Офисные информационные системы

Административный контроль и управление

Регистрационный журнал представляет собой внутренний отчет системы Staffware, в
котором для каждого варианта процедуры фиксируются дата и время каждой транзакции,
выполненное действие, исполнитель.
Отчет о состоянии представляет собой внутренний отчет системы Staffware, в котором
отражается текущее состояние каждого шага каждой процедуры.
Функция пересмотра данных отличается от отчета о состоянии лишь тем, что позволяет
модифицировать значения полей и таким образом управлять выполнением варианта.
Административные отчеты используются для сбора и обобщения информации,
относящейся к нескольким (всем, текущим, завершенным) вариантам данной процедуры.
Типичными примерами административных отчетов являются отчеты об объеме продаж в
регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных
договоров.


Аналитические отчеты

Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют
достаточно стандартные формы отчетов каждая организация может захотеть иметь собственные
формы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы
организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т.д.
аналитические отчеты могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям
организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период
времени. Следовательно в фильтр отчета нужно ввести параметр - время анализа. В нем можно
задавать или произвольный интервал времени или фиксированный и понятный интервал
времени:
  • За месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий).
  • За квартал (по умолчанию текущий квартал).
  • За год (по умолчанию текущий год).
    Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельного
    издания и распространяют по всей организации. В связи с этим к ним предъявляется достаточно
    высокие требования по качеству оформления. В общем случае они должны включать логотипы
    предприятия, гербы и прочую графическую символику. Примеры таких отчетов:
  • Исполненные документы по исполнителям
  • Исполненные документы по контрагентам
  • Исполненные документы по номенклатуре


    Аппаратная платформа включает:

    Надежное, профессиональное оборудование компьютерной телефонии, спектр адаптеров
    способный решить практически любую задачу от элементарной речевой почты до систем
    использующих распознавание и синтез речи.
    Компьютер германской фирмы SIEMENS NIXDORF. Высокопроизводительные,
    высококачественные компьютеры, при сборке которых используются только тщательно
    протестированные комплектующие.

    Архитектура Интранет: новый подход к управлению информацией

    Г. Ладыженский, Jet Infosystems
    Следующим этапом в развитии технологий, которые были разработаны в Интернет, в первую
    очередь Web-технологии, стало их приложение к корпоративным информационным системам.

    Этот этап интересен тем, что именно он обеспечивает развитие и финансирование Интернет- и
    Интранет-технологий. Об этом часто забывают, и это неудивительно - ведь максимальный
    внешний эффект достигается при общении с Web-серверами, которые работают на Интернет,
    доступны широким кругам пользователей, и именно к ним приковано основное внимание. При
    этом забывается, что действительных финансовых выгод ни компании-разработчики таких
    серверов, ни даже компании, которые строят свои собственные Web-серверы, сегодня не
    получают. Настоящее финансирование этих технологий происходит за счет их применения для
    корпоративных приложений. Это именно то, за что платят деньги большие компании.


    Архитектура Интранет

    Не менее важным фактором, впрямую влияющим на бизнес современной организации, является
    новая архитектура информационной системы.


    Архитектура электронного офиса


    В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса
    выступает система управления полномочиями пользователей, которая:
  • осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в
    том числе к документам различной степени секретности),
  • осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям,
    предоставляемых системой.
    Совершенно не обязательно все перечисленные компоненты электронного офиса разрабатывать
    заново. Эффективность системы может быть значительно повышена правильным использованием
    существующего на рынке профессионально-ориентированного программного обеспечения и
    специализированного оборудования (в том числе уже установленного и эксплуатирующегося в
    организации).


    Архитектура клиент-сервер

    Система Staffware имеет архитектуру клиент-сервер, которая позволяет сочетать достоинства
    персонального доступа к данным (дружественный интерфейс, диалоговая поддержка, невысокая
    стоимость) и преимущества крупных компьютерных систем на базе серверов (поддержка
    целостности баз данных, защита информации, многозадачность).
    Сервер Staffware работает в среде UNIX (поддерживается более 35 модификаций) или Windows
    NT. Для рабочего места клиента может использоваться алфавитно-цифровой терминал UNIX,
    PC в среде Windows или Macintosh.
    В качестве основы для управления данными система Staffware предоставляет несколько
    вариантов: собственную систему управления, базирующуюся на файловой системе сервера,
    СУБД ORACLE и СУБД INFORMIX.


    АРМ

    ами и внешними базами
    данных;
  • определение основных задач и направлений, решаемых в системе;
  • постановки всех функциональных подсистем;
  • разработка технологии решения задач пользователей в условиях автоматизации;
  • проектирование концептуальной модели базы данных;
  • определение основных входных и выходных сообщений;
  • определение требований к системному программному обеспечению и
    инструментальным средствам, с помощью которых будет осуществляться
    прикладное программирование;
  • определение требований к техническим средствам, средствам связи,
    обеспечивающим надежную и эффективную эксплуатацию системы.
  • определение конфигурации и состава разрабатываемых систем.
  • определение организационной структуры и оценка необходимой численности
    эксплуатационного персонала разрабатываемых систем.


    Атрибуты документов

    Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить
    общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти
    общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.
    Общие атрибуты документов
    Основным атрибутами канцелярского документа являются:
  • Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на
    документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть
    различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного
    номера определяется в каждой организации самостоятельно.
  • Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих
    документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или
    подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.
  • Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому
    поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для
    исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда
    встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен
    кадрового состава предприятия).
  • Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому
    или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной
    деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который
    утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная
    номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел
    является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.
    Атрибуты, зависящие от типов документа
    Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.


  • Автоматическая банковская информационная служба:

    Речевой сервер системы легко подключается к любой банковской компьютерной сети и допускает
    удаленное администрирование, гибко перестраивается под конкретный Банк и используемую базу
    данных. Система организует запросы по компьютерной сети к серверу Банковской базы данных
    через OBDC администратор Windows NT. Реально возможно подключение к следующим типам баз
    данных: dBASE, Oracle, INFORMIX, FoxPRO, Paradox, SQL.

    Автоматическая индексация;

    При использовании Excalibur EFS можно проиндексировать все данные, не указывая
    ключевых слов или полей базы данных, не привлекая администратора базы данных и не
    прибегая к экспертам для определения значимости того или иного слова или фразы по
    сравнению с другими словами или фразами.


  • Автоматическая офисная телефонная система - речевая почта.

    Как упорядочить телефонные звонки, принять важную информацию от клиента, сохранить,
    отсортировать и передать ее определенному сотруднику Вашего предприятия?
    Как автоматизировать процесс приема и передачи факсимильных сообщений, провести сортировку
    по темам и адресатам?
    Как клиенту получить полную, подробную информацию о Вашей фирме, об услугах и о
    производимой продукции, адреса и телефоны?
    Это возможно - если на одном из компьютеров в Вашей фирме установлена Автоматическая
    Офисная Телефонная Система - Речевая Почта (АОТС), построенная на базе новейшей
    американской технологии - Интерактивной Компьютерной Телефонии.

    В. Ромадин, СП "Коприс энд М"
    Компьютерная телефония - средство
    общения
    человека с компьютером по обычному
    телефону.
    Совместное предприятие COPRIS & M семь лет успешно работает в России в качестве
    специализированной инженерной фирмы. Мы являемся дочерним предприятием АО
    "РОСТЕЛЕКОМ".
    Наше предприятие оказывает своим клиентам современные услуги связи, а также услуги в области
    интеграции компьютерных и телекоммуникационных технологий.
    Естественно мы не могли, не обратить внимание на новое перспективное направление -
    интерактивную компьютерную телефонию.
    Интерактивная Компьютерная Телефония (ИТК) сейчас в полную силу используется в Америке и
    Европе и позволяет человеку общаться с компьютером по телефону. В США, пожалуй, сейчас нет
    Банков и крупных фирм, которые бы не использовали системы ИТК в своей работе. Конечно, даже
    трудно себе представить, какой штат телефонных секретарей-клерков должен был бы иметь
    Аэропорт, Железнодорожный вокзал, крупный Банк или Супермаркет, не имея систему ИТК,
    чтобы качественно, вежливо и быстро отвечать на вопросы своих клиентов. А сейчас даже
    небольшие фирмы, например, дилерские - предлагающие товар по телефону, используют
    компьютерную телефонию.
    Если Вы живете в США и звоните в магазин, чтобы заказать какой либо товар, или в свой банк,
    чтобы узнать состояние своего счета, или на биржу, чтобы узнать о курсе акций, или узнать
    расписание поездов - Вы, наверняка, будете разговаривать с компьютером! И это никого не
    удивляет! Существуют даже специальные устройства, способные отличить, кто Вам звонит человек
    или компьютер! Когда на Вас с утра обрушивается град звонков с предложениями огромного
    количества товаров и услуг, это отнюдь не люди Вам звонят. Возникла даже необходимость
    введения новых законов, защищающих владельцев телефонов от информационной агрессии
    торговых фирм. Это, конечно, издержки прогресса.
    А самое главное ИКТ не требует большого числа рабочих мест, экономит массу средств и времени,
    поднимает сервис на должный уровень! Если владелец фирмы захотел утром, например,
    приобрести мебель, то вечером она будет у него установлена, и все это произойдет без участия
    людей. Человек дал задание компьютеру найти качественную и недорогую мебель, и компьютер
    обзвонил множество фирм, выбрал, сделал заказ и оплатил счет. И не исключено, что компьютер
    разговаривал не с людьми, а с другими компьютерами.

    Автоматизируется документооборот предприятия

    Работа строится по привычной пользователю технологии обработки документов. Документы
    автоматически передаются от одного исполнителя к другому или на подпись руководителю, при
    этом сводится к нулю возможность неправильной адресации, забывания или потери документов.
    Система контролирует сроки исполнения работ и выдает напоминания ответственным
    исполнителям.


    Авторизация доступа

    В системе Staffware имеются следующие классы пользователей:
  • администратор системы - отвечает за поддержку и сохранение
    целостности всех данных, не относящихся к процедурам, например данных о
    пользователях;
  • разработчик процедуры - отвечает за разработку, тестирование и
    поддержку конкретной процедуры;
  • владелец процедуры - имеет право редактировать конкретную
    процедуру;
  • менеджер - контролирует исполнение вариантов процедуры
    посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;
  • пользователь - имеет доступ к Staffware через очередь заданий,
    возможность запуска варианта конкретной процедуры и справочную
    подсистему.
    Каждый пользователь имеет уникальное имя, пароль, а также параметры, указывающие
    подразделения, к которым он относится.
    Средства управления доступом системы Staffware позволяют ограничить доступ к функции
    запуска процедур и возможностям администрирования для определенных пользователей или
    групп пользователей. Специальная группа сервисных утилит управляет сетевым доступом к
    процедурам для многосерверной конфигурации системы.
    Кроме того имеется возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой
    права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям
    (ролям).

    []
    []
    []

    Бизнес и Интранет

    Во введении уже говорилось, что информация представляет собой ключевой фактор успешного
    бизнеса, вообще успешного ведения дел. Вряд ли кто возьмется оспаривать этот тезис - но это в
    теории. На практике же мы зачастую относимся к информации просто наплевательски.
    Достаточно проанализировать информационную инфраструктуру типичной современной
    организации - будь то коммерческая компания или государственный институт - и мы осознаем
    два важных факта.
    Во-первых, несмотря на обилие компьютеров, множество программ и массу рассуждений о
    "правильных" информационных технологиях, культивируемых в основном техническими
    специалистами (что вполне понятно - это ведь их хлеб), мы с удивлением убеждаемся, что в
    основе своей технология осталась "бумажной" и, что самое неприятное - нет никаких поводов
    думать, что ситуация кардинально поменяется хотя бы в дальней перспективе и компьютеры
    начнут использовать для того, для чего они, вообще-то, и приобретались - а именно, для
    коммуникаций между сотрудниками и подразделениями организации, для координации
    действий по выполнению стоящих перед ней задач. Иными словами, часто информационные
    технологии, и все, что с ними связано, то есть техническая инфраструктура, существуют как бы
    сами по себе, а реальная каждодневная жизнь организации - сама по себе, и пересечений очень
    немного.
    Во-вторых, мы поймем, что в организации нет и не было сколько-нибудь осмысленного подхода
    к управлению информацией, и все, что с ней происходит - ее создание, передача, потребление,
    принятие решений на ее основе - есть результат несистематизированных и слабо согласованных
    действий сотрудников и руководителей, выполняемых без учета дисциплины работы с
    информацией (ввиду отсутствия такой дисциплины). Сколько информации теряется, не доходя до
    реального потребителя, то есть человека, которому она действительно необходима. Сколько
    информации рассылается "просто так" или просто потому, что кому-то кажется, что эта
    информация будет важной для всех, сколько информации создается просто попусту - ибо еще до

    ее создания было очевидно, что она никому не понадобится. Даже на такой простой вопрос - кто
    в организации отвечает за публикацию информации - вряд ли найдется хотя бы какой-нибудь
    ответ. Все это в концентрированном виде означает, что информация в организации "не идет" -
    так как отсутствуют как информационная инфраструктура, опирающаяся на адекватные
    компьютерные технологии, так и организационное обеспечение - то есть стройная система
    правил, процедур и ролей в управлении информацией.
    Мы убеждены, что современная организация не может нормально функционировать в условиях,
    когда проблемы создания и управления актуальной информацией занимают по значимости одно
    из последних мест в иерархии ее приоритетов. Мы убеждены, что реальная информационная
    технология не может быть насильственно привнесена в деятельность организации - а если это
    все-таки будет сделано, то она останется чужеродным телом и будет восприниматься людьми не
    как полезный и удобный инструмент эффективной работы, а как нежелательное нарушение
    привычного порядка вещей - и, как результат, внедрение такой технологии будет тихо
    саботироваться и понемногу сойдет на нет. В то же время отработанная годами, привычная и
    понятная "бумажная" технология будет по-прежнему основной технологией работы с
    информацией.
    Мы убеждены, что реальная информационная технология должна быть мягко вплетена в
    сложную ткань жизнедеятельности организации. Для этого она должна обладать особыми,
    уникальными свойствами. Мы рассматриваем в качестве такой технологии Интранет.
    Вообще говоря, Интранет несет с собой новую философию управления информацией внутри
    организации - об этом будет говориться в следующей статье. Сейчас же мы обратим внимание на
    экономические аспекты технологии Интранет.
    Отметим прежде всего, что внедрение технологии Интранет дает ощутимый экономический
    эффект в деятельности организации. Изменения связаны в первую очередь с резким улучшением
    качества потребления информации, напрямую влияющим на производительность труда


    сотрудников организации. Для информационной системы ключевыми становятся новые понятия
    - Публикация Информации, Потребители Информации, Предоставление Информации.
    Результат применения Интранет - резкое сокращение бумажных архивов, легкость и простота
    публикации информации, универсальный и естественный доступ к информации с помощью
    навигаторов, существенное сокращение затрат на администрирование приложений на рабочих
    местах пользователей, немедленная актуализация любых изменений в информационном
    хранилище организации, смещение акцентов от создания информации к ее эффективному
    потреблению.
    Ключевыми качествами Интранет, напрямую связанными с экономическими аспектами
    деятельности современной организации являются:
  • простота и естественность технологии;
  • низкий риск и быстрая отдача инвестиций;
  • интеграционный и "каталитический" характер технологии;
  • эффективное управление и коммуникации в организации.

    Бухгалтерский учет и отчетность - БОСС-Бухгалтер

  • учет кассовых операций
  • расчеты с подотчетными лицами
  • учет операций на расчетных счетах
  • учет основных средств
  • учет товарно-материальных ценностей
  • сводный бухгалтерский учет
  • типовая бухгалтерская отчетность

    Centura Application Server

    - система, обеспечивающая
    возможности разделения приложений

    Centura Ranger

    - сервер баз данных, реализующий средства
    универсальной репликации данных;


  • Centura Team Developer

    - мощная среда разработки
    приложений, обеспечивающая шрокие возможности масштабирования
    приложений и интеграцию корпоративных систем с Internet;


  • Centura Web Data Publisher

    - система, обеспечивающая
    эффективную и безопасную передачу данных через Internet;


  • Что такое система ГАРАНТ?

    В современной России законотворческая активность настолько велика, что за месяц принимается
    до 1000 документов, которые суммарно вносят еще несколько тысяч изменений. Чтобы не
    оказаться в плену устаревшей информации, не совершить дорогостоящих ошибок, необходимо
    иметь надежный инструмент для решения правовых вопросов. Таким инструментом для многих
    тысяч специалистов в России и за рубежом стала справочная правовая система ГАРАНТ для
    персональных компьютеров.
    Система ГАРАНТ предназначена для изучения законодательства и работы с нормативными
    документами. Она полностью решает проблемы информационно-правого обеспечения как
    государственных структур, так и предприятий любого профиля.


    Что же такое Компьютерная Телефония?

    В простейшем виде эта система включает персональный компьютер с установленной платой
    четырехканального микропроцессорного телефонного адаптера производства одной из ведущих
    американских фирм. И эта простейшая система может отвечать на звонки, выполняя функции
    телефонного секретаря, принимать или отправлять факсы, причем по одному, двум или четырем
    телефонным каналам одновременно!
    Абонент, тот человек кто звонит, слушает сообщения и отвечает на вопросы системы, нажимая
    необходимые клавиши на своем телефоне, получает нужную информацию или заставляет систему
    производить определенные действия. Он может оставить свое устное сообщение, принять или
    передать факс, или система соединит его с конкретным лицом, если необходимо. Все это
    определяется сложностью используемой программы.
    Если такой компьютер подключить к банковской компьютерной сети, то можно реализовать
    банковское приложение системы. Клиент банка получит возможность узнавать состояние своего
    счета, поступление или списание со счета с указанием реквизитов корреспондентов, курсы валют и
    многое другое.
    Уже 2 года COPRIS & M осуществляет разработку и поставку практически всех видов приложений
    компьютерной телефонии. Мы провели серьезные маркетинговые исследования рынка в России и
    выявили наибольшие потребности в следующих приложениях компьютерной телефонии.
  • Офисная речевая почта
  • Автоматическая банковская справочная служба
  • Справочные - информационные системы
  • Системы сбора статистической информации
  • Система опроса общественного мнения
  • Рекламные - маркетинговые службы
  • Системы пейджинговой связи
    и другие нестандартные, комплексные решения.
    В чем главные особенности предлагаемых нами систем?
    Прежде всего -

    Cognitive FaxReader

    является утилитой к системе CuneiForm OCR Server и позволяет
    автоматически обрабатывать приходящие на факс-модем сообщения. До настоящего времени
    обработка входящей с факс-модема информации занимала у пользователей достаточно времени.
    Каждое, полученное с факс-модема сообщение приходилось либо поочередно распознавать (для
    последующего хранения, отправки по электронной почте и т.д.), либо вообще, хранить графическое
    изображение (что требовало достаточно места на диске и создавало определенные неудобства при
    работе с изображением). Например, обработка 15 -ти, принятых какой либо системой факсимильной
    связи (FaxLine, Delarina и др.) сообщений, отнимала до полутора часов рабочего времени.
    Применение Cognitive FaxReader позволяет полностью избежать потерь времени на обработку
    (средствами МS Exchange for Windows 95) входящих факсимильных сообщений. Достаточно
    установить в меню CuneiForm OCR Server опцию "Обрабатывать приходящие факсы" и утилита Fax
    Reader (запускается автоматически при запуске CuneiForm OCR Server), незаметно для пользователя
    проследит за почтовым ящиком MS Exchange, преобразует все входящие факсовые сообщения в
    текстовой формат (любой по желанию) и помещает их в выходную директорию CuneiForm OCR
    Server. Текстовые сообщения готовы для дальнейшей передачи на вход архивной системы (Евфрат)
    или системы-переводчика, передачи по сети и т.д.

    []
    []

    Главное и специфическое в BPR

    По сравнению с подходами CPI Э. Деминга и TQM/Kaizen японской школы М. Хаммер выделил и
    проанализировал гораздо более радикальный подход к улучшению управления. Главной целью
    BPR по существу является резкое ускорение реакции предприятия на изменения в требованиях
    потребителей (или на прогноз таких изменений) при многократном снижении затрат всех видов.
    Приведем основные цели и методы BPR (диктуемые новой конкурентной ситуацией):
  • резкое снижение затрат времени, числа работников и других затрат на
    выполнение производственных функций,
  • глобализация бизнеса: работа с клиентами и партнерами в любой точке
    мира, работа с клиентом в режиме 24*365 (24 часа в сутки, 365 дней в году),
  • повышение возможностей и прав работника, опора на рост мобильности
    персонала,
  • работа на будущие потребности клиента, ускоренное продвижение новых
    технологий,
  • реализация указанного с опорой на творческое применение ИТ.


    Индивидуальное информационное обслуживание

    Фирма-разработчик - НПП "Гарант-Сервис" - уже шесть лет работает на рынке
    информационно-правовых услуг и является ведущим производителем компьютерных правовых
    систем. Кроме программных продуктов фирма предлагает серьезное и долгосрочное
    обслуживание. Сотрудники фирмы в 120 регионах России обеспечивают еженедельную поставку
    новых версий системы, заказ по "горячей линии" любых материалов из информационных
    ресурсов ГАРАНТа (более 100000 документов и 500 мегабайт экономической информации),
    бесплатную демонстрацию и обучение, решение технических проблем, консультации ведущих
    юристов фирмы и многое другое.

    []
    []
    []

    Informix Universal Server Engine

    - поддерживает
    разнообразные типы данных и предусматривает возможность расширения,
    через интерфейс АPI работает с DataBlade-модулями;


  • Инструментальный пакет ЭЛКО КЛАССИК

    "ЭЛКО Классик" - библиотека расширяющая возможности стандартных средств SQL Windows
    по обработке различных структур данных. Пакет содержит собственные Quick Object и классы,
    реализующие отношения один ко многим из списка, многие ко многим, работу с
    классификаторами, списками и многое другое.
    Ниже приведен сокращенный список классов представленных в библиотеке:

    Тип
    		Имя класса
    		Описание
    Data Field
    		bcQckDFLookUpName
    		Редактируемое поле с выбором по наименованию (Quick Object)
    Data Field
    		bcQckDFLookUpCode
    		Редактируемое поле с выбором по коду (Quick Object)
    Column
    		bcQckColLookUpName
    		Редактируемая колонка таблицы с выбором по наименованию (Quick
    Object)
    Column
    		bcQckColLookUpCode
    		Редактируемая колонка таблицы с выбором по коду (Quick Object)
    Dialog Window
    		bcQckDlgLookUpName
    		Диалог для выбора наименования из справочника (Quick Object)
    Dialog Window
    		bcQckDlgLookUpCode
    		Диалог для выбора кода из справочника (Quick Object)
    Dialog Window
    		bcDlgMultiSelect
    		Диалог для множественного выбора кодов из справочника (Quick
    Object)
    Form Window
    		cBaseForm
    		Базовый класс для ввода и просмотра данных БД в виде
    формы
    Dialog Window
    		cBaseDlg
    		Аналог cBaseForm
    Form Window
    		bcFrmSingleForm
    		Базовый класс для ввода и просмотра данных из одиночной таблицы
    БД в виде формы
    Dialog Window
    		bcDlgSingleForm
    		Аналог bcFrmSingleForm
    Form Window
    		bcFrmSingleFormSelect
    		Базовый класс для ввода и просмотра данных из одиночной таблицы
    в виде формы с возможностью задания условий выборки
    Dialog Window
    		bcDlgSingleFormSelect
    		Аналог bcFrmSingleFormSelect
    Form Window
    		bcFrmSingleTable
    		Базовый класс для ввода и просмотра данных из одиночной таблицы
    БД в виде таблицы
    Dialog Window
    		bcDlgSingleTable
    		Аналог bcFrmSingleTable
    Form Window
    		bcFrmSingleTableSelect
    		Базовый класс для ввода и просмотра данных из одиночной таблицы
    в виде таблицы с возможностью задания условий выборки
    Dialog Window
    		bcDlgSingleTableSelect
    		Аналог bcFrmSingleTableSelect
    Form Window
    		bcFrmFormTable
    		Базовый класс для ввода и просмотра данных из двух таблиц БД,
    связанных отношением Master-Detail. Master в виде формы, Detail в виде таблицы с
    возможностью задания условий выборки
    Dialog Window
    		bcDlgFormTable
    		Аналог bcFrmFormTable
    Form Window
    		bcFrmTableTable
    		Базовый класс для ввода и просмотра данных из двух таблицы
    связанных отношением Master-Detail. Master в виде таблицы и Detail также в виде таблицы с
    возможностью задания условий выборки для обеих таблиц.
    Dialog Window
    		bcDlgTableTable
    		Аналог bcFrmTableTable
    Form Window
    		bcFrmTableForm
    		Базовый класс для ввода и просмотра данных в табличном виде с
    уточняющими атрибутами в виде полей с возможностью задания условий выборки для обеих
    таблиц.
    Dialog Window
    		bcDlgTableForm
    		Аналог bcFrmTableForm


    []
    []
    []

    Интеграционная технология

    Это качество означает возможность эффективного объединения программных решений
    наработанных ранее, создаваемых в настоящий момент и проектируемых) на основе
    разнородного аппаратного обеспечения в общую информационную среду с едиными правилами
    создания и потребления информации, с единым унифицированным доступом к информации.
    На практике Интранет позволяет создать информационную систему организации на основе уже
    существующей технической инфраструктуры. Причина заключается как в максимально
    обобщенном подходе Интранет к потреблению информации, так и в максимально гибких
    технических методах и подходах, которые лежат в основе Интранет. Сила Web-технологии - в
    эволюционном характере ее внедрения, который позволяет добиться практически
    стопроцентного сохранения сделанных ранее инвестиций. Все сложное и дорогостоящее
    хозяйство - сети, компьютеры, базы данных, прикладные системы - все сохраняется и идет в дело.

    При внедрении Web-технологии никто не говорит: "Мы поможем вам мигрировать с вашей
    старой системы на новую, у нас есть хороший путь миграции". Такие рассказы многие слышали,
    иные пытались действовать по предложенной схеме, и результат один - никто не хочет
    повторений. Колоссальное преимущество Интранет в том, что те технологии, которые сегодня
    существуют и эксплуатируются, компьютеры, фактически вся инфраструктура не подлежит
    замене. Ее нужно адаптировать, но адаптация не означает ни смены платформы, ни каких-то
    дополнительных больших вложений в инфраструктуру.
    Фактически необходимы минимальные дополнительные инвестиции для того, чтобы заставить
    ранее сделанные вложения играть совершенно новую роль. Можно получить совершенно новый
    уровень отдачи от существующих вложений, причем сделать это быстро и эффективно. Web-
    технология играет роль своеобразного "катализатора инвестиций".


    Интегрированная система "PRO/MIS"

    Б.Меленевский, CSBI EE
    Руководство фирмы в своей деятельности сталкивается с перекрестными потоками излишней
    информации. Часто сложно, а порою просто невозможно в этой информационной избыточности,
    тем более при неэффективных методах обработки данных, найти и выделить критерии отбора
    необходимой в данный момент информации, по которой можно выявить малейшие признаки,
    импульсы и симптомы в развитии фирмы. На основе анализа первичных показателей
    обнаруженные закономерности, тенденции позволят высшему руководству принимать текущие
    решения, разрабатывать тактику развития фирмы, профессионально заниматься финансовым
    анализом, стратегическим планированием и т.д.
    Одним из самых эффективных решений проблемы "информационного хаоса" для фирм,
    уверенных в завтрашнем дне и желающих упрочить свои конкурентные позиции является
    системная интеграция - как комплексное решение задач, встающих перед фирмой. В данном
    докладе приведены характеристики системы PRO/MIS, автоматизирующей практически все
    процессы бухгалтерского учета и финансового управления предприятием - это одно из
    комплексных интегрированных решений, предлагаемых нашей фирмой. ПРОМИС - достаточно
    известная автоматизированная финансовая система среднего класса, зарекомендовавшая себя
    как на отечественном, так и на зарубежном рынках многочисленными успешными внедрениями
    (зарубежная версия PRO/MIS инсталлирована в более чем 300 предприятиях Восточной Европы)
    и их производительным функционированием.
    В СНГ на программном рынке интегрированных систем автоматизации масштаба предприятия
    существует только одна компания - Компьютерные системы для бизнеса /CSBI EE/,
    предлагающая решение комплексной автоматизации (в своем классе) финансово-хозяйственной
    деятельности масштаба предприятия - ИС "ПРОМИС", реализованную на промышленной
    СУБД / Progress / и функционирующую под управлением операционной системы UNIX.
    Излишне объяснять, что только подобное сочетание гарантирует:
  • коллективный доступ десятков и сотен пользователей к единой базе

  • on-line режим работы с удаленными структурными единицами
  • развитую систему разграничения прав доступа и реальную защиту данных на
    уровне процедур и функций
  • безопасную и надежную работу системы в целом
  • надлежащее быстродействие и т.д.
    Абсолютное большинство бухгалтерских и финансовых систем на нашем рынке реализованы на
    базе популярных ранее СУБД Clipper, Fox/Pro , что накладывает на них известные ограничения
    на обеспечение целостности БД, быстродействия, решения сетевых проблем и т.д. Многие из них,
    обладая достаточно полной функциональностью и реализацией российских стандартов
    бухгалтерского учета успешно демонстрируют себя лишь при внедрении на небольших
    предприятиях с малым количеством сконцентрированных пользователей и "вялым"
    документооборотом.
    Многие специалисты отмечают, что у средних и крупных российских предприятий есть
    уникальный шанс извлечь уроки из незавидного опыта западных предприятий, а также, к
    сожалению, уже многих российских по инсталляции бесперспективных для них маломощных
    программ и переходить сразу на UNIX-системы, и фирма Компьютерные Системы для Бизнеса
    /CSBI EE/, являющаяся системным интегратором, российским разработчиком систем масштаба
    банка и предприятия, единственным официальным дистрибьютором в СНГ фирмы Progress
    Software Corp. выступает на рынке с таким решением. Предлагаемая этой фирмой система
    воплощает реализацию российских стандартов бухгалтерского учета, но благодаря
    технологическому сотрудничеству с партнерами по холдингу CSB, она легко перенастраивается
    и на западные стандарты /GAAP/. Система имеет модульную структуру и включает все
    необходимые подсистемы, способные охватить все стороны финансово-хозяйственной
    деятельности промышленного предприятия, крупного дистрибьютора и т.д./ Финансы и
    Бухгалтерия, ОС и Нематер. Активы, Материальное хозяйство, Снабжение и Продажи, Касса и
    Банк, Финансовый анализ, Транспорт и др.
    Следует отметить чисто бухгалтерские преимущества , не встречающиеся ни в одной из
    представленных на российском рынке систем , такие как развитый балансовый учет с
    произвольно определяемой аналитикой, многоуровневая система акцептации проводок,
    моделирование состояния бухгалтерских счетов по введенным, но не акцептованным операциям,
    выбор любой учетной политики, задание любых алгоритмов начисления зарплаты, проведения
    финансового анализа, моделирование экономических событий с выбором наилучшего варианта
    и т.д.
    Для крупных информационных систем предприятий трудно найти другую альтернативу UNIX-
    системам, реализованным на базе промышленных СУБД - подобное понимание неизбежно
    придет ко всем.

    Интранет - что это?

    Сам термин "Интранет" появился чуть больше года назад, впервые такую комбинацию слов
    стали использовать весной 1995 года. Вначале это слово мало что значило для подавляющего
    большинства людей, многие из них, прочтя его, подумали бы, что это опечатка. После того, как
    это слово завоевало право на жизнь, возник вопрос: "Что под этим понимается?" - ведь после
    того, как термин появился, его стали использовать все. Многие компании "вдруг" обнаружили,
    что давно этим занимаются и являются "ведущими производителями" в этой области. Сейчас
    практически невозможно найти фирму, которая бы не говорила, что она находится в авангарде
    данного направления.
    При этом глубина понимания и значение, которое люди вкладывают в понятие Интранет, очень
    сильно различаются. Сказать, что Интранет - это применение технологии Интернет в рамках
    корпоративных систем - это значит, на самом деле, не сказать практически ничего.
    Удивительно, что сам по себе феномен Интранет нельзя объяснить появлением новой
    информационной технологии. Здесь кроются более глубокие причины. Какие же?
    Технология Интранет начинает проникать на рынок корпоративных систем, причем с огромной
    скоростью. Прогнозы различных групп, занимающихся маркетинговыми исследованиями,
    свидетельствуют о том, что объем вложений в корпоративные проекты Интранет превзойдет
    затраты на серверы Интернет в течение ближайших 1- 2 лет, а затем стремительно уйдет вперед,
    что означает - корпоративные системы очень активно воспринимают новую технологию.
    Известно, однако, что корпоративные системы обычно являются крайне консервативными, они
    исключительно неохотно принимают новые технологии, логика их существования такова, что
    они стремятся сохранить статус-кво. И тем не менее технология Интранет стремительно
    продвигается на рынок корпоративных систем.
    Этот факт свидетельствует о том, что на самом деле бизнес-потребность в технологии Интранет
    уже была, уже давно были востребованы принципиально новые подходы к управлению

    информацией. Именно поэтому рынок впитывает сегодня технологию Интранет, как губка
    впитывает воду. Современная организация, живущая в условиях динамичного бизнеса,
    быстрых и частых изменений, переросла рамки бумажной технологии - технологии, на которой
    большинство организаций по существу и работают, несмотря на кажущееся обилие
    компьютеров.
    Налицо конфликт - бумажная технология не выдерживает новых информационных
    потребностей современной организации, она не адекватна ее актуальным задачам. Необходимы
    свежие идеи и концепции. Рынок корпоративных информационных систем ждет их. В
    концентрированном виде они находят свое отражение в технологии Интранет.
    Для нас важны три ключевые стороны Интранет. Во-первых, новые методы управления
    информацией и их влияние на бизнес-процессы в современной организации. Во-вторых,
    организационно-методологическая и административная сторона новой технологии управления
    информацией. В-третьих, вопросы архитектуры, системно-технической инфраструктуры и
    технологических средств построения систем Интранет.
    Вначале кратко коснемся наиболее существенной стороны - бизнеса. Что же так привлекает
    большие компании к применению технологии Интранет для построения корпоративных
    информационных систем?

    Исходящие документы

    имеют следующие дополнительные
    атрибуты:
  • Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к.
    исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или
    внутреннего.
  • Список рассылки.
  • Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается
    редко и не во всех организациях.
    В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или
    добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные
    выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.


    Исходящие

    . Большинство исходящих документов являются
    ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть
    исходящих документов готовиться на основе внутренних документов
    предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать
    поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации
    типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").


  • Эффективное управление организацией

    Это качество актуально прежде всего для руководителя организации. Для него информационная
    система представляет прежде всего инструмент, помогающий в эффективном управлении
    возглавляемой им организации. Известно, что эффективное управление требует, помимо других
    условий, полного владения в нужный срок информацией, адекватно отражающей состояние
    организации.
    Традиционные подходы к построению информационных систем предполагают создание
    приложений под названием "автоматизированное рабочее место руководителя", реализующих
    ограниченный набор функций управления документами, контроля исполнения и т.д. - то есть
    ставят руководителя организации в весьма жесткие рамки. Как правило, такие приложения
    обладают массой недостатков, сложны, весьма неудобны в использовании, требуют обучения и
    реально на практике руководителями не используются.*
    Причина неуспеха такого подхода - функциональная ограниченность и неестественный
    интерфейс. Руководитель современной организации - человек занятой и он не может тратить
    время на освоение сложностей работы с тем или иным приложением. С другой стороны,
    руководителю все же необходимо иметь адекватную и всеобъемлющую информацию о
    деятельности организации, чтобы в любой момент времени представлять, что же все-таки в ней
    происходит ("держать руку на пульсе"). Для решения этой задачи идеально подходит
    технология Интранет. Не требуется практически никаких знаний о специфике работы
    приложения (так как и самого-то приложения и нет - работа ведется с навигатором).
    Достаточно касания курсором "мыши" нужных ссылок и нажатия одной кнопки.
    В то же время спектр информации, предоставляемой руководителю, практически ничем не
    ограничен. Он не ограничен возможностями навигатора (поскольку навигатор лишь "окно" к
    информации). Он никак не ограничен техническими возможностями Web-сервера. Вся
    информация, генерируемая в данной организации, может стать доступной для руководителя
    (разумеется, в концентрированном и сжатом виде). Для этого нужно только правильно
    спроектировать и подготовить содержание информационного сервера.


    Эффективные коммуникации между сотрудниками организации

    Ключ к пониманию жизненности принципов Интранет - это естественность восприятия
    сотрудниками организации такого способа получения информации. Данные получаются
    именно в тот момент, когда они необходимы, в наиболее удобном виде. Актуальная информация
    всегда находится "под рукой", ею можно воспользоваться в любое время, как только это
    потребуется. Люди получают доступ к самому ценному, что имеет организация - ее
    информационному хранилищу, они работают быстрее и эффективнее. Не нужно звонить по
    телефонам, бегать по кабинетам в поисках документов, отвлекать коллег от работы, ожидать,
    пока то или иное предписание поступит в отдел - достаточно лишь запустить навигатор и
    "перейти" по ссылкам в требуемую точку информационного хранилища.
    Интранет имеет свойство разрушать коммуникационные барьеры в организации. Известно, что
    в любой организации существует проблема: несколько сотрудников, сидящих в различных
    комнатах, и работающих в весьма близких направлениях и сознательно не скрывающих того,
    что они делают - и не подозревающих о том, что коллега рядом работает над той же проблемой и
    нуждается в информации, которой данный сотрудник уже обладает. Руководство организации
    всячески стремится преодолеть это незнание, но существуют коммуникационные барьеры,
    которые связаны со структурой организации, со способами ее работы, которые приводят к тому,
    что информация распространяется очень плохо или медленно и с большими искажениями.
    Разрушение коммуникационных барьеров - это не просто положительный гуманитарный или
    психологический фактор. Это фактор реального бизнеса, несомненно влияющий на
    эффективность работы организации.
    В целом, Интранет затрагивает огромные пласты в управлении информацией и в оптимизации
    бизнес-процессов в современной организации. Здесь мы лишь кратко остановились на наиболее
    привлекательных качествах Интранет. Более подробное разъяснение сути явления "Интранет и
    бизнес" содержится в статье .


    Электронные документы должны развиваться

    Долговечные электронные носители возможны
    Имеющиеся в настоящее время магнитные и оптические носители имеют оценочное время жизни
    около 10 лет. Если в течение 10 лет мы за те же деньги можем хранить в 100 раз больше
    информации, почему бы не затратить дополнительные средства на развитие носителей, которые
    надежно хранят информацию свыше 10 лет? . Более того, уже
    развиваются новые носители с увеличенным временем жизни.
    Усовершенствование оборудования делает электронные документы более доступными по цене
    Вычислительная мощность персонального компьютера (как процессора, так и памяти)
    удваивается каждые 18 месяцев. Таким образом, компьютерные ресурсы по памяти и по
    производительности увеличивается быстрее, чем технические достижения, которые удваиваются
    каждые 10 лет (7% в год). Оборудование для хранения информации сейчас на много дешевле, чем
    это было 10-20 лет назад: можно купить многогигабайтный магнитный носитель за несколько
    тысяч долларов. CD-ROM'ы стоят порядка нескольких долларов, если их производить в
    достаточно большом количестве.
    Усовершенствование программного обеспечения облегчает производство электронных
    документов
    Благодаря более мощным текстовым процессорам клерки теперь могут сами готовить документы
    любой степени сложности. Новые средства типа Всемирной паутины (World-Wide Web)
    облегчают представление документов в Internet.
    Снижается стоимость связи
    Например, стоимость опорной магистрали сети Национального научного фонда США в течение
    1988--1991 годов увеличилась на 68%, в то время как трафик вырос в 128 раз href="#lit">[Odlyzko]. Это означает, что за тот же период стоимость в пересчете на байт
    уменьшилась почти на два порядка.
    "Драконовские'' цены в Internet, которые могли задушить развитие новых электронных
    документов, таковыми не являются
    Цены на услуги Internet не высоки и будут становиться все доступнее. Текущие ограничения на
    пропускную способность связи являются временным явлением.
    Коммерческое использование Internet требует очень высоких скоростей передачи для таких

    приложений, как видео по требованию или покупки не выходя из дома. Такие скорости являются
    более чем достаточными для распространения всех данных, за исключением наиболее
    требовательных приложений.
    Становятся доступными стандарты на представление, хранение и индексирование информации
    Мы имеем стандарты на описание страниц и содержания (PostScript, TeX, HTML, SGML), для
    которых существуют доступные программы просмотра и редактирования.
    Интерпретирующие подходы, используемые в языке Java, освобождают семантику от привязки к
    особенностям архитектуры и оборудования. Аналогично, хотя имеется большое количество
    образов представлений (JPEG, GIF, CGM, TIFF, XBM, PDF), имеется также и множество
    программ, которые читают, конвертируют и показывают эти форматы. Несмотря на то, что
    профилизация носителей и форматов является основанием для беспокойства, очень вероятно, что
    в будущем мы сможем свободно читать такие форматы.

    Электронные документы и сообщество клерков

    Менеджеры и клерки в Учреждениях, как и большинство людей, медленно реагируют на
    изменение инструментов своего труда; однако, нам не следует прекращать распространение
    электронных документов как средства улучшения связей между специалистами в сфере бизнеса.
    Принятие электронных коммуникаций на фазе экспертной оценки должно предоставить
    возможности усиления процесса рецензирования, позволив более полную оценку новых
    документов. Более того, предложение работ в электронном виде и электронные коммуникации
    позволяют рецензирование предложенных работ дополнительными людьми, внося таким
    образом в конечный результат дополнительное качество. Большинство возражений против
    электронных документов заключается в том, что они нуждаются в признании традиционных
    средств печати. Хотя это, возможно, и отражает текущее положение дел, принятие цифровых
    носителей такими передовыми профессиональными ассоциациями, как IEEE и ACM, в будущем
    поможет изменить такой взгляд. Более того, признание профессиональных публикаций
    документов в большой степени определяется престижем организации, опубликовавшей ее,
    профессиональной репутацией и не в последней степени звучностью и качеством напечатанного
    документа.


    Электронный архив Евфрат

    Как правило, при персональном использовании компьютера, документы создаются в текстовом
    редакторе (МS Word, Лексикон и др.), хранятся в файловой системе компьютера, ищутся и
    извлекаются при помощи Norton Commander или File Manager. Основная проблема, которая
    возникает при таком подходе - это невозможность быстрого поиска среди большого количества
    документов. В результате теряется время и сами документы (по некоторым аналитическим данным
    теряется до 13 % полезной информации и тратится до 30% времени, при попытке найти нужные
    документы). Введенную в компьютер информацию нужно удобно хранить и оперативно осуществлять
    поиск. Такую возможность дает разработанная российской фирмой Cognitive Technologies архивная
    система Евфрат.
    Электронный Архив Документов Евфрат это:
  • Управление электронными и бумажными документами и их систематизация;
  • Ввод, хранение, поиск и извлечение документов;
  • Инструментарий для создания Информационно-Поисковых Систем.
    Евфрат имеет несколько отличительных возможностей: полнотекстовая индексация позволяет
    осуществлять поиск по любому слову или группе слов документа, встроенные средства
    морфологического анализа, возможности ввода бумажных документов, поиска (высокая скорость
    поиска достигается за счет ведения баз данных в виде иерархической структуры документов, а так же
    за счет объектно-ориентированной модели построения индекса) и ведение архива изображений (в
    последней версии Евфрат'96 значительно увеличен набор входных форматов изображений).
    При разработке Евфрата учтены особенности ведения делопроизводства в России.


    Эпоха открытых стандартов

    Появление систем Интранет знаменует собой процесс вытеснения решений, основанных на
    закрытых технологиях (решениях, разработанных одной фирмой для одного приложения) и
    появления жестких требований к новым приложениям или даже к изменению существующих с
    тем, чтобы они работали на основе открытых стандартов. Процесс движения к открытым
    стандартам набирает скорость - коммерческие реализации ключевых компонентов
    информационных систем, таких как средства управления ИС, электронная почта,
    телеконференции, очень быстро переходят на существующие открытые общепризнанные
    протоколы.
    Производители программного обеспечения сегодня уже не пытаются противопоставить свои
    закрытые корпоративные решения решениям на основе открытых стандартов, объясняя, что их
    решения более функциональны или удобны. Эти аргументы рынок перестал воспринимать.
    Наступает этап миграции к открытым стандартам, чтобы завтра лучшая функциональность
    была достигнута уже на базе открытых стандартов. Уже никто не планирует удерживать
    плацдарм своего закрытого стандарта.
    Приведем лишь часть открытых стандартов, которые сегодня лидируют и фактически стали
    стандартами де-факто информационных систем:
  • управление сетевыми устройствами (SNMP);
  • электронная почта (SMTP, IMAP, MIME);
  • телеконференции (NNTP);
  • информационный сервис (HTTP, HTML);
  • справочная служба (LDAP);
  • программирование (Java)


    Этапы выполнения сложных проектов:

  • обследование предприятия и моделирование его деловых процессов;
  • разработка плана реинжиниринга предприятия;
  • выполнение сетевых проектов любой сложности;
  • подбор, поставка, установка, техническая поддержка и сопровождение
    программно-технических средств - высококачественного компьютерного,
    сетевого и телекоммуникационного оборудования, современного системного и
    прикладного программного обеспечения;
  • проектирование баз данных корпоративных систем;
  • разработка прикладных программ в технологии клиент/сервер;
  • интеграция с существующими на предприятии информационными
    системами;
  • обучение всех категорий пользователей в авторизованном учебном центре;
  • внедрение и техническая поддержка систем


    Как аппаратно реализуется АОТС?

    Система устанавливается на обычный персональный IBM совместимый компьютер. Система
    содержит одну плату микропроцессорного телефонного адаптера производства известной
    американской фирмы и программное обеспечение. Одна плата адаптера может обслуживать от 2
    до 8 человек одновременно, подключается к обычной городской телефонной сети или офисной
    мини-АТС. Обеспечивается поддержка свыше 500 речевых почтовых ящиков.
    Теперь, вкратце, остановлюсь на других, наиболее интересных, созданных нами приложениях в
    контексте отличительных особенностей от типовых решений.

    Как человек общается с системой?

    Он звонит к Вам на фирму по телефону и разговаривает с компьютером. Компьютер спрашивает,
    - что желает клиент: получить информацию о фирме и ее услугах, передать или получить речевое
    сообщение, а также факс для определенного сотрудника и по определенной теме. В диалоге с
    человеком система уточняет все детали. Человек отвечает, нажимая соответствующие кнопки на
    своем телефонном аппарате. В результате компьютер предоставит любую необходимую
    информацию, примет или передаст факс, запишет речевое сообщение. Вся полученная информация
    будет запротоколирована, отсортирована по "почтовым" ящикам отделов, сотрудников
    предприятия. Работники предприятия, также по телефону, в удобное для них время, разбирают
    полученную речевую почту, могут дать команду системе: подготовить и отправить ответ, удалить
    ненужную информацию, распечатать определенный факс и многое другое.

    Как мы представляем электронные документы

    Далее мы выделим некоторые возможные услуги, которые Учреждения могли бы предоставить
    своим клиентам в рамках инициативы по электронным документам.
    Предложить исчерпывающее предоставление архива, включая все документы, подготовленные
    для распространения на популярных выставках и презентациях. Документы будут помещаться в
    депозитарий сразу после их принятия и получения от авторов окончательной версии.
    Специализированные хранилища в депозитарии могут быть предложены по отдельному
    указателю (индексу).
    Технические отчеты --- их можно было бы составлять для cотрудников Учреждений, чтобы
    получить доступ к их наработкам и коллекциям документов.
    Делать электронные книги и обучающие пакеты доступными для сотрудников. Предоставляя в
    электронной форме учебный материал и курсы обучения, Учреждения могут помогать своей
    клиентуре улучшить технические мастерство.
    Реклама сервиса и продажа on-line. Кроме дополнительного источника доходов, такой сервис
    мог бы помочь менеджерам Учреждений в выборе оборудования и программного
    обеспечения.
    On-line уведомления о рабочих совещаниях, конференциях, презентациях и других событиях в
    сфере бизнеса, использовании благоприятных возможностей могут и должны предоставляться в
    качестве услуг клиентам.
    Иерархия документов в соответствии с уровнем ссылаемости --- можно предложить иерархию от
    объявления через списки рассылки e-mail о нереферированном документе до полностью
    реферированных документов и даже on-line энциклопедий, что полностью покрывает весь спектр
    деятельности клиентов.


    Как проектировалась система LanDocs

    Этапы системного анализа и системного проектирования были выполнены средствами
    case/4/0.
    На этапе системного анализа последовательно разрабатывались модели: "сущность - связь"
    (ER-модель), модель структуры данных, модель функциональной структуры, модель потоков
    данных.
    На этапе системного проектирования были разработаны модель структуры модулей системы,
    реляционная модель данных.
    Для осуществления кодогенерации были разработаны:
  • функции генерации командного файла для создания структуры базы данных
    для Watcom SQL 4.0,
  • функции генерации программных текстов и экранных форм для Delphi.
    Полученная модель данных итеративно корректировалась - уточнялись условия целостности,
    вводились индексы для оптимизации запросов. Используя функции генерации, был создан
    командный файл для СУБД.
    Для упрощения проектирования интерфейса системы была разработана специальная
    библиотека диалоговых элементов LAN_LIB.
    Завершающим шагом проектирования послужила генерация исходных текстов системы, их
    компиляция и получение исполняемого файла.
    Опыт внедрения комплексных решений в крупных учреждениях и коммерческих компаниях
    привел специалистов ЛАНИТ к ясному пониманию необходимости применения эффективной и
    прозрачной технологии разработки законченных приложений, сбалансированной по
    критериям:
  • скорость разработки
  • открытость для подключения высокотехнологичных программных и
    аппаратных компонент
  • возможности устойчивого развития и долговременного сопровождения
    разработки (в том числе, силами специалистов той организации, где она
    внедрена)
    CASE-средства MicroTool дополняют технологическую гамму ЛАНИТ для построения сложных
    многокомпонентных решений в области электронного документооборота и делопроизводства. С
    их помощью в сжатые сроки могут быть разработаны системы с очень высокой степенью
    адаптации к деловой практике конкретной организации. Решая в масштабах подразделения
    или корпорации комплексы задач порождения, редактирования, учета, регистрации, поиска,
    долговременного хранения, защиты, уничтожения, распространения, тиражирования,
    маршрутизации, контроля исполнения электронных и бумажных документов, такие системы
    обязательно должны включать CASE-модели офисной деятельности.
    ЛАНИТ
    Тел.:(095) 267-30-38 Факс: (095) 261-57-81;
    E-mail :

    []
    []
    []

    "Катализатор инвестиций"

    Медленный возврат инвестиций в информатизацию современной организации является одной из
    главных проблем, стоящих перед ее руководством. За время существования в организации
    накапливается множество компьютеров и программ, эффективному использованию которых
    препятствует сложный по своей природе (а потому - медленный) цикл разработки и внедрения
    прикладного программного обеспечения. Средства, потраченные на приобретение компьютеров
    и программ, зачастую лежат мертвым грузом, не принося никакой пользы. Длительное
    отсутствие результатов информатизации приводит к тому, что руководство организации
    начинает скептически относиться к самой возможности создания эффективно действующей
    информационной системы. Создается в определенном смысле тупиковая ситуация, когда
    предшествующие вложения (порой - огромные) в информатизацию привели к очень скромным
    результатам, а традиционные методы создания информационных систем очевидно себя
    исчерпали (разумеется, в рамках данной конкретной организации).
    Естественным и разумным разрешением ситуации было бы исключительно быстрое получение
    конкретных результатов при очень небольших затратах. Как раз такую возможность
    предоставляет технология Интранет. Будучи применимой практически в любых условиях,
    обладая уникальным интеграционным качеством, эта технология при крайне малых затратах и
    в предельно сжатые сроки позволяет получить конкретный, видимый, эффективный для
    каждодневной работы организации результат, понятный как для ее руководства, так и для
    рядовых сотрудников. Полученный результат определяет общее направление развития и
    совершенствования информационной системы организации, в том числе позволяет
    систематизировать и упорядочить дальнейшие инвестиции в информатизацию. Именно поэтому
    мы рассматриваем технологию Интранет как катализатор инвестиций, как решение проблемы,
    крайне актуальной для отечественных организаций.


    Классификация информационных систем

    По масштабам применения современные АС подразделяются на три основные класса:
  • Настольные - для работы одного человека. К ним следует отнести Автоматизированное
    Рабочее Место (АРМ) бухгалтера малого предприятия, АРМ кассира, АРМ расчетчика
    заработной платы и.т.д. Внедрение таких программ не вызывает особых трудностей и для
    хороших систем может исчисляться днями.
    Классификация информационных системОсновные проблемы возникают при объединении
    информации с разных участков учета - так как рабочие данные специалистов хранятся на
    разных компьютерах, и возникает много рассогласований. Например, один и тот же объект
    (материал, товар, изделие) на разных АРМах может иметь разные коды.
  • Офисные - для работы отдела. К такого рода системам следует отнести сетевые бухгалтерские
    программы, программы автоматизации торгового зала, сетевые складские программы и.т.д.
    Сотрудники всего отдела могут одновременно работать с единой базой данных, выполняя
    отдельную функцию управления предприятием. Внедрение систем этого класса значительно
    сложнее настольных : требуется упорядочение плана счетов, составление общего справочника
    поставщиков и потребителей, настройка на учетную политику предприятия, обучение
    персонала и т.д.
    Но настоящие проблемы возникают при попытках обеспечения информационного
    безбумажного взаимодействия между сбытом, бухгалтерией, снабжением и производством.
  • Корпоративные - для работы целого предприятия или даже нескольких предприятий.
    Корпоративные системы охватывают, как правило, всю финансово-хозяйственную и
    производственную деятельность предприятия, в т.ч. имеющего филиалы и дочерние фирмы,
    входящего в холдинговые компании и концерны.
    Рассмотрим корпоративные системы, которые только в настоящее время стали появляться на
    нашем рынке, и в скором времени неизбежно станут столь же популярны, как и на Западе. Может
    показаться, что корпоративные системы нужны только крупным предприятиям. На самом деле те
    проблемы, которые в них решаются, актуальны для любой фирмы.
    Ниже приводятся отличительные черты современных корпоративных систем.


    Классификация "Wf"

    Сегодняшние системы "Wf" вышли далеко за рамки систем маршрутизации документов, что было
    типично для ранних систем. Разнообразие этих систем поразительно. Индустрия "Wf" не поддается
    какой-либо одной классификационной схеме, которая бы достаточно говорила о модели, лежащей
    в основе данной системы "Wf".
    Тем не менее, существует несколько направлений, обычно используемых в индустрии аналитиками
    для сравнения различных систем. Эти измерения могут использоваться только для сравнения
    реализаций систем "Wf". Например, большинство систем рассматривается как "Email-
    ориентированные", или как "DB-ориентированные". Однако, это разделение очень мало говорит о
    лежащей в основе системы модели. Кроме того, последнее время системы являются гибридом,
    предлагающим как возможности центральной базы данных, так и связи по почте. В результате,
    решение о применении той или иной системы или возможности базируется в большей степени на
    имеющейся на предприятии инфраструктуре, чем на потребностях самого бизнес-процесса.
    Другая категория, используемая для классификации "Wf", определяет, спроектирована ли система
    для т.н. "промышленных" процессов, либо же для создаваемых по тому или иному случаю. Это
    больше говорит о том, как воплощается (внедряется) система, но не о том, какая модель лежит в ее
    основе. Промышленные "Wf"-системы спроектированы для того, чтобы быть внедряемыми
    программистами, и содержат широкие возможности задания различных параметров для точного
    определения функционирования в различных специфических ситуациях. "Wf" для случайных
    процессов предусматривают более узкий набор параметров и спроектированы для использования
    менее технически ориентированными пользователями. Аналогично предыдущему разделению
    существуют системы для процессов "по случаю" с весьма изощренными и мощными
    программистскими интерфейсами, равно как и промышленные системы с возможностями задания
    процессов "по случаю".
    Таким образом, вопрос о применимости системы "Wf" для BPR требует анализа модели, лежащей в
    основе системы.


    Коалиция Wf-менеджмента (WfMC - Workflow Management Coalition)

    WfMC - коалиция примерно 75-ти организаций, ставящая целью разработку стандартов
    взаимодействий между системами "Wf" и другим программным обеспечением. Первейшей целью
    коалиции является разработка рекомендуемой ("эталонной") модели и соответствующей
    терминологии для определения структуры, в рамках которой можно обсуждать различные
    реализации.
    Члены WfMC пришли к соглашению, что основные строительные блоки процесса называются ВД -
    "видами деятельности" (activities). Роли субъекта связываются с ВД, и люди связываются с ролями.
    ВД и роли совместно формируют определения процессов. Процессы осуществляются посредством
    создания реализаций процессов. Во время осуществления процесса находящиеся в готовности ВД
    вызывают появление элемента списка работ в индивидуальных списках работ. Вследствие этого
    генерация списков работ становится фундаментальным аспектом систем "Wf".
    В настоящее время логические механизмы перехода от одного ВД к другому весьма различны для
    разных систем "Wf". Некоторые системы позволяют выполнять в один момент времени только
    единственный ВД, другие не накладывают ограничений на параллельно выполняемые ВД.
    Некоторые допускают параллельную работу в тех случаях, когда в точке распараллеливания
    обрабатываемые данные расщепляются на раздельные пакеты. В системах, подобных PERT,
    диаграммы составляются посредством указания связей между стартами/завершениями разных ВД.
    В некоторых системах ВД осуществимы в ситуациях, когда в данных существуют
    предопределенные условия. В других системах, подобных сетям Петри, ВД становится
    выполнимым посредством передачи маркера. Также различны для разных систем способы
    приписывания людей к ролям. Эти различия в данное время не могут сведены в одну схему по
    причине незрелости индустрии, и нет ясного указания на то, какой подход - лучший.


    Контроллинг - БОСС-Аналитик

  • плановая калькуляция себестоимости
  • фактический учет затрат
  • анализ результатов производственно-сбытовой и финансовой
    деятельности
    Система БОСС не имеет аналогов на рынке крупных отечественных программных систем, реально
    работающих на предприятиях. Это объясняется тем, что для каждого заказчика создается свой
    программный продукт, наиболее учитывающий конкретное распределение функций, а также
    реализующий специализированные рабочие места.
    Система отличается полной открытостью своей архитектуры и прозрачна не только для
    пользователей, но и для системных администраторов и программистов, поскольку поставляется в
    комплекте с инструментальными средствами разработки.
    Средним и крупным предприятиям различных сфер деятельности предлагается внедрение системы
    БОСС- КОМПАНИЯ. Помимо автоматизации всех производственных процессов и сфер
    деятельности - от прогнозирования и планирования до контроля выполнения и анализа
    результатов - система БОСС- КОМПАНИЯ интегрируется с различными приложениями,
    системами коммуникаций и ориентируется на работу с удаленными филиалами. Система БОСС-
    КОРПОРАЦИЯ разработана специалистами АйТи специально для крупных
    корпораций, производственных и торговых объединений и позволяет работать со сложными
    структурами. В состав корпорации могут входить разные по профилю, форме собственности и
    финансированию предприятия и организации, при этом система БОСС- КОРПОРАЦИЯ
    позволяет работать как с отдельной организацией, так получать консолидированные отчеты и
    сводные документы. В отдельно взятой организации может успешно функционировать система
    БОСС- КОМПАНИЯ, тогда как на верхнем уровне объединения для консолидации
    лучше внедрять систему БОСС- КОРПОРАЦИЯ. Такая форма внедрения наиболее
    приемлема для объединений с ограниченным финансированием.
    Программное обеспечение, разработанное специалистами АйТи для управления крупными
    компаниями и корпорациями, отличается комплексным подходом, оригинальностью решений и
    высокой надежностью. Все технические решения АйТи основаны на новейших достижениях в
    области сетевых, компьютерных и коммуникационных технологий, и используют оборудование
    производства ведущих компаний, прошедшее сертификацию Минсвязи и Госстандарта РФ.
    Именно поэтому за время работы АйТи внедрено более 250 проектов различной степени
    сложности в России и на территории бывшего СССР. Среди реализованных проектов
    предприятия таких отраслей, как:
  • нефтегазодобыча и нефтепереработка,
  • водоснабжение,
  • энергетика,
  • пищевая промышленность,
  • торговля,
  • фармакология,
  • госбюджетные и силовые структуры.

    []
    []
    []

    Корпорации и управление проектами

    Основным преимуществом коммерческих структур типа корпораций является высокая
    способность привлечения капитала и создание максимально благоприятных условий для
    реализации инвестиционных проектов. В то же время в структуре управления корпораций
    имеется много атавизмов, из-за которых впустую расходуются ресурсы, не позволяя
    консолидировать их вокруг перспективных, экономически оправданных проектов. Причем чем
    крупнее организация, тем дороже обходится неэффективное управление.
    В условиях, когда идет устранение государственного регулирования экономики, осуществляется
    децентрализация систем управления и регулирования, растет влияние государства на
    экономические процессы с целью формирования рыночных отношений, использование
    корпорациями так называемых систем управления проектами обеспечивает реализацию их
    инвестиционных замыслов с необходимым качеством, в установленные сроки, в рамках
    принятого бюджета. Так как управлять можно только тем, что измеримо и поддается
    осмыслению, процесс управления должен быть надлежащим образом информатизирован,
    поддерживаться современными компьютерными средствами, соответствовать сложности и
    размеру проекта, а также должны применяться эффективные механизмы реализации проектов,
    разработанные на основе современных моделей и методов теории управления (теории выбора и
    принятия решений, теории активных систем и т.п.).
    Управление проектами может включать в себя:
  • разработку и обоснование концепции проекта,
  • оценку эффективности проекта с учетом факторов риска и
    неопределенности,
  • технико-экономическое обоснование проекта и разработку его бизнес-плана,
  • системное планирование проекта на всех фазах его жизненного цикла,
  • разработку сметы и бюджета проекта,
  • подбор исполнителей проекта через процедуры конкурсов (торгов),
  • подготовку и заключение контрактов на поставки,
  • организацию закупок и поставок,
  • реализацию проекта - внедрение корпоративной системы управления
    проектом, использующей современную автоматизированную систему
    планирования и контроля, а также средств обработки и передачи данных, отбор
    и обучение команды менеджеров проекта, разработку внутрифирменного
    стандарта и многое другое,
  • эффективный контроль и регулирование, а также управление изменениями,
    неизбежными в ходе реализации проекта,
  • своевременное и/или эффективное завершение проекта.
    Для того, чтобы успешно выполнять вышеперечисленные функции управления требуется
    соответствующая автоматизированная система. Подобная система может быть создана на базе
    программных продуктов фирмы Primavera Systems, Inc.


    Корпоративная система управления документами Excalibur EFS

    М.Каменнова, А.Старыгин, МетаТехнология
    В основе концепции электронного документа лежит ставшая в конце 80-х годов общепринятой
    идея манипуляции информацией в электронной, а не в бумажной форме.
    Современный электронный документ должен выглядеть для конечного пользователя также как
    привычный бумажный документ (с различными шрифтами, форматированием, иллюстрациями,
    печатями, подписями и т.д.), и обрабатываться с помощью последовательного применения тесно
    взаимосвязанных технологий в рамках так называемых систем управления электронными
    документами (Electronic Document Management Systems - EDMS).
    Системы EDMS, относящиеся к первому поколению, появились в середине 80-х годов.
    Технология работы с ними строится на использование ключевых слов для индексации и поиска
    документов (рис. 1). Это означает, что после того, как документ отсканирован и получен его
    графический образ, необходимо приписать образу каждого документа набор ключевых слов,
    которые затем индексируются, и по ним происходит поиск информации.
    Корпоративная система управления документами Excalibur EFS


    Корпоративные системы управления проектами на базе программных продуктов Primavera

    Е. Колосова, А. Цветков,
    Консалтинг ПРИМ * Primavera Systems, Inc.


    Краткое описание методики и состава работ по предпроектному обследованию

    Предпроектное обследование предприятия предусматривает изучение и описание:
  • организационной структуры предприятия;
  • технологических процессов предприятия;
  • системы документооборота предприятия;
  • связей предприятия с внешними организациями.
    Созданная модель предприятия анализируется по следующим направлениям:
  • распределение функций между подразделениями;
  • выявление дублирования функций;
  • выявление перегруженности или недогруженности отдельных элементов
    модели;
  • выявление скрытых ресурсов предприятия.
    В основу методики обследования положен принцип "черного ящика": вначале в роли "черного
    ящика" выступает предприятие в целом, затем каждый из его отделов, затем - отдельные
    процессы внутри отдела (например, заказ товаров) и т.д.
    Обследование предприятия проводится "сверху вниз":
  • исследование целей и общей организационной структуры предприятия и
    описание его связей с внешними организациями;
  • изучение ответственности, функций и обязанностей каждого отдела;
  • изучение документооборота каждого отдела;
  • изучение связей с другими подразделениями предприятия;
  • изучение внешних связей каждого отдела.
    В результате обследования вырабатываются:
  • Рекомендации по реинжинирингу предприятия (в данном случае употребляется второе
    значение слова реинжиниринг- реструктуризация предприятия, в отличие от значения
    обратное проектирование применительно к CASE-средствам), вплоть до комплекта служебных
    инструкций:
    Краткое описание методики и состава работ по предпроектному обследованию
    Краткое описание методики и состава работ по предпроектному обследованию
  • Проект базы данных корпоративной информационной системы предприятия:
    Краткое описание методики и состава работ по предпроектному обследованию
    Краткое описание методики и состава работ по предпроектному обследованию
    Краткое описание методики и состава работ по предпроектному обследованию
  • Конфигурация вычислительной сети:
    Краткое описание методики и состава работ по предпроектному обследованию
  • Предложения по набору программно-технических средств:
  • Операционные системы:
  • Семейство сетевых ОС корпорации

    LanDocs - CASE-модель офисного документооборота

    Использование инструментальной среды проектирования, включающей case/4/0 фирмы
    MicroTool и Delphi фирмы Borland, при разработке законченного офисного решения для
    автоматизации делопроизводства LanDocs позволило добиться:
  • охвата всех этапов жизненного цикла продукта, начиная с анализа
    предметной области и кончая генерацией кода и сопровождением системы,
  • интеграции компонент до уровня, при котором модификация программной
    системы осуществляется путем редактирования параметров CASE-моделей
    без изменения программных текстов,
  • единства методики системного анализа и проектирования,
    гарантирующего получение положительного результата персоналом средней
    квалификации,
  • низкой совокупной цены законченного решения.


    Метод анализа и критерии

    Рассматривается анализ т.н. методом "Value Chains". На его основе становится возможным
    выделять полезный продукт офиса и планировать реинжиниринг и инвестиции в ИТ,
    ориентирующиеся на него.
    Все методологии, так или иначе представляющие реинжиниринг бизнес-процессов, рассматривают
    наращивание потребительной стоимости, ценности продукта (услуги) для потребителя как
    наиболее важный целевой фактор. Для упорядоченного представления того, как происходит
    добавление стоимости, часто используется модель "стоимостной цепи" (value chain), предложенная
    М. Портером . В классическом, но и простейшем случае совокупность
    видов деятельности организационных единиц предприятия формирует последовательный поток от
    поставщиков через основную деятельность к покупателю (потребителю). В первую очередь
    стоимостная цепь включает "первичные виды деятельности (ВД)" предприятия. Эти ВД принято
    располагать слева направо в том порядке, в котором они выполняются на предприятии. Это те ВД,
    которые добавляют прямую потребительную стоимость к продукту или услуге, в силу чего
    эффективная связь этих видов деятельности оказывает наибольшее влияние на общую
    производительность организации.
    Выделяются также и "вторичные ВД", которые поддерживают первичные ВД с целями
    общеорганизационного или конкретного управленческого контроля, согласования между собой
    разных первичных ВД, а также обеспечивающие фирменные разработки, поддержание внутренней
    корпоративной культуры и корпоративного образа во внешней среде. Вклад вторичных ВД в
    создание добавленной потребительной стоимости является косвенным, он реализуется только через
    результаты первичных ВД.
    Считается, что подход М. Портера к анализу деятельности предприятия имеет ряд полезных
    отличительных особенностей:
  • разделение первичных и вторичных ВД,
  • выделение в качестве главного оценочного критерия добавленной потребительной стоимости,
  • связь производственных единиц со стратегическим анализом и планированием,

  • независимость от оргструктуры предприятия.
    Предполагается производить учет и анализ стоимостных цепей множества взаимосвязанных
    субъектов рынка: поставщиков и их поставщиков, дистрибьюторов и других конкурентов за долю
    общей прибыли. Важно, что указывается необходимость существования баланса между
    максимизацией прибыли отдельного предприятия и полной прибылью всех предприятий в
    совокупности взаимосвязанных стоимостных цепей.
    Отсюда следуют важные выводы:
  • решения о выборе методов автоматизации офисной деятельности
    должны опираться на критерии, связанные с эффективностью получения
    добавочной потребительной стоимости, создаваемой предприятием-офисом,
  • неверно инвестировать ИТ в такой вторичный ВД, как канцелярская рутина,
    без системного рассмотрения целесообразности инвестиций во всю
    совокупность ВД, без рассмотрения альтернатив организации этой рутины (в
    том числе - без применения ИТ),
  • в конкретных экономических условиях может оказаться более
    эффективным предпочесть инвестиции в совершенствование ручных операций
    с документами, а не в изощренные компьютерные системы.

    Методы автоматизации учреждений

    Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные
    организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов,
    обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.
    Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:
  • ввод информации в систему,
  • хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
  • коллективного работа с документами,
  • вывод информации из системы.
    Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего
    сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого
    поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых
    слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions).
    Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical
    Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ
    "переводится" в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.
    При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы,
    которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления
    полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые
    вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных
    носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).
    Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и
    ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного
    поиска производится полнотекстовое индексирование документов.
    Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами
    имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.
    Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система
    каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов.
    В
    современных ОС типа Windows 95 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в
    качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов
    по их параметрам.
    Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в
    виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается
    с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако в таких
    системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам
    и тексту почтового сообщения.
    Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы
    документов. База документов может хранить как однотипную так и разнотипную информацию
    в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе
    формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов
    упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения
    также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к
    текстовым документам.
    Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой
    системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с
    атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются
    папки.
    Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного
    поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе
    индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе
    не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания. При
    этом может морфологический разбор позволяет упростить
    Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология
    нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного
    распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного


    соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в
    исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю
    ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.
    Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы
    хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных
    полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать
    смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции
    обеспечивают обработку текста Для хранения произвольной информации, в том числе
    мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или
    гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют
    универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания
    реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).
    Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web-
    технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых
    страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая
    страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью
    языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения
    полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних
    гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой
    мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу
    гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на
    документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения
    местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска
    информации в "паутине" применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web-
    сервера и строящие некое подобие индекса.


    Использование гипертекста позволяет создать
    информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить
    диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных
    приложений для руководителей.
    Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на
    технологиях groupware и workflow.

    Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются
    поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации
    работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью
    различных методов доступа:
  • сетевой доступ к файлам и базе данных;
  • локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и
    дискуссии);
  • терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска
    объявлений;
  • просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
    Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя
    ряд других методов доступа.
    При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при
    совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и
    паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень
    безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

    Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных
    офисах и для них характерно:
  • поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами
    одновременно;
  • четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с
    контролем исполнения.
    Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для
    описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников
    предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого
    взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.
    Одной из реализаций технологии workflow является так называемая "система графов", где каждый


    шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или
    просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека,
    отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета
    всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути
    движения документа. Другая реализация основывается на понятии "цикл" ("loop") или "стол". В
    этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл,
    учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом
    система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место
    некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.
    Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной
    и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для
    контроля и учета исполнения.

    Методы и средства анализа деятельности предприятия

    А.Старыгин, МетаТехнология
    Главными особенностями подхода к реорганизации деятельности предприятия, предлагаемого
    фирмой Метатехнология, являются:
  • всесторонний анализ бизнес-процессов, на основе которого производится
    разработка проекта реорганизации и обоснование заложенных в нем решений;
  • использование широкой палитры современных методологий и инструментальных средств
    моделирования и проектирования систем;
  • детальная проработка и согласование с заказчиком всех этапов разработки
    проекта, контрольных точек, требуемых ресурсов.
    Такой подход обеспечивает разработку интегрированных решений, построенных на
    объективных данных о работе предприятия, своевременное согласование всех принципиальных
    вопросов
    между Заказчиком, Генеральным Подрядчиком и другими участниками работ и направлен на
    сохранение сделанных в систему инвестиций.
    Теоретическую основу работ по реорганизации деятельности предприятия, выполняемых фирмой
    МетаТехнология, составляет множество понятий, концепций и методологий, используемых для
    описания, анализа и оценки различных аспектов работы предприятия.
    Основными компонентами этого множества являются (список упорядочен по
    алфавиту):

    ABB -
    		Activity Based Budgeting - планирование бюджета на основе выполняемых
    функций или операционное планирование бюджета - планирование бюджета
    компании или инвестиционного проекта с использованием принципов, средств и
    методов ABC. Фактически представляет собой обратное проектирование ABCсистемы
    ABC -
    		Activity Based Costing - функционально-стоимостной анализ - метод определения стоимости
    и других характеристик изделий и услуг на основе функций и ресурсов, задействованных в
    бизнес-процессах
    ABM -
    		Activity Based Management - управление на основе ABC-информации или
    операционное управление - методология, описывающая средства и способы управления
    организацией для совершенствования бизнес-процессов и
    повышения прибыльности на основе информации, предоставляемой в результате ABC-
    анализа
    ARP -
    		Activity Resource Planning - функциональное планирование ресурсов - метод
    планирования ресурсов компании на основе анализа функций, задействованных
    в бизнес-процессах и данных ABC-анализа
    BPR -
    		Business Process Reengenering - реорганизация бизнес-процессов - направление
    деятельности, включающее "фундаментальное переосмысление и радикальное перепланирование
    критических бизнес-процессов с целью улучшения их эффективности в отношении затрат,
    качества выполнения и скорости"
    CPI -
    		Continuous Process Improvement - непрерывное совершенствование процессов -
    один из подходов к совершенствованию качества бизнес-процессов в рамках
    TQM
    CPN -
    		Color Petri Nets - раскрашенные сети Петри - методология создания динамической модели
    бизнес-процесса, позволяющая проанализировать зависящие от
    времени характеристики выполнения процесса и распределение ресурсов, для входящих потоков
    различной структуры
    DFD -
    		Data Flow Diagrams - диаграммы потоков данных - методология структурного анализа,
    описывающая внешние по отношению к системе источники и адреса-
    ты данных, логические функции, потоки данных и хранилища данных к которым
    осуществляется доступ
    ERD -
    		Entity-Relationship Diagrams - диаграммы "сущность-связь" - способ определения данных и
    отношений между ними, обеспечивающий детализацию хранилищ
    данных проектируемой системы включая идентификацию объектов (сущностей),
    свойств этих объектов (атрибутов) и их отношений с другими объектами
    (связей)
    IDEF0 -
    		Методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT и
    позволяющая описать бизнес-процесс в виде иерархической системы
    взаимосвязанных функций
    IDEF1X -
    		Методология информационного моделирования, являющаяся составной частью SADT и
    основанная на концепции "сущность-связь" (entity-relationship)
    SADT Structured Analysis and Disign Tecchnique - технология структурного анализа и
    проектирования
    STD -
    		State Transition Diagrams - диаграммы переходов состояний - методология
    моделирования последующего функционирования системы на основе ее предыдущего и текущего
    функционирования
    TQM -
    		Total Quality Management - глобальное управление качеством - направление
    деятельности, изучающее бизнес-процесс с целью такой их организации, которая
    гарантирует идеальное качество продукции

    На рис. 1 рассмотренные понятия и методологии сгруппированы по основным направлениям
    использования в работах по моделированию и анализу бизнес-процессов.

    Методы и средства анализа деятельности предприятия


    Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности

    В. Артемьев, ЦБ РФ
    Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода
    подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата,
    контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали
    лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
    Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных
    пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ
    Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для
    управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как
    внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием
    комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.
    В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств,
    обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие
    автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать
    перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с
    документами.


    Методы связей с внешним миром

    Выше была описана работа централизованной канцелярии организации. В принципе в
    крупной организации с большим документопотоком работа канцелярии может быть построена
    по децентрализованному принципу. При этом каждое подразделение предприятия получает
    свою долю корреспонденции, относящуюся к ней. При этом учет входящей корреспонденции
    осуществляется децентрализовано. Номера входящей корреспонденции создаются или в едином
    нумераторе (кто первый получил номер, тот и хорош) или в номер входящего документа
    включается номер подразделения, получившего документ, а нумераторы в каждом
    подразделении ведутся независимо. Исходящая корреспонденция обычно всегда проходит через
    одно место (по крайней мере пока не известны предприятия с другой схемой обработки
    исходящей корреспонденции).
    Организация децентрализованного приема входящих документов достаточно распространена и
    во всем мире. Достаточно привести пример газеты Times. При реорганизации отдела обработки
    писем граждан в конце 80-ых годов (тоже канцелярия, но специализированная) значительная
    часть работы по сортировке корреспонденции была передана Британскому почтовому
    ведомству. Для этого газета стала принимать корреспонденцию в несколько абонентских
    почтовых ящиков (до этого она имела один адрес для всей корреспонденции). После двух лет
    эксплуатации выяснилось, что число ошибок в адресах (отправлено не в тот абонентский ящик)
    составляет меньше 2%. Данная реорганизация позволила сократить количество сотрудников
    отдела обработки входящей корреспонденции в 2 раза (или в 6 в сравнении с конкурирующим
    вариантом). К стати, это яркий пример, что процесс анализа документопотоков может принести
    значительный результат не только если он заканчивается полной автоматизацией
    предприятия.
    В работе канцелярии пока что темным местом остается работа с письмами граждан. В
    большинстве случаев это относиться к общему делопроизводству. Исключение составляют
    организации для которых работа с письмами составляет основную производственную
    деятельность (Телерадиокомпании, газеты, журналы, информационные агентства и другие
    средства массовой информации). При обработке писем граждан применяются несколько другие
    классификаторы. Важна развернутая статистика по атрибутам писем. Это основывается на
    опыте разработки Автоматизированной Системы Обработки Корреспонденции (АСОК)
    Гостелерадио России (тога еще СССР). Кстати эта система до сих пор находится в
    эксплуатации, хотя и выполняет несколько иные задачи, чем ранее. В крупных государственных
    организациях тоже существует специальный учет писем граждан и строгий контроль за их
    выполнением (примеры - Государственная дума России, Национальный банк Украины). Таким
    образом блок обработки писем граждан еще нуждается в исследовании и описании.


    Методы управления документооборотом в организации

    А. Афанасьев, АО Весть
    Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения,
    существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего
    делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного
    подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и
    заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов,
    распоряжений, поручений, писем и т.д.). Рассмотрим основные виды документов, атрибутику
    документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений. Кроме
    центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные
    документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного
    делопроизводства и т.д.).


    Microsoft SQL Server

    - специально разработан для систем с
    распределенной обработкой данных;


  • Microsoft Windows NT

    характеризуется приоритетной
    многозадачностью, встроенной сетевой поддержкой, защищенностью,
    многопоточностью, поддержкой широкого спектра компьютерных платформ,
    симметричной мультипроцессорной обработки и т.д.;


  • Моделируются бизнес-процессы

    Пояснять, что такое бизнес-процессы в документообороте, вряд ли нужно - каждый специалист
    сталкивается с ними ежедневно. Например, бизнес-процесс покупки материалов состоит из
    получения счета, его оплаты, получения материалов по накладной и их оприходования на
    склад. Этому сопутствует оформление и подписание определенного набора документов href="133_3.gif">(Рис.~300K). Из подобных бизнес-процессов, в сущности, и
    состоит вся оперативный документооборот предприятия. Корпоративные системы нового
    поколения позволяют предприятию самостоятельно моделировать в системе свои бизнес-
    процессы. Это значит, что, продумывая внедрение нового бизнес-процесса, руководитель
    самостоятельно или с помощью своего специалиста по компьютерам описывает его в своей
    корпоративной системе, определяя при этом, какие документы участвуют в процессе и кто из
    специалистов отвечает за действия с этими документами. Больше руководителю не придется ни
    инструктировать своих специалистов, ни контролировать последовательность действий или
    правильность оформления документов - система просто не позволит персоналу делать ошибки
    или нарушать технологию работы.
    Моделируются бизнес-процессы


    Нечеткий поиск;

    В технологии APRP под нечетким поиском понимается возможность найти достаточно близкое
    приближение к запрошенному термину или фразе.
    Нечеткий поиск устраняет для пользователя необходимость знать правильное написание
    каждого термина, с которым он работает. Поскольку Excalibur EFS работает не с ключевыми
    словами, а с образами, две-три ошибочные буквы в слове или фразе не могут существенно
    изменить базовую картину текста. Таким образом, автоматически становится допустимой
    ошибка как во входных данных, так и в терминах запроса. Excalibur EFS всегда в состоянии
    найти ближайшее приближение к терминам и фразам, заданным в качестве объектов поиска.



  • Низкий риск и быстрая отдача инвестиций

    Особенности внедрения Web-технологии весьма не типичны для новой революционной
    технологии. Речь идет о простоте и очень невысокой стоимости создания систем Интранет.
    Стоимость начальных вложений оказывается очень небольшой, при этом концептуальная
    простота упрощает и внедрение.
    Уникальность Web-технологии состоит в том, что она позволяет начать с малого, сделав очень
    небольшие предварительные затраты. В них входит только стоимость навигаторов и Web-
    сервера - так как организовать Web-сервер можно практически на любой уже имеющейся в
    распоряжении организации технике. Далее можно последовательно развивать и
    совершенствовать в рамках Web-сервера необходимые организации сервисы, двигаться в
    желаемом направлении, на каждом маленьком шаге получать конкретные видимые результаты,
    и корректировать курс, если какие-либо из сервисов реализованы неверно, неудобно, не в
    полном объеме и т.д.
    Одна из колоссальных проблем традиционных информационных систем состоит в том, что,
    начиная сегодня планировать появление систем, мы можем ожидать появление первых
    результатов через год-полтора. Необходимо в течение длительного времени двигаться по
    выбранному пути, чтобы продемонстрировать первые результаты. При этом всегда много
    сомневающихся, всегда возникает много вопросов, достаточны ли быстро мы идем, соответствует
    ли наше продвижение графику работ и, самое главное, тот ли результат мы хотим получить - что
    будет нужно через полтора года. Ведь ситуация в организации может измениться, и задачи,
    которые казались важными год назад, в настоящий момент могли потерять актуальность, зато
    на первый план могли выйти новые, о существовании которых мы раньше и не
    подозревали.
    Существенным свойством внедрения Интранет является быстрая отдача. Это не означает, что
    очень быстро мы начинаем получать ВСЕ результаты. Чудес не бывает. Но очень быстро мы
    начинаем получать промежуточные, однако немедленно полезные и используемые результаты.
    Правильность выбранного пути может быть проверена нашим руководством или нами самими
    очень быстро. Приняв решение и начав процесс, через несколько недель, максимум через месяц,
    мы демонстрируем первые результаты. Пользователи дают свои замечания и уже через полтора
    месяца первые компоненты системы начинают появляться в реальной эксплуатации.
    Это резко упрощает внедрение технологии, поскольку пользователь сразу видит отдачу, видит
    пользу от внедрения технологии, и поэтому охотно начинает взаимодействовать с
    разработчиками и помогать во внедрении системы. Психологический эффект "быстро
    достижимых целей", "участия в общем деле" невозможно переоценить. Более того, видимо, это и
    есть единственный реальный способ внедрения новых технологий при построении
    информационной системы современной организации.


    Novell

    основано на
    концепции интегрированной вычислительной архитектуры (NICA - Novell
    Integrated Computing Architecture), которая позволяет создать открытую
    сетевую среду, интегрирующую ресурсы серверов, настольных компьютеров,
    больших и мини- ЭВМ и поодерживающую на рабочих станциях разные
    операционные системы: Windows, DOS, OS|2, UNIX, Macintosh;


  • О современных информационных технологиях

    Прежде, чем перейти к непосредственному изложению представленных материалов, кратко
    остановимся на основных понятиях и терминах, используемых при описаниях современных
    автоматизированных систем (АС).


    Об авторе

    Ромадин Вадим Валентинович, родился в 1962 году в г. Москве.
    Окончил (1986) Московский Институт РадиоЭлектроники и Автоматики (МИРЭА) по
    специальности Электронные приборы.
    Работает с 1990 года на фирме СП "Коприс энд М", в настоящее время в должности главного
    эксперта.
    СП "Коприс энд М" - дочернее предприятие АО "РОСТЕЛЕКОМ".

    Основные направления деятельности:
  • разработка высоких технологий в области интеграции компьютерных и
    телекоммуникационных технологий
  • внедрение (специальных) новых банковских технологий
  • - компьютерная телефония
  • - банковские WWW серверы
  • - системы на базе нейротехнологии
  • - смарт-карты высокого уровня
  • - рефлексивное исчисление Д. Сороса
  • проектирование и реализация проектов банков и офисов "под ключ"
  • обучение специалистов банков
  • сдача в аренду линий связи и другого оборудования

    СП "Коприс энд М" ТОО
    123103 Москва, ул. Таманская 2а
    Для писем 103055 Москва п/я 12
    Телефон: (095)978-5022
    Телефакс: (095)943-0096
    Эл. Почта:

    []
    []
    []

    Области использования различных методологий в работах по моделированию и анализу бизнес-процессов


    В качестве инструментальных средств выполнения работ используются:
  • Пакет Design/IDEF компании Meta Software - для функционального и информационного
    моделирования, анализа и проектирования бизнес-процессов;
    Основными особенностями Design/IDEF являются:
  • полная поддержка методологий IDEF0 и IDEF1X;
  • интеграцию функционального и информационного представления системы в
    рамках единой модели;
  • контроль непротиворечивости модели на протяжении всего цикла ее создания;
  • встроенный словарь данных, позволяющий создавать неограниченное количество
    параметров описания любого объекта,
  • генератор отчетов, позволяющий создавать отчеты о функциях и потоках
    данных модели;
  • интерфейсы к внешним программам, экспорт и импорт данных;
  • поддержка коллективной работы группы разработчиков.
  • Пакет EasyABC Plus компании ABC Technologies - для функционально-стоимостного
    анализа бизнес-процессов;
    Основными особенностями EasyABC Plus являются:
  • поддержка ABC-метода анализа бизнес-процессов, выявление затратных
    центров, подготовка данных для планирования и управления предприятием;
  • возможность определить любое количество уровней назначения стоимости
    между ресурсами, функциями, стоимостными объектами;
  • поддержку работы с реальными и бюджетными данными, что дает возможность оценить
    реальную производительность по сравнению с запланированными
    показателями;
  • возможность моделирования результатов принимаемых решений в режиме
    "что-если";
  • возможность анализа групп функций или стоимостных объектов, помеченных
    одинаковыми метками (атрибутами);
  • генерация разнообразных отчетов;
  • экспорт и импорт данных.
  • Пакет ServiceModel компании PROMODEL - для имитационного моделирования
    выполнения бизнес-процессов, анализа зависящих от времени характеристик, распределения
    ресурсов.
    Основными особенностями ServiceModel являются:
  • возможность использования функциональных моделей бизнес-процессов,
    подготовленных в Design/IDEF;
  • учет множества дополнительных элементов, описывающих поведение модели:

    продолжительность выполнения функций, время передачи выходных данных, объем данных,
    схема приоритетов исходных данных, весовые коэффициенты выходных данных, параллельные
    процессы, категории ресурсов, комплексные ограничения и др.
  • контроль корректности разработанной модели, выявление ошибок и неоднозначностей;
  • изменение характеристик входящих потоков и распределения ресурсов по
    принципу "что-если";
  • возможность использования в модели пользовательских программ;
  • сбор статистических данных и генерация разнообразных отчетов;
  • использование анимационных эффектов для демонстрации работы модели.

  • Пакет S-Designor компании Powersoft - для создания концептуальных и физических моделей
    структуры базы данных.
    Основными особенностями S-Designor являются:
  • поддержка широкого класса объектов моделирования: сущности, элементы
    данных, связи, наследования, атрибуты, домены, таблицы, ссылки, столбцы, индексы,
    представления, триггеры, хранимые процедуры;
  • возможность использования правил обработки данных, построенных на основе анализа
    бизнес-процессов;
  • автоматическая генерация физической модели данных;
  • разделение больших моделей на подмодели с сохранением уникальности
    определений объекта;
  • средства порождения моделей (обратное проектирование): физической модели из
    существующей базы данных, концептуальной модели из физической;
  • поддержка свыше 30 баз данных: Sybase, Oracle, Informix, Ingres, SQL Server,
    SQL Base, Progress, Access, Paradox, FoxPro и др.;
  • генерация стандартных и заказных отчетов;
  • экспорт и импорт данных.
    Все перечисленные пакеты широко использовались для создания проектов сложнейших систем,
    связанных с анализом, реорганизацией и автоматизацией деятельности предприятий в
    различных странах, секторах рынка, с многообразием направлений деятельности, видов
    продукции,
    способов организации бизнеса и т.д.

    []
    []
    []

    Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

  • обработка текста,
  • электронные таблицы,
  • деловая и презентационная графика,
  • планирование работ и совещаний,
  • генерация отчетов из базы данных,
  • мультимедиа.
    Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются
    несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и
    встраивания объектов.
    Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web-
    серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по
    телекоммуникациям.


    Общее в примерах BPR

    М.Хаммер и Дж. Чампи отмечают, что приведенные примеры являются примерами истинного
    реинжиниринга. Выделяются четыре черты, которые свойственны всем таким примерам.

  • Ориентация на процессы. Все достижения получены в результате рассмотрения процесса в
    целом с пересечением всяких организационных границ на предприятии.
  • Большие амбиции проекта. Предприятия ставили целью осуществить коренной перелом. Так,
    Форд отказался от улучшения на 20% и пошел на решение, дающее 80%.
  • Слом старых правил. Предприятия пошли на полный отказ от старых традиций. Были
    отвергнуты традиционные специализации, последовательности действий и временные нормы.
  • Творческое использование ИТ. Тем действующим лицом, которое позволило осуществить слом
    старых правил и создание новых процессов были Информационные Технологии, они дали
    возможности для того, чтобы предприятие осуществляло свою работу радикально изменившимися
    методами.


    Общие сведения

    Компания Staffware plc. (Великобритания) уже более 10 лет специализируется в области
    разработки автоматизированных систем для комплексного решения задач, связанных с
    управлением административными процедурами, деловыми операциями и документооборотом.

    Staffware относится к системам класса Workflow. Место и роль систем этого класса в
    корпоративных информационных системах иллюстрирует рис. 1, на котором программное обеспечение сгруппировано в
    зависимости от количества решаемых задач и исполнителей, участвующих в их решении.
    Рис.
    1.Роль систем Workflow
    1>1
    Задачи1>1
    Люди
    электронные таблицы
    текстовые редакторы
    бухгалтерские системы
    		ТЕХНОЛОГИЯ GROUPWARE
    интегрированное
    программное
    обеспечение
    управления
    задачами
    ТЕХНОЛОГИЯ WORKFLOW

    Выделены 4 класса систем:
  • "настольное" программное обеспечение, использующееся в случае, когда
    различные пользователи решают независимые задачи, причем каждый решает
    одну и только одну задачу;
  • "интегрированное" программное обеспечение, управляющее
    взаимодействием между задачами, решаемыми отдельным пользователем; При
    этом пользователи работают независимо друг от друга.
  • системы класса Groupware, обеспечивающие взаимодействие между
    пользователями в рамках единой и, как правило, слабо структурированной
    задачи;
  • системы класса Workflow, ориентированные на автоматизацию работы
    коллектива сотрудников компании, участвующих в решении множества задач в
    рамках связанных бизнес-процессов.


    Обзор средств автоматизации учреждений

    Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие
    категории:
  • функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;
  • системы для организации групповой работы;
  • системы управления электронными документами;
  • средства управления документооборотом.


    Оценки объемов документооборота

    Данный пункт является достаточно коротким. Приведены некоторые оценки объемов
    корреспонденции для различных организаций. Так например через канцелярию центрального
    офиса Национального банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов
    (помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно в
    подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом
    список данных документов непосредственно в канцелярии храниться в течении 3 лет для 90%
    документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в
    архивном отделе канцелярии) до конца текущего года, далее они передаются в архив на
    долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и
    более мелкими порциями, несколько раз в год.
    Документооборот Государственной думы имеет несколько больший объем - 90-120 тыс.
    документов в год. Документооборот Дома правительства Российской федерации составляет
    90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета писем граждан). Характерные
    сроки хранения перечня документов для этих организаций - 5 лет для думы и 1 год для аппарата
    правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение по типам
    документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что входящие и исходящие
    представлены примерно в равных пропорциях.
    Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.
    Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная для сложной
    карточки документа в DOCS Open). Еще 1Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом
    под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства для данных. Учитывая то,
    что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка
    документа храниться в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется
    примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.


    OCR CuneiForm i

    Новая версия популярной в России OCR CuneiForm включила в список выходных форматов HTML-
    формат. Эта уникальная возможность позволит пользователям преобразовывать бумажные
    документы со сканера непосредственно в формат WWW (с сохранением иллюстраций и таблиц).
    Возможен прямой экспорт результатов распознавания в популярный броузер NetScape Navigator.
    CuneiForm 96b устраняет целую цепочку лишних действий и позволяет использовать все возможности
    профессиональной OCR-системы при подготовке документов для Internet.


    Офис и автоматизация офисной деятельности - основные понятия и точки зрения

    Рассматриваются нормативные и обиходные толкования слова "офис", а также распространенные
    подходы к задачам автоматизации офисов. Цель - пояснить некоторые проблемы и границы
    различных подходов к применению ИТ в офисах.

  • Из словарных толкований: Офис: - "канцелярия", "бюро", "контора", но также "ведомство",
    "управление", "министерство";
  • Существующее мнение (широкий подход, хотя и ограниченный): Офис - это организация, на
    входе и выходе которой - "бумаги" (в отличие от материальных изделий, сырья, полуфабрикатов,
    инструментов, комплектующих, может быть, и в отличие от бумаг типа "научно-исследовательский
    отчет", "проектная инженерная документация"), причем часто не любые бумаги, но являющиеся:
  • письмом или заключением, фиксирующим решение, принятое
    должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой
    организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение
    государственного органа и др.), форма: документ или виза на другом
    документе,
  • договором (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с
    некоторым юридическим или физическим лицом,
  • распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и
    юридического оформления действий в рамках договора или свободной
    инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.),
    и т.п.;
  • Другое существующее мнение (узкий подход): Офис - это организация типа канцелярии,
    функция которой - получать и выпускать документы, а также - отслеживать их движение; часто это
    мнение сочетается с достаточно широким толкованием понятия документ: любое сообщение,
    передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса.
    Распространенная точка зрения развивая узкий подход предполагает выделение в качестве задач
    автоматизации офиса задачи, общие для офисов всех видов, как механизмов, "перерабатывающих"
    документы. К ним в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и

    печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль
    исполнения поручений и т.п. Для обоснования такой точки зрения выделяются те трактовки типов
    систем и действий по автоматизации, которые достаточно употребительны при интерпретации
    англоязычной литературы. Они состоят в том, что офисный ИТ-компонент может относиться к
    одной из двух непересекающихся групп средств, но не к обеим сразу:
  • office automation - поддержка рутинных работ с документами, т.е.
    обычных для большинства офисов,
  • DSS (decision support system), средства поддержки принятия решений -
    специфические - в отличие от средств предыдущей группы - для той или иной
    отрасли или проблемы методические и программные средства.
    При этом термин "workflow" относится к поддержке рабочих процессов как процессов управления
    потоками документов.
    В ситуации, когда за основу определения предмета берутся англоязычные термины, логично
    рассмотреть относящиеся к теме значения термина "office ":
  • канцелярия (допустимо предположить, что в ней могут выполнять
    только "синтаксические" действия над документами, то есть не зависящие от их
    содержания),
  • справочное бюро (inquiry o.),
  • редакция (editorial o.),
  • издательство (publishing o.),
  • учреждение (public o.),
    а также:
  • заводоуправления,
  • головные конторы объединений и предприятий,
  • ведомства (Record O. - государственный архив),
  • министерства (см. Foreign Office, UK, Office of Education, USA).
    С учетом такого разнообразия офисов одно из следствий узкого подхода состоит в том, что
    понятие "офисная ИС" теряет смысл. В самом деле, ИС заводоуправления имеет мало общего с ИС
    министерства иностранных дел или издательского дома. Делается вывод: такие ИС проблематично
    рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс
    систем. Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота (а это, в общем
    случае, только часть каждой ИС), то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных


    операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и
    соответствующих средствах автоматизации офиса.
    Однако, такая трактовка эквивалентна отказу от рассмотрения многих существующих в реальном
    проектировании проблем, в частности, проблем системного обоснования целесообразности затрат
    на то или иное средство автоматизации офиса (см. далее обсуждение затрат при анализе методом
    стоимостных цепочек). Кроме того, оказывается, что в современных ИС предприятий "офисного
    типа" сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не
    исчезнуть. Причины этого могут быть обнаружены при рассмотрении требований BPR,
    примененного к офису как к предприятию.
    Основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их
    перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса, далее офис будет
    рассматриваться как полноценное предприятие. В соответствии с этим к нему приложимы задачи и
    методы общего бизнес-реинжиниринга, в том числе - BPR по Хаммеру/Чампи. На этой основе
    становится возможен анализ требований к современным технологиям "Workflow", которые могли
    бы реально использоваться в условиях BPR.

    Офисные системы обработки информации

    Д.Смирнов, Cognitive Technologies
    За последнее время положение в секторе электронного документооборота изменилось. Если раньше, в
    продвижении технологий бесклавиатурного ввода делался упор на достоинства их персонального
    применения, то сейчас на первый план выступают преимущества коллективного и рационального
    использования технологий ввода и обработки документов. Иметь одну, обособленную систему
    распознавания сегодня уже явно недостаточно. С распознанными текстовыми файлами (как бы они
    хорошо распознаны не были) нужно что то делать: хранить в базе данных, осуществлять поиск,
    передавать по локальной сети и т.д. Словом, требуется взаимодействие с архивной или иной системой
    работы с документами. Таким образом, система распознавания превращается в утилиту для архивных
    и иных систем работы с документами. Изменения на рынке определили последние разработки
    Cognitive Technologies.
    С появлением сетевых версий систем сканирования (режим потокового сканирования OCR CuneiForm)
    и распознавания (сервер распознавания CuneiForm OCR Server) документов, компании уже удалось
    реализовать некоторые преимущества коллективного использования данных технологий в малых и
    крупных организациях. Представляемые сегодня Cognitive Technologies разработки продолжают
    линию компании, направленную на расширение применения систем ввода информации и разработку
    технологий автоматизации работы с документами.


    Ограничения: что не является BPR; когда BPR терпит поражение

    Для более полного разъяснения того, что такое BPR, Хаммер и Чампи приводят распространенные
    ошибочные мнения на этот счет. Эти указания важны как характеристики радикальности
    результатов, отражаемых и в офисной ИС.
    Указывается, что:
  • Реинжиниринг - это не автоматизация, в первую очередь - не автоматизация существующих
    процессов. Автоматизация - это простой путь более эффективно выполнять неверные вещи. (Тем
    более осторожно надо рассматривать office automation.)
  • Это не программный реинжиниринг (software reengineering), который перестраивает
    существующие информационные системы, переводя их на более современные технологии.
    Программный реинжиниринг часто не обеспечивает ничего, кроме создания более изощренно
    компьютеризованных систем, которые автоматизируют те же самые процессы.
  • Реинжиниринг - это не реструктуризация или "уменьшение" (downsizing), при которых -
    отвечая на снижение спроса продукции - производится переход к производству меньшего при
    меньших затратах. Реинжиниринг, в противоположность этому, производит больше меньшими
    силами.
  • Реинжиниринг - это не реорганизация и не построение плоской организации, хотя
    реинжиниринг может, на самом деле, продуцировать плоские оргструктуры. Проблемы, говорят
    Хаммер и Чампи, с которыми сталкиваются предприятия, коренятся не в организационных
    структурах, а в структурах процессов. Метод, с помощью которого можно улучшить оргструктуру,
    состоит в реинжиниринге процессов таким образом, чтобы они не были более фрагментированы.
  • Наконец, реинжиниринг - это не TQM или подобное движение за постоянное повышение
    качества. Подходы TQM и BPR имеют много общего. Они оба признают важность процессов, оба
    начинают с нужд потребителя и строят работы отталкиваясь от них. Однако, между ними есть
    фундаментальная разница. Она состоит в том, что программы улучшения качества работают с
    заданными процессами и делают лучше то, что делается. BPR удаляет существующие процессы и
    заменяет их на совершенно новые.
    Рекомендуется обращаться и к афористичным определениям реинжиниринга Хаммера/Чампи:
    "начнем сызнова на чистом листе бумаги". Или: "реинжиниринг - это противоположность
    промышленной революции, индустриальной парадигме Адама Смита с ее разделением труда,
    иерархическим контролем, экономии на издержках за счет роста масштаба производства".


    Оперативные отчеты

    Назначение данного вида отчетов - получение информации для оперативного управления
    предприятием. Они готовятся на различную глубину - от одного дня и до недели. Основное их
    содержание - список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели
    отчетов - ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и
    индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в
    компетенции того или иного должностного лица. Сводный отчет - это список работ,
    находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно разделенный на
    отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству
    предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом
    делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или
    контролирующим лицам.
    При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов может
    быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого оперативного
    отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который происходит окончание
    работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких
    отчетов могут являться:
  • Завершающиеся работы по исполнителям
  • Сводный отчет по подразделениям организации
  • Сводный отчет по контрагентам
  • и т.д.


    Описание экранных форм

    В Staffware информация передается от пользователя к пользователю в виде множества полей
    данных. На каждом шаге используется подмножество этих данных, состав которого, а также
    способ представления данных задаются соответствующей экранной формой.
    Создание форм является прерогативой разработчика процедур. Главной особенностью
    экранных форм, циркулирующих в системе, является их "интеллектуальность", т.е. возможность
    динамически изменять состав, содержание и вид полей данных.
    Staffware располагает двумя средствами построения форм: UNIX - редактор форм и графический
    построитель форм для Windows. Возможно подключение форм, созданных на других средствах
    разработки приложений (Visual Basic, Delphi или PowerBuilder).


    Опыт разработки и внедрения российской автоматизированной системы управления для крупных предприятий

    А. Логинова, АйТи
    Анкетирование представителей заводов и компаний, обращавшихся за консультациями по
    подбору систем управления финансовой деятельностью предприятий, показало устойчивую
    потребность в автоматизации крупных предприятий.
    И если сегодня вопрос автоматизации малых предприятий решается приобретением простых и
    дешевых программ типа "мини-бухгалтерия", то при подборе программных комплексов для
    автоматизации средних предприятий его решение становится достаточно трудоемким. В этом
    случае, как правило, приходится выбирать из тиражируемых отечественных комплексов,
    функциональные возможности которых наиболее полно соответствуют специфике ведения
    финансового учета на конкретном предприятии.
    Самой сложной на сегодня остается задача комплексной автоматизации крупных предприятий и
    фирм. Ее решение имеет целью объединение бухгалтерии с финансовыми, коммерческими и
    техническими службами, производством и отделами управления. При этом остро встают
    проблемы выбора между поставщиками принципиально различных технических решений
    автоматизации учета, между отечественными и зарубежными системами автоматизации, между
    разработкой системы силами своих программистов или ее приобретением.
    Разработка силами своих специалистов хотя и имеет такие преимущества, как непосредственная
    близость разработчиков к объекту автоматизации, глубокое знание специфики предметной
    области, в реальных условиях является процессом длительным и малоэффективным. Собственные
    отделы АСУ делают ничем не оправданные закупки новейшего оборудования и дорогих средств
    программирования, сильно зависят от сложившейся структуры управления на предприятии,
    поэтому ожидаемого снижения издержек при такой автоматизации, как правило, не
    происходит.
    Внедрение западных систем автоматизации является заманчивым только на первый взгляд.
    Западные фирмы-поставщики комплексных решений обладают большим опытом разработки
    отраслевых решений, имеют высококвалифицированных специалистов и большое количество

    успешных внедрений (правда за рубежом). Но на деле существенно сказывается отдаленность
    разработчиков от объекта автоматизации, изначальная ориентация на западную систему учета
    и управления, а самым решающим фактором является цена таких систем. При стоимости
    продукта 300-400 тысяч долларов стоимость обследования, внедрения, консультирования и
    сопровождения в 2-3 раза перекрывает стоимость самой системы.
    Отечественные разработки ориентированы на российскую систему учета и управления, способны
    быстро реагировать на постоянно изменяющееся российское законодательство, находятся в
    непосредственной близости, поэтому специалисты-разработчики могут работать на территории
    заказчика. Кроме того, стоимость отечественных систем более чем на порядок ниже аналогичных
    западных.
    Компания АйТи предлагает Вашему вниманию качестве комплексной системы автоматизации
    интегрированную систему - БОСС&226. Несмотря на то, что в момент появления системы (1993
    год) на российском рынке существовало более 600 фирм-разработчиков программного
    обеспечения, система БОСС&226 прочно заняла свою нишу и продолжает удерживать
    лидирующие позиции в автоматизации крупных предприятий. Это объясняется теми
    основополагающими принципами, которые были заложены в концепцию построения
    системы.
    Система БОСС, классически реализованная в архитектуре клиент-сервер отличается высокой
    надежностью, способна восстанавливаться при сбоях аппаратуры и обеспечивает эффективную
    защиту от несанкционированного доступа.
    Реальный масштаб времени совершения операций позволяет существенно ускорить ведение
    планирования, учета и управления производственными процессами.
    Как инструмент управления предприятием, система БОСС представляет собой набор
    функциональных модулей, ориентированных на отраслевую специфику и направленных на
    автоматизацию определенных бизнес-процессов:

    Опыт создания электронных версий периодических изданий

    А. Цицин, В. Меркулов, С. Самойленко, Термика
    При современном уровне развития информационных технологий использование компьютера для
    хранения любых видов информации становится единственным способом, предоставляющим
    широчайшие возможности по управлению информацией.
    Кому в первую очередь нужна электронная версия периодического издания?
  • Во-первых, она жизненно необходима редакционному коллективу.
  • Во-вторых, она необходима специалистам, занимающимся аналитической работой в
    данной предметной области.
  • В-третьих, она нужна читателям, получающим доступ ко всему архиву данного издания
    и возможность опережающего, по сравнению с печатным изданием, получения очередного
    номера газеты или журнала.
    Технология выпуска печатных изданий в каждой редакции имеет свои особенности. Но единой
    для всех является проблема хранения различного рода информации, как графической, так и
    текстовой. Как правило редакция пытается справиться с большими объемами информации при
    помощи архивирования, причем практически неупорядоченного. При этом очень трудоемким
    является выборка статей на определенную тему, назначение ссылок на предыдущие статьи и т.д.
    Эти факторы влияют на общую производительность редакции из-за трудностей поиска и
    выборки предыдущих статей. Для бумажного варианта подшивки периодического издания
    поиск по тематике или контексту абсолютно неприменим, причем каждый раз приходится рыться
    в поисках нужной статьи, а для поиска всех статей одного автора придется просмотреть все
    страницы номеров.
    База данных, содержащая всю информацию из подшивки будет без проблем выполнять любой из
    этих поисков в совокупности с множеством других. Несомненно, что необходимо будет потратить
    время для перевода всей уже имеющейся информации в базу данных или, при отсутствии каких-
    либо архивов в электронном виде, применить технологии распознавания образов для
    преобразования текстов в электронный вид. Но не надо забывать, что базу данных
    впоследствии придётся наполнять поступающей информацией, а это значит, что придется

    преобразовать и порядок оборота документов в редакции.
    Так как практически в любой редакции каждый ответственный редактор отвечает за ведение
    своей рубрики, то погрешности при её ведении проще всего выявить, используя эффективные
    возможности специализированных систем обработки и хранения информации. При помощи
    таких инструментов как поиск по тексту, приблизительный поиск, поиск по атрибутам статьи
    (номер статьи, дата выхода в печать, дата подписания в печать, номер печатного издания и
    т.д.), статьи могут быть отсортированы по любому атрибуту, при этом заметно упрощается и
    упорядочивается обработка и хранение статей и графических элементов, создается возможность
    улучшить положение с ссылками в печатном издании, при этом статистически можно определить
    продуктивность того или иного автора за определенный период времени.
    Очень положительно сказалось бы применение технологии электронного документооборота для
    всей группы верстальщиков, когда сверстанные полосы в своей окончательной,
    отредактированной версии передавались бы по локальной вычислительной сети к сотруднику
    редакции, занимающемуся преобразованием полос из формата системы верстки в другие, широко
    распространенные форматы (например, формат Microsoft Word) с их последующим вводом базу
    данных. Такая работа по преобразованию содержит в себе немало трудностей, так как
    непосредственного перевода из одного формата в другой не может быть без дополнительных
    затрат времени на разработку средств автоматического преобразования - макросов. Но и это не
    решает всех проблем по преобразованию таблиц в текстовую форму, как единственную
    приемлемую для проведения контекстного поиска, которые в системах вёрстки чаще всего
    представляют из себя сложную графическую конструкцию. Преобразованию статей необходимо
    уделять очень много внимания, так как при этом возможны потери отдельных частей статьи, не
    являющихся единым целым с основным текстом, например, врезок, сносок и т.д.
    При помощи развитых инструментальных средств поиска в базе данных существует возможность


    выявления погрешностей и несоответствий в статьях, рубриках, графических материалах,
    удобно хранящихся непосредственно с текстом статей, что облегчает поиск необходимой
    картинки. Система обработки информации может быть использована и в сетевом режиме. В
    таком случае возможно совместное ведение электронной версии издания в масштабах всей
    редакции, причем актуализированная информация всегда доступна всем членам редакции. При
    ведении электронной версии издания попутно вводится ещё одна ступень проверки статей на
    наличие орфографических ошибок, пропусков статей и других чисто технических ошибок,
    проверка на содержание в словах русского словаря букв английского алфавита, и наоборот, что
    позволяет собрать статистику работы корректорской группы. Таким образом, гармонично
    внедрив новые возможности специализированной системы по упорядочению информационного
    материала в уже существующую технологию, устоявшуюся в редакции, можно получить
    значительное повышение производительности труда отдельного взятого сотрудника редакции.
    Актуальность электронной версии опережает как правило само печатное издание, так как
    новый номер издания поступает в систему до реального выхода печатного издания.
    Для организации баз данных электронной версии периодического издания возможно
    применение, в принципе любой СУБД, но мы рекомендуем информационную систему "КОДЕКС"
    версии 4.1, обладающую рядом преимуществ для создания электронных версий периодических
    изданий, которых нет у других универсальных СУБД. Версия 4.1 ИПС "КОДЕКС" содержит
    средства для разработки и поддержки баз данных произвольной структуры с наполнением
    текстом со стандартными возможностями форматирования (выравнивание, выделение разными
    стилями шрифта), графическими вставками в формате BMP, а также возможностью вставки
    текста в виде таблиц. Это позволяет сделать электронную версию издания полноценно
    иллюстрированной.
    Уникальной возможностью для ИПС "КОДЕКС" версии 4.1 является хорошо разработанная


    система поддержания актуальности базы данных путем генерации и распространения любым из
    доступных способов - почтой на магнитных носителях, электронной почтой, через FTP-сервера
    Internet и т.д. - пакетов обновления, небольших по сравнению с размером самой базы данных
    файлов, содержащих описание изменений в базе данных вплоть до любых серьезных
    преобразований структуры. Если говорить о наполнении базы данных, то ИПС "КОДЕКС"
    позволяет делать любые операции над базой данных по локальной сети нескольким
    пользователям одновременно. Перенос материалов из системы верстки в ИПС "КОДЕКС" может
    осуществляться непосредственно через стандартное Windows-средство (clipboard), или через
    промежуточный перевод в формат Microsoft Word. Материал, внесенный в базу данных ИПС
    "КОДЕКС" автоматически получает все встроенные мощные средства поиска по контексту и по
    любым полям статей. В процессе разработки структуры будущей базы данных следует особо
    уделять внимание совместимости по структуре с другими базами, которая позволяет
    использовать Вашу базу данных одновременно с другими базами данных. Это дает помимо
    просто удобства (одна оболочка - много баз данных) возможность проведения сквозных поисков
    по произвольным наборам баз данных, причем для всех периодических изданий возможна
    разработка единой универсальной структуры, что позволило бы объединить данные из одного
    журнала с другим, например узнавать, что написано в нескольких изданиях по конкретной
    тематике, организовав поиск по тематике или контексту.
    Сочетание электронных версий различных печатных изданий в ИПС "КОДЕКС" версии 4.1
    образует единое информационное пространство для поиска и хранения информации, причем с
    возможностью перекрестных ссылок между разными базами данных, например, статьи
    электронной версии одного печатного издания могут ссылаться на статьи в другом издании и
    т.д.

    []
    []
    []

    Oracle Server

    - универсальный сервер, поддерживающий
    распределенные базы данных, параллельные системы, а также включающий
    новые средства поддержки хранилищ данных.
  • Предложения по использованию и разработке прикладных программ.
    href="133_13.gif">рис.~300K

    Компания ЭЛКО Технологии готова по заказам пользователей выполнить программные
    проекты любой степени сложности. Мы принимаем на себя ответственность за выполнение всех
    требований заказчика, за эффективное функционирование и развитие систем.

    []
    []
    []

    Основные функции системы LanDocs:

  • Регистрация документов.
  • Управление хранением документов, интеграция с разнообразными
    офисными приложениями (MS Word, MS Excel, TWAIN-сканирование и др.)
  • Контроль этапов разработки документа.
  • Навигация и поиск документов в хранилище.
  • Обмен документами, сообщениями и заданиями.
  • Контроль исполнения документов и заданий. Контроль отчетов по
    заданию (поручению).Управление почтовыми ящиками.
  • Настройка на организационную иерархию предприятия
  • Настройка на должностную структуру подразделений.
  • Регламентация доступа к документам и функциям системы.
  • Архивирование и разархивирование документов.
    LanDocs функционирует на локальной сети персональных компьютеров (486 или Pentium, от 4
    Mb RAM) с ОС Windows. Через ODBC поддерживаются все основные серверы баз данных.


    Основные положения BPR

    Эти положения (известные и по другим публикациям) кратко изложены с целью определения их
    взаимосвязи с вопросами построения офисных ИС. Важны правила и ограничения выполнения
    BPR. Они будут использоваться и при анализе современных требований к технологии
    Workflow.


    Основные принципы организации канцелярской работы

    В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого
    документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически
    любому руководящему работнику, но как показывает практика они достаточно часто
    нарушаются.
    Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных
    архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов,
    является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая
    служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы не
    учтенные в канцелярии теряются чаше всего.
    В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов.
    Даже если прием документов построен по распределенной схеме (см. "Методы связей с
    внешним миром"), то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все
    такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в
    режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты
    регистрации документов являются подразделениями канцелярии.
    Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна
    заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота
    организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в
    системах управления документооборотом подразделений организации.


    Особенности корпоративного управления проектами

    Каковы требования к корпоративной системе управления? Можно выделить несколько
    основных требований:
  • Цель определяет средства. Каждый участник проекта должен получить такой инструмент,
    который соответствует его полномочиям и поставленным перед ним задачам. Например,
    рядовому исполнителю достаточно использовать упрощенный программный продукт для
    планирования и контроля своей деятельности, который, тем не менее, должен быть полностью
    интегрирован в общую систему управления проектами. Управляющий проектом или
    руководитель предприятия должен быть обеспечен программным продуктом с мощными
    возможностями анализа альтернативных планов, наглядного предоставления отчетной
    информации, обновления больших объемов информации и т.д., т.к. отвечает за реализацию всех
    проектов, определяет приоритеты и наиболее перспективные направления (в рамках своих
    полномочий), разрешает конфликты ресурсов и разрабатывает финансовую стратегию
    предприятия.
  • Единый стандарт. Одновременная реализация корпорацией нескольких проектов связана с
    совместной работой большого количества людей и подразделений, распределением
    ограниченных ресурсов между проектами, организацией финансирования каждого проекта с
    учетом общего бюджета и многими другими проблемами. Качество, а иногда и возможность
    решения этих проблем во многом определяется результатами подготовительного этапа внедрения
    системы управления, когда разрабатывается так называемый внутрифирменный стандарт. Он
    включает в себя стандартные решения как с точки зрения информационных потоков
    (стандартные процедуры по сбору, передаче и предоставлению информации), так и с
    организационной точки зрения (стандартные обозначения, виды представления, структуры
    проекта, подходы к декомпозиции проекта, отчетные формы) и т.д.
  • Возможность интеграции. Программные средства для управления проектами должны также в
    себя включать или/и обеспечивать интеграцию с программными средствами, предназначенными
    для поддержки документооборота по проектам, анализа проектных рисков, организации
    бухгалтерского и управленческого учета и т.д. Поэтому возможность и средства интеграции
    являются совершенно необходимым требованиям к программным средствам для управления
    проектами.


    Отчетность канцелярии о проделанной работе

    Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет
    руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно
    разделить на две большие группы:
  • Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно.
    Основное их назначение - получить объективную картину информации для
    оперативного управления.
  • Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота
    на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц,
    квартал, полугодие, год.
    Рассмотрим основные отчеты, т.е. такие отчеты, которые присутствуют практически в каждой
    канцелярии.


    Открывается доступ в международные информационные сети

    А для пользователей это означает:
  • У вас появляются новые способы ведения бизнеса: в сеть можно поместить свои прейскуранты
    и другую информацию для всебщего ознакомления, можно по электронной почте получать и
    посылать заказы, выставлять клиентам счета, обсуждать и согласовывать тексты контрактов и
    коммерческих предложений, посылать напоминания должникам и т.д.
  • Вы можете обращаться к огромным объемам информации по любым областям знаний,
    гораздо большим, чем в любой самой крупной библиотеке. Это могут быть книги, справочники,
    программы, материалы периодических изданий, различные базы данных, коммерческая реклама
    и многое другое.
  • Вы можете вести деловую переписку по электронной почте с абонентами в любых уголках
    мира
  • Вы приобретаете одну из самых удобных возможностей получения консультаций, советов,
    помощи. Все серьезные фирмы, производящие компьютеры или программы, осуществляют сейчас
    техническую поддержку своих пользователей через глобальные сети.
    Наиболее известной фирмой, обеспечивающей коммуникационные возможности (или услуги
    глобальной сети), является Internet. Каждое серьезное предприятие сегодня обязательно должно
    иметь выход в Internet. Такую возможность начинают предоставлять многие корпоративные
    системы.


    Перспективы развития DOCS Open и компонент для него

    А. Афанасьев, АО Весть
    В работе современных предприятий важную роль играют его информационные ресурсы. Любое
    более или менее крупное предприятие вынуждено хранить десятки и сотни тысяч документов.
    Типичными примерами неструктурированных документов являются договора, письма,
    распоряжения, служебные записки и тому подобные документы. При большом объеме хранения
    найти что-либо в архиве неструктурированных документов без применения необходимых мер
    организации информации очень сложно. Типичными для хорошей информационно-поисковой
    системы являются возможность поиска документов по атрибутам, ключевым словам документа и
    содержанию документа. В настоящее время все большее распространение получают
    специализированные системы управления документами (СУД).
    К основным их функциям относятся:
  • выдача и возврат документов библиотечного типа.
  • Нумерация версий документов.
  • Поиск документов (как по тексту, так и по атрибутам, задаваемым
    пользователем).
  • Многоуровневая система защиты информации.
  • Администрирование учета и архивирования.
  • Работа с разнообразными форматами документов (просмотр документа без
    процессора обработки документа).
    Рассмотрим систему DOCS Open, предназначенную для ведения архивов средних и крупных
    организаций.
    Система DOCS Open построена по современной архитектуре "клиент-сервер", причем. должно
    быть минимум 2 сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер
    документов, хранящий сами документы. Это вовсе не означает того, что для этого необходимо 2
    машины - оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. В то же время для
    больших архивов один сервер библиотеки может управлять несколькими серверами документов.
    Дополнительно в системе может быть сервер полнотекстового индекса, обеспечивающий быстрое
    построение полнотекстовых индексов на документы, хранимые в архивах DOCS Open. Данная
    возможность позволяет искать документы по их содержанию, не зная атрибутов необходимых
    документов.
    В качестве сервера библиотек может использоваться практически любая промышленная

    реляционная база данных. Для ряда СУБД поддерживается специальные методы доступа
    (напрямую через интерфейсные библиотеки). В качестве сервера документов могут выступать
    произвольная сетевая операционная система. PC DOCS Inc. сделала основную ставку на
    Windows NT. В последнее время именно для этой платформы выпускаются новые продукты,
    обеспечивающие повышенную секретность доступа к информации. Сервер полнотекстового
    индекса работает на IBM PC под любыми вариантами Windows или на MAC.
    Клиентское место DOCS Open функционирует на IBM PC (в DOS и Windows) или на MAC.
    Причем экранные формы, используемые в средах Windows, DOS и Mac - одни и те же, хотя
    администратор архива при желании может разработать специальные экранные формы для
    каждой из среды и для каждой группы пользователей. Так называемый мобильный клиент
    DOCS Open может работать и в отрыве от основного архива, причем синхронизация локального
    архива и архива предприятия происходит автоматически. Синхронизация локального архива
    пользователя и архива предприятия может происходить по локальной сети, по коммутируемым и
    некоммутируемым каналам связи.
    DOCS Open хранит документы в файлах, которые размещаются в файловой системе сервера
    документов (сетевой операционной системы). Каждый документ содержится в исходном виде (в
    виде одного или нескольких файлов). Для одного документа может храниться несколько версий
    (до 99 версий и 26 подверсий документа). Можно ввести ограничение на объем хранимой
    информации на каждом сервере документов.
    DOCS Open имеет средства миграции документов по различным типам носителей данных.
    Миграция документов осуществляется автоматически в соответствии с частотой обращения к
    документам.
    DOCS Open позволяет вести off-line архивы документов. При этом в сервере библиотеки лежат
    только учетные карточки документов.
    Перспективы развития DOCS Open и компонент для него

    Перспективы систем Интранет

    В заключение несколько слов о том, к чему сегодня идет эта технология. В целом тенденции
    развития систем Интранет таковы:
  • интеллектуальный сетевой поиск;
  • высокая интерактивность навигаторов за счет применения Java-технологии;
  • сетевые компьютеры;
  • превращение интерфейса навигатора в универсальный интерфейс с
    компьютером.
    Как уже говорилось выше, чтобы облегчить и упростить поиск информации в системах
    Интранет, необходимы интеллектуальные системы сетевого поиска. Как правило, данные
    поступают из разных источников, из разных компьютеров, расположенных в разных местах
    сети, и вопрос поиска информации по всем этим источникам чрезвычайно актуален.
    Развитие технологии Java означает на практике, что от статических экранов, характерных для
    существующей Web-технологии, мы уже сейчас переходим к динамическим системам, когда на
    экране мы будем получать тот интерфейс и в той динамике, с которой мы привыкли работать на
    ПК.
    Концепция универсального клиента привела естественным образом к появлению такого
    средства, как сетевой компьютер. Фактически это новая версия терминала, компьютер, который
    будет обеспечивать доступ к информационной системе согласно небольшому набору
    стандартных протоколов, характерных для сети Интернет. На нем будет исполняться только
    одна программа - программа-навигатор.
    Заслуживает внимания еще одна важная тенденция. Интерфейс навигаторов начинает
    "вытеснять" пользовательский интерфейс операционных систем. Можно констатировать, что
    процесс в этом направлении стал практически необратимым. Интерфейс, появившийся в
    навигаторе, становится новой парадигмой взаимодействия человека с компьютером, новым
    интерфейсом рабочего места, вне зависимости от того, с каким программным обеспечением
    пользователь имеет дело - операционной системой, СУБД или чем-либо еще.



    План изменений

    Научно-техническая документация уже давно и активно переносится с бумажных носителей на
    цифровые. Мы описали преимущества такого переноса и необходимость для Учреждений
    принять стратегию электронных документов. В то время как некоторые из этих рекомендаций
    относятся к новым материалам и инициативам, Учреждениям полезно провести такой
    эксперимент с новыми носителями и электронными форматами. Их, скорее, надо рассматривать
    как отправную точку для обсуждения внутри организации.
    Учреждениям следует решить, хотят ли они принять электронные документы. Мы считаем, что
    переход от бумажных носителей к электронным уже начался и является неизбежным. Начав
    действовать сейчас, Учреждения могут стать новаторами, а не последователями. Правда, раннее
    принятие содержит дополнительный риск и дополнительную работу.


    Поддержка многосерверной конфигурации

    Система Staffware поддерживает работу пользователей в сети с многосерверными установками
    . При этом пользователи работают каждый со своим сервером системы, а те уже
    обмениваются данными процедур документооборота и системной информацией. Работа в таком
    режиме возможна, если сервера системы связаны друг с другом по сети TCP/IP или какой-либо
    почтовой системой (типа SMTP или X.400), на серверах используются совместимые версии
    Staffware.
    Примечательно, что при этом часть серверов может работать под UNIX, другая - под Windows
    NT, третья - под любой из этих операционных систем плюс СУБД ORACLE, а четвертая -
    аналогично предыдущей, но с СУБД INFORMIX.


    Появление и определение BPR - понятия и термина

    М. Хаммер в докладе выдвинул принципиальные требования:
    "Реконструируйте работы не автоматизацией, а упрощением или удалением",
    "Используйте компьютеры не для автоматизации, но для реконструкции существующих бизнес-
    процессов".
    После публикации монографии , термин "BPR" стал
    доминировать в работах по реорганизации предприятий.
    Определение Хаммера/Чампи:

    "BPR - фундаментальное переосмысление и радикальная реконструкция бизнес-процессов с целью
    достижения драматически сильных улучшений в критически важных в современных условиях
    уровнях критериев производительности, таких как стоимость, качество, услуги, скорость."
    Это определение раскрывается трактовкой использованных в нем ключевых понятий.
  • "Фундаментальный":
    Должны быть получены ответы на наиболее фундаментальные вопросы о деятельности
    предприятия: "Почему мы должны делать то, что мы делаем?" и "Почему мы должны делать это
    тем способом, которым мы это делаем?" В противовес этому, вопрос: "Каким образом мы можем
    выполнять проверки кредитования заказчика более эффективно?" предполагает, что кредитование
    заказчика ДОЛЖНО проверяться. Реинжиниринг же сначала определяет, ЧТО предприятие
    должно делать, и только затем - КАК делать. Реинжиниринг ни для чего не гарантирует
    сохранения. Он игнорирует то, что есть, и концентрируется на том, что должно быть.
  • "Радикальный":
    М.Хаммер и Дж. Чампи указывают, что происходя от латинского "radix" - "корень" -
    радикальность означает изменение вещей в самом их корне. В BPR радикальность означает
    отбрасывание всех существующих структур и процедур и воплощение новых способов выполнения
    работ.
  • "Драматический":
    Если предприятие имеет падение всего на 10%, если его затраты всего на 10% слишком велики, если
    показатель качества нужно увеличить всего на 10%, если обслуживание заказчиков требует
    ускорения всего на 10% - то предприятию не требуется BPR.
    В этом случае применимы "обычные"
    методы, такие как программы постепенного улучшения качества. BPR должен применяться только
    тогда, когда есть нужда во "взрывном" воздействии.
  • "Процессы":
    Указывается, что хотя это понятие - самое важное в определении BPR, оно наиболее трудно
    понимается управляющими корпораций. Большая часть деловых людей не является
    "процессоориентированными"; они сфокусированы на задачах, на работах, на людях, на
    структурах, но не на процессах. М.Хаммер и Дж.Чампи определяют бизнес-процесс как
    "совокупность видов деятельности (activities)", которая имеет один или более видов входных
    потоков и создает выход, имеющий ценность для клиента".

    Далее они указывают на то, что со времен и под влиянием Адама Смита, описавшего разбиение
    работ на простые задачи и разделение их между отдельными специалистами, современные
    компании и их менеджеры фокусируют внимание на частных задачах, например: на согласовании
    условий контракта, на получении ордера-заказа, на выписывании товара со склада и т.п. При этом
    часто выпадает из поля зрения главная цель - клиент должен получить товар, который он заказал.
    Частные задачи важны, но ни одна из них не имеет никакого значения для клиента, если товар не
    окажется у него в руках.

    Построение процедур выполнения работ

    По технологии Staffware каждый бизнес-процесс представляется в виде процедуры, состоящей из
    отдельных шагов и содержащей описание каждого шага, а также описание порядка следования
    шагов. Каждый шаг может содержать информационное сообщение и задание, выполнение
    которого состоит в вводе и/или обработке данных. При описании шага необходимо определить
    4 параметра:
  • адресата, т.е. пользователя, должность или группу пользователей,
    получающих задание, при этом можно указать права на пересылку задания
    другому адресату и прав доступа к данным
  • экранную форму, содержащую представление данных и определения
    функций, используемых пользователем;
  • предельный срок выполнения задания (необязательный параметр),
    определяющий до какого времени этот шаг должен быть выполнен;
  • действия системы при инициализации и завершении шага и перечень
    последующих шагов процедуры и условий их выполнения.
    Последовательность выполнения шагов и условия перехода от одного шага к другому
    составляют алгоритм процедуры. Помимо шагов, рассмотренных выше, в описании алгоритма
    используются логические условия и внешние по отношению к процедуре события, есть
    возможность создания параллельных ветвей исполнения и точек синхронизации, определения
    сложных сценариев обработки.
    Использование графического построителя процедур для Windows не требует от разработчика
    каких-либо знаний в области программирования или систем управления базами данных.


    Правила и общая схема выполнения работ BPR

    Правила выполнения работ BPR
    BPR предполагает некоторый набор работ, которые часто встречаются в процессе выполнения
    реинжиниринга. Важно, что это не исчерпывающий и не обязательный набор. Не предлагается
    "алгоритмизированной" методики выполнения реинжиниринга. Наоборот, отмечается большое
    своеобразие каждого случая.
    Тем не менее, в BPR применяются следующие работы или приемы (требующие адекватной
    поддержки со стороны ИТ):
  • Несколько работ комбинируются в одну. Определяется один человек, несущий
    ответственность за все шаги процесса от начала до конца. Благодаря этому появляется человек,
    который может ответить на все вопросы, которые могут интересовать клиента. Этот человек часто
    называется "case worker" или "case manager" (здесь он назван менеджером клиентов). В тех случаях,
    когда один человек не может справиться со всеми работами в процессе, организуется группа с
    аналогичными функциями и ответственностью - case team.
  • Работники (workers) сами принимают решения. В отличие от периодических принятий
    самостоятельных решений, естественных в любой реальной работе, в этом случае принятие
    решений вводится в функциональные обязанности работника. (Такой подход применяется и к
    рабочим, и к управленцам).
  • Шаги в процессе выполняются в их естественном порядке. Этот порядок не фиксируется
    директивным предписанием, но определяется работниками по ходу выполнения работ и в
    соответствии с реальной обстановкой. Многие шаги могут выполняться параллельно.
  • Процессы имеют множество версий. Это существенно для условий, отличающихся от
    массового промышленного производства.
  • Работы выполняются там, где это имеет наибольший смысл. Работы не обязаны
    концентрироваться на соответствующих шагах вокруг соответствующих специалистов, которые
    размещаются в различных местах (помещениях, зданиях).
  • Проверки и управление сокращаются. Имеется в виду, что такой вид работ, как управление,
    который не создает прямой добавленной потребительной стоимости, вводится только на тех

    участках работ, где это имеет экономический смысл (см. об этом факторе при описании анализа
    "стоимостных цепей").
  • По аналогичной причине минимизируются согласования.
  • Преимущественно используются и централизованные, и децентрализованные операции. Цель -
    использовать преимущества, имеющиеся у обоих подходов. Роль ИТ здесь существенна.
    К общей схеме выполнения работ BPR
    В этой схеме предусматриваются принципиально важные в BPR положения:
  • ключевым элементом является конструирование такого решения
    бизнес-процессов, которое обеспечивает "прорыв", т.е. предлагающего такую
    организацию бизнес-процессов, которая в реальности может обеспечить
    радикальное повышение итоговой эффективности (например, на 80-100%),
  • определение такого решения может сильно зависеть и от параметров,
    находящихся вне предприятия; например, реинжиниринг на Форде опирался на
    то, что можно договориться о получении товаров от поставщиков без
    предоплаты, исключить такой документ, как счет (invoice) и др.

    Правовые базы и справочники ГАРАНТа

    Справочная правовая система ГАРАНТ состоит из универсальных правовых баз -
    "Законодательство России" и "Законодательство России на английском языке";
    специализированных баз по банковскому, таможенному, жилищному, земельному, уголовному,
    административному законодательству, международному праву (Россия-СНГ); баз региональных
    нормативных документов (законодательство Москвы и 30 регионов России).
    Недавно система ГАРАНТ пополнилась экономико-правовым справочником "ГАРАНТ-
    Практик". Новый программный продукт содержит три типа информации для практической
    деятельности: 1) документы по налогообложению, бухучету, предпринимательству, другим
    отраслям права; 2) экономическую информацию; 3) календарь бухгалтера. В ноябре поступают в
    продажу новые правовые базы "Суд и Арбитраж" (практика судебной системы РФ по
    гражданским делам) и "Архивы ГАРАНТа" (документы особой специфики).
    Среди продуктов марки ГАРАНТ - шестиязычный толковый словарь "Бизнес и право",
    компьютерные справочники "Проспекты эмиссий акций коммерческих банков", "Налого-
    обложение и бухгалтерский учет в вопросах и ответах", "Формы правовых документов" и
    программный комплекс "Идеальная бухгалтерия". Еженедельно выпускаются новые версии
    правовых баз и справочников.


    Предмет бизнес-реинжиниринга и информационной поддержки в офисе

    Под бизнес-реинжинирингом будем понимать широкий подход, подразумевающий осуществление
    изменений на предприятии, предназначенных для повышения эффективности производства и
    скорости реакции предприятия на изменения рынка (требований потребителей, действий
    конкурентов и др.). В общий реинжиниринг включается и реинжиниринг предприятия как
    такового, и постепенное совершенствование процессов (). Ниже в
    первую очередь будет рассматриваться реинжиниринг бизнес-процессов, не предполагая, что
    другие формы не учитываются.
    В аналитических и обзорных работах (К. Саймон, П. Страссман и др.) как синонимы приводятся
    термины: Business Reengineering, Business Process Reengineering, Business Process Redesign, Business
    Process Improvement. Все же, в дальнейших разделах при использовании термина BPR имеется в
    виду подход именно М.Хаммера и Дж.Чампи.
    К видам деятельности, осуществляемым в офисе, потенциально являющихся предметом
    реинжиниринга и требующих информационной поддержки, необходимо в первую очередь
    отнести:
  • основную деятельность офиса: принятие решений разных уровней,
  • контрактование, планирование и контроль выполнения производственных
    заданий и др.,
  • стратегическое и тактическое планирование основной деятельности,
  • собственно документооборот и организацию делопроизводства,
  • обслуживание входных информационных потоков разнообразных видов,
    офис-менеджмент,
  • техническую поддержку бизнес-процессов как процессов специфического
    рода (длительных, вариантных, распределенных и др.).
    Ниже кратко рассмотрен подход к анализу деятельности, который позволяет разделить предметы
    реинжиниринга и построения ИС офисов на первичные и вторичные, выделить критерий
    обоснованности затрат на их решение.


    Представления и предыстория

    Авторы анализа указывают, что бытуют предельно идеализированные представления об
    автоматизированном офисе. Одна крайность рисует "кнопочный" офис, в котором достаточно
    нескольких щелчков мышью для того, чтобы работник был проинформирован о ситуации,
    подготовил и осуществил свое решение. Вторая крайность подразумевает под офисом некоторую
    мастерскую, где "белые воротнички" до седьмого пота работают над задачами, заранее
    расписанными для каждого из них, а централизованная система ведет учет и контроль их работ, а
    также назначает соответствующие суммы вознаграждений. Этим крайностям реальное положение
    соответствует лишь в некоторой части, и это - несмотря на огромные суммы, инвестированные в
    ИТ и ИС.
    Технологии Workflow ("Wf"), разрабатывавшиеся с 70-х годов, в настоящее время получили второе
    дыхание. На поверхностном уровне анализа выделяются три способствующих фактора:
  • сетевые инфраструктуры дали технологические возможности
    реализации "Wf";
  • экономика 90-х побуждает многих руководителей искать способы делать
    больше меньшим числом людей;
  • BPR продвигает организацию работ в виде "процессов".
    Именно способность "Wf" поддерживать процессы представляется весьма сомнительной многим
    профессионалам в области BPR.
    Отмечается, что "Wf" в настоящее время является больше плодом рыночных проб и ошибок, чем
    результатом исследований того, как должны поддерживаться работы. "Wf" представляется
    логическим следствием движения "Офисная Автоматизация", имевшего существенную
    академическую поддержку в 70-х годах. В начале 80-х исследователи начали понимать, насколько в
    действительности сложна общественная структура офисной среды, что ежедневную рутинную
    работу вовсе не так просто формализовать, как казалось. В этих условиях термин "Workflow" был
    продвинут фирмами-производителями, которые занимались продажей в офисы сканеров,
    принтеров и другого компьютерного оборудования.
    Ранние системы "Wf" основывались на
    упрощающих предположениях об офисных работах, проводя документо-центристский взгляд на
    офис. Вместе с тем, такие примитивные системы отвечали большой потребности в маршрутизации
    и передаче документов.
    В то же время, и сложные программные средства координации деятельности работников не
    являются новыми. Были разработаны большие программные системы для госпиталей, центров
    обслуживания клиентов, и иные приложения в конкретных "вертикальных" областях. В таких
    системах правила выполнения процессов были встроены внутрь самого приложения. (Для офисов
    промышленных предприятий в системах класса ERP этот принцип сохраняется и сейчас.) В
    противовес этому, уникальным аспектом "Wf" является отделение правил выполнения процессов от
    приложений. Это похоже на возникновение серверов БД, отделенных от прикладных программ,
    благодаря чему разные приложения могут стыковаться с одной БД. Аналогично, отделение правил
    процесса от приложений позволяет интегрировать набор различных приложений в единый
    рабочий процесс. В настоящее время, когда доступны различные специализированные
    инструментальные средства, недостаточно одного, пусть интегрированного, приложения для того,
    чтобы охватить все шаги процесса. Бизнес-процесс может вовлекать людей в самых разных частях
    компании, для которых должны использоваться программные прикладные системы,
    специализированные для решения именно тех задач, которые они выполняют. "Wf" не может
    заменить эти приложения, но должна связать их вместе в координируемый процесс.
    Маршрутизация документов - очень ограниченный и специальный случай групповых
    коммуникаций. То, что системы такого сорта не решают общих задач, может быть причиной того,
    что так мало серьезных исследований выполнено в области "Wf". В последнее время наблюдается
    рост исследований в этой области, а сами продукты "Wf" увеличивают свои возможности.
    Уместным является вопрос: может ли "Wf" поддерживать BPR, и что должно быть
    усовершенствовано для совершенствования этой поддержки.

    Преимущества электронных документов

    Подготовка документов крутится вокруг состоящего из трех стадий процесса. На стадии
    подготовки авторы (служащие) готовят черновик и предлагают этот черновик редактору
    (менеджеру). На стадии рецензирования и исправления редакторы требуют оценку экспертов и
    отклоняют рукопись или требуют внесения в нее изменений. Эта стадия заканчивается, когда
    редактор принимает документ к распространению. На последней стадии редактор посылает
    документ в издательский отдел, где он редактируется, форматируется и печатается. Эта стадия
    заканчивается, когда документ напечатан и разослан специалистам и в депозитарий
    (хранилище) документов, где его архивируют и снабжают указателем. Электронные документы
    вносят в этот процесс изменения с явными преимуществами в нескольких областях, которые мы
    укажем ниже:
    Почти нулевая цена печати и распространения. Это составляет от 15 до 30% текущих расходов
    на печать. Поскольку документы становятся доступными электронным образом, пользователи
    могут получить их по связи и распечатать. Поступая так, они (или организации, в которых они
    работают) не оплачивают расходы по печати и распространению. Прогресс в технологии
    печати сделал возможным издавать и печатать документы с помощью уже готовых
    компьютерных систем и с качеством, сравнимым с достигаемым традиционными издателями.
    Низкая стоимость редактирования и подготовки. С помощью имеющихся издательских пакетов
    и программного обеспечения для распространения электронных документов авторы могут
    выполнять большую часть операций по редактированию и макетированию. Современные
    настольные издательские системы с помощью лазерных принтеров с разрешением 600dpi и 1200dpi
    могут производить документы, качество которых сравнимо с качеством, получаемым
    профессиональными издателями. Более того, многие авторы жалуются на ошибки, вносимые при
    традиционном печатном процессе. Преимущество обычных издателей размывается, поскольку
    намного дешевле перекачать и распечатать документ, чем иметь его напечатанным в журнале
    href="#lit">[Odlyzko]    . Наконец, альтернативным носителем для распространения
    электронных документов стала Всемирная паутина, осуществляя это распространение очень
    легко с помощью гипертекстовых связей.
    Сокращение цикла подготовки электронных документов можно достичь при помощи процедур
    электронного представления, рецензирования и исправления. Многие прогрессивные издания
    заявляют о цикле рецензирования от трех до четырех месяцев, который получается
    исключительно использованием электронных коммуникаций и предписыванием экспертам дать
    рецензию в течение месяца . Это выгодно отличается от срока от
    восьми до двенадцати месяцев, обычно требуемого при традиционном процессе.
    Новые носители. Одно преимущество электронных документов по отношению к бумажным --- это
    возможность включить в издаваемые документы такие динамические объекты, как видео и
    озвучивание. Эта возможность может иметь смысл для протоколирования важных совещаний и
    конференций.
    Интерактивные документы. Бумажные документы составляют негибкую среду. После того, как
    они напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Исправления к бумажным
    документам обычно имеют вид указания на ошибку, опубликованную в позднейших изданиях.
    Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироваться автором. В печатной
    продукции нет удобной возможности поддерживать читательские комментарии, примечания и
    авторские исправления в ближайшее реальное время, что вызвано более длинным циклом
    исправления и распространения. С помощью Всемирной паутины можно отследить читателей
    документа, включая интерактивные формы получения от них комментариев, и процитировать их
    через гиперсвязи. Весь этот сервис возможен в электронных документах.

    Преимущества технологии ГАРАНТ

    Система ГАРАНТ была создана в 1990 г. коллективом выпускников МГУ им. М.В.Ломоносова
    на основе уникальной технологии, удачно сочетающей юридическую обработку документов и
    возможности гипертекстовой среды. Комплексная юридическая информация позволяет получить
    целостную картину правового регулирования интересующего вопроса, а оптимальная
    (гипертекстовая) структура представления информации, мощные средства альтернативного
    поиска, многочисленные сервисные функции облегчают работу с документами.
    Нормативные акты ГАРАНТа постоянно поддерживаются в последней действующей редакции и
    всегда готовы к применению. Кроме текстов документов базы ГАРАНТа содержат юридические
    комментарии, встроенные справки о дате и месте опубликования документа и комплекс
    перекрестных ссылок, показывающих место данного документа в системе права. Нормативные
    акты поступают в ГАРАНТ непосредственно из Администрации Президента, Минфина,
    Минэкономики, Центрального банка Российской Федерации и еще 152 органов власти и
    управления. Официально принятые изменения вносятся в тексты ГАРАНТа сразу после
    утверждения. Полное обновление информационного банка производится еженедельно.


    Применение "Wf" к BPR

    О разной применимости "Wf" к разным процессам
    Наибольшая новизна BPR - ориентация на процессы. "Wf" по самой своей природе - процессно-
    ориентированы. В общем, это делает "Wf" прекрасным кандидатом на воплощение результатов
    BPR. Но не все процессы подходят для поддержки посредством "Wf". Лучшими кандидатами
    являются процессы, которые либо "многокопийны", либо связаны с большими рисками, либо
    длинны. Такие процессы имеют больше шансов на то, что затраты будут перекрыты
    преимуществами (что должно быть показано и с использованием анализа "Value Chains). При этом
    закупочная цена системы "Wf" - лишь малая часть полных затрат на внедрение процесса. Затраты
    на внедрение в основном состоят из затрат на кадры: от затрат на конфигурирование системы для
    специфического процесса до затрат на обучение пользователей. Затраты на внедрение составляют
    барьер для внедрения в случае процессов с малым вкладом в добавочную потребительную
    стоимость. Отсюда следует, что снижение затрат и проблем при внедрении повышает число и
    разнообразие процессов, которые могут быть поддержаны "Wf".
    О риске унификации процессов
    Распространенная попытка ускорить возврат инвестиций в "Wf" состоит в том, что единственный
    вариант процесса внедряется в рамках всей большой организации или даже для множества
    организаций. В этом состоит скрытая опасность, которой практики BPR должны остерегаться.
    Разные люди и группы людей часто достигают одной цели с помощью разных процессов. Это не
    рассматривается как отказ от унификации в организации, а как разрешение различным участникам
    оптимизировать свой ВД. Центральное управление, при котором внедряется один процесс в
    рамках всей организации, может разрушить возможность организации тонко настраивать
    групповое поведение.
    Одно из преимуществ BPR состоит в том, что методология работает на всех уровнях. Ясно, что
    наибольшая победа скорее будет достигнута на уровне всей компании, но те же принципы

    работают на уровне маленькой команды. Однако, эти возможности масштабирования отличаются
    от возможностей "Wf", чья механическая природа может быть более ригидной, чем у ручной
    системы. В результате - риск того, что система, спроектированная для некоей "средней" команды,
    окажется непригодной ни для одной команды.
    Искажение процессов
    Сообществу BPR известна разница между процессом и Wf-процессом. Коалиция WfMC
    испытывает трудности с определением различных терминов для процессов, Wf-процессов и ручных
    процессов. Не все может быть поддержано Wf-системой.
    Если команда BPR ставит целью внедрить "Wf", она должна решить две задачи: во-первых, найти
    оптимальный процесс, во-вторых, закодировать этот процесс в "Wf"-системе. Каждая "Wf"-система
    имеет ограничения выразительных средств. Каждая из них работает лучше в своем специфичном
    типе ситуаций, но все системы требуют, чтобы некоторый процесс был закодирован способом,
    принятым именно в данной системе. "Wf"-система может обеспечить хорошее приближение к
    процессу, но никогда - точно тот процесс, который нужен. Т.о. всегда наблюдается искажение
    процесса. Некоторые "Wf"-системы требуют, чтобы процесс был описан в терминах потоков
    документов, направленных от работника к работнику. Именно эта ориентация и породила термин
    "Wf". Ориентация на потоки данных может быть полезной для внедрения традиционно
    формализуемых процессов, но это может существенно ограничивать BPR-команду. Если документ
    перемещается с места на место, это значит, что документ имеет место; пользователь либо имеет
    документ, либо не имеет его. В то же время, важной целью BPR является перепроектирование
    рабочих процессов, использующее все возможности новых ИТ, наиболее важной из которых
    является независимость от размещения информации. Большая часть BPR-команд не обнаружит
    смысла в использовании "Wf"-системы, которая будет устанавливать зависимости от места
    нахождения информации.

    Проблема консервации процессов
    Наибольший отдельный недостаток реализации процесса в "Wf"-системе состоит в том, что
    процесс становится зафиксированным. Если есть необходимость в организационных изменениях,
    придется столкнуться с ценой модификации "Wf"-реализации для учета новых требований. Нужно
    отметить, что цели бизнеса - это движущиеся цели, и есть все основания верить, что в будущем
    значение этого фактора будет нарастать. Большее число "Wf"-систем спроектировано для
    поддержки статических описаний процессов; некоторые из них требуют даже перекомпиляции
    сервера для того, чтобы сделать изменения в процессе.
    BPR на своем фундаментальном уровне означает изменения. Т.Давенпорт в href="#lit">[Davenport93] указал, что усовершенствования процессов и внедрение новых
    процессов идут рука об руку. (В указано, что существуют
    принципиальные препятствия для совмещения подходов CPI и BPR в том виде, как их определили
    Деминг и Хаммер соответственно - а именно это совмещение часто подразумевается - и эти
    препятствия лежат в области человеческого фактора. Требования же к изменчивости процессов
    сохраняются по другим причинам, как это и будет указано ниже.) Работа BPR-команды в
    некотором смысле никогда не кончается, вместо этого должны прилагаться постоянные усилия для
    оценки успеха последних усовершенствований и для поиска новых областей усовершенствований.
    Если "Wf"-система действительно поддерживает BPR, она должна поддерживать этот аспект
    непрерывного совершенствования реализованных процессов. Если затраты и хлопоты
    осуществления малых изменений в процессе будут превышать выгоды от этих малых изменений, то
    организация будет "приклеена" к тому процессу, который был спроектирован когда-то (т.е. к тому
    состоянию, которое когда-то было названо "как должно быть").
    Планировщики и пользователи без участия программистов
    BPR-команда должна составляться из экспертов в реинжинируемой области, особенно - из людей,


    работающей в ней ежедневно. То же справедливо для реализации процесса на "Wf"-системе, но
    последнее может оказаться невозможным, если требуется специальный технический опыт для
    реализации процесса. Если для изменений в процессе требуется программист, если сколь угодно
    малые изменения требуют привлечения внешнего человека, это повышает стоимость изменений и
    формирует барьер против малых усовершенствований процессов. В связи с этим, большее число
    "Wf"-систем имеет средства прямого графического описания процессов без участия
    программистов. Однако, в этой области все еще требуются существенные увеличения
    возможностей.
    "Wf", ориентированная на BPR
    Можно выделить три ключевые области, в которых "Wf"-системы должны
    поддерживать BPR.
  • Поддержка индивидуальных решений
    BPR предполагает, что процесс, оптимальный для одной организации или группы не обязательно
    оптимален для других групп и организаций. "Wf"-система, имеющая возможности поддерживать
    для разных групп разные процессы, имеющие оду цель, будет обеспечивать организации большую
    производительность.
  • Поддержка эволюции процессов
    Большинство экспертов по управлению указывают, что для того, чтобы оставаться в лидерах,
    организация должна постоянно эволюционировать. Кодирование процессов в "Wf"-системе
    подобно замораживанию процесса в одном состоянии при высокой стоимости изменений. Т.о.
    "Wf"-системы должны иметь специальные средства для поддержки эволюции процессов. Первое
    требование: процессы должны легко модифицироваться без помощи программистов с тем, чтобы
    барьер перед изменениями был минимизирован.
  • Поддержка процесса BPR
    "Wf"-системы должны учитывать, что выполнение BPR требует поддержки работ , выполняемых в
    стиле сотрудничества. Описание процессов, их документирование, поддержка обсуждений того,
    как внедрить процесс, и общение по поводу результатов - все эти виды деятельности должны иметь
    хорошую помощь от "Wf"-систем. "Wf"-система, ориентированная на BPR, должна поддерживать


    соответствующие возможности ( включая моделирование процесса по его описанию, поддержку
    получения консенсуса, совместную параллельную работу, если это нужно). В настоящее время
    отсутствуют системы, обладающие всеми этими возможностями, но есть тенденция быстрого
    движения в эту сторону.
  • Совместное планирование
    Подразумевается совместное создание заготовок процессов. Обычные "Wf"-системы сейчас (1995
    год) не поддерживают такого специального ВД множества людей, вовлеченных в проектирование
    заготовок процессов. Упоминаемая в "Regatta", разработанная
    фирмой Fujitsu, представлена как технология, которая с самого начала разрабатывалась с
    включением средств совместного планирования процессов. Это снижает барьер затрат на
    автоматизацию "Wf". Указывается, что Regatta - не только средство совместного планирования, в
    ней используется набор средств проектирования процессов третьих фирм, что может быть
    использовано для добавления средств совместного планирования в любую "Wf"-систему,
    поддерживающую стандарты интерфейсов WfMC.

    Пример применения метода WebSOM


    Визуально (рис. 1) предметная область представлена, как карта с разнородной окраской, где
    более темные области соответствуют большему числу документов. В зависимости от содержания
    документов области карты поименованы. Пользователь с помощью мышки выбирает любую
    точку на карте и получает соответствующие ей документы. Для получения документов,
    содержание которых находится на пересечении нескольких категорий (именно так в
    терминологии WebSOM называются разделы предметной области), достаточно кликнуть
    мышкой в точку, расположенную между или на пересечении областей этих категорий. В общем и
    целом, придумать что-либо проще, с точки зрения пользовательского интерфейса, трудно.
    В методе WebSOM можно выделить два основных этапа - подготовка категорий смысловых
    единиц (фактически - это разделы предметной области, которую предстоит описывать карте) и
    построение карты документов (это та картинка, с которой в результате будет работать
    пользователь). При подготовке категорий смысловых единиц исходят из того, что смысловая
    единица - это объект, однозначно идентифицируемый в тексте, и отвечающий какому-либо
    понятию. Например, слово, слово с дополнительной информацией, словосочетание. Категория
    смысловых единиц - множество смысловых единиц, отвечающих одному и тому же понятию.
    Грубо говоря, в категорию "криминал" попадают смысловые единицы "преступление",
    "убийство", "ограбление"... Эти категории необходимы для построения смысловых портретов
    документов. Смысловой портрет документа - это многомерный вектор, отражающий содержание
    документа. Категории смысловых единиц можно готовить как заранее для заданной предметной
    области, так и автоматически. Здесь, собственно говоря, и основное различие оригинального и
    адаптированного методов WebSOM. В оригинальном WebSOM это делалось автоматически, с
    использованием семантических самоорганизующихся карт (SSOM). В адаптированном, в силу
    особенностей русского языка, от этого пришлось отказаться - категории смысловых единиц

    создаются вручную, а затем могут использоваться для построения карт по конкретной
    тематике.
    При автоматическом построении каждый документ сначала подвергается лексическому анализу,
    при котором удаляются служебные символы и части речи. Затем документ подается на вход
    семантической самоорганизующейся карты для обучения. Семантическая самоорганизующаяся
    карта представляет собой специально обученную SOM и служит для выделения слов, близких по
    смыслу в категории. Основная идея здесь состоит в предположении, что слова, близкие по
    смыслу, употребляются в сходном контексте, т.е. у близких по смыслу слов распределение слов,
    употребляемых до и после должны быть близки. В результате получается карта категорий слов,
    представляющая собой двухмерный массив, с каждым элементом которого связан список слов.
    Предполагается, что слова, связанные с соседними элементами отвечают близким по смыслу
    понятиям (рис. 2).
    Пример применения метода WebSOM

    Пример семантической самоорганизующейся


    Все это оказалось хорошо для английского языка, но как часто бывает, сломалось на русском.
    Менее строгая модель построения предложений, большее влияние стиля документа и тот факт,
    что большинство понятий русского языка составляют словосочетания (согласно исследованиям
    профессора Г.Г. Белоногова - более 60%), привели к тому, что оригинальная модель не пошла.
    Попытки специалистов из "Гарант-Парка" заставить ее удовлетворительно работать с русским
    языком успехом не увенчались. В результате в адаптированном WebSOM пришлось подойти к
    вопросу организации категорий по другому. Смысловой единицей в нем считается
    словосочетание, а выделением категорий смысловых единиц вручную занимаются эксперты.
    Второй этап - построение карты документов в обоих вариантах метода реализован одинаково.
    После лексического анализа подсчитывается, сколько раз в документе встретилась каждая из
    категорий (т.е. сколько раз встретились смысловые единицы, входящие в категорию). В
    результате получается гистограмма категорий, представляющая собой смысловой портрет
    документа. Смысловые портреты документов подаются на вход карты категорий слов -
    происходит обучение карты. После обучения карта раскрашивается пропорционально
    плотности распределения смысловых портретов (чем больше документов в области, тем она
    темнее) и, затем, размечается экспертом в зависимости от содержания областей.
    Таким образом, при существующей карте категорий слов можно создавать карты, содержащие
    сколь угодно много документов, причем система сама будет располагать документы на карте в
    зависимости от содержания - задача администратора будет состоять только в переразметке
    карты и введении, по-необходимости, новых категорий.
    Фирма "Гарант-Парк" собирается активно продвигать эту технологию. Ко всему
    вышесказанному можно добавить, что WebSOM от "Гарант-Парка" - это на данный момент
    единственная коммерческая реализация данной технологии. И вообще, похоже, единственная
    реализация данного метода, кроме реализации его авторов из Хельсинкского Технологического

    Примеры выполнения реинжиниринга

    Данные примеры описаны во многих работах, трактующих подход BPR. Ниже они напоминаются
    по той причине, что реинжинирингу подвергались именно конторы (как и в большинстве других
    случаев), а не промышленные подразделения. Важно, что примеры посвящены упрощению
    процессов, и выделена роль ИТ.
    Пример 1

    Рассматривается анализ, проведенный в компании Форда (Ford Motor Company) на примере
    службы оплаты поставок. В этой службе у Форда работало 500 человек. Сравнение с аналогичной
    службой на Мазде показало, что размер службы должен быть в четыре-пять раз меньше. Кроме
    того, при таком избыточном числе работников допускалось много ошибок в оформлении
    документов.
    В результате реинжиниринга был внедрен новый бизнес-процесс, в котором:
  • работники были снабжены связью с компьютерной базой для лучшего
    выбора поставщика и фиксации отправки ему поручения на покупку (purchase
    order),
  • поставщики доставляли товар без предоплаты,
  • сообщение о получении товара фиксировалось в общей базе данных,
  • был ликвидирован такой документ, как счет на оплату (invoice): оплата
    производилась после получения товара, для чего - с использованием
    компьютерной поддержки - хватало резко уменьшенного числа персонала.
    В итоге, штат службы был сокращен на 75%, точность действий была улучшена. Использовалась
    компьютеризация параллельной деятельности, в процессе от заказа до оплаты вместо 14-ти
    информационных элементов использовалось 3: обозначения поставщика и товара, характеристика
    количества.
    Пример 2

    В другом примере многократное сокращение времени и персонала было основано на снабжении
    работников страховой конторы MBL Insurance мощными персональными станциями с
    установленными экспертными системами и связью с автоматизированной системой на хост-
    компьютере. До реинжиниринга страховое заявление обрабатывалось за 30 шагов 19-ю
    сотрудниками 5-ти разных отделов, для чего требовалось от 5-ти до 25-ти дней. В итоге реальное
    время сократилось до интервала 2-5 дней, в головной конторе было сокращено 100 ставок, а
    "менеджеры клиентов" смогли обслуживать в два раза больше заявлений, чем компания ранее
    могла обработать.


    Принцип первый. Электронный офис

    В основе офисной деятельности лежит работа с документами. Внедрение электронного офиса
    предполагает изменение технологии работы с документами, т.е. замену ручной методов
    обработки документов автоматизированными процедурами.
    Внедряемая информационная система в любом случае затронет существующую (сложившуюся в
    организации) технологию работы. Естественный путь - перепроектирование сложившейся
    технологии работы персонала с бумажными документами с учетом возможностей современных
    автоматизированных технологий.
    Информационное обеспечение должно предоставлять возможность интегрированной обработки
    всех видов информации, циркулирующей в организации, в том числе документов, порожденных
    электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки,
    осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.
    База данных документов становится элементом централизованной базы данных организации и
    формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в том числе и
    бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система
    управления базой данных документов должна обеспечивать:
  • централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в
    организации,
  • хранение документов в электронном виде в различных форматах,
  • ведение централизованного каталога документов организации,
    обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с
    использованием полнотекстового поиска и т.д.),
  • хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с
    документом), а также различных версий документов,
  • надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к
    документам различного назначения,
  • возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних
    устройств, включая магнито-оптические и библиотеки лазерных компакт-
    дисков.
    Прикладное программное обеспечение должно включать следующие ключевые компоненты:
  • систему управления хранением документов - программное обеспечение,
    реализующее функции управления единым документарным фондом организации
    (централизованным архивом).
  • систему управления документооборотом - программное обеспечение,
    реализующее администрирование документооборота, управление
    маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков,
    контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и
    т.д.,
  • набор стандартных бизнес-приложений, использующихся сотрудниками
    организации для подготовки документов - текстовых процессоров, электронных
    таблиц и т.п., набор специализированных функциональных приложений,
    предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-
    приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей
    структурированную информацию),
  • систему экспорта / импорта документов.
    Принцип первый. Электронный офис


    Принцип третий. Программное обеспечение

    Сколько организаций - столько технологий управления. Чем обеспечить возможность
    адаптации программного обеспечения к специфике его эксплуатации? Наш подход -
    проектирование электронного офиса в виде CASE-модели, снабженной средствами
    автоматической генерации программного кода.
    Внедрению информационной системы предшествует этап предпроектного обследования и
    анализа с целью построения формальных моделей функционирования объекта автоматизации.

    При этом решаются три основные задачи:
  • построение модели существующей в организации технологии
    работы - формулируются и описываются функции подразделений,
    решаемые ими задачи и технология их выполнения,
  • на основе анализа модели существующей технологии определяются
    основные направления ее совершенствования.
  • разрабатывается модель будущей (автоматизированной)
    информационной системы - определяется набор автоматизируемых
    функций, структура единой информационной базы организации, схемы и
    алгоритмы обработки информации и т.д.


    Принцип второй. Электронный офис - активное программное обеспечение

    Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала
    организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними
    заданий, получение целостного механизма управления деятельностью организации - через
    систему управления документооборотом до каждого исполнителя доводится информация о том,
    какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять. Через систему
    управления документооборотом руководство организации получает возможность распределять
    работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями
    Доставленные на рабочие места исполнителей документы и поручения выстраиваются в список
    работ, который должен выполнить исполнитель. Выбирая из списка соответствующую работу,
    он "погружается" именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим
    типом работы (или задания).
    Такая модель программного обеспечения (для ее обозначения мы используем термин "активное
    ПО") принципиально отличается от традиционной модели "пассивного ПО" - лишь
    предоставляющего возможность пользователю выполнить те или иные функции, а не
    планирующего и контролирующего какие функции и когда необходимо выполнить.


    Процесс прямой обработки входящего документа


    Значительная часть проблем канцелярии возникает из за того, что она обязана контролировать
    только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная
    цепочка обработки документа контролируется на уровне систем организации документооборота
    отдела или на уровне специального делопроизводства (см. Взаимосвязи системы
    автоматизации документооборота канцелярии).
    Процесс прямой обработки входящего документа


    Программная платформа включает:

    Операционную систему - Windows NT Workstation.
    Мощная и надежная операционная система с полным набором средств работы практически в
    любой компьютерной сети. Включает поддержку средств резервного копирования и сохранения
    данных, удаленное администрирование, обеспечивает круглосуточную работу речевого
    сервера.
    Главными особенностями программ всех наших приложений являются удобный графический,
    пользовательский интерфейс, благодаря чему пользователю не требуется иметь высокий уровень
    подготовки и он может самостоятельно перепрограммировать систему.
    Очень интересным и наиболее популярным (и самым простым) предлагаемым нами приложением
    является:

    Программное решение корпоративной системы управления на базе программных продуктов Primavera

    SureTrak - исключительно простой в использовании, полностью русифицированный
    программный продукт. Он позволяет достаточно быстро создавать расписания проекта,
    анализировать критический путь, планировать и контролировать использование ресурсов.
    Коды работ помогут организовать работы проекта и сконцентрировать свое внимание на тех
    задачах, решение которых необходимо в данный момент. Горизонт Управления помогает
    выделить работы текущего периода и обновить их данные. Встроенные форматы отчетов и
    графиков, а также множество настраиваемых опций и язык создания пользовательских отчетов
    помогает предоставить требуемую информацию.
    Primavera Project Planner (Р3)- программное средство, позволяющее объединить в себе все
    фрагменты проектов созданные и скорректированные в SureTrak. Не важно насколько велик
    проект, каковы трудности финансирования, ограничения использования ресурсов, расчета
    альтернативных вариантов реализации проекта, какова стандартная процедура контроля
    выполнения проекта и потребления ресурсов для предприятия. Р3 создан специально для
    решения этих задач. И чем сложнее задачи, тем в большем объеме проявляются возможности Р3,
    помогающий координировать множество проектов, борющихся за ограниченные ресурсы.
    Сетевая версия Р3 позволяет менеджерам работать параллельно, обновляя и анализируя
    информацию, подготавливая отчеты по множеству проектов одновременно. Р3 позволяет
    работать с неограниченным набором основных проектов и подпроектов в рамках прав доступа,
    ограничивающих возможности пользователя просмотром и/или изменением той или иной
    информации в соответствии с его полномочиями.
    Единый стандарт представления данных, общие принципы декомпозиции проектов, единый
    подход к отражению организационной, технологической, информационной и других структур
    проектов позволяют построить внутрифирменный стандарт управления проектами с помощью
    программных продуктов Primavera Project Planner (P3) и SureTrak Project Manager. Эти
    программные продукты поддерживают большинство операционных сред и сетевых решений.
    Открытость программных продуктов, их совместимость со стандартами ODBC, OLE, DDE, а
    также внутренние языки программирования позволяют интегрировать данные программные
    продукты с любыми другими программными средствами, обеспечивающими деятельность
    предприятия.
    Среди них прежде всего нужно отметить Expedition - программный продукт для организации
    контрактинга и поддержки документооборота по контрактам и договорам, MonteCarlo -
    программный продукт для анализа проектных рисков, TimeSheet Professional- программный
    продукт, предназначенный для организации работы склада и определения загрузки рабочего
    времени сотрудников, вовлеченных в работу над проектами.


    Простота и естественность технологии

    Все те полезные качества Web-технологии, о которых говорилось выше, реализуются в рамках
    крайне простой схемы. Программа просмотра, которая размещается на рабочем месте
    пользователей (навигатор), Web-сервер, который выступает в качестве информационного
    концентратора, и стандарты взаимодействия между клиентом и Web-сервером. Это практически
    все, что необходимо для построения пилотного варианта системы. На этой основе можно
    расширять спектр функций системы, добавляя такие сервисы, как поиск информации, как
    коллективная работа с единым массивом информации, и ряд других.
    При создании систем Интранет отмечено еще одно, по сути, уникальное качество новой
    технологии, которое заключается в том, что усложнение системы, расширение сервисов,
    детализация функций не требует от пользователя наращивания специальных знаний. Он учится
    работе с информацией один раз, а далее, пользуясь в своей повседневной работе средствами
    навигации по информационному пространству организации, он раз за разом обнаруживает
    новые возможности, облегчающие выполнение его задач - но при этом инструмент-то остается
    старым, надежным и испытанным! Разумеется, это психологически исключительно важно.
    Человек начинает по-другому относится к работе с информацией - он начинает работать
    быстрее, эффективнее, он видит реальные результаты, приобщается к коллективной работе над
    колоссальной ценностью, практически самым важным, чем владеет организация - ее
    информационным хранилищем.
    Более того, в организации устанавливается разумная и поддерживаемая всеми сотрудниками
    дисциплина работы с информацией. Информация важна в работе - она актуальна, достоверна,
    она доступна - и доступна непрерывно, в любое время, как только она потребовалась. Близость
    информации к потребителю, "информация у кончиков пальцев" - вот в чем одна из причин
    колоссального успеха технологии Интранет.


    Простота и эффективность

    Система ГАРАНТ работает в DOS, Windows (в том числе Windows-95, Windows NT и OS/2), на
    компьютерах Macintosh, в локальной сети. Распространяется на дискетах и компакт-дисках
    (СD-ROM). Резидентно запускается из любой бухгалтерской программы. Базы и справочники
    ГАРАНТа доступны в режиме ON-LINE, в том числе через сеть Internet в любой точке мира.
    Быстродействие и простота в сочетании с широкими возможностями обеспечили ГАРАНТу уже
    пять побед в конкурсах правовых систем 1994-1995 г.г.


    Развитые средства интеграции с прикладными системами

    Система Staffware является открытой. Специальные средства обеспечивают запуск внешних
    программ на сервере и клиенте, двусторонний обмен данными между Staffware и процессами на
    сервере, а также динамический обмен данных (Dуnamic Data Exchange - DDE) с приложениями,
    работающими под Windows.
    Кроме того, имеются библиотеки функций уровня прикладного программирования (API) под
    UNIX и Windows, позволяющие разработчикам прикладных программ получить доступ к
    системным функциям Staffware.


    РЕФЕРЕНТ - система информационного обслуживания и планирования деятельности руководителя

    Система "Референт" предназначена для эффективного распределения рабочего времени
    руководителя, планирования мероприятий и встреч, а также автоматического приема,
    обработки и рассылки документов и распоряжений любого вида (тексты, изображение,
    звук).
    Все входящие документы - от стандартного листа А4 до рукописной заметки на клочке бумаги
    - сразу же сканируются и вводятся в компьютер. Обеспечивается ввод и хранение в электронном
    виде и других видов информации - звукозаписи, фото-, видео-, кино-документов.
    При этом исключается возможность потери или забывания информации. Документы в системе
    можно привязывать к конкретным мероприятиям, а также назначать ответственное лицо,
    контролирующее документ. Упорядоченность документов значительно сокращает объемы
    обрабатываемой референтами информации.
    Мероприятия группируются по тематикам, которые пользователь может задавать
    самостоятельно. Можно также указать степень значимости мероприятия (это выбрать наиболее
    важную встречу из нескольких). За каждым мероприятием закрепляется ответственное лицо.
    Кроме того, с мероприятием может быть связан набор входных (т.е. подготовительных) и
    выходных (т.е. итоговых) документов.
    Планировать рабочее время руководителя можно по дням, неделям, месяцам. Для этого заранее
    должен быть составлен регламент - набор обязательно и регулярно проводимых мероприятий
    (например, завтрак, обед и ужин). На составляемое расписание рабочего времени вначале
    накладывается регламент, а затем распределяются прочие мероприятия.
    Если у руководителя запланирована встреча, то в систему можно занести не только анкетные
    данные лица, с которым эта встреча будет происходить, но и его фотографию. О переносе или
    отмене встречи его можно известить по телефону, факсу или электронной почте.
    "Референт" позволяет получать самые разнообразные отчеты. Можно получить отчет, например,
    обо всех мероприятиях, подготовленных данным человеком.
    Система построена в архитектуре клиент/сервер и обеспечивает одновременную согласованную
    работу нескольких референтов в единой компьютерной сети.


    Рекламные - маркетинговые службы:

    COPRIS & M предлагает систему компьютерной телефонии для рекламно-издательских фирм, а
    также торговых фирм занимающихся распространением печатной продукции. Услуги,
    предоставляемые речевым сервером клиенту достаточно широки: каталог продукции, условия
    заказа, анонсы книг, предварительные заказы и другое. Для торговых фирм возможна активная
    реклама книг по выбранным телефонам клиентов.
    Мы готовы предложить аналогичные системы для любых видов товаров.
    Нами создана интересная реализация системы компьютерной телефонии для гостиниц.
    Речевой сервер предоставляет клиенту полную информацию о гостинице и услугах, осуществляет
    предварительное бронирование номеров.

    Революция или дань моде? (вперед навстречу электронным документам)

    С. Клименко, Институт физики высоких энергий,
    П. Боно, Я. Йорге, Еврографика
    В настоящем докладе представлены материалы дискуссии по переходу на электронные
    документы и безбумажную технологию обмена информацией в Европейском сообществе
    специалистов по машинной графике. Дискуссия состоялась на конференции Еврографика'96 в
    конце августа 1996 в Пуатье, Франция. Исходные материалы были
    подготовлены Питером Боно (Peter Bono) и Якимом Йорге (Joaquim Jorge), которые любезно
    разрешили использовать этот материал. Исходные материалы были переработаны
    С.В.Клименко для представления на данной конференции.
    Многие учреждения смело смотрят в лицо революционным изменениям, ожидающим нас в
    ближайшем будущем. Здесь будет рассмотрена роль электронных документов как инструмента
    повышения эффективности работы клерков. Мы обсуждаем специфические проблемы и
    возможности, связанные с переходом на безбумажную технологию и даем рекомендации, которые
    могут служить основой для стратегии автоматизированного делопроизводства.
    Официальные документы все больше и больше переносятся на цифровые носители. В настоящее
    время нет полной ясности с тем, где эта тенденция застанет нас и какова будет наша способность
    воспринимать новую информационную обстановку. Однако, имеются несколько явных
    преимуществ, которые будут благоприятствовать широкому восприятию электронных
    документов:
  • Стоимость их распространения значительно ниже, чем у бумажных носителей.
  • Время распространения измеряется не неделями, а часами (минутами, секундами).
  • Время, требуемое для воспроизведения документа в другом месте, можно значительно
    сократить, особенно если мы полностью примем электронные методы передачи и
    воспроизведения.
  • Огромным преимуществом этой технологии является способность производить
    содержательный (контекстный) поиск документа.
  • Имеются громадные возможности для взаимодействия с другими учреждениями.
    Широкому восприятию новых носителей мешают некоторые сомнения:
  • беспокойство о долговечности электронной информации
  • неустойчивые стандарты для представления, хранения и индексирования
    (снабжения указателем) информации
  • "драконовские'' цены на инфраструктуру (например, Internet)
  • "приемлемость'' клиентами электронных документов
  • проблемы безопасности и обеспечение защиты от несанкционированного
    доступа к электронным документам.


    Одна из черт нашего времени

    Одна из черт нашего времени - качественный скачок в автоматизации финансово-хозяйственной
    и производственной деятельности предприятий. Программы нового поколения - корпоративные
    системы, выполненные в технологии клиент/сервер, - предоставляют такие возможности для
    учета и управления, о которых руководители еще недавно могли только мечтать. Ряд ведущих
    фирм разрабатывает и предлагает такие проекты для предприятий различных отраслей и видов
    деятельности. Сообщения об этом регулярно появляются в компьютерной прессе и компьютерных
    рубриках экономических изданий, корпоративные системы демонстрируются на тематических
    выставках, семинарах, конференциях.

    SCO Open Server

    обеспечивает возможность работы до 30
    процессоров и хорошую отказоустойчивость при выполнении
    клиент/серверных приложений.


  • V UNIX, имеет отказоустойчивую файловую

    основана на самой современной версии
    ядра UNIX - System V UNIX, имеет отказоустойчивую файловую систему,
    обеспечивает интеграцию с TCP/IP и NetWare рабочими средами.
  • Средства построения сетей:
  • сетевое оборудование Cabletron, Bay Networks, 3Com, Chipcom;
  • высококачественные Brand Name компьютеры фирм Compaq,
    Gateway, Tricord для серверов и рабочих станций.
  • Средства программирования:


  • Сервисы Интранет

    В своей программной статье от Марк Андриссен пишет, что стратегическим направлением
    движения в области Интранет является так называемый полнофункциональный Интранет (FSI -
    Full Service Intranet) в том виде, как он был определен в докладе Forrester Research.
    FSI - способ использования стандартных технологий Интернет для построения богатых,
    полнофункциональных, всеобъемлющих сред для совместного использования информации, для
    коммуникаций и приложений, построенных на основе открытых сетевых технологий и открытой
    платформы приложений, опирающейся на сеть.
    В настоящий момент в Интранет разработаны открытые стандарты, позволяющие строить на их
    основе большинство видов приложений, которые достаточно мощны, чтобы успешно
    конкурировать с закрытыми системами класса Lotus Notes и Microsoft BackOffice.
    Модель FSI описывается в терминах сервисов (services). Они предоставляются различным
    программным обеспечением, но, будучи независимыми от платформы, и основываясь на
    открытых стандартах, образуют вместе целостную сетевую инфраструктуру. Существует два
    вида сервисов - пользовательские и сетевые. Среди пользовательских сервисов выделяются
    четыре основных типа:
  • создание и публикация документов;
  • координация работ и взаимодействие пользователей информационной
    системы - системы электронной почты и средства коллективной работы
    (groupware);
  • навигация (быстрый поиск и доступ к информации);
  • доступ к приложениям.
  • К сетевым сервисам относятся:
  • справочники - управление информаций о людях и ресурсах (единая
    справочная служба);
  • репликация - прозрачное распространение данных по сети;
  • безопасность;
  • управление
    Приложения FSI делятся на три группы:
  • базовые, предоставляемые Интранет в качестве стандартных средств:
    электронная почта, средства коллективной работы, телеконференции,
    компьютерная телефония, хранение и совместное использование информации,
    навигация и поиск, справочники;
  • приложения, поставляемые независимыми производителями программного
    обеспечения;
  • приложения, разрабатываемые специально для нужд каждой организации:

    базы и хранилища данных, исследования, проекты, продажи и маркетинг,
    кадровые и финансовые приложения, взаимодействие с партнерами и
    поставщиками.
    Проблема современных систем заключается в том, что одна и та же справочная информация
    может храниться в нескольких местах, в личных справочных подсистемах. Каждая прикладная
    подсистема нередко создает для себя некоторую справочную службу, в которой хранит
    информацию о людях, о ресурсах, о правах доступа и т.д., а вот единой интегрированной
    справочной службы в существующих ИС, как правило, нет.
    Интранет позволяет создать единую справочную службу, которая будет отвечать за хранение и
    управление всей справочной и конфигурационной информацией, информацией о людях, о
    вычислительных и других ресурсах организации. А далее, используя принцип тиражирования,
    собрав всю информацию в центре, вы можете переместить ее в несколько других точек, с тем,
    чтобы отказ одного из серверов, хранящих справочную информацию, не привел к остановке
    системы.
    Важным сервисом является поиск и навигация по информации. Для систем Интранет этот сервис
    оказывается ключевым. Дело в том, что в традиционных системах важной была сама
    возможность доступа к информации. В системах Интранет главное уже не это.
    Каждый пользователь Интранет реально имеет мгновенный доступ к информации как только
    она появляется в сети, разумеется, при наличии прав доступа. Вопрос о том, чтобы иметь доступ
    к информации, не ставится. Вопрос в том, что информации становится настолько много, что
    огромное время уходит на поиск нужной информации. Поэтому задаче поиска информации и
    навигации по информационному полю уделяется огромное внимание. Без адекватного решения
    этой задачи сети Интранет могут перейти в состояние коллапса, сами себя задушить.
    Еще одна группа сервисов - прикладные сервисы (их еще часто называют приложениями
    Интранет). Уже сейчас многие компании снабжают свои прикладные системы Web-интерфейсом,
    что позволяет напрямую интегрировать их в системы Интранет.
    Более подробно сервисы систем Интранет будут рассмотрены в статье .

    Система опроса общественного мнения:

    Речевой сервер системы позволяет в течение 2 часов опросить (как активно, так и пассивно) по
    телефону около 2000 человек в любом выбранном регионе России. Вопросы для анкеты, а также
    диапазоны телефонных номеров могут быть введены в систему в течение 10 - 30 минут.
    Осуществляется предварительная обработка результатов опроса в реальном масштабе
    времени.
    Системы такого рода полезны при проведении предвыборных кампаний и референдумов. Впервые
    такую систему применил независимый кандидат в президенты США Росс Перро.

    Система свободной маршрутизации WorkRoute

    В. Климов, АО Весть
    Хорошо, когда существует система, позволяющая Вам быстро, в соответствии с присущими
    рангу привилегиями получать доступ к необходимой информации. Наиболее характерными в
    истории жизненного цикла документа можно выделить следующие стадии:
  • стадия подготовки документа - работа над его содержимым, на
    этом этапе к работе, возможно, привлекается большая группа сотрудников, в
    связи с чем необходимо обеспечить коллективный доступ к документам, на
    который в качестве основополагающего принципа возлагается задача
    обеспечения одновременного бесконфликтного доступа пользователей к
    информации. Естественно, что весь доступ к информации и работа с
    документами происходит в соответствиями с правами, установленными для них;
  • стадия ознакомления с содержимым документа - пользователи
    получают доступ на просмотр содержимого документа без дополнительных
    возможностей по модификации оригинала;
  • стадия архивного доступа к документу - на данном этапе
    производиться поиск и отбор документов по разнообразным критериям (атрибуты
    документов, содержание документов и т.д.).
    Вопрос о хранении информации и доступе к ней, решен в системе DOCS Open, но существует
    множество "подводных камней", сопряженных с тем, что бы информация о том что и как
    необходимо сделать своевременно появлялось у того (или у тех) кто это должен выполнить.
    Человеку свойственно забывать (при этом совершенно не важно являетесь ли Вы Инициатором
    работы или Исполнителем), и поэтому неплохо было бы всю эту рутинную работу по доведению
    информации о назначенных работах и отправление дополнительных сообщений об изменении
    статусов работ переложить на мощные плечи наших электронных помощников. Именно для этой
    цели служит система свободной маршрутизации WorkRoute.


    Системы Интранет - системы, поставляющие информацию

    Тяжкий груз проблем в традиционных системах "клиент-сервер", которые по своей сути являются
    D-системами, снимается в системах новой архитектуры, которые сконцентрировали и
    объединили в себе лучшие качества централизованных систем и традиционных систем "клиент-
    сервер".
    Они отличаются следующими чертами:
  • на сервере порождается конечный продукт - информация в форме,
    предназначенной для представления пользователю (а не полуфабрикат в виде
    данных);
  • для обмена информацией между клиентом и сервером используется
    протокол открытого стандарта;
  • передается клиентам информация в виде, пригодном для восприятия
    человеком;
  • прикладная система сконцентрирована на сервере (на клиентах, кроме
    программ-навигаторов, ничего нет).
    Будем называть для простоты такие системы I-системами. По сути, они и есть системы Интранет.
    Таким образом, на новом витке спирали мы возвращаемся к идеям, воплощенным ранее в
    мэйнфрэймах, но уже на качественно ином уровне. Рабочее место представляет собой простое
    универсальное устройство. Фактически, это графический терминал для потребления информации
    - сетевой компьютер, снабженный специализированным программным обеспечением -
    программой навигации. Вся потребляемая информация порождается на сервере. Доступ к
    информации осуществляется через одну и ту же программу, не требующую локальных данных.
    Устройство на рабочем месте целиком настраивается из центра и нет необходимости выполнять
    какие-то дополнительные действия по его конфигурированию. Если с устройством что-то
    происходит, то действия становятся теми же самыми, какими они были на мэйнфрэйме. Одно
    устройство выключается, приносится другое, включается и работа продолжается.
    Одно из полезных качеств систем Интранет - облегченное централизованное управление, причем
    не только серверной частью, но и рабочими местами. Сегодня уже можно говорить о
    централизованном конфигурировании каждого рабочего места, что на несколько порядков
    упрощает и удешевляет администрирование информационной системы.

    Для упрощения администрирования системы мы совершили три действия. Во-первых, мы сделали
    рабочие места универсальными, во-вторых, мы сделали их очень простыми, в-третьих, мы
    предусмотрели централизованное управление серверным оборудованием и рабочими местами.
    Вообще говоря, мы перешли к I-системе.
    В таких системах проще решается и вопрос информационной безопасности. Проблема
    безопасности сложна в первую очередь не тем, что сложны сами по себе задача и каждая
    отдельная подзадача обеспечения информационной безопасности, а тем, что задач много и они
    исключительно разнообразны. В D-системах очень сложно обеспечить комплексное решение с
    одинаковым уровнем надежности, перекрывающее все прикладные системы. Все дело в том, что
    имеются разнообразные компоненты, разнородные задачи, различные уровни - от системно-
    технического до прикладного.
    Когда мы переходим к технологии Интранет, мы качественно упрощаем себе задачу.
    Во-первых, гораздо большая часть ресурсов централизована. Централизованными ресурсами не
    только легче управлять, но их и легче защищать.
    Во-вторых, внешние интерфейсы оказываются унифицированными, стандартными. Способов
    взаимодействия удаленного рабочего места с центральным сервером оказывается очень немного.
    Не нужно более заботиться о десятках или даже сотнях приложений на компьютерах-клиентах и
    для каждого из них решать задачу защиты взаимодействия клиента с сервером. Достаточно
    обеспечить стандартное решение для одного рабочего места, которое и будет стандартным для
    всех. Вопросы информационной безопасности в Интранет детально рассматриваются в статье href="#lit">[2].
    После того, как вы централизовали данные, у вас появилась возможность тиражировать их в
    разные точки организации для того, чтобы решать дополнительные задачи, которые возникают
    в большой информационной системе с целью повышения производительности и надежности, в
    первую очередь. Технология тиражирования информации позволяет кардинально решить
    вопрос о надежности информационной системы за счет дублирования и раздельного хранения
    важной информации.

    Системы контроля исполнения и управления документооборотом

    В. Климов, АО Весть
    Единственным термином, который сейчас применяется для обозначения такого класса систем -
    это документооборот. В дальнейшем мне не хотелось бы применять этот устоявшийся термин, так
    он реально не отражает проблему со всех сторон, так как является только составной частью
    класса систем автоматизации деловых процессов (в дальнейшем, АДП-системы). Для того, чтобы
    правильно сейчас и в последующем обсуждении понимать то о чем будет говорится, необходимо
    сначала дать определение терминам.
    Над ниже приведенными определениям работала коалиция из 30-ти производителей подобных
    систем.
  • Задачи (tasks) - это собрание неких действий направленных на достижение
    некой деловой цели (конкретного сотрудника, отдела, предприятия в целом)
  • Сотрудники (people) - Эти задачи выполняются в определенном порядке
    определенными людьми или некоторые выполняют роль людей на основании
    заранее определенных деловых условий или правил.
  • Инструменты (tools) - В реальной жизни, информации связанная с каждой
    отдельно взятой задачей обрабатывается не АДП-приложением, а
    специализированной информационной системой

    . Приложения, которые
    обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами называются
    инструментами.
  • Процесс (process) - Собрание скоординированных последовательных и/или
    параллельных действий.
  • Деловой процесс (Business Process) - Собрание скоординированных
    последовательных и/или параллельных действий в контексте структуры
    организации и политики фирмы для достижения каких-либо деловых целей.
  • Описание процесса (Process definition) - Формализованное описание
    процесса. Описание процесса состоит из описание действий и их взаимосвязей и
    критериев которые определят начало и окончание процесса.
  • Действие (Activity) - Выделенный, логический шаг внутри делового процесса,
    который вносит вклад в достижение деловой цели. Это мельчайший (самый
    маленький, который мы способны выделить) элемент из делового процесса в
    целом, который мы способны описать с помощью модели, которая помогает нам
    формализовать деловые процессы.
  • Данные (Data) - Информация, которая необходима для осуществления
    действия. Выделяют два типа данных: данные процесса и внешние данные.
    Пример данных процесса: срока, даты. Примеры внешних данных: документ в
    самых разнообразных форматах (текстового процессора, электронной таблицы,
    изображение, голос, видео и т.п.)
    Кроме того системы можно подразделить по типу движения задач:


  • Системы пейджинговой связи:

    COPRIS & M предлагает систему компьютерной телефонии для автоматизации работы операторов
    пейджинговой связи.
    Как показывает опыт, большинство сообщений поступающих на пейджер клиента являются
    типовыми. Например: просьба позвонить по определенному номеру телефона, назначение времени
    встречи и т.д.
    Поэтому абоненту, передающему сообщение на пейджер, предлагается выбор типовых сообщений.
    Он вводит с клавиатуры телефона номер пейджера, номер типового сообщения, номер телефона
    или другую числовую информацию. Речевой сервер полностью контролирует диалог, что
    исключает ошибки набора, и при необходимости может соединить абонента с оператором.
    Применение такой системы, по предварительным подсчетам, снимет 95% нагрузки операторов и
    существенно увеличит пропускную способность службы.

    Системы, поставляющие данные

    Традиционные системы "клиент-сервер" - это системы, поставляющие данные, или, для
    краткости, D-системы (рис.3).
    Системы, поставляющие данные

    работают разнородные приложения, что существенно усложняет обслуживание. Практика
    показывает, что сопровождение ПК оказывается очень дорогостоящей операцией. Средняя
    стоимость обслуживания одного персонального компьютера составляет от 3 до 7 тыс. долларов в
    год. Здесь учитываются затраты на приобретение новых версий программных продуктов,
    стоимость рабочего времени на обслуживание, дополнительные средства для
    администрирования. Цифра в несколько тысяч долларов считается очень хорошей. Компания
    должна содержать значительный штат специалистов, обслуживающих персональные
    компьютеры. Цифра 2 - 3 тыс. в год на обслуживание одного ПК достигается далеко не на тех
    конфигурациях, к которым мы все привыкли, когда данные расположены на локальных дисках.
    Она достигается применением всех возможных мер, включая расположение данных на сетевых
    дисках, унификацию программных и аппаратных средств, разнообразные специальные средства
    управления, средства динамической конфигурации и т.д. И тем не менее стоимость обслуживания
    оказывается очень высокой.
    D-система - это часто система легко уязвимая и плохо администрируемая. Парадоксально, но
    такая система теряет и в открытости - ведь для того, чтобы подключиться к информационной
    системе, необходимо иметь компьютер со специальными характеристиками и предустановленной
    программой, составляющей фрагмент информационной системы. Значит, в случае его поломки
    мы не сможем попросту заменить или отремонтировать его как устройство доступа - мы должны
    выполнить сложные процедуры связывания и согласования данного фрагмента
    информационной системы с основной ее частью, функционирующей на сервере. И, в любом
    случае, общение клиента и сервера будет происходить по закрытому протоколу, специфичному
    для данной информационной системы.

    Системы, поставляющие информацию


    Вовсе не так устроена жизнь в традиционных системах "клиент-сервер". В любой модели, в
    любом варианте ее исполнения, тот или иной элемент информационной системы присутствует на
    компьютере-клиенте. Рассмотрим эту проблему более подробно, виду ее важности для
    последующего изложения.


    Системы сбора статистической информации:

    COPRIS & M устанавливает системы автоматического сбора статистической информации,
    которые позволяют крупным организациям производить учет и контроль деятельности своих
    удаленных подразделений на всей территории России. Преимущества такой системы очевидны,
    подразделениям нет необходимости пользоваться телетайпом, почтой или иметь у себя компьютер
    с модемом, достаточно позвонить в центральный офис по телефону и передать числовые данные.
    Речевой сервер работает круглосуточно, отвечает на звонки, идентифицирует корреспондента, на
    лету, проверяет вводимые данные (при необходимости, голосом, корректирует человека),
    производит предварительную обработку принятой информации и сохраняет ее на сервере базы
    данных.

    Сопровождение контрактов с помощью

    Д. Васильев, А. Цветков,
    Консалтинг ПРИМ - Primavera Systems, Inc.
    Одной их основных проблем, возникающих у корпорации в процессе реализации ее проектов -
    ведение контрактов по проектам. Эту проблему должна решать соответствующая система
    управления документооборотом. Система приживается, если она решает вопросы организации и
    учета документов, принимая на себя большую часть рутинной работы по отслеживанию
    прохождения документов, по учету изменений по объемам, срокам и стоимости выполнения работ,
    обеспечивая при этом комфорт пользователю, не мешая естественному процессу
    функционирования организации.
    Сохраняя индивидуальную целостность каждого проекта, система должна иметь возможность
    укрупнять информацию по всем проектам, одновременно реализуемым корпорацией. Она должна
    быть отлажена с самого начала работ по проектам, так как в процессе их реализации с большой
    вероятностью могут возникать отклонения. Пренебрежение к работе с документами,
    несвоевременное выполнение обязательств и изменений может обернуться тяжелыми
    последствиями для участников проекта. Ее составной частью, поэтому, должна быть подсистема
    управления изменениями, вносимыми в проекты по ходу их выполнения.
    Подобная система может быть создана на основе пакета Expedition американской компании
    Primavera Systems, Inc.
    Expedition это многопользовательская многопроектная база данных, построенная по принципу
    Клиент/Сервер, которая позволяет Вам отслеживать контракты, изменения, а также все что требует
    рассмотрения и утверждения. Система предоставляет централизованный путь для хранения,
    организации и отслеживания проектной информации.
    Сопровождение контрактов с помощью

    Ключевые позиции в сопровождении контрактов это Изменения и документы требующие
    рассмотрения. Все остальные модули в Expedition направлены на поддержку этих ключевых
    позиций.
    В систему заносится информация о Контрактах и Ордерах на закупку. При отслеживании
    стоимости проекта значения стоимостей заносятся в Таблицу стоимостей в соответствии с Кодом

    структуры цены.
    Инвойсы и запросы используются для отслеживания фактической стоимости.
    В раздел Доставка материалов заносится дата и количество полученного материала и заметки для
    каждого ордера на закупку.
    Вся информация о почтовых адресах участников проекта содержится в разделе Контакты и
    электронная почта. Expedition использует эту информацию при отправке документов участникам
    проекта.
    В Тенденциях менеджер проекта отмечает предполагаемые цены. Это можно использовать для
    оценки возможного увеличения стоимости проекта.
    После подтверждения участником контракта или ордера на закупку и началом работ все
    изменения спецификаций и условий влияют на исходный контракт.
    Раздел Ежедневные отчеты дает возможность записывать ежедневные работы, события и условия,
    которые могут повлечь за собой изменения контракта. Такими событиями могут например стать
    обнаружение большого камня в грунте при проведении земляных работ.
    В раздел Телефонные переговоры, Встречи, Корреспонденция, Заметки записывается информация,
    которая может повлиять на процесс рассмотрения документа и вызвать Изменения.
    Раздел На Рассмотрение включает в себя чертежи, образцы материалов и любые разрешения
    связанные с контрактом. Этот раздело помогает менеджеру отследить кто, когда и что получил.
    Документы сопровождаются временными данными о статусе документов и предметов, и об
    ответственности за них участников проекта.
    Уведомления могут создаваться как в ручную, так и автоматически для сопровождения
    документов, уже отставших от графика.
    Отчеты предоставляют точную информацию о документах в различных форматах. Expedition
    имеет гибкую систему создания отчетов, которая позволяет быстро получать информацию о том
    кто, когда, какой документ получил, кто отвечает за следующий этап прохождения документа.
    Какой срок прошел с момента начала рассмотрения документа и к какому сроку документ должен
    быть рассмотрен.
    Expedition позволяет связывать любые файлы и объекты к любой своей записью, с возможностью
    быстрого вызова документа в дальнейшем.
    Модуль Входящие содержит всю информацию переданную Вам другими участниками
    проекта.

    []
    []
    []

    Специфические цели и крайние сроки

    Какую роль должны принять на себя Учреждения? Учреждения могут стать электронным
    издателем с помощью, в основном, добровольных усилий и внутреннего развития. Другая (не
    исключающая) возможность --- это сформировать партнерство с издательством, преданным идее
    электронных публикаций.
    Отказ от теперешних изданий на бумаге. Это требует внимательного планирования и ясного
    представления о том, что ждет нас впереди. Переход от бумажных публикаций к полностью
    электронному формату, вероятно, потребует последовательных приближений, которые начнутся
    с наложения дополнительных расходов. Фаза отказа от бумажных документов может занять
    несколько лет, в зависимости от инерции общества и поддержки новых носителей.
    Издательская политика сосредоточена вокруг хранилища документов. Конкретные документы
    будут индексированы в одной электронной библиотеке. Имеющиеся в настоящее время различия
    основаны скорее на требованиях упаковки, чем на содержании документов.


    Список литературы

    [Davenport93] Davenport T.H., "Process Innovation: Re-engineering Work through Information
    Technology". Harvard Business School Press, Boston, 1993.
    [Hammer90] Hammer M. "Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate". Harvard Business Review,
    July - August 1990.
    [Hammer,Champy93] Hammer M., Champy J. Reengineering the Corporation. A Manifesto for Business
    Revolutions. HarperBusiness, 1993.
    [Porter84] Porter M., "Competitive Advantage". Free Press, 1984.
    [Swenson,Irwin95] K. Swenson, K. Irwin, "Workflow Technology: Tradeoffs for Business Process Re-
    engineering", Proc. of the Conf. on Organizational Computing Systems. Milpitas, CA, USA, 1995.
    [Зиндер96-1] Зиндер Е.З. Новое Системное Проектирование: информационные технологии и
    бизнес-реинжиниринг (часть 2 - бизнес-реинжиниринг). СУБД, N1, 1996.
    [Зиндер96-2] Зиндер Е.З. Новое Системное Проектирование: информационные технологии и
    бизнес-реинжиниринг (часть 3 - методы Нового Системного Проектирования). СУБД, N2,
    1996.

    []
    []
    []

    SQLBase Server

    - новая версия сервера реляционных баз
    данных, включающая средства репликации данных;
  • семейство

    Средства автоматизации документооборота

    В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные
    системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем
    можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему
    контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу
    workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что
    невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а
    сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.
    Пакет управления документооборотом Action Workflow
    Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации
    определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской
    дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно
    осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше
    распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в
    систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп
    пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть
    статус работ (получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той или
    иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения
    документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании
    Action Technologies.
    Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который
    позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и
    просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников
    организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий
    системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология

    определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта,
    дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы
    систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим
    результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость
    проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от "графовых систем", где
    каждый "шаг " представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом,
    или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность
    функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций , в том числе и
    так называемых "непредвиденных" (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на
    пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все
    многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым
    привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по
    нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
    Основные особенности Action Workflow:
  • методология учитывает "человеческий фактор";
  • в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их
    должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации
    производства;
  • созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость:
    документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно
    почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;
  • четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной
    операции отводится определенное количество времени, и система сама по
    вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и
    реакцию системы на подобное нарушение;
  • на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для
    своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами


    определяете "сленг", на котором будут общаться сотрудники вашего
    предприятия;
  • доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые
    должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит
    только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");
  • поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь
    отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых
    сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы,
    которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь
    запускаемые процессы пойдут по новой карте);
  • система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в
    существующие приложения.
    Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного круга
    задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты
    взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы является AWS Manager -
    модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за
    контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками
    временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager
    поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую
    информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой,
    посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы
    выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или
    же получить список документов, которые отправили на обработку.
    Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить карты
    процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить
    назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы,
    штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных.


    Последняя и наиболее
    ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при
    генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу "уйти в никуда".
    Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов,
    существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по
    времени, либо по затратам.
    Следует отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностей можно
    сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля исполнения или
    наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже
    действующие приложения.
    Пакет электронного документооборота Staffware
    Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и
    автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по
    технологии "клиент-сервер".
    Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:
  • поддержка коллективной работы с множеством заданий большого
    числа исполнителей;
  • динамическое управление и контроль исполнения работ;
  • интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;
  • использование различных платформ.
    StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать
    исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare
    способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод
    входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и
    проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и
    OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и
    StaffWare on Infirmix.
    Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного
    документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при
    помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям.

    Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем разработки
    новых процедур.

    Структура программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:
    процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}
    шаг::=адресат+форма+действие
    адресат - пользователь (группа)/роль/переменная
    форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +
    помощь + выполнение внешних процедур
    действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии,
    сценарии) + выполнение внешних процедур
    В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий
    маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
    Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare
    представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.
    Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями,
    другие - потомками.
    Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения
    между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого
    документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот
    идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого
    поиска.
    Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных
    приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры
    мультимедиа и т.п.
    Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных,
    удовлетворяющая следующим требованиям:
  • поддержка иерархического построения, включая распределение на
    различных серверах с ограничением прав доступа;
  • классификация документов по их типам (входящие, исходящие,
    внутренние);
  • ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем
    реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом);
  • возможность получения информации о других документах, связанных с


    конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках),
    санкционирование получения доступа к этим документам;
  • объединение документов во временные иерархические группы с
    различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения
    физического размещения документа в архиве.
    Наряду с информационным моделированием должно проводиться и функциональное
    моделирование для каждой процедуры документооборота.
    В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем
    управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем
    workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за
    своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод,
    хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов,
    реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой
    деятельности.

    []
    []

    Средства офисной автоматизации и коллективной работы в сети

    Пакет Microsoft Office for Windows 95
    Microsoft Office for Windows 95 представляет собой набор прикладных программ для
    автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и работают как
    единое целое.
    Microsoft Office for Windows 95 поставляется в двух различных вариантах, что позволяет
    удовлетворить потребности всех пользователей. Microsoft Office Standard имеет в своем составе
    электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки
    презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office
    Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft
    Access.
    Microsoft Office for Windows 95 использует все преимущества Windows 95: поддерживаются
    длинные имена файлов, "горячие клавиши" и многозадачность. Пользователь получает доступ к
    почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.
    Microsoft Office for Windows 95 - это не только набор приложений, но и платформа для разработки.
    Разработчики могут использовать Microsoft Office в качестве основы для создания собственных
    приложений, предназначенных для удовлетворения конкретных нужд заказчика.
    Microsoft Office for Windows 95 содержит мощные инструментальные средства для
    разработки:
    Система Lotus Notes
    Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки
    и размещения прикладных программ группового обеспечения.
    Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для
    подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную
    платформу, ориентированную на совместное использование информации.
    Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и
    создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в
    различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников,

    таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий
    (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes
    обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский
    интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).
    Основными системы Lotus Notes являются:

  • Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем
    другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.
  • Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного
    рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы
    (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные
    системы.
  • Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.
  • Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до
    уровня отдельного документа.
  • Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к
    свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в
    его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.
  • Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных
    операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных,
    систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.
  • Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера,
    от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками
    тысяч пользователей.
  • Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных
    программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка
    документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для
    создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.
    Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой
    графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows,
    Mac System7, OS/2 или Unix.
    Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в
    которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes
    .
    Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.
    База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи
    которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в
    своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями,
    присоединенными к одной и той же сети.
    Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при
    помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет
    пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты
    системы Notes.
    Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для
    интеграции с различными прикладными программами.

    Средства управления электронными документами

    В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в
    информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска
    необходимого документа или для подборки материалов.
    Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы
    находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них
    информация представляет интерес.
    Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и
    технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из
    систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы,
    созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.
    Система управления документами DOCS OPEN
    Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать
    электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки
    информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной
    природы.
    Система построена по современной архитектуре "клиент-сервер". DOCS Open имеет
    минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер
    документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной
    машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера
    библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами
    данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.

    Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное
    внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.
    Хранение документов можно оценивать по следующим критериям:
    Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и
    иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые
    размещаются на файловом сервере..
    Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления
    редко используемых документов. Документы редактируются непосредственно по месту
    хранения.
    Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и
    полнотекстовых индексах документов. Каждый документ в системе DOCS Open снабжается
    учетной карточкой.
    DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить
    документы по содержанию документа.
    Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE
    (Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую
    карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным
    данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.
    DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда
    лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается
    пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.
    При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open
    позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.
    Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и
    удаленных архивов информации.
    DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может
    определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.
    Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией
    с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes.
    Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом
    Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.
    Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при
    вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.
    Система управления документами Excalibur EFS
    Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur


    EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы
    функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать
    под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться
    СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных
    сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному
    содержанию документа и "компактный" способ индексирования (30% исходного текста против 70-
    100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок
    распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок
    правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного
    распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта
    технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает
    необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого
    слова в документе.
    Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:
  • нечеткий поиск по названиям документов;
  • ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;
  • прямой доступ к файлам по пиктограммам;
  • запросы в стиле обычной базы данных;
  • поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;
  • логический поиск по всему тексту.
    Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.
    Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.
    К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив
    работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X-
    терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения
    файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на
    одного пользователя.

    Структура программного продукта ИС ПРОМИС

    ПРО/МИС - это Интегрированная Система Автоматизации Учета и Управления Финансами,
    целью которой является повышение эффективности труда при решении задач, возникающих при
    управлении предприятием/предприятиями.
    ПРО/МИС состоит из следующих модулей:
  • Администрация системы
  • Бухгалтерия и Финансы
  • Основные средства и Нематериальные активы
  • Малоценные и Быстроизнашивающиеся предметы
  • Складское хозяйство
  • Снабжение и Продажи
  • Заработная плата
  • Кадровый учет
  • Касса и Банк
  • Транспорт
  • Финансовый анализ
  • Экспорт в другие системы
    Система ПРО/МИС была разработана с использованием современных инструментальных
    средств, какими являются система управления реляционной базой данных PROGRESS и язык 4
    поколения PROGRESS. Способ действия и функциональные характеристики системы ПРО/МИС
    базируются на характеристиках PROGRESS, равно как и на собственных характеристиках
    системы ПРО/МИС.
    Если Вы заинтересовались кратким описанием системы ПРОМИС, ее функциональных
    возможностей и хотите повысить эффективность, производительность и конкурентоспособность
    Вашей фирмы в рамках комплексных решений системной интеграции обращайтесь по
    следующим телефонам:
    Computer Systems for Busness International Eastern Europe (CSBI EE)
    т.(812) 293-0521, 293-2762, 291-8462, факс 293-3513
    E-mail :

    []
    []
    []

    Структурная схема DOCS Open


    Документы редактируются непосредственно по месту хранения (т.е. прямо на серверах
    документов). Впрочем, если доступ к документам медленный, то есть возможность
    предварительного создания локальной копии документа (причем это происходит
    автоматически).
    Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой, содержащей атрибуты
    документов. При этом какая экранная форма будет использоваться определяется для какой
    программы обработки и для какого пользователя ведется поиск (или регистрация)
    документов.
    Эта система позволяет находить документы не по учетной информации, а по содержанию
    документа. Эта возможность просто необходима при аналитической работе с документами.
    DOCS Open строит поиск на основе интерфейса QBE (Query By Example), т.е. для того чтобы
    найти документ, Вы должны заполнить предполагаемую карточку документа (возможно не
    полностью). В ответ на это деяние система выдает вам список документов соответствующих
    веденным данным. Полученный результат поиска можно или расширить, или, наоборот,
    уточнить. Полнотекстовой поиск осуществляется для пользователя прозрачным (т.е. незаметным)
    образом. Просто в запросной форме добавляется еще одно поле - содержание документа. DOCS
    Open автоматически транслирует запрос, определяет наиболее оптимальные пути выполнения
    запроса и обеспечивает объединение полученных результатов. Для того чтобы не вводить
    наиболее часто используемые запросы, DOCS Open позволяет сохранить типовые поисковые
    запросы. При этом такие запросы определяют только критерии поиска документов, а
    отображение определяется экранной формой результатов запроса (которых к стати говоря в
    системе может быть несколько). Пользователи имеют возможность объединять документы в
    папки. В папки документы объединяются произвольно (в том смысле, что перенос документа в
    папку осуществляется чисто руками, без всякой связи с критериями отбора документа). Папки
    могут быть связаны между собой произвольным образом (а не только иерархически, как в

    системах электронной почты).
    При распределенном поиске информации DOCS Open автоматически транслирует запрос,
    определяет наиболее оптимальные пути выполнения запроса и обеспечивает объединение
    полученных результатов. Для того чтобы не вводить наиболее часто используемые запросы,
    DOCS Open позволяет сохранить типовые поисковые запросы. При этом такие запросы
    определяют только критерии поиска документов, а отображение определяется экранной формой
    результатов запроса (которых к стати говоря в системе может быть несколько). Пользователи
    имеют возможность объединять документы в папки. Папки могут быть связаны между собой
    произвольным образом (а не только иерархически, как в системах электронной почты).
    DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. При этом документы всегда
    лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. В случае запроса на поиск
    документа DOCS Open распределяет поисковый запрос по всем необходимым серверам
    библиотек. Они производят поиск документа у себя и возвращают списки найденных
    документов. DOCS Open объединяет эти списки и выдает окончательный результат поиска
    пользователю. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для
    обработки.
    DOCS Open, в соответствии со своим названием, является открытой системой, причем открытой
    полностью. И если первая особенность характерна для многих систем управления документов, то
    вторая возможность является отличительным свойством именно DOCS Open.
    Гибкость и компактность программного интерфейса, открытость внутренних структур данных
    делает DOCS Open безусловным лидером среди систем управления документами по возможности
    интеграции с другими приложениями.
    DOCS Open 3.0 поддерживает полный спектр баз данных, сетей, операционных систем и
    аппаратных платформ, позволяя без проблем интегрировать продукт практически в любую
    компьютерную инфраструктуру предприятия. Многоуровневая архитектура пакета
    обеспечивает:
    Управление документами на предприятии

    Масштабируемый и гибкий DOCS Open 3. 0 предлагает поддержку гетерогенных сетевых сред, в
    состав которых включены Windows NT, NOVELL, Banyan, DEC, UNIX и т.д. , настраиваемую
    систему защиты документов и усовершенствованные возможности поиска и выборки
    документов.
    Расширение границ системы управления документами за пределы предприятия
    Конкурентные продукты не предоставляют реализованные в новой версии DOCS Open
    функциональные возможности, расширяющие системы управления документами за пределами
    предприятий - средства для групп мобильных пользователей; клиентов и бизнес-партнеров,
    взаимодействующих по сети с помощью приложений коллективной работы (включая Microsoft
    Exchange и Lotus Notes), и средства безопасного управления документами в рамках Internet.
    Дополнительно пакет поддерживает интеграцию различных продуктов работы с изображениями
    документов и электронного документооборота; является ODMA-совместимым, поэтому способен
    интегрироваться с другими системами управления документами.
    Усовершенствованный поиск и выборка
    DOCS Open 3.0 имеет усовершенствованный интерфейс поиска и более мощный механизм
    полнотекстового поиска, основанный на технологии Verity. Возможности включают оценку
    соответствия запроса, поиск по близости, фразе, "звучит как" и нечеткую логику. Версия 3.0
    позволяет иметь в системе несколько индексных серверов на одну библиотеку. Verity на
    сегодняшний день обладает самым широкими возможностями индексации и поиска документов,
    в том числе, развитым языком запросов с возможностями поиска с использованием логических и
    множества контекстных операторов связки слов и основ слов. Развивая стратегию PC DOCS по
    поддержке открытых систем, новый продукт реализует несколько механизмов полнотекстовой
    выборки.
    Управление предприятием
    В организациях с гетерогенными сетевыми средами DOCS Open 3.0 упрощает поддержку
    идентификаторов пользователей различных сетей благодаря единой службе каталогов
    предприятия, исключающей необходимость нескольких загрузок в систему, типичную для других


    СУД.
    Настраиваемые системы защиты
    Только DOCS Open 3. 0 предлагает различные методы защиты документов. Новый специальный
    агент Document Sentre Agent (DSA), дополнительный 32-разрядный серверный модуль
    разработан для сред, в которых предъявляются серьезные требования к защите информации,
    например, в наукоемких областях промышленности. DSA создает брандмауэр между
    пользователями и документами. Он помещается на сервере документов и дает пользователям на
    время сеанс доступа к документам. В ходе сеанса все действия, производимые над документами,
    записываются в контрольный журнал DSA. Журнал располагается за пределами брандмауэра,
    поэтому к нему нельзя получить доступ и изменить. DSA обеспечивает наивысшую степень
    защиты документов. Кроме того, в DOCS Open 3.0 есть служба Hierarchical Directory Service,
    обеспечивающая систему защиты, полностью интегрированную с сетевой операционной
    системой, и позволяющую защищать документы пользователям, группам и организационным
    структурам.
    Мобильное рабочее место пользователя - DOCS Unplugged
    DOCS Unplugged (раннее назывался DOCS Mobile) совершенствует поддержку мобильных
    пользователей (за которую PC DOCS уже получал награды), обеспечивая пользователей,
    подсоединяющимся к системе по телефонным линиям лучшими средствами доступа.
    Пользователям, работающим в локальной сети, DOCS Unplugged предлагает все
    функциональные возможности СУД в случае, если корпоративная сеть стала недоступной или в
    ней произошел сбой , что обеспечивает повышение отказоустойчивости всей системы работы с
    документами. Все документы и информация из карточек документов автоматически сохраняется
    или отображается как "теневая" на настольном компьютере пользователя, гарантируя
    автоматическую синхронизацию и непрерывный доступ к документам DOCS Open.
    Группы мобильных пользователей
    В распоряжение удаленных рабочих групп, которым необходим доступ к библиотекам
    документов предприятия во время работы вне офиса, находятся все функциональные


    возможности управления документами. Один пользователь или рабочая группа peer-to-peer
    выступает в качестве клиент/сервера группы, а все остальные пользователи - в качестве
    клиентов. Сервер обеспечивает библиотечный доступ к библиотекам предприятия, позволяя по
    мере необходимости получать доступ к документам и синхронизировать их.
    DOCS Interchange
    PC DOCS расширил семейство продуктов DOCS Interchange, предложив DOCS Interchange for
    Microsoft Exchange. Цель - упростить электронную публикацию документов, необходимую как
    сотрудникам предприятия, так и клиентам и деловым партнерам. Теперь документы DOCS Open
    и метаданные карточек документов могут помещаться в папки Microsoft Exchange.
    Продукты семейства Interchange позволяют в электронном виде публиковать информацию из
    документов, используя программы для коллективной работы и общие сети, в тоже время
    контролируя и управляя жизненным циклом документа посредством DOCS Open. Данные модули
    позволяют выполнять как простые передачи данных из продукта в продукт, причем в
    автоматическом режиме, так и организовывать сложный распределенный доступ до документов
    архивов DOCS Open. При этом администратор архивной системы может организовать подписку
    на документы, хранимые в DOCS Open. Interchange будет рассылать группам пользователей
    Lotus Notes или в общие папки Microsoft Exchange списки всех новых поступлений по заданной
    тематике. Тематика задается сохраненным запросом на поиск информации в DOCS Open,
    который может включать в себя ссылки на атрибуты документа и содержание документа.
    Администратор архива может определить состав информации: задать атрибуты, которые будут
    рассылаться пользователям, документы (или ссылки на них) и т.д.. Конкретный пользователь
    почтовой системы, просмотрев списки поступлений может заказать себе отдельные (или все)
    статьи, послав ответ к Interchange. В ответ он получит все заказанные статьи. Семейство
    Interchange включает Interchange for Microsoft Exchange и Interchange for Lotus Notes.

    Если учесть то, что DOCS Open содержит в себе средства вычисления стоимости хранения
    документов и стоимости работы пользователя, то можно с уверенностью сказать, что совместное
    использование DOCS Open и Lotus Notes позволяет построить распределенный архив
    информации (вплоть до платных библиотек электронных документов).
    PC DOCS разработал технологию управления документами в Internet, совместимую с WEB
    технологией. С ее помощью обеспечивается доступ к DOCS-хранилищу из любого web-броузера,
    публикация документов на web-сервере и шифрование информации. Реализация этих функций
    PC DOCS Inc. ведет в три этапа. Из них первый воплощен в готовом продукте - работа DOCS
    Open через Web сервера. В рамках этого проекта должен быть создан мост из WEB сервера к
    серверу DOCS Open. Для пользователя сильно облегчается поиск информации в больших
    архивах. Для него будет достаточно задать критерии отбора информации, указывая при этом
    атрибуты документа и/или контекстные запросы к содержанию документов. В ответ система
    вернет список документов, удовлетворяющих заданным критериям. После этого пользователь
    может отобрать необходимую информацию и получить у себя на рабочем месте. При этом у
    пользователя используется только стандартные продукты, такие, как WEB-броузеров, например,
    Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator. Срок реализации этого этапа - июль 1996
    года.
    Компания Весть выпустила целый ряд продуктов, расширяющих возможности DOCS Open и
    улучшающие его интерфейс. Это следующие продукты:
    DOCS Links. Это средство построение сложных связей между документами. Эта компонента
    позволяет строить связи между документами не помещая их в папки. При этом поддерживаются
    два типа связей: направленные вертикальные связи (типа "главный-подчиненный") и
    ненаправленные горизонтальные связи (типа "родственные документы"). Данная система
    позволяет построить сложный лес документов, типичный для таких сфер применения архивных
    систем, как архивы нормативно-справочных документов или архив юридических
    документов.
    DOCS Browser. Этот компонент позволяет отобразить содержание архива в структурном виде (в
    формате Explorer от Windows'95). Причем пользователь может выбрать формат представления
    информации, критерии сортировки и группировки документов. Данная компонента упрощает
    доступ к документам неподготовленных пользователей архивной системы, объединяет в себе
    различные разрозненные компоненты в одном диалоге (типа документов, хранимых запросов и
    папок документов).

    []
    []
    []

    Структурный анализ и реорганизация деятельности предприятия

    М.Каменнова, МетаТехнология
    Основным направлением работы фирмы МетаТехнология является реорганизация деятельности
    предприятий на основе анализа и моделирования бизнес-процессов. При этом предприятие
    рассматривается как сложная бизнес-система, имеющая направления деятельности, иерархию
    целей, организационную структуру, текущее состояние и функционирующая на основе
    определенного множества бизнес-процессов.
    Задачей реорганизации является перевод предприятия в некоторое целевое состояние,
    характеризующееся, как правило, качественно более высоким уровнем организации работы за
    счет:
  • повышения эффективности бизнес-процессов, приведение их в
    соответствие с иерархией целей;
  • создания организационной структуры, направленной на поддержку
    выполнения бизнес-процессов;
  • создания информационной системы поддержки выполнения бизнес-
    процессов.
    Способом решения поставленной задачи является детальное описание, всесторонний анализ,
    моделирование бизнес-процессов, оценка их эффективности.
    Рассматриваются следующие классы моделей:
  • функциональные модели, позволяющие описать бизнес-процесс в виде
    иерархии функций, связанных между собой входящими/исходящими потоками
    (материальными, финансовыми, информационными), управляющими
    воздействиями, исполнителями;
  • информационные модели, позволяющие описать информационное
    пространство выполнения бизнес-процессов в виде согласованной системы,
    содержащей информационные объекты (сущности), их свойства (атрибуты),
    отношения с другими объектами (связи);
  • ABC-модели, описывающие механизм формирования стоимости и других
    характеристик изделий и услуг на основе стоимости функций и ресурсов,
    задействованных в бизнес-процессах;
  • динамические модели бизнес-процессов, описывающие зависящие от
    времени характеристики выполнения процесса и распределение ресурсов, для
    входящих потоков различной структуры при различных значениях управляющих
    параметров.
    Модели каждого типа строятся с помощью соответствующих методологий (IDEF0, IDEF1X, DFD,

    STD, ABC, ABB, CPN и др.), которые многократно апробированы в разнообразных проектах по
    всему миру, утверждены в виде национальных стандартов ряда стран, реализованы в различных
    программных продуктах (Design/IDEF, EasyABC, ServiceModel и др.).
    Использование этих методологий и программных продуктов позволяет разработать всесторонне
    проработанные проекты реорганизации предприятия на основе количественных показателей,
    сформированных в результате анализа всех наиболее важных аспектов функционирования
    предприятия.
    Основные работы, проводимые в рамках разработки проекта реорганизации, представлены на рис.
    1 (первая цифра номера работы соответствует этапу разработки).
    Выделены следующие этапы:
  • Функциональное и информационное обследование предприятия. Цель этого этапа состоит
    в сборе подробной информации о направлениях работы, решаемых задачах, приоритетах,
    показателях развития, показателях эффективности, организационной структуре, выполняемых
    функциях, сопутствующих им материальных, финансовых и информационных потоках,
    взаимодействии с внешними абонентами, используемых средствах автоматизации и др.
  • Определение миссии предприятия, иерархии целей, разработка функциональных моделей
    существующей ("как есть") организации бизнес-процессов. Цель этого этапа состоит в
    формальном представлении собранной информации в соответствии с согласованной целью
    проекта.
  • Анализ организации бизнеса. Оценка эффективности существующей организации бизнес-
    процессов. На этом этапе выделяются показатели эффективности выполнения бизнес-процессов,
    выполняется анализ существующего уровня и методов их информационной поддержки,
    функционально-стоимостной анализ, выделение центров затрат, динамический анализ загрузки и
    распределения ресурсов и др.
  • Разработка функциональных и информационных моделей рациональной ("как должно быть")
    организации бизнес-процессов, в соответствии с установленной иерархией целей предприятия, на
    основе согласованных принципов и возможностей информационных технологий.


    На этом этапе
    проводится также формирование предложений по совершенствованию системы управления
    предприятия и системы информационной поддержки бизнес-процессов.
  • Оценка эффективности предлагаемых решений. На этом этапе проводится расчет значений,
    выделенных ранее показателей эффективности бизнес-процессов, соответствующих моделям "как
    должно быть", их сопоставление с значениями, полученными для моделей "как есть", анализ
    различий.
  • Разработка поэтапного плана реорганизации и проекта корпоративной информационной
    системы. На этом выполняется также анализ окупаемости инвестиций.
    Более детальное содержание и трудоемкость выполнения каждого из этапов определяется
    особенностями конкретного проекта и конкретного предприятия.
    Наибольшее значение имеют следующие факторы:
  • выбор приоритетного направления исследований: управление
    предприятием, финансами, материальными потоками, информацией,
    документами, обеспечение конкурентноспособности, снижение издержек и др.;
  • существующее количество уровней управления, структурных
    подразделений, отделений, филиалов;
  • уровень типизации, т.е. возможность использования типовых решений в
    различных автономно работающих подразделениях;
  • степень детализации проработки проекта: уровень управления
    предприятием, основными и/или вспомогательными подразделениями,
    спецификация типовых рабочих мест, уровень конкретного документа и др.;
  • уровень развития информационной системы предприятия.

    []
    []
    []

    Связь анализа стоимостных цепей с BPR офиса

    И анализ стоимостных цепей, и BPR ставят во главу угла ориентацию на требования потребителей.
    Более того, BPR Хаммера/Чампи прокламирует: управление не очень важно, т.к. оно не создает
    потребительной стоимости (см. следующий раздел). Одна из целей - резко сократить число
    документов и число информационных единиц в них. В этой связи полезно указать, что полная
    потребительная стоимость продукта или услуги складывается из двух составляющих: прямой и
    дополнительной. Прямая определяется стоимостью продукта или услуги как таковых.
    Дополнительная привносится такими факторами, как сервис высшего качества, быстрая доставка
    и т.п.
    Существенно, что системный анализ целесообразности инвестиций в те вторичные ВД, которые
    состоят из рутинных операций с документами, полезно основывать на критериях, связанных с
    определением как прямых, так и дополнительных составляющих суммарной потребительной
    стоимости конечного продукта/услуги предприятия. Другими словами, если инвестиции в
    электронный архив или средства workflow позволят увеличить не обязательно прямую, но хотя бы
    дополнительную стоимость конечного продукта так, что инвестиции окупятся за разумный
    период, то такие средства автоматизации офиса могут рассматриваться как кандидаты на
    получение инвестиций из ограниченного объема инвестиционных фондов предприятия. При этом
    должно учитываться, что:
  • вложения в совершенствование другого ВД могут быть более
    выгодными или неизбежными,
  • должны рассматриваться разные варианты получения нужного эффекта от
    рутинной офисной деятельности, например, за счет лучших условий труда или
    кадрового обеспечения.
    Так, в условиях конкретного предприятия сокращение затрат на поиск документов и снижение их
    утерь может быть экономически оправданным достичь за счет найма дополнительных архивных
    работников, а не покупки и эксплуатации системы электронного архива.


    Свободная маршрутизация

    - Вы создаете "костяк" маршрута, а
    детали отдаете на откуп инициативным Исполнителям, которые могут
    использовать предоставленную "свободу поведения" по своему усмотрению для
    более качественного выполнения порученного задания (они могут запустить
    сохраненный или же составить новый маршрут на базе данного Вами
    задания).
    Что же понимается под термином "адресат" (или "Исполнитель") в нашей системе?
    В зависимости от конкретного задания вы можете пользоваться понятием "Пользователь системы
    DOCS OPEN" и "Группа Пользователей системы DOCS OPEN"
    При этом, если Вы решили использовать в качестве адресата группу пользователей, у Вас
    появляется возможность назначить дополнительную опцию для рассылки :
  • послать всем членам группы (скорее всего для режима ознакомления)
  • послать менеджеру группы (аналог начальника отдела)
  • послать первому вошедшему из группы
    Эта же панель появляется в случае переназначения Исполнителя на этап.
    Типы информации. В процессе выполнения работы Исполнителям может потребоваться (по
    мнению Инициатора) справочная информация, которая позволит им более успешно выполнить
    поставленную задачу (в этом случае он имеет возможность определить на стадии формирования
    новой работы или в процессе редактирования уже запущенной работы список необходимой
    информации для ознакомления лицам, указанным в списке участников процесса).
    Другой вариант, когда Инициатор дает задание Исполнителям подготовить для него подборку
    необходимых материалов или же разработать новые документы (здесь Инициатор может
    поместить в список рассылаемой информации указатель на пустую папку (это для больших
    эстетов), в которую участники процесса по мере выполнения работы будут добавлять
    информацию - при этом Инициатор может указать кто из Исполнителей имеет право добавить
    документы к работе).
    К заданию может быть привязан:
  • отдельный документы
  • папки) документов
  • сохраненный запрос, который позволит участнику получить
    соответствующую выборку документов

    В заключении следует отметить, что Исполнители могут удалять из списка информации только
    то, что добавили они, а Инициатор - все документы по своему усмотрению.

    Мониторинг выполняемых работ
    Итак, Вы определили объем работ, необходимых Исполнителей, возможно, информацию и
    запустили задание. Теперь Вы имеете возможность производить мониторинг выполняемых работ
    - у кого, в каком состоянии и как долго еще будет находится задание.
    При этом Вам предоставляется возможность изменить характеристики для текущего или более
    позднего этапа:
  • заменить Исполнителя для этапа
  • изменить Исполнителю режимы работы
  • изменить Исполнителю Временные интервалы
  • изменить содержание информации для рассылки
    Вы также можете изменить состояние работы :
  • отложить (работа попадает в список "Отложенные задания")
  • прервать (работа попадает в список "Архив")

    Определение режима работы для Исполнителя. В зависимости от того какого рода задания Вы
    решили поручить Исполнителям, возможны различные режимы работы последних.
    Для более гибкого управления работой Исполнителей при определении задания или его
    редактировании можно задать:
  • Исполнителя - лицо, ответственное за выполнение данного этапа работ,
  • Контрольное время - момент времени, после которого система начинает
    напоминать Исполнителю о том, что ему необходимо выполнить работу (посылка
    почтовых сообщений),
  • Предельное время - момент времени, после которого задание считается
    просроченным (дальнейшее поведение системы можно определить,
    манипулируя опциями "Действия при нарушении отпущенного времени" см.ниже),
  • дать возможность Исполнителю передавать задание другим подчиненным (в
    этом случае Исполнитель может ознакомить с пришедшей информацией, если
    таковая имеется, всех тех сотрудников, кого сочтет необходимым, с
    установленными правами доступа к информации не большими, чем у него
    самого, при этом Инициатор может видеть состояние работ на всех этапах
    выполнения),

  • дать возможность Исполнителю добавлять информацию к работе (эта


    потребность возникает при необходимости работы над документом(ми) или же
    сборе различного рода информации, естественно, что Исполнитель может
    удалить только то, что добавил он сам, а Инициатор процесса - все),
  • действия при завершении Исполнителем порученного задания (когда
    Исполнитель нажимает кнопку "Выполнено"),
  • Информация о задании переходит следующему Исполнителю(по умолчанию)
  • Нотификация о выполнении (при выполнении задания во входной очереди
    Инициатора появляется сообщение о том, что определенный этап выполнения работ
    завершен)
  • Контроль исполнения (после завершения этапа работы задание отображается во
    входных заданиях Инициатора и получает статус "Контроль исполнения", при этом
    Инициатор может либо принять задание, после чего оно перейдет следующему
    Исполнителю, либо вернуть его на доработку - в этом случае задание получает статус
    "Возвращено на доработку")
  • действия при нарушении отпущенного времени (когда текущее время
    превысило Предельное время),
  • ожидать завершения работы - работа получает статус "Просрочена" и
    остается у данного Исполнителя - потребность в данном режиме возникает в том
    случае, если от результата работы данного Исполнителя зависит успех
    остальных этапов, другими словами передавать дальше работу нет смысла, т.к.
    остальные будут строить свою работу по итогам данного этапа (Инициатор может
    снять конфликт с помощью следующих действий : изменить временной
    интервал, отпущенный на выполнение данного задания, заменить Исполнителя
    и изменить временной интервал, убрать флаг ожидания работы - в этом случае
    работа перейдет следующему Исполнителю, а у провинившегося останется
    нотификация о том, что он должен выполнить),
  • передать работу следующему сотруднику - информация о работе переходит
    следующему Исполнителю, а у текущего остается нотификация о просроченной
    работе.
    Сохранение карт маршрутов. При желании Вы имеете возможность сохранить созданную карту
    маршрута, которая может содержать следующую информацию о процессе:


  • имя маршрута ( обязательный параметр, по нему Вы сможете затем
    воспроизвести и, при необходимости, изменить сохраненный ранее маршрут),
  • временные интервалы выполнения различных этапов работы (при
    этом будут сохранены только относительные эквиваленты времен),
  • режимы выполнения заданий (при установлении этого флага будет
    сохранена следующая информация, относящаяся к выполнению задания
    конкретным Исполнителем),
  • доступность данного маршрута другим Пользователям системы (по
    умолчанию предполагается, что каждый Пользователь системы может
    манипулировать только теми маршрутами, которые составил он сам, но в каждой
    организации существуют процедуры, однотипно протекающие для любого
    сотрудника - например, "Оформление командировочного удостоверения",
    "Оформление отпуска за свой счет").

    []
    []
    []

    Свободная.

    Сотрудник в каждый момент времени может определить новый
    деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать
    его параметры и запустить его на выполнение. Под параметрами процесса
    понимается список сотрудников, участвующих в нем, последовательность
    прохождения задания по сотрудникам, права каждого сотрудника по операциям с
    конкретным заданием.


  • Sybase SQL Server

    - семейство серверов,
    ориентированных на задачи, связанные с быстрой обработкой транзакций в
    реальном масштабе времени, с системами принятия решений, обслуживанием
    большого числа пользователей и т.д.;


  • Технические предложения на разрабатываемый проект содержат:

  • моделирование бизнес-процессов, включающее описание организационной
    структуры предприятий, их технологических процессов и систем
    документооборота, а также связей с внешними организациями;
  • разработка планов реинжиниринга предприятий;
  • определение Автоматизированных Рабочих Мест (

    Технологии Workflow с точки зрения BPR

    Эти технологии всегда связывались с автоматизацией офисов. Именно поэтому полезно обратить
    внимание на то, как их рассматривают в аспекте применения BPR. Ниже использованы материалы
    анализа К. Свенсона и К. Ирвина . Интересный сам по себе,
    этот анализ важен и тем, что учитывает позицию Коалиции WfMC - Workflow Management
    Coalition.


    Технология работы систем EDMS первого поколения


    Суть индексирования по ключевым словам (или атрибутного индексирования) заключается в
    том, что для каждого вводимого или сохраняемого документа заполняются соответствующие
    поля в индексном файле. Заполнение осуществляется как вручную, так и с помощью программы,
    которая по какому-либо признаку выделяет в документе значения ключей/атрибутов.
    Серьезные ограничения при использовании этих систем связаны со следующими
    обстоятельствами:
  • Определение ключевых слов - достаточно субъективный процесс; даже при
    участии самого независимого эксперта трудно избежать одностороннего влияния
    и субъективности при выборе ключевых слов.
  • Определение ключевых слов - достаточно дорогостоящая процедура (по
    оценкам AIIM** составляет от $5 до $20 на документ) из-за невозможности
    автоматической индексации и низкой производительности при определении
    ключевых слов вручную.
  • Предполагается, что пользователи будут осуществлять поиск информации
    предсказуемым способом, т.е. по тем ключевым словам, которые были
    заложены.
  • Поиск по ключевым словам - это четкий поиск, т.е. пользователь должен
    знать в точности то, что он ищет. Если сделана ошибка при написании ключевого
    слова в запросе для поиска, система никогда не найдет нужную информацию.
  • Ключевые слова могут меняться со временем, т.е. понятия, которые были
    "ключевыми" вчера, вовсе не необязательно будут столь же важны через
    год.
    Технология работы с системами EDMS второго поколения представлена на рис. 2. Если
    документ вводится в систему с помощью сканера, его графический образ преобразуется в
    текстовый файл с помощью средств распознавания символов.
    Технология работы систем EDMS первого поколения


    Технология работы систем EDMS второго поколения


    Поиск информации в таких системах происходит с помощью механизмов полнотекстового
    поиска (Full Text Retrieval). Принципиальным технологическим новшеством в системах EDMS
    второго поколения явилось использование оптического распознавания символов (Optical
    Character Recognition - OCR).
    Оптическое распознавание символов - одна из основных компонент для большинства
    современных систем управления документами, особенно тех из них, в которых большую роль
    играет ввод текстов в систему. Хотя современные технологии OCR позволяют достаточно
    надежно распознавать высококачественные бумажные документы, они не могут гарантировать
    абсолютной надежности во всех случаях. Поэтому в процесс распознавания текста, как мы
    видим из рис. 2, включен процесс ручной правки, в ходе которого исходный текст сверяется с
    полученным ASCII-файлом. Вокруг проблемы доводки, исправления и повторного ввода текстов,
    прошедших распознавание, выросла целая индустрия.
    Несомненно, этот очень медленный и дорогостоящий процесс исправления текста является
    серьезным "узким местом" в автоматизации управления электронными документами и приводит
    к значительным скрытым расходам при использовании систем с четким поиском, особенно если
    вы вводите старые, не слишком хорошего качества документы.
    Среди других "узких мест" рассматриваемых систем EDMS можно назвать:
  • Механизм четкого поиска не позволит вам найти информацию, если были
    допущены ошибки при распознавании текста или при написании запроса.
  • Из-за необходимости "очистки" текста стоимость обработки документов
    достаточно велика - от $2 до $10 на страницу.
  • Индекс, создаваемый такими системами, обычно составляет от 100 до 400%
    от объема исходного текста, что означает увеличение времени поиска и ресурсов
    компьютера.
    В начале 90-х годов появились технологические разработки, связанные с индексацией и поиском
    документов и использующие результаты, полученные в области нейронных сетей и
    искусственного интеллекта. Они позволили сформулировать принципиально новые концепции

    построения систем управления неструктурированной информацией в электронном виде.
    Компания Excalibur Technologies разработала и представила на рынке технологию адаптивного
    распознавания образов APRP(Adaptive Pattern Recognition Processing), которая была положена в
    основу программного продукта - систему управления документами Excalibur EFS. Технология
    APRP основана на нейронных сетях. Она позволяет не только обойти проблемы ошибок
    распознавания текстов, но и предоставляет возможности автоматического индексирования и
    поиска различных типов неструктурированной информации в электронной форме.
    Компания Excalibur Technologies разработала библиотеки, реализующие нечеткий поиск
    информации различной природы:
  • Библиотека TRS - Text Recognition Software - предназначена для индексации
    и нечеткого поиска текстовой информации
  • Библиотека SRC - Signal/Sound Recognition Software - предназначена для
    распознавания (индексации и нечеткого поиска) голосовой, звуковой и
    сигнальной информации
  • Библиотека VRS - Visual Recognition Software - предназначена для
    индексации и нечеткого поиска изображений (например, поиск по фотографиям,
    отпечаткам пальцев и т.д.)
    Технология адаптивного распознавания образов легла в основу коммерческого программного
    продукта Excalibur EFS - системы управления электронными документами третьего поколения.
    Технология работы с системой Excalibur EFS включает те же этапы (рис. 3), что и работа с
    системами EDMS второго поколения. Однако, отсутствует самый дорогостоящий и трудоемкий
    этап - исправление ошибок в тексте документа после распознавания.
    Технология работы систем EDMS второго поколения

    Технология работы системы EDMS третьего поколения Excalibur EFS


    Отметим основные преимущества, которые дает Excalibur EFS для контекстного поиска
    текста:


  • Технология разработки корпоративных систем с использованием современных инструментальных средств

    Б.Вольфман, ЭЛКО Технологии
    Технология разработки корпоративных систем с использованием современных инструментальных средствОсновное направление деятельности "ЭЛКО
    Технологии" - выполнение крупных проектов на базе современных информационных
    технологий.


    Технология создания и кастомизации офисных информационных систем

    А. Закис, DataX/Florin
    Офисные системы - одна из наиболее традиционных областей применения информационных
    технологий во всем мире. Однако, современный момент в России накладывает свой весьма
    характерный отпечаток и на эту вроде бы типовую отрасль информационных технологий.
    Прежде всего это вызвано нашим весьма динамичным стилем жизни, когда завтра все
    оказывается совсем не так, как было вчера. Причем меняются не только направление и масштаб
    деятельности фирмы, но и все и всяческие правила игры, будь то правила ведения бухгалтерской
    документации, банковские атрибуты или налоговое законодательство. В таких условиях заказ
    системы "под ключ" или закупка готовой системы редко позволяет руководству фирмы
    чувствовать себя достаточно уверенно. С другой стороны, содержание большой группы
    программистов, которая бы могла за требуемое время (практически это значит "вчера") обновить
    программное обеспечение и приспособить его к новым "правилам игры", а также обучить
    непосредственных пользователей работе с ним весьма накладно даже для многих весьма
    преуспевающих фирм.
    Среди возможных направлений "борьбы" со сложившейся ситуацией можно отметить желание
    многих разработчиков сделать свои системы гибкими и настраиваемыми в очень широких
    границах. Тут и "настройка на любое налоговое законодательство", и "поддержка
    произвольного числа валют", и различные средства генерации отчетов, и многое другое.
    Однако, оборотная сторона такого подхода ясна - громоздкая программа, которую весьма
    трудно протестировать во всем многообразии возможных режимов с одной стороны, и которую
    очень трудно администрировать даже профессиональным программистам, не говоря уже о
    непосредственных пользователях, поскольку правила настройки иной раз оказываются куда
    сложнее, чем синтаксис современных языков программирования. Отнють не отрицая
    необходимости написания гибких, настраиваемых программ мы не считаем такой подход
    панацеей, способной разрешить весь комплекс реальных проблем.

    На наш взгляд современный путь решения подобных проблем должен сочетать разработку
    достаточно гибкого и универсального ядра проекта, определение необходимых индивидуальных
    особенностей проекта и максимально автоматизированную генерацию кода, реализующего этот
    проект. При этом необходимо обеспечить качественное документирование проекта, позволяющее
    в любой момент вернуться к стадии уточнения индивидуальных особенностей проекта и быстро
    пройти весь путь до генерации работоспособного приложения, по возможности без потери
    прежних наработок.
    Разумеется, такой подход требует достаточно развитого инструментария разработчика. Основу
    его может составить мощный CASE, включающий в себя не только средства разработки
    структуры базы данных, но и средства анализа и проектирования бизнеспроцессов,
    проектирования интерфейсов, генератор SQL-кода и генератор кода приложения. Помимо
    возможности быстрой разработки системы для конкретного заказчика такой подход позволяет: -
    достаточно быстро модифицировать однажды разработанную систему; - сохранять при
    модификации высокую степень преемственности интерфейса, обеспечиваю простое и быстрое
    освоение пользователями новой версии системы.
    CASE-средства с такими возможностями есть на российском рынке. На наш взгляд, это прежде
    всего Vantage Team фирмы CAYENNE и, с некоторыми оговорками, Designor/2000 фирмы Oracle
    и Silverrun фирмы Computer Systems Advisers, Inc. К сожалению, CASE-средства с такими
    возможностями достаточно дороги. Их использование в рамках средних и меньше проектов не
    всегда экономически оправдано. Другая проблема состоит в ограниченном наборе языков
    программирования, для которых возможна автоматическая генерация.
    Поэтому нами был разработан совместимый с Vantage Team автономный кодогенератор
    Grindery Grabber. Этот кодогенератор позволяет прочитать структуру существующей базы
    данных (в том числе, связи между таблицами), задать дополнительные атрибуты таблиц базы
    данных и их колонок, используемые при кодогенерации, и сгенерить код на языках Informix-


    4GL, NewEra и SuperNova. Кодогенератор поддерживает многопользовательский режим работы,
    многоверсионность и выгрузку проектной информации в виде текстовых отчетов.
    Разработанные библиотеки функций, классов и шаблонов кодогенерации позволяют создавать
    приложения, использующие преимущества соответствующих средств разработки. Единство
    используемых атрибутов позволяет вам, разработав проект, создать часть приложений на
    Informix-4GL и использовать их на алфавитно-цифровых терминалах для массового вода
    однотипной информации, а другую часть приложений создать под графический интерфейс на
    языках NewEra или SuperNova. Такие приложения позволяют осуществлять сложный анализ
    имеющейся информации и необходимы для информационного обеспечения руководства фирмы,
    маркетинга и долгосрочного планирования.
    С использованием CASE-средства Vantage Team и кодогенератора Grindery Grabber нами был
    разработан в качестве базового проект офисной системы для нашей фирмы. Основными его
    особенностями являются:
  • поддержка линейного документооборота (документ становится видимым
    на следующем шаге после того, как он прошел предыдущий, выписанный счет
    виден при регистрации поступивших платежей, товары из оплаченного счета
    видны при формировании заказа фирме-поставщику, заказанные товары видны
    при регистрации поступивших на склад и т.п,);
  • учет с точностью до единицы товара (под какой счет заказан, когда поступил,
    кому выдан);
  • контроль актуального состояния ведущихся проектов от замысла до
    регистрации статуса различных версий (от "разработка начата" до "версия
    продается");
  • регистрация пользователей проданных программных продуктов, генерация
    активизационных ключей, регистрация договоров на техническую поддержку и
    соответствующих обращений пользователей;
  • полная авторизация всей внесенной в базу данных информации.
    Разработанная информационная система может предлагаться как готовая система для оффиса
    средней фирмы. Однако, как мы уже говорили, вряд ли такая возможность сегодня актуальна.


    Более реальными на наш взгляд являются следующие варианты:
  • поставка готовой системы вместе с проектом, выполненным в CASE или
    в Grindery Grabber, вместе с соответствующим средством разработки и
    обучением программистов заказчика работе с этими средствами;
  • поставка проекта, выполненного в CASE или в Grindery Grabber, и прототипа
    системы, то есть программы со всеми необходимыми функциональными
    возможностями по доступу к таблицам базы данных (ввод, модификация и
    удаление произвольных записей) без "наведения глянца" также с поставкой
    соответствующего средства разработки и обучением программистов заказчика
    работе с этими средствами;
  • поставка средств разработки, обучение программистов заказчика работе с
    этими средствами и совместное выполнение проекта до произвольной
    стадии.
    Предлагаемая технология и инструментарий позволяют, на наш взгляд, достаточно быстро
    разработать офисную информационную систему с учетом требований конкретного заказчика,
    передать заказчику достаточно полно документированный проект и средства разработки,
    которые позволят ему по мере необходимости достаточно быстро модифицировать полученную
    систему в соответствии с новыми требованиями.

    []
    []
    []

    Тезисы доклада

    Чтобы пройти путь от новинки до предмета первой необходимости, телефону потребовались
    десятилетия. Электронная почта совершила этот скачок неизмеримо быстрее. Сегодня она
    представляет собой самое лучшее, простое и наиболее полезное средство взаимодействия с тех пор
    как Александр Грэхам Белл придумал первую примитивную телефонную трубку. Между тем,
    электронная почта (E-mail) реализует в настоящее время лишь малую часть своих
    потенциальных возможностей.
    GroupWise 5 расширяет средства электронной почты, предлагая полную коммуникационную
    среду. Это ПО интегрировано с технологиями интрасетей/Internet. Кроме того, данный продукт
    позволяет без излишних сложностей добавлять к нему средства и функции для поддержки
    коллективной работы и автоматизации документооборота. GroupWise 5 дает возможность
    каждому пользователю в организации применять речевую почту, обмениваться с другими
    людьми записками, информацией о назначении встреч, документами, факсами и электронной
    почтой столь же легко, как если бы они работали с обычной системой электронной почты.
    Система GroupWise 5 обладает обратной совместимостью с GroupWise 4.1, функционирует в
    NetWare 4.1 и во многих других популярных сетевых средах, защищая тем самым ваши
    инвестиции в существующие системы. Кроме того, это программное обеспечение спроектировано
    с учетом потребностей администраторов сети и мобильных пользователей. GroupWise 5
    представляет собой систему электронной почты нового уровня, и для работы с нею вам не нужно
    быть экспертом.
    Средний пользователь затрачивает немало усилий на поиск информации (например, исходящих
    и входящих сообщений), которая может находиться в разных местах. Если сложить все то время,
    которое уходит в компаниях на поиск сотрудниками всех рангов (от клерка в отделе
    электронной почты до главного исполнительного директора) почтовых сообщений, информации
    о назначенных встречах, списков текущих дел и т.д., то получится отрезок времени длиною в
    жизнь. GroupWise 5 решает эту проблему и экономит ценное время, консолидируя всю

    информацию в едином хранилище - универсальном почтовом ящике (Universal Mail Box).
    Благодаря этому доступ ко всем документам и сообщениям не требует дополнительного обучения.
    Чтобы воспользоваться всеми преимуществами расширенных средств GroupWise 5, достаточно
    простых операций с помощью мыши (point-and-click).
    Кроме обычных сообщений GroupWise 5 позволяет пользователям посылать и сохранять ссылки
    URL, открывая которые пользователь получает доступ прямо к соответствующей базовой
    странице Internet.
    GroupWise 5 предоставляет наиболее простой и быстрый способ получить полное решение для
    интрасетей и Internet. Благодаря продукту GroupWise WebAccess частные интрасети или Internet
    становятся расширениями вашей системы обмена сообщениями. WebAccess позволяет
    обращаться к функциям GroupWise через броузер Netscape Navigator или любую другую
    стандартную систему просмотра World Wide Web. Таким образом, если вы предпочитаете
    рабочую среду интрасети, то можете в реальном времени получать доступ к своим сообщениям,
    календарю и другой информации. Кроме того, для переключения между GroupWise WebAccess и
    другими базовыми страницами потребуется всего несколько щелчков мышью.
    GroupWise позволяет вам взаимодействовать с другими пользователями и работать вместе с ними
    через Internet или интрасети. Благодаря GroupWise WebAccess, находясь в дороге или дома,
    пользователи не теряют связи с корпоративной интрасетью. Поскольку система GroupWise 5
    широко открыта для разработчиков, для специализации данного продукта они могут
    обращаться через Internet к необходимым инструментальным средствам.
    Бизнес-процессы часто требуют коллективных действий. При этом одни сотрудники ставят на
    документ свою подпись, а другие вводят данные в различные формы. Подобный процесс может
    оказаться медленным и болезненным, а некоторые сотрудники создают в нем ?узкие места?.
    Между тем, система GroupWise 5 способна упростить и автоматизировать подобные
    процедуры.
    Интегрируя информацию из нескольких приложений и помогая людям совместно выполнять


    гораздо больший объем работы, GroupWise WorkFlow позволяет активно управлять любыми
    бизнес-процессами. С помощью подсистемы управления документооборотом и автоматизации
    деловых процедур GroupWise WorkFlow вы даже можете включить в этот процесс удаленных
    пользователей, в том числе своих заказчиков и поставщиков. Более того, все эти операции будут
    не сложнее обычного обмена электронной почтой.
    GroupWise 5 позволит не только быстро найти нужный документ, но и подобрать другую
    относящуюся к нему информацию, такую как электронная почта, примечания и факсы. Это все
    равно, что иметь под рукой толкового личного секретаря. Подсистема управления документами
    GroupWise 5 Document Management обеспечивает также совместную работу нескольких человек
    над одним документом. Она отслеживает его различные версии и реализует защиту -
    контролирует изъятие документа с блокировкой оригинала (check out) и возврат его
    исправленной версии с отменой блокировки (check in). Членам рабочих групп можно
    присваивать полномочия на модификацию или удаление документов. Для выполнения
    подобных функций специальной подготовки также практически не требуется.
    При работе с GroupWise в среде NetWare 4.1 вы получаете не только невероятную
    производительность, но и такое прекрасное средство как служба каталога NDS (Novell Directory
    Services), которая реализует глобальный сетевой каталог и обеспечивает централизованное
    администрирование GroupWise и NetWare. Таким образом, вам не нужно будет дважды
    выполнять работу при изменении адреса пользователя, изменении его полномочий или
    выполнении любых других задач, с которыми ежедневно приходится сталкиваться
    администраторам. GroupWise 5 использует те же утилиты администрирования и управления, что
    и NetWare. Кроме того, Novell и NDS позволяют вам постоянно поддерживать связь со своей
    сетью, где бы вы ни находились. Находясь за много километров от своего офиса, администратор
    сети сможет управлять GroupWise со своего портативного ПК.
    Кроме того, GroupWise 5 снижает стоимость эксплуатации системы, давая возможность


    использовать один и тот же сервер в качестве платформы сети, Web-сервера и основы для
    функционирования системы коммуникаций/обмена сообщениями. Благодаря интеграции в
    одной пользовательской среде всех своих инструментальных средств - электронной почты,
    ведения календаря, планирования, управления документами и автоматизации деловых
    процедур - вам потребуется изучить только один простой интерфейс. Поскольку работать с
    электронной почтой умеет практически каждый, то 9/10 операций будут вам уже знакомы.
    В своем недавнем исследовании (?Максимальная окупаемость инвестиций в сетевые
    вычисления?; компания IDC, 1996 г.) независимые аналитики пришли к выводу, что типичный
    коэффициент окупаемости капиталовложений (ROI) в расчете на пользователя GroupWise
    составляет 334%.
    Где бы вы ни оказались, GroupWise повсюду сопровождает вас. Перед тем как отправиться в
    путь, подключитесь к сети и загрузите свои сообщения в портативный ПК. После этого, несмотря
    на задержку с вылетом самолета или пробки на дорогах, вы сможете читать свою электронную
    почту, отвечать на сообщения, назначать встречи и даже отдавать поручения. Когда появится
    возможность получить доступ к телефонной линии, вы просто установите соединение с системой
    GroupWise 5 и синхронизируете свою информацию. Можно также воспользоваться броузером
    World Wide Web и связаться с главным офисом компании через GroupWise WebAccess. В любом
    случае продукт позволит вам принимать и передавать сообщения, как если бы вы никогда не
    покидали офиса.
    GroupWise 5 может даже предоставить доступ к универсальному почтовому ящику (Universal
    Mailbox) с использованием технологии цифрового преобразования текста в речь. Вы звоните
    GroupWise по телефону, и подсистема GroupWise PhoneAccess читает пришедшие на ваш адрес
    сообщения электронной почты, информацию о назначенных встречах из календаря, сведения о
    заданиях и полученные записки. Фактически, с помощью GroupWise PhoneAccess вы можете даже
    делегировать задания или отправлять копии своих сообщений, информацию календаря и


    документы по факсу.
    GroupWise 5 имеет также шлюз Pager Gateway для пейджинговой связи, который будет работать
    согласно заданным вами правилам. Таким образом, находясь в дороге, вы сможете получать все
    важные сообщения. Например, если начальник направил в ваш почтовый ящик сообщение, оно
    переадресуется прямо на пейджер. Система позволяет также задать правило для немедленной
    передачи ответа по электронной почте. С помощью аналогичного правила GroupWise 5 наберет
    номер вашего сотового телефона и зачитает сообщение начальника. Вы всегда будете ?на
    связи?!
    Пока производители не пришли к единому стандарту - общей настольной и серверной платформе
    (а этого, вероятно, никогда не случится) - GroupWise будет поддерживать множество платформ,
    включая Windows 95, Windows 3.1, Windows NT, Macintosh и несколько вариантов UNIX.
    GroupWise 5 позволяет вам также поддерживать популярные броузеры Internet и клиентов
    электронной почты, совместимых с POP и MAPI. Что касается шлюзов, GroupWise 5 устраняет
    несовместимость между разнородными почтовыми системами: большинство программ
    электронной почты могут взаимодействовать с GroupWise 5, обеспечивая пользователей и
    администраторов простой связью между системами.

    []
    []
    []

    Типовые процессы канцелярии

    В данном разделе переходим от великой статики к динамике документов, т.е. вместе с
    рассмотрением самих документов приступаем к рассмотрению процессов обработки документов.
    Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов.
    Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет фискальные
    функции: кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных
    маршрута прохождения документа:
  • Непосредственно исполнителю.
  • На принятие решения в центральный аппарат.
    Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на
    контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают
    на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме
    стоит "Директорам предприятий..."). Такие документы (поступающие на исполнение в
    центральный аппарат) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является
    один из директоров предприятия (или их замов). Для документов, проходящих по второму
    маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а
    директорат осуществляет контроль за результатами работы (а то и этого не делает).
    По существующей практике работы канцелярий крупных организаций на контроль ставятся
    только дела проходящие по второй схеме. Причем, как известно из жалоб работников
    канцелярий, дела проходящие по первой схеме часто "провисают", т.е. теряются в ходе
    обработки. Если в дальнейшем кому то из директоров придет в голову получить информацию о
    таком деле, то в канцелярии возникают достаточно большие проблемы.
    Типовые процессы канцелярии


    Типы документов, классификация и их взаимосвязи

    Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их
    характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много
    (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения
    канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на
    всего 3 вида:


  • Требование изменений

    Электронные документы до сих пор подвергаются сомнению в качестве основного инструмента
    для распространения информации между профессионалами. Подробно обсуждаются недостатки
    теперешнего процесса в работах . Мы приводим здесь
    некоторые наиболее относящиеся к делу выводы:
  • Экспоненциально увеличивающееся количество электронных документов
    напрягает современную систему. В среднем за последние 120 лет вся
    техническая продукция удваивается каждые двадцать лет. После Второй
    мировой войны этот ритм усилился до удваивания за каждые 10 лет href="#lit">[Odlyzko]    .
  • Увеличивающаяся специализация затрудняет деловым и финансовым
    журналам обслуживание своих подписчиков. Журнальные статьи публикуются
    одними экспертами для чтения другими экспертами. Но эксперты составляют
    менее 20% читателей . Это может привести к увеличению
    числа специализированных журналов, которые никто не читает (журналы
    "только для написания''). Эта увеличивающаяся специализация и более узкая
    область электронных документов приводит к ограниченному обращению и
    высокой стоимости распространения таких документов.
  • Увеличивающиеся задержки в традиционном цикле распространения
    документов общего пользования через деловые и финансовые журналы и книги
    "написание-рецензия-исправление-распространение'' неприемлема ни для
    авторов, ни для читателей. Задержки на 6--18 месяцев являются
    общепринятыми для процесса реферирования и весь процесс до реального
    распространения может занять от 12 до 18 месяцев .
    Обычные бумажные документы уже служат не как средство для сообщения
    результатов, а единственно для архивных целей (снова документы "только для
    написания'').
  • Конференции и презентации стали альтернативным средством передачи и
    распространения новых документов. Они имеют низкое время оборота от
    представления документов до их публикации (около 6 месяцев), в то же время
    сохраняя процесс экспертной оценки, который придает документам
    достоверность. Более того, конференции сосредотачивают свое внимание на
    специализированных областях, позволяя служащим обмениваться самыми
    свежими документами.
  • Препринтные версии документов доступны через FTP, WWW и электронную
    почту. Эти методы распространения намного дешевле традиционных способов.
    Некоторые авторы утверждают, что такая практика способствует улучшению
    качества представленных документов, которые подвергаются более широкой
    проверке, чем документы на бумажных носителях, рецензируемые только
    несколькими экспертами. Однако, этот механизм обычно заслуживает меньшего
    доверия, чем установленный процесс рецензирования, поскольку нет явных
    гарантий, что каждый конкретный документ, доступный on-line, будет
    откорректирован автором в ответ на замечания читателей.


    Убираются внутрифирменные барьеры

    Думаем, многие руководители сейчас озабочены информационной разобщенностью своих
    специалистов. Корпоративные системы сыграют немаловажную роль в том, чтобы коллектив
    начал работать как единая команда, ориентированная на выполнение общей цели (увеличение
    прибыли предприятия).

    Для обеспечения согласованной работы произвольного числа пользователей в единой
    компьютерной сети наиболее подходящей является технология клиент/сервер, в которой один или
    несколько самых мощных компьютеров, называемых серверами, используются не для работы, а
    выделяются для хранения данных со всех участков и, главное, для обеспечения правильного
    взаимодействия между рабочими местами. Все остальные компьютеры в сети являются клиентами.
    Раньше в компьютерных сетях применялась технология файл-сервер, которая практически не
    обеспечивала защиты данных от сбоев и ошибок специалистов и создавала поэтому множество
    аварийных ситуаций. Клиент/серверная технология гораздо надежнее и "умнее": она позволяет
    избегать потерь данных (например, когда несколько людей пытаются одновременно вносить
    изменения в одни и те же данные), гораздо лучше обеспечивает сохранность информации и от
    случайностей, и от злого умысла, и, наконец, она дает возможность работать в сети гораздо
    большему числу людей одновременно.


    Удобство и простота работы

    Понятие "интуитивно понятный интерфейс" означает, что уже после 1-2 часов экспресс-обучения
    человек свободно может общаться с программой. Такие системы учитывают психологию людей,
    они дружелюбны и понятны, широко используют изображения и звук вместо текста. Работать с
    такой системой может даже непрофессионал, и ему не требуется изучать тома документации.
    Человек видит на экране просто свой рабочий стол со стопками чистых бланков, папками с
    подшивками документов, журналами и ведомостями.
    Кроме того, существует ряд современных технологий, облегчающих общение человека и
    компьютера. Эти технологии особенно оценят те специалисты, которым приходилось работать с
    неудобными системами, где простейшая операция требует многократных нажатий кнопок
    клавиатуры и сложных переходов по меню.


    Управление документооборотом - БОСС-Референт

  • хранение информации о клиентах и партнерах
  • хранение образцов документов
  • планирование и контроль мероприятий и контактов
  • составление, учет и контроль договоров

    Управление финансами - БОСС-Финансист

  • финансовое планирование
  • оперативное управление финансами
  • финансовый анализ

    Управление очередью заданий

    В процессе эксплуатации Staffware накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует
    очереди заданий различных типов как для каждого пользователя, так и для группы. Staffware
    автоматически производит периодическое обновление очередей и уведомляет пользователя о
    наличии в очереди новых (непросмотренных) заданий, а также заданий с установленным
    предельным сроком выполнения.


    Управление персоналом - БОСС-Кадровик

  • штатное расписание
  • учет кадров
  • табельный учет
  • учет труда и заработной платы

    Управление производством - БОСС-Технолог

  • планирование производства
  • техническая подготовка производства
  • управление технологическим процессом
  • система контроля качества

    Управление сбытом - БОСС-Продавец

  • маркетинг (анализ рынка потребителей)
  • расчеты с покупателями и заказчиками

    Управление снабжением - БОСС- Снабженец

  • маркетинг (анализ рынка поставщиков)
  • расчеты с поставщиками и подрядчиками

    Управление точностью поиска;

    Excalibur EFS позволяет улучшить параметры процесса поиска данных, обеспечивая
    возможность пользователю самому определять степень совпадения найденной
    информации с запросом. Вы можете сформулировать эффективный запрос без
    необходимости знать правильное написание слов или фраз. Получив запрос найти
    какой-либо документ, система просматривает образы и составляет список "ближайших
    приближений" к тому, что было описано в запросе. Затем система упорядочивает
    содержимое этой области по степени вероятности того, что тот или иной найденный на
    этом этапе документ является истинной целью поиска. Вы можете установить
    "ближайшую десятку", "ближайшую сотню" и т.д. Это потенциально создает среду
    поиска, в которой пользователь может проводить поиск в интерактивном режиме, чтобы
    найти ответ, предварительно не определив точно, что же является ответом.


  • В заключение:

    Мы готовы предоставить необходимое оборудование, дать Вам полную информацию о
    Компьютерной Телефонии, соответствующую литературу. Наши специалисты обучат Вас работе с
    системой и программированию. Мы можем создать для Вас готовые приложения.
    Использование Автоматической офисной телефонной системы в вашей фирме - это не только
    модно и престижно, но и поднимет качество обслуживания клиентов.
    Если Вы представляете Банк, Вам просто необходима такая система. Позаботьтесь о своих
    клиентах! Избавьте своих сотрудников от рутинной клерковской работы.
    Вы еще не решились? Тогда не удивляйтесь, когда, позвонив своему конкуренту, услышите
    голос:
    - "Здравствуйте! Добро пожаловать в компьютерную информационно-справочную службу нашей
    Фирмы!..."



    ВАРИАНТ - система обработки персональной информации

    Система реализует нетрадиционный подход к обработке персональной информации, который
    позволяет вести многоаспектный анализ, классификацию и поиск не только физических лиц, но
    и таких взаимосвязанных с ними объектов анализа, как события, документы, организации и
    т.п.
    Объект любого типа может быть связан как с объектом того же типа (например, связь лицо-
    лицо), так и с объектом любого другого типа (например, лицо-событие и т.п.). Для каждой связи
    может быть определен тип связи, задаваемым пользователем, а также дополнительные
    показатели, характеризующие связь. Количество и состав различных объектов системы может
    быть произвольным.
    Пользователь имеет возможность динамического создания любых объектов на основе
    информации, содержащейся в показателях других объектов (например, создание объекта типа
    "лицо" на основании его упоминания в тексте документа, или создание объекта типа
    "организация" на основании занимаемой лицом должности и т.п.). Динамически может быть
    определен также и тип связи.
    Основным достоинством системы являются богатые возможности поиска информации. Поиск
    может осуществляться по многим критериям одновременно (например, национальность и
    возраст), а также по произвольно заданному пользователем тексту. Кроме того, возможен поиск
    как по связям между объектами (например, выборка всех лиц, участвовавших в данном событии
    и т.п.), так и по типу связи.
    Часто используемые сложные запросы для поиска могут быть сохранены в системе, и в
    дальнейшем такие выборки будут осуществляться автоматически. При необходимости ранее
    сохраненный запрос может быть изменен или дополнен новыми критериями поиска.
    Интерфейс работы пользователя построен в виде истории работы с объектами различных типов,
    что позволяет вернуться в любую точку диалога как к связующей информации, так и к самим
    объектам.
    Кроме текстовой информации, в системе может храниться графическая информация, в т.ч.
    фотоизображения лиц, событий и т.п.
    ИПС "Вариант" реализована в современной технологии клиент/сервер, обеспечивающей
    одновременную согласованную работу произвольного числа пользователей в единой
    компьютерной сети.
    Комплекс ориентирован на создание информационных систем служб безопасности финансовых
    структур, правоохранительных органов и т.п.


    Входящие документы

    имеют кроме базовых атрибутов еще:
  • Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или
    непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из
    типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные
    входные документы (например, заявление граждан о предоставлении
    гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня
    подачи заявления в консульский отдел).
  • Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц
    предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и
    ставить резолюцию "Об исполнении доложить" Данный атрибут
    проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее
    важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в
    случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении
    документа соответствующему субъекту.


  • Входящие

    . Это документы, которые поступили на предприятие
    от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать
    соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки
    устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное
    время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения,
    указанным непосредственно во входящем документе.


  • Виток спирали эволюции


    Обратимся к мэйнфреймам, в которых в классическом виде была воплощена идея
    централизации. Все вычислительные ресурсы были сконцентрированы в едином комплексе, там
    же хранились и обрабатывались огромные массивы данных. Достоинства централизованной
    архитектуры мэйнфреймов очевидны - это простота администрирования, защиты информации и
    ряд других.
    Среди множества характерных черт архитектуры мэйнфреймов особо отметим использование в
    качестве основного средства доступа к информации алфавитно-цифровых терминалов. Решение
    выглядело естественным, логичным и оправданным - если где-либо требовался доступ к
    информационной системе, то к этому месту техническая служба подводила кабели и
    устанавливала терминал, который тут же начинал работать и пользователь получал доступ к
    мэйнфрейму. Если терминал ломался, техническая служба заменяла его, и пользователь
    продолжал свою работу. Вообще говоря, терминал подобен бытовой технике - стиральной
    машине, холодильнику или утюгу - простому устройству, которое все время функционирует, а в
    случае поломки подвергается ремонту или замене.
    Обратим внимание: поскольку терминал - устройство простое, не требовалось никаких
    специальных действий по настройке и конфигурированию программного обеспечения в виду его
    отсутствия. Терминалами управляли с мэйнфрейма, то есть централизованно. Пользователю не
    надо было забивать голову данными об устройстве терминалов - достаточно было знать, как его
    включить и на какие кнопки нажимать, чтобы запустить программу и работать с ней. Все
    терминалы были однотипными - следовательно, гарантировалось, что программа, запущенная
    на мэйнфрейме, будет работать (то есть отображать информацию и принимать ввод
    пользователя) на них всех абсолютно одинаково. То есть, устройства на рабочих местах
    пользователей вели себя предсказуемо и в любой момент могли бы быть заменены.
    Все это было просто великолепно с точки зрения руководства компаний, где такая технология
    использовалась. Затраты на обслуживание терминалов и линий связи, конечно, были, но это

    были предсказуемые и прогнозируемые затраты на выполнение ограниченного набора чисто
    технических действий со стопроцентным результатом.
    Но вот произошла революция - появились персональные компьютеры. Стало возможным иметь
    вычислительные и информационные ресурсы на собственном рабочем месте и управлять ими по
    собственному разумению. Появился великолепный оконный графический интерфейс,
    несопоставимый по своим возможностям с ограниченным репертуаром прежних алфавитно-
    цифровых или даже графических терминалов. Появились новые средства ввода ("мышь" и
    другие), интерфейс с пользователем усложнился, стал богатым и разнообразным, насыщенным
    цветом, звуком и анимацией. Люди почувствовали вкус к работе с красивыми и изящными
    средствами.
    Но не это главное. Появились идея переноса части системы для выполнения на персональном
    компьютере, непосредственно на рабочем месте - действительно, почему бы не поручить
    персональному компьютеру выполнять ту часть программы, которая отвечает за интерфейс с
    пользователем (а может быть, и ту часть программы, которая реализует прикладную логику), а
    функции обработки данных оставить на центральном компьютере? Таким образом, система
    стала распределенной - одна ее часть выполнялась на центральном компьютере, другая - на
    персональном, который был объединен в сеть с центральным. Появилась исключительно удобная
    и естественная парадигма "клиент-сервер" - модель взаимодействия компьютеров и программ в
    сети. Высокими темпами стали развиваться средства разработки приложений в архитектуре
    "клиент-сервер", которыми сейчас мы пользуемся для реализации информационных систем.
    Начались дискуссии о том, какие функции выполнять на клиенте, какие на сервере, появилось
    понятие "толстый" и "тонкий" клиент и так далее (все это хорошо известно по многочисленным
    статьям и нет нужды пересказывать эту историю).
    Однако архитектура "клиент-сервер" в том виде, в каком она описана выше, имеет два
    существенных недостатка, видимых даже при поверхностном анализе. Сравним ее с
    централизованной архитектурой мэйнфреймов. В последней абсолютно ВСЯ информационная
    система находится на центральном компьютере. На рабочих местах стоят простейшие устройства
    доступа, дающие возможность человеку управлять процессами в информационной системе. Ни
    малейшего элемента информационной системы на рабочих местах нет - ни единой строки кода,
    ни одного файла, ничего. Все процессы происходят на центральной машине, с которым
    устройство доступа общается посредством максимально простого протокола (передаются экраны
    и коды нажатых клавиш на пульте), аппаратно реализованного в устройстве доступа. Здесь мы
    имеем выраженную в концентрированном виде идею "системы, поставляющей информацию"
    (рис.2).
    Виток спирали эволюции

    Виток спирали

    Архитектура систем Интранет стала естественным завершением очередного витка спирали
    эволюции информационных систем - от систем с централизованной архитектурой через системы
    "клиент-сервер" в традиционном понимании к Интранет (рис.1).

    Визуальные средства поиска информации в документоориентированных базах данных

    В. Плешко, Гарант-Парк
    Постоянно растущий поток документов, проходящих через информационное пространство
    предприятий, все чаще заставляет менеджеров информационных систем искать новые решения по
    автоматизации документооборота. Основная проблема, которая встает перед пользователем,
    имеющим дело с большими массивами документов - это быстрое получение необходимой
    информации. Современные системы автоматизации документооборота предлагают в основном
    следующие четыре вида поиска:
  • поиск по атрибутам,
  • гипертекстовые ссылки,
  • тематические рубрикаторы,
  • контекстный поиск.
    Рассмотрим приведенные способы поиска с точки зрения возможности их автоматической
    подготовки.
    Редко случается, когда документы приходят в нескольких заранее установленных и неизменных
    форматах, и появляется возможность создать средства поиска документов по атрибутам. В общем
    случае автоматически удается отслеживать лишь минимальный набор атрибутов, как-то: время
    поступления документа, источник.
    Системы автоматизированной сортировки документов пока еще редко встречаются и довольно
    дороги. Автору не известно ни одной такой системы, работающей с русским языком. Самый
    простой выход из такой ситуации - это нанять экспертов по конкретной тематике для
    сортировки документов по рубрикам. Однако, как показывает опыт, с ростом потока
    документов, качество работы экспертов по заполнению рубрикатора снижается.
    Расстановка гипертекстовых ссылок опять-таки лежит целиком на плечах экспертов. Этот
    процесс поддается автоматизации только в простейших случаях, например, обнаружении в
    тексте адресов Internet или терминов из толкового словаря.
    Контекстный поиск - это единственный полностью автоматизируемый вид поиска. Он хорошо
    работает в качестве дополнения к предыдущим средствам. Но на больших объемах информации,
    когда нет возможности поддерживать рубрикатор или выделить атрибуты документов, и
    контекстный поиск является единственным инструментом, получение пользователем нужной
    информации сопряжено со значительными трудностями.
    Тот, кто хотя бы раз пользовался
    услугами поисковых серверов в Internet, например, , тот наверняка сталкивался с тем, что ответ на запрос может
    состоять из нескольких тысяч документов.
    Поэтому уже сейчас необходимы дополнительные средства, не требующие специальных форматов
    представления документов, полностью автоматизированные и позволяющие сузить контекст
    поиска.
    Другая сторона разработки систем поиска информации - это улучшение пользовательского
    интерфейса. В идеале интерфейс должен быть предельно простым, и пользователь должен иметь
    возможность получать информацию посредством одного щелчка мыши.
    Естественно, что любая новая технология, позволяющая хотя бы частично решить
    вышеперечисленные проблемы, представляет большой интерес для любого, кому приходится
    сталкиваться с большими объемами информации.
    С начала своего существования фирма "Гарант-Парк" () активно занимается исследованиями по развитию методов поиска и
    упорядочения информации для полнотекстовых баз данных. Эти исследования напрямую
    связаны с деятельностью компании по разработке и поддержке WWW-версии СПС "Гарант",
    которая хорошо известна широкому кругу пользователей, а также молодой, но быстро
    развивающейся информационной системы "Парк", ориентированной на предоставление
    информации экономического характера. Специалисты "Гарант-Парка" постоянно следят за
    новинками в области новых информационных технологий и пополняют банк данных фирмы
    информацией о перспективных направлениях. Так, в январе этого года из нескольких
    кандидатов на внедрение была выбрана новая и перспективная технология, которая, по нашему
    мнению, может претендовать на роль дополнительного средства поиска в
    документоориентированных базах данных. Речь идет о методе WebSOM, предназначенном для
    публикации документоориентированных баз данных в виде карты плотностей на
    плоскости.
    WebSOM является аббревиатурой слов Web Self-Organization Maps, что можно перевести, как
    самоорганизующиеся карты (SOM) для Web.Данная технология была разработана группой
    ученых, возглавляемой профессором Хельсинкского Технологического Университета Т.
    Кохоненом. Первая публикация на эту тему в Internet была в январе 1996 года по адресу href="http://websom.huf.fi/websom/"> http://websom.huf.fi/websom/. Там доступны статьи с
    описанием метода и демонстрацией визуального представления массивов документов из групп
    новостей Internet.
    Специалистам "Гарант-Парка" пришлось адаптировать данную технологию к русскому языку,
    и совсем недавно демонстрационная версия русского WebSOM появилась на сервере "Гарант-
    Парка" по адресу .
    Визуальные средства поиска информации в документоориентированных базах данных

    Внедрение корпоративной системы управления

    Опыт показывает, что внедрение корпоративных систем управления позволяет экономить свыше
    20% времени и бюджета, выделяемых на реализацию проекта, формировать за кратчайший срок
    более привлекательные предложения при участии в тендерах и в конечном счете значительно
    увеличить эффективность работы корпорации.
    Но чтобы этого достичь необходимо выполнение несколько условий: (1) использование
    специализированного программного обеспечения, (2) команда обученных сотрудников и (3)
    применение внутрифирменного стандарта управления проектами. Обычно первые два условия
    выполняются, тогда как третьему не уделяется достаточного внимания, хотя именно создание
    внутрифирменного стандарта определяет насколько эффективно будет использоваться созданная
    система управления.
    Разработка внутрифирменного стандарта управления, планирование и сопровождение первых
    проектов достаточно трудоемкий процесс. Для ее создания требуется специальная подготовка и
    опыт.
    Тем не менее, реализуя проекты, корпорации накапливают собственный опыт (формирование
    стандартных фрагментов проектов, из которых как из готовых блоков за короткое время
    строятся новые проекты, разработке оригинальных проектных решений и т.д.), уменьшают
    рутинную работу сотрудников, перекладывая ее на систему, культура управления проектами
    становится неотъемлемой частью жизни корпорации.

    []
    []
    []

    Внутренние документы

    помимо стандартных атрибутов могут
    обладать еще следующими:
  • Список подразделений предприятия для ознакомления.
  • Контрольный срок ознакомления или исполнения.
  • Список исполнителей документа.


  • Внутренние

    . Данные документы используются для организации
    работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы,
    а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия
    (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства
    предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы,
    порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства
    единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю
    организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его
    преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
    Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть
    письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на
    предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если
    письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения
    канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе
    делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только
    канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.
    Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным
    регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов
    документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто
    бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного
    номера.


    Выполнение вариантов процедуры

    Любой конкретный случай выполнения процедуры называется вариантом. Выполнение
    варианта состоит в рассылке пользователям заданий и управлении процессом работы с ними в
    соответствии с алгоритмом, предусмотренным процедурой.
    При этом Staffware обеспечивает одновременное выполнение множества вариантов каждой
    процедуры; передачу информации между шагами процедуры; обмен произвольными
    сообщениями между пользователями системы; взаимодействие с внешними программами на
    сервере и клиенте.
    При заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.


    Высокая Надежность:

    Мы предлагаем готовые к использованию системы на базе речевых серверов.
    Речевой сервер, представляет собой компьютер - оборудованный платами компьютерной
    телефонии и необходимым программным обеспечением.

    Высокая скорость поиска информации.

    Программные системы, базирующиеся на методологии APRP, имеют возможность
    динамически использовать ресурсы и архитектуру компьютера для получения
    быстрейшего и точного доступа к информации. Поскольку индекс занимает
    минимальный объем, его можно с высокой скоростью загрузить в память любого
    компьютера в сети и работать с ним со скоростью двоичных логических операций.

    []
    []
    []

    Взаимосвязи документов

    Все документы, проходящие через канцелярию являются связанными документами, в том смысле,
    что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является
    входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

    Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем
    входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так
    и на другие входящие (см. "Процесс согласования или уточнения ответа" на рис. 1). Все
    документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения
    (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование
    связей.
    Связи в большинстве случаев направленные по принципу: "главный-подчиненный". Иногда
    встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы,
    посвященные одному вопросу).

    Взаимосвязи документов


    Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации


    Канцелярия и архив предприятия
    Все документы, проходящие через канцелярию попадают в архив предприятия. Рассмотрим
    организацию документов в архиве предприятия.
    Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы
    предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы
    хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи с этим для больших дел вводятся
    несколько томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а
    затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по
    атрибутам документов.
    Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком по
    окончанию года. В любом случае дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный
    перечень документов в деле, их разбивку по томам. После этого готовиться опись дел, в которой
    указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в
    каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.
    Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения
    документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. После истечения срока хранения
    дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для
    государственных организаций). Для частных компаний после истечения срока хранения дела
    уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив
    или на уничтожения поступают как единое целое, т.е. в отличие от процесса формирования
    архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.
    Канцелярия и документооборот уровня отдела
    Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он только
    начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения
    организации. В принципе канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в
    отделах.
    Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют "вешать собак" за вовремя
    неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в подразделениях.
    На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний
    документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения
    предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня
    подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между
    отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела
    должен отслеживаться и регистрироваться.
    Канцелярия и специализированное делопроизводство
    Специализированным делопроизводством можно считать любую специализированную систему,
    работающую с структурированными данными, такую как бухгалтерию, торговую систему и т.д.
    Иногда предприятию удобно рассматривать часть неструктурированного документооборота,
    как специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные системы
    делопроизводства могут работать с собственными архивными системами (например -
    бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которых документы хранятся в
    структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всего такие системы характеризуются
    следующими параметрами:
  • Они связаны с основной производственной деятельностью организации.
  • На них существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и
    нужно применять системы жесткой маршрутизации).
  • Они работаю с структурированными документами.
  • Документы подвергаются сложной и специфической обработке или имеют
    развитую семантику, которую нужно программно проверять и поддерживать
    (контракт-счет-накладная).
    С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему делопроизводства,
    например, для обсуждения проекта документа или для получения справок из других отделов или
    подразделений предприятия. В общем делопроизводстве основная схема работы с заданиями и
    документами - это свободная маршрутизация.Оно отвечает за сбор и распределение
    информации, за связи с внешними организациями (вне основного производственного процесса).
    Во все специализированные системы делопроизводства от нее есть отростки для обмена
    информацией.

    []
    []
    []

    Взаимосвязи системы автоматизации документооборота канцелярии

    Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней
    документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений
    предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем
    случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как
    центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота,
    своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.
    На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления
    документов долговременного хранения и их поиска.
    Взаимосвязи системы автоматизации документооборота канцелярии


    WorkRoute(r) for DOCS OPEN

    Очереди заданий. На каждом рабочем месте каждый сотрудник видит несколько папок с
    заданиями:
  • Очередь входных заданий - задания, порученные Вам другими
    Пользователями системы или же нотификация о заданиях, которые породили Вы
    - контроль исполнения, вопрос от Исполнителя и т.д.
  • Очередь выходных заданий - те работы, для которых Вы являетесь
    Инициатором
  • Очередь отложенных заданий - временно приостановленные Вами работы
    (для которых Вы являетесь Инициатором), информация о заданиях исчезает из
    входных очередей задействованных Исполнителей, а временные интервалы по
    этапам работ замораживаются до тех пор, пока Вы же его не активируете.
  • Очередь завершенных работ (архив) - список выполненных или же
    прерванных (в виду их нецелесообразности их дальнейшего продолжения)
    работ, для которых Вы являлись Инициатором.
    Раскрывая соответствующую папку Вы имеете возможность просмотреть дерево заданий по
    определенной работе с соответствующими статусами состояний и именами Исполнителей.
    Определение участников делового процесса. Для того, чтобы описать деловой процесс
    необходимо определить состав участвующих в нем лиц, последовательность и характер
    (субординационные отношения) их взаимодействия (другими словами Вы должны составить
    сценарий поведения Исполнителей при выполнении описываемого Вами бизнес-процесса).
    В зависимости от того какую степень свободы Вы оставляете Исполнителям при составлении
    сценария выполнения работы, маршруты можно условно разделить на два типа:

    При проектировании офисной ИС офис

    При проектировании офисной ИС офис должен рассматриваться как полноценное предприятие,
    создающее добавленную потребительную стоимость. В связи с этим средства ИТ должны
    применяться в тех первичных и вторичных (включая автоматизацию рутинной деятельности) видах
    деятельности (ВД), которые:
  • вносят необходимый вклад в создание добавленной потребительной стоимости,
    прямой или дополнительной ее составляющей,
  • для которых возврат инвестиций планируется в приемлемые сроки,
  • которые не являются менее приоритетными, чем другие ВД, требующие инвестиций.
    При этом должны рассматриваться все альтернативные варианты инвестиционной поддержки
    первичных и вторичных ВД, в том числе - не использующие ИТ.
    Основные цели применения ИТ на предприятии офисного типа:
  • поддержка первичной деятельности, в первую очередь - принятия
    решений, являющихся полезным выходом офиса,
  • поддержка бизнес-процессов, по существу нужных офису, в том числе,
    удовлетворяющих требованиям BPR.
    Исследования и разработки в области офисных ИС получили второе дыхание. Наиболее значимых
    успехов оправдано ждать не в локальных средствах автоматизации, но при интегральном
    рассмотрении вопросов проектирования офисных ИС, например, сочетания широких подходов
    общего бизнес-реинжиниринга и новых поколений технологии "Workflow".
    При проектировании офисной ИС адекватно интегральное применение всех трех составляющих
    комплексной дисциплины Нового Системного Проектирования - Н.С.П., включая работу с
    человеческим фактором, не рассматривавшуюся выше.
    В рамках трехслойной модели предприятия, предложенной в Н.С.П., офисная ИС в большинстве
    случаев может совпадать с третьим слоем модели, представляющей предприятие как современную
    "киберкорпорацию", т.е. со слоем, объединяющим бизнес-архитектуру офиса, его сотрудников, а
    также его ИТ-платформу и ИТ-архитектуру.


    Замечания по характеристике подхода

    Общие замечания
  • Вряд ли надо трактовать слова Хаммера/Чампи "начнем сызнова на чистом листе бумаги"
    слишком прямолинейно, поскольку предприятие уже существует, старые процессы работают,
    работают люди, работает ИС. Таким образом, действительно происходит РЕинжиниринг, в
    отличие от инжиниринга заново при создании нового предприятия.
  • Около 70% случаев проведения BPR кончаются неудачами, часть из них случается тогда, когда
    делаются попытки выдать за BPR нечто другое, но при этом ожидаются результаты того
    масштаба, который предполагается в BPR.
    Особое внимание рекомендуется уделять первым двум видам подмены понятия "реинжиниринг"
    из указываемых М.Хаммером и Дж.Чампи (см. п.п. 1 и 2 в подразделе 4.5.), а именно, подмены
    на автоматизацию имеющегося процесса или на внедрение более изощренной ИТ (с вводом в
    действие многофункциональной системы электронного архива, с выдачей каждому сотруднику
    ноут-бука с модемом и т.п.).
    Указывается, что задачи BPR могут быть выполнены только с применением новых ИТ. Вместе с
    тем, формулируются предупреждения против ошибок в применении ИТ, причем имеются в виду
    не инженерные ошибки, а ошибки стратегического осмысления роли и функций ИТ.
    Подчеркивается: "Компания, которая ставит равенство между ИТ и автоматизацией не может
    выполнить реинжиниринг. Компания, которая сначала обнаруживает проблемы, а затем ищет
    для них технологические решения не может выполнить реинжиниринг."
  • Предыдущее замечание актуально и по той причине, что "лобовое" использование CASE-
    инструментов описания функций или процессов, сочетаемое с применением методов и
    инструментов функционально-стоимостного анализа (ABC, Activity Based Costing) часто
    рассматривается как полнокровная методология реорганизации бизнес-процессов.
    Ограниченность или даже вред такого подхода проявляется и в том случае, если он предлагается
    только для реорганизации отдельных бизнес-процедур.
    В силу этого, с точки зрения как бизнес-реинжиниринга, так и создания рациональной ИС неверно

    предлагать в качестве типового такой, например, план работ:
  • построение модели существующей деятельности как совокупности взаимосвязанных
    моделей бизнес-процедур - модель, часто называемая в западной практике "as is" ("как
    есть"),
  • фиксация числовых показателей оценки эффективности выполнения работ и процедур (с
    разбиением их на различные категории затрат),
  • анализ эффективности посредством вычисления суммарных и профилированных значений
    показателей,
  • разработка, моделирование, оценка и сравнительный анализ вариантов применения ИТ и
    соответствующих вариантов модернизации бизнес-процедур для снижения показателей
    затрат,
  • на этой основе - выбор итогового варианта организации бизнес-процедур и
    окончательное построение функциональной модели "to be" ("как должно быть").
    (В отдельных случаях и такой подход может быть полезным, но он должен применяться только как
    частный, локальный метод на ограниченных участках работы по созданию ИС предприятия.)
    Одна из причин непригодности такой схемы заключается в том, что с ее помощью могут быть
    получены частные оптимумы, приводящие к удорожанию или снижению другого параметра
    эффективности деятельности предприятия (см. требования в разделе 3). Другая причина состоит в
    том, что BPR подразумевает поиск не модернизированных вариантов, а такого кардинально
    измененного процесса, который обеспечит упоминавшийся "прорыв".
    Выводы для построения офисных ИС
    Новый процесс может базироваться не столько на "канцелярской" поддержке документооборота,
    сколько на работе одного менеджера клиентов с экспертной системой и центральной БД. Другие
    требуемые характеристики процессов, отличающие их от потоков документов, обсуждаются в
    разделе 5.
    Процессы могут строиться с опорой на хранение в централизованной БД отработанных
    методистами-консультантами наборов типовых заготовок различных вариантов документов
    разных видов (типовых контрактов, списков предпочтительных поставщиков, вариантов


    внутренне согласованных спецификаций на компоненты сложных технических систем,
    транспортно-коммерческих схем доставки товаров и др.).Новый процесс может быть построен в
    расчете на то, что документ не будет в рамках некоторой формальной процедуры обходить по сети
    всех причастных лиц, но задача скорейшего его рассмотрения и согласования будет задачей
    менеджера клиента или иного конкретного лица. Более того, согласования и мониторинг
    рекомендуется сокращать как работы, не создающие потребительной стоимости.
    Наконец, возможны любые другие решения, позволяющие достичь целей BPR, каких-либо
    априорных ограничений не накладывается.
    Использование ИТ в офисе должно поддерживать глобализацию бизнеса и независимость от
    расположения информации. Работы предприятия для потребителя могут и должны выполняться в
    любой нужной для дела точке, в любое время и вовсе не обязательно штатным сотрудником.

    Жесткая маршрутизация

    - когда заранее установленный маршрут
    прохождения задания не может быть кем-либо изменен (Вы оговариваете все
    возможные ситуации, которые по Вашему мнению могут произойти при
    протекании процесса, и все эти условия учитываете при составлении карты
    маршрута, одновременно инструктируя своих сотрудников о возможных
    действиях при возникновении различных ситуаций - в некоторых организациях
    подобная процедура получила название "ознакомление с функциональными
    обязанностями").

    Жесткая.

    Перед тем, как сотрудники начинают работать, неким аналитиком
    создается карта деловых процессов, которая проверяется, тестируется и потом
    преобразуется в АДП-приложение. Сформированное АДП-приложение
    запускается на сервере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники
    имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса ,

    некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках.
    Нельзя говорить о преимущества и недостатках того или иного способа движения задач.
    Каждый из них применим для конкретной ситуации на конкретном предприятии. Для того, что
    бы определится о том, как решать для конкретного случая проблему выбора, необходимо
    поговорить еще об одном важном элементе АДП-систем, как контроль исполнения.
    Контроль исполнения также является интегрирующим термином. Для того, чтобы лучше
    понимать о чем идет речь рассмотрим уровни контроля исполнения задания.
    Уровни контроля исполнения задания:
  • Контроль доставки - выдается информация инициатору задания, что его
    задание достигло места назначения.
  • Контроль прочтения - выдается информация инициатору заданию, что с его
    заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было
    предназначено.
  • Контроль выполнения - выдается информация инициатору задания, о том
    что задание выполнено.
  • Мониторинг - инициатор всегда может посмотреть кто и что сейчас делает с
    его заданием.
  • Извещение о нарушении сроков исполнения - АДП-система может известить
    инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным
    сотрудником.
  • История выполнения заданий
    Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и
    исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору задания
    или просто с помощью сообщения по электронной почте.
    Итак обобщая систему классификации и перекладывая ее на реальную жизнь можно сказать,
    что:
  • Системы со свободным движением документов с контролем доставки и
    прочтения - это обычные системы электронной почты.
    С помощью
    дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль
    выполнения.
  • Системы со свободным движением документов и со всеми функциями
    контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю - это класс
    специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор
    Компании ВЕСТЬ WorkRoute 1.0
  • Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля
    исполнения - это высший класс АДП-систем. К ним можно отнести Action
    WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark, WorkRoute II.
    Рассмотрим компоненты АДП-систем

    высшего класса, как наиболее неизвестного российскому
    пользователю класса систем.
  • Методология описания деловых процессов. В настоящее время без
    адекватной методологии трудно проектировать сложные деловые процессы. Это
    в основном связано с тем, что деловые процессы не являются некой жесткой
    структурой и меняются в течении жизни предприятия по самым разным
    причинам. К таким причинам можно отнести и изменяющиеся внешние условия
    жизни предприятия, так и естественное желание руководителя оптимизировать
    внутренние деловые процессы с целью высвобождения ресурсов и экономии
    средств. В результате мы имеем задачу с неопределенными внешними
    условиями. Следовательно ее можно решать только через некий абстрактный
    уровень, который можно легко и быстро модернизировать и приводить
    соответствие с настоящей или желаемой ситуацией. Далее АДП-приложение
    использует этот абстрактный уровень для своей работы. В настоящее время с
    методологией описания деловых процессов существуют определенные
    проблемы. Самой распространенной методологией на сегодняшний день
    является методология направленного графа. Истоки этой методологии лежат в
    истоках АДП-систем. Первые АДП-системы были созданы для деловых
    процессов производственного (даже, конвейерного) толка, где сотрудники
    выполняли роль неких автоматов, работающих над конкретной технологической
    операцией. Сотрудник мог только выполнить операцию и отрапортовать об ее
    выполнении. В некоторых случаях он мог произвести выбор между несколькими


    состояниями и принять решение о дальнейшем направлении движения делового
    процесса. В дальнейшем АДП- системы стали применять для задач управления
    предприятием. Здесь такая методология не совсем подходит и вот почему. Во-
    первых она совершенно не учитывает влияние человека на конкретный деловой
    процесс. Если в конвейерной задаче, мы можем им пренебречь, то в разработке
    контракта, где человек является главной производящей силой - нет. Влияние
    человека на конкретный бизнес-процесс огромно. Оно может носить как
    отрицательный характер - человек забывает, поступает вопреки логике, просто
    не хочет выполнять ту или иную работу, так и положительный характер - человек
    проявляет творчество, изобретательность при исполнении делового процесса. В
    том случае если методология не учитывает реалии жизни

    , то она все свои
    недостатки перенесет в АДП-приложение. Обычно к методологии
    прикладывается графический редактор, который позволяет в удобной форме
    проектировать карты деловых процессов.
  • Преобразователь методологии в конкретное АДП-приложение. Данный
    модуль выступает связным звеном между методологией и конкретным АПД-
    приложением. Обычно это некий конвертор, который исходя из карты деловы
    процессов и их заданных параметров, как то роли, персоны, время исполнения и
    т.п., формирует базу данных с соответствующей структурой и наполнением, а
    также создает триггера, которые отслеживают выполнение бизнес-правил.
  • Модуль исполнения АДП-приложения. Данный модуль взаимодействует со
    сформированными, преобразователем методологии, данными и программами и
    исполняет их.
  • Рабочее пространство пользователя. Можно сказать, что речь идет о
    рабочем месте пользователя и его интерфейсе. Он может быть отдельно
    стоящим, встроенным в какое-либо приложение или использующим для своей
    работы интерфейсы других программ

    . Каким бы образом интерфейс
    пользователя не был бы организован, сколько кнопочек и бантиков на нем бы ни
    было, построение у всех одно и тоже. Это окно входящих заданий к


    пользователю и окно исходящих заданий от пользователя. Для каждого задания
    показывается его состояние и прочие его характеристики.
    Кроме составных частей, которые описывают практически любую АДП-систему

    , необходимо
    помнить, что АДП-системы не должны работать напрямую со списком конкретных сотрудников,
    а только через список ролей, которые могут исполнять конкретные сотрудники. Использование
    ролей позволяет
  • связывать структуру предприятия с конкретными деловыми процессами, что
    очень немаловажно
  • связывать деловые процессы с ролями, а не сотрудниками, что имеет,
    естественно, более общую постановку. "Есть сотрудник, нет сотрудника,
    обязанности все равно остаются".
  • динамически переназначать сотрудников на роли, что позволит системе
    более гибко реагировать на изменения происходящие на предприятии.
  • более гибко управлять заданиями. Например, посылать задание на
    исполнение всем "менеджерам" и т.д.
    После того, как мы обрисовали то, какие бывают и из чего состоит АДП-система, необходимо
    поговорить об архитектуре построения систем. Относительно архитектурного построения таких
    систем идут большие дебаты между специалистами в этой области. Что лучше, все хотят знать.
    Но мир устроен таким образом, что не существует абсолютного оружия для всех целей. И ставить
    вопрос, что лучше, не разумно. Лучше спросить, что лучше в моем случае, для моей конкретной
    задачи. Обратимся к архитектурным моделям. В основном, они различаются по типу
    ориентации
  • Ориентированы на документ. В своей основе они рассматривают документ и
    процесс его движения между сотрудниками

    . Системы ориентированные на
    документ в своем архитектурном построении идут от почтовых систем. Самой
    сильной стороной такой модели является поддержка удаленных пользователей
    и офисов и поддерживать работоспособность системы в самых разнообразных
    операционных и сетевых средах и поддерживать множество типов клиентов и
    серверов. Величайшая слабость такого подхода - это сложность в управлении


    правилами деловых процессов. Так система не предназначена с самого начала
    отслеживать деловой процесс, все попытки сохранить информацию в недрах
    системы не приводят к приемлемому результату. При таком подходе, часто
    бывает трудно, а иногда невозможно определить текущий статус данного
    делового процесса. Кроме того, в приложениях, которые построены на таком
    подходе и которые маршрутизируют документ, документ становится
    недоступным никому, кроме получателя почты. Это довольно значительное
    ограничение в приложениях, когда требуется непрерывный доступ к документу.
  • Ориентированы на деловой процесс или на задание, как составную часть
    делового процесса. Данные системы возникли от попыток не просто
    автоматизировать движение документов, а от попыток взглянуть на весь процесс
    управления предприятием в целом. Соответственно, основная логика
    построения таких систем выглядит следующим образом, деловой процесс-
    задание-документ. Соответственно к заданию может быть прикреплен документ,
    а может и нет. В реальной жизни, подход от задания или делового процесса
    является более общим в документоориентированного подхода. Поэтому
    внимание уделяется не только поддержке документа ( в реальных системах, эти
    функции отдаются на откуп системам управления документами, см. выше), а в
    основном поддержке деловых процессов. Единственным местом, где можно
    хранить и обслуживать информацию о деловых процессах является база данных
    со всеми ее преимуществами и недостатками. В таком случае мы можем следить
    за состоянием и историей каждого задания и каждого делового процесса. Но мы
    получаем определенные недостатки связанные с трудностью организации
    распределенных систем и особенно с поддержкой удаленных пользователей. В
    случае, когда удаленный пользователь может регулярно подсоединяться к
    центральной базе данных, то эти проблемы решаются, но что делать если он
    находится в Владивостоке и единственная надежная связь - это электронная
    почта.
    Какую модель выбрать для своей системы, это в основном зависит от Вас, от стиля работы


    Вашего предприятия, от задач, которые стоят перед Вами. В жизни, никогда не побеждают
    крайности и последние версии ряда АДП-систем доказывают нам это. Корпорация KeyFile
    выпустила новую АДП-систему, которая в качестве транспортного механизма использует
    Microsoft Exchange, а объектную базу данных собственной разработки для информационного
    хранилища для деловых процессов. Также имеет право на жизнь и обратный подход, к
    существующей АДП-системе основанной на базе данных прицепить почтового клиента,
    который поддерживает удаленных пользователей
    Все вышеизложенное выше не претендует на всесторонний анализ проблемы работы с
    электронными документами, но он может быть оказаться полезным для выбора той или иной
    системы. В данном обзоре, я не пытался дать какие либо рекомендации по выбору то или иного
    конкретного программного продукта, так как рекомендации должны быть всегда привязаны к
    конкретным требованиям и условиям заказчика. Эйфория об абсолютном оружии на все случаи
    жизни была, но быстро прошла по мере погружения в проблему. Компания ВЕСТЬ имеет в своем
    портфеле набор программных продуктов, которые закрывает определенные задачи. Но понимая
    то, что каким бы хорошим продукт не был, он не решит все задачи, которые иногда возникают в
    гениальном мозгу заказчика, нам пришлось обобщая накопленный опыт создавать новые
    программные продукты, которые дополняют функционал уже имеющихся. Почему же не
    написать все с нуля, задаст вопрос проницательный читатель. Идеи написания своей
    операционной системы, системы управления документами и подобных сложных управляющих
    комплексов посещают людей или никогда не писавших программы в своей жизни

    , либо не
    желающих оглядеться вокруг и посмотреть, что кто делает. Нельзя сказать, что Компания
    ВЕСТЬ писала много и выдающееся, но того, что было сделано сформировало стойкий принцип:
    "Если можно не писать, то лучше не писать". Поэтому наша позиция сейчас следующая: к
    продукту, который максимально соответствует всем принципам изложенным выше и решает все
    функции создавать программные системы-дополнения, которые позволят предлагать единый
    комплекс Заказчику удовлетворяющий его требования на 101 процент.

        Работа с информацией: Cистемы - Технологии - Рынок