет
	Comma Separated Values (MS-DOS)		CSV		Да		Да
	Comma Separated Values (Windows)		CSV		Да		Да
	Tab Separated Values (MS-DOS)		"txt		Да		Да
	Tab Separated Values (Windows)		Ut		Да		Да
	(calendar		ics		Да		Нет
	Vcalendar		vcs		Да		Нет
	Vcard		vcf		Да		Нет
	Microsoft Access		mdb		Да		Да
	Microsoft Excel		xls		Да		Да
	Microsoft FoxPro		dbf		Да		Да
	DBASE		dbf		Да		Да

По умолчанию для некоторых приложений конверторы не устанавливаются, и при попытке экспортировать элемент в данный формат появится соответствующее предупреждение.
Если вы с ним согласитесь, недостающий компонент будет установлен.
Если Outlook не имеет конвертора в формат какого-либо приложения А, то можно проявить смекалку и конвертировать вначале в стороннее приложение В, которое поддерживает необходимый формат. И уже средствами этого приложения конвертировать в требуемое приложение. Например, Outlook не поддерживает формат приложения Lotus 1-2-3, но, воспользовавшись приложением Excel, которое поддерживает работу с Lotus, можно добиться требуемого результата.
Экспорт элементов
Давайте рассмотрим конкретный пример экспорта информации. Характерным случаем в данной ситуации является перенос списка контактов из Outlook в другие приложения Microsoft Office (Excel или Access) для более специфической работы над ними средствами именно этого приложения. Допустим, что в нашем случае им будет являться Excel.
Пример 17.3. Экспорт элементов Outlook
> Файл > Импорт и экспорт...(Запустится мастер импорта и экспорта (рис. 17.5)
Выберите нужное действие Экспорт в файл Далее
Создать файл следующего типа Microsoft Excel Далее (рис. 17.6)
Выберите папку для экспорта Контакты Далее
Обзор
Папка <Имя папки>
Имя файла := Контакты
Далее
Экспорт "Контакты" из папки "Контакты"
Соответствие полей...

Рис. 17.5. Мастер импорта и экспорта

Рис. 17.6. Диалоговое окно Экспорт в файл
Прервем формальное рассмотрение работы Мастера экспорта и импорта, чтобы подробнее остановиться на работе с диалоговым окном Соответствие полей (Map Custom Fields). В левом списке (Из) отображаются все поля контакта. Используя кнопки <Назад и Далее>, можно просмотреть все контакты, точнее все значения полей для контактов. Правый список (В) отображает поля (и их порядок), которые будут показаны в таблице Excel. По умолчанию будут указаны все поля. Естественно, что это не всегда устраивает пользователя, поскольку большинство полей контакта могут быть не заполнены, и все равно они будут отображаться и занимать место.
Для изменения отображения полей нажмите кнопку Очистить (Clear Map), таким образом все поля из правого списка будут удалены.


Для восстановления всех полей нажмите кнопку По умолчанию (Default Map). Теперь, когда правый список пуст, давайте добавим необходимые для отображения поля. Для этого выделите один из них в левом списке и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в правый список. Перенесите таким образом все необходимые поля. Для удаления поля из списка нужно проделать обратную процедуру: перенести поле из правого списка в левый. Порядок, в котором поля помещаются в правый блок, определяет расположение информации в экспортируемом файле. Позицию поля, вставляемого в правый список, можно менять путем перемещения этого поля по списку.
После указания полей в диалоговом окне Соответствие полей нажмите кнопку ОК, и вы автоматически вернетесь в режим работы Мастера экспорта. Осталось нажать кнопку Готово, после чего появится диалоговое окно Импорт и экспорт, демонстрирующее процесс конвертирования элемента. После преобразования элемента это диалоговое окно исчезнет, следовательно, Мастер завершил свою работу. Теперь можно открыть созданный файл и убедиться в правильности и точности заданных в Мастере правил преобразований.
Замечание
Помимо-преобразования элементов в формат некоторого приложения, можно выбрать формат Текст с разделителями (Separated Values). Данный формат очень прост и удобен, поскольку, как было сказано выше, большинство программ поддерживает текстовый формат, а использование разделителей (запятые или метки табуляции) позволяет сторонним приложениям самостоятельно преобразовывать данный формат к своему типу. Так, например, Outlook не может экспортировать элементы в Microsoft Word, но конвертирование элементов в формат Текст с разделителями позволяет текстовому процессору прочитать созданный файл и преобразовать его к более удобному виду уже собственными средствами.

Учетная запись Fax Mail Transport

Учетная запись Fax Mail Transport
Как и раньше, для использования любой информационной службы, будь то электронная почта, адресная книга или файл личных папок, в Outlook необходимо создать учетную запись данной службы.
Пример 14.5. Создание учетной записи Fax Mail Transport
{В outlook)
> Сервис > Учетные записи электронной почты...
Создать новую учетную запись электронной почты Далее
Additional Server Types Далее
Additional Server Types Fax Mail Transprot Next
{ Появится диалоговое окно, уведомляющее о перезапуске Outlook для активизации работы созданной учетной записи}
ОК
После перезапуска Outlook можно перейти к дополнительной настройке учетной записи.
Пример 14.6. Дополнительная настройка учетной записи
> Сервис > Учетные записи электронной почты...
Изменить имеющиеся учетные записи электронной почты Далее
Name Fax Mail Transport Change...
Include a cover page generic
OK
OK
Совет
Для создания факсимильных сообщений используйте шрифты без засечек. Это позволяет использовать более четкие символы при генерации картинки и облегчает впоследствии чтение факсов. Также используйте шрифты размером не менее 12 пунктов.
Теперь все готово к созданию факсимильного сообщения и тестированию процедур отправки и получения факсов.

Учетная запись Microsoft Exchange Server

Как и в случае с другими сервисами, прежде всего, необходимо создать учетную запись информационной службы Microsoft Exchange Server, позволяющую с ней работать. Чтобы создать данную учетную запись, вы должны являться абонентом Microsoft Exchange Server (имя пользователя) и обладать необходимыми правами доступа к почтовому ящику, адресной книге и т. д.
Создание учетной записи
Итак, перейдем к созданию новой учетной записи. В отличие от создания записей других информационных служб, создание учетной записи Microsoft Exchange Server имеет несколько другой алгоритм.
Пример 13.1. Создание учетной записи Microsoft Exchange Server
{В системной панели Windows}
Старт > Настройки > Панель управления
Почта (рис. 13.1)
Учетные записи...
{Откроется уже знакомое диалоговое окно Учетные записи}
Добавить новую учетную запись электронной почты Далее

Microsoft Exchange Server Далее
Сервер Microsoft Exchange := FLAGSHIP
Имя пользователя := Usarov Egor
Проверить имя (рис. 13.2)
{В случае успешной проверки имя пользователя подчеркнется}
Далее
ОК
Готово
Закрыть

Рис. 13.1. Диалоговое окно Настройка почты - Outlook
В случае успешного выполнения программы на последнем шаге мастера пользователь вас уведомит о том, что учетная запись создана. Теперь остается закрыть все окна и запустить приложение Outlook, в котором мы приступим к детальной настройке созданной учетной записи.

Рис. 13.2. Диалоговое окно Учетные записи электронной почты
Настройка учетной записи
После запуска Outlook в дереве папок отобразится новый корень — Mailbox — Usarov, Egor, содержащий все стандартные папки Outlook (Входящие, исходящие, контакты и т. д.). Помимо это добавится еще один корень — Public Folders (Общие папки), содержащий общедоступные папки, размещенные на сервере Microsoft Exchange (рис. 13.3).

Условие Текст

Под текстом понимается любой набор символов. Если вы хотите, чтобы условием была целая фраза, то заключите ее в кавычки. Если нужно найти сообщения, содержащие одну из нескольких фраз, введите их, разделяя запятой или точкой с запятой (логическое ИЛИ). Если нужно найти сообщение, обязательно содержащее все фразы, введите их, разделяя пробелом или знаком & (логическое И).
Помимо этого можно указать, где искать текст: только поле темы (subject field only), темы и тела сообщения (subject field and message body) или в часто используемых текстовых полях (frequency-used text fields).
Пример 16.4. Ввод условия Текст
Искать текст := <текст>
Место поиска только поле темы
Теперь после нажатия кнопки Найти отобразится сравнительно небольшой список элементов. На рис. 16.4 и 16.5 продемонстрирована разница в логических условиях поиска текста. В первом случае необходимо найти все сообщения, тема которых содержит или слово "Office", или слово "Outlook" (рис. 16.4), а во втором — слова и "Office" и "Outlook".
Замечание
По умолчанию поиск Outlook не чувствителен к регистру букв в словах. Настройка Outlook на учет регистра описана в разделе 16.2.2 "Вкладка Другие условия".
Также заметим, что подробное рассмотрение работы с областью Результат поиска будет приведено в разделе "Область Результат поиска".

Рис. 16.4. Результат поиска с условием ИЛИ

Рис. 16.5. Результат поиска с условием И
Условие Имя
Если вы даже приблизительно не помните текст темы сообщения или же самого сообщения, но помните, от кого оно пришло, удобнее воспользоваться условием Имя.
Пример 16.5. Ввод условия Имя
от...
Имя <Контакт>
От ->
ок
Одно существенное замечание. Если вы создавали список контактов самостоятельно, а не путем копирования адреса из приходящего сообщения, если вы редактировали имена после ответа, например добавляя к ним отчество, Outlook, скорее всего, не сможет выполнить поиск, удовлетворяющий вас.
Это произойдет потому, что отправитель посылает сообщение со своим именем в поле От, которое может не совпадать с именем в вашем списке контактов. В таком случае введите с клавиатуры имя отправителя, его прозвище или электронный адрес.



Рис. 16.6. Диалоговое окно Выбор имен

Аналогично полю От можно задавать контакты для поля Кому. Таким образом, заполнив эти два поля, можно найти все сообщения от одного контакта другому. Пользователь может вводить несколько имен в эти поля — Outloolc автоматически разделит их точкой с запятой.

При поиске адресованных лично вам сообщений можно либо ввести свое имя в поле Кому, либо установить флажок Искать сообщения и в раскрывающемся списке выбрать нужное:

только с моим именем в поле Кому;

с моим именем в поле Кому;

с моим именем в поле Копия.

Здесь, как и в предыдущем случае, Outlook выдаст результат только в том случае, если ваше имя будет полностью совпадать с тем, как отправитель идентифицирует вас в своей записной книжке. Таким образом, для данного поиска имеет смысл варьировать свое имя в поле Кому, начиная от полного и заканчивая кратким или прозвищем.

Условие поиска с именем текущего пользователя можно комбинировать с любыми другими.

Условие Время

Еще одним из распространенных условий поиска является время. Если вы знаете определенные временные рамки, в которые было создано, получено или отправлено сообщение, его поиск не составит труда. Ниже приведен пример задания условия нахождения сообщений, полученных на прошлой недели.

Пример 16.6. Ввод условия Время

Выбрать элементы полученные на прошлой неделе

В табл. 16.1 приведены основные действия и временные рамки, связанные с элементами.

Таблица 16.1. Действия и временные рамки, связанные с элементами

	Действия	Временные рамки
	Нет	В любое время
	Полученные	Вчера
	Отправленные	Сегодня
	Со сроком	В последние 7 дней
	Просроченные	На прошлой неделе
	Созданные	На этой неделе
	Измененные	За прошлый месяц За этот месяц

<


Легко заметить, что предлагаемые варианты не удовлетворяют более требовательным условиям, например поиску всех сообщений, и полученных и отправленных определенного числа. В разделе 16.2.3 "Вкладка Дополнительно" будет рассматриваться возможность более детальной настройки условий поиска для каждого поля.

Вкладка Другие условия

Поставив условия поиска на вкладке Сообщения, можно их доопределить на вкладке Другие условия.

Поле Категории позволяет сузить поиск по сообщениям, которые принадлежат определенному набору категорий. Ввести категории в это текстовое поле можно как с клавиатуры, так и посредством одноименного диалогового окна. Outlook запоминает пять предыдущих вариантов поиска по категориям.

Флажок Только элементы, которые позволяет разделять поиск по прочтенным и по непрочтенным сообщениям. По умолчанию Outlook просматривает все сообщения.

Флажок Вложения позволяет разделять поиск по сообщениям, имеющим одно или несколько вложений, и по сообщениям, не имеющим вложений.



Рис. 16.7. Вкладка Другие условия диалогового окна Расширенный поиск

Флажок Важность элементов разрешает разделять поиск по сообщениям, имеющим обычную, низкую и высокую важность.

Флажок Различать строчные и прописные буквы заставляет Outlook быть чувствительным к изменению регистра, т. е. слова "поиск", "поиск" и "поиск" будут считаться разными.

Поле Размер внизу этой вкладки предоставляет возможность задать размер искомого элемента. По умолчанию разыскивается элемент произвольного размера. Для изменения этого параметра выберите в первом раскрывающемся списке один из следующих элементов:

любой;

равен (приблизительно);

между;

меньше;

больше.

Текстовые поля по мере надобности активизируются, и в них нужно ввести размер элемента в килобайтах.

Вкладка Дополнительно

На рассмотренных выше вкладках пользователь мог задать часто употребляемые условия поиска. Однако, как мы убедились на примере условия по времени, они не всегда удовлетворяют запросам пользователя.


Более детальная настройка условий для любого поля любого элемента выполняется на вкладке Дополнительно.

Данная вкладка состоит из двух частей:

Найти элементы, удовлетворяющие условиям. В этом поле перечисляются все дополнительные условия, которым должны удовлетворять искомые элементы. По умолчанию это поле не заполнено и содержит лишь инструкцию <укажите внизу условие для добавления к этому спискуХ

Задать дополнительное условие. Эта часть вкладки реализует механизм определения дополнительных условий поиска. Общая процедура создания условия выглядит следующим образом. В раскрывающейся кнопке Поле выбирается поле элемента, для которого должно выполняться условие (время создания, важность, имя контакта и т. п.). Далее в поле Условие выбирается критерий, которому должен удовлетворять искомый элемент. И наконец, в поле Значение устанавливается значение, относительно которого оценивается, удовлетворяет или нет элемент условию.

Давайте на нижеприведенном примере рассмотрим задание дополнительного условия поиска. Зададим следующее условие: все сообщения, отправленные только Нашатыреву Антону и Моховикову Олегу с 30.05.2001 по 01.07.2001, для которых не требуется уведомления о получении.



Рис. 16.8. Вкладка Дополнительно диалогового окна Расширенный поиск

Пример 16.7. Задание дополнительного условия поиска

Поле > Все поля сообщения > Кому (рис. 16.9)

Условие равно (точно)

Значение := Нашатырев Антон; Моховиков Олег

Добавить к списку

Поле > Все поля сообщения > Отправлено

Условие между

Значение := 30.06.2001 и 01.08.2001

Добавить к списку

Поле > Все поля сообщения > Требуется уведомление о получении

Условие Равно

Значение Нет

Добавить к списку

Найти (рис. 16.10)



Рис. 16.9. Меню.Все поля сообщения



Рис. 16.10. Результат поиска по дополнительным условиям

Приведем некоторые комментарии к примеру.

Прежде всего, заметьте разницу между условиями Содержит (Contain) и Точно равно (Is Exactly). В первом случае найдется сообщение, которое пользователь мог отправить и указанным контактам, и кому-нибудь еще одновременно (Т.


С. Поле Кому (То) содержит Нашатырев Антон; Моховиков Олег) а во втором случае сообщение найдется, только если поле Кому (То) не содержит больше никаких других контактов, кроме Нашатырев АНТОН; Хоховиков Олег.

Кроме того, не забывайте, что производимый поиск должен удовлетворять условиям не только этой вкладки, но и условиям предыдущих вкладок. Таким образом, рекомендуется следить за постановкой реальных условий для поиска. Абсурдным с этой точки зрения является условие, заданное на вкладке Сообщения — все сообщения, отправленные с 04.05.2001 по 05.05.2001, а на вкладке Дополнительно — все сообщения, отправленные с 07.05.2001'по 09.05.2001.

Для заполнения значений времени можно использовать союзы "и/или". Тогда для выполнения предыдущего условия необходимо ввести два дополнительных условия: Отправленные между 04.05.2001 и 05.05.2001 или Отправленные между 07.05.2001 и 09.05.2001.

В ряде случаев текстовое поле Значение преобразуется в раскрывающийся список. Более того, иногда, если вводится заведомо неверное значение или значение в недопустимом формате, выводится соответствующее предупреждение.

И наконец, если установленный набор условий оказался слишком узким или, наоборот, широким, вы можете изменить или вообще удалить условие. Для этого выделите его и нажмите кнопку Удалить. Критерий поиска автоматически переместится в поля редактирования условий, где его можно изменить или удалить окончательно.

Замечание

Повторим, что аналогичным образом можно найти и другие элементы Outlook (встречи, задачи, примечания и т. д.). Особого внимания заслуживает поиск любого элемента Outlook, удовлетворяющего некоторым условиям. Например, требуется найти все элементы определенной категории. Для этого в раскрывающемся списке Просмотреть выберите команду Любой элемент Outlook и на вкладке Другие условия введите в поле Категории требуемое название.

VCard и iCalendar

Файлы с расширением txt и html всемирно распространены и являются своего рода стандартами хранения текстовой и гипертекстовой информации соответственно. Но при таком подходе нет однозначного отождествления файла с соответствующим элементом, поэтому, как определить сторонней программе — контакт этот файл или встреча? А ведь Outlook далеко не единственное (хотя, на мой взгляд, одно из лучших) приложение (Lotus, The Bat, Netscape Messenger и т. д.), работающее с контактной информацией или информацией, подобной встречам Календаря.
Outlook, как, в принципе, и другие приложения, предоставляет пользователю возможность сохранения информации в унифицированных форматах, работу с которыми должны поддерживать все приложения, работающие с контактной или календарной информацией. Использование подобных форматов влечет за собой сужение информации элементов, но в то же время они позволяют быстро и с минимальной потерей данных осуществлять обмен информацией между разными приложениями.
Унифицированным форматом для элементов Контакт являются файлы vCard. Для сохранения контакта в данном формате выделите его и повторите действия, показанные в следующем примере.
Пример 17.2. Сохранение контакта в формате vCard
> Файл > Сохранить как...
Имя файла := < Имя файла>
Тип файла Формат vCard
Сохранить
Для элементов папки Календарь ситуация аналогична, только в данном случае в списке Тип файла следует выбрать vCalendar или iCalendar.

Вкладка Общие

О работе с новыми папками мы расскажем далее, сейчас же давайте рассмотрим параметры настройки созданной учетной записи.
Пример 13.2. Настройка учетной записи Microsoft Exchange Server
> Сервис > Учетные записи электронной почты..
Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи
Далее
Имя Microsoft Exchange Server Изменить...
Другие настройки ... (рис. 13.4)
Введите имя сервера Exchange := Creware
Автоматически определять состояние соединения

Рис. 13.3. Окно Outlook с добавленными папками новой учетной записи

Рис. 13.4. Диалоговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Общие
На вкладке Общие (General) пользователь может изменить название учетной записи, например на название фирмы или сервера, к которому устанавливается соединение. Помимо этого пользователь может изменить начальные параметры соединения при запуске Outlook. Я установил стандартный вариант автоматической проверки статуса соединения, в случае же необходимости вы можете выбрать ручной режим, а также выбрать то, посредством чего должно устанавливаться соединение с сервером. Данный режим очень удобен при использовании портативных компьютеров как в офисе, так и за его пределами.
Вкладка Дополнительно
На вкладке Дополнительно (Advanced), изображенной на рис. 13.5, можно установить следующие параметры:

Открыть дополнительные почтовые ящики (Open these additional mailboxes). В этом списке отображаются почтовые ящики других пользователей, передавших вам права доступа. Для включения в список новых почтовых ящиков воспользуйтесь кнопкой Добавить (Add).

При работе в сети (When using the network). Установите этот флажок, чтобы включить режим шифрования данных при работе с Microsoft Exchange Server в локальной сети.

Рис. 13.5. Диалоговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Дополнительно

При удаленном доступе к сети (When using dial-up networking). При установке этого флажка устанавливается режим шифровки отправляемых и получаемых данных, если вы подключены к серверу через коммутируемое соединение.
Данные шифруются только во время передачи.

Безопасный вход в сеть (Logon network security). По умолчанию при входе в систему пользователь вводит имя пользователя и пароль, которые Outlook также использует для установки соединения с Microsoft Exchange Server. Если выбрать параметр Нет (None), то при запуске Outlook будет повторно запрашиваться пароль входа в систему.

Настройка файлов автономных папок (Offline folders file settings). Эта кнопка позволяет указать параметры работы с файлом автономных папок. Нажмите эту кнопку для отображения одноименного диалогового окна, настройте параметры и нажмите нкопку ОК.

Замечание

Нажимайте кнопку Применить (Apply) для сохранения внесенных изменений.

Вкладка Подключение

На вкладке Подключение (Connection) можно установить следующие парметры соединения:

локальная сеть (Connect using my Local Area Network). Соединение с сервером посредством сетевой карты и соответствующим образом настроенных протоколов.

Рис. 13.6. Диалоговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Подключение

телефонная линия (Connect using my phone line). Установка этого переключателя позволяет задать параметры коммутируемого соединения. При этом его можно выбрать из списка уже существующих соединений или создать заново, нажав кнопку Создать (New).

номеронабиратель из Internet Explorer или другой (Connect using Internet Explorer's or a 3 rd party dialer). Выбор данного флажка устанавливает соединение, используемое по умолчанию в браузере Microsoft Internet Explorer.

Вкладка Сообщения

Если сейчас нажать кнопку Найти (Find Now), то поисковая система выдаст все сообщения, находящиеся в вышеуказанных папках. Безусловно, подобный результат поиска не обнадеживает, поэтому необходимо сузить условия. Одним из таких условий является задание определенного текста, который должен содержаться в сообщении.

Вкладка Удаленный доступ

На вкладке Удаленный доступ (Remote Mail) можно установить следующие параметры:

Обрабатывать отмеченные сообщения (Process marked items). При выборе этого переключателя (по умолчанию) Microsoft Outlook будет отправлять и получать сообщения, помеченные во время сеанса удаленного доступа.

Рис. 13.7. Диал оговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Удаленный доступ

Загружать сообщения, отвечающие условиям (Retrieve items that meet the following conditions). При выборе этого переключателя Microsoft Outlook будет загружать сообщения, которые удовлетворяют условиям, заданным в диалоговом окне Отбор (Filter). Для отображения этого окна нажмите кнопку Отбор и установите в появившемся окне требуемые условия (рис. 13.8). Чтобы указать дополнительные критерии отбора, нажмите кнопку Дополнительно (Advanced) в диалоговом окне Отбор. Появится .диалоговое окно Дополнительные параметры отбора, позволяющее включать в критерий отбора информацию о важности, времени получения, размере сообщений и т. д. После завершения настройки критериев отбора нажмите кнопку ОК дважды.

Завершать связь после окончания сеанса (Disconnect after connection is finished). При установке этого флажка Outlook будет отключаться от сервера после обновления заголовков и передачи элементов.

Рис. 13.8. Диалоговое окно Отбор
Последнее, что хотелось бы отметить в данном разделе, — это возможность выбора хранения поступающей корреспонденции при работе Outlook в локальной сети. Если в обыкновенном режиме данный вопрос не ставится, поскольку, кроме файла персональных папок, на компьютере другой альтернативы нет, то в данном случае появляется выбор между хранением информации на сервере Microsoft Exchange или, как и раньше, в файле личных папок.
Пример 13.3. Выбор файла хранения новой почты
{В диалоговом окне Учетные записи электронной почты }
Размещать новую почту в папке Mailbox-Usarov, Egor
Совет
Если вы храните новые сообщения на сервере, то в случае необходимости перемещения их в персональные папки на локальной машине можно воспользоваться Мастером правил (Rules Wizard).
Помимо этого, пользователь может создавать правила, выполняющиеся как на локальной машине (client-only), когда Outlook запущен, так и на сервере (см. раздел 9.11 "Мастер правил").

Теперь Microsoft Outlook полностью настроен для использования в качестве клиентского приложения Microsoft Exchange Server и можно переходить к рассмотрению работы Outlook в сети.

Вставка диаграммы Excel

Следующий шаг, демонстрирующий возможности Excel и использование этого приложения вместе с Outlook, — создание диаграммы, представляющей в наглядном графическом виде данные, находящиеся на рабочем листе.
Пример 18.11. Вставка диаграммы Excel
А2:В5
> Вставка > Диаграмма... Стандартные
Тип Круговая
Вид [1,1]
Далее
Далее
Название диаграммы := Outlook в подлиннике
Подписи данных Доли
Далее
Готово

Рис. 18.9. Построенная диаграмма
Замечание
Если бы мы не выделили перед началом постоения диаграммы диапазон А2 :В6, то могли бы задать его позже, на втором шаге Мастера диаграмм. При этом совершенно не обязательно вручную вводить сложную формулу в поле Диапазон (Data Range). Достаточно выделить нужный диапазон на рабочем листе мышью, при этом диалоговое окно мастера свернется, чтобы не мешать выделению, а формула появится автоматически.
После вставки диаграммы она может перекрывать используемую таблицу. Для того чтобы перенести диаграмму, достаточно ее выделить и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить на требуемое место.
Теперь обратимся непосредственно к самой диаграмме. Все элементы отображаются четко и красиво, за исключением самого круга с данными, кото рый получился очень маленького размера. Для увеличения области построения диаграммы необходимо щелкнуть мышью по невидимому квадрату, в который вписан круг и текстовые пояснения (рис. 18.9). Появится квадратная рамка с маркерами выделения по углам. Зацепите эти маркеры и тащите, растягивая рамку выделения до тех пор, пока круг не примет необходимый вам размер.
Итак, сообщение полностью готово к отправке, осталось внести адрес получателя сообщения и нажать кнопку Отправить лист (Send this Sheet).
Особый интерес представляет то, как наше сообщение отобразится у пользователя, ведь, во-первых, оно преобразовано в HTML-формат, а во-вторых, не у каждого получателя может быть установлен Excel. После отправки и приема сообщений перейдите в папку Входящие (Inbox) и откройте созданное сообщение (рис. 18.10).



Рис. 18.10. Принятое сообщение с таблицей и диаграммой

Во-первых, как вы видите, текст, введенный в поле Введение (Introduction) предшествует таблице и отделен от нее чертой. Во-вторых, формат таблицы сохранен. И наконец, наша гордость — диаграмма полностью совпадает с созданной (формат, данные и т. д.). Единственное, что упущено, это нет подписи, поскольку мы создавали наше сообщение из Excel, а не из Outlook. Исправить этот недостаток можно было, выполнив перед отправкой команду > .Вставка > Подпись > С уважением.

Пример 18.12. Вставка подписи

> Вставка > Подпись > С уважением

Замечание

Вообще говоря, дополнительное редактирование и форматирование сообщений иногда необходимы, если не обязательны. После создания таблицы (с использованием Excel) пользователь всегда может открыть сообщение и отредактировать: вставить подпись или ряд дополнительных замечаний, а также придать фон, добавить рисунок и т. д.

Вставка фигурного текста

Итак, создадим сначала красивый заголовок для нашего сообщения, используя объект WordArt.
Пример 18.2. Вставка объекта WordArt
> Вставка > Рисунок > Объект WordArt
Выберите нужный стиль надписи [1,3] ОК
Текст := Структура книги Жирный ОК
{Панель Фоматирования} По центру
В результате наших действий появится красиво оформленный текст с желтой градиентной заливкой в центр (рис. 18.2).
Для изменения свойств данного объекта можно воспользоваться кнопками одноименной панели инструментов. В нашем случае давайте изменим цвет заливки с желтого на синий.

Рис. 18.2. Текст WordArt в сообщении

Рис. 18.3. Диалоговое окно Способы заливки
Пример 18.3. Изменение свойств объекта WordArt
{На панели инструментов WordArt}
Формат объекта WordArt Цвет и Линии
Цвет Способы заливки...
Градиентная

Один цвет Цвет1 Синий
Тип штриховки От центра
Варианты [1,1] (Рис. 18.3)
ОК
ОК
Вставка диаграммы
Следующий рассматриваемый нами шаг — вставка диаграммы, кстати, являющейся одним из нововведений Word.
Пример 18.4. Вставка диаграммы
> Вставка >Организационная диаграмма...

Выберите тип диаграммы [1,1] (рис. 18.4)
ок

Рис. 18.4. Диалоговое окно Библиотека диаграмм
В тексте сообщения появится заглушка, отображающая выбранную диаграмму. Но она состоит из одного "корня" и всего трех "ветвей", в то время как данная книга имеет четыре части. Добавим еще одну ветвь и изменим стиль диаграммы.
Пример 18.5. Добавление ветви в диаграмму
{Выделите корень диаграммы}
{На панели Организационная диаграмма} Добавить фигуру
Автоформат
Выберите стиль диаграммы Рельефный градиент
ок
Теперь осталось ввести текст диаграммы. Для этого щелкните один раз левой кнопкой мыши по одной из заглушек диаграммы и введите соответствующий текст. Окончательный вариант сообщения, отредактированного и отформатированного средствами Word, показан на рис. 18.5.

Рис. 18.5. Окончательный вариант сообщения
После того как сообщение создано, останется заполнить поля Кому (То) и Тема (Subject), после чего нажать кнопку Отправить (Send).
Замечание
Поскольку наше сообщение сохраняется и отправляется в формате HTML, некоторые элементы форматирования могут потеряться или видоизменяться. Не забывайте об этом, со здавая сообщения в Word! Иногда созданные сообщения лучше просто прикрепить в качестве вложения.
Совет
Еще раз напомним, что мы здесь рассматриваем лишь общий принцип совместной работы Outlook и других приложений Office. Помимо вставки объектов (которых гораздо больше, чем два) существуют еще формы, фрэймы, стили, таблицы, поля... Список можно продолжать до бесконечности. Мир приложений Microsoft Office широк и поистине многофункционален. Изучайте его паралельно с Outlook и другими существующими лриложениями. В конце концов, дорогу осилит идущий...

Запуск Outlook

Запуск Outlook
Чтобы информационные службы и дополнительные параметры вступили в силу, необходимо перезапустить Outlook. Для этого нужно выйти из Outlook, но в данном режиме завершение работы с Outlook — это нечто большее, чем простое закрытие приложения. Для корректного закрытия Outlook и всех установленных каналов связи с информационными службами выберите команду > Файл > Выход и завершение сеанса.
При очередном запуске Outlook появится ожидаемое нами диалоговое окно Выбор конфигурации (Choose Profile) (рис. 15.6).
В раскрывающемся списке Имя конфигурации (Profile) пользователь может выбрать любую из имеющихся конфигураций. Если его не устраивает ни одна из них, он может нажать кнопку Создать (New). Откроется диалоговое окно Новая конфигурация (см. рис. 15.1).

Рис. 15.6. Диалоговое окно Выбор конфигурации
Нажатие кнопки Параметры >>, находящейся в диалоговом окне Выбор конфигурации, приведет к появлению дополнительной панели, где можно установить флажок: Использовать выделенную конфигурацию по умолчанию (Use this profile by default).
После нажатия кнопки ОК появится диалоговое окно Пароль к личным папкам (Logon), требующее ввести пароль доступа к файлу личных папок (рис. 15.7). Введите правильный пароль и нажмите кнопку OK, Outlook начнет свою работу.

Рис. 15.7. Диалоговое окно Пароль к личным папкам
Замечание
При вводе пароля убедитесь в правильной раскладке клавиатуры. Иногда пользователь готов биться головой о стену и ломать клавиатуру, только из-за того, что он забыл сменить значок Ru на En.

Иллюстрированный самоучитель по Outlook2002

Добавление кнопки на панель

Для добавления кнопки на панель выполните следующую операцию.
Пример 22.9. Добавление кнопки на панель инструментов
{В диалоговом окне Настройка}
Команды
Катерогии Макросы
Команды BookTask.GenerateTask (рис. 22.12)


Рис. 22.12. Вкладка Команды диалогового окна Настройка
Теперь необходимо перетащить команду из диалогового окна Настройка на панель BookTask. По умолчанию получаются очень длинные кнопки с текстом, которые выглядят как команды меню, а не как кнопки панели инструментов (рис. 22.13).


Рис. 22.13. Кнопка на панели инструментов с контекстным меню
Чтобы панель инструментов приняла привычный для настоящей панели вид, необходимо отформатировать кнопки.
Пример 22.10. Форматирование кнопки пользователя
1R BookTask.GenerateTask
Имя := Назначить задачу писателю
Значок и текст
> Выбрать значок для кнопки > [1,6]
Закрыть
После того как закрыто диалоговое окно Настройка, вы можете перемещать, пристыковывать панель и т. д. Теперь, после щелчка по кнопке Назначить задачу писателю, появится диалоговое окно Задача: Написание книги (рис. 22.14). Неправда ли просто?


Рис. 22.14. Диалоговое окно Задача: Написание книги
Замечание
Помимо создания панелей инструментов и кнопок, можно задавать "горячие" клавиши для вызова макросов пользователей или создавать дополнительные разделы меню.

Добавление полей пользователя

Прежде чем добавить пользовательское поле, необходимо определить, на какой из вкладок мы его будем размещать. Поскольку наши поля достаточно специфические, то для их размещения выберем вкладку (2) и изменим ее название и параметры отображения.
Пример 19.2. Создание вкладки пользователя
{Вкладка (2)}
> Форма > Отображать эту страницу
> Форма > Переименовать страницу.. .
Название := Книги
ОК
Давайте теперь добавим поля название книги и количество страниц. Первый этап — это создание поля.
Пример 19.3. Создание поля пользователя
{Панель Выбор поля}
Создать...
Имя := Название книги 1
Тип Текст
Формат Текст
ок
Создать...
Имя := Кол-во страниц 1
Тип Целое число
Формат 1 234
ОК
Созданные поля помещаются в разделе Поля пользователя в папке (User-defined fields in folder). Тип поля определяет данные, которые могут заноситься в это поле, а формат — представление этих данных. Например, нельзя в поле количество страниц ввести текст или дробное число.
Второй этап — перенос поля на вкладку пользователя. Для этого щелкните по выбранному полю на панели Выбор поля (Field Chooser), а затем, удерживая нажатой кнопку мыши, перенесите его на вкладку формы и отпустите кнопку мыши. Поля добавляются вместе с подписями к ним.
Поскольку предполагается, что контакт может иметь несколько книг, повторите вышеприведенную процедуру, только изменяя значение в поле Имя (Name) на название книги 2, название книги з и т. д.
Замечание
Пользователь может не создавать, а выбирать уже готовые поля на панели Выбор поля.

Инициализация формы

В предыдущем разделе мы говорили о статическом изменении свойств элементов управления, но это лишь первичная настройка объектов формы. Как правило, основные свойства, связанные с инициализацией данных, переносятся в программный модуль формы.
Рассмотрением инициализации подобных свойств мы и займемся в этой главе, но для начала несколько слов о форме как таковой. Если рассматривать форму с позиций программирования, то она представляет собой не что иное, как класс VBA. Членами этого класса являются элементы управления, расположенные на форме, а методами — show (показать форму), Hide (скрыть форму) и т. д. Более того, пользователь может добавлять собственные члены и методы.
Помимо этого форма обладает и рядом процедур реакции на событие, стандартными из которых для всех классов VBA являются initialize и Terminate (см. раздел 20.5 "Классы и объекты").
Вернемся к нашей задаче и вспомним, что нам необходимо проинициализи-ровать три списка нашей формы, а именно: series, author и duration. Если duration фиксирован и состоит из 12 элементов (12 месяцев), то относительно списков авторов и серий так сказать нельзя. Количество членов в группе писателей может увеличиваться и уменьшаться, ровно также дело обстоит и с сериями. Исходя из этого пользователь должен иметь возможность, не модифицируя кода программы, изменить количество элементов любого из списков.
В следующих разделах подробно описываются способы инициализации списков.

Элементы управления

Следующее поле, которое мы будем создавать, — Переплет. Как вы уже знаете, поле переплет может принимать только одно из двух значений: твердый или мягкий. Конечно, это поле можно создать по аналогии с двумя предыдущими и требовать от пользователя ввода его значения. Но гораздо корректнее и рациональнее использовать раскрывающийся список. Раскрывающийся список — это один из стандартных элементов управления, о которых пойдет речь в данном разделе.

Классы и объекты

Давайте подведем предварительные итоги. Во-первых, мы рассмотрели, что такое встроенные типы данных, какие они бывают, в чем состоит их различие, как создавать переменные этих типов и т. д. Во-вторых, мы научились создавать собственные типы данных (записи), а также пользовательские процедуры и функции. Это уже достаточно весомый багаж знаний, однако остался еще небольшой, но очень важный раздел, посвященный таким понятиям объектно-ориентированного программирования, как классы и объекты (экземпляры классов).
В самом упрощенном понимании объект — это какая-то вещь или материальная сущность реального мира. Оглянитесь вокруг, и вы увидите, что наш мир состоит из бесконечного числа объектов: стол, машина, клавиатура компьютера, дом, человек и т. д. (более того, даже мир — это объект). Если приглядеться, то каждый объект имеет свойства (машина черного цвета) и операции, которые выполняются над этими свойствами (ту же машину можно перекрасить в экзотический металлик). Почти аналогично обстоит дело с объектами в абстрактном мире программ. Например, в качестве объекта можно рассматривать файл, в качестве свойства — его размер или имя, а в качестве операций — чтение или запись.
Рассмотрим еще один пример объекта в абстрактном мире программ — переменную author типа Person CO свойствами name И birthday. Итак, естЬ объект и есть свойства, что же является операцией в данном случае? Любая пользовательская процедура или функция, изменяющая свойства объекта author или просто работающая с ними. Например, процедура инициализации полей записи или процедура вывода на экран значений полей.
А теперь представьте, что код программы испещрен как процедурами, которые относятся к работе с записью author, так и функциями, относящимися к другим переменным, которых тоже не мало. Совсем нетрудно будет заблу диться в подобном хаосе и применять нужную функцию к неверным данным или, наоборот, необходимые данные подставлять не в ту функцию. Возникает естественное желание объединить данные и способы их обработки в одно целое — так, чтобы было ясно, какие процедуры предназначены для обработки каких данных.
Таким образом, мы вплотную подошли к центральным понятиям объектно-ориентированного программирования — понятиям инкапсуляции и класса.

Объектно-ориентированное программирование (ООП) — наиболее популярная в настоящее время методология программирования, являющаяся развитием структурного программирования. Центральной идеей ООП является инкапсуляция, т. е. структурирование программы на модули особого вида, объединяющие данные и процедуры их обработки (вот оно, решение всех проблем!), причем внутренние данные модуля могут быть обработаны только предусмотренными для этого процедурами. В разных вариациях ООП этот модуль называют по-разному: класс, абстрактный тип данных, кластер и др. В VBA принято называть этот модуль модулем класса, или просто классом. Каждый такой класс имеет внутреннюю часть, называемую реализацией, и внешнюю — интерфейс.

Класс, таким образом, представляет собой новый тип данных, позволяющий создавать новые переменные этого типа (объекты) (иногда их еще называют экземплярами класса) и вести связанные с ними процедуры и функции. Программист описывает класс как сложный структурированный тип, состоящий из элементов, которые могут быть как собственно данными, т. е. значениями определенного типа данных, так и функциями, реализующими операции над элементами-данными. Элементы-данные называются свойствами класса, элементы-функции — методами класса. Такое описание служит шаблоном для создания в программе конкретных экземпляров (объектов) данного класса, имеющих свои конкретные имена.

В случае с записью Person при добавлении к ней двух процедур (persinit, persPrint) мы фактически получили класс, одним из объектов которого будет author. Доступ к свойствам и методам объекта осуществляется (как и в случае с записью) посредством точечной нотации. Например, для того, чтобы вывести на экран свойства объекта author с помощью метода Print, необходимо ввести в программу выражение author. Print ().

Помимо инкапсуляции, ООП VBA характеризуется еще одним немаловажным свойством — встраиванием. Встраивание — это механизм порождения новых классов с использованием существующих.


Пусть построен класс А, тогда при объявлении нового класса В его свойствами могут быть объекты класса А. В этом случае говорят, что класс А встроен в класс В, и класс А является родителем, а класс В — потомком. Встраивание — транзитивное отношение, т. е. можно создать произвольно длинную цепочку вложенных объектов, образующих иерархию родителей и потомков. Так, в новый класс С можно встроить объект класса В, который является объектом класса А.

Для приложений Office XP характерна ситуация, когда необходимо указать шесть-восемь уровней вложенности, чтобы добраться до нужного объекта. Например, чтобы скрыть панель инструментов Стандартная, выполните следующий оператор присваивания:

Outlook.Application.ActiveExplorer.ShowPane (olOutlookBar ,True )

Механизм встраивания очень удобен и естественен. Прародитель семейства классов может задавать некоторые фундаментальные свойства и методы, а многочисленные потомки, имея родительские корни (свойства и методы), привносят собственные узкоспециальные свойства и методы.

Например, создавая класс Book со свойством Author класса Person, мы не только используем фундаментальные свойства и методы класса Person, но и вводим собственные свойства (title) и методы.

Наряду со встраиванием, существует еще один способ использования существующих классов при создании новых, он называется наследование. При наследовании указывается, что вновь создаваемый класс В на основе класса А содержит все (или некоторые) методы и свойства класса А, а также свои собственные методы и свойства. Например, на основе класса Person можно определить класс Author, который содержит все методы и свойства класса Person, а также свои собственные, например список книг данного автора.

Перейдем теперь от теоретического описания канонов ООП к практике их применения в VBA и начнем с синтаксиса. Синтаксически классы в VBA оформляются в виде специальных модулей классов (имя класса — это имя модуля), где в разделе Declarations помещается описание свойств (переменных) класса, а дальше идет описание методов (процедур) класса.


Синтаксически описания свойств и методов практически не отличаются от описания обыкновенных переменных и процедур. Случаи отличия или особенностей употребления будут оговорены отдельно.

Давайте рассмотрим работу с классами на примере класса Person.

Пример 20.1. Создание класса Person

> Insert > Class Module

Properties Name:= Person

Программа 20.21. Создание класса

Public name As String Private birthday As Date Private male As Boolean

Public Sub perslnit( Optional persName As String = "Novikov", Optional persBirth As Date = #10/10/511, Optional persMale As Boolean = True)

name = persName birthday = persBirth male = persMale End Sub

Public Sub persPrint ()

Dim str As String

str = "Person name is " & name & Chr(13) & Ilf(male,"He","She") & " was born in " & birthday

MsgBox(str) End Sub

Перед тем как перейти к описанию синтаксиса объявления объектов класса, мы хотели бы обратить внимание на внутренний процесс их создания. Вообще, объект — это переменная, поэтому, когда он создается, для него выделяется необходимая память (ее размер зависит от типов свойств класса), а имя объекта ссылается на адрес памяти, где расположен объект. А теперь небольшой фокус, невозможный для переменных простых типов. В VBA есть возможность создания только ссылки на объект без фактического его присутствия. Подобная ссылка указывает адрес памяти, где будет храниться объект. Синтаксис объявления ссылок на объект не отличается от объявления простых переменных:

{Dim | Private | Public} имяОбъекта As Object

Если вы обратитесь к таблице встроенных типов (табл. 20.4), то увидите, что для переменных данного типа отводится 4 байта, ровно столько, сколько необходимо для хранения адреса памяти. Конечно, ссылка сама по себе бессмысленна и ее, в конце концов, необходимо будет связать с реально существующим объектом посредством оператора присваивания set, но до этого нужно объявить объект. Синтаксис объявления объектов, класс которых определен пользователем, прост:


(Dim |Private | Public | Static} имяОбъекта As [New] имяКласса

Спецификатор New указывает компилятору, что создается новый объект и под него необходимо выделить память. Использование оператора set позволяет связывать ссылку с реальным объектом:

Set ИмяОбъекта = {[New] объектноеВыраженме | Nothing}

имяОбъекта и объктноевыражение — это ссылки на объект. Таким образом, ссылке слева присваивается значение ссылки справа. Спецификатор Nothing разрывает установленное значение ссылки. Связывание с использованием оператора New называется ранним, с использованием ссылок на объект — поздним.

Рассмотрим объявление объектов класса Person. Сначала создается объект author. Далее посредством метода класса persinit инициализируются свойства объекта: имя, дата рождения и пол. После чего объявляется ссылка на объект, а потом происходит присваивание ссылке he значения ссылки author и в качестве подтверждения того, что все связалось верно, производится вывод свойств объекта he посредством метода persPrint.

Программа 20.22. Объявление объектов класса, определенного пользователем

Sub ObjectExample () Dim author As New Person Dim he As Object

author.perslnit "Novikov", #10.10.51*

Set he = author

he.persPrint End Sub

После объявления объектов, определенных пользователем, уместно рассказать об объявлении нового класса на основе уже созданного. Как мы говорили выше, для этого предусмотрен механизм встраивания объектов родительского класса в новый класс. Таким образом, объект класса родителя становится значением свойства класса потомка. Но объявление такого свойства синтаксически выглядит как объявление объекта класса. Продемонстрируем встраивание классов на примере создания нового класса Book. Для этого сначала проделаем стандартную процедуру создания нового модуля класса и присваивания ему имени Book. Потом встроим объект author класса Person И добавим СВОЙСТВО title И Два метода booklnit И bookPrint.

Метод bookinit инициализирует объект класса Book, в качестве параметров этот метод получает строку для инициализации свойства title и ссылку на объект класса Person для инициализации свойства author.


Программа 20.23. Встраивание классов

Dim author As New Person Private title As String

Public Sub booklnit (str As String, persObject As Person)

title = str

Set author = persObject End Sub

Public Sub bookPrint() Dim str As String

str = "Book title is " & title & Chr(13) & "Written by " & author.name

MsgBox(str) End Sub

Покажем использование объектов класса Book, изменив код программы 20.22 следующим образом:

Программа 20.24. Использование объектов встроенных классов

Sub ObjectExample()

Dim author As New Person

Dim bookObj As New Book

author.perslnit "Novikov", #10/10/1951#

Эта функция также возвращает ссылку на объект ActiveX. Только в этом случае в качестве параметров выступает путь, который указывает полный путь к файлу с объектом. Второй параметр при этом не обязателен.

В нижеприведенной программе мы открываем документ Word двумя разными функциями.

Программа 20.26. Открытие документа

Sub DocOpen1 ()

Dim docObj As Object

Set docObj = CreateObject ("Word.Application")

docObj.Visible = True

docObj.Documents. Add

БлокОператоров

docObj.Quit End Sub

Sub DocOpen2 ()

Dim docObj As Object

Set docObj = GetObject("d:\of200l\62\62.doc") End Sub

Выше мы рассмотрели вопросы объявления класса и использования его объектов вообще. Теперь же перейдем к изучению внутреннего устройства и организации класса более детально, а именно рассмотрим виды процедур класса и их работу со свойствами класса.

В VBA все процедуры класса делятся на три группы:

1. Процедуры-методы.

2. Процедуры-свойства.

3. Процедуры — реакции на событие.

Синтаксис объявления процедур-методов не отличается от стандартного, за исключением возможного использования ключевого слова Friend, о котором говорилось в разделе 20.4 "Структура программы". Настала пора детально рассмотреть возможность его употребления. Ключевое слово Friend, как и ключевые слова Private и Public, предназначено для ограничения области видимости метода.


Если Private делает метод видимым только внутри модуля, a Public — для всех модулей всех проектов, то Friend занимает промежуточную позицию между ними, он делает видимым метод только в том проекте, где был описан класс.

Как известно, определение класса в VBA состоит из двух разделов: реализации и интерфейса. Одна из наиболее трудных задач для программистов-новичков в ООП заключается в определении того, какие члены класса делать закрытыми (включать в раздел реализации), а какие, наоборот, открытыми (включать в раздел интерфейса). Общим правилом можно считать, что

чем меньше программе известно о реализации класса, тем лучше. То есть желательно скрыть посредством ключевого слова Private как можно большее количество свойств класса в разделе реализации, а доступ к свойствам осуществлять через специальные открытые методы (Public), организующие интерфейс класса.

Замечание

Сокрытие информации — это сокрытие деталей реализации функций, класса или даже программы. В условиях сокрытия информации программист работает с функциями и классами, как с черными ящиками. Другими словами, передавая функции некоторое значение в форме входного параметра, программист знает лишь результат, который будет получен на выходе этой функции. Сокрытие информации в реализационную часть класса и доступ к ней через функциональный интерфейс повышают надежность программы.

Например, предположим, что свойство birthday класса Person может принимать значения только в диапазоне от 1900 до 2000. Если это свойство объявлено как Public, то ему можно присвоить недопустимые значения: writer.birthday = #31/12/1899#. Ограничение видимости свойства и использование метода Public дает возможность проверки присваиваемых значений:

Public Sub InitBirthday( bthday As Date)

If bthday > #l/l/1900# and bthday < fl/1/20001 Then

birthday = bthday Else

MsgBox ("You date is out of range") End If End Sub

Таким образом, употребление ключевого слова Public при объявлении свойства name в классе Person также оказывается некорректным.


Но, если отменить глобальную видимость, то станет невозможным употребление функций, напрямую связанных с глобальными свойствами. Например, метод bkPrint класса Book окажется некорректным, т. к. уже нет доступа через author.name. Как же быть? Как тогда получить значение этого свойства?

В VBA предусмотрены специальные процедуры-свойства, которые предназначены для чтения и записи закрытых свойств:

Property Let

Процедура записи позволяет присваивать свойству новые значения

Property Set

Процедура записи позволяет присваивать свойству и свойству-ссылке новые значения. Отдельная процедура нужна, поскольку свойство-ссылка'указыва-ет на объект, а присваивание объектам отличается от присваивания переменным простых типов.

Property Get

Процедура чтения (а точнее функция) позволяет считывать значение свойства. Эта процедура применима как к простым свойствам, так и к свойствам-ссылкам.

Приведем синтаксис каждой из них:

[{Public | Private | Friend}] [Static] Property Let имяПроцедурыСвойства

([списокПараметров] значение)

[блокОператоров 1}

[Exit Property]

[блокОператоров2]

End Property

Синтаксис прост и понятен. Сначала идут операторы объявления видимости процедуры-свойства и необязательное ключевое слово static. Кстати, хотя использование ключевого слова private допустимо, его присутствие сводит на нет смысл процедуры-свойства.

ИмяПроцедурыСвойства — это имя процедуры, изменяющей свойство.

Совет

Желательно, чтобы имя повторялось во всех трех процедурах-свойствах, если они имеют дело с одним и тем же свойством.

СписокПараметров ,— это список дополнительных параметров, участвующих в процедуре. Синтаксис списка параметров абсолютно такой же, как и у списка в обыкновенной процедуре. Обратите внимание на то, что все три процедуры-свойства, имеющие одно и то же имя, обязаны иметь одинаковый список параметров.

Значение — это самый важный обязательный параметр, значение которого передается свойству.

Далее идет блокОпера торов, в котором следует произвести присваивание свойству значения фактического параметра значение.


Процедура Property Set имеет следующий синтаксис.

[{Public | Private | Friend}] [Static] Property Set имяПроцедурыСвойства ([списокПараметров] ссылкаНаОбъект) [блокОператоров 1] [Exit Property] [блокОператоров2] End Property

Здесь только одно отличие от предыдущей процедуры: вместо аргумента значение стоит аргумент ссылкаНаОбъект, который представляет имя ссылки на объект, присваиваемый свойству-ссылке.

Осталось рассмотреть функцию чтения значения свойства.

[{Public | Private | Friend}] [Static] Property Get имяПроцедурыСвойства ([списокПараметров]) As ТипДанных [блокОператоров1]

[имяПроцедурыСвойства = выражение] [Exit Property] [блокОператоров2] End Property

Как видно, Property Get — это функция, и для нее действуют все синтаксические правила функций. Напомним лишь одно: тип значения, возвращаемого функцией, должен совпадать с типом значения выражение.

Рассмотрим использование процедур-свойств на нашем примере класса

Person. Поскольку МЫ объявили свойства класса name, birthday И male 3акрытыми, введем процедуры-свойства для работы с ними. В примере отображена только одна пара для свойства birthday, для name и male все строится аналогично.

Программа 20.27. Использование процедур-свойств

Public Property Get prsDateO As Date

prsDate = birthday End Property

Public Property Let prsDate(bthday As Date)

If bthday > #1/1/19001 And bthday < #1/1/20001 Then

birthday = bthday Else

MsgBox ("Incorrect date") End'If End Property

Но вернемся к методу bkPrint класса Book. Сейчас он не работает, поскольку обращение author.name стало бессмысленным. Для правильной работы метода необходимо заменить строку с неправильным оператором на следующую:

str = "Book title is " & title & Chr(13) & _ "Written by " & author.prsName

Таким образом, дойдя до данной строки кода, программа выполнит процедуру-свойство объекта author, т. е. prsName, которая возвращает текущее значения свойства name.

После описания процедур-свойств перейдем к заключительному аккорду в рассмотрении процедур класса: к процедурам реакции на событие.


Выше мы уже упоминали о них. Напомним, что тогда мы приводили пример процедуры реакции на событие Document_ciose (реакция на событие "Закрыть документ"). Как мы упоминали, существует множество событий и множество процедур реакции на них. Но помимо встроенных процедур, пользователь вправе создавать собственные обработчики событий.

Чтобы пояснить сказанное, рассмотрим типовой сценарий жизни объекта от объявления до удаления:

1. Вход в процедуру для работы с объектом.

2. Создание ссылки на объект.

3. Создание нового объекта.

4. Работа с объектом.

5. Выход из процедуры.

Прокомментируем этот сценарий. Для человеческого глаза нет ничего особенного в этой быстротечной жизни, а для системного "всевидящего ока" произошло два очень важных события: создание объекта и его удаление (при выходе из процедуры). Более того, мы не заметили, как были выполнены две процедуры реакции на эти события: initialize и Terminate, которые, соответственно, проинициализировали и уничтожили объект. Рассмотрим их подробнее.

Когда создается объект, вызывается процедура initialize, которая всем свойствам объекта присваивает значения, определенные для них по умолчанию. Данная процедура называется конструктором. Пользователь вправе изменить эту процедуру, указав, как инициализировать свойства объекта при его непосредственном объявлении.

Когда же объект выходит из области своего действия, например из процедуры, в которой он был локально объя-влен, автоматически вызывается процедура Terminate, которая освобождает память, занимаемую объектом и ссылкой на него. Эту процедуру называют деструктором. Пользователь вправе и здесь изменить процедуру, но на практике этой возможностью пользуютсяо-чень редко.

Покажем использование процедур реакции на событие на примере класса Person. Мы ввели конструктор, инициализирующий свойства name, birthday И male.

Программа 20.28. Объявление процедур реакций на событие

Private Sub Class_Initialize()

name = "Novikov"

birthday = #10/10/19511


male = True End Sub

Конечно, это только первичная инициализация, для последующих инициализаций необходимо написать собственный конструктор. В нашем классе Person роль такого конструктора играет метод persinit.

Поздравляем: класс полностью готов к работе! Теперь вы можете использовать его возможности на полную мощность и ощутить всю прелесть ООП.

Попытайтесь самостоятельно встроить в наш класс Person еще несколько свойств и методов, а потом реализовать их.

На этом мы заканчиваем описание классов в VBA. Надеемся, что все описанные выше конструкции и примеры достаточно просты и понятны. Единственное, чему еще хотелось бы уделить особое внимание, — это семейство (collection), структура (класс) VBA, стоящая несколько в стороне от канонического описания, но тем не менее очень важная при реализации ряда задач, а также очень часто используемая в объектной модели Microsoft Office XP.

Давайте рассмотрим следующую задачу: допустим, мы полностью определили класс Book (в качестве домашнего задания исправьте это "допустим" на "с легкостью") и перед нами стоит проблема упорядочения все нарастающих сведений о книгах, да так, чтобы в этой системе можно было легко выполнить поиск, чтение и запись. Конечно, располагая имеющимися на данный момент обучения средствами, мы могли бы создать массив объектов класса Book. Но подобная конструкция не отвечает нашим возросшим требована ям, например добавление и удаление книг, их поиск потребуют специальных средств (создание специальных функций, проверка и т. д.).

Для решения подобной проблемы в VBA присутствует особый класс collection, который позволяет очень быстро и удобно решить проблему построения динамических структур данных.

Семейством (Collection) называется упорядоченный набор объектов. В принципе объекты могут быть разных классов, но, как правило, встречаются семейства однородных объектов. Грубо говоря, семейство представляет собой сплав динамического массива и записи, что позволяет, с одной стороны, перенумеровать все элементы семейства, а с другой, иметь прямой доступ к объектам — элементам семейства — по значению определенного поля, называемого ключом. Ключ — это строковое выражение, которое может быть использовано вместо индекса для доступа к элементу семейства.


Как же устроен этот чудо-класс? Класс collection имеет одно свойство

Count и три метода — Add, Item и Remove.

Свойство count очень простое, оно возвращает количество элементов семейства (то есть количество объектов, включенных в семейство в данный момент).

Метод Add (элемент (, ключ] [, до] [, после}) добавляет объект в семей-ство. Его обязательным аргументом является элемент. Он, как вы можете догадаться, добавляет в семейство элемент. Параметр ключ задает ключ, по которому можно будет произвести поиск этого элемента. Параметры до и после указывают на то, перед каким или после какого элемента добавляется новый. По умолчанию элемент добавляется в конец семейства.

Метод Remove (ключ) удаляет элемент из семейства. Параметр ключ — это ключ или индекс, указывающий на удаляемый элемент. Заметьте, что при удалении элемента из семейства не остается дыр : индексы перенумеровываются, значение свойства count уменьшается на единицу.

Метод item (ключ) возвращает значение элемента семейства с ключом ключ. Как в случае с методом Remove, параметр ключ может быть как ключом, так и индексом.

Давайте запрограммируем решение вышерассмотренной задачи, используя знания о семействе. В этом примере мы объявляем семейство Books и инициализируем его, добавляя три объекта. После того как семейство инициализировано, мы удаляем один элемент и выводим оставшиеся элементы.

Программа 20.29. Объявление семейства

Sub BooksCollection()

Dim Books As New Collection

Dim Novikov As New Person

Dim Vba As New Book

Novikov.perslnit "Novikov", #10/10/1951#, True

Vba.booklnit "VBA и разработка приложений в Office 2000", Novikov

Books.Add Vba, "VBprog"

Dim Office As New Book

Office.booklnit "Microsoft Office 2001 в целом", Novikov

Books.Add Office, "off"

Dim Stroustrup As New Person

Dim С As New Book

Stroustrup.perslnit "Stroustrup", #11/25/1947#

C.booklnit "C++ Programming", Stroustrup

Books.Add C, "Cprog", 2

Books.Remove "Cprog" For i = 1 To Books.Count

Books.Item(i).bookPrint Next i End Sub

На этом мы заканчиваем описание языка VBA, считая, что вы готовы к его полноценному использованию, и переходим к описанию редактора Visual Basic Editor.

Макет

Итак, все намеченные поля нашей формы созданы, и если смотреть на нее с точки зрения функциональности, то можно сказать, что она готова. Однако одним из немаловажных качеств формы является наличие простого и интуитивно понятного интерфейса.
Конструирование легкодоступного и красиво оформленного интерфейса — довольно сложная задача.' Но создание простого интерфейса, не лишенного логики и вкуса, доступно любому пользователю. Более того, использование встроенных средств Outlook позволяет пользователю добиться профессионального оформления форм, диалоговых окон, панелей и т. д.
Начнем с логики в заполнении полей нашей формы. Естественно предположить, что пользователю гораздо удобнее заполнять поля в следующем порядке:

Название книги 1, Кол-во страниц 1, Переплет 1

Название книги 2, Кол-во, страниц 2, Переплет 2 И Т. Д.

Таким образом, необходимо переместить соответствующие поля, расположив их в одной строке. Чтобы переместить элемент, его нужно выделить, а затем, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перенести на требуемое место.
По умолчанию элементы создаются с определенными параметрами высоты и ширины (если вы создавали их, просто щелкая по форме, не растягивая). Но, как правило, параметры по умолчанию не удовлетворяют логике поля. Например, стандартное текстовое поле по умолчанию отображает 15 знаков, но поле для ввода количества страниц вряд ли будет содержать значение, имеющее больше 4 символов, а поле для ввода названия книги, скорее всего, будет содержать больше, чем 15. Для изменения размера поля можно либо задать соответствующие параметры на вкладке Оформление "(Display), либо воспользоваться маркерами изменения размера в виде маленьких белых квадратиков, расположенных по углам поля. Щелкнув по маркеру выделения и удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно увеличить или уменьшить границы поля.
В крупных компаниях (например, Microsoft) над разработкой интерфейса трудятся специальные отделы дизайнерон.
Если по выделенному элементу щелкнуть еще раз, то он перейдет в режим редактирования, в этом режиме можно, например, изменять параметр Заголовок (Caption) для надписи.
Измените данный параметр для объектов типа Label, удалив цифры из названий.

Вы увидите, что логика оформления формы соблюдена, но стройности и строгости в ее оформлении нет. Следующий этап в работе над интерфейсом формы — выравнивание.

Существует много способов выравнивания, но мы не будем все их подробно здесь рассматривать, т. к. большинство из них интуитивно понятны, а в случае возникновения вопросов вы всегда сможете обратиться к справочной системе Outlook. Здесь будет приведено лишь описание групп команд выравнивания.

Все команды выравнивания находятся в меню Макет (Layout). Существует пять разделов с командами:

выровнять (Align). Команды, связанные непосредственно с выравниванием. Например, по ширине или по краю формы;

группировать (Group). Объединение элементов управления в одну группу;

порядок (order). Отображение объекта на переднем или на заднем плане;

сетка (grid). По умолчанию форма в режиме конструктора отображается с сеткой (маленькие точки). Благодаря сетке можно задавать положение и выравнивание объектов;

последовательность перехода (tab order). Этой командой задается последовательность перехода от поля к полю посредством нажатия клавиши <Таb>.

После того как форма создана, хочется посмотреть на нее в действии, проверить, работают ли текстовые поля, списки, формулы и т. д. Для этого выберите команду > Форма > Выполнить форму.

Объектная модель Office XP

Объекты Microsoft Office используются в иерархической структуре других объектных моделей. Описание основных объектов Microsoft Office, собранных в библиотеке Office, приведено в табл. 21.2.
Таблица 21.2. Описание объектов Microsoft Office XP

	Объект		Тип		Описание
	Assistant		Объект и семейство		Ссылается на объект, представляющий активного в данный момент Помощника по Office
	CommandBar		Объект и семейство		Содержит объекты CommandBar, соответствующие панелям команд приложения-контейнера (это могут быть строки меню, панели инструментов и контекстные меню)
	FileSearch		Объект		Реализует функциональность стандартного диалогового окна открытия файла
	LanguageSetting	Новый объект	Предоставляет информацию о языковых настройках приложения семейства Microsoft Office
	AnswerWizard	Объект	Соответствует Мастеру ответов Microsoft Office. Все приложения семейства Microsoft Office имеют один Мастер ответов, поэтому все изменения этого объекта немедленно отразятся на активном приложении
	DocumentProperty	Семейство	Содержит объекты DocumentProperty, каждый из которых представляет собой набор встроенных или определенных пользователем характеристик (свойств) документа-контейнера
	HTMLProject	Новый объект	Представляет собой корень дерева проекта Web-страницы, отображаемого в окне просмотра проекта Project Explorer редактора сценариев Microsoft Script Editor. Этот объект содержит семейство HTMLProjectitems объектов HTMLProjectltem, ссылающихся на элементы иерархической структуры проекта. С помощью этого объекта можно управлять проектом Web-страницы
	Script	Семейство	Содержит объекты Script, соответствующие сценариям, определенным в документе Word, электронной таблице Excel или слайде PowerPoint. С помощью этого объекта можно управлять сценариями документа, например создавать новые сценарии
	WebPageFont	Семейство	Содержит набор объектов WebPageFont, каждый из которых соответствует одному из поддерживаемых национальных стандартов и определяет масштабируемый шрифт и его размер (кегль) и моноширинный шрифт и его размер, которые используются по умолчанию при сохранении документа в формате Web-страницы
	COMAddln		Семейство		Содержит объекты COMAddln, соответствующие надстройкам сом (соответствующих спецификации компонентной модели объектов), зарегистрированным в реестре Windows

<
В программе 21. 2 мы рассмотрим объекты Assistant и Balloon, использование которых улучшает взаимосвязь пользователя с приложением. Сначала мы узнали имя текущего Помощника, после чего, воспользовавшись методом объекта Assistant, создали новое окно и вывели в него полученную информацию.

Программа 21.2. Использование объектов Assistant и Balloon

Sub ShowAssistant()

blnName = Application.Assistant.Name

Dim bin As Balloon

Set bin = Application.Assistant.NewBalloon

With bin

.Heading = "Привет!"

.Icon = msoIconTip

.Text = "Меня зовут " + blnName + "."

.Show End With End Sub

Объектная модель Outlook

Итак, после описания языка и работы со средой вы полностью готовы к полноценному программированию на Visual Basic for Application. Одной из важнейших характеристик системы программирования, определяющих ее удобство, является наличие уже готовых библиотек и компонент. В данных библиотеках описаны классы, полезные для решения стандартных задач, встречающихся в соответствующей сфере программирования. Классы Microsoft Office XP являются "золотым фондом" VBA, поскольку именно использование объектов этих классов делает VBA недосягаемым в области офисного программирования.
В этой главе мы описываем только поверхностно объектную модель Outlook 2002 и стандартные классы VBA и Office и не претендуем на подробное, исчерпывающее описание каждого объекта, свойства или метода, на это есть справочная система. Мы просто хотим показать работу с моделью и иерархией "в целом", что достаточно трудно сделать, руководствуясь только справочной информацией.
Далее в этой главе постоянно используется термин объектная модель (object model). Под этим термином подразумевается совокупность взаимосвязанных объектов, которые объединяет нечто общее, например назначение, область применения, принадлежность одной иерархии классов. Рассматривая объектную модель, мы будем приводить небольшие примеры использования ее классов в Outlook, что, надеемся, будет способствовать лучшему пониманию и усвоению излагаемого материала. Но прежде всего несколько общих положений.




Объектная модель Microsoft Outlook реализована в виде набора объектов, собранных в библиотеке Outlook.

Объектная модель VBA

Таблица 21.1. Описание объектов VBA

	Объект		Тип		Описание
	Collection		Объект из биб-		Упорядоченная совокупность объектов, с
			лиотеки VBA		которой можно обращаться как с единым объектом
	Debug		Объект		Позволяет выводить текущую информа-
					цию в окно отладки непосредственно во
					время выполнения кода на VBA
	Dictionary		Объект из биб-		Объект, представляющий пару — ключ и
			лиотеки Scripting		элемент. Является аналогом ассоциа-
					тивной памяти
	Drives		Семейство из		Содержит объекты Drive, предоставляю-
			библиотеки		щие информацию (только для чтения) обо
			Scripting		всех доступных дисках. Является свойст-
					вом объекта FileSystemObject
	Drive		Объект- из биб-		Предоставляет доступ к свойствам кон-
			лиотеки Scripting		кретного локального или сетевого диска
	Err		Объект из биб-		Предназначен для обработки ошибок
			лиотеки VBA		Automation и ошибок модулей VBA во
					время выполнения кода на VBA
	Files		Семейство из		Содержит объекты класса File и пред-
			библиотеки		ставляет совокупность всех файлов в
			Scripting		данной папке. Является свойством объ-
					екта FileSystemObject
	File		Объект из биб-		Предоставляет доступ ко всем свойст-
			лиотеки Scripting		вам файла на диске
	FileSystemObject		Объект из биб-		Предоставляет доступ к файловой сис-
			лиотеки Scripting		теме компьютера
	Folders		Семейство из		Содержит объекты Folder и представ-
			библиотеки		ляет совокупность всех папок внутри
			Scripting		данной папки. Является свойством объекта Folder (свойство называется
					SubFolders)
	Folder		Объект из биб-		Предоставляет доступ ко всем свойст-
			лиотеки Scripting		вам папки на диске

<

	Объект	Тип	Описание
	Texts tr earn	Объект из библиотеки Scripting	Обеспечивает последовательный доступ к текстовому файлу
	UserForms	Семейство из библиотеки VBA	Содержит объекты Object, соответствующие объектам UserForm, и пред-
			ставляет совокупность пользовательских форм, загруженных в данный момент в приложение. Это семейство является свойством объекта Global из библиотеки VBA
	UserForm	Абстрактный объект VBA Object	Представляет форму, являющуюся частью пользовательского интерфейса приложения. Характеристики этого объекта определяются пользователем

Продемонстрируем небольшой пример работы с рядом объектов VBA. Мы хотим вывести в окно Immediate посредством метода Print Объекта Debug

литеры, соответствующие логическим дискам компьютера. Для этого мы указали ссылку на объект, являющийся семейством Drives, после чего, воспользовавшись циклом For Each . .. Next, вывели требуемые значения посредством свойства DriveLetter объекта Drive.

Замечание

Цикл For Each . . . Next очень полезен при работе с семействами, поскольку не требуется знать количество объектов семейства и можно устраивать цикл по всей структуре. В противном случае необходимо было бы воспользоваться свойством count.

Программа 21.1. Использование объектов VBA

Sub ShowDriveList()

Set fsystem = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

Set systemDrives = fsystem.Drives

For Each d In systemDrives

Debug.Print d.DriveLetter

Next End Sub

Объекты MAPIFolderv и Mailltem

Поскольку в примерах этой главы и следующей используются свойства и методы объектов MAPIFolder и Mailltem, мы сочли необходимым привести их краткое описание.
Объект MAPiFoider, как было сказано выше, представляет папку Outlook. Объект MAPiFoider может содержать другие MApiFoider-объекты. В этом случае вы можете управлять доступом к вложенным папкам посредством комбинации Folder (индекс), где индекс возвращает объект MAPiFoider.
Outlook имеет специальный набор папок, которые поддерживают заданную по умолчанию функциональность Outlook. Для доступа к этим папкам следует Использовать метод GetDefaultFolder(индекс), где индекс — одна ИЗ констант olDefauitFoiders, например olFoiderinbox возвращает папку Входящие.
В табл. 21.7 приведены основные свойства объекта MAPiFoider, а в табл. 21.8 — его методы.
Таблица 21.7. Свойства объекта MAPiFolder

	Свойство		Описание
	Items		Возвращает семейство элементов Outlook в папке
	Description	Возвращает или устанавливает описание папки
	DefaultMessageClass	Возвращает заданный по умолчанию класс сообщения для элементов в папке

Таблица 21.8. Методы объекта MAPiFolder

	Метод		Назначение
	СоруТо		Копирует текущую папку (полностью) в указанную папку. Возвращает MAPiFolder объект, представляющий новую копию
	Delete	Удаляет объект из семейства папок
	Display	Отображает новый объект Explorer для папки
	MoveTo	Перемещает папку в указанную папку

Несколько слов об объекте Mailitem. Он представляет почтовое сообщение в папке Входящие (Inbox). Мы рассмотрим только необходимые для примера свойства и методы этого-объекта.
Свойство Messageciass возвращает или устанавливает класс сообщения для элемента Outlook. Свойство Messageciass связывает элемент с формой, на которой он основан. Когда элемент выбран, Outlook использует класс сообщения, чтобы поместить соответствующую форму и установить свойства элемента.
Свойство RecievedTime возвращает дату и время получения сообщения. Метод Display отображает новый объект inspector для выбранного элемента.

В программе 21. 3 открываются все почтовые сообщения, поступившие за последние сутки.

Программа 21.3. Открытие почтовых сообщений

Sub openLastMail () Dim oa As Outlook.Application

Dim ns As NameSpace ; Dim fl As MAPiFolder Dim ob As Object Dim it As Mailitem

Dim i As integer

Set oa = CreateObject("OutLook.Application") Set ns = oa.GetNamespace("MAPI") Set fl = ns.GetDefaultFolder(olFolderlnbox) For i = 1 To f1.Items.Count Set ob = fl.Items(i) On Error GoTo nextitem If ob.MessageClass = "IPM.Note" Then Set it = ob If it.ReceivedTime > Date - 1 Then

it.Display (False) End If End If nextitem:

Next i End Sub

Замечание

Для семейств Outlook нельзя воспользоваться оператором For Each Next, поэтому применяется цикл For . . . Count.

Объекты приложения Outlook

В табл. 21.3 приведено описание основных объектов из объектной модели Outlook.
Таблица 21.3. Основные объекты Outlook

	Объект		Тип		Описание
	Application	Обьект	Ссылается на активное приложение Microsoft Outlook. Используется для управления приложением
	NameSpace		Объект		Объект представляет собой абстрактный корневой объект для любого источника данных
	AddressLists (AddressLists)		Семейство и объект		Семейство объектов, представляющих адресные книги
	Folders (MAPIFolders)		Семейство и объект		Семейство MAPIFolders объектов, которое представляет любую из доступных папок в их подмножестве на одном уровне дерева папок
	Items (Item)		Объект MAPIFolder		Представляет стандартный элемент Outlook, расположенный в данной папке
	Links (Link)		Объект Item		Представляет объект item, который связан с другим объектом item
	User Proper ties (UserProperty)		Объект Item		Данное семейство хранит информацию о нестандартных свойствах элемента Outlook, созданных пользователем
	FormDescription		Объект Item		Этот объект хранит все стандартные свойства элемента Outlook
	Actions (Action)		Объект Item		В этом семействе хранится информация об ассоциированных с данным элементом Outlook командах. Обратите внимание на то, что команды можно вывести, раскрыв в режиме конструктора вкладку Команды
	Attachments (Attachment)		Объект Item		Семейство представляет все вложения в элементе
	Recepients (Recepint)		Объект Item		Это семейство представляет информацию о получателях элемента Outlook
	ReccurencePattern		Объект Item		Данный объект задает шаблон повторения для встреч и задач
	Proper ty Pages ( Proper tyPage )		Семейство и объект		Семейство объектов PropertyPage, которые содержат специальные вкладки со свойствами, добавленные к диалоговому окну Параметры в Outlook
	LanguageSet tings		Объект		Предоставляет информацию о языковых настройках приложения
	AnswerWizard		Объект		Соответствует мастеру ответов Microsoft Office. Все приложения Microsoft Office имеют ровно один мастер ответов, поэтому все изменения этого объекта отразятся на активном приложении

<

	Объект	Тип	Описание
	Assistant	Объект	Ссылается на объект, представляющий активного в данный момент Помощника Office
	Search	Объект	Данный объект представляет как простой
			поиск, так и расширенный поиск
	Reminders	Семейство	Представляет окно Оповещения для всех
	(Reminder)	и объект	напоминаний о встречах, задачах и т. д.
	Explorers	Семейство	Семейство объектов Explorer — набор
	(Explorer)	и объект	всех окон, в которых отображается содер-
			жимое папки
	Selection	Объект	Семейство всех отображаемых элементов в
	(Items)	Explorer	окне просмотра информации
	CommandBars	Объект	Представляет обычные и контекстные меню,
	(CommandBar)	Explorer	а также панели инструментов объекта
		И Inspector	Explorer И Inspector
	Panes (Pane)	Объект	Семейство панелей (окон) Outlook для данного
		Explorer	объекта Explorer
	Inspectors	Семейство	Семейство объектов Inspector — набор
	(Inspector)	и объект	всех окон, в которых 'отображаются элемен-
			ты Outlook. Элемент (item) — это основной
			модуль хранения данных в Outlook (подобно
			файлу в других программах). В число эле-
			ментов входят почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и т. д. (рис. 21.4)
	WordEditor и	Объекты	Представляют объекты, посредством которых
	HTMLEditor		выбираются редакторы для объекта
			Inspector
	Pages (Page)	Объект	Каждый объект inspector связан со своим
		Inspector	семейством Pages, в которое входят все
			обновленные пользователем страницы формы.
			Если в форму для элемента не вноси-
			лись изменения, то семейство Pages явля-
			ется пустым
	Item	Объект	Представляет стандартный элемент Outlook,
		Inspector	расположенный в данной папке
	MAPIFolder	Объект	Представляет папку Outlook

<


В табл. 21.4—21. 6 представлено описание основных свойств, методов и событий объекта Application.



Рис. 21.1. Объект Inspector (форма элемента)

Таблица 21.4. Основные свойства объекта Application

	Свойство	Описание
	Session Class	Возвращает объект Namespace для текущего сеанса. Сеанс (session) — это период времени, в течение которого пользователь работает с Outlook
	Parent	Возвращает константу из перечисления QlObjectClass для указанного объекта. Это целочисленное значение, идентифицирующее класс объекта
	Version	Возвращает родительский объект для указанного объекта Возвращает или задает номер версии

Таблица 21.5. Основные методы объекта Application

Метод	Назначение
ActiveExplorer	Возвращает головной объект Explorer
Active Inspect or	Возвращает головной объект Inspector
ActiveWindow	Возвращает объект, представляющий главное окно
Createltem	Создает новый элемент Outlook и возвращает его приложения

	Метод	Назначение
	GetName Space	Возвращает объект NameSpace указанного типа
	Quit	Закрывает приложение

Таблица 21.6. События объекта Application

	Событие	Описание
	AdvancedSearchComplete	Происходит, когда Расширенный поиск заканчивает свою работу
	ItemSend	Происходит, когда элемент посылается либо посредством Inspector, либо посредством метода Send
	MapiLogonComplete	Происходит, когда пользователь входит в систему
	NewMail	Происходит, когда одно или несколько почтовых сообщений приходит в папку Входящие
	OptionPagesAdd	Происходит, когда открывается диалоговое окно Параметры
	Reminder	Происходит непосредственно перед оповещением о встрече, задаче или собрании
	Startup	Происходит сразу после загрузки приложения Outlook
	Quit	Происходит, когда Outlook закрывается

Общие положения

Любая модель, определенная в VBA, состоит из классов, каждый из которых представляет собой отдельный объект или семейство объектов. Объектов в Office, да и в Outlook достаточно много, но во всех приложениях участвует объект Application, представляющий само приложение. Application — это корневой класс Outlook, в который вложены все остштьные объекты, именно этот первый уровень вложенности мы и будем рассматривать.
Глядя на схему объектной модели, можно определить, какие объекты описывают работу приложения, как они связаны между собой и как составить ссылку для доступа к конкретному объекту. Как вы помните, VBA наряду с наследованием поддерживает встраивание объектов, таким образом, чтобы составить ссылку на объект, нужно проследить путь в иерархии объектов, начиная с объекта Application на первом уровне иерархии до целевого объекта, и записать последовательность имен, находящихся на пути объектов или семейств, отделяя их друг от друга точкой. При этом для семейств, кроме имени, необходимо указать в скобках индекс или имя элемента, т. е. задать конкретный объект в семействе. Например, для указания ссылки на объект, находящийся на третьей ступени иерархии приложения, следует использовать такую запись:
Application.Assistant.Sounds
Доступ к отдельным элементам некоторых семейств можно получить, не указывая индекс или имя объекта. Например, доступ к активному представлению Outlook, который в общем случае вызывается через указатель Application. Explorers, осуществляется с помощью свойства ActiveExpiorer объекта Application. Таким образом, чтобы отобразить панель папок в текущем представлении, следует использовать такую запись:
Application.ActiveExpiorer.ShowPane(olFolderList, True)
Завершая общие положения, нельзя не сказать о справочной информации по объектной модели Outlook, верном спутнике при программировании на VBA. Для отображения иерархии классов воспользуйтесь примером, приведенным ниже.
Пример 21.1. Получение справки об объектной модели Outlook 2002
> Справка > Справка по Microsoft Outlook Содержание

Дополнительные средства настройки

Microsoft Outlook Visual Basic Reference Microsoft Outlook Objects

Также не забывайте об удобном средстве просмотра объектов Object Browser, которое заметно упростит понимание структуры объектной модели. И наконец, в случае серьезных затруднений советуем обратиться за справкой к MSDN (Microsoft Developer Networks), справочной системе, содержащей гигабайты информации, примеров, исходного кода и т. д. Помимо всего прочего, в Интернете можно найти огромное множество как российских, так и зарубежных Web-сайтов, посвященных разработке приложений в Microsoft Office.

Общие сведения

В этом разделе мы приведем ряд сведений общего характера, которые не следует пропускать. Пример в самом начале раздела поможет в дальнейшем по аналогии создавать простые программы, тестирующие приведенные листинги. Условные обозначения помогут разобраться в использовании синтаксиса языковых конструкций. Необходимость описания алфавита и лексики не требует комментариев.
Но, прежде всего, давайте попытаемся привести первое формальное определение VBA. VBA — это визуальный объектно-ориентированный язык программирования высокого уровня.
Язык программирования высокого уровня — это язык программирования, в который введены элементы, допускающие описание программы в наглядном, легко воспринимаемом человеком виде, упрощающие и автоматизирующие процесс программирования. Конструкции языка программирования высокого уровня отражают естественные для человека понятия, а не архитектуру и не систему команд компьютера. Поэтому программа, составленная на языке программирования высокого уровня, сначала особым образом обрабатывается компьютером (транслируется или интерпретируется), а затем выполняется.
В визуальном языке программирования взаимодействие пользователя с системой программирования при составлении и отладке программ реализуется диалоговыми средствами графического интерфейса пользователя (см. раздел 20.6 "Редактор Visaиl Basic for Application").
Объектно-ориентированное программирование (ООП) — наиболее популярная в настоящее время методология программирования. Центральной идеей ООП является инкапсуляция, т. е. структурирование программы на модули особого вида, объединяющие данные и процедуры их обработки, причем внутренние данные модуля могут быть обработаны только предусмотренными для этого процедурами (см. главу "Объектная модель Outlook 2002").
Если после данной расшифровки легче не стало, не волнуйтесь и не откладывайте книгу до лучших времен. В процессе изложения многие термины невозможно определять без ссылок вперед, но и оставлять термин или понятие без какого-либо внимания тоже считается некорректным.
Таким образом, мы сейчас и в дальнейшем будем прибегать к следующему методу изложения: краткое, по возможности формальное определение, отражающее суть предмета, но без особых комментариев и с обязательной ссылкой вперед, где подробно, в доступной форме будет объяснен и термин, и сопутствующий ему материал.

Итак, после исторического экскурса и ряда формальных определений можно было бы перейти к описанию алфавита и лексики языка, но мы решили сделать паузу и привести пример. Для дальнейшего изучения мы сочли необходимым привести пример разработки простейшей программы, начиная с запуска редактора VBE, создания модуля, написания и выполнения кода. Без объяснения конструкций и интерфейса, но с многочисленными ссылками вперед. Это позволит вам на первых порах при необходимости и желании проверить приведенные ниже примеры в действии. Цель данного раздела — создать программу по выводу диалогового окна с надписью "Здравствуй, мир!" Этот пример неслучаен — с написания подобных элементарных программ начинаются многие учебники по языкам программирования, и мы решили не нарушать традицию.

Запустите Microsoft Outlook 2002. Выберите команду > сервис> макрос > Редактор visual Basic или просто нажмите комбинацию клавиш + (Запуск редактора).

В меню редактора выберите команду > insert> Module (Вставка модуля) и введите следующий код:

Программа 20.1. Вывод диалогового окна с надписью "Здравствуй, мир!"

Sub hello

MsgBox("Здравствуй, мир!")

Замечание

В коде программы есть еще одна строка (End Sub), но она появляется автоматически, вводить ее не нужно.

Программа готова! Осталось ее запустить, нажав кнопку Run Sub/User Form на панели инструментов Стандартная или клавишу (Запуск строки).

Результат и окно редактора VBA продемонстрированы на рис. 20.1.

Таким образом, для тестирования приведенных ниже примеров использования синтаксических конструкций вам будет достаточно проделать аналогичные операции, только вместо функции MsgBox необходимо будет вставлять код той или иной конструкции, непосредственно беря их из листингов в книге.


При возникновении затруднений при работе с редактором VBA вы всегда можете досрочно обратиться к разделу 20.6 "Редактор Visual Basic for Application". Впрочем, мы надеемся, что данная возможность не будет востребована, поскольку примеры очень просты и, в принципе, не требуют тестирования на компьютере.



Рис. 20.1. Окно редактора и диалоговое окно с надписью "Здравствуй, мир!"

После рассмотрения примера вернемся к описанию языка. Для этого введем условные обозначения для описания языка.

Существует множество языков программирования, и способов их описания не намного меньше. Но какого-то определенного способа, лучшего во всех отношениях, нет. Например, неформальное описание языка для начинающего пользователя сильно отличается от формального стандарта, предназначенного для разработчиков системы программирования. Что касается нашей практики, то при изложении подобного материала мы руководствуемся описанной выше концепцией. Но это, так сказать, глобальные понятия, однако нам не обойтись и без частных принципов описания, таких как используемые обозначения и терминология.

Описания элементов языка сгруппированы по смыслу в разделы. Описание ведется исходя из концепции, изложенной в начале этой главы.

Синтаксис каждой конструкции объясняется на схематическом примере, с использованием условных обозначений, приведенных в табл. 20.1.

Таблица 20.1. Условные обозначения

	Обозначение	Смысл
	Прямой шрифт	Данная конструкция остается без изменений (например, ключевые
		слова)
	Курсив	Конструкция должна быть заменена конкретным текстом
	<выражение>	Название используемых конструкций
	[Счетчик]	Конструкция не обязательна и может быть опущена
		Конструкция аналогична предыдущей (например, грубо говоря и т. д.)
	{А, ..., Z}	Множество возможных значений
	А|В	А или В

Ключевые слова даются без переводов и пояснений. Мы убеждены, что это единственно правильный метод, т.


к. ключевые слова суть иероглифы, смысл которых задается описанием языка программирования, а отнюдь не тем значением, которое эти слова имеют в естественном языке.

Семантика конструкций объясняется на микропримерах, которые представляют собой небольшие фрагменты кода без глобального контекста. В принципе, они не требуют выполнения на компьютере и предназначены только для чтения, но при необходимости вы можете ввести код по аналогии с вышеприведенным примером "Здравствуй, мир!" и проанализировать работу конструкции с помощью компьютера.

Для обозначения общих понятий информатики мы используем термины, которые уже устоялись в отечественной литературе по программированию, даже если наша терминология расходится с терминологией, использованной при локализации приложений.

Итак, все готово к легкому и непринужденному изучению языка VBA. Не задерживаясь ни на минуту и следуя вышеизложенному плану, приступаем к изучению алфавита и лексики языка.

Как и естественный язык, так и язык программирования имеет некоторую лексическую структуру, которую мы сейчас и опишем. Алфавит языка программирования — это набор символов (разрешенный к использованию и воспринимаемый компилятором), с помощью которого могут быть образованы выражения и операторы данного языка. Под символами мы подразумеваем все, что можно ввести с клавиатуры (буква (А), цифра (7), знак (© — + <0169>) и т. д.).

Далее перечислены лексемы и символы, их составляющие.

1. Число

• Цифры от 0 до 9

• Символ точка (.) и буква Е (или е)

2. Имя (идентификатор)

• Латинские строчные и прописные буквы (A— Z, a— z),

• Буквы кириллицы, также строчные и прописные (А— Я, а — я)

• Арабские цифры (0— 9)

• Символ подчеркивания _

• Символы типа @ # & $ % !

3. Строка

• Все символы алфавита

4. Разделители

• Символ пробела

• Символ продолжения строки (_)

• Символы табуляции

• Символ новой строки

5. Специальные символы, служащие для построения различных конструкций:

• <, >, =

Итак, после описания алфавита приведем правила образования слов в VBA.


Всего существует четыре класса слов: имена, ключевые слова, числа и строки. при этом слова отделяются друг от друга разделителями и/или специальными символами, как правило, это пробелы или символы табуляции.

Имя (идентификатор) — это последовательность символов, указанных во втором пункте, длиной не более 255 знаков; первый символ данной последовательности обязан быть буквой; последовательность должна быть отлична от ключевых слов; в конце может стоять символ типа переменной; буквы в верхнем и нижнем регистре не различаются.

Замечание

Дело в том, что за регистр в VBA отвечает встроенный текстовый редактор VBE (Visual Basic Editor), который автоматически меняет регистр при повторном вводе идентификатора. То есть, если при объявлении используется имя fileName, то как бы его потом не вводили filename или FiLEnaME, редактор приведет его к первоначальному виду.

Для построения римских цифр используется латинский алфавит, например XXI (21) — это прописные х, х и i.

Вы можете составлять имена, используя все богатство воображения, но есть ряд правил хорошего тона, которые служат для повышения удобочитаемости программ. Более того, они позволят избежать стандартных ошибок.

Во-первых, имена должны быть не слишком длинными, но отражающими характер их использования в программе. Например, если вы хотите ввести переменную, обозначающую количество проданных издательством "Чародейство и Волшебство" книг, то рекомендуется следующий вариант имени: numbBookSaie. Данное правило сыграет для вас огромную роль при написании больших программ, когда их чтение через год будет таким же легким, как будто вы писали их код вчера.

Во-вторых, рекомендуется начинать имена со строчной, а не с прописной буквы. Поскольку при вводе ключевых слов VBA и имен стандартных объектов первая буква автоматически преобразуется в прописную. Таким образом вы будете избавлены от риска нечаянно использовать запрещенное имя переменной.

В-третьих, при начальном определении имени или процедуры, при обозначении какого-то ключевого момента в программе следует использовать комментарии.


Комментарии строятся следующим образом: после символа (') следует текст комментария. Например:

Программа 20.2. Комментарий

Sub numbBookSaie () 'Процедура подсчета количества проданных книг

В-четвертых, если строка программы не помещается целиком в окне редактора кода, то при использовании символа _ и продолжении кода на следующей строке компилятор будет воспринимать две строки за одну.

От описания идентификаторов перейдем к другим лексемам языка — строкам, числам и ключевым словам.

Строка — последовательность символов, заключенная в двойные кавычки ("..."), при этом под символами подразумеваются все вышеуказанные.

Число — это лексема, служащая для записи числовых значений (включая даты). Для записи десятичных чисел используются цифры и точка (123.456), также можно представлять число с помощью экспоненциального представления и символа Е или е. Этот символ указывает на то, что истинное число равно числу, стоящему перед Е (оно называется мантиссой), умноженному на 10 в степени числа, стоящего после Е (оно называется порядком). Например, лексема 1.234Е+6 обозначает число 1234000.

Ключевое слово — это специальная лексема, смысл которой зафиксирован правилами языка и по которой транслятор (и человек) распознает основные языковые конструкции. Ключевыми словами VBA, например, являются True, For, String И Т. Д.

Операторы

Любая программа представляет собой последовательность операторов. Мы уже рассматривали те операторы, которые предназначены для объявления переменных и определения типов. В этом разделе мы расскажем об операторах для выполнения действий с данными и для управления порядком выполнения других операторов. Существует три основных типа операторов: операторы присваивания, условные операторы и операторы цикла. Рассмотрим их по порядку.
Операторы присваивания необходимы для изменения значения переменных. В VBA существует четыре вида операторов присваивания:

Let (прямое присваивание);

LSet (левое присваивание);

RSet (правое присваивание);

set (объектное присваивание).

С оператором прямого присваивания мы уже встречались (=), правда, в несколько укороченном виде.
[Let] имяПеременной = <выражение>
Ключевое слово Let является наследием предшествующих версий языка Basic, его употребление ничего не добавляет и не убавляет. Подобные атавизмы — не редкость в любом языке программирования, они необходимы для совместимости разных версий программного продукта.
С помощью оператора присваивания происходит обычное присваивание значения выражения, стоящего справа от знака =, переменной, имя которой стоит слева от знака =. Причем тип присваиваемого значения должен соответствовать типу переменной. Бессмысленной будет следующая конструкция:
Dim Temp As Integer Temp = "Строка"
Встретив подобное присваивание, компилятор выдаст сообщение об ошибке. Но есть и ряд исключений. В следующей программе сначала рассматривается присваивание переменным встроенных типов стандартных значений. Затем следует объявление трех записей типа Person, после чего идет присваивание значений первым двум записям, но через прямое обращение к полям записей. В последующем же присваивании происходит одновременное присваивание значений всех полей записи peopie2 соответствующим полям записи people3.
Программа 20.7. Присваивание
Sub LetEgual()
Dim age As Integer, str$
Dim peoplel As Person, people2 As Person, peoples As Person

age = 32

str = "Жизнь прекрасна"

peoplel.name = "Александр" people2.name = peoplel.name + "a" Msgbox(people2.name) peoples = people2 Msgbox(peopleS.name) End Sub

Следующий оператор присваивания, который мы рассмотрим в данном разделе, — LSet. Он служит для специфического присваивания строк с одновременным выравниванием слева, а также для присваивания значения записи одного типа записи другого типа.

LSet имяСтроковойПвременной = СтроковоеВыражение LSet имяПеременной! = имяПеременной2

В первом случае результатом присваивания является строка той же длины, что и у значения имяСтроковойпеременной. Если значение выражения СтроковоеВыражение длиннее, то лишние символы справа удаляются, если короче — заполняются пробелами справа.

Во втором случае присваивание аналогично вышеописанному случаю с использованием оператора Let, но только здесь не обязательно, чтобы типы полей совпадали. Конечно, подобное присваивание чревато сообщениями компилятора о несоответствии типов. Мы советуем использовать данную конструкцию с очень большим вниманием.

В программе 20.8 инициализированы две строковых переменных, после чего происходит левое присваивание и вывод значения переменной str1 ("<-Влево").

Программа 20.8. Левое присваивание

Sub LsetEqual()

Dim Strl As String, Str2 As String

Strl = "0123456789"

Str2 = "<-Влево"

Lset Strl = Str2

Msgbox(Strl)

End Sub

Оператор RSet аналогичен оператору LSet, только в данном случае выравнивание происходит справа. Помимо этого, оператор RSet нельзя использовать для присваивания записей.

Последний оператор присваивания — объектное присваивание set. К сожалению, мы еще не рассказывали об объектах и описание этого оператора сейчас будет бессмысленным, но придет время, и о нем будет рассказано (см. раздел 20.5 "Классы и объекты").

После операторов присваивания перейдем к рассмотрению операторов ветвления. Как и во многих языках программирования, в VBA имеются различные управляющие конструкции, позволяющие изменять порядок выполнения операторов программы.


При отсутствии управляющих конструкций операторы программы выполняются последовательно, с первого до последнего. В некоторых простых случаях этого бывает достаточно, но обычно все-таки требуется изменить порядок выполнения операторов при выполнении определенных условий либо пропуская выполнение некоторых операторов, либо, наоборот, многократно повторяя их. Оказывается, для реализации любых алгоритмов достаточно иметь только два вида управляющих конструкций — ветвления и циклы. Первым из рассматриваемых нами операторов ветвления является стандартный условный оператор ветвления if. . .Then.. .Else. Его использование позволяет проверить некоторое условие и в зависимости от его истинности выполнить ту или иную группу операторов.

Замечание

Оператор If. . .Then. . .Else называют также условным оператором.

Для данного оператора есть два варианта синтаксиса — в одну строку и в несколько:

If условие Then [блокОлераторов1] [Else блокОператоров2] ИЛИ

If условие1 Then

[блокОператоров 1] [ElseIf условием Then

[ блокОпера торовN] ... [Else

[блокОператоров_Е1зе]] End If

Но обо всем по порядку. После ключевого слова if стоит условие. В качестве условия можно использовать логическое выражение, возвращающее значение True или False. Также можно использовать арифметическое выражение, в этом случае нулевое его значение эквивалентно False, ненулевое — True. Если условие возвращает True, то выполняется блокоператоровJ, если

False — блокОператоров2, представляющий собой последовательность разделенных двоеточием операторов. Причем необходимо наличие хотя бы одного из блоков операторов.

Такова семантика первой формы записи (в одну строку), являющаяся частным случаем второй. Вторая же форма записи представляет развернутую цепочку ветвления, когда приходится делать выбор одного альтернативного действия из целой группы на основе проверки нескольких различных условий. В подобном случае также необходимо наличие хотя бы одного из блоков операторов.

Вторая схема действует по следующему принципу.


Проверяется условие1. Если оно истинно, то выполняется блокоператоров! и осуществляется переход к оператору, стоящему за ключевым словом End if. Если же оно ложно, то проверяется условие.? и т. д. Если проверка дошла до последнего оператора Eiseif и условием тоже оказывается ложным (то есть все вышестоящие условия ложны ), выполняется блокОператоров_Е1зе.

В программе 20.9 инициализируются три переменные а, ь и с. Далее показывается использование условного оператора в виде одной строки с использованием разделителя операторов — двоеточия. Поскольку проверяемое условие истинно, выполняются присваивание (с = c+1) и вывод (с = и).

В следующей конструкции проверяется условие (с > 20), т. к. условие ложно, то оператор присваивания (с = c+l) не выполняется. Далее проверяется условие (с = -а + b+ 1) — оно истинно, следовательно, выполняется вывод (с = ll). В противном случае вывелось бы "Не может быть" (что исключено).

Программа 20.9. Использование оператора if. . .Then. . .Else !

Sub branch()

Dim a, b, с

a = -10

b= 0

с = 10

If c>a Then c=c+l : MsgBox(c) Else a=a-l : MsgBox(a)

If с > 20 Then

c=c+1

ElseIf с = -a + b + 1 Then

MsgBox (c) Else

MsgBox ("He может быть")

End If

End Sub

Вышерассмотренные цепочки операторов if. . .Then.. .Eiseif обладают большой гибкостью и позволяют решить все проблемы, однако если выбор одной из нескольких возможностей все время основан на различных значениях одного и того же выражения, гораздо удобнее использовать предназна ченный для этого оператор выбора select case, имеющий следующий синтаксис:

Select Case выражение [ Case списокЗначенийN

[блокОператоровN]] ... [ Case Else

[блокОператоров_Е1зе]] End Select

Проверяемое выражение вычисляется в начале работы оператора select case. Это выражение может возвращать значение любого типа — например логическое, числовое или строковое. При выполнении оператора Select case значение проверяемого выражения вычисляется один раз и запоминается.

Далее идет список альтернатив, начинающихся ключевым словом case.


В каждой альтернативе указан список значений, представляющий собой несколько возможных значений, разделенных запятой. При выполнении оператора select Case значение сравнивается со списками значений альтернатив. Элементы списка значений могут иметь одну из следующих форм:

Значение — в этом случае проверяется, совпадает ли значение проверяемого выражения с указанным значением;

Значение1 то Значение2 — проверяется, находится ли значение проверяемого выражения в диапазоне указанных значений;

Is логическаяОперация значение — в данном случае проверяется, удовлетворяет ли значение проверяемого выражения указанному логическому условию.

Вся конструкция работает следующим образом. Если хотя бы один из элементов списка значений соответствует проверяемому выражению, то выполняется соответствующий блок операторов и на этом выполнение оператора Select Case заканчивается. Если же ни один из элементов всех списков альтернатив не соответствует значению проверяемого выражения, выполняется блокОператоров_Е1sе (если, конечно, присутствует ключевое слово Case Else).

В следующем примере при помощи функции inputBox переменной t присваивается некое значение, после чего посредством оператора select Case проверяется положительность значения переменной. Заметьте, что предусмотрен вариант, когда пользователь введет не число 3 .

Программа 20.10. Использование оператора Select Case

Sub branchLinef) Dim t As Integer

Использование оператора GoTo будет рассмотрено чуть ниже.

labelInput: t = InputBox{"Введите число") If (Not (IsNumeric(t))) Then

Call MsgBox("Введено не число", vbCritical)

GoTo labellnput End If

Select Case t Case 0

Msgbox ("Введен 0") Case 1 To 100

MsgBox("Введено положительное число") Case -100 To -1

MsgBox("Введено отрицательное число") Case Is < -100 , Is > 100

MsgBox("Число больше 100 или меньше -100") Case Else

MsgBox("He может быть") End Select End Sub

Подобная конструкция, как упоминалось, возможна и для строковых значений, в таком случае используется лексикографическое упорядочивание.


Помимо условных операторов, в VBA существует оператор безусловного перехода, который также меняет порядок выполнения операторов в программе (безусловно):

GoTo имяМетки

После ключевого слова идет имя метки. Метка — это идентификатор, приписанный оператору программы и используемый в других частях программы для обращения к этому оператору. Метка может быть определена как до, так и после ключевого оператора GOTO, причем она должна отделятся от помеченного ею оператора двоеточием. В примере, приведенном выше, в случае введения нечислового значения, выполняется безусловный переход и пользователю заново предлагается ввести число.

Совет

Применение оператора безусловного перехода нежелательно, поскольку присутствие этого оператора в программе нарушает ее структурную целостность и наглядность. Такую программу трудно читать, отлаживать и модифицировать. Ниже будут рассмотрены операторы циклов, попробуйте изменить данный пример, организовав цикл проверки вместо безусловного перехода.

От операторов ветвления перейдем к рассмотрению операторов цикла. Если бы при выполнении программы каждый оператор выполнялся только один раз, программирование не имело бы особого смысла. Действительно, выполнить вручную какую-нибудь арифметическую операцию наД данными ненамного труднее, чем написать соответствующий оператор присваивания в программе. Весь смысл программирования состоит в том, чтобы поручить компьютеру проведение многочисленных расчетов, записав это поручение в компактной форме. Для решения таких задач существуют операторы цикла. Циклы позволяют многократно выполнять отдельный оператор или группу операторов.

Операторы цикла VBA делятся на три группы:

циклы со счетчиком (For. . .Next);

циклы с условием (Dо. . .Loop);

Циклы по структуре данных (For Each. . .Next).

Первый из рассматриваемых нами операторов цикла — For.. .Next. Данный оператор позволяет выполнять группу операторов (которая называется телом цикла) заранее определенное количество раз, при этом параметр цикла последовательно принимает ряд значений, определенных пользователем в заголовке цикла.


For счетчик = начало То конец [Step шаг]

[блокОператоров1] [Exit For]

[блокОператоров2] Next [счетчик]

Счетчик — это и есть тот числовой параметр цикла, который должен принимать ряд значений от значения начало до значения конец. Причем этот ряд может образовывать как возрастающую, так и убывающую арифметическую прогрессию. Необязательный параметр шаг, при необходимости мог бы указывать, с каким шагом следует пробегать заданный ряд значений (по умолчанию он равен 1).

БлокОператоров! — это блок операторов, который будет выполнен, пока счетчик не пробежит ряд значений до конца. Прервать же данный пробег вправе только оператор Exit For, предназначенный для выхода из цикла, не дожидаясь его завершения и передачи управления оператору, следующему непосредственно за Next. Как правило, оператор используется в тех местах тела цикла, где требуется из него выйти по условию.

В конце цикла ставится заключительный оператор Next, после которого указывается счетчик цикла. Хотя данное указание необязательно, мы рекомендуем всегда его использовать, поскольку программа станет более понятной, особенно в случае большого количества вложенных циклов.

Итак, рассмотрим работу конструкции цикла со счетчиком в целом. Оператор For инициализирует переменную счетчик значением начало, после чего выполняется блокОпера торов 1 до тех пор, пока не встретится оператор Exit For (выход) или оператор Next (следующий). Далее оператор Next проверяет, не достигнуто ли значение конец, и если нет, то прибавляется значение шага к счетчику и процедура повторяется, если да — работа оператора цикла завершается.

В программе 20.11 мы рассмотрим три примера работы с циклом For...Next. В первом примере мы запрограммировали решение задачи о вычислении факториала числа 20 (20!=1*2*3**20), причем значение счетчика явно используется в вычислениях. После чего вывели итоговый результат (~2,432Е+18).

Во втором примере мы показываем, что помимо простых конструкций с циклами существуют более сложные — вложенные циклы. Характерным примером для вложенных циклов является инициализация матрицы (n x m).


Мы проинициализировали все элементы матрицы (6 х 5) единицей.

В последнем примере мы продемонстрируем работу оператора Exit For и счетчика с отрицательным шагом. Допустим, у нас есть проинициализирован-ный массив типа string. Необходимо найти элемент данного массива, равный строке "выход", причем проверка будет происходить с конца массива.

Программа 20.11. Использование оператора For. . .Next

Sub Factorial()

Dim factorial As Variant

factorial = 1

For i = 1 To 20

factorial = factorial * i Next

MsgBox(factorial) End Sub

Sub InitMatrix()

Dim matrix (5,4) As Integer

For i = 0 To 5

For j = 0 To 4

matrix(i, j) = 1

Next j

Next i End Sub

Sub VectorSearch

Dim Vector(7) As String

Инициализация

For i= 7 To 0 Step -1

If (Vector(i) = "Выход") Then

Exit For :

End If Next i End Sub

Теперь допустим, что вы не знаете заранее, сколько раз должно выполниться тело цикла, как в случае с оператором For.. .Next, но знаете условие, при котором цикл должен продолжать или прекращать свою работу. В таком случае и следует употреблять циклы с условием — DO ... Loop. Например, издательству поступают заявки от 25 магазинов на покупку определенного количества книги "Microsoft Office 2001 в целом", но количество книг ограничено (скажем, их всего 5000 экземпляров). Издательство, соответственно, удовлетворяет первые заявки, насколько может (то есть не более того, что есть сейчас на складе). Перед издательством встает задача — определить, заявки скольких первых магазинов оно удовлетворит? Перейдем к математической трактовке поставленной задачи. Заявки от магазинов образуют одномерный массив, элементы которого суть количества заказываемой книги. Таким образом, мы хотим узнать: сколько первых элементов этого массива можно взять так, чтобы их сумма значений была не больше 5000? В данном случае есть цикл и есть условие, но неизвестно, сколько именно раз потребуется выполнять суммирование для выявления необходимого количества элементов. Для решения подобных задач и применяется оператор цикла DO ...


Loop. Существует два вида циклов с условием: с предусловием и с постусловием. Соответственно, и цикл DO ... Loop имеет две синтаксические конструкции, суть различия которых — во времени проверки условия.

/ Предусловие /

Do [{While I Until} условие]

[ блокОператоров 1] [Exit Do]

[блокОператоров2] Loop

/ Постусловие /

Do

[блокОператоров 1] [Exit Do]

[блокОператоров2] Loop [{While | Unti1} условие]

Как упоминалось, различие этих двух конструкций состоит в том, что в первом случае условие будет проверяться до выполнения блока операторов (предусловие), а во втором — после (постусловие).

Теперь о проверке условий. Если в конструкции стоит ключевое слово while, то блок операторов будет выполняться, пока условие остается истинным, если же стоит until, блок операторов будет выполняться до тех пор, пока условие остается ложным. Вообще, исходя из синтаксиса, наличие условия не обязательно. Если его нет, то по умолчанию оно трактуется как False.

Необязательный оператор Exit DO аналогичен оператору Exit For в цикле For. . .Next. Он также прекращает выполнение цикла и передает управление на оператор, следующий непосредственно за Loop.

Давайте на приведенном выше примере рассмотрим работу цикла с условием. Наше условие выглядит так: "сумма > 5000", причем это условие выхода из нашего цикла, т. к. мы найдем искомое число элементов массива. Следовательно, сначала мы должны вычислить сумму (блокОператоров), а потом проверить, не больше ли она 5000 (until sumOfBooks > sooo). Помимо этого надо следить, чтобы мы не вышли за пределы границ массива, для чего используется оператор it.

Во втором примере мы решили ту же самую задачу, но несколько другим способом. Мы запустили, вообще говоря, бесконечный цикл, поскольку условие while 1 всегда истинно. Выходом же из цикла является выполнение

условия sumOfBooks > 5000.

Программа 20.12. Использование оператора Do... Loop

Sub ShopCalculate(}

Dim bookshops(1 To 25} As Integer, sum As Integer

Инициализация booksShops


Первый способ

sumOfBooks = 0

numOfShops = 0

Do

numOfShops = numOfShops + 1

If numOfShops > 25 Then Exit Do

End If

sumOfBooks = sumOfBooks + bookshops(numOfShops) Loop Until sumOfBooks > 5000 MsgBox (numOfShops - 1)

Второй способ sumOfBooks = 0 numOfShops = 0 Do While 1

numOfShops = numOfShops + 1

If numOfShops > 25 Then Exit Do

sumOfBooks = sumOfBooks + bookshops(numOfShops)

If sumOfBooks > 5000 Then Exit Do Loop

MsgBox (numOfShops - 1) End Sub

Последний из рассматриваемых нами операторов — это оператор цикла по структуре. Сразу предупредим, что здесь рассматривается лишь урезанная возможность данного оператора, поскольку мы еще не рассматривали такой тип данных, как семейство. Но мы обязательно расскажем более подробно об этом операторе, когда придет время. Итак, как всегда, начнем с прагматики. Представьте, что необходимо вычислить сумму элементов массива, диапазон изменения индексов которого может со временем измениться, даже более того, может измениться его размерность, а программа содержит очень много процедур, в которые входит суммирование массива. Ни один из вышеприведенных циклов использовать нельзя, поскольку как только изменится размерность, вам придется переписывать эти циклы. Решением явля ется использование оператора For Each. . .Next. В этом операторе отсутствует счетчик, а тело цикла выполняется для каждого элемента в массиве.

For Each элемент In группа

[блокОператоров1] [Exit For]

[блокОператоров2] Next [элемент]

Здесь элемент — это переменная, пробегающая в качестве значений элементы массива. Под группой мы пока будем понимать только массив. Элемент обязан быть переменой типа variant. А дальше все знакомо. Работа цикла происходит следующим образом: блок- операторов выполняется, пока переменная элемент не пробежит все элементы массива.

В следующем примере представим, что мы не знаем точного количества магазинов, они могут присоединиться или, наоборот, отказаться от услуг издательства, но (в данном случае) мы хотим подсчитать, сколько всего поступило заявок издательству.


Тогда с использованием объявления динамических массивов и оператора For Each. . .Next данная проблема решается без затруднений. Заметьте, что не надо менять цикл, даже если вы исправите размерность массива, например на bookshops (25, 2) (заявки на две книги одновременно).

Программа 20.13. Использование оператора For Each. . .Next

Sub RecSum()

Dim bookshops() As Integer

Dim elem As Variant

ReDim bookshops(1 To 25)

Инициализация

sum = 0

For Each elem In bookshops

sum = sum + elem Next

MsgBox (sum) End Sub

На этом мы закончим описание операторов VBA и перейдем к рассмотрению структуры программы.

Опубликование формы

Итак, после того как вы убедились в работоспособности формы, ее необходимо сохранить. Сохранение формы носит специальное название опубликование. Сразу же заметим, что эта процедура отлична от сохранения элемента данной формы.
Замечание
Еще раз вспомним отличие между формой и элементом. Форма — это специальный шаблон, на основе которого создается некий элемент. Поэтому, открывая, например, форму Контакт, заполняя и сохраняя ее, вы сохраняете не форму, а лишь элемент этой формы.
Применяя вышеописанные способы, пользователь может изменить форму, но выбрав команду > Файл > сохранить, он сохранит не саму измененную форму, а лишь элемент, основанный на ней. Кстати, в случае с формой контакта при подобной попытке появится предупреждение о незаполненном
Применяя вышеописанные способы, пользователь может изменить форму, но выбрав команду > Файл > Сохранить, он сохранит не саму измененную форму, а лишь элемент, основанный на ней. Кстати, в случае с формой контакта при подобной попытке появится предупреждение о незаполненном поле Хранить как (поскольку элемент не заполнялся), что еще раз показывает различие в способах сохранения.
Форму можно опубликовать несколькими способами, но наиболее часто употребляемыми являются:

в качестве шаблона;

в библиотеке форм.

Чтобы сохранить форму в виде шаблона, необходимо выполнить действия, показанные в примере 19.9.
Пример 19.9. Сохранение формы в качестве шаблона
Файл >Сохранить как. . .
Папка <Имя папки>
Имя := <Имя файла>
Тип файла Шаблон Outlook
ОК
Теперь для создания нового элемента на основе этого шаблона достаточно дважды щелкнуть по соответствующему файлу в Проводнике.
Замечание
Если в диалоговом окне Сохранение элемента выбрать в раскрывающемся списке Тип файла не Шаблон Outlook, а любой другой элемент, то Outlook сохранит его с указанным типом. Другое дело, что эти форматы теряют некоторую информацию формы. Например, естественно, что рисунок формы не может храниться в текстовом формате (см.
раздел 17.1.5 "Шаблон Outlook").

Для сохранения формы Outlook в библиотеке личных форм повторите действия, рассмотренные в примере 19.10.

Пример 19.10. Сохранение формы в библиотеке личных форм

Сервис> Формы > Опубликовать форму

Папки Библиотека личных форм (рис. 19.14}

Название := Writer

Имя формы:= Writer

Опубликовать



Рис. 19.14. Диалоговое окно Публикация формы

После того как форма сохранена, ею можно воспользоваться для создания новых элементов.

Пример 19.11. Создание элемента на основе пользовательской формы

> Сервис > Формы > Выбрать форму

Папки Библиотека личных форм

Формы Book

Открыть

На рис. 19.15 изображено диалоговое окно Выбор формы (Choose Form) в представлении по категориям. Обратите внимание на нижнюю часть данного диалогового окна, в котором отображаются контакт, описание и версия формы.

По умолчанию Outlook создает элементы посредством форм из стандартной библиотеки форм. Если вы хотите, чтобы Outlook по умолчанию создавал формы на основе вашей, то необходимо установить соответствующий параметр для свойств папки, хранящей элементы (см. пример 19.12).

Теперь при создании нового элемента в папке Контакты будет использоваться созданная нами форма writer.



Рис. 19.15. Диалоговое окно Выбор формы

Пример 19.12. Задание формы, применяемой по умолчанию

{На панели Outlook} Контакты

Свойства

Общие

Помещая в эту папку использовать Формы...

Папки Библиотек личных форм

Формы Writer

Открыть

ОК (рис. 19.16)

Создание красивых и удобных форм Outlook, безусловно, требует от разработчика наличия определенного опыта. К сожалению, рамки этой книги позволяют описать только базовые операции, используемые при работе с формами Outlook. Однако по аналогии с рассмотренным примером и справочной системой вы сможете упростить и автоматизировать процесс обработки информации на вашем компьютере.



Рис. 19.16. Вкладка Общие диалогового окна Свойства папки "Контакты"

Основы VBA

Уважаемый читатель, позвольте перед столь нелегким делом, как почти исчерпывающее описание языка VBA с нашей стороны и кропотливое его изучение — с вашей, сделать небольшое философское отступление на тему: "Что такое язык?" Надеемся, что оно будет способствовать не только пониманию структуры данной главы, но и более глубокому пониманию самого языка Visual Basic for Applications (VBA) как такового. Итак, что же такое язык?
Язык — это знаковая система, предназначенная для хранения и передачи информации. Причем в данном случае, не умаляя общности, можно говорить о том, что не имеет значения, естественный это язык или язык программирования (а может, математический или язык жестов).
Безусловно, языки различны между собой, однако большинству языков присущи общие закономерности и, так сказать, системная организация. То есть для каждого языка определены и приемлемы такие понятия, как:

алфавит, т. е. допустимые символы языка;

лексика, т. е. словарь языка — способы образования слов из символов;

синтаксис, т. е. способы соединения слов в предложения (в VBA это способы соединения ключевых слов и слов пользователя в выражения и программные конструкции);

семантика, т. е. значение отдельных слов, словосочетаний и предложений (в VBA — значение и логический смысл выражений и программных конструкций);

прагматика, т. е. назначение и область применения языка.

В дальнейшем мы будем подходить к описанию структуры языка, исходя из вышеприведенных рассуждений и следующего правила очередности описания как языка в целом, так и любой программной конструкции. Сначала описывается прагматика (то есть ответ на вопрос: "Зачем нужна эта конструкция?"), после чего — лексика и синтаксис (то есть формальное описание того, как записывается эта конструкция) и, наконец, — семантика языка (то есть ответ на вопрос: "Что делает конструкция?"), подкрепленная рядом примеров."
С подобной точки зрения можно рассматривать все языки программирования. Все? Да, их много, и мы не будем вводить читателя в заблуждение, го воря, что VBA — единственный и неповторимый. Но во всем многообразии языков программирования VBA действительно выделяется своей уникальностью с точки зрения разработки офисных приложений. Почти все офисные задачи можно решить посредством VBA естественным путем.

Отладка и тестирование программ

Конечная цель программиста заключается в написании правильно работающей программы, но, к сожалению, в 99 случаях из 100 первая попытка использования программы приводит к появлению предупреждения диалогового окна с кодом ошибки, неверного результата или в худшем случае к зависанию компьютера. Приблизительно так начинается нелегкий путь отладки программы.
Отладка программы — это специальный этап в разработке программы, состоящий в выявлении и устранении программных ошибок, факт существования которых уже установлен. Программные ошибки, как правило, делятся на три вида:

Синтаксическая ошибка. Неправильное употребление синтаксических конструкций, например употребление оператора цикла For без то или Next.

Семантическая ошибка. Нарушение семантики той или иной конструкции, например передача функции параметров, не соответствующих ее аргументам.

Логическая ошибка. Нарушение логики программы, приводящее к неверному результату. Это наиболее трудный для "отлова" тип ошибки, ибо подобного рода ошибки, как правило, кроются в алгоритмах и требуют тщательного анализа и всестороннего тестирования.

Поскольку безошибочное программирование почти невозможно, а ручная отладка немыслима, необходимы средства поиска ошибки (иногда это не так просто) и ее исправления. В других случаях можно просто обойти возможные появления ошибки, также используя специальные методы. Именно об этих средствах и методах пойдет речь в настоящем разделе.
В каждой современной системе программирования существует специальное средство отладки программ — отладчик (debugger), который позволяет в режиме интерпретации установить контрольные точки, выполнить отдельные участки программы и посмотреть результаты работы операторов. Естественно, что редактор Visual Basic имеет подобное средство, с которым мы сейчас и познакомимся. В вышеописанной программе мы специально допустили ошибки, на примере которых и продемонстрируем работу отладчика VBA.
Замечание
Все ошибки располагаются в процедуре AssignTask, так что перед началом отладки вы можете проверить себя и попытаться отыскать их самостоятельно.

Первый шаг отладки — это запуск компилятора: Debug > compile <имяПроекта>. Компилятор, просматривая код программы, найдет ошибку и выдаст сообщение: sub or Function not defined (Процедура или функция не определены), выделив место ошибки (creatitem) в теле процедуры.

Итак, допущена синтаксическая ошибка, мы сделали опечатку (вместо createitem ввели creatitem), и компилятор стал расценивать это как вызов процедуры пользователя, которая нигде не объявлена. Быстро исправим эту оплошность, добавив злополучную е в код:

Set tsk = Createltem(olTaskltem)

Ошибка исправлена, можно возвращаться к первому пункту — запуску компилятора. На этот раз компиляция прошла успешно, и есть предпосылки к тому, что программа окончательно исправлена. Давайте запустим ее.

Замечание

Вообще же, в VBA нельзя говорить о запуске программы как таковой, поскольку в отличие от других языков программирования, в которых существует предопределенный способ определения того, с чего будет начинаться выполнение программы, в VBA такого предопределения нет. В VBA никакая процедура не является главной по умолчанию, нужно как-то указывать, с чего должно начинаться выполнение программы. Типовое решение автоматического запуска программы VBA — связывание "главной" процедуры с событием открытия документа, в котором находится проект.

Запуск программы в VBA осуществляется разными способами. Уже упоминалась возможность запуска программы посредством нажатия клавиши или с помощью команды Run Sub\UserForm меню Run. Однако при таком вызове запускается активная процедура, т. е. процедура, в которой находится курсор. Другим Способом является вызов диалогового окна Macros из меню Tools. В этом окне можно выбрать запускаемую процедуру, не делая ее активной.

Итак, мы запустили программу. Что же происходит? Сразу после запуска появляется диалоговое ОКНО об ошибке: Object variable or With block variable not set (объектная переменная или переменная блока with не определена) и четыре варианта продолжения работы с программой (рис. 22.6):

Continue. Продолжить выполнение программы.

End. Закончить выполнение программы.

Debug. Прервать выполнение программы и перейти в режим отладки.

Help. Вывести подробную справку об ошибке.

Замечание

Хотя в данном случае кнопка Continue не активна, она бывает очень полезна в ряде случаев. Например, при прерывании хода программы комбинацией клавиш + только для проверки контрольных значений в окне Immediate, когда нет необходимости переходить в режим отладки, если все значения удовлетворительны. Кнопка End используется для окончательного прерывания хода программы, как правило, когда ошибка сразу видна и не требует отладочных средств.



Рис. 22.6. Диалоговое окно Run-time error '91'

Выберем Debug. В этом случае окно с кодом программы становится активным и в нем выделяется (по умолчанию желтым цветом) оператор, на котором прервалось выполнение программы. Мы выбрали Debug, поскольку имеем достаточно большой опыт и по краткому описанию ошибки можем понять, в чем дело. Но вам мы советуем до определенного момента обращаться за разъяснением к справке, в которой подробно и на примерах описана ошибка, вызвавшая прерывание хода программы.

В нашем же случае произошла семантическая ошибка: неправильное присваивание переменной значения ссылки на объект. Для устранения этой ошибки необходимо добавить оператор присваивания set перед переменной tsk. Давайте еще раз запустим программу. На этот раз она успешно завершилась, дойдя до конца и выдав сообщение "Задача успешно поручена".

Вроде бы все работает, но мы протестировали только малую часть всех возможностей приложения, не будем останавливаться и посмотрим, что же сгенерировало наше мини-приложение. На рис. 22.7 изображен примерный вариант порученной задачи.

Как видите, все параметры верны, кроме загадочного срока окончания задачи, который истекает через 5 дней, в то время как в диалоговом окне продолжительность проекта была равна 5 месяцам!!!

Итак, наша программа фактически работает, собирает данные из разных источников, создает задачу и даже назначает ее, но неверно устанавливает срок ее окончания.


Надо констатировать, что мы столкнулись с последним типом ошибки — логическим. Компилятор не может отследить подобного рода ошибки автоматически, но это может сделать программист, используя, конечно, всевозможные способы и средства отладки.

Для отлова логических ошибок выполняется трассировка программы, т. е. выполнение программы или ее участка, сопровождающееся выводом в хронологической последовательности информации о событиях, связанных с выполнением программы. Давайте задумаемся, информацию о каких событиях мы хотели бы получить? Мы хотели бы получить и наблюдать измене ние переменных после выполнения операторов программы, причем желательно в пошаговом режиме, чтобы видеть процесс выполнения программы и иметь возможность тут же его исправить. Однако наблюдение всех переменных хоть и возможно, но малоэффективно.



Рис. 22.7. Сгенерированная задача

Для этого необходимо предположить, в каких местах возможно появление ошибки, и расставить там специальные точки останова, чтобы остановиться и проверить значения переменных, когда программа дойдет до них. Таким образом, увидев, какой из операторов "лжет", можно приступить к его разбору. Идея отлова ясна, осталось только подготовить программу с помощью редактора к этой увлекательной процедуре.

Чтобы создать точку останова, следует в отлаживаемой процедуре установить точку ввода в любом месте строки кода VBA, перед выполнением которой вы хотите остановить выполнение процедуры. Затем нужно выбрать команду > Debug > Toggle Breakpoint или просто нажать клавишу . При этом строка будет выделена коричневым цветом, а на левом поле окна кода появится жирная коричневая точка. Для снятия точки останова нужно еще раз повторить те же действия. Если напротив оператора стоит точка ос танова, это означает, что выполнение программы будет приостановлено перед выполнением этого оператора.

Замечание

Есть и более простой и, на наш взгляд, естественный способ установки точек останова: достаточно просто сделать щелчок мышью по серой полоске у левого края соответствующей строки кода.


Снять эту точку можно повторным щелчком по жирной коричневой точке. Наконец, если вы хотите снять все ранее поставленные точки останова, вовсе необязательно снимать все эти точки поодиночке. Достаточно воспользоваться командой меню > Debug > Clear All Breakpoints.

Наши подозрения вызвали следующие места программы, в которых мы и расставили точки останова (рис. 22.8).

Инициализация переменной tsk (чему равняется значение по умолчанию).

Вызов стандартной функции NOW (действительно ли возвращается текущее время).

Установка даты окончания задачи (правильно ли происходит суммирование).

После расстановки точек останова необходимо, как было сказано, указать, значения каких переменных мы хотели бы наблюдать. Естественно, что мы выбрали значения полей tsk.startoate и tsk.DueDate. Для наблюдения за несколькими свойствами или переменными существуют специальные окна Locals Window и Watch Window. Эти окна можно открыть с помощью соответствующих кнопок на панели Debug или команд меню View.

В окне локальных переменных можно наблюдать за значением всех локальных переменных выполняемой в данный момент процедуры, а окно контрольных значений предназначено для постоянного наблюдения за выбранными пользователем переменными или свойствами. Чтобы определить контрольное значение, достаточно выделить в окне модуля любую переменную, выражение или свойство и нажать кнопку Quick Watch на панели инструментов Debug. При этом появится диалоговое окно, в котором указано имя подпрограммы, само выражение, а также его текущее значение (рис. 22.8).

Нажав на расположенную в правой части диалогового окна кнопку Add, можно переместить это выражение в список наблюдаемых контрольных значений в окне Watch. При этом в момент останова отлаживаемой программы весь список наблюдаемых выражений и их значения будут сразу же видны в соответствующем подокне, располагающемся обычно в нижней части экрана. Добавим переменную tsk. star toate вышеописанным способом. Чтобы наблюдать значение переменной, необходимо выполнить следующее действие.



Рис. 22.8. Точки останова и диалоговое окно Quick Watch

Пример 22.8. Добавление переменной в окно Add Watch

{ В окне Watch} 1R Add Watch... (рис. 22.9)

Expression := tsk.StartDate

Procedure AssignTask

OK

Итак, точки останова расставлены, окно Add Watch с наблюдаемыми переменными активно, следовательно, с замиранием сердца переходим к трассировке программы. Итак, нажимаем клавишу , как и предполагалось, перед инициализацией переменной происходит останов программы. Все правильно. Теперь давайте посмотрим, как изменились значения переменных В окне Add Watch: tsk.StartDate = 01:01:4501, tsk.StartDate = 01:01:4501, a duration = 5.



Рис. 22.9. Диалоговое окно Add Watch

Для единичного просмотра значения переменной можно просто подвести к ней указатель мыши, и вы увидите всплывающую подсказку. Например, duration = 5.

Для дальнейшего пошагового выполнения программы можно воспользоваться одним из трех способов:

Step Into. При нажатии клавиши выполняется очередной оператор, после чего выполнение программы приостанавливается и программа становится доступна для корректировки.

Step Over. Нажатие комбинации клавиш + осуществляет вызов вспомогательных процедур и функций за один шаг, что дает возможность не задерживаться на их выполнении.

Step Out. Данная комбинация клавиш ++ позволяет выйти из выполняемой вспомогательной процедуры, не дожидаясь конца ее пошагового выполнения.

Итак, нам необходимо нажать клавишу и посмотреть, чему стало равно значение tsk.startDate. Как и следовало ожидать, переменной было присвоено значение 21.08.01. (текущая дата 21 августа 2001 года). Следовательно, функция Now работает корректно.

Далее мы попадаем на следующую точку останова — присваивание значения переменной tsk.DueDate. После очередного нажатия клавиши проверим значения текущих переменных и окончательно обнаружим ошибку.

Значение переменной duration равно 5, прибавляя его к значению текущей даты, мы прибавляем не месяцы (как хотелось бы), а дни.


Исправим эту ошибку, изменив код ошибочной строки на следующий:

.DueDate = DateAdd("m", duration, .StartDate)

Замечание

Встроенная функция DateAdd предназначена для добавления или вычитания из даты указанного числа временных интервалов.

В конце рассказа об отладчике мы решили на рис. 22.10 показать панель инструментов Отладка (Debug) с кнопками, используемыми при отладке, а в табл. 22.1 привести краткую справку по всем использованным и неиспользованным средствам отладчика.



Рис. 22.10. Кнопки панели Отладка

Таблица 22.1. Средства отладчика

	Команда	Назначение
	Compile	Компиляция программы
	Run Sub/UserForm	Запуск процедуры или формы
	Break	Прерывание выполнения программы +
	Reset	Остановка выполнения программы
	Toggle Breakpoints	Установить точку останова
	Clear All Breakpoints	Снять все точки останова
	Step Into	Шаг с заходом во вспомогательные процедуры
	Step Over	Шаг с обходом вспомогательных процедур
	Step Out	Шаг с выходом из вспомогательной процедуры
	Step to Cursor	Шаг до курсора. Запускает программу на выполнение до строки с курсором
	Set Next Statement	Позволяет устанавливать следующий выполняемый оператор
	Show Next Statement	Показывает следующий выполняемый оператор

К сожалению, не все приемы отладки можно рассмотреть на нашем простейшем примере.

	Команда	Назначение
	Immediate Window	Отображает окно отладочных результатов вычисления
	Locals Window	Отображает окно локальных переменных процедуры
	Watch Window	Отображает окно контрольных выражений программы
	Add Watch	Добавляет выражение в окно Watch
	Edit Watch	Исправляет выражение в окне Watch
	Quick Watch	Просматривает значение выделенного выражения
	Call Stack	Позволяет показать стек вызовов процедур в текущий момент. Эта кнопка очень полезна при работе с рекурсивными процедурами
	Comment Block	Позволяет закомментировать выделенный блок операторов
	Uncomment Block	Отменяет сделанные комментарии
	Toggle Bookmarks	Устанавливает закладку
	Clear All Bookmarks	Снимает все установленные закладки
	Find	Вызывает диалоговое' окно поиска, посредством которого можно найти ту или иную переменную, выражение и т. д.

Подробные свойства

Более подробные свойства для объекта управления можно задать в диалоговом окне Свойства (Properties). В приведенной ниже программе зададим специальный эффект для отображения раскрывающегося списка, а также укажем на изменение указателя мыши при наведении на данный элемент управления.

Рис. 19.6. Панель Свойства элемента управления
Пример 19.6. Задание дополнительных свойств элемента управления
{ Элемент управления }
Дополнительные свойства (рис. 19.6)
Свойство SpecialEffeet
Apply 6-Bump
Apply
Свойство MousePointer
Apply 10-UpArrow
Apply

Постановка задачи

Работая над задачей любой сложности, необходимо четко представлять ее условия, цель, а также возможные способы решения. Ибо несогласованность и абстрактность требований может привести к затягиванию сроков реализации проекта или просто его к невыполнению. Итак, обозначим наши условия
Условие. Есть редактор издательства, одной из частных задач которого является подписание договора с автором и отслеживание хода его работы над книгой. Помимо этого, известно, что существует четыре серии книг, причем их названия могут изменяться. Также известно, что для всех писателей имеются контакты, хранящиеся в папке "Писатели".
Цель. Автоматизировать процесс работы редактора.
Способы решения. Одним из возможных способов решения является использование задач Outlook, которые абсолютно вписываются в рамки поставленного условия. Но создание однотипных задач вручную ведет к появлению ошибок и неоднозначности. Таким образом, ограничивая, с одной стороны, редактирование задачи и беря контроль над ее созданием, мы, с другой стороны, унифицируем процедуру работы редактора.
На рис. 22.1 изображена панель задач с однотипными задачами, сгенерированными нашим приложением.


Рис. 22.1. Сгенерированные задачи
Итак, задача поставлена, и мы переходим к ее программной реализации. Начнем, с разработки формы (диалогового окна).

Проектирование диалогового окна

Для создания задачи и заполнения ее информационных полей необходимо открыть диалоговое окно, с помощью которого можно будет указать тип серии, выбрать автора, а также задать название книги и срок ее написания.
Для проектирования диалогового окна нам потребуется создать пользовательскую форму, на которую помещаются нужные элементы управления — раскрывающиеся списки, поля вода, кнопки, а затем написать процедуры обработки событий, связанных с этими элементами управления: что должно происходить при открытии окна, при вводе данных в поле ввода, при нажатии кнопки, при выборе элемента раскрывающегося списка и т. д.
В этом примере мы продемонстрируем создание и использование самых разных элементов управления: не только обычных полей ввода и кнопок, но и более сложных элементов, например раскрывающихся списков.
Начнем с того, что откроем проект VBA и вставим в него новую пользовательскую форму.
Пример 22.1. Создание пользовательской формы
> Сервис > Макрос > Редактор Visual Basic...
{В окне VBE}
> Insert > UserForm
При этом открывается окно разработки пользовательской формы с пустой пока пользовательской формой. Теперь предстоит подобрать нужные размеры будущего диалогового окна и поместить на него нужные элементы управления. Для этого откройте соответствующую панель инструментов.
Пример 22.2. Открытие панели инструментов Too/box (Элементы управления)
> View > Toolbox
Дальнейший процесс проектирования пользовательского диалога состоит в том, что вы просто щелчком мыши выбираете кнопку нужного элемента управления на панели Toolbox, а затем "рисуете" этот элемент в пользовательской форме, используя технику "протаскивания" мыши. Надо установить указатель мыши на то место, где должен располагаться верхний левый угол создаваемого элемента управления, затем нажать левую кнопку мыши, и, удерживая ее нажатой, растянуть рамку до того места, где должен располагаться правый нижний угол, а затем отпустить кнопку мыши.
После того как элемент управления помещен в кадр диалога, вы можете перемещать его, изменять его размеры или даже удалить его.
Щелчок по элементу управления выделяет его, после чего можно воздействовать на выделенный элемент. Если удерживать нажатой клавишу во время выполнения щелчков по элементам управления, то таким образом можно будет выделить несколько элементов управления одновременно. Если же во время щелчков мышью вы будете удерживать нажатой клавишу , то выделятся сразу все элементы управления, расположенные между теми двумя, по которым сделаны щелчки. Наконец, можно просто растянуть рамку выделения над теми элементами управления, которые вы хотите выделить.

Перетаскивание элемента управления (или сразу нескольких выделенных элементов) перемещает его в пределах пользовательской формы. Перетаскивание одного из маркеров выделения позволяет изменить размеры выделенного элемента или сразу нескольких выделенных элементов. Например, если выделить несколько элементов управления, а затем установить указатель мыши над правым маркером выделения и протащить его чуть дальше вправо, можно увеличить размеры всех выделенных элементов разом на одинаковую величину. Наконец, нажатие клавиши удаляет все выделенные элементы.

Попробуйте подготовить представленную на рисунке пользовательскую форму для диалогового окна (рис. 22.2). Для этого надо поместить в диалоговое окно два раскрывающихся списка (comboBox), одно поле ввода (TextBox), один рисунок (image), одну кнопку(CommandButton) и наконец десяток текстовых надписей (Label), служащих для пояснения назначения активных элементов управления, на которые может воздействовать пользе-, ватель во время работы программы.



Рис. 22.2. Проектируемое диалоговое окно

Для того чтобы ввести текст надписи, сначала щелкните по этой надписи, чтобы выделить ее, затем сделайте второй щелчок, чтобы войти в режим редактирования. Теперь удалите стандартный текст серия и введите нужный текст. Таким же образом можно задать значения по умолчанию для активных элементов диалогового окна, например для полей ввода.

Можно также изменить текст надписи с помощью панели свойств элементов управления — таким же образом, как и многие другие свойства этих элементов.


Однако изменение свойств элементов управления с помощью панели свойств заслуживает особого разговора — мы посвятим этому следующий раздел.

Для четкой расстановки элементов управления можно воспользоваться как сеткой диалогового окна, так и командами меню Format. Например, в приведенном ниже примере мы выровняли все текстовые поля и поля редактирования по левому краю.

Пример 22.3. Форматирование элементов управления

Номер главы

+ Серия

+ Раскрывающийся список

+ Название

+ Длительность проекта

{Трое из элементов имеют черные маркеры выделения, а "Длительность" —

былые. Именно по этому полю будет происходить выравнивание}

> Format > Align > Lefts

Когда все будет готово, вы можете посмотреть на то, как разработанное вами диалоговое окно будет выглядеть во время выполнения программы: для этого нажмите клавишу . Завершить тестовый просмотр диалогового окна позволяет кнопка закрытия в правом верхнем углу диалога.

Программирование в Outlook

Microsoft Outlook является поистине всеохватывающим приложением в области управления информацией. Вы можете месяцами изучать его различные компоненты, исследовать новые возможности, так никогда и не столкнувшись с разработкой собственных форм и созданием макросов. Однако, если вы хотите получить от Microsoft Outlook максимум возможного, существенно облегчить выполнение своих повседневных задач, избавившись от многократного повторения одних и тех же процедур или от введения специфической информации нестандартными путями, то умение разрабатывать формы и использовать макросы вам совершенно необходимо.
Microsoft Outlook, как и любое другое приложение Microsoft Office, допускает два разных уровня использования:

применение Outlook как готового к употреблению универсального инструмента для решения стандартных задач управления информацией. Этой возможности Outlook были посвящены три предыдущих части;

применение Outlook как инструментальной среды для разработки собственных приложений, решающих специфические задачи пользователя более эффективным способом. Об этой возможности и пойдет дальше речь.

Для читателя, первый раз столкнувшегося с разработкой каких-либо форм и программированием, возможно, будет трудным восприятие излагаемого ниже материала. Но как говориться — дорогу осилит идущий!
Не бойтесь, если какой-либо факт вызовет с первого раза непонимание или какая-либо возможность будет описана не полностью, поскольку вопрос разработки форм и программирования настолько широк, что заслуживает отдельной книги. Здесь же дается всего лишь попытка в доступной, понятной и как можно более полной форме рассмотреть основы программирования в Outlook. Надеемся, что полученные знания помогут вам в разработке собственных небольших приложений с достаточной степенью легкости.
В заключительной части книги будут рассмотрены следующие аспекты программирования в среде Outlook:

Разработка форм. В данной главе будут изложены основы разработки форм Outlook, использования полей пользователя и элементов управления.

Основы VBA. Приводится почти полное описание языка программирования Visual Basic for Application (VBA), посредством которого можно записывать макросы и создавать пользовательские приложения Outlook.

Объектная модель Outlook 2002. В настоящей главе описывается иерархия объектов Outlook 2002. Кроме того, рассматриваются основные классы, используемые при реализации приложений Outlook.

Разработка приложения. В последней главе будет приводится пример разработки простого пользовательского приложения Outlook, на котором будет продемонстрировано использование классов объектной модели Outlook 2002 и VBA.

Работа с файлами

Следующий список, который необходимо инициализировать, — series. В отличие от duration, как было отмечено выше, этот список может изменяться, поэтому мы решили хранить список с названием серий в специальном файле bookseries.ini и забирать информацию для инициализации именно оттуда.


Рис. 22.4. Архитектура файла bookseries.ini
Таким образом, пользователю необходимо лишь добавить название новой серии в данный файл, как сделанные изменения тут же отобразятся в форме. Архитектура файла инициализации показана на рис. 22.4.
Итак, перейдем непосредственно к написанию кода процедуры. Для ввода кода программы опять необходимо перейти в окно редактора кода, для чего выделите форму и нажмите клавишу .
Программа 22.3. Работа с файлами
Sub Init_Series()
Dim inifile As Integer
Dim srv As String
inifile = FreeFile
iniPath = "C:\bookseries.ini" 'Открываем файл для чтения
Open iniPath For Input As tinifile
Do
Input tinifile, tmp series.Addltem tmp 'Цикл до конца файла
Loop Until EOF(inifile)
series.Listlndex = 0 End Sub
Прокомментируем эту программу. Сначала объявляется переменная inifile, с которой будет отождествлен файл. Далее открывается файл bookseries. ini (хранящийся в корне диска С), после чего в цикле от начала до конца файла считываются построчно значения для списка серий.
Естественно, что и вызов процедуры init_Series необходимо поместить в тело конструктора userForm_initialize, который теперь будет выглядеть следующим образом.
Программа 22.4. Вызов процедуры lnit_Series из конструктора
Private Sub UserForm_Initialize()
Init_Duration
Init_Series End Sub

Раскрывающийся список

Создадим раскрывающийся список Переплет и соответствующую надпись к нему.
Пример 19.4. Добавление элементов управления
> Форма >> Элементы управления
Toolbox Label {На форме}
{На элементе Надпись} Свойства
Оформление
Заголовок := Переплет:
ОК
Toolbox ComboBox {Ha форме}
{Ha элементе Список} (рис. 14.3)

Рис. 19.3. Добавление элементов управления

Разработка форм

Рассматривая ранее работу с элементами Outlook, мы постоянно встречались с заполнением форм всевозможной природы (сообщение, встреча, задача и т. д.). Использование форм является стандартным электронным средством сбора и классификации данных. Простой графический интерфейс (поля, списки, кнопки) и подключенные к форме специальные команды дают возможность пользователю легко и непринужденно вносить в форму данные.
Но как быть в случае, если форма не содержит необходимого для вас поля? Существует множество некорректных способов выхода из подобной ситуации, например значения для несуществующего поля заносить в существующее, но неиспользуемое поле (постоянно держа в голове, что же действительно в нем хранится). Еще одним из способов является вложение в элемент файла с дополнительной информацией по этому полю и т. д. Поверьте опыту писателя, который видел множество примеров глумления над Outlook, в то время как решение этих проблем лежит на поверхности, а именно заключается в разработке собственной формы, содержащей все требуемые поля.
Чтобы не быть голословным, давайте рассмотрим разработку формы пользователя на конкретном примере. Допустим, что сотрудник отдела кадров издательства "БХВ-Петербург", работая с Microsoft Outlook, сталкивается с проблемой, что в форме Контакт нет полей, отображающих специфику контакта-автора, а именно:

Книги. Книги, написанные этим автором;

Страницы. Количество страниц для каждой из этих книг;

Общее кол-во страниц. Общее количество страниц, написанных автором;

Переплет. Один из возможных вариантов переплета: твердый или мягкий для книги.

Разработка приложения

В предыдущих главах мы познакомились с разработкой форм, основами языка программирования VBA и объектной моделью Outlook. Знание этих азов необходимо для создания приложений Outlook, но без хорошего практического примера, закрепляющего и подтверждающего теорию, все это теряет смысл.
Теперь пришла пора приступить к созданию своих собственных приложений на VBA с использованием Microsoft Outlook в качестве среды их разработки. Одним из наиболее простых и эффективных способов научиться программированию является знакомство с подходящими примерами — небольшими задачами, на которых видны основные приемы решения типичных проблем разработки приложений.
В этой главе мы познакомимся с таким примером — простым приложением для создания типовой задачи Outlook редактором издательства. Нам предстоит написать несколько программ на VBA. В то же время нам не придется программировать все необходимое для работы приложения "с нуля": окна, панели инструментов, отправку сообщений — это будет возложено на стандартные средства Outlook. Мы же продемонстрируем, как разрабатывается пользовательский интерфейс приложения — диалоговые окна, содержащие самые различные элементы управления: поля ввода, раскрывающиеся списки, кнопки и т. д.

Редактор Visual Basic for Application

Любая система программирования, помимо основной части — транслятора (то есть компилятора или интерпретатора) языка программирования, должна включать среду программирования, обеспечивающую автоматизированную разработку и выполнение программ на данном языке, и подготовку соответствующей документации. Как правило, все современные системы программирования имеют хороший инструментарий для корректного напи сания программы, ее форматирования, редактирования и отладки, встроенный в удобный и интуитивно понятный интерфейс, способствующий всесторонней поддержке программирования.
В этом разделе мы рассмотрим редактор VBA, работу со справочной системой и, наконец, расскажем о ведении проекта, его свойствах и интеграции с другими проектами.
Итак, вся разработка и отладка программ ведется с помощью Редактора Visual Basic (Visual Basic Editor, VBE). Запуск редактора для приложений Microsoft Office осуществляется следующим образом > Сервис > макрос > Редактор visaul Basic (+) (см. раздел 21.1 "Общие положения").
Обычно в окне редактора используются три панели (три отдельных окна). На самом деле окон может быть и больше и меньше, и скоро вы узнаете обо всех, но это — основные окна, открывающиеся по умолчанию (рис. 20.2):

Project (Окно проекта);

Properties (Окно свойств);

Code (Окно кода).

Итак, первое окно, которое мы рассмотрим, — окно проекта, обычно располагающееся в верхнем левом углу редактора (рис. 20.3). Если оно не активно, выберите команду > view > Project Explorer либо нажмите комбинацию клавиш +.
В окне проекта отображается иерархическое дерево проектов приложения и модулей этих проектов с их элементами. О проектах VBA будет более подробно рассказано чуть ниже, сейчас же мы рассмотрим лишь возможности редактора.
В нашем случае в окне проекта открыт только один проект — Проект 1.
Каждый проект содержит пять папок с модулями:

Microsoft Outlook Objects — папка с объектом приложения ThisOutlookSession;

Forms — папка содержит пользовательские модули форм (userForm. — см. главу 22 "Разработка приложения")',

Modules — папка содержит стандартные модули пользователя;

Class Modules — папка содержит пользовательские модули классов;

References — папка содержит ссылки на объекты из внешних библиотек и список модулей этих библиотек.

Если окно кода не активно, выберите команду > View > Code или нажмите клавишу .



Рис. 20.2. Редактор Visual Basic for Application

О добавлении, удалении и переименовании модулей в проекте будет рассказано ниже.

Помимо области, где отображаются документы, на панели проекта располагаются три кнопки.

View Code. После нажатия на данную кнопку указатель перемещается в окно кода, где отображается код выделенного объекта.

View Object. При нажатии этой кнопки показывается реализация выделенного объекта. Например, если выделен Лист2, то при нажатии кнопки View Object вы увидите второй лист рабочей книги Excel.

Toggle Folders. При нажатой кнопке отображаются элементы проекта в соответствующих кнопках, при отжатой — элементы проекта располагаются просто в алфавитном порядке.

Перейдем теперь к рассмотрению окна свойств, обычно располагающегося под окном проектов. Данное окно позволяет просматривать и изменять свойства различных объектов, входящих в проект. Для отображения свойств

объекта его необходимо выделить. Объект можно выделить на панели проектов, на пользовательской форме. Кроме того, можно выделять объекты, подчиненные выделенным объектам. Так, например, для модуля доступно только свойство Name. Более эффективен этот прием при работе с многочисленными объектами, подчиненными пользовательским формам.

Чтобы изменить значение свойства объекта, необходимо: Выделить имя свойства в левой колонке.

Изменить значение этого свойства в правой колонке либо введя его с клавиатуры, либо выбрав из раскрывающегося списка.

Безусловно, окно свойств — очень полезный инструмент, поскольку сразу видны почти все свойства объекта и их допустимые значения.


Но изменение свойств объекта посредством панели статично и не обладает программной динамикой. Подобная панель удобна для задания начальных или постоянных значений свойств объекта, таких как имя листа или цвет пользовательской формы. Мы изменили имя первого модуля Moduiei на Test (рис. 20.3).



Рис. 20.2. Окно проекта



Рис. 20.3. Окно свойств

Кстати, свойства можно отображать как в алфавитном порядке, так и по категориям, посредством выбора соответствующих вкладок Alphabetic или Categorized. Следующая рассматриваемая нами панель — панель кода. Это окно занимает большую часть экрана. Данная панель — это не просто "чистый лист", предназначенный для ввода кода, а специализированный высокоинтеллектуальный текстовый редактор, существенно облегчающий введение, форматирование и редактирование кода VBA. Окно кода напрямую связано с модулем проекта и открывается при двойном щелчке мышью по необходимому модулю в окне проекта.

Замечание

Вообще говоря, окно кода является "многодокументным", т. е. можно открыть одновременно несколько окон данного типа для разных модулей. На рис. 20.10 каскадно отображены три окна трех модулей соответственно. Для изменения отображения окон можно воспользоваться командами меню Window.

Здесь мы опишем главные возможности редактора кода VBA:

Автоматическое завершение ввода стандартных лексем языка. Например, после ввода ключевого слова sub имяПроцедуры и нажатия клавиши VBA автоматически добавляет скобки и строку End Sub.

Автоматическое выравнивание и отступ. К примеру, после ввода оператора присваивания р=р+1 и нажатия клавиши редактор вставит пробелы: р = р + 1.

Автоматическое выделение цветом лексических и синтаксических конструкций. Ключевые слова VBA выделяются синим цветом, ошибочные конструкции — красным, а комментарии — зеленым.

Автоматическая проверка правильности семантики и синтаксиса конструкций. Если вы введете inputBox () и забудете присвоить значение этой функции переменной (потеря семантики), автоматически появится предупреждение об ошибке.

Автоматический вывод списка компонентов. . Позволяет избежать ошибок при вводе наименований свойств объектов, встроенных констант, типов переменных. Особенно полезна эта функция при установке свойств объекта, т. к. дает возможность не только вспомнить правильное имя свойства, но и увидеть, какие свойства объекта доступны в данный момент.

Автоматический вывод кратких сведений. Показывает в виде подсказки синтаксис встроенных процедур и функций. По мере ввода очередной параметр выделяется жирным шрифтом.

Если вы тестировали примеры предыдущего раздела, то не раз должны были встречаться со всеми свойствами редактора. Неправда ли, он умен? Но это только внутренняя часть окна кода, рассмотрим теперь его интерфейс.

В левом верхнем углу окна кода размещается раскрывающийся список Object (Объект), содержащий объекты выделенного модуля. Понятно, что для стандартного модуля этот список отсутствует, но, скажем, для модуля Этакнига данный список содержит объект workbook, для которого можно написать процедуры реакции на событие. Но и тут "умное" окно кода приходит на помощь. В правом верхнем углу в раскрывающемся списке Procedure (Процедура) содержатся все стандартные процедуры реакции на события для этого объекта. В случае со стандартным модулем этот список содержит все процедуры модуля, а также общий раздел объявлений Declarations (Объявления), в котором описываются переменные уровня модуля. При этом, выбрав одну из процедур в этом списке, вы автоматически попадете на ее начало.

С помощью кнопок в левом нижнем углу окна можно выбрать один из двух видов представления кода в окне:

представление процедуры, когда в окне отображается только выбранная процедура;

представление полного модуля, когда в окне отображается сразу несколько процедур, которые отделены друг от друга тонкой линией (см. рис. 20.4).

Рис. 20.4. Окно кода

Для более детальной настройки интерфейса всегда можно воспользоваться диалоговым окном Options (Опции) меню Tools (Инструменты). В нем вам предоставляется возможность изменить такие установки, как автоматическая проверка и помощь при вводе кода, разделение процедур тонкой чертой, изменение параметров шрифта кода, размещение окон редактора и т.


д. Настройка редактора достаточно проста, и мы не будем подробно ее описывать. Если же у вас возникнут вопросы по назначению того или иного параметра, вы всегда можете обратиться к справочной системе VBA, о работе с которой и пойдет сейчас речь.

Современные системы программирования отличаются от систем программирования прежних лет:

очень богатым набором готовых программных компонент, которые можно использовать в программах (об этом пойдет речь в главе 21 "Объектная модель Outlook 2002");

очень развитой системой получения информации о среде программирования непосредственно из самого редактора (об этом рассказывается в настоящем разделе).

Нельзя объять необъятное, а точнее, невозможно (да и не нужно) в рамках этой книги описать весь VBA. Наша цель, как было сказано, краткое изложение полного вводного курса в VBA. Однако всего не опишешь. Поэтому мы советуем вам за ответом на тот или иной появившейся вопрос обращаться к встроенной справочной системе VBA. Умение пользоваться ею — это необходимое условие работы программиста и, мы думаем, не стоит уделять внимание обсуждению вопроса, насколько необходимо это условие, ибо без навыков работы со справочной системой невозможно быстрое и полноценное программирование.

Пример 20.2. Вход в справочную систему

Help > Справка по Microsoft Visual Basic {или нажмите клавишу }

Давайте рассмотрим работу со справочной системой на примере поиска информации об объекте Application. Поиск требуемой информации мы начали с вывода объектной модели Microsoft Outlook. Ее диаграмма, содержащая объект Application и подчиненные объекты, дает общее представление о составе и структуре объектной модели приложения и позволяет получить справку о каждом объекте (рис. 20.5). На этой диаграмме представлены объекты и семейства объектов в виде прямоугольников разного цвета (голубого и желтого, соответственно). Для семейства, кроме имени в скобках, указано имя объекта — элемента семейства. Иногда справа от прямоугольников отображается значок красной стрелки.


Щелчок по ней позволяет спуститься на более низкие уровни иерархии объектов; щелчок по любому из прямоугольников — получить справку по этому объекту.

Пример 20.3. Получение справки

Мастер ответов

Выберите действие := Outlook Objects Найти

Выберите раздел := Microsoft Outlook Objects

Application



Рис. 20.5. Окно справки с объектной моделью Microsoft Outlook

Мы рассмотрели вариант получения информации об объектной модели и ее элементах с помощью справочной системы, но помимо этого существует специальный помощник — гид в мире объектов приложений — Object Browser (Окно просмотра объектов). Окно просмотра объектов представляет собой специальное средство редактора Visual Basic, позволяющее просматривать содержимое библиотек объектов и производить поиск справочной информации о предоставляемых ими объектах.

Пример 20.4. Запуск Object Browser

Object Browser {На панели Standard или}

View > Object Browser {или}



Окно просмотра объекта состоит из нескольких частей:

Поле со списком Project/Library (Проект/Библиотека), расположенное в верхнем левом углу окна. Этот список предназначен для выбора одной из библиотек открытого проекта приложения. В нем отображаются только те библиотеки, на которые были установлены ссылки в приложении.

Рис. 20.6. Окно просмотра объектов

Поле со списком Search Text (Образец поиска), расположенное под списком Project/Library. Позволяет ввести текст для поиска компонентов в доступных библиотеках. После ввода образца поиска необходимо нажать кнопку Search (Поиск). Так, например, на рис. 20.6 отображен результат поиска по слову Application для всех доступных библиотек приложения Outlook.

Окно Search Result (Результат поиска). В этом окне отображается результат поиска в трех списках: Library (Библиотека), Class (Класс) и Member (Компонент). Каждый элемент списка соответствует найденному компоненту — классу или элементу класса, и содержит (справа налево) название найденного компонента, название класса, которому принадлежит этот компонент, и название библиотеки, которой принадлежит этот класс.


Поиск по образцу происходит без учета регистра. Для обозначения типа компонента объектной модели в Microsoft Office введена специальная система значков, представленная на рис. 20.7.

Рис. 20.7. Значки типов компонентов объектной модели

Список Classes (Классы). Содержит список объектов, типов данных и перечислений (списков констант), принадлежащих конкретной библиотеке или проекту. Содержимое этого списка соответствует элементу, выбранному в раскрывающемся списке Project/Library, или элементу, выделенному в окне Search Result, как в нашем случае (см. рис. 20.12).

Список Members of (Компоненты, класса). Содержит список выбранного класса: свойства (переменные и константы), методы и события. По умолчанию компоненты отсортированы по имени, для удобства поиска возможна сортировка по типу:1R Group Members.

Окно Details (Описание). В нижней части окна просмотра объектов выводится краткое описание выбранного объекта. Описание проекта приложения включает полный путь и имя файла приложения. Описание библиотеки включает полное ее название, а также полный путь и имя соответствующего файла. Описание объекта включает его имя и имя библиотеки, которой он принадлежит. Описание компонента включает его тип, если это функция, сигнатуру (тип возвращаемого значения и список аргументов), имя, возможно, значение по умолчанию и название объекта и библиотеки, которым он принадлежит. Название объекта или библиотеки в окне описания выделяется особым стилем. Щелкнув по ним мышью, можно выбрать соответствующую библиотеку или объект в окне просмотра объектов.

Панель инструментов окна просмотра объекта. Содержит следующие кнопки:

Кнопка Search (Поиск) предназначена для поиска компонентов по образцу, введенному в поле Search Text.

Кнопка Show/Hide search results (Скрыть/показать результаты" поиска) используется для отображения или скрытия списка найденных компонентов.

Кнопки навигации Go Back (Назад) и Go Forward (Вперед) применяются для перехода к предыдущему или следующему компоненту в той последовательности, в которой пользователь к ним обращался.

Кнопка Copy to Clipboard (Копировать в буфер обмена) позволяет скопировать в буфер обмена имя выделенного компонента.

Кнопка View Definition (Описание) дает возможность перейти к исходному коду определения объекта, свойства или метода. Если приложение содержит много функций и процедур в нескольких модулях, поиск нужного места в программе становится затруднительным. В этом случае с помощью окна проектов и кнопки View Definition задача поиска заметно облегчается.

Кнопка Help (Спра-вка) отображает окно справочной системы, содержащее подробное описание выделенного компонента.

Закончим рассказ об Object Browser получением справки о методе persInit нашего класса Person. Конечно, вы сможете получить эту информацию только, если документ с определением класса активен. Заметьте, что классы и методы пользователя выделяются жирным шрифтом.

Пример 20.5. Поиск в Object Browser

Project/Library All Libraries

Search Text := persinit

После этого в окне Details появится описание нашего метода.

Справочная система — очень сильное оружие, но в некоторых руках оно может быть неэффективным если пользователь не знает, где и что искать. Мы.советуем вам посвятить несколько часов своеобразной тренировке по поиску той или иной информации. Это поможет попять работу справки — куда она ссылается, какой род информации выдает и т. д. Умение правильно ставить вопрос и отсекать ненужные ссылки — очень большой плюс при работе со справкой.

Перейдем к следующему объекту рассмотрения, регламентированному в начале раздела, — проекту. Как уже упоминалось, проект — это набор программных модулей, связанных с основным документом приложения (см. "Разработка приложения"). Сейчас мы рассмотрим работу с проектами. Расскажем о свойствах проекта, о том, как манипулировать структурой проекта и как управлять проектами в многодокументных приложениях.

В начале этого раздела мы говорили, что проект состоит из модулей разных типов, но не говорили о том, как добавить модуль, удалить его или переименовать.


Добавление модуля в проект осуществляется следующим образом:

Пример 20.6. Добавление модуля

>Insert > {Forms | Module | Class Module}

Для удаления какого-либо модуля из проекта необходимо его сначала выделить. При удалении модуля появится диалоговое окно, предлагающее перед удалением экспортировать модуль. Об экспорте и импорте модулей будет рассказано ниже.

Пример 20.7. Удаление модуля

> File > Remove Module Нет

Помимо вышеприведенных способов добавления и удаления модулей существует еще один, и на наш взгляд, более естественный способ. Для добавления (удаления) модуля необходимо в окне проекта выполнить следующую последовательность действий:

Insert

> (Forms | Module | Class Module}

( Remove Module)

При создании нового модуля ему присваивается имя модульы, где N — порядковый номер этого модуля. Аналогичная ситуация происходит при автоматической записи макросов, где модулю, содержащему макрос, присваивается имя NewMacros. Подобное наименование не несет никакой информативной нагрузки о содержании модуля, поэтому мы советуем всегда переименовывать стандартные имена модулей.

Пример 20.8. Переименование модуля

{В окне проекта} Modulel

{В окне свойств} Name := <Новое имя модуля>

После того как мы освоили создание и удаление модулей, давайте рассмотрим, для чего же они предназначены.

Модуль объекта приложения. Модули этого типа всегда связаны с объектами, реагирующими на события. Главное назначение подобных модулей состоит в том, что они содержат заготовки процедур реакций на события. Так, например, в Excel модуль ЭтаКнига содержит объект workBook, с которым связаны события ОТ Activate ДО WindowResize.

Стандартный модуль. В модулях этого типа следует размещать обычные процедуры и функции. Как правило, это наиболее часто используемый тип модуля. При наличии большого количества процедур разумно иметь не один большой модуль, а несколько маленьких, содержащих процедуры и функции одной тематической направленности.

Модуль класса. Это специальный тип модуля, в котором следует размещать код пользовательских классов.

Модуль пользовательской формы. В этих модулях содержатся пользовательские формы вместе с процедурами реакции на события объектов этих форм.

И наконец, говоря о ведении проекта, нельзя не упомянуть о его сохранении. Безусловно, сохраняя весь документ приложения, вы сохраняете и проект, к нему присоединенный. Но, вообще говоря, можно сохранить проект и все изменения его кода прямо в редакторе.

Пример 20.9. Сохранение проекта

> File > Save имяПроекта

Ведение современных проектов целой командой разработчиков (или даже одним человеком) зачастую требует использования кода разных модулей, лежащих в разных проектах. В таких случаях можно воспользоваться вспомогательным инструментом VBA — экспортом и импортом модулей.

Если при работе над новым проектом А вам потребовались только одна функция или один класс, описанные в проекте в, то совсем необязательно на них ссылаться. Можно экспортировать модули из одного проекта в другой. Давайте на примере класса Person рассмотрим процедуру экспорта из проекта ciassPerson в новый проект.

Сначала мы выделяем экспортируемый модуль и сохраняем его на жестком диске в виде отдельного файла с именем, после чего импортируем этот файл в новый проект. В принципе произошло простое копирование кода из проекта в проект, но более цивилизованным методом. Кстати, следующему проекту, которому будет необходим класс Person, достаточно только импортирования уже созданного файла.

Пример 20.10. Экспорт и импорт классов

{В окне проекта CiassPerson} Person Export File...

Папка := <Диск>

Имя файла := Person

Тип файла Class Files (*.cls)

Сохранить

(В окне нового проекта}

Import File...

Папка := <Диск>

Имя файла := Person

Открыть

Аналогичным способом можно экспортировать и импортировать любые модули проекта (пользовательские модули, модули форм).

Замечание

Вспомните, что когда мы удаляем модуль из проекта, выводится диалоговое окно, предлагающее экспортировать модуль. Если модуль может оказаться вам полезен в будущем, но не нужен в данном проекте, сохраните его, нажав кнопку Да.В противном случае нажмите кнопку Нет.

Создание формы

Для создания формы необходимо перейти в режим конструктора форм.
Пример 19.1. Переход в режим конструктора форм
> Сервис > Формы > Конструктор форм...
Папки Библиотека стандартных форм (рис. 19.1)
Формы Контакт
Открыть

Рис. 19.1. Диалоговое окно Конструктор форм
Однако попутно необходимо сделать пару замечаний.

Пользователь может создавать собственные формы только на основе стандартных форм Outlook, добавляя или удаляя поля и команды.

Outlook имеет восемь стандартных форм, которые показаны на рис. 19.1. Я буду рассматривать создание пользовательской формы на основе формы Контакт. Создание форм на основе других стандартных прототипов будет аналогичным.

После открытия формы Контакт (Contact) в режиме конструктора пользователю представляется ее стандартный вид с добавленными специальными вкладками (рис. 19.2). Имена появившихся вкладок заключены в скобки, это означает, что они появляются только в режиме конструктора. Вкладки (2)—(6) являются пользовательскими, т. е. предназначены для размещения на них дополнительных элементов управления. Вкладки (Свойства) и (Команды) имеют специальное назначение, о котором пойдет речь в разделе 19.7 "Свойства формы".
Как было сказано выше, форму можно изменять, удаляя или добавляя новые поля и/или элементы управления. Для просмотра всех полей данной формы перейдите на вкладку Все поля (All Fields) и выберите значение Все поля контакта (All Contact Fields) в раскрывающемся списке Группы полей для выбора (Select From).

Рис. 19.2. Вкладка Все поля контакта в режиме конструктора форм

Создание и поручение задачи

После того как все списки инициализированы, переходим непосредственно к созданию задачи и ее поручению писателю. Оформим реализацию данной задачи в виде процедуры, которая будет вызываться нажатием клавиши Назначить задачу нашего диалогового окна.
Но прежде всего проверим, какой информацией мы будем обладать после окончания работы с диалоговым окном, а какую будет необходимо собрать дополнительно. Итак, для составления темы задачи нам достаточно серии, названия книги и автора. Для указания получателя задачи также достаточно имени писателя, поскольку Outlook автоматически соотнесет с ним адрес электронной почты. И наконец, последний параметр — длительность — хоть и получен, но не имеет смысла без установки даты начала задачи. Для разрешения этого вопроса за дату начала задачи мы примем дату ее назначения. Комментарием к задаче будет имя пользователя, создавшего поручение, — ответственного редактора.
Программа 22.6. Создание и поручение задачи
Sub AssignTask()
Dim tsk As Taskltem
tsk = Creatltem(olTaskltem)
With tsk
.Subject = series + ": " + authors + " " +title
.Body = "Ответственный редактор: " + .Owner
.StartDate = Now
.DueDate = .StartDate + duration
.Assign
.Recipients.Add authors
. Send End With End Sub
Прокомментируем эту программу. Сначала объявляется переменная — ссылка на объект Задача. После чего посредством функции createitem ей присваивается значение новой задачи. И далее планомерно заполняются поля задачи, при этом для заполнения текстовых полей используется операция сложения строк, а для задания начала задачи вызывается стандартная функция NOW. Для задания конца задачи мы прибавляем к дате старта количество месяцев, указанных в качестве продолжительности проекта.
Наша программа почти полностью готова, осталось лишь связать вызов процедуры AssignTask с реакцией на событие щелкнуть по кнопке Назначить задачу. Для этого перейдите в представление формы и дважды щелкните по кнопке, после чего автоматически откроется окно редактора кода с заглушкой процедуры — реакции на событие.

Программа 22.7. Обработчик процедуры — реакции на событие

Private Sub CommandButtonl_Click()

' Обработчик нажатия кнопки Назначить задачу

AssignTask

TaskForm.Hide

End Sub

Private Sub CommandButton2_Click() 'Обработчик нажатия кнопки Отмена

TaskForm.Hide End Sub

Комментарий здесь только один, переменная TaskForm — это имя нашего диалогового окна, чей метод Hide вызывается для закрытия. Итак, программа почти полностью готова, можно осуществить ее запуск и убедиться в ее работоспособности. После нажатия клавиши , тестового заполнения полей диалогового окна и нажатия кнопки Назначить встречу появится диалоговое окно системы безопасности Outlook. Разрешите доступ к ресурсам Outlook, после чего появится предупреждение об ошибке, изображенное на рис. 22.5.



Рис. 22.5. Диалоговое окно Microsoft Visual Basic, предупреждающее об ошибке

Его появление вызвано ошибкой в коде нашей программы, о поиске которой и пойдет дальше речь.

Создание панели пользователя

Панель пользователя практически ничем не отличается от панелей инструментов Стандартная и Дополнительно.


Рис. 22.11. Вкладка Панели инструментов диалогового окна Настройка
Пример 22.8. Создание панели инструментов
{В окне Outlook}
> Сервис > Настройка...
Панели инсрументов
Создать...
Панель инстрементов := BookTask
ОК
На рис. 22.11 изображено диалоговое окно Настройка и созданная панель Book-Task (маленький квадратик справа). Следующим шагом является добавление кнопок на панель и связывание с кнопкой вызова макроса пользователя.

Стандартные элементы управления

Элемент управления — это специальное средство графического интерфейса пользователя, предназначенное для ввода/вывода информации и управления работой программы. В Outlook, как и в других офисных приложениях, имеется четырнадцать стандартных элементов управления. Кроме того, в формах можно использовать дополнительные элементы управления OLE и ActiveX. В приведенной ниже таблице кратко описан каждый из стандартных элементов управления.
Таблица 19.1. Основные элементы управления

	Название		Имя объекта		Описание
	Поле со списком	ComboBox	Используется либо для выбора требуемого значения из списка значений, либо для ввода его в поле
	Текстовое поле		TextBox	Используется для ввода и изменения данных, а также для вывода результатов вычисления. Например, поле, в которое должно вводится название книги — TextBox
	Надпись	Label	Используется для вывода в формате надписей. Данный объект обычно применяется для отображения пояснения к расположенному рядом элементу управления. Например, объект Название книги 1 — это Label
	Список		ListBox		Используется только для выбора нужного значения из списка
	Флажок		CheckBox		Специальная ячейка, принимающая значения Истина, если она помечена, и Ложь — в противном случае
	Переключатель		OptionButton		Используется для выбора одного варианта из многих
	Выключател ь		ToggelButton		Кнопка, имеющая два состояния: Включено и Выключено
	Рамка		Frame		Позволяет сгруппировать элементы управления. Для создания группы следует вначале создать рамку, а потом занести в нее необходимые элементы управления
	Кнопка		CommandButton		Создает кнопку, при нажатии которой выполняется команда
	Рисунок		Image		Используется для вывода рисунка
	Набор вкладок		TabStrip		Позволяет создать несколько вкладок в одной и той же области окна или окна диалога
	Набор страниц		MultiPage		Служит для представления нескольких экранов инсрормации в виде единого набора
	Полоса прокрутки		ScrollBar		Создает графический инструмент для быстрого перемещения по длинным спискам элементов или по большим документам, отображающим текущее положение
	Счетчик		SpinButton		Список, состоящий из упорядоченного набора чисел, изменяющихся с определенным шагом

Статическое заполнение списка

Начнем, пожалуй, с самого простого статического заполнения списка duration, который просто состоит из двенадцати цифр, одну из которых пользователь (редактор) должен выбрать в качестве ориентировочной длительности проекта.
Программа 22.1. Статическое заполнение списка
{На панели Project} 1R UserForml & View Code {В окне кода}
Private Sub Init_Duration() 'Инициализация списка duration With duration
For i = 1 To 12
.Addltem i Next i
.Listlndex = 0 End With End Sub
Поясним код программы. Во-первых, мы создаем процедуру, которую впоследствии будем вызывать из конструктора формы. Во-вторых, используя оператор with, обращаемся к объекту формы duration. И наконец, в цикле от 1 до 12 инициализируем список.
После того как мы создали процедуру, ее необходимо вызвать. Естественно, что все процедуры инициализации мы будем размещать в конструкторе формы — процедуре — реакции на событие initialize.
Программа 22.2. Вызов процедуры из конструктора
Private Sub UserForm_Initialize()
Init_Duration End Sub
Теперь, нажав клавишу , вы можете убедиться, что список duration инициализируется верно.

Структура программы

В предыдущих разделах мы рассмотрели те элементарные "кирпичики" (операторы и выражения), из которых строится программа. В ранних языках программирования, например в первых версиях Basic, на этом все и заканчивалось. Программа — это последовательность операторов, и все. Пока программы невелики, такой подход вполне работоспособен. Если в программе 10 операторов, то никакой дополнительной структуры не нужно. Но если в про грамме 10 000 операторов или 10 000 000 операторов (а такие программы есть, и они работают), то без введения дополнительной структуры не обойтись.
В VBA поддерживается следующая структура программы. На высшем уровне иерархии стоит приложение, далее идут проекты, связанные с фактическими документами этого приложения, на третьем уровне находятся модули (модули приложения, модули пользователя, модули класса, модули форм и модули ссылок). А на последнем уровне находятся процедуры и функции этих модулей.
Данная структуризация программ полностью, удовлетворяет принципам структурного и модульного программирования. В настоящем разделе мы подробно обсудим работу на уровне модуля, о работе с приложениями и проектами будет рассказано в разделе 20.6 "Редактор Visual Basic for Application".
Итак, модуль — это часть программы, оформленная в виде, допускающем ее независимую трансляцию. Модуль в свою очередь состоит из двух разделов: раздела объявлений (Declarations) и раздела процедур и функций. В разделе Declarations описываются глобальные переменные, типы, определенные пользователем, и перечисляемые типы. В следующем же разделе описываются процедуры и функции. Процедура — это минимальная семантически законченная программная конструкция, допускающая выполнение. В конце концов, просто так операторы не выполняются и не пишутся, они находятся в описании процедур и функций.
Область видимости — это область программы, где имя переменной видимо, а значит, возможен доступ к ее значению.
Существует три уровня видимости и пять способов объявления:

Процедура (область видимости — только та процедура, в которой переменная объявлена).

Оператор Dim объявляет переменную внутри тела процедуры и в любом месте процедуры, но до операторов, использующих ее. Время жизни данной переменной — это рамки процедуры, т. е. при входе в данную процедуру под переменную выделяется память и происходит ее инициализа ция, затем, в ходе выполнения процедуры, значение переменной может меняться, после выхода из процедуры выделенная память освобождается, и, соответственно, теряется значение переменной.

Оператор static антагонистичен оператору Dim, он объявляет статическую переменную. Разница в том, что при выходе из процедуры у статической переменной память не отбирается, а становится (в силу области видимости) временно недоступной, а соответственно, сохраняется ее значение, которым при повторном обращении к процедуре можно воспользоваться.

Модуль (область видимости — все процедуры модуля, в котором переменная объявлена):

Оператор Private объявляет переменную в разделе описаний Declarations (вне процедур модуля).

Оператор Dim абсолютно аналогичен (в данном случае) оператору Private.

Приложение (область видимости — все процедуры всех модулей активного приложения):

Оператор Public объявляет переменную в разделе описаний Declarations.

Процедуры, как и все определяемые пользователем элементы VBA, требуют объявления. Объявление процедуры имеет следующий синтаксис:

[Private | Public | Friend] [Static] Sub имяПроцедуры ([ списокАргументов ]}

[ блокОператоров1 ]

[Exit Sub]

[ блокОператоров2 ] End Sub

Ключевое слово Private задает следующую область видимости для процедуры — только модуль, в котором она описана. То есть ее могут вызывать только процедуры того же модуля. Ключевое слово Public, наоборот, объявляет процедуру доступной для всех модулей проекта. По умолчанию процедура общедоступна, т. е. имеет статус Public. Что касается использования ключевого слова Friend, то о нем мы расскажем чуть позже, когда речь пойдет о классах VBA.


После операторов объявления идет необязательное ключевое слово static, определяющее все локальные переменные статическими. Данный оператор равносилен тому, что каждая из описанных в теле процедуры- переменных объявлялась бы как static.

ИмяПроцедуры — это идентификатор процедуры, удовлетворяющий всем правилам создания имен.

После имени идут обязательные скобки, но необязательный список-Аргументов. Давайте подробнее рассмотрим объявление одного аргумента; если их больше, то они просто разделяются запятой.

[Optional] [ByVal | ByRef] [ParamArray] имя-Аргумента [()] [As типДанных] [= значениеПоУмолчанию]

Ключевое слово Optional означает, что аргумент необязателен и его можно опустить при вызове процедуры. По умолчанию аргумент обязателен. Все необязательные аргументы должны находиться после обязательных. Естественно, что необязательный параметр значениеПоУмолчанию — это значение необязательного аргумента, если он не будет задан при вызове процедуры. Если в конструкцию входит ключевое слово ParamArray, то использование ключевого слова Optional невозможно.

В качестве фактических параметров процедура может получать не только значения констант, но и значения переменных. При передаче процедуре переменных в качестве параметров может использоваться один из двух способов: ByVal (по значению) и ByRef (по ссылке).

Чтобы понять, в чем разница между этими двумя способами, нужно рассмотреть хранение и механизм передачи параметров "изнутри". Итак, при объявлении переменной какого-либо типа выделяется область в памяти компьютера, в которой будет храниться значение переменной. Размер этой области, понятно, зависит от типа этой переменной. Теперь, зная, как устроена переменная внутри компьютера, рассмотрим вопрос о передаче ее в качестве параметра в процедуру.

Если переменная передается в процедуру по ссылке (то есть с использованием перед ее именем ключевого слова ByRef), то процедуре будет передан адрес этой переменной в памяти. При этом происходит отождествление формального аргумента процедуры и переданного фактического параметра.


Тем самым вызываемая процедура, изменяя значение формального параметра, изменяет значение переменной.

Если же переменная передается по значению (то есть с использованием перед ее именем ключевого слова Byval), то компилятор создает временную копию этой переменной и именно адрес этой переменной-копии передается процедуре. Тем самым вызываемая процедура, изменяя значение формального параметра, изменяет значение переменной-копии (но не самой переменной), которая будет уничтожена после завершения работы процедуры. По умолчанию в VBA переменные передаются по ссылке.

После рассмотрения способов передачи переменных в процедуру вернемся к дальнейшему обзору ее конструкции. Следующий параметр paramArray может появиться только перед последним аргументом в списке аргументов, указывая, что он является необязательным массивом элементов типа variant.

имяАргумента — это идентификатор, составленный согласно правилам создания имен и представляющий аргумент в теле процедуры. Параметр типданных — это либо встроенный тип данных, либо тип, определенный пользователем. По умолчанию типДанкых является Variant.

После описания процедуры идет блокОператоров1 (обычно называемый телом процедуры), в котором могут быть использованы значения аргументов" процедуры. Если в ходе выполнения операторов процедуры встречается оператор Exit Sub (выход из процедуры), то выполнение процедуры прекращается и управление передается оператору, следующему за оператором вызова процедуры.

Функция отличается от процедуры тем, что помимо выполнения операторов ею возвращается некоторое значение. Синтаксис описания функции немногим отличается от процедуры:

[Public | Private | Friend] [Static]

Function имяФункции [(списокАргументов)] [As типЗначения]

[блокОператоров1]

[имяФункции = Выражение] [Exit Function]

[блокОператоров2]

[имяФункции = Выражение] End Function

Во-первых, ключевое слово sub заменено на Function. Во-вторых, после объявления аргументов следует указать тип возвращаемого функцией значения.


В-третьих, в теле функции есть присваивание имени функции какого-либо значения, имеющего объявленный тип. Конечно, подобное присваивание необязательно, но тогда ваша функция будет похожа на процедуру, а результатом функции окажется значение по умолчанию, определенное для соответствующего типа. И наконец, вместо ключевого слова Exit Sub для выхода из функции используется ключевое слово Exit Function.

Давайте на примере об издательстве и магазинах опишем процедуру инициализации массива заявок. Итак, у нас есть аргумент массива, который передается процедуре, а процедура инициализирует его с помощью стандартной функции inputBox. Для определения верхней и нижней границ массива используются стандартные функции LBound и uBound.

В случае с функцией в качестве аргументов вводится массив заявок и количество книг на складе, а возвращается логическое значение True, если удовлетворяются заявки всех магазинов, и False — в противном случае. Кстати, аргумент количество книг мы сделаем необязательным, по умолчанию равным 5000.

Программа 20.14. Объявление процедур и функций

Public Sub InitBookShops(arr() As Integer)

Dim i, str For i = LBound (arr) To UBound (arr)

str = "Ввести заказ для магазина №" & i arr(i) = InputBox(str) Next i End Sub

Public Function SaleAbility(arr() As Integer, _ '

Optional numOfBooks As Integer = 5000) As Boolean

Dim sumOfBooks

For Each elem In arr

sumOfBooks = sumOfBooks + elem Next If sumOfBooks < numOfBooks Then

SaleAbility = True Else

SaleAbility = False End If End Function

Замечание

В теле функции SaleAbility имеется сознательно допущенная нерациональность. Вместо последнего условного оператора if. . .Then. . .Else можно и нужно написать эквивалентный, более эффективный оператор присваивания SaleAbility = sumOfBooks < numOfBooks. Этим замечанием мы специально акцентируем внимание читателя на подобных мелких, но важных "хитростях" хорошего стиля программирования.

Помимо вышеописанного объявления процедур и функций, в VBA существует особый вид процедур.


Это процедуры реакции на событие, вызываемое системой или пользователем (см. главу 22 "Разработка приложения"). Например, для документов Word определены события open и close, для рабочих книг Еxcel — Beforesave и Beforedose, для объектов пользовательских классов — initialize и Terminate, нажатие кнопки диалогового окна тоже является событием и т. д. Пользователь способен сам создать процедуру реакции на подобные события, например попросить выводить сообщение "До свидания, спасибо за работу!" при закрытии документа.

Синтаксис подобной процедуры такой же, как и у обыкновенной, только в ее имени сначала указан объект, с которым будет связано событие, потом — символ подчеркивания (_), а затем — собственно имя события.

Программа 20.15. Процедура реакции на событие

Private Sub Document_Close()

MsgBox ("До свидания, спасибо за работу!")

End Sub

Замечание

Событийное управление — это способ структуризации программного кода, основанный на следующей идее. Имеется некоторое предопределенное множество поименованных событий. События могут быть явным образом связаны с объектами, а могут быть связаны неявным образом или быть связаны с неявными объектами, в последнем случае события обычно называют системными. События могут возникать. Возникновение события подразумевает, что состояние системы изменилось определенным образом. С событием может быть связана процедура, которая называется реакцией на событие. При возникновении события автоматически вызывается процедура реакции. В современных системах программирования, поддерживающих событийное управление, предусматривается большое число самых разнообразных событий, реакции на которые могут быть определены в программе, например: нажатие клавиши на клавиатуре, попадание указателя мыши в определенную область экрана, достижение внутренним таймером заданного значения, открытие заданного файла и т. д. В программе, полностью управляемой событиями, нет основного потока управления, он находится вне программы (в операционной системе или в административной системе времени выполнения, т.


е. там, где реализован механизм возникновения событий). Управление в программу попадает только в форме вызова процедуры реакции. Такая организация программы обеспечивает высокую модульность, прозрачность, сбалансированность структуры и другие полезные свойства. Понятно, что если связать события с командами приложения (как обычно и делается), то событийное управление как нельзя лучше подходит для реализации интерфейса пользователя.

Совет

В современных системах программирования имеются богатые и все время развивающиеся библиотеки готовых компонент, которые называются элементами управления (controls) и тесно интегрированы со встроенными механизмами событийного управления. Использование готовых элементов управления удобно, продуктивно и должно быть рекомендовано в большинстве случаев. Более подробная информация по этому вопросу дана в главе 22 "Разработка приложения".

Естественно, что помимо объявления процедур и функций их нужно использовать — вызывать. Существует несколько способов это сделать, причем "несколько" это очень слабо сказано. VBA предоставляет пользователю настолько гибкую систему вызова процедур и функций, что ему приходится задумываться над тем, каким из способов вызывать процедуру.

Первый, самый простой, вызов:

ИмяПроцедуры СписокФактическихПараметров

ИмяПроцедуры — это ваше Вызываемой Процедуры, а списокФактическихПара - метров — это список фактических параметров, передаваемых процедуре при ее вызове. Он должен соответствовать обязательному списку аргументов, заданному при объявлении процедуры. Фактические параметры, если их больше одного, перечисляются через запятую; их порядок обязан соответствовать объявленным аргументам. Заметьте, что при подобном вызове процедуры нет необходимости заключать список фактических параметров в скобки.

Также можно вызывать процедуру, используя ключевое слово Call: Call имяПроцедуры (СписокФактическихПараметров)

Суть всех параметров при данном способе вызова остается той же. Отличие заключается в том, что список фактических параметров необходимо обязательно заключать в скобки.


Вызов функции немного отличен от вызова процедур. Главное отличие в том, что можно передавать вычисляемое значение функции некоторой переменной, таким образом, вызов функции имеет следующий вид:

ИмяПеременной = ИмяФункции (СписокФактическихПараметров)

Давайте на примере вышеобъявленных процедур и функций покажем их вызов.

Программа 20.16. Вызов процедур и функций

Sub Test() .

Dim bookshops(1 To 25) As Integer Dim result As Boolean

Init bookshops

result = SaleAbility(bookshops, 3000)

MsgBox(result) End Sub

В рассмотренных способах вызова фактические параметры располагались в той же последовательности, что и формальные аргументы при объявлении процедуры или функции. В ряде случаев, особенно когда процедура содержит большое количество необязательных аргументов, можно воспользоваться уникальной возможностью VBA — именованными аргументами. При подобном вызове, кроме значения фактического параметра, указывается и имя

формального аргумента, которому соответствует данное значение. Для этого после имени аргумента ставятся двоеточие и знак равенства, после которого идет фактический параметр. Это очень удобный прием, позволяющий видеть связь аргумента с фактическим параметром.

Программа 20.17. Использование именованных аргументов

Sub Test2()

Dim bookshops(1 To 25) As Integer

Dim result As Boolean

Init bookshops

result = SaleAbility(arr := bookshops, numOfBooks := 3000)

MsgBox(result) End Sub

При описании синтаксиса объявления процедуры мы вскользь упомянули ключевое слово ParamArray, настало время уделить ему достойное внимание. Возможность передавать процедуре заранее неизвестное число фактических параметров является опять-таки уникальной по отношению ко многим другим языкам программирования.

Например, мы создадим процедуру подсчета общего количества заявок с использованием параметра ParamArray. При вызове этой процедуры в процедуре Tests можно задавать сколько угодно фактических параметров массива заявок.

Программа 20.18. Использование параметра ParamArray


Sub FullSum(ParamArray arr() As Variant)

Dim sum As Integer

For i = LBound(arr) To UBound(arr) sum = sum + arr(i)

Next i

MsgBox (sum) End Sub

Sub Test3 ()

FullSum 100, 2000, 350, 450 End Sub

Рассмотрим еще один способ вызова процедур или функций — рекурсивный вызов, т. е. вызов, при котором процедура вызывается из своего же тела. Стандартный пример рекурсивной функции — вычисление факториала.

Программа 20.19. Рекурсивный вызов функции

Function fctrl(n As Integer) As Variant

If (n <= 1) Then fctrl = 1

Else

fctrl = n * fctrlfn - 1) End If End Function

Sub Test4 ()

MsgBox fctrl(20) End Sub

Как правило, рекурсивными вызовами не стоит злоупотреблять, поскольку при рекурсивных вызовах достаточно быстро заполняется стековая память компьютера и на их обработку тратится гораздо больше времени. В нашем случае можно избежать использования рекурсивного вызова его заменой на обыкновенный цикл. Хотя, безусловно, есть ситуации, когда использование рекурсивных методов заметно ускоряет работу, например при работе с древовидными структурами данных.

В заключение мы рассмотрим пример, показывающий различие между передачей параметров по ссылке и по значению, в котором приведены две процедуры: RefVal и MainCalc. Вспомогательная процедура RefVal использует три формальных аргумента, описанные по-разному. Далее в теле этой процедуры каждый из них увеличивается на единицу, а затем их значения выводятся на экран. Основная процедура MainCalc устанавливает значения переменных а, ь и с, а затем передает их в качестве параметров процедуре RefVal. При этом первый параметр передается по ссылке (по умолчанию), второй — по значению, а третий — снова по ссылке. После возврата из процедуры RefVal основная процедура также выводит на экран значения трех переменных, передававшихся в качестве параметров. Всего на экран выводится шесть значений. Сначала это числа 11, 21 и 31 (все полученные значения увеличились на 1 и выводятся процедурой RefVal). Затем это числа И, 20 и 31 (эти значения выводятся процедурой MainCalc, причем переменные, переданные по ссылке, увеличились, а переменная, переданная по значению, — нет).


Программа 20.20. Разница между ByRef и ByVal

Sub RefVal(x, ByVal у, ByRef z)

х = х + 1

у = у + 1

z = z + 1

MsgBox(х)

MsgBox(у)

MsgBox (z) End Sub

Sub MainCalc 0 a = 10 b = 20 с = 30 Call RefVal(a, b, c)

MsgBox(a) MsgBox(b) MsgBox(c) End Sub

Итак, мы рассмотрели работу с процедурами и функциями, определяемыми пользователем, но помимо этой возможности, есть широкий набор всевозможных встроенных процедур и функций, позволяющих программисту не задумываться над реализацией стандартных операций, таких как сравнение строк или взятие синуса от некоторого числа. К сожалению, рамки нашей книги не дают возможность описать даже малую часть встроенных процедур и функций (да это и ни к чему), но вы всегда сможете найти их полный перечень и описание во встроенной справке Outlook.

Свойства формы

На неотображаемой вкладке Свойства пользователь может внести специальную информацию о данной форме. Эта информация является в своем роде справочным материалом, позволяющим понять назначение этой формы возможному пользователю.
Первые два поля Категория (Categories) и Подкатегория (Sub-Categories) разрешают присвоить форме категорию для последующего удобства в ее поиске. Например, для данной формы можно задать категорию писатель. Подкатегории позволяют организовать более мелкую сортировку форм, например, если вы создадите форму на основе сообщения для писателя, то можно создать две подкатегории контакт И сообщение.
Поля Версия (Version) и Номер формы (Form Number) служат для отслеживания изменений формы. Таким образом, разработчик формы, изменив ее и установив другой вариант версии, дает возможность пользователю формы узнать, что он работает с обновленной версией старой формы. Можно провести аналогию с версиями Windows 95 и 98, 2000.
Кнопки Изменить крупный/мелкий значок (Change Large/Small Icon) предназначены для изменения пиктограммы по умолчанию у формы пользователя.
В поле Контакт (Contact) выберите имя контакта, к которому пользователи смогут обратиться, чтобы получить сведения о данной форме. Имя контакта отображается в диалоговом окне Об этой форме меню Справка (Help), a также в диалоговом окне свойств данной формы.
Большое текстовое поле Описание (Description) служит для описания данной формы. Описание формы является небольшим справочным руководством по работе с ней.
Флажок Защитить структуру формы (Protect form design) позволяет пользователю установить пароль, необходимый для открытия и работы с формой в режиме конструктора.
Очень важен флажок Отправлять вместе с элементом (Send form definition with item). Он устанавливается, чтобы вместе с элементом включить все сведения, которые понадобятся другим пользователям при работе с соответствующей формой. При сбросе флажка макет формы удаляется из элемента и может использоваться в библиотеке форм, что позволяет уменьшить размер элемента.

И наконец, последний флажок Использовать только для ответов (Use form only for responses). При установленном флажке данная форма будет использоваться только для ответов на сообщения, например при выборе команд Ответить (Reply), Ответить всем или Переслать, при этом она не включается в библиотеку форм. Тип ответа, для которого используется форма, задается в диалоговом окне свойств команд формы.
На рис. 19.9 изображена заполненная вкладка Свойства формы Контакт.

Рис. 19.9. Вкладка Свойства формы Контакт

Свойства элементов управления

Как и все прочие объекты Visual Basic, элементы управления имеют свои свойства и методы. Например, флажок является объектом класса checkBox и имеет свойства, которые определяют, в частности, имя этого объекта (Name) — то имя, под которым этот флажок будет известен в модуле Visual Basic; его надпись (Caption) — текст, располагающийся справа от флажка; связанную с этим флажком клавишу быстрого вызова (Accelerator) — одну из букв
Щелчки нужно делать с некоторым интервалом, чтобы не получился так называемый двойной щелчок: такой щелчок используется для перехода к окну ассоциированных с этим управляющим элементом процедур обработки событий, надписи, которая будет подчеркнута (при нажатии на соответствующую клавишу на клавиатуре будет изменяться текущее состояние флажка); его начальное значение (value) — определяющее, установлен или снят этот флажок; а также другие свойства. Однородные объекты образуют семейство соответствующих элементов управления, имеющее специальное название в Visual Basic, например семейство CheckBoxes представляет собой совокупность всех флажков в диалоговом окне.
Иногда возникает необходимость изменять некоторые свойства элементов управления диалогового окна программным путем, непосредственно во время работы приложения: с помощью процедуры инициализации — перед тем, как открыть диалоговое окно; в результате действий пользователя — в то время, как окно открыто, или же сразу после его закрытия. Кроме того, свойства элементов управления могут быть установлены заранее, статически, во время проектирования диалога. Делается это с помощью панели свойств, обычно располагающейся в левом нижнем углу окна Visual Basic 2 .
Обратите внимание, что на этой панели имеются две вкладки — Alhabetic и Categories. Обе они показывают одни и те же свойства — только на первой вкладке эти свойства располагаются в алфавитном порядке, а на второй вкладке они сгруппированы в несколько категорий, состав которых зависит от конкретного элемента управления. 'Вот основные категории, которые присутствуют почти для всех элементов управления: Вид, Данные, Поведение, Размещение, Разное и Шрифт. Обычно разыскивать нужное свойство удобнее, используя представление по категориям.

Например, все надписи в диалоговом окне, а также и само диалоговое окно, имеют свойство caption. Можно изменять текст надписей с помощью панели свойств, и при этом изменить это свойство для самого диалогового окна можно только таким способом. Вот как это делается:
Пример 22.4. Определение названия диалогового окна
{все диалоговое окно целиком — щелчком по свободному месту} Caption := Задача: Написание книги
Большинство свойств различных элементов управления можно установить статически только с помощью панели свойств. А некоторые свойства, например расположение и размеры, которые устанавливаются обычно с помощью мыши, не мешает проверить с помощью этой панели (рис. 22.3).
Ниже мы продемонстрировали установку свойств для объекта image (указывается путь до картинки и способ ее отображения), объекта comboBox
Если панель свойств не отображается, открыть ее можно с помощью нажатия на клавишу или с помощью команды > Вид > Окно свойств.
(отмена возможности редактирования текстового поля раскрывающегося списка, т. е. пользователь может только выбирать существующие элементы) и объекта EditBox (устанавливается максимальное число вводимых символов).
Пример 22.5. Установка свойств для элементов управления
ComboBoxl
Name := series
Style 2-fmDropDownList
ComboBox2
Name := author
Style 2-fmDropDownList
EditBox
Name := title MaxLength := 50
ComboBoxS
Name := duration
Style 2-fmDropDownList



Рис. 22.3. Панель свойств для раскрывающегося списка

Типы данных

Как мы уже отмечали, язык — это знаковая система для передачи информации. Когда же мы говорим о языке программирования, то подразумеваем под информацией строго определенное понятие. В данном случае информация — это данные и процедуры их обработки. В этом разделе мы коснемся только первой части настоящего определения, а именно данных.
Данные в VBA характеризуются своими типами, которые определяют:

формат представления данных в памяти компьютера;

область возможных значений;

множество допустимых операций, применимых к данным.

В свою очередь типы данных делятся на простые (встроенные и определяемые) и на структурные, именно в таком порядке мы и будем их описывать.
Итак, начнем с встроенных типов данных. Как и любой язык программирования высокого уровня, VBA содержит все привычные встроенные типы данных: арифметические, строковые и логические, но есть и свои типы, специфические для VBA. Полный перечень встроенных типов данных VBA с соответствующими областями значений и требуемой памятью приведен в табл. 20.2.
Таблица 20.2. Встроенные типы данных VBA

	Тип данных		Описание		Область значений		Требуемая память
	Boolean		Логическое значение		True (Истина) и		2 байта
					False (Ложь)
	Byte		Число без знака		0-255		1 байт
	Currency		Десятичные числа с фиксированным количеством знаков после запятой		-922 337 203 685 477,5808 - 922 337 203 685 477,5807		8 байтов
	Date		Используется для хранения дат		1.01.0100г.-31.12.9999г.		8 байтов
	Decimal		Любое число		28 знаков		12 байт
	Double		Числовые значения с пла-		-1.7Е308--4.9Е324		8 байтов
			вающей точкой двойной точности		для отрицательных чисел и 4.9Е324 —
					1 ,7Е308 для положи-
					тельных чисел

	Тип данных		Описание		Область значений		Требуемая память
	Integer		Короткие целые числовые		-32 768 - 32 767		2 байта
			значения
	Long		Длинные целые числовые		-2 147483648-		4 байта
			значения		2147483647
	Object		Ссылка на объект				4 байта
	Single		Числовые значения		-3.4Е38--1.4Е45		4 байта
			с плавающей точкой обыч-		для отрицательных
			ной точности		чисел
					и 1.4Е-45-3.4Е-45
	String		Используется для хранения строковых значений		для положительных Длина строки от 0 до 64 Кбайт		1 байт на символ
	Variant		Может использоваться		Значения любого		16 байт плюс
			для хранения всех вышеперечисленных типов		из вышеперечисленных типов плюс Null, Error, Empty, Nothing.		1 байт на каждый символ строковых зна-
							чений

<
Если такие типы данных, как integer или string не требуют особых комментариев, поскольку они стандартны и просты, то типы данных object и variant следует прокомментировать. Про тип данных object мы отдельно поговорим в разделе 20.5 "Классы и объекты", сейчас же рассмотрим уникальный в своем роде тип Variant.

Тип variant — это универсальный тип данных, позволяющий программисту не думать о том, каким будет тип переменных. С одной стороны, безусловное удобство: не надо думать при объявлении переменной, с другой — это может привести к ошибкам, которые трудно обнаружить. Более того, на обработку переменных данного типа тратится больше времени, да и память расходуется нерационально (особенно, когда речь идет о статических массивах данного типа).

Мы советуем (особенно начинающим программистам) не злоупотреблять данным типом, хотя ряд приемов его использования заметно упрощает программирование. Например, вы хотите, чтобы пользователь программы ввел целое число (после чего программа нарисует круг соответствующего радиуса) и переменную ввода целого типа. Но что, если пользователь введет вместо целого числа вещественное или, вообще, строковое значение? Произойдет ошибка при попытке присвоения переменной значения не того типа.

Вот тут-то и необходим тип Variant. Если переменная для ввода будет объявлена как variant, ничего страшного не случится: введенное значение бу дет благополучно присвоено этой переменной, а вы получите возможность проанализировать введенное значение и попросить пользователя повторить ввод, если введенное им значение не отвечает требуемым условиям. Теперь перейдем к разговору о третьей составляющей нашего определения типа данных, об операциях. Операция — это действие, выполняемое над данными.

[Результат =] операнд! <операция> операнд2

Любая операция имеет результат и несколько операндов (как правило, два). Операнд — это элемент данных, участвующий в операции. Для каждой операции определены типы данных операндов, для которых она имеет смысл и по которым определяется тип результата.


Естественен вопрос: по какому именно правилу определяется тип результата, ведь в качестве операндов могут быть операнды разных типов? Для ответа на этот вопрос необходимо ввести определение приведения. Приведение — это (автоматическое) преобразование значения одного типа в эквивалентное значение другого типа. Конечно, не всякое приведение возможно, т. е. не всегда можно сделать именно эквивалентное преобразование. Например, целое число 3 можно преобразовать в вещественное число 3.0 и значение сохранится, но вещественное число 3.1415926 нельзя преобразовать в целое, не потеряв информацию. Таким образом, учитывая приведения типов, можно однозначно определять тип результата операции по следующему правилу: если операция применяется к операндам различных типов, то операнд, у которого порядок типа ниже, преобразуется к типу операнда, у которого порядок выше и значение операции будет иметь, соответственно, тип высшего порядка. Существует четыре вида операций:

Арифметические (+, - ,*, \, /, ^, mod).

Логические (not, and, or, xor, eqv, imp).

Строковые (+,&).

Операции отношения (=, <>, <, >, <=, >=, Is, Like).

Итак, мы описали встроенные типы данных. Но вспомним, что сам по себе тип — это просто характеристика данных, значимой же величиной являются сами данные. Первым шагом на пути работы с данными будет их объявление и инициализация, о которых сейчас и пойдет речь. После того как были описаны типы данных, необходимо приступать к работе с данными, т. е. к программированию. По существу эта работа делится на два этапа — на объявление переменных и на составление процедур обработки этих переменных.

Переменная — это элемент данных в программе, которому присвоено имя Значение переменной может задаваться и изменяться программой (переменная — не константа), но в соответствии с определенным типом данной переменной, который задается при ее объявлении. При объявлении задается имя (для идентификации переменной в программе), затем объявляется ее тип (для определения возможных значений переменной и способов ее обработки), а также определяется область видимости этой переменной.


Явное объявление простых переменных имеет следующий синтаксис:

{ Dim I Private | Public | Static } имя Переменной [As <типДанных>] [, имяПеременной [As <типДанных>]} ...

Рассмотрим первую часть объявления — объявление области видимости переменной при помощи соответствующих ключевых слов. К сожалению, что такое область видимости переменной и время ее жизни, нельзя объяснить без специальных понятий и определений, которые будут приведены в разделе 20.4 "Структура программы". Поэтому мы не будем подробно останавливаться на этом вопросе, кроме разве мелких замечаний. Более того, данные ключевые слова несут локальную нагрузку на семантику конструкций и их пропуск при описании ни на чем не скажется.

Следующая часть объявления — это имя переменной. Правила составления имен уже достаточно подробно обсуждались в разделе 20.1 "Общие сведения", и мы не будем еще раз останавливаться на этом.

И наконец, последнее, что необходимо сделать при явном объявлении переменной, — указать ее тип, используя ключевое слово Аs, после которого идет ключевое слово, определяющее тип данных, например integer.

Помимо явного способа объявления переменной, существуют и неявные. Во-первых, можно непосредственно в имени переменной указать ее тип, добавив в конец имени специальный символ (например, $ — строка). А во-вторых, можно вообще не использовать операторы объявления, а при необходимости прямо на месте неявно вводить переменную. Например, можно сразу написать оператор d = 5. В данном случае не было предварительного (явного) объявления переменной, но все-таки она будет проинициализиро-вана. Дело в том, что по умолчанию VBA расценивает данную переменную как нестатическую типа variant. Приведем теперь программу объявления переменных.

Программа 20.3. Объявление переменных j

Dim str As String, Var = 123.456

Dim str$, k&

Кстати, помимо явной инициализации переменных, например pi = 3.14, существует инициализация по умолчанию. То есть, когда вы объявляете переменную и не инициализируете ее, ей присваивается значение по умолчанию, так, например, для числовых типов это значение равно 0.


Помимо переменных, чьи значения могут меняться по ходу программы, можно использовать именованные константы. Константа — это элемент данных, не меняющий своего значения. Синтаксис объявления констант практически ничем не отличается от объявления переменных.

[Public I Private] Const имяКонстанты [As ТипДанных] = выражение

Ключевые слова Public и Private имеют такой же смысл, как и в случае с переменными. Отсутствие этих ключевых слов и описание константы внутри процедуры объявляет ее как локальную, использование же их, наоборот, объявляет ее как открытую или закрытую глобальную константу. Задание имени и типа данных аналогично случаю с переменными.

Выражение — это любое значение или формула, возвращающая значение, используемое в качестве константы. Например, мы хотим ввести константу, значением которой будет площадь — const squares = 20000. Или в виде формулы (зная длину и ширину):

Const lengths = 200

Const widths = 100

Const squares = length*width

Совет

Рекомендуется давать константам осмысленные имена и описывать их в самом начале модуля, а затем использовать всюду только именованные константы. Это делает программу не только понятнее, но и проще в сопровождении и отладке. Зачастую значение той или иной константы требуется изменить (хотя бы на время отладки), и тогда достаточно поменять лишь одно значение в описании константы. Если же в тексте программы использовалось непосредственно значение, то изменить все его вхождения намного сложнее.

В VBA, кроме констант, описываемых пользователем, существуют предопределенные встроенные константы. При именовании встроенных констант используется стандартное соглашение, позволяющее определить, к объектам какого приложения относится эта константа. Например, встроенные константы, относящиеся к Word, начинаются с букв wd, Excel — ex, PowerPoint — pp, Access — ac, VBA — vb. Например, в случае

Call Msgbox ("Использование констант", vblnformation)

используется константа vblnformation, с помощью которой в диалоговом окне выводится значок "Информация" (рис. 20.2).


После того как выше мы описали работу с простыми типами данных, перейдем к рассмотрению более сложных — структурных типов данных. Сейчас мы рассмотрим простейший из них — массивы.

Массив — это совокупность однотипных индексированных переменных Представьте, что имеется 20 магазинов, которым издательство поставляет книгу "Microsoft Outlook 2002 в подлиннике". Естественным образом хоте лось бы иметь список, в котором было бы указано количество экземпляров, проданных каждому магазину. Данные количества для разных магазинов являются, в принципе, элементами одного типа (а точнее, просто числами). Таким образом, данная совокупность представляет собой массив. Обращение же к элементам массива происходит путем указания имени данного массива и порядкового номера требуемого элемента. Конечно, вы вправе присвоить каждому магазину персональное имя и работать с ними, как с обособленными единицами. Но представьте, что вам надо провести одну и ту же процедуру для каждого магазина, например подсчитать общее количество проданных книг. Не проще ли задать цикл для всего массива магазинов, где изменяется лишь индекс, который однозначно определяет магазин?

Количество же индексов массива в VBA может достигать 60, но это своего рода излишество, как правило, используются массивы с одним, двумя и тремя индексами. О количестве индексов массива говорят как о размерности массива. Массивы с одним индексом называют одномерными, с двумя — двумерными и т. д. Продолжив наш пример, предположим, что издательство выпускает не одну книгу, а множество различных книг, скажем, еще 100. Таким образом, вы имеете дело с двумерным массивом (20x100) и обращение к необходимому элементу становится тривиальным: магазин № 7 книга № 56. Данное обращение покажет количество проданных книг № 56 магазину № 7. Конечно, в языке VBA подобные выражения неприемлемы, но суть остается той же. Как и любой элемент данных, массив необходимо объявлять. Ниже приведен синтаксис объявления массива:

{ Dim I Private | Public | Static} имяМассива (<размер1> [, <размер2>] ...) [Аs типДанных] [, имяМассива (<размер1> [, <размер2>] ... ) [As типДанных]]


Итак, опять мы встречаем знакомые конструкции — операторы объявления массива и имя массива. Размер массива может задаваться тремя способами.

Объявляется только верхняя граница, при этом нижняя граница по умолчанию принимает значение, равное 0. Синтаксис подобного объявления прост: { верхняяГраница}

Объявляется нижняя и верхняя граница изменения индекса: (нижняяГраница То верхняяГраница)

Размер массива вообще не объявляется, размерность массива неизвестна: ( )

Приведем ряд примеров, поясняющих использование синтаксических конструкций. В первом из них объявляется одномерный массив типа variant с использованием ключевого слова Dim, причем индексация производится от -14 до — 1. Данная индексация имеет смысл, например, в случае с метеорологическими данными, представляющими средние дневные температуры за последние две недели. В таком случае temperature (-2) будет соответствовать позавчерашней температуре. Во втором примере показано объявление двумерного массива магазинов с использованием константных аргументов, и инициализация элемента (7, 56).

Программа 20.4. Объявление массивов

{Первый пример}

Dim temperature( - 14 То -1)

temperature(-2) = -10

{Второй пример}

Const numbShop As Integer = 20, numbBook As Integer = 100

Dim numbBookSale (1 To numbShop, 1 To numbBook) As Integer

numbBookSale(7, 56) = 300

В приведенных примерах речь все время шла о массивах фиксированного размера, количество элементов в которых явно указано во время описания в операторе Dim. Такие массивы называются статическими. Но иногда количество элементов массива изначально не известно. Например, вы не знаете точного количества магазинов (возможно, появятся еще несколько магазинов, с которыми издательство будет сотрудничать). Как быть? Не стопорить же сбыт продукции до выявления конечного числа магазинов.

Для решения подобных проблем VBA предлагает использование динамических массивов, т. е. массивов, размеры и количество элементов которых при описании не фиксируются, но могут быть определены непосредственно при выполнении программы.


Синтаксис объявления динамического массива отличается от объявления статического только тем, что после имени массива в нем стоят пустые скобки. Однако, перед тем как использовать массив, нужно выполнить оператор ReDim, который задаст размерность и диапазоны изменения индексов динамического массива.

ReDim имяМассива (размер1[, размер2 ...])

При всем обилии встроенных типов данных часто возникает желание ввести новый тип данных, содержащий некоторые определенные значения. Такой тип называется в VBA перечисляемым. Мы поясним перечисляемые типы на следующем, довольно характерном, примере.

Мы хотим ввести тип "неделя". Элементами данного типа будут только обозначения дней недели, и, соответственно, область значений будет изменяться от понедельника до воскресенья.

[Private | Public] Enum имяTипа

имяЗначения [ = Константа] имяЗначения [ = Константа]

End Enum

Синтаксис довольно прост. Операторы Private и Public объявляют область видимости для типа (кстати, перечисляемые типы могут описываться только на уровне модуля, т. е. нельзя описать перечисляемый тип внутри процедуры). Затем следует ключевое слово Enum и имятипа, после чего — перечисление значений типа (по одному на строчке). По умолчанию все значения типа перенумеровываются целыми числами, начиная с 0, но вы можете самостоятельно указать константное целое значение для значений типа.

Программа 20.5. Объявление перечисляемого типа

Enum Week

Monday

Tuesday

Wednesday

Thursday

Friday

Saturday

Sunday End Enum

Sub Weekend()

Dim day As Week

Day = Saturday End Sub

После описания простейшего структурного типа данных (массива) перейдем к более сложному типу, а точнее, к типу, определяемому пользователем. В то время как массив представляет собой совокупность однотипных переменных, хотелось бы создать объединение элементов разных типов (запись).

Например, мы могли бы описать человека при помощи массива целых чисел: Dim Person () As Integer, где Person (1) задает рост, Person (2) — Вес, Person(3) — объем грудной клетки и т.


д. Но это все элементы одного типа integer, а как же быть когда мы захотим определить не менее важный па

раметр человека — его имя, имеющее тип string, или дату рождения типа Date? Решением является создание записи. В нашем случае это будет выглядеть следующим образом: мы создаем пользовательский тип данных Person, элементами которого являются значения разных типов. Обращение же к таким переменным строится следующим образом: Person->Weight или Person->Name

Конечно, перечисляемый тип тоже определяется пользователем, но это простой тип данных.

После небольшого введения дадим точное определение записи и синтаксиса определения пользовательского типа. Запись — это структурированный тип данных, компоненты которого обычно называются полями, имеют имя и могут принадлежать к различным типам данных.

[Private |Public] Type имяТипа

имяПоля [([<размер>]}] As типДанных [имяПоля [ ( [<размер>] ) ] Аs типДанных]

End Type

Исходя из синтаксической конструкции, сразу можно сказать, что тип определяется либо на уровне модуля, либо на уровне приложения. Далее идет ключевое слово туре и собственно имя типа. После этого идет объявление полей нового типа. Это могут быть простые переменные и массивы встроенных типов, а также переменные и массивы уже определенных типов пользователя, которые в свою очередь могут иметь любую вышеуказанную структуру.

Для тех, кого последнее предложение заставило задуматься, небольшое пояснение. Определение записи можно рассматривать как дерево. Корень — это имя типа, а вершины — имена полей, которые могут являться корнями подобного же дерева. Не допускается использование рекурсивных определений, т. е. нельзя объявить тип следующим образом:

Туре Заяц

Волк Аs Заяц

End Type

В приведенной ниже программе мы объявляем тип Person, имеющий поля name (имя) и birthday (дата рождения) простых типов. Далее мы объявляем тип Book, имеющий поле author определенного выше типа Person, поле title (название книги) типа string и поле content (названия глав книги), представляющее собой динамический массив типа string.


После объявления типов мы объявляем одномерный массив типа Book и полностью инициализируем второй элемент массива, используя для доступа к полям записей точечную нотацию. Небольшой нюанс при инициализации поля content: поскольку это динамический массив, его необходимо переопределить. В конце просто выводится название одной из глав книги.

Программа 20.6. Объявление типов

Public Type Person

name As String

birthday As Date End Type

Public Type Book

author As Person

title As String

content () as String End Type

Sub TypeExample()

Dim arrBook(l) As Book

arrBpok(1).author.name = "Федор Новиков"

arrBook(l).author.birthday = #10/10/1951#

arrBook(l).title = "Microsoft Office 2001 в целом"

ReDim arrBook(1).content(0 To 1)

arrBook(1).content(0) = "Введение"

MsgBox (arrBook(1).content(0)) End Sub

Вкладка Оформление

На этой вкладке задаются параметры оформления объекта (рис. 14.4).
В поле Имя (Name) задается внутреннее название объекта. По умолчанию объекту присваивается название с порядковым номером (Поле со списком 1). Если добавляется еще один объект того же типа, ему присваивается имя с номером 2 и т. д. Например, для раскрывающегося списка задано имя Переплет.
Поле Заголовок (Caption) служит для введения информации, визуально отождествляемой с элементом Так, например, для элемента управления Надпись (Label) задан заголовок переплет.
В разделе Положение (Position) определяется местоположение объекта на форме. Поля сверху (Тор), слева (Left) определяют положение верхнего левого угла объекта, а высота (Height), ширина (Width), соответственно, высоту и ширину объекта. Пользователь может задавать положение объекта как численно, так и перемещая его и изменяя границы на самой форме.
В разделе Шрифт и цвет (Font and Color) выбираются настройки шрифта, а также указываются параметры его отображения в форме (цвет текста и цвет фона).

Рис. 19.4. Вкладка Оформление диалогового окна Свойства
В разделе Настройки (Settings) указываются дополнительные параметры объекта:

видимое (Visible). Отображение элемента управления на странице. Чтобы его скрыть, сбросьте флажок.

включено (Enable). Обеспечение доступности элемента управления для-пользователей формы. При сброшенном флажке пользователи не смогут щелкнуть элемент управления или ввести в него данные.

только чтение (Read Only). Возможность выделять и копировать содержимое элемента управления без сохранения внесенных в него изменений.

изменяет размер вместе с формой (Resize with form). Определение размера элемента управления относительно размера формы. Например, при уменьшении размера формы элемент управления также уменьшается.

объемное (Sunken). Придание элементу управления объемного вида.

многострочное (Multi-line). Разрешение вводить в текстовое поле текст, состоящий из нескольких строк. При нажатии клавиши создается новая строка.

Вкладка Значение

На этой вкладке происходит связывание элемента управления с полем формы. То есть, размещая на форме элемент управления, мы создаем лишь заглушку, не имеющую отношения к форме. Определяя для элемента управления поле, его формат и допустимые значения, мы наполняем его смыслом. Как и в случае с предыдущими полями, Outlook не имеет встроенного поля переплет, поэтому его необходимо создать.

Рис. 19.5. Вкладка Значение диалогового окна Свойства
Пример 19.5. Связывание элемента управления с полем Outlook
Создать
Имя := Переплет
Тип Текст
ОК
Тип списка Раскрывающийся список
Возможные значения := Мягкий; Твердый
Установить начальное значение поля := Мягкий (рис. 19.6)
Помимо типа Текст (Text) существует еще десять стандартных типов данных. В табл. 19.2 приведены названия типов данных и их описание.
Таблица 19.2. Стандартные типы полей

	Тип данных		Описание
	Текст (Text)		Текст (буквы, цифры, специальные знаки). Может содержать до 255 символов
	Число (Number)		Числовые данные или математические вычисления, не включающие денежные суммы
	Процент (Percent)		Числовые данные, выраженные в процентах
	Денежный (Currency)		Числовые данные денежного типа или математические вычисления с участием денежных сумм
	Да/Нет (Yes/No)		Данные, принимающие одно из двух значений: Истина или Ложь
	Дата/время (Date/Time)		Значения дат и времени
	Длительность (Duration)		Числовые данные. Длительность задается в минутах, часах или днях
	Ключевые слова (Keywords)		Данный тип используется для группировки и поиска родственных элементов, аналогично категориям Outlook
	Выражение (Combination)		Комбинация значений полей и текста
	Формула (Formula)		Вычисления с участием стандартных полей и полей пользователя
	Целое число (Integer)		Целочисленные данные

Посредством кнопки Выбрать поле (Choose Field) можно выбрать поле из уже имеющихся. Возможные значения списка вводятся через запятую или точку с запятой. Рассмотрение действий, связанных с кнопкой Изменить (Edit) и группой переключателей Вычислять выражение (Initial Value), отложим до следующего раздела.
Замечание
Параметры вкладки Проверка (Validation) также будут рассмотрены ниже, поскольку они тесно связаны с работой над формулами.

Вычисления в форме

В некоторых случаях требуется добавить в форму специальные поля. Например, поле, в котором вычислялось бы значение по определенным формулам на основе заданной пользователем информации.
Примером такого поля для нас будет служить последнее поле нашей формы — общее количество страниц, ведь его значением является сумма значений всех полей кол-во страниц 1 — Кол-во страниц з. Для создания данного поля воспользуемся панелью Выбор поля (Field Chooser).
Совет
Если вам необходимо создать текстовое поле с надписью, то гораздо удобнее использовать панель Выбор поля, нежели панель Toolbox (то есть создать два элемента управления и для каждого задать свойства). В качестве примера на закрепление пройденного материала попытайтесь создать то же поле, только посредством панели Toolbox.
Пример 19.7. Создание вычисляемого поля
{Панель Выбор поля}
Создать
Имя := Общее количество страниц
Тип Формула
Изменить... (рис. 19.7)
Поле > Поля пользователя в папке > Кол-во страниц1
(Ввести знак "+" и повторить для случая 2 и 3)
ОК


Рис. 19.7. Диалоговое окно Поле формулы
Помимо стандартных функций сложения (+), вычитания (-), умножения (*) и деления (/), можно задавать и более сложные из набора встроенных функций Outlook. Существует шесть типов функций.

Преобразования (Conversion). Данный набор функций служит для преобразования выражений одного типа в выражения другого. Например, Oct (число) переводит число из десятичного формата в восьмеричный.

Дата/время (Date/Time). Функции для работы с датой и временем. Например, Date () возвращает текущую дату и время компьютера.

Финансовые (Financial). Набор функций для финансовых расчетов. Функция SLN (стоимость, остаточная_стоимость, время_эксплуатации) , на-пример, вычисляет обесценивание актива в течение единичного периода по линейному закону.

Общие (General). Набор специальных функций, необходимых для построения формул с разветвленной структурой. Например, iif (выражение, еслиистина, еслиложь" возвращает одно значение, если указанное выражение истинно, и другое, если — ложно.

Математические (Math). Набор формул для математических вычислений. Например, cos (число) возвращает косинус числа.

Текстовые (Text). Функции для работы с текстом и строками. Например, Len (строка) возвращает количество символов в строке.

После создания поля с формулой и добавления его на форму выделите поле и откройте диалоговое окно Свойства, а затем перейдите на вкладку Значение (Value). В разделе Начальное значение (Initial Value) установите переключатель Вычислять выражение автоматически (Calculate this formula automatically), что позволит автоматически вычислять сумму при изменении значений полей кол-во страниц.

Помимо этого, для поля можно задать дополнительные параметры проверки. Для чего перейдите на вкладку Проверка (Validation) диалогового окна Свойства (рис. 19.8).



Рис. 19.8. Вкладка Проверка диалогового окна Свойства

Пример 19.8. Установка дополнительных параметров проверки

Проверить это поле перед закрытием формы

Формула проверки

Изменить...

Поле > Поля пользователя в папке >Общее кол-во страниц

Ввести "> 0"

ОК

Вывести сообщение := Значение поля "Количество страниц" не может быть отрицательным

ОК

Вызов макросов

Итак, наше приложение готово, но удобно ли им пользоваться? Где та легкость и удобство в работе, заявленные в начале данной главы? Естественно, что конечного пользователя не устроит запуск редактора VBA и выбор команды > Run > Run SubXUserForm.
Одним из удобных средств, помогающих в вызове процедур, являются кнопки на панели инструментов Outlook. В этом разделе мы рассмотрим создание панели пользователя и добавление на нее кнопки, вызывающей процедуру пользователя.
Но прежде всего необходимо создать процедуру, запускающую нашу форму, — диалоговое окно на выполнение. Именно с этой процедуры будет начинаться выполнение нашего приложения.
Пример 22.7. Функция запуска приложения
{В редактор VBE} > Insert > Modules
Name := AssignTask (В редактор VBE} Sub GenerateTask() UserForm.Show End Sub
Теперь все готово к созданию панели и кнопки пользователя.

Взятие данных из Outlook

В предыдущей программе мы заполняли список динамически, считывая данные из файла. Переходя к инициализации списка авторов, отметим, что эта информация также способна динамически изменяться, но в отличие от серии книг, информация о писателях (по условиям задачи) хранится в Outlook, более того, условимся, что она хранится в отдельной папке Writers, являющейся подпапкой папки Contacts. Тогда процедура инициализации будет выглядеть следующим образом.
Программа 22.5. Инициализация данных из Outlook
Sub Init_Authors()
Объявление переменных
Dim nms As NameSpace
Dim fldContacts As MAPIFolder
Dim itms As Collection
Dim itm As Integer
Создание объекта, указывающего на данные Outlook
Set nms = Application.GetNamespace("MAPI") 'Создание объекта, указывающего на папку Контакты
Set fldContacts = nms.GetDefaultFolder(olFolderContacts) 'Присваеваем объекту значение подпапки Writers
Set fldContacts = fldContacts.Folders("Writers") 'создание объекта (семейство), содержащего все элементы папки Контакты
Set itms = fldContacts.items 'Организация цикла по всем контактам в папке
For itm = 1 То itms.Count
With itms(itm) 'Инициализация списка именами контактов
authors.Addltem .LastNameAndFirstName .End With
Next
authors.Listlndex = 0 End Sub
Итак, прежде всего, мы объявляем ряд переменных, после чего получаем ссылку на папку с контактами и организуем цикл по всем ее элементам. Как видите, все достаточно просто.





    Работа с информацией: Cистемы - Технологии - Рынок

• Анализ информационных систем
  
• Методы информационных систем
  
• Интернет как информационная система
  
• Искусственный интеллект в информационных системах
  
• Обработка информации информационными системами
  
  
• Информационные системы в офисе
  
• Управление информационными системами
  
• Технологии информационных систем
  
• Теория информационных систем
  
• Почта - информационная система
  
  
• Outlook и информационные системы
  
  
• Информационный рынок
  
• Информационный рынок - IT
  
• Технологии информационного рынка
  
• Безопасность на информационном рынке
  

---

---